BAB III

TINJAUAN KHUSUS

3.1 Sejarah Pengembangan dan Tinjauan Apotek

Kimia Farma merupakan perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia.
Asal mula perusahaan dapat dirunut balik pada tahun 1917, ketika NV
Chemicalien Handle Rantcamp & Co, perusahaan farmasi pertama di Hindia
Timur didirikan. Sejalan dengan kebijakan nasionalisasi eks perusahaanperusahaan Belanda, pada tahun 1958 pemerintah melebur sejumlah perusahaan
farmasi menjadi PNF Bhinneka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal 16
Agustus 1971 bentuk hukumnya berubah menjadi Perseroan Terbatas, menjadi PT
Kimia Farma (Persero). Sejak 4 Juli 2001, Kimia Farma tercatat sebagai
perusahaan publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya.
Pada tahun 2003 PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Holding Company
mengembangkan usahanya dengan membentuk dua anak perusahaan yaitu PT.
Kimia Farma Trading & Distribution dan PT. Kimia Farma Apotek. PT. Kimia
Farma Trading & Distribution yang bergerak pada jalur usaha distribusi obat dan
alat kesehatan, baik diproduksi sendiri maupun diproduksi oleh pihak ketiga
dengan berpegang pada prinsip untuk memenuhi kepuasan dan kebutuhan
pelanggannya. PT. Kimia Farma Trading & Distribution saat ini memiliki 3
wilayah pasar (Sumatera, DKI & Jawa Tengah, Jawa Timur & Indonesia wilayah
timur), dan 40 cabang PBF (Pedagang Besar Farmasi).
Berdasarkan entitasnya, maka PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. saat ini
terbagi menjadi 3 (tiga), yaitu :
1. PT. Kimia Farma Tbk (holding); dengan kegiatan utama pada industri, riset
& pengembangan, pemasaran.

16

17

2. PT. Kimia Farma Apotek; dengan kegiatan utama ritel farmasi, laboratorium
klinik, klinik kesehatan.
3. PT. Kimia Farma Trading & Distribution; dengan kegiatan utama
perdagangan dan distribusi.
PT. Kimia Farma Apotek adalah anak

perusahaan yang dibentuk oleh

Kimia Farma untuk mengelola apotek-apotek milik perusahaan yang ada, dalam
upaya meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar penjualan maka
Apotek Kimia Farma memimpin pasar dibidang perapotikan dengan penguasaan
pasar sebesar 19% dari total penjualan apotek dari seluruh Indonesia.
Apotek Kimia Farma melayani penjualan langsung dan melayani resep
dokter dan menyediakan pelayanan lain, misalnya praktek dokter, optik dan
pelayanan OTC (swalayan) serta pusat pelayanan informasi obat. Apotek Kimia
Farma dipimpin oleh tenaga Apoteker yang bekerja full timer sehingga dapat
melayani informasi obat dengan baik.
Penambahan jumlah apotek merupakan bagian dari strategi perusahaan
dalam memanfaatkan momentum pasar bebas, dimana pihak yang memiliki
jaringan luas seperti Kimia Farma akan diuntungkan.
PT. Kimia Farma Apotek yang dahulu terkoordinasi dalam Unit Apotek
Daerah (UAD) sejak bulan Juli tahun 2004 dibuat dalam orientasi Business
Manager (BM) dan apotek pelayanan sebagai hasil restrukturisasi organisasi yang
dilakukan. Manajemen PT. Kimia Farma Apotek melakukan perubahan struktur
(restrukturisasi) organisasi dan sistem pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)
dengan pendekatan efisiensi, produktifitas, kompetensi dan komitmen dalam
rangka mengantisipasi perubahan yang ada.
Salah satu perubahan yang dilakukan adalah dengan mengubah persepsi dan
citra lama tentang Kimia Farma. Dengan konsep baru bahwa setiap apotek Kimia
Farma bukan lagi terbatas sebagai gerai untuk jual obat, tetapi menjadi pusat
pelayanan kesehatan atau health centre, yang didukung oleh berbagai aktivitas

18

penunjang seperti laboratorium klinik, optik, praktek dokter, dan gerai untuk obatobatan tradisional Indonesia seperti herbal medicine.
Perubahan yang dilakukan secara fisik antara lain dengan memperbaharui
penampilan eksterior dan interior dari apotek-apotek Kimia Farma yang tersebar
di seluruh Indonesia. Bersamaan itu diciptakan pula budaya baru di lingkungan
setiap Apotek untuk lebih berorientasi kepada pelayanan konsumen, dimana setiap
Apotek Kimia Farma haruslah mampu memberikan pelayanan yang baik,
penyediaan obat yang baik dan lengkap, berikut pelayanan yang cepat dan terasa
nyaman.
Terdapat dua jenis apotek di Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator yang
sekarang disebut sebagai Business Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. Apotek
BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah.
Apotek BM bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan
administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya.
Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari
apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga
kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi
dan penyelesaian masalah.
Sejarah khusus tentang Apotek Kimia Farma 11 pertama didirikan di jalan
Merdeka, kemudian berpindah lokasi ke jalan Diponegoro No.40 lalu sekarang
berpindah dan berada di jalan Supratman No.72 Bandung.

3.1.1 Visi dan Misi Apotek Kimia Farma

1. Visi Apotek Kimia Farma
Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka di
Indonesia, dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia.

19

2. Misi Apotek Kimia Farma

Menghasilkan pertumbuhan nilai perusahaan melalui :
a. Jaringan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi jaringan apotek,
klinik, laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya.
b. Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk principal.
c. Pengambangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (FeeBased Income).

3.1.2

Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma

Apoteker Pengelola
Apotek (APA)

Apoteker
Pendamping 1

Apoteker
Pendamping 2
Supervisor

Tenaga Teknis
Kefarmasian

Non Tenaga
Teknis
Kefarmasian

20

Kasir

Pengadaan

Juru Resep

Administrasi & Tata

Usaha
Gambar 2

Struktur organisasi apotek Kimia Farma 11

3.2 Lokasi dan Tata Ruang

Apotek Kimia Farma 11 Bandung saat ini berada di Jalan W.R. Supratman
No. 72 RT 01 RW 10 Kelurahan Cihaurgeulis Kecamatan Cibeunying kaler Kota
Bandung. Lokasi ini bisa dibilang strategis karena mudah ditemukan.

APOTEK KIMIA
FARMA 11

Dr. Maximus.,
SpOG

Apote
k
Cilaki

Gambar 3
Denah lokasi apotek Kimia Farma 11

21

13

14

12

15
16

11

10

17

18
9

19

5
21
2

20

4
1

Gambar 4
Denah tata ruang apotek Kimia Farma 11
Keterangan:
1. Parkir
2. Swalayan
3. Ruang tunggu
4. Tempat pelayanan, penyimpanan
obat dan kasir
5. Ruang racik
6. Optik
7. Ruang APA
8. Praktek dokter ahli Syaraf
9. Ruang tunggu pasien dan taman
10. Penyimpanan sementara
11. Ruang fisioterapi

12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Klinik Fisioterapi
Dapur
Alat kebersihan
Mushola
Toilet wanita
Toilet pria
Praktek Dokter Gigi
Praktek Dokter THT
Praktek Dokter penyakit
kulit dan kelamin
21. Praktek Dokter Umum

3.3 Struktur Organisasi dan Personalia

Apotek Kimia Farma 11 dikelola oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek
(APA). APA membawahi dua orang Apoteker Pendamping (APING) dan 9 orang
Asisten Apoteker yang terdiri dari 1 orang Supervisor yang membawahi 8 orang
Tenaga Teknik Kefarmasian dan 2 orang Non Tenaga Teknik Kefarmasian, yaitu 1
orang petugas administrasi dan 1 orang juru resep.
3.3.1

Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Apoteker di Apotek Kimia Farma 11 menjabat sebagai Kepala Apotek dan

Apoteker Pengelola Apotek yang bertanggung jawab dalam melaksanakan fungsi

manajemen dan pengelolaan apotek seperti membuat perencanaan, melaksanakan
dan mengawasi, seluruh kegiatan dibagian pelayanan, keuangan dan administrasi.

22

Tugas dan kewajiban Apoteker Pengelola Apotek adalah sebagai berikut:

1. Memimpin seluruh kegiatan apotek dan bertanggung jawab terhadap
kelangsungan dan pengembangan apotek.
2. Memberikan pelayanan dibidang kefarmasian kepada masyarakat, baik
pelayanan teknis kefarmasian maupun pelayanan pemberian informasi.
3. Mengelola dan mengawasi sistem administrasi yang meliputi administrasi
umum, keuangan, kefarmasian dan administrasi personalia.
4. Melakukan pengembangan kegiatan usaha dengan meningkatkan mutu
pelayanan dan kegiatan usaha di bidang managemen mutu.
5. Memimpin dan mengawasi seluruh yang berada di bawah pimpinannya
serta melakukan penilaian atas prestasi kerja mereka.
6. Mengusahakan hasil yang diperoleh apoteknya sesuai dengan rencana
kerja.
7. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawannya.
3.3.2 Apoteker Pendamping
Apoteker Pendamping bertugas untuk membantu APA dalam hal
memberikan Pelayanan Informasi Obat (PIO) saat penyerahan obat kepada pasien.
Apoteker Pelayanan Informasi Obat di Apotek Kimia Farma mempunyai tugas
dan tanggungjawab sebagai berikut :
1. Identifikasi masalah terkait obat melalui skrining resep.
2. Menyerahkan obat disertai PIO mengenai nama obat, aturan pakai, khasiat,
cara penyimpanan, dan interaksi obat maupun konseling.
3. Melakukan pelayanan monitoring obat (terutama pasien lansia dan kronis).
4. Melakukan pencatatan PMR (Pasient Medication Record).
5. Monitoring penggunaan obat.
3.3.3

Supervisor
Supervisor adalah seorang asisten apoteker yang sudah senior dan

bertanggung jawab langsung kepada pimpinan apotek, dalam hal ini adalah
Apoteker Pengelola Apotek. Supervisor memiliki fungsi managerial dimana
supervisor sebagai manajer harus melakukan berbagai kegiatan untuk menjamin
bahwa tujuan kelompok kerjanya dapat dicapai. Kegiatan pokok yang dilakukan
yaitu:
1. Planning (perencanaan)
Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam perencanaan adalah :
a. Menentukan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai (kuantitas, kualitas
dan waktu).

23

b. Mengembangkan

beberapa

alternatif

atau

pilihan

kegiatan

serta

menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran.

c. Memilih alternatif kegiatan yang terbaik ditinjau dari sasaran yang ingin
dicapai dan kebutuhan sumberdayanya.
d. Menentukan dan mempersiapkan langkah-langkah pencegahan dan
pemecahan bila terjadi gangguan pada pelaksanaan rencana.

2. Organizing (pengorganisasian)
Organizing yaitu kegiatan menentukan dan mengatur penggunaan
sumberdaya yang dimiliki. Dalam pengorganisasian mencakup kegiatankegiatan seperti:
a. Mengatur penggunaan alat, fasilitas dan sumber daya yang lain.
b. Mengatur pelaksanaan tugas diantara anggota-anggota kelompok kerja
(pembagian tugas).
c. Menentukan uraian tugas untuk para pelaksana.
3. Actuating (pelaksanaan)
Istilah pelaksanaan dalam pengertian manajemen mencakup beberapa hal
antara lain:
a. Memberi intruksi atau perintah dan pengarahan.
b. Memberikan motivasi, semangat dan dorongan kerja.
c. Memberikan bimbingan dan pembinaan.
4. Controlling (pengendalian)
Pengendalian mempunyai arti lebih luas daripada pengawasan, karena
pengendalian meliputi kegiatan pencegahan :
a. Mengumpulkan informasi dan data tentang kemajuan dan hasil.
b. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan sasaran yang telah
ditentukan dalam rencana serta melihat apakah terjadi penyimpangan.
c. Menganalisa penyimpangan yang terjadi serta mencari sebab-sebabnya.

24

d. Mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki kesalahan, mencegah

semakin

meluasnya

penyimpangan

ataupun

meningkatkan

hasil

palaksanaan tugas.
Seorang supervisor harus menguasai dan menerapkan Total Quality
Management (TQM) yaitu sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan
pelanggan (customer satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan benar sekali
(right first time), melalui perbaikan berkesinambungan (continous improvement)
dan memotivasi karyawan.

3.3.4

Asisten Apoteker
Asisten apoteker di apotek Kimia Farma 11 terdiri dari 9 orang TTK

(termasuk Supervisor) dan 2 orang Non TTK yang merangkap sebagai juru racik
dan kasir serta proses pelayanan terhadap konsumen.
3.3.5

Juru Resep
Juru resep bertugas membantu apoteker maupun asisten apoteker dalam

menyiapkan obat dan perbekalan kefarmasian lainnya di bawah pengawasan

asisten apoteker. Tugas juru resep antara lain sebagai berikut:
1. Membantu asisten apoteker dalam menyiapkan obat, mengerjakan obatobat racikan yang telah disiapkan asisten apoteker sesuai dengan sediaan
yang diminta.
2. Mengumpulkan, menyusun, dan menyimpan semua resep-resep yang
masuk.
3. Memberikan pelayanan penghantaran obat, apabila obat tidak dapat
diserahkan pada waktunya.
4. Menjaga kebersihan peralatan/botol/kemasan yang dipergunakan dalam
peracikan.
3.4 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
3.4.1 Pengadaan Perbekalan Farmasi

25

Pengadaan adalah suatu proses kegiatan yang bertujuan agar tersedianya

sediaan farmasi dengan jumlah dan jenis yang cukup sesuai dengan kebutuhan
pelayanan.
Pengadaan perbekalan farmasi mencakup obat, bahan obat dan alat
kesehatan. Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma 11 dilakukan
secara selektif menggunakan sistem pareto, yaitu sistem yang memprioritaskan
penyediaan barang-barang yang laku. Jadi barang dipesan berdasarkan kebutuhan
dan seringnya barang tersebut dicari konsumen.
Sistem pareto ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan barang,
perputaran

modal

menjadi

cepat,

menghindari

kerusakan

barang,

dan

memperkecil kemungkinan barang hilang, Obat, alat kesehatan, dan barangbarang OTC (Over The Counter) yang tinggal sedikit atau sudah habis dicatat
pada buku defekta, kemudian pemesanan dan pembelian barang didasarkan pada
buku defekta.
Tujuan pengadaan adalah mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga
yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman yang tepat waktu, proses berjalan
dengan lancar dan tidak butuh tenaga dan waktu yang berlebih.
Pengadaan dapat didapat melalui :
a. Pembelian
1. Secara tender ( oleh panitia pengadaan barang farmasi )
2. Secara langsung dari pabrik atau distributor atau pedagang besar farmasi
b. Produksi atau Pembuatan sediaan farmasi
1. Produksi steril
2. Produksi non steril
c. Sumbangan atau dropping atau hibah
Perencanaan pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 11 Bandung
berawal dari permintaan barang berdasarkan daftar obat dalam buku defekta.
Buku defekta adalah buku yang berisikan nama atau daftar obat yang akan habis
atau yang telah habis. Selain itu, perencanaan pengadaan barang dapat ditentukan
berdasarkan analisis pareto (Sistem ABC). Analisis pareto A adalah barang-barang
dengan kuantitas 15-20% dari total jenis produk yang disediakan, yang bernilai
80% omset. Pareto B adalah barang-barang dengan kuantitas 25-40% dari total
jenis produk yang disediakan, yang bernilai 15% omset. Pareto C adalah barangbarang dengan kuantitas 45-60% dari total jenis produk yang disediakan, yang

26

bernilai 5% dari omset. Keuntungan dengan menggunakan analisis pareto adalah

perputaran lebih cepat sehingga modal dan keuntungan tidak terlalu lama
berwujud barang, namun dapat segera berwujud uang, mengurangi resiko
penumpukan barang, mencegah terjadinya kekosongan barang yang bersifat fast
moving dan meminimalisasikan penolakan resep.

Prosedur pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 11 Bandung adalah

sebagai berikut :
a. Karyawan melakukan analisis kebutuhan barang dan membuat rencana
pengadaan untuk menentukan jenis dan jumlah barang yang akan dipesan.
b. Pemesanan barang dilakukan dengan mengirimkan BPBA (Bon Permintaan
Barang Apotek) melalui program Kimia Farma Information System (KIS)
secara online ke Bisnis Manager (BM) setiap hari sabtu. Kemudian BM akan
mengeluarkan Surat pesanan gabungan (BM akan merekap BPBA dari setiap
apotek menjadi surat pesanan (SP) gabungan. Selanjutnya, BM mengirim SP
gabungan ke PBF terpilih, PBF yang menjadi pilihan BM adalah distributor
resmi yang sudah bekerjasama dengan baik, memberikan pelayanan yang
cepat, diskon yang besar, kualitas barang terjamin dan pembayaran barang
secara kredit.
c. PBF akan mengirimkan barang-barang yang telah dipesan kesetiap apotek
beserta faktur sebagai bukti pembelian barang.
d. Apotek pelayanan pun dapat melakukan dropping barang jika barang yang
dipesan tersedia di BM.
Pengadaan di Apotek kimia Farma 11 ini dilakukan seminggu sekali.
Biasanya barang dipesan pada hari sabtu. Jumlah yang akan dipesan didasarkan
pada perkiraan kebutuhan sebelumnya, barang yang telah dicatat dalam buku
defekta dan barang yang telah diklasifikasikan berdasarkan pareto kemudian
dilakukan pemesanan oleh bagian pengadaan ke Business Manager (BM) dengan
menggunakan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA). Barang yang dipesan
akan dikirim oleh distributor disertai dengan faktur, atau oleh Business Manager
(BM) yang berada di Cihampelas.
Pemesanan obat-obat precursor, golongan narkotika dan psikotropika
menggunakan Surat Pesanan (SP) khusus yang ditandatangani oleh APA. Lembar
surat pesanan narkotika hanya dipergunakan untuk satu item obat saja, sedangkan

27

untuk Surat Pesanan precursor dan psikotropika dipergunakan

untuk satu

golongan obat yang terdiri dari satu item atau lebih.

Pemesanan obat narkotika ditujukan kepada PBF Kimia Farma, sedangkan
pemesanan obat psikotropika ditujukan kepada PBF yang ditunjuk sebagai
distributor obat-obat psikotropika. Berdasarkan surat pesanan tersebut, PBF
mengirimkan barang narkotika dan psikotropika beserta faktur ke Apotek.
3.4.2

Penerimaan
Penerimaan perbekalan farmasi yaitu proses penerimaan barang-barang

yang telah dikirim dari distributor baik dari PBF maupun BM yang dipesan
sebelumnya. Pada saat barang diterima dicek kesesuaian surat pembelian, bon
penerimaan, nomor batch, jumlah barang, faktur, dan tanggal kadaluarsa.
Apabila barang telah diterima, faktur diberi stampel penerimaan barang,
dan faktur diberi nomor. Faktur yang asli diserahkan ke PBF sebagai tanda terima
dan akan digunakan sebagai alat tagih. Dua salinannya ditinggal di apotek untuk
arsip dan satu salinannya diserahkan ke BM. Jika barang yang datang tidak sesuai
dengan pesanan, maka dibuat retur untuk pengembalian barang ke distributor
yang bersangkutan. Seluruh faktur pembelian disusun berdasarkan nomor PBF
dan data dikirim ke Braga, kemudian data diambil melalui email.
Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi :
a. Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa
b. Barang harus bersumber dari distributor utama
c. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet ( MSDS )
d. Barang diterima oleh petugas penerima dan panitia penerima melakukan
pemeriksaan sesuai dengan pemesanan, memeriksa tanggal expire date,
jumlah, adakah kerusakan atau tidak
e. Jika barang sudah dinyatakan sesuai maka barang akan masuk kegudang
dengan pericantuman tanda terima
f. Jika barang tidak sesuai atau mengalami kerusakan atau pun tanggal expire
date terlalu dekat maka dilakukan retur
g. Waktu expire date minimal 2 tahun.

3.4.3

Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara

menempatkan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang diterima pada

tempat yang aman dan dapat menjamin mutunya.

28

Apotek Kimia Farma 11 tidak mempunyai gudang tempat menyimpan

perbekalan farmasi dalam jumlah besar. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi
penumpukan barang dalam jumlah besar, sehingga dapat mengakibatkan
kerusakan barang, terlewatinya waktu kadaluwarsa obat atau perputaran dana
menjadi terhambat.
Perbekalan farmasi yang diterima langsung disimpan ditempat masingmasing dan sisanya disimpan di tempat penyimpanan sementara, disertai
pencatatan tanggal barang masuk, nomor penerimaan barang, jumlah barang yang
masuk, sisa barang, serta paraf petugas penerima dalam kartu stok. Hal ini juga
dilakukan ketika ada pengambilan atau pengeluaran barang.
Penyimpanan barang disusun berdasarkan farmakologi, lalu disusun
berdasarkan alphabetis, juga berdasarkan bentuk sediaan. Untuk obat-obatan yang
terjual dengan cepat disimpan di rak fast moving.
Golongan obat generik diletakkan di rak sendiri untuk memudahkan
pengambilan. Golongan obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam
lemari tersendiri yang dilengkapi dengan pintu dan kunci ganda. Untuk obat-obat
bebas dan alat-alat kesehatan disimpan dibagian depan (swalayan farmasi) dengan
ditata dan disusun secara alfabetis, sesuai dengan efek farmakologi dan bentuk
sediaan. Untuk sediaan termolabil, suppositoria, insulin disimpan didalam lemari
pendingin yang terletak di ruang racik.
3.4.4

Penyaluran Barang
Penyaluran barang di apotek dilakukan untuk melayani penjualan obat-

obat dengan resep dan penjualan obat tanpa resep atau upaya

pengobatan diri

sendiri (UPDS), yang meliputi obat bebas dan obat bebas terbatas. Penyaluran
barang dengan resep dapat berupa resep tunai dan resep kredit.
Pendistribusian produk menggunakan system FIFO (First In First Out)
dan FEFO (First Expired First Out). Sistem FIFO yaitu produk yang diterima
merupakan produk yang pertama dijual sedangkan system FEFO adalah produk
dengan tanggal kadaluarsa yang lebih cepat merupakan produk pertama yang
dijual. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya produk yang kadaluarsa belum
terjual. Namun, jika produk telah kadaluarsa tapi belum terjual, maka produk akan
dipisahkan dari rak obat.
3.5 Pengelolaan Administrasi

29

Kegiatan adminstrasi yang dilakukan antara lain adalah administrasi umum

dan personalia serta administrasi keuangan.
3.5.1 Administrasi Umum dan Personalia
Administrasi merupakan proses pencatatan seluruh kegiatan teknis yang
dilakukan oleh suatu perusahaan. Tugas bagian administrasi umum dan personalia
adalah dokumentasi dan pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM). Tugas
tersebut meliputi pencatatan dan penyimpanan surat-surat yang masuk dan keluar.
Termasuk di dalamnya adalah pengelolaan berkas resep, pengarsipan resep,
pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan
obat. Pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kegiatan administrasi personalia adalah

memantau disiplin karyawan

melalui pengisian absensi di komputer, mencatat kehadiran dan alasan

ketidakhadiran

karyawan,

menghitung

jam

lembur,

menyelenggarakan

administrasi kepegawaian dan penyiapan pembayaran pendapatan karyawan,

mencatat dan membuat surat masuk dan surat keluar, serta pemeliharaan aktiva.
Selain itu juga mengurusi masalah yang berhubungan dengan kepegawaian,
seperti daftar hadir, cuti, kenaikan gaji dan pangkat pegawai.
Setiap tahun APA melakukan evaluasi kinerja dari semua personil. Evaluasi
berisi permasalahan yang terjadi selama setahun, omzet perusahaan, dan
perkembangan perusahaan.

3.5.2

Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan mencakup kegiatan pembukuan (akunting) dan

pelaporan keuangan.
1. Akunting (pembukuan)
Kegiatan akunting atau pembukuan merupakan suatu sistem pencatatan
transaksi dagang dan keuangan. Termasuk di dalamnya adalah kegiatan
penganalisaan, pembuktian dan pembuatan laporan.
2. Pengelolaan keuangan
Pengelolaan dan administrasi keuangan meliputi penerimaan, penyimpanan
dan pengeluaran uang.

30

a. Penerimaan dari penjualan tunai

Penerimaan uang dari Apotek Kimia Farma berasal dari penjualan obat
dengan resep dokter dan atau tanpa resep dokter atau dari penjualan secara
tunai lainnya. Hasil penjualan diperiksa kesesuainnya dengan barang yang
terjual melalui Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) baik tunai maupun
kredit, LIPH akan ditandatangani oleh APA.
Bagian keuangan Business Manager (BM) Bandung, setiap hari akan
menerima hasil penjualan tunai dari bagian keuangan apotek yang diketahui
oleh pengawas disertai dengan buku setoran. Dan uang akan disetorkan ke
bagian administrasi keuangan untuk disetorkan ke bank yang ditunjuk.
b. Penerimaan dari penjualan kredit
Penjualan kredit direkap setiap hari, dan diserahkan ke Business
Manager (BM)

Bandung. Selanjutnya pihak Business Manager (BM)

Bandung akan menagih ke instansi yang bersangkutan pada waktu yang

telah ditentukan.
c. Pengeluaran Uang
Pengeluaran uang meliputi biaya-biaya operasional, seperti pembayaran
biaya transportasi untuk antar obat dan biaya untuk pembelian alat tulis
kantor.

3. Pelaporan keuangan
Laporan keuangan berfungsi sebagai pemberi informasi mengenai
perubahan-perubahan yang terjadi pada keuangan karena adanya kegiatan
operasional transaksi jual-beli barang atau jasa selama pada kurun waktu
tertentu. Akuntasi keuangan adalah suatu proses pencatatan dan pengukuran
informasi mengenai perkembangan keuangan suatu perusahaan.
Laporan keuangan dibuat per hari kemudian dibuat laporan per bulan, per
triwulan, dan pertahun. Bentuk-bentuk laporan keuangan yang ada di apotek
umumnya terdiri dari tiga bentuk yaitu:
a. Laporan laba - rugi, yaitu laporan yang menggambarkan tentang aliran
pendapatan dan biaya operasional yang dikeluarkan selama periode waktu
tertentu.
b. Laporan neraca, yaitu laporan yang menggambarkan tentang potret kondisi
kekayaan apotek pada tanggal tertentu.

31

c. Laporan aliran kas, yaitu laporan yang menggambarkan tentang aliran kas
yang masuk dan keluar pada periode tertentu.
4. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma 11 meliputi :
a. Uji Petik
Uji petik merupakan cara untuk mengecek kehilangan atau ketersediaan
barang diapotek yang dilakukan setiap hari. Cara melakukan uji petik adalah
secara sampling diambil 30 item barang, uji petik dilakukan kepada 20 item
diswalayan farmasi dan 10 item barang di Ethical. Kemudian dihitung
jumlah fisik dan kemudian dicek apakah sesuai dengan jumlah dikartu stock
dan database dikomputer. Kemudian dilakukan evaluasi data. Hasil uji petik
yang baik yaitu tidak lebih dari 20%.
b. Pencatatan Defekta dan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
Defekta berisi keperluan barang yang habis atau hampir habis selama
pelayanan atau barang-barang yang stoknya dianggap kurang karena barang
tersebut diperkirakan akan cepat terjual (Fast Moving) , sehingga harus
segera dipesan agar dapat tersedia secepatnya sebelum stok habis.
Seluruh barang yang masuk dan keluar dicatat didalam kartu stok.
Apabila ada barang yang kosong atau jumlahnya tidak memadai, maka
petugas yang melayani resep harus menulis dalam buku defekta sesuai
dengan tugas masing-masing pemegang rak. Hal ini berguna untuk
mengetahui jenis barang yang harus dipesan atau dibeli.
Catatan barang yang perlu dibeli defekta diketik ulang dan direkap
menjadi Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA). BPBA terdiri dari nama
barang, keterangan, stok, pareto, jumlah, kemasan, jumlah pemberian, harga
satuan dan jumlah permintaan.
c. Laporan Stock Opname
Stock Opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang
yang dilakukan setiap 3 (tiga) bulan. Pemeriksaan dilakukan untuk
mengecek apakah jumlah fisik barang sesuai dengan data dalam katu stok
atau data dikomputer. Stok fisik yang dihitung adalah sisa fisik barang saat
berakhirnya periode stock opname. Untuk obat-obat yang waktu
kadaluarsanya tinggal 3 bulan lagi sebaiknya dipisahkan dan jika
memungkinkan ditukarkan ke distributor yang bersangkutan.
Tujuan dari Stock Opname adalah :

32

a)
b)
c)
d)
e)

Mengetahui modal dan piutang dalam bentuk barang

Mengetahui HPP (Harga Pokok Penjualan)
Mengetahui adanya barang yang hilang, rusak atau kadaluarsa
Menginventarisasi barang-barang yang kurang laku atau tidak laku
Pencatatan Bukti Setoran Kasir (BSK) dan Laporan Ikhtisar Penjualan
Harian (LIPH)
Pencatatan dan penyerahan BSK dan LIPH di Apotek Kimia Farma 11

dilakukan setiap hari. BSK dan LIPH merupakan suatu dokumen yang
berfungsi sebagai alat pembuktian uang yang masuk ke apotek sesuai
barang yang dijual. BSK adalah dokumen tanda terima setoran kasir dari
BM ke Apotek, sedangkan LIPH adalah penerimaan uang di Apotek yang
berasal dari penjualan obat dan perbekalan kesehatan lainnya, baik melalui
resep maupun non resep (UPDS), yang selanjutnya dilaporkan ke unit
Business Manager (BM).
3.6 Uraian Tugas dan Kewenangan Asisten Apoteker
Asisten apoteker bekerja dibawah seorang apoteker, namun assisten
apoteker mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Mendata kebutuhan barang.
b. Menata, merawat dan menjaga keamanan barang.
c. Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan.
d. Melayani konsumen dengan ramah dan santun
Selain tugas yang diberikan, adapun wewenang asisten apoteker yaitu
sebagai berikut:
a. Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya.
b. Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan
c.
d.
e.
f.

hasil kegiatan apotek.

Mengambil obat sesuai dengan permintaan resep dan memberi etiket.
Membuat kwitansi pembelian.
Membuat copy resep.
Meracik obat yang sebelumnya sudah diperiksa oleh asisten senior atau

apoteker.
g. Mengisi buku defekta.