Instructivo registro o actualizacin de

informacin grupo de investigacin

Publicado por
Vicerrectora de Investigacin, Ciudad Universitaria

Control de Revisiones
Versin 1.0

Fecha
Agosto de 2015

Elaborado por
Paola Andrea Castillo Rozo

Tabla de contenido
ALCANCE DEL DOCUMENTO ...................................................................................................................................... 3
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................................................................. 3
1.

INGRESO AL MDULO DE GRUPOS DE INVESTIGACIN ................................................................... 4

1.1
1.2

2.

REGISTRO DE NUEVOS GRUPOS ............................................................................................................... 5

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

3.

AGREGAR NUEVO GRUPO ............................................................................................................................ 5

REGISTRO DE INFORMACIN GENERAL........................................................................................................ 5
REGISTRO DE INTEGRANTES........................................................................................................................ 8
INFORMACIN REAS Y LNEAS DE INVESTIGACIN ................................................................................... 10
INFORMACIN ESPECIFICA ......................................................................................................................... 12
FINALIZACIN DE REGISTRO ...................................................................................................................... 14

EDICIN DE GRUPOS REGISTRADOS ..................................................................................................... 15

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6

4.

INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................................... 4

INGRESO A GRUPOS ..................................................................................................................................... 4

EDICIN DEL GRUPO .................................................................................................................................. 15

EDICIN DE INFORMACIN GENERAL ......................................................................................................... 15
REGISTRO DE INTEGRANTES...................................................................................................................... 18
INFORMACIN REAS Y LNEAS DE INVESTIGACIN ................................................................................... 20
INFORMACIN ESPECIFICA ......................................................................................................................... 22
FINALIZACIN DE REGISTRO ...................................................................................................................... 24

BSQUEDA DE GRUPO ............................................................................................................................... 25

4.1
4.2
4.3
4.4

INGRESO AL BUSCADOR DE GRUPOS ......................................................................................................... 25

SELECCIONAR OPCIN DE GRUPOS ........................................................................................................... 25
BSQUEDA AVANZADA ............................................................................................................................... 26
RESULTADOS DE LA BSQUEDA ................................................................................................................. 27

INTRODUCCIN

El presente documento busca ser una gua para el registro y actualizacin de informacin en el
mdulo de grupos de investigacin inscritos en el sistema HERMES.

Alcance del documento

Abarca a los usuarios (docentes lideres o adscritos a un grupo de investigacin), as como las
dependencias encargadas del seguimiento.

Responsable del Documento

Vicerrectora de Investigacin - Sistema de Informacin de la Investigacin Hermes.

Directrices emitidas para los grupos de investigacin

El grupo de Investigacin para ser parte del SIUN debe tener actualizada la informacin de su
grupo en el sistema de Informacin HERMES.
El grupo de investigacin registrado en el sistema HERMES tendr una URL visible a los usuarios
externos del sistema HERMES, para la cual se puede acceder a travs del link
www.hermes.unal.edu.co, en el buscador principal con la opcin de grupos.

1. Ingreso al mdulo de grupos de investigacin

En este captulo se indican una serie de pasos a seguir, para realizar el ingreso al sistema para
actualizar la informacin.

1.1 Ingreso al sistema

En su navegador web, en la barra de direccin www.hermes.unal.edu.co, ingrese los datos que
le fueron asignados para su correo electrnico institucional (Usuario y Contrasea) como se
muestra en la Figura 1. Ingreso al Sistema.

Figura 1. Ingreso al sistema

1.2 Ingreso a grupos

Una vez ingrese al Sistema debe dirigirse a la siguiente imagen y dar clic, como se presenta en
la siguiente figura

Figura 2. Pantalla Principal Acceso a grupos

2. Registro de nuevos grupos

2.1 Agregar nuevo grupo
Una vez ingrese al mdulo de grupos, el lder del grupo debe dar clic en agregar nuevo grupo en
la parte derecha, como se muestra en la imagen:

Figura 3. Agregar nuevo grupo

2.2 Registro de informacin general

Al dar clic en agregar nuevo grupo inicialmente se muestra el formulario de la informacin general
del grupo de investigacin:

ID es el cdigo asignado en el sistema HERMES al finalizar el registro, por esto al comienzo

aparece no ha sido asignado.
Los estados de la Universidad no se pueden modificar ya que depende el proceso del grupo,
estos son:
o Ingresando: Cuando se est registrando el grupo.
o Registrado: Cuando ha finalizado el registro en el sistema.
o Solicitud de aval: Cuando envo la solicitud de aval a las dependencias encargadas
del proceso.
o Avalado: Cuando ya fue avalado por la Universidad
o Activo: Cuando se encuentra activo y realizando actividades de investigacin
o Inactivo: Cuando ya no est funcionando como grupo de investigacin.
Los estados en Colciencias tampoco se pueden modificar:
o Sin registrar: cuando no realiz trmite ante Colciencias.
o Registrado: Cuando ha sido registrado en GrupLAC pero no tiene tramite.
o Reconocido: Se encuentra reconocido por Colciencias como grupo.
o Categorizado: Cuando se encuentra en una categora de Colciencias.

La informacin general es una indicacin inicial del grupo de Investigacin y se recomienda

diligenciarla en todas sus casillas. As mismo debe sealarse si es inter-sede o inter-facultad,
aunque debe haber una dependencia principal responsable.

Figura 4 Informacin general

En el caso de que sea inter-sedes o inter-facultades, debe vincular las dependencias asociadas,
ya que el sistema no le permite avanzar, para esto debe seleccionar cada una de la sede y dar
clic en agregar y de esta manera le mostrar el cuadro con las sedes y dependencias del
grupo.

Figura 5. Grupo inter-sede e inter-facultad.

Imagen del grupo
El sistema de Informacin le permite adjuntar una imagen del grupo que ser visible en la pgina
externa del grupo a travs de la URL del sistema y con el buscador de la pgina principal. Le
recomendamos anexar una imagen de tamao 3MB (210 * 210) formato de imagen jpg, el
sistema no acepta documentos.

Figura 6. Imagen del grupo

Posteriormente, para continuar con el registro debe dar clic

. Si da clic en

le permite seguir ajustando la informacin y dar un guardado parcial.

2.3 Registro de integrantes

Posteriormente el sistema le muestra la opcin para agregar integrantes; sin embargo el sistema
le muestra los participantes que ya ha agregado y debe relacionar la informacin de la funcin.

Figura 7. Agregar integrantes

Al seleccionar la opcin de agregar integrante el sistema le muestra la opcin de agregar el

integrante, con la siguiente informacin:

Tipo de asociacin: Puede ser interno o externo.

Tipo de integrantes: Tiene la opcin de docente, estudiante y si es externo de co-director.
Debe seleccionar el tipo de documento y colocar el nmero de documento.

Debe dar clic en adicionar integrante, si el docente o estudiante interno se encuentra vinculado
con adicionar la cdula ya le aparece la informacin y los datos y de esta manera lo incluye.

Figura 8. Agregar integrante interno

En el caso de que el tipo de asociacin es externo, si se encuentra asociado a la base de datos

con la cdula es posible adicionarlo. En caso contrario, debe hacer el registro completo de la
informacin es decir nombre completo, e-mail, gnero, telfono ente otras.

Figura 9. Agregar integrante externo

Posteriormente, para continuar con el registro debe dar clic

. Si da clic en

le permite seguir ajustando la informacin y dar un guardado parcial.

2.4 Informacin reas y lneas de investigacin

Luego le solicita la asociacin de las agendas de conocimiento de la Universidad Nacional, debe
seleccionarla y agregarla, con la opcin agregar agenda, puede eliminarla con la opcin
Se aclara que puede incluir varias.

Figura 10 .Informacin agendas de conocimiento

Adicionalmente debe incluir las reas OCDE, debe seleccionar una rea principal y adicionar el
o las rea secundaria. Puede descargar en pdf la lista para facilitar la seleccin seleccionarla y
agregarla, puede eliminarla con la opcin

10

Figura 11. Areas OCDE

Posteriormente, puede seleccionar las lneas de investigacin asociadas, debe dar clic en
agregar.

Figura 12. Lineas de investigacin

Posteriormente, para continuar con el registro debe dar clic

. Si da clic en

le permite seguir ajustando la informacin y dar un guardado parcial.

11

2.5 Informacin especifica

Visin del grupo
En esta seccin debe colocar la visin del grupo, que se relaciona en tres casillas principales:
Enfoque estratgico del grupo: Relacionar los aportes del grupo a problemas de conocimiento
de la sociedad.
Prioridades de investigacin del grupo: teniendo en cuenta las reas de trabajo del grupo de
investigacin.
Perspectiva interdisciplinaria: Enfoque y visin de trabajo en red con otras disciplinas
Lo anterior, como se relaciona en el siguiente pantallazo

Figura 13 .Informacin de visin

12

Investigacin realizada
a. En esta seccin, se debe seleccionar el proyecto que est asociado al grupo de investigacin,
de esta manera se muestra el listado de los proyectos que estn asociados en el sistema
HERMES al lder y los dems participantes del grupo y debe dar clic en agregar el proyecto
puede eliminarlos. Sin embargo recuerde que los proyectos que fueron asociados a travs de
convocatorias quedan asociados al grupo de manera automtica y no puede eliminarse la
asociacin al grupo

Figura 14 .Informacin de visin

b. En esta seccin, se debe vincular los productos asociados al grupo de investigacin, para
esto tiene la opcin de seleccionar si estn registrados en SARA, en este caso debe colocar
la palabra clave, seleccionar el producto y dar clic en agregar producto.

Figura 15 .Informacin de productos

13

Posteriormente, para finalizar el registro debe dar clic en

. Si da clic

le permite seguir ajustando la informacin y dar un guardado parcial.

2.6 Finalizacin de registro

Al finalizar el sistema le mostrar un pantallazo con la informacin bsica del grupo, como se
muestra en la grfica a continuacin, de esta manera se muestra:
El nmero del ID en el sistema HERMES para el grupo.
Nombre del grupo.

Opciones, la opcin de editar

consultar y generar el reporte del grupo de investigacin

Estado UN.
Estado Scienti.

la informacin del grupo en cualquier momento, y de

Figura 16. Grupos de investigacin

14

3. Edicin de grupos registrados

3.1 Edicin del grupo
Una vez ingrese al mdulo de grupos, el lder del grupo tendr la opcin de editar la informacin
del grupo en la opcin

. Sin embargo para los grupos que no es lder podr visualizar los

grupos a los cuales pertenece y consultar la informacin y generar reporte

Nota: Es conveniente aclarar que los investigadores integrantes del grupo podrn ver la
informacin pero no la pueden editar.

Figura 17. Edicin del grupo de investigacin

3.2 Edicin de informacin general

Se muestra el formulario de la informacin general del grupo de investigacin:

ID es el cdigo asignado en el sistema HERMES.

Los estados de la Universidad no se pueden modificar ya que depende el proceso del grupo,
estos son:
o Ingresando: Cuando se est registrando el grupo.
o Registrado: Cuando ha finalizado el registro en el sistema.
o Solicitud de aval: Cuando envo la solicitud de aval a las dependencias encargadas
del proceso.
o Avalado: Cuando ya fue avalado por la Universidad
o Activo: Cuando se encuentra activo y realizando actividades de investigacin
o Inactivo: Cuando ya no est funcionando como grupo de investigacin.
Los estados en Colciencias tampoco se pueden modificar:
o Sin registrar: cuando no realiz trmite ante Colciencias.

15

o Registrado: Cuando ha sido registrado en GrupLAC pero no tiene tramite.

o Reconocido: Se encuentra reconocido por Colciencias como grupo.
o Categorizado: Cuando se encuentra en una categora de Colciencias.
Enlace HERMES, es la URL que tiene asignada el grupo para visualizar su informacin en la
bsqueda principal del sistema HERMES www.hermes.unal.edu.co, es conveniente aclarar
que si el grupo no est en estado activo no es visible.
La fecha de creacin del grupo no debera modificarse si el grupo se encuentra activo.

Figura 18 Informacin general

16

En el caso de que sea inter-sedes o inter-facultades puede ajustar las dependencias asociadas,
para esto debe seleccionar cada una de la sede y dar clic en agregar y de esta manera le
mostrar el cuadro con las sedes y dependencias del grupo.

Figura 19. Grupo inter-sede e inter-facultad.

Imagen del grupo
El sistema de Informacin le permite ajustar la imagen del grupo que ser visible en la pgina
externa del grupo a travs de la URL del sistema y con el buscador de la pgina principal
Le recomendamos anexar una imagen de tamao 3MB (210 * 210) formato de imagen jpg,
el sistema no acepta documentos.

Figura 20. Imagen del grupo

17

Posteriormente, para continuar con el registro debe dar clic

. Si da clic en

le permite seguir ajustando la informacin y dar un guardado parcial.

3.3 Registro de integrantes

Posteriormente el sistema le muestra la opcin de agregar integrantes o eliminar los que tiene
registrados.

Figura 21. Agregar integrantes

Al seleccionar la opcin de agregar integrante el sistema le muestra la opcin de agregar el

integrante, con la siguiente informacin:

Tipo de asociacin: Puede ser interno o externo.

Tipo de integrantes: Tiene la opcin de docente, estudiante y si es externo de co-director.
Debe seleccionar el tipo de documento y colocar el nmero de documento.

Debe dar clic en adicionar integrante, si el docente o estudiante interno se encuentra vinculado
con adicionar la cdula ya le aparece la informacin y los datos y de esta manera lo incluye.

18

Figura 22. Agregar integrante interno

En el caso de que el tipo de asociacin es externo, si se encuentra asociado a la base de datos

con la cdula es posible adicionarlo. En caso contrario, debe hacer el registro completo de la
informacin es decir nombre completo, e-mail, gnero, telfono ente otras.

Figura 23. Agregar integrante externo

19

Posteriormente, para continuar con el registro debe dar clic

. Si da clic en

le permite seguir ajustando la informacin y dar un guardado parcial.

3.4 Informacin reas y lneas de investigacin

Luego le solicita el ajuste o vinculacin de las agendas de conocimiento de la Universidad
Nacional, debe seleccionarla y agregarla, con la opcin agregar agenda, puede eliminarla con
la opcin

. Se aclara que puede incluir varias.

Figura 24 .Informacin agendas de conocimiento

Adicionalmente debe ajustar o incluir las reas OCDE, debe seleccionar una rea principal y
adicionar el o las rea secundaria. Puede descargar en pdf la lista para facilitar la seleccin
seleccionarla y agregarla, puede eliminarla con la opcin

20

Figura 25. Areas OCDE

Posteriormente, puede seleccionar las lneas de investigacin asociadas, debe dar clic en
agregar.

Figura 26. Lineas de investigacin

Posteriormente, para continuar con el registro debe dar clic

. Si da clic en

le permite seguir ajustando la informacin y dar un guardado parcial.

21

3.5 Informacin especifica

Visin del grupo
En esta seccin debe colocar o modificar la visin del grupo, que se relaciona en tres casillas
principales:
Enfoque estratgico del grupo: Relacionar los aportes del grupo a problemas de conocimiento
de la sociedad.
Prioridades de investigacin del grupo: teniendo en cuenta las reas de trabajo del grupo de
investigacin.
Perspectiva interdisciplinaria: Enfoque y visin de trabajo en red con otras disciplinas
Lo anterior, como se relaciona en el siguiente pantallazo

Figura 27 .Informacin de visin

22

Investigacin realizada
a. En esta seccin, se debe seleccionar el o los proyectos que est asociado al grupo de
investigacin De esta manera se muestra el listado de los proyectos que estn asociados en
el sistema HERMES al lder y los dems participantes del grupo y debe seleccionarlos para
agregar o puede eliminarlos despus de agregados.
Nota: En el caso de los proyectos que estn asociados al grupo por convocatorias, no se
puede eliminar la asociacin, ya que quedan vinculados de manera automtica.

Figura 28 .Informacin de visin

b. En esta seccin, se puede vincular o eliminar los productos asociados al grupo de

investigacin, para esto tiene la opcin de seleccionar si estn registrados en SARA, en este
caso debe colocar la palabra clave, seleccionar el producto y dar clic en agregar producto.

Figura 29. Productos en SARA

23

Posteriormente, para finalizar el registro debe dar clic en

. Si da clic

le permite seguir ajustando la informacin y dar un guardado parcial.

3.6 Finalizacin de registro

Al finalizar el sistema le mostrar un pantallazo con la informacin bsica del grupo, como se
muestra en la grfica a continuacin, de esta manera se visualiza:
El nmero del ID en el sistema HERMES para el grupo.
Nombre del grupo.

Opciones, la opcin de editar

consultar y generar el reporte del grupo de investigacin

Estado UN.
Estado Scienti.

la informacin del grupo en cualquier momento, y de

Figura 30. Informacin del grupo

24

4. Bsqueda de grupo
4.1 Ingreso al buscador de grupos
Debe ingresar al link www.hermes.unal.edu.co, podr ver en la pgina inicial la opcin del
buscador como se muestra en la imagen con la opcin de seleccionar las categoras.

Figura 31. Buscador del sistema HERMES

4.2 Seleccionar opcin de grupos

Inicialmente el sistema muestra las categoras, para esto debe seleccionar grupos, y debe colocar
la palabra clave y dar clic en buscar, sino coloca la palabra clave el sistema buscar todos los
grupos registrados.

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Figura 32. Buscador de grupos

4.3 Bsqueda avanzada

Al buscar el sistema le permite una bsqueda avanzada, es decir si quiere una coincidencia
exacta en las palabras debe dar clic sobre el cuadro. Tambin puede buscar por sede, facultad,
lnea de investigacin y lder del grupo.
El buscador solo est habilitado para grupos que aparezcan en estado activo

Figura 33. Busqueda avanzada de grupos

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En bsqueda avanzada puede filtrar su bsqueda agregando uno o varios filtros. Para agregar o
eliminar un filtro haga clic nuevamente sobre el filtro que previamente selecciono, puede buscar
por todos los filtros o por ninguno.

Figura 33. Busqueda avanzada de grupos

4.4 Resultados de la bsqueda

Posteriormente le mostrar la lista de resultados de grupos encontrados en el sistema HERMES,
la cantidad y puede consultar por cada grupo encontrado. En la parte derecha le muestra la opcin
de descargar recursos de bsqueda, que le genera un PDF en portafolio con los resultados de la
bsqueda que puede guardar y compartir.

Figura 34. Resultados de la busqueda

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Al dar clic sobre un grupo en especial, le remitir al link de informacin del grupo donde se
muestra la informacin del grupo:

Presentacin.
Lder
Dependencias asociadas
Lneas de investigacin
Enfoque estratgico
Prioridades
Perspectiva
Integrantes
Proyectos

As como la informacin de contacto e imagen del grupo.

El sistema le permitir descargar resultados de bsqueda en PDF de la pgina del grupo, que
sirve para compartir la informacin del grupo.

Figura 34. Resultados de la busqueda

Finalmente al dar clic sobre un grupo en especial, le remitir al link de informacin del grupo
donde se muestra la informacin del grupo:

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Presentacin.
Lder
Dependencias asociadas
Lneas de investigacin
Enfoque estratgico
Prioridades
Perspectiva
Integrantes
Proyectos

As como la informacin de contacto e imagen del grupo.

El sistema le permitir descargar resultados de bsqueda en PDF de la pgina del grupo, que
sirve para compartir la informacin del grupo.

Figura 35. Resultados de la busqueda en PDF

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