Anda di halaman 1dari 3

SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK

SISTEM INFORMASI INVENTORI DAN DISTRIBUSI SUPPLIER
1.

PENDAHULUAN
1.1 Deskripsi Proses Bisnis Perusahaan
Perusahaan menawarkan jasa supply bahan baku katering (sayuran, buah, dan bahan makanan)
kepada pabrik dan hotel di seluruh Kalimantan. Setelah menerima request order dari client (yang
tentunya berupa daftar bahan baku yang dibutuhkan), perusahaan membeli seluruh bahan baku
yang dipesan ke Jawa menggunakan purchase order untuk vendor (mengingat harga beli bahan
baku di Jawa lebih murah dan mudah didapatkan daripada di Kalimantan). Tentu saja diasumsikan
perusahaan sudah memiliki koneksi dengan banyak vendor penyedia bahan baku di Jawa.
Perusahaan juga memiliki gudang di Jawa untuk menyimpan item-item yang sudah dibeli sebelum
dikemas dan dikirim kepada client. Setelah seluruh bahan baku pesanan diperoleh, perusahaan
mengirim seluruh bahan baku pesanan berserta delivery order ke client di Kalimantan dengan
menggunakan jasa kapal laut (tentu saja diasumsikan request order berjumlah sangat banyak,
dalam satuan kwintal hingga ton). Harga jual tiap item pada delivery order ditentukan sesuai
dengan pertimbangan dan kebijakan perusahaan. Selisih antara harga beli dan harga jual inilah
profit yang diterima perusahaan. Setelah sampai di client, client menerima bahan baku pesanan
dan delivery order. Client mencatat jumlah item yang benar-benar sampai di client (karena sangat
mungkin pada saat pengiriman terjadi penyusutan jumlah barang. Jumlah barang yang hilang
selama pengiriman ini ditanggung perusahaan sebagai kerugian). Lalu client mengirim kembali
delivery order yang sudah diapprove ke perusahaan. Perusahaan menerima delivery order dari
client untuk dijadikan invoice. Perusahaan membuat rekap invoice yang berisi seluruh delivery
untuk order client tersebut selama satu bulan. Rekap invoice inilah yang dikirim kepada client
untuk ditagihkan. Tagihan dapat dibayar melalui transfer bank ke rekening perusahaan.

2.

DESKRIPSI UMUM PERANGKAT LUNAK
2.1 Deskripsi Umum Sistem
Aplikasi ini melakukan otomatisasi proses pembuatan purchase order kepada vendor berdasarkan
order dari klien. Jadi user hanya memasukkan record purchase order dari klien, lalu secara
otomatis di-generate purchase order untuk item-item yang dipesan ke berbagai vendor yang
berbeda, lengkap dengan penentuan delivery date-nya berdasarkan delivery order dari klien dan
expire date masing-masing item, agar barang tidak rusak selama disimpan dalam gudang. Setelah
semua item terbeli dan jumlah dalam gudang sudah memenuhi order, aplikasi men-generate
delivery order untuk disertakan saat pengiriman barang ke klien. Setelah barang diterima oleh
klien, aplikasi men-generate invoice untuk delivery order tersebut, untuk ditagihkan kepada klien
(berupa rekap invoice selama satu bulan). Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur report untuk

secara otomatis system akan men-generate PO vendor (pending) yang berisi daftar item yang harus dibeli pada vendor-vendor tertentu (dengan harga beli tertentu) berdasarkan item yang dipesan oleh PO Klien.2 Fungsi Produk 1) Autentikasi user (manajer dan operator) 2) New Purchase Order Klien (PO Klien) : User menginputkan purchase order yang dipesan oleh klien yang terdiri dari rincian item yang dipesan. user dapat menginputkan biaya operasional yang dikeluarkan selama proses pembelian PO vendor. Setelah menerima dokumen DO dari klien. DO report. laporan rugi/laba. PO Klien report. 7) Database master inventori. berdasarkan delivery date PO Klien. dengan delivery date yang juga dibuat otomatis oleh sistem. tanggal pemesanan PO. klien. Bila terjadi penyusutan. ordered items report dan price report. tanggal pengiriman barang. data pending PO Klien akan terhapus.melihat semua laporan transaksi yang terjadi. laporan trend barang yang paling sering dipesan. Sebelum DO dicetak. klien mengecek dan mengkonfirmasi jumlah barang yang diterima (karena dapat terjadi penyusutan jumlah barang selama proses pengiriman). Lalu klien mengirim ulang dokumen DO yang sudah dikonfirmasi kepada supplier. 6) Pending Invoice : Data invoice yang masuk dari DO dikelompokkan dan direkap berdasarkan client dan interval waktu. master vendor. 8) Periodic Report : Merupakan fitur yang hanya bisa diakses oleh manajer. master klien. vendor. Bila rekap invoice sudah digenerate. (data PO Klien masuk ke data report) 5) Pending Delivery Order (DO) : DO adalah dokumen yang dikirim bersamaan dengan barang kepada klien. dan data DO masuk ke data report dan pending invoice recapitulation. PO Vendor report. 2. Manajer dapat melihat profit report. data pending invoice terhapus dan masuk ke data report. namun dengan rincian harga jual per item yang sudah ditentukan oleh user. user memasukkan jumlah item yang diterima klien dan mem-finalize DO. serta nama kapal yang digunakan untuk pengiriman barang. data pending PO vendor akan terhapus dan jumlah stok item di gudang akan bertambah. (data PO vendor masuk ke data report) 4) Pending PO Klien : Bila jumlah stok item di gudang sudah memenuhi jumlah semua item yang dipesan pada PO Klien. DO memiliki detail yang sama dengan PO. Setelah dokumen DO sampai di klien. Data pending DO terhapus. invoice report. User dapat men-generate rekapitulasi invoice berdasarkan interval waktu yang dikehendaki user (biasanya per bulan) untuk dikirimkan dan ditagihkan ke client. . Bila DO sudah digenerate. laporan perbandingan dan fluktuasi harga beli dan harga jual. Data PO klien ini akan tersimpan dalam Pending PO Klien 3) PO Vendor : Setelah PO Klien dibuat. Setelah semua item pada PO vendor terbeli. dll. dan location. master location (kapal) : User dapat melakukan manajemen dan maintenance database inventori. maka sistem men-generate Delivery Order (Pending DO). kerugian ditanggung oleh supplier.

3 Karakteristik Pengguna Kategori Pengguna Manajer Operator Tugas Mengawasi jalannya system. DO. Khusus manajer dapat menambah account user baru. . analisis report Maintenance database. melainkan hanya menyediakan informasi report transaksi yang pernah terjadi dan report profit dari transaksi tersebut. DO. Segala interaksi dengan klien dan vendor (seperti pemesanan PO dan pengiriman DO) dilakukan secara manual. 2) Sistem tidak menangani akuntansi keuangan perusahaan keseluruhan. PO Vendor. menangani PO Klien. Invoice Kemampuan yang harus dimiliki Operator aplikasi Operator aplikasi 2. 2.4 Batasan 1) Sistem hanya berinteraksi dengan stakeholder internal perusahaan (manajer dan operator). PO Klien. dan invoice Hak Akses ke aplikasi Semua fitur aplikasi Database. mengubah dan menghapus account user yang sudah ada.9) Account : User dapat mengganti password. tidak berinteraksi sama sekali dengan pihak eksternal seperti klien dan vendor. PO Vendor.