Gerencia de Proyectos

Gestin de los Costos del Proyecto

Pr

Gestin de los Costos del Proyecto

Se ocupa principalmente del costo de los
recursos necesarios para completar las
actividades del cronograma y del efecto de
las decisiones del proyecto sobre los costos
Las herramientas de la Gestin de Costos
pueden mejorar la toma de decisiones y
ayudar a reducir los costos
La posibilidad de influir sobre el costo es
mayor en las primeras etapas del proyecto, y
esa es la razn por la cual la definicin
temprana del alcance es crtica

Gestin de los Costos del Proyecto

SyC
P
I

C
E

Planificar la
Gestin de
Costos

Estimacin de
Costos

Niveles de Costo y Personal

Proporciona orientacin sobre cmo se planificar, estimar,

presupuestar, financiar, gestionar y controlar los COSTOS
DEL PROYECTO
Fases Intermedias
Fase Inicial

Preparacin del
Presupuesto de
costos

GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Fase Final

Control
de
Costos

Tiempo

Gestin de los Costos del Proyecto

Gestin de los Costos del Proyecto

PROCESO 7.1.
PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS
COSTOS
Establece
las
polticas
los
procedimientos y la documentacin
necesarios
para
planificar,
gestionar, ejecutar el gasto y
controlar los costos del proyecto.
Proporciona
orientacin
e
indicaciones sobre como se
gestionarn los costos del proyecto
a lo largo del mismo.

Planificar la gestin de los costos

.1 Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Acta de Constitucin del proyecto
3. Factores ambientales de la empresa
riesgos)
4. Activos de los procesos de la
organizacin

.2 Tcnicas y herramientas

.3 Salidas
1. Plan de Gestin de Costos

1. Juicio de Expertos
2. Tcnicas analticas
3. Reuniones

Planificar la gestin de los costos

Plan para la Direccin de Proyecto:

Lnea base del alcance

Lnea base del cronograma
Otra informacin: se utilizan otras decisiones
del plan para la direccin de proyectos relacionadas
con los costo como planificaciones, riesgos y
comunicaciones.

Acta de Constitucin del Proyecto:

Proporciona el resumen del presupuesto a partir del cual se desarrollan
los costos detallados del proyecto.

Factores ambientales de la empresa:

La cultura y La estructura de la organizacin

Condiciones del mercado
Tasas de cambio de divisas
Informacin comercial
El sistema de informacin para la direccin de proyectos.

Planificar la gestin de los costos

Activos de los procesos de la organizacin:

Procedimientos de control financiero.

Informacin histrica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas.
Bases de datos financieras.
Polticas, procedimientos y guas existentes.

P
G
A

Planificar la gestin de los costos

Juicio de Expertos

Aporta una perspectiva valiosa sobe el entorno y de proyectos similares.

Se debe utilizar un tipo de juicio, sobre la base de la experiencia en un rea de
aplicacin, en una rea de conocimiento, en una disciplina, en una industria etc.

Tcnicas Analticas

Plazo de retorno de la inversin

Retorno de la inversin
Tasa interna de retorno
Flujo de caja descontado
Valor actual neto.

Reuniones

Reuniones de planificacin para desarrollar el plan de gestin.

Planificar la gestin de los costos

Plan de Gestin de Costos

10

Unidades de medida.
Nivel de Precisin
Nivel de Exactitud
Enlaces con los procedimientos de la organizacin.
Umbrales de Control
Reglas para la medicin del desempeo.

Gestin de los Costos del Proyecto

PROCESO 7.2
ESTIMAR LOS COSTOS
Implica realizar una aproximacin
a los costos que tendr el proyecto
Se debe evaluar las alternativas de
costos: recursos propios, llave en
mano, adquisiciones, outsourcing,
etc.
Se debe considerar las tcnicas de
estimacin adecuadas y las
personas estimadoras apropiadas

11

Estimar los costos

.1 Entradas
1.
2.
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6.
7.

Plan de Gestin de Costos

Plan de Gestin de RR.HH
Lnea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Registros de riesgos
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los procesos de la
organizacin

.3 Salidas
1. Estimaciones de costos de las
actividades
2. Base de estimaciones
3. Actualizaciones a los documentos del
proyecto

12

.2 Tcnicas y herramientas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Juicio de Expertos
Estimacin Anloga
Estimacin paramtrica
Estimacin ascendente
Estimacin tres valores
Anlisis de reserva
Costos de la calidad
Software de gestin de
proyectos
9. Anlisis de ofertas de
proveedores
10. Tcnicas grupales de
toma de decisiones

Estimar los costos

Juicio de Expertos: Aporta una perspectiva valiosa sobe el entorno

y de proyectos similares
Estimacin Anloga: Consiste en utilizar los costos reales de proyectos anteriores. Se
utiliza cuando la cantidad de informacin es limitada. Es menos costosa, pero menos
exacta
Estimacin paramtrica: Usa informacin estadstica (correlaciones, proyecciones)
para determinar lo que costar en funcin. Tiene mayor exactitud.
Estimacin ascendente: el costo individual de cada paquete de trabajo o actividad se
calcula con el mayor nivel de detalle posible. El costo detallado se resume luego en
niveles superiores para fines de reporte o seguimiento.
Estimacin por tres valores: Se tiene en cuenta la incertidumbre y el riesgo y se
utilizan estimaciones por tres valores para definir un rango aproximado de costo:

Ms probable: se estima sobre la base de una estimacin realista.

Optimista: se estima sobre la base del anlisis del mejor escenario para la actividad.

Pesimista: se estima sobre la base del anlisis del peor escenario para esa
actividad.

Dos frmulas a partir de las distribuciones:

13

triangular: cE= (cO+cM+cP)/3

Beta: cE= (cO+4cM+cP)/6

Estimar los costos

14

Anlisis de reserva:

Reserva para contingencias: consisten en le presupuesto, para la lnea base de

costo que se destina a los riesgos identificados y asumidos por la organizacin.

Reserva de gestin: son cantidades especficas del presupuesto del proyecto que se
retienen por razones de control de gestin y se reservan para cubrir trabajo no
previsto dentro del alcance.
Costos de la calidad: Incluye costos para prever falta de calidad, controlar la calidad y
reprocesos por incumplimiento de calidad
Software de gestin de proyectos (Project u otros como Excel)
Anlisis de ofertas de proveedores: Permite analizar propuestas de licitaciones y
analizar lo que debera costar el proyecto
Tcnicas grupales de tomas de decisiones

Tormentas de ideas

Delphi

Estimar los costos

Estimaciones de costos de las actividades

Es una evaluacin cuantitativa de los costos y debe considerar el trabajo directo,

los materiales, el equipamiento, los servicios, las instalaciones, la tecnologa de
informacin y otros recursos.

Base de estimaciones

Es la documentacin de cmo se obtuvo las estimaciones de costos,

independientemente del nivel de detalle y los detalles de apoyo

Actualizaciones a los documentos del proyecto

15

Entre otros principalmente el registro de riesgos.

Gestin de los Costos del Proyecto

PROCESO 7.3
DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Implica
sumar
los
costos
detallados y construir una lnea
base de los costos para poder
medirlo y controlarlo durante la
ejecucin del proyecto

16

Determinar el Presupuesto
.1 Entradas
1.
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9.

.3 Salidas

Plan de Gestin de Costos

Lnea base del alcance
Estimaciones de costos de las actividad
Base de las estimaciones
Cronograma del proyecto
Calendario de recursos
Registro de Riesgos
Acuerdos
Activos de los procesos de la organizacin

1. Lnea base de costos

2. Requisitos de financiamiento del
proyecto
3. Controlar los costos
4. Cambios solicitados

17

.2 Tcnicas y herramientas
1.
2.
3.
4.

Costos Agregados
Anlisis de reserva
Juicio de Expertos
Relaciones
histricas
5. Conciliacin del
lmite de la
financiamiento

Determinar el Presupuesto
Costos Agregados

Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo de acuerdo al EDT y

posteriormente se agregan a los niveles superiores Se debe realizar de acuerdo a la
estructura organizacional del WBS o de cronograma

Anlisis de reserva

Puede establecer tanto las reservas para contingencia como las reservas de gestin
de proyecto.

Juicios de Expertos

18

Otras unidades dentro de la organizacin

Consultores
Interesados incluidos clientes
Grupos de la industria

Determinar el Presupuesto
Relaciones Histricas

Cualquier relacin histrica que de como resultado estimaciones paramtricas o

anlogas implica el uso de caractersticas (parmetros) del proyecto para desarrollar
modelos matemticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.

Conciliacin del lmite de financiamiento

19

El gasto de fondos debe conciliarse con los lmites de financiamiento en relacin con
la financiacin del proyecto. Una variacin entre los lmites del financiamiento y los
gasto planificados requerir en algunos casos volver a planificar el trabajo para
equilibrar di ha tasa de gastos.

Determinar el Presupuesto
Lnea base de costos

20

Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual

se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo en el
proyecto, no incluye reserva de gestin. Se desarrolla sumando los costes
estimados por perodo y normalmente se representa por una curva S

Determinar el Presupuesto
Requisitos para la financiacin del proyecto

21

Se derivan de la lnea base de costos y pueden establecerse para excederlos, en

general por un margen a fin de estar preparado para el avance temprano o los
sobrecostos
La financiacin tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y, por
lo tanto, aparece como una funcin escalonada. Suelen incluir la cantidad de reserva
u holgura

Determinar el Presupuesto
Actualizaciones de los documentos del proyecto

22

El registro de riesgos
La estimacin de costos de la actividad
El cronograma del proyecto

Gestin de los Costos del Proyecto

PROCESO 7.4
CONTROLAR LOS COSTOS
Influir sobre los factores que producen
cambios en la lnea base de costos
Asegurarse de que todos los cambios se
lleven a cabo de manera oportuna.
Gestionar los cambios reales cuando y
conformen sucedan.
Asegurar que los costos no excedan los
fondos autorizados.
Monitorear el desempeo de los costos para
detectar y comprender las variaciones.
Evitar que se incluyan cambios no aprobados
en los informes.
Informar a los interesados pertinentes acerca
de todo los cambios aprobados
Realizar las acciones necesarias para
mantener los excesos de costos dentro de
los lmites aceptables..

23

Controlar los Costos

.1 Entradas
1. Plan para la Direccin de Proyectos
Lnea base de costos
Plan de Gestin de Costos.
2. Requisitos de financiamiento del proyecto.
3. Datos de desempeo del trabajo
4. Activos de los procesos de la organizacin.

.3 Salidas 1. Informacin del Desempeo del Trabajo

.2 Tcnicas y herramientas

2. Pronsticos de Costos
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones del Plan para la Direccin del
Proyectos
5. Actualizaciones de los Documentos del
Proyecto
6. Actualizaciones de lo activos de los procesos
de la organizacin

24

1. Gestin del valor

ganado
2. Pronsticos
3. ndice del
desempeo del
trabajo por
completar.
4. Revisiones de
Desempeo.
5. Software de
gestin de
Proyectos
6. Anlisis de Reserva

Controlar los Costos

Gestin del Valor Ganado

Es un mtodo de medicin del rendimiento comnmente usado. Integra medidas del

alcance del proyecto, del coste (o recursos) y del cronograma para ayudar al equipo
de direccin del proyecto a evaluar el rendimiento del proyecto. Integra la lnea base
del alcance con la lnea base de costos, junto la lnea base de cronograma para
generar la lnea base del desempeo.

Tres dimensiones:

Valor planificado
Es el valor presupuestado del trabajo planeado
PV = Planned Value = Valor Planeado

Valor Ganado:
EV = Earn Value = Valor Ganado
Es el valor presupuestado del trabajo ejecutado

Costo real

AC = Actual Cost = Costo Actual

Es el costo actual del trabajo ejecutado

25

Controlar los Costos

Se monitorean las desviaciones con:

Variacin del costo

Variacin de cronograma
ndice de eficiencia del costo

26

CV = EV AC
SV = EV PV
CPI = EV / AC

SPI = EV / PV

< 1 Sobrecosto

ndice de eficiencia del cronograma

< 1 Retraso en el cronograma

Controlar los Costos

Pronstico

Consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro del

proyecto basndose en la informacin y los conocimientos disponibles en el
momento de la proyeccin. La informacin trata sobre el rendimiento anterior del
proyecto y cualquier otra informacin que podra causar un impacto sobre el
proyecto en el futuro
Pronstico de la EAC para trabajo de ETC a la tasa presupuestada
EAC = AC + (ETC*)
Pronstico de la EAC para trabajo de ETC con el CPI actual
EAC = BAC / CPI
Pronstico de la EAC para trabajo de ETC con el CPI actual
EAC = AC + [(ETCBAC EV) / (CPI*SPI)]
*ETC= (BAC EV)

27

Controlar los Costos

ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)

Es una medida del desempeo del costo que se debe alcanzar con los recursos
restante a fin de cumplir con un determinado objetivo de gestin.
Basada en BAC:
TCPI= (BAC-EV) / (BAC-AC)

Basada en EAC
TCPI= (BAC-EV)/(EAC-AC)

28

Controlar los Costos

Revisiones de Desempeo

Comparan el desempeo del costo a lo largo del tiempo , las actividades del
cronograma o los paquetes del trabajo que exceden el presupuesto o que estn por
debajo de este y los fondos necesarios para completar el trabajo en ejecucin.
Anlisis de Variacin: constituye la explicacin (causa, impacto y acciones
correctivas) del las variaciones de costo (CV=EV-AC), cronograma (SV=EV-PV)
y de la variacin a la concusin (VAC=BAC-EAC)
Anlisis de tendencias: examina el desempeo del proyecto a lo largo del tiempo
para determinar si esta mejorando o si se est deteriorando.
Desempeo del valor ganado: compara la lnea base para la medicin del
desempeo con respecto al desempeo real del cronograma y del costo.

Software de gestin de Proyectos

Anlisis de Reserva

29

Para monitorear las tres dimensiones del EVM

Durante el control de costos se utiliza el anlisis de reserva para hacer el
seguimiento del estado de las reservas para contingencias y de gestin de cara
a determinar si el proyecto todava necesita de estas reservas o si de han
solicitar reservas adicionales.

Controlar los Costos

Informacin del Desempeo del trabajo: Los valores calculados de CV, SV,
CPI y SPI, as como los valores de BAC para los componentes del EDT, en
particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control se documentan y se
notifican a los interesados.
PV

30

AC

EV

Comentarios

800 800

800

Est en fecha, el costo se consume parejo

800 600

400

No se est en fecha, el costo est mayor al presupuestado

800 400

600

No se est en fecha, el costo est menor al presupuestado

800 600

600

No se est en fecha, el costo se consume parejo

800 800

600

No se est en fecha, el costo est mayor al presupuestado

800 600

800

Est a la par en fechas, el costo est menor al presupuestado

800 1000

800

Est a la par en fechas, el costo est mayor al presupuestado

800 1000

600

No se est en fecha, el costo est mayor al presupuestado

Controlar los Costos

Pronsticos de Costos: El valor EAC calculado o ascendente debe
documentarse y comunicarse a los interesados.
Solicitudes de cambio: El anlisis de desempeo del proyecto puede dar
lugar a una solicitud de cambio de la lnea base de costos o de otros
componentes del plan para la direccin del proyecto.
Actualizaciones del Plan para la Direccin del Proyecto

Lnea base de costos

Plan de Gestin de Costos

Actualizaciones a los documentos del proyecto:

Estimaciones de Costos
Base de estimaciones

Activos de los procesos de la organizacin:

31

Causas de las variaciones

Las acciones correctivas seleccionadas y las razones que las justifican
Las bases de daos financieras
Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos.

Anlisis del Valor Ganado

Proyecto de 4 Mdulos
Costo por mdulo: 1,000
Tiempo por mdulo: 1 mes
Valor Planeado Acumulado
(PV)
4000

Mes 1:
Mes 2:
Mes 3:
Mes 4:

1,000
1,000
1,000
1,000

Total: 4,000

3000

2000
1000
0
1

MES

32

Anlisis del Valor Ganado

Informe al final del 3er mes:
Estado

Costo Planificado Costo Real

Mes 1 Mdulo 1 Terminado

1000

1000

Mes 2 Mdulo 2 Terminado

1000

1200

Mes 3 Mdulo 3 50%

1000

600

Mes 4 Mdulo 4 0%

1000

Total

4000

2800

CV (Cost Variant)
CV = EV - AC
CV = 2500 - 2800 = - 300

CPI (Cost Performance Index)

CPI = EV / AC
CPI = 2500 / 2800 = 0.89

SV (Schedule Variant)
SV = EV - PV
SV = 2500 - 3000 = - 500

SPI

33

(Schedule Performance

Index)

SPI = EV / PV
SPI = 2500 / 3000 = 0.83

Tiempo Actual

PV = 3,000
AC = 2,800
EV = 2,500
EAC

(Estimate at Completion)
Gasto Proyectado al Trmino

EAC = Ppto. Total / CPI

EAC = 4000 / 0.89 = 4480

PV-AC-EV-CV-SV-CPISPI-EAC