PEMERINTAH KABUPATEN BONE BOLANGO

RSUD TOTO KABILA

Jln. Kesehatan No. 25 Telp./Fax. (0435) 828761/831273

KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD TOTO KABILA

NOMOR:

/RSUD-TK/

/2016

TENTANG
PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN PEMUTAKHIRAN FILE
KEPEGAWAIAN PADA BADAN RUMAH SAKIT TOTO KABILA
DIREKTUR RSUD TOTO KABILA
Menimbang :

a. Bahwa dalam rangka pemantapan dan peningkatan administrasi

kepegawaian serta file tetap standar dan mutakhir;
b. Bahwa berdasarkan pertimbangan dan sebagaiman yang dimaksud
dalam huruf a dan huruf b perlu menerapkan keputusan direktur
tentang pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file

Mengingat :

kepegawaian pada badan Rumah Sakit Toto Kabila.

1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian sebagaiman telah diubah dengan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang Undang
Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian;
2. Undang Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan
Daerah (Lembaran negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor
125, Tambahan Lembaran Negara Republikj Indonesia Nomor 4437
sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undangundang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan kedua Atas
Undang Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor
59, Tambahan Negara Republik Indonesia Nomor 4844);
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
4. Peraturan Menteri Dalam negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang
Informasi Data Kepegawaian;
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentan
Pembentukan produk Hukum Daerah ( Berita negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 32);

MEMUTUSKAN
Menetapkan;
Pertama

: Pemeliharaan Informasi Kepegawaian dan Pemutakhiran File kepegawaian

pada Badan Rumah sakit Toto Kabila sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan Ini.

Kedua

: Pemeliharaan Informasi Kepegawaian dan Pemutakhiran File kepegawaian

pada

Badan Rumah Sakit Toto Kabila sebagaimana dimaksud pada

diktum Pertama

dijadikan

sebagai

meningkatkan dan memantapkan

bahan

pedoman

dalam

administrasi kepegawaian serta file

agar tetap standar dan mutakhir.

Ketiga

: Keputusan ini berlaku sejak ditetapkan.

Ditetapkan di : Tilongkabila
Pada tanggal :

2015

DIREKTUR RSUD TOTO KABILA,

dr. TONIE DODA, Sp.OG
NIP. 197102052000121005

Lampiran

Keputusan Direktur RSUD TOTO KABILA

Nomor

Tanggal

PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN PEMUTAKHIRAN FILE

KEPEGAWAIAN PADA BADAN RUMAH SAKIT TOTO KABILA
I.

UMUM
Bahwa berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok-pokok
Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun
1999 tentang perubahan atas Undang Undang Nomor 8 Tahun Tahun 1974 tentang
Pokok-pokok Kepegawaian pada Pasal 34 ayat (2) menyatakan perlunya
penyelenggeraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian bahwa untuk mewujudkan
hal tersebut pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila pelu ditetapkan panduan tentang
informasi kepegawaian dan pemutakhiran file kepegawaian.

II.

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud :
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file dimaksudkan untuk
tercapainya sistem pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian yang bersifat
standar dan file kepegawaian tetap mutakhir.
Tujuan :
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file bertujuan agar
tercapainya data dan informasi kepegawaian yang teratur sehingga memudahkan
dalam penyediaan informasi tentang data kepegawaian secara cepat dan tepat.

III.

BENTUK PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN FILE

KEPEGAWAIAN
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file pada Badan Rumah Sakit
Toto Kabila dilakukan dalam bentuk :
a.
b.
c.
d.
e.

Master pegawai
Bentuk Daftar Susunan Pegawai (DSP)
Bentuk Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Buku Penjagaan atau buku bantu
Bentuk file kepegawaian

Bentuk-bentuk tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Master Pegawai
Master pegawai merupakan bentuk informasi data pegawai melalui sistem komputer
dimana informasi dimana informasi mengenai data pegawai pada Badan Rumah
Sakit Toto Kabila baik pegawai pegawai negeri sipil maupun pegawai kontrak yang
memuat :
1) Nama / Nip, Konversi Nip
2) Tempat, Tanggal lahir
3) Umur
4) Pangkat / golongan
5) Nomor SK terakhir
6) TMT
7) Nomor SK CPNS
8) TMT CPNS

9) Jabatan, TMT Jabatan

10) Pendidikan penunjang
11) Agama
12) Jenis kelamin
13) Jenis kepegawaian
14) Pendidikan
15) Tingkat ijazah
16) Tahun lulus
17) Status perkawinan
18) Nomor karpeg, karis / karsu
19) Masa kerja keseluruhan
20) Masa kerja golongan
21) Alamat
22) NPWP
23) Dll
Pemutakhiran master pegawai pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila dilakukan
sewaktu-waktu pada saat ada perubahan data pegawai.
b. Bentuk DSP (Daftar Susunan Pegawai)
DSP (Daftar Susunan Pegawai ) merupakan bentuk informasi data pegawai yangf
berupa daftar susunan pegawai yaitu pegawai negeri sipil pada Badan Rumah Sakit
Toto Kabila yang memuat data sebagai berikut :
1) Nama / NIP, Tempat / Tanggal Lahir
2) Jenis kelamin
3) Agama
4) Nomor seri (Karpeg, karis / karsu)
5) Pangkat/ golongan, TMT
6) Pendidikan
7) Diklat
8) Jenis kepegawaian
9) Masa kerja
10) Nomor, tanggal SK, Capeg, SK terakhir
11) Keterangan
Pemutakhiran data pegawai pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila dalam bentuk
DSP (Daftar Susunan pegawah) dilakukan setiap tahun.
c. Bentuk DUK ( Daftar Urutan Kepegawaian )
DUK ( Daftar Urutan Kepegawaian ) merupakan bentuk informasi data pegawai
yang berupa daftar urutan pegawai pada Badan Rumah Sakit Umum Tabanan yaitu
pegawai negeri sipil yang diurut berdasarkan kepangkatan dari pangkat tertinggi
sampai pada pangkat terendah yang memuat data sebagai berikut :
1) Nomor urut kepangkatan
2) Nama
3) NIP
4) Pangkat (golongan, TMT)
5) Nama Jabatan
6) TMT jabatan
7) Masa kerja (tahun dan bulan)
8) Pelatihan yang diikuti (nama, bulan / tahun, jam)
9) Pendidikan (nama pendidikan, lulus, tingkat ijazah)
10) Usia / tanggal lahir
11) Keterangan
Pemutakhiran data pegawai pada badan Rumah Sakit Toto Kabila dalam bentuk
DUK (Daftar Urutan Kepangkatan) dilakukan setiap tahun.

d. Buku Penjagaan / Buku bantu

Buku Penjagaan / buku bantu kepegawaian merupakan bentuk informasi data
pegawai yang berupa buku daftar pegawai pada Badan Rumah Sakit Toto Kabila
yaitu Pegawai Negeri Sipil yang ditulis / disusun berdasarkan kenaikan pangkat
pegawai dan kenaikan gaji berkala yang berisi perencanaan dari pegawai yang akan
naik pangkat dan pegawai yang akan naik gaji berkala.
e. File masing-masing Pegawai
1. Masing masing pegawai pada badab Rumah Sakit Toto Kabila baik pegawai
negeri sipil maupun pegawai kontrak mempunyai file tersendiri. Untuk pegawai
negeri sipil file pegawai disusun berdasarkan abjad yaitu huruf depan dari
pegawai negeri sipil yang bersangkutan dan ada juga disusun berdasarkan
kualifikasi pendidikan sedangkan untuk pegawai kontrak disusun berdasarkan
bulan pada saat yang bersangkutan diangkat menjadi pegawai kontrak pada
Badan Rumah Sakit Toto Kabila.
2. File file kepegawaian disimpan dalam rak dan diberi nomor
a) Rak 1, 2, 3 terdiri dari file struktural, dokter spesialis, dokter umum dan
dokter gigi.
b) Rak 3 sampai 15 terdiri dari file pegawai yang diurut berdasarkan abjad
( huruf depan nama pegawai).
c) Rak 16 sampai 20 terdiri dari file pegawai kontrak yang diurut berdasarkan
bulan pada saat pegawai tersebut diangkat menjadi pegawai kontrak.
3. Pada masing-masing file pegawai baik pegawai negeri sipil maupun pegawai
kontrak pada badan Rumah Sakit Toto Kabila memuat daftar susunan file
sebagai berikut :
Daftar susunan file pegawai negeri sipil didahului dengan daftar riwayat hidup /
riwayat pekerjaan pegawai, dan selanjutnya file kepegawaian berisi :
a) Bukti telusur pendidikan
b) SIP / SIK / STR
c) Uraian jabatan
d) Uraian tugas
e) Sertifikat kompetensi
f) Sertifikat training
g) Gap kompetensi
h) SK CPNS, PNS
i) Konversi NIP
j) SPMT
k) Karpeg, Taspen, Askes
l) Kenaikan gaji berkala
m) SK kenaikan pangkat
n) Surat pernyataan pelantikan
o) SK jabatan
p) SK jabatan Fungsional
q) SPMJ
r) DP3 / SKP / Hasil evaluasi (penilaian kerja)
s) SK pindah
t) Surat peringatan
u) Surat penghargaan
v) Ijazah
w) Transkrip Nilai
x) PAK

Daftar susunan file pegawai kontrak didahului data riwayat hidup dan kemudian
berisi :
a) Surat lamaran
b) Surat pemanggilan tes
c) Nilai tes
d) Pemanggilan orientasi
e) Hasil orientasi atasan langsung / evaluasi penilaian kerja
f) SPMT
g) SK kontrak / perjanjian kerja
h) Bukti telusur pendidikan
i) SIP / SIK
j) Uraian tugas
k) Sertifikat kompetensi
l) Sertifikat training
m) Gap kompetensi
n) SK tenaga Harian dengan sistem kontrak (kontrak pemula)
o) SK Mutasi
p) SK pindah
q) Surat peringatan
r) Surat penghargaan
s) Ijazah
t) Transkrip nilai
File masing- masing pegawai dimutakhirkan setiap ada mutasi, naik pangkat, naik
gaji berkala, perpanjangan kontrak untuk tenaga kontrak.

DIREKTUR RSUD TOTO KABILA,

dr. TONIE DODA, Sp.OG
NIP. 197102052000121005