PKH 2016

PANDUAN
APLIKASI PEMILAHAN DATA
PERLUASAN KEPERSERTAAN
PKH 2016

1
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

Jakarta, 2016

DAFTAR ISI
PENDAHULUAN........................................................................................................ 3
ALUR KEGIATAN PEMILAHAN DATA...........................................................................3
AKTIFITAS OPERATOR PROPINSI...............................................................................4
TUGAS AWAL........................................................................................................ 4
AKTIFITAS OPERATOR KABUPATEN/KOTA................................................................13
TUGAS AWAL...................................................................................................... 13
TUGAS AKHIR..................................................................................................... 17
AKTIFITAS PENDAMPING......................................................................................... 21

Nomor Dokumen
Tanggal
Revisi KeJudul Dokumen
Lampiran Dokumen

01
14 April 2016
0
Panduan Teknis Aplikasi
Pemilahan Data.
Aplikasi dan data PD Versi
1.0

2
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

PENDAHULUAN
Pemilahan data adalah kegiatan yang dilkaukan untuk memilih calon peserta PKH
2016, dari data data peserta KKS hadil verifikasi dan validasi yang dilakukan oleh
pusdatin, kementerian social RI. Pemilihan data adalah langkah awal sebelum
dilakukan validasi. Pemilahan data akan menghasilkan data data calon peserta PKH
2016, yang kemudian akan di validasi oleh para pendamping. Banyak calon peserta
yang dapat dipilih disesuiakan dengan quota tambahan peserta PKH 2016.

( 14.241.856)

( 2,5 JUTA) + BUFFER

( 2,5 JUTA)

ALUR KEGIATAN PEMILAHAN DATA.

UPPKH Pusat
memberikan
data hasil
verivali ke
setiap
propinsi.
DIVISI MIS PUSAT

UPPKH Pusat
Menggabung
kan Data dari
seluruh
propinsi dan
melakukan
konversi ke
data awal
validasi

Operator
Kabupaten,
membagi data
ke setiap
kecamatan, dan
disebarkan ke
pendamping.
OPERATOR
KABUPATEN

Operator
kabupaten
menggabung
kan data
hasil
pemilahan
dari seluruh
kecamatan,
dan
diserahkan
ke operator
propinsi.

PENDAMPING

Pedamping
Melakukan
Pemilahan dan
Pemilihan
KSM, hasilnya
di serahkan ke
operator
kabupaten

3
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

AKTIFITAS OPERATOR KABUPATEN/KOTA

UNDUH APLIKASI DAN DATA
Ikuti langkah berikut :
1. Buka Windows Explorer.
2. Ketik alamat FTP pada kotak addresss di windows explorer. Lihat contoh
gambar berikut.

3. Masukan User dan Password. User ID : validasi dan Password : validasi123.

4. Masuk ke Folder PEMILAHAN DATA, akan terdapat 3 folder di dalamnya. Isi
masing masing sesuai dengan nama folder.

Folder Aplikasi, berisi aplikasi yang dipergunakan untuk kegiatan ini.

Folder Data Awal berisi data awal yang digunakan untuk pemilahan.
Folder Hasil Pemilahan, digunakan sebagai tempat mengumpulkan hasil
pemilahan.
5. Masuk Ke Folder Aplikasi, unduh file PILAHDATA_OPR_KAB.MDB dan
PILAHDATA_PENDAMPING.
6. Setelah itu masuk ke Folder Data Awal, silahkan unduh data awal sesuai
kabupaten masing-masing.
7. Buat Folder baru di laptop/PC/flashdisk/eternal harddisk anda, letakkan ketiga
file hasil unduhan tersebut di folder baru tersebut. Nama folder terserah
anda.
8. Jadi sekarang anda mempunya 1 folder baru dengan 3 buah file di dalamya.

PEMBAGIAN DATA / SPLITTING DATA

Langkah selanjutnya, tugas operator kabupaten/kota membagi bagi data awal yang
beisi data peserta KKS yang akan dipilih oleh pendamping untuk menjadi calon
peserta PKH 2016. Pembagian data atau split data menggunakan utility / alat bantu
berupa aplikasi yang sudah anda unduh dari FTP tadi.
Ikuti Langkah berikut ini :
1. Klik file PILAHDATA_OPR_KAB.MDB.
4
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016
Mungkin saat pertama membuka, anda akan dimendapatkan pesan berikut :

Klik tombol option, akan muncul tampilan berikut :

Klik option Enable the Content.

2. Aplikasi sudah terbuka sepeti ini

3. Cari file sumber di kotak Cari File Sumber, gunakan tombol Cari yang
ada sebelahnya.

5
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

Pilih File sumber, lalu klik Open

4. Hasilnya adalah seperti gambar berikut ini,

6
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016
Klik tombol Ambil Data Sumber (CSV). Tunggu proses hingga keluar kotak
pesan sebagai berikut:

5. Tekan tombol Potong dan Bagikan Data Ke Kecamatan.

Akan muncul list box sebagai berikut :

7
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

Pilih satu kecamatan, klik pada kecamatan tersebut, hingga nama kecamatan ada di
kotak atasnya, lalu tekan tombol SPLIT, tunggu proses hingga keluar kotak pesan
sebagai berikut :

Lakukan proses tersebut untuk kecamatan lainnya sampai habis. Setelah selesai klik
tombol TUTUP. Silahkan melihat hasilnya di folder yang anda buat diatas, akan
terlihat seperti ini.

Bagikan hasilnya ke setiap kecamatan atau ke pedamping yang bertugas di

kecamatan tersebut.
8
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

6. Tersedia fasilitas untuk melihat isi dari aplikasi, cara menggunakannya tekan
tombol lihat hasil dan akan muncul tampilan seperti ini :

7. Sementara tugas operator selesai, silahkan tutup aplikasinya, sambil

menunggu proses pemilahan oleh pendamping.

PENGUMPULAN HASIL PEMILAHAN DARI PENDAMPING

Setelah pemilihan data di tingkat pendamping selesai, operator mengumpulkan
kembali, file data hasil pemilahan yaitu file berakhiran _hasil.csv.
Letakkan file file tersebut dalam sebuah file agar mudah mencarinya. Buka kembali
aplikasi PILAHDATA_PENDAMPING.MDB.

File yang berakhiran _hasil.csv adalah file data hasil pemilahan pendamping. Tugas
berikutnya opertor adalah menggabungkan kembali file file kecamatan tersebut
menjadi file kabupaten.
Lakukan langkah-langkah berikut :
1. Buka aplikasi PILAHDATA_OPR_KAB.MDB

9
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

2. Isi file sumber di tempat yang disediakan, gunakan tombol CARI.

3. Isi file hasil dari pendamping di kotak bawahnya.
4. Tekan tombol Kumpulkan dari Kabupaten / Kota. Tunggu proses beberapa
saat. Hingga muncul kotak pesan

5. Lakukan hal yang sama pada seluruh data kecamatan yang sudah masuk.
Ulangi dari langkah nomor 3.
6. Setelah seluruh kecamatan tergabung, anda harus mengubah data ke dalam
file teks atau CSV. Tekan tombol

Tunggu beberapa saat, hingga proses selesai dan muncul kotak pesan :
10
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

7. Silahkan mencetak berita acara penggabungan data, dengan menekan

tombol

8. Fasilitas untuk memeriksa data yang telah masuk dapat menggunakan

tombol lihat hasil.
9. Hasil penggabungan dan konversi ke CSV akan menghasilkan file seperti ini :
Kirimkan file ini ke FTP server validasi pada folder PEMILAHAN DATA / HASIL
PEMILAHAN.
Untuk efisiensi dalam pengiriman file, zip file tersebut lebih dahulu.
10.Selesai kegiatan pemilahan data, silahkan tutup aplikasi pemilahan data PKH.
11.Selamat bertugas.

11
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

AKTIFITAS PENDAMPING
Pendamping bertugas memilah data yang diberikan oleh operator kabupaten/kota
yang telah di SPLIT atau di kelompokkan dan di potong per kecamatan. Cara
pemilihanya adalah sebagai berikut :
1. JANGAN mencentang keluarga yang sudah menjadi peserta PKH.
2. JANGAN mencentang keluarga yang telah diketahui sudah tidak masuk dalam
keluarga kurang sejahtera.
3. JANGAN mencentang keluarga yang TIDAK memiliki komponen PKH, seperti
bumil, apras, SD, SMP, SMA, Lanjut usia (=>70 tahun) dan Anak Dengan
kebutuhan Khusus Berat (ADKB).
4. JANGAN memilih melebihi kuota tambahan peserta yang telah di tetapkan.
5. Data Usulan daerah dapat dipergunakan jika masih ada kuota tambahan yang
tersisa.
Bagaimana cara kerjanya :
Lakukan langkah langkah berikut ini :
1. Pastikan pendamping menerima 2 buah file dari operator kabupaten/kota
yaitu :
a. File Aplikasi bernama PILAHDATA_PENDAMPING.MDB.
b. File Data Calon Peserta PKH , diberi nama [NAMA PROPINSI]_[NAMA
KABUPATEN]_[NAMA_KECAMATAN].CSV.

Contoh file-file yang harus diterima pendamping.

2. Buka file PILAHDATA_PENDAMPING.MDB.

12
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

Tampilan aplikasi pendamping.

3. Cari file data sumber yang diterima dari operator kabupaten/kota. Gunakan
tombol cari file.

Pilih file data awal, klik pada nama file hingga tersorot, lalu tekan tombol
OPEN.

13
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

4. Isi nama pendamping yang melakukan pemilahan data.

5. Klik tombol Impor Data CSV dari Operator

Kabupaten/Kota
Tunggu proses hingga keluar kota pesan

Proses mungkin saja akan memakan waktu beberapa menit, tergantung

banyaknya data dan kemampuan perangkat pendamping, jadi bersabarlah
hingga proses selesai.
6. Selanjutnya, klik tombol
14
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

Tampilan yang akan muncul

seperti berikut :

Ini adalah kertas kerja pendamping dalam melakukan pemilahan data calon
peserta.
Terdiri dari :
Segmen Wilayah hingga kecamatan.

Daftar Keluarga
Daftar keluarga peserta KKS Calon Peserta PKH yang harus anda pilih. Ada
daftar yang terdapat bagian PKH berwarna merah, itu artinya keluarga
tersebut sudah menjadi peserta PKH aktif, tentunya anda tidak boleh memilih
keluarga ini.

15
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016
Bagaimana cara memilih keluarga yang layak diusulkan menjadi calon
peserta PKH 2016?
a. Pastikan bukan peserta PKH aktif, pilih yang kolom PKH bertanda -,
bukan PKH berwarna merah.
b. Pastikan atas dasar referensi dinas sosial setempat, keluarga tersebut
bukan keluarga mampu.
c. Untuk memilih cukup centang pada kotak pilih yang terletak di sebelah
kanan.

Jika keluarga yang anda centang ternyata keluarga peserta PKH, maka
kotak centang akan terkunci, sehingga anda tidak memilih keluarga
tersebut.
d. Lakukan pemilihan keluarga sampai batas kuota yang ditetapkan
Kementerian Sosial.
e. Status pemilihan dapat dilihat pada kotak bagian bawah form kerja anda.

f.

Jika memerlukan fasilitas pencarian, gunakan fungsi pencarian di bagian

bawah form kerja.

Ketikan kata kunci, bisa nama, desa, dan sebagainya, ketikan di kotak
Search, lalu tekan ENTER.
g. Jika ingin menggunakan filter, silahkan klik tombol yang terletak di bagian
menu atas pada ACCESS.
Klik salah satu kolom (bukan di header,
tekan tombol filter di atas.
Contoh : Klik di

tapi di recordnya) lalu

sini

16
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

Tekan tombol

maka akan muncul pilihan

Centang pada
pilihan anda, dan biarkan yang
lainnya kosong.
Lalu tekan tombol OK, maka data yang tampil di form
kerja anda sesuai dengan kondisi yang anda inginkan.
h. Bagaimana mengubah status keluarga dalam list yang bukan PKH menjadi
PKH atau sebaliknya?
Isi pada kotak no. Peserta PKH dengan nomor PKH tersebut, lalu tekan
enter.

Maka akan perubahan pada kolom PKH, yang semula berstatus -, akan
menjadi berstatus PKH dan berwarna merah, dan kotak centang pada
kolom pilih akan di kunci otomatis.
Hal yang sama bisa dilakukan untuk mengubah status yang sudah
menjadi peserta PKH menjadi status belum menjadi peserta PKH.
i.

Tersedia fasilitas untuk menambahkan peserta baru oleh dinas sosial

setempat melalui pendamping. Cara melakukan input data baru, gunakan
tombol
Tombol ini terletak di sebelah kiri bawah, form kerja.

17
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

Isi data pada kolom kolom yang tersedia terdiri dari :

- Nama Kepala keluarga.
- Nama Pendamping Kepala Keluarga (Misalnya Istri atau suami dari kepala
keluarga).
- Nama salah satu anggota keluarga (Anak, boleh anak tertua, atau
terakhir).
- Alamat.
- Pilih desanya sesuai ketersediaan data dalam combo box.
- Isi kartu keluarga jika ada.
- Data jumlah Balita, apras_SD, SMP, SMA dan Lanjut Usia, bersifat opsional.
Setelah di isi seluruh data tambahan, tekan tombol simpan. Anda akan
melihat status pengisian pda kota Jumlah Keluarga yang di Input di sisi
sebelah kiri bawah.
Untuk membaalkan pengisian keluarga, tekan tombol undo, sedangkan
untuk menghapus satu atau beberapa keluarga yang telah anda input, klik
pada sisi kiri (panah) baris yang ingin di hapus, sampai baris tersorot, lalu
tekan tombol delete.

j. Selesai penamabahan keluarga baru,tekan tombol tutup.

k. Untuk memastikan hasilnya, tekan tombol refres pada form kerja dan lihat
status, jumlah
keluarga dan keluarga terpilih bertambah sebayak yang anda entry.
l. Selesai pemilahan data di form kerja anda, tekan tombol TUTUP.

18
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016
7. Kembali ke menu utama, anda melanjutkan pekerjaan berikut, mengubah
data menjadi file teks atau csv, untuk
dikirimkan ke operator. Klik tombol
Tunggu proses hingga selesai ditandai dengan munculnya kotak pesan seperti
ini :

8. Lihat hasilnya pada folder baru anda, akan terdapat hasil sebagai berikut :

File yang harus anda kirim ke operator kabupaten / kota adalah file
berakhiran _HASIL.csv.
9. Cetak Berita Acara Pemilahan, dengan menekan tombol

10.Selesai sudah tugas pendamping, tutup

aplikasi dengan menekan tombol selesai di bawah form kerja anda, dan
kirimkan file data hasil pemilahan (file dengan akhiran _hasil.csv) ke
operator kabupaten/kota.
11.Selamat Bekerja.

19
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

20
Panduan Teknis Pemilahan Data

PKH 2016

21
Panduan Teknis Pemilahan Data