Diseo del manual de Funciones y procedimientos para el

Departamento Administrativo de la empresa Sub-costa Caribe S.A.

ALEIDYS SARABIA BLANCO

LISETH PETRO
TATIANA PERALTA ARCHBOLD

FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCO

ESPECIALIZACION GERENCIA ESTRATEGICA DEL TALENTO HUMANO

PRESENTADO A:

LINEA
DESARROLLO EMPRESARIAL

CARTAGENA NOVIEMBRE DE 2016

RESUMEN
El objetivo de ste proyecto es proponer un manual de funciones, procesos y
procedimientos para la empresa sub-costa caribe, la cual es una franquicia de
la multinacional subway dedicada al expendio y venta de comida. Para llevar a
cabo sta propuesta fue necesario hacer una recopilacin de informacin de la
empresa para de sta forma, poder saber cmo se realiza cada uno de los
procesos en el rea administrativa, donde se plasma quienes son los
responsables, que documentos e insumos son necesarios.

ABSTRAC

INTRODUCCION

El conocimiento en las funciones y procedimientos a realizar por un empleado

en una organizacin, es vital en el proceso de calidad. Es por ello que surge el
manual de funciones y procedimientos,

Es por lo anterior que se propone un manual para la empresa subcosta caribe

el cual contiene las funciones con las cuales la compaa cumplir con su
misin. El cual es un recurso de mucho valor para mejorar el rendimiento de
cada uno de los integrantes de la organizacin, y a su vez optimizar los
recursos de los cuales hacen uso cada cargo de la empresa; con lo anterior, la
empresa puede optimizar tiempo a la hora de realizar sus actividades y a la
vez tener mejores resultados en cada labor. ste trabajo se realiz por medio
en una serie de etapas: la primera consisti en elaborar el manual, seguido de
manuales similares, despus se valid la informacin tenida y a la misma vez
se actualizo por cada puesto de trabajo con sus respectivas funciones.

1. Aspectos Generales del Problema

1.1 Delimitacin Espacial

El inicio de la investigacin que se hizo en el primer semestre de 2016 cuando
se present la propuesta para su aprobacin hasta el segundo semestre del
ao 2016 que es la entrega final.

1.2 Delimitacin Temporal

El anlisis requerido de la informacin es documental, desarrollada en un lapso
de dos semestres acadmicos, comprendido en una propuesta y la conclusin
del proyecto de grado.

1.3 Delimitacin Analtica

2. Antecedentes del problema

Como antecedente de investigacin sobre los manuales de procedimientos y
funciones, se encontraron los siguientes: un primer antecedente titulado
Manual de Funciones y Procesos de la Empresa Hierros S.A. Cuyo autor fue
Adriana Orozco Henao. El Objetivo General fue elaborar el manual de la
empresa Hierros S.A estableciendo pautas y directrices que conlleven al logro
de los objetivos institucionales. Como resultado se encontr la necesidad que
tena la empresa de implementar este manual, ya que por el desconocimiento
por parte de algunos empleados no saban a quin rendirle resultados, ni
siquiera contando con un organigrama, donde los colaboradores tampoco
identificaban sus labores, el cual por medio de este trabajo se dio a conocer las
actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, estableciendo el nivel de
responsabilidad y compromiso.

2.1 Planteamiento del problema

Un manual de funciones y procedimientos es una herramienta tcnica
necesaria para la gestin administrativa de una entidad, contiene en una forma
ordenada

sistemtica

informacin

sobre

aspectos

organizacionales

necesarios para la mejor ejecucin del trabajo, se establecen las funciones y

requisitos de los cargos, y la realizacin de los objetivos y misin de una
entidad.

Actualmente la empresa subcosta caribe S.A, no cuenta con un manual de

funciones y procedimientos, exactamente en el rea administrativa, por lo cual
los empleados no saben con certeza las actividades que se deben llevar a
cabo. La empresa no cuenta con las herramientas para identificar los roles y la
estructura organizacional en este departamento. La gerencia no ha mostrado

inters en la realizacin de este, los motivos el tiempo, o por falta de

conocimiento. Como consecuencia no se cuenta con una gua hacia los
colaboradores para desempear sus funciones, se trabaja empricamente pero
nadie sabe cules son sus ocupaciones redactadas.

Por lo anterior se hace necesario el diseo del manual de funciones y

procedimientos el cual permite establecer y sealar las funciones a cumplir en
los diferentes cargos, para facilitar el logro de los objetivos, direccionados a
una mejor rentabilidad y productividad de la organizacin.

2.2. Formulacin del problema

Como disear un manual de Funciones y procedimientos para el Departamento
Administrativo de la empresa Subcosta Caribe S.A.

2.3 Sistematizacin del Problema

Cules son los procesos y funciones que deben identificarse para obtener la
informacin requerida para la elaboracin de los manuales de funciones y
procedimientos?
Qu pasos se debe seguir para llevar a cabo la elaboracin del manual de
funciones y procedimientos, de manera que permita una fcil y rpida
identificacin de los procesos y funciones a realizar dentro de cada puesto de
trabajo?
Cul es la motivacin de la parte administrativa para aplicar el manual en la
organizacin?

3.

Justificacin

La realizacin de los manuales de procesos ayuda a preparar a la entidad con

las responsabilidades y funciones de los empleados, el objetivo primordial de
estos es desarrollar con claridad todas las actividades de la empresa y distribuir
las responsabilidades en cada uno de sus cargos, para no exceder en prdidas
de tiempo.

Es importante con esta investigacin desarrollar el manual de funciones y

procedimientos en el rea administrativa de la empresa subcosta caribe S.A
Igualmente es necesario establecer las caractersticas existentes de la
empresa, su compromiso con la sociedad, y el sector al que pertenece.

En conclusin esta tarea sirve a la empresa para conocer mejor el

conocimiento interno, determinando la forma ms sencilla, aumentando la
eficiencia de los empleados indicndoles que deben hacer y cmo.

4. Objetivos

4.1 Objetivo General

Disear un manual de Funciones y procedimientos para el Departamento
Administrativo de la empresa Subcosta Caribe S.A.

4.2Especficos

Diagnosticar el estado actual de la problemtica sobre los

procedimientos y funciones del departamento administrativo de la
empresa subcosta caribe s.a.

Analizar los cargos existentes para establecer las funciones y

procedimientos desempeados en el departamento administrativo de la
empresa subcosta caribe s.a.

Establecer las funciones y procedimientos actuales en el departamento

administrativo de la empresa subcosta caribe s.a

Proponer el manual de funciones y procedimientos del departamento

administrativo de la empresa subcosta caribe s.a

5.

Referentes bibliogrficos de la investigacin

5.1 Marco histrico

5.2 Marco terico

5.3 Marco temporal

El anlisis requerido de la informacin es documental, desarrollada en un lapso
de dos semestres acadmicos, comprendido conclusin del proyecto de grado

5.5 Marco conceptual

5.6 Marco legal o normativo

Las normas que rigen la investigacin son las siguientes:

Manual de Funciones y Procedimientos Subcosta Caribe

DESCRIPCIN DE CARGO

I.

INFORMACIN GENERAL

Unidad: Empresa Subcosta Caribe S.A

Puesto Actual: Gerencia Operativa
II.

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Planear, coordinar, supervisar, dirigir, supervisar, controlar, impulsar
y articular e impulsar todas las acciones necesarias para el
funcionamiento y desarrollo adecuado de las actividades, velando
porque todos los funcionarios contribuyan en lo correspondiente al
logro de este objetivo. De igual forma es el encargado de que las
polticas, metas y directrices emitidas por la Gerencia General y por
el Consejo Directivo de la Institucin sean ejecutadas, como tambin
garantizar el cumplimiento de los reglamentos y procedimientos
pronunciados por las entidades reguladoras en el campo financiero,
capital humano y tecnolgico.

III.

DESCRIPCIN DE PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

(1) Dirigir, controlar y evaluar la elaboracin e implementacin de los
manuales de procedimientos y los reglamentos necesarios para
cumplir la actividad comercial
(2) Disear, ejecutar y supervisar los mecanismos de control.
(3) Coordinar la elaboracin del presupuesto del rea comercial en
funcin del plan anual de labores, siguiendo las polticas y
estrategias alineadas por los tcnicos o instancias superiores.
(4) Evaluar peridicamente el cumplimiento de los objetivos, metas,
planes y controles fijados y analizar los estados financieros y
otros documentos que surjan de las labores que se realizan.
(5) Coordinar con otras instituciones gubernamentales y

no

gubernamentales, todo lo relacionado con las acciones de

operacin de los Centros de Venta y en general, del rea a su
cargo.
(6) Definir en coordinacin con el rea de Logstica y Mercadeo y
Ventas los requerimientos de productos para la venta.
(7) Convocar y/o asistir a reuniones con superiores y subalternos,
con el propsito de coordinar actividades, mejorar mtodos,
procedimientos de trabajo, evaluar programas, proponer cambios.
(8) Velar porque el personal a su cargo cuente con las herramientas
necesarias para realizar sus labores y as que el personal cumpla
con las directrices, normativa vigente, procedimientos y principios
ticos, a fin de garantizar eficacia y eficiencia en el servicio que
se presta.
(9) Coordinar las acciones correspondientes con el Administrador y o
propietarios de los locales donde se encuentren o vayan a
encontrarse ubicados los diferentes Centros de Venta
(10)
Verificar que las actividades planeadas sean consistentes,
viables, convenientes y ajustadas a la normativa aplicable a la
actividad comercial.
(11)
Definir parmetros o indicadores generales que permitan
medir y valorar la ejecucin operativa y financiera de la actividad
comercial, as como establecer e implementar los mecanismos de
coordinacin con la Auditoria Interna institucional, para lograr el
cumplimiento de los resultados esperados.
(12)
Evaluar en coordinacin con el rea de Informtica
institucional los sistemas automatizados existentes.

(13)

Atender los asuntos administrativos y de desarrollo

relacionados con los colaboradores a su cargo, de conformidad

con las directrices, normas y procedimientos establecidos al
respecto, en coordinacin con Recursos Humanos cuando
corresponda.
(14)
Acatar las disposiciones de carcter general o especfico
emitidas por las autoridades superiores.
(15)
Participar en charlas, seminarios y cualquier tipo de
capacitacin que la institucin decida.
(16)
Realizar otras responsabilidades propias del cargo.
VI.
AMBIENTALES Y ORGANIZACIONALES
1. Formas de trabajo: El gerente operativo de la EMPRESA SUBCOSTA SA
realiza su accionar en forma proactiva y participativa. Responde por el
accionar del equipo y por el cumplimiento de las metas y objetivos
propuestos.
2. Condiciones de Trabajo: Dado el tipo de cargo no est sujeto a las
condiciones sealadas para la jornada ordinaria. Labora en condiciones
normales de oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental
natural, caractersticas de higiene normal, iluminacin apta y una buena
estructura. Le puede corresponder desplazarse con alguna frecuencia a
otras instituciones gubernamentales y no gubernamentales para atender
asuntos fuera de la oficina. El cargo, por las diversas actividades que tiene
asignadas y por la toma de decisiones, est sujeto a presin constante.
V.

RESPONSABILIDADES
1. Por actividades: El ocupante del cargo es responsable del
cumplimiento del desarrollo de las actividades que se realizan en
Empresa Subcosta SA, as como de la correcta aplicacin de:
leyes, decretos, reglamentos, procedimientos y cualquier otro
documento que regule la actividad comercial y de cumplir con lo
dispuesto en la Ley Contra la Corrupcin y el Enriquecimiento
Ilcito y su Reglamento en cuanto a la presentacin de la
Declaracin Jurada de Bienes, ante la Contralora General de la
Repblica y lo dispuesto en el Artculo 13 de la Ley No. 8131
Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos
Pblicos en cuanto a la suscripcin de una pliza de fidelidad.

2. Relaciones de trabajo: El cargo exige buen manejo de relaciones

interpersonales y excelente relacion a nivel externo.
3. Por equipo y materiales: Es responsable por el adecuado uso y
mantenimiento del equipo y materiales asignados para el
cumplimiento de sus actividades
4. Errores: Los errores que puedan cometerse en el ejercicio del
cargo, derivados de acciones y comportamientos equvocos
afectan de forma directa el normal desarrollo del trabajo y el
funcionamiento exitoso del accionar de Empresa Subcosta SA,
por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo
cuidado, conocimiento y profesionalismo.
VI.

REQUISITOS
Profesionales en las siguientes carreras:
Profesional de las carreras de Administracin de Empresas,
Economa, Ingeniera Industrial, Administracin Hotelera y/o

VII.

afines.
Especialista en gerencia de mercadeo
Experiencia mnima de 3 aos en posiciones similares en

empresas
Conocimientos contables y administrativos.
Nivel de ingls intermedio.

CONOCIMIENTOS Y/O OTROS REQUISITOS

Dominio del idioma ingls (oral y escrito)
Conocimientos en paquetes de cmputo en uso en la

institucin.
Conocimiento de leyes laborales, comerciales, fiscales y otras

que sean requeridas.

Conocimiento del manual

de

procedimientos

para

la

modalidad de importacin de Tiendas Libres, emitido por la

Direccin General de Aduanas.

VIII.

COMPETENCIAS Y NIVELES DE DESARROLLO

Mejora continua en el servicio buscando la preparacin
permanente del personal en atencin al cliente.

Implementar nuevas metodologas de

servicio
Comprende los intereses de sus pares y trabajadores a su

presentacin del

cargo, clientes internos, clientes externos directos e indirectos

y trabajadores a su cargo -dentro de las normas de la
organizacin- y los ayuda a resolver problemas que le
plantean o se adelanta a atender problemas que observa por

s mismo (a).
Alinea los intereses de su unidad con los institucionales, toma
decisiones y alinea sus actos para el logro de estos.
Comprende, se compromete, acta y dirige de acuerdo con la

misin, visin, valores y objetivos estratgicos

Crea un ambiente organizacional que estimula la mejora
continua del servicio y la orientacin a la eficiencia. Promueve
el desarrollo y/o modificacin de los procesos para que

contribuyan a mejorar la eficiencia de la organizacin.

Fortalece el espritu de equipo en toda la organizacin.
Expresa satisfaccin personal con los xitos de sus pares o de
otras reas de la institucin. Se preocupa por apoyar el
desempeo de otras reas. En beneficio de objetivos
organizacionales de largo plazo, es capaz de sacrificar
intereses personales o de su grupo cuando es necesario. Se
considera que es un referente en el manejo de equipos de

trabajo.
Se anticipa a las situaciones con una visin a largo plazo;
acta para crear oportunidades o evitar problemas que no son
evidentes para los dems. Elabora planes de contingencia. Es
promotor de ideas innovadoras. Se considera que es un

referente en esta competencia y es imitado por otros.

Promociona la importancia del servicio, as como

la

visualizacin de nuevos servicios. Promueve acciones para

mejorar la relacin con los clientes y la satisfaccin de estos.

Es honesto y responsable en relacin con la normativa
institucional y en sus actuaciones sociales. Conoce, respeta,
practica y vela por el cumplimiento de los valores y normas de

trabajo y promueve que los otros tambin lo hagan. Establece

las condiciones para que en su rea se den relaciones
basadas en el respeto y la confianza. Existe una correlacin
entre su discurso y su accionar.
IX.

ORGANIZACIN
Titular del Puesto: Gerente operativo
Subalternos: administrador, jefe de contabilidad, auxiliar
contable y asistente de nomina

EMPRESA SUBCOSTA CARIBE S.A.

DESCRIPCIN DE CARGO

I.

INFORMACIN GENERAL

Unidad: Empresa Subcosta Caribe S.A

Puesto Actual: Administrador comercial

Area O Departamento: Direccin de Administracin

Superior Inmediato: Gerente Operativo
II.

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Dirigir y controlar la aplicacin de la Normatividad y poltica de
administracin de Recursos Humanos, financieros y materiales que
regulan el funcionamiento de Empresa Subcosta Caribe S.A, con
apego a las Leyes, Decretos, Acuerdos, Reglamentos y Manuales
vigentes, as como aquellas conferidas por el Director General

III.

DESCRIPCION DE PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

(1) Dirigir y controlar la aplicacin de la normatividad y polticas de
Administracin de Recursos Humanos, Financieros, y Materiales
que regulan el funcionamiento de Empresa Subcosta Caribe S.A
(2) Asegurar el cumplimiento de las Obligaciones financieras del
Organismo y sus procesos a travs de una ptima administracin
de los recursos
(3) Definir los sistemas, procesos, registros y estados contables para
el anlisis e interpretacin de la situacin financiera y contable de
Empresa Subcosta Caribe S.A, as como la elaboracin de
informes y reportes correspondientes
(4) Con el concurso de la Unidad Jurdica, coordinar la elaboracin
de los reglamentos interiores del trabajo, seguridad e higiene,
capacitacin y desarrollo, as como de los manuales de
organizacin y procedimientos de las diferentes unidades
administrativas
(5) Vigilar en coordinacin con las dems unidades administrativas,
el cumplimiento de las condiciones que rigen de manera general
para todos los trabajadores del Organismo
(6) Implementar y mantener los sistemas y procedimientos para el
pago

de

remuneraciones

salarios

otorgamiento

de

prestaciones, control de altas y bajas, jubilaciones, sanciones,

liquidaciones y jornadas de trabajo de los empleados
(7) Apoyar al Gerente Operativo con la elaboracin de los programas
y presupuestos anuales de ingresos y egresos del Organismo, en
coordinacin con las Unidades Administrativas

(8) Coordinar la recepcin, custodia y desembolso de efectivo y

valores, as como el registro contable de los movimientos
efectuados
(9) Celebrar los contratos de prestacin de servicios personales y/o
profesionales que requieran las necesidades del servicio asi
mismo, con los proveedores de bienes y servicios los contratos
que se requieran para la buena marcha del Organismo
(10)
Elaborar, programar y controlar los planes y programas de
capacitacin y formacin que se requieran para todo el personal
(11)
Supervisar, administrar y controlar el cumplimiento de las
obligaciones contractuales
(12)
Coordinar, supervisar los servicios internos y externos de
proveedores como apoyo a las diferentes actividades de Empresa
Subcosta Caribe S.A, as como prestar los servicios generales
que requieran las diferentes reas
(13)
Administrar y controlar con base en los lineamientos y
polticas establecidas la prestacin de los servicios mdicos.
(14)
En coordinacin con el resto de las direcciones,
proporcionar al Gerente Operativo el apoyo presupuestal para el
establecimiento o modificacin de las cuotas y tarifas por los
servicios que presta el Organismo
(15)
Cuidar y mantener en buen estado los bienes muebles e
inmuebles a su cargo, as como dar una utilizacin correcta a los
materiales y suministros proporcionados
(16)
Los dems que le sealen las leyes, decretos, acuerdos,
reglamentos, manuales vigentes, as como aquellas que le
confiera el Gerente Operativo
IV.

CONDICIONES AMBIENTALES Y ORGANIZACIONALES

1. Formas de trabajo: Trabaja en forma individual y en estrecha
coordinacin y colaboracin con su superior inmediato y compaeros
de trabajo.
2. Condiciones de Trabajo: Debe cumplir la jornada laboral
ordinaria, sin embargo cuando las condiciones y necesidades del
servicio as lo requieran debe trabajar fuera de la jornada ordinaria.

V.

RESPONSABILIDADES
1. Por actividades: En coordinacin con el Secretario Particular,
establecer y operar la oficiala de partes, estableciendo, con el

acuerdo del Director General, las normas y directrices que en

materia de recepcin control y despacho de documentos, debern
observar las Unidades Administrativas del Organismo y las reas
que de ellas dependan asi mismo establecer y controlar el archivo
general del Organismo, estableciendo, con el acuerdo del Director
General, las normas y directrices que para el control y manejo de
expedientes deban observar las Unidades Administrativas del
Organismo y las reas que de ellas dependan.
2. Supervisin ejercida: Le corresponde la supervisin, conduccin,
coordinacin y orientacin del personal de Empresa Subcosta SA,
para

lograr

que

las

actividades

se

realicen

correcta

adecuadamente y se trabaje con eficacia y eficiencia.

3. Relaciones de trabajo: El cargo exige el manejo excelente de
relaciones interpersonales. Por su naturaleza se relaciona
internamente con el nivel superior, con todos los colaboradores de
Empresa Subcosta SA y otras unidades organizativas que as se
requiera.
4. Por equipo y materiales: Es responsable por el adecuado uso y
mantenimiento del equipo y materiales asignados para el
cumplimiento de las actividades que se le encomiendan.
5. Errores: Los errores que puedan cometerse en el ejercicio del
cargo, derivados de acciones y comportamientos equvocos,
pueden

afectar

el

normal

desarrollo

del

trabajo

el

funcionamiento exitoso del accionar de Empresa Subcosta SA,

por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo
cuidado, conocimiento y profesionalismo.
VI.

REQUISITOS
1. Administrador de Empresas
2. Experiencia minimo dos aos en Direccin de Comercializacin
y/o Direccin de Operacin
3. Administrador Financiero
4. Administracin con nfasis en Contabilidad y Finanzas

VII.

OTROS REQUISITOS
1. Conocimiento en la Ley del Impuesto sobre la renta, Ley del
Impuesto al valor agregado
2. Conocimiento en paquetes de computo en uso en la institucion

3. Conocimiento de leyes laborales, comerciales, fiscales y otras

que sean requeridas.
VIII.

COMPETENCIAS Y NIVELES DE DESARROLLO

1. estabilidad

control

emocional:

Aborda

oportunidades

problemas del momento. Reconoce las oportunidades que se

presentan, o bien acta para materializarlas o se enfrenta
inmediatamente con los problemas.
2. acostumbrado a trabajar bajo presion y por objetivos: Busca
permanentemente resolver las necesidades de sus clientes
anticipndose a sus pedidos o solicitudes. Propone acciones
dentro de su organizacin para lograr la satisfaccin de los
clientes. }
3. capacidad de toma de decisiones: Toma decisiones en momentos
de crisis, tratando de anticiparse a las situaciones que puedan
surgir. Acta rpida y decididamente en una crisis, en lugar de
esperar, analizar y ver si se resuelve sola. Tiene distintos
enfoques para enfrentar un problema.
4. liderazgo: Es honesto y responsable en relacin con la normativa
institucional y en sus actuaciones sociales. Conoce, respeta y
practica los valores y normas de trabajo y promueve que los otros
tambin lo hagan. Establece las condiciones para que en su rea
se den relaciones basadas en el respeto y la confianza. Existe
una correlacin entre su discurso y su accionar.
IX.

ORGANIZACIN
1. Titular del Puesto:

Administrador

General

de

Comerciales
2. Jefe inmediato: Gerente Operativo
3. Subalternos: auxiliar contable y asistente de nomina.

EMPRESA SUBCOSTA CARIBE S.A.

Empresas

DESCRIPCIN DE CARGO

I.

INFORMACIN GENERAL

Unidad: Empresa Subcosta Caribe S.A

Puesto Actual: Contador
Area O Departamento: Direccin de Administracin
Superior Inmediato: Administrador comercial
II.

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Colaborar, analizar y proponer los mtodos y procedimientos para
realizar los registros contables, tributarios y financieros de la
empresa.

III.

DESCRIPCION DE PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

1. Analizar y proponer los mtodos y procedimientos para realizar
los registros contables, tributarios y financieros de la institucin.
2. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la informacin financiera
de conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos
de Empleados.
3. Llevar los libros mayores de acuerdo con la tcnica contable y los
auxiliares necesarios, de conformidad con lo establecido por la
ley.
4. Preparar y presentar informes sobre la situacin financiera de
Subcosta Caribe S.A que exijan los entes de control y
mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobacin.
5. Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden
municipal y nacional, a los cuales el Fondo de Empleados est
obligado.
6. Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con
sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en
las normas vigentes.
7. Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos
relacionados con el cargo, as como a toda la organizacin en
materia de control interno.
8. Realizar charlas y conferencias con la finalidad de informar a las
Gerencias sobre las investigaciones efectuadas. Estudiar el

comportamiento de variables estadsticas para asesorar a las

autoridades superiores en la toma de decisiones.
9. Aplicar la teora de las probabilidades acerca de diversas
hiptesis y variables.
10. llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y
oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de
informacin tanto internas como externas.
11. Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, el Gerente,
el Comit de Control Social, el Revisor Fiscal y los asociados, en
temas de su competencia.
12. Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea
requerido
IV.

CONDICIONES AMBIENTALES Y ORGANIZACIONALES

1. Formas de trabajo: Trabaja en forma individual y en estrecha
coordinacin y colaboracin con sus superiores inmediatos y
auxiliares.
2. Condiciones de Trabajo: El trabajo se realiza en oficina, con
temperatura

adecuada

al

ambiente,

humedad

natural,

caractersticas de higiene normales, iluminacin apta y buena

estructura, en general estar sentado y caminar dentro de la oficina
para trabajos de la jornada diaria. Le puede corresponder
trasladarse a diferentes lugares del pas y laborar fuera de su
jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales as lo
ameriten.

V.

RESPONSABILIDADES
1. Por actividades: Es responsable de Procesar, codificar y
contabilizar los diferentes comprobantes por concepto de activos,
pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numrico de la
contabilizacin de cada una de las operaciones, as como la
actualizacin de los soportes adecuados para cada caso, a fin de
llevar el control sobre las distintas partidas que constituyen el
movimiento contable y que dan lugar a los balances y dems
reportes financieros.

MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de

fcil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad
directa.
DINERO:

Es

responsable

directo

de

ttulos

valores.

Es responsable indirecto de custodia de materiales.

INFORMACIN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un
grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan
en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecucin
normal del trabajo, a nivel operativo.
2. Supervisin Ejercida: Le corresponde organizar asignar y
supervisar el trabajo del personal profesional de menor nivel
dedicado a labores tcnico administrativas de oficina, en tales
casos es responsable por eficiente cumplimiento de las
actividades
3. Supervisin Recibida: Trabaja con independencia siguiendo
instrucciones de carcter general, mtodos, procedimientos
establecidos en manuales y circulares en la legislacin vigente,
aplicable a su rea de responsabilidad. En asuntos fuera de rutina
recibe asistencia funcional, ya sea de su superior inmediato o de
asesores externos, ante los cuales le puede corresponder actuar
como personal de contraparte, su labor es evaluada mediante el
anlisis de los informes que presenta, la eficiencia y la eficacia de
los empleados y la claridad de los resultados obtenidos.
4. Relaciones de trabajo: RELACIONES INTERNAS

EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con el

personal de su unidad de adscripcin y frecuentes con unidades
administrativas, a fin de ejecutar y/o coordinar lo relativo al rea,
exigindose para ello una normal habilidad para obtener
cooperacin, los cuales deben ser atendidos con tacto y
discrecin
RELACIONES EXTERNAS: Solamente para recibir apoyo
5. Por Equipo Y Materiales: Es responsable por el adecuado
empleo y mantenimiento del equipo y de los materiales asignados
para el cumplimiento de sus actividades.

6. Errores: Los errores cometidos pueden causar prdidas, daos o

atrasos de consideracin, por lo que las actividades deben
realizarse con sumo cuidado y precisin.
VI.

REQUISITOS
Profesional en Contadura Pblica o maestra
Dos (2) aos de experiencia progresiva de carcter operativo
en el rea de contabilidad.

VII.

OTROS CONOCIMIENTOS Y REQUISITOS

Principios y prcticas de contabilidad.
Aplicacin y desarrollo de sistemas contables.
Leyes, reglamentos y decretos con el rea de contabilidad
Clasificacin y anlisis de la informacin contable
Procesador de palabras
Sistemas operativos
Hoja de clculo.

VIII.

COMPETENCIAS Y NIVEL DE DESARROLLO

Comprende los intereses de sus compaeros de trabajo,
clientes internos y clientes externos con los que se relaciona
directamente dentro de las normas de la organizacin y los
ayuda a resolver problemas que le plantean o se adelanta a

atender problemas que observa por s mismo (a).

Alinea los intereses de su unidad con los institucionales, toma
decisiones. Comprende, se compromete, acta y dirige de

IX.

acuerdo con la misin, visin, valores y objetivos estratgicos

Promueve el desarrollo y/o modificacin de los procesos para

que contribuyan a mejorar la eficiencia de la organizacin.

Se preocupa por apoyar el desempeo de otras reas. En

beneficio de objetivos organizacionales de largo plazo

Crea oportunidades o minimiza los problemas potenciales

ORGANIZACIN
Titular del Puesto: Contador

Jefe inmediato: Administrador

General

de

Comerciales
Jefe del Jefe Inmediato: gerente operativo
Subalternos: asistente de nmina, auxiliar contable.

Empresas

EMPRESA SUBCOSTA CARIBE S.A.

DESCRIPCIN DE CARGO

I.

INFORMACIN GENERAL

Unidad: Empresa Subcosta Caribe S.A

Puesto Actual: asistente de nomina
Area O Departamento: Direccin de Administracin
Superior Inmediato: Administrador comercial
II.

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Ejecutar la liquidacin de la nmina del personal que labora en la
Institucin, calculando y verificando los datos correspondientes para
su elaboracin, a fin de asegurar el oportuno y correcto pago al
personal.

III.

DESCRIPCION DE PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

1. MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de
fcil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad
directa.
2. DINERO: Es responsable indirecto de ttulo y valores.
3. INFORMACIN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un
grado de confidencialidad bajo.
4. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan
en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecucin
normal del trabajo, supervisado por el administrador comercial.
5. SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin especfica de manera
directa y constante por parte del administrador comercial.
6. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones

continuas con unidades administrativas y el personal de la
Institucin y frecuentes con la Contralora Internas, a fin de
apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello

una buena habilidad para obtener cooperacin.

RELACIONES EXTERNAS: Solamente para recibir apoyo.

7. Efecta los clculos correspondientes a la liquidacin de nmina

del personal obrero, administrativo y docente.
8. Introduce, modifica y excluye informacin en la base de datos
para la nmina de personal.
9. Analiza los datos correspondientes a la liquidacin de las distintas
nminas procesadas a travs del computador y formula los
reparos o ajustes correspondientes.
10. Emite cheques de nmina de personal, registrando datos en el
microcomputador.
11. Realiza el desglose de la nmina de personal y de cheques.
12. Atiende reclamos del personal de la universidad, sobre datos
errados en la nmina y realiza los ajustes correspondientes.
13. Verifica la exactitud y veracidad de los datos suministrados por las
unidades y/o dependencias de la Universidad para el clculo de la
nmina.
14. Cita al personal al que se le va a embargar el sueldo y establece
acuerdos para fijar forma de descuento.
15. Introduce en la base de datos la informacin del porcentaje o
cantidad a descontar al personal por concepto de embargo de
sueldo.

16. Chequea por pantalla la informacin introducida en la base de

datos.
17. Formula

ante

su

Superior

Inmediato,

las

observaciones

pertinentes sobre los datos dudosos o errados, suministrados

para las liquidaciones de nmina.
18. Recibe listado de beneficiarios de la Pensin de Sobrevivientes,
Becarios, Federacin de Centros Universitarios, Aguinaldos y
Bono Vacacional de Jubilados, etc.
19. Efecta los clculos correspondientes a la liquidacin de nmina
especial (Pensin de Sobrevivientes, Becas, Federacin de
Centros Universitarios, Aguinaldos y Bono Vacacional de
Inactivos, etc.)
20. Elabora oficio de los movimientos de nmina y lo enva a
Informtica para que emitan los cheques y recibos.
21. Suministra a las dependencias de la institucin informacin en
relacin con su nmina respectiva.
22. Elabora rdenes de pago.
23. Llena formato de orden interna para transferencia bancaria para
pagos del personal y la enva a su superior inmediato.
24. Realiza trmites administrativos para el pago de prima a docentes
titulares.
25. Lleva registro y control de los montos pagados al personal por
diferentes conceptos.
26. Detecta irregularidades en los pagos al personal, elabora
informes y lo presenta al Jefe de la Unidad.

27. Analiza las objeciones enviadas por la Contralora Interna y por la

Contralora General de la Repblica.
28. Elabora informe del anlisis de las objeciones y lo somete a
consideracin del Jefe de la Unidad.
29. Lleva el control de Caja Chica de la Unidad.
30. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.
IV.

CONDICIONES AMBIENTALES Y ORGANIZACIONALES

1. Formas de trabajo: El cargo se ubica en un sitio cerrado,
generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes
contaminantes.
Riesgo: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante con
posibilidad de ocurrencia baja.
Esfuerzo: El cargo exige un

esfuerzo

fsico

de

estar

sentado/parado constantemente y requiere de un grado de

precisin manual y visual medio
2. Condiciones De Trabajo: Debe cumplir la jornada laboral
ordinaria, sin embargo cuando las condiciones y necesidades del
servicio as lo requieran debe trabajar fuera de la jornada
ordinaria.
V.

RESPONSABILIDADES
1. Por actividades: Recibir, radicar, revisar, clasificar, tramitar y
controlar, con la debida discrecionalidad del caso, documentos,
datos y elementos relacionados de Empresa Subcosta Caribe
S.A, elaboracin de las nminas de Tutores, Beca Trabajo,
informes

estadsticos,

informes

generales,

Elaboracin

de

archivos planos, liquidacin de prestaciones sociales, liquidacin

de aportes sociales, liquidacin de parafiscales, de Empresa
Subcosta Caribe S.A, alimentacin Modulo de Nmina, participar
en el clculo y anlisis de los indicadores de Gestin del proceso,
participar activamente en la evaluacin de la medicin de la
satisfaccin de los empleados incluyendo sus quejas y reclamos y
proponer acciones de mejora.
2. Supervision Ejercida: no ejerce supervisin

3. Supervisin recibida: El ocupante de este cargo trabaja con

independencia, acatando mtodos y procedimientos establecidos
y la normativa aplicable a su rea de accin, por lo que debe
poseer ptimo conocimiento de la organizacin y de los servicios
que presta la institucin, as como de la legislacin que regula su
accionar. Su labor es supervisada mediante la apreciacin de la
actividad realizada y de los resultados obtenidos, su calidad,
exactitud y oportunidad. Su trabajo se basa en procedimientos e
instrucciones claramente establecidos, as como a principios
individuales e institucionales que respondan al inters exclusivo
del IMAS.
4. Relaciones de trabajo: Por su

naturaleza se

relaciona

internamente con todas las reas. Externamente se relaciona con

proveedores, clientes, funcionarios de otras instituciones pblicas
y privadas y con pblico en general. El cargo exige el manejo de
excelentes relaciones interpersonales.
5. Por equipo y materiales: El ocupante del puesto es responsable
por el adecuado uso y mantenimiento del equipo y materiales
utilizados en su trabajo, as como de los trabajos que le
encomienda su superior jerrquico inmediato.
6. Errores: Los errores que puedan cometerse en el ejercicio del
cargo, derivados de acciones y comportamientos equvocos,
pueden causar prdidas, daos y atrasos de consideracin, por lo
que las actividades deben realizarse con sumo cuidado y
precisin.
VI.

REQUISITOS
1. Titulo de Formacin Tcnica Profesional o Tecnlogo en
2.
3.
4.
5.

VII.

Sistemas.
Conocimiento de la Norma ISO 9001
Conocimiento base de datos
Manejo de Office
Conocimiento Normatividad Interna.

OTROS REQUISITOS
1. Leyes y sus reglamentos aplicables al rea de nmina de
personal.
2. Sistema operativo.
3. Hoja de clculo.

VIII.

COMPETENCIAS Y NIVELES DE DESARROLLO

1. Compromiso Institucional: Aborda oportunidades o problemas del
momento. Reconoce las oportunidades que se presentan.
2. Atencin, memoria, concentracin: Predisposicin a actuar de
forma adelantada ante una situacin. Implica marcar el rumbo con
proactividad por medio de acciones concretas.
3. Iniciativa, Creatividad: Se compromete y realiza las acciones que
le son asignadas para el correcto funcionamiento de la unidad.
Comprende y se compromete con la misin, visin, valores y
objetivos estratgicos
4. Responsabilidad: Realiza el trabajo que tiene asignado de una
5.

manera eficiente.
Utilizacin eficiente de los recursos: utiliza adecuadamente sus

elementos de trabajo
6. Buenas relaciones Interpersonales, tolerancia: Comprende los
intereses de sus compaeros de trabajo y clientes internos
-dentro de las normas de la organizacin- y los ayuda a resolver
problemas que le plantean o se adelanta a atender problemas
que observa por s mismo (a).
IX.

ORGANIZACIN
a. Titular del Puesto: Empresa Subcosta Caribe S.A
b. Jefe inmediato: Administrador Comercial
c. Jefe del Jefe Inmediato: Gerente Operativo
d. Subalternos: No tiene.

EMPRESA SUBCOSTA CARIBE S.A.

DESCRIPCIN DE CARGO

I.

INFORMACIN GENERAL

Unidad: Empresa Subcosta Caribe S.A

Puesto Actual: Auxiliar Contable Y Financiero
Area O Departamento: Direccin de Administracin
Superior Inmediato: Administrador comercial

II.

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboracin
de correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de
las

operaciones

de

la

compaa

verificar

su

adecuada

contabilizacin, elaborar nmina y liquidacin de seguridad social.

(Lamentablemente no hay una ley, decreto, resolucin, circular
doctrina o jurisprudencia que regule o defina las funciones o
actividades que debe desarrollar el auxiliar contable, por lo que estas
se deben sustraer de la realidad del mercado laboral, de la realidad
de las empresas, (gerencie.com))
III.

DESCRIPCION DE PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

1. Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna
como externa
2. Mantener actualizados los documentos legales de la compaa y
entregar al personal que lo requiera
3. Elaborar la nomina y liquidacin de seguridad social.
4. Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos
existentes los documentos contables
5. Participar en la identificacin de los riesgos de su rea de trabajo
y en la generacin de acciones de mejora para su prevencin

6. Administrar la papelera y elementos de uso de la compaa

llevando registros en las planillas indicadas.
7. Colaboracin continua en otras labores asignadas por su jefe
inmediato.
8. Recibe, examina, clasifica, codifica y efecta el registro contable
de documentos.
9. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros
registros con las cuentas respectivas.
10. Archiva documentos contables para uso y control interno.
11. Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
12. Transcribe informacin contable en un microcomputador.
13. Revisa y verifica planillas de retencin de impuestos.
14. Revisa y realiza la codificacin de las diferentes cuentas
bancarias.
15. Recibe los ingresos, cheques nulos y rdenes de pago
asignndole el nmero de comprobante.
16. Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de
los resultados.
17. Participa en la elaboracin de inventarios.
18. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.
19. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organizacin.
20. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomala.
21. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
22. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada
IV.

CONDICIONES AMBIENTALES Y ORGANIZACIONALES

1. Formas De Trabajo: Forma parte de un equipo de trabajo, por lo
que debe estar en capacidad de articular sus esfuerzos con el
resto de sus compaeros.
2. Condiciones De Trabajo: Su labor se desarrolla generalmente en
instalaciones fsicas adecuadas y condiciones ambientales
controlables. Debe cumplir con el horario laboral ordinario, no
obstante puede corresponderle laborar fuera de la jornada
ordinaria, cuando las condiciones as lo requieran.

V.

RESPONSABILIDADES
1. Por actividades: La responsabilidad del ocupante del puesto es
ejecutar labores del campo financiero-contable y presupuestario y
por los errores en la informacin para la elaboracin de los

Estados Financieros y cumplir lo dispuesto en el Artculo 13 de la

Ley No. 8131 Administracin Financiera de la Repblica y
Presupuestos Pblicos en cuanto a la suscripcin de una pliza
de fidelidad.
2. Supervisin ejercida: No ejerce supervisin
3. Supervisin

recibida:

El

ocupante

del

puesto,

enfrenta

problemas de ndole tcnico los cuales resuelve de acuerdo a su

conocimiento y experiencia. Su trabajo se basa en procedimientos
contables e instrucciones claramente establecidos y atendiendo a
principios ticos individuales e institucionales que regulan al
interno de la Empresa Subcosta Caribe S.A.
4. Relaciones de trabajo: Por su

naturaleza se

relaciona

internamente con todas las unidades de Empresas Comerciales y

externamente con la Auditoria Externa, proveedores y emisores
de tarjetas de crdito, con empresas pblicas y privadas y otros.
5. Por equipo y materiales: El ocupante del cargo es responsable
por el equipo, valores y materiales utilizados en su trabajo, as
como de la correcta aplicacin de normas, leyes, decretos,
reglamentos y cualquier otro documento que regule la actividad
comercial.
6. Por Errores: Los errores cometidos en la realizacin de su
trabajo, pueden causar prdidas econmicas, disminucin en la
eficiencia de los procesos de trabajo, obstculos al proceso
decisorio de los niveles superiores y atrasos en la entrega de
informes, por lo que las actividades deben realizarse con sumo
cuidado y precisin.

VI.

REQUISITOS
1. Estudiante de nivel tcnico, tecnolgico

o en

formacin

profesional de primeros semestres, certificados en el rea de

Contadura Pblica.

VII.

OTROS CONOCIMIENTOS Y OTROS REQUISITOS

1. Manejo de los programas de Office (Word, Excel)
2. Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria
3. Manejo de herramientas de oficina
4. Conocimiento como mnimo de un programa contable
5. Conocimiento de los procedimientos del sistema de gestin
integrado relacionados en la caracterizacin del proceso al cual
pertenece

VIII.

COMPETENCIAS Y NIVELES DE DESARROLLO

1. Competencias comunicacionales, interpersonales intrapersonales
y de gestin: Comprende los intereses de sus compaeros de
trabajo y clientes internos -dentro de las normas de la
organizacin- y los ayuda a resolver problemas que le plantean.
2. Trabajo en equipo: Promueve el trabajo en equipo con otras reas
de la organizacin. Crea un buen clima de trabajo, comprende la
dinmica del funcionamiento grupal e interviene destrabando
situaciones de conflicto interpersonal centrndose en el logro de
los fines compartidos.
3. Iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad: Toma decisiones
en momentos de crisis, tratando de anticiparse a las situaciones
que puedan surgir. Acta rpida y decididamente en una crisis, en
lugar de esperar, analizar y ver si se resuelve sola. Tiene distintos
enfoques para enfrentar un problema.
4. Orientacin al servicio: Est atento a las necesidades de los
clientes y escucha sus pedidos y problemas. Intenta dar solucin
y satisfaccin a los clientes.

IX.

ORGANIZACIN
1. Titular del Puesto: Auxiliar Contable Y Financiero
2. Jefe inmediato: Administrador Comercial
3. Jefe del Jefe Inmediato: Gerente Operativo
4. Subalternos: No tiene

6. Diseo metodolgico de la investigacin

6.1 Clase de Investigacin
6.2 Tipo de Investigacin
El tipo de investigacin es proyectiva, el propsito es disear una manual de
funciones y procedimientos para el departamento administrativo de la empresa
subcosta caribe.
6.3 Diseo de la investigacin
7. Resultados
7.1
7.4 Conclusiones

8. Bibliografa

8.1 Referencias bibliogrficas