Licence Fondamentale Sciences Economiques et Gestion (S5)

Audit Gnral (2016-17)

Thme 3 : Les outils de laudit

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

Introduction
Les outils de collecte de linformation
Les outils descriptifs
Les outils de diagnostic
Les techniques de validation

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3.1 Introduction
Les auditeurs disposent de diffrents outils pour mener bien la mission daudit.
Bien quil existe des mthodologies et de nombreux outils la disposition de lauditeur, tout moment,
cest son jugement et son professionnalisme qui vont dterminer ltendue des travaux mettre en
uvre et superviser ainsi que les outils les plus adquats chaque phase et pour chaque objectif.
On distingue diverses catgories doutils comprenant chacune diffrents outils:
-

Les outils de collecte de linformation,

Les outils descriptifs,
Les outils de diagnostic,
Les techniques de validation.

3.2 Les outils de collecte de linformation

Cette catgories doutils est utilise tout au long de la mission et comprend les outils suivants:
a- Lentretien daudit,
b- Lobservation physique,
c- Les questionnaires.

a-

Lentretien daudit

Il comprend diffrentes tapes :

1-

La prparation de lentretien, qui a lieu, videmment, avant la rencontre avec la personne avec
qui lentretien sera ralis. La prparation consiste :
- Prendre rendez-vous: ceci permet de sassurer de la disponibilit de linterlocuteur. Il est
prfrable de prvoir une heure de dbut et de fin,
- Connatre son interlocuteur: collecter les informations pertinentes sur cette personne dans
le contexte professionnel, cest dire ses fonctions, sa position hirarchique, linformation quil
pourrait dtenir et fournir, etc
- Prparer son sujet et ses outils: lire et comprendre lensemble des lments inclus dans le
dossier permanent se rapportant au sujet de lentretien; fixer les objectifs atteindre; prvoir
un guide dentretien.

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2-

Lentretien proprement parler, durant lequel il est recommand de:

- Se prsenter, si ncessaire (premire rencontre avec linterlocuteur), prciser le but de
lentretien (ceci permettra votre interlocuteur de juger quelle information pourrait vous tre
utile) et confirmer la dure prvue,
- Se concentrer sur le processus et sur le contenu,
- Ecouter attentivement, demander lillustration des dires par des exemples, sassurer de
comprendre ce que dit linterlocuteur: rsumer ou reformuler, de temps en temps, les
informations recueilles,
- Recentrer la discussion si ncessaire (si elle sloigne du but de lentretien),
- Rester neutre (mme si linterlocuteur sollicite lavis de lauditeur),
- Prendre des notes, ce qui permet de: (i) ralentir si ncessaire le flux dinformation (ii)
conserver une trace du droulement de lentretien et des points essentiels voqus,
- Varier la forme des questions : ouvertes ou fermes, alternatives, suggestives, factuelles
(qui ? quoi ? o ? comment ?). Ceci contribue maintenir lattention de linterlocuteur et lui
viter lennui.
- Remercier linterlocuteur en lui indiquant que lquipe daudit pourrait, ventuellement, avoir
des questions complmentaires par la suite.

3-

La suite de lentretien, qui consiste :

Formaliser les notes prises (voir outils descriptifs ci-dessous),
Exploiter ce qui peut ltre.

Attention : ceci doit se faire chaud, cest dire immdiatement aprs lentretien.

Lobservation physique

b-

Il sagit de lobservation directe, sur le terrain de la ralisation dune activit, le suivi dun processus, la
constatation dune ralit. Cet outil de collecte de donnes sert mieux comprendre les procdures
tudies; il permet de suivre sur le terrain le cheminement de certaines procdures. Il permet aussi de
constater si les procdures sont effectivement appliques ou, ventuellement, les diffrences entre ce
qui doit se faire (conception) et ce qui se fait (mise en uvre).
Avantages
-

Sapercevoir si dans les explications (recueillies pendant lentretien) une partie de la

procdure a t omise,
Sassurer de la bonne comprhension de lensemble des procdures ou de lenvironnement
(fonction, ou systme) tudi,
Constater des problmes qui ne sont pas connus ou impossible de dduire de linformation
crite,
Bnficier dune source riche dexemples spcifiques utiles lillustration des conclusions
gnrales.

Limitations :
-

Elle nest pas toujours possible (ceci dpend par exemple de la nature de lactivit dont
lauditeur veut observer lexcution),
Une observation physique ou directe ne permet pas de gnraliser; en plus lobservation
requiert du temps et le nombre dobservations doit alors tre limit,
Les personnes peuvent se comporter diffremment de lhabituel quand elles sont observes.

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c-

Les questionnaires

Il existe diffrents types de questionnaires, parmi lesquels on trouve :

-

Questionnaires ouverts ou ferms,

Listes de vrifications (check-lists),
Questionnaire de contrle interne (voir modle).

Parmi les bonnes pratiques pour lutilisation de cet outil figurent :

-

Adapter loutil lentreprise et au secteur et garder le recul ncessaire,

Utiliser le questionnaire en tant que guide de lentretien; le questionnaire ne doit pas
emprisonner lauditeur et son interlocuteur,
Eviter que le questionnaire soit rempli par linterlocuteur et quil se substitue ainsi lentretien.

3.3 Les outils descriptifs

Cette catgorie doutils sert donner forme, structurer et/ou rsumer les informations collectes.
Ces outils sont de quatre types qui, gnralement, se compltent :
abcd-

Les organigrammes
Le narratif
Les diagrammes
Les grilles de sparation des tches

a- Les organigrammes
Selon le dictionnaire Larousse, un organigramme est un Graphique de la structure d'une organisation
complexe (entreprise, groupement, etc.), reprsentant la fois les divers lments du groupe et leurs
rapports respectifs .
Les organigrammes permettent donc de dcrire et de comprendre les responsabilits respectives des
membres du personnel ; leurs fonctions et leur autorit formelle.
Il est important de noter la possibilit dexistence de diffrences non ngligeables entre
lorganigramme officiel et les responsabilits relles. Par exemple, une personne peut excuter dans
la ralit des tches qui ne font pas partie de ses responsabilits formelles indique dans
lorganigramme.
Lauditeur est souvent ramen mettre jour les organigrammes (sils ne reprennent pas les derniers
changements) et/ou rajouter ces propres commentaires (pour les ajuster la distribution relle des
responsabilits ou pour clarifier certains aspects qui requirent des prcisions).

b- Le narratif
Il sagit de dcrire une ralit au moyen de texte crit, dune narration.
Avantage: il est la porte de tous.
Inconvnient : prsente le risque de lourdeur et de manque de rigueur; lauditeur se retrouve face la
question jusquo aller dans les dtails ?
Pour compenser les limitations du narratif, il est judicieux dy recourir en complment des
diagrammes.

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c- Les diagrammes
Le diagramme est un descriptif normalis (cest--dire, ralis selon des normes) dun circuit
dinformations ou dune procdure.
Il sagit dun outil de visualisation et de synthse offrant la possibilit de haute prcision; il est utilis
pour faciliter et accrotre la comprhension dun processus.
Souvent les cabinets ont dvelopp des symboles standardiss et une mthode spcifique
dlaboration de ces diagrammes.
En pratique, dans le cas de processus complexes, il est possible de faire un diagramme de synthse,
qui montre lensemble du processus, puis de faire un diagramme de chaque service et chaque partie
du processus
Parmi les rgles respecter pour la bonne lisibilit des diagrammes figurent celles relatives :
-

Subdiviser les diagrammes si la procdure est complexe,

Respecter la chronologie des oprations (cest--dire leur cheminement dans le temps) et ne
pas hsiter mettre en vidence les documents en attente ,
Ne pas laisser les documents sans sources et sans destination,
Utiliser une colonne commentaires qui permet de ne pas surcharger le diagramme.

Il convient aussi de confirmer lensemble du diagramme avec linterlocuteur.

d- Les grilles de sparation des tches

Ces grilles compltent les autres outils descriptifs.
Elles permettent de visualiser les diffrentes tches et fonctions ralises pour chaque procdure par
les diffrents intervenants. Elles permettent, par exemple, de constater si les tches dexcution sont
spares des tches de contrle; cest--dire quelles sont ralises par des personnes diffrentes.
Attention :
-

La sparation des tches est un mcanisme de contrle interne.

La grille de sparation des tches est un outil de laudit.

Exemple de grille de sparation de tche :

Rception

R. magasin

R. achat

Contrle qualit

Rapprochement facture / BC / BR

Comptabilisation

Comptable

X
X

Signature chque
Envoi chque

Directeur

Ordonnancement
Etablissement chque

Gestionnaire
e

X
X

BC : Bon de commande
BR : Bon de rception

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3.4 Les outils de diagnostic

Les outils de diagnostic sont utiliss surtout, mais non exclusivement, pendant la phase de prise de
connaissance de lentit audite et celle de lvaluation du contrle interne. Ces outils permettent de :
-

Situer lactivit, son contexte et son volution et donc comprendre limpact que peut avoir le
contexte sur le mode dexcution de lactivit et comment ces aspects changent au cours du
temps,
Evaluer les enjeux et les risques en procdant :
o Apprcier les seuils de signification,
o Etablir des comparaisons dans le temps et dans lespace,
o Reprer les tendances, les variations anormales ou atypiques.

Les techniques utilises sont :

-

Dcomposition de linformation (pour en rduire la complexit et tudier sparment les

diverses composantes),
Recherche dindice,
Utilisation de ratio danalyse financire (en considrant les tendances),
Contrle de vraisemblance (vrifier quune donne nest pas improbable, par exemple la
lumire de donnes similaires correspondant des exercices antrieurs, dun ordre de
grandeur, ou des donnes du secteur),
Examen analytique.

Lexamen analytique peut tre dfini comme tant un ensemble de techniques visant faire des
comparaisons entre les donnes figurant dans les tats de synthse et des donnes antrieures et
prvisionnelles de lentreprise, faire des comparaisons entre les tats de synthse de lentit et des
donnes dentreprises similaires, analyser les fluctuations et tendances, tudier et analyser les
lments ressortant de ces comparaisons (Guide dAudit).
Ces techniques permettent dvaluer le contrle interne et les risques de contrle travers, le plus
souvent, le questionnaire de contrle interne structur par section des tats financiers ou par cycle
dactivit. Il sagit, alors, pour chaque objectif dvaluation, de rpondre des questions prtablies
qui explicitent les principaux contrles que devrait comporter la procdure.
Ces questions servent de guide lauditeur, mais ne sont jamais exhaustives. Elles permettent
lauditeur de :
-

Sassurer de la qualit de lvaluation du systme (guide et document de synthse),

Amliorer lefficacit de la vrification,
Permettre facilement la revue de lvaluation des procdures par le responsable de mission,
Amliorer les services rendus par lauditeur aux dirigeants de lentreprise, en mettant en
vidence les faiblesses du contrle interne.

3.5 Les techniques de validation

Ces outils sont utiliss en phase finale mais aussi pour tester les forces apparentes du contrle
interne; ils permettent dobtenir une assurance raisonnable de la validit des informations obtenues.
Parmi ces outils figurent:
a- Contrles arithmtiques et valuations,
b- Contrle de documents,
c- Confirmation des tiers.

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a- Contrles arithmtiques et valuations

Cette technique consiste :
-

vrifier les additions, multiplication, etc,

Faire des estimations sur les calculs de cots de revient, les amortissements, la rotation des
stocks.

Il est ncessaire de pratiquer des rapprochements. Un rapprochement est la comparaison entre deux
chiffres de sources indpendantes, ou de la comparaison entre un chiffre soit avec sa source ou avec
des normes prtablies.
Parfois, selon le jugement de lauditeur, il est mme ncessaire de faire des reconstitutions. Il sagit de
recalculer certains chiffres aprs vrification des lments qui permettent de les obtenir.

b- Contrle de documents
Lauditeur doit essayer de rechercher les preuves afin de valider les soldes des comptes.
Classification des informations dans un ordre de force probante croissante :
-

Information verbale
Examen de documents internes
Examen de documents manant dun tiers (cest--dire de source externe indpendante)
Confirmation directe dun tiers
Observation physique, ralise par lauditeur.

c- Confirmation des tiers

Appele aussi circularisation , elle consiste demander la confirmation dune donne relative un
chiffre (par exemple, une position) ou une situation (par exemple, des litiges) des tiers, cest-dire des personnes ou des entits autres que les dirigeants ou employs de lorganisation audite.
Les principaux tiers concerns sont: les clients, les fournisseurs, les banques, les avocats,
Les demandes de confirmations peuvent tre relatives, entre autres, :
-

Une position une date donne (le solde du compte une date donne);
Les oprations dune priode (livraisons, factures, recouvrements concernant un client);
Les litiges en cours;
Les signatures autorises.

Les demandes de confirmation peuvent tre fermes (exemple: fournir un chiffre et demander sa
confirmation) ou ouvertes (exemple : demander quel est le chiffre).
Gnralement les demandes de confirmation adresses aux clients sont fermes, alors que celles
adresses aux fournisseurs et aux banques sont ouvertes. Ceci sexplique par le fait que le risque
existant sur les comptes clients est gnralement un risque de survaluation, alors que dans le cas
des comptes fournisseurs il existe, gnralement, un risque de sous-valuation.

Rfrence
-

Valin, G. (directeur); J.F. Gavanou; C. Guttmann et J. Le Vourch (2006): Controlor & Auditor,
Editions Dunod.