BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin

bahwa tugas/ pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di
tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan dan perintah ( aturan ) yang
diberikan. Dalam hal ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak
ukur dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah
organisasi. Pengawasan dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila
organisasi tersebut akan mencapai tujuan organisasi.
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau
pengawasan yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang
dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain
itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan
perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab
pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka
pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan. Tetapi dalam melakukan
pengawasan pimpinan akan dibantu oleh beberapa manajer yang bertugas pada
bidangnya masing - masing sehingga proses pengawasan dapat lebih efektif
dan lebih efisien. Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap
bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan.
Namun, dalam organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar
kompleks semakin disadari pentingnya fungsi kontrol itu yang sebenarnya
bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen yntuk menjamin bahwa apa
yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya.
Perkembangan organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi
yang berkaitan dengan kontrol ini menyebabkan fungsi kontrol juga
berkembang dari segi teori maupun penerapannya. Mulanya kontrol dianggap
sebagai kegiatan yang sifatnya pemaksaan kekuasaan sampai akhirnya
merupakan fungsi yang difokuskan pada sikap prilaku individu yang
mempunyai multidimensi dan berbagai sifat. Teknik kontrol semakin
diperjelas dan disederhanakan. Pentingnya pengawasan administrasi karena

beberapa alasan berikut ini: Pengawasan digunakan untuk membuat standar

prestasi yang dimaksudkan untuk menaikkan efesiensi dan menekan biaya.
Misalnya penggunaan time and motion studies, pelaksanaan pemeriksaan, dan
pembuatan pedoman tertulis.
Hal yang perlu diingat bahwa pengawasan itu merupakan suatu cost
item, artinya memerlukan biaya yang besar dari awal sampai akhir. Karena
itu sangat diperlukan efisiensi dalam penggunaan dana dan material, dengan
dana yang tersedia, metoda yang baik serta peralatan yang efektif, pemecahan
masalah yang tidak pilih kasih, bisa mencapai sasaran yang luas. Janganlah
suatu obyek dilakukan pengawasan berulang-ulang disuatu atau beberapa
tempat dalam waktu yang lama, sebaliknya banyak obyek lain yang tak
tersentuh pengawasan. Atau ada suatu kelompok menjadi sasaran kambing
hitam pelanggaran, sebaliknya ada kelompok lain yang tak tersentuh atau
terlindung dari pengawasan. Dengan terlaksananya efisiensi dan efiktifitas
maka kepercayaan pada pimpinan organisasi dari yang rendah sampai yang
tertinggi ada dan terpelihara dengan baik.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dan tujuan pengawasan ?
2. Apa saja yang termasuk jenis-jenis pengawasan ?
3. Bagaimana sifat dan waktu pengawasan ?
4. Bagaimana proses dan cara pengawasan ?
C. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui pengertian dan tujuan pengawasan.
2. Mengetahui apa saja yang termasuk jenis-jenis pengawasan.
3. Mengetahui bagaimana sifat dan waktu dalam pengawasan.
4. Mengetahui bagaimana proses dan cara pengawasan.
BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian dan Tujuan Pengawasan

1. Pengertian Pengawasan menurut Para Pakar, sebagai berikut :
a. Menurut Victor M. Sitomang dan Jusuf Juhir, pengawasan adalah

setiap usaha dan tindakan dalam rangka untuk mengetahui sampai

2

dimana pelaksanaan tugas yang dilaksanakan menurut ketentuan dan

sasaran yang hendak dicapai.
b. Menurut Sondang P.Siagian, Pengawasan adalah proses pengamatan
dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar
semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan
rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
c. Djamaluddin Tanjung dan Supardan mengemukakan Pengertian
Pengawasan yaitu salah satu fungsi manajemen untuk menjamin agar
pelaksanaan kerja berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
dalam perencanaan.
Dengan pengawasan dapat diketahui sampai dimana penyimpangan
penyalahgunaan, kebocoran, pembocoran, penyelewengan dan lain - lain
kendala di masa yang akan datang. Jadi keseluruhan dari pengawasan
adalah kegiatan membandingkan apa yang direncanakan sebelumnya,
karena itu perlu kriteria, norma, standar, dan ukuran tentang hasil yang
ingin dicapai.
Dengan demikian jelas bahwa tapa rencana, maka pengawasan tidak
mungkin dapat dilaksanakan, karena tidak ada pedoman atau petunjuk
untuk melakukan pengawasan itu, rencana tanpa pengawasan akan
cenderung memberi peluang timbulnya penyimpangan - penyimpangan,
penyelewengan dan kebocoran tanpa ada cara untuk mencegah, oleh
karena itu diperlukan adaya pengawasan.
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yag sangat
penting, sehingga ahli manajemen dalam memberikan pendapatnya
tentang fungsi manajemen selalu mendapatkan unsur pengawasan sebagai
fungsi yang penting.
2. Tujuan Pengawasan

Tujuan pengawasan yaitu, sebagai berikut :

a. Menjamin ketetapan pelaksanaan tugas sesuai dengan rencana
tersebut, kebijaksanaan dan perintah.
b. Melaksanakan koordinasi kegiatan - kegiatan.
3

c. Mencegah pemborosan dan penyelewengan.

d. Menjamin terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang dan jasa

yang dihasilkan.
e. Membina kepercayaan masyarakat terhadap kepemimpinan organisasi
(pemerintah).
B. Jenis - jenis Pengawasan
Ada tiga jenis pengawasan manajerial yang berkembang pada organisasi
pemerintah di Indonesia, yaitu :
1. Pengawasan Fungsional (struktural)
Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai
pemimpin lembaga. Peranan setiap pimpinan adalah melakukan
pengawasan terhadap semua kegiatan staff yang ada di bawah
koordinasinya. Semakin tinggi tingkatan manajer maka semakin luas objek
dan aspek pengawasannya, terutama yag bersifat strartegis.
2. Pengawasan Publik
Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat terhadap jalannya
pembangunan pada umumnya. Biasanya dilakukan melalui media massa,
atau kotak pos 5000.
3. Pengawasan non Fungsional
Fungsi pengawasan yang sifatnya non Fungsional biasanya dilakukan oleh
badan-badan yang diberikan kewenangan untuk melakukan pengawasan
(fungsi sosial control) seperti DPR, Badan Pengawas Keuangan (BPK)
Negara, Badan Pengawas Keuangan dan Pembagunan (BPKP). Dan fungsi
inspektoral yang ada di masin g - masing departemen, baik di tingkat pusat
maupun tingkat provinsi.
C. Sifat dan Waktu Pengawasan
Sifat dan Waktu Pengawasan antara lain:
1. Preventive control adalah Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan
dilakukan untukmenghindari terjadi penyimpangan-penyimpangan
2. Represive control adalah Pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya
kesalahan
3. Pengawasan saat proses dilakukan adalah jika terjadi kesalahan segera
diperbaiki.
4. Pengawasan berkala adalah pengawasan yang dilakukan secara berkala;
setiap bulan, setiap minggu.

5. Pengawasan mendadak adalah dilakukan secara mendadak untuk

mengetahui perencanaan sudah terlaksana atau belum.

6. Pengawasan melekat adalah dilakukan sebelum dan sesudah pelaksanaan
kegiatan.
Pengawasan merupakan salah satu fungsi organik administrasi dan
manajemen, karena apabila fungsi ini tidak dilaksanakan, cepat atau lambat
akan menyebabkan matinya atau hancurnya suatu organisasi. Agar
pengawasan mendapatkan hasil yang diharapkan, pemimpin suatu organisasi
harus mengetahui ciri - ciri suatu proses pengawasan, seperti :
a. Pengawasan harus bersifat fact finding arti bahwa pelaksanaan fungsi
pengawasan harus menemukan fakta - fakta tentang bagaimana tugas yang
dijalankan dalam organisasi.
b. Pengawasan harus bersifat preventif yang berarti bahwa proses
pengawasan itu dijalankan untuk mencegah timbulnya penyimpangan dan
penyelewengan dari rencana yang telah ditentukan.
c. Pengawasan diarahkan pada masa sekarang yang berarti bahwa
pengawasan hanya dapat diajukan terhadap kegiatan yang kini sedang
dilaksanakan.
d.
Pengawasan hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi
pengawasan tidak boleh dipandang sebagai tujuan.
e. Pengawasan hanya sekedar alat administrasi dan manajemen, maka
pelaksanaan pengawasan itu harus mempermudah tercapainya tujuan.
f. Pengawasan tidak dimaksudkan untuk terutama menentukan siapa yang
salah jika tidak ada ketidakberesan, akan tetapi untuk menemukan apa
yang tidak betul.
g. Pengawasan harus bersifat membimbing agar para pelaksana
meningkatkan kemampuannya untuk melakukan tugas yang ditentukan
baginya.
Prinsip pengawasan :
Fungsi pengawasan dan pengendalian (controlling) merupakan fungsi
yang terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini mempunyai kaitan erat
dengan

ketiga

fungsi

manajemen

lainnya,

terutama

dengan

fungsi

perencanaan. Melalui fungsi pengawasan dan pengendalian, standar

keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target, prosedur kerja

dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau
yang mampu dikerjakan oleh staff. Jika ada kesenjangan atau penyimpangan
yang terjadi harus segera diatasi. Penyimpangannya harus dapat dideteksi
secara dini, dicegah, dikendalikan atau dikurangi oleh pimpinan. Fungsi
pengawasan dan pengendalian bertujuan agar penggunaan sumber daya dapat
lebih diefisienkan, dan tugas-tugas staff dapat mencapai tujuan program dapat
lebih diefektifkan.
Tugas seorang manajer dalam usahanya menjalankan dan mengembangkan
fungsi pengawasan manajerial perlu memperhatikan prinsip pengawasan.
a. Pengawasan yang akan dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh

staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya, tentang waktu dan tugas-tugas
pokok yang harus diselesaikan oleh staf dapat dipantau oleh pimpinan
sehingga dilaksanakan tepat pada waktunya,
b. Fungsi pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam
upaya mencapai tujuan organisasi. Tanpa pengawasan atau pengawasan
yang lemah berbagai penyalagunaan wewenang akan mudah terjadi.
c. Standar untuk kerja (standard of performance) harus dijelaskan kepada
semua staf. Karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pemimpin sebagai
bahan pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang
dianggap mampu bekerja. Jika hal ini dapat dilaksanakan, staf akan lebih
meningkatkan rasa tanggung jawab dan komitmenya terhadap kegiatan
program sehingga pengawasan akan dapat dilakukan lebih objektif.
Dua jenis standar pengawasan :
a. Standar norma, standar ini dibuat berdasarkan pengalaman staf

melaksanakan kegiatan program yang sejenis atau yang dilaksanakan

dalam situasi yang sama dimasa lalu.
Misalnya : setiap petugas puskesmas seharusnya dapat mengunjungi 20
rumah setiap minggu dalam rangka program perawatan kesehatan
masyarakat (PHM). Staff UKS seharusnya dapat mengunjungi semua
sekolah di wilayah kerjanya minimal 3 kali dalam setahun.

b. Standar kriteria, standar ini diterapkan untuk kegiatan pelayanan oleh

petugas yang sudah mendapat pelatihan. Standar ini terkait dengan

tingkat profesionalisme staff.
Misalnya : setiap kader kesehatan harus mampu menyiapkan campuran
larutan garam gula; mengisi KMS dan menjelaskan 3 metode KB. Staf
KIA harus mampu melakukan imunisasi BCG pada semua anak antara
umur 0-1 tahun.
Manfaat pengawasan
Fungsi pengawasan dan pengendalian dilaksanakan dengan tepat, organisasi
yang dapat memperoleh manfaatnya yaitu :
1. Dapat mengetahui sejauh mana kegiatan program sudah dilaksanakan
oleh staff, apakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah

2.

3.
4.
5.

sumber dayanya (staff, sarana, dana dan sebagainya) sudah digunakan

sesuai dengan yang lebih ditetapkan. Dalam hal ini, fungsi pengawasan
dan pengendalian bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi kegiatan
program.
Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staff
melaksanakan tugas - tugasnya. Jika hal ini diketahui pimpinan
organisasi akan memberikan pelatihan lanjutan bagi staffnya. Latihan
staff digunakan untuk
mengatasi kesenjangan pengetahuan dan
keterampilan staff yang terkait dengan tugas-tugasnya.
Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi
kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.
Dapat mengetahui sebab - sebab terjadinya penyimpangan.
Dapat mengetahui staff yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan
atau diberikan pelatihan lanjutan.

Alat untuk dapat membantu pemimpin melakukan pengawasan dengan baik

adalah Rencana Kerja Operasional. RKO telah disusun sebelum kegiatan
dimulai. Untuk itu, pengawasan kepada staff Puskesmas dilakukan dengan
menggunakan jadwal kegiatan operasional hariannya.
D. Proses dan Cara Pengawasan

Pengawasan manajerial sebagai sebuah proses yang dilakukan manajer

dengan mengembangkan tiga langkah penting, yaitu :
1. Mengukur hasil/presentasi yang telah dicapai oleh staf atau organisasi.

2. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur (standar) yang

telah ditetapkan sebelumnya. Yang dipakai sebagai tolak ukur adalah

rencana kerja operasional, anggaran, tugas, dan wewenang staff,
mekanisme kerja sama, petunjuk atau peraturan pelaksanaan dan target
kegiatan program.
3. Memperbaiki penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor - faktor
penyebab terjadinya penyimpangan. Jika dikaji terjadi penyimpangan
pimpinan perlu berusaha lebih dahulu untuk mencari faktor - faktor
penyebabnya, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan
langkah - langkah intervensinya.
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis objek
yang perlu dijadikan sasaran pengawasan, yaitu :
1. Objek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Ini

2.

3.
4.

5.

merupakan pengawasan yang bersifat fisik. Misalnya: cakupan imunisasi,

jumlah dan jenis vaksin yang tersedia (kuantitas); kualitas vaksin
diketahui dari nomor produksi vaksin-bath number dan kekeruhannya,
komunikasi yang dikembangkan oleh staff pada saat pengambilan darah
untuk pemeriksaan Hb (kualitas pelayanan).
Keuangan.
Misalnya tentang penggunaan dan pemasukan keuangan. Pengawasan
terhadap keuangan organisasi memerlukan keterampilan khusus.
Pengawasan keuangan disebut dengan internal audit. Objeknya adalah
kas harian, neraca laporan keuangan, pemanfaatan dana sesuai dengan
lokasi, peraturan daerah (perda) tentang penggunaan anggaran dan
sebagainya.
Pelaksanaan program di lapangan sesuai dengan RKO yang dibuat oleh
tiap - tiap staff.
Objek yang bersifat strategis.
Pengawasan terhadap penerapan instruksi, dirjen bimkesmas tentang
penggunaan jarum suntik untuk mencegah penularan penyakit menular
melalui suntikan (hepatitis C, HIV dan sebagainya).
Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain ditingkat kabupaten/ kota atau
kecamatan.

Cara mendapatkan data saat melakukan pengawasan :

1. Pengamatan langsung

Supervise langsung oleh pimpinan ke lapangan bertujuan untuk

mengamati kegiatan staff pada saat mereka sedang melaksanakan tugas tugasnya. Pengamatan dilakukan dengan membandingkan hasil
pengamatan dengan standar program. Data atau informasi tentang
pelaksanaan suatu program yang diperoleh melalui cara seperti ini
mempunyai kualitas yang terbaik (akurat). Syaratnya, harus ada motivasi
tinggi pada pimpinan untuk turun ke lapangan dan dilakukan pengamatan
secara objektif (dibandingkan dengan standar).
2. Laporan lisan
Pimpinan juga dapat memperoleh data langsung tentang melaksanakan
suatu program dengan mendengarkan laporan lisan staff atau pengaduan
masyarakat. Dengan pengawasan melalui laporan lisan, pimpinan hanya
memperoleh informasi terbatas tentang kemajuan program atau laporan
lisan. Pimpinan hanya memperoleh informasi terbatas tentang kemajuan
program atau laporan khusus penyalagunaan wewenang oleh staff dan
laporan masyarakat. Dalam hal ini pimpinan juga harus peka dengan raut
wajah staff dan cara mereka melapor, jika seandainya laporan yang
diterima tidak benar apalagi jika tidak ditunjang dengan data (fakta).
3. Laporan tertulis
Staff penanggung jawab program diminta membuat laporan singkat
tentang hasil kegiatannya. Informasinya hanya terbatas pada hal - hal yang
dianggap penting oleh staff. Format laporan staff harus dibuat. System
pencatatan dan pelaporan harus program yang secara rutin dibuat oleh staff
dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan program asalkan laporan
tersebut sudah dianalisis dengan baik.
Ketiga cara mendapatkan

informasi untuk melengkapi data yang

didapatkan dari fungsi pengawasan tersebut sebaiknya dilakukan sesuai

kebutuhan dan situasi dilapangan. Manajer program sebaiknya mengusahakan
agar ketiga metode pengumpulan data dapat saling melengkapi sehingga
pengawasan lebih objektif karena sudah didukung dengan data lengkap, akurat
dan transparan. Jika ketiganya dapat dijalankan, sistem pelaksanaan
pemantauan program akan dapat memberikan informasi lengkap dan up to
date untuk memperbaiki pelaksanaan program.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Menurut Sodang P. Siagian, Pengawasan adalah proses pengamatan dari

pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua
pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Dengan pengawasan dapat diketahui sampai dimana penyimpangan
penyalahgunaan, kebocoran, pembocoran, penyelewengan dan lain - lain
kendala di masa yang akan datang. Jadi, keseluruhan dari pengawasan adalah
kegiatan membandingkan apa yang direncanakan sebelumnya, karena itu perlu
kriteria, norma, standar, dan ukuran tentang hasil yang ingin dicapai.
Dengan demikian jelas bahwa tapa rencana, maka pengawasan tidak
mungkin dapat dilaksanakan, karena tidak ada pedoman atau petunjuk untuk
melakukan pengawasan itu, rencana tanpa pengawasan akan cenderung
memberi peluang timbulnya penyimpangan - penyimpangan, penyelewengan
dan kebocoran tanpa ada upaya untuk mencegah, oleh karena itu diperlukan
adanya pengawasan.
Fungsi pengawasan dan pengendalian bertujuan agar penggunaan sumber
daya dapat lebih diefisienkan, dan tugas - tugas staff dapat mencapai tujuan
program dapat lebih diefektifkan.
B. Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika
tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya
kesalahan kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun
lingkungan.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin
organisasi. Karena perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang
pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara
rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik
menjadi lebih baik lagi.

10

DAFTAR PUSTAKA

11

MPH. Muninjaya, A. A. Gde, 2004. Manajemen Kesehatan. Penerbit Buku

Kedokteran EGC : Jakarta
Pengawasan
dan
Tujuan
Pengawasan,
Rabu
2016-09-29
from
http://www.pengertianpakar.com/2014/12/pengertian-dan-tujuanpengawasan.html654
Rahardjo Adisasmita, 2011. Pengelolaan Pendapatan & Anggaran Daerah.
Penerbit Graha Ilmu : Yogyakarta.

12