MANUAL DEL USUARIO

MANEJO DE INVENTARIOS DE VACUNAS Y

OTROS INSUMOS BASADO EN LA WEB
VERSION 5.2

Web-based Vaccination Supplies

Stock Management
wVSSM

Traduccin al espaol Diciembre 11, 2015

Manual del Usuario

Versin 5.2

NDICE

Acerca de wVSSM ........................................................................................................................... 5

Comparacin entre el VSSM autnoma y el wVSSM basado en la Web ............................... 7
Abreviaturas y Glosario ................................................................................................................. 10
Comunicacin ................................................................................................................................. 12
Por Omisin ..................................................................................................................................... 12
Campo y Registro ........................................................................................................................... 12
Equipo de empaque para envo de vacunas ............................................................................. 12
Envo ................................................................................................................................................ 12
rea o Equipo de Almacenamiento ............................................................................................. 12
Tiempo de Ejecucin .................................................................................................................... 13
Iniciando ............................................................................................................................................ 14
Usuarios............................................................................................................................................. 14
Pgina Principal .............................................................................................................................. 16
La Mensajera consiste en: ....................................................................................................... 16
La Advertencia consiste en:..................................................................................................... 17
Cuadros de Mensajera ................................................................................................................. 17
Informacin de Envo ............................................................................................................. 17
Borradores ............................................................................................................................... 19
Solicitud de Pedidos............................................................................................................... 19
Cuadro de Alertas .......................................................................................................................... 21
Datos Bsicos .................................................................................................................................... 21
Configuracin .......................................................................................................................... 22
Receptor................................................................................................................................... 23
Cuota Anual del Artculo por Receptor................................................................................ 28
Mnimos y Mximos de existencias de Artculos ............................................................... 30
Almacenes ............................................................................................................................... 33
Usuarios ................................................................................................................................... 35
Ver Usuarios ............................................................................................................................ 37
Editar mi perfil ......................................................................................................................... 37
2

Manual del Usuario

Versin 5.2

Ingresar nuevo usuario .......................................................................................................... 37

Permiso de Usuario ................................................................................................................ 38
Ingresos ........................................................................................................................................... 40
Administrar Ingresos .............................................................................................................. 40
Crear Nuevo Ingreso .............................................................................................................. 41
Apertura de Inventario ........................................................................................................... 50
Arreglos Mixtos ....................................................................................................................... 50
Arreglo Basado por Almacn o equipo de Almacenamiento ........................................... 51
Arreglo Basado por Clase y tipo de Artculo ...................................................................... 52
Copiar Ingreso......................................................................................................................... 52
Mover Artculos entre Almacenes ........................................................................................ 53
Despachos ....................................................................................................................................... 54
Administrar Despacho............................................................................................................ 55
Crear Nuevo Despacho ......................................................................................................... 56
Copiar Despacho .................................................................................................................... 61
Administrar Comprobantes/Remisiones ............................................................................. 62
Ajustes.............................................................................................................................................. 63
Ajuste de Inventario Actual ................................................................................................... 64
Ajuste de Despacho ............................................................................................................... 67
Ajuste de Ingresos .................................................................................................................. 68
Tipos Ajustes de Ingreso: ...................................................................................................... 68
Planificacin y rdenes de Compra ............................................................................................ 70
Administrar rdenes de Compra ......................................................................................... 71
Crear Nueva Orden de Compra ........................................................................................... 71
Recibir rdenes de Compra ................................................................................................. 73
Advertencias.................................................................................................................................... 74
Artculos cerca de Vencer ..................................................................................................... 75
Artculos arriba del Nivel de Inventario Max ....................................................................... 75
Artculo bajo el Nivel de Inventario Min ............................................................................... 75
Acerca de los Reportes en wVSSM ............................................................................................ 76
Reporte de Inventario ............................................................................................................ 77
Nmero de Comprobante/Remisin cancelados ............................................................... 77
3

Manual del Usuario

Versin 5.2

Solicitud de Suministros ................................................................................................................ 78

Gestin de Solicitudes Enviadas.......................................................................................... 80
Enviar Solicitudes de Suministros........................................................................................ 83
Administrar Solicitudes Recibidas........................................................................................ 86
Acerca de la Ayuda en wVSSM ................................................................................................... 88

Manual del Usuario

Versin 5.2

Acerca de wVSSM
Bienvenidos a la plataforma basada en la web para el Manejo y Control de
Inventarios de Vacunas y otros suministros (wVSSM) versin 5.2
(wVSSM) versin 5.2 es una aplicacin en lnea para el manejo y control de
inventarios de vacunas cadena de suministros. wVSSM tiene un solo base de
datos para todo el programa y conecta a todos los usuarios.
La ltima versin wVSSM fue desarrollada con ayuda financiera de la Oficina de
la Organizacin Mundial de la Salud en Irn con base en el xito del VSSM
autnomo. ste ltimo est instalado y siendo utilizado actualmente en 21 pases
aproximadamente. ElwVSSM ha sido probado en Irn y ahora est siendo
exitosamente utilizado y conectado en el Almacn Nacional de Vacunas, en 8
almacenes de vacunas regionales, 46 provincias y 380 distritos aproximadamente.
La base de datos del wVSSM puede ser instalada en el servidor indicado por el
pas y en todos los usuarios autorizados, tales como regiones, provincias y
distritos, quienes tendrn acceso a su propia informacin. Cualquier despacho del
almacn nacional aparecer en la pantalla del usuario relacionado como un nuevo
envo. A nivel de usuario, tienen opciones de confirmacin, rechazando el Envo o
requerir un ajuste desde el ms alto nivel.
wVSSM es similar al VSSM autnomo ya que son programas de cdigo abierto,
son totalmente ajustables al cliente. Los usuarios pueden codificar artculos,
equipos de cadena de fro, almacenes secos, receptores, las razones para ajustes
y todos los parmetros pueden hacerlo de la forma que mejor se adapten a las
necesidades de cada pas y en el idioma de su preferencia.
wVSSM est disponible en Ingls, Francs, rabe, Ruso y Espaol. Existe la
posibilidad de traducir wVSSM a cualquier otro idioma.
Mojtaba Haghgou
Desarrollador Principal.
mojtaba05@hotmail.com or mojtaba@wvssm-demo.com
+98 21 229 13 739 and 740
Mobile: +98 912 335 9588

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Versin 5.2

Links relacionados:
wVSSM goes online in Tunisia, Technet21, Op.ti.mize, April 2012
http://www.technet21.org/index.php/forum/technet21/logistics-managementinformation-systems-software-and-tools/2923-wvssm-goes-online-intunisia.html?p=1#p4180
Global Immunization News (GIN) 31 Jan 2012, page 11
http://www.who.int/immunization/gin/en/
http://www.gavialliance.org/library/publications/other-publishers/who/
Volume XXXII, Number 6 edition for the month of December 2010, Page 7
http://new.paho.org/hq/index.php?option=com_content&task=view&id=6187&Itemi
d=2400&lang=en
VSSM article on Featured Software Tool, 11 Jan 2009
http://www.technet21.org/index.php/jan-2011/featured-software-tool.html
Experiencias con VSSM en Paraguay y Honduras
http://www.technet21.org/index.php/tools/view-document-details/1058experiences-in-the-implementation-of-vssm-in-paraguay.html

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Versin 5.2

Comparacin entre el VSSM autnoma y el wVSSM basado en la Web

Informacin Actualizada
Las herramientas de manejo de inventarios de vacunas e insumos (VSSM)
autnomo 4.8 y su similar basado en la Web (wVSSM) versin 1.31 son
aplicaciones de sistemas abiertos desarrollados por la OMS para asistir
eficientemente a los programas de inmunizaciones y al personal del almacn de
vacunas para el manejo de los inventarios de los productos del PAI, como tambin
de los productos farmacuticos.
El VSSM autnomo es usado actualmente por 21 programas de inmunizaciones
en 4 regiones de la OMS. El VSSM es una herramienta para el manejo de
inventarios, su objetivo es fortalecer las operaciones y gerenciamiento de la
cadena de fro y suministros de forma que las vacunas, diluyentes y otros insumos
relacionados no sean afectados por vencimiento, por tener sobre almacenamiento
o por no ser sacados del inventario del almacn. Provee 46 diferentes reportes
para ayudar a planificar con anticipacin y tener informacin acerca de todos los
niveles de la cadena de suministros sobre el almacenamiento de todos los
productos en el almacn. Tambin provee a los gerentes informacin acerca de la
capacidad neta disponible de almacenamiento en los equipos frigorficos y para las
diferentes reas del almacn. Asimismo el VSSM se enfoca primordialmente en
vacunas, diluyentes, otros suministros tales como jeringas y equipos de cadena
fro, como tambin incluye otros productos como medicamentos y otros insumos
relacionados con la salud que pueden ser adaptados en esta aplicacin.
El VSSM es una herramienta multilinge que puede ser cambiada del ingls al
espaol, francs, rabe y ruso sin afectar la informacin. La aplicacin wVSSM
puede ser traducida fcilmente a otro idioma por los usuarios y ya ha sido
traducida al persa, mongol, vietnamita, espaol, laosiano y armenio.
El VSSM es una herramienta totalmente ajustable, toda la codificacin de los
productos la realizan los usuarios, ellos pueden seleccionar el idioma para
codificar. El VSSM est estructurado en la base existente del entrenamiento del
manejo de vacunas por WHO en pases en desarrollo considerando prcticas
comunes en el campo.
La gua del usuario est disponible en Ingls, francs, espaol, rabe y ruso.
(Vaccination Supplies Stock Management Web-based application wVSSM) la
aplicacin en lnea del manejo y control de inventarios de vacunas e insumos esta
lista para ser utilizada despus de haber sido probada exitosamente. Esta
aplicacin fue desarrollada con base en la versin anterior del VSSM autnomo y
es recomendada por la OMS como una alternativa de Software. En Irn se han
realizado pruebas por el Ministerio de Salud y de Educacin en Medicina por
7

Manual del Usuario

Versin 5.2

aproximadamente un ao y tambin en Tnez respaldada por el proyecto de la

OMS.
Adems de todas las funciones y reportes existentes del VSSM, el wVSSM tiene
un archivo base compartido e instalado en el servidor, donde el almacn central de
vacunas, todas las regiones, provincias y almacenes de los distritos estn
conectados entre ellos a travs de este archivo. En la ltima versin del wVSSM
(versin 5.2) el personal del almacn nacional de vacunas puede tener un reporte
de cada producto de todos los almacenes y por tanto el inventario total a nivel de
pas de cada producto de cualquier punto y tiempo. Esto aplica a los niveles ms
bajos y ellos pueden producir reportes desde sus sub niveles correspondientes.
As como el VSSM, su similar wVSSM ha sido traducido al francs, ruso, rabe y
al espaol por la OPS. wVSSM puede ser traducido a cualquier idioma. Los
idiomas existentes pueden ser modificados por los usuarios para adaptarlo a sus
necesidades locales.
El entrenamiento para los usuarios ahora es mucho ms fcil y corto con wVSSM
porque la mayor parte de la informacin bsica es organizada por el Administrador
de la aplicacin y los usuarios (personal del almacn) tienen menos acceso a la
informacin bsica por lo que el entrenamiento se hace ms fcil y corto. El
entrenamiento del wVSSM toma uno o dos das menos que el entrenamiento del
VSSM. Al contrario del VSSM autnomo, la instalacin del wVSSM necesita
algunas competencias.
Al igual que el VSSM autnomo, la codificacin la realiza los usuarios en el idioma
que prefieran, wVSSM es mucho ms amigable que el VSSM Autnomo y tiene
ms funciones. No hay lmites para conectar centros de salud al wVSSM del nivel
ms bajo y de acceso a internet. Una vez que los Ministros de Salud de cualquier
pas han establecido la red, wVSSM puede instalarse en el mismo servidor.
Aunque una red separada podra ser tambin utilizada especficamente para el
wVSSM.

ltima Versin
Requisitos

Instalacin

Idiomas existentes
Otros Idiomas

VSSM (Autnoma)
4.8
Una computadora con Ms
Windows

Fcil instalacin con un

CD de VSSM
Ingls, francs, espaol,
ruso y rabe
Persa, Laociano,
vietnamita, mongol y
armenio.

VSSM en lnea (wVSSM)

5.2
Acceso a Internet

Requiere conocimiento y
competencias especificas
Ingls, francs, ruso, rabe
y ahora espaol.
Ninguno
8

Manual del Usuario

Traduccin a otros
idiomas

Conectividad

Archivos

Versin 5.2

Toma 6 horas

Toma 6 horas

No hay conectividad entre

almacenes excepto
enviando archivos a
travs del e-mail u otros

Todos los almacenes

estn conectados entre s
con una sola base de
datos en el servidor.

Muchos archivos los

cuales no pueden
combinarse

Una sola base de datos

para todo el programa

Nivel de Control

No hay control del nivel

central

Requerimiento de
pedidos

No incluido

Nmero de Reportes

46

Control completo del nivel

central y control completo
de cualquier otro nivel a
los niveles subordinados.
Existe desde cualquier
nivel a su nivel ms alto
correspondiente.
45

Manual del Usuario

Versin 5.2

Abreviaturas y Glosario
3D
Admin
C
CCE
cm3
CVS
D/L

Tercera Dimensin
Administrador
Centgrados
Equipo de Cadena Fro
Centmetros Cbicos
Almacn Central de Vacunas
Diluyentes
Virus de Inmunodeficiencia
HIV
Humano
Sndrome de Inmunodeficiencia
HIV/AIDS
Humano Adquirido
INJ
Equipo de inyeccin
Jpg
Grupo experto de fotografa
Kg
Kilogramo
Km
Kilometro
Lit
Litros
lit.
Litros
LTR
Izquierda a Derecha
M3
Metros cbicos
m3
Metros cbicos
Max
Mximo
Min
Mnimo
MLR
Malaria
No.
Nmero
NUTR
Nutricin
OS
Otros Suministros
PHARM Farmacuticos
Nmero del Catlogo
PQS No. PQS(Desempeo, Calidad y
Seguridad)
REPROD Salud Reproductiva
RTL
Derecha a Izquierda
SDP
Punto de servicio de entrega
Sign
Firma
TBC
Tuberculosis
VAC
Vacunas
Software Manejo y Control de
VSSM
inventarios de Vacunas e Insumos
Autnomo
Dispositivos Monitoreo Viales de
VVM
Vacunas
10

Manual del Usuario

wVSSM

YTD

Versin 5.2

Software Manejo y Control de

inventarios de Vacunas e Insumos
en Lnea.
Ao a la fecha (un perodo,
comenzando al principio del ao
en curso y continuando hasta el
presente. Usualmente el ao
comienza el 1 de enero )

Lote

Nmero de Lote

Fabricante

Una cantidad definida de materia prima, material

de empaque, producto procesado en un slo paso
o una serie de pasos por lo que se espera que
sea homogneo.

Una combinacin caracterstica de nmeros o

letras las cuales identifican nicamente un lote en
las etiquetas, el record del lote, anlisis y
certificado de los mismos, etc.

Una compaa que maneja operaciones tales

como su produccin, empaque, etiquetado de
cualquier producto.

Adoptado del anexo 3 del documento de la OMS: buenas prcticas de fabricacin

para productos farmacuticos: reglas principales
TRS N961, 2011 WHO good manufacturing practices
http://www.who.int/immunization_standards/

11

Manual del Usuario

Versin 5.2

Comunicacin
Proceso de dos vas para el entendimiento mutuo en el cual los participantes
intercambian (codificar-decodificar) informacin, noticias, ideas y comentarios. En
general, comunicacin significa conectar personas o lugares. En negocios, es una
llave de manejo funcional una organizacin no puede funcionar sin comunicacin
entre niveles, departamentos y empleados.
Por Omisin
Caracterstica, opcin o valor asumido por una computadora cuando el usuario no
ha escogido ninguno. La eleccin de la computadora se basa en como los
elementos de cualquier programa o la configuracin del equipo han sido
arreglados por el fabricante, o preparado al gusto del usuario.
Campo y Registro
Campo: es una unidad de informacin, como el nombre de una vacuna, que
combina campos relacionados, como nmero de lote o fecha de vencimiento, para
formar un registro completo en una base de datos computarizada. En este
ejemplo: nombres de vacunas, nmero de lotes y fechas de vencimiento son
campos y la combinacin de ellos crea un registro. Registro es un grupo de
campos tratados como una unidad en una base de datos.
Equipo de empaque para envo de vacunas
Cajas fras, termos porta-vacunas, cajas de embalaje, contenedores y cajas
fabricados en polietileno
Envo
Carga o grupo de artculos empacados juntos para ser despachados o
transportados bajo los trminos de una sola factura de flete o hoja de ruta area o
un comprobante, sin tener en cuenta la cantidad o nmero de contenedores,
empaques o piezas. El envo en wVSSM se refiere a artculos despachados desde
un nivel alto al nivel ms abajo designado.
rea o Equipo de Almacenamiento
Equipo de Almacenamiento se refiere a cuartos fros de refrigeracin y
congelacin, refrigeradores y congeladores para almacenar vacunas, almacenes
secos para guardar diluyentes, medicamentos, jeringas y otros artculos que no
12

Manual del Usuario

Versin 5.2

requieran estar en refrigeracin. Almacn Seco se refiere al rea de

almacenamiento a temperatura ambiental.
Evento o proceso (como un mensaje entrante) iniciado o solicitado por un usuario
o un programa de computadora, considerado como una sola unidad de trabajo y
requiere un registro generado por un procesador en la base de datos.
Tiempo de Ejecucin
Un perodo tiempo (usualmente 12 meses) sobre el cual un programa de
presupuesto es utilizado o reporta su inventario. Un tiempo de ejecucin no
siempre comienza en enero y termina en diciembre; podra ser en cualquier
perodo de 12 meses ms o menos. El tiempo de ejecucin se refiere a la fecha en
el cual comienza y termina. Por ejemplo, si el programa del tiempo de ejecucin
termina en octubre 31 2014, entonces todo entre el 1 de Noviembre 2013 al31 de
octubre 2014 podra ser remitido como un perodo de transaccin del 2013. No
utilizar el calendario actual les da ventaja a muchos programas, permitindoles
cerrar sus libros a tiempo, lo cual es ms conveniente. En wVSSM puede arreglar
cualquier perodo y nombrarlo como convenga a los usuarios. El tiempo de
ejecucin algunas veces es llamado ao fiscal o perodo fiscal.
Fecha: 30 Noviembre, 2013
Versin 4.0

13

Manual del Usuario

Versin 5.2

Iniciando
Usuarios
1. El Administrador un nivel superior le crear un usuario y clave con los
niveles de autoridad. Ver Datos Bsicos, Usuarios.
2. Ingresar al sitio con el usuario y clave que le fue asignada por el
Administrador o un nivel superior.
3. Seleccione el idioma que prefiere para trabajar en la parte superior de la
pantalla.
4. Debe cambiar cuanto antes su clave por seguridad. Vaya a Datos
Bsicos, Usuarios y Editar perfil.
5. Vaya a Datos Bsicos:
a. Seleccionar Receptores, y agregue todos los receptores en la opcin
Crear Nuevos Receptores. No olvide agregar la poblacin general
por cada receptor. Los Receptores se refieren a los almacenes
subordinados o al almacn local que recibe o guardan las vacunas y
otros suministros de su almacn.
b. Seleccione el Equipo de Almacenamiento y haga una lista de todos
los almacenes con su volumen neto en litros. Almacenes es todo lo
que se refiere a cuartos fros, congeladores y reas secas de
almacenamiento.
c. En Datos Bsicos seleccione Mnimos y Mximos de artculos y
especifique el nivel mximo y el mnimo de cada uno de los artculos
usando una de las tres opciones disponibles.
d. Seleccione la Cuota Anual de Artculos por Receptor y especifique la
cuota anual para cada artculo y para cada receptor. Puede usar los
mtodos de la estimacin manual o Crearla Estimacin por wVSSM.
e. Seleccione Usuarios, Crear Nuevo Usuario y especifique un usuario
y contrasea para cada receptor.
f. Seleccione Usuarios y luego Permisos de Usuario y especifique las
funciones a las que cada usuario puede tener acceso. Si cualquiera
de los receptores en los niveles inferiores no estn usando wVSSM
y/o ellos no estn conectados a la red, ignore las opciones e y f
para ese recipiente en particular.
6. Ir a Ingresos, Apertura de Inventario y registre todas las vacunas, diluyentes
y otros suministros que estn en el almacn usando una de tres opciones
basado en la organizacin de la lista de artculos. Si no tiene ningn artculo
en el almacn, lo cual es muy improbable, ignore este paso.
7. Ir a Reportes, Inventario Actual y revise para ver que todas las vacunas,
diluyentes y otros suministros estn correctamente registrados. Si
cualquiera de ellos no va de acuerdo al verdadero inventario, ir a Ajustes
en el men principal y seleccione Ajustes de Ingresos y haga las
correcciones y ajustes.

14

Manual del Usuario

Versin 5.2

8. De ahora en Adelante en todos los despachos a niveles ms inferiores

(receptores) y solicitudes de pedidos a los niveles ms altos debern
hacerlos por medio del wVSSM. Ver Despacho y Solicitud de Pedidos.
Nota:
Si no compra ningn artculo y no recibe ningn artculo de ningn otro lado
excepto del nivel superior, no debe usar el men de Crear Nuevo Ingreso. Todos
los artculos que lleguen al almacn desde el nivel superior sern designados
como envos.
Solamente debe utilizar Ingresos cuando:

Compras directas de cualquier articulo

Recibe donaciones o
Recibe artculos de un almacn que no est registrado como un almacn de
nivel superior (Su almacn Nacional de suministros wVSSM ).

De forma similar, no se puede utilizar Ajustes de Ingresos para artculos enviados

o recolectados desde el almacn superior. En este caso el men de Ajustes de
Ingresos puede utilizarse nicamente para hacer ajustes a Inventario de
Apertura. Para hacer ajustes de artculos enviados o recolectados del almacn
superior debe utilizar:
a.

Solicitar un ajustes cuando llegue un Nuevo envo y

b.

Usar Ajuste de Inventario Actual

Notar que algunos campos de respaldo tienen color Amarillo. Estos campos son
obligatorios (deben ser ingresados) y algunos valores deben ser escritos o
seleccionados en los campos amarillos. Si estos valores no son ingresados en
estos campos recibir un mensaje de error y no podr indicar las nuevas entradas.
Por ejemplo en vacunas y diluyentes, los siguientes campos son obligatorios
(deben ser ingresados):

Nombre de la Vacuna

Fecha de Vencimiento

Fabricante

Nmero de Lote

Cantidad

15

Manual del Usuario

Versin 5.2

Los campos en color blanco son considerados opcionales y pueden dejarse en

blanco. Por ejemplo nuevamente con las vacunas y diluyentes, los siguientes
campos son opcionales y pueden dejarse en blanco:

Nombre Comercial

Precio Unitario

Precio Total
Actualizado: 24 de mayo, 2014
Versin 4.6

Pgina Principal
Cuando ingresa en wVSSM, ingresar a la Pgina Principal o algunas veces ser
remitido al Inicio. En wVSSM la Pgina Principal se divide en cuatro partes:

Mensajera

Advertencia

Mensaje General a todos los usuarios

Una fotografa o un dibujo

La Mensajera consiste en:

Envo

Requerimiento de Ajuste (Nuevo Ingreso)

Borrador

Solicitud de pedidos y

Respuestas a los requerimientos de ajustes

16

Manual del Usuario

Versin 5.2

La Advertencia consiste en:

Articulo(s) Por Vencer

Artculos sobre el Nivel Mximo del inventario y

Artculos debajo del Nivel Mnimo del inventario

El mensaje general a todos los usuarios est ubicado bajo la fotografa o dibujo.
Este mensaje es del Administrador y es dirigido a todos los usuarios. El
Administrador puede cambiar este mensaje y por medio de ste se comunica con
todos los usuarios. Si desea colocar un mensaje a todos los usuarios deber
hablar con el Administrador.
El Administrador tambin controla la fotografa o el dibujo. Pueden enviar cualquier
fotografa o dibujo al Administrador para que sea publicado. La fotografa debe ser
aproximadamente de 510 por 340 pixeles a debe ser archivo jpg.
Cuadros de Mensajera

Informacin de Envo
Cuando el nivel superior despacha cualquier artculo a usted, el mensaje
aparecer en la parte que contiene la siguiente informacin:

Nuevo Envo
Nombre del almacn que enva los artculos y
Nmero de Solicitud si la hay

A travs de este mensaje sabr que algunos Envos han sido despachados a
usted desde su nivel superior designado. Ya que este requerimiento es opcional,
el nmero de solicitud es opcional tambin y puede que no est pero usted sabr
el nombre del almacn de donde el despacho se ha hecho. Podr tener ms de un
envo. Estos son clasificados de forma en que el ms antiguo estar de primero en
la lista y el ltimo despacho estar al final de la lista. Si no hay un nuevo envo
aparecer el mensaje No Hay Nuevo Envo en el cuadro de mensajera.
Normalmente, este mensaje estar en su pantalla antes de que el envo llegue
fsicamente a su almacn. Una vez que usted haga clic en el mensaje, ver los
artculos que le enviaron en ese pedido en particular.

La informacin de cada artculo consisten en:

17

Manual del Usuario

Campo

Versin 5.2

Descripcin

Control
de
Usuario

Observaciones

Artculo

Nombre del articulo

despachado, e.g. BCG

No

Permanente

Fabricante

Fabricante del artculo

No

Para fabricantes de vacunas

y diluyentes permanentes.

Nmero
de Lote

Nmero de Lote del artculo

No

Para otros artculos que

pueden estar en blanco.

No

Permanente

No

Para vacunas y diluyentes

dosis por vial es
permanente.

Cantidad
Dosis por
Vial
Fecha de
Vencimien
to
VVM
Pasos
hechos
durante el
despacho

Pasos
VVM
Observad
os

Almacn

Requerir
Ajuste

Cantidad del artculo, e.g.

para vacunas y diluyentes
es en dosis.
Vacunas o diluyentes en
viales, e.g. 10 o 20 dosis por
vial.
Fecha de Vencimiento del
artculo

No

Se refiere a los pasos de

VVM adjunto a los viales de
la vacuna al momento del
despacho

No

Se refiere a los pasos VVM

adjuntos a los viales de
vacunas en el momento de
recibir el pedido. Debera
seleccionar los pasos VVM
examinando los viales y
utilizando el men
desplegable.
Debe seleccionar el
almacn del men
desplegable.
Si cualquier informacin de
arriba no es correcta y no
corresponde a los artculos
despachados en este envo,
debera marcar la casilla y
pasar a la siguiente ventana
que ser abierta.

Para otros artculos puede

estar en blanco
Solamente por vacunas
Pasos VVM al momento del
despacho existe si el vial
de vacuna tiene VVM.

Si

Los pasos de VVM al

momento de llegar al
almacn pueden ser
idnticos a los pasos al
momento del despacho o
pueden ser ms altos.

Si

Debe seleccionar un
Almacn

Si

Siga las instrucciones de la

nueva ventana!

Actualizado: 24 de mayo, 2014

Versin 4.6
18

Manual del Usuario

Versin 5.2

Borradores
Esta parte sirve como advertencia y recordatorio a los usuarios para no olvidar
ingresos en borrador y despachos en borrador. Los dgitos contiguos a Conteo de
Ingresos y Conteo de Despachos representa el nmero de borradores hechos y no
confirmados. Los usuarios son ubicados para ir a estos borradores y pueden
confirmarlos o borrarlos.
Una vez que elige Conteo de Ingresos o Conteo de Despachos, una nueva
ventana se abre y todos los borradores se muestran. Si elige Mostrar, ver una
pantalla exactamente igual a la de Crear Nuevo Ingreso o Crear Nuevo Despacho
dependiendo cual seleccion.
Usted puede:

Editar algunos campos y entonces puede:

Guardarlo como borrador de Nuevo o
Confirmarlo o
Eliminar todo el borrador

Esto es muy parecido a Manejo de Ingresos (en men de Ingresos) y Manejo de

Despachos (en el men de Despachos).
Solicitud de Pedidos
Solicitud de Pedidos significa mandar una requisicin al nivel superior designado
para recibir o recolectar suministros. Este men tiene tres opciones:

Manejo de Solicitudes Enviadas

Enviar Solicitudes de Pedidos
Manejo de Solicitudes Recibidas

Si se encuentra en el almacn central no tendr ninguna informacin en el Manejo

de Solicitudes enviadas ya que est en la cima de la cadena de suministros y no
enva ninguna solicitud a ningn otro nivel. Como sea, si est en el nivel inferior no
tendr ninguna informacin en el Manejo de Solicitudes Recibidas ya que usted no
suministra a los niveles inferiores. En los niveles intermedios de los almacenes
tienen informacin y acceso a las tres opciones ya que recibe artculos del nivel
superior y despacha artculos a niveles inferiores.

19

Manual del Usuario

Versin 5.2

Pedidos a diferentes
niveles
Nivel
Superior
Niveles
Intermedios

Nivel
Inferior

Almacn
Central
Almacenes
Regionales
Almacenes
de Distrito
Centros de
Salud
Entrega de
Vacunacin

Manejo de
Solicitudes
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Actualizado: 25de mayo, 2014
Versin 4.6

20

Manual del Usuario

Versin 5.2

Cuadro de Alertas
Tambin se refiere a Alertas en la seccin Alertas.
Se refiere a los Artculos prximos a vencer en la seccin de Alertas.
Se refiere a los Artculos arriba del Nivel Mximo en la seccin de Alertas.
Se refiere a los Artculos abajo del Nivel Mnimo en la seccin de Alertas.

Datos Bsicos
Cuando tiene acceso a wVSSM, el primer paso es completar los Datos Bsicos.
Compare con el VSSM Autnoma, wVSSM tiene mucho menos Datos Bsicos ya
que la mayor parte de ella ha sido completada por el Administrador. Los Datos
Bsicos son esenciales para el VSSM y deben ser cuidadosamente completados y
codificados.
Los Datos Bsicos en wVSSM tienen siete partes para ser ejecutados
inmediatamente despus de ingresar al sistema:

Configuraciones

Receptores

Cuota Anual de Artculos Recibidos

Mnimos y Mximos de Inventario de Artculos

Almacenes

Paquetes

Usuarios
Actualizado: 25 de mayo, 2014
Versin 4.6

21

Manual del Usuario

Versin 5.2

Configuracin
En este men seleccione:

Idioma Actual: Puede seleccionar un idioma de la lista de idiomas

existentes. Si el lenguaje que requiere no est en la lista, comunquese con
el Administrador y pregunte por la traduccin de wVSSM al idioma que
necesite. La traduccin de wVSSM a otro idioma no debera tomar ms de
6 horas. Cambiar de idioma no afecta la informacin. Cambiar de un idioma
a otro solamente cambia la interface. Puede trabajar en un idioma y los
usuarios de nivel inferior o superior pueden trabajar en otros idiomas.
Siempre puede regresar al men y cambiar el idioma tantas veces como lo
desee.

Uso de Paquetes: Aqu decide si su almacn utilizar el paquete o no. Ver

tambin el men Paquetes en Datos Bsicos. Paquete significa que usted
empaca algunos artculos con vacunas tales como equipo de jeringas. Si
revisa la caja, la opcin de paquete estar disponible durante el despacho.
Si no revisa la caja, la opcin de paquete durante el despacho ser
deshabilitada. Siempre puede regresar a este men y cambiar la opcin de
paquete.

No permita cambios en las cantidades de diluyentes: ya que wVSSM

selecciona los diluyentes correctos para las vacunas correspondientes, no
podr cambiar la cantidad de diluyentes seleccionados (es igual al nmero
de dosis de vacunas especificados) durante el despacho si la caja es
revisada. Si la caja no es revisada, se puede cambiar la cantidad de
diluyentes despus que wVSSM selecciones los diluyentes correctos.
Siempre puede regresar al men y cambiar esta opcin.

Una vez que haga los arreglos, dar clic en <Editar> y recibir un mensaje<Editado
Exitosamente>. Clic OK.
Actualizado: 25 de mayo 2014
Versin 4.6

22

Manual del Usuario

Versin 5.2

Receptor
Receptor se refiere a niveles inferiores en los almacenes o unidades de salud que
reciben o recolectan los artculos que usted enva. En otras palabras usted les
enva los despachos de pedidos a ellos. Todos sus receptores estn en un nivel u
horizontalmente distribuidos. No hay lmites para agregar receptores.
Ejemplo:
Almacn Central (Nivel 1)
Almacn Regional 1 (2)

Almacn Regional 2 (2)

Almacn Regional (2) ...

Almacn Regional 1 (2)

Almacn Provincial 1A (3) Almacn Provincial 1B (3)

Almacn Provincial 1C (3)

Almacn Provincial 1A (3)

Almacn de Distrito 1AA (4) Almacn de Distrito 1AB (4) Almacn de Distrito 1AC (4) ..

Almacn de Distrito 1AA (4)

Centro de Salud 1AAA (5) Centro de Salud 1AAB (5) Centro de Salud 1AAC (5) .

Centro de Salud 1AAA (5)

Puesto de Salud 1AAAA (6)

Puesto de Salud 1AAAB (6)

Puesto de Salud 1AAAC (6) ..

En este ejemplo:

No hay receptor abajo del Puesto de Salud

Provincia, Distrito y Centro de Salud no so receptores del Almacn Central

Receptores, el men tiene dos opciones:

Editar

Enviar

Cuando tiene acceso al wVSSM, debe definir sus receptores utilizando la opcin
de Enviar en este men. Una vez que sus receptores estn definidos, podr verlos
y Administrarlos en la opcin Administrador del mismo men.

23

Manual del Usuario

Versin 5.2

Enviar
Comenzar con Enviar
1.

2.

3.

Haga la lista de todos sus receptores en una hoja de papel con

Distancia de su almacn en Km

La poblacin general (total) para el presente ao basado en los datos

ms recientes que tenga

En Informacin Bsica, los Receptores seleccionan Enviar y Enviar

Receptor una ventana se abrir
De la lista que ya prepar en papel, complete los siguientes campos:

Cdigo: Codifique el primer receptor. Es recomendable no utilizar

espacios en los cdigos (debe introducir escritura libre, alfanumrico)

Nombre Completo: Escriba el nombre completo del receptor en el

idioma que usted elija (debe introducir escritura libre, alfanumrico)

Modo de Transporte: De la lista que generalmente utiliza modo de

transporte hay un receptor en particular al que usted despacha
artculos (por ejemplo: vehculos refrigerados). Si el modo de
transporte que usted generalmente utiliza no est en la lista, informe
al Administrador para que lo agregue. Usted no tiene acceso para
cambiar o agregar al Modo de Transporte en este nivel (opcional)

Distancia (Km): Escriba la distancia entre su almacn y un receptor

en particular (opcional, numrico)

Poblacin: Escriba la poblacin general para un receptor en

particular (opcional, numrico, no decimal)

Ao: Seleccione el ao de la lista relacionado con la poblacin

(opcional)

Nota: Cualquier nota relacionada con un receptor en particular

(opcional, escritura libre, alfanumrico)

Estado: Si completa toda o algo de la informacin de arriba y luego

desactiva el estado (haciendo clic en la casilla), ste receptor estar
en la lista pero ser desactivado. En este caso no aparecer en la
lista de receptores durante el despacho. Este campo es comprobado
por omisin.
24

Manual del Usuario

Versin 5.2

4.

Una vez que la lista est complete, en Enviar> y recibir un mensaje de

que el envo ha sido realizado con xito.

5.

Repita los pasos 2 al 4 hasta que los receptores a quienes se despacha

la vacuna estn completos.

Nota 1: Note que solo dos campo son obligatorios de introducir. Aquellos campos
opcionales pueden permanecer en blanco y pueden ser llenados despus, cuando
obtenga la informacin. NO debe parar de completar el ingreso de la informacin
porque no toda la informacin est disponible. Siempre puede regresar a este
men desde Editar para completar la informacin en los campos opcionales.
Nota 2: Una vez que cualquier receptor ha sido exitosamente presentado, no
podr ser borrado, solamente podr ser desactivado usando la opcin estado (ver
Editar).
Resmen
Campos

Descripcin

Cdigo

Cdigo del Receptor

Nombre Completo

Nombre completo del Receptor

Nivel de Cadena de
Pedidos

Hay un lmite especificados por

ADMINISTRADOR

Poblacin

Poblacin general para este

receptor en particular

Ao

Relacionada con la poblacin

Tipo de
Establecimiento
Modo de recibo de
pedidos
Distancia (km)

Distancia (tiempo)
Tiempo de espera
(das)

Tipo de establecimiento ya sea

un almacn, punto de
vacunacin o ambos y otros
tipos
Modo en las cuales los pedidos,
particularmente vacunas, que
llegan a este establecimiento
Distancia en km desde el
almacn a un receptor en
particular
Distancia en trminos de tiempo
desde el almacn hasta un
receptor en particular
El tiempo en das desde la
fecha de solicitud de envo o

Escribir
obligatorio
introducir,
escritura libre,
alfanumrico
obligatorio
introducir,
desplegar men
Opcional, escritura
libre, numrico
solamente
Opcional,
despliega men

Opcional,
despliega men

Opcional, escritura
libre, numrico
solamente
Opcional,
despliega men
Opcional, escritura
libre, numrico
25

Manual del Usuario

Modo de
Transporte
Tipo de Camino
Fuente de Poder
Conexin de lnea
fija
Conexin de
Internet
Clima
Direccin 1
Direccin 2
Ciudad
Provincia
Cdigo Postal
Telfono
E-mail
Nota

Estado

Versin 5.2
cuando se hizo la orden para
recibir el artculo
El modo de transporte
comnmente utilizado,
relacionado a el receptor en
particular
El tipo de camino para
transportar las vacunas
El tipo ms relevante de fuente
de poder en el establecimiento
Si hay conexin de lnea fija de
telfono o no
Si hay conexin de internet o no
Escribe el clima que prevalece
como ser fro, templado, tibio,
caliente, etc. en el
establecimiento.
Lneas 1 y 2 de la direccin
tales como nombre de la calle,
etc.
Nombre de la ciudad
Nombre de la provincia o regin
Cdigo Postal (si lo tiene)
Nmero de Telfono (si lo tiene)
Direccin de correo (Email)(si lo
tiene)
Cualquier observacin
relacionada con este receptor
en particular
Para hacer este receptor en
particular active o no activo

solamente, no
decimal

Opcional,
despliega rmen

Revisar
mensajera

Opcional,
despliega rmen

Opcional, escritura
libre, alfanumrico

Opcional, escritura
libre, alfanumrico
Revisar
mensajera
(solamente dos
opciones)

Editar
En esta ventana, Editar Receptor, podr ver todos sus receptores. Si esta lista es
larga, tendr nmero de pgina y deber hacer clic en el nmero de pgina para
avanzar.
Si desea editar y/o completar la informacin relacionada a un receptor en
particular, debe hacer clic en Editar y una ventana nueva aparecer muy parecida
a Enviar.

26

Manual del Usuario

Versin 5.2

La nica diferencia entre las ventanas de Enviar a Receptor y Editar Receptor es

que al final hay dos campos adicionales: Iniciar actualizacin y Aplicar.
Es posible que usted defina un receptor y despacho de pedidos pero el receptor
no est conectado al sistema. Una vez que el receptor est conectado y comienza
a trabajar con wVSSM, todas las entradas de Envos acumulados en la Pgina
principal de Mensajera sern borrados y desaparecern automticamente.
Para borrar estos mensajes e indicar la fecha actual en que este receptor en
particular se ha conectado, debe dar clic en Aplicar contiguo a "Fecha de Inicio".
La fecha por omisin es la de hoy. NO puede cambiar la fecha. En versiones
anteriores poda especificar la fecha en pasado o en futuro. Si hace clic en Aplicar,
todas las fechas de Envos acumulados que han estado all antes de hoy, sern
borrados automticamente y el receptor comenzar de nuevo. Es importante dar
clic en Aplicar. El nuevo envo despus de Aplicar no ser borrado.
En versin 4.0:
Cuando hace clic en Enviar, el Receptor queda definido y puede despachar los
artculos a l. De cualquier forma, el Receptor NO est habilitado para funcionar
hasta que usted active la fecha de inicio para el Receptor que acaba de definir.
Para activar fecha de inicio:

Ir a Informacin Bsica

clic en Receptores

clic en Administrar

Seleccione el receptor y haga clic en Editar.

Una nueva pantalla se abrir:

Al final de la pantalla (ultimo campo) clic en Aplicar en frente de

Fecha de Inicio. Una vez que se activa esta casilla no podr ser
desactivada nuevamente, por lo que se debe tener mucho cuidado al
activar sta casilla.

Esto conectar al Receptor para wVSSM y el receptor podr usar todas las
funciones. Esto debera hacerse cuando los Usuarios para este Receptor estn
27

Manual del Usuario

Versin 5.2

listos para empezar wVSSM. No olvide definir al menos un Usuario para este
Receptor!

Actualizado: Noviembre 2013

Versin 4.0

Cuota Anual del Artculo por Receptor

Los programas bien Administrados especifican las dosis mximas por ao de cada
vacuna/medicamento por cada receptor. El estimado de las dosis mximas de
vacunas por cada receptor est basado en el objetivo del total de la poblacin de
cada regin o provincia y otras consideraciones tales como la cobertura de cada
vacuna, rangos de desperdicio, y otros factores. En wVSSM el Cuota Anual del
Artculo por Receptor no est limitado a vacunas solamente y puede especificar
esta cuota para otros artculos en el almacn. Adems, wVSSM provee apoyo
para el estimado automtico de la cuota por receptores (Crear Estimacin por el
wVSSM).
No existe ninguna necesidad para establecer esta cuota para todos los artculos y
para todos los receptores. Esta cuota puede ser establecida para algunos
artculos y algunos de los receptores. Si no completa esta parte, no recibir
ninguna advertencia sobre la cuota cuando est despachando cualquier cantidad
de cualquier artculo a cualquier receptor. VSSM solamente genera advertencia
de cuota cuando selecciona la vacuna y el receptor le es asignado. Una vez
establecida la cuota, VSSM no le prohbe despachar un artculo arriba de la cuota
establecida. VSSM solamente provee una advertencia si la cantidad del despacho
est arriba de la cuota anual.
Este men ofrece tres opciones:

Editar

Enviar

Enviar Estimacin por wVSSM

Clic en Datos Bsicos, Cuota Anual Artculo por Receptor y podr seleccionar:

Enviar (para todos los artculos)

Crear Estimacin para wVSSM (solo para vacunas y equipo de

inyeccin)
28

Manual del Usuario

Versin 5.2

Estimacin por wVSSM

Esta opcin es solamente para vacunas y no para otros artculos. Cuando haga
clic en esta opcin Enviar Cuota Anual al Receptor se abrir. En esta ventana
tiene loas siguientes campos:

Artculo: Haga una lista de

todas los, medicamentos,
vacunas y diluyentes

Desplegar men
debe introducir datos

Receptores: Todos
los
receptores con la poblacin
general
relacionada
en
parntesis. La Poblacin se
especifica
en
Datos
Bsicos, Receptores.
Seleccione
Todo: Esto
seleccionar
todos
los
receptores de la lista.
Estimacin Manual
Una que haga clic en <Enviar>, <Enviar al Receptor Cuota Anual del Artculo> se
abrir la ventana y aparecern tres campos obligatorio introducir datos.

Artculo

Receptor

Cuota Anual (Cantidad)

1. Artculo: Seleccione el artculo del que intenta especificar la cuota anual

2. Receptor: Seleccione el receptor de la lista
3. Cuota Anual (Cantidad): Escriba la cantidad de cuota anual para el artculo
especificado y para un receptor en particular (numrico solamente, no
decimal, nmeros positivos solamente)
4. Clic en<Enviar>al final de la pantalla y recibir un mensaje de envo exitoso
5. Repita los cuatro pasos anteriores hasta que complete todos los artculos
para todos los receptores
6. Ir a Editar y revise la lista
Nota 1: En paso 3, debe estimar la cantidad manualmente y fuera del
wVSSM. Por ejemplo, en esta estimacin manual si tiene 3 receptores y 5
29

Manual del Usuario

Versin 5.2

vacunas, entonces tiene que utilizar desplegar men de Artculo 5 veces (3 x 5) y

para cada vacuna utilice los receptores desplegar men 3 veces (un total de 15
veces).
Problemas y soluciones:

No encuentra un artculo en la lista: Informe al Administrador para que

agregue este artculo en particular. No tiene acceso para agregar artculos
a este nivel.

No encuentra un receptor especfico en la lista: Ir a Datos

Bsicos, Receptores, Administrar y revise si el receptor en particular est
activo o no. Desea activarlo si est desactivado. Si no encuentra el
receptor, seleccione Enviar (permanece en el men Receptores) y
agrguelo como nuevo receptor.
Actualizado: 25 de mayo. 2014
Versin 4.6

Mnimos y Mximos de existencias de Artculos

Los almacenes bien organizados usualmente especifican el mximo, mnimo y
niveles de existencias para pedidos para la mayora de artculos y particularmente
para vacunas y equipo de inyeccin. Cuando el mximo, mnimo y niveles de
existencia para pedidos de cualquier artculo es establecido, VSSM dar una
advertencia cuando el inventario actual est por debajo del mnimo, arriba del
mximo o alcanzando los niveles de pedidos.
Esta pantalla tiene 3 opciones para estimacin de nivel Mximo y Mnimo para
cada vacuna y diluyente separadamente. Para otros suministros que no son
vacunas y diluyentes hay solamente una opcin (Opcin 3). Aunque puede utilizar
las otras dos opciones de otros suministros, podra no obtener resultados
apropiados o exactos. Estas tres opciones son mutualmente excluyentes lo cual
significa que solamente una opcin puede activarse en un momento dado.

Opcin 1 En esta opcin VSSM asume que el Administrador conoce la cantidad

de los requerimientos anuales de vacunas. Este conocimiento puedes ser de la
experiencia de aos anteriores. Una vez que el Administrador especifique los
requerimientos anuales de vacunas, la siguiente formula es utilizada por VSSM
para la estimacin del mnimo y mximo de niveles de existencias:
Existencia Max = (Total necesidad anual estimada / NSY) + Existencia de
Seguridad+ tiempo de entrega segn consumo
30

Manual del Usuario

Versin 5.2

Existencia Min = Existencia de Seguridad

Dnde:

Existencia de Seguridad es un porcentaje del total estimado necesitado

anualmente dividido por el nmero de pedidos por ao y
Tiempo de entrega segn consumo es el nmero de das para poner orden
para la recepcin de la vacuna multiplicado por la necesidad anual
estimada dividida por 365 das
NSY: Nmero de pedidos por ao

Opcin 2 En sta opcin VSSM estima el valor mnimo y mximo basado en:
Existencia Max = (P x %T x N x %C x WF) / (NSY) + Existencia de Seguridad +
Tiempo de Entrega segn consumo)
Existencia Mnima = Existencia de Seguridad
Donde:

P:
poblacin total
T:
porcentaje del total de la poblacin a ser cubierta o poblacin objetivo
N:
nmero de dosis
C:
cobertura de vacunacin en porcentaje
WF: factor de prdida
Existencia de Seguridad como porcentaje (P x T x N x C x WF / NSY) y
LT: tiempo de entrega segn consumo, es el nmero de das para poner
orden de recepcin de vacunas multiplicado por la necesidad anual
estimada dividida por 365 das.

Esta opcin puede ser apropiada para nuevas vacunas que estn siendo
ingresadas al programa por primera vez.
Opcin 3 Bajo la opcin 3 puede estimar el mximo y el mnimo por cualquier
mtodo (no relacionado a VSSM) y el resultado ser ingresado en los espacios
apropiados. Los dos campos (Min y Max) en esta opcin son numricos y los
decimales no son permitidos (enteros solamente).
Puede usar solamente una de las tres opciones en cualquier momento dado. El
cuadro de resultado al final permanecer en blanco hasta que haga clic en
<Calcular>, entonces el resultado calculado de la opcin que est activa ser
transferido automticamente al cuadro de resultado. Cuando hace clic en Guardar
resultado del clculo, los resultados sern automticamente utilizados para
desarrollar Min, Max y advertencias de nivel de orden. Estas advertencias
aparecern cuando la existencia del artculo est abajo del mnimo o sobre el
31

Manual del Usuario

Versin 5.2

mximo. Ver Pgina Principal, Artculo(s) sobre nivel de Existencia Max y

Artculo(s) bajo el nivel de Existencia Min.
Min y Max estn tambin conectados a graficas de Historial de Existencias para
mostrar cuando la existencia ha estado bajo el mnimo y sobre el mximo. Ver
Historial de Existencias en men de Reporte (Reporte 16).

Clic en Mnimo and Mximo de artculos en Datos Bsicos

Seleccione la vacuna al desplegar el men

Seleccione la opcin que le gustara usar para la estimacin del Min

y Max haciendo clic en el crculo contiguo a la opcin deseada

Proporcione los datos en los cuadros de la opcin seleccionada

Clic en Calcular

Revise el resultado

Clic en Guardar resultado del clculo

Tiempo de entrega segn consumo (en das) puede ser cero lo cual
significa que recibe un artculo en particular tan pronto como haga la
orden.

Existencia de Seguridad est en porcentaje y eso debe ser decidido

por los usuarios

Opcin 2 es la ms til cuando las vacunas son ingresadas al

programa

Nota:

Actualizado 25 de mayo, 2014

Versin 4.6

32

Manual del Usuario

Versin 5.2

Almacenes
rea o Equipo de Almacenes se refiere a compartimientos (lugares de
almacenamiento) en donde se guardan diferentes artculos. En relacin a vacunas,
cuartos fros y congeladores para vacunas y almacenes secos para diluyentes y
son considerados para almacenar insumos en las instalaciones.
Debe hacer una lista en papel de los almacenes, su volumen neto (en litros) y
sus tipos, luego ingrese la informacin en wVSSM. Una vez que el tipo y el
tamao del almacn son grabados, VSSM relacionar esta informacin al
volumen de vacunas y diluyentes para proporcionarle una grfica del volumen
ocupado y el volumen que an tiene disponible en cada instalacin del
almacn/equipo. Ver reportes de Uso de Almacn y Uso Total de Almacn de
Vacunas. Ver esta informacin en la pantalla de Administrar tambin.
La informacin en la identificacin de almacenes tales como Cdigos de
Almacn, Nombres de Almacn, Tipos de Almacn y el Volumen Neto de los
almacenes en litros es esencial y debe ser proporcionado tan exacto como sea
posible.
Ya que solamente hay tres tipos de almacn principales, para almacenar vacunas
y otros suministros relacionados, VSSM proporciona tres opciones para los tipos
de almacn:

Arriba de cero (2 y 8 grados centgrados)

Bajo cero (- 25 grados centgrados)
Almacn seco (usualmente a temperatura ambiental)

Esta pantalla tiene dos opciones:

Administrar y
Enviar

Comenzar con Enviar.

Enviar
Una vez que haga clic en Enviar, Enviar Almacn la pantalla se abrir. En esta
pantalla tiene:
Cdigo:
Escritura Libre
Cada equipo de almacenamiento debe tener un
cdigo nico. VSSM reconoce los almacenes
por sus cdigos y no por sus nombres. wVSSM
no aceptar cdigos idnticos para dos
almacenes o equipos de almacenamiento

Alfanumrico
Campo Obligatorio
33

Manual del Usuario

Versin 5.2

diferentes.
Nombre:
Es fcil hacer referencia a cualquier nombre
que encuentre.
Escriba:
VSSM proporciona 3 opciones en este men
desplegable:

Campo Obligatorio

Cuarto fro (2 8oC)

Congelador (bajo 0oC) y
Almacn Seco a temperatura ambiente

Volumen Neto (lit.):

Volumen Neto del equipo de almacenamiento
en litros deben especificarse aqu.

Activo:
Cuando
cualquier
equipo
de
almacenamiento no est disponible, debera ser
entonces desactivado. Esto quiere decir que el
equipo sigue en la lista pero no aparecer en
los mens desplegables.

Numricos solamente
Decimales son
permitidos

Campo Obligatorio
Por omisin es 1 litro

La
casilla
marcada
significa que el almacn
aparecer en el men
desplegable
correspondiente
Casilla vaca significa que
el almacn no aparecer
en los mens desplegables

Es marcada por omisin

Por ejemplo si un cuarto fro est temporalmente fuera de servicio, podr ser
entonces desactivado. Cuando sea reparado podr ser activado nuevamente.
No puede desactivar un equipo de almacenamiento si hay aunque sea una sola
vial de vacuna o para el caso cualquier otro suministro. En este caso VSSM no
aceptar la desactivacin del equipo de almacenamiento y recibir un mensaje
al respecto. Si desea desactivar el equipo de almacenamiento, primero debe
asegurarse que est completamente vaco y que todos los artculos han sido
trasladados a otro equipo de almacenamiento. Para esto debera utilizar Mover
Artculos entre Almacenes en men de Ingresos.

Nota: Cualquier nota relacionada al equipo de almacenamiento puede ser

escritura aqu.
34

Manual del Usuario

Versin 5.2

Cuando complete la informacin anterior para un equipo de almacenamiento, clic

en Enviar y entonces ir al prximo equipo de almacenamiento hasta que agote su
lista.
Administrar
Aqu ver la lista de todos los equipos de almacenamiento. Si desea cambiar
informacin relacionada a cualquier equipo de almacenamiento, debe hacer clic
en Editar. No puede cambiar informacin en esta pantalla. Una vez que haga clic
en Editar, Edita Almacn parecido a Enviar Almacn una pantalla se abrir y podr
cambiar la informacin que desee. Una vez que termine de editar, clic en el botn
de Editar.
Usuarios
Usuarios son aquellos que tiene acceso al wVSSM. Definiendo el receptor a
cualquier nivel, la instalacin ser conectada al Sistema cuando se aplica fecha de
inicio. Sin embargo, sin tener a cierta persona/personal responsable para el
wVSSM no ser posible. El proceso de proveer acceso a los usuarios es como
sigue:
1.

Cuando una instalacin define a sus receptores, proporciona tambin

acceso a un usuario en cada receptor (instalacin) usando Ingresar Nuevo
Usuario.

2.

La persona que proporciona acceso tambin debe definir las funciones

que el subordinado puede hacer utilizando Permiso de Usuario.

3.

Los niveles inferiores seguirn el mismo procedimiento y despus de

definir y codificar sus receptores, darn acceso a un usuario en cualquier
almacn subordinado usando Ingresar Nuevo Usuario y Permiso de
Usuario.

4.

Este procedimiento debe repetirse hasta que el nivel en donde no hayan

instalaciones subordinadas (el nivel ms bajo en la cadena de pedidos).

5.

El usuario que tiene acceso a manejo de usuarios para wVSSM podr

proporcionar acceso a otros colegas del mismo nivel as como a niveles
inferiores.

6.

Cualquiera que tenga acceso al wVSSM podr cambiar su contrasea en

Editar mi perfil.

7.

El nivel superior siempre podr quitar al usuario de la lista y por lo tanto

negar el acceso de la lista y a l en Permiso de Usuario.

35

Manual del Usuario

Versin 5.2

El men de usuario tiene 4 opciones:

Ver Usuarios

Editar mi Perfil

Ingresar Nuevo Usuario

Permiso de Usuario

36

Manual del Usuario

Versin 5.2

Ver Usuarios
Esta ventana es similar a otras ventanas de Administrar Windows. Solamente
puede ver la lista detallada de todos los usuarios definidos en este nivel. No podr
ver usuarios definidos de ningn otro nivel. No puede borrar o editar ningn
usuario en la lista de este men.

Si quiere editar su propio perfil, debe ir a Editar mi perfil.

Si quiere editar informacin de otro usuario de sta lista, debe solicitar

al usuario que actualice su perfil de nuevo utilizando Editar mi perfil.

Si quiere borrar un usuario de esta lista, debe ir a Permiso de Usuario

seleccionando el receptor, selecciona nombre de usuario y haga clic en
Borrar Usuario.

Editar mi perfil
Esta opcin es para que los usuarios cambien sus perfiles y sus contraseas.
Despus de accesar wVSSM los usuarios deben cambiar sus datos personales.
Note que Nombre de Usuario, Contrasea anterior, Contrasea y Confirme
Contrasea son campos de dar enter.
Ingresar nuevo usuario
En la pantalla de Ingreso de Nuevo Usuario debe seguir el siguiente
procedimiento:
1. Receptor: Seleccione uno de los receptores que ya tiene definidos quienes
reciben los envos o los despachan. Dar enter.
2. Nombre de usuario: Escriba un nombre de usuario para el nuevo usuario en
el receptor seleccionado. El nombre del usuario puede ser cualquier cosa.
Dar enter, escritura libre, alfanumrica.
3. Primer Nombre: Escriba el primer nombre del nuevo usuario, escritura libre,
alfanumrico.
4. Apellido: Escriba el apellido del Nuevo usuario, escritura libre, alfanumrico.
5. Email: Escriba la direccin de correo del usuario. Email tiene un formato.
Debe tener @.
6. Telfono: Nmero de telfono del usuario. Numrico solamente.
7. Fax: Numero de Fax del nuevo usuario. Numrico solamente.
8. Contrasea: Proporcione una contrasea temporal, Dar enter.
9. Confirmar Contrasea: Reescriba la misma contrasea, Dar enter. Si la
contrasea no es exactamente a la del paso 8, wVSSM no la aceptar y
37

Manual del Usuario

Versin 5.2

tendr que escribirlas nuevamente hasta que ambas concuerden. Las

contraseas son sensibles. Asegrese de no olvidar su contrasea
10. Enviar: Una vez que toda la informacin est complete, haga clic en enviar
y recibir un mensaje en la misma pantalla.
11. Ir a Ver Usuarios y asegrese que el usuario est registrado.
12. Ir a Permiso de Usuario y defina las funciones que el nuevo usuario puede
hacer.
13. Informe al nuevo usuario acerca de su nombre de usuario y su contrasea.
Notas:

Si no encuentra el receptor en la lista, ir a Datos Bsicos,

Receptores, Ingresar cdigo y nombre del receptor. El receptor
podra estar pero ha sido desactivado.
Receptor, Nombre de Usuario, Contrasea y Confirmar Contrasea
son campos de dar enter.

Permiso de Usuario
Despus de definir un receptor y luego un usuario para un receptor en particular,
debe definir el nivel de responsabilidad para ese usuario. Si no define el nivel de
responsabilidad o actividades que el usuario puede hacer en Permiso de Usuario,
el usuario no podr realizar ninguna tarea.
1. Clic en Permiso de Usuario en Datos Bsicos, Usuario
1. Seleccione el receptor del campo de Receptor (debe ser seleccionado)
2. Seleccione el usuario del campo de Nombre de Usuario (debe ser
seleccionado). El nombre y el apellido del usuario aparecern.
3. Elija una o las 11 actividades que le permitira al usuario realizar. Si deja
cualquiera de las casillas sin seleccionar, este usuario no podr realizar
esas tareas en wVSSM.
4. Clic en Editar y recibir un mensaje.
5. Si hace clic en Borrar Usuario, este usuario desaparecer de la lista y no
podr iniciar sesin en wVSSM. Recibir un mensaje de confirmacin. Con
este mensaje de confirmacin, an tendr tiempo de para cambiar de
parecer y mantener el usuario en la lista.
Nota 1: Si no aparece el nombre, el apellido o ambos, del usuario seleccionado, es
que no los ingres en Ingresar Nuevo Usuario. La nica forma de completar la
informacin es informando al usuario ir a Editar mi perfil y completar la
informacin.
Nota 2: Incrementando el inventario actual es una de las acciones difciles en la
Administracin de inventario. No es aconsejable dar permiso a todo el personal
38

Manual del Usuario

Versin 5.2

para incrementar el inventario actual de cualquier artculo utilizando ajustes de

inventario actual.

39

Manual del Usuario

Versin 5.2

Ingresos
Los Ingresos deben ser utilizados cuando recibe pedidos directamente y NO del
nivel superior designado. Si no compra ningn artculo y no recibe ningn artculo
de otro lado excepto de un nivel superior designado, nunca debera usar el men
Enviar Nuevo Ingreso. Todos los artculos que ingresan a su almacn de un nivel
superior designado son denominados como envos.
Debe utilizar el men de Ingresos cuando:

compra directamente cualquier artculo

recibir una donacin

recibir artculos de un almacn el cual no es su almacn de nivel superior

designado (su wVSSM almacn proveedor).

trasladando artculo(s) de un almacn a otro

Administrando ingresos (si lo hay)

ingresando "apertura de inventario"

Men de Ingresos tiene 6 sub-mens:

Administrar Ingresos

Informacin de envos

Crear Nuevos Ingresos

Apertura de Inventarios

Copiar Ingreso

Mover Artculos entre almacenes

Administrar Ingresos
Cuando abre la pantalla por omisin ver todos los ingresos confirmados
ordenados por el ms reciente en la parte superior de la lista la nica opcin es
seleccionar cualquiera de los ingresos confirmados y hacer clic en Mostrar para
ver detalles. NO puede cambiar nada. Si quisiera modificar cualquier ingreso
confirmado deber ir a Ajustes de Ingresos.

40

Manual del Usuario

Versin 5.2

Si revisa el Borrador, la misma tabla le dar los ingresos en borrador ordenados

por fecha. Aqu, haciendo clic en Mostrar, la pantalla de Crear Ingreso se abrir
con los campos llenos y tendr la opcin de:
ver solamente
editar datos
confirmar ingreso borrado
guardar como borrador otra vez o
eliminar todos los ingresos en borrador
En ambos casos (confirmar y borrar) puede usar Buscar para encontrar el Ingreso
deseado
Nota: Si no puede encontrar nada utilice Administrar Ingreso, esto significa que no
tiene ningn ingreso lo cual quiere decir que no recibe directamente y que siempre
recibe artculos de su nivel superior designado a travs de envos.
Crear Nuevo Ingreso
Esta opcin se utiliza cuando ingresan los suministros al almacn directamente de
los proveedores, fabricantes o donantes. Esta pantalla NO es para suministros
regulares que vienen del nivel superior designado.
Crear Nuevo Ingreso esta pantalla est dividida en tres partes principales:

Informacin general del Ingreso: Informacin de todo el pedido

Detalles de los Artculos Ingresados: Informacin individual de los artculos

Teclas de Control: para crear, guardar como borrador o eliminar

Informacin general del Ingreso

En esta parte, todos o algunos campos pueden dejarse en blanco cuando son
utilizados para Apertura de Inventarios.

41

Manual del Usuario

Versin 5.2
Campos

Fecha de Ingreso: Escriba la fecha o djela

por omisin.
El sistema actualizar el
historial de inventario aunque la fecha de
ingreso es a futuro o en pasado.

Tipos

Fecha solamente

La fecha por omisin es la

de hoy y puede cambiarla
hacia adelante o hacia atrs.
Campo Obligatorio

Ingresado por: El nombre del usuario registros aparecen aqu.

Nmero de Reporte de Ingreso: Este campo

est reservado para el nmero de reporte
de ingreso y no est relacionado a ningn
Alfanumrico
otro campo. Puede ser utilizado por WHO
UNICEF Reporte de Ingreso de Vacunas
(Vaccine Arrival Report VAR)
Fuente: Fuente aqu significa el proveedor
del pedido (la organizacin pag por los
artculos en este pedido).
Si se llena, deber ser de la lista
del men desplegable
Si una fuente en particular no est en la lista
en el men desplegable, informe al
Administrador para agregarlo a la lista.
Perodo de Transaccin: El identificador del activo perodo de transaccin aparece
aqu.

Volumen Empacado (lit.): Se refiere al

total del volumen empacado o al pedido
de todos los artculos juntos en litros.
Esto se puede encontrar en las guas
areas. Este campo no se puede buscar
y no aparece en ningn reporte.

Numrico solamente
Decimales son permitidos

42

Manual del Usuario

Peso Total (Kg): Este campo se refiere
al peso total del pedido de todos los
artculos juntos en kilogramos. Este
puede encontrarse en las guas
areas. Este campo no se puede
buscar y no aparecer en ningn
reporte.
Costo del Flete: Costo del transporte del
pedido, si est disponible. El costo del flete
no afecta el costo total al final de la pantalla.
La moneda ser ajustada a la moneda
especificada por el Administrador.

Versin 5.2

Numrico solamente
Decimales son permitidos

Numrico solamente
Decimales son permitidos

Moneda: El smbolo de la moneda establecida por el Administrador aparece aqu.

Moneda de la factura: Si la moneda del

pedido es diferente de la moneda
especificada por el programa por el
Administrador, entonces el smbolo de la
moneda mencionada en la factura deber
escribirse aqu. Este campo no se puede
buscar y no aparecer en ningn reporte.
Tipo de Cambio: Si la moneda de los
artculos ingresados es diferente de la
moneda especificada, puede ser escrita
directamente aqu.

Alfanumrico

Numrico
Decimales son permitidos

Por omisin es 1
Una vez que el tipo de cambio se escribe aqu, todos los costos que entraron en la
factura sern convertidos a la moneda especificada, siendo multiplicados a la tasa
de cambio. Esta tasa de cambio no se puede buscar y no aparece en ningn
reporte.
Notas: Escriba cualquier nota que
pueda ser til. Trate de hacer la nota
relevante para todos los artculos que
Alfanumrico
grab ya que despus tendr la opcin
de hacer una nota para cada uno.
No se puede buscar

43

Manual del Usuario

Versin 5.2

Detalles de los Artculos Ingresados

Artculo Ingresado
Clase de Artculo: Seleccione la clase de artculo
del men desplegable:

VAC (vacunas)

D/L (diluyentes para vacunas)

INJ (equipo de inyeccin)

CCE (equipos de cadena de fros)

REPROD (Salud Reproductiva)

HIV (virus humano de inmuno deficiencia)

TUB (tuberculosis)

MLR (malaria)

NUTR (nutricin)

PHARM (farmacuticos)

OS (otros suministros)

Artculo: Seleccione del men desplegable, la

lista de artculos activos basados en la clase de
Solo puede ser
artculo seleccionado aparecer y seleccione uno.
seleccionado del men
Si un artculo en particular no aparece en la lista
desplegable
del men desplegable informe al Administrador
para agregarlo a la lista.
Campo Obligatorio

44

Manual del Usuario

Versin 5.2

Solo puede seleccionar

Fabricantes: Seleccione del men desplegable. del men desplegable
La lista de fabricantes activos aparecer y tiene
que seleccionar uno. Si un fabricante en
Campo Obligatorio
particular no est en la lista del men nicamente para vacunas y
desplegable, informe al Administrador para clases de diluyentes
agregarlo.

Nmero de Lote: Escriba el nmero de lote de

Alfanumrico (escribir
vacunas y diluyentes o nmeros en serio de otros
directamente)
artculos. VSSM no permitir grabar ninguna
vacuna o diluyente sin nmero de lote. VSSM
Campo Obligatorio solo
reconocer los nmeros de lote o nmeros en
para vacunas y clase de
serie y utilizar los nmeros de lote para generar
diluyentes
reportes.

Recomendacin Sino tiene nmero de lote escriba ? en el cuadro y grabe la

pantalla como borrador hasta que tenga la informacin exacta del nmero de lote.
Asegrese de escribirlo correctamente ante de hacer la confirmacin final ya que
un nmero de lote equivocado podra generar un reporte incorrecto.
Solo puede
seleccionarse del men
Dosis por Vial: Seleccione del men desplegable.
desplegable
La lista de tamaos de vial (dosis/vial)
relacionadas a las vacunas o diluyentes
Campo Obligatorio solo
seleccionados aparecern y tiene que elegir uno.
Medicamentos, para
Si una dosis particular por vial no est en la lista
vacunas y clase de
del men desplegable informe al Administrador
diluyentes
para que lo agregue.
Cantidad: Escriba la cantidad del
artculo que ingres de la lista de
inventario. Para vacunas o diluyentes
debe hacerse en dosis (no en viales)

Numrico solamente (escribir

directamente)
Entero (no decimales permitidos)

Campo Obligatorio
Recomendacin VSSM cumplir con el nmero de dosis por ser un mltiplo de
tamao del vial. Si el nmero ingresado de dosis no es un entero mltiplo del
tamao del vial, VSSM lo aumentar al mltiplo del tamao del vial ms cercano.
45

Manual del Usuario

Versin 5.2

Nmero de Vial: Este es el nmero de

Numrico solamente
vial por el resultado de la divisin del
nmero de dosis entre el tamao del
Ser llenado automticamente
vial
Solo para vacunas y diluyentes: Si salta ingresar Cantidad (nmero de dosis) y
mueve el cursor a Nmero de Viales y escribe el nmero de viales directamente
en el cuadro, el nmero de dosis sern automticamente ingresados en el cuadro
previo el cual es el resultado de la multiplicacin de Dosis por Vial por Nmero de
Viales.
Nombre Comercial: Se refiere al nombre
Solo puede ser seleccionado del men
comercial del producto. Si este Nombre
desplegable
Comercial no est en la lista del men
desplegable, informe al Administrador
para que lo agregue a la lista.

Tipo VVM: El usuario debe especificar si

la vacuna ingres cargando VVM o no.
Si VVM estaba adjunto, aunque el tipo
sea conocido o no.
Si un Tipo de VVM no est en la lista
del men desplegable, informe al
Administrador.

Etapa VVM: Est relacionado a los

campos previos del tipo VVM. Si No
VVM es seleccionado en Tipos de VVM,
este campo ser deshabilitado y no
etapa VVM puede ser seleccionada.

Men desplegable
Hay seis opciones:
1.

No VVM

2.

Tipo desconocido

3.

VVM 2

4.

VVM 7

5.

VVM 14

6.

VVM 30
Men desplegable
Solo cuatro opciones:

Etapa 1
Etapa 2
Etapa 3
Etapa 4
46

Manual del Usuario

Precio Unitario (en la moneda
especificada): Escriba precio unitario del
artculo ingresado. Si el precio unitario
es diferente de la moneda especificada
y ya ha ingresado la tasa de cambio en
Informacin General del Ingresos,
VSSM lo convertir a la moneda del
programa. De otra forma, tendr que
calcularlo manualmente e ingresarlo
aqu.
Precio Total (en la moneda
especificada): Ser calculada por
VSSM.

Versin 5.2

Numrico solamente
Decimales son permitidos

Numrico solamente
Decimales son permitidos

Cuando ingresa o cambia el Precio

Total, VSSM
calculara el Precio
Unitario automticamente (basado en la
cantidad). Tambin cuando ingrese o
cambie el
Precio Unitario, VSSM
calculara
el
Precio
Total
automticamente. Cuando cambio el
nmero de dosis, VSSM utilizar el
Precio Unitario para calcular el Precio
Total.
La tasa de cambio aplica
tambin.
Actividad: Una de las actividades
especificadas puede ser seleccionada.
Si un actividad en particular no es Puede seleccionarse del men
seleccionada en el men desplegable, desplegable
informe al Administrador para que lo
agregue a la lista.
Unidad de Volumen (lit.): Ser generado por VSSM pero se puede cambiar. Si
cree que los dgitos presentes no son realistas, informe al Administrador y
escrbalo manualmente.
Volumen Total (lit.): VSSM estima el
volumen total del artculo multiplicando
la cantidad a la unidad de volumen.
Este valor puede ser cambiado por el
Numrico solamente
usuario. Esto significa que si hay una
gran diferencia entre el volumen
promedio por dosis para la vacuna en
Se llenar automticamente
particular, los usuarios pueden hacer
sus propias estimaciones y escribir el
volumen en litros aqu. Esto reescribir
el clculo en VSSM.

47

Manual del Usuario

Almacn: Seleccione el almacn en
donde colocar los artculos que
ingresan.

Versin 5.2

Campo Obligatorio
Se selecciona en el men
desplegable

Dos mensajes pueden aparecer cuando seleccione el almacn:

Tipo de Almacn no es adecuado para este artculo!
El Administrador ha tomado la decisin en la configuracin. Por ejemplo,
este mensaje aparecer si selecciona bajo cero-cuarto fro para vacunas
sensibles a congelarse. Esto solo es una advertencia y puede seleccionar
un almacn incorrecto para cualquier artculo.
No hay Suficiente Capacidad (incluye ingresos en borrador y
despachos en borrador)!
El volumen libre del almacn seleccionado se muestra en el cuadro (en
litros) y la advertencia indica que no hay suficiente capacidad para la
cantidad de este artculo en particular en el almacn seleccionado.
Recomendacin: Algunas veces notar que el volumen del artculo a almacenar es
ms pequeo que el volumen libre del almacn, pero este mensaje aparecer. El
problema es que puede tener ingresos en borrador que estn sin confirmar. Los
ingresos en borrador tampoco estn en el almacn y no los puede despachar, no
aparecern en el reporte de inventario, tomarn espacio y por lo tanto debe
confirmarlos o borrarlos. Una vez que borre los ingresos que estn en borrador o
confirme los despachos en borrador, este mensaje no aparecer.

Fechas :
Fecha solamente
Fecha de Produccin: Se refiere a la
fecha de produccin del artculo

La fecha por omisin es la de hoy

Solo aplicar si el cuadro Aplicar es
marcado
Fecha solamente

Fecha de Vencimiento: Introduzca la

fecha de vencimiento de las vacunas y
diluyentes
usando
el
calendario
emergente
o
escribindolo
directamente.

La fecha por omisin es la de

hoy
Campo Obligatorio solo para
Medicamentos,
vacunas
y
diluyentes. Para otras Clases de
Artculos aplica si el cuadro de
48

Manual del Usuario

Versin 5.2
Aplicar es marcado en
fecha de vencimiento.

Nota: Escriba cualquier nota que le sea

necesaria. Trate de que la nota sea
relevante para el artculo en particular.

requiere

Alfanumrico
No se puede buscar

Teclas de Control
AGREGAR: Una vez que complete los
campos anteriores, hacienda clic en
Agregar, toda la
informacin del Debe hacer clic para completar la
artculo ingresado ser transferida a la
entrada de datos
lnea de abajo.
Editar: Haga clic en Editar, una nueva pantalla se abrir y podr cambiar todo
el campo. La nueva ventana debe cerrarse haciendo clic en X en la parte
superior de la ventana.
Borrar: Clic en Borrar, toda la lnea se borrar.
Confirmar: Si hace clic aqu, el ingreso es introducido, y:
Las cantidades especificadas sern agregadas al inventario actual en
el almacn escogido.
el espacio requerido se deducir de la capacidad libre del almacn
escogido
reportes relacionados sern actualizados.
Borrador: Si hace clic aqu:
la pantalla de ingreso ser grabada y puede ser recuperada de
Administrar de Ingresos
el inventario actual no cambiar
Borrar: Si hace clic aqu
saldr de la pantalla
no se introducir el ingreso
inventario actual no cambiar
no se mantendr ningn registro

49

Manual del Usuario

Versin 5.2

Apertura de Inventario
Cuando decide usar wVSSM como una herramienta para Administrar inventarios
en su almacn, debe ir a Apertura de Inventario en el men de Ingresos e ingresar
el inventario actual de todos los artculos del almacn. El pre-requisito para
ingresar artculos actuales en el almacn, debe tener definidos sus almacenes.
Una vez que haga clic en Apertura de Inventario, tendr tres opciones:

Arreglo Mixto
Arreglo del Almacn base
Arreglo del Artculo base

Estas tres opciones son mutuamente excluyentes lo cual significa que solo puede
usar una de ellas a la vez, pero puede usar otros arreglos de uso subsecuente del
men de Apertura de Inventario. Debe seleccionar uno de las tres opciones
basado en los arreglos de su almacn.
La pantalla de Apertura de Inventario es exactamente la misma que la pantalla de
Ingresos.

Arreglos Mixtos
Opcin 1
Esta opcin est basada en la lista de inventarios sin arreglo en particular. Se
utiliza comnmente cuando su lista de inventario est combinada.
Seleccione:
Clase de Artculo
Artculo y
Identificacin del Almacn
Para cada registro.
Un ejemplo de la lista de inventario mixto:

Vacunas
BCG
Sarampi
n
BCG

No.de
Lote
B25

Dosi
Fabricante s/
Vial
A
20

Identificaci
Cantidad
n del
(dosis)
Almacn
21,540 CR A

M35

10

50,200 CR B

BC24

20

41,200 CR A
50

Manual del Usuario

DPT
Sarampi
n
DPT
Sarampi
n
OPV

Versin 5.2
D26

20

100,220 CR A

ME55

20

45,020 FR A

DE35

20

34,060 CR B

MO 45

450,100 CR A

OP 34

20

152,300 FR A

Cuando hace clic en Arreglo Mixto, la pantalla es exactamente igual a la pantalla

de Crear Nuevo Ingreso. Para ms informacin, ir a Ayuda, Crear Nuevo Ingreso.
No hay diferencia entre estas dos ventanas.

Arreglo Basado por Almacn o equipo de Almacenamiento

Opcin 2
Esta opcin se usa mejor cuando hace inventario fsico de todos los almacenes
por separado y hace una lista detallada del almacn base. Por ejemplo, va al
cuarto fro A y hace una lista detallada de todas las vacunas. Entonces, va al
cuarto fro B y hace una lista de todas las vacunas de ese cuarto. Cuando termina
con las listas de los cuartos fros y congeladores, luego sigue con los almacenes
secos y hace la lista detallada de los diluyentes y otros suministros de cada
almacn seco en forma separada. En esta opcin seleccione la identificacin de
cada almacn solamente una vez.
Un ejemplo de inventario basado en almacn o equipo de almacenamiento:
Identificacin
del Almacn

Cuarto fro A

Cuarto fro B
Congelador A

Vacunas
BCG
Sarampin
BCG
DPT
Sarampin
DPT
Sarampin
OPV

No. de Lote

Fabricante

B25
M35
BC24
D26
ME55
DE35
MO 45
OP 34

A
B
C
B
B
C
D
D

Dosis/Vial Cantidad
(dosis)
20
21,540
10
50,200
20
41,200
20
100,220
20
45,020
20
34,060
1
450,100
20
152,300

La pantalla es la misma que la pantalla de Crear Nuevo Ingreso con la excepcin

que el campo de almacn est deshabilitado debida a que ya ha seleccionado el
almacn en la pantalla previa. Para ms informacin ir a Ayuda, Crear Nuevo
Ingreso.

51

Manual del Usuario

Versin 5.2

Arreglo Basado por Clase y tipo de Artculo

Opcin 3
Esta opcin se utiliza de la mejor manera cuando tiene una lista detallada de todos
los suministros ordenados por tipo de artculos. Por ejemplo, cada artculo est en
una lista separada, como ser todos los BCG estn en una lista y todos los DPT en
otra. Ver que esta opcin tiene que seleccionar cada artculo solamente una vez.
Un ejemplo del inventario basado en artculo:
Vacunas

No.de Lote

BCG

Sarampin
DPT
OPV

B25
BC24
M35
ME55
MO 45
DE35
D26
OP 34

Fabricante
A
C
B
B
D
C
B
D

Dosis/Vial
20
20
10
20
1
20
20
20

Cantidad
(dosis)
21,540
41,200
50,200
45,020
450,100
34,060
100,200
152,300

Almacn
CR A
CR A
CR A
CR B
FR A
CR B
CR B
FR A

Basados en sus arreglos de almacenaje puede seleccionar esta opcin.

La pantalla es la misma que la pantalla de Crear Nuevo Ingreso con la excepcin
de que los campos de Clase de Artculo y Artculos estn deshabilitados porque ya
estn seleccionados en la pantalla previa. Para ms informacin, ir a Ayuda, Crear
Nuevo Ingreso.
Copiar Ingreso
Para ahorrar tiempo, puede confirmar ingreso y cambiar algunos campos y
reconfirmar como un nuevo ingreso. Una vez que haga clic en esta opcin, ver la
lista de todos los ingresos confirmados en el men desplegable.
Selecciona ingreso podra hacer una copia del men desplegable.
Clic en Copiar Ingreso, una ventana nueva se abre y es igual a Crear
Nuevo Ingreso
Cambie cualquier campo en Informacin general de Ingresos
Para cambiar cualquier campo en Detalles de Artculos Ingresados, en
la tabla detallada de artculos al final de la pantalla, clic en Editar y en la
nueva ventana cambie cualquier campo que guste.
52

Manual del Usuario

Versin 5.2

Clic en Editaren la nueva ventana y entonces cierre la ventana desde la

esquina superior hacienda clic en x.
Tambin puede borrar cualquier artculo haciendo clic en la tecla de
Borrar
Cuando el nuevo ingreso es completado puede guardarlo como
borrador o confirmar.
Ver Administrar Ingreso en el men de Ingreso ya que los procedimientos
anteriores son muy parecidos.

Mover Artculos entre Almacenes

En todos los almacenes que mueven fsicamente artculos entre cuartos fros y
entre almacenes secos. Ya que VSSM es una aplicacin basada en almacn,
cualquier movimiento fsico de artculos entre almacenes y en la misma instalacin
debera ser transferida a VSSM inmediatamente. La falla de reflejar el movimiento
fsico de artculos a VSSM, tendr como resultado reportes incorrectos y confusin
durante despachos.
Para reflejar movimientos fsicos de artculos a VSSM debe utilizar este men.
Una vez que haga clic en Mover Artculos entre Almacenes, una ventana nueva se
abrir y se divide en dos partes:
Desde: El almacn de donde se movieron los artculos
A: El almacn a donde sern trasladados los artculos
En esta pantalla existen los siguientes campos:
Campos
Desde:
Almacn: El nombre de los artculos
del almacn que sern trasladados a
otro almacn

Tipos
Campo Obligatorio

Seleccionado del men

desplegable
Volumen Neto (lit.): Una vez que el almacn es seleccionado, el volumen neto
en litros aparecern en este cuadro.
Volumen Libre (lit.): Volumen Libre del almacn seleccionado en el cuadro.
Dos opciones:
Mover Artculo por Artculo
Mover todos los Artculos
Puede seleccionar cualquier artculo
de la tabla de abajo, muvalos uno
por uno al otro almacn(es).

Moviendo todos los artculos en el

almacn a otro almacn.
53

Manual del Usuario

Cantidad a mover: Puede escribir el
nmero de la cantidad de artculos
seleccionados en el cuadro. Si
selecciona Mover Todos los
Artculos, este campo ser
deshabilitado.

Versin 5.2
Numrico
No decimales permitidos

Campo Obligatorio si Mover

Artculo por Artculo es
seleccionado
Volumen Neto se Movi (lit.): Esto representa el volumen neto del artculo
seleccionado y la cantidad que se movi.
A:
Almacn: El nombre de los artculos
Campo Obligatorio
del almacn que se movieron a
Seleccionado del men
desplegable
Volumen Neto (lit.): Una vez que el almacn es seleccionado, el volumen neto
en litros aparecer en este cuadro.
Volumen Libre (lit.): Volumen Libre del almacn seleccionado aparecer en el
cuadro.
Despachos
Despacho es el men ms utilizado en wVSSM. Aqu despacho significa la
emisin de los suministros para salir del almacn y llegar al receptor de una lista
definida. Cualquier artculo enviado fuera del almacn o recogido del almacn es
considerado como un despacho.
Este men es utilizado cuando las vacunas y diluyentes y otros suministros son
despachados (enviados fuera) a diferentes receptores. VSSM genera
automticamente un comprobante/remisin por cada despacho completo y
confirmado.
El men Despacho tiene los siguientes sub-mens:
Administrar
Crear Nuevo Despacho
Copiar Despacho
Administrar Comprobantes/Remisiones
Cuando decide despachar (enviar fuera) suministros a un receptor especifico, clic
en Despacho y luego Crear Nuevo Despacho.

54

Manual del Usuario

Versin 5.2

Administrar Despacho
En esta pantalla puede ver todos los despachos en 3 categoras:
Confirmado
Borrador
Borrar
Cuando abre esta pantalla, el valor predeterminado est en Borrador. Despachos
en Borrador son aquellos ya preparados para despachar pero grabados como
borrador, el despacho an no ha ocurrido y los artculos en este despacho en
borrador continan en el almacn. Dichos artculos no estn disponibles para ser
utilizados en otros despachos mientras no se eliminen en el borrador.
Despachos Borrados son aquellos despachos que han sido borrados usando
Ajustes de Despacho y Cancelar Todo el Despacho.
El nmero de
comprobante/remisin cancelado es registrado en el Reporte de Nmero de
Comprobante/Remisin Cancelado.
En 3 categoras el identificador
Comprobante/Remisin y la Fecha.

ms

importante

es

el

Nmero

de

Tambin puede ver los despachos hechos confirmados y el pedido que dej el
almacn (no borradores y no despachos borrados) yendo a Reportes, Transaccin
de Reportes y haciendo clic en Despacho por Receptor o tecla de Despacho.
Administrar Despacho esta opcin es una alternativa para regresar a borrador de
despachos. Una vez que selecciona Borrador en este men, ver una tabla de
todos los borradores de despachos. Puede seleccionar cualquier borrador de
despacho y haciendo clic en Editar, ver los detalles.
Usted puede:
Editar algunos de los campos y luego:
o

Grabarlo como borrador de nuevo o

Confirmarlo o

Borrar todo el borrador

La otra forma de regresar al borrador de despachos es hacer clic en Conteo de

Despacho: en la Pgina Principal (ver Pgina Principal, Cuadro de Mensaje,
Borrador).
55

Manual del Usuario

Versin 5.2

Crear Nuevo Despacho

Campos
Nmero
de
Comprobante/Remisin:
Este
nmero nico para su almacn est
compuesto de dos partes. Uno es el
nombre del perodo de transaccin
activo y la segunda parte es un
contador. El contador se pone en
cero cada vez que hace un nuevo
perodo de transaccin.

Tipos

Generado Automticamente

EL nmero de comprobante/remisin debe ser visto y referido junto al nombre

del almacn o nombre del local. Por ejemplo puede tener el nmero de
comprobante/remisin 2012 -31 repetido para todos los almacenes. Por lo
tanto, el nmero de comprobante/remisin debe estar con el nombre del
almacn.
Fecha: Esta fecha es la fecha en que
Fecha solamente
los artculos salen del almacn y no
Omisin: la fecha de hoy
necesariamente la fecha en que el
Se puede cambiar escribiendo
comprobante/remisin es preparado.
directamente en la casilla
Campo Obligatorio
Cualquier fecha es aceptada
(fechas pasadas y futuras)
Nmero de Solicitud: Este campo
es para aquellos programas que
reciben solicitudes de receptores que
tienen
nmeros
(identificadores).Nmeros
de Alfanumrico
Solicitudes
estn
relacionados
nicamente
para
reportes.
La
bsqueda
puede
hacerse
por
Nmeros de Solicitud. Esto significa
que puede encontrar un despacho
por su Nmero de Solicitud.
Receptor: Receptores son aquellos
almacenes o locales en donde se
recibe o recolectan los artculos de su Campo Obligatorio del men
(este) almacn.
desplegable
Si un receptor nuevo no est en la lista, debe ir a Datos Bsicos, Enviar
receptores, Enviar luego e cdigo y nuevo receptor.

56

Manual del Usuario

Modo de Transporte: Una vez que el
receptor es seleccionado, el modo
preferido de transporte aparecer en
la
casilla.
Puede
cambiarlo
seleccionndolo
del
men
desplegable.

Versin 5.2

Puede seleccionarse del men

desplegable

Omisiones lo que est

especificado en el men de
Receptores.
Si un modo de transporte en particular no est en la lista, informe al
Administrador para agregarlo a la lista.
Notas: Cualquier nota relacionada a
todo el despacho puede ser escrita
aqu. Mantenga este espacio para Alfanumrico
notas generales relacionadas con el
despacho. Hay otro campo de notas
especfico para cada artculo a ser
despachado.

57

Manual del Usuario

Versin 5.2

Clase de Artculo: Seleccione

cualquiera de los 11 artculos de
vacunas ms los cdigos ATC de Campo Obligatorio del men
medicamentos del cuadro bsico de desplegable
medicamentos del men desplegable
que no estn en esta lista:
VAC (vacunas)
D/L (diluyentes para
vacunas)
INJ (equipo de inyeccin)
CCE (equipos de cadena
de fro)
REPROD (Salud
Reproductiva)
HIV (virus de inmuno
deficiencia humana)
TUB (tuberculosis)
MLR (malaria)
NUTR (nutricin)
PHAM (farmacuticos)
OS (otros suministros)
Artculo: Una vez que haga clic en el
men desplegable, dependiendo en
la clase de artculo que seleccione, Un artculo a la vez Campo
toda
la
lista
de
suministros Obligatorio del men desplegable
categorizada en la clase de artculo
seleccionada aparecer en la casilla.
La lista podra ser larga y no todos los artculos pueden ser vistos en la
pantalla. Tendr que bajar para ver todos los artculos. Entonces, tiene que
seleccionar un artculo a la vez.

58

Manual del Usuario

Versin 5.2

Detalles de los Artculos: Una vez

que seleccione el artculo que desea
enviar del campo previo (Artculo), Campo Obligatorio del men
todo el inventario de este artculo desplegable
aparecer en la casilla, lnea por lnea
ordenados por fecha de vencimiento.

59

Manual del Usuario

Versin 5.2

El artculo seleccionado prximo a vencer est al principio de la lista y el que

vence de ltimo est al final. En cumplimiento con Primero en Vencer Primero
en Salir (EEFO) VSSM le pide seleccionar el primero en vencer. El segundo
criterio para ordenar la lista de vacunas es la etapa VVM. Vacunas con la
ms alta etapa VVM aparecer antes de aquellos con etapas ms bajas.
Sin embargo, podr seleccionar cualquier artculo de la lista. VSSM le dar la
alternativa y no hay limitantes en la seleccin de artculos.
Note que los detalles relacionados a cada lnea de artculos similares en la
lista son los siguientes:
Resumen contiene:
o

Artculo (nombre)

Fabricante

Fecha de Vencimiento

etapa VVM

Nmero de Lote

Identificacin del Almacn

Dosis por Vial

Inventario no dejado despachos en borrador

Inventario dejado en borrador: wVSSM deducir la cantidad a

ser enviada en el despacho actual de todos los despachos en
borrador y colocar aqu el resultado neto. Esta cantidad es la que
est disponible para una nueva lnea de despacho. Despus de que
agrega unas pocas lneas de despacho, el inventario dejador en
borrador ser reducido por las cantidades a despachar al confirmar
el despacho. Esto es principalmente utilizado para ayudar a los
usuarios a no confundirse con mltiples lotes del mismo artculo.
Una vez que el usuario decide despachar algn artculo, el balance
disponible ser actualizado. Sin embargo, este nmero incluye
otros borradores guardados; esto no solamente aplica al despacho
actual. Una vez que seleccione la lnea de la que desea despachar,
tiene que escribir el nmero de dosis o cantidad que desea
despachar. La nica escritura esencial en esta pantalla es el
nmero de dosis o cantidad. El resto de la informacin es del men
desplegable.
60

Manual del Usuario

Versin 5.2

Copiar Despacho
Cuando lo desee para despachar artculos similares para diferentes receptores y
para ahorrar tiempo, puede copiar uno de los despachos existentes confirmados y
cambiar algunos campos solamente. Luego puede grabar el nuevo despacho
como borrador o puede confirmar.
En el men de Despacho, haga clic en Copiar Despacho, la ventana de
Copiar Despacho se abrir con todos los despachos hechos hasta ahora y
ordenados por fecha (el ms reciente al principio de la lista).
Seleccione despacho si gusta hacer una copia, haciendo clic en Copiar
Despacho.
La ventana de despacho seleccionada se abrir y es
exactamente igual a la ventana de Despacho.
Cambiar cualquier campo que desee y haga clic en Borrador o
Confirmar.
Los siguientes campos pueden ser modificados directamente en la pantalla:
Fecha
Nmero de Solicitud
Receptor
Modo de Transporte
Nota (relacionada a la condicin general del pedido)
Para hacer cualquier modificacin para otros campos, debe seleccionar la lnea
de despacho requerida y hacer clic en Editar. Si desea borrar cualquier artculo
del despacho, debe hacer clic en Borrar.
Una vez que lo confirme:
Un nuevo nmero de comprobante/remisin ser automticamente
generado
El nuevo despacho no est relacionado con el original del que fue
copiado
Las cantidades despachadas sern deducidas del almacn(es)
relacionado
El receptor recibir un mensaje acerca de que un nuevo envo ha
llegado de su almacn
61

Manual del Usuario

Versin 5.2

Copiar despacho es muy similar a Copiar Ingreso.

Administrar Comprobantes/Remisiones
En esta pantalla ver todos los comprobantes/remisiones de despachos en 3
categoras:
Original (No Impreso)
Copiar (Ya Impreso)
Borrador
Puede seleccionar una de las categoras de arriba y revisar la tabla de
comprobantes/remisiones de despachos generados.
Despus de seleccionar el comprobante/remisin deseada la nica opcin aqu es
hacer clic en Imprimir Comprobante/Remisin y tiene una copia del
comprobante/remisin seleccionado. Asegrese de que su computadora est
conectada a la impresora.
Si selecciona un comprobante/remisin en la categora de Original (No Impreso),
el Original es impreso en la esquina derecha del encabezado del
comprobante/remisin. Del mismo modo, si selecciona uno de los
comprobantes/remisiones en la categora Copiar (Ya impreso), Original es
reemplazado por Copiar. Esto significa que el comprobante/remisin seleccionada
ya ha sido impresa una o ms veces..
Si selecciona uno de los comprobantes/remisiones en la categora de Borrador, El
comprobante/remisin en borrador reemplaza el Original y Copia en la esquina del
encabezado
del
comprobante/remisin.
Puede
imprimir
los
Comprobantes/remisiones en borrador cuantas veces lo desee. Una vez que el
despacho en borrador est confirmado en Administrar Despacho, el
comprobante/remisin relacionado desaparecer de la categora Borrador y
saltar a la categora Original (No Impresa).
El formato del comprobante/remisin es configurado por el Administrador. El
nombre de la instalacin en el encabezado del comprobante/remisin es la misma
que la instalacin dada por el nivel superior (ver Datos Bsico, Receptores).
Si tiene alguna sugerencia y/o no est satisfecho con la forma en que el
comprobante/remisin est configurado, contacte al Administrador.

62

Manual del Usuario

Versin 5.2

Ajustes
Hay tres tipos principales de ajustes en VSSM:
1. Ajuste de inventario actual
2. Ajuste de Despacho
3. Ajuste de Ingreso

Acerca de Ajustes en wVSSM

En VSSM una de las acciones ms complicadas es hacer ajustes.
Normalmente se hacen ajustes a ingresos y despachos cuando se comete un error
y necesita ser corregido. En wVSSM hay pocas posibilidades de cometer errores y
por lo tanto las ocasiones para hacer ajustes de ingresos y despachos se han
reducido en gran medida
A diferencia de un ajuste de ingreso y despacho para hacer ajustes a inventario
actual no siempre es para corregir errores. Los siguientes casos pueden requerir
hacer ajustes al inventario actual:

Inventario Fsico: cuando el resultado del inventario fsico no coincide con

el inventario actual mostrado en VSSM. Por ejemplo cuando puede contar
el nmero de un artculo (inventario fsico) y la cantidad e menos o ms que
la que tiene en VSSM.

Daos a vacunas:
o
o
o
o

Cuando algunos de los viales de vacunas se han quebrado

Cuando el color de VVM cambia de etapa 3 y 4 y necesita
desecharlos
Cuando algunas vacunas han vencido y necesitan desecharlas
Cuando las vacunas en sensibles a congelacin son expuestas a
temperaturas bajo cero y necesita desecharlas.

Los casos presentados anteriormente y otros casos similares justifican hacer

ajustes al inventario actual.
La mayora de los ajustes (en tres categoras principales) requieren una
justificacin de ajuste. Sin no proporciona una justificacin, el ajuste no puede ser
ingresado y wVSSM no permitir rotundamente el ingreso del ajuste.
Las justificaciones para ajuste estn definidas por el Administrador y no puede
alterarlas. Si cree que no tiene suficientes razones para el ajuste en la lista y/o las
razones presentes no satisfacen sus necesidades cuando trata de hacer un ajuste
63

Manual del Usuario

Versin 5.2

en particular, informe al Administrador y requiera la adicin de una nueva motivo

de ajuste en la lista.
Cada motivo de ajuste tiene algunas caractersticas:
1.

no incrementa o disminuye el inventario actual ( )

2.

disminuir el inventario actual solamente (-)

3.

incrementar el inventario actual solamente (+)

4.

ambos disminuir e incrementar inventario actual (- +)

5.

disminuir inventario actual y afectar desperdicio (- W)

Debe notarse que si un motivo de ajustes incrementa el inventario actual, no

afectar el Desperdicio. Solo los motivos que disminuyen el inventario actual
puede afectar el desperdicio.
Ajuste de Inventario Actual
Este tipo de ajuste se hace cuando:
Al hacer inventario fsico y el resultado es ms o menos de lo que est
en los reportes de VSSM.
descartar cualquier artculo por:
o

han alcanzado la fecha de vencimiento particularmente las

vacunas, diluyentes y farmacuticos.

Los VVM en viales de vacunas alcanzan etapas 3 y 4

cualquier otro motive que requiera descartar cualquier artculo

tener algunos viales quebrados y artculos daados en el almacn

perder cualquier artculo por alguna razn
Como resultado del inventario fsico:

si el resultado es menos que el inventario actual que en wVSSM

encuentre que:
la cantidad ingresada podra ser menos que lo que se
present durante el ingreso: usar Ajuste de Ingreso
64

Manual del Usuario

Versin 5.2
la cantidad despachada a algunos receptores podra ser
mayor que lo que se envi fsicamente: usar los Ajustes de
Despacho
proporcionados
mientras
el
receptor
correspondiente no haya confirmado la recepcin de artculos.
algunos de los artculos podran ser robados o perdidos:
Usar Ajuste de Inventario Actual y especificar un apropiado
motivo de ajuste basado en la naturaleza de la prdida.

si el resultado es mayor que el inventario actual VSSM o

encontrar:

la cantidad ingresada podra ser mayor que la que

introdujo durante el ingreso: usar Ajuste de Ingreso
La cantidad despachada a algunos de los receptores
podra ser menor que el que registr: usar Ajuste de
Despacho proporcionada, para lo cual el receptor
correspondiente no ha confirmado el recibo del artculo.
no incrementar inventario actual utilizando Ajuste de
Inventario Actual ya que puede crear problemas
Es prioritario hacer cualquier ajuste de inventario actual, asegrese de tener
acceso a esta funcin. El acceso a esta funcin ha sido concedido a usted por el
nivel superior en su almacn (Permiso de Usuario). Note que puede tener acceso
a disminuir el inventario actual pero pueda que no tenga acceso a incrementar
inventario actual. Ya que incrementar inventario actual con lleva algunos
problemas, los supervisores no deben dar permiso para incrementar el inventario
actual a todo el personal.
Clic en Ajuste de Inventario Actual si puede justificar el ajuste considerando las
condiciones anteriores.
Tipos
Campos
Clase de Artculo: Seleccionar del men
desplegable.
Campo Obligatorio
Grupo de Artculo: Filtro basado en la
seleccin Clase de Artculo
Del men desplegable
Artculo: Filtrado por la seleccin de Grupo
de Artculo. Seleccionar el artculo que le
gustara ajustar de su inventario actual.
Nmero de Lote (Nmero de Serie): aparecer aqu para seleccionar el
artculo.
Nivel de inventario en este almacn: la cantidad del artculo seleccionado en
este almacn en particular.
65

Manual del Usuario

Versin 5.2
Numrico solamente
No decimales
No nmeros negativos

Nuevo Inventario: Puede escribir el nmero

que usualmente debera ser ms pequeo
que nivel de Inventario en el almacn.

Menos que el inventario

actual no es permitido
Para
vacunas
y
diluyentes VSSM ajustarn
el digito al nmero ms alto
mltiplo del tamao del vial.
Numrico solamente
No decimal

Cambiar Inventario: puede escribir en

nmero de artculos que sern descartados
o que faltan usando el signo negativo (-)
frente a l. Si no usa el signo (-), el
inventario actual ser incrementado.
Adems tericamente est permitido
incrementar el inventario actual, tiene que
ser cuidadoso.

Para
vacunas
y
diluyentes VSSM ajustar el
dgito al nmero ms alto
del mltiplo del tamao del
vial
Puede usar signo
negativo para disminuir el
inventario actual.
El valor negativo no
deber ser
mayor al
inventario actual

Si no hay signo
negativo (-) significa que el
inventario actual ser
incrementado.
Bien puede escribir el Nuevo Inventario o escribir Cambiar el Inventario en
los campos relacionados y el resultado ser el mismo.
Motivo de Ajuste: Un motive de ajuste
apropiado debera seleccionarse de los
motivos existentes en el men desplegable.
Mandatory field
Si disminuye o cuidadosamente incrementa
el inventario actual usando ajuste de
inventario actual, debera seleccionar el
To be selected from the
correcto motivo de ajuste que permita
pull-down menu
incrementar o disminuir el inventario actual.
Note que en disminuir inventario actual, el
motive seleccionado puede afectar el
66

Manual del Usuario

Versin 5.2

desperdicio.
Si no encuentra el apropiado motivo de
ajuste en el men desplegable, informe al
Administrador.
Ajuste de Despacho
Para ajuste de despacho no tiene que satisfacer muchas condiciones como en el
caso de Ajustes de Ingresos. Al mismo tiempo, el ajuste de despacho est limitado
a cancelar todo el despacho o ajustando la cantidad enviada. Esto significa que no
puede cambiar otro campo como los nmeros de lotes, fabricantes, precio unitario,
etc. Para cambiar dichos campos debe regresar virtualmente la cantidad
despachada y luego re-despachar con la informacin correcta.
A.

Cancelar Todo el Despacho

Si decide cancelar todo el despacho, necesita especificar la razn del

porque todos los artculos enviados a travs de un despacho en particular
ser cancelado. Sin seleccionar una razn de la lista, el ajuste no ser
exitosamente realizado. Una vez que selecciones una razn apropiada y
haga en Cancelar Todo el Despacho, todos los artculos regresarn al
mismo almacn del cual fueron tomados. El inventario actual del almacn
se incrementar y la cantidad enviada al receptor correspondiente ser
cero. En este caso el nmero de comprobante/remisin se grabar como
un nmero de comprobante/remisin cancelado.
B.
Aplicando ajustes a un artculo en particular en un despacho
particular
En este caso tiene que seleccionar un artculo de la lista hacienda clic en
Editar (a la izquierda de la tabla). Ver que solo puede incrementar o
disminuir la cantidad del artculo. Para disminuir la cantidad, la limitacin
es cero. Sin embargo, para incrementar la cantidad, la limitacin es la
cantidad restante en almacn. Por ejemplo, si ya envi 200 dosis de una
vacuna y ellos le informan que recibieron 450 dosis. Por lo tanto, debe
intentar aumentar esta cantidad a 450 y la condicin es que deberan tener
por lo menos 250 dosis de esta vacuna en el mismo almacn. En este
cado el nmero de comprobante/remisin permanecer el mismo pero se
le agregar una nota a este despacho y las cantidades anteriores y las
nuevas se reflejarn en el reporte de transacciones.

67

Manual del Usuario

Versin 5.2

Solucin de Problemas
En este caso cancelar todo el despacho:
Cuando seleccione un despacho y trate de cancelar todo el despacho pero no
pueda enviarlo, el nico problema podra ser que seleccione un motivo de ajuste
inapropiado. Ya que cancelar todo el despacho inevitablemente incrementa el
inventario actual, debe seleccionar un motivo que permita incrementar el inventario
actual. Si el motivo de ajuste es apropiado, no debera de tener ms problemas en
la cancelacin de todo el despacho.
En el caso de ajuste de la aplicacin para el despacho de un artculo en particular,
pueden presentarse dos problemas:
a)

Ya que el ajuste ser incrementado o disminuido inevitablemente del

inventario actual, seleccionar una razn inapropiada evitar que pueda
enviar el ajuste con xito. Debe cambiar el motivo de ajuste.

b)

Cuando incremente la cantidad deber ser cuidadoso de no exceder la

cantidad existente en almacn. Obviamente no puede aumentar la cantidad
ms de la que hay en el almacn.

Ajuste de Ingresos
Entre los tres diferentes ajustes en VSSM, los ajustes de ingresos tienen ms
condiciones que los otros.
Cuando aplicar un Ajuste de Ingreso?
La funcin de Ajuste de Ingreso solo puede utilizarse en el caso de que compre o
reciba artculos directamente y no del nivel superior. Este ajuste puede usarse
frecuentemente a nivel de Almacn Central.
Si en su nivel no hacen compras directamente y siempre recibe los artculos del
nivel superior, no necesita y no puede usar el Ajuste de Ingresos. En este caso
tiene que hacer la solicitud a un nivel ms alto (este nivel le enva los artculos
para hacer el ajuste para usted). Ver Informacin de envo y Solicitud por Ajuste.
Tipos Ajustes de Ingreso:
Generalmente puede hacer tres tipos de ajustes para los artculos que compra en
su nivel o los que recibe directamente:
A. Ajustes para informacin comn para un ingreso especfico:
a. Fuente o tipo de compra
b. Nmero de Reporte
c. Costo del Flete
68

Manual del Usuario

Versin 5.2

d. Notas generales del ingreso o envo

NO hay necesidad de especificar la razn para hacer el ajuste en los campos
arriba mencionados. Tampoco hay condicin para hacer el ajuste. Una vez que
haga los cambios en los campos haga en <Editar>, los ajustes se harn.
B. Cancelar todo el ingreso: esto significa que cancela todos los artculos de
un ingreso en particular. Este tipo de ajuste necesita 3 condiciones:
a. Necesita especificar un motivo
b. Ningn despacho debe haber sido hecho con ninguno de los
artculos del ingreso (la cantidad de todos los artculos deben ser
iguales al inventario actual de esos artculos)
c. Todos los artculos deben estar presente en el mismo almacn como
cuando llegaron.
Si no especifica una razn y las otras 2 condiciones no estn presentes,
recibir un mensaje de que cancelar todo el ingreso ha fallado.
C. Hacer ajustes a uno o ms de los artculos uno por uno en un ingreso en
particular:
a. Necesita especificar una razn
b. Ningn despacho debe haber sido hecho con este artculo (la
cantidad del artculo ingresado debe ser igual al inventario actual del
artculo)
c. Los artculos(s) deben estar en el mismo almacn en donde
ingresaron
Los motivos para un ajuste son los mismos a los explicados en Acerca de Ajustes
en wVSSM

Solucin de Problemas
Cuando no puede hacer ajustes a artculos que compra y/o que recibe
directamente, hay uno o ms de los siguientes problemas en orden de frecuencia:
a. Cuando hace clic en <Ajuste de Ingreso>el men se abre pero no puede
ver ningn ingreso en la lista y la bsqueda no le da ningn resultado
Solucin: Esto significa que no tiene ningn ingreso y que siempre ha recibido
artculos del nivel superior. No puede usar esta operacin. Ya es muy tarde
para solicitar al nivel superior por un ajuste, debido a que ya ha confirmado el
ingreso. Puede utilizar Ajuste de Inventario Actual o puede informar al personal
de nivel superior que lo aconseje.
b. Encuentra el ingreso al cual desea hacer el ajuste pero el ajuste no puede
ser introducido.
69

Manual del Usuario

Versin 5.2

Solucin: Podra haber despachado algunas cantidades de este artculo y por

lo tanto la cantidad que ingres y el inventario actual no es exactamente el
mismo. Cuidadosamente mire en la parte superior del Ajuste para el artculo
ingresado. Ver que la Cantidad ingresada y el inventario actual pueden no ser
los mismos. En este caso no puede hacer ningn ajuste. Tiene que regresar
virtualmente el despacho de todos los artculos a travs de Ajuste de Despacho
hasta que la cantidad ingresada y el inventario actual sean iguales, luego
puede utilizar Ajuste de Ingreso.
c. Encuentra el ingreso que desea hacer ajuste pero dicho ajuste no puede
ser enviado y est seguro que no despach ningn artculo. Sin embargo,
ve que la Cantidad Ingresada y el Inventario Actual no son iguales:
Solucin: Debe revisar si movi alguna cantidad de este artculo del almacn
donde originalmente ingres a otro almacn. En este caso regrese virtualmente
toda la cantidad al almacn original hasta que la Cantidad Ingresada sea igual
al inventario actual.
d. Ambas condiciones b y c combinadas: Significa que despach alguna
cantidad de este artculo y movi alguna cantidad de un almacn a otro.
Solucin: Aplicar solucin en los casos b y c.
e. El ltimo problema podra ser debido a la seleccin del Motivo de Ajuste. Si
el ajuste que intenta hacer incrementa o disminuye el inventario actual y
est seleccionando un motivo que no est especificando el incremento o
disminucin del inventario actual, entonces no puede hacer el ajuste.
Solucin: Seleccione un motivo de ajuste apropiado.
Planificacin y rdenes de Compra
Orden de Compra es el men ms nuevo en wVSSM. Aqu orden de compra
significa la emisin de los compromisos adquiridos con los proveedores para la
adquisicin de los medicamentos, insumos, vacunas para el mismo nivel o nivel
inferior designado para recibir los artculos adquiridos, para ser ingresados en el
almacn. Cualquier contrato de compra ingresada es considerado una orden de
compra.
Orden de Compra esta pantalla est dividida en tres partes principales:

El men rdenes de Compra tiene los siguientes sub-mens:

70

Manual del Usuario

Versin 5.2

Administrar rdenes de Compra Informacin de las rdenes de compra

ingresadas por cada proveedor.
Crear Nueva Orden de Compra En esta opcin es donde se crean las
rdenes de compra por cada proveedor, con sus fechas estimada de entrega
de cada artculo.
Recibir rdenes de Compra En esta opcin es donde se reciben las
rdenes de compra del nivel superior designado o del mismo nivel. Este
ingreso no afecta el inventario solo es informacin del seguimiento de
ingreso de cada orden de compra.
Administrar rdenes de Compra
En este men le permite visualizar que rdenes de compra se han creado y
monitorea es seguimiento del ingreso de la orden de compra.

Niveles de la Cadena de
rdenes de Compra
Nivel
Superior

Almacn
Nacional
Almacenes
Regionales
Almacenes
Provinciales
Niveles
Intermedios Almacenes
de Distrito
Centros de
Salud
Recepcin
El nivel
de la Orden
inferior
de Compra

Gestin de
Enviar Ordenes
rdenes de
de Compra
Compra
Informacin Opcin
Disponible
disponible

Informacin
disponible

Informacin
Disponible

Opcin
disponible

Informacin
disponible

Informacin
disponible

Opcin
disponible

Informacin
disponible

Recibir Ordenes
de Compra

Crear Nueva Orden de Compra

Este men es utilizado cuando las vacunas y diluyentes y otros suministros son
adquiridos por compras directas, fideicomisos, licitaciones pblicas generadas por
una orden de compra a diferentes proveedores por el nivel superior designado o
por el mismo nivel.

71

Manual del Usuario

Versin 5.2

Cuando decide crear una orden de compra (adquisicin de artculos) ingreso de

artculos de un proveedor especfico para un receptor especfico, dar clic en
Planificacin, rdenes de Compra y luego Crear Nueva Orden de Compra.
Se debe ingresar la informacin de las rdenes de Compra;
El nmero de la fecha de la orden de compra, el nmero de la orden de compra, la
fuente o tipo de compra, el tipo de cambio de moneda si es necesario.
Se debe ingresar el detalle de las rdenes de Compra;
El proveedor, la cantidad de los artculos a comprar, el receptor que recibir que
recibir el producto, la cantidad de producto a comprar, precio unitario y las
fechas estimadas de entrega del producto por parte del proveedor.
Se puede guardar en borrador hasta que se est seguro que el proveedor si puede
cumplir con dicha orden de compra para su confirmacin.
Mientras un Orden de Compra esta en borrador puede ser eliminada en cualquier
momento. Una Orden de compra confirmada no puede ser eliminada ni modificada.

72

Manual del Usuario

Versin 5.2

Recibir rdenes de Compra

Cuando decide recibir una orden de compra (adquisicin de artculos) ingreso de
artculos de un proveedor especifico al almacn, dar clic en Planificacin,
rdenes de Compra y luego Recibir Orden de Compra.
En esta pantalla se muestra por orden de creacin las rdenes de Compra
confirmadas.

Cuenta con la opcin de bsqueda de una orden de compra especifica.

Muestra el nmero de la orden de compra, fecha de creacin, el artculo a recibir,
la dosis por vial, Tipo de fuente o compra, la cantidad a recibir, la fecha estimada
de entrega y la cantidad recibida si ya se han recibido entregas parciales o
completas de cada fecha estimada de entrega.
Para proceder a dar ingreso a una orden de compra se debe dar clic en Recibir
Orden donde aparece una segunda ventana.

En esta pantalla se observa la informacin de la Orden de Compra, nmero de

orden de compra, el artculo a recibir, Tipo de Compra o Fuente, el proveedor, la
cantidad comprometida y la cantidad pendiente de entregar.

73

Manual del Usuario

Versin 5.2

Se debe ingresar solo tres campos, el lote del producto, la cantidad recibida de
acuerdo a la cantidad comprometida en la orden de compra, dicho ingreso puede
ser en entregas parciales hasta cumplir lo comprometido y la fecha de vencimiento
del producto.
Cuando se debe introducir el lote, la cantidad y la fecha de vencimiento, se da clic
al botn agregar y esta paso se repite por cada lote que entrega el proveedor
hasta cumplir con la cantidad comprometida en esta entrega.
Una vez agregada los datos de un ingreso de una orden de compra, no se puede
modificar los datos de la orden de compra. Cualquier error de ingreso de una
orden de compra se de anular con un adendum a la orden de compra.
Cuando se reciben artculos entregados por el proveedor de una orden de compra,
el wVSSM genera automticamente un nuevo ingreso de dichos artculos en
borrador para su verificacin y confirmacin.
Ver Administrar Ingresos
Advertencias
En la pgina principal el rea de advertencia est dividida en 3 partes:
Artculo(s) Cerca de Vencer
Conteo: 0
Artculo(s) arriba del Nivel Max de Inventario
Conteo: 0
Artculos bajo el Nivel Min de Inventario
Conteo: 0
Conteo representa el nmero de advertencias. Si es cero, significa que no tiene
advertencia. Haciendo Clic en Conteo le dar detalles de la advertencia.
VSSM actualiza las advertencias automticamente.
VSSM provee un nmero de otras advertencias para concientizar al usuario de
todas las posibles situaciones y prevenirlo de cometer errores. Las advertencias
principales son relacionadas con los 3 temas principales de arriba

74

Manual del Usuario

Versin 5.2

Artculos cerca de Vencer

Si ve un nmero en frente de una advertencia acerca de Artculo(s) Cerca de
Vencer y hace clic en el nmero, una ventana nueva se abrir y le dar los
detalles de todos los artculos que estn por vencer.
El Administrador ha definido globalmente el nmero de das para el vencimiento
para cada artculo en el sistema. Por ejemplo si el nmero global se establece a
60 das por el Administrador, cualquier artculo en el almacn que venza en 60
das o menos se mostrar en la lista. Esta pantalla es solamente para su
informacin y solo puede imprimirla una vez.
Debe discutir la configuracin general para el nmero de das a vencer con el
Administrador. Los usuarios no pueden cambiar este nmero.
Nota: si el Administrador no especific los das para la advertencia antes del
vencimiento, por omisin para VSSM son 90 das y la advertencia ser planteada
90 das antes de la fecha de vencimiento de cualquier artculo. Ver tambin el
reporte Cuanto durar una Vacuna
Artculos arriba del Nivel de Inventario Max
Es parecido a Artculo(s) bajo el Nivel de Inventario Min con la nica diferencia de
que la advertencia aparecer cuando cualquier artculo est arriba del nivel de
inventario mximo.
En Datos Bsicos, Min y Max de Artculos, debera haber especificado ya el
mximo nivel de inventario para vacunas y diluyentes y otros suministros, sobre el
cual una advertencia se mostrar. Una vez que el nivel de inventario de cualquier
artculo va arriba del nivel mximo, aparecer la advertencia y podr ver cual
artculo(s) estn arriba del nivel mximo haciendo clic en Artculo(s) sobre el Nivel
de Inventario Min.
Esta advertencia puede ayudar el programa de Administracin a considerar la
situacin y no ordenar este artculo por el momento. Si algunos artculos estn
abarrotados, particularmente aquellos artculos con fecha de vencimiento, existe el
peligro de que alcanzarn la fecha de vencimiento antes de ser despachados. Ver
tambin el reporte Cuanto tiempo durar una vacuna.

Artculo bajo el Nivel de Inventario Min

En Datos Bsicos, Min y Max of Artculos, debera de tener especificado ya el
mnimo nivel de inventario para vacunas y diluyentes y otros suministros, bajo los
cuales aparecer una advertencia. Una vez que el nivel de inventario de cualquier
75

Manual del Usuario

Versin 5.2

artculo est bajo el nivel mnimo, esta advertencia aparecer y podr ver cuales
artculos estn bajo el nivel mnimo haciendo clic en Artculo(s) bajo el nivel Min.
Esta pantalla solo es para su informacin y solo puede hacer una impresin de
ella. Esta advertencia muestra el programa de Administracin y ayuda a evitar la
escasez de artculos.
Acerca de los Reportes en wVSSM
Hay informes importantes en wVSSM agrupados en seis grupos:
1
2
3
4
5
6

Reportes de Inventario

8
reportes
Reportes
de 3
Almacenamiento
reportes
Reportes Financieros
4
reportes
Reportes de Prdidas
3
reportes
Reporte de Vacunacin
2
reportes
Cancelar Nmero de
1
Comprobante/Remisin
reporte

Cada reporte proporciona muchas opciones de visualizacin y da a los usuarios la

opcin de filtrar campos. Puede seleccionar solo aquellos campos en los que est
interesado. La mayora de los reportes tienen un nmero nico en la parte superior
de la pantalla o en la parte superior de la pgina cuando es impresa.
Todos los reportes pueden imprimirse en su forma original. Para imprimir
cualquier reporte utilice Control P (Ctrl P). Asegrese que su impresora est
encendida y que la conexin a la PC est asegurada.
Los reportes pueden exportarse a MS Excel y MS Word. Asegrese de tener
Microsoft Excel y Microsoft Word en su PC.
Actualizado: 6 Agosto, 2013
Versin 3.22

76

Manual del Usuario

Versin 5.2

Reporte de Inventario
Reportes de Inventario consiste en un grupo de ocho diferentes reportes todos
relacionados al inventario y niveles de inventario:
Reportes de Inventario
1
2
3
4
5
6
7
8

Inventario Actual
Reportes de Transacciones
Despachos Mensuales
Historial de Inventarios
Todos Los Ajustes
Tarjeta Kardex (Tarjeta de
Lotes)
Artculo Receptor por Ao
Cunto durar una vacuna?

Nmero de
Reporte
1
4
2
16
21
22
17
No hay nmero
de reporte

Actualizado: 6 Agosto, 2013

Versin 3.22

Nmero de Comprobante/Remisin cancelados

En wVSSM cuando un despacho es confirmado un nmero nico de
comprobante/remisin se generar automticamente. Ms tarde el despacho
puede ser cancelado por varias razones. Cuando cancela cualquier despacho, el
nmero de despacho saldr en el reporte.
Actualizado: 6 Agosto, 2013
Versin 3.22

77

Manual del Usuario

Versin 5.2

Solicitud de Suministros
Niveles de la Cadena de
Suministro

Nivel
Superior

Almacn
Central
Almacenes
Regionales
Almacenes
Provinciales
Niveles
Intermedios Almacenes
de Distrito
Centros de
Salud
El nivel
Entrega de
inferior
Vacunacin

Gestin de
Solicitudes
Enviadas

Enviar Solicitud
de Suministros

Gestionar
Solicitudes
Recibidas

No hay
informacin

Deshabilitado

Informacin
disponible

Informacin
Disponible

Opcin
disponible

Informacin
disponible

Informacin
disponible

Opcin
disponible

No hay
informacin

Solicitar suministros significa enviar una requisicin al nivel superior designado

para recibir o recolectar suministros. Este men tiene tres opciones:
Gestionar Solicitud Enviada
Enviar Solicitud de Suministros
Gestionar Solicitud Recibida
Si est en el almacn central no tendr informacin en Gestionar Solicitud
Enviada ya que esta en la cima de la cadena de suministros y no enva ninguna
solicitud a ningn nivel. Mientras que si est en el nivel inferior no tendr ninguna
informacin en Gestionar Solicitud Recibida ya que no suministra nada a ningn
nivel inferior. En almacenes intermedios tiene informacin y acceso a todas las
opciones ya que ambos reciben artculos del nivel superior y despacha artculos a
niveles inferiores.

78

Manual del Usuario

Versin 5.2

Resmen:
Niveles

Nivel Superior

Niveles
Intermedios

Acceso

Gestin de Solicitudes Recibidas

Gestin de Solicitudes Enviadas
Enviar Solicitud de Suministros
Gestin de Solicitudes Recibidas
Gestin de Solicitudes Enviadas

Niveles
Inferiores

Enviar Solicitud de Suministros

La frmula utilizada para la estimacin de cantidades a solicitar:

En la cual:
Cuota Anual (unidades, dosis):

Recibida YTD (ao a la fecha) (unidades, dosis):

Inventario Actual (unidades, dosis):

Intervalo de tiempo de Suministro (meses):

Inventario de Seguridad (en meses):

Fecha de Orden (fecha actual) (nmero):

Tiempo de Espera (semanas):

L
Actualizado: 30 Agosto, 2013
Versin: 3.22

79

Manual del Usuario

Versin 5.2

Gestin de Solicitudes Enviadas

En esta pantalla ver todas las solicitudes para suministros que ya ha enviado al
nivel superior designado. En la tabla tendr la siguiente informacin para cada
solicitud de suministros:
Seleccionar

Nmero de
Solicitud

Fecha

Estado

Ingresado
por

Fecha de
Confirmaci
n

Borrador
(esperando
ser enviado)
Automti
camente
se
genera el
nmero
de
solicitud

Fecha
de
solicitud
que fue
redacta
da o
enviada
al nivel
superior

Fecha
La
en que
identifica recibe la
Enviado(
cin de
confirma
ya ha sido
los
cin de
enviado al
usuarios la
nivel
(personal solicitud,
superior)
quien
del nivel
prepara
superior
Confirma
la
al que le
do(visto por
solicitud) envi la
el nivel
solicitud
superior y
confirmado)

Borr
ar

Nmero de Solicitud:
Automticamente genera el nmero de solicitud secuencial
La primera representa el nombre del almacn o el local, y la segunda parte es el
nmero de secuencia generado automticamente.
Ejemplo: PROVINCIA-A-12.
AAAAAAA.
Nombre del
Almacn

NNNNN
Automticamente se genera el nmero
de secuencia

Ya que el nmero de solicitud es un nmero nico, el nmero de la solicitud

borrada se pierde.
El nmero de solicitud ser reiniciado al final del ao.
Fecha: Fecha de solicitud fue redactado o enviado al nivel superior.
80

Manual del Usuario

Versin 5.2

Si redacta una solicitud, la fecha ser del da en que la redact. Sin embargo, la
Fecha se cambiar al fecha de envo cuando enve la solicitud.
Estado: Existen 3 posibilidades aqu:
Redactar (Borrador): Si prepara una solicitud y no la enva, aparece
aqu como Borrador. Si hace clic en Seleccionar (dar clic a la mano) los
detalles de la solicitud se abrirn y podrn seleccionar cualquier lnea y
borrarla.
Enviar: cuando enva el solicitud a un nivel superior, el estado de la
solicitud ser Enviado.
Confirmado: Cuando el nivel superior designado nota su solicitud y la
confirma, el estado de la solicitud cambia a Confirmado.
Ingresado por: Este es el nombre del usuario del personal que prepar la
solicitud.
Fecha de Confirmacin: Es la fecha cuando el nivel superior confirma su
solicitud.
Borrar: Solo puede borrar solicitudes que estn en forma de borrador. Las
solicitudes Enviadas y confirmadas no pueden ser borradas. Una vez que borre
cualquier solicitud redactada, el nmero de solicitud se perder y no quedar
rastro o registro de la solicitud borrada en el sistema.
Seleccionar: Una vez que selecciona uno hace clic a la mano, la lista detallada
de todos los artculos solicitados en este pedido en particular aparecer en un
formato de tabla como sigue:

Artculo

Cuota
Anual del
Artculo por
Receptor

Ingresado
YTD

Despachado
/
Usado YTD

Inventario
Actual

Perodo
a
Solicitar

Cantidad
Sugerida
para este
perodo

Solicitado
a nivel
superior
Borrar
Borrar

Artculo: el nombre del artculo que ha solicitado, e.g. BCG.

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Manual del Usuario

Versin 5.2

Cuota Anual del Artculo por Receptor: La cuota establecida de la

cantidad anual de su almacn. Si est en cero o el cuadro est en blanco,
significa que el nivel superior no ha establecido su cuota para este
artculo. Si est en cero o est en blanco, la Cantidad sugerida para este
perodo estar tambin en blanco. No tiene otra opcin que informar al
nivel superior.
Ingresado YTD: Cantidad Total del artculo en particular que ha
ingresado a su almacn desde el inicio del ao hasta la fecha.
Despachado/Usado YTD: Cantidad Total del artculo en particular
despachado o usado, desde su almacn a niveles inferiores desde el
comienzo del ao a la fecha.
Inventario Actual: Total de inventario actual para este artculo en
particular al momento en que la solicitud se prepar o se redact.
Perodo a Solicitar: para la seleccin de un perodo especfico. Ver
Enviar Solicitud para Suministros.
Cantidad Sugerida para este perodo: est especificado por wVSSM
para el perodo en particular seleccionado por el usuario. Ver Enviar
Solicitud de Suministros.
Solicitud a Nivel Superior: Especificado por el usuario como una
cantidad solicitada al nivel superior.
Borrar: Esta opcin es solamente para solicitudes en borrador. Esta
opcin est deshabilitada para solicitudes enviadas y confirmadas. Si su
solicitud permanece como borrador, podr borrar cualquier lnea. No
puede editar ningn campo.

82

Manual del Usuario

Versin 5.2

Administradoristrar Solicitudes Enviadas

Estado

Opciones
Borrar

Opciones
Secundarias
Ninguna
Ninguna

Borrador
Seleccionar

Borrar lneas
de artculo
Enviar

Enviado

Seleccionar Ninguna

Confirmado Seleccionar Ninguna

Resultado
Todo la solicitud en borrador ser
borrada
Los Detalles de la solicitud en
borrador puede ser revisada
Cualquiera de las lneas del
artculo puede ser borrado
La solicitud en borrador ser
confirmada y enviada.
Solo para revisar los Detalles de la
solicitud enviada.
Solo para revisar Detalles de la
solicitud confirmada y para revisar
notas agregadas del nivel superior.

Solicitudes enviadas y confirmadas no pueden ser borradas, reenviadas o

modificadas. Solamente pueden ser revisadas.
Enviar Solicitudes de Suministros
Esta opcin debe ser utilizada cuando quiere enviar una solicitud a un nivel
superior, de donde es su local de suministros:
Clic en <Enviar Solicitud de Suministros>
Seleccionar <Clase de Artculos> de la lista
Seleccionar <Artculo> de la lista
Ver que la siguiente informacin aparecer en la pantalla:

Total de inventario actual

Cantidad Total que ha ingresado a su almacn desde principio de ao a la
fecha en <Ingresado YTD> (ao a la fecha)
Cantidad Total despachada o utilizada desde principio de ao a la fecha en
<Despachado/Usado YTD>

83

Manual del Usuario

Versin 5.2

Cuando hace clic en el cuadro al frente de

siguientes opciones:

<Perodo a Solicitar:>, tiene las

Menos de un mes
1 mes
2 meses
3 meses

11 meses
12 meses
Ms de un ao
No Especificado
Si selecciona <Menos de un mes>, <Ms de ao>y< No Especificado>de la lista,
no ver cambio en la pantalla. Sin embargo, si selecciona cualquiera de las
opciones de 1 a 12 meses, la cantidad sugerida para el perodo seleccionado ser
calculada por VSSM y aparecer frente a <Cantidad sugerida para ste perodo>.
Una vez que vea la cantidad sugerida para este perodo, podr escribir lo mismo
en <Solicitud a Nivel Superior> o puede escribir la cantidad que usted requiere. No
hay lmites.
El clculo est basado en la siguiente relacin:
En la cual:
A: Cuota anual del Receptor
J: Nmero de das desde el principio de ao a la fecha
S: Inventario de Seguridad
P: Perodo en el cual hizo la solicitud de suministros (ver tabla de arriba)
L: Tiempo de espera en semanas
R: Cantidad recibida desde el principio de ao a la fecha
84

Manual del Usuario

Versin 5.2

C: Inventario Actual
<Clase de Artculos>, <Artculo>y<Solicitar al Nivel Superior>todos son campos en
los que debe dar enter. <Perodo a Solicitar:> es un campo opcional.
Luego clic <Agregar>.
Ver que toda la informacin de arriba es presentada en el formato de la tabla.
Ahora, si necesita solicitar ms artculos, debe repetir los mismos pasos hasta que
haya terminado la lista requerida.
Luego clic en <Enviar>. Su solicitud ser transmitida a su nivel superior designado
y un mensaje aparecer en la pgina principal, Cuadro de Mensaje y Solicitud de
Suministros del nivel superior designado. Sin no quiere enviar la solicitud, puede
hacer clic en <Borrar>.
Nota: En el almacn central, esta opcin est deshabilitada ya que ste almacn
es el ms alto nivel.
Problema:
Si selecciona del <Perodo a Solicitar:> por ejemplo1 mes, pero no puede ver
ninguna cantidad en <Cantidad sugerida para este perodo>, el problema no est
en su nivel, est en el nivel superior designada, bien pueden no haber ingresado la
poblacin total en Datos Bsicos, Receptores y/o no han especificado la cuota
para este artculo para su nivel en Cuota Anual del Artculo del Receptor.
Cualquiera de estas situaciones obstaculiza el clculo para la Cantidad Sugerida
para este perodo.
Solucin:
Tiene que informar al personal responsable al nivel superior designado.
Actualizado: 6 Agosto, 2013
Versin: 3.22

85

Manual del Usuario

Versin 5.2

Administrar Solicitudes Recibidas

En esta pantalla, similar a Administrar Solicitudes Enviadas, ver toda la lista de
todas las solicitudes que ha recibido de todos los almacenes subordinados a los
cuales suministra (con aquellos almacenes donde usted acta como el nivel
superior designado).

Seleccionar

Nmero de
Solicitud

Automticame
nte genera el
nmero de
solicitud

Fecha

Estado

Remitente

La
fecha
de
solicit
ud le
fue
envia
da a
usted
.

Nuevo
(Uste
d an
no ha
El
confir
nombre
mado)
del local
que le
Confirm
envi la
ado
solicitud
(visto
y
confir
mado)

Ingresado
por

Fecha de
Confirmacin

Identifica
cin del
usuario(p
ersonal
quien
prepare
la
solicitud)

Fecha que
usted
confirm el
recibo de
la solicitud

Nmero de Solicitud: Automticamente genera el nmero de solicitud en

secuencia. Ver Administrar Solicitudes Enviadas.
Fecha: Fecha en que la solicitud le fue enviada.
Estado: Existen 2 posibilidades aqu:
Nuevo: La solicitud que usted an no ha confirmado
Confirmado: Cuando confirma una solicitud de un nivel inferior, el
estado de la solicitud cambiar de Nuevo a Confirmado.
Registrado por: Este el nombre del usuario del personal que prepar la solicitud
a nivel inferior.
Fecha de Confirmacin: Es la fecha en que usted confirma la solicitud recibida
del nivel inferior.

86

Manual del Usuario

Versin 5.2

Seleccionar: Una vez que selecciona una de las solicitudes recibidas hacienda
clic en la mano, la lista detallada de todos los artculos solicitados de una solicitud
en particular aparecer en una tabla con el formato siguiente:

Artculo

Cuota
Anual
del
Artculo
del
Receptor

Ingresado
YTD

Despachado/Usado
YTD

InventarioActual

Perodo
Solicitado

Cantidad
Sugerida
para este
perodo

Solicitud
a Nivel
Superior

Notas: ..
Artculo: El nombre del artculo solicitado, e.g. BCG.
Cuota Anual del Artculo del Receptor: La cantidad anual de la cuota
del almacn establecida por usted. Si es cero o el cuadro est en blanco,
significa que su (un nivel superior designado) no ha establecido la cuota
para el artculo en particular. Si es cero o est en blanco, la Cantidad
Sugerida para este perodo tambin estar en blanco. Es posible que
desee establecer una cuota para este artculo especfico para este
especfico receptor. Ver Datos Bsicos, Cuota Anual del Articulo del
Receptor.
Ingresado YTD: Cantidad Total de este artculo en particular que ha
ingresado al almacn desde el principio de ao a la fecha.
Despachado/Usado YTD: Cantidad Total de este artculo en particular,
despachado desde el almacn de nivel inferior o usado desde el principio
de ao hasta la fecha.
Inventario Actual: Inventario Actual Total de este artculo en particular
al momento en que la solicitud se prepar.
Perodo Solicitado: Solicitud para ste artculo en particular para un
perodo especfico. Ver Enviar Solicitud de Suministros.
Cantidad Sugerida para este perodo: Est especificado por wVSSM
para el perodo seleccionado por el usuario. Ver Enviar Solicitud de
Suministros.
Solicitud a Nivel Superior: Especificado por el usuario como una
cantidad solicitada a usted.
87

Manual del Usuario

Versin 5.2

Confirmar: Esta opcin existe solamente para Nuevas solicitudes. Una

vez que haga clic en Confirmar, el estado de la solicitud cambiar a
Confirmada y al mismo tiempo el estado de la solicitud cambiar de
Enviada a Confirmada en el Almacn que solicita (un nivel inferior) y la
fecha de confirmacin aparecer en su nivel y en el nivel del almacn que
hizo la solicitud.
Nota: Cualquier nota escrita aqu aparecer en el nivel inferior. Esta
nota sirve como canal de comunicacin con el almacn que solicita (un
nivel inferior).
Administrar Solicitudes Recibidas
Estado

Nuevo

Opcin

Opciones
Secundarias
Revisar
contenidos

Seleccionar Escribir notas

Confirmar

Confirmado Seleccionar Ninguna

Resultado
Revisar detalles de la Solicitud
Despus de confirmar, la nota
aparecer en el nivel inferior
Cambiar el estado en este nivel y el
nivel inferior
Solo para revisar Detalles de la
Solicitud confirmada

Solicitudes Recibidas no pueden ser borradas o modificadas. Solamente pueden

ser revisadas y confirmadas.
Acerca de la Ayuda en wVSSM
Este gua asume que tiene conocimiento bsico en computadoras y que tiene
experiencia en manejo de vacunas, almacenamiento y conocimiento bsico de
manejo de inventario.
Si el contenido de la Ayuda no resuelve sus problemas y no es capaz de realizar
algunas funciones, debe contactar a su Administrador o enviar un mensaje a:
mojtaba@wvssm-demo.com . Tambin puede dirigirse a la wVSSM Gua de
Usuario que est disponible en Ingls, francs, rabe, espaol y ruso.
Para utilizar Ayuda en wVSSM:
Clic en Ayuda en la Pgina Principal
Seleccione el idioma de la opcin de idioma
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Manual del Usuario

Versin 5.2

En la nueva pantalla clic en + o wVSSM. Los temas en Ayuda se

abrirn.
Si hace clic en cualquiera de los signos +, ms subtemas se
abrirn. Algunos de ellos podran no tener subtemas.
Clic en el tema que necesite y lea el contenido
Encontrar varios enlaces en cada pantalla y hacienda clic en el enlace,
nuevas pantallas relacionadas a la informacin se abrirn.
Cierre las nuevas pantallas haciendo clic en x en la parte superior de la
pantalla de su computadora.
Alternativamente, una vez en Ayuda, puede escribir el tema que necesita en la
casilla contigua a Buscar. Por ejemplo, si escribe Pgina Principal en la casilla y
hace clic en Buscar, la Pgina Principal y los subtemas abrirn en la nueva
pantalla, y podr seleccionar lo que crea que es de utilidad para usted. Tambin
puede escribir libremente cualquier palabra en la casilla y pedir por su bsqueda.
Si la palabra que escribi existe en la Ayuda, los temas y subtemas que contengan
esa palabra aparecern.
Puede seleccionar el Idioma. Si la ayuda est desarrollada para el idioma
seleccionado, la gua de Ayuda se abrir en el idioma seleccionado.

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