Anda di halaman 1dari 43

Home adm.

perkantoran korespondensi Materi Pelajaran Korespondensi Kelas X


Administrasi Perkantoran

Materi Pelajaran Korespondensi Kelas X


Administrasi Perkantoran
anugerah bhavati
Add Comment
adm. perkantoran, korespondensi
Tuesday, August 5, 2014
Pelajaran Korespondensi merupakan salah satu pelajaran baru pada kurikulum 2013 yang
diajarkan pada kelas X Administrasi Perkantoran, pada kurikulum sebelumnya pelajaran ini
bernama Menangani Surat/Dokumen Kantor dan diajarkan pada kelas XI Administrasi
Perkantoran.
Selama dua semester pelajaran Korespondensi ini akan diajarkan sebanyak 5 Jam Pelajaran (JP).
Sebagai gambaran awal untuk keseluruhan mata pelajaran ini, berikut akan dijabarkan materi
pelajaran korespondensi yang akan diajarkan pada kelas X selama 1 tahun pelajaran.
Semester Ganjil

Dasar-dasar komunikasi kantor

Peralatan/Mesin Komunikasi

Tata cara menerima Panggilan Telepon

ketiga materi diatas seluruhnya diajarkan sebanyak 10 x 5 JP

Tata Laksana Prosedur Pembuatan Surat/Dokumen/Naskah

Layout Surat

Isi Surat

Ketiga materi diatas (tata laksana, layout surat, isi surat) seluruhnya diajarkan 10 x 5
JP

Semester Genap

Surat Dinas 6 x 5 JP

Surat Bisnis 7 x 5 JP

Prosedur pembuatan surat/naskah/dokumen, isi surat, layout surat, dalam bahasa


inggris, surat dinas bahasa inggris, surat bisnis bahasa inggris 7 x 5JP

Home korespondensi Macam-Macam Hubungan Telepon

Macam-Macam Hubungan Telepon


anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Tuesday, January 20, 2015

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh melalui alat elektronik
dari satu pihak kepada pihak lain. Apabila ditinjau dari segi jarak jangkauannya, hubungan
telepon dapat dikelompokkan menjadi empat macam sebagai berikut:
1. Hubungan Antar Bagian
Hubungan antar bagian (internal) merupakan hubungan langsung antara satu bagian dengan
bagian lainnya dalam satu kantor.
2. Hubungan Lokal
Hubungan lokal (setempat) merupakan hubungan yang dilakukan komunikator dengan
komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu atau dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak
perlu menggunakan nomor kode area yang dituju.
3. Hubungan Interlokal
Hubungan interlokal merupakan hubungan telepon antara dua orang secara langsung dalam jarak
yang jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, tetapi tetap dalam satu negara.

Untuk melakukan hubungan ini penelepon terlebih dahulu harus menekan kode area yang dituju.
Contohnya, apabila kita ingin menelepon ke Yogyakarta, kita harus menekan terlebih dahulu
nomor kode area untuk Yogyakarta, yaitu 0274. Setelah menekan nomor kode area kemudian
diikuti nomor telepon yang dituju.
4. Hubungan Internasional
Hubungan internasional (overseas call) merupakan hubungan telepon langsung jarak jauh dari
seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara lain.
Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan lebih dahulu
nomor 001 atau 008. Setelah itu, menekan nomor kode negara, nomor kode area, baru kemudian
nomor telepon yang dituju.
Dalam hal melakukan hubungan internasional, penelepon harus memperhatikan perbedaan waktu
antar negara agar tidak menyalahi etika bertelepon. Untuk melakukan hubungan diatas,
penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon.
Sekarang, di Indonesia telah menerapkan sistem sambungan langsung jarak jauh (SLJJ) untuk
hubungan interlokal dan sistem sambungan langsung internasional (SLI) untuk hubungan
internasional.
Ditinjau dari cara kerjanya, hubungan telepon dapat dibagi menjadi tiga kelompok sebagai
berikut:
1. Hubungan Melalui Operator
Hubungan telepon jika dilakukan melalui operator, penelepon menekan nomor operator sentral
untuk meminta hubungan perorangan. Berikan nama dan nomor telepon yang ingin dihubungi
dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri.
Apabila sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta
hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk
berbicara.
2. Hubungan Langsung
Hubungan langsung jarak jauh dilakukan dengan cara penelepon berhubungan langsung tanpa
melalui operator. Dengan menekan kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh, penelepon
dapat langsung berbicara.
3. Hubungan Langsung dengan SMS
Hubungan langsung dengan SMS (short mesage service) dapat dilakukan sampai melintasi batas
negara dengan menggunakan layanan pesan pendek. Komunikasi melalui SMS dapat dilakukan
secara tertulis atau melalui suara (voice). Baca Pesan Suara (voice mail)

Home korespondensi Jenis dan Fungsi Telepon Seluler

Jenis dan Fungsi Telepon Seluler


anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Friday, September 19, 2014
Mobile phone atau Telepon Seluler merupakan generasi lanjutan dari telepon. Telepon seluler
(ponsel) atau telepon genggam (telgam) atau handphone (HP) atau disebut pula adalah perangkat
telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon
konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak
perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless).
Saat ini Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System
for Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Badan
yang mengatur telekomunikasi seluler Indonesia adalah Asosiasi Telekomunikasi Seluler
Indonesia (ATSI)
Penemu sistem telepon genggam yang pertama adalah Martin Cooper, seorang karyawan
Motorola pada tanggal 03 April 1973, walaupun banyak disebut-sebut penemu telepon genggam
adalah sebuah tim dari salah satu divisi Motorola (divisi tempat Cooper bekerja) dengan model
pertama adalah DynaTAC. Ide yang dicetuskan oleh Cooper adalah sebuah alat komunikasi yang
kecil dan mudah dibawa bepergian secara fleksibel.

Fungsi dan Fitur Telepon Seluler


Selain berfungsi untuk melakukan dan menerima panggilan telepon, ponsel umumnya juga
mempunyai fungsi pengiriman dan penerimaan pesan singkat (short message service,SMS). Ada
pula penyedia jasa telepon genggam di beberapa negara yang menyediakan layanan generasi
ketiga (3G) dengan menambahkan jasa videophone, sebagai alat pembayaran, maupun untuk
televisi online di telepon genggam mereka.
Sekarang, telepon genggam menjadi gadget yang multifungsi. Mengikuti perkembangan
teknologi digital, kini ponsel juga dilengkapi dengan berbagai pilihan fitur, seperti bisa
menangkap siaran radio dan televisi, perangkat lunak pemutar audio (MP3) dan video, kamera
digital, game, dan layanan internet (WAP, GPRS, 3G). Selain fitur-fitur tersebut, ponsel sekarang
sudah ditanamkan fitur komputer.
Jadi di ponsel tersebut, orang bisa mengubah fungsi ponsel tersebut menjadi mini komputer. Di
dunia bisnis, fitur ini sangat membantu bagi para pebisnis untuk melakukan semua pekerjaan di
satu tempat dan membuat pekerjaan tersebut diselesaikan dalam waktu yang singkat.

Jenis Ponsel Berdasarkan Fungsinya


Ponsel Bisnis
Ponsel jenis ini ditujukan untuk anda yang menginginkan perangkat bisnis dalam genggaman

anda, biasanya ponsel yang telah memiliki kemampuan ini tergolong ponsel pintar (smartphone).
Beragai aplikasi bisnis terdapat dalam ponsel ini dan dapat membuat pekerjaan kantor anda dapat
dilihat dan dikerjakan dalam sebuah ponsel.
Ponsel hiburan
Ponsel jenis ini merupakan ponsel berjenis multimedia, dimana semua aktivitas yang
berhubungan dengan musik, seni, foto, sosial dan lainnya dapat anda atasi dengan sebuah ponsel.
Banyak Ponsel jenis ini yang memiliki variannya tersendiri, seperti ponsel musik, ponsel kamera,
dan ponsel jejaring sosial.
Ponsel fashion
Ponsel jenis ini lebih banyak mengandalkan tampilannya, dan dapat membuat pemiliknya sangat
puas meskipun dengan fitur yang terkesan sederhana. Tetapi dibalik itu semua, sebuah ponsel
fashion dapat berharga berkali-kali lipat dari harga ponsel tercanggih. Dewasa ini dapat
ditemukan ponsel yang berharga lebih mahal dari harga sebuah kendaraan, bahkan lebih mahal
dari harga sebuah rumah.
Ponsel standar
Ponsel jenis ini diperuntukan untuk anda yang menginginkan ponsel yang simpel, fitur yang
disematkan dalam ponsel ini merupakan fitur inti, tanpa teknologi baru yang disematkan.
Materi sebelumnya Mesin Komunikasi Faximile
Home korespondensi Etika Bertelepon

Etika Bertelepon
anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Friday, August 15, 2014
Sebelum menggunakan telepon ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang pegawai,
salah satunya adalah Etika Bertelepon. Seorang pegawai, meskipun bukan operator telepon
harus mengetahui etika bertelepon. Seseorang yang mengetahui etika bertelepon berarti juga
turut menjaga nama baik perusahaanya. Etika Bertelepon sendiri berarti tata cara yang baik
mengenai cara menelepon maupun menerima panggilan.
Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umumnya adalah:
1. Mengangkat dengan segera apabila telepon berdering
2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang
melalui telepon

3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat


4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak
5. Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
6. Bertanya dengan bijaksana
7. Mencatat pesan atau pembicaraan
8. Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9. Meletakan gagang telepon dengan perlahan
10. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
11. Tidak berbicara dengan nada kasar atau membentak
12. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama
13. Tidak berbicara dengan orang lain ketika berbicara di telepon
14. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
Orang yang menerima telefon dengan sikap yang menyenangkan, akan memberikan kesan positif
bagi perusahaanya. Sikap hormat dan ramah ketika bertelepon merupakan hal yang sangat
penting. Karena suara merupakan cerminan pribadi si pelaku pembicaraan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika sedang berkomunikasi melalui telepon:
1. Hati-hati ketika berkomunikasi ketika dalam kondisi lelah, karena secara tidak langsung
nada kesal ini akan terdengar ketika kita berbicara dengan orang lain. Jika memang harus
mengangkat telepon, usahakan agar tidak ada nada lelah tersebut tidak kentara.
2. Gunakanlah telepon perusahaan hanya untuk kepentingan kantor, jangan sampai
persoalan individu menggunakan fasilitas ini. Hal ini akan menjelekkan citra perusahaan,
apalagi jika sampai telepon kantor dijadikan tempat ngobrol, hal ini tentu saja sangat
memalukan sekali.
3. Materi pembicaraan yang disampaikan hendaknya harus menyangkut urusan kantor.
4. Selain menggunakan bahasa yang resmi, santun, dan efektif, intonasi juga perlu
diperhatikan. Kata-kata yang menggunakan intonasi pastilah lebih menarik dibanding
kalimat dengan nada yang lurus.

5. Pada saat menerima telepon dan kebetulan orang yang dituju tidak berada di tempat,
maka seorang pegawai harus bisa menanganinya dengan cara yang bijak. Dengan cara
mencatat pesannya, diminta menelepon kembali, menanyakan kesediaan untuk menunggu
dan lain-lain.
6. Pandai-pandailah menangani orang yang salah sambung ketika menelepon, atau
disalurkan kebagian lain.
7. Jika sipenelepon tetap hendak berbicara dengan pimpinan. Sedangkan pimpinan tidak
berada ditempat, atau sedang rapat, maka penerima telepon harus pandai menyiasati
masalah seperti ini.
Bersambung pada materi Cara Menangai Telepon Masuk
Materi yang berkaitan Dasar-Dasar Komunikasi Kantor
Home korespondensi Cara Menangani Telepon Masuk

Cara Menangani Telepon Masuk


anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Sunday, September 21, 2014
Ketita telepon berdering sudah pasti si penelepon mempunyai maksud penting, maka hendaknya
penerima telepon secepat mungkin menangani telepon masuk tersebut. Jangan sampai si
penelepon merasa tidak nyaman karena menunggu lama atau bahkan memutuskan untuk
menghentikan telepon tersebut.
Penerima telepon harus dapat menunjukkan bahwa kantor tersebut merupakan perusahaan yang
profesional dengan cara menangani telepon dengan sigap, dan profesional.
Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menerima telepon adalah sebagai berikut:
1. Mengangkat telepon sesegera mungkin. Secara umum bila telepon sudah berdering
sebanyak dua atau tiga kali hendaklah penerima telephon segera mengangkat dan
menjawab telepon tersebut. Jangan biarkan si penelepon menunggu terlalu lama.
2. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan
memegang alat tulis serta kertas Lembar Pesan Telepon (LPT), namun bila pegawai
menulis dengan tangan kiri, maka hal kebalikannya yang berlaku.
3. Menyampaikan salam pembuka seperti assalamualaikum, atau selamat pagi, selamat
siang, selamat malam. Tidak lupa menyapa si penelepon dengan sebutan Bapak atau Ibu.
4. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.

5. Gunakan bahasa yang resmi, komuninakif (jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat)
6. Bersikap sopan, ramah, santun dan akrab.
7. Mencatat hal-hal penting dalam Lembar Pesan Telepon (LPT)
8. Bila penelepon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh. Sebaiknya
mohon kepada penelepon agar mengulangi kembali maksudnya.
9. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon
menyebutkan identitasnya dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
10. Menerima telepon dengan semangat meskipun pekerjaan sedang menumpuk.
11. Jika si penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan
cara profesional. Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara sabar, bijaksana dan jelas.
12. Dengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon.
13. Jawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat.
Berdasarkan hal diatas tadi dapat kita ringkas tugas sorang penerima telepon secara efektif bila
memenuhi unsur berikut ini.
1. Caring, memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.
2. Commited, perasaan terikat dengan organisasi, tidak melemparkan masalah yang patut
diemban kepada orang lain.
3. Confident, penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
4. Considerate, bersahabat, empati, dan mengerti emosi penelepon
5. Controlled, dapat menahan diri agar tidak terpancing emosi ketika berbicara dengan
penelepon.
6. Creative, bertindak dengan cara yang bijak dalalm menerima telepon.
7. Contagious, bersikap gembira, antusias, tenang bila berbicara pada penelepon.
Ketika melakukan percakapan via telepon, usahakan berbicara dengan suara yang baik,
phonogenic. Phonogenic sendiri berarti suara yang baik dalam melakukan dialog melalui
telepon. Suara yang dimaksud dapat memberikan kesan santun, bersahabat, ramah, dan penuh
perhatian.

Berbicara melalui telepon harus terdengar menyenangkan dengan kriteria sebagai berikut:
1. Berbicara dengan kecepatan normal
2. Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon
3. Berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi
4. Berbicara dengan rasa santun, ramah, dan rasa ingin membantu penelepon.
Peralatan yang digunakan dalam menangani telepon adalah sebagai berikut.
1. Pesawat telepon, Hand Phone,
2. Kalender Meja
3. Jam
4. Alat tulis
5. Lembar pesan telepon
6. Daftar Nomor telepon
7. Blok note
Berikut ini contoh lembar pesan telepon

Spelling Abjad Pada Penanganan Telepon


anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Saturday, August 30, 2014
Spelling abjad atau pelafalan kata merupakan lanjutan dari keterampilan mendengar. Pelafalan
kata yang benar dimaksudkan agar tidak terjadi salah dalam pengucapan ketika menangani
telepon. Pengucapan kata yang salah tentu akan menghasilkan makna yang berbeda pula.
Pada saat melakukan percakapan di telepon sering kali terdapat kata-kata yang tidak dapat
dimengerti, hal ini dapat disebabkan karena pengucapan huruf yang tidak tepat. Pengucapan
huruf yang salah pasti akan menimbulkan kerancuan pada kata yang diucapkan sehingga kalimat
yang disusun pun menjadi tidak sempurna.
Pegawai administrasi kantor yang bijak seharusnya terampil dalam melafalkan kata demi kata
agar tidak terjadi kesalahan pada saat pengucapan. Dalam dunia telekomunikasi internasional
pelafalan kata yang baik menggunakan Alfabet Fonetik NATO.
Alfabet fonetik NATO adalah huruf fonetik atau huruf ejaan NATO yang banyak dipakai dalam
dunia radio-telefoni secara internasional (seperti halnya, ORARI di Indonesia). Huruf pengeja ini
dipergunakan untuk komunikasi suara baik lewat radiomaupun telepon oleh semua bangsa di
dunia untuk menghindari salah ejaan dalam mendikte suatu suku-kata (terutama jika kata itu
bermakna kritis dan sangat penting).

alfabet fonetik NATO


Berikut daftar Alfabet Fonetik Nato
A = Alpha

H = Hotel
O = Oscar
V = Victor
B = Bravo/Beta
I = India
P = Papa
W = Whiskey
C = Charlie
J = Juliet
Q = Quebec
X = X-Ray
D = Delta
K = Kilo
R = Romeo
Y = Yankee
E = Echo
L = London
S = Sierra
Z = Zulu/Zero
F = Foxtrot/Fanta
M = Mike/Mama
T = Tango
G = Golf
N = November
U = Uniform

Kalimat yang sering muncul pada isi surat


anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi, surat menyurat
Monday, November 24, 2014
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat.
Secara umum, dalam menuliskan isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau
istilah yang mudah dipahami, jelas, ringkas dan tidak bertele-tele.
Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi dan
paragraf penutup. Dalam paragraf pembuka, pengirim surat berkeinginan untuk mengantarkan isi
surat yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik yang berisi pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, maupun permintaan tentang sesuatu hal.
Berikut ini contoh paragraf pembuka:

1. Lembaga pelatihan GEMA GRAFIKA sangat peduli pada peningkatan sumber daya
manusia bidang pemasaran, sehingga...
2. Apakah perusahaan Saudara ingin mengembangkan sistem layanan online?. Oleh karena
itu...
3. Mengingat harga berbagai kebutuhan bahan baku kertas mengalami kenaikan yang cukup
signifikan, maka...
4. Sehubungan dengan kenaikan harga bahan baku kertas yang cukup signifikan, maka
mulai bulan januari 2012 harga langganan koran per bulan menjadi...
5. Apabila perusahaan saudara tertarik untuk mengembangkan sistem presentasi secara
elektronik, maka...
6. Kami beritahukan kepada Saudara bahwa...
7. Mengharap kehadiran Saudara besok pada acara...
8. Bersama ini kami sampaikan bahwa...
9. Membaca surat Saudara tertanggal 10 April 2012, maka...
10. Sehubungan dengan pemberitahuan Saudara pada Surat Kabar Harian Waspada, maka...
11. Pertanyaan Saudara yang tertera pada surat tertanggal 16 Maret 2013, No.
12/Diklat/III/2013 akan kami jawab sebagai berikut...
12. Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak bahwa...

13. Bersama ini saya kirimkan contoh proposal yang Saudara minta.
14. Bersama ini saya kirimkan sebuah katalog produk terbaru kami sebagaimana yang Anda
minta.
15. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa permohonan Saudara untuk menjadi
karyawan PT Juwita Malam tidak dapat kami kabulkan...
16. Dalam rangka pembukaan kantor cabang pembantu kami yang ada di Solo, maka...
17. Sehubugan dengan surat Saudara tanggal 10 Maret 2013, kami ingin menyampaikan halhal berikut ini.
18. Surat permohonan Saudara kepada Drs. Muhdi Mahrullah, S.E. sebagai salah satu
narasumber dalam acara Bedah Komunikasi Bisnis telah kami terima
19. Sesuai dengan pembicaraan Saudara melalui telepon pada tanggal 16 April 2012, maka...
20. Dengan berat hati kami memberitahukan bahwa penawaran Saudara tanggal 5 Maret
2013 ditolak...
21. Menjawab surat Saudara tanggal 2 Mei 2013, maka perlu kami jelaskan sebagai berikut.
22. Memperhatikan surat Saudara tanggal 15 juni 2013, maka perlu kami jelaskan beberapa
hal penting sebagai berikut.
23. Dengan ini kami mengundang Saudara besok...
Selanjutnya dalam paragraf isi perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan
kepada si penerima surat. Namun, yang terpenting lagi adalah bahwa isi surat, hendaknya
disampaikan secara singkat, lugas, dan jelas. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, maka isi
suratnya harus berkaitan dengan pemesanan produk, pemberitahuan pindah kantor, penawaran
produk baru, penagihan hutang, laporan penjualan, pengaduan pelayanan, kerja sama bisnis,
penolakan kerja, proposal ekspansi, dan sebagainya.
Lalu bagaimana dengan paragraf penutup?, paragraf penutup merupakan kesimpulan dan kunci
isi surat. Lagi pula, paragraf penutup dapat juga mengandung suatu harapan pengirim surat
maupun ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf penutup:
1. Atas kehadiran Saudara kami mengucapkan terima kasih
2. Atas segala bentuk partisipasi Saudara dalam menyukseskan acara ini, kami
mengucapkan terima kasih.

3. Semoga surat ini semakin memperkuat hubugan kemitraan yang telah terjadi selama ini.
4. Meskipun Saudara belum dapat bergabung dengan perusahaan kami, namun kami tidak
lupa mengucapkan terima kasih atas kepercayaan saudara pada perusahaan ini.
5. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
6. Semoga kekeliruan yang terjadi selama ini hendaknya menjadi cambuk yang sangat
berharga bagi perbaikan di kemudian hari, terima kasih.
7. Terima kasih kami sampaikan kepada Saudara atas apresiasi yang sangat baik pada
perusahaan kami.
8. Pimpinan dan staf GEMA INSANI mengucapkat terima kasih atas partisipasi Saudara
dalam mengembangkan sumber daya manusia.
9. Atas perhatian dan kerjasama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
10. Semoga apa yang menjadi harapan Saudara dapat menjadi kenyataan.
11. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
12. Demikian proposal ini kami buat, semoga bermanfaat adanya.
13. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi anda.

Bagian-Bagian Surat Beserta Fungsinya


anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Monday, September 8, 2014
Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya
masing-masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang
berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian surat ini berguna untuk memudahkan pengguna
surat dalam mengidentifiakasi pihak pengirim surat.
Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur
bentuk yang berlaku secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh
menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.

Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat.
Berikut ulasan bagian surat beserta fungsinya:

sumber gambar: http://en.wikipedia.org/wiki/Airmail

Kop Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya
organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga
dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

kop surat
Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:
1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan
tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Identitas
Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang
paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan
berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri
bagi perusahaan.
2. Pemberi Informasi
Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap
dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi
lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.
3. Alat Promosi
Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha
yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi
perusahaan tersebut.

Leher Surat

Leher surat berisi hal-hal berikut:


1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

leher surat

Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi.
Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat
surat secara tertulis di dalam surat tersebut.
Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut
ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

mempermudah penetapan waktu membalas surat

mempermudah pengingat bagi penerima surat

sebagai referensi bagi tugas administrasi

Nomor Surat
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan

petunjuk unit atau departemen asal surat

mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu

memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

Perihal Surat
Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:

simpulan isi surat

memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan

petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.

Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.
Alamat yang Dituju
Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

petunjuk bagi penerima surat

petunjuk bagi petugas administrasi

Badan Surat

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti
dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:
1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

badan surat
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan
segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Dengan hormat,
Salam bahagia,
dan sebagainya
Kalimat Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat.
Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang
yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka.
Isi Surat
Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat
merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus
dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan
pengarahan.

Kaki Surat

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

kaki surat
1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat
Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk
ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.

Jabatan Penanda tangan


Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa
yang mengirimkan surat tersebut.
Singkatan (Inisial)
Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas
pemerintahan, penulisan surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada
konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf.
Namun untuk menjadi pegawai administrasi yang baik ada baiknya sebelum memulai membuat
surat tersebut hendaknya memerhatikan syarat penulisan surat yang baik.
Home korespondensi surat menyurat Bahasa Dalam Penulisan Surat

Bahasa Dalam Penulisan Surat


anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi, surat menyurat
Tuesday, November 4, 2014
Surat memiliki ciri khas sendiri dalam berkomunikasi, komunikasi menggunakan surat cendrung
membutuhkan penggunaan bahasa secara baik. Sebagaimana kita ketahui penggunaan bahasa
yang baik diperlukan dalam menulis isi surat.
Agar pesan yang disampaikan mudah dipahami oleh si penerima surat, sebaiknya menggunakan
bahasa yang baik dan benar, sesuai kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat.
Sebagai contoh, bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan
paragraf, cara penyusunan kalimat, dan lain sebagainya.
Kendala yang sering muncul pada penulisan surat adalah ketika pembaca surat tidak langsung
dapat memahami bagaimana alur pemikiran seseorang, termasuk sejauha mana respon pengirim
surat kepada pihak lain. Misalnya penulisan dengan bahasa yang kacau, tidak runtut, dan
penggunaan kata yang terkesan "kasar" atau tidak etis, maka seseorang secara tidak langsung
akan memperoleh penilaian yang kurang sopan dalam menghargai orang lain.

Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis, dalam memilih kata hendaknya memenuhi
syarat yang baik atau baku, dan juga cermat. Perlu dihindari penggunaan kata yang belum diakui
kebakuannya, misalnya gimana, ngapain, kenapa, bikin. Padanan kata-kata tersebut yang sudah
baku adalah bagaimana, mengapa, dan membuat.
Selain pemilihan kata yang baik, dalam menulis surat juga perlu menggunakan kata yang lazim
dalam masyarakat, kata yang lazim dalam masyarakat adalah kata-kata yang sudah dikenal.
Sedapat mungkin gunakanlah kata atau istilah dalam bahasa indonesia. Disamping itu bahasa
surat perlu mempertimbangkan pilihan kata secara cermat. Dalam hal ini pengirim surat
sebaiknya melihat kedudukan penerima surat, apakah pangkat dan kedudukannya sederajat
dengan pengirim surat.
Sebagai contoh, penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda dan lain sebaiknya tepat atau
sesuai dengan pangkat dan kedudukan penerima surat. Jangan sampai surat tersebut
meninggalkan kesan yang kurang baik kepada penerima surat. Oleh karena itu pemilihan kata
secara tepat perlu diperhatikan dengan seksama.

Syarat Penulisan Surat yang Baik


anugerah bhavati
Add Comment
surat menyurat
Friday, August 8, 2014
Menulis surat terkadang menjadi susah-susah gampang, sulit karena kita tidak terbiasa menulis
surat yang baik sesuai kaedah, dan akan menjadi mudah jika kita sudah sering menulis surat dan
paham tata cara menulis surat yang baik. Silahkan melihat kumpulan aneka surat jika
membutuhkan referensi tentang berbagai jenis surat.
Berikut ini akan sedikit diulas beberapa syarat penulisan surat yang baik, diantaranya sebagai
berikut:

Gaya Bahasa yang Tepat

Gaya bahasa akan berpengaruh terhadap makna isi surat. Sudah pasti antara satu surat dengan
surat lainnya akan berbeda pula gaya bahasanya sesuai dengan inti surat. Surat permintaan pasti
berbeda gaya bahasanya dengan surat penagihan, surat penawaran juga akan sangat berbeda
dengan surat penjualan. Hendaknya dalam penulisan kalimat didalam surat tidak meninggalkan
sopan santun dalam berbahasa agar memperoleh tanggapan positif dari pembaca surat.
Sebaiknya dalam menulis surat sebisa mungkin menghindari hal-hal berikut:

Hindari kata-kata atau kalimat yang majemuk

Perhatikan aturan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar

Selalu menggunakan bahasa yang sopan dalam penulisan surat

surat

Gunakan Kalimat yang Sederhana

Kalimat merupakan gabungan kata yang tersusun secara teratur, membentuk suatu pengertian
sendiri. Menyusun kalimat surat tidaklah mudah. Susunan dan bentuk yang rapi, teratur, masih
harus dilengkapi dengan tutur bahasa yang sepadan. Kalimat paling sesuai adalah kalimat
singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan tata bahasa yang benar.

Perhatikan Isi Surat

Isi surat hendaknya disusun berkaitan dengan keseluruhan isi surat. Pokok masalah yang akan
dituangkan diatas secarik kertas hendaknya direncanakan terlebih dahulu sebelum memulai
menulis surat. Lalu rangkailah dalam susunan kalimat yang berisi kata-kata yang tepat.

Kejelasan Makna

Kejelasan makna mutlak diperlukan agar tidak terjadi multi tafsir bagi pembaca surat, untuk itu
dapat dipertimbangkan hal berikut:
1. Hindari pemakaian kata yang tidak lazim, berbelit-belit, dan kalimat yang panjang.
2. Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, alinea yang
teratur, ketiklah surat dengan rapi, jelas dan benar.
3. Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat dan penggunaan singkatan hanya yang
bersifat umum saja.

Pengaturan Alinea

Alinea merupakan kumpulan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk
membentuk gagasan yang jelas. Kesempurnaan alinea terbentuk dari himpunan kalimat yang
mengemukakan sesuatu yang lebih jelas, lebih terang, terutama berkaitan dengan tema yang akan
disampaikan dalam surat. Oleh karena itu, dalam satu alinea hanya ada satu pokok persoalan,
jangan lebih. Kalimat satu dengan lainnya harus saling berkaitan dalam membentuk gagasan
tertentu. Kalimat yang lain merupakan kalimat penjelas, karena fungsinya sebagai pengembang
alinea tersebu.

Bentuk-Bentuk Surat
anugerah bhavati
3 Comments
korespondensi
Friday, March 28, 2014
Surat dapat dikatakan sebagai wakil perusahaan, surat yang baik sering kali berimbas pada
persepsi orang lain bahwa perusahaan si pengirim surat juga profesional, begitu juga sebaliknya,
surat yang acak-acakan tidak runut, kurang rapi lecek juga dapat menggambarkan hal yang sama
tentang perusahaan.
Salah satu hal yang perlu diperhatikan untuk membuat surat yang baik adalah bentuk-bentuk
pengetikan surat itu sendiri. Pada artikel kali ini akan dijelaskan berbagai bentuk-bentuk surat
yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style,
Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block Style.

1. Bentuk Lurus (Block Style)


Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari
margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin
sebelah kiri, perhatikan contoh berikut ini.

2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)


Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph
surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung), kita lihat contoh berikut.

Hanging Paragrapfh Style

3. Bentuk Lekuk (Indented Style)


Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu
menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri, berikut contoh
gambarnya.

Indented Style
4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat,
pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri. Dapat dilihat pada contoh berikut ini.

Full Block Style

5. Bentuk Resmi (Official Style)


Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat
dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam,
setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam. Lebih jelas perhatikan contoh surat dibawah ini.

Official Style
6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style
adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada
di sebelah kanan surat, lebih lengkap dapat dilihat pada gambar berikut.

Semi Block Style

Demikianlah bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam tata persuratan, bentuk-bentuk
diatas bukan merupakan bentuk pasti, jika Anda memiliki berbagai bentuk pengetikan surat yang
beda, namun tidak mengurangi makna isi surat, maka bentuk tersebut sah Anda gunakan dalam
penulisan surat. Jangan lupa untuk melihat artikel Jenis-jenis Lipatan Surat.
Selain surat tersebut diatas, berbagai macam surat dapat anda temukan di situs Aneka Su

Jenis-jenis Lipatan Surat


anugerah bhavati
Add Comment
korespondensi
Friday, January 24, 2014
Pada saat membuat sepucuk surat, mungkin sebagian kita terbiasa melipat surat dengan berbagai
macam gaya, seringnya kita melipat berbagai surat tersebut sekenanya saja mengikuti jenis
amplop dan menurut selera si pembuat surat. Padahal sebenarnya lipatan-lipatan surat juga
memiliki nama, mungkin juga lipatan surat yang akan kita bahas sudah pernah kamu praktekkan
namun belum tahu namanya. Maklum saja, hal seperti ini hanya dipelajari pada Jurusan Adm.
Perkantoran di SMK.
Bagi siswa/i SMK AP lipatan surat ini sudah sangat lumrah dipelajari, namun begitupun ibarat
mata pisau yang sudah tumpul jika diasah maka akan tajam kembali, inilah kiranya maksud
tulisan ini, untuk mengingatkan kembali bahwa lipatan surat sebenarnya memiliki nama
panggilan.
Kalau belum memiliki kumpulan surat dapat merujuk ke berbagai macam aneka surat.
Berikut adalah Jenis-jenis Lipatan Surat yang sudah lumrah di pelajari.
1. Lipatan Tunggal
Lipatan ini memiliki nama lain lipatan manunggal, atau single fold dalam bahasa inggris. Lipatan
ini cukup membagi kertas menjadi dua lalu melipatnya. Kiranya lipatan ini lebih cocok untuk
dimasukan kedalam amplop berukuran besar.
2. Lipatan Ganda Sejajar
Lipatan ganda pararel, atau pararel double fold adalah nama lain dari jenis lipatan ini, lipatan ini
sering kita gunakan dalam pembuatan surat menyurat kita sehari-hari. Lipatan surat ini dilakukan
dengan membagi surat menjadi dua bagian (seperti pada lipatan tunggal) kemudian dilipat lagi
menjadi dua dengan sisi yang sama.
3.Lipatan Baku

Dalam bahasa inggris biasa disebut standart fold, lipatan ini membagi kertas menjadi tiga
bagian, kemudian bagian bawah kertas dilipat ke atas, sedang bagian atas dilipat ke bawah.

4. Lipatan Akordion
Jika pernah melihat alat musik akordion, pastinya kalian akan langsung tahu bentuk lipatan surat
ini. Dengan nama lain accordion fold, sebenarnya lipatan ini seperti lipatan ganda sejajar tapi
bagian atas lipatannya dibalik ke belakang.
5. Lipatan Akordion Rendah
Nama lain jenis lipatan ini adalah lipatan setengah akordion, atau semi accordion fold. Jenis
lipatan ini, seperti kakak kandungnya diatas, yang membedakannya adalah, salah satu hujung
suratnya (biasanya dibagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.
6.Lipatan Baku Rendah
Semi standart fold, atau lipatan setengah baku, merupakan adik dari jenis lipatan baku, yang
menjadi pembeda dari lipatan baku adalah, salah satu sisinya (biasanya bagian bawah) lebih
pendek dari yang lainnya.
7. Lipatan Model Baron
Baronial Fold, dalam bahasa inggris. Jenis lipatan ini diawalai dengan lipatan tunggal, lalu
kedua sisi samping surat dilipat lagi ke dalam.
8. Lipatan Model Prancis
French Fold dalam bahasa inggris. Lipatan ini merujuk pada negara pusat model dunia, cara
melipatnya demulai dengan lipatan tunggal kemudian dilipat dua lagi ke samping.
berikut gambar ke delapan jenis-jenis lipatan surat tersebut.

Itulah jenis-jenis lipatan surat, seperti yang sudah dijelaskan ternyata ada beberapa jenis lipatan
yang sering kita buat namun tidak tahu namanya. Ibarat pepatah "tak kenal maka tak sayang",
maka dari itu kita kenalah, nah... kalau kita sudah kenal, tentunya jadi paham dan paling tidak
(kalau belum cinta dengan surat menyurat) jadi tahu jenis lipatan surat.
Jangan lupa baca: Bentuk-Bentuk Amplop
------------------------Mail Handling by A.D.B
http://www.anugerahdino.com/2014/08/materi-pelajaran-korespondensi-kelas-x.html

Bentuk-Bentuk Amplop
anugerah bhavati
1 Comment
korespondensi, surat menyurat
Thursday, September 18, 2014
Dalam pengiriman surat secara lazim menggunakan amplop baik yang berukuran kecil, sedang
maupun panjang. Amplop berfungsi sebagai salah satu penjaga kerahasiaan isi surat. Pengiriman
surat, proposal, dan laporan bisnis dalam amplop merupakan bagian etika berkorespondensi.
Selain sebagai wadah pengirim surat dan etika korespondensi, fugnsi amplop juga sebagai sarana

promosi perusahaan. Hal ini dikarenakan logo, nama dan alamat perusahaan pengirim surat pasti
tertera pada amplop surat tersebut.
Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujud, ukuran, dan penggunaannya.
a. Berdasarkan wujudnya, amplop dibedakan menjadi
1. Amplop Biasa
2. Amplop Berjendela
b. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi
1. Amplop Resmi
2. Amplop Kartu
3. Amplop Bisnis
4. Amplop Pendek
5. Amplop Panjang
6. Amplop Besar
c. Berdasarkan penggunaanya, amplop dibedakan menjadi
1. Amplop Katalog
2. Amplop mata berkait
3. Amplop kancing bertali

Amplop berjendela

Amplop Kancing

Amplop Biasa

Amplop Bisnis

Amplop Kartu

Amplop Katalog

Anda mungkin juga menyukai