2016

LSP SMK 9 SEMARANG

Persyaratan sertifikasi khusus bagi pemohon, yang berkaitan dengan kategori profesi Staf
Administrasi di Paket Kejuruan Administrasi Perkantoran SMK yang ditetapkan dengan
menggunakan standar SKKNI Administrasi Perkantoran kluster correspondence dan aturan
khusus yang mengacu kepada SKKNI untuk jenjang sertifikasi level 2

SKEMA SERTIFIKASI OKUPASI

STAF ADMINISTRASI
KLUSTER FILLING
(Penanganan penyimpanan dan penemuan kembali surat dan dokumen)

Ditetapkan tanggal:

Disyahkan tanggal :

Oleh:

Oleh:

SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI STAF

ADMINISTRASI

Ketua Komite Skema

Ketua LSP SMK 9 Semarang

Nomor Dokumen :
Nomor Salinan :
Status Distribusi :
Terkendali
Tak Terkendali

1. LATAR BELAKANG
1.1. Menyikapi kondisi administrasi di Indonesia, dimana masih sulit ditemukannya
tenaga kerja yang profesional di bidang administrasi yang memiliki sertifkat
terlisensi. Seiring dengan kebutuhan tersebut, LSP SMK 9 Semarang memfasilitasi
sertfikasi kompetensi yang terlisensi BNSP dengan memperhatikan Standar
Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) di bidang Administrasi.
1.2. Sertifikasi kompetensi dibidang Administrasi dengan level kualifikasi level 2 Staf
Administrasi dilakukan untuk meningkatkan kualitas lulusan SMK agar profesional
di bidang Administrasi.
2. RUANG LINGKUP SKEMA SERTIFIKASI
2.1.

Pedoman ini berisi prinsip dan persyaratan umum skema sertifikasi Staf
Administrasi, suatu paket kompetensi yang mencakup kemampuan kerja setiap
individu yang sesuai dengan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
bidang Administrasi.

2.2. Penjenjangan kualifikasi kompetensi kerja ditentukan berdasarkan kebutuhan dunia

kerja dalam profesi Staf Administrasi di bidang Administrasi.
3. TUJUAN SERTIFIKASI

SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI STAF

ADMINISTRASI
3.1. Memastikan dan memelihara kompetensi Siswa SMK sehingga kompeten dan
mampu menjalankan tugasnya dengan professional.
3.2. Acuan bagi Assesor dan Asesi
3.3. Meningkatkan profesionalisme Siswa SMK sesuai dengan standardisasi yang
divalidasi oleh Lembaga Sertifikasi serta meningkatkan kualitas sertfikasi profesi
yang kredibel sesuai dengan kebutuhan dunia usaha dan industri.
4. ACUAN NORMATIF
4.1. UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
4.2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional.
4.3. PP 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional
4.4. Keppres No. 8 Tahun 2012 tentang KKNI
4.5. SKKNI No. KEP.195/MEN/IV/2007 Tentang Penetapan SKKNI Sektor Administrasi
Perkantoran
4.6. Permenakertrans No. 5 tahun 2012 tenang Standar Kompetensi Kerja Nasional.
4.7. Pedoman BNSP 210 tahun 2014 tentang Pedoman Pengembangan dan Pemeliharaan
Skema Sertifikasi
4.8. ISO 17024: Rev. 2012. General requirement for bodies operating certification
systems of persons.
4.9. Tata cara penetapan SKKNI Permenakertrans No 8 Tahun 2012
5. KEMASAN / PAKET KOMPETENSI
5.1. Jenis Kemasan : SKKNI Administrasi Perkantoran Staf Administrasi Level 2
Cluster Filling
5.2. Rincian Unit Kompetensi atau Uraian Tugas
Level Kualifikasi Level 2 Staf Administrasi
NO
1
2
3
4
5
6

KODE UNIT
ADM.PK01.006.01
ADM.PK02.007.01
ADM.PK02.011.01
ADM.PK02.013.01
ADM.PK02.014.01
ADM.PK02.020.01

JUDUL UNIT KOMPETENSI

Menggunakan Peralatan Kantor
Melakukan Prosedur Administrasi
Mengatur Penggandaan/Pengumpulan Dokumen
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
Memelihara Data di Komputer
Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional
Dasar

SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI STAF

ADMINISTRASI
6. Persyaratan Dasar Permohonan Sertifikasi
Siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang telah memperoleh materi pembelajaran:
a.

Menggunakan Peralatan Kantor

b.

Melakukan Prosedur Administrasi

c.

Mengatur Penggandaan/Pengumpulan Dokumen

d.

Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

e.

Memelihara Data di Komputer

f.

Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

7. Hak Pemohon Sertifikasi dan Kewajiban Pemegang Sertifikat

7.1. Hak Pemohon:
7.1.1. Peserta berhak mengikuti uji kompetensi untuk seluruh unit kompetensi
dalam lingkup kualifikasi II secara sekaligus atau secara bertahap.
7.1.2. Peserta yang dinyatakan kompeten dalam asesmen pada seluruh unit
kompetensi

pada

Kualifikasi

II

berhak

memperoleh

sertifikat

kompetensi(certificate of competence).
7.1.3. Peserta yang kompeten pada beberapa unit kompetensi (bukan seluruh unit
kompetensi) maka berhak mendapatkan surat keterangan (skill pasport)
untuk unit-unit yang dinyatakan kompeten. Peserta yang belum kompeten
pada beberapa unit kompetensi dapat mengikuti uji kompetensi ulang pada
unit kompetensi yang belum kompeten untuk mencapai Kualifikasi II
7.1.4. Jangka waktu untuk menyelesaikan seluruh unit dalam Kualifikasi II sesuai
klausul adalah 3 (tiga) tahun terhitung sejak

tanggal mengikuti uji

kompetensi Kualifikasi II.

7.1.5. Peserta yang dalam jangka waktu tiga tahun belum menyelesaikan seluruh
unit kompetensi pada Kualifikasi II maka dianggap gugur dan diwajibkan
mengikuti uji kompetensi ulang untuk seluruh unit kompetensi dan surat
keterangan (skill pasport) atau sertifikat kompetensi yang telah dimiliki
dinyatatkan tidak berlaku (expired).
7.1.6. Peserta yang dalam jangka waktu tiga tahun atau kurang dari tiga tahun
dapat menyelesaikan seluruh unit kompetensi pada Kualifikasi II, maka akan
diterbitkan sertifikat kompetensi Kualifikasi II yang berlaku 3 (tiga) tahun
terhitung sejak tanggal diterbitkannya sertifikat kompetensi tersebut.

SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI STAF

ADMINISTRASI

7.2. Kewajiban Pemegang Sertifikat

7.2.1. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan lingkup sertifikat kompetensi dan
tetap menjaga kode etik profesi.
7.2.2. Mengikuti program surveilan untuk pemeliharaan kompetensi pemegang
sertifikat.
8. Biaya Sertifikasi
8.1 Biaya uji dan sertifikasi kompetensi ditanggung oleh pemerintah dan partisipasi
masyarakat.
9. Proses Sertifikasi
9.1. Persyaratan pendaftaran:
9.1.1. Mengisi formulir pendaftaran sertifikasi (APL-01)
9.1.2. Mengisi formulir penilaian mandiri (APL-02)
9.1.3. Fotocopy identitas diri KTP/SIM atau identitas lain yang masih berlaku
9.1.4. Fotocopy bukti pembayaran biaya sertifikasi
9.1.5. Foto copy raport
9.1.6. Pasfoto berwarna ukuran 3 cm x 4 cm dan 4 m x 6 cm, masing-masing
sebanyak 3 lembar.
9.2. Proses Sertifikasi
Proses sertifikasi dilaksankan di Tempat Uji kompetensi (TUK) dan melibatkan
asesor kompetensi. Adapun persyaratan Tempat Uji Kompetensi (TUK) adalah
harus sudah diverifikasi dan mendapatkan lisensi dari LSP SMK 9 Semarang
Sedangkan persyaratan asesor kompetensi adalah sebagai berikut:
a. Memiliki sertifikat asesor kompetensi yang diterbitkan oleh Badan
Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).
b. Memiliki sertifikat kompetensi teknis administrasi.
c. Memiliki pengalaman kerja di bidang administrasi minimal 3 tahun baik
sebagai praktisi maupun akademisi.
d. Mampu berbuat dan bersikap independen, jujur, dan berintegritas dalam
menjalankan kegiatan sertifikasi.
5

SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI STAF

ADMINISTRASI

Proses sertifikasi dilaksankan melalui tahapan sebagai berikut:

9.2.1. Petugas di Tempat Uji Kompetensi (TUK) memeriksa dan menelaah
dokumen persyaratan calon peserta uji sertifikasi.
9.2.2. Asesor kompetensi yang telah memperoleh penugasan dari LSP SMK 9
Semarang, mempelajari rencana asesmen yang telah disediakan oleh LSP
SMK 9 Semarang untuk disesuaikan dengan karakteristik peserta sertifikasi
(jika diperlukan).
9.2.3. Asesor kompetensi menelaah formulir APL-02 yang telah diisi peserta uji
sertifikasi,

menelaah

dokumen

yang

dilampirkan,

serta

mendiskusikan/mengklarifikasi dengan peserta sertifikasi dan atau pihak lain

yang relevan, mendiskusikan rencana asesemen dengan peserta sertifikasi,
melakukan penyesuaian yang diperlukan dan membuat kesepakatan dengan
peserta sertifikasi
9.2.4. Berdasarkan hasil telaah dokumen, asesor kompetensi membuat keputusan
apakah peserta sertifikasi direkomendasikan Kompten (K) karena dokumen
telah VATM atau dilanjutkan dengan proses uji kompetensi karena dokumen
yang dilampirkan belum VATM.
9.2.5. Peserta sertifikasi kompetensi yang direkomendasikan untuk uji kompetensi
dikoordinasi oleh petugas TUK dan LSP SMK 9 Semarang untuk teknis
pelaksanaan uji kompetensi yang menyangkut jadwal dan lokasi uji.
9.2.6. Asesor yang ditugaskan melaporkan hasil asesmen kepada LSP SMK 9
Semarang
9.3. Proses Uji Kompetensi
9.3.1. Uji kompetensi dilaksanakan bagi peserta sertifikasi yang belum memenuhi
kecukupan bukti (belum VATM)
9.3.2. Uji kompetensi dilakukan melalui:
a. Uji praktik manual, dan /atau mengoperasikan sistem akuntansi berbasis
komputer
b. Uji teori (tertulis)

SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI STAF

ADMINISTRASI
9.3.3. Urutan proses uji kompetensi adalah diawali dengan uji praktik manual dan
/atau dengan mengoperasikan sistem akuntansi berbasis computer,
dilanjutkan dengan uji teori (tertulis)
9.4. Keputusan Sertifikasi
9.4.1. Berdasarkan laporan dan hasil rekomendasi oleh asesor kompetensi,
selanjutnya LSP SMK 9 Semarang mengevaluasi, mempertimbangkan, dan
membuat keputusan sertifikasi.
9.4.2. Keputusan LSP SMK 9 Semarang berupa pernyataan bahwa peserta
sertifikasi diputuskan Kompeten (K) atau Belum Kompeten (BK) pada
Kualifikasi II
9.4.3. Peserta sertifikasi yang diputuskan Kompeten (K) akan diterbitkan sertifikat
kompetensi Kualifikasi II , sedangkan peserta sertifikasi yang dinyatakan
Belum Kompeten (BK) akan diterbitkan surat keterangan kompetensi (skill
passport).
9.4.4. Hasil keputusan sertifikasi diinformasikan kepada pihak - pihak yang
relevan.
9.5. Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat
9.5.1. Sertifikat kompetensi bidang Administrasi Perkantoran dapat dibekukan/dicabut jika:
a. Tidak memenuhi ketentuan skema sertifikasi;
b. Sertifikat sudah kadaluwarsa/expired, dan tidak memperpanjang sertifikat
kembali
c. Melakukan tindakan pidana yang merugikan orang lain, baik secara finansial,
maupun non finansial
d. Menyalahgunakan sertifikat yang dapat merugikan LSP SMK 9 Semarang
e. Melanggar kode etik profesi Staf Administrasi
9.6. Pemeliharaan sertifikasi
9.6.1. Untuk memastikan bahwa pemegang sertifikat menunjukkan konsistensinya
sesuai dengan skema sertifikasi, LSP SMK 9 Semarang, Bidang Administrasi
Perkantoran melakukan survailen terhadap pemegang sertifikat sekurangkurangnya sekali dalam satu tahun.
9.6.2. Survailen terhadap pemegang sertifikat dilakukan oleh petugas yang telah
ditetapkan oleh LSP SMK 9 Semarang, Bidang Administrasi Perkantoran dengan
cara menguji secara acak 1 sampai 2 kriteria unjuk kerja dengan metode yang
sesuai.
9.7. Proses Sertifikasi Ulang
9.7.1

Sertifikasi ulang harus dilakukan setelah masa validasi berakhir, dengan

7

SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI STAF

ADMINISTRASI
9.7.2

mempertimbangkan juga kompetensi tersebut masih dilakukan atau tidak.

Ada rekomendasi dari teman sejawat bahwa pemegang sertifikat masih aktif
melaksanakan tugas

9.7.3

Fokus metode asesmen

Rekaman kegiatan asesmen.
Interview
Konfirmasi keberlangsungan pekerjaan yang memuaskan dan rekaman
pengalaman kerja.

9.8. Penggunaan Sertifikat

Peserta yang disertifikasi harus menandatangani persetujuan untuk:
9.8.1. Memenuhi ketentuan skema sertifikasi;
9.8.2. Tidak melakukan tindakan pidana yang merugikan orang lain, baik secara
finansial, maupun non finansial
9.8.3. Tidak menyalahgunakan sertifikat yang dapat merugikan LSP SMK 9 Semarang
9.8.4. Tidak melanggar kode etik profesi Staf Administrasi

9.9. Banding
9.9.1. Banding merupakan proses pengajuan pengaduan dari peserta uji mengenai
ketidakpuasaan terkait pelaksanaan uji kompetensi yang telah dilaksanakan.
Proses pengajuan banding, yaitu:
9.4.5. Sekretariat LSP SMK 9 Semarang menerima surat pengaduan dari peserta
uji mengenai ketidakpuasan pelaksanaan sertifikasi baik pada tahap
keputusan peserta sertifikasi, tahap pelaksanaan sertifikasi, dan atau tahap
rekomendasi oleh asesor kompetensi.
9.4.6. Ketua LSP SMK 9 Semarang membahas surat pengaduan bersama tim teknis
dan menyiapkan balasan atas pengaduan tersebut.
9.4.7. Surat balasan dikirim kepada pihak yang mengajukan banding