20. Cmo redactar un acta de reunin?

NDICE
1. INTRODUCCIN
2. QU ES UN ACTA DE REUNIN? CARACTERSTICAS PRINCIPALES
2.1. El acta en el contexto de una reunin formal
3. CMO REDACTAR UN ACTA DE REUNIN?
3.1. Estructura
3.2. Criterios generales de redaccin
3.3. Terminologa y fraseologa
4. COMPARACIN DE ACTAS
5. BIBLIOGRAFA

1. INTRODUCCIN
Hemos decidido aadir este captulo en el site porque creemos que el acta de reunin es muy
importante en el mundo laboral, sobretodo en el mbito administrativo. As, creemos que saber
redactar un acta es imprescindible para que se registren los temas que se tratan y los acuerdos que
se han llevado a cabo en una reunin. Es importante registrar los temas tratados y los acuerdos
formalizados para que todo tenga una validez formal y conste por escrito.
En primer lugar, nos interesa destacar que explicaremos como redactar un acta de reunin en
castellano; as, nos centraremos en la terminologa y fraseologa utilizada en la redaccin de este tipo
de documentos en esta lengua. Dicho esto, el tema estar estructurado en cuatro partes principales.
En primer lugar, hemos decidido aportar la definicin de acta para entrar en contexto con el tema
que hemos escogido. En segundo lugar, explicaremos cmo se redacta un acta de reunin; de esta
manera, hemos decidido separarlo por partes: estructura, criterios generales de redaccin y
estilo, terminologa y fraseologa. En el captulo hemos adjuntado, tambin, algunos ejemplos de
actas reales y, por ltimo, la bibliografa de dnde hemos extrado la principal informacin del captulo.

Algunas de las situaciones reales en las cuales se debe redactar un acta son: la
presentacin de un proyecto de investigacin; elecciones, como por ejemplo la eleccin
del directos de estudios en un colegio; y convocatorias, entre otras situaciones. Nos ha
parecido importante, tambin, hacer una comparacin de la redaccin del acta de reunin
entre el modelo utilizado en Espaa y diferentes pases de habla hispnica, como son
Chile, Mxico o Colombia.

2. QU ES UN ACTA DE REUNIN?
Un acta es un documento mediante el cual se constatan los hechos, las convenciones, las
deliberaciones o los acuerdos llevados a cabo en una reunin determinada. La finalidad principal de
este tipo de documentos es dejar constancia de estos hechos comentados anteriormente y dar
validez a lo que se ha acordado.
Se debe tener en cuenta el tipo de organismo que elabora un acta, puesto que har que sta se
redacte de una manera u otra. La Gran Enciclopdia Catalana explica esto de la siguiente manera:

Aqu nos centraremos bsicamente en las actas de reunin de organismos pbicos y privados. En
relacin con las actas de reunin de organismos pblicos, tienen unas caractersticas especficas
dependiendo si se trata de reuniones en instituciones, como por ejemplo ayuntamientos y
parlamentos, o si se trata de reuniones en colegios o empresas pblicas. La principal diferencia est
en que a las primeras se incluyen todos los comentarios de los oradores y se suelen reproducir las
intervenciones de los asistentes o, al menos, un resumen. En las segundas (colegios o empresas
pblicas), en cambio, no es necesario reproducir todas las aportaciones de los oradores y los
asistentes. En relacin con las actas de organismos privados, como empresas privadas y
asociaciones, se realiza un acta de todos los acuerdos que se han llevado a cabo.
A continuacin, veremos algunos ejemplos de actas de reunin reales:
Ejemplo 1: acta de reunin de la Comisin Paritaria de seguimiento e interpretacin de una empresa
(organismo privado). Para verla completa ir a:
http://wwwactasseccion.blogspot.com.es/2011/11/acta-de-reunion-extraordinaria.html

Ejemplo 2: acta de reunin de una universidad

Extrado de: http://www.ulpgc.es/descargadirecta.php?codigo_archivo=6265

2.1 El acta en el contexto de una reunin formal

Es interesante conocer cul es el procedimiento de una reunin. Primero de todo, las reuniones
deben haber sido convocadas con antelacin en un documento escrito, la convocatoria de reunin,
dirigido a aquellas personas a las que se invita a asistir. La convocatoria de la reunin consta de las
siguientes partes: frmula de convocatoria; nombre de la reunin o de la institucin que la convoca;
da , hora y lugar en qu tendr lugar la reunin; y, por ltimo, el orden del da, que es el listado de
asuntos que se trataran en una reunin. El orden del da consta de los siguientes puntos:
- Bienvenida y apertura de la reunin
- Comentarios a cada uno de los temas del orden del da
- Revisin y aprobacin de la reunin anterior
- Lista de cada aspecto/tema que se tratar en la reunin (cuerpo de la reunin)
- Discusin de otros temas que no aparecen en la lista
- Acuerdos y informacin para la siguiente reunin
- Cierre de la misma
A continuacin de la convocatoria de reunin, est la reunin propiamente dicha y, a continuacin, la
redaccin del acta. Por ltimo, una vez elaborada el acta, se enva una copia a cada uno de los
asistentes de la reunin para que aprueben el acta o bien muestren su inconformidad con las misma.

En la siguiente reunin se lee el acta y se aprueba de manera definitiva. Si hay inconformidades y se

debe revisar o volver a redactar, se acordar una nueva fecha en la cual se presentar por segunda
vez. Una vez el acta Se aprueba, se archiva en un lugar pblico dnde se puede consultar libremente
siempre que se quiera.

3. CMO REDACTAR UN ACTA?

3.1. Estructura
Como se ha comentado anteriormente, un acta es un tipo de documento muy utilizado en el mundo
laboral, y es por eso, se debe conocer su relevancia, con lo cual es imprescindible conocer su
estructura.
Por un lado, hay elementos de un acta de reunin que son obligatorios, como por ejemplo la
identificacin de la reunin, la consignacin de los asistentes, un resumen de la sesin y del turno de
palabras, de los acuerdos que se han realizado y de las votaciones y la frmula final. Por otro lado,
hay elementos que son optativos y, por lo tanto, no siempre aparecen en un acta. Algunos de estos
elementos son: el orden del da, la referencia a temas pendientes y los anexos. Los puntos del orden
del del da que aparece en el acta deberan ser muy similares a los del orden del da que se hubieran
acordado previamente.
1. Identificacin de la reunin

Nombre del organismo

Nmero de la sesin

Fecha

Hora

Lugar

2. Asistencia

Personas que asisten:

<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)

Persones que no asisten:

<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)

3. Frmula

Orden del da (opcional)

4. Desarrollo de la sesin y resumen del turno de palabra

Frmula: desarrollo de la sesin

Frmula: turno de palabra

5. Deliberaciones, acuerdos y resumen de les votaciones

Acuerdos

Desacuerdos

Resumen de las votaciones

6. Frmula final

El presidente da por acabada la reunin

7. Pie del acta

Debera figurar la siguiente frmula: "Sin ms asuntos que tratar, el presidente levanta la
sesin a las x horas"

Cargo y firma del secretario o secretaria

Cargo y firma de la persona que ha presidido la reunin como visto bueno

8. Anexos (opcional)

3.2. Criterios generales de redaccin y estilo

Encabezamiento o ttulo
El encabezamiento hace referencia a los datos que identifican a los asistentes y organizadores de la

reunin. Adems, el encabezamiento permite una buena lectura del acta. Cuando se hace referencia
al cargo de una persona, ste debe estar en minscula, excepto cuando va seguido de un tratamiento
protocolario, como explicaremos ms adelante. En cuanto a los ttulos y protocolo, es preferible
utilizar el tratamiento seor/seora cuando no sabemos el tratamiento que se debe utilizar con
alguien.
A continuacin veremos un ejemplo de un modelo de encabezamiento de acta:
Extrado de:
http://www.fundacionalda.org.py/mm/file/biblio_recursosdidacticos_ACE/04_modelo_acta_renunion.pd
f

Tratamientos personales
En un acta de reunin domina sobretodo el tratamiento impersonal, con expresiones como se
prev, se aprueba, se argumenta... como hemos podido ver en los ejemplos mostrados
anteriormente.

Se debe diferenciar el tratamiento personal del emisor (secretario/a) y el tratamiento personal de los
otros miembros que asisten a la reunin. Por un lado, el tratamiento personal del secretario se realiza
en 3a persona del singular en la redaccin del acta y en 1a persona del singular en la redaccin de la
frmula final. Por otro lado, el tratamiento personal de los otros asistentes se realiza en 3a persona
(singular y plural) dependiendo del nmero de personas.
El pie de pgina
El pie del acta incorporar la frmula siguiente: "Sin ms asuntos que tratar, el presidente levanta la
sesin a las X horas". Adems, incorporar tambin el cargo y firma del secretario/a (persona que
redacta el acta) y la del presidente/a. La fecha que aparecer en el pie de pgina debe ser la del da
en qu el acta se imprime.
Estilo
En cuanto al estilo y los criterios generales de redaccin, se tienen que tener claros los siguientes
puntos a la hora de redactar un acta: primero de todo, la claridad a la hora de redactar y presentar la
informacin, puesto que es imprescindible que la lectura del documento sea fcil; para conseguirlo es
imprescindible un buen encabezamiento, como hemos comentado anteriormente, y un sistema
numrico para identificar fcilmente cada una de las partes que forma el acta.
Otra caracterstica de un acta es la concisin, es decir, saber redactar bien los temas tratados en la
reunin y expresar las ideas de una manera breve, clara y sin dejarnos informacin relevante. Otro
aspecto que se debe tener en cuenta a la hora de redactar un acta es el tiempo verbal; se
recomienda escribir el acta en presente, aunque sea un escrito que se realiza despus de la reunin.
Por ltimo, y no por eso menos importante, las actas de reunin deben redactarse de
maneraimpersonal y neutra, como hemos argumentado en el apartado Tratamientos personales. En

la redaccin de un acta se debe evitar la utilizacin de oraciones pasivas, ya que dificultan

la comprensin del texto;es preferible utilizar oraciones activas.
Maysculas y minsculas
Para acabar este apartado, hablaremos de las maysculas y las minsculas. Por un lado,
es obligatorio utilizar las maysculas en el inicio de prrafo y en las unidades
administrativas. Por otro lado, como norma general se escribirn en minscula los
nombres de cargos, al no ser que vayan precedidos por un tratamiento protocolario, y las
abreviaciones.
3.3 Terminologa y fraseologa
Terminologa

Levantar la sesin: dar por acabada la sesin.

Dictamen: opinin y juicio que se forma o emite sobre algo, especialmente el que hace un
especialista.

Borrador del acta: el texto del acta antes de ser aprobada.

Enmienda: propuesta de modificacin de un texto legal.

Extender (acta): redactar un acta.

Mocin: proposicin que se hace o sugiere en una junta que delibera.

Qurum:
- de constitucin: nmero de individuos necesario para que un cuerpo deliberante tome ciertos
acuerdos.
- de votacin: proporcin de votos favorables para que haya acuerdo.

Excusar la asistencia: se emplea en el contexto de una reunin para expresar que una persona
no asiste por una causa justificada.

Voto: parecer o dictamen explicado en una congregacin o junta en orden a una decisin
- afirmativo: a favor de la propuesta
- de calidad: voto que, por ser una persona de mayor autoridad, decide la cuestin en caso de
empate.
- negativo: en contra de la propuesta
- nulo: voto no vlido
- particular: dictamen que uno o varios individuos de una comisin presentan diverso del de la
mayora.
- secreto: voto que se emite de modo que no aparezca el nombre del votante.

Votacin: accin de votar, de ejercer el derecho de voto

- votacin nominal: votacin en la cual en cada voto consta el nombre de la persona que lo ha emitido
- votacin ordinaria: votacin realizada levantndose los partidarios de una opinin o solo levantando
la mano (votacin a mano levantada)
- votacin secreta: votacin en la cual no se sabe quien ha emitido el voto
- votacin tcita: aprobacin de una propuesta sin formulacin expresa de la votacin

Fraseologa
Frmulas para expresar el orden del da:

Lectura y aprobacin del acta de la ltima sesin

Asuntos de trmite

Examen/estudio de...

Aprobacin de...

Frmulas para describir el desarrollo de la sesin:

La presidenta abre la sesin y el secretario lee el borrador del acta de la reunin anterior

El presidente pide que.../presenta el proyecto de...

La profesora explica/informa/expone...

El presidente pide que conste en acta la propuesta de...

Frmulas para expresar los acuerdos:

El acta de la sesin anterior se aprueba por unanimidad de los asistentes en votacin ordinaria.

Se aprueba el reglamento/el informe sobre..., por x votos a favor y x votos en contra

El Consejo acuerda adherirse a.../incluir...

Se aprueba en votacin ordinaria el informe de x, que se incorpora al acta como nmero x, por
x votos a favor y x votos en contra.
Frmula final:

El presidente/la presidenta levanta la sesin de la cual, como secretario/secretaria extiendo

esta acta con la firma del presidente/de la presidenta.

4. COMPARACIN DE ACTAS
En este apartado hemos considerado interesante buscar algunos de los pases de Amrica Latina
donde se redactan actas de manera frecuente y hacer una comparacin entre el acta en Espaa y las
actas de Colombia, Mxico y Chile.
La primera diferencia que hemos encontrado entre los diferentes modelos de acta ha sido que, a
diferencia de Espaa y Chile, en Colombia y Mxico se redactan las actas en pasado, en cambio en
Espaa y Chile se redactan en presente. Hemos podido comprobar que otros pases como Venezuela
tambin las redactan en pasado.
Ejemplo 1
En esta parte de un acta de Mxico podemos observar que el acta ha sido redactada en

pasado: puso, estuvo, cont...

Extrado de:
http://transparencia.congresomich.gob.mx/media/documentos/sesiones/comisiones/actas/acta_1comision_de_ciencia_tecnologia_e_innovacion_.pdf

Ejemplo 2

En este otro ejemplo de un acta de Chile vemos, por lo contrario, como la redaccin est
en presente: es, ha hecho, hace, integra...

Extrado de:
http://www.goretarapaca.gov.cl/attachments/article/27/01ActadeconstitucionComitePROTTarapaca.pdf
La segunda diferencia que hemos encontrado hace referencia al vocabulario, ya que Colombia y
Chile, al igual que en Espaa, utilizan el trmino "asistentes", mientras que en Mxico suelen utilizar
el trmino "presentes". Podemos verlo a continuacin con el siguiente ejemplo:
Ejemplo de Mxico

Extrado de:
http://transparencia.congresomich.gob.mx/media/documentos/sesiones/comisiones/actas/acta_1comision_de_ciencia_tecnologia_e_innovacion_.pdf

La tercera diferencia que hemos encontrado es que en Espaa se utilizan las expresiones "acuerdos
adoptados" o "temas tratados", mientras que en Mxico, Colombia y Chile suelen utilizar el trmino
"resea", "resea de la reunin" o "resea sucinta", donde se explica el desarrollo de la reunin y, a
veces, engloban los puntos mencionados anteriormente, como acuerdos y decisiones llevadas a
cabo.
Ejemplo:
En este ejemplo de un acta de Chile podemos ver lo que comentbamos anteriormente.

Extrado de:
http://www.goretarapaca.gov.cl/attachments/article/27/01ActadeconstitucionComitePROTTarapaca.pdf

5. BIBLIOGRAFA
Actas comisin de seguimiento SLCA. (2011). Acta de reunin extraordinaria. [en
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http://www.goretarapaca.gov.cl/attachments/article/27/01ActadeconstitucionComitePROTTarapaca.pdf
[Consulta: 6 de junio del 2014]
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Mxico, S.A. de C.V.

Alda Fundacin. (s.d.). Modelo de Acta de Reunin de Junta Directiva. [en

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