Anda di halaman 1dari 22

1

MAKALAH SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

KAIZEN STRATEGY

Disusun Oleh:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Ayu Fitriani
(C1F015026)
Limpat Luhung Pangarso
(C1F015031)
Muhammad Yusuf Hidayat
(C1F015039)
Fitria Nur Hidayah
(C1F015055)
Gadis Fithri Afiana
(C1F015056)
Rizky Agung Nugroho
(C1F015057)
Surya Hananta Aji Setiawan
(C1F015063)

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN


PURWOKERTO
2016

KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini dengan lancar
dan baik. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Pengendalian
Manajemen. Makalah ini berisi penjelasan dari KAIZEN STRATEGY yang mendukung mata
kuliah Sistem Pengendalian Manajemen ini. Dalam kesempatan ini saya ucapkan terimakasih
kepada:
1. Bapak Agus Suroso sebagai dosen pengampu mata kuliah Sistem Pengendalian
Manajemen.
2. Teman-teman yang telah memberikan semangat terselesaikan makalah ini.
3. Semua pihak yang telah mendukung terselesaikannya makalah ini.
Demikian, tiada gading yang tak pernah retak begitu pepatah mengatakannya.
Segala bentuk kritik dan saran, penyusun terima guna kesempurnaan makalah ini. Mudahmudahan makalah ini dapat bermanfaat dalam mendukung pengembangan pendidikan,
khususnya mahasiswa Ekonomi Akuntansi UNSOED.

Purwokerto, November 2016

Penyusun

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................. 4
A.

LATAR BELAKANG......................................................................................... 4

B.

RUMUSAN MASALAH..................................................................................... 4

BAB II PEMBAHASAN............................................................................................... 5
A.

SEJARAH KAIZEN........................................................................................... 5

B.

PENGERTIAN KAIZEN..................................................................................... 6
1.

Pengertian Kaizen........................................................................................... 6

2.

Pengertian Kaizen Costing................................................................................7

C.

PENTINGNYA KAIZEN..................................................................................... 7

D.

TUJUAN KAIZEN............................................................................................ 8

E.

SASARAN KAIZEN.......................................................................................... 8

F.

MANFAAT TEORI KAIZEN................................................................................8

G.

PRINSIP-PRINSIP KAIZEN................................................................................ 8

H.

TAHAPAN KAIZEN........................................................................................ 10

I.

KONSEP KAIZEN.......................................................................................... 10

J.

SEGMENTASI KAIZEN................................................................................... 13

K.

PENERAPAN KAIZEN.................................................................................... 13

L.

LANGKAH-LANGKAH PEMECAHAN METODE KAIZEN....................................14

M.

ALAT-ALAT IMPLEMENTASI KAIZEN...........................................................15

N.

KEUNTUNGAN KAIZEN................................................................................19

O.

CONTOH PENERAPAN KAIZEN......................................................................19

BAB III KESIMPULAN............................................................................................. 22


DAFTAR PUSTAKA................................................................................................. 23

BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Persaingan yang sangat tajam terjadi di semua lini usahadalam era perdagangan
bebas. Fakta ini membawa dampak positif dan negative bagi Indonesia. Adapun dampak
positifnya adalah memberikan peluang bagi Indonesia untuk mengekspor produk yang
semakin luas. Sedangkan dampak negatifnya adalah persaingan yang terjadi bukan hanya
antar pelaku bisnis domestik, tetapi melibatkan pula pelaku bisnis dari luar negeri yang
semakin bebas memasarkan produk di Indonesia.
Sejalan dengan perkembangan teknologi dewasa ini, jenis-jenis produk makin
bertambah jumlahnya. Seiring dengan itu, persoalan yang dihadapi perusahaan terutama
perusahaan industry akan semakin komplek. Hal ini menuntut manajemen perusahaan untuk
menentukan suatutindakan dengan memilih berbagai alternative dan kebijaksanaan dalam
mengambil keputusan yang sebaik-baiknya agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Salah satu
tujuan yang paling utama adalah optimalisasi laba atau keuntungan.
Perusahaan yang ingin berkembang atau paling tidak bertahan hidup harus mampu
menghasilkan produksi yang tinggi dengan kualitas yang baik. Hasil produksi yang tinggi
akan tercapai apabila perusahaan memiliki efisiensi produksi yang tinggi. Akan tetapi untuk
mencapai efisiens iproduksi yang tinggi ini tidak mudah, karena banyak faktor yang
mempengaruhinya, baik faktor internal maupun eksternal perusahaan. Faktor-faktor tersebut
antara lain tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode produksi dan pasar.
B. RUMUSAN MASALAH
Adapun Rumusan Masalah pada Makalah ini adalah
1.
2.
3.
4.

Menjelaskan Pengertian Kaizen Costing ?


Apa saja fungsi kaizen costing ?
Apa saja Kunci pelaksanaan Kaizen costing ?
Apa Saja Konsep,Segmentasi dan Penerpan Kaizen Costing ?
5. Menjelaskan perhitungan dan Analisis Kasus kaizen !

BAB II PEMBAHASAN
A. SEJARAH KAIZEN
Jepang mencanangkan diri sebagai penguasa Asia Timur Raya. Atas motif provokasi,
Jepang lalu menyerang Amerika. Di pagihari, 8 Desember 1941, pesawat dan kapal selam
Jepang mengadakan serangan mengejutkan pada Amerika yang kemudian dikenal sebagai
Pertempuran Pearl Harbor. Pemboman ini kemudian membawa Amerika ke kancah Perang
Dunia II.
Amerika membalas dengan serangan telak, berupa pemboman dua kota penyangga
ekonomi Jepang: Hiroshima dan Nagasaki. Dua kota itu hancur, dan Jepang terhenyak lalu
mundur teratur. Kaisar Hirohito yang sangat dimuliakan rakyatnya memerintahkan agar
perang dihentikan. Balatentara Dai Nippon yang bersemboyan Asia Timur Raya akhirnya
takluk tanpa syarat kepada Sekutu dalam PD II yang menelan korban jutaan orang. Seluruh
pasukan yang masih tersisa ditarik kembali.
Namun, akhirnya Jepang mampu bangkit lagi dari keterpurukan yang diciptakan oleh
perang. Pertanyaan yang pertama kali terlontar dari Kaisar Jepang ketika mendengar
kehancuran dua kota itu, bukanlah tentang jumlah panglima perang atau amunisi yang tersisa.
Justru adalah, berapa guru yang masih ada?. Jika dirunut ke belakang, sebetulnya
kebangkitan Jepang ini memang dipengaruhi satu faktor, yaitu mereka menempatkan ilmu
dan pengetahuan dalam posisi penting sejak zaman Restorasi Meiji.
Restorasi ini berkonsentrasi di bidang pendidikan, yaitu mengubah sistem pendidikan
dari tradisional menjadi modern. Programnya antara lain wajib belajar, pengiriman
mahasiswa Jepang untuk belajar ke luar negeri (ke Perancis dan Jerman), dan meningkatkan
anggaran sektor pendidikan secara drastis. Apa yang telah dilakukan Kaisar Meiji ketika itu
adalah suatu keberanian yang nampaknya belum terpikirkan oleh para pemimpin kita saat ini.
Buku-buku bangsa barat banyak diterjemahkan dalam bahasa Jepang dan buku-buku tersebut
dijual sangat murah sehingga memudahkan terjadinya transfer ilmu dengan cepat. Seluruh
ilmu pengetahuan itu dipelajari untuk kemudian dievaluasi dan disempurnakan kembali.
Tentu saja dalam proses tersebut hanya mungkin terjadi dua hal, yaitu trial dan error. Saya
membayangkan, mental orang-orang Jepang pasti sudah sangat luar biasa dalam menghadapi
kesulitan dan kesalahan hingga mereka bisa membangun imej yang begitu besar. Didalam

Kaizen, kesalahan bukanlah orientasi, tapi manajemen menyadari dan memperbaiki


kesalahanlah yang terbaik.
Kaizen

secara

harfiah

berarti

continuous

improvement,

atau

improvisasi

berkelanjutan. Konsep ini, pada awalnya lahir karena kekecewaan orang Jepang yang belajar
kepada perusahaan di Amerika. Setelah beberapa puluh tahun, ternyata perusahaan Amerika
tidak pernah melakukan perubahan atau pengembangan dalam usaha, bahkan tetap persis
sama dengan berpuluh tahun yang lalu ketika mereka ke sana pertama kali. Hingga lahirlah
konsep kaizen ini.
Kaizen berarti peningkatan dalam keahlian. Hal ini memiliki maksud, kaizen erat
sekali berhubungan dengan kesadaran akan pencarian masalah, kreativitas dan penciptaan
ide, serta implementasinya. Ary Ginanjar Agustian mendefinisikan dengan lebih sederhana,
bahwa kaizen berarti mengambil yang baik, membuang yang buruk dan menciptakan yang
baru. Dibuktikan dengan produk-produk mobil Jepang yang irit, murah dan ringan. Yang
secara sekaligus mengganti mobil buatan Barat yang boros, berat dan mahal.

B. PENGERTIAN KAIZEN
1. Pengertian Kaizen
Bagi yang bekerja di perusahaan swasta terutama perusahaan Jepang tentu tidak
asing lagi dengan Kaizen (baca: kai-seng). Kai = merubah dan Zen = lebih baik. Secara
sederhana pengertian Kaizen adalah usaha perbaikan berkelanjutan untuk menjadi lebih
baik dari kondisi sekarang. Sasaran utama dari Kaizen adalah menghilangkan 7 setan
Muda (pemborosan) yang tidak memberikan nilai tambah produk/jasa dari perspektif
konsumen. Pemborosan-pemborosan itu perlu dieliminir karena menimbulkan biayabiaya yang menyebabkan berkurangnya profit. Disamping itu konsumen tidak mau
menanggung biaya-biaya yang tidak perlu tersebut.
Kaizen dilakukan oleh semua lapisan karyawan, mulai dari level operator
hingga top manajemen. Dua pilar utama Kaizen adalah QCC/QCP (Quality Control
Circle/Project) dan SS (Suggestion System). Budaya Kaizen di sebuah perusahaan dapat
tumbuh jika ditopang oleh kedua pilar tersebut. Dan kedua pilar tersebut dibangun di atas
pondasi dengan materi: Masalah.

Definisi lain dari kaizen adalah:


a. Filsafat, sikap, cara berfikir, dan cara berperilaku serta berpusat pada kekuatan
kultur/kebudayaan.
b. Suatu kebudayaan yang focus terhadap perbaikan secara terus-menerus dengan
menghilangkan waste di semua dan proses, mulai dengan GEMBA (tempat kerja)
c. Problem Solving Process.
d. Mind set.
2. Pengertian Kaizen Costing
Menurut Supriyono (2002:152), pengertian kaizen costing yaitu:Kaizen costing
adalah perbaikan secara terus-menerus yang didukung proses pengurangan
biaya dalam tahap pemanufakturan produk yang sudah ada.
Perusahaan yang menerapkan kaizen costing dengan melakukan perubahan secara
bertahap dan berkesinambungan, biasa disebut dengan continuous improvement.
Menurut Cooper (2005:239) mengemukakan bahwa: Kata improvement di sini yang
dimaksudkan adalah pengembangan terus-menerus untuk menyempurnakan
keadaan yang telah ada, tanpa menciptakan sesuatu yang baru.
Menurut Amin (2002:41), sasaran kaizen costing yaitu: Sasaran kaizen costing yang
ingin dicapai yaitu dengan berusaha secara berkesinambungan menghasilkan
produk dengan mutu yang lebih baik dengan harga yang lebih rendah.
Menurut Supriyono (2002:167), harapan dari penerapan kaizen costing yaitu:
Dengan diterapkannya kaizen costing, maka diharapkan kegiatan produksi
dari suatu perusahaan bisa berjalan secara optimal diantaranya seperti
meningkatkan mutu produksi, efesiensi tenaga kerja, mengurangi biaya dan
memberikan kepuasan pada konsumen.

C. PENTINGNYA KAIZEN
Pentingnya kaizen:
1. Didunia ini tidak ada yang kekal, semua terus berubah, tetapi ada satu yang kekal
yaitu perubahan itu sendiri.

2. Karena perubahan akan terus ada, kita juga harus memenuhi, mengantisipasi,
mengatasi dengan cara melakukan perbaikan terus menerus / kaizen.
ALAM

KEPUASAN

KAIZEN
TUNTUTAN
KONSUMEN
D. TUJUAN
KAIZEN
1.

PERUBAHAN LEBIH BAIK

Pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan
teknonogi,
sistem manajemen, dan standar operasional yang
NORMA
NORMA
ada sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan
agar semua karyawan dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar (Standard
Operating Procedure - SOP) yang telah ditetapkan.

2. Perbaikan
Kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada.

E. SASARAN KAIZEN
Karena konsumen tidak mau menanggung biaya-biaya yang tidak perlu tersebut.
Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost,
Delivery -- QCD). Pada praktiknya kaizen menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi.
Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk
dan pelayanannya tidak memadai, sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas
sangat dijunjung tinggi. Kualitas yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas
produk melainkan termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan
produknya.

F. MANFAAT TEORI KAIZEN


Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Teori Kaizen dapat
berupa :
1.
2.
3.
4.

Setiap orang akan mampu menemukan masalah dengan cepat.


Setiap orang akan memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.
Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.
Setiap orang berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan mendesak

untuk diselesaikan.
5. Setiap orang akan berpartisipasi dalam membangun sistem yang baru.

G. PRINSIP-PRINSIP KAIZEN
Kaizen mengandung sepuluh prinsip:
1. Berfokus kepada pelanggan Fokus utama kaizen adalah kualitas produk, tetapi
tujuan terpenting kaizen adalah kepuasana pelanggan. Segala sesuatu / aktifitas yang
tidak menambah nilai produk atau meningkatkan kepuasan pelanggan merupakan
pengeluaran biaya yang tidak perlu.
2. Mengadakan Peningkatan Terus Menerus Dalam kaizen, suatu keberhasilan
bukanlah hasil akhir tetapi merupakan awal untuk melangkah ke tahap berikutnya
karena suatu keberhasilan merupakan factor dalam meningkatkan semangat untuk
mencapai keberhasilan yang lain.
3. Mengakui Masalah Secara Terbuka Membangun budaya yang tidak saling
menyalahkan, sehingga para karyawan dalam perusahaan kaizen dapat mengakui
kesalahan secara terbuka, dengan sadar menunjukan kelemahan dari prosesnya dan
meminta bantuan jika tidak mampu mengatasinya. Keterbukaan tersebut merupakan
suatu kekuatan yang bisa mengendalikan dan mengatasi berbagai masalah dengan
cepat serta meningkatkan kesempatan-kesempatan perbaikan.
4. Mempromosikan Keterbukaan Ilmu pengetahuan bagi kaizen adalah untuk saling
dibagikan dan hubungan-hubungan komunikasi yang mendukungnya merupakan
sumber efisiensi.
5. Menciptakan Tim Kerja Dalam Kaizen, Tim adalah fondasi yang membentuk
struktur organisasi. Melalui keikutsertaan para karyawan dalam tim, perusahaan
mendapatkan keuntungan dari karyawannya. Kerjasama tim ini dapat menanamkan
rasa saling memiliki, tanggungjawab kolektif, dan berorientasi pada perusahaan serta
dapat memperkuat keterbukaan, saling berbagi dan komunikasi.
6. Memanajemen Proyek Melalui Tim Fungsional-silang Proyek perusahaan kaizen
direncanakan dan dilaksanakan dengan menggunakan sumberdaya antar-departemen
atau fungsional-silang serta sumber daya yang berasal dari luar perusahaan. Hal itu
dilakukan untuk mengurangi biaya, mengontrol pemborosan sampai tingkat tertentu
serta memuaskan pelanggan.
7. Memelihara Proses Hubungan yang Benar Perusahaan jepang melakukan segala
sesuatu yang mampu mereka lakukan supaya terpelihara keharmonisan dalam
hubungan antar-manusia terutama para staff, manajer dan para pemimpin tim.
Hubungan tersebut dapat menumbuhkan loyalitas dan komitmen dari karyawan.
8. Mengembangkan Disiplin Pribadi Disiplin pribadi di tempat kerja merupakan sifat
alamiah orang Jepang

10

9. Memberikan Informasi pada Semua Karyawan Berbagi informasi merupakan hal


yang sangat penting dalam perusahaan Kaizen. Dengan memberikan informasi yang
penting pada setiap orang maka tantangan perusahaan berubah menjadi tantangan
pribadi. Informasi ini juga merupakan langkah penting untuk menciptakan budaya
berdasarkan pengetahuan.
10. Memberikan Wewenang Kepada Setiap Karyawan Dalam pelaksanaan kaizen, setiap
karyawan diberikan wewenang untuk melakukan perubahan kearah yang lebih baik
dengan kata lain melibatkan peran karyawan dalam melakukan peningkatan.

H. TAHAPAN KAIZEN
Kaizen memiliki enam tahapan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Pengamatan.
Menentukan problem yang akan diatasi.
Analisa penyebab.
Rencana dan penanggulangan.
Konfirmasi hasil.
Standarisasi dan monitoring.

I. KONSEP KAIZEN
Konsep kaizen meliputi beberapa hal, yakni :
1. Konsep 3 M (Muda, Mura, dan Muri)
Konsep ini dibentuk untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan mutu,
mempersingkat waktu dan mencapai efisiensi.
a. Muda () diartikan sebagai pengurangan pemborosan atau kesia-siaan.
b. Mura diartikan sebagai pengurangan perbedaan.
c. Muri diartikan sebagai pengurangan ketegangan.
2. Gerakan 5 S (seiri, seiton, seiso, seiketsu dan shitsuke)
Konsep 5 S pada

dasarnya

merupakan proses

perubahan sikap

dengan

menerapkan penataan, kebersihan, dan kedisiplinan di tempat kerja. Konsep 5 S


merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya
secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja
perorangan dapat diciptakan.
1) Konsep Seiri atau pemilahan
Konsep Seiri yaitu disiplin di tempat kerja dengan cara melakukan pemisahan
berbagai alat atau komponen ditempat masing-masing, sehingga untuk
mencarinya nanti bila diperlukan akan lebih mudah. Seiri adalah memisahkan

11

benda yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, kemudian menyingkirkan


yang tidak diperlukan (ringkas). Sesungguhnya, terdapat banyak barang yang
tidak diperlukan di dalam setiap pabrik. Barang yang tidak diperlukan artinya
barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan produksi saat ini (Hirano, 2005:
13). Untuk mengetahui barang-barang yang perlu dibuang, barang harus
dipisahkan menjadi yang diperlukan dan yang tidak diperlukan. Hal ini disebut
dengan Seiri Visual.
2) Konsep Seiton
Konsep ini menyusun dengan rapi dan mengenali benda untuk mempermudah
penggunaan. Kata Jepang seiton secara harfiah berarti menyusun benda dengan
cara yang menarik (rapi). Dalam konteks 5 S. Hal ini berarti mengatur barangbarang sehingga setiap orang dapat menemukannya dengan cepat. Untuk
mencapai langkah ini, pelat penunjuk digunakan untuk menetapkan nama tiap
barang dan tempat penyimpanannya (Yasuhiro,1995: 249). Seiton memungkinkan
pekerja dengan mudah mengenali dan mengambil kembali perkakas dan bahan,
dan dengan mudah mengembalikannya ke lokasi di dekat tempat penggunaan.
Pelat penunjuk digunakan untuk memudahkan penempatan dan pengambilan
kembali bahan yang diperlukan.
3) Konsep Seiso
Konsep ini selalu mengutamakan kebersihan dengan menjaga kerapihan dan
kebersihan (resik). lni adalah proses pembersihan dasar dimana suatu daerah
disapu dan kemudian dipel dengan kain pel. Karena lantai, jendela, maupun
dinding harus dibersihkan,

seiso setara

dengan

aktifitas

pembersihan

berskala besar yang dilakukan setiap akhir tahun di rumah tangga Jepang.
Meskipun pembersihan besar-besaran di seluruh perusahaan dilakukan
beberapa kali dalam setahun, tiap tempat kerja perlu dibersihkan setiap hari.
Aktifitas itu cenderung mengurangi kerusakan mesin akibat tumpahan minyak,
abu, dan sampah. Contohnya, kalau ada pekerja yang mengeluh ada mesin yang
rusak ini tidak berarti mesin itu perlu penyetelan. Sebenarnya, yang diperlukan
mungkin hanya program pembersihan di tempat kerja (Yasuhiro,1995:249).
4) Konsep Seiketsu
Seiketsu yaitu usaha yang terus menerus untuk mempertahankan 3 S tersebut
diatas, yakni Seiri, Seiton), dan Seiso. Pada prinsipnya mengusahakan agar
tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara. Di tempat kerja
yang terawat dengan baik, kerawanan dan penyimpangan dapat segera
dikenali,

sehingga

berbagai

masalah

dapat

dicegah

sedini

mungkin

12

(Kristianto,1995: 47). Memelihara tempat kerja tetap bersih tanpa sampah atau
tetesan minyak adalah aktivitas Seiketsu, antara seiso dengan seiketsu sangat
berkaitan erat.
5) Konsep Shitsuke
Shitsuke adalah metode yang digunakan untuk memotivasi pekerja agar terus
menerus melakukan dan ikut serta dalam kegiatan perawatan dan aktivitas
perbaikan serta membuat pekerja terbiasa mentaati aturan (rajin). Hal ini dianggap
sebagai komponen yang paling sukar dari 5 S. Untuk aktivitas ini, pekerja Jepang
diharapkan melatih pengandalian diri sendiri, bukan dikendalikan manajemen
(Yasuhiro, 1995:266).
3. Konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Kaizen identik dengan Siklus Rencana-Kerjakan-Periksa-Tindakan
(Plan, Do, Check, Acts atau PDCA). PDCA adalah prinsip dasar untuk perbaikan
secara terus-menerus. Penjabaran dari siklus PDCA adalah sebagai berikut:
a) Planning berarti memahami apa yang ingin dicapai, memahami bagaimana
melakukan suatu pekerjaan, berfokus pada masalah, menemukan akar
permasalahan, menciptakan solusi yang kreatif serta merencanakan
implementasi yang terstruktur.
b) Doing tidak semudah seperti yang dilihat. Didalamnya berisi pelatihan dan
manajemen aktivitas. Biasanya masalah besar dan mudah sering berubah pada
saat-saat terakhir. Bila terjadi kondisi seperti ini maka tidak dapat dilanjutkan
lagi tetapi harus mulai dari awal kembali.
c) Checking berarti pengecekan terhadap hasil dan membandingkan sesuai
dengan yang diinginkan. Bila segala sesuatu menjadi buruk dan hasil baik
tidak ditemukan, pada bagian ini keberanian, kejujuran, kecerdasan sangat
dibutuhkan untuk mengendalikan proses. Kata kunci ketika hasil memburuk
adalah "kenapa". Dengan dokumentasi proses yang baik maka kita dapat
kembali pada titik yang mana keputusan yang salah dibuat.
d) Acting berarti Menindak lanjuti atas apa yang didapatkan selama tahap
pengecekan. Arti lainnya adalah mencapai tujuan dan menstandarisasikan
proses atau belajar dari pengalaman untuk memulai lagi pada kondisi yang
tepat.

13

4. Konsep 5 W + 1 H
Salah satu pola pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan kaizen adalah
dengan teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5 W + 1 H (what, who, why, where,
when dan how).

J. SEGMENTASI KAIZEN
Menurut konsep kaizen dalam Tazakigroup (2000:69), kaizen dibagi menjadi tiga
segmen, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan :
1.

Kaizen yang berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiannya pada masalah


logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar
kemajuan dan moral.

2. Kaizen yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu,
kelompok Jinshu Kanshi untuk manajemen sukarela menggunakan alat

statistik

untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan standar


atau prosedur baru.
3. Kaizen yang berorientasi pada individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, di
mana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras. Kaizen
adalah konsep tunggal dalam manajemen Jepang yang paling penting dan merupakan
kunci sukses Jepang dalam persaingan. Jepang selalu berpikir bahwa tidak ada satu
hari pun berlalu tanpa adanya suatu tindakan penyempurnaan (Takizakigroup: 2000).
Kaizen merupakan alat pemersatu filsafat, sIstem dan alat untuk memecahkan
masalah yang dikembangkan di Jepang selama 30 tahun pada suatu perusahaan utnuk
berbuat baik lagi. Kaizen dapat dimulai dengan menyadari bahwa setiap perusahaan
mempunyai masalah. Kaizen memecahkan masalah dengan membentuk kebudayaan
perusahaan di mana setiap orang dapat mengajukan masalahnya dengan bebas
(Imai,1998:18).

K. PENERAPAN KAIZEN
Dalam menerapkan Kaizen, para pemimpin perusahaan atau organisasi di negara
Jepang berpegang pada dua prinsip, antara lain : Memerlukan proses atau cara kerja yang
baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Dengan proses atau cara kerja demikian,
kita bisa bekerja lebih cekatan (bukan bekerja lebih berat). Untuk mendapatkan proses
yang baik, para pemimpin perusahaan perlu mengetahui

sumber

masalah-masalah,

kemudian meminta ide/gagasan/solusi dari semua karyawannya. Bagaimanapun juga,

14

merekalah yang menjalani pekerjaan sehari- hari/dekat dengan pekerjaannya. Biasanya,


solusi terbaik adalah solusi yang paling sederhana, logis, dan mudah dilaksanakan.
Memilih gagasan-gagasan yang sekiranya bisa atau memungkinkan untuk
dilaksanakan kemudian menrapkannya dan bersabar menunggu hasilnya. Ternyata, satu
perbaikan kecil yang dilakukan dalam perusahaan atau organisasi akan dapat
menghasilkan dampak yang besar, dimana waktu dan uang dapat dihemat. Para
karyawan pun semakin

bersemangat

kerja, karena mereka melihat ide-ide mereka

diterima dan dilaksanakan oleh perusahaan.

L. LANGKAH-LANGKAH PEMECAHAN METODE KAIZEN


Langkah-langkah pemecahan masalah dengan menggunakan metode Kaizen
adalah sebagai berikut:
1

Membentuk sebuah team. Terdiri dari ketua, sekertaris, anggota, fasilitator.

Sebaiknya membentuk nama team.


Membangkitkan masalah dan berkonsentrasi pada masalah yang dipilih.
Menggunakan prinsip go look, go see atau lebih dikenal dengan nama Genchi
Genbutsu. Prinsipnya adalah langsung melihat kejadian dilapangan tempat proses

berlangsung.
Mengumpulkan dan meneliti. Meneliti semua proses yang ada lalu mencari 7
mudas yang terdiri dari proses, menunggu, inventory, transportasi, pergerakan,

4
5
6
7

produksi yang berlebihan, proses ulang.


Membuat peringkat sistem yang terdiri dari nama, peringkat dan nilai.
Memilih objek penelitian.
Membuat jadwal penelitian.
Menganalisa kondisi sekarang. Menggunakan brainstorming dengan tujuan untuk

mendapatkan ide sebanyak mungkin yang relative singkat.


Membuat Fishbone diagram. Menganalisa segala kemungkinan yang penting

melalui 4MIE yaitu man, machine, methods, material dan environment.


Mengumpulkan data. Terdiri dari menentukan parameter penelitian, menentukan
waktu pengumpulan, mendesain form-form yang dipakai, mengumpulan data
dengan jujur. Dapat pula membuat flowchart atau merekamnya dalam bentuk

video.
10 Membentuk target yang specifik, dapat diukur, tidak rancu, masuk akal, dapat
ditelusuri bila tidak tercapai.
11 Analisa penyebab. Pencarian penyebab permasalahan secara sistematik. Dengan
membandingkan antara teori dengan kenyataan. Menggunakan 5 Why Analisis.

15

12 Merencanakan cara-cara pengukuran yang sesuai dengan target. Mendesign cara


praktis dan murah untuk mencari penyebab permasalahan. Merencanakan paling
tidak satu rencana untuk setiap akar permasalahan.
13 Melakukan pengukuran. Mengumpulakan data dan memonitoring proses serta
memberikan penilaian,
14 Mengecek hasil. Membandingkan hasil pengukuran dengan target yang telah
dibuat.
15 Menindak lanjuti dari hasil pengecekan.
16 Membuat standarisasi proses dan melakukan pelatihan dengan standar baru.

M. ALAT-ALAT IMPLEMENTASI KAIZEN


Dalam melakukan perbaikan secara terus menerus. Beberapa tools yang digunakan,
antara lain:
1. Cause & Effect Fish bone.
Fish bone berguna untuk menganalisa dan menemukan factor-faktor yang
berpengaruh secara signifikan didalam menentukan karakteristik kualitas output
kerja. Disamping itu untuk menentukan penyebab-penyebab sesungguhnya dari
suatu masalah.
Ada lima faktor penyebab utama yang signifikan dan perlu diperhatikan, yaitu:
a. Manusia (man);
b. Metode kerja (work-method);
c. Mesin atau alat kerja lainnya (machine/equipment);
d. Bahan baku (raw materials);dan
e. Lingkungan kerja (work environment).
2. Lembar Isian (Check Sheet)
Lembar isian merupakan alat bantu untuk memudahkan proses pengumpulan
data. Bentuk dan kan dengan kebutuhan maupun kondisi kerja yang ada. Di dalam
pengumpulan data maka data harus diambil sesuai dengan kebutuhan analisis arti
bahwa data harus:
a. Jelas, tepat dan mencerminkan fakta.
b. Dikumpulkan berdasarkan cara yang benar, hati-hati dan teliti.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pembuatan lembar isian, yaitu
sebagai berikut:
a. Maksud pembuatan harus jelas. Berisi informasi apa yang ingin diketahui. Data
lengkap sebagai dasar untuk mengambil tindakan.
b. Stratifikasi harus sebaik mungkin. Mudah dipahami dan diisi. Memberikan data
yang lengkap tentang apa yang ingin diketahui.

16

c. Dapat diisi dengan cepat, mudah dan secara otomatis bisa segera dianalisa.
Kalau perlu dapat menggunakan gambar.
Ada beberapa jenis isian yang dikenal dan umum dipergunakan untuk keperluan
pengumpulan data, yaitu antara lain:
a. Production Process Distribution Sheck Sheet
Lembar isian jenis ini dipergunakan untuk mengumpulan data yang berasal dari
proses produksi atau proses kerja lainnya.
b. Defective Check Sheet
Lembar isian ini berguna untuk mengumpulkan data dalam mengurangi jumlah
kesalahan atau cacat yang ada dalam suatu proses kerja.
b. Defect Location Check Sheet
Lembar isian yang berupa gambar sketsa dari benda kerja nantinya akan
disertakan lokasi cacat yang terjadi, supaya dapat menganalisa dengan cepat.
c. Defective Cause Check Sheet
Lembar isian ini digunakan untuk menganalisa sebab-sebab terjadinya
kesalahan dari suatu output kerja. Data yang berkaitan dengan factor penyebab
maupun factor akibat akan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi hubungan
sebab akibat yang jelas.
d. Check Up Confirmation Check Sheet
Penggunaannya berbeda dengan lembar isian yang lain karena lebih menitik
beratkan kepada karakteristik kualitas atau cacat yang terjadi. Sheet ini berupa
check list untuk melaksanakan semacam pengcekan yang dilakukan pada akhir
proses kerja dengan tujuan meyakinkan apakah output kerja sudah selesai
dengan baik/lengkap atau belum.
e. Work Sampling Check Sheet
Sampling kerja adalah suatu metode untuk menganalisa waktu kerja. Dengan
metode sampling kerja ini kita akan dapat menentukan proporsi penggunaan
waktu kerja sehari-harinya.
3. SWOT
SWOT adalah metode analisa suatu perusahaan dengan melihat 4 faktor yaitu
strength, weakness, opportunities dan threaten. Tujuan penganalisaan ini adalah
meningkatkan persaingan dengan melihat peluang untuk mendapatkan pasar dan

17

keuntungan. Tujuan lainnya adalah mempersiapkan perusahaan supaya dapat


menghadapi permasalahan yang akan timbul, memunculkan rencana-rencana yang
baru.
Dalam menganalisa strength dan weakness ditentukan oleh faktor perusahaan,
biasanya berupa data-data atau asumsi yang diberikan atau dari survey pasar.
Sedangkan opportunities dan threaten ditentukan oleh factor luar yaitu ekonomi,
trend dalam masyarakat, maupun perubahan kelakuan dari pesaing. SWOT juga
digunakan untuk menganalisa strength, weakness, opportunities dan threaten dari
suplier. Strength adalah subject yang ahrus digali karena mereka ahlinya. Weakness
adalah subject yang mana kelemahan dari supplier tersebut harus dikembangkan
supaya menjadi strength. Threaten adalah ketakutan yang diakibatkan oleh
kelemahan dari supplier yang ada, oleh karena itu perusahaan harus mempunyai
rencana dalam menghadapi kelemahan supplier tersebut. Opportunities adalah
kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk dapat bekerja dengan supplier dalam
meningkatkan performance dari sistem.
4. 5 Why Analysis
Five why analysis adalah suatu metode untuk menemukan akar dari
permasalahan. Biasanya yang Nampak adalah gejala-gejala bukan masalah
sebenarnya. Contoh metode ini adalah: mengapa ada oli tercecer dibawah mesin?
karena mesinnya bocor. Mengapa mesinnya bocor? Karena penutup kerannya tidak
rapat. Mengapa penutup kerannya tidak rapat? karena rusak. Mengapa kerannya
rusak tidak diperbaiki? karena . dll.

5. Poka Yoke
Manusia adalah makhluk terbatas, tidak bisa melakukan suatu pekerjaan sama
seperti mesin. Gangguan-gangguan kecil dapat menyebabkan kesalahan terhadapap
pekerjaan yang mereka lakukan. Hal ini bukan sepenuhnya merupakan kesalahan
manusia. Desain proses yang jelek dapat menyebabkan munculnya permasalahanpermasalahan. Poka yoke berasal dari bahasa Jepang yang berarti bukti kesalahan.
Poka yoke adalah suatu desain dalam pekerjaan atau proses yang dapat
menghindarkan orang untuk melakukan kesalahan.

18

6. Gemba
Gemba dalam bahasa Jepang berarti tempat yang mana melakukan semua
aktifitas benar-benar berlangsung, dengan kata lain tempat yang mana suatu produk
dibuat. Contoh gemba dalam dunia industri adalah lantai produksi kalau dalam
dunia perhotelan adalah tempat yang mana masakan itu dimasak kalau dalam dunia
jasa adalah setiap tempat yang mana aktivitas jasa tersebut terjadi. Gemba lainnya
adalah Gemba-Cho yang berarti mandor kerja, sejenis pekerjaan guru yang mana
pekerjaannya adalah bekerja sekaligus melatih orang lain melakukan pekerjaan itu.
Gemba Kaizen adalah proses secara terus menerus dari mengidentifikasi
(identifying), mengurangi (reducing) dan menghilangkan (eliminating), learn by
doing. Gemba Kaizen berarti aktivitas Kaizen yang dilaksanakan di Gemba (tempat
kerja). Gemba Kaizen adalah melakukan improvement yang berkesinambungan di
area kerja.
7.

Jidoka
Jidoka mempunyai 2 arti yaitu: Automasi dengan kepandaian manusia
(autobination), jadi memindahkan kepandaian manusia pada mesin. Autonomation
biasannya mengacu pada mesin atau line yang dapat berhenti secara automatis pada
keadaan tidak normal. Suatu mesin akan berhenti sendiri ketika:
a)
Sudah selesai membuat produk sesuai dengan yang direncanakan
b)
Suatu bagian tertentu rusak
c)
Mesin macet.
Prinsip kedua adalah mematikan mesin atau proses secara manual ketika
terjadi kesalahan. Operator diberi tanggungjawab untuk membetulkan proses. Bila
operator tidak mampu maka wajib memberhentikan mesin supaya tidak terjadi
kecacatan. Prinsip yang penting dari Jidoka adalah tidak mengijinkan kecacatan
berpindah dari suatu stasiun ke stasiun lainnya.

N. KEUNTUNGAN KAIZEN
Banyak keuntungan yng bisa diperoleh oleh perusahaan apabila perusahaan
menerapkan akizen didalam aktivitas usahanya, diantaranya:
1. Perbaikan terus menerus yang walaupun kecil dapat menjadikan/ menambahkan
manfaat yang besar. Perbaikan tersebut menghasilkan peningkatan produktivitas,

19

kualitas ditingkatkan, keamanan yang lebih baik, pengiriman lebih cepat, biaya lebih
rendah, dan kepuasan pelanggan yang lebih besar.
2. Karyawan yang bekerja di perusahaan yang berbasis Kaizen biasanya melaksanakan
pekerjaan dengan lebih mudah, dan lebih menyenangkan - sehingga dapat menaikkan
moral kerja dan kepuasan kerja dari karyawan, dan dapat menurunkan turn-over.
3. Kaizen Mengurangi Pemborosan, beberapa hal seperti, waktu tunggu, transportasi,
gerak pekerja, over produksi, kelebihan persediaan, kualitas produk dan WIP.
4. Kaizen membantu perbaikan kualitas produk, penggunaan modal, kapasitas produksi,
komunikasi, pemanfaatan Ruang dan retensi karyawan.
5. Kaizen memberikan hasil yang cepat karena kaizen tidak berfokus pada perbaikan
skala besar, yang melibatkan padat modal, namun kaizen berfokus pada investasi
kreatif yang terus memecahkan sejumlah besar masalah kecil.
6. Dengan melibatkan karyawan, mereka mulai mencari yg bisa dilakukan perbaikan di
lingkungan kerja, untuk membawa hasil yang lebih baik di lingkungan kerjanya. Dan
dapat meningkatkan moral kerja dengan melakukan kerja dengan menyenangkan dan
lebih mudah dalam menjalankan aktivitasnya.

O. CONTOH PENERAPAN KAIZEN


Banyak perusahaan yang telah mengimplementasi prinsip dan metode kaizen di
dalam menjalankan usaha mereka, beberapa contoh perusahaan tersebut diantaranya:
1. Proyek Kaizen 100 milik Perusahaan Canon
Canon memperkenalkan proyek yang bernama proyek Kaizen 100 kepada
seluruh pabrik miliknya. Kaizen 100 mewajibkan setiap manajer untuk berfikir
tentang lebih dari 100 jenis tugas sehari-hari yang dapat diperbaiki. Target untuk
tingkat supervisor juga ditetapkan sebanyak 100 jenis perbaikan. Untuk itu, setiap kali
seorang manajer atau supervisor mendapat ide-ide perbaikan maka harus menuliskan
ide-ide tersebut dalam formulir. Para supervisor wajib menyisihkan waktu selama
setengah jam setiap hari yaitu dari jam 11.30-12.00 siang waktu setempat dan disebut
sebagai waktu Kaizen yaitu waktu dimana setiap orang tidak boleh melakukan
aktivitas apa-apa kecuali berfikir tentang perbaikan untuk unit kerja masing masing.
Pada dasarnya formulir proyek Kaizen tersebut memuat kolom-kolom
identifikasi masalah, identifikasi penyebab masalah, usulan tindakan perbaikan,
penanggung jawab, dan proyeksi dampak. Formulir proyek kaizen tersebut dapat
disusun atas dasar formulir saran dari para karyawan atau hasil brain storming.
Penerapan konsep perbaikan kualitas dimana dirancang penaggulangan
terhadap halangan yang akan ditimbulkan dimana halangan tersebut mengharuskan

20

pengidentifikasian ukuran tujuan untuk pelayanan profesional bagaimana kita


mengukur dan menganalisis proses administrasi. Perpindahan perbaikan kualitas dari
manajemen kualitas ke manajemen proses membuka jalan untuk memperluas
perbaikan di segala bidang yang ada pada unit kerja pada perusahaan.
2. Kaizen Costing milik Perusahaan Indosat
Indosat melakukan beberapa strategi penting, diantaranya adalah melakukan
pengefisiensian biaya atau Kaizen Costing. Di awal tahun 2010, Indosat berusaha
untuk

mengevaluasi

seluruh

pengeluaran

perusahaan

dan

mencoba

untuk

memperketat pengeluaran perusahaan. Pengeluaran yang dianggap tidak terlalu


penting, ditekan semaksimal mungkin.
Di bidang Procurement, Indosat menerapkan suatu strategi baru dengan pihak
pemasok, sehingga Indosat memperoleh harga peralatan yang lebih kompetitif.
Kemudian Indosat juga menetapkan prioritas yang lebih ketat untuk pembelanjaan
modal (CAPEX), melalui pengkajian apakah proposal investasi yang diajukan akan
menguntungkan secara komesial. Tanpa mengurangi kualitas jaringan dan
pengembangan, Indosat mampu mengurangi rasio CAPEX-to-sales secarasignifikan,
yaitu mengalami penurunan sebesar Rp11.584 miliar dari tahun 2009.
Banyak beban-beban yang mengalami penurunan oleh Indosat. Beban
karyawan mengalami penurunan sebesar Rp40,4 miliar atau 2,8% dari tahun 2009. Ini
dapat terjadi karena penurunan manfaat setelah masa kerja, manfaat atas kelanjutan
gaji sebelum pension (MPP) dan diimbangi dengan peningkatan gaji dan bonus.
Beban pemasaran menurun sebesar Rp37,7 miliar atau 4,6% dari tahun 2009. Ini
terjadi karena adalanya penurunan beban iklan, promosi dan pameran, sejalan dengan
startegi pemasaran yang lebih terfokus dan program efisiensi yang Indosat lakukan.
Beban administrasi dan umum juga menurun sebesar Rp33,4 miliar atau 4,8% dari
tahun 2009. Hal ini terjadi karena penurunan dalam cadangan penurunan nilai
piuitang, biaya sewa, biaya professional dan beban perlengkapan kantor. Dan Indosat
juga mengembangkan Sistem Informasi SDM berbasis ESS (Employee Self Service)
dengan proses elektronik otomatis, sebagai sarana untuk meningkatkan efisiensi biaya
dan menekan tingkat kesalahan.

21

BAB III KESIMPULAN


Konsep Kaizen dibagi dalam 3 segmen, yaitu Pertama, berorientasi pada manajemen.
Manajemen Jepang umumnya percaya bahwa seorang manajer harus menggunakan 50%
waktunya untuk penyempurnaan. Mulai dengan mengidentifikasi "pemborosan" maupun
"kinerja karyawan." Kedua, berorientasi pada kelompok "gugus kendali mutu" dan "aktivitas
kelompok kecil" untuk mengidentifikasi penyebab masalah, menganalisis, melaksanakan,
mencoba tindakan baru, dan menetapkan standar/ prosedur baru. Ketiga, berorientasi pada
individu, tercermin dalam bentuk keterampilan karyawan dalam menyampaikan pemikiran
dan saran, sebagai upaya pengembangan diri karyawan.
Kunci utama: setiap karyawan dari berbagai tingkatan agar terus menerus
menyempurnakan keahlian dan mengembangkan bakat yang dimiliki, yang dapat
meningkatkan kepuasan kerja.
Kepuasan yang sebenarnya terletak pada proses perbaikan itu sendiri melalui usahausaha yang kreatif. Kompetensi saja tidak cukup. Yang diperlukan adalah "kemampuan
bekerja dalam Tim" secara efektif dengan memanfaatkan keahlian, kemampuan, dan
pengetahuan yang dimiliki guna memperbaiki kelemahan dalam perusahaan.

22

DAFTAR PUSTAKA
Ayu. Bidari. 2015. Manajemen Mutu Perbaikan Berkesinambungan (Kaizen). Diakses
melalui bidariayu92.blogspot.co.id pada tanggal 26 November 2016.
Fadiamanto, Ghifari. 2014. Penerapan Kaizen Costing di PT Indosat TBK. Diakses melalui
ghifarifadiatmanto.tumblr.com pada tanggal 26 November 2016.