Pembinaan Administrasi Kelompok Tani

Administrasi Kelompok Tani

Dalam suatu organisasi, administrasi merupakan segenap rangkaian usaha bersama yang
dilaksanakan sekelompok orang yang ada dalam wadah organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Administrasi erat kaitannya dengan manajemen, wadah organisasi itu sendiri maupun
kepemimpinan yang menjalankan administrasi itu. Demikian juga dengan administrasi
kelompoktani Sebuah organisasi kelompoktani yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai
administrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang dilakukan
oleh kelompok tersebut.. Perangkat administrasi kelompoktani yang baik dan benar diperlukan
sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan
kelompok.Dalam perangkat administrasi dibedakan menjadi dua bagian pokok yaitu :
administrasi kegiatan dan administrasi keuangan. Dalam administrasi kegiatan , segala catatan
yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan.
Sedangkan administrasi keuangan , segala catatan yang khusus berkaitan dengan keuangan
kelompok. Selain itu bagi kelompoktani yang sudah maju, diharapkan juga memiliki perangkat
kelengkapan administrasi lainnya. beberapa contoh Admisitrasi Kelompok Tani/Ternak (POKTAN)
dan atau GAPOKTAN.BUKU- BUKU KEUANGAN terdiri dari : Buku Kas, Buku Kas PembantuBUKUBUKU NON KEUANGAN terdiri dari :Buku Tamu, Buku Inventaris, Buku Anggota, Buku Susunan
Pengurus, Buku Notulen Rapat, Buku Agenda Surat, Buku Anjuran Instansi Lain
BUKU TAMU
NO. HARI TANGGAL
NAMA INSTANSI / ALAMAT
JABATAN MAKSUD TUJUAN
KESAN / PESAN
TANDA TANGAN
12345678
BUKU DAFTAR ANGGOTA
NO. NAMA TGL LAHIR / UMUR
L/P
PEKERJAAN ALAMAT TGL. MASUK ANGGOTA
TTD
12345678
BUKU SUSUNAN PENGURUS
PERIODE TAHUN ....... SAMPAI DENGAN .........
NO. NAMA TGL LAHIR
L/P
PEKERJAAN ALAMAT JABATAN TGL DIANGKAT
BERHENTI
TGL ALASAN TTD
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

BUKU NOTULEN RAPAT

NO. HARI
/ TGL
TEMPAT POKOK BAHASAN / AGENDA RAPAT
PESERTA JML PESERTA
HASIL KESEPAKATAN
1234567
BUKU SARAN-SARAN ANGGOTA
NO. TGL NAMA ANGGOTA
ALAMAT PEKERJAAN SARAN-SARAN
TTD ANGGOTA
PENGURUS
TANGGAPAN TTD
123456789
BUKU DAFTAR HADIR
( ........JENIS KEGIATAN...........)
NO. NAMA ALAMAT JABATAN
DI POKTAN
TANDA
TANGAN
12345
BUKU AGENDA SURAT
SURATMASUKSURATKELUAR
NO. HARI / TANGGAL
ALAMAT
PENGIRIM
PRIHAL NO. HARI / TANGGAL
ALAMAT/TUJUAN
PRIHAL
BUKU EKSPEDISI
NO. TGL PENGIRIMAN
NO SURAT
ALAMAT PRIHAL T. TANGAN
KETERANGAN

1234567
BUKU KEGIATAN
NO. HARI TANGGAL
RENCANA KEGIATAN
HASIL PELAKSANAAN
1234
BUKU KAS
BULAN : ............ TAHUN : ................
NO. HARI
/ TANGGAL
URAIAN
KETERANGAN
PENERIMAAN PENGELUARAN SISA
BUKU INVENTARIS
NO. NAMA BARANG
JUMLAH (UNIT)
PERKIRAAN NILAI
(HARGA RP.)
KEADAAN KETERANGAN
BAIK RUSAK
BUKU ANJURAN INSTANSI LAIN
NO. TGL NAMA JABATAN INSTANSI/
ALAMAT
ANJURAN TTD
1234567
Perangkat kelengkapan administrasi lainnya seperti Sekretariat kelompoktani, papan nama
kelompoktani, stempel kelompoktani, Arsip surat masuk dan surat keluar, arsip dokumen Berita
Acara Pembentukan kelompoktani, arsip Dokumen AD dan ART kelompoktani, Arsip dokumen
Berita Acara Benah kelompoktani, rencana kerja kelompok atau Rencana Definitif Kelompoktani
(RDK), Rencana Defenitif Kebutuhan Kelompoktani (RDKK), Rencana Usaha Anggota (RUA),
Arsip Dokumen Biodata Anggota kelompoktani, Dokumen berupa papan data (monografi)
kelompoktani, Peta wilayah kelompoktani.