Anda di halaman 1dari 14

BAB I

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

1.1 Pengertian Pengendalian


Pengendalian adalah usaha sistematis manajemen untuk mencapai suatu
tujuan. Aktivitas dimonitor terus menerus untuk memastikan bahwa hasilnya
berada pada batasan yang diinginkan (Carter, 2004).
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Tim
Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit (Permenkes No.58 Tahun 2014).
Tujuan dari inventory management yang baik adalah untuk menjaga suplai
yang tetap untuk unit pelayanan dan pasien serta pada saat yang bersamaan
meminimalisasi holding cost dan mengelola pembelian.
1.2 Tujuan Pengendalian
Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk:
1. Penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
2. Penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi;
3. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta
pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai (Permenkes No.58 Tahun 2014).
Selain itu, tujuan dari inventory management yang baik adalah untuk
menjaga suplai yang tetap untuk unit pelayanan dan pasien serta pada saat
yang bersamaan meminimalisasi holding cost dan mengelola pembelian
(WHO, 2012).

1.3 Cara Pengendalian


Menurut Permenkes No. 58 tahun 2014, cara untuk mengendalikan
persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
adalah:
1. melakukan

evaluasi

persediaan

yang

jarang

digunakan

(slow

moving);
2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga
bulan berturut-turut (death stock);
3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
1.4 Stock Record
Stock record merupakan data inti pada sistem inventory management.
Stock record tersebut merupakan sumber informasi primer yang digunakan
pada berbagai kegiatan (seperti penghitungan kebutuhan, re-order). Sehingga
ketidak-akuratan atau inakurasi pencatatan akan menghasilkan forecast
kebutuhan yang tidak akurat (dan dapat mengakibatkan stockout dan
stagnant). Sebelum membahas lebih jauh mengenai inakurasi pada stock
record, berikut ada macam-macam stock record yang biasa dipakai dalam
persediaan farmasi.
Manual stock record yang sering digunakan adalah sebagai berikut (WHO,
2012):
1. Vertical file card: merupakan kartu data yang disimpan secara vertikal
dengan pengurutan alfabet atau numerik di kotak atau laci penyimpanan.
2. Sistem Kardex: Kartu data disimpan pada laci dengan nama dan nomor
stok pada sisi yang terlihat, yang digunakan sebagai indeks.
3. Bin Cards: merupakan kartu data yang secara fisik disimpan bersamaan
dengan stok. Sistem ini membuat monitoring menjadi lebih mudah, dapat
berperan sebagai pengingat / reminder dalam penyimpanan stok.

Gambar 1.2. Tabel dalam Bin Cards


Sumber: Google Images
4. Sistem Ledger: Arsip atau pencatatan disimpan pada buku besar (ledger)

1.5 Faktor Penyebab Inakurasi Stock Record


Inakurasi pada stock record merupakan adanya perbedaan dari pencatatan
persediaan dengan kondisi fisik pada barang yang sebenarnya. Beberapa
faktor yang dapat menjadi penyebab dari inakurasi stock record (WHO, 2012):
1. Volume barang yang tinggi serta berulang-ulang masuk penyimpanan akan
berpotensi tinggi menimbulkan pencatatan yang salah
2. Nama obat dan deskripsi yang mirip. Dosis yang berbeda pada nama
barang yang sama dapat membuat petugas pencatatan kebingungan
3. Tanda terima / struk yang berjumlah lebih dari satu akan menyebabkan
duplikasi pencatatan yang ditulis oleh petugas yang berbeda
4. Stok yang sudah rusak mungkin sudah dimusnahkan, tetapi tidak tertulis
dalam stock record
5. Pencurian terhadap stok
6. Penghitungan stok secara fisik sangat jarang atau bahkan tidak pernah
dilakukan. Atau bisa juga stock report tidak dicocokkan / disesuaikan
setelah dilakukan penghitungan stok fisik

7. Penataan barang yang tidak sistematis dan tidak rapi akan membuat proses
penghitungan fisik dan pencocokan dengan stock record menjadi susah.
Terutama untuk barang yang sama yang disimpan di tempat yang berbeda
8. Petugas tidak digaji dengan baik, tidak dilatih dan tidak ada motivasi
dalam bekerja
1.6 Akurasi Pencatatan Persediaan dengan Teknologi Informasi
Saat ini, ada banyak metode atau alat untuk meningkatkan akurasi dari
pencatatan atau stock record. Dan dengan pengembangan secara berkelanjutan
akan dapat membuat pengelolaan stock record yang akurat menjadi lebih
mudah. Berikut ini ada beberapa teknologi informasi yang dapat membantu
dalam pengelolaan stock record (Wild, 2004).
1.6.1. Stores Computing
Komputasi persediaan termasuk cara yang baik. Cara ini sangat
bermanfaat karena dapat Menghasilkan catatan yang akurat, tetapi jika
terjadi kesalahan dalam memasukkan data, maka data ini tidak bisa lagi
digunakan. Agar data tersebut akurat dan bisa digunakan maka harus
mengikuti prosedur berikut:
1. Meng-input semua transaksi yang sedang berlangsung dengan
menggunakan komputer
2. Memperbarui catatan sesegera mungkin
3. Perhitungan dilakukan oleh komputer, tidak dilakukan oleh manusia
4. Pilihan data sudah tercantum lengkap dikomputer, sehingga tidak perlu
memasukkan kode item atau informasi lainnya
5. Segala informasi dan ketidakakuratan akan teridentifikasi secara
otomatis.
Jika dokumen (paperwork) dapat dihindari, maka ketidakakuratan juga
dapat dihindari. Dokumen ini hanya diperlukan dalam proses kontrol yang
memerlukan tanda tangan, untuk label identitas atau daftar barang.
1.6.2. Bar Coding
Komputer memiliki kekurangan yaitu tidak bisa membaca apa yang
mereka tulis. Bar Code dapat digunakan untuk mengatasi hal tersebut.
Beberapa keunggulan penggunaan bar coding adalah:
1. Speed of transaction
Bar coding dapat memproses transaksi besar dengan cepat
sehingga memungkinkan mencapai situasi ideal. Penurunan jumlah

stok segera tercatat saat terjadi transaksi, ini berarti bahwa stock
record benar-benar sama dengan bin card sepanjang waktu,
sehingga siapapun yang memeriksa kuantitas setiap saat dapat
melakukan koreksi dengan cepat dan tepat jika ada perbedaan.
2. Accuracy
Stock control dan manajemen informasi yang dihasilkan juga
akurat, otomatis dan segera. Bar coding dapat menjadi solusi
terbaik dalam masalah keakuratan stock, karena input dan output
data jauh lebih tepat.
Meskipun ada beberapa keunggulan, sistem bar code berpotensi untuk
terjadi error, hal ini muncul karena:
1. Pembuatan bar code (kode yang salah atau label yang diletakkan
pada item yang salah)
2. Membaca bar code (kemungkinan terjadi kode terbaca dua kali,
atau salah membaca item)
3. Melakukan scan item dua kali. Jika ini diduga sebagai masalah,
sistem dapat diatur sedemikian rupa sehingga dapat mengulang
input dan menggunakan sebuah konfirmasi beserta key input.
4. Kode tidak terbaca (karena label menjadi rusak oleh air, kotoran,
minyak, dan lain sebagainya)
5. Waktu terlewat sehingga tidak terbaca
Waktu telah dibahas sebagai masalah utama dalam akurasi catatan,
dan bar coding memiliki potensi untuk segera update sistem.

6. Kesalahan sistem
Selama pelaksanaan sistem bar code ada potensi kesalahan sistem,
tetapi ini harus diminimalisir.
1.6.3. Portable Terminals
Untuk mencapai persyaratan dasar akurasi, catatan harus turun pada
saat tanggal yang sama seperti proses fisik dilakukan (menerima, memilih,
pengiriman dll.). Pencatatan secara cepat dapat dilakukan menggunakan
mobile terminal pada saat transaksi itu berlangsung. Mobile terminal

memungkinkan untuk membuat bagian penyimpanan beroperasi dengan


efektif dengan menyimpan seluruh catatan stok dalam alat tersebut.
Penggunaan terminal mobile memberikan keuntungan antara lain:
1. Saldo stok dapat diperiksa dan catatan up-to-date
2. Prioritas pesanan dapat dimasukkan dalam urutan
3. Koreksi dan pertanyaan dapat masuk langsung ke sistem
4. Stok rendah dan kekurangan dapat segera dicatat dari stok fisik
5. Informasi dapat segera diberikan untuk seluruh pengguna sistem
(penjualan, kualitas, teknis dll.)
6. Tidak ada dokumen pengolahan dan pengajuan yang diperlukan
setelah transaksi
7. Otomatis analisis dan penilaian stok dilakukan tanpa pekerjaan
tambahan.
Dengan proses automatisasi atau komputerisasi, dapat menurunkan potensi
masalah yang berkaitan dengan inakurasi data. Tetapi dalam implementasinya
masih membutuhkan biaya yang tinggi dan tidak dapat mengatasi semua
masalah. Selain itu, dengan pelatihan pada staf logistik di pelayanan kesehatan
serta keterlibatan supervisi juga akan menurunkan potensi kesalahan dalam
pencatatan.

BAB II
STOCK OPNAME

Data yang berasal dari pencatatan atau stock records, biasanya berbeda
dengan kondisi sebenarnya (kondisi fisik) stok tersebut. Ada yang dikarenakan
oleh petugas yang lupa pencatatan pada saat ada perpindahan stok, atau
dikarenakan stok yang tersimpan ditempat yang berbeda, dan ada banyak
situasi lain yang dapat terjadi. Padahal, untuk menjaga proses manajemen
logistik, obat dan fasilitas kesehatan berjalan secara baik, dibutuhkan stock
records yang akurat dan dapat dipercaya.
Salah satu cara untuk memastikan akurasi dari pencatatan persediaan,
dibutuhkan

penghitungan

pada

persediaan

secara

berkala

dan

membandingkannya dengan pencatatan yang ada. Metode tersebut dapat juga


disebut stock opname.
2.1 Pengertian Stock Opname
Stock Opname menurut Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat dan
Makanan RI No. 40 Tahun 2013, adalah mendata keseluruhan mutasi
persediaan Prekursor Farmasi dengan mencocokkan antara data stok secara
manual maupun elektronik dengan bukti fisik.
Sedangkan Jacobs dkk pada tahun 2011 mendefinisikan dengan istilah
yang berbeda: Cycle counting is a physical inventory-taking technique in
which inventory is counted frequently rather than once or twice a year.
Selain itu, Mohana Rao pada tahun 2012 menjelaskan definisi mengenai
stock-taking: Stock Taking means item by item physical verification of
inventory. Physical check of stock of inventory and comparing with stock
records are the processes involved in stock-taking.
Dari tiga sumber diatas, dapat disimpulkan bahwa stock opname adalah
menghitung stock yang kita punya di gudang penyimpanan persediaan dan
mencocokannya pada pencatatan atau stock record. Selain itu, stock opname
dapat juga disebut cycle counting, stock taking atau inventory taking.

Stock opname merupakan salah satu cara pengendalian internal terhadap


persediaan yang biasanya sering diterapkan oleh organisasi yang memiliki
persediaan dengan jumlah cukup banyak.
2.2 Tujuan Stock Opname
Menurut Instruksi Menteri Pekerjaan Umum No. 05/IN/M/2011, Tujuan
melakukan stock opname adalah untuk menguji kesesuaian antara pembukuan
barang persediaan dengan kuantitas dan kualitas fisik yang dilaksanakan
dalam rangka akuntabilitas penatausahaan barang persediaan.
Dari pernyataan diatas, kita dapat mengetahui bahwa stock opname
bertujuan untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan, yang mana
merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian. Dengan diadakannva stock
opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan stok
persediaan benar atau tidak. Jika ternyata ada selisih antara penghitungan
fisik dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi yang
belum tercatat, atau bahkan ada kecurangan yang berkaitan dengan
persediaan. Selain itu juga untuk mengetahui arus masuk dan keluar barang,
mengetahui barang yang hilang atau belum tercatat selama proses transaksi
dalam satu periode tersebut, serta mengetahui kondisi persediaan barang jadi
secara riil.
2.3 Manfaat Stock Opname
Dengan dilakukan stock opname, kita bisa mengambil beberapa manfaat
sebagai berikut:
a. Bisa membandingkan nilai persediaan tahun ini dengan tahun sebelumnyasebelumnya, apakah naik ataukah turun sehingga kita bisa mengetahui
perkembangan usaha.
b. Mengetahui jumlah persediaan sehingga dapat diketahui perkiraan
persediaan tersebut akan habis dan melakukan forecasting.
c. Untuk mencocokkan data dan menghitung apakah ada barang kita yang
hilang. Dengan catatan kita sudah mempunyai sistem komputerisasi yang
baik

2.4 Hal-hal yang Harus Diperhatikan Terkait Pelaksanaan Stock Opname


Dari Peraturan Kepala BPOM RI No.40 tahun 2013, kita dapat mengambil
beberapa poin untuk diperhatikan dalam pelaksanaan stock opname:
1. Melakukan pencatatan dan investigasi apabila terdapat selisih stok saat
stock opname untuk mendapat akar permasalahan dan dilakukan tindakan
perbaikan & pencegahan serta dilaporkan ke Badan POM.
Wajib untuk dilakukan investigasi dan menuntaskan masalah yang ada
pada saat stock opname berlangsung tanpa menunda penyelesaian
masalahnya. Selain itu pentingnya pembuatan cacatan atau berita acara
stock opname sangat penting sebagai bahan evaluasi.
Berikut ini merupakan contoh pencatatan sekaligus pelaporan hasil stock
opname

Gambar 2.4. Contoh form pelaporan hasil stock opname


Sumber: Peraturan Kepala BPOM No. 40 tahun 2013
2. Membatasi akses personil ke gudang untuk menghindari personil yang
tidak berkepentingan.
Pelaksanaan stock opname harus dilakukan dengan meminimalisir
kesalahan sekecil mungkin. Sebaiknya, staf yang melakukan penghitungan
stok tidak boleh juga memberikan perlakuan terhadap perbedaan stok yang
ditemukan. Sistem yang menugaskan staf yang berbeda pada masingmasing kegiatan tersebut akan membantu menjaga integritas proses stock
opname (WHO, 2012). Selain itu juga, untuk memastikan orang yang
melakukan stock opname terbebas dari kepentingan pribadi.

Waktu terbaik untuk melakukan stock opname adalah disaat tidak ada
aktifitas pada gudang penyimpanan. Dapat di waktu weekend atau pada
shift malam (Chase dkk, 2006). Sehingga tidak ada perpindahan barang
masuk ataupun keluar.
2.5 Metode ABC
Metode ABC dapat diaplikasikan dalam pelaksanaan stock opname.
Metode ABC merupakan sebuah pengklasifikasian yang mengelompokkan
barang berdasarkan pergerakannya (WHO, 2012). Untuk melakukan stock
opname, dari pengelompokan ini kita dapat menggunakan metode ini untuk
menentukan berapa jumlah perbedaan (discrepancies) yang dapat ditoleransi
atau dimaklumi serta menentukan frekuensi pengecekan fisik barang, karena
barang fast moving akan terjadi transaksi yang lebih sering sehingga
dimungkinkan untuk memiliki error atau kesalahan lebih banyak.

(Wild,

2004).
2.6 Tahapan Penghitungan Fisik Persediaan
Ada beberapa tahapan yang dapat diimplementasikan untuk pelaksanaan
stock opname yang dikemukakan oleh Wild pada tahun 2004:
1. Sebelum penghitungan fisik, barang-barang persediaan diklasifikasikan
berdasarkan nilainya ke dalam 3 atau lebih kelompok (dapat juga
digolongkan berdasarkan klasifikasi ABC)
2. Lakukan penghitungan secara fisik. Metode yang dapat dilakukan untuk
penghitungan fisik adalah:
a. Penghitungan langsung semua barang persediaan
b. Weigh counting atau penghitungan berat. Dengan timbangan yang
sudah terkalibrasi, dapat memberikan hasil penghitungan yang akurat.
c. Penggunaan alat penghitungan.
d. Batching in standard quantities, setiap satuan barang dikumpulkan dan
diberi nomor / batch. Nomor batch tersebut yang dihitung, bukan
satuan barangnya.

10

e. Dengan penyusunan. Jika barang ditata menggunakan pola, biasanya


semua dalam kondisi yang sama.
f. Consistent stocking, sehingga akan ada jumlah barang yang sama pada
masing-masing tumpukan atau deret.
3. Setelah itu, besarnya ketidakcocokan dapat dilihat dari persentase jumlah
% Perbedaan = Jumlah pada pencatatan Jumlah fisik x 100
Jumlah pada pencatatan
4. Untuk mendukung besaran ketidakcocokan, ada batas nilai perbedaan
(limit on value discrepancy) setiap item barang.
Nilai perbedaan = unit stock value x (Jumlah pada pencatatan Jumlah
fisik)
Apabila nilai perbedaan ini lebih besar dari yang disepakati oleh akuntan,
maka itu dianggap sebagai masalah.
Stock opname dilakukan bukan hanya untuk dicari dimana barang
seharusnya berada dan bagaimana pencatatan itu dilakukan, tetapi juga untuk
mencari tahu mengapa masalah-masalah ini bisa terjadi. Sehingga untuk
menelaahnya dapat dilakukan dengan pendekatan sistem.

11

DAFTAR PUSTAKA
Carter. William K. 2006. Akuntansi Biaya (Cost Accounting). Jakarta: Penerbit
Salemba Empat.
Chase, Richard B., F Robert Jacobs dan Nicholas J Aquilano. 2006. Operations
Management for Competitive Advantage (11th ed.). USA: McGraw Hill/Irwin.
Horngren, 2007, Akuntansi Jilid 1 (Terjemahan) Edisi ke 7. Erlangga, Jakarta.
Jacobs, F R., W L Berry., D C Whybark., dan T E Vollmann. 2011. Manufacturing
Planning and Control for Supply Chain Management (6th ed.). New York:
McGraw-Hill.
Intruksi Menteri Pekerjaan Umum Nomor: 05/IN/M/2011 Tentang Pengamanan
dan Penatausahaan Barang Persediaan di Lingkungan Kementerian Pekerjaan
Umum. Jakarta.
Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan Republik Indonesia
Nomor 40 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Prekursor Farmasi dan Obat
Mengandung Prekursor Farmasi.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 Tahun 2014 Tentang Standar Pelayanan
Farmasi Rumah Sakit.
Rao, P Mohana. 2012. Fundamentals of Accounting for CPT. New Delhi: PHI
Learning Private Limited.
Richards, Gwynne dan Susan Grinsted. 2016. The Logistics and Supply Chain
Toolkit (2nd ed.). United Kingdom: Kogan Page Limited.
WHO. 2012. Inventory Management. Cambridge: Management Sciences for
Health.

12

MANAJEMEN LOGISTIK OBAT, ALAT DAN FASILITAS KESEHATAN


METODE PENGENDALIAN (STOCK OPNAME)

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK I
AJ IKM III PEMINATAN AKK
Faihatul Mukhbitin

(101511123088)

Arina Candra Profita

(101511123112)

Alissa Sita Pertiwi

(101511123124)

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT


UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2016

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ................................................................................................ii


BAB I. PENGENDALIAN PERSEDIAAN
1.1.Pengertian pengendalian .........................................................................1
1.2.Tujuan pengendalian ...............................................................................1
1.3.Cara Pengendalian ..................................................................................2
1.4.Stock Record ...........................................................................................2
1.5.Faktor Penyebab Inakurasi Stock Record ................................................3
1.6.Akurasi Pencatatan Persediaan dengan Teknologi Informasi .................4
1.6.1.Stores Computing.......................................................................... 4
1.6.2.Bar Coding.................................................................................... 5
1.6.3.Portable Terminals .......................................................................6
BAB II. STOCK OPNAME
2.1.Pengertian Stock Opname .......................................................................7
2.2.Tujuan Stock Opname .............................................................................8
2.3.Manfaat Stock Opname ...........................................................................8
2.4.Hal-hal yang Harus Diperhatikan Terkait
Pelaksanaan Stock Opname .....................................................................9
2.5.Metode ABC ...........................................................................................10
2.6.Tahapan Penghitungan Fisik Persediaan .................................................10
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................12

ii

Anda mungkin juga menyukai