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DIRECCIÓN DE PLANEACIÓ

DIRECCIÓ PLANEACIÓN
Y SISTEMAS DE INFORMACIÓ
INFORMACIÓN

SIGAMOS MEJORANDO
CALIDAD, AMBIENTE y CONTROL

PREMIO DISRITAL DE LA CALIDAD


¿Qué es un Sistema Integrado de
Gestión?

El Sistema Integrado de Gestión está concebido como la interrelación


armonica de herramientas gerenciales que buscan:

• Cumplir la fines esenciales del estado en el marco de sus


competencias.
• La eficiencia y eficacia de los procesos
• El cumplimiento de los objetivos de la entidad
• Minimizar los impactos ambientales negativos generados por las
actividades de la Unidad
• Proporcionar una base para el mejoramiento continuo.

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Sistema de Gestió
Gestión de
la Calidad
NORMA NTCGP 1000:2004

Sistema de
Sistema de
Gestió
Gestión Ambiental
Control Interno
PIGA
NORMA MECI 1000:2005
Acuerdo 19 de 1996

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¿Que significa?

NTCGP: Norma Técnica de Calidad


en la Gestión Pública
MECI: Modelo Estandar de Control
Interno
PIGA: Plan Institucional de Gestión
Ambiental.

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FECHAS DE IMPLEMENTACIÓN DE ESTOS
MODELOS

La implementación del Sistema de Gestión de la calidad,


en cada una de las entidades, debe garantizarse en el
término de cuatro (4) años contados a partir de la
expedición del decreto 4110 de 2004 según la directiva
004 de 2005. Es decir que este debe estar
implementado en diciembre del 2008.
En cuanto a MECI (modelo estandar de control interno)
el Decreto 2913 de 2007 deroga el decreto 2621 de
2006 y amplia el plazo para la implementación del
mismo hasta el 8 de diciembre de 2008.
2008
SISTEMA DE
GESTION
DE LA CALIDAD
SGC
NORMATIVIDAD QUE
RIGE EL SGC
Ley 872 del 30 de diciembre de 2003. Por la cual se crea el sistema
s istema de gestión de la
calidad en la Rama ejecutiva del Poder Público y en otras entidades
entidades prestadoras de servicios.

Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004. Por el cual se reglamenta


reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, determinando
determ inando los los presupuestos
generales y requisitos mínimos para establecer, documentar Implementar
Implementar y mantener un
Sistema de Gestión de la Calidad, estableciendo la obligatoriedad
obligatorieda d de su aplicación para todos
los organismos, entidades y agentes obligados.

Acuerdo 122 del 28 de junio de 2004. Adopta para el Distrito Capital


Capital el Sistema de Gestión
de Calidad.

Decreto Distrital 387 diciembre de 2004. Por el cual se reglamenta


reglamen ta el Acuerdo 122 de 2004
que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad y que asigna a la Secretaría
General la orientación y coordinación de la Implementación del sistema
s istema a nivel Distrital a
través de la Dirección de Desarrollo Institucional.

Directiva 004 de 2005. Direccionamiento para la implementación del Sistema de Gestión de


la Calidad en el Distrito Capital.
Capital.

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CALIDAD (SGC)
Es el grado en el que el conjunto de servicios
ofrecidos por la Entidad, cumple con los
requisitos prometidos por ella.
El objetivo de la calidad es mejorar el
desempeño de las Entidades y su capacidad de
proporcionar productos y/o servicios que
respondan a las necesidades y expectativas de
sus clientes.

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SGC
La alta dirección debe proporcionar evidencia de su
compromiso con el desarrollo e implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad, así como la
mejora continua de su eficacia eficiencia efectividad.

En la Secretaría de Gobierno el representante de la


alta Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad
es el Director de Planeación y Sistemas de
Información.
Numerales de la Norma NTCGP 1000: 2004
1. Introducción
2.Objeto y campo de aplicación
3. Términos y definiciones
4. Sistema de Gestión de Calidad
4.1 Requisitos Generales
4.2 Gestión documental
4.2.2 Manual de Calidad
4.2.3 Control de Documentos
4.2.4 Control de Registros
5.Responsabilidad de la Dirección
6.Gestión de los recursos
7.Realización del producto o prestación del servicio
8.Medición análisis y mejora
8.1 Seguimiento y medición
8.2.2 Auditoria Interna
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto
.3 Control del producto y /o servicio no conforme
8.4 Análisis de datos
8.5 Mejora
8.5 Mejora continua
8.5.2 acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
ETAPAS DE IMPLEMENTACION DEL
SGC SEGÚN LA SECRETARÍA
GENERAL
 ET APA 1: Preparación
1. Compromiso del a alta gerencia
2. Programa estrella
3. Diagnóstico
4. Construcción de modelo integral de gestión
 ET APA 2: Estandarización y mejoramiento de procesos
1. Mapa de procesos
2. Secuencia, Interacción y Caracterización
3. Política de Calidad
4. Diseño, estandarización y mejoramiento de procesos
5. Indicadores de Gestión
6. Diseño implementación de procesos y procedimientos de la norma

 ET APA 3: Mejoramiento continuo


1. Rervisiones de la dirección
2. Auditorias Internas
3. Planes de Mejoramiento

 ET APA 4: Consolidación del siste ma de gestión de la calidad


1. Manual de calidad
2. Definición del esquema de sostenibilidad

 ET APA 5: Certificación.
SGC
Duran te la primera etapa “preparación”
la Secretaría de Gobierno puso en
marcha “Las olimpiadas de la calidad” y
“El plan estrella” actividades que
permitieron sencibilizar y dar aconocer
conceptos y lineamientos de Calidad y
PIGA
Plan Estrella
Con miras a implementar un sistema Integral de
Gestión se programaron una serie de actividades
cuyo objetivo era involucrar el factor humano de la
Entidad a través de actividades lúdicas que le
permitieran al funcionario facilitar e interiorizar el
cambio que la entidad atraviesa. Una de estas era la
implementación del plan estrella, el cual perseguía
generar un ambiente laboral adecuado que facilitara
la realización del trabajo, estimular los hábitos de
orden y limpieza, tener evidencia segura de la
información generada en el trabajo, facilitar el
desarrollo de actividades que requieran disciplina y
autocontrol, brindar una buena imagen de los
puestos de trabajo y en su conjunto de toda la
entidad.
PRINCIPIOS DEL PLAN ESTRELLA
1. Descartar : identificar en cada sitio de trabajo y espacios comunes lo que es
útil, reciclabe e inútil.
2. Organizar: Establecer o reformar algo, sujetándolo a reglas de orden y
armonía; implica clasificar los objetos de acuerdo a un método establecido.
establecido.
3. Limpiar: es la eliminación de suciedad.
4. Bienestar y gusto por mantener lo alcanzado:
alcanzado: debe entenderse como
bienestar personal y por lo tanto debe complementarse con otras acciones
que nos lleven a tener cada día una vida más armónica.
5. Disciplina y autocontrol: Significa convertir en hábito el empleo y utilización
de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en en el lugar de
trabajo.
PRINCIPIOS
DE LA
CALIDAD
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Principios de la
Calidad
1. ENFOQUE HACIA EL CLIENTE.
La razón de ser de las Entidades es prestar un servicio dirigido
a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que la
entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y
futuras de los clientes, que cumplan con sus requisitos y que se
esfuercen por exceder sus expectativas

2. LIDERAZGO
Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta
Dirección de cada Entidad es capaz de lograr la unidad de
propósito dentro de esta, generando y manteniendo un
ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos
y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar
a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la
entidad.

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Principios de
la Calidad
3. PARTICIPACIÓN ACTIVA DE LOS SERVIDORES
PÚBLICOS
Es el compromiso de los servidores públicos y/o particulares que
ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permiten el logro
de los objetivos de la Entidad

4. ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS


Identificar los procesos, sus interacciones y gestionarlos

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Principios de
la Calidad

5. ENFOQUE DEL SISTEMA PARA LA GESTIÓN


Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como
un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización
organización
en el logro de sus objetivos.
.

6. MEJORA CONTINUA
Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

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Principios de
la Calidad

7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA


DE DECISIONES
En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se
basan en el análisis de los datos y la información, y no
simplemente en la intuición.

8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS


Las entidades y sus proveedores son interdependientes, una
relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta
la capacidad de ambos para crear.

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Principios de
la Calidad

9. COORDINACION, COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN


El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el
desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan
emplear de una manera racional los recursos disponibles.

10. TRANSPARENCIA
La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las
decisiones claras; por lo tanto es importante que las entidades
garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos
facilitando el control social.

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MODELO DE UN SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD BASADO EN PROCESOS
Clientes Clientes
(destinatarios Responsabilidades (destinatarios
beneficiarios de la Dirección
usuarios) beneficiarios
usuarios)

Gestión de los Medición Análisis


Satisfacción
recursos y mejora

Requisitos

Entradas
Realización del
Producto
producto
Salidas
¿QUÉ ES UN PROCESO?

Es un conjunto de actividades que


toman un insumo, le agregan valor y
generan como resultado un producto o
servicio que entregan al cliente.

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Entradas que regulan el proceso

CONTROLES

ENTRADAS SALIDAS
PROCESO
Valor Agregado

Todo lo que Resultado de


se transforma transformar
en una salida las entradas
RECURSOS (Productos)
Intervienen en el proceso
SIG
y no se transforman
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CALIDAD, AMBIENTE Y
CONTROL
RECURSOS Y CONTROLES QUE
INTERVIENEN EN EL PROCESO

MAQUINAS Y
MANEJO
EQUIPOS

MÉTODOS MONEDA

MANO DE
MEDICIÓN
OBRA

MEDIO
MATERIALES
AMBIENTE
TIPOS DE PROCESOS
 PROCESOS ESTRATÉGICOS: Conjunto de
actividades a través de las cuales la Entidad
define el norte de la misma.
 PROCESOS MISIONALES: Conjunto de
actividades a través de las cuales se muestra la
razón de ser de la Entidad.
 PROCESOS SOPORTE O DE APOYO:
Procesos que soportan la operación de los
demás procesos
 PROCESOS DE EVALUACION O CONTROL:
Procesos que verifican la operación de los
demás procesos
SGC
En la Secretaría de Gobierno
encontramos:

2 Procesos estratégicos
10 Procesos Misionales
8 Procesos de Apoyo
2 Procesos de Evaluación.
Ver diapositiva (Mapa de procesos)
¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?

Forma especificada para llevar a cabo


una actividad o un proceso.

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PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS POR LA
NORMA NTCGP:1000
SON SEIS (6)
 Auditoria interna
 Acciones correctivas
 Acciones preventivas
 Control de documentos
 Control de registros
 Producto no conforme

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GLOSARIO
A continuación se mencionan algunos términos
relacionados con la calidad
Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable.
Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.
Auditoria interna. Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera
objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los
criterios definidos para la auditoria interna.
Registro:: Documento que presenta resultados obtenidos o
Registro
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

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GLOSARIO

Manual de la calidad: Documento que especifica el


sistema de gestión de la calidad de una entidad.
Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el
grado en que se han cumplido sus requisitos y
expectativas.
Competencia. Habilidad demostrada para aplicar
Competencia
conocimientos y aptitudes.
Conformidad. Cumplimiento de un requisito.

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GLOSARIO

Documento: Información y su mendio de soporte (puede ser


Documento:
papel, magnético, óptico o electrónico).
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el
logro de los resultados planificados, como en el manejo de
los recursos utilizados y disponibles.
disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los
recursos utilizados
GLOSARIO

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda


entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le
impidan el logro de sus objetivos.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que
se han cumplido sus requisitos y expectativas.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactúan con el fin de lograr un propósito.
Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia
objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

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MAPA DE PROCESOS SECRETARIA DE GOBIERNO
PROCESOS EST RATÉGICOS
Gesti ón Estra tég ica d e l as Relacion es
P lanea ció n Estra tég ico
Política s del Distr ito Capital

NECESIDADES SATISFECHAS DE LOS USUARIOS, BENEFICIARIOS Y


NECESIDADES DE USUARIOS, BENEFICIARIOS, DESTINATARIOS

PROCESOS MISIONALES
G estió n de la Segu ridad en el Ge stión en la Atención d e
G es tió n pa ra la v igila n cia
a dm in istra tiv a d e lo s e sp e ctá cu lo s
Ámbito Distrital Inte rnos p ú b lic os co n curs os y ju e go s

Acceso a la Justicia e n el
Re co n ocim ie n to , pro m o ción , d ef en sa y p ro t ecc ión d e
los d ere ch o s h u m an o s d e la p o bla ció n e n situ ac ión
de v uln e rab ilida d e n e l Distrit o ca pit al Distrito Cap ita l

Gestió n de la políti ca de
G estió n de Actuaciones Adm in istrativa s e n
descentrali zació n y

DESTINATARIOS
establecim ie ntos de com ercio,
Desarro llo Local
de sconcen tra ció n obras y espacio público

EN TR ADAS Ge stión de ini cia tivas G estión d e i niciativa s de SALID AS


n ormativas control político

PROCESOS DE APOYO

G eren cia d el Recur so G estió n de Re cu rso s Gesti ón de Recu rsos Gestión Administrativa
Human o Finan cie ros Fisi cos L ocal

Gestión de Recursos Ge stión do cu me nta l Contratación


G estió n Jur ídi ca
T ecnolog ico s

PROCESOS DE EVALUACIÓN

Evalua ció n y A su nto s


S eguimie nto d iscipl inario s
Fecha de Revisión:

SIG
3 1 de May o de 2 007

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PLAN
INSTITUCIONAL DE
GESTIÓN
AMBIENTAL (PIGA)

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PIGA
(Plan Institucional de Gestión Ambiental)

Es un ejercicio de planificación que parte de un análisis


descriptivo e interpretativo de la situación ambiental de la
entidad,, de su entorno
entidad entorno,, de sus condiciones ambientales
internas y de la gestión ambiental en su área de influencia
para plantearse programas
programas,, proyectos
proyectos,, metas y asignar
recursos dirigidos a alcanzar objetivos de ecoeficiencia y de
mejoramiento de la gestión ambiental del Distrito
Distrito..

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NORMATIVIDAD
Acuerdo 19 de 1996
(Plan de protección ambiental del Distrito Capital)
Miembros del SIAC grupo I
Funciones y compromisos (local y central)

Decreto 061 del 2003


Entidades del SIAC deben formular su PIGA
Estrategia y apoyo al PG

Decreto 400 de 2004


Gestión Integral de residuos solidos del D.C.

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PROGRAMAS DEL PIGA
Gestión para el ahorro y uso
eficiente de la
Energía

Incorporación de criterios ambientales Evaluación y control de las


en la Em isiones de fuentes fijas
com pra y uso de Y m óviles
Bienes y Serviscios

ENTORNO
SECRETARÍA DE GOBIERNO

Gestión para el ahorro


Mejoram iento de las Condiciones y uso
Ambientales Eficiente del
Internas en apoyo a los program as de Agua
Salud ocupacional y a planta
Física de Dirección Adm inistrativa

Gestión Integral de los residuos


convencionales y peligrosos

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Reciclar comienza por

SEPARAR

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RESIDUOS RECICLABLES RESIDUOS ORGANICOS Y NO
PAPEL DE RECICLAJE OTROS RESIDUOS RECICLABLES

o Papel bond impreso (una o Plá


Pl ástico: Residuos de comida.
dos caras). o Envases de jugos, gaseosa,
o
Residuos sanitarios.
o Peri
Perióódicos, revistas, sobres, leche, etc.
o
Envolturas de golosinas.
folletos, directorios. o Bolsas.
o
o Plegadiza: carpetas, caja de o Icopor
Icopor.. o Papel carbó
carbón.
cereal, crema dental, o Art
Artíículos escolares. o Papel metalizado.
medicinas, chicles. o Art
Artíículos desechables. Cajas de cigarrillos.
o Cart
Cartóón corrugado, cartulina. o CD
CD’’s – Diskettes.
o
Cajas de huevos.
o Cajas de CD.
o
Cerá
Cer á mica.
COMO RECICLAR: o Tarjetas de llamadas y
o
cré
cr édito. o Vidrio plano: ventanas, espejos, refractario.
Limpio, liso, no arrugado, Vidrio: o Cable coaxial.
libre de contaminantes. o Envases de vidrio. o Pilas.
o Cristaler
Cristaleríía. Caucho.
MATERIALES QUE NO SE o Luminaria: tubos y bombillos.
o
Madera.
DEBEN MEZCLAR CON Metales:
o
PAPEL: o Aluminio: perfilarí
perfilaría, papel y o Barrido.
desechables de aluminio. o Colillas.
Papel carbó
carbón, papel o Chatarra: tejas de zinc, latas,
mantequilla, cintas adhesivas, tapas.
papel celofá
celofán, bandas de o Bater
Bateríías de carro.
caucho, LIQUIDOS, GRASAS o Cobre.
Y ALIMENTOS. Otros:
o Tetrapck
Tetrapck..
o Acetatos.
o Textiles.
COMO RECICLAR:
Envases y latas libres de
líquido.
Bolsas secas y limpias.
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

Estructura para el control a la


estrategia, la gestión y la evaluación
en las entidades del Estado, cuyo
propósito es orientarlas hacia el
cumplimiento de sus objetivos
institucionales y la contribución de
estos a los fines esenciales del
Estado.
MECI 1000:2005

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NORMATIVIDAD QUE RIGE EL MECI

Decreto 1599 de 2005 por el cual se


adopta el Modelo Estandar de Control
Interno MECI 1000:2005
CONFORMACIÓN DEL MECI
El Modelo Estandar de Control interno esta concformado por
TRES (3) subsistemas
LOS FUNDAMENTOS DEL MECI SON
TRES (3)

Control intrínseco
al nivel del
quehacer individual
Autocontrol
Autocontrol

Autogestión
Autogestión
Autoregulación
Autoregulación
Control intrínseco
Capacidad para al nivel de los roles
expedir sus y de los procesos
propias normas organizacionales

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El MECI está compuesto por:
TRES subsistemas
NUEVE componentes
VEINTI NUEVE elementos
(Ver próxima diapositiva)
MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO

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