RESUMEN - gestin de los costes en un proyecto

En esta rea de conocimiento incluye los procesos destinados a estimar, presupuestar, financiar, gestionar y
controlar los costes para lograr que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Incluye los
siguientes procesos:
Inicio

Planificacin

Ejecucin

Plan de gestin de costes

Control

Cierre

Controlar los costes

Estimar los costes

Determinar el presupuesto

1.

Planificar la gestin de costes

Proceso mediante el cual se establece la poltica, procedimientos y documentacin necesaria para
planificar, gestionar, ejecutar y controlar los costes del proyecto.

2.

Estimar los costes

Proceso mediante el cual se elabora una aproximacin a los recursos econmicos necesarios para
completar las actividades o paquetes de trabajo individuales.

3.

Determinar el presupuesto
Proceso mediante el cual se agregan los costes estimados de las actividades o paquetes de trabajo para
establecer una lnea de base de coste autorizada.

4.

Controlar los costes

Proceso mediante el cual se monitoriza el estado del proyecto para actualizar los costes y gestionar los
cambios necesarios en la lnea de base de coste.

En proyectos pequeos, ms simples o con un alcance limitado la estimacin de costes y elaboracin del
presupuesto estn muy ligados y se ejecutan como un solo proceso que puede ser realizado por el equipo de
proyecto en un plazo corto de tiempo.

planificar la gestin de costes

Este proceso tiene por objetivo establecer las polticas, procedimientos y documentacin necesaria para planificar,
gestionar, ejecutar, controlar y reportar los costes de los proyectos para asegurar que los datos, procesos, tcnicas
y herramientas y resultados entre proyectos son coherentes y comparables.
informacin til o necesaria para elaborar el plan de gestin de costes
Entre la informacin necesaria para elaborar el plan de gestin de costes estn: el plan de direccin de proyecto
dentro del cual estn la lnea de base del alcance el alcance y la EDT- y la lnea de base del cronograma que
define cundo se incurrir en los costes-, el acta de constitucin donde habr un presupuesto global estimado o
acordado-, los factores ambientales de la empresa como la cultura, estructura y procesos que pueden afectar a la
gestin de costes y, por ltimo, los activos de procesos de la organizacin como son los procedimientos de control
financiero, la informacin histrica de proyectos anteriores o procesos especficos de gestin de costes
establecidos en la organizacin.
cmo proceder para elaborar el plan de gestin de costes
El project manager utilizar el juicio experto y se apoyar en informacin histrica de costes reales de proyectos o
partes de proyectos similares para estimar costes o elaborar presupuestos y, para lograr un resultado realista,

consensuado y con el compromiso de las partes implicadas, se reunir con el sponsor del proyecto, los miembros
del equipo procedentes de departamentos implicados, partes interesadas relevantes y aquellas personas con
responsabilidades en la planificacin o ejecucin del presupuesto.
el resultado de este proceso
Como resultado de este proceso se obtendr el plan de gestin de costes que debe describir cmo se planificarn,
estructurarn, monitorizarn y controlarn los costes del proyecto.
Entre los elementos que pueden incluir este plan estarn, adems, el nivel de precisin de la estimacin de costes
basada en el alcance de las actividades y la magnitud del proyecto, los lmites de control variacin en el coste que
activar la toma de decisiones- y el escalado de las decisiones al respecto, la organizacin de la recogida, control y
reporte de la informacin actividades, paquetes de trabajo, cuentas de control,- y las reglas para medir el
desempeo en costes definicin de cuentas de control, tcnica de medicin del valor ganado, cmo estimar el
presupuesto final actualizado,-, los formatos de reporte y su frecuencia as como otros aspectos como el
procedimiento para registrar un coste y los roles y responsabilidades en la gestin de costes.
Este plan de gestin de costes se utilizar cmo entrada para los procesos de estimar costes y determinar el
presupuesto as como para los de identificar los riesgos cmo se incorporan las reservas de costes de
contingencia y gestin- y anlisis cualitativo de los riesgos en el que se utiliza el impacto de un riesgo en el
presupuesto para su evaluacin-.

estimar costes
En este proceso se calculan con la mayor precisin posible los recursos econmicos necesarios para completar las
actividades del proyecto basndose en la informacin disponible en un momento dado y que deber afinarse en el
curso del proyecto para tratar de tener el presupuesto actualizado ms realista posible. El plan de gestin de costes
del proyecto debe haber establecido cmo se va a proceder a la estimacin de costes en las diferentes fases del
proyecto inicio/oferta, planificacin del proyecto/elaboracin de presupuesto- y con qu datos de partida.
Los costes de una actividad incluirn los correspondientes a personal, materiales, equipamiento, servicios,
instalaciones, as como otras categoras especiales como los costes de contingencia (asociados a riesgos
identificados y aceptados).
informacin til o necesaria para estimar costes
Para estimar los costes utilizaremos el plan de gestin de costes que define cmo se van a definir y estimar los
costes (mtodo, datos de partida, precisin,), el plan de recursos humanos del proyecto donde encontraremos
los perfiles asignados al proyecto y sus costes-, la lnea de base del alcance que nos define el alcance de los
trabajos a realizar y ayudar a estimar correctamente los costes-, el cronograma del proyecto nos indica cundo se
realizar cada actividad y permite calendarizar los costes-, el registro de riesgos donde aparecern los planes de
respuesta asociados a las actividades o paquetes de trabajo-, los factores ambientales de la organizacin
condiciones del mercado, muy especialmente- y, por ltimo, los activos de los procesos de la organizacin
procedimientos de estimacin, bases de datos de costes, plantillas, lecciones aprendidas en lo que a estimacin de
costes se refiere,-.
cmo proceder para estimar los costes
El project manager en colaboracin con el equipo de proyecto y otras partes interesadas elegir, dependiendo del
momento del proyecto que se trate y la informacin disponible, entre una estimacin anloga estimacin
utilizando el presupuesto de un proyecto o parte de un proyecto similar-, una estimacin paramtrica estimacin
basada en ratios de rendimiento procedentes de proyectos o partes de proyectos anteriores- o una estimacin
ascendente partiendo de los costes de cada actividad para agregndolos obtener los de los paquetes de trabajo,
entregables y cuentas de control.
La estimacin de cada actividad puede expresarse con un valor puntual o realizarse mediante la estimacin PERT
que utiliza tres valores el ms probable, el ms pesimista y el ms optimista- para, posteriormente calcular la
media, la desviacin tpica y poder as dar no solo un valor medio sino intervalos de confianza entre los que pueda
encontrarse el coste real.
Al estimar los costes de las actividades o paquetes de trabajo hay que tener en cuenta las posibles reservas de
contingencia coste del plan de contingencia o del impacto econmico de un riesgo aceptado-. Conforme avanza el

proyecto las reservas de contingencia pueden utilizarse, reducirse o eliminarse. La reserva de contingencia, que
forma parte de la lnea de base de coste que gestiona el project manager, debe estar claramente identificada en la
documentacin de los costes. Tambin puede estimarse una reserva de gestin, que gestiona la direccin, para
riesgos imprevistos, no planificados, que se aadir a la lnea de base de coste para obtener el presupuesto total de
proyecto.
Otros aspectos a tener en cuenta a la hora de estimar el coste de cada actividad o paquete de trabajo son los
costes de calidad y las ofertas econmicas final de los proveedores una vez se haya procedido a adjudicar el
contrato.
el resultado de este proceso
Como resultado de este proceso se obtienen las estimaciones de coste de las actividades o paquetes de trabajo y,
no menos importante, la documentacin de soporte a las estimaciones cmo se hizo la estimacin, las
suposiciones realizadas, las restricciones consideradas, el intervalo y su nivel de confianza,- que permitir
identificar durante la ejecucin del proyecto las causas de las desviaciones de los costes y recoger lecciones
aprendidas para futuras estimaciones.
Estas salidas sern entradas a su vez en el proceso de identificar riesgos las estimaciones se han realizado con un
nivel de incertidumbre y con una suposiciones que pueden no ser finalmente ciertas- y planificar las adquisiciones
las estimaciones de las actividades o paquetes de trabajo a subcontratar sern dato de partida para la solicitud de
ofertas-.

determinar el presupuesto
Es el proceso mediante el cual se agregan los costes estimados de cada actividad o paquete de trabajo, ms las
reservas de contingencia, para establecer la lnea de base autorizada respecto a la cual se medir el desempeo en
costes del proyecto.
Es esencial para un equipo de proyecto y su organizacin elaborar y mantener un presupuesto acordado y realista
directamente asociado a un alcance de trabajo bien definido. Es clave tambin establecer medidas objetivas del
desempeo en costes al elaborar el presupuesto que aumenten la responsabilidad de su control por parte de cada
departamento implicado.
informacin til o necesaria para determinar el presupuesto
Para elaborar el presupuesto se tendrn en cuenta el plan de gestin de costes que define cmo se elaborar y
controlar el presupuesto-, la lnea de base del alcance alcance y EDT-, las estimaciones de costes de cada
actividad y su documentacin del proceso anterior-, el cronograma del proyecto y el calendario de recursos para
calendarizar los costes-, el registro de riesgos para incorporar los costes asociados a planes de contingencia o
impactos de un riesgo y los procesos, herramientas de control de gestin de costes, mtodos de reporte,
establecidos por la organizacin.
cmo proceder para determinar el presupuesto
Los costes estimados para las diferentes actividades del proyecto as como las reservas de contingencia para esas
actividades se agregan obteniendo los costes de cada paquete de trabajo. Los costes de los paquetes de trabajo as
como las reservas de contingencia estimadas para esos paquetes de trabajo se agregan para obtener los costes a
nivel de cuentas de control. Esta agregacin da la lnea de base de coste. Las reservas de gestin, para riesgos
imprevistos, se aaden a la lnea de base de coste para obtener el presupuesto del proyecto.
Una vez que se tiene el presupuesto calendarizado, se compara con los condicionantes de financiacin lo que
puede llevar a ajustar el cronograma.
El project manager debe apoyarse en el juicio experto de los departamentos responsables de ejecutar partes del
trabajo y de otras partes interesadas relevantes as como de informacin y relaciones histricas que ayuden a
estimar por analoga, paramtricamente o al nivel del coste de cada actividad o paquete de trabajo ajustando estos
valores a la realidad del proyecto concreto.

el resultado de este proceso

Se obtiene, por una parte, la lnea de base del cronograma aprobada por todas las partes interesadas relevantes
que se comprometen a su cumplimiento, que solamente podr ser modificada mediante el proceso de control
integrado de cambios y que servir de base para la comparacin de los costes planificados con los reales. Por otra
parte, se obtienen las necesidades de financiacin derivadas de la lnea base de coste. Estos resultados servirn de
entradas para, entre otros, el proceso de control de costes.

controlar los costes

Este proceso tiene por objetivo monitorizar el estado del proyecto para actualizar el presupuesto del proyecto y
gestionar cambios en la lnea base de coste. Permite identificar las variaciones en costes respecto a lo planificado y
tomar acciones correctivas para minimizar as los riesgos.
Actualizar el presupuesto exige conocer los costes reales hasta la fecha. Cualquier incremento en el presupuesto
debe ser aprobado mediante el proceso de control integrado de cambios. Monitorizar los gastos sin tener en
cuenta el valor del trabajo realizado con esos gastos tiene poco valor para la gestin del proyecto. El mtodo del
valor ganado que se presenta posteriormente- busca precisamente relacionar los gastos con el trabajo realmente
ejecutado con esos gastos.
Entre las actividades que el project manager debe ejecutar como parte del control de los costes del proyecto estn,
entre otras: supervisar y actuar sobre los factores que pueden afectar a la lnea de base del presupuesto, asegurar
que las solicitudes de cambios que afectan a la lnea de base de coste se realizan a tiempo, gestionar los cambios en
el presupuesto cuando ocurren, asegurarse de que los gastos no superan los costes planificados por perodo de
tiempo y para el total del proyecto, monitorizar el desempeo en costes para aislar y entender el origen y la causa
de las variaciones, prevenir la inclusin de costes no aprobados en el informe de costes, informar a las partes
interesadas de todos los cambios aprobados y sus costes asociados,
informacin til o necesaria para controlar el presupuesto
Para poder controlar los costes, el project manager debe tener en cuenta el plan de gestin de costes que le
indica cmo debe controlar y reportar los costes- y la lnea de base de costes, las restricciones de financiacin total
y temporal, los datos de desempeo del trabajo progreso del proyecto, costes autorizados e incurridos- y los
activos de los procesos de la organizacin como polticas, procedimientos y recomendaciones para gestionar los
costes, herramientas de control de costes o mtodos de seguimiento y reporte.
cmo proceder para controlar el presupuesto
El project manager debe por una parte conocer el desempeo del proyecto en plazos y coste. Para ello puede
aplicar la gestin del valor ganado earned value management, EVM-, metodologa que combina las medidas de
alcance, cronograma y gastos para evaluar el progreso y desempeo del proyecto. EVM define y monitoriza los
siguientes parmetros para cada paquete de trabajo y cuenta de control para un momento dado del proyecto:
-

el valor planificado (planned value, PV): presupuesto autorizado asignado al trabajo planificado. Es el
valor presupuestado del trabajo que debiera haberse realizado hasta ese momento dado. Es el producto
de las unidades planificadas por el coste unitario planificado.

el valor ganado (earned value, EV): presupuesto autorizado asignado al trabajo realmente ejecutado. Es
el presupuesto autorizado o inicialmente presupuestado para el trabajo realmente ejecutado de ese
trabajo. Describe el porcentaje del trabajo de proyecto ejecutado. Es el producto de las unidades
realmente ejecutadas por el coste unitario planificado.

el coste real (actual cost, AC): Es el coste incurrido para realizar el trabajo realmente ejecutado que mide
el valor ganado. Es el coste real del trabajo realmente ejecutado. Es el producto de las unidades
realmente ejecutadas por el coste unitario real.

variacin del cronograma (schedule variance, SV): adelanto o retraso del proyecto respecto al
cronograma previsto en un momento dado, expresado como diferencia entre el valor ganado y el valor
planificado. Como el coste unitario planificado es comn a ambos parmetros, expresa la diferencia
entre las unidades realmente ejecutadas y las unidades que se haba planificado ejecutar. SV: EV PV. Si
es mayor que cero, el proyecto estar adelantado y si es menor que cero estar retrasado.

Otra manera de analizar el cumplimiento de plazos es mediante el ndice de desempeo del cronograma
(Schedule performance index, SPI): se calcula como el cociente entre el valor ganado y el valor
planificado, SPI: EV/PV . Si el valor es mayor que 1, el proyecto estar adelantado y si es menor que 1
retrasado.
-

variacin del coste (cost variance, CV): ahorro o sobrecoste respecto a los costes previstos en un
momento dado, expresado como diferencia entre el valor ganado y los costes reales. Como las unidades
realmente ejecutadas es comn a ambos, expresa la diferencia entre el coste planificado y el coste real.
CV: EV AC. Si es mayor que cero tendr ahorros y si es menor que cero, sobrecostes.
Otra manera de analizar el cumplimiento de costes es mediante el ndice de desempeo de costes (cost
performance index, CPI): se calcula como el cociente entre el valor ganado y los costes reales, CPI: EV/AC .
Si el valor es mayor que 1, el proyecto tendr ahorros y si es menor que 1 sobrecostes.

Con estos indicadores se puede seguir el avance del proyecto y su desempeo tanto en costes como plazos.
El project manager debe, por otra parte, ser capaz de hacer una estimacin del presupuesto final estimado con la
informacin disponible en un momento dado. Para ello, se puede apoyar en los parmetros anteriores
-

si se considera que las variaciones en coste hay sido puntuales y que el resto del proyecto se ejecutar
conforme a l previsto: Presupuesto Final Estimado: Costes Reales + (Presupuesto Planificado Valor
Ganado)

si se considera que las variaciones en coste se van a mantener al mismo ritmo: Presupuesto Final
Estimado = (Presupuesto Planificado)/ CPI

si se considera que los cambios son tan relevantes que es difcil hacer una extrapolacin con los datos
hasta le fecha: Presupuesto Final Estimado = Costes Reales + Nueva Presupuesto del Trabajo que queda
por hacer

Adems de realizar estos anlisis el project manager debe analizar las reservas de contingencia y gestin para
determinar si esas reservas son todava necesarias o si va a ser necesario solicitar reservas adicionales ya porque
han resultado insuficientes ya porque se han identificado nuevos riesgos. Conforme avanza el proyecto, estas las
reservas de contingencia y de gestin pueden utilizarse tal y como estaba previsto o, si los riesgos no se concretan,
pueden eliminarse del presupuesto de proyecto.
el resultado de este proceso
Como resultado de este proceso se obtendrn los parmetros anteriormente indicados, proyecciones del
presupuesto final estimado y solicitudes de cambios.