Nama : Gunawan Muhamad

N. I. M : 151500020
Teknik Industri Weekend

SIKLUS LOGISTIK
A.

Pengertian Logistik dan Siklus Logistik

Logistik adalah segala barang yang dibutuhkan perusahaan guna untuk melaksanakan segala aktivitas
dalam perusahaan tersebut. Logistik tidak semata-mata langsung diadakan tanpa ada proses manajemen
yang baik dan terstruktur. Manajemen logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan,
pengeorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam
upaya pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Martin (1988) mengartikan Manajemen Logistik sebagai proses yang secara strategik mengatur
pengadaan bahan (procurement), perpindahan dan penimpanan bahan, komponen dan penyimpanan
barang jadi dan informasi terkait melalui organisasi dan jaringan pemasarannya dengan cara tertentu
sehingga keuntungan dapat dimaksimalkan baik untuk jangka waktu mendatang melalui pemenuhan
pesanan dengan biaya yang efektif.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Manajemen Logistik adalah kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengelolaan (siklus) logistik guna mendukung
efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Adapun yang dimaksud dengan Siklus Logistik yaitu suatu perputaran dari segala kegiatan yang meliputi
proses perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan distribusi, pemeliharaan,
penghapusan serta pengendalian terkait logistik dalam perusahaan agar persediaan (inventory) selalu
tersedia dan terkelola dengan efektif dan efisien. Dilihat dari pengertian tersebut maka dapat disimpulkan
bahwa siklus logistik merupakan pengaplikasian atau pelaksanaan dari setiap fungsi-fungsi logistik yang
ada. Fungsi logistik harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan tidak terlepas dari kaidahkadiah manajemen umum yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.

B.

Proses Dalam Siklus Logistik

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa siklus logistik merupakan suatu putaran dari setiap
kegiatan fungsi-fungsi logistik. Pengelolaan (manajemen logistik) secara fundamental dalam
melaksanakan fungsi-fungsi logistik dapat dilihat pada siklus logistik berikut ini.

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik (Mustikasari: 2007). Masingmasing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
1.

Perencanaan

Perencanaan secara umum adalah proses merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang
harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Terkait logistik, perencanaan adalah
proses merencanakan kebutuhan barang atau persediaan yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua
calon pemakai (user) yang kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku dimasing-masing organisasi
(Mustikasari: 2007).
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanaannya sehingga akan sangat sulit
dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut
adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk
tindakan pengendalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan diperlukan
kerjasama yang terus menerus antara seluruh komponen organisasi yang ada dengan masing-masing
kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Perencanaan dapat dibagi ke dalam
periode-periode sebagai berikut:
1.

Rencana jangka panjang (long range)

2.

Rencana jangka menengah (mid range)

3.

Rencana jangka pendek (short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala prioritas secara
menyeluruh dan berguna untuk usaha tidak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan
penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain rencana pembelian, rencana rehabilitasi, rencana
dislokasi, rencana sewa, serta rencana pembuatan atau produksi. Dalam tahapan perencanaan logistik
pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pertanyaan sebagai berikut.

1.

Apakah yang dibutuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat.

2.

Berapa yang dibutuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat.

3.

Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat.

4.

Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat.

5.

Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit
yang tepat.

6.

Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat.

7.

Mengapa dibutuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang diambil benar-benar tepat.

2.

Penganggaran

Penganggaran/budgetting adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu
kebutuhan logistik dalam suatu skala tertentu/ skala standar yaitu mata uang dan jumlah biaya (Subagya
& Mustikasari).
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan akan
dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan
mengetahui hambatan-hanbatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut
merupakan anggaran yang reliable. Apabila semua perencanaan dan penentuan kebutuhan telah dicek
berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka
penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Dalam penyusunan anggaran terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain adalah:
1.

Peraturan-peraturan terkait.

2.

Pertimbangan politik, sosial, ekonomi, dan teknologi.

3.

Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran.

4.

Pengaturan anggaran seperti sumber biaya pendapatan sampai dengan pengaturan logistik.

3.

Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan
jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi
ada atau mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisien (Subagya: 1994). Menurut
Mustikasari, pengadaan adalah kegiatan untuk merealisasikan atau mewujudkan kebutuhan yang telah
direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan
pembelian tetapi didasarkan pada pilihan alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan
organisasi. Cara-cara yang dapat dijalankan untuk menjalankan fungsi pengadaan yaitu: Pembelian,
Penyewaan, Peminjaman, Pemberian (hibah), Penukaran, Pembuatan, dan Perbaikan.

Proses pengadaan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai
berikut.
1.

Perencanaan dan penentuan kebutuhan

2.

Penyusunan dokumen tender

3.

Pengiklanan/penyampaian undangan lelang

4.

Pemasukan dan pembukuan penawaran

5.

Evaluasi penawaran

6.

Pengusulan dan penentuan pemenang

7.

Masa sanggah

8.

Penunjukan pemenang

9.

Pengaturan kontrak

10.

Pelaksanaan kontrak

Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a.

Kode Etik Pengadaan (George W. Aljian)

1.

Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak
berpihak dalam semua tahap perdagangan.

2.

Tidak boleh ada keterangan orang dalam kepada siapapun.

3.

Memberi batas kepada seseorang rekanan adalah melanggar etika.

b.

Pelelangan Pengadaan Barang

1. Keanggotaan panitia minimal 5 orang terdiri dari: perencana, pemikir pekerjaan yang
bersangkutan, penanggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, dan penanggung jawab
tehnis.
2.

Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek,
pegawai pada inspektorat jendral atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.

3.

Panitia dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek.

4.

Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.
(Subagya: 1994).

4.

Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan
(inventory) di tempat yang telah ditentukan untuk kemudian digunakan dikemudian hari. Penyimpanan
berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan

pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya efisien. Dengan proses ini, diharapkan kualitas barang dapat
dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah, dan aman dari
pencurian.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam tahap penyimpanan ini yaitu:
1.

Pemilihan lokasi

2.

Barang (jenis, bentuk atau bahan barang)

3.

Pengaturan ruang

4.

Prosedur atau sistem penyimpanan

5.

Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari
suatu tempat ke tempat lain (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
1.

Proses administrasi

2.

Proses penyampaian berita (data-data informasi)

3.

Proses pengeluaran fisik barang

4.

Proses angkutan

5.

Proses pembongkaran dan pemuatan

6.

Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

6.

Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan suatu kegiatan atau usaha menjaga barang agar tetap pada keadaan aslinya
atau tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Barang yang sampai di gudang perlu dipelihara dan dijaga
kualitasnya sampai saat barang tersebut didistribusikan atau digunakan.

7.

Penghapusan

Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan
dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antara lain:
1.

Barang hilang akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah,
tercecer atau tidak ditemukan.

2.

Tehnis dan ekonomis yaitu setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya yang disebabkan
oleh faktor : kerusakan yang tidak dapat diperbaiki, kedaluwarsa, barang mengurang karena
susut, busuk, dsb.

3.

Tidak bertuan atau barang-barang yang tidak diurus.

4.

Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara hukum.

Cara-cara penghapusan yang lazim lakukan antara lain : Pemanfaatan langsung, Pemanfaatan kembali,
Pemindahan, Hibah, Penjualan/pelelangan, dan Pemusnahan.
8.

Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan
terhadapt langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007).
Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
1.

Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur
lainnya.

2.

Melaksanakan pengamatan, evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi
tentang penyimpangan dari rencana.

3.

Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka

pencapaian tujuan.

4.

Melakukan supervisi

a.

Struktur organisasi yang baik

b.

Sistem informasi yang memadai

c.

Klasifikasi sesuai dengan standarisasi

d.

Pendidikan dan pelatihan

e.

Anggaran yang cukup memadai

C.

Masalah Yang Terjadi Pada Siklus Logistik

Dalam berlangsungnya siklus logistik di suatu perusahaan, kerap sekalai terjadi masalah-masalah yang
tidak diinginkan. Adapun masalah-masalah umum yang sering terjadi saat siklus atau perputaran logistik
tengah berlangsung antara lain (Syafrudin: 2009) :
1.

Salah rencana dan pengadaan kebutuhan

a.

Kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan logistik.

b.

Kurang cermat dalam menganalisa dan kurang memperhatikan lingkungan.

c.
Kesalahan berkaitan dengan jenis logistik, metode pengadaan logistik, jumlah logistik, waktu
pengadaan, tempat asal maupun kesalahan dalam rencana harga logistik.
2.

Kesalahan pengadaan barang

3.

Salah tempat atau peletakan logistik sehingga mengganggu kelancaran aktivitas secara
keseluruhan.

4.

Salah pakai atau kekeliruan dalam penggunaan barang karena tanpa disertai rasa tanggungjawab
baik secara teknik maupun fungsional.

5.

Lalai dalam pencatatan logisitk baik menyangkut pelayanan kegiatan, waktu, jumlah, harga,
kondisi maupun data pencatatan lainnya.

6.

Lalai dalam perawatan/pemeliharaan logistik sehingga menimbulkan kerusakan yang dapat

berdampak pada menurunnya kuantitas output, tidak tercapainya batas pemakaian barang secara
optimaldan terjadi pemborosan.

7.

Lalai penyimpanan dimana barang tidak ditempatkan pada tempatnya sehingga menyulitkan
dalam pengambilan barang dan bahkan terjadi kehilangan.

8.

Lalai dalam melakukan pengawasan atau kontrol baik terhadap barangnya, waktu pengawasan,
maupun metode pengawasan.