OFFICE 2007
FORMADOR - PAULO SOUSA
A utilizao do presente manual dever ser efectuada como suporte de apoio da aco de
formao da aplicao Microsoft Office 2007 Excel Nvel 3.
Objectivos
No final da formao da aco de formao da aplicao Microsoft Office 2007 Excel
ministrada com o apoio do presente manual, o formando ser capaz de utilizar correctamente
as Ferramentas Base e Intermdias da aplicao Excel 2007:
Microsoft Office 2007 - Excel
Introduo
Este manual tem como objectivo, ajudar os formandos a descobrirem as
funcionalidades bsicas da folha de clculo Microsoft Office Excel 2007.
Pretende expor de forma sinttica e ilustrativa as principais potencialidades do Excel.
Desde a abertura de ficheiros at s funes lgicas, Formataes, Frmulas,
Funes, Grficos e Macros. As figuras mostram aos formandos os passos necessrios
para trabalharem com esta ferramenta.
ndice
ndice
Objectivos
Introduo
Viso Geral do Excel
Folhas de Clculo
O Ambiente de Trabalho do Office 2007
A Janela da Aplicao Excel 2007
Elementos da Janela
Descrio
Folhas de Clculo e Livros
Explorar o Excel
Seleccionar dados
Inserir dados
Editar e Eliminar Dados em Clulas
Guardar Livros
Obter Ajuda
Captulo A - Revises
Objectivos
Introduo
Alterar tipo e Tamanho da Letra
Tipos de Letra
Definir Limites e Preenchimento
Unir Clulas
Alinhas os Contedos das Clulas
Opes de Alinhamento
Aplicar Formatos Numricos
Formatos Numricos
Formatar Colunas e Linhas
Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas
Inserir e Eliminar Clulas, Colunas e Linhas
Aplicar Formataes Automticas
Formatao Automtica
Captulo B - Revises
Objectivos
Introduo
Utilizar Nomes
Efectuar Clculos entre Folhas de Clculo
Conceitos Base
Clculos Manuais
Clculos com Funes
Consolidao dados em Folhas com Estrutura Semelhantes
Efectuar Clculos com Funes
Captulo c - Revises
Objectivos
Introduo
4
6
6
6
6
7
7
8
8
8
9
10
12
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14
16
17
20
20
21
22
23
25
26
26
28
28
29
30
31
33
33
34
36
36
36
38
38
39
39
39
40
41
43
43
Criar um Grfico
Tipos de Grficos
Criao Grficos
Formatar Grficos
Captulo D - Revises
Objectivos
Introduo
Ordenar Dados
Ordenar
Filtrar Dados
Inserir SubTotais numa Folha de Clculo
SubTotais
Trabalhar com Comentrios
Comentrio
Fixar Painis
Dispor Janelas
Captulo E - Revises
Objectivos
Introduo
Habilitar Macro
Gravar Macro
Personalizar Macro
Eliminar Macro
Correco de Exerccios
43
44
45
45
47
49
49
49
49
51
51
51
53
53
54
56
57
58
58
59
62
63
65
66
Objectivos
Neste captulo ir criar uma folha de clculo com os componentes fundamentais do Excel
2007.
Ter de:
Identificar os componentes chave no ambiente do Excel 2007;
Explorar o ambiente do Excel 2007;
Seleccionar dados;
Introduzir dados;
Guardar Livros;
Obter ajuda, utilizando o sistema de Ajuda do Excel.
Introduo
O Microsoft Office Excel 2007 no s o auxilia no armazenamento e gesto de dados
alfanumricos como se apresenta como uma eficaz ferramenta de clculo.
Para utilizar plenamente as funes do Excel necessrio, no entanto, conhecer os seus
componentes chave.
Folhas de Clculo
Definio: Uma Folha (Sheet) de clculo uma forma de armazenar e manipular nmeros,
por Colunas (Columns) e Linhas (Rows) que se cruzam, formando clulas. As Clulas (Cells)
armazenam os dados introduzidos numa folha de clculo. As colunas so apresentadas na
vertical e so identificadas por letras. As linhas so apresentadas na horizontal e so
identificadas por nmeros.
Exemplo:
A Figura 1-1 um exemplo de uma folha de clculo electrnica.
Boto do Office
Separadores
Barra de Frmulas
Botes de Deslocamento
Clula activa
Separadores de folhas
Descrio
Surge por cima da coluna A e mostra o nome
da clula actual ou activa. Permite tambm
atribuir nomes e movimentar o cursor para
uma clula especfica
Surge do lado da caixa de nome e apresenta
os contedos da clula activa
Clula actualmente seleccionada
Localizam-se no canto inferior esquerdo e
permitem o acesso s diferentes folhas.
Situam-se esquerda dos separadores das
folhas de clculo e permitem o deslocamento
entre folhas e o acesso primeira ou ltima
folha do livro
MicrosoftOffice-Excel2007FolhadeClculo.Nvel3FORMADOR:RuiLourao
Elementos da Janela
Ttulos de Colunas
Ttulos de Linhas
Explorar o Excel
Neste momento est familiarizado com as caractersticas das folhas de clculo e com os
componentes do ambiente do Excel. Neste tpico ir explorar esses componentes.
Existem vrias formas de se movimentar em Excel. Para activar uma clula ou conjunto de
clulas, pode utilizar o rato ou o teclado. As tabelas seguintes descrevem o modo de utilizao
do rato (ver tabela 1-2) e do teclado (ver tabela 1-3) na movimentao em Excel.
Objectivo
Mover a folha de clculo para baixo ou para
cima para visualizar uma linha de cada vez.
Mover a folha de clculo para a esquerda ou
para a direita apenas uma coluna.
Mover continuamente a folha de clculo na
horizontal ou na vertical.
Mover a folha de clculo de ecr em ecr.
Mover rapidamente, na vertical ou na
horizontal atravs da rea da folha de
clculo.
Mover at clula especfica na referncia da
clula,
Aco
Clique sobre a seta da barra de deslocamento
vertical ou use o scroll do rato (roda entre o
boto direito e esquerdo).
Clique sobre a seta da respectiva barra de
deslocamento.
Clique continuamente com o boto esquerdo
do rato na seta de deslocamento vertical ou
horizontal.
Clique entre a barra de deslocamento e a seta
de deslocamento vertical ou horizontal.
Arraste as caixas de deslocamento.
Clique na caixa Nome, escreva a referncia da
clula (E5, como exemplo) e prima a tecla
(Enter).
Aco
Seleccionar Dados
Neste momento j est familiarizado com o ambiente do Excel e j est preparado para
trabalhar com dados. O primeiro procedimento base a seleco de clulas. Neste tpico ir
aprender como seleccionar dados numa folha de clculo Excel.
A figura 1-5 representa um conjunto de dados na qual se pretende mover o contedo da clula
A2 para a clula B2. A figura 1-6 evidencia o mesmo conjunto, mas com o dado j alterado.
Para seleccionar
Uma nica clula.
Contedos de uma clula.
Uma coluna.
Uma linha.
Vrias linhas ou colunas.
Todas as clulas da folha de clculo.
Procedimento
Clique sobre a clula
Utilize uma das seguintes opes:
Faa duplo clique na clula para
colocar o cursor dentro desta e faa
novo clique para seleccionar o
contedo;
Seleccione a clula, clique na Barra de
Frmulas e seleccione o pretendido.
Use uma das seguintes opes:
Faa duplo clique na clula para
colocar o cursor dentro desta e faa
novo clique para seleccionar o
contedo;
Seleccione a clula, clique na Barra de
Frmulas e seleccione o pretendido.
Utilize uma das seguintes opes:
Clique e arraste da primeira clula
ltima;
Seleccione a primeira clula do
conjunto de clulas, mantendo
premida a tecla (Shift) e clique sobre
a ltima clula para seleccionar todo
o conjunto.
Clique sobre o ttulo da coluna que pretende
seleccionar.
Clique sobre o ttulo da linha que pretende
seleccionar.
Clique sobre o ttulo da primeira coluna ou
linha de intervalo e arraste at pretendida.
Clique sobre o quadrado por cima dos ttulos
de linhas e esquerda dos ttulos das colunas.
Inserir Dados
Saber como inserir dados numa folha de clculo fundamental, na medida em que sem este
procedimento a aplicao Excel torna-se intil. essencial inserir dados para posteriormente
os analisar, por exemplo, apoiar-se nessa anlise para efectuar decises profissionais
importantes.
Guardar Livros
Inseriu dados numa folha de clculo e agora necessrio armazen-los para que possa aceder
a eles mais tarde. Neste tpico ir guardar um Livro.
Criou um livro com dados que vai necessitar de voltar a alterar. Se no guardar o seu Livro,
quando desligar o seu computador perder toda a informao e trabalho realizado. SeTM
guardar
o seu trabalho regularmente, este fica acessvel mesmo depois de terminar a sesso de
trabalho.
(Save as).
1. Com o livro aberto no Excel 2007, aceda ao Boto do Office (Office Button) e clique
sobre Guardar (Save);
possvel que o boto Guardar (Save)
- esteja disponvel na Barra de
Ferramentas de Acesso Rpido (Quick Access Toolbar). Se for o caso desnecessrio
aceder ao Boto do Office, bastando clicar no respectivo boto.
2. Digite o Nome (Name) que pretende dar ao ficheiro;
3. Abra a Pasta (Folder) ou crive onde pretende guardar o ficheiro;
4. Clique sobre o boto Guardar (Save).
Para guardar as alteraes efectuadas num livro j existente, escolha umas das opes:
Com o livro aberto no Excel, aceda ao Boto do Office (Office Button)
e
clique sobre Guardar (Save).
Clique sobre o boto Guardar (Save) na Barra de Ferramentas de Acesso
Rpido (Quick Access Toolbar).
Prima a combinao de teclas (Ctrl) + (G) (Ctrl) + (S).
Obter ajuda
J executou tarefas simples no Excel e, inevitavelmente, ir ser necessrio descobrir ou
relembrar como executar determinadas tarefas no decorrer do seu trabalho com a aplicao.
Neste tpico vamos abordar como obter ajuda a partir do Excel.
Quando acede ajuda ficam disponveis vrios tpicos que lhe permitem aceder e/ou
aprofundar os conhecimentos e procedimentos disponveis.
1. Clique no boto Ajuda do Microsoft Excel (Microsoft Office Excel Help) localizado perto do boto Fechar (Close) da janela do Excel, no canto superior direito
do ecr.
2. Aceda ajuda pretendida:
Clique no tpico que pretende visualizar;
Na caixa de texto Procurar (Search), insira o tema que pretende procurar e
prima (Enter).
3. Analise a lista de resultados e clique sobre o tpico que pretende visualizar.
Captulo I - Revises
Neste captulo iniciou-se no Excel 2007, familiarizando-se com a sua rea de trabalho e
interagindo com alguns dos seus componentes. No prximo captulo iremos modificar os
dados e a folha de clculo de forma a melhor atingir os seus objectivos.
Entretanto fundamental revermos os contedos abordados neste captulo:
1. Construa a legenda da imagem fazendo corresponder o nmero indicado na tabela
rea correcta.
Clula Activa
Separadores de
Folhas
Barra de Frmulas
Caixa de Nome
Botes de
Deslocamento
Ttulos de Colunas
Ttulos de Linhas
Folha
Clula
Linha
Coluna
Pgina
d.
e.
f.
g.
h.
i.
7. Guarde o Livro (Book) actual com o nome Exerccio Um, dentro da Pasta Os meus
Documentos.
8. Feche o Microsoft Office Excel 2007.
As correces dos exerccios deste captulo encontram-se nos anexos.
Objectivos
Neste captulo ir formatar uma folha de clculo.
Ter de:
Alterar o Tipo e o Tamanho da Letra;
Adicionar Limites e Preenchimento s clulas;
Unir clulas;
Alinhas contedos de clulas;
Aplicar Formatos de Nmeros a clulas;
Alterar a Largura de Colunas e Altura de Linhas;
Ocultar Colunas e Linhas;
Inserir Linhas e Colunas;
Aplicar Formataes Automticas
Introduo
Criou uma folha de clculo simples que inclui dados e clculos. Agora pretende definir reas
especficas da folha de clculo para facilitar a localizao de dados. Pode faz-lo com vrias
formataes na sua folha de clculo.
Qual das duas folhas de clculo seguintes torna mais fcil a anlise dos dados contidos na folha
de clculo?
Neste momento j est familiarizado com a rea de trabalho do Excel e sabe introduzir, editar
e manipular os dados dentro de uma folha de clculo. Agora pretende facilitar o aspecto visual
dos dados numa folha de clculo. Uma das maneiras de o conseguir atravs da alterao do
tipo de letra e tamanho de dados.
Qual das folhas de clculo mais clara na transmisso dos respectivos dados? Tabela da Figura
2-3 ou da Figura 2-4?
Figura 2-3: Folha de clculo com tipo de letra pouco legvel (Brush Script Std) .
Tipos de Letra
Definio: Um tipo de letra (Font) um conjunto de caracteres que partilham:
Tipo de letra (por exemplo, Times New Roman ou Arial). O tipo de letra o design de
um determinado conjunto de caracteres;
Tamanho (por exemplo, 12 pt). O tamanho da letra medido em pontos, medindo
cada ponto cerca de 0,035 cm.
Unir clulas
J formatou clulas e redimensionou-as. Surgiro situaes em que ser necessrio manter
dados que se alongam a vrias clulas numa s clula. Neste tpico ir unir clulas.
O ttulo da tabela da Figura 2-10 aparece numa s clula, mas o texto to extenso que para
ser visualizado a largura da coluna ou a altura da linha tero de ser muito aumentadas.
, no entanto, possvel unir as clulas para melhorar a aparncia da folha de clculo e visualizar
o ttulo da tabela ao longo de vrias clulas, como se verifica na Figura 2-11.
Figura 2-11:O mesmo Ttulo visualizado num bloco de clulas unidas numa nica.
Opes de alinhamento
J aprendeu formatao elementar de dados numa folha de clculo. Existem vrias opes
para formatao de dados numricos. Neste tpico ir aplicar formatos numricos.
Em qual dos dois trimestres da tabela da Figura 2-17 so os valores melhor compreendidos?
No primeiro ou no segundo Trimestre?
Formatos Numricos
Definio: Um formato numrico uma formatao que faz com que os dados numricos
sejam apresentados numa clula com um determinado esquema. Pode aplicar uma
formatao numrica a uma clula ou a um conjunto de clulas antes ou depois de introduzir
os dados. As formataes numricas pr configuradas do Excel so constitudas por uma
variedade de categorias, conforme pode observar na Figura 2-18.
Nmero (Number)
Moeda (Currency)
Contabilidade (Accounting)
Data Abreviada (Short Date)
Data por Extenso (Long Date)
Hora (Time)
Percentagem (Percentage)
Fraco (Fraction)
Cientifico (Scientific)
Texto (Text)
Figura 2-19: Folha de Clculo com colunas demasiado estreita para os dados com largura
inadequada.
Para alterar a largura da coluna atravs de arrastamento, siga os seguintes passos:
1. Seleccione uma clula no local onde pretende inserir a nova Linha (Row) As linhas so
inseridas por cima da seleco;
2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opo ao lado do boto Inserir (Insert) e
clique sobre Inserir Linhas nas Folhas (Insert Sheet Rows);
Pode optar, tambm, por clicar com o boto direito do rato sobre o ttulo da linha e
escolher a opo Inserir (Insert).
Para inserir colunas, siga os seguintes passos:
1. Seleccione uma clula no local onde pretende inserir a nova Coluna (Column) As
colunas so inseridas esquerda da seleco;
2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opo ao lado do boto Inserir (Insert) e
clique sobre Inserir Colunas na Folha (Insert Sheet Columns);
Pode optar, tambm, por clicar com o boto direito do rato sobre o ttulo da coluna e
escolher a opo Inserir (Insert).
Para inserir clulas, siga os seguintes passos:
Mover clulas para a direita (Shift cells right) move clulas existentes para a
direita.
Mover clulas para baixo (Shift cells down) move as clulas existentes para
baixo.
Linha inteira (Entire Row) insere uma nova linha.
Coluna Inteira (Entire column) insere uma nova coluna.
J efectuou vrias alteraes de formatao a uma folha de clculo. Agora pretende tornar
mais rpido o processo de formatar tabelas. Neste tpico ir aplicar Formataes Automticas.
Formatao Automtica
Definio: As formataes automticas constituem um grupo predefinido de formatos que
pode aplicar a um conjunto de clulas, nomeadamente: Tipo de letra, padres, limite,
alinhamentos e medidas de coluna/linha.
EXEMPLO: Formataes Automticas.
Captulo II - Revises
Neste captulo formatou folhas de clculo e respectivos dados e realizou alteraes s linhas e
colunas existentes. Antes de iniciarmos a prximo captulo vantajoso treinarmos as tcnicas
abordadas no captulo actual:
1. Abra o Ficheiro Exerccios Excel, que se encontra nos meus Documentos.
2. Altere o Tipo de Letra (Font) da clula A1 para Berlin sans FB Demi, tamanho 12.
3. Seleccione o intervalo de clulas A2 a B5 a aplique um limite Vermelho, Cor 2, mais
Escuro 50% (Red, accent 2, Darker 50%), mais espesso no exterior que no interior.
4. Aplique um preenchimento Vermelho, Cor 2 Mais claro 60% (Red, Accent 2, Lighter
60%) s clulas que contm os nomes.
5. Alinhe o intervalo de clulas A1 a A5 ao centro horizontal e verticalmente.
6. Una as clulas A1 e B1.
7. Altere o contedo da clula A1 para Prmios de Equipa.
8. Formate o contedo das Clulas B2 a B5 Contabilidade (Accounting), com uma s casa
decimal.
9.
10.
11.
12.
13. Insira uma nova linha por baixo da linha 4 e escreva Cartaxo na clula A5.
14. A tabela resultante ser semelhante que se apresenta na ilustrao Prmios de
equipa seguinte:
15. Grave as alteraes e feche o Microsoft Excel 2007
Objectivos
Neste captulo ir efectuar clculos avanados.
Ir:
Utilizar nomes;
Efectuar clculos entre folhas
Efectuar clculos com funes avanadas.
Introduo
No Excel 2007 Nvel 2 criou clculos sobre dados existentes em clulas atravs de frmulas
manuais. Agora precisa de efectuar clculos mais sofisticados numa folha de clculo ou em
vrias folhas de clculo. Pode faz-lo utilizando funcionalidades avanadas do Excel 2007.
Utilizar Nomes
A utilizao de Nomes simplifica a interpretao de frmulas e utilizada para referenciar
intervalos de clulas a serem calculados.
Definio: Um nome de uma clula um nome que identifica a clula pelo termo que
especificado pelo utilizador ao invs da identificao da coluna e linha da clula (A15, B17 ).
Pode criar nomes numa clula ou num conjunto de clulas,
VANTAGENS:
Interpretao Frmulas;
Acesso a Clula Chave;
Seleco Intervalos Extensos;
Realizao de Clculos entre Folhas.
Para atribuir um nome a uma clula, siga os seguintes passos:
1.
2.
3.
4.
Conceito Base
Para realizar um clculo entre folhas bem sucedido necessrio respeitar duas regras
fundamentais:
Se for necessrio mudar de folha durante o clculo: Antes de mudar de folha
fundamental colocar antes o smbolo da operao que vai utilizar. Se esta regra for
desrespeitada perder, quando mudar de folha, a informao da clula anterior;
Se a ltima clula do clculo for numa folha diferente da inicial: Termine a conta,
premindo a tecla {Enter} antes de retornar folha inicial. Quando realiza este
procedimento volta automaticamente folha inicial.
Clculos Manuais
Para efectuar clculos com funes entre folhas, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a clula onde pretende que seja visualizado o resultado da frmula;
2. Insira a Funo que pretende utilizar;
3. No ponto de insero do intervalo de dados aceda folha de clculo onde se encontra
e, em seguida, seleccione o intervalo de clulas pretendido;
4. Termine a frmula premindo a tecla {Enter}.
Para efectuar clculos entre folhas com estrutura semelhante, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a clula onde pretende que seja visualizado o resultado da frmula;
2. Insira a funo que pretende utilizar;
CATEGORIA
Financeiras (Financial)
Data e Hora (Data & Time)
Matemtica e Trigonometria
Estatstica (Statistical)
Consulta e Referncia
(Lookup & Reference)
Base de Dados (Database)
Texto (Text)
Lgica (Logical)
FUNO
Incluem clculos financeiros comuns incluindo clculos de
contabilidade e finanas
Efectuam clculos que envolvem dados relacionados com
datas e horas.
Efectuam clculos matemticos simples e complexos
Efectuam clculos estatsticos em intervalos de dados
Localizam valores numa tabela correspondente ou lista que
contenha os dados para o clculo
Efectuam clculos relacionados com Base de dados
Permitem a manipulao de texto
Contm funes com lgica
Informaes (Informations)
Texto (Text)
Lgica
ou Matemtica e
Captulo A- Revises
Neste captulo resolveu questes matemticas complexas efectuada clculos avanados que
utilizando nomes quer realizando clculos entre folhas. Utilizou, tambm, as Funes
Avanadas do Excel.
No prximo captulo abordaremos o papel dos grficos na interpretao clara, imediata e
eficaz de dados.
Entretanto fundamental revermos os contedos abordados neste captulo:
Lgica (Logical)
PROCV (VLOOKUP)
PGTO (PMT)
Estatstica (Statistical)
DIAS360 (DAYS360)
SOMA.SE (SUMIF)
Financeiras (Financial)
SE (IF)
MODA (MODE)
HOJE (TODAY)
AMORT (SLN)
AGORA (NOW)
As correces dos exerccios deste captulo encontram-se nos anexos.
Objectivos
Neste captulo ir criar e personalizar grficos.
Ir:
Criar grficos;
Formatar grficos;
Alterar i topo de grfico.
Introduo
Inseriu dados numricos numa folha de clculo e agora pretende analisar esses dados de uma
forma mais eficaz visualmente. Para visualizar os dados num formato compacto, pode criar um
grfico. Neste captulo ir criar e personalizar grficos de dados inseridos numa folha de
clculo.
Criar um grfico
Quando cria um grfico, a leitura e anlise dos seus dados torna-se mais fcil e imediata do
que em tabelas.
Definio: Um grfico uma representao visual de informao baseada em dados de ma
folha de clculos. Um grfico contm:
Intervalo de dados Intervalo de clulas que contm os dados reais que esto
representados em grfico (no exemplo Receitas, Despesas e Totais);
Ponto de Dados Um item de dados (uma clula) num intervalo de dados (no
exemplo de receita de Janeiro);
Linha de dados Linha de clulas onde cada clula contm uma nica informao, tal
como um item, um valor ou uma quantidade. Uma linha de dados contm vrios
pontos de dados (dados de Fevereiro).
Srie de dados Uma coluna que contm os mesmos pontos de dados (no exemplo,
receitas).
EXEMPLO:
Tipo de grficos
Existem vrios tipos de categorias de grficos mas iremos debruarmo-nos sobre os mais
utilizados no dia-a-dia. Os restantes so tambm utilizados, embora em reas profissionais
muito especficas.
TIPO
CONE
UTILIZAO
Coluna (Column)
Barras (Bar)
Circular (Pie)
Anel (Doughnut)
ldos valores.
Linha (Line)
Disperso (Scatter)
Criao de grficos
Para criar um grfico, siga os seguintes passos:
1. Seleccione os Dados que pretende visualizar no grfico bem como as suas descries;
Os seus dados apresentados em grficos no precisam de estar em linhas ou colunas
adjacentes. Basta premir a tecla {Enter} e seleccionar as clulas pretendidas ou
intervalos de clulas que pretende definir para o grfico.
2.
3.
4.
5.
Formatar grficos
Uma vez criado o grfico, pode formatar cada objecto constituinte do grfico para que este
seja apresentado de forma a ir ao encontro das suas necessidades.
Objectos constituintes de um grfico:
Existe uma grande variedade de objectos num grfico. A Tabela 2-1 apresenta os objectos do
grfico disponveis.
OBJECTO
Ttulo do Grfico
Eixo Horizontal
Eixo Vertical
Eixos
FUNO
Identificar o grfico.
Descrever os dados apresentados no respectivo Eixo
Descrever os dados apresentados no respectivo Eixo
Nos grficos que apresentam vrias sries de dados, o eixo X mostra a
srie de dados em cada categoria e o eixo do Y apresenta o modo com
os dados so medidos (dinheiro, horas)
Linhas de Grelha
Clarificar a leitura dos dados, colocando linhas quer na vertical quer
horizontalmente.
Rtulos de Dados Apresentar valores numricos, percentagens ou nomes dos dados
representados de maneira a identificar os valores apresentados de
forma exacta.
Tabela de Dados
Apresentar os dados da folha de clculo na qual o grfico se baseia,
numa tabela por debaixo do grfico.
Legenda
Indicar a atribuio de cores das sries de dados.
Tabela 2-2: Descrio de objectos de um grfico.
Para:
Alterar o tipo (Type) de grfico
Inverter os Eixos Horizontal e
Vertical
Alterar a Seleco inicial dos
Dados
Modificar o esquema geral do
Grfico
Modificar o aspecto global do
grfico.
Colocar o Grfico noutra
folha
Configurar o Ttulo do Grfico
(Chart Title)
Apresentar ou ocultar os
Ttulos dos Eixos (Axis Titles)
Apresentar,
modificar
localizao
ou
ocultar
Legenda (Legend)
Apresentar Rtulos de Dados
(Data Labels)
Incluir Tabela de dados (Data
Table)
Alterar configurao ou
retirar os eixos (axes)
Aceda a:
Separador Estrutura (Design), Grupo Tipo (Type)
Separador Estrutura (Design), Grupo dados (Data)
Separador Estrutura (Design), Grupo dados (Data)
Separador Estrutura (Design), Grupo Esquemas de
Grficos (Chart Layouts)
Separador Estrutura (Design), Grupo Estilos de Grficos
(Chart Styles)
Separador Estrutura (Design), Grupo Localizao
(Location)
Separador Esquema (layout), Grupo Rtulos (Labels)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rtulos (Labels)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rtulos (Labels)
TIPOS DE GRFICO
ACONSELHADOS
2
A
FUNCIONALIDADES
Permite modificar o esquema e o estilo do Grfico.
Permite inserir objectos no grfico como Ttulos ou a Legenda.
Possibilita a modificao do Tipo de Grfico.
Objectivos
Introduo
Um nico livro pode conter uma grande quantidade de informao o que dificulta o rpido
acesso aos mesmos. Ao ordenar e filtrar dados, pode visualizar a informao da folha de
clculo do modo que mais se enquadra com as suas necessidades.
Ordenar Dados
Quando ordena dados numa folha de clculo, pode visualizar exactamente os dados
pretendidos.
Ordenar
Definio: Uma ordenao um mtodo para visualizar os dados organizados por ordem
especficos. Os dados podem ser ordenados ascendente (do menos para o maior) ou
descendente (do maior para o menor). Podem tambm ser ordenados atravs de um ou mais
campos.
EXEMPLO:
Filtrar Dados
Definio: Um filtro um mtodo de visualizar unicamente os dados de uma tabela que vo ao
encontro dos critrios especificados. Os dados podem ser filtrados com um nico critrio ou
com vrios critrios utilizando informao alfabtica e/ou numrica.
As setas visveis em cada ttulo de coluna indicam que a lista est pronta para ser filtrada.
Aps definir um filtro, todos os dados que no corresponderem com o(os) critrio(s)
definido(s) so automaticamente ocultos, ficando apenas visveis s os dados correspondentes
com o filtro especificado. Um filtro pode reorganizar os dados na sua localizao da folha de
clculo ou copiar a informao resultante para outra localizao. Os dados filtrados so
repostos ao seu formato original quando remove o filtro.
Para activar o Filtro automtico na sua tabela, siga os seguintes passos:
Para filtra uma lista de dados com o comando Filtro Automtico, siga os seguintes passos:
1. Clique sobre uma das setas que aparecem junto do nome dos campos e active o filtro
desejando.
2. Para voltar a visualizar todos os dados da tabela clique, no separador Dados (Data), no
boto Limpar (Clear).
Existem variados tipos de filtros que podem ser aplicados. Na tabela seguinte so
exemplificados os mais utilizados.
Subtotais
Definio: Um subtotal uma funo executada num subconjunto de dados ordenados. O
Subtotal pode ser criado utilizando uma das vrias funes tais como: Soma; Mdia; Contar,
entre outras. Folha de clculo pode conter todos os subtotais que precisar. Cada Subtotal
inserido na folha de clculo numa linha em separado abaixo do Grupo que est a ser calculado.
Os Subtotais ao serem definidos tambm criam um total geral no final da tabela calculada
sobre todos os seus dados.
SMBOLOS DE DESTAQUE
Quando os subtotais so adicionados numa folha de clculo, o Excel adiciona
automaticamente smbolos de destaque na folha de clculo. Estes aparecem esquerda, na
rea dos ttulos das linhas da folha de clculo.
Os smbolos de destaque no afectam o subtotal e permitem ocultar ou mostrar os dados que
originaram os respectivos subtotais.
EXEMPLO: Lista de SubTotais
Comentrio
Definio: Um comentrio uma caixa de texto que est ligada ao contedo de uma
determinada clula. Quando uma clula contm um comentrio, surge um pequeno tringulo
vermelho no canto superior direito da clula. Os comentrios podem ser utilizados em
qualquer clula, independentemente do tipo de dados que a mesma contm. Por definio, os
comentrios esto ocultos e s ficam visveis quando coloca o rato sobre a clula que contm
um comentrio.
1. Clique com o boto direito do rato sobre a clula que contm o comentrio;
2. Escolha a opo Editar Comentrio (Edit Comment);
3. Realize as alteraes desejadas;
4. Para terminar, clique noutra clula.
Para eliminar um comentrio siga os seguintes passos:
1. Clique com o boto direito do rato sobre a clula que contm o comentrio;
2. A partir do menu de atalho, escolha a opo Eliminar Comentrio (Delete Comment).
Fixar Painis
Uma das situaes que ocorre muito frequentemente , em listas extensas, quando a lista
desce perdida a informao do cabealho o que provoca, naturalmente, complicaes na
interpretao dos dados.
A Figura seguinte evidencia uma situao desse tipo Que valores contm a coluna C? E a D?
Figura 3-4: Folha de clculo com uma longa lista Vertical sem painis fixos.
Seria certamente vantajoso, numa situao semelhante, que conseguisse visualizar sempre a
primeira linha, independentemente da linha da tabela que estivesse a ser visualizada. A figura
seguinte ilustra essa possibilidade.
Para fixar a primeira linha ou a primeira coluna da tabela, siga os seguintes passos:
1. Abra a folha onde pretende ficar a primeira linha;
2. Aceda ao separador Ver (View) e clique no boto Fixar Painis (Freexe Panes);
3. Escolha a opo desejada:
Se pretender fixar a primeira linha da tabela, clique sobre Fixar Linha Cima
(Freeze Top Row);
Se pretender fixar a primeira coluna da tabela, clique sobre Fixar Primeira
Coluna (Freeze First Column).
Existem, no entanto, casos em que necessrio fixar mais que uma linha, mais que uma
coluna ou at uma linha e uma coluna simultaneamente.
Dispor Janelas
Quando trabalha em vrios livros ao mesmo tempo frequente ser necessrio visualizar
informaes dos vrios livros simultaneamente. A nica forma de o conseguir dispondo as
janelas correspondentes.
Para dispor janelas, siga os seguintes passos:
1. Abra todos os livros que pretende visualizar simultaneamente;
Tambm pode visualizar folhas do mesmo livro. Para isso necessrio aceder ao
Separador Ver (View) e clicar em Nova Janela (New Window) para visualizar folhas do
mesmo livro.
2. Aceda, no separador Ver (View), ao boto Dispor Todas (Arrange All);
3. Active a opo desejada e, para terminar, clique no boto OK
Captulo IV - Revises
Neste captulo ordenou e filtrou dados, inseriu Subtotais em folhas de clculo e trabalho com
comentrios e janelas.
No prximo Nvel, iremos abordar tcnicas avanadas de formatao de dados, aprender a
trabalhar com tabelas Dinmicas, introduzir o Conceito de Macros, entre outros
procedimentos que melhoram consideravelmente o trabalho do Excel 2007.
At l fundamental praticar os contedos abordados neste captulo:
1. Abra um novo livro (Book) de Excel, insira os seguintes dados e formate a tabela
manualmente a seu gosto (se utilizar uma formatao automtica um dos pontos do
exerccio ficar por concluir):
Insira os valores directos sem pontos finais ou virgulas e, posteriormente, utilize o
formato numrico apropriado.
Objectivos
Introduo
Definio: As Macros so opes pr-gravadas, que facilitam as aces do utilizador de Excel.
O Microsoft Office Excel 2007, tm vrias Macros com instrues gravadas no seu interior.
Estas instrues seguem um padro comum ao pacote Office 2007. Os seus atalhos
encontram-se disponveis para todos os utilizadores.
EXEMPLO:
Ctrl + P = imprimir; arquivo
Ctrl + T = seleccionar; tudo
Ctrl + B = salvar
Ctrl + N = negrito
Ctrl + I = itlico
Ctrl + S = sublinhado
Se tm uma tarefa que executa com frequncia no Excel 2007, nesse caso pode gravar todas
essas tarefas numa Macro de forma a ganhar tempo.
Habilitar Macro
Para habilitar uma macro no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Clique no Boto Microsoft Office, que se encontra no canto superior esquerdo do
monitor.
2. Aperte o boto "Opes...", mostrado na figura abaixo (Figura Macro 1 e 2);
Ao clicar em "Opes...", ir aparecer a janela abaixo. Escolha ento a opo "Habilitar
este contedo" e clique o boto "OK".
3. Seguidamente, clique na opo inferior do painel (Opes do Excel) que entretanto se
abriu. (Siga as instrues das Figuras Macro 3; Macro 4; Macro 5 e Macro 6)
Agora voc poder usar as macros do Livro Excel 2007. Na prxima vez que voc abrir o Livro
(Book), dever seguir estes mesmos passos para habilitar as macros. Mas cuidado, pois as
macros tambm podem conter cdigo malicioso (Vrus).
Desabilitar todas as macros sem notificao - Marque essa opo se quiser ignorar as macros.
As macros no sero executadas e voc no ser notificado de que o Livro (Book) aberto
possui macros.
Desabilitar todas as macros com notificao - a opo padro. Com ela voc pode protegerse, uma vez que as macros iniciam desabilitadas, mas pode facilmente habilitar as macros.
Habilitar todas as macros (no recomendado; cdigos possivelmente perigosos podem ser
executados) -Como a Microsoft fez questo de deixar claro, essa opo no recomendada.
Afinal, dessa forma, voc nem saber que Livros (Book) tem macros, pelo que poder activar
cdigos maliciosos inadvertidamente.
Gravar Macro
Neste momento j est familiarizado com a rea de trabalho do Excel Macros, e sabe
introduzir, editar e manipular os dados dentro de uma folha de clculo. Agora pretende
facilitar a sua aco em tarefas que executa frequentemente numa folha de clculo. Uma das
maneiras de o conseguir atravs da criao de Macros.
Para gravar uma Macro no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Aceda, no Separador Base (Home), lista de Programador.
2.
3.
4.
5.
Para atribuir uma macro a um boto ou uma forma, clique simplesmente com o boto direito
do rato no mesmo / Atribuir macro e seleccionar a macro desejada.
Personalizar Macro
Agora que j sabe gravar Macros, executar macros, de todo interessante que possa exibir a
sua macro na Barra de Ferramentas.
Para personalizar Macros na barra de Ferramentas no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Clique no boto Office e em seguida clique no boto Opes do Excel.
As opes de Personalizar aparecem no painel da direita.
2. Clique em personalizar na caixa de dilogo;
3. Clique em macros no Escolher comandos de caixa de listagem (drop-down);
4. Seleccione o nome da Macro e clique no boto Adicionar.
Eliminao de Macro
Para remover o boto de macro na barra de ferramentas de Acesso Rpido, simplesmente
clique com o boto e seleccione Remover da Barra de Acesso Rpido. (Ver figura Macro 10)
Correco de Exerccios
Captulo I
EXERCCIO 1
EXERCCIO 2
1. Um livro um conjunto de folhas.
2. Uma clula uma interseco entre uma Linha e uma Coluna.
3. Uma folha um conjunto de pginas.
4. Vrias clulas constituem uma pgina.
5. As colunas so representadas por Letras em Excel.
EXERCCIO 3
Para abrir um Livro no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Clique no Menu Iniciar (Star);
2. Aceda a Todos os Programas (All Programs) e coloque o ponteiro sobre a opo
Microsoft Office;
3. Clique em Microsoft Office Excel 2007 para abrir o programa.
Para inserir os dados no Livro no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Confirme, na Caixa de Nome (Name Box), que a clula A1 est activa;
2. Utilizando teclando, registe o dado Nmero de Empregados;
Correco de Exerccios
Captulo II
EXERCCIO 1
A actualizao de Nomes apresenta vrias vantagens, entre elas:
Evita inserir funes em clulas: I Afirmao Incorrecta. A insero da
funo sempre necessria.
Melhora a interpretao de Frmulas: C afirmao Correcta
Permite seleccionar rapidamente intervalos extensos de clulas: C afirmao
Correcta
O ltimo passa para dar um Nome a uma clula ou a conjuntos de clulas :
Aceder caixa de nome: I Informao Incorrecta. Esse o primeiro passo.
Premir a tecla {F3} : I Informao Incorrecta. A Tecla de Atalho {F3} permite
aceder lista de Nomes.
Lgica (Logical)
PROCV (VLOOKUP)
PGTO (PMT)
Estatstica (Statistical)
DIAS360 (DAYS360)
SOMA.SE (SUMIF)
Financeiras (Financial)
SE (IF)
MODA (MODE)
HOJE (TODAY)
AMORT (SLN)
AGORA (NOW)
SITUAO
A Pretende apresentar numa reunio os resultados
comerciais obtidos nas trs diferentes sucursais da
Empresa S-VENDE para que os mesmos sejam
analisados de forma imediata e clara.
B Na mesma reunio importante analisar a nvel de
Mercado qual a faixa etria dos clientes. Dividiu os
clientes em 4 grupos de faixa etria e pretende
evidenciar quais as respectivas percentagens.
C Para terminar decidiu apresentar a evoluo do
nmero de colaboradores nos ltimos 5 anos, para
cada uma das trs sucursais
TIPOS DE GRFICO
ACONSELHADOS
Coluna (Columns ) ou Barras (Bar)
Circular (Pie)
Linha (Line)
EXERCICIO: 4
SEPARADOR
Formatar (Format)
Esquema (Layout)
Estrutura (Design)
FUNCIONALIDADES
Permite modificar o esquema e o estilo do Grfico.
Permite inserir objectos no grfico como Ttulos ou a Legenda.
Possibilita a modificao do Tipo de Grfico.
Permite aplicar um estilo WordArt ao Ttulo do Grfico
Permite mover o grfico para outra folha.
Permite apresentar o Valor nas Barras do Grfico.
EXERCICIO: 5
Ttulo
Eixo Vertical
Sries de dados
Legenda
Eixo Horizontal
Correco de Exerccios
Captulo III
Para ordenar os dados atravs da Coluna Nome Cliente, siga os seguintes passos:
1. No separador dados (Data) clique no boto
Para ordenar a tabela por mltiplos campos, siga os seguintes passos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
No filtro da coluna Valor Actual, aceda rea de Filtros Numricos (Number Filters);
Clique em 10 Mais (Top 10);
Na opo no meio altere o nmero 10 para 3;
Prima o boto OK
Para visualizar os registos dos clientes inscritos antes da data indicada, utilize o seguinte
procedimento:
1. No filtro da coluna (Dta Inscrio, aceda rea de Filtros de Data (Data Filters);
2. Clique em Antes (Before);
3. Insira a data 01-01-2010 e prima a tecla {Enter} ou clique no boto OK. Surgiram trs
casos;
4. Para limpar o filtro o procedimento idntico ao utilizado nos pontos anteriores.