Manual Procedimientos Del Mantenimiento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL DE
MANTENIMIENTO
INDUSTRIAS QUIMICAS CARTAGENA SAS.
MANUAL
PROCEDIMIENTOS DE
MANTENIMIENTO
(MPM)
MPM-V01
ELABORACIN
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Coordinacin de
Gerencia
Mantenimiento
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El presente Manual constituye un documento institucional concertado y de

uso exclusivo.
Cualquier cambio o aporte en la informacin registrada en l deber ser
evaluado y autorizado por la Directiva de INDUSTRIAS QUIMICAS
CARTAGENA SAS.
Se prohibe su reproducin total o parcial, sea en medio fisico o electronico sin
previa autorizacin escrita de Gerencia.
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PROCEDIMIENTOS DE
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INTRODUCCIN
El mantenimiento es un proceso muy importante para cualquier tipo de
organizacin, puesto que con ste podemos reparar o reacondicionar las
mquinas y/o equipos.
Cabe destacar que el propsito del mantenimiento se hace evidente, cuando todos
los otros componentes de la empresa estn relacionados de forma ptima y
trabajando en equipo, ya que si no se gestionan adecuadamente las obligaciones,
se tendrn falencias al momento de implementar los proyectos y/o planes del
mantenimiento.
En este documento se explica el modo de actuar frente al mantenimiento y
reparacin de aquellos equipos y mquinas de planta y almacn que tienen una
repercusin importante sobre la calidad de los productos o servicios ofrecidos a
los clientes de la empresa. Estos equipos son por lo tanto, la principal herramienta
para la produccin y sostenimiento de la empresa y como tales, se les debe dar un
cuidado y manejo eficaz para asegurar mayores beneficios y reducir perdidas.
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PROCEDIMIENTOS DE
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OBJETIVO
Con este manual se buscan principalmente, mostrar los pasos requeridos para
generar y ejecutar los proyectos y/o actividades de mantenimiento de la empresa,
de tal forma que cada paso a realizar sea adecuado y beneficioso para la
organizacin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Establecer y mejorar continuamente los procesos de mantenimiento.
Optimizar las actividades de mantenimiento, con el fin de tener la mayor

disponibilidad por parte del equipo.
Asignar correctamente las autoridades y responsabilidades de los

encargados de ejecutar los procedimientos del mantenimiento.
Cumplir con las polticas de la empresa a la hora generar planes y cumplir

las actividades de mantenimiento.
Capacitar al personal sobre los planes y procedimientos a seguir al

momento de ejecutar las actividades del mantenimiento.
Implementar y mantener las metodologas necesarias para el cumplimiento

de este manual.
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INDICE
INTRODUCCIN __________________________________________________ 3
OBJETIVOS _____________________________________________________ 4
Objetivo general
Objetivos especficos
1. DEFINICIONES _______________________________________________ 6
2. DESCRIPCIN DE FUNCIONES DE LA GERENCIA ___________________ 7
3. REQUISITOS Y FUNCIONES DE LA PERSONA ENCARGADA DE LA
COORDINACIN DEL MANTENIMIENTO _____________________________ 7
4. MODO DE ACTUAR ____________________________________________ 8
5. DESCRIPCIN DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
5.1 PROCEDIMIENTO POST-ADQUISICIN DE EQUIPO ______________ 10
5.2 MANTENIMIENTO PREDICTIVO _______________________________ 13
5.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO _______________________________ 15
5.4 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ______________________________ 17
6. SITUACIONES EXCEPCIONALES _________________________________ 19
7. RESPONSABILIDADES _________________________________________ 19
8. ARCHIVOS Y REGISTROS ASOCIADOS ___________________________ 20
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS _____________________________________ 20
10. ANEXOS ____________________________________________________ 24
1. DEFINICIONES
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Mquina: Es un conjunto de elementos mviles y fijos cuyo funcionamiento

permite aprovechar, dirigir, regular o transformar la energa que recibe (sea
energa elctrica, trmica, etc.), o realizar un trabajo; el cual en muchas
ocasiones no es posible que lo haga el hombre.
Equipo: Coleccin de utensilios, instrumentos y aparatos especiales que
permiten realizar funciones tales como facilitar el trabajo a las personas,
tomar mediciones, etc.
Mantenimiento predictivo: Es un tipo de mantenimiento, el cual por medio
de acciones tcnicas se busca conocer el estado actual de una mquina y/o
equipo, adems de que se busca predecir su estado en el futuro, por medio
de metodologas estadsticas.
Mantenimiento preventivo: Tipo de mantenimiento que se realiza en una
frecuencia de tiempo, para reacondicionar una mquina y/o equipo, por
medio de una sustitucin o ajuste de piezas.
Mantenimiento correctivo: Tipo de mantenimiento que se aplica cuando
se presenta un mal funcionamiento en la mquina y/o equipo.
Se realiza con el fin de reparar y volver a colocar en marcha a dicha
mquina y/o equipo.
2. DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LA GERENCIA
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La Gerencia de INDUSTRIAS QUIMICAS CARTAGENA SAS. es

responsable de establecer la poltica que se aplica a la hora de generar
proyectos o cumplir las actividades de mantenimiento.
La gerencia de INDUSTRIAS QUIMICAS CARTAGENA SAS. en ciertas

ocasiones contrata el servicio de personal experimentado y calificado para
realizar algunas tareas de mantenimiento.
La gerencia de INDUSTRIAS QUIMICAS CARTAGENA SAS. delega en

forma escrita, todo lo relacionado con los procedimientos del
mantenimiento, especificando mtodos, deberes y responsabilidades en
este manual.
La Gerencia de INDUSTRIAS QUIMICAS CARTAGENA SAS. deber

asignar a una persona como encargada de la coordinacin del
mantenimiento, esta persona tendr la autoridad para solicitar la
colaboracin del personal y para ejercer la supervisin de las medidas de
control.
La Gerencia de INDUSTRIAS QUIMICAS CARTAGENA SAS. deber

revisar y aprobar los presupuestos de mantenimiento los cuales deben
incluir conceptos de costo de mano de obra, herramientas, repuestos y
materiales.
3. REQUISITOS Y FUNCIONES DE LA PERSONA ENCARGADA DE LA

COORDINACIN DEL MANTENIMIENTO
A. REQUISITOS
La persona encargada de la supervisin y ejecucin del MPM (Llamado desde
ahora Coordinador de mantenimiento) tendr que cumplir los siguientes
requisitos:
Tener grado tecnolgico en una de las siguientes reas de mecnica
industrial/elctrica/afines con 3 aos de experiencia como mnimo.
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Capacitado en Mantenimiento.
Capacitado en Normas Nacionales e Internacionales relacionadas con el

rea de Mantenimiento y afines.
Capacitado en Seguridad Industrial y normas relacionadas.
B. FUNCIONES
El Coordinador de Mantenimiento deber velar por el cumplimiento de las medidas
estipuladas en este manual y sus reas de responsabilidad son las siguientes:
Define y planifica la poltica de mantenimiento, con el objetivo de mejorar el

modelo preventivo y establecer metodologas operativas de mantenimiento
de manera racional.
Asegura el correcto funcionamiento de los equipos de trabajo y de las
instalaciones de la empresa.
Planifica los mantenimientos preventivos y predictivos de las lneas de
produccin, asegurando su funcionamiento.
Crea y mantiene actualizados los manuales de mantenimiento preventivo y
predictivo, verificando su mantenimiento.
Asigna los trabajos de mantenimiento.
Direccin, gestin y motivacin de los equipos de mantenimiento.
Coordina procesos con el jefe de produccin y con otros jefes de
departamentos de la empresa, con el objetivo de disear y poner en
prctica el mantenimiento de cada uno de los departamentos.
Junto con el responsable de prevencin de riesgos laborales coordina las
acciones del mantenimiento de la maquinaria, equipos de trabajo e
instalaciones para evitar accidentes.
Planifica y asigna las actividades del personal a su cargo.
Coordina y supervisa los trabajos de instalacin de equipos y su respectivo
mantenimiento.
Ordena y supervisa la reparacin de equipos.
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Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de

mantenimiento y reparaciones.
Elabora solicitudes de materiales y repuestos.
Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las
tareas asignadas.
Rinde informacin al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones
realizadas.
Efecta inspecciones de las instalaciones para detectar fallas y recomendar
las reparaciones pertinentes.
Planifica, coordina y controla el mantenimiento preventivo y correctivo de
equipos y sistemas elctricos, electrnicos y/o mecnicos.
Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas.
Controla las horas de sobretiempo de los trabajadores.
Controla y registra la asistencia y permiso del personal a su cargo.
Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados.
Supervisa, controla y evala al personal a su cargo.
Detecta fallas, dificultades y/o problemas que se presenten durante la
ejecucin del trabajo y decide la mejor solucin.
Tramita requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones.
Estima el costo de las reparaciones necesarias.
Prepara rdenes de ejecucin de trabajo.
Adiestra al personal a su cargo sobre los trabajos a realizar.
Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y
reparaciones, e imparte las correspondientes rdenes para la solucin de
stos problemas.
Elabora y presenta los reportes estadsticos referidos a aspectos de su
competencia.
Transcribe y da acceso a dicha informacin.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad
industrial, establecidos por la empresa.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
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Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
4. MODO DE ACTUAR
Cada vez que se presente la adquisicin de un equipo nuevo, el Coordinador de
Mantenimiento debe registrar dicho equipo en el Inventario de Maquinaria (Ver
Anexo 01), estudiar el manual de instalacin, operacin y mantenimiento,
capacitase en instalacin/puesta en marcha del equipo, asegurarse de que el
equipo funciona tal cual como el fabricante especific y crear un plan de
mantenimiento basado en las necesidades y frecuencia de trabajo del equipo. Este
plan de mantenimiento debe contener los siguientes formatos por equipo:
Hoja de vida del equipo (Ver Anexo 02).

Historial de mantenimiento del equipo (Ver Anexo 03).
Descripcin de actividades de mantenimiento del equipo (Ver Anexo 04).
Manual de instalacin, operacin y mantenimiento del equipo.
Cuando el Jefe o los operarios de planta observen un fallo o problema en el

equipo o la mquina, se avisa al Coordinador de Mantenimiento para que proceda
a gestionar su reparacin. Las averas o labores de mantenimiento, en caso de ser
resueltas con medios propios y/o que no requieran gran esfuerzo para
solucionarse en el menor tiempo posible se anotan en el formato de Historial de
Mantenimiento de la mquina, especificando el trabajo realizado, los materiales
utilizados y la persona responsable. En caso contrario que se presente un evento
que requiera una mayor atencin y una exigencia mayor de materiales, repuestos
y herramientas, se procede a gestionar el formato de Orden de Trabajo (Ver
Anexo 06) donde se especifican el trabajo a realizar, la naturaleza de la falla, se
hace un estimado del tiempo que dura la reparacin, los costos de la misma, entre
otros datos. Todas las labores de reparacin y mantenimiento han de quedar
registradas en el formato Historial de Mantenimiento del equipo (Ver Anexo
03), siendo responsabilidad del Coordinador de Mantenimiento que esto se lleve a
cabo, bien por l, o bien por el personal responsable del equipo o mquina si es el
caso.
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Al menos una vez al ao, el Coordinador de Mantenimiento estudia el

mantenimiento realizado durante el ejercicio anterior y propone acciones de
mejora para el periodo siguiente (bsqueda de proveedores de repuestos o
consumibles, variacin en la frecuencia del mantenimiento de cierto equipo,
cambiar el modo en que se realiza el mantenimiento al equipo, implementar
estrategias de mantenimiento predictivo, crear propuestas de formacin, mejoras
en la maquinaria, etc.). El Coordinador de Mantenimiento es responsable de
analizar y presentar en la revisin del sistema, los datos ms representativos del
plan de mantenimiento realizado as como los recursos que estime necesarios
adquirir. En estas revisiones se estudiar la conveniencia o no de las propuestas.
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5. DESCRIPCIN DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

5.1
PROCEDIMIENTO POST-ADQUISICIN DE
EQUIPO
SE ADQUIERE
UN NUEVO
EQUIPO
SE COMPRUEBA EL
ESTADO Y SE
REGISTRA EL NUEVO
EQUIPO
CREACIN DE
FORMATOS DE
MANTENIMIENTO
POR EQUIPO
SE INSTALA Y SE
CAPACITA AL
PERSONAL DE MNTO
Y OPERARIOS
SE REALIZA LA PUESTA EN
MARCHA DEL EQUIPO Y SE
PRUEBA SU
FUNCIONAMIENTO
2
Figura 1. Proceso
de la elaboracin
de planes de
mantenimiento
cuando se
adquiere un
nuevo equipo.
SE ELABORA LA HOJA
DE VIDA DEL EQUIPO
SE ELABORA EL PLAN DE
MANTENIMIENTO DEL
EQUIPO
REVISIN DEL PLAN DE
MANTENIMIENTO POR
PARTE DE GERENCIA
SE ALMACENA EN LOS ARCHIVOS

ES APROBADO POR
MANUAL
FISICOS Y ELECTRONICOS DE LA
GERENCIA?
ELABORACIN
PROCEDIMIENTOS
DE
EMPRESA Y SE PROCEDE
CON SU
MANTENIMIENTO
APLICACIN
N
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S
I
PASO 1. Despus de adquirir un equipo, se debe comprobar el buen estado del

mismo (piezas, estructura, etc.) y se debe registrar con nombre, marca, referencia,
serie y un cdigo interno; con base al formato de Inventario de Maquinaria (MPMF-01-CM).
IQC
LL
Planta
2 primeras
donde est letras del
ubicado
nombre del
equipo
100
Orden del
equipo
dentro de la
planta
Cantidad
de
equipos
iguales
El cdigo interno consiste en las iniciales de la planta donde est ubicado el

equipo, seguido de las dos primeras letras de su nombre y 2 nmeros
consecutivos basados en el orden del equipo dentro de la planta y cantidad de
equipos iguales que se tienen en la empresa. Adems, los manuales y las
especificaciones tcnicas de los equipos deben ser guardados.
Responsable: Coordinacin de mantenimiento.
PASO 2. Se procede con la instalacin del equipo y se capacita al personal de
mantenimiento y a los operarios de planta sobre el equipo, su puesta en marcha,
su funcionamiento y recomendaciones de mantenimiento del fabricante o de la
persona encargada de la instalacin del equipo.
Responsable: Coordinacin de mantenimiento, persona encargada de la
instalacin.
PASO
3. Se procede con la puesta en marcha del equipo y se verifica su

funcionamiento segn las especificaciones dadas por el
fabricante.
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Responsable: Jefe de planta, Operario.

PASO 4. Es importante realizar la hoja de vida del equipo, en donde se
especifiquen sus partes y piezas importantes, repuestos necesarios junto con sus
caractersticas y parmetros; con el fin de realizarle un mantenimiento ptimo.
Dicha hoja de vida se debe regir con base al formato de Hoja de Vida de equipo
(MPM-F-02-CM).
PASO 5. Se elabora el Programa de Mantenimiento y se ajustan los formatos de
Historial de equipo (MPM-F-03-CM), Descripcin de actividades (MPM-F-04-CM) y
Reporte semanal (MPM-F-05-CM) acorde al equipo y sus necesidades de
mantenimiento.
PASO 6. Luego el plan de mantenimiento pasa por la gerencia, la cual debe
revisar y certificar que el plan de mantenimiento es acorde con las necesidades
del equipo. La aprobacin de gerencia indicar la viabilidad del plan de
mantenimiento.
Responsable: Gerencia.
Si dicho plan de mantenimiento no recibe el visto bueno de gerencia, debe
ser revisado nuevamente para corregir errores y falencias. No se pondr en
prctica dicho plan hasta recibir la aprobacin de gerencia.
PASO 7. Despus de recibir la aprobacin de gerencia, se procede a guardar
registro en medio fsico y electrnico de los formatos e instrucciones de
mantenimiento que deben ser aplicados desde este momento.
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5.2 MANTENIMIENTO PREDICTIVO

INCIO
SE PROCEDE A
OPERAR EL EQUIPO
SE EJECUTA
SEGN LO
ESTABLECIDO EN
LA ORDEN DE
TRABAJO
SE DA LA ORDEN DE INICIAR
EL PROCEDIMIENTO DE
DIAGNOSTICO
SE REALIZA EL
DIAGNOSTICO
SE DETECTA ALGUNA
FALLA EN EL EQUIPO?
COMPLEMENTAR
FORMATO DE
DESCRIPCIN DE
ACTIVIDADES
SI
SE PROCEDE A REALIZAR
EL RESPECTIVO
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
N
O
SE ALMACENA LA INFORMACIN EN LOS
REPORTES Y EN EL HISTORIAL DE
EQUIPO Y SE PROCEDE A ESTABLECER
ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
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Figura 2. Proceso de la ejecucin del mantenimiento predictivo
PASO 1. Se procede a operar el equipo, siendo esto previamente autorizado por el

encargado del mantenimiento.
Responsable: Operario del equipo
PASO 2. Se da la orden de llevar a cabo el trabajo correspondiente, apegndose a
las fechas y horarios establecidos en la Orden de Trabajo para dicha actividad
(MPM-F-06-CM).
Responsable: Coordinador de mantenimiento, autorizado previamente por
gerencia.
PASO 3. Se realizan las actividades requeridas para el chequeo y monitoreo del
equipo, con el fin de conocer su condicin actual siguiendo lo descrito en la Orden
de Trabajo (MPM-F-06-CM).
Luego, por medio de metodologas estadsticas, de anlisis y diagnstico, se
busca predecir el estado del equipo en un futuro y as asignar adecuadamente las
prximas fechas y actividades de mantenimiento preventivo, complementando el
formato Descripcin de Actividades de Mantenimiento (MPM-F-04-CM) de dicho
equipo.
Responsable: Tcnico de mantenimiento.
PASO 4. Despus de corroborar que el equipo funciona correctamente, se deben
generar los reportes, datos e informacin pertinente para su consecuente anlisis
y almacenamiento, teniendo en cuenta reportar dicha actividad en los formatos de
Reporte Semanal de Mantenimiento (MPM-F-05-CM) y de Historial de
Mantenimiento de equipo (MPM-F-03-CM).
Nota: En caso de que el equipo presente alguna anomala luego de su monitoreo,
es requerido que se le aplique mantenimiento correctivo.
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5.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

INCIO
SE VERIFICA FORMATO DE
DESCRIPCIN DE
SE REQUIERE UNA ORDEN DE
TRABAJO?
N
O
GESTIN DE MATERIALES
Y HERRAMIENTAS
NECESARIOS
SI
EMITIR
SOLICITUD DE
REPUESTOS Y
MATERIALES DE
SER NECESARIO
SE GESTIONA LA ORDEN
DE TRABAJO
Y HERRAMIENTAS
NECESARIOS
SE EJECUTA LA
ACTIVIDAD DE
MANTENIMIENTO
FINALIZA LA
ACTIVIDAD DE
MANTENIMIENTO
Figura 3. Proceso de la
ejecucin del
mantenimiento preventivo
SI
SE PROCEDE A
OPERAR
NORMALMENTE
SE DETECTA ALGUNA
FALLA?
N
O
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EMPRESA, SE REGISTRA EN EL
HISTORIAL DE MANTENIMIENTO DEL
EQUIPO Y EN EL FORMATO DE
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
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PASO 1. Se verifican las actividades correspondientes a la fecha en el formato de

Descripcin de Actividades de Mantenimiento (MPM-F-04-CM)
PASO 2. Se revisa la necesidad de emitir una orden de trabajo. El criterio para
esta decisin se basa en el hecho de que hay ciertas actividades cuya facilidad no
exige la aplicacin de una orden de trabajo. De lo contrario, es normativa la
gestin de una Orden de Trabajo (MPM-F-06-CM).
Responsable: Coordinacin
mantenimiento.
de
mantenimiento,
operario,
tcnico
de
PASO 3. Se piden los repuestos y herramientas requeridas si estn en el

inventario, o se cotizan los repuestos y/o las herramientas para que la compra sea
aprobada por gerencia y consecuente a esto, se solicita el dinero a caja para
poder realizar dicha compra; siguiendo el formato de la Solicitud de repuestos y
materiales (MPM-F-07-CM).
Responsable: rea de mantenimiento.
PASO 4. Se lleva a cabo la actividad de mantenimiento, apegndose a los
parmetros y fechas establecidos en el programa de mantenimiento de la
Descripcin de actividades (MPM-F-04-CM) y en la Orden de Trabajo (MPM-F-06CM) en caso de que haya sido gestionada.
Responsable: Coordinador de mantenimiento, tcnico de mantenimiento, Operario,
autorizado previamente por gerencia.
PASO 5. Se finaliza la actividad de mantenimiento y se procede a operar el
equipo, siendo esto previamente autorizado por el encargado del mantenimiento.
Responsable: Operario.
generar los reportes y registrar lo realizado en los formatos de Reporte Semanal
de Mantenimiento (MPM-F-05-CM), Historial de Mantenimiento (MPM-F-03-CM) y
de Descripcin de Actividades (MPM-F-04-CM) para su consecuente anlisis y
almacenamiento.
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Nota: En caso de que el equipo presente alguna anomala luego de su
reacondicionamiento, es necesario repetir el PASO 4.
5.4 MANTENIMIENTO CORRECTIVO
INCIO
SE PRESENTA UNA FALLA

EN EL EQUIPO O MAQUINA
SE REQUIERE UNA ORDEN DE
TRABAJO?
Y HERRAMIENTAS
NECESARIOS
SE GESTIONA LA ORDEN
DE TRABAJO
EMITIR
SOLICITUD DE
REPUESTOS Y
MATERIALES DE
SER NECESARIO
Y HERRAMIENTAS
NECESARIOS
SE EJECUTA LA
ACTIVIDAD DE
MANTENIMIENTO
FINALIZA LA
ACTIVIDAD DE
MANTENIMIENTO
Figura 3. Proceso de la
ejecucin del
mantenimiento correctivo
SE PROCEDE A
OPERAR
NORMALMENTE
SE DETECTA ALGUNA
FALLA?
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EMPRESA, SE REGISTRA EN EL
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EQUIPO.
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Figura 4. Proceso de la ejecucin del mantenimiento correctivo

PASO 1. Cualquier integrante de la empresa detecta una falla en la maquinaria o
equipo, la cual puede ser una falla total o potencial (parcial), luego procede a
reportarle a su lder de rea, quien procede a notificarle a mantenimiento.
Responsable: Jefe de planta, operario.
PASO 2. Se revisa la necesidad de emitir una orden de trabajo. El criterio para
esta decisin se basa en el hecho de que hay ciertas actividades cuya facilidad no
exige la aplicacin de una orden de trabajo. De lo contrario, es normativa la
gestin de una Orden de Trabajo (MPM-F-05-CM).
PASO 3. Se piden los repuestos y herramientas requeridas si estn en el
inventario, o se cotizan los repuestos y/o las herramientas para que la compra sea
aprobada por gerencia y consecuente a esto, se solicita el dinero a caja para
poder realizar dicha compra; siguiendo el formato de la Solicitud de repuestos y
materiales (MPM-F-06-CM).
PASO 4. Se lleva a cabo la actividad de mantenimiento, apegndose a los
parmetros establecidos en la Orden de Trabajo (MPM-F-05-CM) en caso de que
haya sido gestionada.
Responsable: Coordinador de mantenimiento,
autorizado previamente por gerencia.
tcnico
de
mantenimiento,
PASO 5. Se finaliza la actividad de mantenimiento y se procede a operar el

equipo, siendo esto previamente autorizado por el encargado del mantenimiento.
Responsable: Operario.
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generar los reportes y registrar lo realizado en los formatos de Reporte Semanal
de Mantenimiento (MPM-F-05-CM) y de Historial de Mantenimiento (MPM-F-03CM) para su consecuente anlisis y almacenamiento.
Nota: En caso de que el equipo presente alguna anomala luego de su
reacondicionamiento, es necesario repetir el PASO 4.
6. SITUACIONES EXCEPCIONALES
En principio, se excluyen de este procedimiento aquellas mquinas y equipos cuyo
funcionamiento no afecte sustancialmente a la calidad de los materiales y/o
servicios prestados por Industrias Qumicas Cartagena S.A.S a sus clientes
(impresoras, fotocopiadoras, etc.). En cualquier caso, tras la revisin del sistema
de gestin de calidad, se puede estudiar la posibilidad de incluir algunos de estos
equipos en funcin del costo de reparacin, del valor del equipo, etc. Estas
inclusiones son reflejadas en el Inventario de Maquinaria (Ver Anexo 1).
7. RESPONSABILIDADES
En general, la gestin y ejecucin de los trabajos de mantenimiento y reparacin
son realizadas por el Responsable de Mantenimiento y el personal a su cargo, a
excepcin de aquellas labores que puedan ser realizadas con eficacia y eficiencia
por el personal responsable de la mquina o equipo correspondiente. Adems, el
personal es responsable de mantener los documentos generados por este
procedimiento en buenas condiciones, evitando su deterioro o prdida. El
departamento de Coordinacin de Calidad posee copia de los formatos necesarios
para este proceso, y velar por el correcto cumplimiento del mismo.
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8. ARCHIVOS Y REGISTROS ASOCIADOS

Archivo/Registro
Registro Inventario de
Maquinaria
Registro Plan de Mnto
Registro Historial de Mnto
de equipo
Registro Solicitud de
Repuestos y Materiales
Registro Orden de
Trabajo
Registro Hoja de Vida de
Equipo
Propietario
Tiempo de retencin
Coord. Mnto
> 3 aos
Coord. Mnto
Indefinido
Coord. Mnto
> 3 aos
Coord. Mnto
> 3 aos
Coord. Mnto
> 3 aos
Coord. Mnto
Indefinido
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
El Responsable de Mantenimiento dispone de la siguiente documentacin para
gestionar el mantenimiento de equipos y mquinas:
Plano de ubicacin de Equipos y Mquinas

Inventario de Maquinaria
Hoja de Vida de Mquina/Equipo
Historial de Mantenimiento de Equipo
Descripcin de Actividades de Mantenimiento por Equipo
Orden de Trabajo
Solicitud de Repuestos y Materiales
Reporte Semanal de Mantenimiento
A continuacin se explica la utilidad y el uso de cada uno de estos documentos.

Plano de ubicacin de Equipos y Mquinas:
Plano de la planta de Industrias Qumicas Cartagena S.A.S, donde se indica la
localizacin y cdigos de todos los equipos y maquinaria objeto de este
procedimiento. (Ver Anexo 8)
Inventario de Maquinaria:
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PROCEDIMIENTOS DE
MANTENIMIENTO
(MPM)
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ELABORACIN
APROBACIN
Coordinacin de
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Mantenimiento
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Lista de todas las mquinas y equipos que van a ser objeto de este procedimiento
(Ver Anexo 1). Este Inventario de Maquinaria ser elaborado por el Coordinador
de Mantenimiento y aprobado por Gerencia. En esta lista se indica el cdigo de
cada mquina, su descripcin, la cantidad disponible, el estado en el que se
encuentra y su fabricante.
Hoja de vida del Equipo o Mquina:
Documento donde se reflejan datos del equipo o mquina, tales como cdigo,
fabricante, fecha de entrada en la empresa, descripcin, situacin en la planta y
otros datos de inters, como nmero de serie, repuestos, etc. Se recogen aqu
adems si es posible, datos de contacto de las personas que suministraron el
equipo, representantes de la zona, etc., que pudieran ser de inters ante cualquier
avera o consulta. Existe una Hoja de Vida para cada equipo o mquina. Adems
de la Hoja de Vida, el Coordinador de Mantenimiento archiva otros documentos
relacionados con el equipo o mquina, como pueden ser catlogos, manual del
mantenimiento, esquemas de funcionamiento, instrucciones de uso, medidas
preventivas a tomar para evitar riesgos sobre las personas y material, etc., y el
resto de documentos citados en este procedimiento. (Ver Anexo 2)
Historial de Mantenimiento de Equipo o Mquina:
Formato en el que se registra cada una de las operaciones realizadas en el equipo
o mquina, tanto si se trata de mantenimiento preventivo como correctivo. En caso
de que sea necesaria la sustitucin o reparacin de un componente del equipo o
de la mquina, se anota en el campo correspondiente de la ficha, as como la
fecha, el nmero de la orden de trabajo si se gener una, el importe del
repuesto/reparacin, etc., con el fin de que el Coordinador de Mantenimiento lleve
un control de repuestos y gastos. Existe un Historial de Mantenimiento para cada
equipo/mquina. (Ver Anexo 3)
Descripcin de Actividades de Mantenimiento por Equipo/Mquina:
Contiene las actividades de mantenimiento que se deben realizar con cada
equipo, con la finalidad de eliminar o disminuir los problemas ms frecuentes que
provocan la paralizacin intempestiva de una o varias mquinas. Estas actividades
se obtienen de los manuales de los fabricantes, de la experiencia de los
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PROCEDIMIENTOS DE
MANTENIMIENTO
(MPM)
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trabajadores, etctera, y tienen una duracin anual o bienal, segn se vaya

comprobando su grado de eficiencia y aplicabilidad. (Ver Anexo 4)
Orden de Trabajo:
Solicitud que se genera para la solucin de una incidencia, la prestacin de un
servicio, la ejecucin de un mantenimiento o la realizacin de un proyecto. Esta
orden ser solicitada por el jefe de turno y aprobada por el encargado de
mantenimiento. Debe tenerse en cuenta que ningn trabajo podr iniciarse sin la
respectiva orden y sin que las condiciones requeridas para dicha labor hayan sido
verificadas personalmente por el encargado a menos de que dicho trabajo sea
una labor de mnima dificultad y no presente una gran exigencia en trminos
de herramientas/repuestos, para lo cual la actividad procede a ser registrada
en el Historial de Mantenimiento de Equipo/Mquina.
Para esto se debe tener en cuenta la siguiente jerarqua:
Emergencia. Son aquellos trabajos que ataen a la seguridad de la planta,
averas que significan grandes prdidas de dinero o que pueden ocasionar
grandes daos a otras unidades. Estos trabajos deben iniciarse de forma
inmediata y ser ejecutados de forma continua hasta su completa finalizacin.
Pueden tomar horas extra.
Urgente. Son trabajos en los que debe intervenirse lo antes posible, en el plazo de
24 a 48 horas despus de solicitada la orden. Este tipo de trabajos sigue el
procedimiento normal de programacin. No requiere sobretiempos, salvo que ello
sea solicitado explcitamente por la dependencia correspondiente.
Normal. Son trabajos rutinarios cuya iniciacin es tres das despus de solicitada
la orden de trabajo, pero pueden iniciarse antes, siempre que exista la
disponibilidad de recursos. Sigue un procedimiento normal de programacin.
Permanente. Son trabajos que pueden esperar un buen tiempo, sin dar lugar a
convertirse en crticos. Su lmite de iniciacin es dos semanas despus de
haberse solicitado la orden de trabajo. Sigue la programacin normal y puede ser
atendido en forma cronolgica de acuerdo con lo programado.
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PROCEDIMIENTOS DE
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En toda Orden de Trabajo debe registrarse debidamente datos como el cdigo del
equipo, la seccin de la planta a la que pertenece, la prioridad (emergencia,
urgente, etc.), la fecha, la mano de obra, los materiales, etctera. (Ver Anexo 6)
Solicitud de Repuestos y Materiales:
Para proveer de materiales y repuestos al personal de mantenimiento, se elabora
una ficha denominada Solicitud de repuestos y materiales, donde se solicita a la
dependencia correspondiente estos insumos. Esta ficha servir para llevar un
control adecuado de repuestos y materiales. Va acompaada de la orden de
trabajo.
En el Anexo 7 se muestra un ejemplo del formato de Solicitud de repuestos y
materiales, donde se debe anotar el nmero de solicitud, la fecha, el turno, el
cdigo del equipo, la seccin y la descripcin de los repuestos o materiales que se
pide.
Reporte Semanal de Mantenimiento:
Sirve para registrar los servicios efectuados durante la semana y llevar un mejor
control de los trabajos de prevencin y de los costos de los materiales empleados.
En el Anexo 5 se muestra un ejemplo del formato de Reporte semanal de
mantenimiento, donde se debe anotar la fecha, el cdigo del equipo, el nmero de
orden, el trabajo que se realiz, los materiales y los costos.
10. ANEXOS
Anexo 1. Inventario de Maquinaria
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Anexo 2. Hoja de Vida de Equipo
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Anexo 3. Historial de Mantenimiento de Equipo

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Anexo 4. Descripcin de Actividades de Mantenimiento
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Anexo 5. Reporte Semanal de Mantenimiento

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Anexo 6. Orden de Trabajo

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Anexo 7. Solicitud de Repuestos y Materiales
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Anexo 8. Plano de Ubicacin de Equipo y Maquinaria

Plano Primer Piso Planta IQC.jpg
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3. Se procede con la puesta en marcha del equipo y se verifica su

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5.2 MANTENIMIENTO PREDICTIVO

Figura 2. Proceso de la ejecucin del mantenimiento predictivo

PASO 1. Se procede a operar el equipo, siendo esto previamente autorizado por el

5.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

SE ALMACENA EN LOS ARCHIVOS

PASO 1. Se verifican las actividades correspondientes a la fecha en el formato de

PASO 3. Se piden los repuestos y herramientas requeridas si estn en el

Responsable: rea de mantenimiento.

SE PRESENTA UNA FALLA

SE ALMACENA EN LOS ARCHIVOS

Figura 4. Proceso de la ejecucin del mantenimiento correctivo

PASO 5. Se finaliza la actividad de mantenimiento y se procede a operar el

PASO 6. Despus de corroborar que el equipo funciona correctamente, se deben

8. ARCHIVOS Y REGISTROS ASOCIADOS

Plano de ubicacin de Equipos y Mquinas

A continuacin se explica la utilidad y el uso de cada uno de estos documentos.

trabajadores, etctera, y tienen una duracin anual o bienal, segn se vaya

Anexo 2. Hoja de Vida de Equipo

Anexo 3. Historial de Mantenimiento de Equipo

Anexo 4. Descripcin de Actividades de Mantenimiento

Anexo 5. Reporte Semanal de Mantenimiento

Anexo 6. Orden de Trabajo

Anexo 7. Solicitud de Repuestos y Materiales

Anexo 8. Plano de Ubicacin de Equipo y Maquinaria

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