Anda di halaman 1dari 27

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

PANITIA DIES NATALIS XX PARHATA SEMARANG


TAHUN 2016

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PERAYAAN DIES NATALIS XX
PARSADAAN MAHASISWA BATAK SEMARANG
(PARHATA)

SAMBUTAN KETUA PANITIA DIES NATALIS


Puji dan syukur kita panjatkan kepada Tuhan kita Yesus Kristus karena kasih setiaNya kami dapat menjalani kepanitiaan DIES NATALIS XX PARHATA dari proses awal
terbentuknya sampai pada hari ini kami masih memiliki kesempatan untuk melaporkan hasil
kegiatan dari Acara Dies Natalis Parhata 2016.
Adapun laporan pertanggungjawaban ini kami buat dengan harapan agar kedepannya
dapat dipergunakan sebagai pedoman oleh kepanitiaan berikutnya.
Kami segenap panitia mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua
pihak atas dukungan baik moral maupun material selama berjalannya kepanitiaan ini.
Sungguh kami sadari, bahwa tanpa adanya semua dukungan tersebut Acara Dies Natalis ini
tidak akan dapat terselenggara dengan baik.
Kami juga mengerti bahwa selama proses berjalannya kepanitiaan banyak terdapat
kekurangan. Atas segala kekurangan yang ada, kami segenap panitia mohon maaf yang
sebesar-besarnya dan kiranya Tuhan Yesus Kristus yang menyempurnakan segala sesuatunya.
Akhir kata, kami mengucapakan terimakasih,HORAS.

Panitia Dies Natalis Parhata 2016

A. LAPORAN UMUM
Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala kebaikan-Nya
kepada kita. Kasih setia yang selalu menemani kami sehingga senantiasa menyertai setiap
langkah dalam proses awal sampai akhir Kepanitiaan Dies Natalis Parhata Semarang. Proses

yang dapat berjalan dengan baik dengan segala keterbatasan yang dimiliki oleh setiap insan
yang terkait di dalamnya.
Tak terasa kepanitiaan Dies Natalis Parhata ini terbentuk dan menjalankan perannya
dalam satiap kegiatan. Pada saat ini juga, kami dapat menyampaikan Laporan
Pertanggungjawaban kepada Pengurus Parhata, Dewan Pengarah Parhata dan Anggota
Parhata yang telah turut serta memberikan perhatian dan partisipasinya untuk memenuhi
salah satu tanggung jawab pelayanannya yaitu dengan membentuk kepanitiaan Dies Natalis
ini.
Tahap awal dari proses kepanitiaan ini adalah dimulai dengan memilih seorang yang
bertanggungjawab penuh atas kesuksesan acara Dies Natalis ini. Dalam hal ini Pengurus
Parhata mengadakan pemilihan ketua Dies Natalis yaitu pada hari Sabtu, 10 Maret 2016
terpilih saudara Daniel Panggabean sebagai Ketua Dies Natalis Parhata 2016.
Tahap selanjutnya, ketua terpilih melakukan perekrutan kepada orang-orang yang
nantinya akan bekerjasama di dalam kepanitiaan ini. Di dalam merekrut teman-teman yang
akan bekerja di kepanitiaan ini, ketua yang dibantu oleh pengurus (dalam hal ini bidang
litbang) mengalami beberapa kendala. Adapun kendala yang dihadapi adalah hampir sama
dengan kendala yang dihadapi pada tahun-tahun sebelumnya, yaitu kesibukan kuliah dan
juga sudah banyak teman-teman yang bergabung dengan kepanitiaan di luar lingkup gereja.
Namun, karena penyertaan dan kasih setia dari Tuhan Yesus Kristus, juga semangat melayani
dari teman-teman maka kendala tersebut akhirnya terpecahkan. Akhirnya rapat perdana
Panitia Dies Natalis Parhata dilaksanakan pada 18 Maret 2016.
Rapat perdana ini berisikan perkenalan struktur kepanitiaan, anggota setiap bidang
dan job descriptionnya. Penyampaian salam dan motivasi yang dilakukan oleh dewan
pengarah panitia Dies Natalis Parhata 2016 dan juga membuat peraturan selama terbentuknya
kepanitiaaan. Pada kesempatan terakhir, ketua panitia juga menyampaikan beberapa salam
hangat kepada panitia khususnya dan pengurus umumnya. Sebelum rapat berakhir, diingatkan
kepada masing-masing bidang untuk membuat program kerja, estimasi biaya, dan time
schedule. Hal tersebut akan diutarakan pada rapat besar selanjutnya.
Kendala yang dirasakan pada kepanitiaan ini ialah kekurangan sumber daya manusia
yang bersedia berkontribusi aktif .
Selanjutnya, untuk menggalang dana melalui program kerja yang telah dibuat oleh sie
dana dan usaha, maka beberapa alternatif pencarian dana akan segera dilakukan. Adapun
alternatif pencarian dana tersebut berupa penjualan door to door, penjualan paket makanan
besar dan kecil. Seluruh alternatif pencarian dana akan dilakukan selama proses kepanitiaan
demi kelancaran program kerja. Tema pada acara Dies Natalis Parhata ini adalah MUTIHA
Mulani Tiar Hagabeon

Dasar pemikiran panitia mengambil tema tersebut dengan melihat:


1
2

Kebutuhan Parhata Semarang


Merangkul Mahasiswa batak untuk lebih mengenal PARHATA
Selanjutnya rangkaian kegiatan acara Dies Natalis ini terdiri dari 2 acara besar yaitu

Pra Dies Natalis Parhata di Widya Puraya dan Acara Puncak Dies Natalis Parhata di
Kelurahan Banjarsari. Kegiatan dimulai dari program kerja sie olahraga yaitu acara Eksternal
yaitu PARHATA CUP tanggal 22,23,29 April 2016 dan tanggal 6 Mei 2016 yang
dilaksanakan di Lapangan Sumuroto, sebagian panitia telah mempersiapkan baik mulai dari
perlengkapan yang akan dibutuhkan. Acara Ekternal ini di ikuti oleh seluruh anggota Parhata
dan Organisasi daerah yang mengikuti turnamen sepak bola. Acara Internal pada 14,15 Mei
2016.Pra Dies Natalis dilaksanakan tanggal 15 Mei 2016 di Widya Puraya . Acara puncak
Dies Natalis dilaksanakan pada tanggal 21 Mei 2016 di Kantor Kelurahan Banjarsari .Kami
seluruh panitia mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan
dukungan baik moril maupun materil dari awal kepanitiaan sampai kepada proses
terbentuknya laporan ini yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu. Kami juga tidak lupa
memohon maaf atas segala kekurangan dan kesalahan yang ada. HORAS
Salam 3S

Ketua Panitia Dies Natalis 2016

SUSUNAN KEPANITIAN DIES NATALIS XX PARHATA 2016

Dewan Pengarah

: Donna Pintubatu
Prima Purba

Ketua

: Daniel Panggabean

Sekretaris

: Enjui Pehulisa Br Barus

Bendahara

: Penina Melia Br Sitepu

Sie. Acara
`
`

: 1. March Hot Asi Sitanggang ( Korbid )


2. Mario Champs Sinurat
3. Yuli Sihaloho
4. Evita Siburian
5. Elisabeth Pakpahan

Sie. Dana Usaha

: 1.Adven Elita Simamora (Korbid)


2. Depi Turnip

Sie Publikasi dan Dokumentasi

: 1. Fourman Sihotang (Korbid)


2. Revando Situngkir
3. Darman Gultom

Sie. Perlengkapan

: 1. Tama Gurning ( Pendamping)


2. Daniel Siboro (Korbid)
3. Putri Situmorang
4. Bryan Steven Sianturi

Sie. Olahraga

: 1. Nabot Hutabarat ( korbid)


2. Pramono pasaribu

JOB DESCRIPTION
A. DEWAN PENGARAH
1. Bertanggung jawab kepada pengurus.
2. Membantu Ketua dalam mensinergiskan acara Dies Natalis dengan program
pengurus.
3. Membantu ketua dalam segala proses acara Dies Natalis Parhata yang
berhubungan dengan tugas ketua.
4. Mengarahkan setiap program kerja panitia

B. KETUA
1. Bertanggung jawab kepada anggota.
2. Merencanakan, mengarahkan, program kegiatan yang akan dilaksanakan secara
keseluruhan.
3. Mengorganisasikan, dan mengontrol pelaksaan kegiatan yang dilaksanakan.

4.
5.
6.
7.

Memimpin rapat dalam penentuan program kegiatan yang dilaksanakan.


Menggerakan setiap bidang agar bekerja sesuai tugasnya.
Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilaksanakan.
Secara langsung mendampingi dan membawahi bidang Olahraga dan bidang
Perkap dalam menjalankan tugasnya.

B. SEKRETARIS
1. Bertanggung jawab kepada ketua.
2. Mewakili kepanitaan dalam hal ketua berhalangan.
3. Memimpin dan mengelola kesekertariatan yang berhubungan dengan setiap seksi.
4. Bertanggung jawab atas ketertiban administrasi umum dan pendokumentasian
5.
6.
7.
8.
9.

serta pengarsipan laporan kegiatan.


Membuat laporan akhir kegiatan.
Membuat surat undangan rapat.
Membuat agenda rapat, absensi rapat, dan rekap hasil rapat.
Mempublikasikan kegiatan yang dianggap perlu.
Secara langsung membawahi dan mendampingi bidang PDD dan Acara dalam
melaksanakan tugas.

D. BENDAHARA
1.
2.
3.
4.
5.

Bertanggung jawab kepada ketua.


Mewakili kepanitiaan dalam hal Ketua dan Sekretaris berhalangan.
Mengelola dan mendistribusikan dana dengan sepengetahuan Ketua.
Bertanggung jawab atas administrasi keuangan.
Secara langsung membawahi dan mendampingi Danus dan Konsumsi dalam
melaksanakan tugas.

E. KOORDINATOR
1. Bertanggung jawab kepada BPH Panitia yang membawahi setiap bidang yang
bersangkutan.
2. Bertanggung jawab terhadap setiap keaktifan anggota di bidang masing-masing.
3. Mengkoordinir setiap bidang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masingmasing bidang.
F. BIDANG ACARA
1. Bertanggung jawab kepada BPH.
2. Bertanggung jawab kepada koordinator acara.
3. Mempersiapkan susunan acara serta mengkoordinasikannya dengan pihak yang
terkait.

4. Bekerja sama dengan ketua dan bidang lain merencanakan bentuk acara yang
akan ditampilkan.
5. Menyiapkan segala hal yang dibutuhkan demi kelangsungan acara.
6. Merencanakan jadwal latihan pengisian acara.
7. Bertanggung jawab atas kelangsungan setiap acara yang ditampilkan.

G. BIDANG DANA USAHA


1. Bertanggung jawab kepada BPH.
2. Bertanggung jawab kepada koordinator danus.
3. Menentukan alternatife pencarian dana.
4. Mengkoordinir seksi lain dalam kegiatan pencarian dana.
5. Merencanakan secara terorganisir pencarian dana.
6. Bertanggung jawab kepada bendahara tentang keuangan.
H. BIDANG PUBLIKASI, DEKORASI DAN DOKUMENTASI
1. Bertanggung jawab kepada BPH.
2. Bertanggung jawab kepada koordinator Publikasi Dokumentasi
3. Mempublikasikan setiap jadwal seluruh kegiatan Dies Natalis Parhata 2016
4. Medokumentasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan Dies
Natalis Parhata 2016
I. BIDANG PERLENGKAPAN DAN TRANSPORTASI
1. Bertanggung jawab kepada BPH.
2. Bertanggung jawab kepada koordinator Perlengkapan
3. Merencanakan serta mempersiapkan segala perlengkapan yang dibutuhkan
dalam setiap proses pelaksanaan kegiatan.
4. Mengkoordinir pengembalian setiap perlengkapan segera setelah dipakai.
5. Mengkoordinir dalam pengurusan transportasi terkait dengan kegiatan Panitia
Dies Natalis Parhata.
J.

BIDANG KONSUMSI
1. Bertanggung jawab kepada BPH.

2. Bertanggung jawab kepada koordinator konsumsi.


3. Menyiapkan konsumsi serta mencari segala bentuk konsumsi yang cocok dan
sesuai dengan anggaran.
4. Menyiapkan konsumsi untuk setiap latihan dan rapat.
5. Menyiapkan konsumsi untuk segala kegiatan yang bersangkutan.

I.

DEWAN PENGARAH
Program kerja:
a. Mendampingi panitia selama rapat berlangsung
b. Berkordinasi dengan pengurus terkait perkembangan panitia
c. Memberikan arahan kepada panitia mengenai program kerja setiap
bidang
d. Mendampingi panitia selama Pra dies sampai dengan acara puncak di
dies natalis
Program kerja yang berjalan :
a. Mendampingi panitia selama rapat berlangsung
b. Berkordinasi dengan pengurus terkait perkembangan panitia
c. Memberikan arahan kepada panitia mengenai program kerja setiap
bidang
d. Mendampingi panitia selama Pra dies sampai dengan acara puncak di
dies natalis
Program kerja yang tidak berjalan :

II

BADAN PENGURUS HARIAN

A. KETUA PANITIA
Program kerja :

a. merangkul, mengontrol, dan mengkoordinir setiap bidang


b. menyelenggarakan rapat besar setiap minggunya
c. memantau perkembangan setiap bidang
d. mengikuti program kerja perbidang
e. mengadakan rapat BPH
f. mengikuti rapat setiap bidang
Program kerja yang berjalan :
a. merangkul, mengontrol, dan mengkoordinir setiap bidang
b. menyelenggarakan rapat besar setiap minggunya
c. memantau perkembangan setiap bidang
d. mengikuti program kerja perbidang
e. mengadakan rapat BPH
program kerja yang tidak berjalan :
a. mengikuti rapat setiap bidang
kendala :
a.kurang merangkul panitia
b. kurang koordinasi dengan BPH
c. ketidaktepatan waktu dalam rapat oleh beberapa panitia
d. kurang koordinasi terhadap terlaksananya rapat bidang

B. SEKRETARIS
Program kerja :
a.menjalankan jaringan komunikasi setiap kegiatan dan mempublikasikan hasil
rapat
b. m kesimpulan program kerja setiap bidang diakhir rapat
c. membuat surat undangan rapat kepada setiap pihak yang terkait dengan
kegiatan dies natalis
d. membuat absensi panitia selama rapat berlangsung
e. menyusun laporan pertanggung jawaban panitia setelah kegiatan berakhir
Program kerja yang berjalan :
a.menjalankan jaringan komunikasi setiap kegiatan dan mempublikasikan hasil
rapat

b. membuat kesimpulan program kerja setiap bidang diakhir rapat


c. membuat surat undangan rapat kepada setiap pihak yang terkait dengan
kegiatan dies natalis
d. membuat absensi panitia selama rapat berlangsung
e. menyusun laporan pertanggung jawaban panitia setelah kegiatan berakhir
program kerja yang tidak berjalan : Kendala :
Kurang koordinasi dengan sekretaris Pengurus dalam pembuatan surat

LAPORAN KESEKRETARIATAN PENGURUS PARHATA 2016


No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

No Surat
01/1/PANDIES/IV/2016
02/1/PANDIES/IV/2016
03/1/PANDIES/IV/2016
04/1/PANDIES/IV/2016
03
05/1/PANDIES/IV/2016
06/1/PANDIES/IV/2016
07/1/PANDIES/IV/2016

Tanggal Surat
03 April 2016
03 April 2016
03 April 2016
03 April 2016
03 April 2016
03 April 2016
16 April 2016

08/1/PANDIES/IV/2016 15 Mei 2016


09/1/PANDIES/IV/2016
10/1/PANDIES/IV/2016
11/1/PANDIES/IV/2016
12/1/PANDIES/IV/2016
13/1/PANDIES/IV/2016
14/1/PANDIES/IV/2016
15/1/PANDIES/IV/2016
16/1/PANDIES/IV/2016
17/1/PANDIES/IV/2016
18/1/PANDIES/IV/2016
19/1/PANDIES/IV/2016
20/1/PANDIES/IV/2016

16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016
16 Mei 2016

Tujuan
IKAMMI
PAPUA
KALBAR
KAMAPALA
PARHATA
SUMBA
Penanggungjawab

Hal
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Pemakaian

Stadion
PMK FISIP

Lapangan
Peminjaman

PERANTARA
PARADISE
PARSAMOSIR
PARHOBAS
AUDISIE
ROMBAK
IMABA
IKAMMI
PAPUA
KAMAPALA
KALBAR
SUMBA

TOA
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan
Undangan

C. Bendahara
Program kerja :
a. Membantu Ketua dan Sekretaris dalam menjalankan tugas dan proker
b. Menghubungi alumni Parhata dengan tujuan meminta donasi (Berkordinasi
dengan Ketua dan Sekretaris)
c. Membantu bidang lain dalam menjalankan Program Kerja
d. Membuat akuntabilitas terjamin dan jelas
e. Mengingatkan seluruh panitia dalam hal keuangan dan menagih uang
(apabila perlu)
Program kerja yang berjalan :
a. Membantu Ketua dan Sekretaris dalam menjalankan tugas dan proker
b. Menghubungi alumni Parhata dengan tujuan meminta donasi (Berkordinasi
dengan Ketua dan Sekretaris)
c. Membantu bidang lain dalam menjalankan Program Kerja
d. Membuat akuntabilitas terjamin dan jelas
Program kerja yang tidak berjalan :
a. Mengingatkan seluruh panitia dalam hal keuangan dan menagih uang
Kendala :
a. Lupa untuk mengingatkan panitia dalam hal pembayaran maupun membawa
nota belanja

LAPORAN KEUANGAN BENDAHARA DIES NATALIS PARHATA 2016


Uang Masuk Panitia Dies Natalis Parhata 2016
Uang Masuk
N
o

Tanggal

1
2

28/03/16
29/03/16

Keterangan
Setoran Danus I
Denda

Jumlah (Rp)
Rp
Rp

116.800
5.000

3
4
5
6
7
8

01/04/16
02/04/16
10/04/16
11/04/16
18/04/16
19/04/16

22/04/16

10

23/04/16

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

26/04/201
6
29/04/201
6
30/04/201
6
03/05/201
6
06/05/201
6
07/05/201
6
09/05/201
6
11/05/2016
12/05/201
6
15/05/201
6
17/05/201
6
18/05/201
6

Celengan Kasih
Setoran Danus II
Setoran Danus III
Setoran Danus IV
Setoran Danus V
Pendaftaran Bola(Kalbar)
Celengan Kasih
Danus BPH & Danus
Pendaftaran Bola (Parhata Victory)
Pendaftaran Bola (Ikammi, Kamapala, Sumba)

Kartu Kuning dari Kamapala

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

37.000
44.000
225.000
84.000
301.300
300.000
28.000
132.000
300.000
900.000
10.000

Celengan Kasih

Rp

31.700

Danus acara, perkap, dan PDD


Bg Delito Manurung (Alumni '98)

Rp
Rp

198.000
500.000

Bg Armoko Aritonang (Alumni '97)

Rp

500.000

Pendaftaran Bola(Hipmapas)

Rp

400.000

Bg Nainggolan (Alumni'99) Tatap muka

Rp

300.000

Uang masuk Saksang

Rp

990.000

Bg Antonius

Rp

500.000

Celengan Kasih kasih


Setoran Danus VI

Rp
Rp

18.500
435.500

Setoran Danus VII

Rp

126.000

Setoran Danus VIII

Rp

19.500

Uang masuk Saksang I

Rp

85.000

Celengan Kasih kasih

Rp

8.500

Bg Hendry (Alumni 2003)

Rp

300.000

Lufti Kmobly Tambunan (Tekim 02)

Rp

300.000

NN (BNI)

Rp

200.000

Celengan Kasih Kasih

Rp

6.000

Alumni PARHATA di Sumut


Uang saksang
Pendaftaran bola Parhata Glory
Uang kartu kuning Parhata Glory
Pendaftaran Hipmapas I
Kartu kuning+merah Parhata Victory
Bg Tunggul
Alumni PARHATA di Sumut
Bg Jeffri
Bg Agus
Lelang Andy Siagian
Lelang Alumni (Bg Andy, Bg Jacky,Ka Arni) I
Lelang 2010 I
Lelang Bg Rico I
Lelang Alumni II

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

700.000
220.000
300.000
10.000
200.000
50.000
100.000
1.100.000
300.000
300.000
1.000.000
500.000
500.000
50.000
500.000

Bg

23

19/05/201
6

24

20/05/201
6

25

21/05.201
6

26

24/05/201

27
28

6
26/05/201
6
31/05/201
6

29

11/06/2016

30

14/09/201
6

Alumni Apriyadi Harianja Transfer

Rp

300.000

Lelang Bg Tommy

Rp

300.000

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

300.000
300.000
200.000
200.000
14.831.800

Uang lelang 2010 II


Uang lelang bg Rico II
Uang lelang 2010 III
Uang Lelang Alumni (Bg Andy, Bg Jacky,Ka Arni) II
TOTAL

Rincian Pemasukan :
-

Donasi Alumni
Lelang Dies Natalis
Celengaan Kasih
Dana Usaha
Pendaftaran Parhata Cup
TOTAL

: Rp. 5. 400.000
: Rp. 3. 450.000
: Rp. 134. 700
: Rp. 2. 977. 100
: Rp. 2. 470.000 +
: Rp. 14.831.800

Uang Keluar Panitia Dies Natalis Parhata 2016


Uang Keluar
N
o

Tanggal

1
2
3

28/03/16
03/04/16
06/04/16

16/04/16

18/04/16

22/04/16

21/04/16

Keterangan

Jumlah (Rp)

Pembuatan Stempel
Print Undangan OR
Tinta Stempel
Amplop
Kwitansi
Asturo
Foto Copy
Snack TM
Air Minera TM
Danus Bidang
Print Cocard
Cup turnamen
Aqua turnamen 1
Tepung lapangan
snack wasit
Pulsa
Bola
Modal Danus

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

45.000
4.200
5.600
500
3.500
2.000
25.000
20.000
21.500
186.000
4.000
16.500
9.000
10.000
15.000
72.000
250.000
31.000

23/04/16

26/04/201
6

10

29-Apr-16

11

30/04/201
6

12

06/05/201
6

13

11/05/2016

14

15
16

13/05/201
6

14/05/201
6
15/05/201
6

17

17/05/201
6

18

19/05/201
6

19

20/05/201
6

Uang beli bola


Lapangan
snack panitia
snack wasit
Kuas 4
Cocard
aqua turnamen 2
Lapangan
danus larut
Aqua
Snack Wasit
Kapur (Perkap)
Pulsa
Aqua galon 3
Kapur 2
Kapur
Aqua
Snack Wasit
Cup turnamen
Aqua Mineral
Minum wasit
Modal Saksang
Fotokopi I (Sub dan Thema )
Fotokopi II (Rundown Kasaran)
Fotokopi III Rundown Fix
IV Rundown Tambahan, Time Keeper + Kertas MC 2
lembar
Rafia 1/2 kg warna
20 Kerupuk
Gelas aqua
Kertas minyak warna 3
Sendok nasi
Balon warna
Balon Metalic
Lem Povinal

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

50.000
280.000
14.000
10.000
16.000
45.000
8.000
50.000
45.000
5.000
8.500
45.000
24.000
12.000
10.000
30.000
4.000
6.000
13.500
10.000
8.000
856.000
2.000
7.000
15.000

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

10.000
9.500
10.000
15.500
4.500
6.000
6.500
3.500
7.000

Pulsa nelpon booking tempat


Uang pinjam alat masak "Samosir"
Print Proposal & Surat Pinjam
Mie Gomak
Print Undangan
Pulsa nelpon booking tempat
Pulsa nelpon alumni
Konsumsi
Kursi
Tempat
Pulsa Telpon Alumni
MMT 5 x 2 meter
Photo Booth 3 x 2 meter
Sticker +Jasa Potong
Gantungan Kunci (100pcs)
Sertifikat
Trophy Champion
Trophy S-88
Lem Altecco

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

12.000
30.000
4.500
192.500
7.000
7.000
24.000
2.400.000
520.000
150.000
21.000
200.000
120.000
46.000
250.000
12.000
55.000
35.000
4.500

20

21/05/201
6

21

31/05/201
6

22

11/06/2016

Print Foto
Lelang(Bir, Kacang, Fanta, saksang)
Uang penjaga gedung (Pagi)
Balon
Buku Tamu
Amplop
Kertas-kertas (Krep, double tape, glue, asturo)
Bensin
Lelang (Saksang, lapet )
Dekorasi
ATK
44EO
Air Mineral
Kopi Pemusik
Bensin
Uang Penjaga gedung (Malam)
Sound
Hadiah Parhata Cup Juara I
Hadiah Parhata Cup Juara II
Hadiah Parhata Cup Top Score
DP Kain dekorasi
Uang Kain
Uang Layar
Uang Layar (HM Elekro)
Uang Ganti kaca meja yang pecah
Sterofom 2 (Final Parhata Cup)
Lem
Print Kertas A0 2 Lbr
Print Bahan Rapat LPJ
Snack Rapat LPJ
1 Kuas
Materai 6000 (4)
Tepung 5
Beli Jus panitia sakit
TOTAL

Total Pemasukan - Total Pengeluaran


Sisa
II.

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

5.000
360.000
50.000
35.000
13.000
4.000
18.000
20.000
395.000
33.000
14.000
39.000
22.000
12.000
15.000
50.000
3.000.000
750.000
500.000
100.000
200.000
100.000
75.000
50.000
310.000
8.000
5.000
30.000
3.600
25.000
8.000
24.000
25.000
12.000
12.768.400

Rp. 14.831.800 - Rp. 12.768.400


Rp. 2.063.400

BIDANG ACARA

Bidang Acara adalah bidang yang bertanggung jawab dalam mempersiapkan konsep acara
dan pelaksanaan acara serta bertanggung jawab atas kelangsungan acara yang ditampilkan,
dimana dalam pelaksanaan tugasnya sangat berkaitan juga dengan bidang yang lain seperti
Perlengkapan, PDD, Konsumsi, dan Dana Usaha.
1. Struktur Keanggotaan
Koordinator Bidang

: March Hot Asi Sitanggang

Anggota

: Agnes Yuliani Sihaloho

Mario Champs Sinurat


Evita Siburian
Elisabeth Pakpahan

2. Pelaksanaan Rapat Bidang


No Tanggal

Hasil Rapat

Kehadiran
Anggota

1.

07/03/1

Perkenalan

Anggota,
Dies

analisis

kondisi

Pengenalan

Deskripsi

Natalis

Pengenalan

Parhata

Deskripsi

BPH 5 + 2 = 7
100%

dan

Program

Kerja bidang acara baik jangka


pendek,

menengah,

maupun

2.

14/03/1

jangkan panjang
Pembahasan Tema,

6
21/03/1

Tanggal Acara
Pembahasan Konsep Acara

75%

6
28/03/1

Pematangan Strategi Konsep Acara

50%

6
11/04/1

Pembahasan Ulang Tahun Parhata

50%

dan menjamin kerjasama dengan

18/04/1

bidang Kerohanian Parhata


Pembahasan Acara Pra Dies Natalis

20. Meliputi pematangan Konsep,

25/04/1

Lokasi, Kosumsi, perlengkapan, dan

6
02/04/1

Dokumentasi
Penyusunan

Acara Puncak, Kerjasama dengan

09/04/1

bidang PDD dan Perlengkapan

6
16/04/1

Pelobian Petugas dan Rundown FIX

75%

6
16/04/1

Pembahasan Latihan para petugas

90%

Lokasi

Rundown

dan

Kasaran

dan

75%

75%

75%

3. Pelaksanaan Program Kerja

Sie Acara
a. Persiapan dan Pelaksanaan :
Membuat susunan acara dalam penyuksesan perayaan dies natalis tahun

2016
Aktif dan Terlibat langsung dalam segala proses kepanitiaan
pada eksekusi acara

Pra Dies Natalis


Melakukan acara Pra Dies Natalis yang 20 pada hari Sabtu 14
Mei di

Widya Puraya Undip sebagai starategi berbagai

informasi dalam penyuksean Dies Natalis Parhata yang ke 20


Pra dies natalis dilakukan dengan mengonsepsi acara
berbagai

hiburan

mulai

dari

tarik

tambang,

lomba

memasukkan paku ke dalam botol dan terakhir sesi sharing

sambil makan mie gomak bersama


Kegiatan Pra Dies Natalis berjalan dengan lancar diikuti >40

orang sesama anggota Parhata


Kendala:
Komunikasi sesama anggota Panitia tidak berjalan lancar.

Apalagi banyaknya anggota panitia yang berhalangan hadir


Semua konsep acara dan rundown tidak sesuai dengan
perencanaan. Ada kesalahan teknis sehingga hamir 3/4 bagian

acara diubah dengan situasional


Faktor cuaca
mendung

terhalangnya kelancaran dan proporsi waktu yang disediakan.


Publikasi kurang digencarkan, transportasi kurang memadai

menjadi

kendala

utama

sehingga banyak panitia kewalahan dalam menangani para


sesama anggota PARHATA.
Rekomendasi / Saran :
Menjaga komunikasi secara intens sesama panitia dan para

pengurus
Mempersiapkan rundown acara lebih baik
Memperhatikan berbagai
kemungkinan

yang

terjadi

menyewa, meminjam suatu hal. Pastikan tempat yang disewa

tidak menimbulkan dampak kewalahan.


PDD dan Perkap menjaga hubungan dengan baik agara
efektivitas acara berjalan sesuai perencanaan

Puncak Dies Natalis


Menyusun keseluruhan konsep acara dan terlibat langsung

dalam ekseskusi acara


Melobi dan melakukan latihan para petugas acara mulai dari

pemusik, singer, penerima tamu dll


Melakukan brefing sekaligus pelatihan para petugas sebelum
acara dimulai. Dalam latihannya disini kita memaksimalkan

waktu dengan dekorasi


Puncak perayaan dies natalis parhata 20

berlangsung dengan

lancar di Gedung Kelurahan Banjarsari Tembalang dan dihadiri


lebih dari 150 orang baik dari sesama anggota Parhata
maupun dari tamu undangan.
Kendala :
Panitia dalam hal partisipasi dinilai sangat kurang dalam

keterlibatan aktif dalam hari H


Komunikasi dan partisipasi panitia dan pengurus kurang
berjalan efektif. Ada banyak kesenjangan yang tampak pada

hari H
Transportasi menjadi momok utama. Banyak panitia dan
sesama

anggota

Parhata

kurang

memadai

dalam

hal

mobilitas.
Perombakan kondisional acara terjadi. Banyak dari konsep
acara diubah secara mendadak oleh bidang acara karena

melihat situasi dan renggang waktu yang mepet


Terjadi kemoloran waktu karena mis komunikasi dengan

pemilik gedung.
Berbagai masalah mulai muncul. Hal ini mendasari rundown
menjadi berubah. Acara molor dan dimulai pada jam 20.00

dan berakhir pada jam 24.00


Rekomendasi / Saran :
Memperhatikan waktu agar kegiatan sesuai dengan konsep awal acara.
Pelobian petugas perlu diperhatikan dari berbagai sudut pandang
Menjaga komunikasi secara intens sesama panitia dan para

pengurus
Memperhatikan

berbagai

kemungkinan

yang

terjadi

menyewa, meminjam suatu hal. Pastikan tempat yang disewa


tidak menimbulkan dampak kewalahan.

PDD dan Perkap menjaga hubungan dengan baik agara

efektivitas acara berjalan sesuai perencanaan


Panitia harus memahamai segala bentuk susunana dan
konsep acara

BIDANG KONSUMSI
Bidang konsumsi adalah bidang yang bertanggung jawab atas segala persiapan
dan penyediaan konsumsi pada saat berjalannya kegiatan kepanitiaan dan
berlangsungnya acara Dies Natalis Parhata 2016.
1. Struktur Keanggotaan
Adapun struktur keanggotaan di bidang komsumsi adalah sebagai berikut:
Koordinator bidang : Dewan Pengarah beserta BPH

2. Pelaksanaan Rapat Bidang


Setiap hari Rabu pukul 19.00 WIB, tempat conditional
Agenda

: - Estimasi peserta Acara Puncak


- Pembahasan range dana bidang konsumsi
- Penentuan jadwal rapat bidang konsumsi
- Penentuan timeline bidang konsumsi
- Timeline survey tempat pemesanan makanan
- Penentuan tempat pemesanan makanan beserta jadwal pemesanan
makanan dan kebutuhan lainnya.
- Penghitungan dana dan penentuan jadwal pemesanan makanan dan
belanja snack untuk Acara Puncak.

3. Evaluasi
Kendala Umum
1.Kurangnya Sumber Daya Manusia sehingga tdewan pengarah dan BPH menjadi
pihak yang menghandle konsumsi
Kendala Khusus
1. Kurang nya mobilitas saat suvey dan pengambilan makanan.
Rekomendasi

1. Akan lebih baik jika konsumsi ditanggungjawabi oleh sie konsumsi bukan dewan
pengarah ataupun BPH.
2. Lebih berinisiatif dalam survey dan pengambilan makanan

BIDANG PDD ( PUBLIKASI, DEKORASI DAN DOKUMENTASI )


Bidang PDD adalah bidang yang bertanggung jawab atas segala bentuk publikasi
acara, dekorasi , dokumentasi (pengabadian) pada saat pra acara dan acara yaitu pada
saat berjalannya kegiatan kepanitiaan dan berlangsungnya acara Dies Natalis Parhata
Semarang.
1. Struktur Keanggotaan
Koordinator bidang : Fourman M. Sihotang
Anggota
: Revando Septedy Situngkir
Darman Gultom
2. Pelaksanaan Rapat Bidang
Setiap hari Selasa pukul 17.00 WIB tempat PKM Baru Undip
Agenda:
-

Membagi PJ proker dan membahas deskripsi kerja setiap anggota dan pembahasan

timeline setiap proker PDD,


Pembahasan perkembangan proker per minggu ke 1 dan 2, konsep woro-woro dan

tema yang dibawakan kedalam publikasi, serta konsep video teaser.


-Rapat Koordinasi PDD dan Acara mengenai jobdesk PDD pada acara Pra Dies natalis,
pemaparan konsep dekorasi acara puncak, pemaparan dan koordinasi teknis
dokumentasi acara oleh PDD ke sie acara, koordinasi mengenai pemutaran video
acara. Briefing Internal PDD mengenai teknis pembagian spot dokumentasi pada
acara Pra Dies Natalis dan acara puncak.
3. Program Kerja PDD
1. Publikasi
- Woro-woro
- Stiker
2. Dekorasi
- MMT
- Photobooth
3. Dokumentasi
- Dokumentasi Foto (Untuk mendokumentasikan menggunakan 4 buah kamera)

- Dokumentasi Video (Video yang dibuat pada acara ini ada 2 yaitu ,Video Pra
Dies Natalis, Video Panitia dan video kegiatan Parhata selama 1 tahun terakhir)
4. Lain-lain
- Souvenir Dies Natalis (Gantungan Kunci)
4.Evaluasi
Kendala Umum
1. Kurangnya Kontribusi panitia
2. Adanya miskom dengan pemilik gedung sehingga dekorasi dilakukan dengan
terburu-buru.
3. Kekurangan tenaga saat dekorasi.
Kendala Khusus
1. Kurangnya waktu luang anggota PDD sendiri sehingga kesulitan membagi waktu
untuk melaksanakan dekorasi, pengerjaan woro-woro dan video sehingga hasilnya
tidak tepat waktu yang sudah ditetapkan.
2. Kurangnya anggota PDD yang memiliki kemampuan di bidang desain grafis
sehingga semua desain poster, MMT, cocard dan

dikerjakan oleh hanya beberapa

orang.
3. Kurangnnya anggota PDD yang memiliki kemampuan di bidang editing video (hanya
1 orang) sehingga pembuatan video hanya dilakukan oleh 1 orang
4. Kurangnya kendaraan sehingga mengurangi mobilitas dari anggota PDD sendiri untuk
mencari bahan saat dekorasi.
5. Kurangnya kemampuan mengambil foto dengan baik bagi beberapa anggota sehingga
hasil foto yang terambil kurang memuaskan.
Rekomendasi
1. Hendaknya pada saat pemilihan anggota bidang PDD diperhatikan juga kemampuan
desain grafis, olah video, maupun olah media social sehingga tidak mengalami
kesulitan besar saat membuat desain dan video
2. Kedisiplinan setiap anggota didalam bidang diperhatikan agar tidak merugikan
anggota lain baik itu saat rapat bidang, pengerjaan proker dan lain-lain.
3. Koordinator bidang hendaknya lebih bisa menjalin koordinasi yang lebih erat dengan
bidang lainnya sehingga tidak terjadi miskomunikasi saat pelaksanaan acara.
4. Penetapan deadline yang lebih tegas dalam segala pengumpulan dokumentasi panitia,
(foto panitia).
5. Koordinasi lebih ke pengurus terkhusus kepada bidang Jurnalistik dan Media,
mengenai publikasi, dan dokumentasi , sebaiknya dibuat kerjasama antara PDD
kepanitiaan dengan Pengurus (Jurmed) untuk efektifitas publikasi dan dokumentasi
acara itu sendiri.
6. Lebih aktif berkomunikasi dengan panitia yang memiliki kendaraan

BIDANG PERLENGKAPAN DAN TRANSPORTASI


Bidang Perkaptrans terdiri dari dua bidang kerja yaitu Perlengkapan dan
Transportasi. Dimana peranan kerja dari bidang ini adalah menyiapkan perlengkapan
yang diperlukan selama jalannya rangkaian acara Dies Natalis Parhata 2016, serta
menyediakan transportasi untuk kelancaran kegiatan Dies Natalis Parhata 2016. Bidang
Perkaptrans telah berusaha dengan keras untuk menunjang jalannya acara Dies Natalis
Parhata 2016.
1. Struktur Keanggotaan
Koordinator Bidang
Anggota

: Tama Gurning
Daniel Siboro
: Putri Situmorang
Bryan Steeven Sianturi

2. Pelaksanaan Rapat Bidang


Setiap hari Kamis pukul 21.00 WIB tempat Kontrakan bang Tama
Agenda
: a. Perkenalan para anggota bidang
b. Membahas perlengkapan yang di butuhkan
c.Memberikan pembagian tugas perlengkapan
d.Memberitahukan tugas tugas perkabtrans

3. Pelaksanaan Program Kerja


Pencarian Alat
Pemenuhan

kebutuhan

peralatan

dan

perlengkapan

dilakukan

dengan

cara

peminjaman, penyewaan, dan pembelian. Kegiatan ini sangat penting karena peralatan
sebagai pendukung jalannya rangkaian acara Dies Natalis 2016.
Tabel 1. Daftar Perlengkapan barang/alat yang diperlukan dalam acara Dies Natalis
Nama Barang
Galon air minum

Jumlah
5

Diperoleh dari
Gallon dipinjam.
Rincian dana : Rp. 25.000,-

Keterangan
Sudah
dikembalikan

Pompa air minum

Pompa air minum dipinjam.

Sudah
dikembalikan

Alat music

LCD

1 set

Disewa dari chanel Salatiga


Rp.3.000.000,-

Sudah

Dipinjam 1. Lensa Rp.75.000,-

Sudah

2. HM elektro Rp. 50.000,Screen

Dipinjam dari PMK Fisip

dikembalikan

dikembalikan
Sudah
dikembalikan

Senar gitar

1 set

Dibeli Rp.30.000,-

Roll kabel

Dipinjam

Sudah
dikembalikan

Ulos

15

Parhata

Sudah
Dikembalikan

Kursi

150

Di pinjam dari Kelurahan dan Di sewa Sudah


di kembalikan
dari Banyumanik
Rincian dana sewa : Rp. 520.000,-

Handycamp

Dipinjam

Sudah
dikembalikan

Ember

Dipinjam

Sudah
dikembalikan

Gayung

Dipinjam

Sudah
dikembalikan

Kamera

Dipinjam

Sudah
dikembalikan

Sortali

Dipinjam (Daniel Siboro)

Sudah
dikembalikan

Balon Nitrogen

10

Dibeli Rp.35.000,-

Toa

Di Pinjam dari PMK Fisip

Sudah
dikembalikan

Baterai ABC untuk 4


Toa

Dibeli Rp.14.000,-

Geber/ kain ungu, 4

Dipinjam dari FKM

putih

Sudah
dikembalikan

4.Evaluasi
Kendala Umum
1

Karena kurangnya koordinasi dengan panitia yang lain mengakibatkan kurang


maksimalnya acara pada malam puncak dari segi perlengkapan.

Kendala Khusus
1

Kurang koordinasi dengan Ketua koordinasi perkap

Kurangnya kerjasama sesama anggota perkap

Menghilangnya sebagian anggota panitia

Kurangnya Koordinasi buat Rapat khusus Perkap

Evaluasi khusus yang tidak terjadwal teratur

Rekomendasi
1

Pertangggungjawaban koordinator harus menjadi motivasi bagi anggota dan diri


sendiri serta memengang teguh komitmennya.

Menjalin Relasi yang baik antara Ketua dengan anggota, anggota dengan anggota

Koordinator lebih aktif/sering menghubungi anggotanya

Mengikuti jadwal yang telah disetujui diawal kepanitiaan

Terjadwalnya rapat dan evaluasi bidang.

BIDANG DANA USAHA ( DANUS )


Bidang Danus merupakan singkatan dari Dana Usaha yang kegiatannya adalah
mencari dana terkait acara yang akan dilaksanakan. Program kerja danus tidak akan
terlepas dari anggota danus sendiri dan bantuan dari bidang lain.

Kami selaku bidang dana dan usaha untuk kepanitiaan Dies Natalis 2016, dengan penuh
rasa kerendahan hati dan tanggung jawab menyampaikan laporan pertanggungjawaban
bidang kami. Kami juga mengucap syukur di dalam Tuhan Yesus oleh karena dapat
bersama-sama dengan sahabat semua boleh belajar melalui kepanitiaan ini. Kami selaku
bidang danus memahami apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab kami di dalam
kepanitiaan ini. Yang mana tugas pokok kami adalah:
1. Struktur Keanggotaan
Koordinator Bidang : Adven Elita Simamora
Anggota Bidang

: Devi Turnip

2. Pengadaan Rapat Bidang


Setiap hari Senin pukul 18.00 WIB, tempat Kos Adven
Agenda : Pembagian PJ proker mingguan
Laporan Keuangan
Evaluasi proker yang telah terlaksana
3. Program Kerja Danus
Mencari serta mengusahakan sumber-sumber dana.
Usaha pencarian dana meliputi : Danus Latihan Rutin , Door to
door,Jualan Perbidang, ngamen, paket saksang
a) Danus Larut
Danus larut diadakan pada hari senin, rabu, jumat. Dan di saat kegiatan bola,
dan voly berjalan.
b) Door to door
Door to door di laksanakan pada hari sabtu pagi dengan mengantar ke kos
setiap pemesan.
c) Jualan Per Bidang
Jualan per bidang hanya dilakukan sekali di dalam kepanitiaan
d) Ngamen
Ngamen dilaksanakan setiap sabtu malam di area tembalang dan Pecinan
e) Paket Saksang
Paket saksang hanya dilakukan 1 kali dalam kepanitiaan ini.

4. Pencarian Dana Yang Terlaksana


1.Danus larut
Pelaksanaan

:Terlaksana sebanyak 11 kali

Modal Awal

: Rp 446.400

Laba

: Rp313.600

2. Door to door
Pelaksanaan

: Terlaksana sebanyak 5 kali

Modal awal

: Rp448.000

Laba

:Rp 316.500

3.Jualan per bidang


Pelaksanaan
Modal awal
Untung

: Terlaksana sebanyak 1 kali


: Rp 186.000
: Rp 144.000

4.Saksang
Pelaksanaan

: Terlaksanasebanyak 1 kali

Modal awal

: Rp 856.000

Laba

:Rp 326.000

5. Ngamen
Pelaksanaan

: Terlaksana sebanyak 4 kali

Laba

: Rp722.000

JUMLAH

: Rp 1.822.100

5. Evaluasi
Kendala Umum:
Kurangnya koordinasi dan komunikasi dengan panitia yang lain
Kurangnya Sumber Daya Manusia yang berperan di bidang danus.
Kendala Khusus:

Kurangnya koordinasi dan komunikasi antara anggota danus


Kurangnya inisiatif dan rasa peduli satu sama lain.
Kurangnya perhatian panitia dengan proker danus yaitu paket makanan dan
paket saksang. Banyaknya panitia yang membayar denda tanpa ada usaha
menjual paket makanan tersebut.

Rekomendasi
Menjalin komunikasi yang lebih baik supaya proker yang telah ditentukan
dapat berjalan sesuai apa yang diharapkan.

Menjalin komunikasi yang lebih baik lagi dengan bidang yang lain.
Adanya partisipasi, inisiatif, rasa peka, dan kerjasama dari setiap panitia.
Koordinasi yang baik dan ketepatan waktu dalam pembuatan dan pelaksanaan
program kerja.
Pembayaran langsung atau cash untuk meminimalisir kekurangan dana
mengingat banyaknya yang membayar terlambat.