Auditora Administrativa

FACULTAD DE NEGOCIOS
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
TEMA:
CASO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ASESOR:
ING. ROLANDO ROS ROS
ALUMNA:
KIARA GRACIA SANCHEZ
RAMREZ RAMREZ MELANIE GREFFITH

TARAPOTO PER
2016

Auditora Administrativa

CONTENIDO
Datos generales de la empresa
Antecedentes
Organigrama
Misin
Objetivo
Planteamiento del problema
Programa (grfica de Gantt)
Carta convenio
Sistema de evaluacin
Grficas
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control
Informe
Conclusin

Auditora Administrativa

Objetivo
Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en
ellos. Adems de proporcionar un anlisis, recomendaciones, e informacin
concerniente a las actividades revisadas.
Planteamiento del problema
En la actualidad, se esta presenciando un conjunto de transformaciones
econmico-sociales, generadas en gran medida por la globalizacin y el gran
progreso en la tecnologa de la informacin, lo que obliga a que haya una gran
demanda y exactitud de la informacin respecto al desempeo de las empresas,
adems, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar
numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al
crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor
importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin
de autoridades y responsabilidad de los directivos.
Debido a todos los problemas administrativos que s han presentado con el
avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo. Una de estas dimensiones es la auditora administrativa, la cual es
un examen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva
herramienta de control y evaluacin para examinar integralmente una empresa
con el propsito de descubrir reas de oportunidades para mejorar su
administracin.
La auditora administrativa es importante, ya que determina que es lo que s esta
haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; as
mismo proporciona a los directivos un panorama sobre la forma de cmo esta
siendo administrada por los diferentes niveles, sealando aciertos y desviaciones
de aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor

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o pronta atencin. Los procedimientos de la auditora administrativa respaldan

tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de
informacin, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.
Tomando en cuenta lo anteriormente mencionado, se

puede concluir que la

auditora administrativa es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente en toda

empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; an en empresas
pequeas, en donde se llega a considerar intil, su aplicacin debe ser
comprobada para lograr la eficiencia.

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Auditora Administrativa

La siguiente grfica, representa la diferencia entre lo real y lo ideal, la cual es muy

pequea, de acuerdo a que en las estrategias no se consideran necesarios los
planes alternos en cada uno de los departamentos, y es en lo nico donde se
presenta la diferencia. Encontrndose con un puntaje similar en el resto de los
puntos que incluye la planeacin.

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Este resultado es debido a que en la parte cuestionada sobre organigrama y

descripcin de puestos hubo preguntas que no fueron contestadas , ya que no se
cuenta con lo requerido, por tal motivo no se alcanz a llegar a una puntuacin
ideal de 3000. Esto habla bien de la empresa dentro de la etapa de organizacin,
ya que no es mucha la diferencia entre lo ideal y lo real.

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La diferencia que existe entre lo real y lo ptimo aunque es mnima, con un

puntaje de 420 entre uno y otro, prcticamente estriba en el apartado de
reclutamiento ya que no se evalan las fuentes de reclutamiento y en el apartado
de seleccin no se aplican los mismos procesos de de seleccin para todos los
empleados en todos los niveles de organizacin, ni se aplican exmenes mdicos
a los candidatos.

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En la etapa de direccin el Instituto La Salle presenta uniformidad en cuanto a los

aspectos auditados ya que emplean una comunicacin efectiva libre de barreras,
excelentes estmulos para incitar a la realizacin de trabajo de calidad bajo un
liderazgo bien definido.

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En la etapa de control la empresa no alcanzo el valor optimo puesto que se

esperara que alcanzara un valor optimo de 3000 y se logro 2818 de valor real,
siendo el margen de diferencia de 182 pero no fue mucha la diferencia en puntos
ya que fueron dos preguntas que arrojaron negatividad, pero cada pregunta es
justificada por el gerente en preguntas anteriores o en las mismas. Y para nuestro
criterio la empresa si lleva un excelente control por que aplican cada paso que se
realiza en el proceso.

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Auditora Administrativa

Informe
Es importante para toda empresa el darse cuenta de las reas de oportunidad a
las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso
determinado a travs de la revisin del proceso administrativo, es decir, de
verificar como se comporta la empresa en cada una de las fases que componen
dicho proceso. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a
empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o
simplemente a travs de la observacin.
A continuacin se enunciarn cada una de las fases, resaltando los hallazgos que
determinan las reas de oportunidad de la empresa.
PLANEACIN
Hallazgos

Estrategias
o Las estrategias no estn por escrito.

Polticas
o No se conocen en su totalidad.

Procedimientos
o Conocimiento parcial de los procedimientos.

Causas

Estrategias
o La tradicin de cmo se han hecho las actividades, eventos, entre
otras, ha permitido que no estn por escrito, es decir, se hacen
porque as se han venido realizando.
o Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones
inmediatas requiere de soluciones que no estn estipuladas.

Polticas
o La generalidad de stas ha contribuido a que no se den a conocer
de manera formal a las coordinaciones y departamentos.

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Procedimientos
o El nmero de actividades son diversas y variadas, por lo que el
establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se ha
realizado, adems que la experiencia de saber como se hacen las
cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.

Recomendaciones.

Estrategias
o Se recomienda que para la elaboracin de estrategias, en juntas por
seccin o por departamentos se formulen para que sean evaluadas
por el consejo directivo de la institucin, y una vez aprobadas sean
del conocimiento de todos los empleados, en la junta general de
inicio de curso.

Polticas
o Para hacer del conocimiento de las polticas a los empleados, se
propone que se elabore un folleto o trptico en el cual estn
explcitas.

Procedimientos
o Por medio de la formacin de comisiones entre el personal de la
empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos
procedimientos, sobre todo de aquellos se realizan peridicamente.

ORGANIZACIN
Hallazgos

Organigrama
o Las lneas de autoridad no estn bien definidas.

Descripcin de puestos
o No se proporciona al momento de ingresar a la empresa.

Instructivos especiales
o No existen para todas las actividades que se desarrollan.

Causas

Organigrama
o El organigrama se encuentra en revisin.

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o Slo est como material de consulta, es decir, se da a conocer

solamente cuando se requiere.

Descripcin de puestos
o El empleado no recibe una capacitacin en cuanto a las funciones
que debe desempear en su puesto.

Instructivos especiales
o La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no
se hace desde que el empleado ingresa a la empresa.
o No estn por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de
la institucin.

Recomendaciones

Organigrama
o Se propone que el consejo directivo de la institucin presente
propuestas de posibles organigramas, y a partir de stas consensuar
el que mejor se adecue a las necesidades de la institucin.

Descripcin de puestos
o Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la
induccin, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal
forma que se le informe lo especfico del puesto al que fue
contratado.

Instructivos especiales
o Cada coordinacin o departamento nombrar comisiones (formada
por maestros) para la organizacin de los diversos eventos o
actividades que se realizan a lo largo del ciclo escolar, con la
finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cmo se llev
a cabo el evento que se les asign, desde el diseo, el desarrollo y la
evaluacin de ste.

INTEGRACIN
Hallazgos

Seleccin
o El proceso se lleva a cabo parcialmente.

Induccin
o No existe previa induccin al momento de ingresar a la empresa.

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o Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la

empresa.

Causas

Seleccin
o Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos
empleados de la organizacin.
o Se omiten pasos del proceso de seleccin dependiendo de las
necesidades de la empresa.

Induccin
o La rotacin de personal no es frecuente.
o La empresa solicita regularmente personas con experiencia.
o Los puestos de mayor responsabilidad por lo general son ocupados
por empleados de la misma empresa, sobre todo por aquellos que
han demostrado compromiso por sta.

Recomendaciones

Seleccin
o Determinar por escrito a travs de diversos formatos adecuados a
los pasos del proceso de seleccin, previendo cualquier situacin de
contratacin; aplicado por el consejo directivo.

Induccin
o Elaborar un sistema de induccin general hacia la institucin, as
como uno especfico a cada coordinacin o departamento. En el cual
se contemplen tambin las condiciones de la empresa.

DIRECCIN
Hallazgos

Comunicacin
o Es deficiente la intercomunicacin entre las coordinaciones y
departamentos.

Motivacin
o Son pocos los estmulos proporcionados, y cuando se otorgan, se
dan slo en ciertos departamentos o coordinaciones.

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o La variedad de estmulos necesita diversificarse.

o El empleado no conoce cules son los estmulos o motivaciones que
ha recibido, est recibiendo o podra recibir.

Liderazgo
o Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los
empleados.

Causas

Comunicacin
o Los intereses de cada seccin son diferentes, ya que cada una de
estas est incorporado a diversas dependencias educativas.
o Barreras fsicas, como la distancia entre una seccin escolar y otra.

Motivacin
o El plan de estmulos o motivaciones no es manejado como tal.
o El empleado no considera como estmulos los proporcionados por la
institucin, ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de
responsabilidades, entre otros.
o La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como
estmulo o motivacin.

Liderazgo
o Lo relevante para el ciclo escolar se planea con meses de
anticipacin, por lo que la flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo
planeado se dificulta ya que son ideas tomadas a nivel distrital.

Recomendaciones

Comunicacin
o La informacin debe de ser por escrito, en formatos previamente
diseados y hacerse llegar a todas las coordinaciones y
departamentos, bajo previa autorizacin del director general de la
institucin.

Motivacin
o Elaborar un plan de estmulos y motivaciones, especificando los
tipos, para los empleados de la institucin, el cual debe darse a
conocer al inicio de cada ciclo escolar.
o Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los
empleados.

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Liderazgo
o Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de dilogo
cada bimestre para la exposicin de ideas que beneficien a la
empresa. Ser responsabilidad del coordinador o jefe de
departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una
vez evaluada la propuesta hacer del conocimiento de la resolucin al
interesado(a) o grupo de interesados(as)

CONTROL
Hallazgos

Fijacin de estndares
o La elaboracin o el conocimiento de stos no han sido claros.

Supervisin
o Se realiza de manera informal.

Medicin del desempeo

o No se realiza en todos los niveles.

Causas

Fijacin de estndares
o La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado ste.

Supervisin
o No se documenta o evidencia completamente, debido a la
periodicidad con la que se realiza.

Medicin del desempeo

o Se realiza slo en los niveles que se cree pueden tener
repercusiones directas con el xito de la empresa a sabiendas que
sta recae en la mejora continua de la misma.

Recomendaciones

Fijacin de estndares
o Cada coordinacin o departamento se dar a la tarea de dar a
conocer los estndares bajo los que se rige la empresa al inicio de
cada ciclo escolar.

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o Al finalizar cada ciclo escolar se evaluarn hasta que punto fueron

alcanzados y se reelaborarn adecundose a las necesidad de la
institucin, especficamente de cada coordinacin o departamento.

Supervisin
o Debe ejercerse en todos los niveles o categoras del personal que
intervenga en el trabajo ya que permite tener el control de las
actividades que se realizan, por medio de formatos previamente
elaborados por el consejo directivo, los cuales servirn de evidencia.

Medicin del desempeo

o Cada fin de ciclo escolar se realizar una evaluacin del desempeo
a cada uno de los coordinadores y responsables de departamento
por parte de la direccin general de la institucin. Dando por escrito
los resultados de sta.

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CONCLUSIN
La auditora realizada en las instalaciones del Instituto La Salle, determin que la
empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, en
las fases del proceso administrativo ya que se tiene ste definido en orden y por
escrito, aunque no todo, as como cada uno de los elementos que los integran,
tales como: objetivos, misin, visin, reglas, procedimientos, estndares, manual
de organizacin, manual de induccin, mtodos de control, por mencionar
algunos. Sin embargo, algunos elementos requieren de revisin y actualizacin
para que contribuyan a la calidad de la empresa.
El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en cada una de
las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas
que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua, existan
elementos que la dificulten o la obstaculicen.
El contacto que se tuvo con la empresa fue a travs de visitas continuas para
fomentar el dilogo y la confianza entre el personal de sta y el equipo
investigador. Por medio de la comunicacin con ellos, se verific la informacin
proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener ms elementos de
comparacin entre uno y otro empleado y as presentar datos lo ms acercados a
la realidad posible.
El contenido que se desarrolla en este informe se encuentra respaldado con una
investigacin a travs de los cuestionarios, como se mencion anteriormente, de

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planeacin, organizacin, direccin, integracin y control que fueron aplicados a la

empresa, con los cuales se evalu el proceso administrativo de la misma, as
mismo se dio a conocer los resultados de porcentaje que obtuvo representados
en unas grficas en las cuales se puede observar la diferencia que tiene entre lo
real y ptimo.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de
alternativas de solucin, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la
institucin.

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Informacin general de la
empresa a auditar
Fecha: 30 / 04 /08

Nombre o razn social: Instituto La Salle A. C.

Giro: Servicio

Tipo de producto o servicio: Educativo

Registro Federal de Causantes: SA-621219-2Y9

Domicilio: Cajeme y Chihuahua s/n

Nmero de sucursales: 1

Nmero de empleados en la empresa: 90

Nmero de empleados en esta oficina: 10

Telfono (s): 644 4 14 90 14 y 644 4 14 09 15

Nombre del responsable del rea: Lic. Roberto Coronado Gallardo

Correo electrnico del responsable: institutolasalleac@hotmail.com

Pgina web: www.ils-obregon.edu.mx

Departamento (s) a auditar: Coordinaciones de Preescolar, Primaria,

Secundaria, Preparatoria, Ingls y Departamentos de Biblioteca, Difusin
cultural, Informtica y Pastoral.

Motivos por los que se realiza la auditora administrativa:

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Para evaluar el proceso administrativo a nivel de coordinaciones y

departamentos de la institucin.

Antecedentes
La Salle en Obregn
- Surge ante la necesidad de una educacin integral del nio y del adolescente.
- Fue fundado en 1955 por Mons. Javier de Len (Irving Wenthworth). El primer
local estuvo ubicado por la calle Sonora # 34 frente a la Catedral donde
actualmente se encuentran las oficinas episcopales.
- El 26 de septiembre se inician las labores con 5 grupos de 2 a 6 de primaria
con un total de 97 alumnos. En 1958 se inicia la construccin de los edificios de
Primaria y Secundaria en la avenida Cajeme esquina con calle Sonora, que es
donde se encuentra actualmente.
- El 22 de julio de 1959 el Padre Javier, en junta especial del Patronato, hace la
entrega oficial del Colegio al Hermano Visitador Victor Bertrand Rangel a quien
acompaa el Hermano Ignacio Tapia Glvez, nombrado Director para la nueva
fundacin. Completan la primera comunidad los Hermanos Ignacio Navarro
Castellanos y Genaro Velasco Armesto.
- Se inicia el curso escolar el 7 de septiembre con 276 alumnos en Primaria y 54
en los dos aos de Secundaria.
- Un nuevo reto educativo se presenta: la apertura de la Preparatoria. Con slo 27
alumnos inscritos se inicia el curso escolar 1965- 1966 en lo que hoy son las aulas
de Secundaria. En sus inicios era nicamente para varones, pero posteriormente

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en 1973 la Preparatoria del Instituto se abri a una clientela mixta lo que dio
impulso al crecimiento.
- El espritu y carisma del Instituto de los Hermanos de las Escuelas Cristianas,
legado del Santo fundador, es el servicio educativo a los pobres y la promocin de
la justicia. Por ello en septiembre de 1985 se abre la Preparatoria Nocturna como
una institucin Lasallista cuyo propsito es beneficiar a las comunidades
marginadas. - El 9 de agosto de 1991 inicia sus labores la Universidad La Salle
Noroeste, cerrndose as un ciclo completo de formacin.
- Se decidi extender el servicio educativo a las mujeres para el curso 95-96,
inscribindose un total de 57 nias a nivel Preprimaria y Primaria y para el
siguiente curso escolar el nmero de alumnas inscritas en Secundaria por primera
vez fue de 56
El Ideario Lasallista
El ideario es un proyecto que nos da identidad. En el incluimos los principios sobre
los que basamos nuestra organizacin, los valores que deseamos promover
y la misin que nos comprometemos a realizar.
Los educadores del Instituto La Salle proponen el ideario como algo que podemos
hacer realidad entre todos.
Queremos ayudar, a formar personas, posibilitando a los alumnos la adquisicin
de un acervo cultural que les haga vivir plenamente los valores humanos, sociales
y cristianos que nos animan a alcanzar el ideal de un hombre y una mujer
vitalmente desafiantes.
Esta comunidad educativa tiene cuatro propsitos al educar. Que la persona:
Aprenda a Ser.
Aprenda a Saber.
Aprenda a Convivir.

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Aprenda a Trascender
La espiritualidad Lasallista nos anima a renovarnos en espritu de bsqueda
continua de la voluntad de Dios y a agudizar nuestra sensibilidad espiritual para
captar los matices con los que Dios quiere que el creyente viva en las diferentes
etapas de la historia.

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GRAFICA DE GANTT

INSTITUTO LA SALLE
FEBRERO
ACTIVIDADES
Preparacin para auditar
Plan de Auditora
Administrativa
Datos generales de la
empresa
Registro de la empresa
CIDEN
Carta Convenio
Aplicacin de
cuestionarios de
auditoria
Aplicacin de cuestionario
de Planeacin
Aplicacin de cuestionario
de Organizacin
Aplicacin del cuestionario
de Integracin
Aplicacin del cuestionario
de Direccin
Aplicacin del cuestionario
de Control

TIEMPO

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real

RESPONSABLES
Karen Seplveda
Jorge Flix
Hevia Sonqui
Yujany Luna

MARZO
TIEMPO
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real
Estimado
Real

4 5 6 7 8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

RESPONSABLES
Karen Seplveda
Jorge Flix
Judith Prez
Alberto Acosta
Hevia Sonqui

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MARZO
Preparacin del informe
Determinacin de hechos
Recomendaciones

TIEMPO
Estimado
Real
Estimado
Real

29 30

31

ABRIL
1 2 3 4 5

Informe Final
Presentacin de informe

TIEMPO
Estimado
Real
Estimado
Real

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

RESPONSABLES
Jorge Flix
Karen Seplveda

ABRIL
Informe Final

29 30

MAYO
31

1 2 3 4 5

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

RESPONSABLES
Hevia Sonqui
Yujany Luna

Auditora Administrativa