ADMINISTRACIN DE LAS RELACIONES CON EL CLIENTE Y 2.

ADMINISTRACIN
DEL SERVICIO AL CLIENTE
DEFINICIN DE CRM
Antes de expresar una definicin del CRM como tal, se deben tener claros los conceptos
involucrados con ste trmino, los mismos que son:

Customer (Clientes)
Relationship (Relaciones / Interacciones)
Management (Administracin / Manejo / Gestin / Gerencia 1)

DEFINICIN DE CLIENTE PARA EL CRM

Puede pensarse en un cliente, como un ente2 que se involucra con una empresa por
medio de la regular y peridica adquisicin de bienes y/o servicios que sta le
proporciona. De este modo a la organizacin le interesa los ingresos que puede
generarle su interaccin con el cliente, y al cliente le interesa los servicios y la atencin
que recibe de parte de la empresa donde habitualmente los adquiere. De acuerdo con
sta definicin el cliente de una organizacin puede ser un individuo, o una organizacin,
o ambos.
Tipos de clientes
En general el concepto de cliente puede tener ms de un significado y es por esto que
muchas empresas y organizaciones incluyen varios conceptos de cliente dentro de sus
definiciones de negocio. Las siguientes definiciones corresponden a algunos tipos de
clientes que suelen incluirse en iniciativas y estrategias empresariales enfocadas en el
CRM:

Agente.- Aunque los agentes no compran productos y servicios, sin embargo,

controlan las relaciones de las organizaciones y los consumidores finales que compran
sus productos. En la industria de los seguros, a menudo se considera al agente como un
tipo interesante e importante de cliente. Porque los agentes independientes son libres de
vender los productos de cualquier compaa de seguros, cada compaa debe convencer
a los agentes del valor de su producto en particular. Estas compaas deben poseer el
atractivo suficiente para convencer a los agentes independientes de hacer negocios con
ellas. En el caso de los agentes cautivos estos venden slo un producto o grupo de
productos pertenecientes a una compaa en particular, pero el mismo concepto tambin
se aplica.

Beneficiarios.- Los beneficiarios se encuentran en muchas industrias, tales como

seguros, banca, e inversin por nombrar algunos. Aunque no todas las compaas
pueden colectar toda la informacin, que les gustara tener, acerca de los beneficiarios,
para guardarla en sus bases de datos de clientes, todos reconocen que cuando un
beneficiario obtiene beneficios en un producto determinado, l tiene un potencial
verdaderamente alto para volverse un cliente aprovechable para la empresa, de modo
que a la mayora de las organizaciones que tratan con beneficiarios les gustara llevar
hasta el mximo el valor de estas relaciones.


Competidor / Asociado.- Las organizaciones estn tomando un inters creciente
en la competencia que tienen en su sector al punto que pueden llegar a incluir a sus
competidores en sus propias definiciones de clientes debido a que bajo ciertas
condiciones un competidor puede llegar a convertirse en un cliente o en un asociado de
negocios. Por ejemplo, en la industria de las comunicaciones inalmbricas, las
compaas con cobertura de satlite de banda ancha venden el uso de estos medios a
sus competidores. As, una compaa pequea que no dispone de las comunicaciones
reales se conecta con una compaa ms grande y luego vende este servicio
directamente a sus propios clientes.

Empleado.- Un empleado es un cliente algo similar a un agente. La mayora de

compaas que desarrollan una definicin de cliente incluyen a sus propios empleados en
esta definicin. Se incluye a los empleados por varias razones. Primero, los empleados a
menudo tienen la facilidad para comprar productos y servicios de la compaa, con un
descuento preferencial. La mayora de las compaas tienen inters en rastrear la
rentabilidad que les proporcionan estos empleados. Estn tambin interesadas en obtener
la comprensin de las caractersticas (conocimiento del cliente) de los empleados que
aprovechan los paquetes que les facilita la empresa, as como tambin conocer las
caractersticas de aquellos empleados que no lo hacen. Adems, los empleados pueden
ser una fuente tremenda de informacin para generacin y regeneracin de campaas
para desarrollo de productos, ventas y mercadeo. Segundo, e igualmente importante, las
compaas tienen inters en rastrear las relaciones que los empleados tienen con el
cliente externo. La habilidad que tienen los empleados para involucrarse con los clientes y
obtener la reciprocidad de los mismos, debe estar directamente ligada a las estrategias de
ventas y a las campaas de satisfaccin de clientes.

Garante: Un garante es un individuo u organizacin que somete u otorga una

garanta para el reembolso de un crdito, por ejemplo en el caso en que un banco presta
dinero a una persona, el garante es quien se compromete a ayudar al deudor a responder
por el dinero recibido. Las compaas suelen incluir un garante cuando el negocio que han
emprendido con un determinado cliente involucra riesgos de tipo financiero. Aunque los
garantes posean o no, productos y servicios de la organizacin, siempre se consideran
como buenos prospectos para la misma. En el proceso de aceptar una garanta, una
organizacin colecciona datos e informacin relevante sobre el garante. Se puede,
entonces, usar esta informacin para perfilar a ese garante e identificar potenciales
oportunidades de ventas.

Prospecto.- Un prospecto es un tipo de cliente que surge cuando una organizacin

rastrea y usa con eficacia los nombres que obtuvo o compr de listas o de su propia
informacin cruzada. Algunas tcticas de mercadeo incluyen el envo de cartas o correos
electrnicos masivos hacia listas de potenciales consumidores de sus productos, para
luego tratar de medir el grado de aceptacin de sus productos y servicios entre estos
posibles clientes, de modo que resulta bastante comn el que una compaa maneje los
conceptos de clientes y prospectos.

Proveedor.- Un proveedor es un tipo de cliente que aumenta en importancia a

medida que la tecnologa habilita a las compaas a proporcionar acceso electrnico a
ms informacin por medio de aparatos porttiles y por el Internet. La habilidad de un
proveedor para encontrar y satisfacer, rpidamente, demandas cambiantes de las
organizaciones y su propia capacidad de innovacin pueden jugar un papel muy
importante dentro del xito de esas organizaciones y en la satisfaccin de los clientes de

las mismas. Muchas compaas reconocen la importancia de un afinamiento y puesta a

punto de la cadena de suministros y por esto manejan muchos ms estrechamente sus
relaciones con sus proveedores importantes.
El ciclo de vida del cliente [CVC]
El propsito del Ciclo de Vida del Cliente (CVC) consiste en Definir las fases por las que
un cliente atraviesa cuando evala, compra (o alquila), y usa los productos que ofrece una
compaa o empresa. Su propsito es, tambin, definir el proceso de negocio apropiado
que utiliza una compaa para mover a sus clientes a travs del CVC. Los gerentes del
negocio requieren una comprensin detallada de cada fase del CVC para poder organizar,
identificar y manejar las interacciones con el cliente. Una mejor comprensin de esta
posicin del CVC puede, por ejemplo, habilitar al gerente de la cuenta a planear una
interaccin ms apropiada con el cliente de forma que se preserven las posibles ventas y
en consecuencia se forjen las bases para consolidar una relacin con el cliente [1].
La figura 1.1 ilustra un Ciclo de Vida del Cliente genrico. Las fases que se muestran
representan procesos tpicos para clientes y compaas. Aunque estas fases pueden o no
cambiar, es probable que el proceso de negocio difiera de compaa a compaa.
Se grafica al Ciclo de Vida del Cliente como un crculo (o elipse) para representar el
hecho de que ste es, efectivamente, un ciclo, e idealmente las empresas quieren mover
a sus clientes a travs del mismo, una y otra vez, con el fin de obtener los mejores rditos
de estos.
Cuando un cliente est considerando la compra de un producto o servicio, atraviesa por
una serie de procesos o fases [1]:

Identifica todo lo que tiene que llenar (formas, garantas, solicitudes, etc.) por un
producto o servicio disponible para la compra.

Intenta desarrollar un conocimiento acerca de la organizacin, que le ofrece el

producto o servicio, y que podra satisfacer su necesidad.

Considera cmo los productos y servicios ofrecidos por la organizacin satisfacen o

no sus requerimientos.

Evala los productos y servicios de la compaa contra otros (la competencia) para
identificar el que mejor satisface sus necesidades.

Decide comprar el producto o servicio de la compaa, o en su defecto las adquiere a

un competidor. A esta fase se la conoce como el Momento del Cliente.
Una vez que el cliente ha sobrepasado sta fase y decide comprar el producto o servicio
ofertado por la compaa, pasa a convertirse en un cliente real. En ese momento las fases
en el CVC sufren una transicin desde un enfoque basado en las decisiones de compra
de los clientes, hacia un enfoque establecido en funcin de la satisfaccin del cliente con
los productos o servicios que ha adquirido.
Toda organizacin cuenta con la habilidad para influenciar en el grado de satisfaccin del
cliente. Sin embargo, sta influencia puede ser negativa o positiva, por ejemplo el
cumplimiento inexacto o a destiempo de los pedidos sumado a un servicio pobre, puede

dar por resultado la decisin del cliente de no comprarle ms productos o servicios

adicionales a la compaa. En cambio, los clientes satisfechos pueden volverse clientes
de por vida, seguirn adquiriendo muchos productos y servicios, y al mismo tiempo sus
comentarios y recomendaciones los convertirn en excelentes generadores de ganancias
para la organizacin. Despus del momento del cliente en el CVC se incluyen los
siguientes eventos:

Adquisicin del producto o servicio: Representa la entrega fsica del producto o

servicio, y se constituye en la primera interaccin que el cliente tiene con la organizacin
despus de decidirse por la compra del bien ofertado.

Uso de los productos y/o servicios: Se produce durante el ciclo de vida del
producto, y a veces ms all de ste. Por ejemplo, muchos productos requieren de la
venta posterior de repuestos o suministros para continuar funcionando.

Reentrada en el CVC: Representa la decisin positiva, por parte del cliente, de

realizar negocios adicionales con la organizacin. Los clientes satisfechos son quienes
reeditan su experiencia con la compaa una y otra vez.

Figura 1.1: Ciclo de Vida del cliente

La lnea punteada de la Figura 1.1 ilustra los procesos de la organizacin para mover un
cliente a travs del CVC. Una vez que se determinan las conductas posibles del cliente
cuando se mueve por el CVC, se pueden identificar las interacciones que la organizacin
tiene con estos clientes. Si se trazan apropiadamente estas interacciones en el CVC, ser
ms probable leer o interpretar adecuadamente una determinada situacin y ser ms
seguro que la accin que se toma se adelantar a las expectativas del cliente en la
prxima fase del CVC [1]. El proceso del CVC cae en las siguientes categoras generales:

Fase de Compromiso: Incluye los esfuerzos de la organizacin para garantizar la

atencin de un prospecto, a ste se le proporciona informacin de la compaa y sus
productos y /o servicios, y finalmente se lo compromete en un dilogo diseado para
moverlo dentro de las fases del CVC.

Fase de Adquisicin: El simple hecho de que los prospectos estn informados

acerca de la organizacin no garantiza que comprarn los productos o servicios. Se debe
trabajar para educar a los prospectos sobre la compaa, y se debe mantener la atencin
de los prospectos para alimentar el inters en los productos e influenciar positivamente
en su decisin de compra.

Fase de Retencin y Expansin: Despus de que un prospecto compra sus

productos o servicios y se convierte en un cliente real, el verdadero trabajo apenas
empieza. Muchas de las estrategias del negocio se disean para aumentar la satisfaccin
del cliente y se busca conducir al cliente en esta fase del CVC para ganar la lealtad del
cliente.

Fase de Conocimiento: El seguimiento constante de la conducta del cliente a travs

de todas las fases del CVC le da a la organizacin informacin suficiente de los hbitos de
consumo y datos personales del mismo, el procesamiento, refinamiento, estudio y anlisis
de sta informacin generar lo que se conoce como Conocimiento del Cliente.
1.2.2 DEFINICIN DE RELACIN PARA CRM
El trmino Relacin, se puede definir como sigue:
Una relacin es la conexin, interaccin o correspondencia entre una cosa y otra.
Una relacin entre una organizacin y sus clientes se establece cuando stos empiezan
a adquirir peridicamente los productos y/o servicios suministrados por la compaa.
Desde este punto de vista una relacin se construye y se sustenta a largo plazo, y el
objetivo de la organizacin es fidelizar1 a sus clientes y el de los clientes obtener los
mayores beneficios y servicios posibles de parte de la organizacin.
Desde el punto de vista del CRM, enfocar las estrategias de una organizacin en el
Cliente, requiere considerar diferentes tipos de relaciones. El tipo de relacin ms obvio
es el que considera la interaccin entre una organizacin y sus clientes. Esta relacin
existe cuando:

Un cliente compra un producto o servicio de la organizacin.- La relacin ms

bsica es aquella en el que un cliente posee o usa productos y servicios de la compaa.
Algunas organizaciones encuentran difcil identificar exactamente quienes son los dueos

de los productos que proveen, mientras que otras no pueden determinar el nmero de
productos que posee un cliente en particular.

Las organizaciones asignan a un empleado o agente para que administre la

relacin con el cliente.- sta es una verdadera llave o conducto entre una organizacin
y sus clientes. En este tipo de relacin, la organizacin asigna a un empleado especfico
para manejar (administrar) a un cliente o grupo de clientes. Esta situacin no limita, de
ningn modo, al cliente para interactuar con otro empleado cuando se lo considere
necesario o conveniente, y adicionalmente proporciona la disponibilidad de contar con un
gerente de la relacin dentro de la organizacin para que sea el quien coordine la mayor
parte de las interacciones con el cliente.
1.2.5 OBJETIVOS DE UN CRM
El objetivo primordial de un CRM es identificar aquello que genera valor para el cliente,
para luego proporcionrselo en el momento y lugar oportuno, y aunque cada cliente
puede poseer un punto de vista diferente con respecto al valor, siempre existirn
conceptos y apreciaciones comunes. En este contexto, las empresas deben satisfacer los
conceptos de valor comunes para cada grupo de clientes y brindarles los servicios que
verdaderamente requieran.
El empleo de las nuevas tecnologas de la informacin acopladas a un CRM permite,
entre otras cosas:

Conocer a nuestros clientes actuales y potenciales y sus posibles comportamientos

dndoles los servicios que valoran y ofrecindoles los productos que desean comprar.

Tener una nica visin del cliente en la organizacin, un nico lenguaje,

incrementando la eficacia de la empresa, mejorando la atencin al cliente y el ahorro de
tiempo.

Ahorrar dinero, diferenciando acciones de marketing para cada segmento de

mercado.

Conocer, a priori las probabilidades de xito de una campaa en cada segmento,

anticipando comportamientos.

Conocer el valor actual y potencial del cliente, lo que permite desarrollar planes de
fidelizacin personalizados y desarrollar ventas cruzadas.

Gestionar y desarrollar campaas proactivas eficientes de marketing.

Adicionalmente, el hecho de llegar a conocer a los clientes en profundidad, debe usarse

para:

Usar las relaciones actuales para incrementar las ventas. Es bien sabido que las
probabilidades de vender a clientes ya existentes son mucho mayores que las de vender
a un cliente nuevo, con lo que el costo comercial es mucho menor. La llamada venta
cruzada consiste en aprovechar la relacin con el cliente para ofrecerle un producto o
servicio complementario al que ha comprado.


Usar la informacin para dar un servicio excelente. Si conocemos bien las
necesidades de nuestros clientes tenemos oportunidades de ofrecerles un mejor servicio
o un producto + servicio (concepto de producto ampliado). La gestin de los reclamos es
otro aspecto muy importante a controlar para mantener un proceso de mejora continua.

Introducir procesos reproducibles de ventas. Encontrar relaciones entre los

clientes nos permite realizar ofertas estandarizadas y lanzar campaas a segmentos
determinados, con un costo comercial menor y una mayor probabilidad de xito.

Crear
valor
y
fomentar
la
fidelizacin. Ofrecer
al
cliente
algo
que
valore
y
que
no
tenga
la
competencia
es
obtener
una
ventaja
competitiva
muy
importante.
Un
ejemplo
muy
importante est en el canal de interaccin Web, en el cual cada
vez ms las tiendas electrnicas se estn convirtiendo en proveedores de utilidades para
los clientes.

Implementar soluciones proactivas. Si se detecta un problema en un producto a

travs de la informacin que han proporcionado los clientes, es posible entonces resolver
el problema en el resto antes de que se reproduzca, causando una impresin excelente.
Sin embargo hay que recordar que no todos los conceptos de valor producirn un cambio
en el comportamiento del cliente o fortalecern su lealtad hacia la compaa, y
adicionalmente no todos los valores sern prcticos o dignos de difundirse. Para citar un
ejemplo, un cliente podra adquirir sus herramientas de trabajo en el FERRISARIATO,
pero no su ropa de fiesta, ya que vender la ropa de fiesta de ste cliente puede impactar
negativamente la imagen de FERRISARIATO ante otro sector ms numeroso o
importante de clientes.
1.2.6 EL BENEFICIO DE UN CRM
Inicialmente las empresas se ven obligadas a realizar inversiones para obtener clientes, a
esto se lo conoce como el Costo de Adquisicin, pero una vez que se han realizado
ventas de los primeros productos empiezan a contar con cierta rentabilidad. A medida que
transcurre el tiempo y la compaa gana experiencia con sus clientes, empieza a ser
capaz de servirles con ms eficiencia. Los clientes, al sentirse satisfechos darn buenas
referencias de la institucin a otros potenciales clientes y finalmente estarn dispuestos a
pagar ms por los servicios que estn recibiendo, puesto que tienen la confianza de que
sern bien atendidos. [24]

Figura 1.5: Crecimiento de la rentabilidad en el tiempo generada por los clientes.

Tal como lo expresa la figura 1.5, a medida que transcurre el tiempo, en la evolucin de la
relacin con un cliente, las ganancias que ste retribuye hacia la compaa empiezan a
crecer, un cliente satisfecho generalmente se convierte en un vendedor o promotor ms
de la compaa al transmitir su satisfaccin dentro de su crculo de influencia y siempre
estar dispuesto a pagar un poco ms a cambio del servicio que recibe.

Figura 1.6: Beneficios del CRM para la empresa

La figura 1.6 muestra los beneficios del CRM en todas las reas de la empresa,
demostrando cmo el CRM es la solucin idnea para establecer estrategias
encaminadas a obtener un mejor conocimiento del cliente.
El estrecho conocimiento del cliente permite rentabilizar de mejor manera las acciones de
ventas y marketing:

Se conocen las caractersticas individuales de los clientes, con una visin holstica o
de 360 grados1.

Se completa y actualiza la informacin sobre el cliente en cada contacto.

La integracin de las bases de datos permite ofrecer un servicio ms personalizado al

dotar a toda la organizacin de acceso a informacin actualizada sobre los clientes.
El cliente accede con mayor facilidad a la informacin:

Existen diferentes canales de acceso (mail, web, telefona, contacto personal), todos
ellos integrados. El cliente elige el canal ms conveniente en un momento determinado.

El cliente dispone de servicio y atencin las 24 horas.

Se realizan ofertas personalizadas:

La existencia de una base de datos actualizada e integrada, permite conocer mejor el

mercado y ofertar productos que se ajusten exactamente a los diferentes segmentos.

Ayuda a detectar nuevas necesidades, generando nuevas oportunidades de

negocios.
Se rentabiliza la inversin:

Permite la diferenciacin de los servicios y por tanto el aumento de ingresos y

mrgenes.

Generalmente, la tecnologa CRM, es de rpida implantacin y fcil actualizacin.

1.2.7 EL CRM Y LA ADMINISTRACIN DEL CICLO DE VIDA DEL CLIENTE
La figura 1.7 muestra claramente las fases del CRM: adquisicin, mejoramiento y
retencin [59]. Cada fase tiene un impacto diferente en la relacin con el cliente y cada
una puede vincular ms de cerca de la compaa con la vida de sus clientes.

Figura 1.7: Las tres fases del CRM

Como lo indica la figura 1.7, todas las fases de CRM estn interrelacionadas. Pero llevar a
cabo, con xito, las tres fases es una propuesta por dems difcil. Las compaas con
frecuencia tienen que decidir cul de las tres dimensiones ser su principal centro de
atencin. Sin olvidar que elegir una dimensin para dominarla no significa abandonar las
otras dos. Simplemente quiere decir que la compaa est determinando una dimensin
de valor en la cul basar su reputacin y estrategias de mercadeo. sta decisin es
importante ya que dicta la estrategia de la infraestructura tecnolgica.

La adquisicin de nuevas relaciones: Una compaa puede adquirir nuevos

clientes promoviendo un liderazgo de producto / servicio que empuje las fronteras del
desempeo respecto a la conveniencia y la innovacin. La propuesta de valor para el
cliente es la oferta de un producto superior, respaldado por un excelente servicio.

Mejorar las perspectivas de obtencin de ganancias con los clientes existentes

(Incrementar): Para mejorar la relacin es necesario fomentar la excelencia en las
promociones y en los programas de ventas cruzadas. Al hacer esto, la relacin con el
cliente se vuelve ms profunda. La propuesta de valor para el cliente es una oferta de
mayor conveniencia a bajo costo.

Retener a los buenos clientes por siempre: La retencin se enfoca en lo adaptable

que puede ser el servicio, dar no lo que el mercado quiere, sino proporcionar lo que los
clientes quieran. La propuesta de valor para el cliente es una oferta de relacin proactiva
que debe trabajar de acuerdo a los intereses de los clientes, pero en funcin de obtener
mejores rditos para la compaa. En la actualidad, las compaas lderes se enfocan
mucho ms en retener a sus mejores clientes que en atraer clientes nuevos. El

razonamiento es simple, si la compaa quiere ganar ms dinero lo ms saludable es que

se aferre a sus mejores clientes.