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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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cual debe ser personalizada segn el
contexto de la empresa y sus
requerimientos

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INDICE

1.

OBJETIVO....................................................................................................................................

3.

RESPONSABLES Y AUTORIDADES......................................................................................................

4.

DEFINICIONES..............................................................................................................................

5.

DESARROLLO Y ACTIVIDADES..........................................................................................................

5.1. GENERALIDADES..........................................................................................................................

5.2. DIAGRAMA DE FLUJO.....................................................................................................................

6.

FORMATOS ASOCIADOS.................................................................................................................

7.

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS........................................................................................................

8.

LISTA DE DISTRIBUCIN.................................................................................................................

9.

ANEXOS.....................................................................................................................................

10. CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................................................

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1. OBJETIVO.i
Establecer una metodologa para la adquisicin de bienes, servicios, materiales, insumos, equipos, as como
la seleccin evaluacin y reevaluacin de proveedores y contratistas crticos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin para la adquisicin de bienes, servicios, materiales, insumos y equipos,
as como para la seleccin evaluacin y reevaluacin de proveedores y contratistas crticos destinados a las
actividades de la organizacin.
3. RESPONSABLES Y AUTORIDADES.
Es responsabilidad de:
GERENTE GENERAL
GERENTE DE COMPRAS
GERENTE ADMINISTRATIVO
ASISTENTE DE GERENCIA.

NOTA: cada una de las responsabilidades y autoridades estn estipuladas en el manual de funciones.
4. DEFINICIONES.
4.1. Producto: Resultado de un proceso.
NOTA 1 Existen cuatro categoras genricas de productos:

servicios (por ejemplo, transporte);

software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);
hardware (por ejemplo, parte mecnica de un motor);
materiales procesados (por ejemplo, lubricante).

4.2. Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto, EJEMPLO Productor, distribuidor,
minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o informacin.+

NOTA 1: Un proveedor puede ser interno o externo a la organizacin.

NOTA 2: En una situacin contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

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4.3. Proveedor Crtico: Organizacin o persona que proporciona un producto bien o servicio, con
potencial afectacin al cumplimiento de los requisitos de seguridad, calidad y medio ambiente.

5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES.
5.1. GENERALIDADES.
Este procedimiento tendr aplicacin cuando existe la necesidad de realizar la compra de algn servicio o
producto que inciden en la prestacin de los servicios de la organizacin, para lo cual se aplica a los
proveedores que estn en listado de proveedores, y se realiza una evaluacin de proveedores, donde se
tendrn en cuenta los proveedores que obtengan el mayor puntaje.
Este procedimiento debe ser aplicado por todas las dependencias que requieren bienes y/o servicios; con el
fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos y/o servicios comprados.
Estas pautas, son obligatorias y tendrn aplicacin cuando exista la necesidad de realizar la compra de algn
producto o servicio.

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5.2. DIAGRAMA DE FLUJO

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COMPRAS

0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITIERIOS PARA COMPRAS

2.1. MONTOS DE COMPETENCIA

PARA LAS COMPRAS.

2. SELECCIN Y EVALUACIN
DE PROVEEDORES.

0
3. REQUISICIN DE PRODUCTOS
O SERVICIOS

0
NO

Producto
Nuevo

SI

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIN.

0
6. RESEPCIN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.

0
7. RE-EVALUACIN DE
PROVEEDORES.

0
8. RETROALIMENTACIN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.

0
FIN

Desempeo

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Figura 1. Proceso De Compras.

5.3. ACTIVIDAD/ DESCRIPCIN/RESPONSABLES

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

1.1. CRITERIOS PARA COMPRAS.

a). Caja Menor: La cuanta mxima mensual autorizada para caja menor es
de, XXXXXX, la caja menor es manejada por el asistente de gerencia, y el
periodo de reembolso se har mensualmente.
Se establece que los pagos de servicios contratados, compras y productos se
harn por caja menor hasta por un valor correspondiente al 50% de la base de
la caja menor, sin que los mismos puedan ser fraccionados.
Por lo tanto queda prohibido el pago por caja menor de servicios que excedan
de esta suma. Se podrn autorizar por caja menor la adquisicin de bienes
que sean necesarios para el funcionamiento previa verificacin de que la
organizacin no los posea en el momento del requerimiento.

1.

CONDICIONES
GENERALES.

GERENTE
GENERAL
GERENTE
D
COMPRAS
b). Montos que excedan los XXXXXXX, son manejados directamente por la
GERENTE
gerencia.
ADMINISTRATIVO
No est permitido efectuar prstamos personales con recursos de la caja
menor.

1.2. MONTOS DE COMPETENCIA PARA LAS COMPRAS

a) Caja Menor: Los pagos de servicios contratados, compras y productos

b)

c)

que se hacen por caja menor son autorizados por el asistente de

gerencia.
El gerente de compras podr realizar el pago de servicios contratados,
compras de: productos, equipos, maquinaria y materiales, por un monto
mximo de XXXXXX, montos que excedan esta cantidad debern ser
autorizados por la gerencia general.
Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,
materiales, hasta un monto de XXXXXXX son autorizados por el gerente

ASISTENTE
GERENCIA.

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general.
d)

Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

maquinaria, materiales, para montos que excedan los XXXXXX, debern
pasar por revisin de la junta de socios, con el fin de determinar si su
adquisicin es necesaria o no.

Antes de realizar la compra de algn producto o servicio, se debe realizar la

seleccin y evaluacin de proveedores.

2.

La seleccin de proveedores, es la etapa previa al inicio del proceso de

compra, mediante la cual se logra la validacin o aprobacin de algunos
proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las
necesidades de NOMBRE DE LA RAZON SOCIAL, y sus clientes finales,
adems de resumir su portafolio de productos y servicios y pueden pertenecer
al Registro de Proveedores de NOMBRE DE LA RAZON SOCIAL.

SELECCIN Y
EVALUACIN DE
PROVEEDORES.

Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con NOMBRE DE LA RAZON

SOCIAL, debe ingresar al Registro de proveedores y se debe proporcionar la
informacin indicada en el formato de seleccin y evaluacin de proveedores.

ASISTENTE DE
GERENCIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

Los proveedores seleccionados sern los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la evaluacin de proveedores. O que tengan un puntaje de
calificacin igual o superior al 80%.

Se diligencia el formato para la requisicin del producto o servicio y se

entrega al asistente de gerencia.
3.

REQUISICIN
PRODUCTOS
SERVICIOS

DE
O

Se realiza la revisin de la requisicin del producto o servicio, si el insumo o

servicio es autorizado se procede a realizar la cotizacin respectiva con los
proveedores.
a)
b)
c)

Si es un nuevo producto y el proveedor no se encuentra registrado

en el formato de seleccin y evaluacin de proveedores, contina
con la actividad nmero 2.
Si el proveedor se encuentra registrado en el formato de seleccin y
evaluacin de proveedores se contina con la actividad nmero 4.
Cuando se requiere la contratacin de mano de obra calificada se
deben establecer las competencias y requisitos a cumplir por el
contratista.

INTERESADO
GERENTE
GENERAL
ASISTENTE DE
GERENCIA

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4.

COTIZACIONES

5.

ORDEN DE COMPRA
O REMISIN.

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El asistente de gerencia solicita la cotizacin respectiva al proveedor/es

seleccionados, mediante llamada telefnica, correo electrnico, o de forma
presencial.

ASISTENTE DE
GERENCIA.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor finalmente seleccionado

mediante la orden de compra, remisin o la compra directa.

ASISTENTE DE
GERENCIA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

La orden de compra o remisin puede ser enviada va correo electrnico, fax,

otros medios de comunicacin o de forma presencial.

El responsable de solicitar el producto o servicio en conjunto con el

especialista, cuando el caso as lo amerite; realiza la recepcin del producto o
servicio.
6.

RECEPCIN
PRODUCTO
SERVICIO.

DEL
O

Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de acuerdo a la

orden de compra y la factura, revisando que las caractersticas, cantidades,
especificaciones y los precios de los tems de la orden de compra sean
iguales a los de la factura y el total de las dos coincidan con el mismo valor.

INTEREZADO
GERENTE
GENERAL
ASISTENTE DE
GERENCIA

Se debe Devolver el producto/servicio al proveedor, si no se cumplen los

parmetros para recibir el producto/servicio, y registrar en la hoja de vida del
proveedor.
Volver al paso No. 5 cuando remitan nuevamente el producto o servicio.

7.

RE-EVALUACIN DE

Cuando el proveedor entrega el producto o servicio se debe dejar

registro de la verificacin del estado de entrega del producto o
servicio en: la orden de remisin del proveedor, orden de remisin
de la empresa, en la factura u otro documento segn sea el caso.

Se debe Archivar en la respectiva AZ. Orden de compra/servicio o

remisin, factura, y orden de cobro en los casos que aplique.

Anualmente se realiza la reevaluacin de proveedores crticos, de acuerdo a

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PROVEEDORES.

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la calificacin obtenida durante todo el ao y se decide sobre la necesidad de

nuevos proveedores en el caso de que la organizacin se encuentre
insatisfecha con algn proveedor actual.

ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

Los proveedores seleccionados sern los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la re-evaluacin de proveedores. O que tengan un puntaje de
calificacin igual o superior al 80%.

8.

RETROALIMENTACI
N A PROVEEDORES Y
PLANES DE MEJORA.

De acuerdo con el resultado de la evaluacin de desempeo se informara al

proveedor sobre el resultado obtenido para que pueda tomar las acciones
preventivas, correctivas, de mejora o planes de accin para la mejora continua
del sistema.

9.

REQUERIMIENTOS
DEL SISTEMA DE
GESTIN EN SALUD
Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO.

Como parte del proceso de seleccin de los proveedores se deber incluir y

verificar que los mimos cumplan como mnimo con:
1
2
3
4
5
6
7

Afiliacin y pagos a Seguridad Social

Reglamento Higiene y Seguridad Industrial
Polticas de calidad, S&SOA y/o Ambiental
Polticas de Prevencin del consumo de sustancias Psicoactivas
Matriz de Peligros y Riesgos (Panorama de Riesgos)
Matriz de identificacin de Aspectos e Impactos Ambientales
Constancia de Capacitacin en prevencin y atencin de emergencias
(empresa)
8 Certificacin de la ARL del comportamiento de accidentalidad de la
empresa en los ltimos tres (3) aos * (Periodicidad: ANUAL) *La
Certificacin de la ARL sobre accidentalidad, debe incluir nmero de
accidentes totales, nmero de accidentes que generaron incapacidad;
nmero de das de incapacidad generados; descripcin de los
accidentes fatales o que generan incapacidad permanente.
9 Constancia de entrega de Elementos de Proteccin personal
10 Otros dependiendo las tareas a encomendar a dicho contratista
(certificaciones de alturas, valoraciones psicofsicas)

6. FORMATOS ASOCIADOS.
Indicadores por proceso, ver caracterizacin.
Solicitud de accin correctiva, preventiva y de mejora.

RESPONSABLE
DEL SG-SST.
GERENTE
GENERAL.
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GERENCIA

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Seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores.

formato para la requisicin de productos o servicios

7. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS.
Procedimiento de seguimiento y medicin
8. LISTA DE DISTRIBUCIN.
CARGO
Gerente General
Asistente De Gerencia
responsable del SG-SST

9. ANEXOS.
10. CONTROL DE CAMBIOS
REV N
1

Descripcin del cambio

Emisin Primer documento

Aprobado
SI

Fecha
XXXXXX

iLa informacin contenida en este procedimiento debe estar alineada al Manual de Contratacin definido por la Empresa