LECTURE NOTES

Project and Change Management

Week 01
Session 02
Project Integration Management and
Project Scope Management

7063M - Project and Change Management

LEARNING OUTCOMES
1.

Peserta diharapkan mampu mendemonstrasikan pemahaman akan proses

manajemen proyek (LO1).

2.

Peserta diharapkan dapat mendemonstrasikan pemahaman akan cara untuk

mengorganisasikan suatu rencana manajemen proyek (LO2).

ISI MATERI
1. Project Integration Management
Project Integration Management memainkan peranan penting dalam keberhasilan
setiap proyek. Kegiatan ini meliputi koordinasi antara semua area bidang ilmu melalui
Project Life Cycle.Terdapat tujuh proses Utama dalam kegiatan ini, yaitu :
1) Membuat Project Charter
2) Membuat Pendahuluan Project Scope Statement
3) Membuat Perencanaan Manajemen Proyek
4) Mengelola Eksekusi Proyek
5) Monitoring dan Kontrol Proyek
6) Perform Integrated Change Control
7) Mengakhiri Proyek

Berdasarkan point diatas, dapat disimpulkan dan ditunjukkan dalam bentuk tabel 1
dibawah ini yang menjelaskan proses danoutput :

Tabel 1.Simpulan Project Integration Management

Tahapan

Proses

Output

Inisiasi

Membuat Project Charter

Project Charter

Perencanaan

Membuat Perencanaan

Project Management Plan

Manajemen Proyek
Eksekusi

Mengelola Eksekusi Proyek Deliverables, work

7063M - Project and Change Management

performance, change requests,

pm plan upd, project doc upd
Monitoring

Monitoring dan Kontrol

change requests, pm plan upd,

danKontrol

Proyek

project doc upd

Perform Integrated Change

change requests, pm plan upd,

Control

project doc upd

Mengakhiri Proyek

Produk/jasa final, update asset

Closing

organisasi

Proses Perencanaan untuk menyeleksi Project IT terdiri dari empat tahapan, yaitu:
(1). PerencanaanStrategis IT, (2). Analisis area bisnis, (3). Perencanaan Proyek, dan
(4). Alokasi Resources. Metode yang digunakan untuk menyeleksi Project IT adalah :
1) Fokus kepada kebutuhan organisasi
2) Mengkategorisasikan Project IT
3) Analisis NPV
4) Menggunakan Model Weight Scoring
5) Mengimplementasikan Balanced ScoreCard
Tools yang digunakan untuk menyeleksi proyek berdasarkan banyak criteria adalah
Model Weight Scoring. Kriteria yang memungkinkan untuk Proyek IT, antara lain
adalah
(1). Mendukung objektif bisnis,
(2). Memiliki kekuatan sponsor internal,
(3). Memiliki kekuatan customer support,
(4). Menggunakan level teknologi yang realistis,
(5). Dapat di implementasikan dalam 1 tahun atau kurang dari 1 tahun,
(6).Memberikan nilai positif NPV, dan (7).Memiliki resiko yang rendah dari
sisitime,cost,scope.

7063M - Project and Change Management

Project Charter adalah dokumen yang berisi informasi proyek dan memberikan
panduan mengenai tujuan dan manajemen proyek. Project Charter setidaknya
memiliki informasi seperti dibawah ini :
1) Judul Proyek dan tanggal autorisasi
2) Nama dan Kontak Manajer Proyek
3) Informasi Jadwal Proyek
4) Informasi Biaya Proyek
5) Deskripsi Objektif Proyek
6) Simpulan Teknik Perencanaan Proyek
7) Matriks Peran dan Tanggung jawab
8) Sign off
9) Komentar

Project

Management

Plan

adalah

dokumen

yang

digunakan

untuk

mengkoordinasikan semua perencanaan proyek dan membantu eksekusi serta

pengendalian proyek.

Integrated Change Control meliputi kegiatan identifikasi, evaluasi, dan pengelolaan

perubahan dalam siklus pengembangan proyek. Pengendalian perubahan dalam
Proyek IT meliputi 4 bagian, yaitu :
(1).Sudut pandang Formal,
(2). Masalah,
(3). Sudut pandang tidak formal, dan
(4). Solusi.
Dokumentasi perubahan menjelaskan secara formal dan legal kapan dilakukan
perubahan. Apa yang menjadi komponen perubahan, siapa yang memiliki otorisasi
untuk melakukan perubahan, dan bagaiaman melakukannya.

7063M - Project and Change Management

2. Project Scope Management

Project Scope Management menjelaskan mengenai pengelolaan ruang lingkup proyek.
Pengelolaan ruang lingkup proyek dijelaskan padatabel 2 dibawah ini :

Tabel 2.Manajemen Ruang Lingkup Proyek

Tahapan

Proses

Output

Perencanaan

Mengumpulkan Requirement

Dokumen requirement,
perencanaan manajemen
requirement, matriks
traceability requirement

Mendefinisikan ruang lingkup

Project scope statement,

Update DokumenProyek

Membuat Work Breakdwon

WBS, kamus WBS,

Structure (WBS)

baseline ruang lingkup,

Update DokumenProyek

Monitoring dan

Verifikasi ruang lingkup

Deliverable yang diterima,

Kontrol

change requests, Update

DokumenProyek
Pengendalian ruang lingkup

Work Performance
Measurement,
Update aset proses
organisasi, change
requests, Update project
management plan, Update
Dokumen Proyek

7063M - Project and Change Management

Work Breakdwon Structure (WBS) adalah pengelompokan aktifitas proyek secara

hirarki dan didefinisikan dengan detil dari yang terbesar sampai yang terkecil. WBS
merepresentasikan proyek yang menjelaskan goal, objektif dan aktifitas proyek.
Representasi ini memperlihatkan keterkaitan aktifitas hingga menyelesaikan proyek
untuk mencapai goal dan objektifnya. Petunjuk yang harus diperhatikan dalam
menyusun WBS adalah :
1) Membuat catatan kecil tujuan proyek dalam form yang sederhana
2) Membuat daftar milestone penting untuk mencapai tujuan proyek
3) Menentukan aktifitas pada setiap milestone
4) Mendefinisikan aktifitas secarajelas, hindari aktifitas yang tumpang tindih dan
membingungkan

Gantt Chart adalah alat bantu yang digunakan untuk membantu menyusun ruang
lingkup proyek. Penggunaan Gantt Chart harus memperhatikan daftar aktifitas
dengan perkiraan waktu dan resources. Kemudian, representasikan setiap aktifitas
dengan sebuah Bar. Selanjutnya, tunjukkan waktu mulai (start) proyek dan waktu
akhir (end) proyek.

Critical Path Method (CPM) adalah teknik yang digunakan untuk membantu
penyusunan

ruang

lingkup

proyek

dengan

mempertimbangkan

dan

memperhatikan aktifitas kritis. Teknik ini dapat membantu manajer proyek dalam
menyusun ruang lingkup yang terkait dengan biaya dan waktu. Contoh penerapan
CPM adalah seperti pada gambar 1 dibawah ini :

7063M - Project and Change Management

Gambar 1.Contoh CPM

Berdasarkan gambar 1 diatas, dapat dijelaskans ebagaiberikut :
1) Terdapat 6 aktifitas untuk jalur proyek A sampai F
2) Proyek ini memiliki 2 jalur kritis, yaitu aktifitas B dan C, atau A, D, dan F
3) Aktifitas E merupakan aktifitas sub kritis
4) Gunakan teknik Diagram Arrow dan Diagram Precedence untuk menyusun
Network Diagram
5) Gunakan aktifitas yang dihasilkan dari proses WBS
6) Analisis timing dan sequencing logic
7) Memperbolehkan untuk melakukan revisi simulasi dan jadwal, serta
mengevaluasi dampak dari perubahan
8) Gunakan tools pengendalian selama eksekusi proyek

Tahapan untuk menyusun Network adalah sebagai berikut :

1) Menyusun daftar aktifitas
2) Membuat aktifitas logical network
3) Melakukan assessment durasi untuk setiap aktifitas
4) Membuat jadwal dan menentukan waktu awal dan akhir
5) Menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan
jalur terpanjang dalam proyek. Untuk hal ini, jalur terpanjang adalah
jalur kritis proyek
6) Melakukan assessment sumber daya yang diperlukan

7063M - Project and Change Management

Beberapa kendala yang sering terjadi dalam proyek, dan membutuhkan saran
perbaikan adalah :
1) Gap masukan user
2) Perubahan requirement
3) Requirement yang tidak komplit

Permasalahan yang paling sering terjadi dan sangat mempengaruhi

keberhasilan proyek IT adalah pengelolaan requirement. Pengelolaan
requirement yang baik, antara lain adalah sebagai berikut :
1) Gunakan teknik mengumpulkan requirement yang disesuaikan dengan
karakteristik proyek dan organisasi customer/client.
2) Gunakan dokumentasi requirement dengan standar yang jelas dan
dapat mengakomodir dokumen perubahan requirement.
3) Buatlah database dokumentasi requirement untuk memudahkan
pengelolaan dan perubahannya.
4) Lakukan dan evaluasi requirement secara berkala.
5) Alokasikan sumberdaya manusia khusus untuk menangani proses
change requests.

SIMPULAN
Project Integration Management dan Project Scope Management memainkan peranan penting
untuk mencapai keberhasilan proyek. Kesalahan saat mendefinisikan ruang lingkup dapat
mengakibatkan tingkat kegagalan menjadi semakin besar. Teknik yang dapat digunakan oleh
Manajer Proyek dalam mengelola ruang lingkup proyek adalah Gantt Chartdan Critical Path
Method (CPM). Penggunaan teknik ini disesuaikan dengan kebutuhan proyek, karak teristik
proyek, dan organisasi proyek. Sementara, tahapan yang paling kritis dalam pengelolaan
proyek adalah requirement proyek. Pendefinisian requirement yang tidak utuh, tidak komplit,
dan sebagainya sangat mempengaruhi keberhasilan proyek. Oleh karena itu, pengelolaan
requirement yang baik sangat diperlukan demi mencapai kesuksesan proyek yang dikerjakan.

7063M - Project and Change Management

DAFTAR PUSTAKA
1. Kathy Schwalbe (2009) Information Technology Project Management 6 edition,
CourseTechnology Boston; Chapter 1, 2 and 3
2. http://www.pmforum.org/library/tips/2007/PDFs/Mathur-8-07.pdf

7063M - Project and Change Management