UNIVERSITAS INDONESIA

ESAI
PENTINGNYA MENGELOLA ARSIP VITAL ELEKTRONIK DALAM
SUATU ORGANISASI
MATA KULIAH : REKOD ELEKTRONIK

OLEH :
SYANINTIKA SAFIRA

1406630662

MANAJEMEN INFORMASI DAN DOKUMEN

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
DEPOK
2016
A. PENDAHULUAN
Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan
kehidupan berbangsa. Setiap kegiatan baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu
ada kaitannya dengan arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi
bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur kerja
untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar. Setiap pekerjaan dan kegiatan di
perkantoran memerlukan data dan informasi.

Arsip berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua yaitu; arsip dinamis / rekod dan
arsip statis. Arsip dinamis / rekod yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip
yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Di Indonesia, kata rekod lebih
dikenal dengan istilah arsip dinamis.
Rekod elektronik adalah informasi terekam dalam berbagai bentuk termasuk data dalam
sistem komputer, yang tercipta atau diperoleh dan dipelihara oleh sebuah organisasi atau
perorangan dalam pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti dari berbagai aktifitas
tersebut. Rekod elektronik diciptakan dengan menggunakan perangkat komputer, disimpan
dalam media penyimpanan elektronik, dan hanya dapat ditemukan kembali secara elektronis.
Kategori rekod elektronik berdasarkan nilainya terbagi menjadi empat yaitu; vital record,
important record, useful record, dan non-essential record. Vital record atau arsip vital merupakan
arsip dinamis yang memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun
perlindungan karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan
kelangsungan organisasi itu sendiri. Tindakan preventif ataupun pencegahan cenderung
dilakukan ketika terjadi suatu peristiwa yang mengakibatkan kerusakan atau kemusnahan arsip,
dan bukan dilakukan sebelum terjadi peristiwa tersebut. Pengelolaan arsip vital adalah
pengelolaan arsip yg diperuntukkan secara khusus bagi arsip-arsip yang memiliki informasi
bernilai vital sejak arsip diciptakan, disimpan, dan dipelihara.

B. PEMBAHASAN
Rekod vital memuat informasi yang diperlukan untuk kegiatan organisasi yang dilakukan.
Semua kegiatan organisasi tergantung pada informasi yang terekam. Jika rekod vital tersebut
hilang, rusak, hancur, atau tidak dapat digunakan, kegiatan organisasi tersebut akan dihentikan
yang berdampak merugikan organisasi. Yang terjadi apabila tidak ada rekod vital adalah:
1. Pabrik peralatan tidak akan mampu membangun, mengirim, atau memperbaiki
2.

produknya.
Perusahaan farmasi tidak akan mampu mengembangkan, menguji atau membuktikan

3.
4.
5.
6.
7.

keamanan dan efisiensi senyawa kimia.

Badan pemerintah tidak akan mampu memberikan layanan penting kepada warga.
Lembaga keuangan tidak akan mampu menjawab pertanyaan tentang rekening nasabah.
Perusahaan asuransi tidak dapat memproses klaim.
Rumah sakit tidak akan mampu untuk memberikan perawatan medis yang efektif.
Sekolah atau perguruan tinggi tidak akan mampu untuk mendokumentasikan prestasi

8.

akademik siswa.
Hukum, akuntansi, atau perusahaan arsitektur tidak akan mampu untuk melayani klien.
Rekod vital sangat penting terhadap informasi yang dikandungnya. Rekod vital dapat

berupa dokumen, film, fotografi atau media elektronik. Rekod tersebut dapat berupa rekod aktif
atau inaktif, asli atau salinan. Rekod vital tidak perlu permanen; karena pada kenyataannya,
dapat dipertahankan dalam jangka waktu yang singkat dan sering diganti. Selain itu, beberapa
rekod dapat dianggap vital untuk beberapa periode tergantung retensinya. Misalnya, rekod dalam
rekening piutang basis data, sangat vital sampai terbayar, tetapi mereka sering dipertahankan
selama beberapa tahun setelah pembayaran diterima untuk alasan hukum, audit internal, atau
alasan lainnya.

C. PENUTUP
Program rekod vital adalah seperangkat kebijakan prosedur sistematis dan komprehensif,
yang terkait dengan rekod vital. Rekod vital berisi informasi penting dalam kegiatan organisasi.
Jika rekod tersebut rusak, hilang, atau tidak tersedia maka akan berdampak negatif pada
organisasi yaitu kegiatan organisasi akan dihentikan.
Sebuah program rekod vital melibatkan identifikasi rekod vital, penilaian risiko yang
rekod tersebut tunduk, dan penerapan metode perlindungan yang tepat. Meskipun secara
tradisional dianggap sebagai tanggung jawab manajemen rekod, perlindungan rekod vital secara
dekat terkait dengan hilangnya kontrol dan kontingensi perencanaan kegiatan lainnya.
Perlindungan rekod yang dihasilkan komputer, khususnya, sering dipandang sebagai aspek dari
bidang yang lebih luas dari keamanan komputer dan pemulihan bencana. Dalam setiap
organisasi, manajemen senior memiliki tanggung jawab utama untuk proteksi aset, termasuk
perlindungan rekod vital. Tanggung jawab tersebut tersirat atau eksplisit dinyatakan dalam
beberapa undang-undang dan peraturan pemerintah.
Rekod vital elektronik biasanya diidentifikasi oleh survei unit program individu. Produk
akhir dari survei tersebut adalah daftar deskriptif rekod seri vital elektronik. Daftar harus
menunjukkan alasan setiap seri yang dianggap penting, nama unit program yang bertanggung
jawab untuk melindungi seri, dan metode perlindungan yang dilaksanakan. Karena sering
melibatkan biaya yang besar, perlindungan rekod vital harus terbatas pada rekod mereka yang
benar-benar penting untuk operasi misi kritis. Yang terakhir ini mungkin sangat berguna untuk
unit program tertentu, namun kerugian mereka tidak akan membuat unit tidak berlaku. Untuk
kenyamanan, survei rekod vital dapat dikombinasikan dengan inventarisasi rekod elektronik
dilakukan untuk tujuan mempersiapkan jadwal retensi.