Materi Menj. Lab
Materi Menj. Lab
b)
c)
d)
e)
terjadi, untuk mengubah cara banyak hal terjadi, menciptakan sesuatu yang tidak ada seorang
pun pernah menciptakannya sebelumnya.
Tapi ingat: orang yang tidak punya pengikut/peserta bukanlah pemimpin. Orang baru akan
mengikuti setelah mereka menerima wawasan pemimpin sebagai wawasan mereka sendiri.
Supaya bisa mengajak orang lain mempunyai wawasan, pemimpin harus mengenal peserta
mereka dan bicara dalam bahasa mereka. Dengan demikian peserta tahu bahwa pemimpin
memahami kebutuhan mereka.
3.
Memungkinkan Orang Lain Bisa Bertindak
Pemimpin teladan menarik dukungan dan bantuan semua orang yang harus membuat kegiatan
berjalan. Dengan satu cara, pemimpin melibatkan mereka yang harus hidup dengan hasilnya, dan
mereka memungkinkan orang lain bisa melakukan pekerjaan dengan baik. Mereka
memungkinkan orang lain bisa bertindak. Pemimpin tahu bahwa tidak ada seorang pun yang
melakukan apa yang terbaik bagi dirinya kalau dia merasa lemah, tidak cakap, atau terasing;
mereka tahu orang yang diharapkan aktif harus mempunyai rasa kepemilikan. Pemimpin tidak
menimbun kekuasaan, tetapi mendelegasikannya. Pemimpin dengan bangga bicara mengenai
kerjasama tim, kepercayaan, dan pemberdayaan sebagai unsur pokok upaya mereka.
4.
Menjadi Penunjuk Jalan
Pemimpin berjalan terlebih dahulu. Mereka memberikan contoh dan membina komitmen melalui
tindakan sehari-hari yang sederhana, yang menciptakan kemajuan dan momentum. Pemimpin
menjadi penunjuk jalan melalui contoh pribadi dan pelaksaanaan yang penuh pengabdian.
Supaya ia bisa menjadi penunjuk jalan secara efektif, pertama-tama ia harus jelas terhadap
prinsip bimbingannya. Ia harus bisa membela kepercayaannya. Akan tetapi perbuatan pemimpin
jauh lebih penting daripada kata-kata mereka, dan harus konsisten dengan kata-kata mereka.
5.
Mendorong Hati
Usaha mendaki ke puncak berat dan lama. Orang jadi kehabisan tenaga, frustasi dan kehilangan
semangat. Mereka sering tergoda untuk menyerah. Pemimpin mendorong hati peserta mereka
untuk jalan terus. Tindakan kepedulian yang sesungguhnya bisa meningkatkan semangat dan
menarik orang ke depan. Misalnya apabila seorang berhasil dalam satu tugas tidak ada salahnya
diberikan ganjaran yang sepantasnya.
Dalam banyak kasus, pemimpin bukan hanya memberikan dorongan kepada orang lain, akan
tetapi harus juga dapat memberikan dorongan kepada dirinya sendiri untuk terus bertahan dan
berusaha untuk melayani dengan sebaik-baiknya.
Ciri-Ciri Pemimpin
Untuk memahami lebih dalam tentang ciri-ciri pemimpin ada baiknya melihat pendapat yang
dikemukakan oleh George R.Terry. George R.Terry mengemukakan delapan ciri-ciri pemimpin
yaitu :
1. Energi, mempunyai kekuatan mental dan fisik
2. Stabilitas Emosi, seorang pemimpin tiddak boleh berprasangka jelek terhadap
bawahannya, ia tidak boleh cepat marah dan percaya pada diri sendiri harus lebih besar.
3. Humam relationship, mempunyai pengetahuan tentang hubungan manusia.
4. Personal motivation, keinginan untuk menjadi pemimpin harus besar, dan dapat
memotivasi diri sendiri.
5. communication skill, mempunyai kecakapan untuk berkomunikasi.
6.
Atur waktu
Nah, ini juga adalah hal yang penting. Dandanan rapi, pandai bicara, tetapi tak bisa mengatur apa
pun, sama juga bohong. Ketidakteraturan berarti Anda akan selalu mencoba menyelesaikan apa
yang seharusnya menjadi pekerjaan Anda. Ketergesa-gesaan menyelesaikan pekerjaan
memberikan kesempatan untuk kemungkinan terjadinya kesalahan. Belajarlah untuk menyimpan
agenda yang mencatat tenggat waktu dan mengatur jadual untuk pekerjaan Anda. Kemampuan
untuk bisa tepat waktu, bahkan lebih cepat dari waktu yang ditentukan bisa membuat Anda
dihormati. Karena ini berarti Anda adalah tipe orang yang bisa menset gol yang menantang, dan
bisa menggunakan waktu yang dimiliki secara efisien.
7.
Pandai menemukan solusi
Ada masalah di kantor? Ketidakefisienan pekerjaan pegawai, atau pemborosan keuangan, atau
apa pun itu. Jika Anda menemukan sebuah solusi, jalankan dan usahakan. Mereka yang memiliki
solusi dan membantu perusahaan ke arah yang lebih baik, pasti akan menemukan jalan untuk
menjadi yang teratas. Jangan hanya berpangku tangan dan menunggu perintah. Inisiatif untuk
menjadi seorang pemecah masalah pasti selalu dihargai.
Cara Memanage Sebuah Perusahaan
Dalam sebuah perusahaan harus memiliki prinsip-prinsip berikut ini supaya perusahaan tersebut
bisa di kelola dengan baik, berikut diantaranya :
Transparansi, yaitu keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan
serta keterbukaan dalam mengemukakan informasi materil dan relevan mengenai
perusahaan. Transparansi telah tercermin dalam proses pengambilan keputusan yang
dilakukan saat rapat Direksi, baik yang dilakukan pada saat rapat Direksi secara internal,
rapat Direksi dengan Jajaran Perusahaan maupun rapat Direksi yang dilaksanakan
bersama Dewan Komisaris.
Beberapa bentuk manajemen bisnis di atas sangat penting diperhatikan oleh para pengelola
usaha bisnis yang ingin sukses dalam menjalankan sebuah bisnis usaha. Tanpa adanya sebuah
manajemen yang baik, maka mustahil sebuah perusahaan akan mampu berjalan dengan baik
seperti yang menjadi harapan pemiliknya.
Manajemen laboratorium
Untuk mengelola Laboratorium yang baik kita harus mengenal perangkat-perangkat apa
yang harus dikelola. Perangkat-perangkat manajemen lab itu adalah :
1 Tata ruang (lab lay out)
2 Alat yang baik dan terkalibrasi
3 Lab. Infrastruktur
4 Lab. Administrasi
5 Lab. Inventory & Security
6 Lab. Safety Use
7 Lab. Organisasi
8 Budget-fasilities
9 Disiplin yang tinggi
10 Skill (Keterampilan)
11 Peraturan Dasar
12 Penanganan masalah Umum
13 Jenis-jenis pekerjaan.
Semua perangkat-perangkat ini jika dikelola secara optimal, akan memberikan
optimalisasi manajemen lab yang baik. Dengan demikian manajemen lab itu adalah suatu
tindakan pengelolaan yang komplek dan terarah, sejak dari perencanaan tata ruang (lab-lay-out)
sampai dengan semua perangkat -perangkat penunjang lainnya. Semua perangkat- Makalah
Pelatihan Manajemen Laboratorium 1 perangkat tersebut sebagai pusatnya (core activities)
adalah Tata Ruang (Lab Lay Out)
C Rincian kegiatan masing-masing
1 Tata Ruang (Lab lay out)
Untuk tata ruang, sebaiknya ditata sedemikian rupa sehingga lab dapat berfungsidengan
baik. Tata ruang yang sempurna, dimulai sejak perencanaan gedung pada waktu dibangun. Tata
ruang yang baik harus mempunyai :
a.
Mempunyai pintu masuk (in)
b. Mempunyai pintu keluar (out)
c.
Mempunyai pintu darurat (emergency-exit)
d. Ruang persiapan (preparation-room)
e.
Ruang peralatan (Lab-room)
f.
Ruang penangas (fume)
g. Ruang penyimpanan (storage - room)
h. Ruang staff (Staff-room)
i.
Ruang seminar (seminar-room)
j.
Ruang bekerja (Activiting-room)
k. Ruang gudang (storage-room) l. Lemari glass (glass-room)
l.
Lemari alat-alat optic (opticals-room)
m. Pintu jendela diberi kawat kassa, agar serangga dan burung tidak dapat masuk
n. Fan (untuk dehumidifier)
o. AC-room untuk alat-alat tertentu yang memerlukan AC-system.
Organisasi laboratorium
Organisasi Lab adalah susunan personalia yang mengelola Lab tersebut. Organisasi
tersebut ditanggung jawabi sepenuhnya oleh Kepala Laboratorium. Kepala Laboratorium harus
bertanggung jawab terhadap semua kegiatan yang dilakukan dan juga bertanggung awab
terhadap seluruh peralatan yang ada. Para Asisten yang berada dibawah kepala Lab juga harus
sepenuhnya bertanggung jawab terhadap semua pekerjaan yang dibebankan padanya. Disamping
asisten, juga harus ada tenaga teknisi tetap, yang bertugas di Laboratorium untuk menanggulangi
adanya kerusakan alat-alat Lab.
1.
.Ketua Laboratorium
a.
Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan yamg berada di laboratorium
b.
Mengevaluasi dan membuat laporan berkala kepada Ketua Jurusan
c.
Melakukan pembinaan administrasi dan manajemen kepada staf laboratorium
Dosen Pembimbing Praktikum
a.
Memberikan pemahaman materi yang akan di praktikumkan oleh praktikan.
b.
Berkoordinasi dengan kepala laboratorium untuk materi yang akan di praktikumkan.
c.
Berkoordinasi dengan laboran untuk menentukan jadwal post test beserta nilai
Asisten Praktikum
a.
Berkoordinasi dengan ka. Lab dan laboran untuk menentukan jadwal praktikum beserta
nilai
b.
Mengulang materi yang telah diberikan dosen untuk dilakukan dalam praktikum.
c.
Mendapingi praktikan selama melakukan praktikum.
Praktikan
a.
Melakukan pembuktian teori yang telah didapatkan dalam praktikum.
b.
Mengambil data praktikum yang digunakan untuk pegangan data post test
Laboran/Teknisi
a.
Memelihara dan merawat semua peralatan yang ada di laboratorium
b.
Menjaga kebersihan dan ketertiban laboratorium
c.
Melakukan penataan dan perapian semua barang inventaris yang ada di laboratorium
d.
Membantu segala kegiatan yang dilakukan di laboratorium, baik pelayanan,
pengembangan maupun pendokumentasian
2.
3.
4.
5.
E
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
Tertib Administrasi
Dalam sebuah organisasi bila semua orang mau bertanggung jawab penuh atas pikiran,
rencana, dan tindakannya, maka mereka telah menciptakan budaya organisasi yang super hebat,
yang akan menjadi landasan kokoh dari setiap gerak dan langkah organisasi tersebut.- djajendra.
Tertib administrasi dan tertib pelaporan merupakan kunci pokok keberhasilan
penyelenggaraan dan roda pemerintahan suatu organisasi. (Drs. Ishak Iskandar)
Administrasi berasal dari "Bahasa Latin" ad= intensif dan ministrare= melayani,
membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu,
melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
Beberapa pengertian lain tentang administrasi menurut White: Administrasi adalah proses yang
pada umumnya terdapat pada semua usaha "Kelompok", "Pemerintah" atau "Swasta", "Sipil"
atau "Militer", besar atau kecil. Kemudian menurut Simon: 1958 administrasi sebagai kegiatan
kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama. Selanjutnya menurut
Newman: administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha
kelompok individu guna mencapai tujuan bersama.
Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) yaitu Administrasi berasal
dari bahasa Belanda, Administratie yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti
sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan
sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris menurut FX. Soedjadi: 1989 disebut : Clerical
works. Kemudian Administrasi dalam arti luas menurut S.P. Siagian: 1973, berasal dari bahasa
Inggris Administration, yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan.
Berdasarkan hal yang dikemukakan tadi, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja
yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik
dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsifungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang
yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja
yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang
yang telah ditetapkan.
Selanjutnya Pengertian Organisasi Menurut Cici Kris: 2010 organisasi adalah sekelompok
orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Kemudian pengertian Organisasi secara umum adalah kelompok
kerjasama antara pribadi yang diadakan mencapai tujuan bersama. Organisasi dalam hal ini
dimaksudkan satuan atau kelompok kerjasama para siswa yang dibentuk dalam usaha mencapai
tujuan bersama yaitu mendukung terwujudnya pembinaan-pembinaan kemahasiswaaan.
Berdasarkan pengertian yang telah dikemukakan oleh berbagai ahli, kami dapat
menyimpulkan bahwa administrasi organisasi yaitu proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan
bersama-sama dalam sebuah kelompok kerja untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Pengerjaan
dalam administrasi organisasi dapat berupa pembenahan administrasi keanggotaan dalam suatu
organisasi, pembenahan administrasi keuangan, dan sebagainya.
Korps Protokoler Mahasiswa Universitas Pendidikan Indonesia (KPM UPI) adalah gerakan
mahasiswa yang bergerak di bidang keprotokolan yang bertujuan untuk memberikan pencitraan
mahasiswa sebagai insan akademis bersendikan Tri Dharma Perguruan Tinggi serta
menumbuhkan dan menciptakan kehidupan akademik kampus.
1.
a.
b.
c.
d.
2.
3.
4.
Pencapaian Tujuan KPM UPI akan dapat dilakukan jika kerjasama semua unsur di dalam
organisasi berjalan baik. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengendalian proses kerja dengan
semua unsur organisasi agar pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu
pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu
unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah peraturan yakni pedoman
administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum.
Organisasi yang rapih dan teratur menjadi suatu kebutuhan dan tuntutan setiap organisasi,
tak terkecuali Korps Protokoler Mahasiswa Universitas Pendidikan Indonesia sebagai organisasi
yang telah berdiri 3 tahun yang lalu.
Menurut Zen dalam komentarnya pada forum Syiah di Indonesia Antar Problematika dan
Solusi ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam upaya penataan organisasi:
Pendataan ulang organisasi dengan juga menunjukkan:
Nama Organisasi
Dalam pendataan ulang sebuah organisasi haruslah mencantumkan nama organisasi agar dapat
diakui.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi haruslah dibuat agar terdapatnya garis komando yang sesuai dan tidak keluar
jalur sehingga roda organisasi dapat berjalan.
Jumlah Anggota Organisasi
Jumlah anggota dalam sebuah organisasi haruslah diperhitungkan dan disesuaikan dengan
kebutuhan dalam sebuah organisasi.
Agenda/Program Kerja Organisasi
Dalam sebuah organisasi harus dibuat program kerja agar kegiatan yang terdapat dalam sebuah
organisasi berjalan semestinya.
Dari hal tersebut diharapkan adanya database lengkap anggota dan organisasinya sehingga
memudahkan pemetaan dan hal yang harus dilakukan dengan melihat kekuatan, kekurangan,
kesempatan yang dapat dilakukan dan dimanfaatkan secara optimal, serta upaya pencapaian
target secara anggota
Mengagendakan konsolidasi formal dan informal secara kontinyu
Dalam sebuah organisasi diperlukan pengagendaan konsolidasi baik bersifat formal seperti
rapat resmi ataupun bersifat informal seperti perbincangan santai agar roda dalam sebuah
organisasi kokoh.
Membuat standarisasi struktur organisasi dan kelembagaan di dalamnya
Impian/harapan/cita-cita sebuah organisasi dapat terlihat dari struktur organisasi yang ada,
namun kelembagaan tersebut terkadang menjadi sandungan di beberapa organisasi karena tidak
melihat sisi penting dan perlunya sebuah lembaga dalam organisasi sehingga terdapat program
kerja yang terlalu sulit untuk dapat direalisasikan melihat dari SDM yang ada.
Adanya standarisasi struktur organisasi akan dapat memudahkan kita dalam penyusunan
rencana kerja dan alokasi sumber daya yang ada secara tepat dan optimal dalam upaya realisasi
rencana kerja. Sebagai contohnya adalah bahwa tidak semua Lembaga yang ada dalam organisasi
induk/besar harus ada dalam sebuah organisasi tingkat dibawahnya/organisasi kecil/yang baru
berdiri.
Membuat Standarisasi Tertib Administrasi Organisasi
Baik atau tidaknya sebuah Organisasi salah satunya terlihat dari tertib atau tidaknya
administrasi organisasi tersebut yang terkadang terlihat sepele namun ternyata menjadi cukup
fatal, apakah itu dapat menimbulkan konflik interest dalam organisasi itu sendiri, pada anggota
atau dengan organisasi lain.
Tertib Admnistrasi yang dibutuhkan misalnya:
a.
Tertib Administrasi Surat menyurat:
Tertib administrasi dalam sebuah organisasi dapat berupa pemisahan antara surat masuk
dan surat keluar, pengkodean surat keluar (apakah itu dari top struktural bahkan lembagalembaga yang ada), dokumentasi surat keluar masuk, dan lain-lain
b.
Tertib Administrasi Keuangan/Pendanaan
Tertib administrasi dalam keuangan dan pendanaan dapat berupa pemisahan antara biaya
pengeluaran dan pemasukan, memperhitungkan baik buruknya sebuah keputusan dalam
keuangan, dokumentasi biaya pengeluaran dan pemasukan.
c.
Dan yang lainnya yang diperlukan
Kemudian Peran yang paling penting dalam tertib administrasi organisasi di KPM UPI
khususnya dalam administrasi keanggotaan yaitu meliputi:
1. Proses Perekrutan angota dengan alur yang jelas
a.
Tes kelengkapan adiministrasi
Sebelum merekrut anggota baru yang akan bergabung di KPM UPI dilakukan pengecekan
kelengkapan administrasi berupa pengisian formulir dan hal-hal yang berhubungan dengan
administasi keanggotaan.
b. Tes kesehatan dan fisik
KPM UPI dalam merekrut anggota baru melakukan tes kesehatan dan fisik guna mengetahui
seberapa jauh kekuatan fisik yang ada pada diri anggota baru.
c.
Tes Pengetahuan dan linguistik
Seorang anggota KPM UPI haruslah mengetahui sedikitnya tentang pengetahuan yang
berhubungan dengan kampus, serta roda pemerintahan Indonesia. Pada tes linguistik seorang
anggota sedikitnya memahami bahasa asing dan bahasa daerah khusunya Indonesia hal ini
dikarenakan pada saat penugasan jika berhadapan dengan orang pribumi dan orang asing tidak
canggung.
d. Tes Psikotes
Tes psikotes dilakukan agar mengetahui kepribadian yang terdapat dalam diri anggota KPM
UPI.
e.
Tes Integritas
Tes intregitas yang dilakukan di KPM UPI berupa wawancara bagaimana kesiapan calon
anggota baru KPM UPI untuk menjadi seorang protokol dengan segala konsekuensi yang akan
didapatkan.
2. Meregistrasi anggota dengan memberikan Nomor Registrasi Keanggotaan (NRK) sesuai dengan
angkatannya.
Anggota baru yang telah dinyatakan sebagai anggota KPM UPI dapat diberi nomor
regristasi anggota sesuai dengan angkatan masuk.
3. Merekapitulasi Data Pribadi Anggota atau Biodata dalam bentuk Softfile dan Hardfile
4. Rekapitulasi Data tingkatan anggota KPM UPI berupa:
a. Protokoler Mula
b. Protokoler Madya
c. Protokoler Utama
memastikan alat yang bisa digunakan sebagai tempat untuk bekerja dan tidak boleh dicampur
dengan alat-alat yang telah rusak dan tidak bisa digunakan kembali.
Pada beberapa perusahaan mungkin mereka menerapkan konsep pemilahan ini, namun masih
banyak perusahaan atau pabrik yang tidak menerapkan konsep pemilahan barang. Saat barang
akan diproduksi dari gudang maka penerapan konsep 5S ini sangat terlihat. Barang-barang yang
dibutuhkan akan mudah didapatkan dan karyawan tidak perlu lagi memilih mana barang A dan
mana barang B, mana barang yang bagus untuk diproduksi dan mana barang yang tidak baik
untuk diproduksi. Pemberian kejelasan tanda pada barang akan memudahkan bagian gudang
dan produksi saat proses produksi dan proses pengemasan sekaligus saat akan dijual di
pasaran. Barang yang telah diproduksi pun juga harus dilakukan pemilahan, mana barang yang
sama, mana barang yang berbeda, keduanya harus dipisahkan. Barang yang sama masing-masing
harus dipilah lagi menjadi barang A yang bagus dan siap dijual dengan barang A yang kurang
bagus dan tidak bisa dijual. Hal ini bisa diberikan tanda pada masing-masing barang untuk
mencegah terjualnya barang yang tidak bermutu ke tangan konsumen.
2. Seiton ( Penataan)
Pertama yang dilakukan pada tahap diatas adalah memilih barang-barang yang berbeda
jenisnya, berbeda keperluannya maupun berbeda tujuannya, setelah tahap tersebut maka langkah
berikutnya adalah menata barang-barang. Barang-barang ditata dengan cara memberikan
identitas dengan jelas agar tidak campur satu sama lain. Untuk menata produk maka hal ini
bisa dilakukan dengan menggunakan pola penyimpanan yang lebih rapi yang berasal dari
warna box yang berbeda. Untuk penataan maka warna box bisa dibuat berbeda. Sebagai
contoh, warna box biru untuk produk A, warna box kuning untuk produk B dan sebagainya. Ada
banyak cara untuk menandai beberapa produk yang ada pada box yang berbeda-beda.
Penataan barang bisa dilakukan saat barang atau bahan baku tiba drai tangan suplier, bisa juga
ketika barang yang telah diproduksi tersebut akan dijual di pasaran dan dilakukan pengemasan.
Penataan barang yang akan siap jual sangat membantu bagan marketing agar barang tidak salah
jual. Misalnya warna box kuning untuk barang A,sedangkan warna box hijau untuk barang B.
Barang A dan barang B harganya berbeda, bila bagian marketing tidak memberikan warna atau
tanda dari amsing-masing box, hal ini akan menimbulkan kerugian saat penjualan nanti, barang
yang seharusnya dijual dengan harga tinggi, akan dijual dengan harga yang rendah. Karena itu
proses penataan sangat penting bukan hanya barang atau bahan sampai di gudang namun sampai
barang tersebut sampai di tangan konsumennya.
Penataan ini bukan hanya dilakuka pada barang-barang namun juga pada file-fle yang ada di
kantor. Ketika membutuhkan file tertentu maka penataan ini sangat efektif untuk memudahkan
file yang dicari. Penataan file dalam suatu kantor dapat dibedakan menjadi file yang sama atau
sebidang dan file yang berbeda. File yang sama atau saling terkait diletakkan pada satu almari.
Sedangkan file yang berbeda akan ditempatkan pada almari yang berbeda. Sub file yang berisi
data yang sama akan diberi tanda dengan warna map yang berbeda. Semua tanda tersebut akan
memudahkan pencarian file ketika diperlukan.
3. Seisou (Pembersihan)
Bersih-bersih sebenarnya bukan sebagai aktivitas khusus dari suatu pekerjaan, tapi pekerjaan
ini merupakan kesatuan yang menjadi keseharian dari jadwal kerja seseorang. Dengan
menggunakan Seiso ini maka area kerja bisa tetap bersih setelah mengerjakan pekerjaan
maupun saat memulai pekerjaan tersebut. Dalam konsep ini maka akan menghindarkan dari
kesalahan ataupun hal yang aneh saat bekerja.
Langkah yang sering dilakukan oleh seorang pekerja dalam konsep ini adalah dengan menata
tools, setelah digunakan dikembalikan ke tempatnya dan dibersihkan dari kotoran. Jika tools
bermasalah maka bisa diketahui dan digantikan dengan yang baru. Bila di kantor maka setelah
bekerja, file-file ditata kembali pada tempatnya semula.
Kebersihan ini sangat penting, di kantor karyawan bisa menata kembali meja kerjanya dan
sekelilingnya dari dokumen-dokumen yang tidak terpakai. Sampah-sampah dibuang pada
tempat sampah. Kegiatan ini adalah satu kesatuan yang harus dilakukan setiap hari dalam
jadwal kerja. Sebagai nilai tambah, ketika anda mencari ingin mengambil dokumen yang
dibutuhkan maka tidak membutuhkan waktu lama dan segera bisa mendapatkannya dengan
mudah. Kdang kebersihan ini dianggap sangat sepele namun hasilnya sangat luar biasa bagi
karyawan. Kebersihan ini akan membantu proses bekerja dan juga proses operasional
perusahaan. Kebersihan tidak hanya dilakukan di kantor tapi juga bisa dilakukan di tempat
produksi atau pabrik.
4. Seiketsu (Pembiasaan)
Konsep ini lebih mengarah pada Standarisasi yaitu tiap anda dituntut untuk melaksanakan
konsep-konsep lainnya seperti diatas maka hal ini bukanlah hal yang menguras energy dan waktu
anda. Jika ada proyek yang bernilai mahal namun tidak berarti maka hal ini bukanlah konsep
dari 5S. Konsep 3S diatas bisa dilaksanakan secara konsisten saat bekerja sehari-hari yang
dilaksanakan oleh semua orang tanpa kecuali. Konsep tersebut merupakan sebuah standart baku
yang menyatu dengan pekerjaan utama anda. Pembiasaan ini bisa dilakukan dalam lingkup
operasional perusahaan dan menjadi hal yang dilakukan terus menerus untuk hasil yang
maksimal. Pembiasaan kadang merupakan hal yang biasa bagi perusahaan namun konsep ini
sangat membantu kegiatan operasional perusaaan dan kegiatan lainnya.
5. Shitsuke (Pendisiplinan)
Konsep ini merupakan fase terakhir dari serangkaian konsep 5S, penetapan pendisiplinan ini
merupakan proses panjang yang berkelanjutan. Prose pemeliharaan dalam 3S maupun S ke 4
yaitu standarisasi tersebut akan dilakukan dalam rentang waktu yang cukup lama dan
berkelanjutan.
Setelah konsep 4S dilaksanakan secara terus menerus dan berjalan dengan baik maka akan
menajdi kebiasaan bagi orang dilingkungan sekitar. Sebagai S ke-5, Seiketsu menjadi
penyempurna dari konsep 4S yang lainnya. Dari konsep-konsep tersebut kemudian akan
menjadi bagian penting suatu perusahaan untuk mempertahankan kedudukannya dengan
perusahaan lainnya. Pada konsep pendisiplinan tersebut diharapkan terus dipertahankan dan
diperbaiki secara berkelanjutan melalui inovasi-inovasi .
Prinsip 5S kelihatannya memang sepele dan simple namun jika dilaksanakan dengan baik
dalam pekerjaan sehari-hari akan berdampak bagus untuk meningkatkan produktifitas maupun
efisiensi tiap aktifitas yang anda lakukan. Banyak manfaat yang bisa diambil dari konsep ini
ketika perusahaan menggunakan konsep 5S untuk perusahaan mereka. Jika semua konsep di
atas dilakukan secara terus menerus maka perusahaan akan mudah menjalankan operasionalnya
bahkan akan tertanam sikap yang professional pada karyawan. Sumber daya manusia yang
potensial dan professional sangat diperlukan untuk pengembangan bisnis perusahaan. Bila
konsep 5S yang terkenal ini diterapkan maka masing-masing SDM akan mampu meningkatkan
potensi yanga da pada diri mereka.
organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan
bisa memcapai tujuan.
4. Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini
sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya
dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng
dari rencana.
Hakikat dari fungsi manajemen dari Terry adalah apa yang direncakan, itu yang akan dicapai.
Maka itu fungsi perencanaan harus dilakukan sebaik mungkin agar dalam proses pelaksanaanya
bisa berjalan dengan baik serta segala kekurangan bisa diatasi. Sebelum kita melakukan
perencanaan, ada baiknya rumuskan dulu tujuan yang akan dicapai.