Anda di halaman 1dari 37

Setelah mcmpelajari bab ini, Anda harus mampu;

1. Mempersiapkan dan mengguiiakan diagram arus data untuk memahami, mengevaluasi>


dan mendokumentasikan sistem informasi.
2. Mempersiapkan dan menggunakan bagan alir untuk memahami, mengcvalnasi, daii
mendokumentasikan sistem informasi.
3. Mempersiapkan dan menggunakan diag' am proses bisni: untuk memahami, mengevaluasi,
dan mendokumentasikan sistem informasi.
_:

Ini mcrupakan minggu yang padal bngi Ashton Fleming! la m e m b a n t u memulai S&S,
me mbantu S&S meiewati minggu pembukaan perdana yang panjang dan disibukkan dengan
pemrosesan semua transaksi dari pe mbukaan perdana yang sangat sukses. Oleh karena
tumbuh dengan sangat ccpat, S&S mengembangkan sistem informasi akuntansi-(SIA) dasar
yang dipilHi oleh Ashton. Kekurangan waktu dan keahiian, Ashton bekerja sama dengan
Computer AppHcations (CA), perusahaan konsultasi sistem, untuk me mbantu S&S memihh
dan memasang SIA yang baru dan lebih kuat.
Selama pertemuan pertama Ashton dengan Kimberiy Sierra, manajer CA, ia bertanya
tentang persyaratan sistem S&S dan ekspektasi manajemen. Ashton be lu m memikirkan
tentang masalah ini, sehingga ia tidak bisa menja vvab secara spesifik. Ketika Kimberiy bertanya
bagaimana sistem S&S bekerja, Ashton masuk ke dalam diskusi mengenai penggunaan
berbagai dokumen perusahaan, tetapi Kimberiy tampaknya tidak dapat untu k menyerap
semua penjelasan yang mendetaiJ. Ashton berpikir bahwa bagian diskusinya sangat membantu,
tetapi secara keseluruhan tidak relevan dengan isu yang ada.
Ashton tidak terkesan oleh CA dan Kimberiy. Ia juga menyadari kebutuhan untu k
me ma ha mi permintaan informasi S&S secara lebih ielas. Sejak hari-harinya sebagai auditor,
Ashton mengetahui nilai pendokumentasian sistem yang balk dapat membantu pengguna
yang tidak familier untuk me maha mi dan mengevaluasi sistem. Pendokumentasian sistem
yang baik akan sangat m e mba nt u ia dan Kimberiy dan juga Scott dan Susan saat mereka
mengevaluasi sistem saat ini dan yang diajukan.
Setelah membagi kesimpulannya dengan Susan dan Scott, mereka secara antusias
'

'

i
i:

58

menyetujui rencana Ashton untuk mendokumentasikan sistem saat ini dan yang diajukan.
Mereka mendukung ia mengambil peran kepemimpinan dalam berpindah ke sistem yang
baru dan secara khusus tertarik pada diagram atau tabel yang akan mendokumentasikan
sistem mereka dan me mbantu mereka memahami dan
mengevaluasinya.

OAgun Saputra & )olin Roy Slbarani

Pendahuluan
dokumentasi

Dokumentasi {documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan,
di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output
informasi, dan :istem pengendalian. Arti populer pendokumenasian sistem meliputi diagram,
bagaii alir, tabel, dan representasi grans lainnya dari data dan informasi. Ini dilengk?pi dengan
deskripsi naratif {narrative description) dari sistem, penjelasan langkah-demi-langkah yang
tertuiis dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita nvMijelaskan tiga aiat

Nafiiii, bagan alir, diagram,


dan balian teriulis lainnya yang
mcnjcliiskan cara siste;n bekerja.

deskripsi naratif
Penjelasan leriulis, langlJah demi
langkah dari kanipunen-koinponen
sistem dan interaksi dari emu5rta

dokumentasi sistem yang umum; diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis.
Alat dokumentasi sangal penling dalam level berikut ini,
Pada level minimum, Anda harus dapat inembaca dokumentasi untuk menentukan cara
sistem bekerja.
2. Anda mungkin perlu untuk mengevaluasi dokumentasi guna mengidenlifikasi kckuatan
dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkaian. Selain ilu,
1.

untuk menentukan jika sistem yang diajukan memenuhi kebutuhan perusahaan.


3. Lebih baiiyak keterampilan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dokumentasi yang
menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan.
Bab ini membahas alat-alat dokumentasi scbagai berikut.
1. Diagram arus data (DAD)y deskripsi grafts sumber data, arus data, proses transformasi,
penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Bagan ahr, yang merupakan deskripsi grafts sistem. Ada beberapa jenis bagan alir,
meliputi:
a. Bagan a l i r dokumen, yang menunjukkan arus dokumen dan informasi antardepartemen atau area pertaiiggungjawaban.
b. Bagan alir sistem, Yd.ngmtnu.njukkzn hubungan antar-nJpwf, pemrosesan, dan output
c
3.

sistem informasi.
Bagan a l i r program, yang menunjukkan
.
menjalankan program.

urutan operasi logis komputer yang

Diagram Proses Bisnis, yang merupakan deskripsi grafts dari proses bisnis yang digunakan
oleh perusahaan.

menggunakan teknik dokumentasi secara ekstensif. Standar akuntansi


bahwa
auditor independen memahami prosedur pengendalian internal
mensyaratkan
manual dan terotomatisasi yaag digunakan oleh suatu entitas. Satu cara yang baik untuk
Akuntan

59
60

Bgian Satu

Undasan Konsepiual Sistem Infornusi AkunUnsi

memperoleh pemahaman ini adalah menggunakan model proses bisnis atau bagan alir untul-mendokumentasikan sistem, karena beberapa penggambaran grafiklebih siap mengungkapkan
kelemahan dan kekuatan pengendalian internal.
Sarbanes-Oxley Act (SOX) pada tahun 2002 mensyaratkan laporan pengendalian
internal dalam laporan tahunan perusahaan publik yang (1) menyatakan bahwa manajemen
bertanggung jawab untuk membuat dan menjaga struktur pengendalian internal yang
memadai dan (2) mengukur keefektifan pengendalian internal perusahaan. SOX juga
merinci bahwa auditor perusahaan harus mengevaluasi pengukuran manajemen struktur
pengendalian internal perusahaan dan menguji keakuratannya. Pengesahan auditor sebaiknya
meliputi notasi khusus mengenai kerusakan signifikan atau ketidakpatuhan material yang
ditemukan selama pengujian pengendalian internal. Untuk melakukannya, mereka harus
dapat mempersiapkan, mengevaluasi, dan membaca jenis dokumentasi yang berbeda, seperti
model proses bisnis dan bagan alir.
Alat dokumentasi juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem.
Selain itu, anggota tim yang mengembangkan aplikasi sistem informasi sering kaU berubah,
dan alat dokumentasi membantu anggota tim yang baru untuk dapat memulai dengan
cepat.

diagram arus data (OAD)


Penjelasan grafts dafi arus data
dalam organtsasi, meiiputi
sumbe'Aujuaii data, aius
data, proses transformasi dan
penyimpanan data.

Dokumentasi lebih mudah untuk mempersiapkan dan merevisi keiika paket perangkal
lunak digunakan. Setelah beberapa komando dasar dikuasai, pengguna dapat dengan cepat
dan mudah mempersiapkan, menyimpan, merevisi, dan mencetak dokumentasi kualitas
presentasi.
Ala* dokumentasi dalam bab ini digunakan di seluruh buku.

Diagram Arus Data


Diagram arus data (DAD~data flow diagram) menjelaskan arus data dalam organisasi secara
grafts. Diagram ini menggunakan empat simbol pertama yang ditunjukkan dalam Figur 3-1
untuk merepresentasikan empat elemen dasar: sumber dan tujuan data, arus data, proses
transformasi, dan penyimpanan data. Contohnya, Figur 3-2 nienunjukkan bahwa input untuk
memproses C adalah arus data B, yang datang dari sumber data A. Output proses C adalah

sumber data
Entitas )fang menghasilkan
atau mengiritnkan data yartQ
dimastiirkan ke dalam sistem.
tiuandata
bititas yang menerima data yang
dihasHlcan oleh sistem.
anisdata

Pergerakan data d: antara ptoses,


penyimpanan, sumber, dan
tujuan.

arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus data D
dan G sebagai input dan menghasilkan arus data I d?n G sebagai output. Arus data G datang
dari dan mengembalikan ke penyimpanan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K.
Figur 3-3 memberikan judul spesifik untuk setiap proses yang digambarkan dalam Figur
3-2. Figur 3-2 dan 3-3 akan digunakan untuk menguji empat elemen dasar DAD secara lebih
mendetail.
Dalam Bab 12 hingga 16, DAD dasar telah diadaptasi, sehingga menunjukkan
pengendalian internal, menggunakan simbol segitiga (simbol peringatan jalan raya) yang
ditunjukkan pada Figur 3-1, Pengendalian internal diberi nomor dan tabel yang menjelaskan
pengendalian internal. Pengguna yang tidak ingin mengindikasikan pengendalian internal
dapat dengan mudah mengabaikan simbol segitiga.
Sumber data (data source) dan tujuan data {data destination) adalah entitas yang
mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem. Entitas dapat
merupakan sumber atau tujuan. Keduanya diwakiU oleh persegi, seperti yang diilustrasikan
oleh komponen A (pelanggan),) (bank), dan K (manajer kredit) dalam Figur 3-3.
Arus di ta {dataflow) adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan
tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus melewati
proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang mengalir. Satusatunya pengecualian adalah arus data antara proses dan penyimpanan data, seperti arus data
Bab 3

SisiemlelinikOokiimenUsi

61

FIGUR3-1

fistem'
cr
*

Simbo! Diagram Arus Data

>tViter iridiwiiaii(0M6lfqiquanT

Arus4ab

' S
1 iS V (. i 3 *
:.:'m'I J.'! ; .' . >1 V'' .r
..*, f' ' <t' '. 'f :
*--' >'.' '' . 'i
. ArusdaU
.;y
ke%lQ,:9t9U W lehgkungiM

.io ke Mtput diwakili o!eh

.NsCHstransformaiiffc fr w/ ya hj

iSrapigiteo

Pengendaliafi Internal

::/ ;

--y-

'. rigehdaliari internal. Perigendalian internal diberi nomor dan dijeiaskan dalam:
label pendamping. U[Mt Bab;12-16.

FIGUR 3-2
Penyimpanan
Data

(Hj

G dalam
Figur 3-3, karena arus datk biaanya jelas. Dalam arus data G, data dari file piutang
diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalam file. Arus data lain dalam Figur 3-3 adalah B
(pembayaran pelanggan), D (data pengirimaii uang), E (setoran), dan I (data piutang).
Jika dua atau !d)ih arus data bergerak bersama, garis tunggal digunakan. Contchnya, arus
data B
(pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan data pengiriman uang. Proses 1,0
(proses pembayaran) membagi keduanya dan mengirimkannya ke arah yang berbeda. Data
pengiriman uang (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang, dan pembayaran (E)

62
FIGUR 3-3

Data dari Proses


DiagR*
Pembayaran Peianggan

Eiemen-Elemen Diagram Arus


Data Dasar

Bagian Satu
nasi Akunlansi

3-4 menunjukkan dua garis karena permintaan peianggan (L) tidak selalu menyertai
pembayaran (B). Jika diwakili oleh arus data yang sania, elcmen-elemen yang terpisah dan
tujuan keduanya yang berbeda tidak jelas, dan DAD lebih sulit untukdiinterpretasikan.

landasan Konscptual Sislem Itifwr


Figur

didepositokan pada bank. J


ika data mengalir secara ter
pisah, dua gads digunakan,

Piutang
(H)

Conlohnya,

proses

Tindakan yang
mentransfofmakan data ke
dalam data atau informasi lain.

pnylniparn data

lempat atau media penyimpanan


data sistem.

Proses {processes) nierepresentasikan transformasi data. Figur 3-3 menunjukkan bahwa


proses pembayaran (C) membagi pembayaran peianggan ke dalam data pembayaran dan
cek, yang didepositokan dalam bank. Proses piutang yang diperbarui (F) menggunakan data
pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data
piutang ke manajer kredit.
Penyimpanan data (data store) adalah tempat data disimpan. DAD tidak menunjukkan
media penyimpanan fisik (sepei ti penyedia atau kertas) yang digunakan untuk menyinipan
data. Seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-3, penyimpanan data (H) direpresentasikan oleh
garis horizontal, dengan nama file yang tertulis di dalam garis.

Subpembagian DAD
DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang
semaldn meningkat, karena beberapa sistem dap?t secara penuh dibuat menjadi diagram pada
satu lembar kertas. Seiain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda, dan berbagai level
dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda.
Bab 3

Sisiem lekiiik Dokumentasi

Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks {context diagram) karena
memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem
pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output.
Contohnya, Ashton menggambarkan Figur 3-5 untuk mendokumentasikan prosedur
pemrosesan penggajian pada S&S. Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu

(time card) dari departemen yang berbeda dan data karyawan dari sumber daya manusia.
Sistem mengolah data-data ini dan menghasilkan (1) iaporan dan pembayaran pajak untuk
badan pemerintah, (2) cek pembayaran karyawan, (3) cek penggajian pada akun penggajian
di bank, dan (4) informasi penggajian untuk manajemen.
Ashtcn menggunakan prosedur penggajian S&S dalam Tabel 3-1 untuk menyusun
diagram konteks ke dalam level yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing
dengan angka detail yang bertambah. Bacalah deskripsi ini dan tentukan hal berikiH ini.

63
diagram konteks
Level DAD tertinggi; tinjauan level
ringkasan sistem, menunjukkan
sistem pengolahan data, input
dan output-nyi. dan sumber serta
tujuannya.

Seberapa banyak aktivitas pengolahan data yang terlibat?


Apa saja input dan output data dari setiap aktivitas (mengabaikan semua referensi ke orang,
departemen, dan tujuan dokumen)?

FIGUR 3-5
[diagram Konteks untuk
Pemrosesan Penggajian S&S

Narasi daJam Tabel 3-1 menjelaskan lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut.
i. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Selanjutnya
dalam bab ini, Anda akan melihat pembagian aktivitas ke daiam bagian-bagian lain dalam
DAD level rendah.
j
3. Membuat Iaporan manajemen (paragraf ketiga).
4. Membayar pajak (paragraf keempat).
5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir).
Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam Tabel 3-2.
6agianSatu

64
TABEL 3-1

ldndasdr)K(insepIualSRirmlniorniaAk<jniaa

Deskripsi Naratif Pemrosesan Penggajian S&S

Ketika karyawan dipekerjakan, mereka melengkapi formulir karyawan baru. Ketika perubahan untuk status penggajian terjadi, seperti meningkatnya atau berubahnya
departemen sumber daya manusia melengkapi formulir perubahan karyawan. Salinan formulir ini dikiriin ke penggajian. Formulir-formulir ini digunakan 1
jumlati potongan,
untuk membuat atau mempertarul catatan pada Hie karyawan/penggajian dan kemudian disimpan dalam file. Catatan karyawan disimpan secara alfabet.
Beberapa karyawan S&S dibert bayaran gaji, tetapi sebagian besar adalah pekerja per jam yang mencatat waktu kerja mereka pada kartu waktu. Pada akhif setiap perldde i
kartu waktu ke departemen penggajian. Petugas penggajian menggunakan data kartu waktu, data dan /e karyawan pembayaran. manajer departemen mengirimkan
dan
dan
tabel pajak yang sesuai untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk setiap karyawan. Petugas juga mempersiapkan
tahunan],
gaji
(seperti tingkat pembayaran
dua bagicn yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan. dan pemyaran bersih untuk setiap karyawan, Petugas memperbarui file kayawan
register penggajian
untuk mereflekslkan setiap Uba karyawan saat ini. Salinan asli cek pembayaran karyawan diteruskan ke Susan. Register penggajian diteruskan ke petugas utang. Kartu waktu
da n salinan duplikasi register penggajian dan cek pembayaran disimpan berddsarkantanggldaiam/r/e penggajian.
.
Setiap periode pembayaran, petugas penggajian menggunakan data dalam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan ringkasan penggajian untuk Susan,

: /I
seriingga ia dapat mengontrol dan n>engawasi biaya tenaga kerja. Laporan ini diteruskan ke Susan, dengan salitian asli cek pembayaran karyawan.
Setiap bulan, petugas penggajian menggunakan data datam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan pajak dua-bagian. Laporan asli diteruskan ke petugas file penggajian. Petugas utang menggunakan laporan pajak untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk
utang, dan saiinannya ditambahkan ke Catalan pajak pda
pajak dan
kas
dua
dan
salinan
asli
dokumen
diteruskan
ke
Susan.
berdasailcan
ke
file
setiap
tt/cerpengeluaran
bagian. Laporan pajak
Saiinannya disimpan
tangga!
utang. "
Susan meninjau setiap paket informasi yang ia terima, menyetujuinya, dan menandatangani cek. la meneruskan voudter pengeluaran kas ke Ashton, laporan pajak dan
cek penggajian ke bank, dan cekkaryawan ke karyawan. la mengarslpkan laporan penggajian secara berurutan.
pembayaran ke badan pemerintah yang sesuai,
Ashton menggunakan voucher pengeluaran cek penggajian dan pajak penggajian untuk memperbarui buku besar. la kemudian menunda jumal voucher dengan menandai
'Ai-postinf
mengarsipkannya secara numerik.

TABEL 3-2

Aktivitas dan Arus Data dalam Pemrosesan Penggajian di S&S

Aktivitas

Memperbufui Hie penggajian/


karyawan

Membayar karyawan

Mempersiapkan laporan
Pajak peinbay:)ran

Input Data

Output Data

Formulir karyawan baru


Formulir perubahan karyowan

File penggajian/karyawan yang diperbarui

Kartu waktu

Cek karyawan

file penggajian/'karyawan

Register penggajian

[abei tarif pajak

file penggajian/karyawan yang diperbarui


Voucher pengeluaran kas penggajian

Memperbarui buku besar


File karyawan/penggajian
File karyawan/penggajian

Laporan penggajian
Laporan pajak
Pembayaran p2jak
Voucher pengeluaran kas pajak penggajian
nie karyawan/penggajian yang diperbarui

Voucher pengeluaran kas pajak penggajian

Buku besar yang diperbarui

KoucAer pengeluaran kas penggajian

Ashton membuat diagram konteksnya dan membuat DAD Level 0 (disebut Level 0 karena
ada titikdesimal yang berartinol1,0; 2,0; dll.) yangditunjukkan pada Figur3-6. Perhatikan
bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DAD. Contohnya, dalam proses
2,0; arus data masuk dan keiuar tidak tcrkait dengan entitas eksternal atau proses lainnya yang
tidak digambarkan (tabe! pajak dan register penggajian). Arus data ini adalah internal untuk
aktivitas "membayar karyawan" dan ditunjukkan pada level D A D selanjutnya.
Ashton menggambarkan proses 2,0 (membayar karyawan) untuk membuat DAD Level
1 (yang memiliki satu tempat desimal2,1; 2,2; d l l )
Figwr 3-7 memberikan hal yang lebih
mendetail mengenai pengolahan data yang terlibat dalam pembayaran karyawan, dan itu
tcrmasuk tabel tarif pajak dan register
penggajian arus data yang dihilangkan dari Figur
3-6. Sama halnya, setiap proses Figur -6 dapat dibuat, menggunakan DAD Level 1, untuk
menunjukkan level detail yang lebih besar.

Bab 3 SisiemMOokuineniasi

65

FiGUR 3-6

DAD level C untuk Pemrosesan


Penggajian S&S

Forrrujlir Perubahan
KaryM/an

FtGUR3-7
DAD Level 1 untuk Proses 2,0 pada
Pemrosesdii t'etiggajian S&S

TabdTarifPajak

Beberapa nedoman umum untuk mengembangkan DAD ditunjukkan dalam Fokus 3-1.
Anda dapat mempralctikkan level yang berbeda dari DAD dengan menggambarkannya
untuk permasalahan komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Disbursements Process, pada
akhir tiap-tiap konten bab. Anda kemudian bisa membandingkan diagram Anda dengan
solusi pada akhir setiap bab. Anda juga dapat membaca penjelasan mendetail mengenai cara
solusi dipersiapkan.
Bagian Satu

<%

landiyn Konseplual Sisleni Inforniasi Akunianst

FOKUS 3-1/ /' Pdoman up(ukiv!ehfla


1.

Memahami sistem. Mengembangkan pemahaman ini


dengan mengobservasi arus data organisasi, mengobservasi

waktu yang sama dan tem pat yang sama sebaiknya


dikelompokkan bersama. Jangan mengombinasikan
komponen yang tidak terkait ke dalam proses transformasi

dan mewawancarai mereka yang menggunakan dan


mengolah data atau memiliki kuesioner yang lengkap;
dengan membaca deskriptif naratif dari sistem; atau
dengan menelusuri trans3ksi sistem.
2.

Mengabaikan aspek tertentu dari sistem. DAD adalah


diagram asal, arus, transformasi. penyimpanan, dan tiijuan

tunggal. Jika data tidak diproses bersama, atau terkadang


diproses secara berbeda, maka pisahkan.
9.

Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data.


Mengidentifikasi setlap data temporeratau permanen dan
arus data (pergerakan data signifikan) memasuki atau
meninggalkan sistem, termasuk tempat data dimulai

data. Hanyu jalur kesalahan yang sangat penting yang


tercakup, ja!ur kesalahan yang tidak penting diabaikan.

dan tujuan akhirnya. Semua arus data datang dari dan


menuju ke proses transformasi. penyimpanan data {file),
atau sumber atau tujuan. Arus data dapat berpindah dalam

Mencntukan cara sistem dimulai dan berhentl tidak


ditunjukkan.
3.

4.

Menentukan batasan <;istem. Menentukan apa yang


termasukdantidaktermasuk.Termasuksemuaelemendata
yang relevan, karena komponen yang tidsk termasuk tidak
akan d'pertimbangkan selama pengembangan sistem.
Mengembangkan diagram konteks. Diagram konteks

dua arah, ditunjukkan sebagai garis dengan panah pada


kedua sisi (lihatG pada Figur 3-3).
6. Mengelompokkan arus data. Arus data dapat terdlri
dari satu kepingan datum atau leblh. Elemen-elemen data
yang seialu mengalir bersama sebaiknya dikelompokkan
bersama seperti yang ditunjukkan saat satu data mengalir

menggambarkan batasan sistem. Dalam pusat diagram


adalah lingkaran dengan ncma sistem. Di luar entitas sistem
berinteraksi secara langsung dengan kotak-kotak di sisi
lain, dihubuiigkan oleh arus data yang menggambarkan
data yang terlewati di antaranya. DAD secara berturut-turut
lebih detail dalam menggambarkan arus data di dalam
sistem.
5.

Mcngidentifikasi arus data. Mengiuentifikasi semua

hingga terpisah. Jika data tidak seialu mengalir bersama,


tunjukkan sebagai arus data yang terpisah.
7.

Mengidentifikasi proses transformasi. Menempatkan


lingkaran di m a n a p u n yang d i b u t u h ka n untuk
mentransformaslkan satu arus data ke arus data lainnya.
Semua proses transformasi sebaiknya memiliki satu arus
data masuk dan keluar atau lebih.

8.

M e n g e l o m p ok ka n
proses transformasi. Proses
transformasi yang secara Icgis terkait atau terjadi pada

mengidentifikasi setiap arus data ke dalam dan keluar.


10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data.
Memasukkannya ke dalam DAD.
II.M embe ri nama semua elemen DAD. Kecuali untuk
arus data

ke dalam atau

keluar penyimpanan data


(nama penyimpanan data biasanya diperlukan untuk
mengidentifikasi arus data), elemen-elemen data sebaiknya
diberikan nama yang unik dan deskriptifyang mewaklli apa
yang diketahui tentangnya. Memberikan nama arus data
akan memaksa Anda berkonsentrai pada semua arus data
yang penting. dan bukan pada proses atau penyimpanan.
Proses dan penyimpanan data biasanya mengambil nama
dari arus data masuk dan keluar. Pilihlz-h nama yang
atraktif dan deskriptif, seperti "memperbarui persediaan"
dan "memvalidasi trarsaksi" dan bukan "input data" atau
"mempfcrbarul proses". Nama proses sebaiknya termasuk
kata kerja tindakan seperti memperbarui, mengedit,
mempersiapkan, merekonsiliasi, dan mencatat.
12. Membagi (subbagian) DAD. DAD yang kacau sulit dibaca
dan dipahami. Jika Anda memiliki lebih dari lima hingga
tujuh proses pada satu halaman, dekomposisikan diagram
konteks ke dalam proses level tinggi. Bagllah proses level
tinggi ini ke dalam proses level berurutan yang lebih
rendah.
IS.Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses.
Memberikan nomor yang berurutan pada setiap proses
(leblh rendah atau leblh tinggi) membantu pembaca
menavigasi antarlevel DAD.
14. Menyempurnakan DAD. Proseslah arus data selama
beberapa kali. Setiap langkah tam bahan inembantu
menyempurnakan diagram dan mengidtlfikasikan titik
penting. Aturlah DAD untuk mengalir dari atas ke bawah
dan dari kiri ke kanan.
IS. Mempersiapkan salinan akhtr. Jangan mengiiinkan
garis arus data saling melintasi satu dengan yang lain.
Jika dibutuhkan, ulangi penyimpanan atau tujuan data.
Tempatkan nama dalam DAD, tanggal dipersiapkan, dan
nama yang menyiapkan pada setiap halaman.
Bab 3

SislemTeknikDoiuimentasi

Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adslah leknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan
bebcrapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas> dan logis. Bagan alir mencatat
cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir meialui organisasi. Bagan alir juga
digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian
besar bagaji alir digambar menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft
Word, Microsoft Excel, atau Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan seperangkat
simbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan
oleh perusahaan dan arus data meialui sistem. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat
kategori seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-8.
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2, Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan
tangan.
3. -Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.

4. Simb
ol arus d
an Iainlain men
unjukkan
arus data
, di man
a bagan
alir dimu
lai dan

berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan atir.

67

Pedoman umum untuk mempersiapkan bagan alir disajikan pada Fokus 3-2..

"

"ama

-f

I/

'

- 'I
bagan alif

Simbol Input/OutpUt

Dokumen atau laporan elektronik atau kertas.

Berbagai salinan dokumen kertas

elektronik

Tekflik analitis yang menggunakan


seperangkat simbol standar untuk
menjelaskan gambar beberapa
aspek dari SI secara jdas. ringkas,
dan logis.

Diiiustrasikan dengan meleblhi simbct dokumen dan


mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di ?'Jdut
kanan atas.
Infomiasi ditampiikan oleh alat output elektronik seperti
terminal, monitor, atau iayar.

Entri data elektronik

Aiat enMlata elektronik seperti komputer, t.inal, tablet,


ataute!2pon.

Alat input dan output elektronik

Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama


untuk menunjukkan alat yang digunakan umuk keduanya.

Pemrosesan komputer j

Fungsi pemrosesan yang dilkan oM iomtputer; biasaoya


.
mtghasilkan perubahan dalarndata atau informal.

Operasi manual

Operas! pemrosesan yang dilakukan secara rahuai.

Simhol Pemrosesan

68

BagianSatu

landaynKonseplualSislemlnformasiMunlansi

FIGUR 3-8
Lanjutan

Simbol Penyimpanan

Database

Data yang disimpan secara elektronik daiam database.

Pita magnetis

Data yang disimpan dalam pita magnetis; pita yang merupakan


media penyimpanan backup yang populer.

File dokumen kcrtas

File dokumen kertas; liuruf menglndikdSikan file urutan


pemesanan, N secara numerik, A = secara alfabet, D =
berdasarkan tanggal.

Jurnal/buku besar

Jurnal atau biiku besar akuntansi berbasis kertas.

Simboi Arus dan LainU ln

Ariis dokumen atau pemrosesan


Hubungan komunikasi

Konekiof dalam-halaman

Mengarahkan ar\is pemrosesan atau dokumer; arus normal


ke
Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.
bawahdan ke kanan.

Konektor iuar-halaman

TransmisI data dari satu lokasi geografs ke iokasi latnnya Awai. akhir, atau titik interupu dalam proses; juga digunakan
untuk mengindikasikan pihak luar.
via
gariskomunikasi.

} Terminal

Keputusan

Anotasi {Catalan tambahan)

Langkah pembuatan keputusan.


Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sam
a;
penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman. Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjeiasan
sebagai kUrlfikasi.

JENIS-JENIS BAGAK ALIR


bgan alir dokumen
Mengilustrasikan anis data dan
dokumen di antara area-area
pnggungjawaban dalam
organlsasi.

bapn alir pengendalian


intefTtal
Bagan yang digunai'jn untuk
menjelaskan, menganalists, dan
mengevaluasi pengendalian
internal, termasuk
mengidentiiikasi kekuatan.
keiemahan, dan ketidakefisienan
slstem.

Bagan alir dokumen {document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan arus


dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri
dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan,
disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. Jenis khusus bagan alir,
yang disebut bagan alir pengendalian internal {internal controlflowchart) digunakan untuk
menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut digunakaii
untuk mengidentifikasi keiemahan atau inefisiensi sistem, sepcrti arus komunikasi yang tidak
memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak dibutuhkan pada
arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan pemborosan.
Sampai ia mengotomatisasi bagian lain dalam S&S, Ashton memutuskan untuk
mempioses proses penggajian di S&S secara manual, seperti yang dijelaskan daiam label
3-1 dan 3-2 yang ditunjukkan dalam Figur 3-9.

71

Bab 3 Sistem lekniiOokumeniasi

FOKUS 3-2
1.

Pedoman untuk Mempersiapkan Bagan Alir

Memahami sistem. Mengembangkan pemaha man Ini


dengan mewawancarai pengguna, pengembang, da n
manajemen atau memberikan kuesioner yang lengkap,
dengan membaca deskripsi naratif sistem; atau dengan
menjalankan melalul transaksi sistem.

2.

3.

4.

5.

Secara jelas label! semua simbol. Tulisiah deksripsi


sumber, input, proses, output, atau tujuan di dalam simbol.
Gunakan kepala panah pada semua garis arus.
Konektor halaman. Jika bagan alir tidak sesuai dengan
halaman tunggal, secara jelas berilah nomor halaman dan

Mengidentifikast entitas untuk dibuat baoan alir.


Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi pekerjaan, dan

gunakan konektor luar halaman untuk memindahkan satu


halaman dari halaman lainnya. Ketika diinginkan, konektor

pihak eksternai. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen,


arus data, dan prosedur pengolahan data.
Mengelola bagan alk. Mendesain bagan atir, sehingga

dalam

data mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.


Ketika sesual pastikan bahwa semua prosedur dan proses

halaman dapa t diguna kan untuk me nc e ga h


kelebihan garis arus dan untuk menghasiikan halaman
yang terlihat rapi. Secara jetas label! semua konektor untuk
6.

ada dalam urutan yang sesuai.Tunjukkan tempat dokumen


atau proses dimulal, te mpat data diproses, dan te mpa t
data disimpan dan dikirtm. Tunjukkan disposisi final dari

dibuat bagan alir dalam draf tunggal. Tinjaulah de nga n


orang-orang yang mengenal sistem. Pastikan semua bagan

semua dokumen untuk me nce gah kelonggaran yang


me mbua t pembaca dibuat berputar-putar. Tunjukkan
data yarg dimasukka. > ke dalam atau diambil dari database
yang melewati operasi pemrosesan (program komputer)
pertama. Ualam bagan alir dckumen, bagilah bagan ?lir

menghindari kebingungan.
Gambar sketsa kasar daiam bagan alir. Perhatikanlah
de n ga n saksama konten yang diambil dibandingkan
membuat gambar yang sempurna. Beberapa sistem dapat

7.

alir yang digunakan konsisten.


Gambarlah salinan final bagan alir. TenipatkDn nama.
tanggal, dan nama orang yang mempersiapkan bagan alir
pada setiap halaman.

ke dalam kolom-kolom dengan label.


4
19

Anda dapat mempraktikka


mbar satu

' '

n membuat bagan alir dokumen dengan niengga

Mataial ixiUasl

porniasalahan komprehensif,
disebut Aauf low Cash Disburseme
setiap konten bab. Anda kemudian
i bagian

'

nts Process, pada akhir


dapat membandingkan diagram Anda pada solusi d

bgan alif sistem


MenggambarVan hubungan
antar-mpu(, petnrosesan,
penyimpanan, dan output sistem.

akhir bab. Anda juga dapat membaca detail penjelasan mengapa solusi dijersiapkan.
Bagan alir sistem {system flowchart) menggambarkan hubungan antar-znpuf,
pemrosesan, pen)impanan dan output sistem. Bagan alir pemrosesan penjualan dalam Figur
3-10 merepresentasikan proposal Ashton untuk mendapatkan data penjualan menggunakan
terminal penjualan state-of-the-art. Terminal akan mengambil dan mengedit (semua tanggal
yang dibutuhkan dimasukkan, dll.) data penjualan dan mencetak penerimaan pelanggan.
Terminal secara periodik mengirini semua data penjualan untuk kantor pusat perusahaan,
sehingga piutang, persediaan, dan database penjualan/pemasaran dan buku besar dapat
diperbarui. Manajemen dan pei.gguna lainnya dapat mengakses file kapan pun dengan
menggunakan sistem pemrosesan penyelidikan.
Bagan alir sistem digunakan untuk menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA.
Setiap bab proses bisnis (Bab 12-16) menggunakan bagan alir sistem untuk memberikan
tinjuan mengenai cara setiap proses bisnis bekerja.

bagan altr program

Mengilustrasikan urutan operasi


togis yang dilakukan oleh
komputer dalam melakukan
program.

BAGAN ALIR PROGRAM


Bagan alir program (proawflowdjart) mengilustrasikan urutan operasi logjs vang dilakukan
oleh komputer dalam mengeksekusi program. Hubungan antarsistem dan program bagan alir
ditunjukkan dalam Figur 3-11. Bagan alir program rnenjelaskan logika khusus yang digunakan
untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem.

72
f | GU R 3 - 1 0
Bagian Satu

landasan Konseptual Sistem infoimasi Akuniansi

5jganAlirSisteinPefnrosesan
di S&S
penjuatafl

, TaiTrima
Terminal Penjualan

-;V frian'

Masukkan Data Penjualan

oibv0a
l
>5

IDaubif

'jPemaiw'

jT:rT.5s

: Sistem ;
Pemrosn
PemiiRtaan

Status
Akun
Pdanggan

Status
rAnaiisis

Persediaan

Bagan AHr Program

F I GU R 3- 11
Hubungan antara Bagan All:
Sistem dan Program

<-

Pmjualan

';"

m.-.'

Apelbanii

Bab 3

SfifernleMOokufncnysi

73

Diagram Proses Bisnis


Diagram Proses Bisnis (DPBBusiness Process Diagram) adalali cara visua] untuk menjelaskan
langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya, ada banyak
aktivitas dalam siklus pendapatan. Di antaranya adalah menerima pesanan, mengecek kredit
pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan pesanan
pelanggan. Seperti halnya, ada berbagai aktivitas yang terlibat dalam siklus pengeluaran, Di
antaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih pelanggan, dan mengunipulkan
pembayaran pelanggan. Semua aktivitas ini ditunjukkan pada DPB untuk memberikan
pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi dalam
proses bisnis.

diagram proses bisnis

LngkaMangkahSaS
berbedd dalam
bisnis.

Saat DPB dapat menjelaskan interaksi dalam entitas dan juga inleraksi antar-entitas, DPB
dalam buku teks tidak mendokumentasikan aktivitas yang dilakukan oleh pihak eksternal.
Oleh karena itu, DPB untuk siklus pendapaian hanya akan menjelaskan fungsi-fungsi yang
dilakukan oleh perusahaan penjual dan DPB untuk siklus pengeluaran hanya menggambarkan
aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan pembelian.
i
o

M..:

d
b

Mulai

'Mularitaupulaafrproisesw
-

Althir

; Akhir proses direpresentaslkanokhlingkarankedlbergaristebaj.:

'AfcSvitas'iialam
:
nig

:
-'

Arusjiat?u

"
1.

informasi anotasi .

Infonnasi yang dihinjukkap

yang rnembamu menjelaskan proses bisnis yang dir.iasukkan ke


dalam DPS dan, jika' dibutuhkaiv.panah yang tebal digambar dari peiijelan

simboi.
.

prose:: bisnis.
ini
Mengembangkan pemahaman
dengan mengobservasi
proses bisnis organisasi dan arus daca. mengobservasi dan
Mengi dent ifik asi

dan

. ,

"

memahami

mevi/awancarai mereka yang terlibat dalam proses bisnis,


membaca deskripsi naratif sistem, atau memasuksi sistem

m Proses Bisnis

karyawan dan departemen ber


beda yang terlibat dalam
proses bisnis. Kolom kedua me

aktivitas yang dilakukan oleh departemen atau karyawan

kanan dan at?s ke bawah.


5.

Memasukkan setiap proses

bisnis daiam diagram.

Tunjukkan setiap proses bisnis dimulai dan berakhir.

DPB tidak perlu untuk direvisi setiap kali teknologi yang

yang sesuai. Menuliskan deskripsi yang sesuai di dalam

seperti bagan allr, Anda tidak perlu menunjukkan dokumen


ketika dokumen menqallr melalui sistem atau menunjukkan
tempat dokumen itu disimpan.
Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan.
Seperti DAD, berbagai level detail dapat ditunjukkan. DPB
hanya dapat menunjukkan level aktivitas yang iebih tinggi
atau level aktivitas yang lebih tinggi tersebut dapat dlpecah
ke dalam subaktivitas-subaktivis yang menunjukkan
secara lebih mendetail. Jika DPBdigambarkan secara lebih
mendetail, mudah untuk mengevaluasi apakah tugastugas dipisahkan secara sesuai dengan menguji tugas yang
dilakukan dalam setiap baris.
4.

Pedoman untuk Mempersiapkan Diagr

DAD, DPB menggambarkan apa yang terjadi, tetapi ttdak


memerinci bagaimana itu terjadi (contohnya dengan
teknologi apa) aktivitas proses terjadi. Oleh karena itu,
digunaran untuk menyelesaikan aktivitas berubah. Tidak

3.

FOKUS 3-3

yang terindikasi. DPB menggambarkan langkah-langkah


besar dalam proses secara berurutan, membaca dari kiri ke

dokumen, arus data, dan prosedur pengolahan data.


Mengabaikan komponen-koniponen tertentu. Seperti

a beberapa simbol yang ber


eda yang dapat digunakan

nunjukkan aktivitas yang


dilakukan oleh karyavt/an yang ditunjukkan dalcm kolom
pertama. Setiap baris, menqacu sebaga: 'swim /one" berisi

transaksi. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi


bisnis, dan pihak eksternal. Mengidentifikasi proses bisnis,
2.

.r...

oleh suah wajik. fjetasan


-.li: v '
.VfV.'

fr.V/
iHi

I';

Afus I.

up membuat standar
untuk menggambai DPB. A

persi yrigsisina tuiu|. Peojejasan

;.4-;
aktiyitjisditempn
,
,

Ke}rtitusati'

..

Business Process Modeling In


tiative Notation W orking Gr

Mengelota bagan aitr. DPB biasanya terdiri dari due


kolom dan sebanyak mungkin garis yang diperlukan
untuk menjelaskan proses. Kolom pertama menunjukkan

74

Bagian Satu

Landasan nonsexual Sistetn Informasi Akumansi

Menunjukkan setiap aktivitas dalam proses bisnis yang


terjadi dan dalam baris yang sesuai, menggunakan simbol
setiap simbol; sebagian beiar deskripsi aktivitas akan
dimulai dengan kata kerja tindakan (membuat pesanan,
mengirimkan barang. dil.) Tambahkan informasi anotasi
yang sesuai untuk membuat diagram lebih dapat dipahami.
Gunakan kepala panah pada semua garis arus data untuk
menunjukkan arah arus.
6. Menggambar sketsa kasar DPB. Perhatikanlah konten
yang ada dengan membuat gambar yang sempurna.
Seberap= sistem dapat dibuat menjadi diagram dalam
sebuah draf. Meninjaunya dengan orang yang mengenai
sistem. Menyempurnakan DPB yang dibutuhkan hingga
proses bisnis digambarkan secara akurat dan diagram Japat
dipah?mi dengan mudah.
7. Menggambar salinan final DPB. Tempatkan nama DPB,
tanggal dan nama orang yang mempersiapkan pada setiap
halaman.

dalan'' menggambar DPB. Buku ini hanya menggunakan seperangkat simbol terbatas, yang
ditunjukkan pada Figur 3-12, untuk menghasilkan DPB yang mudah dibuat dan dipahami.
Pedoman umum untuk raempersiapkan pedoman proses bisnis yang baik disajikan
dalain Fokus 3-3. Dalam buku ini, dasar pada DPB lebih sedikit pada memaluhi aluran yang
mengatur persiapan dan lebih banyak pada mengomunikasikan aklivitas dengan jelas yang
terlibat dalam proses bisnis yang digambarkan.

FIGUR 3-12
Simbol Diagram Proses Bisnis

FIGUR 3-13

Diagfam Proses Bisnis Pemrosesan Penggajian di S&S

Bab 3

Sistein leknik Dokumentasi

Ashton mempersiapkan DPB dalam Figur 3-13 un tu k mendokumentasikan pemrosesan


penggajian p ad a S&S bcrdasarkan pada narasi yang ada dalam Tabel 3-1. Anda dapat
mcmpraktikkan membuat DPB dcngan menggambar salah satu problem komprehensif, yang
disebut Accuflow Cash Dishursemetus Process, pada akhir konten bab. Anda kemudian dapat
m embandingkan diagram Anda pada solusi pada setiap akhir bab. Anda juga dapat membaca
detail penjelasan mengenai cara solusi dipersiapkan.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus


Ashton mempersiapkan DAD (Figur 3-6 dan 3-7), bagan alir (Figur 3-9), dan DPB (Figur 3-13)
dari sistem pemrosesan penggajian S&S untuk m endokum entasikan dan menjelaskan operasi
sistem yang sudah ada. la senang melihat Susan dan Scott dapat menangkap esensi sistem dari
pendokumentasian ini. DAD menunjukkan arus data logis, dan bagan alir mengilustrasikan
dimensi fisik sistem, dan DPB menunjukkan aktivitas-aktivitas pada setiap proses bisnis.
Susan dan Scott setuju bahwa Ashton sebaiknya mendokumentasikan sisa sistemnya.
Pendokumentasian akan membantu mereka sem ua m e m a h a m i sistem saat ini. Itu juga akan
m em bantu Ashton dan konsultan mendesain sistem yang baru. Faktanya, pendokumentasian

p
enggaj
ian tel
ah me
mbant
u mere
ka m'
ngid
entifik
asi be
berapa
peruba
han ke
cil yan
g mere
ka

inginkan untuk dibuat dalam sistem mereka. Dengan m en ggunakan Figur 3-9, Susan sekarang
m en gerti mengapa petugas penggajian sering kali ha rus m em injam satu-satunya saUnan
laporan penggajian yang dipersiapkan. la m e r e kom en da s i ka n salinan kedua dibuat dan
disimpan dalam departemen penggaji'an. Susan juga mem pertanyakan praktik menyimpan
semua catatan penggajian pada satu file penggajian. Untuk mcnjaga agar file tidak menjadi
berat, ia merekomendasikan file tersebut dibagi ke daiam tigz file: data karyawan personal,

'

pendokum entasian periode pembayaran, dan data pajak penggajian. Dis!;usi dengan petugas
penggajian memverifikasi pendekatan ini dan membuat pemrosesan penggajian menjadi lebih
m u d a h dan lebih efisien.
Selama beberapa niinggu ke depan, Ashton m endokum entasikan sisa proses bisnisnya.
Proses ini m e m b a n t u n y a mengidentifikasi ketida ke f 'sien an
dibutuhkan. Ia juga m enemukan bahwa beberapa sistem do kum en
memadai. Selain itu, ia mendapatkan beberapa ide mengenai sistem
m em ba nt un ya merancang kembali proses bisnis di S&S. Dengan

dan laporan yang tidak


tidak dikendaiikan secara
yang terotomatisasi dapat
mengganti usalia manusia

menggunakan teknologi, proses dan prosedur lama dapat dihilangkan untuk membuat sistem
menjadi lebih efektif.
Ketika Ashton menyelesaikan analisis dan pendo kum enta sian dari sistem yang sedang
di gunakan saat ini, Scott dan Susan m emintanya u n t u k melanjutkan pekerjaannya terkait
pendesainan sistem yang baru. Untuk melakukannya, Ashton harus m emahami kebutuhan
informasi dari berbagai karyawan dalam perusahaan secara mendalam. Kemudian, ia dapat
mendesain sistem baru menggunakan alat-alat yang dijelaskan dalam bab ini. Pengembangan
sistem dibahas pada Bab 2-22.

76

Sagian Satu landasan Konseptual Sistem Inioimasi Akuntmi

arus data (dataflow)


bagan alir {flowchart)
bagan alir dokumen
(documentflowchart)
bagan alir pengendalian
internal (internal control
flowchart)
bagan alir program
(program flowchart)
bagan alir sistem (system
flowchart)

deskripsi naratif (narrative


description)
diagram arus data (DAD
data flow diagram)
diagram konteks (context
diagram)
diagram proses bisnis
(DPBbusiness process
diagram)
dokumentasi
(documentation)

SIA dalam Aksi

1.

2.

5.

3.
6.

4.

pcnyimpanan data (data


store)
proses (process)
sumber data (data source)
tujuan data (data
destination)

75

DAD adalah rcpresentasi dari...


a. operasi logis yang dilakukan
oleh program komputer.
b. arus data dalam organisasi.
c. aturan keputusan daJam pro

b.

Bagan alir dokumen menekankan pada arus dokumen atau catatan yang berisi
data.
c. DAD membantu menyampaikan waktu kejadian.
d. Jawaban a dan b salah.
DAD terdiri dari empat elemen dasar ini: sumber dan tujuan data, arus data, proses
gram komputer.
transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing direpresentasikan oleh DAD
d. konfigurasi perangkat keras berdasarkan simbol
yang berbeda.
komputer.
a. Benar.
Metodc dokumentasi seperti DA b. Saiah.
D, DPB, dan bagaii alr menghem Semua pedoman di bawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD KECUALI:
a. Nama proses sebaiknya meliputi kata kerja seperti memperbarui, mengedit,
al banyak waktu dan
menambah
nilai
uang,
'oagi orga
mempersiapkan, dan mencatat.
b. Memastikan nama menjeiaskan semua data atau keseluruhan proses.
nisasi.
a. Benar.
c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting.
b. Salah.
d. Memilih nama yang aktif dan deskriptif.
Manakah pernyataan yang SALA
Kemampuan pendokumentasian yang dibutuhkan oleh akunian bervariasi sesuai dengan
H di bavvah ini?
fungsi pekerjaan mereka. Namun, di antara pilihan di bawah ini, mana yang sebaiknya
a. Bagan alir menibuat penggu dapat mereka lakukan?
a. Membaca pendokumentasian untuk menentukan cara sistem bekerja.
naan banyak simbol.
Bab 3

Sistein Mnik Dokutneniasi

b.

Mengkritik dan mengoreksi pendokumentasian yang dipersiapkan oleh orang


lain.
c. Mempersiapkan pendokumentasian untuk "sistem informasi yang baru
dikembangkan.
d.
7.

Mengajari yang lain cara untuk mempersiapkan pendokumentasian.


Manakah pernyataan di bawah ini yang SALAH?
a. Bagan aiir adalah lekjiik analitis yang digunakan untuk menjelaskan beberapa
aspek sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
b.

Bagan aiir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran


arus dokumen dan data melalui sistem.
c. Bagan aiir madah untuk dipersiapkan dan direvisi ketika pembuat memanfaatkan

8.

paket perangkat lunak bagan aiir.


d. Bagan aiir sistem adalah representasi naratif sistem informasi.
Manakah bagan aiir di bawah ini yang mengilustrasikan arus data di antara area-area
pertanggungjawaban dalam organisasi?
a. Bagan aiir program.
b.

Tabel konfigurasi komputer.


c. Bagan aiir sistem.
d. Bagan aiir dokumen.
9.

Semua yang ada di bawah ini adalah pedoi;.an yang direkomendasikan untuk membuat
bagan aiir dapat dibaca lebih jelas, konsisten, dan dapat dipahami, KECUALI;
a. Membagi bagan aiir dokumen ke dalaj"a kolom-kolom dengan label.
b. Membuat bagan aiir semua arus data, khususnya prosedur pengecualian dan
kesalahan rutin.
c. Mendesain bagan aiir sehingga proses niengalir dari atas ke bawah dan dari kiri
ke kanan.
d. Menunjukkan disposisi fmal dari semua dokumen untuk mencegah adanya

10.

kelonggaran yang membingungkan pembaca.


Bagaimana sumber dan tujuan data direpresentasikan dalam diagram arus data?
a. Sebagai persegi.
b.

Sebagai panah melengkung.


c. Sebagai lingkaran.
d. Sebagai dua garis paralel.
e. Tidak ada yang benar.

R
S
H
K
M
E
N

SoftData, sebuah vendor, mengirimkan faktur kepada Accuflow untuk alat pendukung
penyimpanan data. Faktur dikirim secara langsung ke Megan Waters, petugas utang, yang secara
manual mencatat faktur dalam buku besar pembantu utang. Setelah faktur dicatat, kemudian
diteruskan ke Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, untuk pemrosesan, San mempersiapkan
cek untuk membayar faktur dan mengirimkan cek dan faktur ke John Sterling, bendahara
perusahaan. John menerima dan menandatangani cek dan membatalkan faktur. John kemudian
mengirimkan cek ke SoftData dan mengembalikan faktur yang dibatalkan ke Stan untuk
dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan diarsipkan. Sekali seminggu, Megan secara manual
memasukkan pengeluaran uari jurnal pengeluaran kas ke buku besar pembantu utang.
iandasan Konseptual Sistem Inloiniasi Akuniafiii

Bagian Satu

OiMlNTA
Persiapkan bagan alir dokumen, DPB, diagram konteks, diagram arus data level 0 dan DAD
level 1 unluk proses pengeluaran kas Accuflow! Untuk memaksimalkaii pembelajaran dari
permasalahan ini, lakukanlah yang terbaik untuk menyelesaikannya sebelum melihat solusi
pada akhir bab ini!

PERTANYAAN DISkUSI
3.1

3.2

3.3
3.4

Mentifikasikan elemen-elemen DAD pada narasi berikut ini: pelanggan membeli


beberapa barang dari toko bahan makanan lokal. Jill, petugas penjuaian, memasukkan
transaksi dalam register kas dan mengambil uang pelanggan. Pada saat penutupan,
Jill memberikan kas Jan pita register kepada manajernya.
Apakah Anda setuju dengan pernyataan di bawah ini: "Apakah salah satu prosedur
pendokumentasian sistem dapat digunakan untuk mendokumentasikan sistem
tertentu secara memadai?" Jelaskan!
Bandingkan pedoman untuk mempersiapkan bagan alir, DPB, dan DAD! Apa prinsip
dan batasan umum untuk semua tekjiik pendokumentasian tersebut?
Seorang teman sekelas meminta Anda untuk menjelaskan konvensi bagan alir
menggunukan contoh riil. Gambarkan simbol bagan alir utama dari memori, tempatkan
ke dalam satu dari empat kategori: inputhutput, pemrosesan, penyimpanan, serta arus
dan Iain-lain! Untuk setiap simbol, sarankan beberapa penggunaan!

3.1

Persiapkan segmen bagan alir untuk setiap operasi berikut ini!


a. Pemrosesan transaksi disimpan dalam media berurutan seperti pita magnetis
untuk memperbarui file induk yang disimpan dalam pita magnetis.
b.

Pemrosesan transaksi disimpan dalam pita magnetis untuk memperbarui


database.
c. Meneliti database dan mencetak hasil penelitian.
d. Menggunakan terminal untuk memasukkan data dokumen sumber berbasis
kertas dan mengirimkannya ke lokasi tersembunyi tempat komputer perusahaan
memperbarui database.
e. Menggunakan terminal untuk meneliti database penjuaian pelanggan.
f. Backup otomatis yc .ig terjadwal dari suatu database ke hard drive eksternal.
g. Menggunakan terminal untuk memasukkan jam kerja karyawan yang dicatat
dalam kartu waktu untuk memperbarui file transaksi penggajian dan data upah
h.

vendor.
Membuat reservasi pesawat terbang menggunakan komputer rumah.
Karyawan Dewey Construction Company memasukkan pekerjaan yang mereka lakukan
pada tiket waktu kerja. Sebagian besar tempat konstruksi memiliki terminal input data
i.

3.2

dalam file induk penggajian.


Menggunakan terminal untuk mengakses daftar harga dalam database penjuaian
untuk melengkapi pesanan pelanggan. Salinan elektronik pesanan pembelian
dikirim ke vndor dan saJinan backup d'cetak dan diajukan berdasarkan nama

77

yang digunakan oleh karyawan untuk memasukkan waktu mereka dalam memulai dan
berhenti bekerja dan kode pekerjaan yang merepresentasikan proyek tempat mereka
Bab 3

Sislem leknik Dolumentasi

bekerja. Setiap malain data tiket waktu kerja untuk had itu dikirim secara elektronik ke
kantor piisat perusahaan tempat data tersebut disimpan hingga penggajian diproses.
Beberapa lokasi konstruksi sangat terpencil dan karyawan tetap mengisi tiKet
waktu kerja. Tiket-tiket ini dikirimkan dengan cepat secara mingguan ke kantor pusat
perusahaan tempat tiket-tiket tersebut diteliti dan diproses.
Penggajian diproses setiap minggu. Kartu jam kerja digunakan untuk memperbarui
databese penggajian dan juga database barang dalam proses. Oleh karena semua
karyawan bekerja secara elektronik, tidak ada cekyang dicetak; tetapi sislem penggajian
mendepositkan pembayaran bersih dalam akun bank karyawan. Pembayaran dibuat
untuk badan pemerintah dan perusahaan yang menangani kontribusi karyawan dan
.rencana karyawan 40IK. Semua pengeluaran diikuti oleh laporan yang meringkas
pengeluaran. Sistem juga menghasilkan potongan data pembayaran yang disimpan
dalamfile transaksi penggajian yang dapat diakses melalui Internet. Laporan ringkasan
penggajian dibuat dan dikirimkan ke supervisor penggajian.

DIMINTA:
a.. Persiapkan bagan alir sistem untuk pemrosesan penggajian Dewey Construction
Company!
b. Persiapkan DPB untuk pemrosesan penggajian Dewey Construction Company!
Pada ANGIC Insurance Company dimulai pemrosesan klaim kerelakaan ketika
departemen klaim menerima pemberitahuan kerugian dari orang yang mengkJaim.
Departemen kiaim mempersiapkan dan mengirimkan empat salinan formulir buktikerugian yang mengharuskan pengklaim untuk menielaskan penyebab, jumlah, dan

aspek lain kerugian secara detail. Departemen klaim juga memulai catatan klaim,
yang dikirim dengan pemberitahuan ke departemen pengolahan data> yang diajukan
berdasarkan nomor klaim.
Pengklaim harus mengisi formulir tersebut dengan bantuan penilai kerugian. Penilai
harus menyetujui estimasi jumlah kerugian pengklaim. Pengklaim dan penilai masingmasing menyimpan satu salinan formulir tersebut. Penilai mengarsipkan salinannya
berdasarkan nomor. Penilai mengirim dua salinan perlama ke departemen klaim.
Secara terpisah, penilai mengajukan laporan ke departemen klaim, mengonfirmasikan
estimasi foripulir bukti kerugian pengklaim.
Departemen klaim mengotorisasi pembayaran ke pengklaim, meneruskan salinan
formulir bukti kerugian ke pengolahan data, dan mengarsipkan formulir bukti kerugian
dan laporan penilai menurut abjad. Departemen pengolahan data mempersiapkan
catatan pembayaran dan mempersiapkan daftar pengeluaran kas, yang diteruskan ke
departemen akuntansi tempatnya akan diperiksa.

DIMINTA.
a.

Persiapkan bagan alir dokumen untuk merefleksikan proses klaim kecelakaan


ANGIC Insurance Company!

b.

Persiapkan DPB untuk merefleksikan bagaimana ANGIC Insurance Company


memproses klaim kecelakaannya!
Beccan Company adalah diier ban diskon yang mengoperasikan 25 toko retail di area
metropolitan yang besar. Perusahaan membeli semua ban dan perlengkapan terkait
menggunakan departemen pembelian pusat perusahaan untukmengoptimalkar diskon
kuantitas. Ban dan perlengkapan diterima pada gudang pusat dan didistribusikan
ke toko retail saat dibutuhkan. Sistem persediaan perpetual pada fasilitas pusat
menyimpan catatan persediaan terbaru, membuat titik pemesanan kembali, dan
Sagian Satu

landasan Konsepiual Sistem informas! Akuniansi

kuanlitas pesanan optimal untuk setiap jeiiis dan ukuran ban serta perlengkapan
lainnya. Beccan memiliki sistem komputer state of the art dan menggunakan lima
dokumen berikut ini daiam sistem pengendalian persediaannya.

Daftar permintaan toko retail. Toko retail secara elektronik mengajukan daftar
permintaan kembali toko retail pada gudang pusat ketika mereka membutuhkan
ban atau perlengkapan. Petugas pngiriman gudang mengisi pesanan dari
persediaan dan mengotorisasi pengiriman ke toko.
Daftar permintaan pembeiian. Sistem memberitahukan petugas pengendalian
persediaan ketika kuantitas yang ada di tangan untuk barang yang disimpan
di gudang pusat ada di bawah titik pemesanan kembali dan mempersiapkan
permintaan pembeiian. Petugas pengendalian persediaan menilai permintaan
tersebut, menyetujuinya, dan meneruskannya ke departemen pembeiian.
Pesanan pembeiian. Sistem menggunakan data dalam permintaan pembeiian
untuk mempersiapkan pesanan pembeiian dan secara tentatif memilih vendor
berdasarkan pada kriteria tertentu yang dibangun dalam sistem seperti harga
dan ketersf diaan. Agen pembeiian menilai pesanan atau pemilihan vendor sesuai
dengan yang dibutuhkan, menyetujuinya, dan mengirimkan e-mail ke vendor.
Salinan pesanan pembeiian dikirim ke utang.
Laporan penerimuan. Untuk setiap pesanan pembeiian, sistem mempersiapkan
laporan penerimaan yang menunjukkan barang yang dipesan, tetapi bukan
kuantitas yang dipesan. Ketika barang tiba, petugas penerimaan memasukkan
tanggal mereka tiba dan kuantitas setiap barang yang diterima. Lapoian
penerimaan yang lengkap dikirim ke utang.
Faktun Vendor mengirimi Beccan faktur elektronik yang menunjukkan barang
yang dikirim, harga, dan jumlah total utang.

Departemen berikut ini terlibat dalam sistem pengendalian persediaan hJeccan.

Toko i-etail. Setiap loko menghitung persediannya setiap akhir kuartal dan
merekonsiliasinya dengan database perusahaan. Pada setiap minggu, setiap toko
meninjau persediaannya untuk menentukan permintaan apa dari gudang pusat.
Ketika toko kehabisan persediaan, atau persediaannya menipis, ia dapat mengirim
pesanan segera ke gudang.
Departemen pengendalian persediaan. Tanggung jawab untuk menyimpan
semua catatan persediaan perpetual, termasuk kuantitas dalam persediaan, titik
pemesanan kembali, kuantitas pesanan optimal, dan kuantitas pesanan untuk
setiap barang yang disimpan.
Departemen gudang. Menyimpan persediaan fisik semua barang yang disimpan
dalam penyimpanan. Semua pesanan dari vendor diterima (petugas penerimaan)
dan semua distribusi ke toko retail dipenuiii (petugas pengiriman) pada
departemen ini.
Departemen pembeiian. Menempatkan semua pesanan yang dibutuhkan
perusahaan.
Departemen utang. Menyimpan semua dokumen terbuka untuk vendor dan
kreditur lain. Bagian utang memeriksa dan merekonsiliasi faktur vendor, pesanan
pembeiian, dan laporan penerimaan. Beberapa perbedaan dijelaskan dan faktur
vendor akan dibayar dalam 10 hari saat penerimaan barang dengan mentransfer
jumlah berdasarkan akun bank secara elektronik
Bab 3

efn Tebiik Dokumenusi

DIMINTA
a.
3.5

Persiapkan DPB yang mendokumentasikaaproses bisnis Beccan! {Diadaptasi dari


Ujian CM A)

Sebagai auditor internal u n t u k No-Wear Products, Anda telah diminta untuk


inendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian perusahaan. Berdasarkan nada
pendokumentasian Anda, No-Wear mengharapkan untuk mengembangkan rencana
merevisi sistem saat ini untuk mengeliminasi penundaan yang tidak diharapkan dalam
pemrosesan cek pembayaran. Petugas kepala penggajian menjelaskan sistem berikut ini.
Sistem pemrosesan penggajian pada No-Wear Products cukup sederhana.

Data waklu dicatat dalam setiap departe men menggunakan kartu waktu
dan jam. Namun, ini menyebalkan ketika orang tidak mengeiuarkan kartu
pada malam hari, dan kita harus mencatat waktu dengan tangan kite
sendiri. Pada akhir setiap periode, petugas penggajian kami memasuklcan data
kartu waktu ke dalam file penggajian untuk pemrosesan. Petugas kami cukup
waktu

baguswalaupun saya liarus mengoreksi sendiri ketika mereka mengacaukan


entri data.
Sebelum file penggajian diproses untuk periode saat ini, departe men
sumber daya manusia mengirimkan perubahan personel kenada kami, seperti

r
m

peningkatan tarif pembayaran dan karyav/an baru. Petugas kami memasukkan


data ke d z l a m f i k penggajian. Biasanya, ketika salah dikembalikan kepada kami,

hal ini dikarenakan sumber daya manusia dicatat pada tarif pembayaran yang
salah atau karyawan telah pergi dan departemen lupa untuk memindahkan

catatan.
Data diproses dan cek pembayaran karywan individual dibuat. Beberapa
laporan dibuat untuk manajemenwalaupun saya tidak tahu apa yang meieka

lakukan. Selain itu, pemerintah mensyaratkan laporan potongan federal dan


negara bagian untuk tujuan pajak. Baru-baru ini, sistem membuat laporanlaporan ini iccara otomatis, yang dinilai baik.

DIMINTA

3.6

&

a.

Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem


pemrosesan penggajian pada No-Wear Products!

b.

Persiapkan dokumen bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan


penggajian pada No-Wear Products!

Ashton Fleming telah memutuskan untuk mendokumentasikan dan menganalisis proses


utang di S&S, sehingga transisi untuk sistem terkomputerisasi akan lebih mudah. la
juga mengharapkan untuk meningkatkan beberapa kelemahan yang ia temukan dalam

sistem. Dalam narasi berikut ini, Ashton menjelaskan apa yang terjadi di S&S.
Sebelum S&S me mb a ya r faktur vendor, faktur harus dicocokkan melalui
pesanan pe mbeh an yang digunakan untuk memesan barang dan laporan
peneri maan yang dipersiapkan oleh departemen penerimaan. Oleh karena

r
a

ketiga dokumen ini memasukkan departemen utang pada waktu yang berbeda,
file alfabetis yang terpisah disimpan untuk setiap jenis dokumen. Pesanan
pe mb el i an diteruskan dari pembelian dan disimpan dalam file pesanan

pembelian. Laporan peneri maan disimpan dalam file laporan penerimaan.


Ketika faktur vendor diterima, petugas utang mencatat juml ah jatuh tempo di
file utang, dan mengarsipkan faktur dalam file faktur vendor.

y
u

81

Sagian Satu

lindasdn t;oflse;Hual Sislem Inlofmasi Akununsi


petugas utang mengambil faktur vendor, melampirkan pesaiian pembelian dan
iaporan penerimaan, dan mcneruskan dokumen yang dicocokkan ke Ashton
Fleming.
Ashton

memeriksa

dokumen untuk memastikannya Icngkap,


cek
dua
mempersiapkan
bagian, meneruskan scmua dokumen ke Susan, dan
mencatat cek dalam jurnal pengeluaran kas.
Susan meninjau do ku men un tu k memastikan baiiwa ilu merupakan
pemba yaran yang valid dan menandatangani cek. la meneruskan cek ke
vendor dan mengembalikan do kumen dan salinan cek ke petugas utang.
Petugas mengarsipkan dokumen secara abjad dalam file faktur yang dibayar.
Pada a khir sctiap buian, petugas utang menggunakan b u ku besar utang
untuk mempersiapkan Iaporan utang yang diteruskan ke Susan, Setelah ia
menyelesaikan Iaporan, Susan mengarsipkanny? sccara kronologis.

DIMINTA
a.

Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem


utang diS&S!

b. Persiapkan doku me n bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan


utang di S&S!
3.7

Ashton Fleming meminta Anda untuK mendokumentasikan sistem penerimaan kas di


S&S. Berikut narasi Ashton alas sistem:
Pembayaran pelanggan meliputi kas yang diterima pada saat pembelian dan
pemba yaran yang diteriiiia dalam surat. Ketika hs**! berakhir, bendahara
mengambil semua cek dan mempersiapkan slip setoran untuk cek dan kas.
Petugas mendepositokan cek, kas, dan slip setoran pada bank lokal setiap
hari.
Ketika cek diterima sebagai pembayaran untuk jatuh tempo akun, slip
pengiriman uang termasuk dengan pembayaran. Benda'nara mengirim ini ke
piutang. Slip penerimaan digunakan untuk memperbarui file piutang pada
akhir hari. Slip pengiriman uang disimpan dalamyang diatur berdasarkan
tanggal.
Setiap minggu, piutang membuat Iaporan penerimaan kas dan saldo umur
piutang menggunakan buku besar piutang. Laporan penerimaan kas dikirim
ke Scott atau Susan dan salah satu memeriksanya. Salinan saldo u mu r piutang
dikirim ke departemen kredit dan pengumpulan tempatnya diperiksa.

DIMINTA
a. Kembangkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk sistem penerimaan kas di
S&S!
b. Persiapkan bagan alir d o ku m e n untuk sistem penerimaan kas di S&S!
3.3

c. Persiapkan diagram prosec bisnis untuk sistem penerimaan kas di S&S!


Perusahaan pe mesanan melalui pos produk perawatan tubuh dan kulit beriklan di
majalah. Pelanggan majalah m e mb u a t sebagian besar pesanan dengan mengisi
dan mengirim kupon secara langsung ke perusahaan. Perusahaan juga mengambil
pesanan melalui telepon, menjawab pertanyaan mengenai produk, dan menangani
pemba yaran dan pembatalan pesanan. Produk yang telah dipesan dikirim secara
langsung ke pelanggan atau kc kantor regional perusahaan yang menangani distribusi
yang diminta. Perusahaan memiliki tiga file data dasar, yang berisi informasi surat
pelanggan, informasi persediaan produk, dan informasi penagihan berdasarkan pada
no mor faktur. Selama beberapa tahun ke depan, perusahaan mengharapkan untuk

Bab 3

SiJtemleknikOokumeniasi

menjadi perusahaan dengan kcuntungan jutaan dolar. Menyadari kebutuhan untuk


melakukan komputerisasi pada banyak pesanan yang datang, perusahaan meniulai
proses lersebut dengan menelepon Anda.

OlMINTA
G a mb a rk a n
3.9

diagram ko n t ek s dan setidakn ya

dua level D AD

untuk operasi

sebelumnya!
Kampus iokal mensyaratkan setiap mahasiswa mengisi formulir registrasi online. Sistem
mengecek subsistem piutang untuk meyakinkan bahwa tidak ada biaya yang terutang.
Selanjutnya, untuk setiap kuUah, sistem mengecek transkrip mahasiswa untuk
memastikan bahwa ia telah nienyelesaikan persyaratan kuliah. Kemudian, sistem
mengecek ketersediaan kelas dan jika ada ruang yang menambah jumlaii mahasiswa
Jaminan Sosial ke daftar kelas.
Laporan yang kembali ke mahasiswa menunjukkan hasil pemrosesan registrasi:
Jika mahasiswa berutang biaya, tagihan dikirim dan registrasi ditolak. Jika persyaratan
mata kuliah tidak dipenuhi, mahasiswa diberitahukan dan bahwa kuliah tersebut tidak
teregistrasi. Jika kelasnya penuh, mahasiswa me mint a untuk dijadikan ''course closed".
Jika mahasiswa diterima dalam kelas, kemudian waktu, hari, dan ruang ditunjukkan
di samping noi aor kuliah. Biaya mahasiswa dan total biaya kuliah dihitung dan
ditunjukkan dalam laporan. Data biaya mahsis\v a dimasukkan ke dalam subsistem
piutang. Ketika registrasi selesai, laporan pendaftaran mata kuliah dipersiapkan untuk
instruktur.

DIMINTA

3.10

a. Pcrsiapkan diagram konteks dan paling sedikit dua level DAD untuk proses ini!
b. Persiapkan bagan alir untuk mendokumentasikan proses ini!
Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk setiap situasi berikut ini!
a. Mempersiapkan dan mengajukan pengembalian pajak dengan pajak terutang
kepada Internal Revenue Service.
b. Pelanggan membayar faktur dengan cek. Piutang diperbarui untuk meretleksikan
pembayaran. Cek tersebut dicatat dan disetorkan ke bank.
Pelanggan menempatkan pesanan online untuk membeli barang dagangan. Pesanan
diterima, diisi, dan dikirim ke pelanggan dengan faktur.
d. Permintaan persedia an diterima oleh d e p a r t e m e n pembelian. Departemen
c.

pembelian mempersiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian ke vendor yang


sesuaL
e. Faktur vendor diterima, diperiksa, dan dibandingkan dengan pesanan pembelian

3.11

yang sesnai. kemudian dibayar dan diajukan.


t. Bill o f lading untuk m e m e s a n persediaan diterima dari vendor, dicatat, dicek
dengan pesanan pembelian yang sesuai, dan kemudian diajukan.
Melanie melakukan studi pada berbagai rencana penurunan berat badan d?n kebutuhan
untuk menentukan status berat badan individual dengan menghitung indcks massa
tubuh. Untuk men gh i tun g indeks massa tubuh, tinggi harus diukur dalam meter
dan berat diukur dalam kilogram. Indeks dihitung dengan membagi berat badan
seseorang dengan tingginya. Hasilnya kemudian dibandingkun untuk skala berikut ini

na menentukan status berat seseorang: Di bawah 18,5 = kekurangan berat badan;


18,5-24,5 = berat badan normal; di atas 25 = kelebihan berat badan. Lima ratus orang
setuju untuk berpartisipasi dalam studi Melanie. Dengan begitu banyak perhilungan
untuk dilakuk?n, ia menginginkan sebuah program komputer yang akan melakukan

83

n
84

Bagian Satu

landasan Konsepluai Sistem Informasi Akuntansl

perhitungan ini untuknya. la memutuskan untuk mempersiapkan bagan alir guna


membantunya mendesain program komputer.
DIMINTA
Persiapkan bagan alir program untuk membantu Melanie memprogram proses ini!
3.12 Pasangkan segmen DAD atau bagan alir di kolom sebelah kanan dengan deskripsi
yang sesuai di kolom sebelah kiri!
DAD
1. Laporan dipersiapkan dan A.
dikirim ke pelanggan dari
data dalam penyimpanan
data piutang.
2.

3.

Vendor mengirimkan faktur


penjualan ke proses utang.

Proses peneriinaan kas


memperbarui penyimpanan
data penerimaan kas.

BAGAN ALiR
4.

Pengecekan bagian 2 secara

D.

manual dipersiapkan dari


data pada faktiu vendor.

5.

Sistem mempersiapkan cek


yang dikirimkan ke pelanggan.

6.

Laporan dipersiapkan dari data yang


disimpan dalam pita magnetis.

7.

Data penagihan dimasukkan ke dalam


sistem dari terminal dan digunakan

q.

untuk memperbarui data pesanan


penjualan dan database pelanggan.

8.

Data dari faktur kertas yang


dibatalkan digunakan untuk

H.

memperbarui file pengeluaran kas.

9.

Sistem mempersiapkan daa


salinan pesanan penjualan, satu
salinan dikirimkan ke pelanggan

I.

E.

dan yang lain diarsipkan.

10. Laporan umur piutang


dipersiapkan dari/c induk

piutang dan file induk


penerimaan kas.

86
8agian Satu

3.13.

Landasan Konsepiual Sislem InlornwsiAkuniansi

hMflitiFakiuf
Joih*,
Lakukan replikasi bagan aJir berikut ini dalam
Visio, Microsoft
llanWord, Microsoft Exce',
.nggaii
alau paket perangkat lunak pendokumentasian lainnya!
-i'..--,-. -
Laporan
fiingkaun;

" rjfctur- , tjualfi

AKefelanggan

3.14

KASUS3-1

Lakukan replikasi DAD berikut in.' dalam Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel,
atau beberapa paket pendokumentasian perangkat lunak lainnya!
Bab 3 SislenileknikDokumenlasi

Dub 5

Anda adalah seorang analis untuk Wee Willie Williains Widget


Woiis (juga dikenal sebagai Dub 5). Dub 5 telaii meiighasilkaii
koniponen keyboard komputer selama lebih dari 20 tahun
dan baru-baru ini menandatangani kontrak eksklusif 10
iahun uiituk menyediakan keyboard bagi komputer personal
Dell dan HP. Sebagai analis sistem, Anda ditugaskan untuk
mendokumentasikan sistem pemrosesan pesanan Dub 5.
Pesanau pelanggan, yang semuanya merupakan
penjualan kredit, tiba melalui e-mail dan telepon. Ketika semua
pesanan diproses, sejumlah dokumen laiii dipersiapkan. Anda
membuat diagram proses keseluruhan dan dokumen yang
dihasilkan, seperti yang ditunjukkan pada diagram konteks
di bawah ini.
Berikut mi adalah dokuraen yang dihuat:
Pemrosesan pesanan membuat slip pengepakan, yang
digunakan untuk mengisi pesanan.
Faktur peiaiiggan dipersiapkan dan dikirim dengan
barang.

87

Ketika pesanan tidak diterima, pembatalan pesana

n
dikirimkan kepada pelanggan, menjelaskan mengap
a

pesanan tidak bisa diai"sipkan.


Pemberitahuan piutang, yang merupakan salman faktu

r
pelanggan, dikirim ke departemen akuniansi, sehingg
a
catatan piutang dapat diperbarui.
Setelah memeriks.-* catatan Anda, .nda menulis ringkasa
n
narasi berikut ini:
Ketika pesanan datang, petugas pemrosesan pesana
n
mengecekfile kredit pelanggan untuk mengonfirmasikan
persetujuan kredit dan memastikanjumlah kredit masih d
i

dalam bata:jan kredit lika salah satu dari kondisi ini tidak
terpenuhi pesanan dikirim ke departemen kredit. Jika

J.

pesanan memenuhi kedua kondisi, petugas pemrosesan


pesanan memasukkannya ke dalam sistem pada formulir
pesanan standar. Data dalam formulir digunakan untuk
memperbarui file pelanggan perusahaan (yang nama,
alamat, dan data lainnya disimpan), dan formulir
ditempatkan padafile pesanaji terbuka perusahaan.
Ketika departemen kredit menerima pesanan yang
ditolak, petugas kredit menentukan mengapa pesanan
tersebut ditolak. Jika batas kredit telah terlampaui,
pelanggan dibei itahukan bahwa barang akan dikirimkan
sesegera mungkin setelah Dub 5 menerima pembayaran.
Jika pelanggan belum menyetujui untuk kredit, aplikasi
kredit dikirim ke pelanggan beserta pemberitahuan
bahwa pesanan akan dikirimkan sesegera mungkin saat
persetujuan kredit diberikan.
Sebelum mempersiapkaji slip pengepakan, sistem
mengecek catatan persediaan untuk menentukan apakah
perusahaan memiliki produk yang dipesan. Jika barang
ada dalam stok, slip pengepakan dipersiapkan dan dikirim
ke gudang.
Setelah pemberitahuan barang yang dikirim telaii
diterima dari gudang, faktur pelanggan dipersiapkan.
Salinannya diarsipkan oleh departemen pemrosesan
pesanan, yang lain dikirim ke departemen akuntansi,
sehingga piutang dapat diperbarui Catatan ditempatkaji
dalam pelanggan menunjukkan bahwa faktur telah
dikirim.
Dari informasi y'angdisajikan, DAD Level 0 untuk pemrosesan
pesanan yang lengkap, DAD Level 1 guna proses tinjauan
kredit untuk Dub 5, dan DPB untuk pemrosesan pesanan.

88

6a|ian Satu

Undasan Konseptual Sistem Inlorinasi totlansi

SIA dalam Aksi Solusi

1.

DAD adalah representasi dari...


a. operasi logis yang dilakukan oleh program komputer (Saiah. Ini adalah deskripsi
bagan alir program).
b. arus data dalarii organisasi (Benar).
c.

aturan kepulusan dalam program komputer (Salah. DAD adalah representasi


grafis mengenai cara data berpindah melalui org?nisasi. Aturan kcputusan adalah
pernyataan spesifik objektif untuk program komputer).

d.
2.

3.

konfigurasi perangkat keras komputer. (Salah. Konfigurasi perangkat keras


komputer menunjukkan berbagai perangkat lunak yang cocok bersama).
Metode pendokumentasian seperti DAD, DPB, dan bagan alir menghemat banyak waktu

dan uang, menambah nilai bagi organisasi.


a. Benar (Benar. Gambar bernilai ribuan kata-kata: Banyak orang belajar lebih cepat
dengan mempelajari DAD, DPB, atau bagan alir sistem dibandingkan dengan
mcmbaca deskripsi naratifdari sistem yang sama).
b- Salah (Salah).
M.inakah pernyataari yang SALAH di bawah ini?
a. Bagan ahr membuat penggunaan banyak simbo! (Salah. Pernyataannya benar.
Lihat Figur 3-3 untuk ilustrasi banyak simbol yang digunakan dalam bagan alir).
b. Bagan alir dokumen menekankan pada arus dokumen atau catatan yang berisi
dala (Saiah. Pernyataannya benar. Alasannya disebut bagan alir dokumen adalah

p-

4.

5.

bahwa itu menunjukkan arus dokumen atau catatan yang berisi data).
DD membantu menyampaikan waktu kejadian (Benar. DAD menunjukkan
pergerakan data, telapi tidak waktu pergerakan).
d. Baik a dan b salah (Salah. Seperti yang dijelaskan di atas, a dan b adalah pernyataan
c.

yang benar).
DAD terdiri dari empat elemen dasar ini: sumber dan tujuan data, arus data, proses
transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing direpresentasikan oleh DAD
berdasarkan simbol yang berbeda.
a. Benar (Benar. Empat elemen DAD diilustrasikan pada Figur 3-1).
b. Salah (Salah).
Semua pedoman cli bawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD, KECUAl I:
a. Nama proses sebaiknya meliputi kata kerja seperti memperbarui, mengedit,
mempersiapkan, dan mencatat. (Salah. Kata kerja tindakan sebaiknya digunakan
untuk menamakan elemen data proses. Lihat komponen 11 pada Fokus 3-1).
b. Memastikan nama menjelaskan semua data atau keseluruhan proses. (Salah. Nama-

nama elemen data sebaiknya merefleksikan apa yang diketahui mengenai elemen.
Lihat Komponen 11 pada Fokus 3-1).
c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting. (Benar. Semua elemen data
sebaiknya diberi nama. dengan pengecualian arus data ke dalam penyimpanan
data, ketika ?\rus masuk dan keluar membuat penamaan penyimpanan data yang
berlebihar.. Lihat komponen 11 pada Fokus 3-1).
d. Memilih nama yang aktif dan deksriptif. (Salah. Nama deskriptix* dan aktif
sebaiknya digunakan dalam menamakan elemen data. Lihat komponen 11 pada
Fokus 3.1).
Bab 3

Sislem lelinik Dokumenlasi

Kemanipuan pendokumenlasian yang dibutuhkan akuntan bervariasi sesuai dengan


fungsi pekerjaan mereka. Namun, di anlara pilihan di bawah ini, mana yaijg sebaikiiya
dapat mereka lakukan?
a. Membaca pendokumentasian untuk menentukan cara sistem bekerja. (Benar.
Semua akuntan setidaknya dapat niembaca dan memahami pendokumentasian
sistem.)
b. Mengkritik dan mengoreksi pendokumentasian yang dipersiapkan oleh orang
lain. (Salah. Walaupun akuntan senior dapat mengkritik ddn memperbaiki
pendokumentasian yang dipersiapkan oleh akuntan junior, minimal semua
akuntan perlu untuk dapat membaca dan memahami pendokumentasian).
c

pendokumentasian untuk sistem informasi yang baru


dikembangkan. (Salah. Beberapa akuntan mungkin perlu mengembangkan
pendokumentasian pengendalian internal, tetapi pengembang dan analis sistem
secara normal mempersiapkan pendokumentasian sistem).

d.

Mengajari yang lain cara untuk mempersiapkan pendokumentasian. (Salah.


Sebagian besar akuntan tidak dapat diminta untuk mengajar kemampuan

Mempersiapkan

pendokumentasian).
Manakah pernyataan di bawah ini yang SALAH?
a. Bagan alir adalah teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek sistem
inform-isi dalam urutan yang jelas dan logis. (Salah. Ini adalah definisi bagan alir
sebelumnya dalam teks ini).
b. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran
arus dokumen dan data dalam sistem (Salah. Simbol yang digunakan untuk bagan
alir ditunjukkan pada Figur 3-8).
c. Bagan alir mudah untuk dipersiapkan dan direvisi ketika pcmbuat memanfaatkan
paket perangkat lunak bagan alir. (Salah. Ada sejumlah paket perangkat lunak
bagan alir yang bagus yang membuatnya mudah untuk digambar dan memodifikasi
bagan alir).
Ban alir sistem adalah representasi naratif sistem informasi. (Benar. Bagan alir
lebih berupa grafis dibandingkan representasi naratif sistem informasi).
Manakah bagan alir di bawah ini yang mengilustrasikan arus data di antara area-area

d,

pertanggungjawaban dalam organisasi?


a. Bagan alir program (Salah. Bagan alir program mendokumentasikan program
b.

komputer).
Tabel konfigurasi komputer (Salah. Tabel konfurasi komputer mengilustrasikan
cara perangkat keras komputer diatur dan dimiplementasikan).

c. Bagan alir sistem (Salah. Bagan alir sistem mengilustrasikan hubungan antara
input, proses, output sistem, tetapi bukan area pertanggungjawaban).
d. Bagan alir dokumen (Benar. Bagan alir dokumen menelusuri keberadaan dokumen
dari awal hiia akliir dan caranya adalah mengikuti area-area pertanggungjawaban
dalam organisasi.
Semua yang ada di bawah
adalah pedoman yang dirckomendasikan untuk membuat
in
alir
dibaca
lebih
bagan
dapat
jelas, konsisten, dan dapat dipahami, KECUALI:
a. Membagi bagan alir dokumen ke dalam koioin-kolom dengan label. (Salah.
Membagi bagan alir ke dalam kolom-kolom membantu membuatnya dapat dibaca,
jeks, konsisten, dan dapat dipahami).
b. Membuat bagan alir semua arus data, khususnya prosedur pengecualian dan
kesalahan rutin. (Benar. Termasuk semua prosedur pengecualian dan kesalahan
rutin bagan alir dan membuatnya sulit untuk dibaca dan dipahami),
Landan Konseplual Sistem Informasi Aliuntansi

Bagian Satu

c. Mendesain bagan alir, sehingga proses mengalir dari puncak ke bawah dan dari
kiri ke kanan. (Salah. Bagan alir sebaiknya dipersiapkan, sehingga mercka dapat
dibaca seperti buku).
d.

10.

Menunjukkan disposisi final dari semua dokumen u n t u k mencegah adanya


kelonggaran yang membingungkan pembaca. (Salah. Semua doku men sebaiknya
ditempatkan dalam file atau dikirim ke entitas lain).

Bagaimana sumber dan tujuan data direpresentasikan dalam diagram arus data?
a. Sebagai persegi (Benar. Lihat Figur3-1).
b. Sebagai panah melengkung (Salah. Panah melengkung mewakili arus data. Lihat
Figur3-1).
c.
d.

Sebagai lingkaran (Salah. Lingkaran merepresentasikan proses. Lihat Figur 3-1).


Sebagai dua garis paralel (Salah. Dua garis paralel merepresentasikan penyimpanan
data. Lihat Figur 3-1).

e. Tidak ada yang benar. (Salah. Dari pilihan di atas ada jawaban yang benar).
' 1-

SOLUSI PERMASALAHAN KOMPREHENSIF

'

'

. '.'v V'.

BAGAN ADR
Langkah pertama dalam me mpe rsi a p kan bagan alir dokumen adalah menjadi familier
dengan permasalahan yang ada. Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi aktor atau
pemain utamanya. Dalam permasalahan ini, ada tiga pemain utama. Megan Waters (petugas
ulang), Stan Phillips (petugas pengeluaran kas), dan John Sterling (bendahara). Sejak kami
mendokumentasikan prcses pengeluaran kas Accuflow, kami tidak tertarik dalam pekerjaan
ii jternal vendor, SoftData. Sebagai hasilnya, kami tidak memasukkan aktivitasnya dalam bagan
alir kami. Sekarang, kami telah mcngidentifikasi pemain utamanya, kami dapat membuat
daftar fungsi mereka pada Tabel 3-3. Catatlah bahwa diteruskan kepada dan diterima dari
pemain utama selanjuttiya tidak dipertimbangkan fungsi-fungsi dalam mempersiapkan bagan
alir dokumen.

TAbEL 3-3

Tabei Fungsi Accuflow

Petugas iltang


ManWaters)
.

WenfelcturMmasukkanpengeluarahlas >

, Petugas PengeluaraH Kas


-

'

'

fondahara'
(JohnSterling)

Mempeniapkancek

Menyetujui&menandatanganicek
Membataikdnfeictur'
"
Mengirtmkan

Sekarang, kami akan menjelaskan, langkah demi langkah, cara membuat solusi bagan alir
dokumen untuk Accuflow yang ditunjukkan dalam Figur 3-14. Untuk mendokumentasikan
fungsi-fungsi pemain utama, bagi bagan alir dokumen ke dalam tiga kolom, satu un tu k setiap
pemain. Biasanya pahng baik un t u k mengatur kolom berdasarkan ur ut an terjadinya dan
menggunakan fungsi ut;<ma pemain ut ama sebagai nama kolom. Oleh karena petugas utang
meneri ma faktur dari vendor, ka mi me nempatkann ya pada kolom pertama. Setelah petugas
utang mencatat faktur, ia mengirimkannya ke petugas pengeluaran kas, yang mempersiapkan
cek dan mengirimkannya ke bendahara. Oleh karena itu, petugas pengeluaran kas sebaiknya
ada dalam kolom kedua, dan b e n da ha ra sebaiknya ada di kolom terakhir seperti yang
diilustrasikan dalam Figur 3-14.
Oleh karena proses dimulai dengan faktur dari pihak ekternal (vendor), simbo! terminal
dengan istilah "Formulir Vendor" ditempatkan pada porsi kiri atas kolom Petugas Utang.
Bab 3

SisleinlelintkDctneiUasi

Selanjutnya, simbol dokumen dengan kata "Faktur Vendor" yang tercetak di dalamnya
ditempatkan di bawah simbol terminal. Panah mewakili arus dokumen dan urutan operasi
yang menghubungkan dua simbol.
Berdasarkan pada narasi, Megan secara manual mencatat faktur dalam buku besar
pembantu utang. Oleh karena itu, simbol proses manual dengan kata "Catalan Faktur"
ditempatkan di bawah simbol dokumen faktur, dan dua simbol dihubungkan dengan panah.
Kemudian, simbol jurnal/buku besar ditempatkan pada sisi proses manual dan panah
digunakan untuk menghubungkan dua simbol. Simbol faktur vendor baru digambarkan di
bawah simbol catatan faktur.
Oleh karena faktur vendor berpindah dari petugas utang ke petugas pengeluaran kas,
simbol faktur vendor ditempatkan pada puncak kolom pengeluaran kas dengan panah yang
menghubungkan dua perwakilan dokumen yang sama. Kita menggambar ulang simbol faktur
vendor dalam kolom petugas pengeluaran kas guna membuat bagan alir lebih mudah untuk
dibaca.

91

Untuk menunjukkan bahwa petugas pengeluaran kas mempersiapkan cek untuk


membayar faktur vendor, simbol proses manual dengan "Mempersiapkan Cek" di dalamnya
ditempatkan pada faktur vendor selanjutnya. Kita dapat menempatkannya di bawah simbol
92

Bagian Satu

[andasantocpiual Sistem Informasi Akuntansi

faktur, tetapi diletakkan di samping untuk menghemat jarak. Dua simbol dokumen ditempatkan
di bawah proses manual untuk faktur vendor dan cek yang baru dipersiapkan.
Pe'iugas pengeluaran kas kemudian mengirimkan faktur dan cek ke bendahara. Sebagai

hasiinya, faktur vendor dan cek tanipak dalam kolom Bendahara. Simbol manual dengan
"Menyetujui dan Menandatangani Cek; Membatalkan Faktur" di dalamnya digunakan
untuk menunjukkan bahwa cek ditandatangani dan faktur dibatalkan. Dokumen kembali
ditunjukkan dalam bagan alir, saat ini dengan nama baru (Faktur yang Dibatalkan dan Cek
yang Ditandatangani) untuk menunjukkan sifat perubahan dokumen. Bendahara mengirim
cek yang ditandatangai ke vendor, yang diilustrasikan menggunakan simbol terminal dengan
kata "Ke Vendor" yang tertulis di dalamnya.
Faktur yang dibatalkan digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam jurnal
pengeluaran kas, sehingga ia dikirim kembali ke kolom tengah (Pengeluaran Kas). Simbol
proses manual dengan "Mencatat Pembayaran" di dalamnya dan sebaah panah digunakan
untuk menunjukkan bahwa pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, yang diwakili
oleh simbol jurnal/buku besar. Untuk mengilustrasikan bahwa faktur yang dibatalkan telah
diajukan berdasarkan tanggal, ditunjukkan menggunakan panah yang sesuai, seperti yang ada
dalam proses manual pembayaran dan memasukkan file. "D" ditempatkan dalam file simbol
untuk mengindikasikan bahwa dokumen telah diajukan berdasarkan tanggal.
Setiap minggunya, petugas utang secara manual mem-posting entri dari jurnal
pengeluaran kas ke buku besar pembantu utang. Untuk menunjukkan hal ini, simbol jurnal
pengeluaran kas direproduksi dalam kolom petugas utang, dan simbol proses manual dengan
kata-kala "Mem-posting Pengeluaran Kas (Mingguan)" ditempatkan di bawahnya. Panah yang
menunjukkan data dari jurnal ini dimasukkan ke dalam buku besar pembantu uang.
Ini melengkapi bagan alir dokumen untuk proses pengeluaran Accuflow Company

DIAGRAM KONTEKS
Diagram konteks adalah tinjauan pengqiahan data yang didokumentasikan. Seperti, diagram
konteks tertentu meiiputi proses transformasi tunggaJ (lingkaran atau gelembu ng) serta sumber
data dan tujuan data yang mengirim data ke atau menerima data dari proses transformasi. Oleh
karena itu, langkah pertama dalam mempersiapkan diagram konteks adalah menggambar
lingkaran atau gelemhung tunggal dan kemudian melabelinya dengan nama yang paling baik
mendeskripsikan proses yang didokumentasikan. Dalam kasus ini, "Sistem Pengeluaran Kas"
secara efektif menjelaskan proses, (lihat Figur 3-15).

Langkah selanjutnya adalah menggambar dan memberikan label untuk entitas pada
persegi yang mengirim data ke proses pengeluaran kas atau menerima data dari proses
pengeluaran kas. Dalam contoh ini, ada entitas tunggalvendor yang bertindak sebagai
sumber dan tujuan data ke/dari proses pengeluaran kas. Dalam proses lain, entitas luar
dapat berupa hanya sumber atau tujuan data dan bisa ada lebih dari satu sumber atau tujuan
data.
Langkah terakhir adalah menghubungkan proses (lingkaran) dengan sumber/tujuan

(persegi) dengan panah yang merepresentasikan arus data. Kita memiliki dua panah yang

93
Bab 3

SfStemTeMDokumentasi

merepresentasikan fakturyang mengirim proses pengeluaran kas Accuflowdan cek dikirim


ke vendor dari Accuflow.

DIAGRAM ARUS DATA LEVEL 0


Dalam diagram konteks, kita melihat keseluruhan proses pengeluaran kas dalam satu
gelembung. Dalam DAD Level 0, kita membagi proses pengeluaran kas ke dalam fungsi
utamanya. Dalam membaca narasi ini, kita menemukan lima langkah utama dalam proses
pengeluaran kas berikut ini.

1. Menerima faktur vendor dan mencatat utang.


2. Mempersiapkan cek.
3. Menandatangani dan meagirimkan cek dan membatalkan faktur.
4. Mencatat pengeluaran kas.
5. Memasukkan pengeluaran kas ke buku besar utang.
Setiap proses ini direpresentasikan oleh lingkaran atau gelembung pada Figur 3-16. Oleh
karena ini adalah DAD level 0, kita memberikan setiap proses ini angka sebenarnnya, dengan
digit pertama setelah titik desimal menjadi nol. Kita juga menempatkan lingkaran dengan
tujuan agar data mengalir dalam proses ini. Sebagai hasilnya, "Menerima dan Mencatat
Fakiur" diberikan proses 1,0; "Mempersiapkan cek" diberikan proses 2,0. "Menyetujui dan
menandatangani cek" diben nomor 3,0; "Mencatat Pengeluaran Kas" diberi nomor 4>0 dan
'Memasukkan Pengeluaran Kas ke Buku Besar Utang" diberi 5,0. Sistem penomoran ini
memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi pada proses ini ke dalam subproses yang
lebih mendetail dan masih menjaga konsistensi penomoran sistem. Oleh karena itu, jika kita
perlu untuk melakukan dekomposisi pada proses 3,0 ke level yang lebih mendetail, kita dapat

FIGUR 3-16
Diagram Afus Data Level 0

Bagian Satu iandasan Konsepliial Sistein Informasi Akuniansi


memberikap lingkaran subproses 3,1; 3,2; 3,3 dan seterusnya. Kita bahkan dapat memberikan
detail lebih dengan melakukan dekomposisi pada proses 3,1 ke dalam subproses 3,1,1; 3,1,2;
3,1,3; dan seterusnya.
Selanjutnya, kita menempatkaii sumber dan tujuan data pada DAD Level 0. Oieh karena
hanya memiiiki satu sumber dan tujuan data (contohnya vendor), kita menggambar persegi
dan menarnakannya "Vendor". Ini sangat penting bahwa kita dapat merekonsiliasi kembali ke
diagram konteks ketika kita mempersiapkan level DAD yang berbeda. Oleh karena itu, sumber
data dan tujuan yang sama yang tampak dalam diagram konteks harus juga tanipak pada DAD
Level 0. fika, ketika mempersiapkan DAD Level 0, Anda menemukan bahwa sumber/tujuan
data dibutuhkan untuk mendokunientasikan sistem secara sesuai, Anda kemudian harus
merevisi diagram konteks dengan sumber/tujuan data yang baru, karena diagram konteks
sebaiknya merepresentasikan keseluruhan proses.
Setelah sumber/tujuan data dan proses digambarkan, kita kemudian menghubungkannya
dengan menggambar panah di antara simboi-simbol yang sesuai. Panah-panah ini
merepresentasikan data yang bergerak dari satu proses ke proses lain dan dari satu sumber
atau tujuan ke proses tertentu. Kits* juga memiiiki foktur vendor yang berpindah dari vendor ke
proses "Menerima dan Mencatat Fakiur" dan dari proses itu ke proses "Mempersiapkan Cek".
Faktur vendor dan cek berpindah dari proses "Mempersiapkan Cek" ke proses "Menyetujui
dan Menandatangani Cek". Kita juga memiiiki panah yang meninggalkan proses 3,0 uiUuk
merepresentasikan cek yang ditandatangani dan dikirim ke vendor dan faktur yang dibatalkan

ke proses 4,0. "Mencat-it Pengeluaran Kas".


Beberapa proses mensyaratkan data tersebut disimpan. Sebagai hasilnyn, kita juga
menggambar beberapa file atau penyimpanan data yang diminta. DAD Level 0 adalah
penyimpanan data pertama yang tampak dalam rangkaian DAD. (Catatan: Penyimpanan
data sebaiknya tidak direpresentasikan dalam diagram konteks). Label penyimpanan data
sebaiknya rnengidentifikasi data yang dikirim kepada atau dari sana. Sebagai hasilnya,'melabeli
arus data ke atau dari penyimpanan data normalnya tidak diperlukan. Penyimpanan data
dipersiapkan dengan menggambarkan dua garis paralel dan memasukkan nama penyimpanan
data antara garis paralel.
Dalam Figur 3-16 terdapal tiga penyimpanan data: jurnal pengeluaran kas, buku besar
pembantu utang, dan penyimpanan data faktur yang dibatalkan. Oleh karena jurnal pengeluaran
kas diperbarui dalam proses 4,0; arus data dikirim dari proses lingkaran 4,0 ke penyimpanan
data jurnal pengeluaran kas. Untuk menunjukkan bahwa buku besar utang diperbarui ketika
faktur diterima (proses 1,0), panah digambarkan dari proses tersebut ke buku besar utang.
Untuk menunjukkan bahwa utang diperbarui dengan data dari jurnal pengeluaran kas (proses
5,0), panah arus data digambarkan dari penyimpanan data pengeluaran kas ke proses 5,0;
dan panah arus data lainnya digambarkan dari proses 5,0 ke penyimpanan data buku besar
pembantu utang 5,0. Pembaruan ini memakan waktu berminggu-minggu tetapi tidak seperti
bagan alir dokumen, DAD tidak mengindikasikan waktu arus data.

DIAGRAM ARUS DATA LEVEL 1


Ketika detail tambahan dibutuhkan untuk mendokumentasikan arus data, lingkaran proses
niungkin diuraikan selanjutnya. Seperti yang ditunjukkan dalam Fokus 3-1, agar menjadi jelas,
dapat dipahami, dan mutlah dibaca, DAD sebaiknya berisi tidak lebih dari tujuh lingkaran
proses. Dalam contnh Accuflow, kita membagi arus data perusahaan ke dalam lima proses
utama. Setiap lima proses ini kemudian dapat diuraikan. Untuk mengilustrasikan ini, kita
akan menguraikan proses 3,0. Narasi tersebut menunjukkan bahwa bendahara menyetujui dan
menandatangani cek yang dipersiapkan, mengirimkannya ke vendor, dan membatalkan faktur

Bab 3 SistemleknikDokumentasi
untuk mencegah duplikasi pembayaran. Lebih lanjut lagi,4cita akan membagi proses 3,0 ke
dalam proses 3,1 (menyetujui dan menandatangani cek), 3,2 (mengirim cek ke vendor) dan 3,3
(membatalkan faktur). Untuk menampilkan tiga proses ini, kita menggambar tiga lingkaran
dan menamainya seperti yang ditunjiikkan dalam Figur 3-17. Kita juga menggambarkan arus
data dan melabelinya. Perhatikan bahwa sumber/tujuan data tidak diperlukan pada DAD
Level 1 karena telah ditunjukkan pada Level 0. Oleh karena hal itu akan mengumpulkan DAD,
dar karena kita menunjukkan detail lebih pada Level 1 dibandingkan Level 0 untuk satu proses
khusus, kita tidak mereplikasi semua proses dan penyimpanan data dalam DAD Level 0.
DIAGRAM PROSES BISNIS

Langkah pertama dalam mempersiapkan diagram proses bisnis adaiah mengidentifikasi dan
memahami proses bisnis untuk dibuat diagram. Ini termasuk mengidentifikasi pemain utama
dalam proses pengeluaran kas Accuflow; Megan Waters (petugas utang), Stan Phillips (petugas
pengeluaran kas), dan John Sterling (bendahara). Oleh karena kita mendokumentasikan
proses pengeluaran kas Accuflow, kita tidak memasukkan vendor, SoftData, sebagai salah
satu pemain utama kita. Tabel 3-3 berisi daftar fungsi-fungsi yang dilakukan oleh tiga orang
yang terlibat dalam pengeluaian kas.
Kita akan nienjelaskan setiap langkah dalam membuat solusi DPP untuk Accuflow yang
ditunjukkan dalam Figur 3-18. Langkah pertama adaiah dengan membuat dua kolom untuk
menunjukkan karyawan yang terlibat dan aktivitas yang mereka lakukan. Seianjutnya, kita
membuat tiga baris yang sering kali disebut "swim lanes" untuk menunjukkan tiga karyawan
dan aktivitas masing-masing yang dilakukan dalam proses pengeluaran kas.
Oleh karena proses dimulai ketika Megan Waters menerima faktur dari vendor,
lingkaran ditempatkan pada bagian kiri atas kolom Petugas Utang untuk menunjukkan
proses pengeluaran kas dimulai (Lihat Figur3-J2 untuksimbol DPB).Aktivitas pertama (yang

ukkan dalam persegi DPB) memasuki faktur vendor dalam buku besar pembantu utang.
Panah merepresentasikan arus dokumen dan urutan operasi yang menghubungkan awalproses

95

FIGUR 3-17
Diagram Arus Data U vei 1
Accuflow

/ yang [)itar.datanqdnj

16

Bagian Satu Undasan KtNKeplual Srslem Iniomiasi Akuntansi

Faktur
yang Dibatalkan

FIGUR 3-18 Didgram Proses Bisnis Accuflow

(lingkaran) dan aktivitas pert?.ma (persegi melingkar). Oleh karena kita mendapatkan faktur
dari seseorang yang tidak direpresentasikan dalam swim lane, kita menulis "Dari Vendor"
di atas persegi.
Aktivitas selanjutnya adaiah meitipersiapkan cek untuk membayar faktur. Oleh karena
dilakukan oleh Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, kita menggambarkan persegi yang sesuai
dalam swim lane ini dan menghubunghan dua persegi dengan panah untuk menunjukkan
arus proses. Catatlah bahwa, tidak seperti bagan alir, dalam DPB kita tidak menunjukkan
dokumen yang dibuat, arusnya atau di mana disimpan. Dasnrnya adaiah dari aktivitas yang
dilakukan dan arus proses.
Akivitas ketiga dalam proses pengeluaran kas adaiah John Sterling, sang hendahara, yang
menyetujui dan menandatangani cek dari membatalkan faKtur (menandainya sudah dibayar).
Persegi tersebut digambarkan, penjelasan yang sesuai ditempatkan di daiamnya, dan sebuah
panah digambarkaii untuk menunjukkan arus proses.
Aktivitas keempat adaiah sang bendahara mengirimkan cek yang ditandatangani
kembali ke vendor. Tidak ada baris atau swim lane untuk vendor; yang ada adaiah persegi
dengan "cek pengeluaran vendor" yang menyampaikan babwa cek dikirim ke pihak
eksternal. Pengendalian internal dapat digarisbawahi pada DPB dengan menjelaskannya
dan menggambarkan panah bertitik ke akt'vitas yang sesuai. Dalam DPB Accuflow, sirabol
anotasi (lihat Figur 3-8) digunakan, dengan penjelasan pe rgendalian internal yang tertulis
di dalam persegi tiga sisi.
John mengirimkan faktur yang dibatalkan ke Stan yang memperbarui jurnal pengeluaran
kas, yang diwakiii oleh persegi lain dalam swim lane Stan dan menghubungkan panah antara
dua swim lane. Accuflow menerima dan membayar faktur setiap hari dan memperbarui
pengeluaran kas adaiah akhir dari aktivitas harian dalam proses bisnis tersebut. Oleh karena itu,
lingkaran yang bergaris tebal ke bagian kanan persegi untuk menunjukkan akhir proses.
Ada satu lagi aktivitas dalam prosesMegan menggunakan jurnal pengeluaran kas
untuk memperbarui jurnal utang. Oleh karena waktu aktivitas berbeda (mingguan dan bukan
harian), ini ditunjukkan sebagai aktivitas terpisah dengan awal dan akhir. Garis bertitik
menghubungkan persegi dalam swim lane Megan dan Stan untuk menunjukkan bahwa
arusnya berbeda dibandingkan arus lain. Kata "mingguan" ditempatkan di atas aktivitas
persegi untuk menunjukkan waktu yang berbeda.
Hal ini menyelesaikan
diagram proses bisnis untuk proses pengeluaran kas Accuflow.