Anda di halaman 1dari 28

BAB I

Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi akuntansi mempunyai arti yang penting bagi setiap perusahaan guna
menghasilkan informasi yang akurat. Informasi yang akurat membantu manager dalam
pengambilan keputusan bisnis secara tepat. Salah satu kegiatan perusahaan yang membutuhkan
sistem informasi akuntansi yang bagus adalah aktivitas penjualan, apalagi untuk perusahaan yang
mempunyai banyak sumber pendapatan. Sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai
susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang
didesain untuk menginformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.
Siklus pendapatan (Revenue Cycle) merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para
pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan - penjualan tersebut. Dalam
siklus pendapatan terdapat aktivitas penjualan dan penerimaan kas, juga akan melibatkan
aktivitas pencatatan penjualan, pencatatan penerimaan kas, dokumentasi faktur, aktivitas
pengiriman, dan aktivitas penagihan. Setiap aktivitas tersebut akan melibatkan orang-orang yang
telah ditunjuk oleh perusahaan untuk menangani setiap fungsi, sehingga setiap aktivitas memiliki
orang yang mempertanggung jawabkannya.
PT Minang Jaya merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang
Bakery. Sistem yang berjalan saat ini Pada PT Minang Jaya dalam proses pendapatan diperoleh
ketika pelanggan memesan barang atau datang langsung ke perusahaan, kemudian dilakukan
pengecekan terhadap persediaan barang, jika barang tersedia akan segera dilakukan pengiriman
berdasarkan alamat tujuan dari pelanggan melalui petugas pengiriman barang, sesampai pada
alamat tujuan pelanggan membayar uang pembelian barang yang dicatat pada nota pembayaran
sebagai bukti transaksi pembayaran, selanjutnya akan diserahkan pada bagian administrasi
keuangan untuk didata pada penerimaan kas, sedangkan pada pemesanan kue untuk berbaga
kegiatan acara, biasanya pelanggan melakukan pemesanan kue melalui telepon atau datang
langsung pada perusahaan, kemudian didata dan akan segera dilakukan pengantaran kue sesuai
dengan alamat dan lokasi yang diberikan pelanggan. Setelah pengantaran selesai selanjutnya
dilakukan proses pembayaran yang dicatat pada nota pembayaran sebagai bukti transaksi,
kemudian nota tersebut diserahkan pada bagian administrasi untuk didata pada penerimaan kas.
1

Dalam kegiatan perusahaan pada siklus pendapatan ada permasalahan yang dihadapi yaitu
dokumentasi perusahaan belum memadai dalam pencatatan transaksi penjualan, serta
penyimpanan data antar bagian belum terintegrasi, sehingga berdampak pada rentannya risiko
perusahaan untuk mengalami kecurangan, misalnya penggelapan aset, menaikkan harga,
menunda penyetoran, dan pencatatan atas penerimaan kas. Penggunaan satu kwitansi untuk setiap
transaksi pembayaran dan destination wewenang / tugas yang kurang tepat. Upaya untuk
mengatasi hal tersebut yaitu dengan menerapkan sistem informasi akuntansi menggunakan siklus
pendapatan (Revenue Cycle) yang sesuai dengan kondisi perusahaan serta menjamin
pengendalian internal perusahaan. Pada siklus pendapatan (revenue cycle) ada empat aktivitas
bisnis yang dilakukan antara lain, penerimaan pesanan penjualan, pengiriman barang kepada
pelanggan, penagihan atau pencatatan piutang usaha dan pengumpulan kas. Dengan menerapkan
siklus pendapatan diharapkan agar proses semua transaksi dapat diotorisasikan dengan benar,
valid, disahkan dan telah dicatat dengan akurat, serta aset dapat terjaga dari kehilangan dengan
aktivitas bisnis dilaksanakan secara efesien dan efektif.
Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang
sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan siklus
pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang
usaha, serta penagihan kas.
1.2

Ruang Lingkup
1. Bagaimana Siklus Penadapatan Pada PT Minang Jaya?
2. Apa saja aktivitas yang diperlukan PT Minang Jaya terhadap system Siklus
Pendapatan yang sudah ada?

1.3

Tujuan dan Manfaat


Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah Tugas Kelompok dari mata kuliah Analisa
Perancangan Sistem.
Manfaat :
1. Mengetahui tentang kegunaan dan fungsi Siklus Pendapatan pada PT Minang Jaya
2. Memberikan saran dan masukan kepada PT Minang Jaya tentang sistem Siklus
Pendapatan yang diperlukan untuk perusahaan PT Minang Jaya.
BAB II
PERANCANGAN SISTEM SIKLUS PENDAPATAN
2

2.1.

Sistem

2.1.1.

Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan dalam dua pendekatan. Kedua pendekatan tersebut adalah
pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada
komponen atau elemennya. Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan
sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang
tertentu. Pendekatan yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan
sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Definisi sistem menurut Romney dan Steinbart (2009:26) juga menggunakan pendekatan
yang lebih menekan pada komponennya yaitu A system is a set of two or more interrelated
components that interact to achieve a goal yang dapat diartikan bahwa sebuah sistem adalah
kumpulan dari dua atau lebih komponen yang saling berkaitan (interrelated) berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang
berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen
akan lebih mudah dipelajari dalam menganalisis dan merencanakan suatu sistem. Hal ini
disebabkan dalam menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem
harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau
subsistem- subsistem dari sistem tersebut.

2.1.2.

Karakteristik Sistem

Karakteristik atau sifat-sifat yang dimiliki oleh suatu sistem adalah sebagai berikut:
1.

Komponen Sistem (components)


Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.

2.

Batas Sistem (boundary)


3

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3.

Lingkungan Luar Sistem (environments)


Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.

4.

Penghubung Sistem (interface)


Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5.

Masukan Sistem (input)


Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6.

Keluaran Sistem (output)


Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan.

7.

Pengolah Sistem (process)


Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai
pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8.

Sasaran Sistem (objectives)

Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuannya.

2.1.3.

Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem


buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi
melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang
dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara
manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau man-machine
system.

3.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem


tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang
sudah dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya
tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem


terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan
dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2.

Perancangan
5

2.2.1.

Pengertian perancangan

Perancangan sistem merupakan

tahap selanjutnya setelah analisa sistem, mendapatkan

gambaran dengan jelas tentang apa yang dikerjakan pada analisa sistem, maka dilanjutkan
dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.
Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan
untuk elemen-elemen komputer yang akan mengunakan sistem yaitu pemilihan peralatan dan
program komputer untuk sistem yang baru. (Kristanto, 2008 : 61).

2.2.2.

Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan yang hendak dicapai dari tahap perancangan system mempunyai maksud atau
tujuan utama, yaitu sebagai berikut:
1

Untuk memenuhi kebutuhan pemakaian sistem (user)

Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancangan bangun yang
lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat dalam
pengembangan atau pembuatan sistem.

2.2.3.

Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian
dalam proses pengambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Sebagian besar informasi tidak
dapat ditaksirkan keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya. Pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost
effectiveness atau cost-benefi.

2.3.

Siklus Pendapatan
6

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi
terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih
kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan
adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang
sesuai pula.
Siklus pendapatan terdiri dari empat aktivitas dasar. Keempat aktivitas dasar bisnis yaitu
entri pesanan penjualan (sales order entry), pengiriman (shipping), penagihan (billing), dan
penagihan kas (cash collections).
1

Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)


Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap. Ketiga tahap tersebut adalah
mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta
memeriksa ketersediaan persediaan. Selain itu, proses entri pesanan juga memasukkan
kegiatan terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh
departemen terpisah untuk pelayanan pelanggan yaitu menjawab pertanyaan pelanggan.

2.

a.

Mengambil pesanan pelanggan

b.

Persetujuan kredit

c.

Memeriksa ketersediaan barang

d.

Menjawab pertanyaan pelanggan

Pengiriman (Shipping)
Proses pengiriman mencakup dua tahap. Kedua tahap dalam proses pengiriman adalah
mengambil dan mengepak pesanan dan mengirim pesanan tersebut. Departemen bagian
penggudangan dan pengiriman yang melakukan aktivitas tersebut.
a. Mengambil dan mengepak pesanan
b. Mengirim Pesanan

3.

Penagihan (Billing)
7

Aktivitas dasar ketiga siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan
memelihara data piutang usaha. Gambar 2.6 menunjukkan penagihan dan pembaruan
piutang usaha sebagai proses terpisah dan keduanya dilakukan oleh dua fungsi terpisah
dalam departemen akuntansi.
a. Penagihan
b. Pemeliharaan data piutang usaha
4

Penagihan Kas (Cash Collections)


Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor
pada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank. Cara
lainnya untuk menjaga kiriman kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat
perjanjian lockbox dengan sebuah bank.

Berikut adalah data flow diagram revenue cycle yang berlaku secara umum:
1

Penerimaan pesanan dari pelanggan:

Prosedur Pengembalian Penjualan


8

2.3.1.

Penagihan kas

Fungsi yang Terkait


9

Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam siklus pendapatan. Fungsi- fungsi yang terkait dalam
siklus pendapatan terdiri dari:
a.

Fungsi Penjualan. Dalam transaksi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi
barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat
pengiriman.

b.

Fungsi Kredit. Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan
dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena sebagian besar
penjualan yang terjadi dalam perusahaan adalah penjualan kredit, maka sebelum
order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit
dari fungsi kredit.

c.

Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke
fungsi pengiriman. Fungsi ini berada di tangan Bagian Gudang.

d.

Fungsi Pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas
dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini
bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari
perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

f.

Fungsi Penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan salinan faktur bagi
kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini berada
di tangan Bagian Penagihan

g.

Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang
timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan
piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam
kartu persediaan.
10

2.3.2.

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam siklus pendapatan adalah:


1.

Surat order pengiriman dan tembusannya.

2.

Faktur dan tembusannya.

3.

Rekapitulasi harga pokok penjualan.

4.

Bukti memorial.

2.3.3.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pendapatan adalah:


a.

Jurnal Penjualan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi


penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa
macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis
produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat
penjualan menurut jenis produk tertentu.

b.

Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

c.

Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi
rincian mutasi setiap jenis persediaan.

d.

Kartu Gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

e.

Jurnal Umum. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk
yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

2.3.4.

Tujuan Siklus Pendapatan

11

Di dalam siklus pendapatan, system yang didesain dengan baik harus menyediakan
pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:
1.

Semua transaksi telah diotorisasi dengan benar.

2.

Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

3.

Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

4.

Semua transaksi dicatat dengan akurat.

5.

Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

6.

Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

2.3.5.

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan

Ancaman-ancaman utama dalam siklus pendapatan dan prosedur pengendalian yang sesuai yang
harus dilaksanakan untuk menghilangkan ancaman-ancaman tersebut adalah sebagai berikut:
Proses

Ancaman

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

/Aktivitas
Entri pesanan 1. pesanan pelanggan yang Pemeriksaan edit entri data
penjualan

tidak

lengkap

atau

tidak

akurat
2. Penjualan secara kredit ke Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit
pelanggan

yang

memiliki bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat

catt. Kredit buruk

atas saldo rek. pelanggan

3. Legitimasi pesanan

Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan


sertifikat digital untuk e-biz

4.

Habisnya

biaya

persediaan, Sistem pengendalian persediaan

penggudangan,

dan

pengurangan harga
Pengiriman

5.

Kesalahan

pengiriman: Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu

barang dag., jumlah dan pengambilan dan slip pengepakan: pemindai


12

alamat yang salah

kode garis
Pengendalian aplikasi entri data

6. Pencurian persediaan

Batasi akses fisik ke persediaan

Penagihan dan 7. Kegagalan untuk menagih Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
piutang usaha

pelanggan
8.

Kesalahan

dalam Pengendalian edit entri data

penagihan
9.

Kesalahan

memasukkan

Penagihan kas

Daftar harga

data

dalam Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha


ketika dengan buku besar: laporan bulanan ke

memperbarui piutang usaha

pelanggan

10. Pencurian kas

Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan


kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan
pengesahan

dan

penyimpanan

semua

penerimaan
Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan
catt seseorang yang tidak terlibat dalam
pemrosesan penerimaan kas
Masalah

- 11. Kehilangan data

Prosedur

cadangan

dan

pemulihan

dari

masalah

bencana; pengendalian akses (secara fisik dan

pengendalian

logis)

umum
12. Kinerja yang buruk

Desain Output Dan Input

Desain Output

Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini
kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam jenis. Output
dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak
(berupa tampilan di layar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang
13

akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang
akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media
keras atau di layar video.

Tipe Output

Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu :


1. Output Intern (internal output)
Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan
tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila
sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporanlaporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya.
2. Output Ekstern (external output)
Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya.
Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain sebagainya.
Banyak output ekstern ini dibuat di formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted
form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagian-bagian tertentu yang masih harus
diisi.

Format Output

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau pabrik.
Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi sekarang dengan
kemampuan teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik, maka output berupa
grafik juga mulai banyak dihasilkan, terutama ooutput untuk keperluan manajemen tingkat
menengah ke atas.

Desain Input

Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input device) yang
akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya.Alat input dapat
digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat input
14

langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah
keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input
yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape)
dan KTD (key-to-disk).

Proses Input

Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga
tahapan utama, yaitu :
1. Penangkapan data (data capture)
Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh
organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi.
2. Penyiapan data (data preparation)
Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
(machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk magnetik)
3. Pemasukan data (data entry)
Merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.

Tipe Input

Input dapat dikelompokkan ke dalam :


1. Input ekstern (external input)
Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian,
kwitansi-kwitansi dari luar organisasi.
2. Input intern (internal input)
Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan, order
penjualan dan lain sebagainya. Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah
dokumen dasar untuk data capture input itern.

Data Flow Diagram (DFD)

Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada
tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima program dengan menggunakan
15

simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L. L. Constantine juga
menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program.
G.E. Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat modelmodel sistem matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu
sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang
diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini
sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem
secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data
sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram, DFD).
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem
baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik
dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan
lain sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat
menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga
merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Komponen Dfd

Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili :
1

External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

Data flow (arus data)

Process (proses)

Data store (simpanan data)

Data Dictionary

Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.
Untuk maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat hal-hal berikut ini:
1

Nama arus data.

16

Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus
data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan
penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung
mencarinya dengan mudah di KD.
2

Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu
dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti
penjualan sebagai faktur,

sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan

permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai
struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
3

Bentuk data.
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :
dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu
dokumen atau formulir;
hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di
media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer;
hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk
variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya;
hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya
berbentuk suatu variabel;
dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa
suatu field (item data).

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:

dokumen dasar atau formulir;

dokumen hasil cetakan computer

laporan tercetak;

tampilan di layar monitor;

variabel;
17

parameter;

field.

Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan
untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk
laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang
output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk
tampilan di layar monitor akan digunakan juga untuk merancang tampilan layar yang akan
dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan
variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang
mengalir dalam bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di
layar monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.
4

Arus data.
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus data ini di
DFD.

Penjelasan.
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka
bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN PERMINTAAN
PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan
untuk meminta barang dari gudang.

Periode.
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD
karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke
sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus
dihasilkan.

Volume
Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari
arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir
18

dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan
digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
8

Struktur data.
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa
raja.

BAB III
SIKLUS PENDAPATAN PADA ROTI MINANG JAYA
3.1.
3.1.1.

Latar Belakang Peruahaan


Sejarah Roti Minang Jaya

19

Roti Minang Jaya yang bertempat di Jalan Kandis III No. 6 Nanggalo Padang merupakan sebuah
badan usaha perseorangan yang didirikan tahun 1995. Roti Minang Jaya memiliki tujuh varian
yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Coklat
Kelapa
Sarikaya
Mentega
Roti gepeng kacang hijau
Roti gepeng coklat
Roti sandwich

Roti Minang Jaya dikelola oleh seorang pemilik. Roti Minang Jaya juga memiliki dua belas orang
karyawan. Berikut ini struktur organisasi Roti Minang Jaya:

Pemilik/Pengelola

Bagian Produksi

Bagian Administrasi

Bagian gudang

Bagian pengiriman

3.1.2. Lokasi dan Fasilitas Penunjang Roti Minang Jaya


Roti Minang Jaya yang terletak di Jalan Kandis III No. 6 Nanggalo Padang bisa dikatakan berada
pada lokasi yang strategis. Roti Minang Jaya memiliki beberapa fasilitas penunjang, yaitu ruang
tunggu dan tempat tinggal untuk karyawan. Roti Minang Jaya juga dilengkapi dengan sarana
prasarana lain seperti listrik, diesel, air, telepon, sepeda motor, tempat parkir, televisi, tempat
duduk untuk ruang tunggu.
3.1.3. Proses Bisnis
Roti Minang Jaya merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi roti sesuai orderan
pelanggan dengan berbagai varian rasa. Bahan baku dipesan dari pemasok yang datang ke pabrik
sesuai dengan permintaan bahan baku yang dibutuhkan dan pembayaran pembelian bahan baku
dilakukan secara kredit. Pendapatan Roti Minang Jaya diperoleh dari transaksi penjualan roti
yang dilakukan secara tunai. Pembuatan roti dilakukan setiap kali ada pesanan. Roti yang sudah
siap dibuat akan langsung dikirim ke palanggan. Pembayaran gaji dilakukan setiap minggu
20

dengan pengecekan absen menggunakan tanda tangan. Pembelian aktiva tetap atau pergantian
pun jarang dilakukan. Pelaporan keuangan Roti Minang Jaya dilakukan setiap minggu.
Roti Minang Jaya menggunakan Sistem Informasi Akuntansi secara manual pada semua
kegiatannya mulai pembelian sampai penjualan. Laporan keuangan di terbitkan setiap minggu
(Weekly reports).
3.2. Proses Pendapatan (Revenue Processing)
3.2.1. Revenue Processing Naration
Pendapatan Roti Minang Jaya hanya berasal dari transaksi penjualan roti. Transaksi penjualan
tersebut dilakukan secara tunai. Adapun prosedur penjualan roti pada Roti Minang Jaya yaitu :
1

Penjualan menggunakan pesanan pelanggan


a Pelanggan memesan roti ke pabrik. Kemudian staf bagian penjualan menyiapkan
dokumen pesanan penjualan dan membuat kopian dokumen pesanan penjualan sebanyak
4 rangkap. Kopian tersebut di berikan ke departemen pembayaran, departemen produksi
dan departemen pengiriman. Staf penjualan memberikan informasi harga roti. Apabila
b

pelanggan menyetujui harga yang diberikan, staf akan menghitung harganya.


Pelanggan yang setuju, akan membayar langsung roti sesuai dengan harga yang
ditetapkan dan staf penjualan akan menyiapkan faktur yang akan diberikan kepada
pelanggan. Setelah roti selesai di produksi, bagian produksi akan meletakkan roti di dalam

gudang. Staf gudang akan memisahkan roti-roti tersebut sesuai dengan pesanan.
Setelah disesuaikan, staf gudang akan mengirim roti ke bagian pengiriman. Bagian
pengiriman akan mengecek kembali apakah roti yang di pesan sesuai dengan pesanan dan

membuat tanda bukti terima barang, lalu akan diantar oleh carrier.
Dokumen pesanan penjualan, roti yang telah selesai dibuat dan pelepasan stok di filekan
di bagian pengiriman.

3.2.2. Roti Minang Jaya Dfd Of Revenue

21

3.2.3. Perbedaan data flow diagram revenue cycle secara umum dengan data flow diagram
roti minang jaya
DFD SECARA UMUM

DFD ROTI MINANG JAYA

22

Dari tabel di atas, bisa kita lihat dengan jelas perbedaan antara DFD siklus pendapatan (pesanan
penjualan) yang berlaku secara umum dengan DFD yang berlaku pada roti minang jaya:
a.

DFD yang berlaku secara umum merupakan penjualan kredit, tampak dengan jelas bahwa
ada

entitas check credit yang tertulis di sana, sedangkan DFD pada roti minang jaya

merupakan penjualan tunai.


b.

DFD yang berlaku secara umum biasanya berlaku di perusahaan-perusahaan besar,


sedangkan DFD roti minang jaya merupakan perusahaan kecil
Jadi dikarenakan roti minang jaya merupakan penjualan tunai, tidak ada data flow

diagram mengenai penagihan kas ataupun pengembalian barang karena semua proses mulai dari
pesanan penjualan, pengiriman roti hingga pembayaran roti yang dilakukan pelanggan sudah
terlingkup dalam satu DFD saja.

3.2.4. Data Dictionary


Nama Arus Data =

Pesanan Pelanggan

Bentuk Data

Dokumen cetakan komputer

23

Arus data

Penjelasan

Menyiapkan pesanan penjualan

- Pelanggan

Menambahkan harga dan biaya pengiriman


Merekonsiliasi dan mengirim

- Pelanggan
- Kurir

menyiapkan pesanan penjualan dari pelanggan untuk disiapkan roti


yang dipesan
Mengirimkan faktur kepada pelanggan agar pelanggan membayarkan
sejumlah uang
Mengirimkan pesanan penjualan kepada pelanggan melalui kurir

Periode

Setiap kali terjadi penjualan (Harian)

Volume

volume rata-rata adalah 100 dan volume puncak adalah 150

Struktur data

Pesanan pelanggan tediri dari item data


-

Nomor faktur
Kode barang
Nama barang
Satuan
Harga
Jumlah
Total harga

I Tahap selanjutnya dalam siklus sistem informasi adalah tahap perancangan. Pekerjaan rancangan
dimulai dari merancang keluaran.

6 3.2.6. Output
Output dari sistem informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output berupa laporan yang
akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan perencanaan serta pengendalian. Dalam
penentuan output ada hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
Merancang format laporan
Merancang isi laporan
Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain lain
Berikut adalah Design Ouput pada Revenue Cycle :

24

Output Dari Revenue Cycle jika dipisahkan Kedalam setiap transaksi :

25

3.2.7. Input
Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian berasal dari pembeli.
Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan. Berikut adalah Design Input pada Revenue
cycle :

3.2.8. Database
26

I Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi. Maka


diperlukan data yang meliputi:
I Kode barang
I Nama barang
I Lokasi penyimpanan
I Satuan
I Persediaan minimum

jumlah pesanan
pembelian terakhir
persediaan
harga beli
jumlah pengadaan kembali

Berikut adalah Database dari Roti Minang Jaya (Transaksi ) :

BAB IV
Kesimpulan dan Saran
27

4.1.

Kesimpulan
1. DFD yang berlaku secara umum merupakan penjualan kredit, tampak dengan jelas
bahwa ada entitas check credit yang tertulis di sana, sedangkan DFD pada roti
minang jaya merupakan penjualan tunai.
2. DFD yang berlaku secara umum biasanya berlaku di perusahaan-perusahaan besar,
sedangkan DFD roti minang jaya merupakan perusahaan kecil.

4.1.2. Saran
Untuk menigkatkan kelemahan dari pengendalian pada roti minang jaya yang harus dilakukan
oleh perusahaan ini adalah sebagai berkut:
1

Otorisasi transaksi
Karena otorisasi transaksi pada roti minang jaya sudah lumayan bagus, sebaiknya
terus mempertahankan sistem seperti ini, atau memperbaharuinya menjadi lebih baik

lagi.
2 Pemisahan tugas
Karena Roti minang jaya memiliki karyawan yang terbatas, tugas setiap bagian
menjadi rangkap. Seharusnya departemen penjualan yang membuat faktur dan surat
pengeluaran barang (stock release).
3 Supervisi
Karena supervisi tidak dimiliki oleh Roti minang jaya, sebaiknya menambah adanya
supervisi atau kepala gudang agar lebih intens dalam mengawasi kinerja setiap
4

karyawan.
Catatan akuntansi
Perusahaan sebaiknya mencatat berapa kas yang masuk disetiap minggu atau

bulannya agar mempermudah membuat laporan akhir tahun.


Pengendalian akses
Sebaiknya tidak semua karyawan dengan mudah dapat memasuki dan mengakses
persediaan digudang, misalnya hanya kepala gudang saja yang dapat memasukkan
atau mengeluarkan barang karena diketahui bahwa Roti minang jaya tidak memiliki

kepala gudang.
6 Verifikasi independen
Sebaiknya roti minang jaya terus memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari
prosedur yang dilaksanakan.

28