DEPARTAMNTO DE

COMPRAS DE UN HOTEL
Control de Costos de Alimentos y Bebidas
19/Noviembre/2016
INTRDUCCION
El departamento de compras es uno de los ms importantes del

Descripcin breve
Toda la informacin recopilada sobre el
departamento de compras de un
hotel/restaurante, funciones, puestos, etc.

BRIAN ESTRELLA CORONADO

brianbec17@gmail.com

hotel. Es muy importante que las compras se centralicen por

departamento que se haga responsable de ellas, pues de esta
manera se obtienen muchas ventajas.

ORGANIGRAMA
En algunos hoteles el gerente de compras est bajo supervisin
directa del gerente general depende del gerente administrativo
o del contralor general.
Gerente de
compras
Comprador

Secretaria

DESCRIPCION DE PUESTOS Y FUNCIONES

GERENTE DE COMPRAS:
Responsable de compras (alimentos bebidas y suministros)

Selecciona los proveedores

Establece, con la autorizacin del gerente, polticas de
compra.
Solicita cotizaciones

Proporciona reportes
Vigila mximos, mnimos y la circulacin de mercanca.
Formula pedidos a los proveedores
Supervisa que se surtan los pedidos
Anota los porqu de la eleccin del proveedor
Elabora catlogos catlogos de artculos y proveedores.
CHOFER DE COMPRAS:
Compra mercanca para el hotel dentro de la ciudad.
Evala la calidad de la mercanca
Evala la validez de las facturas
Paga algunas mercancas que compra l directamente
Entrega mercanca al almacn o cocina
Transporta la mercanca comprada en el vehculo del hotel
Entrega las hojas de pedido a algunos proveedores locales.
POLTICAS DE COMPRA: Son variadas dependiendo del tema;
Toda compra mayor de cierta cantidad se pagar con cheque
El departamento de compras se encargar de las
reclamaciones y de los ajustes con proveedores
Los presupuestos y las cotizaciones de proveedores son
confidenciales
Todo rechazo o devolucin de mercancas debe ser del
conocimiento del gerente.

ESPECIFICACIONES ESTNDAR DE COMPRA:

Con la colaboracin indispensable de los jefes de
departamentos se deben elaborar las especificaciones de
compra para cada articulo que el hotel necesite comprar, para
su operacin esto permitir tener buenos estndares de
calidad, trabajar a bajo costo, tener menos desperdicio y desde
luego facilitar la compra.
TCNICA DE COMPRA:
Mantener los inventarios a un nivel bajo
En ocasiones aprovechar ofertas
Hacer compras de temporada en frutas y legumbres
Tener en cuenta las temporadas con muchos eventos y
banquetes
Al comprar, verificar siemre la calidad bajo precio, servicio y
crdito.
SOLICITUD DE COMPRA:
Cuando algn departamento del hotel requiera algn
suministro y este nos e encuentre en el almacn debern llenar
la forma impresa solicitud de compras la cual debe ser
autorizada por el gerente general para luego entregarse al
departamento de compras.
ORDENES DE COMPRA:
Es el documento mediante elcual el departamento de compras
del hotel solicita a un proveedor especfico la mercanca que el
departamento le pidi a travs de la solicitud de compra. En
este orden se debe especificar el tipo de materiales con los
estndares, cantidad, precio, tiempo de entrega y datos del
hotel para que hagan la facturacin correcta.
COMPRAS DIARIAS:
Este tipo de compras generalmente se realizan en el rea de
alimentos y bebidas del hotel todos los das a las 6:30 a.m; el
Chef o la persona asignada en refrigeradores, congeladores o
cmara de refrigeracin de los articulos ya descritos en forma
impresa especial con este inventario se elabora el pedido
correspondiente , el cual ser entregado de la siguiente forma:
1. Original al Jefe de Compras
2. Una copia al Almacenista
3. Una copia al Chef
COMPRAS DE TEMPORADAS:
El gerente de compras y el controlador de costos debe elaborar
una tabla anual de fluctuacin de precios de las frutas y
verduras.

COMPRAS DIRECTAS:
Aunque se deben evitar en la mayor medida posible las
compras directas son necesarias cuando se presentan eventos
imprevistos y se terminan algn producto indispensable para el
servicio.
MUESTRAS:
Algunos proeedores llevan muestras de muy buena calidad de
sus productos al venderlos.
DEVOLUCIONES O RECHAZOS:
Toda devolucin o rechazo de alguna mercanca por parte del
almacenista o del jefe de departamento debe ser del
conocimiento inmediato del gerente de compras quin se
encarga de resolver el problema de inmediato.
COMPRA DE ARTICULOS DE REVENTA: Esto sucede con tres
aspectos:
Compras de alimentos y bebidas para ser revendidos en el
restaurante como helados y pastelera.
Compras de artculos que la misma cajera vende.
Compra de productos que el hotel vende en alguna tienda
interna del mismo hotel.
COMPRA DE ARTICULOS A CONSIGNACIN:
Este mtodo generalmente se utiliza en las reas de alimentos
y bebidas del hotel y consiste en que el proveedor nos entrega
la mercanca y solo le pagaremos lo que se consuma.
COMPRAS CORPORATIVAS:
Cuando se compra mercanca en grandes cantidades se
pueden lograr grandes descuentos especialmente en vinos,
licores, blancos y productos de limpieza. Este tipo de compras
se puede hacer en 3 formas posibles:
1. Compras a nivel cadena
2. Compras de asociacin
3. Hoteles independientes
SISTEMA DE CONTROL DE COMPRAS
Introduccin: El sistema de compras o aprovisionamiento compr
ende la estructura, las
polticas, el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y pr
ocedimientos de la empresa
dirigidos a asegurar el suministro al hotel de materias prim
as y servicios con un flujo
adecuado y continuo, de manera que satisfaga sus necesidade
s en las mejores condiciones
de
mercado.
El departamento de compras en el hotel tiene una gran importa
ncia y debe ser tratado como

un centro de gestin, ya que influye de una manera deter

minante en los resultados del establecimiento.
Su influencia econmica en la cuenta de resultados viene dada
por tres grandes apartados:
1. El coste de la materia prima. Es importante el volumen
de materia prima que se
maneja, tngase en cuenta que slo en el departamento de
alimentacin y bebidas supone
aproximadamente un 30% de las ventas. Existen adems otr
os departamentos como pisos,
mantenimiento y contabilidad que consumen importantes ca
ntidades de materia prima, por
lo que una reduccin del coste de la misma incrementa de m
anera directa los resultados.
2. La inversin en existencias. El departamento de compra
s es al mismo tiempo
el
encargado
de la gestin de almacenes. Es obvio que el coste de las exis
tencias en
almacn
supone
un inmovilizado
importante que las empresas tratan de
disminuir.
La garanta y
seguridad de servicio
de los proveedores
son un
factor
clave
para minimizar los
costes
de almacenamiento,
que adems de los propios costes
financieros
que comporta
por
razn de la inmovilizacin de recursos,
tiene costes
adicionales
referidos
al mantenimiento
y
control de los stocks.
3. La financiacin de proveedores. Es prctica general en las
empresas, tambin en las
hoteleras, pagar a los proveedores a
un determinado plazo desde
la
entrega
de la
mercanca;
est prximo a
90
das,
aunque ello
depende de la poltica de cada establecimiento.
Siempre que ello no suponga cargo adicional en el precio de co
mpra de los artculos o que
no se pueda obtener de los proveedores descuentos especiales
por pronto pago, esto supone
una financiacin espontnea sin coste alguno para la empr
esa, es
decir,
contribuye
sin
coste
a la aportacin de recursos para financiar la operacin.
Por todo ello es de destacar la importancia de la gesti
n del departamento y su
contribucin a la cuenta de resultados.

OBJETIVOS DE CONTROL
Objetivos administrativos u operativos
1 - Continuidad del suministro - Tiempos de reposicin

l hotel

- Roturas de Stock
- Distribucin del suministro dentro de

2 - Rotacin ptima de stocks - Obsolescencia

- Stocks mnimos o mximos
- Estudio del volumen mnimo de pedi
do
- Orden de la mercanca en el almac
n,
en funcin de las caractersticas del p
roducto.
3 - Calidad y precio
res
dades
o

- Seleccin del proveedor adecuado

- Grado de centralizacin de proveedo
- Posibilidad de comprar grandes canti
- Sondeo peridico del mercado
- Estudio de la relacin calidad / preci

4 - Costes de compras

- Transporte
- Colocacin
- Almacenamiento

5 - Poltica de pagos

- Anticipacin del pago

- Periodicidad de los pagos
- Origen de los recursos

Objetivos contables o financieros

1. Las compras autorizadas para el periodo estn correctame
nte registradas en cuanto a
periodo, importe y cuentas.
2. Los procedimientos contables estn operando de forma efect
iva para presentar el coste
de las mercancas o servicios comprados y autorizados en el
periodo de forma adecuada.
3. El coste de las mercancas y servicios vendidos durante el
periodo estn debidamente
imputados contra los ingresos contabilizados en el periodo, y
se encuentran adecuadamente registrados.
4. Devoluciones, descuentos, bonificaciones, etc., se registran y
clasifican adecuadamente.
5. Las transacciones entre departamentos se clasifican y registr
an adecuadamente.
6. Actualizacin de registros auxiliares.

7. Todos los asientos en las cuentas de Mayor se realizan a parti

r de fuentes fiables, sujetas
a controles rutinarios y peridicos y de acuerdo con los criter
ios y directrices establecidos por la direccin.

DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL SISTEMA DE

COMPRAS
Departamento
Alimentacin
Bebidas
Restaurantes
Bares
Pisos
Lavandera

Mantenimiento
Publicidad,
Marketing, etc.
Recepcin,
Administracin

Compras
Perecederos
No Perecederos
Perecederos
No Perecederos
y Activo
Operacional
Droguera
Perfumera
Droguera
Activo
Operacional
Repuestos
Activo
Operacional
Material
Publicitario
Material
Oficina
Material
Informtico

Almacenamiento
Cocina
Economato
Bodega
Economato
Economato
Almacn
Especfico
Economato
Almacn
Especfico
Economato
Almacn
especfico
Almacn
Especfico
de Economato
Almacn
Especfico

Departamentos con consumo de materias primas

Jefe de Compras
Proveedores
Almacenes (Economato, Bodega y Otros almacenes)
Intervencin o control
Contabilidad
Departamento Financiero
Departamento de anlisis
DESCRIPCIN DEL SISTEMA:
Uno de los mtodos de control
ms eficaces en la empresa, y
en cierta medida
principio
de todos los dems, es el establecimiento de procedimientos d
e
Operacin
(que deben ser
recogidos en los
correspondientes manuales), para a partir de ellos formar al
personal en sus funciones, establecer lneas claras de
responsabilidad y comprobar si
la operacin se est
realizando
de acuerdo con lo
planificado o existen
desviaciones.
Teniendo en cuenta lo anterior se describe de forma sucinta el p
rocedimiento ms habitual,
vlido para un hotel de tipo medio pero avanzado en sus proc
edimientos administrativos,

que son los que aqu se recogen, no los propiamente operativo

s.
COMPRAS
1. LISTADO DE ARTCULOS. Una vez definida la carta (si
se trata de productos de
alimentacin y bebidas), el sistema de trabajo,
los mtodos de produccin, etc. Se elabora
la lista de artculos necesarios.
La tendencia en los hoteles es a minimizar el nmero de
artculos, ya que ello contribuye a
disminuir costes financieros y de almacenamiento.
2. PEDIDO INTERNO. Teniendo en cuenta lo anterior cada jefe d
e Dpto. tiene una lista de
artculos autorizados, a partir de la cual para reposicin de
artculos en su
departamento
elabora
una nota de pedido interno, que entrega en almacn para q
ue le sea
despachado.
3. LISTADO DE PROVEEDORES AUTORIZADOS. Una vez defin
idos los artculos el Jefe
de
Compras ha procedido a seleccionar los proveedores
ms
adecuados,
todo ello
despus
de haber
estudiado
profundamente el mercado.
Estos proveedores son autorizados por la direccin, con
los que se elabora el listado de proveedores autorizados.
4. PEDIDO EXTERNO. Cuando las existencias en el almacn ge
neral llegan a un mnimo
establecido (o con anterioridad al objeto de no condicionar el
suministro interno) el Jefe de
Compras elabora la solicitud de compra o
pedido externo.
Generalmente se enva
por
fax o
se entrega al proveedor cuando trae el pedido anterior.
Pedido externo: - 1 para Admn, firmada por el Jefe de com
pras.
(3 copias)
- 1 para el Proveedor, firmada por el Jefe de co
mpras.
- 1 para el Jefe de compras (archivo).
5. RECEPCIN DE LA MERCANCA. Cuando llega la mercanca el
responsable del almacn avisa al Jefe del Departamento, se
coteja la mercanca recibida con el pedido
(cantidades,
precios, calidad, etc.)
y firman el
albarn del proveedor. Bajo ningn concepto se puede
aceptar mercanca que no traiga el correspondiente
albarn
de
entrega,
ya
que es el
documento justificativo de la transaccin mercantil.

6. PASE A LIBROS AUXILIARES. El responsable de almacn actua

liza el diario de entradas en

almacn. (Fecha de entrada, n. de albarn, proveedor, canti

dad, precio e importe total). Si
el sistema est computarizado
automticamente se actualiza el Inventario Permanente,
el Diario
de Compras y el Auxiliar de Proveedores (Dependiendo del n
ivel
de integracin se actualizan igualmente precios en las fichas
de produccin de los platos).
7. EL DIARIO DE COMPRAS. Es el documento resumen de compr
as efectuadas por el hotel.
Debe incluir todos los artculos comprados, cualquiera que se
a su naturaleza, de modo que
ninguna compra debe efectuarse sin que quede registrada
en dicho
documento.
En l se
detallan los diferentes artculos, especificando
proveedor, cantidad
en n.
de
unidades,
precio unitario e importe total. Suele igualmente contener
una clasificacin contable del destino de los artculos: los
diferentes almacenes
o una
clasificacin
de las cuentas de gastos a que afectan.
8. INTERVENCIN DE LAS OPERACIONES. En Administracin se u
nen el albarn y el diario
de
compras con la copia del pedido que figuraba
en administracin.
Se
cotejan los datos
de
los
tres documentos cerciorndose de su
bondad, autorizando
con la firma de un responsable su contabilizacin.
9. CONTABILIZACIN. Se contabiliza la compra en una cuenta
puente de "Proveedores,
facturas
pendientes de recibir o formalizar"
y se archivan
los documentos que tienen valor contable.
10. CONCILIACIN. Mensualmente se realizan inventarios f
sicos. Generalmente se
llevan
a cabo por dos o tres personas:
el encargado
de almacn, alguien
del
departamento
del que se realiza el inventario y alguien del departamento
de
Administracin.
El jefe de
compras junto con el jefe del departamento y
el jefe de Administracin, analizan las diferencias entre
el Inventario fsico y el permanente (terico) y envan los
resultados a la Direccin, contabilizndose las diferencias
existentes y actualizando el inventario permanente.

PAGOS
1. RECEPCIN DE FACTURAS. Los proveedores envan mensual
mente su factura con todos
los albaranes servidos durante el mes. El jefe de compras
verifica que la factura
incluya
todas las compras servidas en el periodo, segn sus hojas de

entrada y que las cantidades y precios coinciden. Firma la

factura, actualiza
el Auxiliar
de Proveedores
y
la
entrega a Administracin.
2. VERIFICACIN. Un empleado de Intervencin verifica que t
odos los albaranes estn
contabilizados, traspasa la deuda con el proveedor de la cue
nta de "Facturas pendientes de
recibir o formalizar" a la cuenta del Proveedor,
dejando como soporte documental una
copia de la factura y todos los albaranes enviados por el prov
eedor.
3. TALN. Prepara el taln (nominativo) para el pago y
lo entrega al Jefe de
Contabilidad. Este coteja los datos de la factura (firmada por
el jefe de compras) con los del taln. Firma el
taln o en su caso lo pasa a la firma por la persona
autorizada para realizar los pagos.
4. PAGO Y CONTABILIZACIN. Se actualiza el Auxiliar de prov
eedores, se contabiliza el
pago, y como documento soporte se archiva la factura firma
da por el jefe de compras y fotocopia del taln, firmada por
el proveedor, quien igualmente firma un recibo del hotel o
el recib en la propia factura.
TCNICAS DE CONTROL
1. DE PREVENCIN.
Autorizacin de las transacciones
- Relacin de personas autorizadas para realizar los pedidos inte
rnos.
- Relacin de personal responsable para aprobar la solicitud
y compra de los bienes y/o
servicios autorizados. (Pedidos externos).
- Relacin de personas autorizadas para realizar los pagos.
- Personas autorizadas para actualizar o registrar datos en los li
bros auxiliares.
Validacin de datos previa al procesamiento
- Cotejar pedido interno con albarn del proveedor antes de ace
ptar la mercanca.
- Cotejar Hoja de entradas con factura, antes de aceptarla.
- Cotejar albaranes con factura, antes de aceptarla.
Verificacin de datos
- Dejar evidencia de las comprobaciones aritmticas realizadas
en la factura.
- Verificacin peridica de las normas establecidas y de las re
sponsabilidades asignadas.
(Listados de artculos y de proveedores).

- Actualizacin de firmas autorizadas para aprobar los pagos.

Segregacin de funciones y responsabilidades
- Solicitud de compra y recepcin de la mercanca.
- Seleccin de proveedores y emisin de rdenes de compra
respecto al responsable de
contabilidad y a quien firma los pagos.
- Elaboracin del comprobante de pago y verificacin de su coin
cidencia con la factura y el pedido.
- Preparacin y firma de las aceptaciones de pago.
Normas y procedimientos claramente definidos y comunicados
- Exposicin clara de los criterios de seleccin y aceptacin de
proveedores y fijacin de condiciones (plantillas comerciales).
- Lista de proveedores autorizados.
- Exposicin clara de procedimientos de solicitud, contratacin,
compra.
- Especificar procedimientos para solicitar y autorizar cambios.
Asignacin adecuada a la capacidad y formacin de las persona
s implicadas.
2. DE DETECCIN O DESCUBRIMIENTO
- Inventarios fsicos peridicos.
- Utilizacin de documentacin prenumerada, con el contenido d
e informacin adecuada.
- Prenumeracin de hojas de pedidos, hojas de entrada en alma
cn, etc.
- Impresos prenumerados para los asientos diarios.
Archivos
- Archivo de pedidos autorizados y pendientes de recibir.
- Archivo de pedidos recibidos y pendientes de recibir factura.
- Archivo de facturas recibidas y pendientes de pago.
Comparaciones y anlisis de variaciones anormales
- Saldos entre periodos.
- Datos reales con presupuestos
- Estudio de antigedad de saldos o pagos de saldos antiguos.
- Estudio de consumos, mrgenes, etc.
Conciliaciones y anlisis de las partidas de conciliacin
- Mayor con Auxiliares (Diario de Compras, Auxiliar de Proveedor
es).
- Bancos (pagos).
Confirmaciones y anlisis de las discrepancias

- Proveedores.
- Bancos.
No emitir nunca talones al portador o firmar cheques en blanco
5. ESTADSTICAS DE COMPRAS. Toda la informacin contable p
asa lgicamente a formar
parte de los estados financieros. Estos de por s a veces s
on insuficientes para
satisfacer
todas las necesidades de informacin
de la direccin,
por lo que
en la
industria
se
manejan
diferentes tipos de estadsticas que
ayudan a la
interpretacin de los
datos
contables y
facilitan en consecuencia la toma de decisiones por parte de
los responsables.
Las estadsticas ms utilizadas en compras son:
- Importes por artculo.
- Importes por grupos de artculos.
- Importes por proveedor.
Todas ellas referidas a un periodo concreto y al
acumulado
anual.
6. CONTROL DE INVENTARIOS. La realizacin de inventarios es
de una gran
importancia,
siendo imprescindible el llevarlos a cabo
como mnimo con
periodicidad
de un mes. El
valor de los activos figurados en balance
cada mes debe
corresponder
precisamente con el
valor del inventario, no dejando nunca
valores tericos producto
del
clculo
de consumos o
coste de venta de tipo terico, por
ello es importante
realizarlos
de
un
modo programado a
fin de que su
valoracin se corresponda con
la de los activos
reales en poder de la empresa.
A continuacin se marcan algunas pautas a tener en cuenta a la
hora de su realizacin:

1. Instrucciones precisas por escrito.

2. Notificar y confirmar localizacin, fecha y hora en que lo
s inventarios van a ser realizados.
3. Concretar los nombres del personal responsable del mismo,
equipos necesarios para
el conteo y miembros de cada uno de los equipos.
Los empleados de almacn o los que mantienen los registros de
inventario no pueden
ser
los nicos responsables del conteo. Idem para lencera u otr
os departamentos.
Este
debe ser aprobado por otros empleados. En caso de qu
e estas personas

estuvieran involucradas, ha de existir un control por otra perso

na independiente.
Personal asignado:
- Un encargado del departamento de compras/almacn.
- Un encargado del departamento de destino de la mercanca.
- Un encargado de administracin.
4. Distribuir las zonas de conteo mediante mapas o pla
nos y asignar las reas
especficas a cubrir por cada equipo.
Las partidas del inventario han de estar ordenadas de forma cl
ara y sistemtica para el conteo.
Las unidades de medida deben estar claramente establecidas.
5. Reuniones previas: Repartir las instrucciones escritas y dar e
xplicaciones verbales a los equipos de conteo.
6. Establecer un sistema de doble conteo. Retirar los detalles d
el primer conteo antes de
realizar el segundo (listados o tarjetas).
Las tarjetas de conteo o los listados deben estar previament
e impresos, han de ser
prenumerados y su entrega y recepcin debe ser controlada.
La utilizacin de tarjetas de conteo prenumeradas:
- Disminuye el riesgo de no contar partidas.
- Disminuye el riesgo de contar partidas dos veces.
- Utilizacin de tarjetas blancas prenumeradas para imprevistos.
Asegurarse de que ninguna partida ha sido omitida en el c
onteo y de que no se
cuentan partidas dos veces.
7. Establecer un sistema para el registro de los resultados del c
onteo y del control de los
documentos del mismo: numeracin de los listados, tarjetas cor
relativas; control de la
numeracin de los listados o tarjetas utilizadas o anuladas.
8. Detallar los deberes y funciones de cada uno de los
equipos: equipos para la
ordenacin previa al conteo, equipos para el primer conteo,
equipos para el segundo
conteo,
equipos de supervisin y registro de los resultados, etc.
9. Establecer procedimientos de resolucin de dudas.
10. Dar instrucciones explcitas para que no se produzc
an movimientos internos y

externos de existencias durante el recuento y durante el mis

mo asegurarse de que
se
ha interrumpido la actividad. E
n caso de que sta no se interr
umpa, asegurarse de que
las entradas se han separado y
Guardar los justificantes de
l corte de operaciones par
- Albaranes de entrada y sali
da: asegurar la contabilizaci
- Produccin, expedicin, recep
cin, partidas en trnsito entre
11. Identificacin de mercanc
as obsoletas, daadas, de le
El stock obsoleto o daado deb
e comprobarse para prevenir fa
12. Exclusin de existencias pr
opiedad de terceros e inclusi
La mercanca en poder de terc
eros o de terceros en poder d
e la sociedad ha de estar
13. Evaluacin de resultados y de reas contadas.
Asegurarse de que el personal est siguiendo los procedimien
tos establecidos.
Comprobacin de los conteos y descripciones.
- Doble conteo.
- Descripcion del producto coincide con los listados.
- Realizar un registro de los conteos.
- Firma de todas las hojas de conteo o etiquetas por los co
ntadores.
- Investigacin de difer
- Ajuste de los registro
s por discrepancia despu