Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
Pemesanan kamar tamu rombongan atau group biasanya ditangani oleh supervisor atau
manajer kantor depan. Jika sudah mendapatkan kepastian mengenai kedatangan tamu
rombongan pihah hotel dapat meminta daftar nama-nama tamu dalam rombongan tersebut
kepada pimpinan rombongan (group leader). Kegiatan yang dilakukan dalam mempersiapkan
kedatangan tamu rombongan adalah sebagai berikut
1. Membuat Daftar Kamar (Rooming List) untuk tamu rombongan
Ketika daftar nama-nama tamu diterima, resepsionist menindaklanjuti daftar nama tersebut
dengan membuat daftra kamar tamu rombongan (rooming list) sehari sebelum
kedatangannya. Rooming list dibuat rangkap kemudian didistribusikan antara lain ke
general manager, F&B manager, marketing manager, bell captain, front office cashier,
housekeeper dan group leader.
2. Mengalokasikan Kamar untuk tamu rombongan
Berdasarkan rooming list, resepsionist mengalokasikan sejumlah kamar sesuai jumlah
pesanan tamu rombongan. Prosedur pelaksanaannya sama dengan kegiatan pada
persiapan tamu perorangan, yang membedakan adalah pada rooming slip atau blocking
card untuk room rack, yakni cukup mencantumkan nama tamu dan tombongannya saja.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengalokasikan kamar untuk tamu rombongan
adalah:
a. Setidaknya sehari sebelum kedatangan tamu rombongan, kamarnya sudah
dialokasikan dengan melakukan blok kamar pada room rack
b. Upayakan kamar yang dialokasikan berdekatan atau satu lantai sehinggamemudahkan
petugas pengantar barang melaksanakan pekerjaannya
c. Bila pada hari yang sama ada lebih dari satu rombongan, siapkan blocking card
dengan warna yang berbeda, sehingga mudah mengidentifikasi pada room rack
3. Menyiapkan Administrasi Registrasi Tamu Rombongan
Berdasarkan rooming list yang dibuat, kemudian resepsionist menyiapkan administrasi tamu
rombongan untuk masing-masing sejumlah tamu tersebut yaitu:
a. Kartu tamu (guest card) harga kamar tidak perlu dicantumkan
b. Kunci kamar
c. Kartu registrasi (registrasi card) hanya untuk pimpinan rombongan
d. Hotel information sheet atau fact sheet dan surat-surat jika ada
Kemudian form-form tersebut di masukan kedalam amplop dan disusun berurutan pada
baki, nama pimpinan rombongan di urutan pertama.
MEMPERSIAPKAN KEDATANGAN TAMU PENTING
Check-in untuk tamu VIP dilakukan sedikit bebeda dengan ckeck-in yang biasa. Check-in
akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya, maka
registrasi form sudah disiapkan terlebih dahulu. Tamu hanya tanda tangan saja ketika sampai
di counter front desk. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar atau bias
juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut.
Registrasi bias juga dilakukan dikamar tamu tersebut sehingga ketika tamu dating dapat
langsung ke kamar tanpa harus di counter depan terlebih dahul. Beberapa kegiatan umumnya
dilaksanakan oleh petugas yang lebih senior dalam jabatan. Setiap format yang akan
didistribusikan ke departemen lain harus mendapat persetujuan dari pimpinan dalam hal ini
front office manajer atau assistant office manajer. Kegiatan yang dilakukan dalam
mempersiapkan kedatangan tamu VIP adalah sebagai berikut:
1. Menentukan Kamar (Room Assignment)
Penentuan kamar sebaiknya segera di laksanakan setelah diterima pesanan kamarnya. Hal
ini bertujuan agar mendapatkan kamar yang terbaik. Berdasarkan pengalaman, room
assignment untuk tamu penting dilakukan oleh petugas reservasi senior.
2. Membuat Daftar Tamu Penting
Informasi daftar tamu penting meliputi: nama, jabatan, waktu tiba, lamanya tinggal, dan
keterangan yang harus mendapat perhatian khusus. Daftar ini dibuat rangkap dengan
jumlah rangkap tergantung kebijakan hotel. Setidaknya, distribusikan kepada kepala
bagian agar masing-masing departemen dapat mempersiapkan kegiatannya. Misalnya ,
pada remark tertulis hal-hal berikut:
a. F/F (fruit Flower) artinya housekeeper harus segra menyiapkan rangkain buah dan
bunga di kamar tamu penting sebelum tamu tiba dikamarnya
b. PIC/GRO (personal In- Charge/Guest Relations Officer) artinya penyambutan
tamu penting dilakukan oleh guest relations officer. Penyambutan dan
pengantaran tamu penting tergantung pada kebijakan masing-masing hote.
Misalnya untuk tamu kepala Negara disambut oleh general manager dan
sebagainya
3. Menyiapkan Admistrasi Registrasi Tamu Penting
Hal-hal yang dilakukan dalam menyiapkan admistrasi registrasi tamu penting adalah:
a. Mengisi dan melengkapi registrasi form, sehingga jika ada tamu penting dating
yang diperlukan hanya tanda tangannya saja
b. Mengisi dan melengkapi kartu tamu (guest card), kemudian memasukkannya
kedalam amplop yang telah di ketik nama tamunya
c. Jika ada event yang sedang diselenggarakan hotel, persiapkan kunci kamar, meal
coupon dan fact sheet pada amplop/folder terpisah dengan amplop guest card.
Semua item tersebut diletakkan pada baki terpisah
4. Mempersiapkan Barang Cuma-Cuma (Complimentary Item)
Item atau barang-barang yang di hadiahkan oleh manajemen hotel bagi tamu penting
dapat berupa: rangkaian bunga, rangkaian buah dan sebagainya. Penentuan jenis item
yang akan diberikan disesuaikan pada tingkatan penggolongan. Ini merupakan kebijakan
hotel. Item barang-barang yang akan diberikan sebagai complimentary ini sebaiknya sudah
disiapkan dalam kamar sebelum kedatangannya. Permintaan complimentary items pada
hotel besar dilakukan oleh resepsionist dengan mengirimkan VIP requisition form ke bagian
yang akan mempersiapkan.
.
e. Jika kamar tersedia dan tamu menyepakati untuk menginap, lakukan proses pendaftaran
dengan memberikan registrasi card/ form
f. Sementara tamu melakukan pendaftaran, tetapkan kamar yang dialokasikan dengan
member tanda pada room rack, kemudian catat nomor kamar tersebut pada guest card
g. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti tamu meninggalkan hotel tanpa
bayar (skipper), hotel biasanya memberlakukan bagi tamu yang walk-in untuk melakukan
pembayaran dimuka (pre-payment). Ini di pakai sebagai jaminan selama menginap.
Lakukan prosedur ini sesuai peraturan hotel
h. Kegiatan selanjutnya adalah sama dengan kegiatan menerima tamu dengan reservasi
yaitu memberikan guest card, kupon sarapan, dan sebagainya hingga memanggil petugas
pengantar barang/bellboy untuk mengantar tamu ke kamarnya.
4. Pembayaran Tamu (Guest Account)
Metode pembayaran yang akan dilakukan tamu, dapat di ketahui saat tamu melakukan
pendaftran. Resepsionist harus memperhatikan, memeriksa dan menindaklanjuti dengan metode
pembayaran yang akan dilakukan tamu
a. Uang tunai (cash)
Penerimaan uang tunai (cash) umumnya di berlakukan bagi walk-in guest atau tamu yang
dating tanpa jaminan. Catat pada kartu pendaftaran, kemudian mintalah uang muka
sebagai jaminan (pre-payment) selama tamu akan menginap untuk dibayarkan terlebih
dahulu pada front office cashier. Jumlah uang muka yang diminta sangat tergantung dari
kebijakan hotel, setidaknya satu setengah dari harga kamar. Bila tamu membayar dengan
mata uang asing, konfirmasikan harga kamar dan nilai kurs yang berlaku dihotel
b. Kartu Credit (credit card)
Ketika tamu menyatakan akan membayar dengan kartu kredit, pastikan jenis kartu yang
dapat diterima hotel.kemudian pinjam kartu yang dimaksud untuk dilakukan pencetakan.
Sampaikan bahwa pencetakan dilakukan untuk mempermudah tamu saat checkout nanti,
kemudian kembalikan kartu setelah dicetak.
Langka-langkah mencetak kartu credit;
1) Lakukan pengecekan validitas kartu dengan meminta persetujuan pada bank
dengan mengesek kartu pada mesin pencetak kartu credit
2) Bila pihak bank menyetujui, maka muncul approval number, bila tidak ada
approval dari pihak bank, maka minta kartu credit lain yang dimiliki
3) Lakukan pencetakan kartu
c. Kupon Pembayaran (Voucher)
Bila tamu menyerahkan voucher, konfirmasikan biaya yang di tanggung sesuai yang
tercantum pada voucher, karena voucher biasanya hanya berlaku untuk biaya sewa kamar
saja. Harus dipastikan apakah diluar biaya yang ditanggung akan dibayarkan melalui tunai
atau credit card. Jika dibayarkan melalui kartu kredit, lakukan kegiatan diatas dan buat
catatan pada kartu pendaftaran untuk ditindaklanjuti oleh front office cashier saat C/O nanti.
d. Surat Jaminan (guarantee letter)
Surat jaminan biasanya hanya menanggung biaya kamar dan makan. Pastikan kepada
tamu bahwa transaksi lainnya akan menjadi tanggung jawab pribadi tamu. Kemudian buat
catatan pada kartu registrasi untuk ditindaklanjuti oleh front office cashier
e. Cek Perjalanan (travellers cheque)
Tidak banyak hotel menerima jenis pembayaran ini, jadi perlu koordinasi dengan pimpinan
mengenai jenis pembayaran ini. Traveler cheque dapat berlaku setelah tamu
membubuhkan tandatangan pada tiap lembar nominal uangnya. Pastikan kebenaran
travellers cheque atas nama tamu tersebut dengan meminjam tanda identitas tamu,
kemudian buat catatan pada kartu pendaftaran mengenai jenis pemabayaran ini.
5. Pemberian kunci kamar tamu
Ada dua jenis pengopersian kunci kamar yang dikenal yaitu:
a. Kunci kamar konvesional
meliputi: nomor kamar, nama tamu, jumlah tamu, harga kamar, tanggal dan bulan
kedatangan dan keberangkatan, alamat tamu dan metode pembayaran. Setelah
selesai melakukan opening guest bill, lembar copi karbonnya kemudian distribusikan
kebagian yang relavan untuk kemudian ditempatkan dirak masing-masing dan disusun
sesuai dengan fungsinya.
2. Pada kolom bagian bawah dari guest bill, ketik informasi mengenai instruksi
pembayaran
3. Bagi tamu yang pembayarannya dilakukan oleh pihak ketiga. Misalnya perusahaan
atau travel agent, dibuatkan dua jenis rekening, yaitu:
o Master bill, untuk mencatat transaksi yang ditanggung oleh pihak ketiga
o Extra bill, untuk mencatat transaksi yang akan ditanggung pribadi
4. Setelah guest bill dibuat, selanjutnya guest bill bersama dengan registrasi card
disatukan untuk diserahkan kebagian kasir kantor depan untuk ditempatkan pada bill
rack FOC sesuai nomor kamarnya.
C. PROSEDUR MELAYANI TAMU TIBA LEBIH AWAL (Early Check-In)
Tamu tiba lebih awal atau early check-in adalah suatu kejadian dimana tamu telah
melakukan pemesanan untuk hari ini dan dating lebih awal dari waktu checkout tamu yang terlebih
dahulu ada dikamar yang sama.
Prosedur dalam melayani tamu tiba lebih awal adalah sebagai berikut:
1. Periksa apakah tersedia alternative kamar yang kosong dan dapat diberikan kepada tamu
jika alternative kamar:
o Tersedia, lakukan pendaftaran, tetapi jangan tetapkan kamar sebelum kamar yang
diinginkan benar-benar siap dihuni
o Tidak tersedia, sementara kamar yang dipesannya belum siap dihuni,
perkenankan tamu untuk menitipkan barang bawaannya pada seksi penitipan
barang. Kemudian persilahkan tamu untuk menunggu di lobby dan berikan
welcome drink atau tawarkan fasilitas lain.
2. Buat catatan pada log book tentang keberadaan tamu yang sedang menunggu, dan
informasikan ke bagian housekeeping untuk segra menindaklanjuti dengan melakukan
skala prioritas pembersihan terhadap kamar yang dimaksud
3. Tunjukkan rasa empati kepada tamu karena telah menunggu dan buatlah suasana yang
menyenangkan. Segera menindaklanjuti dengan proses pendaftaran bila ada informasi
dari housekeeping kamar yang dimaksud sudah siap dihuni
D. PROSEDUR MENOLAK TAMU (REFUSING GUEST)
Istilah menolak tamu, dalam dunia perhotelan tidak umum terjadi, karena tidak ada
diskriminasi terhadap tamu, apalagi menyangkut hal bernuansa SARA. Hanya pada kasus tertentu
penolakan tamu terhadap permintaan kamar dapat saja terjadi dengan pertimbangan:
o Tidak tersedianya kamar yang kosong (vacant)
o Tamu yang dating sedang mabuk akibat pengaruh minuman beralkohol atau saat dating
sudah membuat kegaduhan didepan counter
o Tamu yang pada waktu mengajukan pembayarannya dengan karti kredit masuk dalam
daftar hitam dan tidak memiliki atas jenis pembayaran lainnya