Anda di halaman 1dari 34

SOP Bimbel

SOP
(STANDART OPERATING PROCEDURE)
BIMBINGAN BELAJAR

BIMBINGAN BELAJAR SD, SMP DAN SMA

SOP Bimbel

BAB 1
S.O.P. INVESTOR
Pendahuluan
Sesuai dengan perkembangan zaman di segala bidang,
sekolah menuntut peningkatan SDM anak-anak didik
mereka mempunyai pengetahuan yang cukup sebagai bekal
kehidupan dan tuntutan kerja. Kurikulum yang melebihi
kapasitas otak rata-rata anak Indonesia dijejalkan tanpa
henti tanpa menghiraukan apakah mereka mampu atau
tidak. Efeknya mereka belajar dengan sangat keras atau
sebaliknya, lebih baik bolos di PS atau tempat-tempat
hiburan lainnya.
Disinilah peluang bimbingan belajar sangat besar,
dengan menawarkan pembelajaran yang menyenangkan,
fokus dengan penyampaian sederhana tetapi dapat cepat
menambah pengetahuan dan ketrampilan siswa.
Bimbingan belajar merupakan tambahan belajar bagi
siswa yang tidak ingin ketinggalan materi pembelajaran
atau siswa yang ingin meningkatkan prestasi belajar.
Fenomena-fenomena yang terjadi dalam masyarakat bahwa
bimbingan belajar sangat diperlukan :
1. Orang tua atau siswa kurang yakin terhadap pengetahuan
mereka sendiri kalau mereka belum mengikuti bimbingan
belajar di luar.
2. Kurikulum sekolah terlalu banyak dengan waktu yang
kurang memadai, memaksa guru sekolah menuntaskan
kegiatan belajar tanpa menghiraukan apakah siswa sudah
mampu betul atau belum sehingga siswa akan mencari
bimbingan belajar yang dapat menyampaikan materi
pelajaran sekolah dengan cepat tetapi dengan cara-cara
yang sederhana dan mudah dimengerti.
3. Pembelajaran di sekolah yang monoton tanpa diselingi
kegiatan yang menggairahkan siswa membuat siswa cepat
bosan sehingga siswa lebih memilih menimba ilmu di

SOP Bimbel

bimbingan belajar dan akibatnya sekolah hanya sebagai


formalitas saja.
4. Banyak siswa tidak dapat mengikuti pembelajaran di
sekolah karena terlalu cepat, banyak kegiatan di luar
sekolah, atau kurang suka dengan lingkungan sekolahnya.
Hal ini membuat siswa merasa dirinya harus mengikuti
bimbingan belajar untuk mengejar materi sekolah.
5. Kriteria Ujian Nasional yang setiap tahun terus berganti
tanpa suatu kepastian, membuat orang tua siswa takut
untuk membiarkan putra-putrinya belajar hanya dari
materi yang diberikan sekolah, karena jika putraputrinya tidak lulus berakibat fatal, misalnya harus
mengulang, tambahan biaya yang tidak sedikit, membuat
malu keluarga dan masih banyak beban sosial dan materi
lainnya yang harus ditanggung siswa itu sendiri maupun
orang tuanya.
6. Bimbingan belajar menjadi trend siswa saat ini, siswa
malu jika tidak mengikuti salah satu bimbingan belajar
yang ada di kota mereka.
7. Orang tua siswa yang mempunyai peringkat paling bawah
di kelasnya akan berusaha semaksimal mungkin agar
putra-putrinya dapat naik peringkatnya.
Berdasarkan fenomena-fenomena tersebut di atas,
tidak semua bimbingan belajar dapat menjawab tantangan
tersebut.
Bimbingan
belajar
Simpel
dan
Cepat
menghadirkan solusi bimbingan belajar sederhana tetapi
cepat dalam penguasaan materi pelajaran. Dengan
berbasiskan Teknologi Informasi (IT), Kami memberikan
pelayanan
kepada
siswa
dengan
berbasis
media
pembelajaran slide, flash dan java yang membuat
penyampaian
materi
pembelajaran
menjadi
cepat,
sederhana dan menyenangkan.
Dengan mengimplementasikan teknologi pembelajaran
terbaru, serta model pembelajaran yang telah teruji
efektif membuat siswa cepat mengerti materi pelajaran

SOP Bimbel

sekolah, Bimbingan belajar Simpel dan cepat merupakan


pilihan utama bagi siswa-siswa kita.
Kiat-Kiat dalam Menjalankan Bisnis Bimbingan Belajar
Perlu ditanamkan dalam diri setiap personil pengurus
Bimbingan Belajar bahwa Semua siswa Bimbingan Belajar
adalah Anak / Adik Kita itulah kunci utama dalam
menjalankan bisnis ini.Di depan siswa janganlah
membicarakan
hal
tentang
pembayaran,
biarlah
administrator yang bertanggungjawab akan hal tersebut.
Sedikit Kiat-kiat dalam menjalankan Bisnis Bimbingan
Belajar antara lain :
1. Jangan mudah menyerah dengan permasalahanpermasalahan siswa, harus siap diprotes orang tua siswa
ketika tentor kita tidak memuaskan, hadapi dengan
senyuman dan tindak lanjut yang tepat agar bimbel kita
maju terus.
2. Bimbingan Belajar bukanlah pabrik atau perusahaan
makanan yang dapat berkembang dengan cepat, tetapi
harus membangun reputasi terlebih dahulu untuk setiap
daerahnya sendiri.
3. Bangunlah kepercayaan masyarakat dan jadikan Oscas
Indonesia sebagai brand image mereka.
4. Kerjasama yang baik antara pengelola bimbel, tentor dan
orang tua kunci dalam kestabilan bimbel.
5. Komunikatif terhadap perkembangan siswa kepada orang
tua menunjukkan perhatian kita terhadap mereka.
6. Ketika ada masalah dengan siswa, siswa tidak bisa diatur
atau mengacau segera tindak lanjuti atau dikeluarkan,
karena ada siswa yang banyak melanggar aturan bimbel
dibiarkan maka akan menjadi kebiasaan dan merembet ke
semua siswa.
7. Berikan bonus kepada administrator, marketing atau
pegawai lainnya jika melaksanakan tugas dengan lebih
baik dan memberikan keuntungan lebih kepada lembaga.

SOP Bimbel

Tata Cara Penggunaan SOP


SOP berisi Job Description dan desain produk Bimbingan
Belajar Oscas Indonesia.
1. Job Description
a. Investor
b. Manajer
c. Admin
d. Marketing
e. Tentor
2. Desain Produk
a. Front Office
b. Kelas Kelompok
c. Kelas Privat
d. Desain banner dan Brosur
e. Desain tata letak banner
Investor dan menajer bertanggungjawab memberikan
penjelasan tentang Job Description pegawai kepada semua
pegawai. Manajer bertanggungjawab mengawasi dan
memperbaiki serta melakukan kegiatan pembangunan
bimbingan belajar dan melaporkan kepada investor.
Fasilitas dan Personalia
Di dalam sebuah perusahaan, perlu adanya sumber daya
manusia yang handal dan fasilitas yang memadai. Kegiatan
penyediaan sumber daya manusia pertama kali adalah
investor sebagai penanggungjawab diatas manajer umum.
Untuk itu sebelum menjalankan Bimbingan Belajar Pihak
Investor harus menyediakan :
1. Manajer sebagai Kepala Cabang.
2. Sarana dan Prasarana / Fasilitas
3. Tenaga Administrasi
4. Tenaga Publikasi / Marketing

SOP Bimbel

1.Manajer sebagai Kepala Cabang


Seorang Investor dapat merangkap menjadi manajer /
Kepala Cabang dalam menjalankan bisinis bimbingan
belajar ini, tetapi jika Anda sudah sibuk dengan
banyaknya kegiatan bisnis Anda, Anda perlu mengangkat
Kepala Cabang demi kelancaran bisnis yang Anda
investasikan.
Kegiatan Pemilihan Kepala Cabang tidaklah mudah karena
kunci keberhasilan pada Manajer tersebut. Manajer
minimal mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Umur 25 35 tahun
Umur yang terlalu muda gegabah dan umur terlalu tua
kurang produktif, kurang bisa menghasilkan inovasiinovasi baru. Tetapi jika pihak investor benar-benar
percaya dengan kemampuan calon manajer, keputusan
mutlak di tangan investor.
b.Berjiwa pantang menyerah
Kegiatan bimbingan belajar banyak saingannya, mulai
dari bimbingan belajar kecil sampai dengan bimbingan
belajar besar. Kegiatan menjalankan bisnis ini, dapat
membuat pusing kepala, jika seorang menajer cepat
menyerah pihak investor akan sangat dirugikan.
Bagaimana kita dapat tahu bahwa seseorang
mempunyai jiwa pantang menyerah ?, saat melamar
kerja atau orang yang sudah kenal dan kita tunjuk
sebagai manajer berikan tugas yang kira-kira dia tidak
dapat melakukannya pada tenggang waktu tertentu,
jika Dia dapat melalukan dengan baik, dan tidak terlalu
banyak alasan karena hasil tugasnya tidak memuaskan,
Dialah yang kita cari.
c. Mempunyai Pendidikan yang cukup memadai.
Strata I, tidak menjamin bahwa Dia mampu menjadi
manajer, tetapi dalam hal ini kita perlu mencari orang
yang berpengetahuan luas artinya S 1 yang
berpengalaman di luar disiplin ilmunya sendiri.

SOP Bimbel

d. Mempunyai jiwa kepemimpinan


Dibuktikan dengan sertifikast, pernah menjadi ketua
atau menjabat minimal Kepala Bidang dalam suatu
organisasi sudah menunjukkan bahwa Dia dapat
memimpin
e. Dapat berkomonikasi dengan baik.
f. Berjiwa Besar
2.Sarana dan Prasarana
Fasilitas dalam bimbingan tidak terlalu banyak jenisnya,
tetapi membutuhkan biaya tidak sedikit.
Tempat bimbingan dicat yang mencolok atau dibuat
senyaman mungkin agar mereka betah tinggal disitu.
Nyaman bukan berarti mewah, tapi nyaman untuk anak
sekolah adalah lebih bebas.
Warna Dominan Bimbel RBS adalah Merah Kuning Hijau
(kuning kunyit)

Fasilitas yang dibutuhkan dalam Bimbingan belajar ini


antara lain :
a. Tempat Bimbingan / Rumah
Tempat bimbingan dapat menggunakan fasilitas sendiri
(rumah sendiri) atau menyewa (kontrak). Kriteria
tempat bimbingan yang standar :
1. Dekat dengan jalan raya / mudah dijangkau
2. Mempunyai ruang yang cukup untuk front office,
2 ruang kelas, 4 ruang privat.
3. Mempunyai Kamar mandi minimal 1 buah.
4. Tempat parkir memadai.

SOP Bimbel

b.Front Office
1. Meja Front Office
2. Kursi Front Office
3. Kursi Tamu
4. Komputer
5. Printer
6. Perlengkapan admin

1 buah
1 buah
3 buah
1 buah
2 buah
1 set

c. Ruang kelas (per ruang)


1. Whiteboard
2. Kursi Tutor
3. Kursi Kuliah
4. Penghapus
5. Spidol
6. Kipas angin
7. Monitor / LCD Projektor
d. Alat Kebersihan

1 buah
1 buah
15 buah
1 buah
2 buah
1 buah
1 buah
1 set

3.Tenaga Administrasi
Tenaga administrasi merangkap sebagai front office
yang tugas utamanya membantu menajer dalam hal
jadwal bimbingan, pembayaran, merekap dan memberikan
gaji kepada pegawai.
Pengangkatan tenaga administrasi dikonsultasikan antara
manajer dan investor, karena administrator haruslah
handal.
Ciri-ciri minimal dalam memilih Tenaga Admin :
a. Berpenampilan menarik
b.Komunikatif
Dapat berbicara lancar dan tidak membingungkan.
c. Persuasif
Bersifat mempengaruhi pendapat orang lain. Keahlian
ini dibutuhkan saat ada orang tua / siswa yang
mendaftar tetapi masih dalam kondisi ragu atau
sedang memilih-milih bimbingan belajar yang akan di
masuki, tetapi front office yang baik dapat

SOP Bimbel

menyakinkan dan akhirnya siswa tersebut mau masuk


bimbingan kita.
d. Berkahlian komputer dan dapat merekap keuangan
e. Jujur dalam administrasi
4.Tenaga Publikasi / Marketing
Tenaga publikasi diangkat dengan berkonsultasi antara
investor dan manajer.
Tugas tenaga publikasi membantu dalam mengajukan
proposal kegiatan ke sekolah-sekolah, menyebar brosur,
menempel poster dinding dll
Ciri dari tenaga publikasi antara lain :
1. Komunikatif
2. Sanggup bekerja di malam hari
3. Mempunyai kendaraan pribadi
4. Persuasif
Tugas Investor
1. Meminta dan mengkoreksi laporan tiap bulan kepada
manajer
2. Memberikan Biaya pembangunan fasilitas dan gaji bulan
pertama kepada semua pegawai
3. Mengawasi dan membayarkan royalti 10 % dari laba
bersih ke pusat lembaga
Hak Investor
1. Meminta laba investor dari manajer setiap bulan
2. Menerima update dari Pusat.
3. Dapat memberhentikan / memecat semua pegawai
termasuk manajer jika dianggap tidak kooperatif dengan
investor.
Hak Bimbingan Belajar Pusat kepada Cabang
1. Pusat dapat menghentikan update modul dan media jika
royalti tidak dibayarkan.

SOP Bimbel

2. Pusat dapat mencabut izin penggunaan Nama Oscas


Indonesia dan mengambil dan tidak mengizinkan lagi
penggunaan semua file yang telah diberikan ke cabang
jika
a. Cabang tidak membayarkan royalti 10 % dari laba
bersih
b. Cabang telah melakukan tindakan yang mencemarkan
Nama baik Oscas Indonesia
c. Cabang tidak menaati peraturan-peraturan yang
berlaku sebagai outlet cabang pusat Bimbingan.

STRUKTUR ORGANISASI

Investor
Investor
Manajer
Manajer
Admin
Admin

Marketing
Marketing
Tentor
Tentor 11
Tentor
Tentor 22
Tentor
Tentor 33
Tentor
Tentor .dst
.dst

BAB II
10

SOP Bimbel

SOP MANAJER
Manajer dalam hal ini bertindak sebagai Kepala Cabang
bertanggungjawab
penuh
terhadap
kestabilan,
perkembangan dan nama baik bimbingan. Laba atau rugi
lembaga bimbingan belajar adalah tanggungjawab seorang
manajer sebagai Kepala Cabang. Pada bulan-bulan pertama
pendirian bimbingan, seorang manajer harus berusaha
sekuat tenaga dengan mencurahkan segala perhatian ke
lembaga agar lembaga dapat berjalan dan mendapatkan
hasil.
Tugas Manajer
Tugas utama manajer adalah menjalankan bisnis bimbingan
belajar. Tugas tersebut meliputi :
a. Bersama dengan investor membeli dan melengkapi
fasilitas
b.Mencari dan memilih Tentor
Tentor / pengajar dalam bimbingan memegang peranan
dalam pengembangan kualitatif bimbingan belajar.
Tentor yang bagus dapat membuat bimbingan belajar
kita cepat maju dan terkenal. Tentor yang kurang bagus
hanya akan memperjelek bimbingan belajar kita. Maka
langkah kita sebagai pimpinan jika ada komplain dari
siswa / orang tua siswa maka kita harus cepat
menindaklanjuti dengan memberi peringatan atau
mencari pengganti tentor maple tersebut secapatnya.
Ciri-ciri Tentor yang baik :
a. Penampilan sederhana (tidak menggunakan pakaian
yang mencolok tetapi juga tidak berpakaian yang
jelek)
b. Persuasif (dapat mengambil hati orang lain dan
dapat mempengaruhi orang dengan baik)
c. Sopan dan gampang bergaul.
d. Menguasai materi pelajaran sesuai bidangnya
e. Tepat waktu

11

SOP Bimbel

f.
g.

Disiplin
Komunikatif

Ciri Tentor Tidak Baik


a. Suka mengambil keputusan sendiri tanpa konfirmasi,
misalnya membuat jadwal pertemuan sendiri ketika
tentor tersebut berhalangan hadir
b. Terlalu pendiam, siswa kurang menyukai tentor yang
hanya mengajar saja, mereka menganggap tentor
kurang perhatian.
c. Tidak menyukai anak kecil / gampang marah, dalam
bimbingan belajar ketika tentor memarahi
(membentak) siswa tentu saja siswa akan malas
datang dan keluar.
d. Kurang percaya diri, saat bicara kurang mantap, hal ini
menyebabkan siswa beranggapan materi yang
diajarkan belum tentu benar
e. Kurang disiplin, berpakaian kurang sopan dsb.
Strategi Pencarian dan penerimaan Tentor.
a. Membuka lowongan tentor di Tempat-tempat besar
seperti Kantor Pos Pusat, Dinaskertran, di Koran, di
kampus, atau perkumpulan Guru Honorer.
b. Wawancara langsung dengan pelamar tentor
c. Memberikan sebuah surat pernyataan tentor untuk
ditandatangani
d. Memberikan tes akademis berupa soal Ujian Nasional
sesuai dengan mata pelajaran yang diampunya

c. Mengambil kebijakan Marketing

12

SOP Bimbel

Pertama kali yang harus dilakukan oleh manajer setelah


fasilitas terpenuhi adalah mengambil kebijakan
marketing. Beberapa teknik marketing sebagai referensi
adalah sebagai berikut :
a. Brosur
1) Ditempelkan ditempat strategis (dekat dengan
perumahan atau perumahan golongan menengah
ke atas)
2) Diletakkan persis didepan pintu rumah
(perumahan) jangan di sebar karena hasilnya
nihil. Lebih baik jalan kaki dan masuk rumah
masing-masing.
3) Diletakkan di Perpus daerah, perpustakaan
Sekolah
4) Apabila memungkinkan di Toko Buku
5) Penyebaran Brosur saat siswa masuk sekolah atau
saat pulang sekolah kurang efektif karena
terlalu banyak yang terbuang.
6) Brosur ditempel di warung-warung bakso, sate dll
yang kondisinya lumayan baik.
b. Banner 0,5 x 1 meter.
Ditempelkan di pohon-pohon pinggir jalan dekat
perumahan atau komplek perumahan golongan
Menengah ke atas.
c. Stiker
d. Lomba Melukis antar SD, atau sejenis.
e. Membuat rekanan dengan perusahaan kecil, menengah
dan atas dalam promosi bimbingan belajar. Rekanan
minimal mempunyai idcard (kartu anggota),
penawaran dari Bimbel berupa diskon bagi anggota
perusahaan / perkumpulan dengan syarat
perusahaan / perkumpulan itu mempromosikan
bimbingan belajar kita.
f. Bekerjasama dengan pihak sekolah (kepala sekolah)
untuk promosi di sekolah dengan memberikan bonus
kepada Pihak Sekolah.

13

SOP Bimbel

d. Membuat laporan keuangan bersama dengan admin


Laporan keuangan dikirimkan kepada Investor dan
Lembaga Pusat. Laporan tersebut dibuat bersama
administrasi. Format Laporan, Buku kas Tunai dan Daftar
siswa ada dalam lampiran 1.1, lampiran 1.2, dan Lampiran
1.3.
e. Mengambil kebijakan jika terjadi masalah di
Bimbingan
Dalam menjalankan bisnis selalu ada masalah yang harus
di selesaikan, tugas manajer adalah mencari solusi
terbaik dari permasalahan-permasalahan yang timbul
ketika administrasi sudah tidak dapat menyelesaikannya.
Masalah-masalah yang terjadi ketika menjalankan bisnis
bimbingan belajar antara lain :
1.Pembayaran siswa menunggak
Saat pendirian cabang pertama kali, kadang bimbingan
mengambil
kebijakan
pengangsuran
SPP
agar
bimbingan belajar kita laku. Tetapi kebijakan ini
berkonsekuensi
bahwa
pasti
ada
tunggakan
pembayaran. Masalah seperti ini dapat di atasi dengan
langkah-lang sebagai berikut :
a) Administrasi memberitahukan dengan pelan-pelan
secara privasi
b) Administrasi membuatkan surat tagihan tunggakan
kepada siswa
c) Administrasi membuatkan surat tagihan tunggakan
kepada orang tua melalui Pos
d) Home visit oleh marketing
e) Dikeluarkan

2.Siswa melanggar peraturan bimbingan belajar


a) Teguran lisan
b) Surat Peringatan (SP 1)

14

SOP Bimbel

c) Surat Peringatan (SP 2)


d) Surat Peringatan (SP 3)
e) Dikeluarkan
3.Persaingan Bisnis
Manajer hendaknya tahu berapa jumlah pesaing bisnis
kita di daerah setempat.
Informasi yang harus diketahui tentang pesaing bisnis
kita adalah :
a. Harga Bimbingan
Patoklah harga bimbingan kita sedang-sedang saja,
jangan terlalu tinggi melebihi bimbingan yang paling
mahal dan jangan terlalu murah.
b. Fasilitas bimbingan
Apakah fasilitas bimbingan belajar kita sudah
memenuhi standar kalau bisa lebih dari bimbingan
belajar pesaing kita.
c. Standar pelayanan
Carilah kelemahan pada pelayanan kita, apakah
masih kurang bagus atau tidak.
4.Tentor melanggar peraturan
Tentor kadang membuat suatu kesalahan-kesalahan
yang mereka sendiri tidak mengetahui bahwa mereka
membuat kesalahan. Contoh-contoh pelanggaran
tentor yang sering dilakukan :
a. Datang terlambat
b. Tentor meminta nomor HP siswa-siswa bimbingan
c. Tentor menyukai dan terlibat percintaan dengan
siswa
d. Tentor mengajar kurang baik
e. Tentor kurang disiplin
Tugas manajer adalah menegur secara privasi, dan jika
pelanggaran masih berlanjut manajer membuat
kebijakan yang bersifat progresif.

15

SOP Bimbel

5.Teror dari pesaing bisnis atau seseorang yang tidak


menyukai Kita
Manajer bekerjasama dengan investor mencari solusi
yang harus dilakukan. Baik secara matrial maupun
spiritual.
f. Membuat target bimbingan serta jadwal kapan target
terpenuhi
Target dapat diartikan dengan rencana kegiatan suluruh
pegawai lembaga. Target dapat dibuat menjadi target
bulanan, target semesteran, target tahunan dan target 5
tahunan.
Target bulanan meliputi :
1. Jumlah siswa
2. Perlengkapan fasilitas
3. Jumlah pengajar
4. Peningkatan mutu
5. Pembuatan program
6. dan lain-lain secara kondisional
g. Membuat daftar ceklist pekerjaan pegawai serta
memberikan perintah langsung kepada pegawai
h. Memimpin dan menyiapkan bahan rapat tiap bulan
i. Mendampingi dan membimbing pegawai yang kurang
mengerti dengan job deskripsinya
j. Mengawasi dan menegur serta memberikan kebijakan
hukuman bagi pegawai yang melanggar peraturan

BAB III
SOP PROGRAM BIMBINGAN

16

SOP Bimbel

Setiap bimbingan belajar mempunyai program-program


khusus dalam mempromosikan bimbingan belajarnya. Tujuan
pembuatan program bimbingan adalah supaya biaya
bimbingan terlihat lebih murah daripada sebenarnya. Untuk
itu Oscas membuat sebuah program bimbingan dengan
pembayaran sistem paket :
1.Paket 12 Sesi / Pertemuan
Paket ini terdiri dari 12 kali tatap muka dengan tentor
atau 12 kali kedatangan siswa.
Paket 12 Sesi ini dapat digunakan untuk
a. 3 bulan / 1 minggu 1 sesi
b. 1,5 bulan / 1 minggu 2 sesi
c. 1 bulan / 1 minggu 3 sesi
Pilihan diatas ditawarkan kepada siswa / orang tua siswa
agar mereka dapat merencanakan berapa kali intensitas
pertemuan dalam setiap minggunya disesuaikan dengan
kebutuhan siswa serta besarnya dana bimbingan yang
harus dipersiapkan oleh orang tua siswa.
Paket 12 sesi ini digunakan sebagai media promosi
bimbingan belajar kita saat pendirian pertama, agar
terlihat murah. Kita dapat memakai kata-kata
Bimbingan Belajar SD selama 3 bulan hanya Rp
72.000
Pengawasan kedatangan siswa menggunakan kartu
Bimbingan dan Kartu Kendali Mutu. Contoh Kartu Dapat
dilihat dalam lampiran
Kartu bimbingan dibawa oleh siswa dan ditandatangani
tentor setelah sesi berakhir.
Kartu Kendali Mutu (KKM) di bendel setiap kelompok dan
diberikan tentor saat masuk kelas. Kolom-kolom KKM
diisi oleh tentor yang terdiri dari Tanggal, Nilai, Sikap
dan tanda tangan Tentor.
2.Paket 1 Semester
Paket ini diluncurkan bersamaan dengan paket 12 sesi.

17

SOP Bimbel

Paket 1 semester berisi 48 sesi dengan hitungan kasar 2


kali x 4 minggu x 6 bulan.
Paket ini sering ditanyakan oleh konsumen yang ingin
pembayaran cepat selesai tanpa harus memperbaharui
paket setiap 1 bulan sekali.
Jadwal tiap 2 minggu sekali, untuk siswa baru jadwal
menyesuaikan yang sudah ada.
Dalam bimbingan belajar Oscas ini Program Bimbingan kita
bagi menjadi 3 kelompok :
1. Program Kelompok
2. Program privat
3. Program Khusus
1.Program Kelompok
Program kelompok adalah bimbingan secara klasikal
terdiri dari 6 12 siswa per kelas dengan 1 orang tentor
sebagai pengajarnya. Waktu bimbingan belajar kelompok
ini adalah 1,5 jam.
Program kelompok dikelompokkan per kelas. Siswa kelas
1 SD menjadi 1 kelompok dengan siswa kelas 1 SD juga,
tetapi jika jumlah kelompoknya belum memenuhi standar
dapat dijadikan satu dengan kelompok kelas 2 SD dan 3
SD, dengan syarat orang tua siswa setuju dengan hal
tersebut.
Banyak hal yang menjadi hambatan dalam
pembelajaran kelompok :
1. Kelompok biasanya hanya terdiri dari 6 12 orang,
karena untuk SMA kebanyakan siswa tidak mau
kalau dijadikan satu dengan kelompok dari SMA lain,
jadi mereka membuat kelompok sendiri.
Untuk mengatasinya diberi pengarahan untuk
membuat kelompok sendiri minimal 6 orang atau
menyesuaikan, jadi sementara mereka dijadikan
satu dulu. Selama proses itu kita hanya

18

SOP Bimbel

mengeluarkan HR untuk 1 tentor setelah siswa


dapat membuat kelompok / terkumpul 6 orang maka
kita sudah tidak dirugikan.
Atau ditawarkan pada program kelompok khusus.
2. Pada perpanjangan kontrak kadang banyak siswa
yang mengundurkan diri, mungkin dari beberapa
factor ekonomi, ketidakpuasan, tidak cocok dengan
teman, dan lain sebagainya.
Untuk mengatasinya kita menghubungi langsung
orang tuanya, kenapa tidak hadir dan sebagainya,
hal ini merupakan tindakan peduli terhadap siswa,
kalau perlu berikan beasiswa / digratiskan.
Hal ini akan menjadi promosi gratis untuk kita
sendiri, karena dari pengalaman masyarakat sekitar
yang salah satu anaknya digratiskan akan
berbondong-bondong ke bimbel kita, tentu saja anak
yang digratiskan diberikan pengarahan untuk tidak
memberitahu siapapun kalau dia gratis.
3. Pembayaran di depan / kontrak 12 kali pertemuan,
jika sudah habis ada perpanjangan kontrak.
Hal ini penting karena banyak siswa yang jika
pembayaran dibelakang mereka tidak membayar,
banyak faktor yang mempengaruhinya antara lain
orang tua siswa tidak mampu, sudah diberikan
kepada siswa tetapi uangnya untuk hal lain seperti
pulsa, rokok, dll sehingga uang dari orang tua tidak
sampai ke lembaga.
4. Pembelajaran monoton, hanya membahas soal-soal
terus, sekali-kali perlu diberikan seperti permainan
luar kelas, tetapi masih dalam tujuan pembelajaran,
misalnya soal-soal disembuyikan ditempat-tempat
diluar ruangan, lalu siswa mencari dan mengerjakan
dsb. Untuk lebih jelasnya dalam buku metode
mengajar tentor ada dalam CD
Setiap kelas kalau memungkinkan diberikan monitor
untuk pembelajaran slide, banyak slide yang bisa

19

SOP Bimbel

ditayangkan, bimbel kami untuk animasi pembelajaran


dan slide sudah menyediakan walaupun belum semua
mapel.

2.Program Privat
Untuk melayani konsumen, program privat kita bagi
menjadi 2 bagian, yaitu :
a. Privat di lembaga
Sistem privat di lembaga ini seperti pertemuan
kelompok, hanya saja satu tentor satu siswa.
Ruang untuk program privat ini khusus, hanya 1 meja 2
kursi, jadi hemat tempat.
Sistem privat memakai kartu tentor, dan kartu Siswa.
Kartu tentor dibawa tentor dan kartu siswa dibawa
siswa.
Setiap pertemuan kartu tentor ditandatangani siswa
dan kartu siswa ditandatangani tentor.
Pelayanan untuk privat sebaik mungkin, karena
biasanya orang tua siswa privat lebih sensitif
kesalahan-kesalahan kecil yang dibuat oleh bimbel.
Harga Privat relatif mahal karena semua biaya
operasional kegiatan pembelajaran ditanggung oleh
satu orang.
Hambatan dalam privat di bimbel
a. Kadang siswa tidak memperpanjang kontrak karena
didepan terlihat mahal untuk 3 sesi perminggu (1
bulan) sudah membayar 432 ribu jadi kadang orang
tua keberatan.
Solusinya : pembayaran diangsur dua atau tiga kali.
b. Salah dalam perhitungan jumlah pertemuan, tentor
sudah merasa 12 kali pertemuan dan siswa / orang
tua merasa belum penuh 12 kali pertemuan
Solusinya : memakai kartu rangkap, satu untuk
tentor dan satu untuk siswa, setiap pertemuan

20

SOP Bimbel

keduanya (tentor dan siswa) tanda tangan di setiap


kartu yang dibawa masing-masing.
c. Terlihat kita terlalu komersiil terhadap ilmu.
Untuk masalah administrasi serahkan kepada
administrator, tentor jangan pernah Tanya tentang
kedatangan / pembayaran.
Keuntungan dalam privat di bimbel
a. Pengasawan mudah
b. Tidak memakan ruang banyak, cukup 1 meja 2 kursi
c. Pembayaran relatif lancar
b.Privat di Rumah
Sistem privat di rumah adalah program bimbingan
dengan cara tentor datang ke rumah siswa dalam
waktu tertentu sesuai dengan perjanjian.
Ruang untuk program privat ini khusus, hanya 1 meja 2
kursi, jadi hemat tempat.
Sistem privat memakai kartu tentor, dan kartu Siswa.
Pelayanan untuk privat sebaik mungkin, karena
biasanya orang tua siswa privat lebih sensitif
kesalahan-kesalahan kecil yang dibuat oleh bimbel.
Harga Privat relatif mahal karena semua biaya
operasional kegiatan pembelajaran ditanggung oleh
satu orang.
Hambatan siswa privat dirumah :
a. Terlalu banyak komplain, kita harus punya banyak
stock tentor
b. Tentor memperpanjang kotrak secara pribadi tanpa
sepengetahuan lembaga

Keuntungan

21

SOP Bimbel

a. Kita tidak memerlukan ruang, hanya manajemennya


harus bagus
b. Pembayaran lancar
3.Program Khusus
Program khusus adalah Program bimbingan
kelompok/privat yang pendaftarannya tidak mengikuti
aturan semesteran atau insidental. Kelompok Khusus ini
antara lain :
a. Program liburan
b. Program Siap Ujian Nasional
c. Program Menghitung Cepat
a. Program Liburan
Program liburan antara lain :
7) Program hitung cepat
8) Program english fun learning
9) Program Briliant Solution
Program liburan dilakukan selama 2 minggu dengan
jumlah pertemuan 12 sesi.
Dilaksanakan hari Senin sampai dengan Sabtu.
Pembayaran program liburan disesuaikan dengan
program 12 sesi untuk masing-masing tingkatan kelas.
b.Program Siap Ujian Nasional
Program ini dilaksanakan selama 3 bulan, dimulai pada
bulan Januari.
Konsumen diberikan pilihan program yaitu
1) Program 12 sesi
2) Program 2 sesi per minggu.
Harga Program menyesuaikan. (Lampiran)
c. Program Menghitung Cepat
Program menghitung cepat adalah program dimana
konsumennya adalah sd kelas 4, 5 dan 6 yang belum

22

SOP Bimbel

mempunyai ketrampilan menghitung, kecepatan hitung


sangat lambat.
Paket 12 sesi ditawarkan untuk program 1 sesi, atau 2
sesi perminggu.

23

SOP Bimbel

BAB IV
SOP ADMINISTRATOR
Administrator adalah orang yang menangani segala teknis
kegiatan administrasi di tempat bimbingan.
Tugas dan Standar Pelayanan Administrator
1.Administrator sebagai Front Office
a. Menerima Tamu sebagai Calon Konsumen
Tamu yang datang sebagai Calon konsumen atau
konsumen diperlakukan sebaik mungkin.
Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Konsumen :
1. Tamu dipersilahkan masuk dan dipersilahkan
duduk di depan meja Front Office.
2. Ucapkan Assalamualaikum, Selamat Pagi /
Selamat Sore , ada yang bisa Saya bantu
3. Apabila Calon Konsumen menanyakan perihal
bimbingan belajar, sodorkan brosur-brosur atau
leaflet kepada Calon Konsumen tersebut.
4. Tanyakan untuk anak, atau adik bimbingan yang
dibutuhkan dan kelas berapa.
5. Berikan informasi yang mendetil tentang lama
bimbingan, kelebihan-kelebihan tentor, Metode
mengajar bimbingan, Fasilitas yang didapatkan
serta Jumlah pembayaran yang ditanggung
Konsumen.
6. Berikan informasi kepada calon konsumen secara
perlahan dan persuasif.
7. Jangan terkesan membentak, menggurui, dan
berikan waktu mereka untuk bertanya dan
berfikir
8. Mendengarkan apa yang calon konsumen
utarakan,
memberikan
jawaban
dengan
bijaksana, dan yakinkan bahwa bimbingan ini
adalah yang terbaik.
9. Setelah calon konsumen yakin, berikan formulir
pendaftaran untuk diisi, berikan informasi cara

24

SOP Bimbel

mengisi form pendaftaran jika ditanyakan atau


salah dalam pengisian
10. Menerima biaya pendaftaran dan Biaya SPP
11. Berikan kuitansi, peraturan bimbingan belajar,
jadwal siswa serta Modul / fasilitas lain yang
disediakan.
12. Catat dalam buku siswa baru dan buku
pembayaran siswa
b. Menerima Tamu sebagai Tamu
Tamu dalam bimbingan belajar bukan hanya tamu
menanyakana bagaimana cara untuk mengikuti
bimbingan tetapi banyak yang datang sebagai tamu,
misalkan penwaran kerjasama promosi, penawaran
kerjasama outlet, dari pemerintah, memasukkan
lamaran pekerjaan dan lain-lain.
Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Tamu :
1. Tamu dipersilahkan masuk dan dipersilahkan
duduk di depan meja Front Office.
2. Ucapkan Assalamualaikum, Selamat Pagi /
Selamat Sore , ada yang bisa Saya bantu
3. Persilahkan Tamu untuk duduk di ruang Tamu
dan Administrator bertugas mencari Manajer
serta memberitahukan kepada manajer bahwa
ada tamu yang ingin
4. Persilahkan Tamu untuk menyantap hidangan /
minuman dan berikan informasi bahwa manajer
akan menemuinya pukul , kemudian
persilahkan untuk menunggu.
c. Menerima Tamu sebagai Tentor
Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Tentor :
1. Sapalah dengan santai Hai .(nama tentor),
atau Pagi / Sore .
2. Berikan jadwal hari itu kepada tentor

25

SOP Bimbel

3. Berikan peralatan mengajar seperti Spidol 2


buah dan penghapus, pastikan bahwa spidol
sudah terisi tinta.
4. Berikan informasi bahwa siswa telah menunggu /
sudah datang .. (jumlah)
d. Menerima Tamu sebagai siswa
Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Siswa :
1. Sapalah dengan santai Hai , atau Pagi / Sore
.
2. Tanyakan kepada siswa program yang diikuti
3. Berikan informasi Tempat / ruang bimbingan,
dan persilahkan masuk
e. Menerima Pembayaran Siswa
Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Siswa :
1. Siswa dipersilahkan masuk dan dipersilahkan
duduk di depan meja Front Office.
2. Ucapkan Assalamualaikum, Selamat Pagi /
Selamat Sore , ada yang bisa Saya bantu
3. Tanyakan program yang diikuti
4. Berikan informasi pembayaran yang sudah
dibayarkan dan kekurangan.
5. Tanyakan berapa jumlah pembayaran yang ingin
dibayarkan
6. Berikan kuitansi dan catat pembayaran didepan
siswa di buku pembayaran.
f. Sebagai Pusat Informasi Orang Tua dan Siswa
Administator wajib menjawab semua pertanyaan
yang diajukan orang tua atau siswa tentang program
atau
apapun
mengenai
bimbingan
belajar.
Administrator tidak diperkenankan memberikan
informasi yang bersifat pribadi mengenai pegawai
bimbingan kepada siapapun.

26

SOP Bimbel

g. Menata, membersihkan dan memperindah Ruang


Tamu
h. Menerima Telepon
Prosedur Penerimaan Telepon :
1. Telepon berdering, diangkat dan dijawab
Assalamualaikum, Selamat Pagi / sore / ..
Bimbel RBS, ada yang bisa kami bantu
2. Apabila Administrator sedang ada tamu dan
Telepon berdering, mintalah ijin kepada tamu
terlebih dahulu unutk menjawab telepon dengan
kata-kata Mohon maaf, saya akan menerima
telepon sebentar .
3. Berikan informasi kepada penelpon seperlunya,
usahakan sesingkat mungkin tetapi sejelas
mungkin dengan tidak terkesan terburu-buru.
4. Dilarang menerima telepon atau menelpon untuk
kepentingan pribadi dengan Telepon Kantor.
5. Ucapakan salam dan terima kash saat menutup
telepon.
2.Membuat Jadwal Bimbingan
Jadwal bimbingan terdiri atas jadwal ruang, jadwal siswa
dan jadwal tentor.
a. Jadwal Ruang
Jadwal ruang dibuat per ruang, 1 ruang ditempatkan
pada 1 halaman sendiri.
Dalam Kolom Jadwal Ruang di Tulis Kelas dan
Mapelnya.
Contoh jadwal ruang dalam Lampiran
b.Jadwal siswa
Ditulis dalam Kartu Siswa
c. Jadwal Tentor
Jadwal Tentor dibuat berdasarkan jadwal
mengajarnya. Satu Tentor dibuat 1 halaman jadwal.
Sehingga tidak akan terjadi tabrakan / dobel hitung.

27

SOP Bimbel

Contoh Jadwal tentor ada dalam lampiran


3.Membuat Rekapan HR Pegawai
Jumlah mengajar tentor dapat dihitung dari daftar hadir
tentor untuk bimbingan di RBS dan Kartu tentor untuk
Bimbingan Privat datang ke rumah.
Setiap awal bulan Tentor mendapatkan gaji, dari rekapan
tersebut gaji dapat di berikan.
Contoh Rekapan Tentor dapat dilihat dalam lampiran :
4.Membuat Administrasi Persuratan
Surat-surat yang dibuat oleh administrator antara lain :
a. Permohonan kerjasama marketing dll
b. Surat pemberitahuan tunggakan pembayaran
c. Surat pemberitahuan pelanggaran tata tertib
d. dll
5.Membuat pembukuan keuangan
a. buku kas
b. laporan keuangan
c. Surat pertanggungjawaban Keuangan
Software keuangan dan Rekapitulasi Administrator
dalam CD

28

SOP Bimbel

BAB V
SOP MARKETING
Marketing adalah ujung tombak keberhasilan suatu
perusahaan atau lembaga bisnis.
Tugas-tugas Marketing :
1.Menempelkan banner kecil 0.5 x 1 meter di pinggir
jalan
2.Menyebar Brosur
a. Ditempelkan ditempat strategis (dekat dengan
perumahan atau perumahan golongan menengah ke
atas)
b. Diletakkan persis didepan pintu rumah (perumahan)
jangan di sebar karena hasilnya nihil. Lebih baik jalan
kaki dan masuk rumah masing-masing.
c. Diletakkan di Perpus daerah, perpustakaan Sekolah
d. Apabila memungkinkan di Toko Buku
e. Penyebaran Brosur saat siswa masuk sekolah atau saat
pulang sekolah kurang efektif karena terlalu banyak
yang terbuang.
f. Brosur ditempel di warung-warung bakso, sate dll yang
lumayan baik.
3.Membuat rekanan dengan perusahaan kecil, menengah
dan atas dalam promosi bimbingan belajar.
Rekanan minimal mempunyai idcard (kartu anggota),
penawaran dari Bimbel berupa diskon bagi anggota
perusahaan / perkumpulan dengan syarat perusahaan /
perkumpulan itu mempromosikan bimbingan belajar kita.
4.Mencari dan membuat outlet bimbel
Outlet hanya sebagai marketing kedua dalam kegiatan
promosi, mereka hanya mempromosikan program privat
dirumah. Tetapi dalam prakteknya brosur yang disebar
melalui outlet menawarkan banyak program.
Sasaran untuk outlet ini adalah Warung Pulsa, Warungwarung makanan ringan di Perumahan dan Lain-lain.
Outlet mendapatkan 5 % dari hasil pembayaran siswa.

29

SOP Bimbel

5.Membuat kesepakatan dengan Sekolah


Marketing membuat sebuah perjanjian dengan sekolah,
untuk promosi disekolah.

Lampiran 1

30

SOP Bimbel

SURAT PERNYATAAN TENTOR


Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama

: .

Tempat/tanggal lahir : .
Jabatan
Alamat

: .
: .
.

No. HP

: .

Ijasah Terakhir: .
Setelah saya masuk sebagai Tentor di Bimbel RBS, saya akan menaati peraturan yang
berlaku di Lembaga ini dan Saya menyatakan :
1. Beriman dan bertakwa kepada Tuhan yang maha esa, Allah SWT.
2. Tidak akan membuat persetujuan sendiri dengan pihak Orang Tua / Siswa dalam arti
memperpanjang kontrak / membuat kontrak baru karena hak membuat dan
memperpanjang kontrak adalah hak dari lembaga.
3. Datang tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
4. Ijin ketidakhadiran minimal 1 hari sebelum jadwal yang telah ditentukan.
5. Berkelakuan baik kepada pengurus lembaga dan siswa.
6. Tidak akan menyebarluaskan teknik-teknik mengajar dan buku-buku dari Bimbingan
Belajar RBS kepada siapapun dan kapanpun.
Demikian Surat Pernyataan ini Kami buat dengan sebenar-benarnya, dan dapat digunakan
seperlunya.
Yang Membuat Pernyataan
Materai 6000

Lampiran 2

31

SOP Bimbel

PERATURAN BIMBINGAN BELAJAR


1. Kelompok
a. Siswa datang tepat waktu
b. Siswa membawa modul yang telah diberikan kepada siswa, sesuai dengan mapel yang
telah ditentukan.
c. Siswa tidak datang dalam pertemuan kelompok maka tetap dihitung dalam jumlah
pertemuan per paket (1 paket kelompok 12 kali pertemuan)
d. Siswa menjaga kebersihan dan kesopanan kepada siapapun di dalam lembaga
bimbingan belajar
e. Saat pembelajaran di dalam lembaga siswa dilarang :
a) membawa senjata tajam
b) berkelahi
c) membuat gaduh dalam kelas
d) merusak inventaris lembaga
e) tidak sopan kepada tentor maupun teman sebaya
f. Siswa yang melanggar peraturan dan dirasa lembaga sudah tidak mampu untuk
mengendalikannya maka akan dikembalikan kepada orang tua.
g. Semua administrasi pembayaran dilakukan dimuka sebelum kegiatan pembelajaran
dimulai.
2. Privat di Lembaga
a. Siswa datang tepat waktu
b. Siswa membawa modul yang telah diberikan kepada siswa, sesuai dengan mapel yang
telah ditentukan.
c. Siswa yang berhalangan hadir maksimal ijin 1 hari (1 x 24 jam) kepada lembaga
dengan surat / telpon kepada administrasi. Ijin yang kurang dari 24 jam maka tetap
dianggap datang dan tetap dianggap dalam 1 pertemuan.
d. Siswa menjaga kebersihan dan kesopanan kepada siapapun di dalam lembaga
bimbingan belajar
e. Saat pembelajaran di dalam lembaga siswa dilarang :
a) membawa senjata tajam
b) berkelahi
c) merusak inventaris lembaga
d) tidak sopan kepada tentor maupun teman sebaya
f. Siswa yang melanggar peraturan dan dirasa lembaga sudah tidak mampu untuk
mengendalikannya maka akan dikembalikan kepada orang tua
3. Privat di Rumah
a. Siswa wajib menghormati, menjaga sopan santun terhadapt tentor yang dating ke
rumah.
b. Siswa yang berhalangan dalam bimbingan maksimal ijin 1 hari (1 x 24 jam) kepada
lembaga dengan surat / telpon kepada administrasi. Ijin yang kurang dari 24 jam maka
tetap dianggap bimbingan dilaksanakan dan tetap dianggap dalam 1 pertemuan.
c. Siswa yang melanggar peraturan dan dirasa lembaga sudah tidak mampu untuk
mengendalikannya maka akan dikembalikan kepada orang tua
d. Pembayaran administrasi dilaksanakan di lembaga, orang tua / siswa tidak
diperkenankan untuk menitipkan atau membayar melalui tentor.
e. Orang tua / siswa yang membuat kontrak sendiri atau menambah jam pelajaran dengan
tentor tanpa sepengatahuan admin akan diberikan sanksi berupa penghentian bimbingan
dan tentor yang bersangkutan akan dikeluarkan dari bimbingan
Saya telah membaca dan menyetujui peraturan bimbingan di atas
,

Orang Tua / Wali Siswa

32

SOP Bimbel
BIMBINGAN BELAJAR SD, SMP DAN SMA

Rumah Belajar Sukses


Jl. Pondok Pinang 3, Pondok Pinang, Kebayoran Lama, Jakarta
Website www.bimbelrbs.com

Nomor
Hal

:
/ RBS.eks/
/2012
: Pemberitahuan Pelunasan SPP

Kepada :
Yth. Bapak / Ibu
Orang Tua dari

Kelas

Di
Tempat.
Dengan Hormat,
Diberitahukan bagi semua siswa peserta Bimbel RBS, demi kelancaran program
Bimbingan sesuai dengan peraturan yang berlaku di bimbel RBS yaitu Pelunasan Paket
bimbingan Maksimal setelah 2 kali pertemuan maka dengan ini
Nama

: ..

Kelas

: ..

Telah menjadi siswa Bimbingan Belajar RBS sejak tanggal .


Dan telah mengikuti Bimbingan . Kali.
Untuk itu demi kelancaran dan terpenuhinya biaya operasional bimbingan belajar Kami,
Kami mohon pelunasan administrasi pembayaran kepada Kami. Berikut rincian
Pembayaran :
Jumlah pembayaran yang harus dibayarkan

Rp

Telah membayar

Rp

Kekurangan Pembayaran

Rp

Demikian surat pemberitahuan ini Kami sampaikan, untuk menjadikan periksa.

Jakarta, 2015
Manajer
Bimbel RBS

Administrator

Lampiran 3

33

SOP Bimbel
BIMBINGAN BELAJAR SD, SMP DAN SMA

Rumah Belajar Sukses


Jl. Pondok Pinang 3, Pondok Pinang, Kebayoran Lama, Jakarta
Website www.bimbelrbs.com

Nomor
Hal

:
/ OCS.eks/
/2011
: Surat Peringatan ke-.

Kepada :
Yth. Bapak / Ibu

Orang Tua dari

Kelas

Di
Tempat.
Dengan Hormat,
Diberitahukan bahwa
Nama

: ..

Kelas

: ..

Alamat

: ...

Telah melakukan pelanggaran peraturan Bimbingan Belajar RBS berupa


..
..
Demi ketertiban dan kelancaran proses bimbingan, Kami mohon kepada Bapak / Ibu untuk
menindaklanjuti dengan memberi perhatian lebih kepada Putra-putri Bapak / Ibu di rumah.
Demikian surat pemberitahuan ini Kami sampaikan, untuk menjadikan periksa.

Manajer
Bimbel RBS

Jakarta, 2011
Administrator

34