-perubahan rencana acara sehingga acara molor

HAMBATAN
English Debating Society UII Internal Competition 2016 (EDS UII Intercomp)
merupakan event penutup dari rangkaian acara English Debating Society Project 1.0 yang
sebelumnya telah diawali dengan Debate Camp UII (Makrab EDS). EDS UII Intercomp sendiri
mengusung tema Competitive Atmosphere for The Critical Mind bertujuan untuk menciptakan
suasana kompetisi dan semangat berlomba dari para peserta yang muaranya akan dipilih satu tim
terbaik untuk mewakili UKM sekaligus UII dalam kompetisi baik tingkat regional maupun
nasional.
Terlepas dari penyelenggaraan EDS UII Intercomp yang cukup baik, maka tidak dapat
dipungkiri bahwa beberapa kendala ataupun hambatan muncul baik sebelum, selama maupun
setelah acara dilaksanakan. EDS UII Intercomp dilaksanakan pada tanggal 13 november 2016
bertepatan dengan hari Minggu. Sebelum acara dilaksanakan panitia telah dibentuk satu bulan
sebelum acara dimulai, namun karena jumlah anggota senior yang terbatas disebabkan oleh
berbagai hal mulai dari kesibukan individu dan komunikasi yang kurang baik maka jumlah
panitia pelaksana sangat terbatas dan kebanyakan dari panitia merangkap tugas sehingga
pelaksanaan acara cenderung tergesa-gesa. Selain itu panitia juga mengalami kesulitan dalam
mengatur jalannya acara karena jumlah peserta yang cukup banyak.
Sebagai langkah awal pelaksanaan maka panitia mengajukan proposal permohonan dana
untuk mendukung acara EDS UII Intercomp ke pihak rektorat UII. Alhamdulillah proposal yang
telah diajukan disetujui oleh rektorat namun dana yang dikeluarkan tidak sepenuhnya diterima,
hanya sekitar 25% dari total permohonan dana bantuan sebesar 16 juta rupiah. Oleh karena
keterbatasan dana yang diperoleh maka panitia harus memutar otak untuk meminimalisasi
pengeluaran berbagai keperluan acara seperti penyewaan gedung, properti acara, hadiah peserta,
honorarium dan berbagai keperluan fundamental lainnya. Langkah selanjutnya yang dilakukan
panitia ialah peminjaman gedung, panitia mengalami banyak kendala dalam hal peminjaman
gedung untuk dilaksanakanya lomba debat, mulai dari FBSP, FMIPA, FE, FTI dan terakhir GKU
Prof. Dr. Sardjito. Berhubung tidak ada fakultas yang bisa meminjamkan gedung dan hanya FTI
yang tersedia tetapi dengan harga sewa ruangan yang cukup mahal maka opsi terakhir
peminjaman ialah GKU. Tidak hanya sampai disitu, acara yang awalnya direncanakan
berlangsung 2 hari, mulai dari hari sabtu terpaksa harus diperpendek menjadi satu hari saja yaitu
minggu karena keterbatasan dana, dimana panitia harus membayar petugas kebersihan, teknisi
dan satpam yang masing-masing dibayar untuk setiap orang perhari. Pada awalnya peminjaman
GKU dijadwalkan untuk dipakai pada hari minggu dari pukul 07.00 sampai dengan pukul 16.00
WIB berdasarkan surat peminjaman yang telah dikirim ke pihak rektorat, oleh karena perubahan
rundown acara saat lomba dimana pertandingan yang awalnya diatur dengan 3 babak praeliminasi dan satu babak final diubah menjadi 3 babak pra-eliminasi, satu babak semifinal dan 1
babak final yang dirasa panitia cukup adil mengingat semua peserta khususnya para semifinalis

yang cukup antusias dan memiliki semangat bertanding yang tinggi, sehingga panitia berfikir
untuk mengundi calon finalis melalui babak semifinal yang awalnya tim dengan skor tertinggi
pertama dan kedua saja yang akan memperoleh kesempatan bertanding difinal. Sehingga dengan
adanya perubahan jadwal acara ini menyebabkan kegiatan lomba berlangsung cukup lama dan
memakan waktu hingga pukul 21.00 WIB. Karena keterlambatan acara pihak rektorat
menghimbau panitia agar acara segera diselesaikan mengingat di awal terjadi kesalahpahaman
antara panitia dan pihak rektorat, panitia telah mengkonfirmasi kepada pihak rektorat bahwa
acara akan selesai pada malam harinya sekitar pukul 19.00 WIB, namun pemberitahuan tersebut
tidak dicantumkan di dalam surat peminjaman gedung sehingga pihak rektorat menganggap
acara tetap akan selesai pada sore harinya pukul 16.00. Pada akhirnya panitia terpaksa
mempersingkat waktu penjurian dan langsung mengumumkan para pemenang lomba tanpa ada
upacara penutupan yang resmi.