Anda di halaman 1dari 14

Sistem Informasi Perpustakaan

Riki Nuryadin (riki.nuryadin@gmail.com)


Bandung 2014

Abstrak
Penggunaan teknologi informasi di suatu lembaga atau unit bisnis tertentu,
pengelolaannya didasarkan pada prosedur manual yang telah diterapkan
sebelumnya, oleh karena nya setiap instansi atau unit bisnis memiliki karakteristik
tertentu, yang mana penerapannya disesuaikan dengan prosedur manual yang
biasa dilakukan sebelumnya. Sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan
sebagai berikut: sebuah sistem terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk
menyediakan
informasi
yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi
pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan. Sistem ini memanfaatkan
perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model
manajeman, dan pengambilan keputusan basis data

Kata kunci : Sistem Informasi Perpustakaan, otomasi perpustakaan, digital


library
Telah kita ketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting
bagi kehidupan manusia sebagai mahluk sosial, dan informasi dapat diperoleh
dengan berbagai cara mulai dari cara yang konvensional hingga menggunakan
peralatan-peralatan yang boleh dikatakan canggih. Memperoleh sebuah
informasi yang cepat dan tepat (up to date) , maka diperlukan pengelolaan
sebuah sistem yang dapat memberikan layanan informasi secara terpadu.
Perkembangan peralatan teknologi informasi (TI) secara tidak langsung
mendukung perkembangan penyampaian informasi secara lebih cepat dan luas,
dalam banyak kasus data yang cepat dan akurat sangat dibutukan untuk
memutuskan suatu langkah kebijakan yang akan diambil, meskipun demikian
pada dasarnya setiap orang dapat membahas mengenai sistem informasi tanpa
menggunakan komputer, persoalan selanjutnya bukanlah dipakai atau tidak nya
komputer dalam sebuah sistem informasi, tetapi sampai sejauh mana sebuah
proses akan dikomputerkan 1
Hal yang sama pun merambah dunia perpustakaan sebagai penyedia
layanan informasi, tuntutan akan tersedia nya layanan informasi perpustakaan
yang cepat, tepat dan akurat, menjadi alasan mengapa perlu nya diterapkan
1 Gordon B. Davis Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, 1999, hal. 3

sebuah sistem informasi di perpustakaan, kemudahan pengelolaan dan


kecepatan transaksi adalah alasan pendukung lainnya, untuk mendukung
alasan-alasan diatas, penggunaan perangkat TI di perpustakaan nampaknya
telah menjadi suatu keharusan, sebagai upaya memadukan prosedur manual
dan elektronik, sebuah kombinasi antara sistem kerja manusia dan mesin.
1. Pengertian Sistem
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu system yang
artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara
teratur untuk mencapai tujuan bersama. Sistem (system) dapat didefinisikan
dengan
pendekatan
prosedur
dan
dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat
didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan
tertentu. Contoh sistem yang dididefinisikan dengan pendekatan prosedur ini
adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari
prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian,
dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan
sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh
sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem
komputer
yang
didefinisikan
sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. 2

Berikut adalah pengertian sistem menurut beberapa ahli:

Menurut Ludwig Von Bartalanfy


Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar
relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Menurut Anatol Raporot


Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama
lain.

Menurut L. Ackof
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

2 Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi , 2003, hal 34.

Menilik dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa, sistem


merupakan sekumpulan elemen yang saling terkait satu sama lainnya dengan
maksud untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian
sistem atau subsistem 3dengan kata lain setiap sub sistem harus lah memiliki
manfaat bagi sistem itu sendiri, jika ditemukan sub sistem yang tidak
memberikan manfaat dalam sistem itu maka dapat dipastikan bahwa elemen
tersebut bukan lah bagian dari sistem.
Secara sederhana nya dapat digambarkan sebagai berikut : jika anda
membeli sebuah mobil, akan tetapi tidak dengan mesin nya, maka mobil
tersebut tidak akan dapat berfungsi, dengan kata lain mobil tersebut tidak bisa
dikatakan sebagai suatu sistem yang utuh, karena tidak ada nya salah satu sub
sistem, suatu sistem dapat terdiri dari beberapa bagian sistem atau sub sistem.
2. Karakteristik sistem
Model umum dari sebuah sistem terdiri dari masukan, pengolahan dan
hasil dari pengolahan (keluaran), ini merupakan konsep sistem yang paling
sederhana, pada kenyataannya sebuah sistem dapat terdiri dari beberapa
masukan dan keluaran. Keluaran merupakan hasil proses dari masukan,
pengolah merupakan proses penyaringan masukan, yang dapat berguna dan
dapat dimanfaatkan setelah menjadi keluaran berupa informasi
Masukan

Pengolahan

Keluaran

Gambar 5.1 Model umum sistem

Sebuah sistem memiliki karakteristik dan sifat-sifat tertentu, yang


menjadi ciri dari sebuah sistem, secara garis besar sistem memiliki
karakteristik, sebagaimana terdapat pada gambar dibawah ini :

Masukan

Proses

Keluaran

3 Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, hal. 4

Batas sistem

Lingkungan

Gambar 5.2 Karakteristik sistem

Selain itu, sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat


tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.
Tata Sutabri 4mengemukakan karakteristik sistem terdiri atas:
(a) Komponen (Components), (b) Batas system (Boundary), (c) Lingkungan luar
system (Environments), (d) Penghubung (Interface), (e)
Masukan (Input), (f)
Keluaran (Output), (g) Pengolah (Process), (h) Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal).
Berikut adalah uraian dari penjelasan karakteristik sistem di atas:

a. Komponen (Components)

b.

c.

d.

e.

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi
khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Batas sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
lainnya
atau
dengan
lingkungan
luarnya.
Batas
sistem
ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem (Environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi
sistem.
Lingkungan
luar
dapat
bersifat
menguntungkan
dan
merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,
sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau
tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung, disamping sebagai penghubung
untuk
mengintegrasikan
subsistem-subsistem
menjadi satu kesatuan.
Masukan (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

4 Tata Sutabri: 2004 hlm 12

Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya


beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi

sistem dapat

3. Klasifikasi sistem
Sistem dapat diklasifikasikan ke dalam bentuk yang lebih spesifik. Oleh
karena
nya
itu diperlukan adanya kriteria-kriteria dasar yang mampu membedakan antara
sistem yang satu dengan yang lainnya, sebagaimana bisa di lihat pada table di
bawah ini:
Kriteria
Lingkungan
Asal Pembuatan
Keberadaan
Kesulitan
Output
Waktu
Keberadaan
Wujud
Tingkatan
Fleksibilitas

Sistem terbuka
Buatan manusia
Sistem berjalan
Sulit
Dapat dipastikan
Sementara
Abstrak
Sub Sistem/sistem
Mudah diadaptasi

Klasifikasi
Sistem Tertutup
Buatan Pencipta/Alam
Sistem konsep
Sederhana
Tidak dapat dipastikan
Selamanya
Nyata secara Fisik
Super Sistem
Tidak dapat di adaptasikan

Klasifikasi sistem terbagi atas: (a) Sistem Abstrak dan Sistem Fisik, (b) Sistem
Deterministik dan Sistem Probabilistik, (c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka, (d)
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia, (e) Sistem Sederhana dan Sistem
Kompleks 5, berikut adalah uraian dari klasifikasi sistem tersebut
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak, contoh :sistem teologia, sistem fisik adalah sistem yang ada
secara fisik, contoh sistem komputer, sistem telekomunikasi, sistem
transportasi, dan lain sebagai nya
b. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik atau sistem tertentu adalah sistem yang kondisi yang
akan datangnya dapat diprediksi dengan pasti, sementara sistem
probabilistik atau sistem taj tentu adalah sistem yang kondisi di masa
yang akan datang nya tidak dapat diprediksi dengan pasti.
c. Sistem tertutup dan terbuka
Sistem tertutup (Closed System) adalah sistem yang tidak berhubungan
dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya, sistem ini biasanya
bekerja secara otomatis, tanpa ada campur tangan pengaruh dari luar.

5 Abdul Kadir, 2003:64

Sementara sistem terbuka (Open System)


adalah sistem yang
terpengaruh oleh lingkungan luar nya
d. Sistem alamiah dan buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi tanpa adanya campur tangan
manusia, contoh: sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dibuat oleh manusia, dan melibatkan interaksi antara
manusia dengan mesin, sebagai contoh: sistem informasi
e. Sistem sederhana dan sistem kompleks
Sistem ini dibedakan menurut tingkat kesulitannya, sebagai contoh sistem
katrol adalah sistem sederhana, sementara sistem pesawat udara.
a. Pengertian Informasi
Menurut situs wikipedia, informasi adalah pengetahuan yang
didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau pun intruksi. Secara Etimologi,
informasi berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu informacion yang diambil dari
bahasa latin informationem yang berarti garis besar, konsep, ide. Informasi
merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam
pengetahuan yang dikomunikasikan. Informasi juga dapat diartikan sebagai
data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya6.
Data dalam database digunakan untuk membangun informasi, yang
merupakan jantung dari setiap organisasi, tentu saja besarnya manfaat
informasi tergantung pada kualitas informasi dan pada sistem informasi yang
digunakan untuk mendistribusikannya, kualitas informasi yang bagus, harus
memenuhi setidak nya lima kriteria berikut ini :
Benar dan bisa dibuktikan : ini berarti informasi harus akurat dan
bisa di cek kebenarannya
Lengkap dan padat : Lengkap berarti informasi harus
menyertakan semua data yang sesuai; padat berarti informasi
hanya menyertakan data yang sesuai
Efektif dalam pembiayaan: Informasi bisa di dapatkan secara
efisien dan informasi itu bisa difahami.
Terbaru :
Terbaru berarti tepat waktu dan sesuai dengan
kebutuhan, di dasarkan pada kebutuhan informasi masa lalu,
saat ini, atau yang akan datang
Bisa diakses : informasi bisa di peroleh dengan cepat dan mudah 7

i. Fungsi dan Siklus Informasi

6 Jogiyanto 2003 hlm 26


7 William & Sawyer, Using Information Technology, Yogyakarta, 2004

Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau


mengurangi ketidak pastian pemakai informasi, informasi yang disampaikan
kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang dimasukan kedalam dan
pengolahan suatu model keputusan 8, akan tetapi dalam suatu kondisi
pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat dipergunakan
untuk menambah kemungkinan kepastian, atau pun mengurangi option (pilihan)
lain yang tidak memiliki informasi sama sekali. Informasi berguna sebagai
penguat pertimbangan diambil atau tidak nya keputusan.
Informasi bisa berawal dari data, yang kemudian diolah menggunakan
suatu model agar menjadi sebuah informasi, sebagai contoh adalah data
pengguna dan data buku di perpustakaan,
kedua data tersebut harus
tercantum dalam sebuah program transaksi perpustakaan, hingga pada
akhirnya beraneka ragam informasi dapat dihasilkan :
Informasi berupa data peminjaman anggota
Informasi berupa jumlah koleksi yang dipinjam
Informasi keterlambatan pengembalian
Informasi berupa jenis koleksi yang paling sering di pinjam
Data diolah melalui suatu model informasi, penerima informasi akan membuat
suatu keputusan dan akan melakukan tindakan yang akan membuat sejumlah
data kembali, data tersebut akan digunakan sebagai input, diproses kembali
sehingga membentuk suatu siklus, siklus inilah yang disebut dengan siklus
informasi, berikut adalah gambar siklus informasi 9:

Proses
(Model)

Output
(Informasi)

Input Data
Dasar
Data

Penerima

Data ditangkap

Keputusan
dan
Hasil
Tindakan
Tindakan
8 Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen Andi, Yogyakarta, 2005 hlm. 24
9 Jogiyanto 2003 hlm 9

Gambar 5.3 Siklus Informasi

ii. Nilai informasi


Manfaat dari informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari suatu
ketidak pastian dan atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut, sehingga
individu dapat membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan
menguntungkan 10, dengan kata lain informasi merubah suatu kondisi dari tidak
tahu menjadi tahu, atau setidak nya mendekati kondisi menjadi tahu tersebut.
Data dan informasi juga merupakan bukti, rekaman atau pun catatan kegiatan
yang diperlukan oleh unit kerja, bahkan mungkin diperlukan juga oleh unit-unit
lainnya, secara garis besar nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat
dan biaya, oleh karena nya perlu diperhitungkan dengan seksama biaya yang
dikeluarkan untuk memperoleh informasi, oleh karenanya:
Keuntungan menggunakan informasi harus jauh lebih besar dari biaya yang
dikeluarkan
Dapat menurunkan pengeluaran nyata sehingga kurang dari biasa
Dapat meningkatkan keuntungan tidak langsung organisasi, seperti
pekerjaan menjadi lancar, waktu penyelesaian lebih cepat, pelayanan kepada
pengguna meningkat lebih baik, dan sebagai nya.
Secara khusus setiap kegiatan memerlukan data dan informasi untuk
menyelesaikan pekerjaanya, sehingga tujuan nya dapat tercapai dengan sukses,
adapun nilai informasi sendiri ditentukan oleh lima karakteristik nya, yaitu:
1. Ketelitian
Ketelitian atau akurasi dapat didefinisikan sebagai informasi yang benar
berbanding dengan jumlah informasi yang dihasilkan, beberapa informasi
membutuhkan ketepatan informasi 100% benar, sebagai contoh dalam
proses transaksi peminjaman koleksi perpustakaan, diperlukan informasi
pengguna dan koleksi yang benar-benar sesuai, meskipun demikian ada pula
informasi yang masih bisa di berikan toleransi tingkat kebenarannya, seperti
lokasi dimana buku berada, karena sangat sulit menentukan jumlah buku
yang sedemikian banyak nya secara tepat dengan waktu yang sangat singkat
2. Ketepatan waktu
Artinya informasi selalu dalam kondisi terkini, dimana informasi yang
ditampilkan merupakan data real time yang tengah terjadi saat ini, sebagai
contoh: kondisi peminjaman koleksi perpustakaan
3. Kelengkapan
Informasi yang ditampilkan harus lengkap, sehingga tidak membuat informasi
menjadi kurang berguna, sebagai contoh penelusuran informasi koleksi
perpustakaan, dengan tidak mencantumkan judul dan lokasi penyimpanan,
akan menyebabkan pengguna akan sulit mengetahui keberadaan koleksi
10 Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, hal 314

4. Ringkas
Informasi tidak mesti berlebih, artinya informasi yang tidak perlu ditampilkan
tidak harus ditampilkan yang akan berakibat pada kebingungan informasi
5. Kesesuaian
Informasi harus sesuai dengan kondisi yang sebenarnya, data yang tidak
sesuai akan menyebakan kesalahan pengolahan informasi
Informasi dapat dikatakan bernilai apabila memenuhi lima unsur karakter yang
disebutkan diatas, tinggi atau rendahnya nilai informasi tergantung tepenuhi atau
tidak nya gabungan kelima unsur di ata, nilai tertinggi sudah barang tentu yang
keseluruhan unsur nya tercapai dengan nilai maksimal 100% secara merata.
4. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Komaruddin11 sistem informasi adalah seperangkat prosedur yang
terorganisasi dengan sistematik yang jika dilaksanakan akan menyediakan
informasi yang dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan dan proses
pengawasan, sedangkan Tata Sutabri berpendapat bahwa sistem informasi adalah
suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi dapat dipergunakan untuk berbagai kepentingan, antara
lain, sebagai media promosi perusahaan, propaganda organisasi, ataupun
digunakan untuk pelayanan kepada masyarakat, apabila kita berbicara tentang
sistem informasi, maka semuanya mengacu pada sebuah sistem berbasis komputer
yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan
keputusan suatu organisasi
Menurut Robert K Leitch, dan K. Roscoe Davis 12, sistem informasi adalah :
suatu sistem dalam didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat
manajerial
dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan- laporan yang diperlukan
Melihat dari pernyataan diatas, maka sistem informasi dapat didefinisikan sebagai
berikut: sebuah sistem terintegrasi, sistem
manusia
mesin,
untuk
menyediakan
informasi
yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini memanfaatkan
perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model
manajeman, dan pengambilan keputusan basis data
11 Komaruddin, Asas-asas Menejemen Perkantoran, 2001, Hal 30
12 Accounting Informastion System, 1983, Hal 6

Dari definisi diatas terdapat beberapa kata kunci :

Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin


-

Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan


komputer dan pemrosesan informasi
- Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai
pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada
proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses
yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu
prosedur/manual sistem
Sistem basis data terintegrasi
- Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing)
dalam sebuah data base manajemen system.

Mendukung Operasi
- Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk
mendukung operasi perpustakaan.
Pemanfaatan model manajemen dan pengambilan keputusan
- Untuk
dapat
mengolah
data
menjadi
informasi
bermanfaat
digunakan
model-model
manajemen
pengambilan keputusan.

yang
dan

a. Komponen Fisik Sistem Informasi


Sebuah
sistem
informasi
untuk
dapat
bekerja
dengan
baik
membutuhkan beberapa komponen fisik antara lain :
Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat
Input/Output, terminal untuk interaksi, Media komunikasi data
Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem
operasidan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi
(bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi
perpustakaan dll).
Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:
- Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan
melakukan inquiry = operator);
- First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan
perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan
pengambilan keputusan level menengah ke bawah.
- Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan
pelaporan.
- Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus,
analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan

peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas.


5. Sistem Informasi Perpustakaan
Pengimplementasian teknologi informasi di perpustakaan merupakan sebuah
kebutuhan, mengingat perpustakaan merupakan salah satu institusi yang
mengelola informasi, secara garis besar penerapan teknologi informasi di
perpustakaan dapat dikategorikan dalam dua kategori
Penerapan teknologi informasi yang digunakan sebagai sistem informasi
manajemen perpustakaan
Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk memperoleh, menyimpan
dan menyebarkan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk digital.
Kedua penerapan teknologi informasi diperpustakaan pada awalnya berdiri
sendiri dan terpisah antara satu dengan yang lainnya, akan tetapi perkembangan
aplikasi berbasis web, pada akhirnya dapat menyatukan kedua jenis penerapan
teknologi informasi tersebut dalam sebuah portal perpustakaan
Penggunaan teknologi informasi di suatu lembaga atau unit bisnis tertentu,
pengelolaannya didasarkan pada prosedur manual yang telah diterapkan
sebelumnya, oleh karena nya setiap instansi atau unit bisnis memiliki karakteristik
tertentu, yang mana penerapannya disesuaikan dengan prosedur manual yang
biasa dilakukan sebelumnya. Pemanfataan teknologi informasi dengan mematuhi
prosedur prosedur manual tertentu biasanya di istilahkan dengan sistem informasi.
Sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai berikut: sebuah
sistem terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk menyediakan informasi
yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam
sebuah perpustakaan. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat
lunak
komputer,
prosedur
manual,
model manajeman, dan pengambilan
keputusan basis data.
Dalam suatu organisasi atau perusahaan bisnis, harus ada hubungan timbal
balik dan keterkaitan yang erat antara setiap fungsi pelayanan dengan pengguna
atau klien. Sistem
informasi ini bertugas mengumpulkan, menyimpan dan
mengolah data, hingga akhirnya menyajikan informasi kepada setiap orang yang
membutuhkannya, dan berkaitan erat dengan fungsi organisasi atau perusahaan
yang bersangkutan.
Adapun manfaat dari penerapan sistem informasi di perpustakaan adalah
sebagai berikut :
1. Dapat mempermudah dan mempercepat layanan
2. Meningkatkan mutu layanan
3. Secara tidak langsung mengarsipkan atau
memasukkan
data
teknis
ketersediaan bahan koleksi maupun pengguna
4. Mempermudah pencarian arsip maupun penelusuran
5. Merupakan Sebuah alternative pelayanan yang
menarik dan interaktif antara petugas dan
pengguna.

Sistem Informasi perpustakaan menggantikan prosedur pelayanan perpustakaan


yang tadinya dilakukan secara manual, menjadi menggunakan mesin/komputer,
adapun penerapan penggunaan sistem informasi perpustakaan ini biasanya meliputi :
1. Katalog, atau daftar koleksi perpustakaan, katalog memberikan kita
informasi mengenai keberadaan koleksi, beserta informasi-informasi lain
yang menyertai nya, awal nya katalog mengunakan media kartu yang di
susun berdasarkan judul, pengarang atau pun subyek, penggunaan katalog
ini dirasakan cukup menyita waktu dan memakan tempat yang relatif luas,
penggunaan katalog elektronik merupakan solusi dari permasalahan diatas,
katalog elektronik berbentuk sebuah program perpustakaan yang
merupakan mesin pencari yang pencarian nya dapat diklasifikikasikan
menurut pengarang, judul atau pun subyek sesuai dengan yang diinginkan
oleh pengguna.
Penggunaan katalog elektronik ini mempercepat
pencarian koleksi secara cepat dan akurat, selain itu juga bisa di
manfaatkan bersama dalam satu waktu yang sama oleh beberapa
pengguna, dengan tidak memakan ruang yang besar, katalog bahkan bisa
ditelusur melalui internet apablia perpustakaan yang bersangkutan telah
online di internet.
2. Sirkulasi, atau program transaksi perpustakaan, program transaksi ini
biasanya digunakan untuk proses peminjaman, pengembalian, atau pun
perpanjangan
koleksi
perpustakaan,
awalnya
proses
transaksi
perpustakaan ini dicatat dalam sebuah buku transaksi, dan bisa
dibayangkan betapa repotnya apabila perpustakaan memiliki jumlah
pengguna yang banyak, dengan menggunakan program sirkulasi
perpustakaan, maka proses peminjaman dapat di lakukan dengan cepat,
dan tingkat akurasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem manual
3. Input dan edit data perpustakaan,
koleksi baru yang datang di
perpustakaan harus di catat dan dibuku kan dalam sebuah buku induk, dan
apabila terjadi kesalahan maka harus di lakukan koreksi, yang menjadi
permasalahan selanjutnya adalah pencarian koleksi yang salah tersebut
akan menyita waktu yang cukup lama, dengan menggunakan program
yang berbasis komputer, masalah ini akan dapat teratasi dengan mudah,
karena software yang digunakan biasa nya memungkinkan kita untuk
melakukan pencarian koleksi untuk kemudian dilakukan koreksi dengan
cepat.
4. Input dan edit data pengguna perpustakaan, setiap pengguna
perpustakaan awalnya harus memiliki kartu perpustakaan yang disimpan di
bagian sirkulasi, untuk kemudian nanti digunakan kembali apabila akan di
gunakan untuk proses transaksi perpustakaan, bisa dibayangkan apabila
jumlah anggota perpustakaan cukup banyak, maka proses pencarian kartu
ini akan memakan waktu yang cukup lama pula, dengan menggunakan
program otomasi perpustakaan pencarian, penambahan dan perbaikan
data pengguna perpustakaan dapat dilakukan dengan mudah.
5. Laporan-laporan perpustakaan, atau pun statistik perpustakaan dengan
menggunakan program otomasi perpustakaan, dapat dilakukan dengan

cepat dan mudah.

6. Internet dan Aplikasi berbasis Web


i. Internet
Teknologi jaringan komputer merupakan teknologi yang memungkinkan untuk
melakukan hubungan antara dua komputer atau lebih, dimana antara satu
komputer dengan yang lainnya dapat saling berkomunikasi , berbagi dan memakai
data serta peralatan, . Jaringan komputer ini dibangun dalam bentuk dan ukuran
yang berbeda, bergantung kondisi dan kebutuhan individu yang menyelenggarakan.
Seiring dengan perkembangan teknologi jaringan, maka ditemukan berbagai tipe
dan desain jaringan yang biasa disebut dengan network terminology .Pada dasarnya
LAN (local area network), dan WAN (wide area network), merupakan desain orisinal
dari jaringan komputer. Jaringan komputer memungkinkan sebuah program untuk
dapat digunakan secara bersamaan, dengan tipe akses yang berbeda
Internet dapat diartikan sebagai a large collection of computers in networks
that are tied together so that many users can share their vast resources 13. Atau
kumpulan komputer dalam skala besar pada jaringan yang saling terhubung dan
memiliki banyak pengguna serta dapat berbagi berbagai macam sumber. Internet
pada dasarnya adalah kumpulan komputer-komputer yang saling terhubung yang
memungkinkan setiap kumpulan komputer tersebut untuk dapat salaing bertukar
data atau berkomunikasi dalam satu network (jaringan).
Sejarah internet sendiri dimulai pada tahun 1969 ketika Departemen
Pertahanan Amerika mengadakan riset untuk mengubungkan sejumlah komputer
sehingga membentuk jaringan organik. Riset ini dikenal dengan nama ARPANET.
Pada 1970, 10 komputer telah dapat dihubungkan untuk dapat saling berkomunikasi
dan membentuk sebuah jaringan. Hingga pada akhirnya internet berkembang
dengan sangat pesat, sehingga dibutuhkan protokol resmi yang dapat dijadikan
standar jaringan-jaringan untuk dapat saling berkomunikasi.Sebagai antisipasi,
pada tahun 1982 dibuat Transmission Control Protocol atau TCP dan Internet
Protocol atau IP yang kini kita kenal semua
Pengertian internet tidak hanya terbatas pada aspek perangkat keras atau
infrastruktur saja. Pengertian internet juga mencakup perangkat lunak, berupa data
yang dapat dikirim di edit dan disimpan serta dapat dipergunakan kembali ketika
diakses.
Internet memungkinkan kita untuk dapat berkomunikasi secara cepat dan
setiap saat, antara lain melalui media e-mail, chating, VOIP, dan lain sebagainya.
Internet juga dapat digunakan sebagai media pembelajaran.
ii. Aplikasi berbasis web
Aplikasi berbasis web adalah aplikasi yang memanfaatkan teknologi web.
Teknologi web yang dimaksud terdiri atas konsep-konsep dan teknologi
13 William Stalings, Komunikasi Data dan Komputer Jaringan Komputer. 2000,
Jakarta :Salemba Teknik

berikut :
o
o

o
o

Web server yang merupakan sebuah sumber dari data dan program yang
menunggu permintaan dari client yang menggunakan browser.
Hypertext Markup Language adalah bahasa yang digunakan unutk
membuat sebuah aplikasi berbasis web yang dapat ditampilkan pada
browser dan dapat memiliki link atau hubungan dengan aplikasi yang
lainnya.
PHP 5 adalah sebuah bahasa pemrograman kependekan dari PHP
Hypertext Processor versi 5, yang merupakan bahasa interpreter yang
memiliki kemiripan dengan Bahasa C dan Perl yang memiliki
kesederhanaan dalam perintah, dan biasanya digunakan untuk
membangun aplikasi berbasis web
Web Browser adalah aplikasi yang pada umunya digunakan untuk dapat
menampilkan sebuah program aplikasi berbasis web, mudah untuk
diperoleh dan tersedia pada hampir semua platform sistem operasi.
Penghubung, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses
sumber daya yang terdapat pada server, contohnya sebuah system
jaringan untuk dapat membaca data ataupun aplikasi server
melalui sebuah work station