Anda di halaman 1dari 16

Daur Hidup dan Kontrol Arsip.

DAUR HIDUP ARSIP


Arsip merupakan akumulasi informasi secara menyeluruh sebagai bukti dan akibat
aktifitas fungsional dari kegiatan suatu organisasi atau perorangan. Lalu, bagaimana cari arsip
diciptakan dan digunakan? Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur
hidup sebelum di susutkan atau dimusnahkan. Begitu juga dengan arsip yang mempunyai
siklus kehidupannya. Untuk lebih lanjutnya dapat melihat gambar atau siklus hidup arsip
dibawah ini:
2.
Pengurusa
n dan
Pengendali
an

3.
Referensi

4.
Penyusuta
n

1. Penciptaan Arsip

7. Arsip
Nasional
atau Arsip
Nasional
Daerah

5.
Pem usnah
an
6.
Penyim pan
an di Unit
Pusat Arsip

Gambar 1 Daur Hidup Arsip

1. Penciptaan
Tahap ini merupakan tahap awal dari proses siklus atau kehidupan arsip, yaitu yang
bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya. Dengan semakin
kompleksnya tugas yang ada dalam organisasi, mengakibatkan atau pada umumnya
diikuti pula dengan semakin banyaknya jumlah arsip. Arsip dapat diciptakan sendiri
oleh organisasi yang bersangkutan. Misalnya, Peraturan-peraturan, pemberian izin,
pemberian informasi ke pihak lain, dan sebagainya. Atau bisa juga organisasi
menerima arsip dari pihak lain baik dari perseorangan ataupun organisasi. Misalnya,
saran-saran, informasi, Permohonan, dan sebagainya.
Tahap penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan
menetapkan aturan main bagimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai
manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan
penyusunan form baru bagi organisasi, seperti form buat pengaduan pelanggan
tentunya berbeda dengan form pemesanan barang. Apabila dilihat lebih lanjut, ukuran
dokumen juga relatif berbeda sesuai dengan isi dan kegunaannya. Misalnya, dokumen
Bill of Materials Yang biasa digunakan untuk memesan bahan baku pada departemen

produksi tentunya berbeda dengan dokumen yang yang digunakan untuk


berkorespondensi dengan partner organisasi.
2. Pengurusan dan Pengendalian
Tahap kedua ini yaitu tahap dimana surat masuk atau keluar dicatat sesuai sistem yang
telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna
pemrosesan yang lebih lanjut. Untuk lebih jelasnya, ada beberapa tahapan
didalamnya, yaitu:
- Tahapan penerimaan surat
Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima
surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting
-

karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern.


Tahap penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima
merupakan surat dinas atau pribadi. jika surat tersebut merupakan surat dinas,
berarti surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut.
Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara
surat pribadi dengan surat dinas antara lain seperti, Sampul surat, Alamat luar,

Alamat pengirim.
Tahap pencatatan
Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau
registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali,

tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan.


Tahap distribusi
Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan
tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap
distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting.

3. Referensi
Pada tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan
administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka
kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
Dengan digunakan sistem filing (penataan berkas) dapat mempermudah dalam tahap
ini. Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system),
yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan
sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem
abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut
diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek
berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok

isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah
yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut kemudian diklasifikasikan menjadi
masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub masalah (subsub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks
subjek.
Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan
atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya
didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya
disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan arsip dengan
sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang
berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem
klasifikasi desimal. Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti
penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah
tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya. Dalam kaitan ini, kriteria
sistem kearsipan yang baik menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah : (1) mudah
dilaksanakan, (2) mudah dimengerti, (3) murah/ekonomis, (4) tidak memakan tempat,
(5) mudah dicapai, (6) cocok bagi organisasi atau lembaga, (7) fleksibel atau luwes
(sesuai perkembangan), (8) dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, dan (9)
mempermudah pengawasan.
4. Penyusutan
Selanjutnya tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip. Tahap ini adalah
kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit
pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badanbadan Pemerintah masing-masing. Pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembagalembaga Negara/Badan-badan pemerintah dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yakni
berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan SE/01/1981. Bagi lembaga yang
sudah memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), melaksanakan penyusutan arsip dengan
berpedoman pada JRA tersebut. Hal ini berlaku bagi arsip-arsip yang tercipta sesudah
Jadwal Retensi Arsip (JRA) ditetapkan. Sedangkan arsip-arsip yang tercipta sebelum
Jadwal Retensi Arsip (JRA) ditetapkan, pelaksanaan penyusutan di dasarkan pada
SE/01/1981.
Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga Negara/Badan Pemerintah
dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut yakni: Pendataan arsip,

pemberkasan/pengelompokan arsip ke dalam seri arsip dan penilaian terhadap setiap


seri arsip sehingga dapat ditentukan nilai guna, jangka simpan dan nasib akhir arsip
yang bersangkutan untuk disimpan sementara, disimpan lestari di Arsip Nasional
Republik

Indonesia

(ANRI)/Badan/Kantor

Kearsipan

Daerah

Otonom

atau

dimusnahkan.
Prosedur penyusutan arsip meliputi : pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, penyerahan arsip bernila iguna sekunder ke Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Derah Otonom dan pemusnahan arsip
yang telah habis jangka simpan dan nilai gunanya.
Dari hasil kegiatan ini akan terdapat tiga jenis arsip, yaitu arsip yang masih aktif yang
digunakan dalam kegiatan sehari-hari tetapi disimpan di Unit Pengelolah, jenis ke dua
yaitu arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong, tembusan
yang rangkap (double), arsip yang penting tetapai sudah menurun penggunaannya
langsung dipindahkan ke Unit kearsipan, menjadi arsip inaktif.
Berikut Dasar Hukum Penyusutan Arsip
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
3. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor : 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip
Inaktif.
4. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor : 02/SE/1983 tentang Nilai Guna Arsip.
5. Keputusan Pimpinan Instansi Pemerintah/Lembaga Negara/Badan Pemerintah
masing-masing.
5. Pemusnahan
Pada tahap pemusnahan ini, yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai
nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan Swasta.
Sesuai dengan pasal 7 peraturan pemerintah Nomor 34/1979 pemusnahan arsip dapat
di lakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan pemerintahan terhadap arsip
yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu
penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi
masing-masing.
Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 tahun atau lebih di
tetapkan oleh pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan
setelah mendengar pertimbangan Panitia Peneliti arsip yang telah di bentuk olehnya

dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua Badan pemeriksa


keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang administrasi
kepegawaian Negara sepanjanh menyangkut arsip kepegawaian. Pimpinan lembaga
atau badan pemerintah menetapkan keputusan sebagaimana dimaksud di atas setelah
mendapat persetujuan dari Kepela Arsip Nasional.
Pemusnahan arsip di lakukan secara total sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi
maupn bentuknya dan di saksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum atau
perundang-undangan dan bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau
badan pemerintah yang bersangkutan.
Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan
organisasi menyangkut arsip-arsip yan tidak penting bagi kegunaan unit pengolah,
khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya
harus melakukan ketentuan pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsiparsip yang akan dimusnahkan, Diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang, dan
Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.
6. Penyimpanan di Unit Pusat Arsip
Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip
inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanan nya pada unit kearsipan di kantor
masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu
organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan
komnbinasi kedua system. Pemilihan sistemtersenut harus mempertimbangkan faktor
jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti
seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi,
berapa kantor cabang yang di miliki, dan sejenisnya.
- Sistem sentralisasi
Pada sistem sentralisasi semua dokumen disimpan di pusat penyimpan. Unit
bawahnya

yang

ingin

menggunakan

dokumen

dapat

menghubungi

untuk

mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Ada


beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain : mencegah duplikasi,
layanan yang lebih baik, adanya keseragaman menghemat waktu. Sedangkan kerugian
sistem sentralisasi antara lain : kesulitan fisik, kebocoran informasi, berbagai bagian
mungkin memiliki kebutuhan yang berlainan.
-

Sistem desentralisasi

System ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen di masing-masing


unit. Keuntungan dari sistem ini antara lain : dekat dengan pemakai, sistem ini sangat
cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian di sistem di bagian
yang bersangkutan, system ini juga akan menghemat waktu. Sedangkan kerugiannya
antara lain : pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena banyak duplikasi atas
dukungan yang sama.
-

Sistem kombinasi

Pada sistem kombinasi masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di


bawah control system terpusat. Keuntungannya antara lain : adanya system
penyimpanan dan temu balik yang seragam, menekan duplikasi dokumen,
memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan
pemusnahan. Kerugiannya antara lain : karena dokumen yang bertautan tidak
ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan
dokumen yang di maksud. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum
atau tidak ada.
7. Arsip Nasional atau Arsip Nasional Daerah
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam daur kehidupan arsip, yaitu tahap
penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah.

Arsip-arsip yang

akan dipindahkan ke Arsip Nasional dibuatkan daftar yang berisi antara lain:
1. Nama departemen atau instansi yang akan mengirimkan
2. Kode dan pokok masalah
3. Kode dan masalah
4. Jenis fisik arsip (photo, mikro film, dan lain-lain)
5. Tahun, bulan, tanggal berkas
6. Sistem penyimpanannya
7. Jumlah berkas
Daftar arsip ini sangat dibutuhkan oleh pihak yang mengirimkan maupun arsip
nasional RI untuk mengetahui arsip apa yang akan disimpan di Arsip Nasional. Di
samping daftar penyerahan arsip juga disertai dengan berita acara penyerahan arsip
yang dibuat oleh masing-masing organisasi.

KONTROL ARSIP
Kontrol atau pengendalian merupakan suatu proses dalam mengarahkan sekumpulan
variabel untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Dasar dari
semua Proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel atau
sekumpulan variabel guna mencapai tujuan tertentu. Variabel yang dimaksud berupa manusia,
mesin dan organisasi. (Evans dan Lindsay, 2007).
Dokumen atau arsip harus diarahkan atau dikendalikan untuk memudahkan
pengambilan, penjagaan, dan menghindari kerusakan atau kehilangan, juga agar tidak
bertentangan dengan peraturan atau Undang-Undang. Organisasi harus membuat dan
memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar
Internasional untuk menjamin bahwa:
a)

dokumen dapat ditemukan

b)

dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil

yang berwenang;
c)

Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-

kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;


d)

Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan

pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.
e)

Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan

diidentifikasi dengan sewajarnya.


Dokumentasi harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk tanggal revisi) dan mudah
teridentifkasi, dipelihara dalam suatu cara yang baik dan dieimpan untuk perioda tertentu.
Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan
modifikasi berbagai tipe dokumen.
(Sumber: ISO 14001: 1996)

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan bahwa informasi yang tepat
tersedia, di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang
nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah
ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca:informasi), khususnya pada saat paling
dibutuhkan.
Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan Pengkajian dokumen
sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek
di lapangan, Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai
dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan Persetujuan oleh orang yang berwenang supaya
komitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya.
Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang
berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja
(stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).

WAWANCARA
Narasumber: Ibu Wawat Setiawati S.IP (Pengelola Arsip di Record Centre FIKOM UNPAD)
Waktu: Rabu/5 Oktober 2016 Pukul 13:00 WIB
Tempat: Record Centre FIKOM UNPAD
Transkrip Hasil Wawancara:
Pewawancara (P) : Assalamualaikum Ibu, ibu Wawat nya ada?
Narasumber (N): Waalaikumsalam, saya sendiri. Ada apa dek?
P: Kita dari mahasiswa ilmu perpustakaan mau wawancara ibu sebentar, boleh bu?
N: Oh boleh-boleh, silahkan.
P: Nah, kita mau bertanya soal daur hidup dan alur arsip bu. Sebelumnya, bagaimana bu di
FIKOM sampai adanya record centre ini?
N: Fikom itu baru akhir 2014 mulai menata arsip. Itupun setelah beberapa pegawai di ikut
sertakan diklat tingkat ahli untuk kearsipan. Darisitu lah kita mulai tergerak, betapa
pentingnya arsip. Terus terang, selama berdirinya fikom beberapa puluh tahun itu, arsip tidak
pernah tersentuh. Saya tidak tahu arsip yang lalu seperti apa. Nah saya mulai benahi sedikitsedikit sampai akhirnya terbentuklah record centre ini. Itu bukan perjuangan yang mudah lho.
kita buat proposal, kita tunjukan kinerja bahwa kita benar-benar serius mengelola arsip.
P: Oh seperti itu, Kalau manajemen kearsipannya bagaimana ibu?
N: Nah kalau manajemennya sendiri sebetulnya kita memang lagi tata nih karena saya disini
baru sebulan.
P: Wah, dan ibu sendiri disini?

N: Sendirian dan sekarang dibantu oleh pramukantor dari golongan satu membantu untuk
teknis nya yang memilah, saya beritahu seperti ini seperti itu. Saya sendiri baru membuat
SOP atau Standar Operasional Prosedur. Bagaimana sih proses pengelolaan arsip yang
benar? Langkah-langkahnya seperti apa? Awalnya itu yang dibuat itu misalnya standar
pemindahan arsip inaktif misalnya dari jurusan sampai ke record centre itu seperti apa? Itu
yang saya lagi buat dan belum di sahkan oleh pimpinan. Jadi masih berupa konsep. Lalu,
Bagaimanasih proses penataan arsip aktifnya? Itu juga sudah kita buat. Bagaimana proses
pengklasifikasian, proses pemusnahan, dan sebagainya itu kita sudah buat tinggal disahkan.
Jadi, banyak sekali yang harus dilakukan. Kita lakuin step by step aja karena saya masih
sendiri dan temen temen arsiparis ahlinya sedang bertebaran di tiap bagian gitu ya.
P: Jadi manajemen arsipnya baru mau diterapkan ya bu, nah kalau kontrol arsip itu seperti
apa bu?
N: Nah, kalau kontrol arsipnya, Kitakan sudah punya ada yang namanya klasifikasi arsip, itu
sudah ada, dan itu universitas yang buat. Fakultas hanya tinggal melaksanakan. Hanya ini
mau tidak fakultasnya melaksanakan dan menerapkan itu? Tapi saya fikir kalau nggak kita
siapa lagi ya? Sementara arsip itu,saya menyadari betapa pentingnya arsip, betapa
bergunanya arsip, betapa bisa menjadi nilai sejarah, dan pelestari informasi. Kita juga harus
mencari arsip-arsip sejarah fikom yang dimana itu sekian puluh tahun lalu? berarti kita harus
mencari bukan DPO ya tapi DPA (Daftar Pencarian Arsip). Berarti SOP nya harus dibuat kan.
Jadi step by step aja. Manejemen arsip sedang kita tata dan kelola dan saya juga perlu tenaga
kalian untuk membantu.
P: Wah bisa-bisa bu.
N: Nah ayo, Saya ingin di ruangan ini nanti di tempel daur hidup arsip, kalian kan bisa
desain, bisa computer ya. Saya butuh untuk dari SOP itu, dari manajemen arsip itu nanti
dituangkan dalam bentuk gambar. Dan sebagainya gitu. Saya butuh kalian karena kan
mahasiswa berfikir nya kreatif jauh kedepan gitu. Kan dari perpustakaan itu bagaimana
menyajikan data menjadi sebuah informasi kan, kita juga punya beberapa foto yang di
museum, itu baru kita dapatkan, lagi di bersihkan, dan lain-lain gitu. Nah kedepannya saya
ingin kalian menggali informasi itu lalu kita kerjasama dengan lab fotografi mau diapakan,
nanti dijadikan sebuah informasi yang nantinya ditempel di museum atau dimana gitu ya.
Membuat SOP kan manajemen arsip juga ya?. Saya juga bekerja sambil belajar, saya tertarik

dengan arsip. Wah ternyata dari data yang ada itu kita bisa olah menjadi sebuah informasi,
ternyata dari data kita bisa bikin karya tulis. Nah jadi, kontrol arsip nya selama ini sih belum,
baru mau dilakukan. Baru mau menyebar klasifikasi dulu, saya harus memecaah klasifikasi
orang-orang tidak males membacanya. sebagian kontrol ya klasifikasi itu, misal ini klasifikasi
untuk bagian akademik, Nanti dibuat, nah JRA (Jadwal Retensi Arsip nya sudah di sah kan
oleh ANRI (pada bulan September). Jadi kapan arsip itu musnah, itu kan berbeda-beda jadi
tergantung seberapa penting arsip itu bagi kita. Nah jadi, JRA sudah ada, klasifikasi dari
UNPAD ada, dari sini kita bisa mengontrol arsip. Dari mengontrol arsip sampai
memusnahkan itu prosesnya sangat panjang, nah saya baru melakukan pembenahan itu saat
ini dari gudang ke gudang.
P: Wah gudang bu? Lalu bagaimana keadaannya?
N: Keadaan arsip kita yang dulu? Wah. segudang penuh dan sudah bau apek itu saya ambil
dari gudang gedung 1 dan gedung 5. Kalian mau liat arsip gedung 5 yang dilimpahkan
kepada kita seperti apa? Ayo nanti kita lihat. Nah, itu karena JRA nya belum di sah-kan. Kita
baru terbelalak setelah beberapa org diikut sertakan dalam diklat. Setelah ANRI mengundang
perguruan tinggi.karena itu sebenarnya masuk lho dalam Undang-Undang. Nah, saya masih
melakukan pembenahan untuk melakukan kontrol itu, misalnya klasifikasi SBP kemudian ini
JRA nya dan misalnya aktifnya setahun atau dua tahun, inaktifnya berapa tahun, nah ketika
inaktif kan harus diserahkan kesini. Prosesnya ada berita acara, persetujuan yang sampai
ketua UPT.
P: Kalo jenis-jenis arsip itu seperti apa ya bu?
N: Jenis-jenis arsip itukan sebetulnya ada banyak, ada arsip dinamis yang didalamnya itu
ada arsip aktif dan inaktif. arsip aktif itu arsip yang masih digunakan secara terus menerus.
Ada arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun misal hanya
sewaktu-waktu saja digunakan, karena arsip kan sebagai bahan rujukan pimpinan dalam
membuat keputusan. Lalu, ada juga arsip vital, yaitu arsip yang sangat penting untuk
berlangsungnya sebuah organisasi. Ada juga arsip statis yaitu arsip yang mengandung nilai
kesejahteraan sudah dipermanenkan dan ada ketentuan-ketentuan khususnya.
P: Oh seperti itu, iya bu terimakasih atas waktunya. Kami harus kembali ke kelas. Mohon
maaf mengganggu. Terimakasih bu, Assalamualaikum.

N: Iya sama-sama, Walaikumsalam.

LAMPIRAN:
1. Penataan arsip di ruang record centre.

2. Arsip vital yang sedang di olah.

3. Kondisi Arsip yang dilimpahkan dari gedung 5.

DAFTAR PUSTAKA
Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran
Modern. Jakarta: Karya Utama.
Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan keIV. Bandung: Mandar Maju.
http://www.pws.gov.nt.ca/pdf/recordsManagement/bulletins/PDFBulletin_06.pd (diakses 5
oktober 2016)
http://www.paradigm-consultant.com/2009/07/23/pengendalian-dokumen/ (diakses 4 Oktober
2016)
Hasil Wawancara dengan ibu Wawat Setiawati S.IP (5 oktober 2016 pukul 13:00 WIB)