Anda di halaman 1dari 17

BAB II

PERANCANGAN SISTEM SIKLUS PENDAPATAN


2.1.

Sistem

2.1.1.

Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan dalam dua pendekatan. Kedua pendekatan tersebut adalah pendekatan
yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan yang
lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Definisi sistem menurut Romney dan Steinbart (2009:26) juga menggunakan pendekatan yang
lebih menekan pada komponennya yaitu A system is a set of two or more interrelated components
that interact to achieve a goal yang dapat diartikan bahwa sebuah sistem adalah kumpulan dari dua
atau lebih komponen yang saling berkaitan (interrelated) berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara
pendekatannya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen akan lebih mudah
dipelajari dalam menganalisis dan merencanakan suatu sistem. Hal ini disebabkan dalam menganalisis
dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai
komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem- subsistem dari sistem tersebut.
2.1.2.

Karakteristik Sistem

Karakteristik atau sifat-sifat yang dimiliki oleh suatu sistem adalah sebagai berikut:
1.

Komponen Sistem (components)


Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling
bekerjasama membentuk satu kesatuan.

2.

Batas Sistem (boundary)


Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup (scope)
dari sistem tersebut.

3.

Lingkungan Luar Sistem (environments)


Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.

4.

Penghubung Sistem (interface)


Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang
lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.

5.

Masukan Sistem (input)


Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance
input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input
adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6.

Keluaran Sistem (output)


Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan.

7.

Pengolah Sistem (process)


Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai
pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8.

Sasaran Sistem (objectives)


Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang
akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.

2.1.3.

Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan
manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses
alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh
manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin
disebut dengan human-machine system atau man-machine system.

3.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak
tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka
(open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan
dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2.

Perancangan

2.2.1.

Pengertian perancangan

Perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem, mendapatkan gambaran
dengan jelas tentang apa yang dikerjakan pada analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan
bagaimana membentuk sistem tersebut.
Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk
elemen-elemen komputer yang akan mengunakan sistem yaitu pemilihan peralatan dan program
komputer untuk sistem yang baru. (Kristanto, 2008 : 61).
2.2.2.

Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan yang hendak dicapai dari tahap perancangan system mempunyai maksud atau tujuan
utama, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakaian sistem (user)
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancangan bangun yang lengkap
kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat dalam pengembangan
atau pembuatan sistem.

2.2.3.

Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian
dalam proses pengambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Sebagian besar informasi tidak dapat
ditaksirkan keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost-benefi.
2.3.

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait
yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai
pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk
menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai pula.
Siklus pendapatan terdiri dari empat aktivitas dasar. Keempat aktivitas dasar bisnis yaitu entri
pesanan penjualan (sales order entry), pengiriman (shipping), penagihan (billing), dan penagihan kas
(cash collections).
1.

Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)


Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap. Ketiga tahap tersebut adalah mengambil
pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa
ketersediaan persediaan. Selain itu, proses entri pesanan juga memasukkan kegiatan terkait yang
mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen terpisah untuk
pelayanan pelanggan yaitu menjawab pertanyaan pelanggan.

2.

a.

Mengambil pesanan pelanggan

b.

Persetujuan kredit

c.

Memeriksa ketersediaan barang

d.

Menjawab pertanyaan pelanggan

Pengiriman (Shipping)

Proses pengiriman mencakup dua tahap. Kedua tahap dalam proses pengiriman adalah
mengambil dan mengepak pesanan dan mengirim pesanan tersebut. Departemen bagian
penggudangan dan pengiriman yang melakukan aktivitas tersebut.
a. Mengambil dan mengepak pesanan
b. Mengirim Pesanan
3.

Penagihan (Billing)
Aktivitas dasar ketiga siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan
memelihara data piutang usaha. Gambar 2.6 menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang
usaha sebagai proses terpisah dan keduanya dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen
akuntansi.
a. Penagihan
b. Pemeliharaan data piutang usaha

4.

Penagihan Kas (Cash Collections)


Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada
bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank. Cara lainnya untuk
menjaga kiriman kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian lockbox dengan
sebuah bank.

Berikut adalah data flow diagram revenue cycle yang berlaku secara umum:
1. Penerimaan pesanan dari pelanggan:

2. Prosedur Pengembalian Penjualan

3. Penagihan kas

2.3.1.

Fungsi yang Terkait

Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam siklus pendapatan. Fungsi- fungsi yang terkait dalam
siklus pendapatan terdiri dari:
a.

Fungsi Penjualan. Dalam transaksi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan
informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute
pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang
mana barang akan dikirim, dan mengisi surat pengiriman.

b.

Fungsi Kredit. Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena sebagian besar penjualan
yang terjadi dalam perusahaan adalah penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan
dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

c.

Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
Fungsi ini berada di tangan Bagian Gudang.

d.

Fungsi Pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar
surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung
jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada
otorisasi dari yang berwenang.

f.

Fungsi Penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur
penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan salinan faktur bagi kepentingan pencatatan
transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini berada di tangan Bagian Penagihan

g.

Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para
debitur, serta membuat laporan penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.

2.3.2.

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam siklus pendapatan adalah:


1.

Surat order pengiriman dan tembusannya.

2.

Faktur dan tembusannya.

3.

Rekapitulasi harga pokok penjualan.

4.

Bukti memorial.

2.3.3.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pendapatan adalah:


a.

Jurnal Penjualan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan,
baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan
manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan
dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tertentu.

b.

Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

c.

Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi setiap jenis persediaan.

d.

Kartu Gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi
dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

e.

Jurnal Umum. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual selama periode akuntansi tertentu.

2.3.4.

Tujuan Siklus Pendapatan

Di dalam siklus pendapatan, system yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian
yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:
1.

Semua transaksi telah diotorisasi dengan benar.

2.

Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

3.

Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

4.

Semua transaksi dicatat dengan akurat.

5.

Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

6.

Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

2.3.5.

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan

Ancaman-ancaman utama dalam siklus pendapatan dan prosedur pengendalian yang sesuai yang harus
dilaksanakan untuk menghilangkan ancaman-ancaman tersebut adalah sebagai berikut:
Proses

Ancaman

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

/Aktivitas
Entri pesanan 1. pesanan pelanggan yangPemeriksaan edit entri data
penjualan

tidak lengkap atau tidak akurat


2. Penjualan secara kredit kePersetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit
pelanggan yang memiliki catt.bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat
Kredit buruk
3. Legitimasi pesanan

atas saldo rek. pelanggan


Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan

sertifikat digital untuk e-biz


4. Habisnya persediaan, biayaSistem pengendalian persediaan
penggudangan,
Pengiriman

dan

pengurangan harga
5.
Kesalahan
pengiriman:Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu
barang dag., jumlah dan alamatpengambilan dan slip pengepakan: pemindai
yang salah

kode garis

Pengendalian aplikasi entri data


6. Pencurian persediaan
Batasi akses fisik ke persediaan
Penagihan dan 7. Kegagalan untuk menagihPemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
piutang usaha pelanggan
8. Kesalahan dalam penagihan Pengendalian edit entri data
9.

Kesalahan

memasukkan

data

Daftar harga
dalamRekonsiliasi buku pembantu piutang usaha
ketikadengan

memperbarui piutang usaha


Penagihan kas 10. Pencurian kas

buku

besar:

laporan

bulanan

ke

pelanggan
Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas;
kesepakatan
pengesahan

lockbox;
dan

konfirmasikan

penyimpanan

semua

penerimaan
Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt
seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan
Masalah

- 11. Kehilangan data

masalah

penerimaan kas
Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana;
pengendalian akses (secara fisik dan logis)

pengendalian
umum
12. Kinerja yang buruk

Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

2.4.

DESAIN OUTPUT DAN INPUT

2.3.1. Desain Output


Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah
output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam jenis.
Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak
(berupa tampilan di layar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan
digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan
dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau
di layar video.
TIPE OUTPUT
Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu :
1. Output Intern (internal output)
Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal
di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan
lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporanlaporan lainnya.

2. Output Ekstern (external output)


Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Contoh output
ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain sebagainya. Banyak output ekstern ini
dibuat di formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya
menambahkan bagian-bagian tertentu yang masih harus diisi.
FORMAT OUTPUT
Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau pabrik. Yang
paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi sekarang dengan kemampuan

teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai
banyak dihasilkan, terutama ooutput untuk keperluan manajemen tingkat menengah ke atas.
2.3.2. DESAIN INPUT
Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input
device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya.Alat input dapat
digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat input langsung
merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse,
touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung
dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape) dan KTD (key-to-disk).
PROSES INPUT
Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan
utama, yaitu :
1. Penangkapan data (data capture)
Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi
ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi.

2. Penyiapan data (data preparation)


Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine
readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk magnetik)
3. Pemasukan data (data entry)
Merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.
TIPE INPUT
Input dapat dikelompokkan ke dalam :
1. Input ekstern (external input)

Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi-kwitansi
dari luar organisasi.
2. Input intern (internal input)
Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan, order penjualan dan
lain sebagainya. Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data
capture input itern.
2.5.

DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun
1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima program dengan menggunakan simbol
lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan
notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun
1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistem matematika.
Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem
pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson.
Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan
pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini
untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data
flow diagram, DFD).
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir
(misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan
(misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang
cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur
dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2.5.1. KOMPONEN DFD
Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili :
1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
2. Data flow (arus data)

3. Process (proses)
4. Data store (simpanan data)
2.6.

DATA DICTIONARY

Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk
maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat hal-hal berikut ini.
1. Nama arus data.
Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga
harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di
KD.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena
data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang
lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai
faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik
faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi
mempunyai struktur yang berbeda.
3. Bentuk data.
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :
dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu
dokumen atau formulir;
hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media
laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer;
hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk
variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya;
hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya
berbentuk suatu variabel;

dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu
field (item data).
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:

dokumen dasar atau formulir;

dokumen hasil cetakan computer

laporan tercetak;

tampilan di layar monitor;

variabel;

parameter;

field.

Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan KD
ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang mencatat data yang mengalir
dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input
sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen
hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh
sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan
digunakan juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk
merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk
dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel
dan field akan digunakan untuk merancang database.
4. Arus data.
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan
arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD.
5. Penjelasan.

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka bagian
penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Sebagai
misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat
lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
6. Periode.
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena
dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem,
kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus
data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu
periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang

terbanyak. Volume ini

digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas
dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
8. Struktur data.
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa raja.