Enterprise Information

Systems
CATUR ISWAHYUDI

Tujuan
Mahasiswa mampu menjelaskan dan
menguraikan sistem informasi bisnis perusahaan
Mahasiswa mampu merancang sistem informasi
bisnis perusahaan

Outline
Pendahuluan
Kategori Enterprise MIS
Nilai Tambah Enterprise MIS

Komponen Enterprise Information Systems

Pengembangan Enterprise Information Systems

Pendahuluan
Sistem Enterprise adalah:
Sebuah sistem yang terdiri dari orang, peralatan, material, data, kebijakan,
dan prosedur yang ada untuk menyediakan produk atau jasa, yang bertujuan
untuk memperoleh keuntungan
Dapat berbentuk: korporasi/perusahaan, kerjasama, pemerintahan, atau
organisasi nirlaba
Terdapat pemilik atau sponsor yang menginvestasikan uangnya ke dalam
oranisasi dengan harapan memperoleh keuntungan finansial atau lainnya

Enterprise System
People
Equipment
Material
Data
Policies
Procedures

Product or Service

GOAL

Enterprise Information Systems

McLeod, 2001

EIS adalah sistem informasi berbasis komputer yang dapat

mengerjakan seluruh tugas menurut standar akuntansi untuk
seluruh unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi
EIS bertujuan untuk mengumpulkan dan menyebarkan informasi
pada seluruh proses dalam organisasi
Disebut juga enterprise resource planning (ERP)

Enterprise System
the key ideas of enterprise solutions is:

one company
one database
and not a collection of disconnected
databases

Planning and
Control

EIS Sitting Atop Business Area ISs

Aggregation
of Data

Manufacturing Information
Systems

Financial Information
Systems

Information Resources
Information Systems

Marketing Information
Systems

Executive IS

Enterprise IS
Transaction Recording

Data Details

ERP Sales of Top Five Vendors

7%
9%
SAP
Oracle

13%
50%

PeopleSoft
J.D. Edwards
Baan

21%

Contoh: Nikes supply chain

Informasi dan rantai suplai

Inefficiencies cut into a companys operating costs
Dapat membuang hingga 25% biaya operasional

Just-in-time strategy:
Komponen tiba pada saat dibutuhkan
Barang-barang dikirimkan segera setelah meninggalkan assembly line

Safety stock
Cadangan untuk fleksibilitas dalam rantai suplai

Bullwhip effect
Terjadi distorsi informasi seputar permintaan produk karena melewati beberapa entiti dalam
rantai suplai

The Bullwhip Effect

Informasi yang tidak akurat
dapat menyebabkan fluktuasi
minor pada permintaan sebuah
produk seiring dengan
menjauhnya dari rantai suplai.
Fluktuasi minor dalam rantai
penjualan dapat berimbas
terhadap persediaan pada
distributor, produsen, dan
pemasok.

Nilai Bisnis Enterprise MIS

Meningkatkan efisiensi operasional
Menyediakan informasi yang lengkap untuk mendukung pengambilan
keputusan
Mempercepat respon terhadap permintaan pelanggan terhadap informasi atau
produk
Menjadi alat analisis untuk mengevaluasi kinerja organisasi

berdasarkan potensi keuntungan (rendah ke tinggi), dan

tingkat transformasi bisnis (pengembangan ke inovasi)

Kategori EMIS
Localized
Applications

Interdepartmental
Systems

Business Process
Redesign

Business network
redesign

Business scope
redefinition

personal atau
workgroup

extended workgroup yang

menyediakan
dukungan
terintegrasi bagi
departemen
dalam organisasi

Sistem informasi
yang
menyebabkan
perubahan
fundamental
dalam berbisnis
serta
mengarahkan
proses internal

MIS yang
melibatkan
inovasi dalam hal
interaksi antara
organisasi
dengan
organisasi lain
dalam jaringan
bisnis

MIS yang
memungkinkan
organisasi secara
fundamental
merubah produk
dan jasa yang
dihasilkan

Low Potensi Keuntungan High

Pengembangan Transformasi Bisnis Inovasi

Interdepartmental MIS
Tujuan:
Mengintegrasikan aktivitas dari berbagai departemen menjadi sistem bisnis tunggal yang menghasilkan
koordinasi dan respon yang memadai dalam lingkungan organisasi
Pengembangan workgroup MIS untuk menyediakan dukungan terintegrasi bagi departemen di seluruh
perusahaan

Diperlukan berbagi data, dalam views yang berbeda

Misal: sales dept. views name of costumer, shipment dept. views shipping address, dll

Karakteristik:

Standarisasi
Kendali atas perubahan
Perlu pengelolaan sistem
Mendukung beberapa aplikasi
Terdiri dari data yang heterogen

Interdepartmental MIS
Perbedaan antara WGIS and EIS
Workgroup

Enterprise

User saling kenal dan bekerjasama

User tidak saling kenal

Beberapa user

Banyak user

Sekitar 500 Mb data

Ratusan Gb data

Beberapa entitas

Banyak entitas

Beberapa aplikasi

Banyak aplikasi yang berbeda

Sub-function of company

Central business function

Interdepartmental MIS and Enterprise

Function
Purchasing function
Memperoleh barang
dan jasa dari
pemasok / vendor
Menghitung biaya
Membuat
pembayaran yang
efektif dan hemat

Personnel and payroll

function
Merekrut,
membayar, dan
mengelola pegawai

Manufacturing
function
Aktivitas: inventory
management,
machine scheduling,
labor management,
robotics and factory
automation, and
quality control

Business Process Redesign

Meliputi perubahan radikal dalam struktur organisasi, tanggung jawab personil, pelaporan
Konsekuensi organisasi dalam disain ulang proses

Mengurangi kebutuhan Management dan Staff

Tingkat manajemen lebih sedikit Fewer
Meningkatkan kebersamaan (concurrency)
Radical and revolutionary redesign of process

Resistensi / penolakan dalam organisasi

Khawatir kehilangan pekerjaan / tugas dalam berbagai tingkat manajemen

4 Types of Business Network Redesign

EDI (Electronic Data
Interchange):
Perpindahan data
tanpa intervensi
manusia

Inter-enterprise
System Access:
Organisasi
membuka sistem
informasi bagi
organisasi lain
sehingga dapat
berbagi data dan
memproses
transaksi melalui
SI organisasi lain

Inter-enterprise
System Integration:
Berbagi sistem
bisnis diantara
beberapa
organisasi
sehingga sebuah
proses dapat
didistribusikan
pada organisasi
tersebut

Knowledge
Network:
Keahlian dari
beberap ahli dan
organisasi
diintegrasikan
dalam sistem
tunggal

Business Scope Redefinition

Entry to new market
Menggunakan TIK
untuk
memperkuat pasar
dengan cara
menggali data
pelanggan di pasar
yang baru dan
menunjukkan
kehadiran
perusahaan pada
pelanggan

Entry to new
product category
Menggunakan
data pelanggan
yang sudah ada
untuk
menawarkan hal
baru pada
pelanggan

Adalah SI yang
memungkinkan
organisasi memperluas
area aktivitasnya

Technology-induced
products

Technology-induced
market changes

Menambahkan
teknologi
informasi pada
produk

Menerapkan
standar kompetisi
baru dan merubah
harapan /
preferensi
pelanggan

Nilai Tambah Enterprise MIS

process
Memungkinkan departemen
yang terpisah merespon
kebutuhan operasional
secara konsisten dan
terkoordinasi
Menyediakan manajemen
pengawasan dalam proses
transaksi sehari-hari
Meningkatkan
pengembangan strategi
bisnis

product
Meningkatkan fitur dan
karakteristik produk
Meningkatkan product
delivery

quality
Setiap pegawai bertanggung
jawab pada produk dan
spesialisasi
Meningkatkan kualitas
aktivitas dan produk

Components of EIS
Hardware

People

Procedures

Programs

Data

Hardware
LANs
Menggunakan sistem client/server untuk memproses data, dan menggunakan
aplikasi lain seperti email, word processing.

Teleprocessing Systems
Seluruh program aplikasi diproses secara terpusat yang mengendalikan prosesproses penting

Linked LANs
Menghubungkan beberapa LAN antar departemen

Communications Backbone Networks

Terdiri dari jaringan komputer dan komunikasi yang digunakan untuk komunikasi
dalam jaringan

WAN (Wide Area Networks)

Menghubungkan beberapa server / mainframe

Hardware

Programs
Systems programs
Teleprocessing communications control communication control programs
Network communications control

Horizontal market application programs

Aplikasi yang populer accounting systems

Programs

Vertical market application programs

Banyak dipakai dalam enterprise MIS, dan digunakan dalam seluruh jenis aktivitas antar
departemen

Custom-developed programs
Sebaiknya dihindari

Data
Enterprise data :
Disimpan dan diolah sehingga dapat menjaga hubungan baik antar
departemen, pegawai, dan agensi eksternal
Digunakan untuk mengelola aktivitas bisnis sehingga menghasilkan respon
yang konsisten dan tepat pada berbagai kondisi, situasi, masalah, dan peluang

For enterprise data:

Setiap departemen dan proses akan saling bergantung
Perubahan yang dibuat satu departemen akan berdampak pada departemen
lain

Data

Data
Departmental Data Interdependencies
Data dari berbagai departemen diintegrasikan untuk menghindari duplikasi
data, dan menjaga keterkaitan antar departemen

Data-Distribution Alternatives

Single
partitioned, not replicated
Non-partitioned, replicated
Partitioned, replicated

Distributed Database Systems

Data didistribusikan pada beberapa komputer s

Procedure
Diperlukan untuk pengendalian proses Enterprise MIS

Mengapa perlu prosedur pengendalian

Mencegah fraud (kejahatan komputer) dari manipulasi input atau merubah
program komputer, pencurian data, dan pencurian program komputer

EDP controls
Sebuah fitur SI yang mengurangi kemungkinan accidental losses, unauthorized
activities, dan computer crimes.
Kategori: management, organizational, data center resources, and I/P/O.

Procedure

Procedure
Management controls

Mengatur aplikasi MIS

Mengatur aktivitas MIS
Tindak lanjut atas permasalahan
Pengendalian atas prosedur

Organizational controls

Memperhatikan struktur organisasi dan departemen di dalamnya

Wewenang untuk mengawasi aset dipisahkan dengan tugas untuk mengelola aset
Pemisahan harus diterapkan untuk seluruh aset yang berharga
Pemisahan akan berarti jika petugas secara konsisten memeriksa catatan transaksi dan
dokumen persetujuan

Procedure
Data center resource control
Kebanyakan data center diletakkan dalam lingkungan yang terisolasi karena:
Nilai dan sensitivitas data enterprise
Biaya yang tinggi jika terjadi kegagalan proses EIS

Komputer / server diletakkan dalam lokasi dengan controlled access facility

Perlu prosedur : operating, backup, recovery
Terdapat perlindungan dari bencana alam dari dalam dan luar ruang

Procedure
Input/Processing/Output controls
Input:
Dokumentasi format input
Pemisahan tugas dan wewenang
Verifikasi atas pengendalian
Pengendalian Online system input

Processing
Dokumentasi prosedur operasi
Reviews catatan proses
Pengujian program

Output
Dokumentasi prosedur output
Pengendalian disposisi output

User dilatih untuk menguji output

People
Para profesional SI memiliki peran yang besar dalam pengembangan, operasional
dan manajemen

User departments
Sekelompok orang yang memiliki kemampuan sama

The MIS departments

Data Processing: bertanggung jawab atas pengembangan, operasional, dan perawatan
enterprise MIS
Data Administration:
Menyusun aturan dan standar data
Mengelola konfigurasi enterprise database
Memastikan prosedur backup dan recovery, serta prosedur keamanan

End User Support

People

Pengembangan
Enterprise Information Systems
Tantangan Pengembangan EIS
Perencanaan EIS
Perubahan Budaya MIS

Tantangan Pengembangan EIS

Tantangan dari dalam sistem

Perbedaan data
Perbedaan pemrosesan data
Perbedaan terminology, tujuan, dan harapan
Berbeda sistem yang diharapkan
Berbeda tingkat kompetensi
Kompetisi/persaingan antar departemen
Ketakutan atas perubahan organisasi

Tantangan dari luar sistem

Sistem yang baru akan menggantikan sistem lama
Kemungkinan antarmuka sistem yang janggal
Data yang diperlukan dari sistem lain tidak tersedia

Tantangan Pengembangan EIS (2)

Proyek memerlukan dana dan personil baru

Mungkin diperlukan pengembangan lainnya
Kompetisi antar departemen
Konflik dengan departemen MIS

Tantangan dari budaya Enterprise System

Complexity banyak fitur dan fungsi

Size banyak pemakai dan data
Integrasi dari berbagai departemen yang berbeda
Perlu waktu pengembangan yang lama
Perlu pengembangan staff
Sulit membuat sistem yang terpadu

Perencanaan EIS
Panitia Pengarah (Steering Committee)

Menetapkan skala prioritas pengembangan

Menyetujui rencana, jadwalm dan anggaran proyek
Mereview progres waktu pengerjaan proyek (milestones)
Menyetujui pembelian hardware dan program
Membantu memilih dan mempekerjakan personil MIS
Menetapkan kebijakan dan standar high-level
Memberikan saran dan bantuan kepada CEO, board of directors dan senior executives

Top-down vs Bottom-up planning

Top-down

Bottom-up

Dimulai dari analisis tujuan

bisnis dan dilanjutkan ke
sistem yang lebih spesifik

Dimulai dari kebutuhan

sebagian sistem
pengembangan sistem
tersebut dan sistem lain
yang selevel dilanjutkan
integrasi sistem

37

Perencanaan EIS
Enterprise Analysis (Business System Planning)
Fokus pada :

Proses: pemrosesan dalam DFD

Organisasi: group within overall system
Klasifikasi data: pengelompokan data yang digunakan dalam beberapa proses
Pengelompokan aplikasi: proses dan organisasi yang menggunakan aplikasi yang sama

Tahapan:
Memilih manajer yang mewakili aktivitas penting
Mengatur pengelompokan aplikasi secara logis
Merencanakan pengembangan sistem untuk mendukung tiap kelompok aplikasi

Perubahan Budaya MIS

Outsourcing
Menggunakan pihak luar untuk menjalankan peralatan komputasi dan sistem

Line MIS
Mengintegrasikan MIS yang dikembangkan oleh personil dalam organisasi

Perubahan peran departemen MIS

Merancang dan memantau standar dan prosedur
Mengelola centers of technological expertise
Mengembangkan dan mengoperasikan enterprise data utility.

Enterprise Applications: Peluang dan

Tantangan
ORDER-TO-CASH SERVICE
Order-to-cash is a composite process
that integrates data from individual
enterprise systems and legacy financial
applications, and processes from
existing systems

40

ORDER-TO-CASH SERVICE
Proses diawali dengan pembuatan lead, kampanye pemasaran, dan order
entry, didukung oleh CRM systems.

Setelah order diterima, dilakukan penjadwalan produksi dan ketersediaan

komponen diverifikasididukung oleh enterprise software.
Selanjutnya, order ditangani oleh proses untuk perencanaan distribusi,
pergudangan, pemenuhan order, dan pengiriman, didukung oleh supply
chain management systems.
Terakhir, order ditagihkan ke pelanggan, ditangani oleh enterprise financial
applications atau accounts receivable.
Jika pesanan memerlukan layanan pelanggan, akan didukung oleh customer
relationship management.

41

Terima Kasih
Materi minggu depan:

Tantangan Keamanan dan Etika

42