Manual de Funciones para La Microempresa Dulce Tentación

Manual de funciones
para la
MICROEMPRESA
DULCE TENTACIN,
para el ao 2012
LEMA:
DESCUBRE LO QUE SEDUJO A EVA
GERENTE
Datos generales del puesto

CARACTERSTICAS DE LA CLASE
Se caracteriza por ser una actividad de planeacin y de toma de decisiones
para el trabajo empresarial tanto en el nivel administrativo como
productivo.
GERENTE
1.
2.
3.
4.
Nombre del puesto: GERENTE

Nmero de plazas: 1
Jefe inmediato: Ninguno
Subordinados directos:
- Secretaria
- Jefe administrativo
- Jefe de produccin
- Jefe de ventas
- Contadora
Tareas principales
-
Toma de decisiones con respecto a inversiones para el
desarrollo de la organizacin
Ejecuta acciones mediante el control del cumplimiento de las
polticas corporativas
Realiza el proceso de planificacin detallando misin, visin,
objetivos, estrategias, polticas y valores que caracterizaran a
la entidad.
Supervisin del cumplimiento de metas en cada una de las
reas estructurales de la organizacin

Adquisicin de materia prima en concordancia al Jefe de
Produccin
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
Instruccin: Posgrado
Experiencia: 3 5 aos
Conocimientos especficos:
Marketing y gestin de negocios

Ingls
Paquetes office
Comunicacin social
Competencias:
-
Desarrollo de otros
Asertividad o uso posicional del poder
Trabajo en equipo y cooperacin
Liderazgo de equipos
b) Responsabilidades
Produccin: De la empresa en general
Toma de decisiones: Generales de la empresa
Informacin confidencial:
-
Procesamiento del producto

Informacin contable
Equipos: Computacin
Supervisin: Nivel de asesora
Contacto externo:
-
Empresas
Pblico en general
c) Esfuerzo
-
Fsico: 30%
Mental: 70%
d) Condiciones de Trabajo
Oficina
Exigencias
-
Seguridad en s mismo
Iniciativa
Habilidad para tomar decisiones
Adaptabilidad
Estabilidad emocional
Apariencia personal
Inteligencia general
Habilidad para planificar
Fluidez verbal
Estimar la calidad de los objetos
SECRETARIA

Es unidad integrante del rea de apoyo administrativo con que cuenta la
Gerencia para el mejor desarrollo de las actividades propias.
1.
2.
3.
4.
Nombre del puesto: SECRETARIA

Nmero de plazas: 1
Jefe inmediato: Gerente
Subordinados directos: Ninguno
Tareas principales
-
Estar
atenta
al
procesamiento
correspondencia de entrada y salida de la empresa

Trabajar como un personal de apoyo para el Gerente
Coordinar las actividades necesarias para satisfacer tanto al
cliente interno como al externo

Atencin y realizacin de llamadas telefnicas a proveedores y
clientes
Transcripcin de documentos
Manejo de informacin actualizada que sirva de apoyo a los
Directivos de la Empresa
Administracin y custodia del archivo tcnica del rea
Establecer los contactos necesarios y oportunos entre el
personal, proveedores, clientes y Gerente
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
Instruccin: Pregrado
Experiencia: 1 - 2 aos
-
Poseer ttulo de Secretaria

Ingls
Paquetes office
Comunicacin social
adecuado
de
la
Competencias:
-
Iniciativa
Bsqueda de informacin
Orientacin de servicio al cliente
Construccin de relaciones
Pensamiento analtico
Compromiso organizacional
Manejo de Informacin confidencial: Es aspectos tales como archivos
de las cuentas bancarias de la organizacin y de documentacin
correspondencia privada,
Equipos: Computacin
Contacto externo:
-
Empresas
Proveedores
Pblico en general
Clientes internos
c) Esfuerzo
-
Fsico: 30%
Mental: 70%
Oficina
Exigencias
-
Seguridad en s misma
Proactividad
Relaciones humanas
Marcada orientacin al trabajo
Responsabilidad
Compromiso
Actitud positiva hacia cambio de tecnologa
Apariencia personal
JEFE ADMINISTRATIVO
Nivel administrativo
Se caracteriza por ser una actividad de apoyo al trabajo empresarial tanto
en el nivel administrativo como productivo.
NATURALEZA DEL PUESTO
Tomas decisiones para pagos por adquisiciones y ventas, utilidades, pago al
personal, costos, gastos y determinar utilidades, todo esto como apoyo al
trabajo del Gerente.
1.
2.
3.
4.
Nombre del puesto: Jefe Administrativo

Nmero de plazas: 1
Subordinados directos: Contadora
Tareas principales
-
Vigilar
el
cumplimiento
relacionadas con los asuntos de su competencia.

Elaborar y asesorar la legalizacin de los diferentes Contratos
que realice la empresa.

Coordinar y velar por el adecuado manejo y custodia del
archivo de contratos de la empresa

Coordinar y controlar las operaciones relacionadas
registro contable
Coordinar y controlar el registro de los inventarios de la
Empresa
Planear, dirigir
elaboracin de los registros MANUAL DE FUNCIONES

Participar conjuntamente en la elaboracin del Proyecto del
de
controlar
los
todo
reglamentos
lo
relacionado
normas
con el
con
la
presupuesto para la vigencia Fiscal del ao siguiente y

presentarlo a consideracin de la Gerencia para su trmite
-
respectivo.
Coordinar para que todos los reclamos presentados por los
usuarios sean resueltos
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
-
Ttulo en Administracin
Produccin
Legislacin
Procesamiento de Alimentos
Contabilidad computarizada
Ingls
Paquetes office
Competencias:
-
Adaptacin al cambio.
Creatividad e innovacin
Lealtad y sentido de pertenencia
Orientacin al cliente
Trabajo en equipo
Compromiso.
Dinamismo.
Don de mando.
Liderazgo.
Pensamiento Estratgico.
Precisin.
Relaciones pblicas.
Tolerancia a la presin.
Toma de decisiones: Por pagos por adquisiciones y ventas, verificacin
de documentos, utilidades, pago al personal, costos, gastos y determinar
utilidades
Manejo de Informacin confidencial: Con respecto a documentacin
tanto de carcter financiero como de inventario y aquellas que respalden
alianzas estratgicas con distintas organizaciones adems de aquella
relacionada a la elaboracin de producto como tal.
Equipos: Computacin
c) Esfuerzo
-
Fsico: 30%
Mental: 70%
Oficina
Exigencias
-
Iniciativa
Adaptabilidad
Apariencia personal

Fluidez verbal
Orientacin al servicio
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Liderazgo
CONTADORA
Tomar decisiones por pagos por adquisiciones y ventas, verificacin de
documentos, utilidades, pago al personal, costos, gastos y determinar
utilidades.
1. Nombre del puesto: Contadora
2. Nmero de plazas: 1
3. Jefe inmediato:
- Gerente
- Jefe administrativo
4. Subordinados directos: Ninguno
Tareas principales
-
Recopilar informacin sobre las transacciones comerciales
de la organizacin
Depositar en forma inmediata e intacta los recursos
financieros recaudados, en los diferentes bancos con los
que trabaja la organizacin

Solicitar la autorizacin correspondiente para proceder a la
emisin de especies valoradas

Firmar los cheques conjuntamente con el Gerente
Realizar los pagos correspondientes y autorizados por los
Jefes
Recopilar comprobantes de transacciones comerciales
Estar al da en pagos al SRI
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
- Poseer ttulo de Auditoria
- Ingls
- Paquetes office
- Paquetes contables
Competencias:
- Iniciativa
- Bsqueda de informacin
- Pensamiento analtico
- Compromiso organizacional
- Conocimiento organizacional
- Pensamiento conceptual
Toma de decisiones: Por pagos por adquisiciones y ventas,
verificacin de documentos, utilidades, pago al personal, costos,
gastos y determinar utilidades
Manejo de Informacin confidencial: En especial con respecto a
las finanzas de la organizacin.
Equipos: Computacin
Contacto interno: Presentacin de estados financieros de la
organizacin de forma ordenada, veraz, fidedigna a su Jefe inmediato
superior.
c) Esfuerzo
- Fsico: 40%
- Mental: 60%
Oficina
Exigencias
-
Adaptabilidad
Apariencia personal
Trabajo en equipo
Responsabilidad
JEFE DE VENTAS
Se caracteriza por ser una actividad de cooperacin con el departamento
de produccin, debe tener liderazgo en la conduccin y manejo de los
clientes tanto internos como externos. Las actividades requieren de ajuste
a las normas de calidad
Organizar las diferentes ventas en concordancia con el Jefe de Produccin,
vendedores y choferes. Tomar decisiones, verificar mercadera en stock,
analizar la demanda laboral, informar sobre las promociones ofertadas por
la empresa.
1.
2.
3.
4.
Nombre del puesto: Jefe de Ventas

Nmero de plazas: 1
- Vendedores
- Choferes
Tareas principales
-
Atencin y realizacin de llamadas telefnicas a clientes tanto
nacionales como extranjeros

Participar activamente de la planeacin de ventas, coordinar y
ejecutar las estrategias, tcticas y lanzamientos relacionados
a los proyectos de la Compaa.

Estructurar la oferta de proyectos en todos los estratos
mediante la creacin de escalas de precios, disponibilidades y
listados mensuales.
Coordinar el desarrollo
de
la
fuerza
de
ventas
para
lanzamientos, novedades campaas de refuerzo e impulso

-
comercial a los proyectos.

Gestionar el cumplimiento del presupuesto
Suministrar informacin de ventas oportuna a la
Direccin
con el fin de tomar acciones enfocadas al cumplimiento de las

-
metas.
Solucionar gilmente las objeciones de clientes y vendedores
con respecto a negocios que estn procesndose.

Coordinar con el rea de Mercadeo el adecuado flujo de
material publicitario y de apoyo a ventas requerido

Registrar, gestionar y administrar la base de datos de clientes
que visitan los puntos de venta, pagina web, base interna y
otras que se requieran.

Documentar los movimientos de inventario
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
-
Ttulo en Ingeniera en Marketing y Gestin de Negocios

Normas de Calidad
Paquete Office
Ingls
Competencias:
-
Trabajo en equipo
Compromiso.
Dinamismo.
Liderazgo.
Buen trato
Orientacin al Servicio
Proactividad
Empata
Habilidades Sociales
Actitud para trabajar bajo altos estndares de desempeo y
productividad
Toma
de
decisiones:
En
especial
aquellas
relacionadas
con
la
productividad de la fuerza de ventas en aspectos tales como cumplimiento

de metas.
Manejo de Informacin confidencial: Con respecto a aquella que
guarda referencia a los distintos movimientos de stock de mercadera as
como las estrategias que se desea implementar a fin de promocionar el

producto ofertado.
Equipos: Computacin
Contacto interno: Con la Gerencia, jefe de produccin, vendedores y
choferes con el fin de coordinar el proceso de venta en general.
c) Esfuerzo
-
Fsico: 30%
Mental: 70%
Oficina
Exigencias
-
Iniciativa
Adaptabilidad
Apariencia personal
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Liderazgo
Concentracin en detalles
Fluidez verbal
VENDEDOR
Se caracteriza por ser una actividad de cooperacin y de toma de
decisiones.
Constante
actividad
comportamiento del mercado.

con
clientes.
Preocupacin
por
el
Realizar la venta de la mercadera. Introducir y mantener en el mercado

todos los productos de la empresa. Disponibilidad para viajar y permanecer
fuera de la ciudad.
1.
2.
3.
4.
Nombre del puesto: VENDEDOR

Nmero de plazas: 1
Jefe inmediato: Jefe de Ventas
- Chofer
Tareas principales
-
Vender los productos de la empresa

Gestionar Cobranzas
Introducir nuevos productos en el mercado
Conocer y estudiar el comportamiento del mercado
Distinguir a la competencia
Alertar a la empresa sobre el trabajo de la competencia
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
Instruccin: Superior
-
Ttulo en Tcnico o Tecnlogo en Ventas

Tcnicas de venta
Diseo de rutas para las distintas zonas de la provincia y el
Pas
Gestin de cobranza
Tcnicas para introducir los nuevos productos
Paquete Office
Ingls
Competencias:
-
Asesora y negociacin
Trabajo en equipo
Compromiso.
Dinamismo.
Buen trato
Proactividad
Habilidades Sociales
Disciplina
Manejo de Informacin confidencial: Con respecto a las estrategias que
se desea implementar a fin de promocionar el producto ofertado.
Manejo de valores monetarios: Con respecto a las cobranzas realizadas
Equipos: Computacin
Contacto interno: Tanto con la Jefatura de Ventas para concordar
productos en stock as como con el Chofer a fin de establecer rutas de
distribucin de la mercadera.
c) Esfuerzo
-
Fsico: 40%
Mental: 60%
Aire Libre
Exigencias
-
Iniciativa
Adaptabilidad
Apariencia personal
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Liderazgo
Fluidez verbal
Facilidad para entablar relaciones interpersonales
Actitud persuasiva
AYUDANTES GENERALES
Se caracteriza por ser una actividad de transporte. Requieren iniciativa,
conocimiento, experiencia y alto nivel para el manejo del vehculo.
Realizar el manejo del vehculo con la finalidad de la distribucin del
producto hacia los clientes intermediario; siendo el principal responsable de
que estos lleguen en las mejores condiciones a su destino.
1. Nombre del puesto: CHOFER
2. Nmero de plazas: 1
3. Jefe inmediato:
- Jefe de Produccin
- Vendedor
4. Subordinados directos: Ninguno
Tareas principales
-
Controlar el vehculo
Distribuir responsablemente el producto a cada uno de los
clientes intermediarios en las mejores condiciones

Estar al tanto en los requerimientos del vehculo
Solicitar oportunamente la reposicin de piezas en mal estado
Mantener actualizados los documentos necesarios para el
rodaje del vehculo

Dar el mantenimiento necesario, cuidando de que no haya
desperdicio de combustible
Evitar la contaminacin ambiental
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
Instruccin: Bsica
Experiencia: 6 meses a 1 ao
-
Mecnica y electromecnica
Leyes de trnsito y vialidad
Terminologa pertinente
Cultura General
Competencias:
-
Deseo de superacin
Trabajo en equipo
Compromiso.
Dinamismo.
Buen trato
Proactividad
Disciplina
Toma de decisiones: Con respecto a la direccin vial que debe escoger a
fin de que los productos lleguen a su destino en excelentes condiciones y
en tiempo ptimo.
Equipos: Vehculo
Contacto interno: Con su Jefe inmediato a fin de informarse sobre el
destino de los productos.
Esfuerzo
-
Fsico: 70%
Mental: 30%
c) Condiciones de Trabajo
Aire Libre
Exigencias
-
Iniciativa
Adaptabilidad
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Rapidez
Discriminacin visual
Buen sentido de la vista
Respeto por los bienes
Deseo de superacin
Seguir instrucciones
JEFE DE PRODUCCIN
Se caracteriza por la direccin, supervisin y control de los/as trabajadores
de las seccin que es el corazn de la Empresa.
Organizar las actividades de produccin desde la materia prima hasta el
embalaje. Es una unidad muy importante ya que en ella se sustenta la
existencia de la empresa, y sus funciones tienen que ver con el
procesamiento de la materia prima hasta el envasado y posterior embalaje
para la venta.
1.
2.
3.
4.
Nombre del puesto: Jefe Produccin

Nmero de plazas: 1
Subordinados directos: El personal de produccin
Tareas principales
-
Presentar
Gerencia
un
informe
mensual
de
las
no
conformidades detectadas en su rea y el anlisis del mismo.

Verificar el cumplimiento y efectividad de las acciones
remediales, correctivas y/o preventivas implantadas en la
empresa
Mantener, documentar y archivar toda la documentacin
concerniente a este proceso

Analizar los productos no conformes
Decidir sobre el destino de los productos no conformes
Informar a la Gerencia cuando se detecte que ha salido a la
venta un producto no conforme

Informar al Jefe administrativo sobre aquellos productos que
debern ser devueltos al proveedor de insumos, empaques y
materiales
por
no
estar
conformes
obreros
cumplan
con
los
requisitos
preestablecidos.
Controlar que los
indicaciones sobre el manejo de la materia.

Informar al Comit de Direccin sobre el estado de los
procesos, rendimiento y tiempo estndar en produccin.

Elaborar los perfiles para cada puesto requerido en su rea
Control de higiene y seguridad en la industria alimentaria para
todo el personal que trabaja en esta rea

Control del buen funcionamiento de equipos.
adecuadamente
las
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
-
Ttulo en Ingeniera en Alimentos o Ingeniera en Procesos

Procesos sobre tecnologas de cereales.
Higiene y seguridad industrial
Normas de calidad
Ingls
Paquetes office
Competencias:
-
Adaptacin al cambio.
Trabajo en equipo
Compromiso.
Dinamismo.
Don de mando.
Liderazgo.
Pensamiento Estratgico.
Precisin.
Tolerancia a la presin.
Produccin: Control generalizada del rea de produccin
Toma de decisiones: Con respecto a la materia; la transformacin en s
de la misma y la participacin activa de los obreros.
Manejo de Informacin confidencial: Con respecto a documentacin de
inventario y aquella relacionada a la elaboracin de producto como tal.
Equipos: Computacin Maquinaria Pesada
Contacto interno: Con la gerencia a fin de informar todos aquellos

pormenores suscitados en el rea de produccin.
c) Esfuerzo
-
Fsico: 40%
Mental: 60%
Taller
Exigencias
-
Iniciativa
Adaptabilidad
Apariencia personal
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Liderazgo
Razonamiento Lgico Numrico
Memoria para detalles
Estimar la calidad de los objetos
Destreza Manual
Agudeza de sentido
AYUDANTES GENERALES
Se caracteriza por ser una actividad netamente manual y semitcnicas que
requieren iniciativa, conocimientos, experiencia y alto manejo de equipo en
el caso de utilizar este.
1.
2.
3.
4.
Nombre del puesto: ESPECIALISTA DE COCINA

Nmero de plazas: 1
Jefe inmediato: Jefe de Produccin
Subordinados directos: Ayudante de cocina
Tareas principales
Dirigir el equipo de cocina.

Gestionar los productos y las compras.
Confeccionar y coordinar los turnos de trabajo y horarios.
Elaboracin las recetas, as como escandallar las mismas.
Relacin con proveedores de materias primas y materiales
auxiliares.
Informar de inconvenientes al Jefe de produccin
Controlar el mantenimiento de las mquinas
Solicitar el mantenimiento de la maquinaria
Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
Instruccin: Bsica
Experiencia: No indispensable
-
Formas
Tamaos
Colores
Distincin
Cultura general
Competencias:
-
Deseo de superacin
Trabajo en equipo
Compromiso.
Dinamismo.
Buen trato
Proactividad
Disciplina
Equipos: Maquinaria
Contacto interno: Con su Jefe inmediato a fin de informarle la condicin
cualitativa del producto en proceso.
Esfuerzo
-
Fsico: 60%
Mental: 40%
Taller
Exigencias
-
Iniciativa
Adaptabilidad
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Paciencia
Perseverancia
Rapidez
Deseo de superacin
AYUDANTES GENERALES
Se caracteriza por ser una actividad netamente manual y semitcnicas que
requieren iniciativa, conocimientos, experiencia y alto manejo de equipo en
el caso de utilizar este.
1.
2.
3.
4.
Nombre del puesto: AYUDANTE DE COCINA

Nmero de plazas: 1
Jefe inmediato: Jefe de Produccin
Subordinados directos: Ninguno
Tareas principales
Servir de apoyo en actividades como:

Gestionar los productos y las compras.
Confeccionar y coordinar los turnos de trabajo y horarios.
Elaboracin las recetas, as como escandallar las mismas.
Relacin con proveedores de materias primas y materiales
auxiliares.
Informar de inconvenientes al especialista de cocina
Controlar el mantenimiento de las mquinas
Solicitar el mantenimiento de la maquinaria

Factores de Trabajo
a) Aptitudes bsicas
Instruccin: Bsica
Experiencia: No indispensable
-
Formas
Tamaos
Colores
Distincin
Cultura general
Competencias:
-
Deseo de superacin
Trabajo en equipo
Compromiso.
Dinamismo.
Buen trato
Proactividad
Disciplina
Equipos: Maquinaria
Contacto interno: Con su Jefe inmediato a fin de informarle la condicin
cualitativa del producto en proceso.
Esfuerzo
-
Fsico: 60%
Mental: 40%
Taller
d) Exigencias
-
Iniciativa
Adaptabilidad
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Paciencia
Perseverancia
Rapidez
Deseo de superacin

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Manual de funciones

Datos generales del puesto

Nombre del puesto: GERENTE

Toma de decisiones con respecto a inversiones para el

reas estructurales de la organizacin

Marketing y gestin de negocios

Procesamiento del producto

Datos generales del puesto

Nombre del puesto: SECRETARIA

correspondencia de entrada y salida de la empresa

cliente interno como al externo

Poseer ttulo de Secretaria

Habilidad para planificar

Nombre del puesto: Jefe Administrativo

relacionadas con los asuntos de su competencia.

que realice la empresa.

archivo de contratos de la empresa

elaboracin de los registros MANUAL DE FUNCIONES

presupuesto para la vigencia Fiscal del ao siguiente y

Habilidad para planificar

Recopilar informacin sobre las transacciones comerciales

que trabaja la organizacin

emisin de especies valoradas

Nombre del puesto: Jefe de Ventas

Atencin y realizacin de llamadas telefnicas a clientes tanto

nacionales como extranjeros

a los proyectos de la Compaa.

lanzamientos, novedades campaas de refuerzo e impulso

comercial a los proyectos.

con el fin de tomar acciones enfocadas al cumplimiento de las

con respecto a negocios que estn procesndose.

material publicitario y de apoyo a ventas requerido

otras que se requieran.

Ttulo en Ingeniera en Marketing y Gestin de Negocios

productividad de la fuerza de ventas en aspectos tales como cumplimiento

como las estrategias que se desea implementar a fin de promocionar el

comportamiento del mercado.

Realizar la venta de la mercadera. Introducir y mantener en el mercado

Nombre del puesto: VENDEDOR

Vender los productos de la empresa

Ttulo en Tcnico o Tecnlogo en Ventas

clientes intermediarios en las mejores condiciones

rodaje del vehculo

Nombre del puesto: Jefe Produccin

conformidades detectadas en su rea y el anlisis del mismo.

concerniente a este proceso

venta un producto no conforme

indicaciones sobre el manejo de la materia.

procesos, rendimiento y tiempo estndar en produccin.

todo el personal que trabaja en esta rea

Ttulo en Ingeniera en Alimentos o Ingeniera en Procesos

Contacto interno: Con la gerencia a fin de informar todos aquellos

Nombre del puesto: ESPECIALISTA DE COCINA

Dirigir el equipo de cocina.

Nombre del puesto: AYUDANTE DE COCINA

Servir de apoyo en actividades como:

Solicitar el mantenimiento de la maquinaria

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