MANUAL DE USUARIO

MDULO FACILITADOR
USHAY
PLAN ANUAL DE CONTRATACIN
PAC
Versin 1.3

ENTIDAD CONTRATANTE
QUE MANEJA ESIGEF

MARZO 2015

Contenido

.......................................................................................................................................... 0
1. Presentacin ............................................................................................................ 2
2. Fundamento Legal .................................................................................................. 2
2.1 Artculos relacionados de la LOSNCP ............................................................... 2
2.2 Artculos relacionados del RGLOSNCP ............................................................. 3
3. Descarga de aplicativo USHAY .............................................................................. 5
4. Registro de Datos de la Entidad Contratante en USHAY ................................ 12
4.1 Datos Generales ................................................................................................ 13
4.2 Direccin............................................................................................................. 14
4.3 Datos Autoridad ................................................................................................. 16
4.4 Datos Delegado .................................................................................................. 16
5. Plan Anual de Contratacin ................................................................................ 20
5.1

Mecanismos para cargar las partidas presupuestarias ........................... 22

5.2

Crear PAC ........................................................................................................ 27

5.3 Generar PAC en Excel ....................................................................................... 39

5.4 Registro del Plan Anual de Contrataciones en archivo Excel .................... 42
5.5 Validar PAC ......................................................................................................... 52
6. Utilitarios USHAY PAC ........................................................................................... 54
7. Subir PAC al SOCE ................................................................................................. 55
8. Modificacin al PAC .............................................................................................. 64
8.1 Creacin y enlace de Certificaciones Futuras ............................................. 69
8.2 Consolidacin de partidas presentes y certificaciones futuras ................ 76
8.2.1 Instrucciones y Consideraciones para la Consolidacin de varias
partidas o cuentas contables ................................................................................. 77

1. Presentacin

El presente manual tiene la finalidad de dar a conocer a las Entidades Contratantes

el funcionamiento del aplicativo USHAY y el enlace que existir con el Sistema Oficial
de Contratacin del Estado SOCE para la elaboracin del Plan Anual de
Contrataciones.
El manual contempla pasos y recomendaciones para la instalacin del aplicativo
USHAY, pasos para registro y elaboracin de PAC con ESIGEF, pasos para subir en el
SOCE el PAC USHAY, informacin acerca de modificaciones al PAC, el registro de las
certificaciones futuras y la consolidacin de varias partidas presentes.

2. Fundamento Legal
2.1 Artculos relacionados de la LOSNCP
Art. 22.- Plan anual de contratacin.- Las Entidades Contratantes, para
cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y
necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el
presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificacin plurianual de
la Institucin, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos
del Estado.
El Plan ser publicado obligatoriamente en la pgina Web de la Entidad
Contratante dentro de los quince (15) das del mes de enero de cada ao e
interoperar con el portal COMPRASPBLICAS. De existir reformas al Plan
Anual de Contratacin, stas sern publicadas siguiendo los mismos
mecanismos previstos en este inciso. El contenido del Plan de contratacin y
los sustentos del mismo se regularn en el Reglamento de la presente Ley.

2.2 Artculos relacionados del RGLOSNCP

Art. 25.- Del Plan Anual de Contratacin.- Hasta el 15 de enero de cada ao, la
mxima autoridad de cada entidad contratante o su delegado, aprobar y publicar
el Plan Anual de Contratacin (PAC), el mismo que contendr las obras, bienes o
servicios incluidos los de consultora que se contratarn durante ese ao, en funcin
de sus respectivas metas institucionales y de conformidad a lo dispuesto en el
artculo 22 de la Ley.

El Plan Anual de Contratacin podr ser reformado por la mxima autoridad o su

delegado, mediante resolucin debidamente motivada, la misma que junto con el
plan reformado sern publicados en el portal www.compraspublicas.gov.ec. Salvo las
contrataciones de nfima cuanta o aquellas que respondan a situaciones de
emergencia, todas las dems debern estar incluidas en el PAC inicial o reformulado.

Los procesos de contrataciones debern ejecutarse de conformidad y en la

oportunidad determinada en el Plan Anual de Contratacin elaborado por cada
entidad contratante, previa consulta de la disponibilidad presupuestaria, a menos
que circunstancias no previstas al momento de la elaboracin del PAC hagan
necesario su modificacin. Los formatos del PAC sern elaborados por el INCOP y
publicados en el Portal www.compraspublicas.gov.ec.

Art. 26.- Contenido del PAC.- El Plan Anual de Contratacin estar vinculado con los
objetivos del Plan Nacional de Desarrollo o de los planes regionales, provinciales,
locales o institucionales y contendr, por lo menos, la siguiente informacin:

1. Los procesos de contratacin que se realizarn en el ao fiscal;

2. Una descripcin del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente
para que los proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o consultora
a contratarse;
3. El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; y,
4. El cronograma de implementacin del Plan.

Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de entidades contratantes que realicen

actividades empresariales o de carcter estratgico, en coordinacin con el INCOP,
establecern el contenido del PAC que ser publicado en el Portal, con la finalidad
de que dicha informacin no afecte el sigilo comercial y de estrategia necesario para
el cumplimiento de los fines y objetivos de dichas entidades.

Art. 27.- Certificacin de disponibilidad de fondos.- De conformidad con lo

dispuesto en el artculo 24 de la Ley, para iniciar un proceso de contratacin se
requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura
de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin.

Para cubrir la totalidad del proyecto o para complementar una parte del mismo, se
admite la posibilidad de que se presenten propuestas de financiamiento otorgado por
los propios oferentes, o por inversionistas, organizaciones estatales, u organismos e
instituciones financieras o crediticias; situacin que deber constar de forma expresa
en los pliegos. En dicho caso, el financiamiento ofrecido ser uno de los aspectos a
evaluar y calificar dentro de la determinacin del mejor costo previsto en la Ley, de
acuerdo a los parmetros que se sealen en los pliegos.

En cualquiera de los casos previstos, se deber emitir la certificacin sobre la

disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de los recursos
suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de las contrataciones que constan
en el Plan Anual de Contrataciones, cuya responsabilidad le corresponde al Director
Financiero de la entidad contratante o a quien haga sus veces.
La certificacin incluir la informacin relacionada con las partidas presupuestarias o
los fondos a los que se aplicar el gasto; y, se conferir por medios electrnicos de
manera preferente, y de no ser esto posible, se emitir por medios fsicos.

3. Descarga de aplicativo USHAY

Ingrese al portal www.sercop.gob.ec, y de clic en la seccin USHAY, tal como se
muestra en la imagen a continuacin. Imagen 3.1

Imagen 3.1

En la siguiente pantalla podr encontrar la informacin para descargar el mdulo

facilitador USHAY. Imagen 3.2

Imagen 3.2

Para descargar el aplicativo, de clic en el paquete correspondiente al tipo de sistema

operativo con el que cuente en su computador. Imagen 3.3

Imagen 3.3

A continuacin Abra o Guarde el archivo, para ello seleccione la accin, luego de clic
en el botn Aceptar. Imagen 3.4

Imagen 3.4

Si guard el archivo, el sistema lo direccionar a la carpeta Descargas, tal como se

muestra en la imagen a continuacin. Imagen 3.5

Imagen 3.5

Tal como se muestra en pantalla el instalador USHAY se encuentra comprimido,

podr descomprimirlo con un software apropiado como por ejemplo winzip, winrar,
etc. Recuerde que el software para descomprimir archivos deber estar instalado en
su computador antes de que proceda a abrir el archivo comprimido.
Una vez que descomprima el archivo, el instalador del aplicativo aparecer como se
muestra en la imagen a continuacin. Imagen 3.6

Imagen 3.6

Para

instalar

el

aplicativo

USHAY,

de

doble

clic

sobre

el

cono

setup_ushay_1.0.2_win7. Imagen 3.7

Imagen 3.7

Antes de instalar, es importante que conozca que el aplicativo USHAY funciona con
navegador Mozilla Firefox, y no requiere que est conectado a internet. Desactive su
antivirus momentneamente al instalar el aplicativo.

Para continuar con la instalacin seleccione el idioma, una vez que realice la
seleccin de clic en el botn Aceptar. Imagen 3.8

Imagen 3.8

Para empezar la instalacin del USHAY de clic en el botn Siguiente, y as

prosiga con la instalacin. Imagen 3.9

Imagen 3.9

Para finalizar la instalacin de clic en el botn Finalizar. Imagen 3.10

Imagen 3.10

Revise ahora el icono del aplicativo USHAY, aparecer en el escritorio del

computador, tal como se muestra en la siguiente imagen. Para abrir el USHAY,
de doble clic sobre el icono. Imagen 3.11

10

Imagen 3.11

Una vez que abra el aplicativo se cargar una pantalla como la que aparece a
continuacin, no cierre la ventana, ya que a travs de este servicio se abre el
aplicativo de forma automtica. Imagen 3.12

Imagen 3.12

Luego de unos segundos se abrir de forma automtica el aplicativo USHAY en el

navegador Mozilla Firefox. Imagen 3.13

11

Imagen 3.13

4. Registro de Datos de la Entidad Contratante en USHAY

Una vez que haya ingresado al aplicativo, de un clic en la seccin Datos Entidad
Contratante. Imagen 4.1

Imagen 4.1

12

Al ingresar podr observar los Datos generales que deber registrar la Entidad
Contratante en el aplicativo antes de usar el mdulo PAC, Pliegos o Calificacin.
Imagen 4.2

Imagen 4.2
Antes de proceder con el registro de los datos es importante que tome en cuenta que las
secciones que cuenten con el smbolo asterisco (*) son de ingreso obligatorio.

4.1 Datos Generales

Ingrese los siguientes datos:
RUC: Ingrese el nmero de RUC de la Entidad Contratante.
RUC SUCURSAL: En caso de usar nmero de RUC de la sucursal, regstrelo
caso contrario deje en blanco el campo.
NOMBRE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE: Ingrese nombre de la Entidad
Contratante.
MANEJA ESIGEF: Si la Entidad Contratante maneja ESIGEF, de clic en el
casillero. En caso de no manejar ESIGEF no lo seleccione.
LOGO DE LA INSTITUCIN: En esta seccin deber cargar el archivo que
contiene el logo de la Entidad Contratante.

13

Para cargar el archivo de clic en Examinar, seleccione el archivo y de clic en

Abrir. Revise a continuacin un ejemplo del registro de los Datos Generales. Imagen
4.3

Imagen 4.3

Nota: Recuerde que todos los campos que se encuentran con asterisco (*) son de
ingreso obligatorio. En caso de no recordar lo que debe ingresar en cada campo,
de clic en el siguiente cono de ayuda

4.2 Direccin
Seleccione los siguientes datos que son de seleccin obligatoria:
Provincia,
Cantn y
Parroquia,

En la siguiente pantalla podr observar cmo seleccionar los datos mencionados.

Imagen 4.4

14

Imagen 4.4

A continuacin ingrese:
Calle principal: Nombre de la calle o avenida principal.
Interseccin: Nombre de calle o avenida de interseccin.
Nmero: Nmero o nomenclatura del predio.
Referencia ms cercana: Nombre de lugar o sitio de referencia.
Cdigo Postal: Nmero de cdigo postal.
En pantalla un ejemplo del registro de los datos mencionados. Imagen 4.5

Imagen 4.5

15

4.3 Datos Autoridad

Ingrese los siguientes datos:
Nombre de la mxima autoridad: Nombres y Apellidos de la Mxima
autoridad de la Entidad Contratante.
Cargo de la mxima autoridad: Nombre del cargo.
Cdula de la mxima autoridad: Nmero de cdula.
Nombre del representante Legal: Nombre del representante legal.
Cdula del representante legal: Nmero de cdula del representante legal.
Revise a continuacin la pantalla del registro de DATOS AUTORIDAD. Imagen 4.6

Imagen 4.6

4.4 Datos Delegado

En caso de que exista Delegacin, de clic en la casilla y registre los siguientes datos.
Cdula del Delegado: Ingrese nmero de cdula del Delegado
Nombre del Delegado: Ingrese nombres y apellidos del Delegado
Cargo del Delegado: Ingrese nombre del cargo.
Nmero de Documento de la Delegacin: Ingrese nmero de resolucin en la
cual la mxima autoridad realiza la Delegacin.

Fecha de Resolucin: Seleccione del calendario fecha que corresponde a la

resolucin de la Delegacin. El aplicativo permitir un registro solo de fechas
anteriores y hasta la fecha actual. Imagen 4.7

16

Imagen 4.7

A continuacin un ejemplo del registro de los Datos del Delegado. Imagen 4.8

Imagen 4.8

Una vez que haya registrado todos los datos de clic en Guardar. Imagen 4.9

17

Imagen 4.9

A continuacin revise el mensaje que saldr en la parte superior de la pantalla.

Imagen 4.10

Imagen 4.10

En caso de que haga falta registrar algn dato obligatorio, el aplicativo le indicar a
travs del mencionado mensaje el error para que lo rectifique, una vez realizado el
cambio da clic nuevamente en Guardar. A continuacin podr observar datos que
fueron registrados por Entidad Contratante. Imagen 4.11

18

Imagen 4.11

19

Para regresar a la pantalla de inicio del aplicativo, de clic en el cono Inicio,

mismo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Imagen 4.12

Imagen 4.12

5. Plan Anual de Contratacin

Para ingresar al mdulo Plan Anual de Contratacin del aplicativo USHAY, de un clic
en la seccin que se enmarca a continuacin. Imagen 5.1

Imagen 5.1

20

Para el registro del Plan Anual de Contratacin primero deber cargar las partidas
presupuestarias, para ello de clic en el botn Partidas Presupuestarias. Imagen
5.2

Imagen 5.2

Podr cargar las partidas presupuestarias mediante una de las opciones que son:
Subir partidas mediante un archivo en Excel o Descargar automticamente las
partidas. Imagen 5.3

Imagen 5.3

21

5.1 Mecanismos para cargar las partidas presupuestarias

Podr cargar las partidas presupuestarias o cuentas contables mediante una de las
opciones que son: Subir partidas mediante un archivo en Excel o Descargar
automticamente las partidas.Imagen 5.4

Imagen 5.4

Ingrese los datos que aparecen en la imagen a continuacin. Imagen 5.5

Imagen 5.5

22

Seleccione el ejercicio Fiscal, a continuacin de clic en el botn Examinar. Imagen

5.6

Imagen 5.6

Localice el archivo Excel partidas.xls, de clic en Abrir. Imagen 5.7

Imagen 5.7

23

Finalmente de clic en el botn Subir Archivo. Imagen 5.8

Imagen 5.8

Es importante tomar en cuenta que el archivo partidas.xls no es cualquier archivo

creado en Excel, es el archivo que se obtiene del SOCE, se lo obtiene del Men
Entidad Contratante- Plan Anual de Contrataciones-Ingresar/Actualizar PAC, luego
debe ingresar al Listado de Partidas presupuestarias y al abrir esa ventana localice
el botn de Exportar y de un clic sobre l. Ubique el archivo exportado para que
lo pueda subir en USHAY.

Lea el mensaje que aparece a continuacin, para continuar de clic en ok, caso
contrario clic en Cancelar. Imagen 5.9

24

Imagen 5.9

Otra de las opciones para cargar las partidas presupuestarias y elaborar el PAC en
USHAY es la de Descargar automticamente las partidas. Imagen 5.10

Imagen 5.10

25

En la siguiente pantalla seleccione el Ejercicio Fiscal correspondiente, a continuacin

ingrese nombre de usuario y clave con la que se registra en el SOCE.

Luego clic en

el botn Descargar. Para usar esta opcin obligatoriamente necesita de conexin a

internet, ya que USHAY descargar las partidas del SOCE. Imagen 5.11

Imagen 5.11

Una vez que se realice la descarga, el aplicativo mostrar un mensaje con el total de
registros subidos y con el total del presupuesto asignado. Para continuar de clic en
ok. Imagen 5.12

26

Imagen 5.12

5.2 Crear PAC

Para continuar con la elaboracin del PAC en USHAY, de clic en el botn Crear PAC.
Imagen 5.13

Imagen 5.13

Revise el listado de partidas presupuestarias y proceda a realizar la planificacin de

las contrataciones que se van a realizar en el ao. Para ello de clic en el botn
Seleccionar. Imagen 5.14

27

Imagen 5.14

En la siguiente pantalla de clic en el botn Agregar. Imagen 5.15

Imagen 5.15

En la pantalla a continuacin, proceda a registrar los datos necesarios para la

contratacin. Imagen 5.16

28

Imagen 5.16

29

Seleccione el Cdigo CPC 9 del tipo de bien, obra, servicio o consultora requerido
para la contratacin, para ello de clic en Buscar CPC. Imagen 5.17

Imagen 5.17

Ahora, realice la bsqueda del cdigo, ya sea por la palabra clave o por el nmero de
cdigo CPC, para ello ingrese la palabra o nmero de CPC, luego de clic en el botn
Buscar .Imagen 5.18

30

Imagen 5.18

A continuacin el sistema mostrar el resultado de la bsqueda, seleccione el cdigo

requerido y luego clic en el botn Seleccionar. Imagen 5.19

Imagen 5.19

31

Ahora seleccione el Tipo de Compra. Imagen 5.20

Imagen 5.20

Ingrese a continuacin una Descripcin clara y precisa de la contratacin que se va

a realizar. En el siguiente paso proceda a registrar la Cantidad, recuerde que
puede ingresar nmeros enteros o decimales, para miles y millones no hace falta
registrar puntuacin alguna, si va a registrar decimales utilice el signo de coma (,).
Seleccione a continuacin la Unidad de Medida, ingrese Costo unitario sin IVA,
recuerde que para miles y millones no pondr signo alguno, y en caso de que necesite
registrar decimales utilice el signo de la coma (,). El Costo total sin IVA, en el
siguiente paso seleccione el tipo de rgimen al que pertenece el procedimiento a
registrar. Imagen 5.21

Imagen 5.21

32

Si la contratacin a realizar proviene de un fondo BID, de clic en el casillero, e

ingrese cdigo de proyecto y cdigo de operacin. En caso de que no provenga de un
fondo BID deje vaco el casillero o quite la seleccin. Imagen 5.22

Imagen 5.22

Ahora proceda a la seleccin del Tipo de Presupuesto, Tipo de Producto y

Procedimiento Sugerido. El procedimiento sugerido por el aplicativo que aparecer
en pantalla depende del tipo de compra, Tipo de Rgimen y del costo total sin IVA
seleccionado o ingresado en los pasos anteriores. Es importante tomar en cuenta que
en cualquier seccin de seleccin el aplicativo permitir escoger solo una de las
opciones. Imagen 5.23

Imagen 5.23

En caso de seleccionar un tipo de Compra de Bienes o Servicios y si el Tipo de

Producto seleccionado es Normalizado, aparecer la opcin Catlogo Electrnico.
Si la compra se va a realizar a travs de este procedimiento, de un clic dentro del
casillero, caso contrario djelo vaco. Imagen 5.24

33

Imagen 5.24

Una vez que haya concluido el registro de todos los datos de clic en el botn
Guardar. Imagen 5.25

34

Imagen 5.25

Ahora, revise el mensaje que aparece en la parte superior derecha de la pantalla,

lea detenidamente el mensaje y en caso de que se hayan guardado exitosamente
contine con el registro de las contrataciones. En caso de que no haya registrado
correctamente, revise el mensaje y rectifique los datos. Imagen 5.26

Imagen 5.26

Para Editar o Eliminar la informacin registrada, de clic sobre uno de los conos
siguientes, como se muestra a continuacin. Imagen 5.27

35

Imagen 5.27

En caso de que existan ms contrataciones con una misma partida, de clic

nuevamente en Agregar. Podr ingresar varias contrataciones con la misma
partida, siempre y cuando no sobrepase el monto de la misma. Imagen 5.28

Imagen 5.28

A continuacin, un ejemplo en el que se realizan varias contrataciones en la misma

partida. Recuerde adems que la partida presupuestaria se encuentra asignada con el
IVA, pero el registro de la compra es un presupuesto referencial sin IVA tal como ir
al realizar la contratacin. Imagen 5.29

36

Imagen 5.29

Para continuar con el registro de las contrataciones en la elaboracin del PAC, d clic
en el botn Regresar. Imagen 5.30

Imagen 5.30

Siga registrando las contrataciones en cada una de las partidas, tal como lo hizo en
pasos anteriores de este manual, si en el listado se encuentran partidas que no se
manejan con la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin pblica (ejemplo
Viticos, sueldos), no las registre. Tambin es importante que tome en cuenta que si
alguna partida tiene valor cero 0, no podr registrar contratacin alguna. Imagen
5.31

37

Imagen 5.31

En caso de que requiera eliminar todo el PAC, de clic en la opcin que se muestra a
continuacin. Imagen 5.32

Imagen 5.32

38

Una vez que haya registrado todas las partidas dirjase a la opcin Validar PAC.
Imagen 5.33

Imagen 5.33

Revise ms adelante los pasos para realizar la Validacin del PAC.

5.3 Generar PAC en Excel

Para generar el PAC desde un archivo en Excel, deber descarga el formato desde
USHAY obligatoriamente, si requiere utilizar esta opcin, de clic en Generar PACExcel. Imagen 5.34

39

Imagen 5.34

A continuacin de clic en Generar. Imagen 5.35

Imagen 5.35

Una vez que haya realizado la accin mencionada en el paso anterior, el archivo
Excel pac_con_esigef.xls se descargar de forma automtica en la carpeta
Descargas. Imagen 5.36

40

Imagen 5.36

De un doble clic sobre el documento pac_con_esigef.xls, al abrir el documento

tendr una hoja en Excel donde se encuentran los datos que se hayan registrado
hasta ese momento en USHAY, si no ha registrado ningn dato en USHAY tambin
podr usarlo, y deber llenarlo desde cero. A continuacin un ejemplo del formato
vaco sin datos. Imagen 5.37

Imagen 5.37

41

Ahora un ejemplo de un Excel generado con algunos datos, lo que se hizo en este
ejemplo es descargar las partidas y llenar algunas contrataciones desde USHAY, luego
se procedi a descargarlo con la opcin Generar. Imagen 5.38

Imagen 5.38

Como puede observar el archivo en Excel se puede generar vaco o con algunos datos,
el archivo en Excel permitir que las Entidades Contratantes usen tambin esta
opcin para registrar su planificacin de contrataciones, esta es una opcin y la otra
sera lo mencionado en pasos anteriores, que lo haga todo directamente desde
USHAY.

5.4 Registro del Plan Anual de Contrataciones en archivo Excel

Si desea registrar el PAC desde el archivo de Excel genrelo desde el aplicativo USHAY
o tambin puede usar un archivo Excel publicado por el SERCOP. Para registrar los
datos debe seguir las siguientes instrucciones.

42

El formato en Excel no debe ser modificado, no agregar columnas ni filas ni

eliminarlas, empezar a llenar desde la fila nmero 6, no debe saltarse de las filas, no
agregar negrillas ni poner frmulas, no cambie el formato de la hoja. Podr agrandar
o disminuir filas o columnas o cambiar a formato texto las celdas, en eso no habr
inconveniente.

Informacin de la partida presupuestaria: Ingrese los cdigos con todos sus

nmeros no ingrese signos ni smbolos, e ingrese los cdigos con todos sus
nmeros, es recomendable que revise las partidas tal como se encuentran en
el SOCE. Los cdigos que debe ingresar son Ejercicio, Entidad, Unidad
Ejecutora,

Unidad

Desconcentrada,

Programa,

Subprograma,

Proyecto,

Actividad, Obras, Geogrfico, Rengln, Rengln Auxiliar, Fuente, Organismo y

Correlativo.

Recuerde que el aplicativo USHAY o el SOCE no validan si el nmero de

partida

que

est

registrando

corresponde

explcitamente

la

contratacin que va a realizar, valida que el nmero de toda la partida

sea correcta nada ms, y esto lo validar en USHAY y el SOCE tambin lo
har al subir el PAC.

Informacin detallada de los Productos:

Cdigo de Categora CPC a nivel 9: El nmero de cdigo CPC del bien,
obra, servicio o consultora debe contener 9 dgitos en adelante. El
nmero no contendr separacin de puntos ni comas, ni ningn
smbolo adicional. Ej: 9290000113
Tipo de Compra: El tipo de compra que debe ingresar es uno de los
siguientes: Bien, servicio, obras o consultora. Podr ingresar en
maysculas o minsculas las palabras, y la palabra obras ir en plural,
el resto en singular. Ingrese solo una de ellas.

43

 Detalle del producto: En detalle del producto podr ingresar la

descripcin exacta de la contratacin que va a realizar, procure no
ingresar smbolos ni tildes.
Cantidad: En esta celda ingrese la cantidad al ao de la contratacin
que est registrando, podr ingresar nmeros enteros o decimales.
Para registrar miles o millones no los separe con ningn signo, slo si
es que la cantidad tiene decimales separe el nmero con el signo de la
coma (,).
Unidad: En esta celda ingresar la unidad de medida, las unidades
permitidas son las siguientes:
No.

UNIDAD

KILOMETRO

UNIDAD

GALON

KILOGRAMO

METRO CUADRADO

LITRO

TONELADA

METRO CUBICO

PIES

10 BARRIL
11 CENTIMETRO CUADRADO
12 CENTIMETRO CUBICO
13 GRAMO
14 CENTIGRAMO
15 LIBRA
16 MILIMETRO

44

17 YARDA
18 PULGADA
19 MILIGRAMO
20 PAR
21 QUINTAL
22 METRO
23 CENTIMETRO
24 KILOMETRO CUADRADO

Costo Unitario: En la siguiente celda podr ingresar nmeros enteros o

decimales. Al ingresar el costo recuerde que para miles o millones no
debe ingresar signo alguno, ingrese la coma (,) nicamente para
decimales. El costo unitario no lleva IVA.

Cuatrimestres:

En

las

celdas

Cuatrimestre1,

Cuatrimestre2

Cuatrimestre3, ingresar una letra S en mayscula, con la cual indicar

en qu cuatrimestres realizar la contratacin. Si va a contratar en
cada uno de los cuatrimestres, ingrese entonces la letra S en las tres
celdas mencionadas.

Tipo de Producto: Si su tipo de compra fue de un bien o un servicio,

en esta celda ingrese si es Normalizado o No Normalizado. Puede
ingresarlo en letras maysculas o minsculas.
Catlogo Electrnico: Ingrese SI si es que va a realizar la contratacin
por catlogo electrnico, o ponga No si es que no se la va a realizar
por este procedimiento.
Procedimiento Sugerido: Para el procedimiento sugerido podr
ingresarlo en maysculas o minsculas. Los procedimientos sugeridos
son los siguientes

45

No.

PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN COMUN

SUBASTA INVERSA ELECTRONICA

MENOR CUANTIA

LICITACION

COTIZACION

CATALOGO ELECTRONICO

INFIMA CUANTIA

FERIAS INCLUSIVAS

LISTA CORTA

CONTRATACION DIRECTA

10 CONCURSO PUBLICO
11 CONTRATACION INTEGRAL POR PRECIO FIJO
No.

PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN ESPECIAL

COMUNICACION SOCIAL CONTRATACION DIRECTA

COMUNICACION SOCIAL PROCESO DE SELECCION

CONTRATACIONES DE INSTITUCIONES FINANCIERAS Y SEGUROS DEL ESTADO

EMPRESAS PUBLICAS MERCANTILES Y SUBSIDIARIAS

SECTORES ESTRATEGICOS

OBRA ARTISTICA LITERARIA O CIENTIFICA

REPUESTOS O ACCESORIOS

BIENES Y SERVICIOS UNICOS

CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PUBLICAS O SUBSIDIARIAS

10 CONTRATACIONES CON EMPRESAS PUBLICAS INTERNACIONALES

11 ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO CONSULTAS PUNTUALES Y ESPECIFICAS
12 TRANSPORTE DE CORREO INTERNO O INTERNACIONAL

46

13 ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES

14 ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO
15 SEGUROS

Fondos BID: En caso de que la contratacin se realice con fondos del

Banco Interamericano de Desarrollo ingrese la palabra SI, caso
contrario ponga No. Las palabras pueden ir en minsculas o
maysculas.
Nmero de cdigo de operacin del Prstamo BID: Ingrese nmero de
cdigo, solo en caso de que haya seleccionado que la contratacin se
realizar con fondos BID.
Nmero de cdigo de proyecto BID: Ingrese nmero de cdigo, solo
en caso de que haya seleccionado que la contratacin se realizar con
fondos BID.
Tipo de Rgimen: Ingrese si el tipo de rgimen es Comn o Especial,
puede poner las palabras en maysculas o minsculas, no ponga tildes
en las palabras.
Tipo de Presupuesto: Ingrese si el Tipo de Presupuesto es de Gasto
Corriente o de Proyecto de Inversin. Podr ingresar las palabras en
maysculas o minsculas, no ponga tildes a las palabras.

Una vez que haya registrado su PAC en el archivo de Excel, gurdelo, se recomienda
dejar el mismo nombre con el que se gener, pac_con_esigef.xls. En caso de poner
otro nombre, use el nombre PAC, no ponga smbolos ni signos de puntos o comas a
los nombres con los que guarda el archivo, el aplicativo no reconocer este tipo de
datos, tenga en cuenta esta recomendacin ya que puede ser por esta razn que no
cargue el archivo.

47

Si realiz el plan de contrataciones a travs del archivo Excel pac_con_esigef.xls,

proceda ahora a subir el archivo para la validacin en USHAY, para ello de clic en
Subir PAC-Excel. Imagen 5.39

Imagen 5.39

Seleccione Ejercicio Fiscal, a continuacin seleccione Tipo de Procesamiento, en

este caso escoja Reemplazar el PAC, luego de clic en el botn Examinar, localice
el archivo pac_con_esigef.xls y dele clic en Abrir, finalmente clic en Subir
Archivo. Imagen 5.40

48

Imagen 5.40

Lea detenidamente el siguiente mensaje, para continuar de clic en Aceptar, caso

contrario clic en Cancelar. Imagen 5.41

Imagen 5.41

49

Una vez que haya realizado la accin mencionada en el paso anterior, podr observar
en el mensaje que aparece en pantalla si el PAC subi exitosamente, para continuar
debe dar clic en ok. Imagen 5.42

Imagen 5.42

En caso de que al subir el archivo Excel tenga un mensaje de error y no aparezca el

mensaje de que se ha subido exitosamente, se le recomienda revisar detenidamente
el mensaje para ver el error cometido, para continuar debe dar clic en Aceptar.
Imagen 5.43

Imagen 5.43

50

Al leer el mensaje del ejemplo anterior, el aplicativo est indicando que existe un
error en una de las filas del archivo en Excel, para ser ms especfico indica que
existe error en la fila 40 donde la unidad de medida no existe. Una vez que revis el
error y dio clic en aceptar, dirjase al archivo en Excel pac_con_esigef.xls que guard
en su computador, bralo y verifique el nmero de fila y la celda correspondiente al
mensaje de error. En la siguiente imagen podr observar que en el campo UNIDAD de
medida est vaco y es por eso que no subi correctamente el PAC. Imagen 5.44

Imagen 5.44

El siguiente paso es realizar la rectificacin correspondiente en el Excel

pac_con_esigef.xls y guardar este cambio. Imagen 5.45

Imagen 5.45

Una vez que haya guardado el cambio, vuelva a subir el archivo Excel en
USHAY. Recuerde que pueden existir varios errores, en este ejemplo existi
solo uno, en caso de que existan varios errores, realice todas las
rectificaciones correspondientes, no olvide guardar los cambios, y finalmente
intente volver a subir el archivo en USHAY hasta que el mensaje indique que
se ha subido correctamente el PAC.

51

5.5 Validar PAC

La opcin Validar PAC, ser utilizada para cuando haya realizado toda la elaboracin
del PAC en USHAY, o si lo hizo desde el archivo en Excel pac_con_esigef.xls. Para
realizar esta accin de clic en Validar PAC. Para continuar con la Validacin del
PAC, lea detenidamente el mensaje y para continuar de clic en el botn ok.
Imagen 5.46

Imagen 5.46

A continuacin ingrese nombre de usuario y clave, estos datos son los mismos con los
que descarg las partidas presupuestarias, son los mismos datos con los que se
registra en el SOCE. Recuerde que debe contar con acceso a internet para que pueda
realizar esta accin. Una vez que ingrese los datos, de clic en Aceptar. Imagen
5.47

Imagen 5.47

52

Lea el mensaje que aparece a continuacin y de clic en Generar PAC. Imagen 5.48

Imagen 5.48

Ahora, en la siguiente pantalla el aplicativo indicar que Guarde o Abra el archivo,

seleccione la opcin Guardar archivo y de clic en Aceptar. El archivo se guardar
con el nombre pac.zip. Revise el archivo en la carpeta Descargas. Imagen 5.49

Imagen 5.49

53

6. Utilitarios USHAY PAC

6.1 Vista Catlogo de Partidas

Al ingresar a este utilitario podr obtener una vista previa en PDF del catlogo de
partidas cargadas en USHAY. Imagen 6.1

Imagen 6.1

6.2 Vista Previa del PAC

Al ingresar a este utilitario podr obtener una vista previa en PDF de todo el PAC
registrado hasta ese momento. Imagen 6.2

Imagen 6.2

6.3 Guardar PAC

Esta opcin permitir guardar el PAC en caso de que no lo haya concluido y desee
utilizarlo en otro computador o entregndolo a otro usuario para que lo finalice.
Recuerde que este archivo no es el que se sube en el SOCE. Imagen 6.3

Imagen 6.3

54

6.4 Subir PAC

Esta opcin permitir subir un archivo PAC cargado desde el mismo USHAY,
generalmente sirve para cuando usted requiere abrir su archivo PAC en otro
computador, o cuando requiere enviar el archivo para que lo concluyan otras
personas, con esta opcin podr realizar lo mencionado.Imagen 6.4

Imagen 6.4

7. Subir PAC al SOCE

Para subir el PAC al SOCE ingrese al portal www.sercop.gob.ec y en esta pantalla
localice el acceso SOCE, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 7.1

Imagen 7.1

55

Ingrese Ruc, usuario y contrasea, luego de clic en Entrar. Imagen 7.2

Imagen 7.2

Una vez que ha ingresado dirjase al men Entidad Contratante- Plan de

Contratacin- Ingresar/Actualizar PAC. Imagen 7.3

Imagen 7.3

Ahora, seleccione el ao, tal como se muestra en la imagen a continuacin. Imagen

7.4

56

Imagen 7.4

Una vez que ha seleccionado el ao se abrir una opcin para subir el archivo
pac.zip, de clic en Examinar, localice el archivo y de clic en abrir. Imagen 7.5- Imagen
7.6

Imagen 7.5

57

Imagen 7.6

Ahora de clic en Subir PAC. Imagen 7.7

Imagen 7.7

Una vez que realice esta accin, podr observar que el PAC ya ha sido cargado
exitosamente. Imagen 7.8

58

Imagen 7.8

El siguiente paso a seguir es el de ingresar a la opcin Editar. Imagen 7.9

Imagen 7.9

Ingrese a continuacin la Descripcin Plan Anual de Contratacin,

luego en la

seccin valor asignado ingrese monto total del PAC, recuerde no ingresar para
miles o millones puntuacin o signo alguno, el signo del punto ser usado nicamente
para los decimales, para finalizar de clic en el botn Guardar. Imagen 7.10

59

Imagen 7.10

Revise el siguiente mensaje y de clic en el botn Aceptar. Imagen 7.11

Imagen 7.11

Para ir al Paso 2 de clic en el botn Continuar. Imagen 7.12

Imagen 7.12

60

En la pantalla a continuacin podr observar que se encuentran publicadas las

contrataciones registradas en el PAC USHAY. Revise el monto TOTAL, en caso de que
exista un valor diferente al registrado en el primer paso, podr Regresar al paso 1 y
editar el Valor asignado para que cuadre con el valor registrado en este paso. Para
continuar con el registro de clic en el botn Continuar. Imagen 7.13

Imagen 7.13

61

El tercer paso de la publicacin del PAC es el registro de la Resolucin de Aprobacin

del PAC, se recomienda escanear la resolucin y subirla en archivo PDF, en todo caso
revise en la seccin NOTA, los tipos de archivos en los que podr subir el archivo de
la Resolucin. El tamao de cada archivo que cargue en esta seccin podr ser de
hasta 10MB.
Para subir el archivo de la Resolucin de Aprobacin del PAC, de clic en el botn
Seleccionar Archivo. Imagen 7.14

Imagen 7.14

Localice el archivo, seleccinelo y de clic en Abrir. Imagen 7.15

Imagen 7.15

62

Ingrese en la seccin Descripcin el nombre del documento que va a ser publicado,

finalmente de un clic en el botn Subir. Imagen 7.16

Imagen 7.16

Ahora podr ver el documento subido como se muestra en la imagen a continuacin.

Imagen 7.17

Imagen 7.17

63

Para concluir con el registro del PAC de clic en Finalizar. Imagen 7.18

Imagen 7.18

8. Modificacin al PAC
En el caso en que la Entidad Contratante luego del 15 de Enero, requiera realizar
algn tipo de modificacin al PAC lo deber realizar directamente desde el SOCE, no
utilizar USHAY para las modificaciones al PAC.
Para realizar modificaciones al PAC, ingrese al SOCE y dirjase luego al men Entidad
Contratante-Plan Anual de Contrataciones- Ingresar/Actualizar PAC. De clic en la
opcin Editar, tal como se muestra en la imagen a continuacin.Imagen 8.1

Imagen 8.1

64

Dirjase al PASO 2, para ello de clic en el botn Continuar. Imagen 8.2

Imagen 8.2

En pantalla podr observar los datos de la planificacin de las contrataciones, en

cada uno de los tems de las contrataciones se encuentran las opciones para Editar o
Eliminar, de clic en la opcin requerida para la modificacin. Imagen 8.3

Imagen 8.3

Otra de las opciones que se requieren en una modificacin al PAC es la de crear

nuevas contrataciones, en caso de que requiera realizar esta accin, de clic en el
botn Nuevo. Imagen 8.4

65

En la pantalla a continuacin registre los Cdigos de la partida presupuestaria

(Programa,

Proyecto, Actividad,

Rengln,

Geogrfico,

Fuente,

Organismo

Correlativo). Imagen 8.5

Imagen 8.5

En la siguiente seccin, seleccione CPC, Tipo de Compra, Tipo de Rgimen, si es una

contratacin con fondos BID de clic en el casillero que se muestra en pantalla,
seleccione Tipo de Presupuesto, Tipo de Producto, Tipo de Procedimiento, ingrese la
descripcin de la contratacin a realizar, Cantidad, seleccione Unidad de Medida,
ingrese costo Unitario, el valor total lo calcular automticamente el sistema,
finalmente seleccione el Cuatrimestre en el que va a realizar la Contratacin.

66

Para la seleccin del cdigo CPC, de clic en el siguiente cono. Imagen 8.6

Imagen 8.6

Una vez que haya ingresado todos los datos de clic en Guardar. Imagen 8.7

Imagen 8.7

Revise el mensaje que aparece a continuacin y de clic en el botn Aceptar.

Imagen 8.8

Imagen 8.8

67

Ahora de clic en el botn Regresar y verifique que se encuentre registrada la

contratacin. Imagen 8.9

Imagen 8.9

En pantalla podr revisar que la contratacin ha sido registrada. Imagen 8.10

Imagen 8.10

Una vez que haya realizado todas las modificaciones correspondientes, dirjase al
final de la pantalla del PASO 2 y de clic en Continuar. Imagen 8.11

Imagen 8.11

68

En el siguiente PASO, suba la Resolucin de Modificacin al PAC, y para concluir con

el registro de la modificacin, de clic en Finalizar. Imagen 8.12

Imagen 8.12

Es importante recordar que estos pasos los realizar cada vez que ingrese al SOCE a
realizar una modificacin. Recuerde que la modificacin no se realiza en USHAY, se lo
hace directamente en el SOCE.

8.1 Creacin y enlace de Certificaciones Futuras

Para el caso en el que la Entidad Contratante requiera realizar una contratacin en
la que cuenta con una certificacin presupuestaria futura, deber ingresar al SOCE al
paso 2, siguiendo las instrucciones que se han mencionado anteriormente en este
manual.
Para registrar la certificacin futura, de clic en la seccin que se enmarca a
continuacin. Imagen 8.13

69

Imagen 8.13

Ahora el sistema le direccionar al PASO 2, en esta pantalla localice el botn

Nuevo y de clic sobre l. Imagen 8.14

Imagen 8.14

En la pantalla siguiente, ingrese cdigo, nmero o descripcin de la certificacin

presupuestaria, e ingrese el resto de datos requeridos para registrar la contratacin.
Imagen 8.15

70

Imagen 8.15

Para continuar, lea el mensaje que se muestra a continuacin y de clic en Aceptar.

Imagen 8.16

Imagen 8.16

Ahora de clic en Regresar. Imagen 8.17

71

Imagen 8.17

En la siguiente pantalla podr observar los datos registrados. Imagen 8.18

Imagen 8.18

En caso de que requiera Editar o Eliminar, use los iconos que se muestran en
pantalla. En caso de haya concluido con el registro, de clic en Continuar. Imagen
8.19

72

Imagen 8.19

A continuacin el sistema le enviar automticamente al PASO2, ahora dirjase a la

contratacin en la que requiere enlazar la certificacin presupuestaria creada, para
ello de clic en el botn que aparece en la imagen a continuacin. Imagen 8.20

Imagen 8.20

En la pantalla siguiente podr revisar la certificacin o certificaciones registradas

hasta ese momento. Para seleccionar la certificacin requerida, de clic sobre el
casillero correspondiente y clic en Guardar. Imagen 8.21

73

Imagen 8.21

A continuacin, el sistema mostrar un mensaje de Confirmacin de la seleccin.

Para salir cierre la ventana. Imagen 8.22

Imagen 8.22

74

Ahora, dirjase al final de la pantalla del PASO 2, y de clic en el botn Continuar.

Imagen 8.23

Imagen 8.23

En el paso 3, adjunte el documento fsico de la Certificacin Presupuestaria Futura.

Para adjuntar el documento se le recomienda escanearlo y adjuntarlo en formato
PDF. Imagen 8.24

Imagen 8.24

Para concluir con el registro de la certificacin futura de clic en Finalizar. Imagen

8.25

75

Imagen 8.25

8.2 Consolidacin de partidas presentes y certificaciones futuras

Con la finalidad de que las entidades contratantes puedan utilizar varias partidas
presupuestarias/cuentas contables para realizar determinado procedimiento de
contratacin, el SERCOP ha desarrollado una funcionalidad que le permite al usuario
agrupar o consolidar varias partidas para la ejecucin de determinado objeto de
contratacin. Para ello el sistema le presenta las opciones en las que podr realizar
estas acciones. Imagen 8.26

Imagen 8.26

76

8.2.1 Instrucciones y Consideraciones para la Consolidacin de varias

partidas o cuentas contables
La Entidad Contratante deber tomar en cuenta que, las siguientes
instrucciones y consideraciones debern seguirse para el caso en que para
realizar una contratacin, se requiera del uso de varias partidas o cuentas
contables. Dependiendo del caso la Entidad Contratante debe recordar que al
levantar el pliego con USHAY, este aplicativo solo permite agregar una o dos
partidas o cuentas contables, por esta razn si la Entidad Contratante
necesita utilizar ms partidas o cuentas para la contratacin, deber
consolidar las partidas o cuentas contables esto lo deber realizar primero en
el SOCE, antes de realizar el pliego en USHAY.

En el SOCE la Entidad Contratante ingresar al Men Entidad Contratante- Ingresar o

Actualizar PAC, luego dar clic en Editar y se dirigir al paso 2.

Antes de que se proceda a revisar los pasos para la consolidacin, lea

detenidamente los siguientes conceptos:
Consolidacin de partidas de la misma naturaleza: Las partidas
presupuestarias/cuentas contables que se pueden consolidar para
ejecutar determinado objeto de contratacin deben ser de la misma
naturaleza; es decir,

Igual Tipo de Presupuesto: Solamente de Gasto Corriente o solamente

Proyecto de inversin;

77

Igual Tipo de Rgimen: Solamente Rgimen Comn o solamente

Rgimen Especial.

Fondos BID: Solamente contrataciones financiadas por el BID o

solamente no financiadas por el BID.

Tipo de Compra: Se pueden consolidar partidas de cualquier tipo de

compra (bien, obra, servicio); excepto para el caso de consultora que

solamente

se

pueden

presupuestarias/cuentas

consolidar

contables

cuyo

o
tipo

agrupar
de

partidas

compra

sea

consultora.
Para consolidar las partidas o cuentas contables ingrese primero a la seccin partidas
presentes, esta opcin se habilita en todas las contrataciones registradas en el PAC.
Dirjase entonces a la contratacin en la que requiere consolidar varias partidas, tal
como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 8.27

Imagen 8.27

Al dar clic en esta opcin, el sistema mostrar el listado de partidas o cuentas

registradas, seleccione entonces todas las cuentas o partidas que requiere
consolidar. Para la seleccin de clic en el casillero correspondiente. Imagen 8.28

78

Imagen 8.28

Para el ejemplo, se seleccion en una contratacin de obra Construccin de

Edificio, la contratacin es de aproximadamente 3.000.000 de dlares, para que la
Entidad Contratante pueda levantar el pliego con este monto, le hace falta ligar
otras partidas o cuentas contables, ya que al momento con la partida seleccionada
solo cuenta con 2.345.849 dlares y necesita ligar las partidas referentes a servicios
de instalacin elctrica y otras referentes a bienes, para que as llegue al monto
total de la contratacin que realizar. Al dar clic en la opcin Partidas Presentes,
el sistema mostrar a la Entidad Contratante slo las partidas o cuentas contables
que son de la misma naturaleza (Igual tipo de Presupuesto, igual tipo de rgimen, si
corresponde a los fondos BID y varios tipos de compra). Imagen 8.29

79

Imagen 8.29
Recuerde que, en el listado de partidas presentes que se habilita en cada contratacin,
no aparecern todas las partidas o cuentas contables presentes, aparecern nicamente
las que son de la misma naturaleza.

Seleccione ahora las partidas o cuentas contables que necesita ligar, tal como se
muestra en la siguiente imagen. Imagen 8.30

Imagen 8.30

Una vez realizada la seleccin de clic en el botn Guardar. Imagen 8.31

80

Imagen 8.31

El siguiente paso es la consolidacin de las partidas seleccionadas en la contratacin.

Para ello de clic en el siguiente icono. Imagen 8.32

Imagen 8.32

En la siguiente pantalla podr observar la consolidacin de las dos partidas

adicionales requeridas para la contratacin. Para el ejemplo descrito en este manual
en la contratacin registrada en el PAC construccin del edificio, aparecen ya
registradas las otras partidas o cuentas contables que se requerian para la
contratacin. Imagen 8.33

Imagen 8.33

81

Para finalizar de clic en el botn Consolidar. Imagen 8.33

En la siguiente pantalla proceda a imprimir la Consolidacin de las partidas o cuentas

contables, documento que deber adjuntarlo en la seccin ANEXOS al publicar la
contratacin en el SOCE. Proceda a dar clic en el botn Imprimir. Imagen 8.34

Imagen 8.34

Ahora, en el caso de que la Entidad Contratante antes de Imprimir decida no

consolidar las partidas, podr utilizar la opcin Desconsolidar, para ello de clic en
el botn con dicha descripcin. Imagen 8.35

82

Imagen 8.35

Al realizar esta accin se borrarn las partidas o cuentas seleccionadas en la

consolidacin, aparecer nicamente los datos iniciales del registro de la
contratacin. Imagen 8.36

Imagen 8.36

83