FUNGSI PERENCANAAN DAN PENENTUAN KEBUTUHAN SERTA PENGANGGARAN LOGISTIK

Penyusun : Ahmad Rahadian, SH., MM

A.
Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Fungsi Perencanaan
Perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, aturan, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan
keadaan atau lingkungan. Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran,
pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaran bidang logistik.
Perencanaan dapat dibagi kedalam tiga periode, antara lain:
1.
Rencana jangka panjang (long range)
2.
Rencana jangka menengah (mid range)
3.
Rencana jangka pendek (short range)
Fungsi Penentuan Kebutuhan
Penentuan kebutuhan merupakan segala kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian dari perencanaan
dan merupakan dasar serta pedoman dalam melakukan suatu tindakan tertentu di bidang kebutuhan peralatan
dan perlengkapan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi fungsi penentuan kebutuhan:
1.
Yuridis, meliputi peraturan-peraturan, prosedur dan persyaratan.
2.
Persyaratan proyek, meliputi tujuan, kondisi lokasi serta transportasi.
3.
Evaluasi sosio ekonomi, meliputi perkiraan dan evaluasi pengaruhnya terhadap kehidupan sosial ekonomi
masyarakat.
4.
Evaluasi tekno ekonomi perkiraan dan evaluasi hal-hal yang terkait dengan teknologi dan
pengembangannya terhadap aspek ekonomi. Adapun jenis-jenis teknologi itu sendiri antara lain, teknologi padat
alat, teknologi padat karya dan teknologi madya.
5.
Perkembangan swadaya dan swasembada
6.
Inventarisasi dan pemeliharaan
7.
Perkembangan biaya
8.
Perkembangan industri dan suplai
9.
Perkembangan politis
10. Pertimbangan khusus penggunaan alat-alat besar
Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan akan dihasilkan:
a.
Rencana pembelian
b.
Rencana rehabilitasi
c.
Rencana dislokasi
d.
Rencana sewa
e.
Rencana pembuatan
B.
Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgeting) adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan
kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan
pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya.
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan
disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia. Dalam usaha penyempurnaan
anggaran perlengkapan/logistik diharapkan adanyan macam-macam, sebagai berikut:
a.
Anggaran pembelian
b.
Angaran perbaikan dan pemeliharaan
c.
Anggaran penyimpanan dan penyaluran
d.
Anggaran penelitian dan pengembangan barang
e.
Anggaran penyempurnaan administrasi barang
f.
Anggaran pengawasan barang
g.
Anggaran penyediaan dan peningkatan mutu personil (diklat)
Hasil dari fungsi ini sangat menentukan berhasilnya penyelenggaraan fungsi-fungsi lainnya seperti pengadaan,
penyimpanan, penyaluran pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian.

FUNGSI PENGADAAN
A.
DASAR-DASAR PENGADAAN
1.
Fungsi Pengadaan
Pengadaan ialah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa
berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya tidak ada menjadi ada.
2.
Pembelian
Sebelum melaksanakan pembelian, harus ditentukan dulu dengan seksama tiga hal pokok, yaitu badan
pelaksana pembelian, jenis dan bentuk pembelian dan metode/cara pembelian.
a.
Badan pelaksana pembelian
Dalam pelaksanaan pembelian pada dasarnya terkait tiga unit pokok, yaitu:
1.
Kantor pembelian (purchasing pffice)
2.
Unit pemakai (using department )
3.
Tenaga ahli/konsultan (technical expert)
b.
Jenis dan bentuk pembelian
Dalam menentukan bentuk dan jenis pembelian, terlebih dahulu harus diketahui obyek (peralatan, perlengkapan,
jasa) yang akan dibeli, asal obyek dan sunber pembiayaan.
1.
Obyek yang akan dibeli, meliputi pembelian jasa, pengadaan jasa kontraktor dan pembelian barang.
2.
Asal obyek yang akan dibeli, meliputi pembelian dalam negeri dan pembelian luar negeri.
3.
Sumber pembiayaan, terdiri atas sumber pembiayaan dalam negeri dan sumber pembiayaan luar negeri
c.
Metode/cara pembelian
1.
Pelanggan Terbuka (formal tender)
Cara ini memberikan kemungkinan kepada para usahawan untuk memberikan pelayanan kepada pembeli dan
pihak pembeli pun kemungkinan memberikan perlakuan yang sama dan wajar bagi usahawan manapun. Metode
ini memberikan banyak biaya dan prosedur yang cukup rumit, sehingga memerlukan waktu yang lama.
2.
Pelanggan Terbatas (selective tender)
Pembelian dilaksanakan apabila perlengkapan dan peralatan yang akan dibeli memerlukan desain khusus dan
produsennya terbatas.
3.
Pembelian dengan Penunjukkan Langsung (informal tender)
Pembeli dapat menunjuk perusahaan tertentu sebagai pelaksana pengadaan tanpa melalui salah satu prosedur
pelanggan.
B.
PENGADAAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
Proses pengadaan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
1.
Perencanaan dan penentuan kebutuhan
Perencanaan proses pengadaan/pembelian peralatan dan perlengkapan sejak dari awal sampai pada barang
diterima ditempat harue tersusun dan tergambar dengan jelas.
2.
Penggunaan dokumen tender
Pada umumnya isi dokumen tender meliputi undangan pelanggan, petunjuk untuk para peserta pelelangan,
syarat-syarat umum dan khusus, syarat teknis dan gambar-gambar teknik, bentuk/formulir penawaran, ikatan
kontrak/surat perjanjian.
3.
Pengiklanan /penyampaian undangan lelang
Iklan dipasang melalui media massa dan undangan yang disampaikan langsung kepada perusahaan atau pihak
lain yang diharapkan.
4.
Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran
Dokumen penawaran yang telah diberi sampul bersegel disampaikan kepada panitia, penawaran yang masuk
semuanya dibuka pada waktu dan tempat yang sudah ditetapkan.
5.
Evaluasi penawaran
Evaluasi tender terdiri dari evaluasi administrasi, evaluasi teknis dan evaluasi faktor-faktor lain.
6.
Pengusulan dan penentuan pemenang
Panitia mengumumkan pemenang pada para peserta lelang baik secara lisan dalam suatu pertemuan maupun
tertulis yang dikirimkan langsung kepada seluruh para peserta.
7.
Masa sanggah

Apabila sanggahan ternyata benar, maka harus diadakan lelang ulang (re-tender), tetapi bila ternyata tidak benar
maka proses pelelangan dilanjutkan ke tahap berikutnya.
8.
Penunjukkan pemenang
Berdasarkan keputusan penetapan pemenang pimpinan proyek menunjuk pemenang pelelangan sebagai
pemegang pelaksana pengadaan.
9.
Pengaturan kontrak
Tahap pengaturan kontrak meliputi kegiatan penyusunan draft kontrak, permintaan persetujuan atas draft kontrak
dan penandatanganan kontrak.
10. Pelaksanaan kontrak
Pihak penjual berkewajiban menyerahkan barang dan jasa dalam waktu, tempat dan harga yang telah ditetapkan
dan pembeli melaksanakan pembayaran.
C.
PENGADAAN JASA KONTRAKTOR
1.
Prosedur Pelelangan
Pemberian pekerjaan pada kontraktor pada prinsipnya dilakukan melalui pelelangan terbuka (umum), terbatas
atau penunjukkan langsung. Adapun proses pengadaan jasa kontraktor telah dijelaskan pada point B, dimana
pada dasarnya isi kegiatan dari proses tersebut terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain;
a.
Dokumen lelang pada pengadaan jasa konstruksi pada pengadaan jasa konstruksi terdiri dari gambargambar konstruksi serta rancana kerja dan syarat-syarat (RKS).
b.
Pemberian penjelasan, diberikan untuk menghindari kekeliruan atau memberikan keterangan secara rinci.
c.
Dalam evaluasi dipergunakan asas administratif, teknis, keuangan, klarifikasi, prinsip penawarang yang
saling menguntungkan dan sanggahan
2.
Penunjukkan Langsung dalam Pengadaan Jasa Kontraktor
Penunjukkan langsung merupakan proses pemberian pekerjaan kepada kontraktor tanpa melalui pelelangan
secaran terbuka atau terbatas. Adapun prosedur penunjukkan langsung biasanya berdasarkan batasan nilai
pekerjaan:
a.
Penunjukkan langsung kepala kantor/satuan kerja/pimpinan proyek.
b.
Penunjukkan langsung oleh menteri yang bersangkutan.
D.
PENGENDALIAN PENGADAAN
Pengendalian pengadaan tidak hanya dilaksanakan pada waktu pelelangan dimulai sampai barang/pekerjaan
diserahkan, tetapi jauh sebelumnya sejak mulai penentuan kebutuhan dan perencanaan sampai dengan
barang/pekerjaan digunakan dan dilaksanakan pemeliharaan.
Beberapa hal lain yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan fungsi pengendalian ini, adalah:
1.
Kode etik pengadaan baik dalam hubungan interpersonal, pemberian keterangan dan pembatasan
terhadap yang melanggar etika.
2.
Pelelangan pengadaan barang, setiap pelaksanannya harus dibentuk panitia pelelangan.
3.
Pengadaan barang dengan bantuan luar negeri. Pinjaman yang diperoleh dari luar negeri harus
diusahakan secara maksimal karena kredit tersebut merupakan beban yang harus dibayar kembali.
4.
Prakualifikasi, masalah prakualifikasi perlu diperhatikan mengingat pada pelelangan terbatas dan
penunjukkan langsung hanya rekanan yang telah lulus prakualifikasi yang dapat mengikutinya dimana tercatat
dalam Daftar Rekanan yang Mampu.
FUNGSI PENYIMPANAN, PENYALURAN DAN PEMELIHARAAN LOGISTIK
A.
FUNGSI PENYIMPANAN
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan
pengaturan barang persediaan didalam ruang penyimpanan.
Fungsi ini mencakup segala kegiatan mengenai pengurusan dan pengelolaan penyimpanan barang persediaan
(termasuk barang-barang khusus). Fungsi penyimpanan termasuk didalamnya kegiatan-kegiatan mengenai:
1.
Perencanaan/penyiapan/
pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space).
2.
Penyelengaraan tata laksana penyimpanan (storage procedur).
3.
Perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material handling
equipment).

4.
Tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).
Dalam kenyataan fungsi penyimpanan seringkali menghadapi masalah yang rumit karena faktor-faktor sebagai
berikut:
1.
Penanganan administrasi fisik
2.
Unsur pertanggungjawaban
3.
Pengadministrasian
4.
pembiayaan yang khusus berupa modal yang ditanan dan biaya operasi.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikandalam funfsi penyimpanan, antara lain:
1.
Pemilihan lokasi
2.
Barang (jenis dan bentuk barang atau bahan yang akan disimpan )
3.
Pengaturan ruang (ruang atau denah penyimpanan)
4.
Prosedur/sistem penyimpanan
5.
Penggunaan alat bantu
6.
Pengamanan dan keselamatan.
Ruang penyimpanan gedung dapat digolongkan menjadi:
1.
Gedung terbuka, terdiri dari:

Gedung terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa lapangan terbuka tang permukaannya hanya diratakan
tanpa perkerasan.

Gedung terbuka yang diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras dengan
melapiskan bahan yang serasi.
2.
Gedung semi tertutup (open shea) atau lumbung (shea), merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan
terbuka dan penyimpanan dalam gedung.
3.
Gedung tertutup, merupakan suatu ruang penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dinding sampins
dan dinding ujung.
Ditinjau dari jenis barang yang disimpan, gedung tertutup digolongkan ke dalam beberapa jenis bentuk, antara
lain:
a.
Gedung transit
b.
Gedung serbaguna
c.
Gedung kedap udara
d.
Gedung pendingin
e.
Tangki kering (dry tank)
f.
Gedung penyimpanan tahan api/panas
g.
Dangau orang eskimo (iglou)
B.
FUNGSI PENYALURAN
Penyaluran merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan , penyelenggaraan dan
pengaturan pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain, yaitu dari tempat penyimpanan ke tempat
pemakainya.
Pada umumnya masalah penyaluran masalah penyaluran banyak sekali dipengaruhi oleh faktor-faktor
perhubungan dan komunikasi, seperti:
a.
proses administrasi
b.
proses penyampaian berita melalui radio, telekomunikasi, telex, pos, komputer dan sebagainya
c.
proses pengeluaran fisik barang
d.
proses pengangkutan
e.
proses pembongkaran
f.
pelaksanaan rencana yang telah ditentukan
Dalam proses penyaluran perlu monitoring dan usaha-usaha yang mendorong kelancaran agar tahap-tahap
penyaluran dan barang-barang datang tepat pada waktunya.
C.
FUNGSI PEMELIHARAAN
Pemeliharaan adalah suatu usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna
suatu alat produksi atau fasilitas kerja dengan cara merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan
menyempurnakan.

Fungsi pemeliharaan pada dasarnya merupakan kegiatan menambah umur peralatan, peningkatan efisiensi
pada umumnya dan penghematan anggaran pada khususnya. Dibidang pemeliharaan, unsur bengkel
mempunyai peranan penting, misalnya dalam lingkungan pemerintah tingkatan bengkel terdiri dari bengkel
pusat, bengkel wilayah dan bengkel daerah/lapangan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan:
1.
Tahap perencanaan (prapelaksanaan pemeliharaan) yang mencakup:
a.
Desain sistem pemeliharaan yang sederhana dan praktis
b.
Evaluasi tekno ekonomis terhadap barang dan peralatan
c.
Meengikuti perkembangan industri dan suplai, baik industri suplai dalam negeri maupun luar negeri.
2.
Tahap pelaksanaan pemeliharaan, mencakup hal:
a.
Pengamatan inventarisasi peralatan yang dipakai dan inventarisasi yang harus diusahakan
b.
Tersedianya buku-buku untuk setiap peralatan/barang, seperti operator manual, maintenance manual,
katalog dan lain-lain.
c.
Jadwal pemeliharan harus dilaksanakan secara konsekuen dan pengecekan mendadak kesiapan bengkelbengkel.
d.
Pengamatan tentang kemampuan (performance) dari setiap alat/barang.
e.
Prinsip sarana bengkel harus dekat dengan peralatan dan harus diterapkan.
3.
Tahap paska (post)pelaksanaan pemeliharaan
Pada tahap ini hal yang harus diperhatikan, antara lain:
a.
Persiapan pengajuan anggaran hasil pengkajian pada tahap sebelumnya.
b.
Pembuatan daftar kebutuhan suku cadang, bahan yang digunakan dan barang lain yang diperlikan unuk
penyempurnaan.
c.
Pengkajian dan peninjauan kembali akan sistem pemeliharaan, penyediaaan tenaga, sistem anggaran dan
para supplier.
Pada umumnya hirarki tugas-tugas bengkel diatur melalui pelaksanaan tingkat-tingkat pemeliharaan, yaitu:
Tingkat I
: bersifat pencegahan (prefentif)
Tingkat II
: dilakukan secara periodik/berkala oleh tenaga mekanik terdidik
Tingkat III : dilakukan oleh tenaga ahli terdidik dan khusus yang dapat bekerja di lapangan atau bengkel.
Tingkat IV
: dilakukan oleh unit pemeliharaan teretentu yang mempunyai perlengkapan cukup sampai pada
alatalat test dan presisi (overhaul)
Tingkat V
: rehabilitasi/reconditioning/rebuild peralatan mekanis yang sebenarnya merupakan perakitan
(assembling).

Bab. I
Pengertian Umum Logistik
A. Pengertian Umum
Istilah logistik paling banyak dikenal untuk kalangan militer. Secara historis istilah ini mulai
dalam kegiatan militer dan kenyataannya paling banyak dipakai dalam literature mengenai
kemiliteran pula. Menurut literatur yang ada, yang pertama-tama menggunakan istilah ini
adalah Angkatan Perang Amerika Serikat dalam perang dunia kedua. Adapun pengertian yang
diberikan saat itu terbatas pada usaha atau kegiatan yang berhubungan dengan gerakan
perbekalan manusia di medan pertempuran.
B. Maksud dan Tujuan Manajemen Logistik
Di bidang militer, tujuan logistik membantu komandan dalam melaksanakan tugas-tugasnya
untuk mencapai kemenangan peperangan (bukan kemenangan pertempuran saja), pada
prinsipnya sama dengan pelaksanaan logistik dibidang pemerintah sipil maupun swasta.
Pada dasarnya tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacammacam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalm keadaan yang
dapat dipakai, ke lokasi di mana ia dibutuhkan, dan dengan total biaya yang terendah.
1) Tujuan umum.
a. Tujuan operasional adalah agar tersedia barang atau bahan dalam jumlah yang tepat dan
mutu yang memadai.
b. Tujuan keuangan adalah agar operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah
rendah nya.
c. Tujuan pengamanan adalah agar persediaan tidak terganggu dari kerusakan, pemborosan,
pencurian dan penyusutan yang tidak wajar.
2) Tujuan khusus.
Mendukung efektifitas dan efesiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.
C. Sejarah Pelaksanaan Manajemen Logistik
Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu Logistikos yang berarti terdidik atau pandai
dalam memperkirakan/berhitung.
Berikut ini merupakan pengertian logistik menurut para ahli :
Donald J.Bowersok (2000) ; Logistik didefinisikan sebagai Proses pengelolaan yang
strategis terhadap pemindahaan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari
supplier, di antara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.
Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi (2004) ; Manajemen logistik merupakan
serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan
pengadaan pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan logistik
guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Indriyi G dan Agus Mulyono (1998) ; Kegiatan logistik adalah mengembangkan operasi
yang terpadu dari kegiatan pengadaan atau pengumpulan bahan, pengangkutan atau
transportasi, penyimpanan, pembungkusan maupun pengepakan pendistribusian, dan
pengaturan terhadap kegiatan tersebut.
Siagian (1992) menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai
kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan
operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan
dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa Manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply
chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan
dan keefektifan penyimpanan dan aliran barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik
permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya
untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan.
D. Manajemen Logistik Dalam Sistem Administrasi
Di dalam manajemen kita kenal ada 5 unsur, yaitu :
1. Man
2. Money
3. Material
4. Machine
5. Method
Untuk dapat terselenggaranya manajemen yang baik, unsur-unsur tersebut diproses melalui
fungsi-fungsi manajemen, yaitu:
1. Planning
2. Organizing
3. Actuating
4. Controlling
Prinsip-prinsip manajemen tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat
terselenggaranya fungsi-fungsi logistik dengan baik.
E. Fungsi-fungsi Manajemen Logistik
Fungsi-fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari :
1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedomanpedoman, pengukuhan penyelenggaraan bidang logistik.
2. Fungsi Penganggaran
Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan
perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah
biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.
3. Fungsi Pengadaan
Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan
penganggaran.
4. Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran
Fungsi ini merupakan pelaksanan penerima, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang
telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansiinstansi pelaksana.
5. Fungsi Pemeliharaan
Adalah usaha atau proyek kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan
daya hasil barang inventaris.
6. Fungsi Penghapusan
Fungsi penghapusan, yaitu berupa kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha pembebasan barang
dari pertanggungjawaban yang berlaku.

7. Fungsi Pengendalian
Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk
memonitor dan pengamankan keseluruhan pengelolaan logistic.

Bab. II
Fungsi-fungsi Perencanaan, Penentuan Kebutuhan dan Penganggaran
Logistik
A. Fungsi Perencanaan
Pengalaman menunjukkan, bahwa dalam usaha mempermudah pengendalian masalah
tersebut, salah satunya dalah dengan cara membagi-bagi proses perencanaan ke dalam waktu
atau periode-periode tertentu.
Perencanaan dapat dibagi kedalam periode-periode seperti:
1. Rencana Jangka Panjang
2. Rencana Jangka Menengah
3. Rencana Jangka Pendek
B. Fungsi Penentuan Kebutuhan
Berbagai Faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan perlu mendapatkan perhatian
antara lain:
1. Faktor Yuridis
Pada dasarnya faktor ini meliputi tentang :
a. peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan serta batasan-batasan terhadap keamanan,
desain, penyediaan barang, pengadaan dan sebagainya.
b. prosedur dan persyaratan dana-dana yang digunakan
2. Persyaratan-persyaratan Proyek
Faktor ini mencakup tujuan proyek dalam waktu tertentu, kondisi lokasi serata perhubungan.
3. Evaluasi Sosio Ekonomi
Proses penentuan kebutuhan menurut pemikiran yang luas dan mendalam, terutama dalam hal
evaluasi untuk menentukan jenis-jenis teknologi yang akan digunakan.
4. Evaluasi Tekno-Ekonomi
Dengan mempertimbangkan faktor tekno ekonomi ini dimaksudkan agar dalam pemilihan
teknologi diperhitungkan pula mengenai hal-hal sebagai berikut:
a. Untung rugi penggunaan sesuatu barang atau alat yang di butuhkan.
b. Pemilihan komposisi barang atau alat yang dibutuhkan.
c. Penggantian barang atau alat atau evaluasi tentang jangka waktu penggunaan sesuatu barang.
d. Perkembangan teknologi
Segi tekno ekonomi ini dapat diklasifikasikan kedalam tiga golongan yaitu :
a. Tekno ekonomi yang menyangkut komposisi peralatan
b. Tekno ekonomi yang menyangkut analisis penggantian, analisis sewa-menyewa alat-alat.
c. Perkembangan Teknologi.
5. Perkembangan Swadaya dan Swasembada

Faktor ini mengadung pengertian, bahwa kebutuhan sesuatu proyek hendaknya sejauh
mungkin dapat dipenuhi sendiri tanpa tergantung pada bantuan liar.
6. Inventarisasi dan Pemeliharan
Dalam proses kegiatan inventarisasi dan pemeliharaan tercakup unsur mengenai :
a. Data-data jumlah, nilai dan mutu
b. Penerapan indetifikasi, klasifikasi, standardisasi, kodefikasi dan katalogisasi.
c. Laporan depresiasi dan efisiensi
d. Parameter-parameter yang digunakan
e. Laporan tentang inspeksi
f. Laporan tentang hasil penggunaan
g. Laporan pertukaran suku cadang
h. Data-data pertukaran suku cadang oleh tiap-tiap manufacture maupun supplier
i. Hasil-hasil pengawasan tentang persedian
7. Perkembangan Biaya
Perkembangan biaya member pengaruh kepada seluruh fungsi logistik.
8. Perkembangan Industri dan Suplai
Hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian yang berkaitan dengan faktor perkembangan
industri dan suplai ini yaitu :
a. Apakah pabrik-pabrik membuat barang yang dibutuhkan itu cukup menjamin kontinuitas
perbekalan suku cadanngnya.
b. Apakah tidak perlu diadakan pre-award survey.
c. Cara-cara mendaparkan leterangan dan wawacara dengan salesman dan pabrik, pameran
dagang atau survai melalui pembelian.
9. Perkembangan Politis
Pengertian keputusan politik mempunyai peringkat tertinggi disbanding dengan masalah
teknis dan ekonomis.
10. Pertimbangan Khusus penggunaan alat-alat besar
Pada lembaga-lembaga yang banyak mempergunakan alat-alat besar dan peralatan-peralatan
yang mahal harganya, masalah-masalah pembinaan alat-alat tersebut perlu mendapatkan
perhatian.
C. Fungsi Penganggaran
Penganggaran adalah semua kegiataan dan usaha untuk merumuskan perincian penetuan
kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya,
dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya. Dalam usaha
penyempurnaan anggaran perlengkapan atau logistik diharapkan adanya berbagai macam
anggaran sebagai berikut :
a. Anggaran pembelian
b. Anggaran perbaikan dan pemeliharan
c. Anggaran penyimpanan dan penyaluran
d. Anggaran penelitian dan pengembangan barang
e. Anggaran penyempurnaan administrasi barang
f. Anggaran pengawasan barang
g. Anggaran penyedian dan peningkatan mutu personil

Siklus Anggaran ini terdiri atas 5 tahap yaitu:

Tahap Pertama
= Perencanan dan Penyusunan Anggaran Negara
Tahap Kedua
= Pengesahan Anggaran Negara
Tahap Ketiga
= Pelaksanaan Anggaran Negara
Tahap Empat
= Pengawasan dan Pemeriksaan Anggaran Negara
Tahap Kelima
= Pertanggungjawaban Anggaran Negara

Bab. III
Fungsi Pengadaan
A. Dasar-dasar Pengadaan
1. Fungsi Pengadaan
Pengadaan ialah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan
barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang
tadinya belum ada menjadi ada.
Pengadaan dapat dilakukan dengan cara :
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian (hibah)
e. Penukaran
f. Pembuatan perbaikan
2. Pembelian
Ada 3 hal pokok yang pada gilirannya nanti sangat menentukan kelancaran pelaksanaan
pembelian. Ketiga hal tersebut adalah :
a. Badan Pelaksana Pembelian
b. Jenis dan bentuk pembelian
c. Metode atau cara pembelian
B. Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan
Proses Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan
sebagai berikut :

Perencanaan dan penentuan kebutuhan

Penyusunan dokumen tender

Pengiklanan atau penyampaian undangan lelang

Pemasukan dan pembukuan penawaran

Evaluasi penawaran

Pengusulan dan penentuan pemenang

Masa sanggah

Penunjukan pemenang

Pengaturan kontrak

Pelaksanaan kontrak atau penyerahan barang

1. Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Untuk menghindarkan pemborosan perlu diadakan pembatasan=pembatasan kebutuhan
terhadap perlengkapan dan peralatan.
2. Penyusunan Dokumen Tender
Dokumen tender adalah suatu dokumen yang berisikan ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat
yang harus dipenuhi dalam melaksanakan suatu pelelangan.
Isi dokumen tender secara umum meliputi :
a. Undangan pelelangan
b. Petunjuk untuk para peserta pelelangan

c.
d.
e.
f.
g.

Syarat-syarat umum
Syarat-syarat khusus
Syarat-syarat teknis dan gambar-gambar teknik
Bentuk-bentuk atau formulir penawaran
Ikatan kontrak atau surat perjanjian

3. Pengiklanan atau penyampaian undangan lelang

Sebagai pemberitahuan kepada masyarakat yang berkepentingan untuk memberikan
kesempatan kepada pihak-pihak yang mampu dan memenuhi syarat mengikuti tender.
4. Pemasukan dan pembukaan Dokumen penawaran
Setelah penyampaian undangan lelang biasanya dokumen tender disebarluaskan, baik secara
cuma-cuma atau dijual.
5. Evaluasi penawaran
Pada pelaksanan tender yang kompleks penawar yang terendah belum tentu menjadi
pemenang dan untuk itu diperlukan suatu sistem evaluasi tender yang khusus, anatar lain
meliputi:

Evaluasi Administrasi

Evaluasi Teknis

Evaluasi Faktor-faktor lain

6. Pengusulan dan penentuan pemenang
Panitia pelelangan setelah mengadakan evaluasi menyampaikan usulan pemenang kepada
jabatan yang berwenang untuk menetapkan pemenang dengan dilampirkan berita hasil
evaluasi.

7. Masa sanggah
Kepada peserta lelang biasanya diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan tertulis
kepada atasan dari pejabat yang berwenang menetapkan pemenag mengenai ketetapan yang
telah dikeluarkan panitia dalam pelaksanaan prosedur pelelangan.
8. Penunjukan pemenang
Berdasarkan keputusan penetapan pemenang, keapala kantor atau satuan kerja atau pemimpin
proyek menunjukan pemenang pelelangan sebagai pelaksana pengadaan.
9. Pengaturan kontrak
Setelah penunjukan pemenang dibuatlah surat pesanan atau surat perintah kerja atau kontrak
sesuai jenis transaksinya.
10. Pelaksanaan kontrak atau penyerahan barang
Setelah kontrak ditandatangani terjadilah ikatan antara pembelian dengan penjual.
C. Jasa Konsultan terdiri dari berbagai bentuk penggunaan dan berbagi macam tipe
konsultan.
a. Jenis-jenis konsultan pada umumnya berupa:

Jasa Engineering dan Desain

Jasa Teknologi
Jasa Ekonomi
Jasa Manajemen
Jasa Pendidikan dan Latihan

b. Jasa Konsultan dapat disalurkan melalui :

Perorangan

Perusahaan Konsultan

Lembaga Riset Industri

Universitas

Lembaga Pemerintah

Organisasi Internasional (ILO)

c.

Macam tanggung jawab

Task Concept
Assisting Concept

d.
1.
2.
3.
4.

Tahap-tahap jasa konsultan :

Tahap awal
Tahap desain
Tahap konstruksi
Perkiraan proporsi

e.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Langkah-langkah dalam pengadaan Jasa Konsultan :

Penyusunan Dokumen Undangan
Penyusunan Daftar Pendek
Surat Undangan Kepada Konsultan bersama dokumen tender
Penyampaian Usul Penawaran
Penilaian dari Usulan Penawaran
Negoisasi Kontrak

D. Pengadaan Jasa Kontraktor

1. Prosedur Pelelangan
Pelaksanan pengadaan jasa kontraktor pekerjaan sipil tidak jauh berbeda dengan pelaksanaan
pengadaan barang dan perlengkapan.
Proses pengadaan jasa kontraktor pada umumnya terdiri dari :

Pembuatan desain dan penyusunan rencana kerja dan syarat-syarat

Pengumuman pelelangan dan pengambilan dokumen lelang

Pemberian penjelasan

Pemasukan dan pembukaan penawaran

Evaluasi penawaran

Pengusulan dan penentuan pemenang

Masa sanggah

Penunjukan pemenang

Pengaturan kontrak

Pelaksanaan kontrak

E. Pengendalian Pengadaan
Beberapa hal lain yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan fungsi pengadaan ini adalah :
1. Kode etik pengadaan
2. Pelelangan pengadaan barang
3. Pengadaan barang dengan bantuan luar negeri
4. prakualifikasi

Bab. IV
Fungsi Penyimpanan, Penyaluran dan Pemeliharan Logistik
A. Fungsi Penyimpanan
Merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelanggaran dan
pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.
Beberapa faktor yang perlu mendapatkan perhatian dalam fungsi penyimpanan antara lain :
1. Pemilihan Lokasi
2. Barang
3. Pengaturan Ruang
4. Prosedur atau sistem penyimpanan
5. Penggunaan alat bantu
6. Pengamanan dan keselamatan
Ruang Penyimpanan atau gudang dapat digolongkan kedalam jenis-jenis sebagai berikut:
a. Gedung Terbuka
Terdiri dari gedung terbuka yang tidak diolah dan gedung terbuka diolah.
b. Gedung semi Tertutup
Merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan penyimpanan dalam gudang.
c.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Gedung Tertutup
Dapat digolongkan ke dalam beberapa jenis bentuk, yaitu :
Gudang transit
Gudang serba guna
Gudang kedap udara
Gudang pendinginan
Tangki kering
Gudang penyimpanan tahan api
Dangau orang Eskimo

B. Fungsi Penyaluran
Penyaluran merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan,
penyelenggaran dan pengaturan pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lain, yaitu
dari tempat penyimpanan ke tempat pemakainya.
C. Fungsi Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah suatu usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis
dan daya guan suatu alat produksi atau fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki,
merehabilitasi dan menyempurnakan.
Tahap- tahap Pemeliharaan yaitu :
1. Tahap perencanaan
2. Tahap pelaksanaan pemeliharaan

3. Tahap pasca pelaksanaan pemeliharaan

Bab. V
Fungsi Penghapusan
A. Fungsi Penghapusan
Secara umum penghapusan dapar dikatakan sebagai kegiatan dan usaha-usaha
pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan.
Barang- barang Inventaris dapat dikelompokan menjadi :
1. Barang bergerak yang tidak pakai habis
2. Barang yang habis
B. Alasan Penghapusan
Penghapusan umumnya dilakukan atas dasar :
a. Barang hilang
b. Teknis dan ekonomis
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan
e. Rampasan
C. Program Penghapusan
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek, yaitu :
1. Aspek yuridis, administratif dan proseduril
2. Aspek rencana pelaksanaan teknis
D. Proses Penghapusan
Dalam pengelolaan penghapusan barang, dikenal adanya beberapa tahap, yang sekaligus
merupakan siklus kegiatan penghapusan, yakni :
1. Tahap Penyidikan atau pengenalan
2. a. Tahap penyaringan
b. Tahap penyelesaian
3. Tahap pelaksanaan dan pengendalian
E. Cara-cara Penghapusan
Cara-cara Penghapusan yang lazim dilaksanakan sebagai berikut :
a. Pemanfaatan langsung
b. Pemanfaatkan kembali
c. Pemindahan
d. Hibah
e. Penjualan atau perlelangan
f. Pemusnahan

Bab. VI
Fungsi Pengendalian
A. Sarana Pengendalian
1. Struktur Organisasi
Agar dapat melaksanakan pengedalian se efektif mungkin, maka harus jelas tugas pokok dan
ruang lingkup organisasi suatu unit, jelas wewenang dan tanggung jawabnya.

2. Sistem dan Prosedur

Landasan peraturan merupakan dasar utama pengendalian khusus merupakan titik tolak
diman persoalan-persoalan harus diselesaikan.
3. Petugas
Personil yang disiplin, cakap dan trampil sangat meringankan beban pengedalian.
4. Peralatan
Tidak selalu barang fisik, tapi bisa buku petunjuk, standar-standar dan sebagainya yang
merupakan pula sarana dalam memperlancarkan suatu sistem.
B. Sasaran dan Pendekatannya
Fungsi utama dari pengendalian haruslah :
a. Menjadi sarana pengelola atau Pembina logistik berupa data-data informasi yang bermanfaat
bagi fungsi-fungsi logistik atau lainnya.
b. Menjadi sarana bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan.
c. Menjadi sarana dalam mengikuti dan mengawasi penyelenggaran logistik.
Untuk penyelenggaran fungsi tersebut, fungsi pengendalian mengandung kegiatan-kegiatan :
a. Inventarisasi
Menyangkut kegiatan-kegiatan dalam perolehan data logistik
b. Pengawasan
Menyangkut kegiatan-kegiatan untuk menetapkan ada tidaknya deviasi-deviasi
penyelenggaraan dari rencana-rencana logistik.
c. Evaluasi
Menyangkut kegiatan-kegiatan memonitor, menilai dan membentuk data-data logistik yang
diperlukan, hingga merupakan informasi bagi fungsi-fungsi logistik lainnya.
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Untuk itu diperlukan sarana-sarana yang harus sesuai dengan perkembangan, meliputi :
Struktur organisasi yang sudah mantap
Sistem informasi yang memadai dan ditunjang oleh prosesdur yang diterapkan dengan
konsekuen
Klasifikasi dan kodifikasi yang selalu mengikuti perkembangan dalam menuju strandarisasi
dan katalogisasi
Pendidikan dan latihan
Anggaran yang cukup memadai hingga pelaksaan administrasi dapat menunjang pelaksanan
operasional seoptimal mungkin
Penggunaan perangkat keras dan lunak seperti computer, alat komunikasi dan sebagainya

C. Kebutuhan Sistem Informasi Logistik

Pada dasarnya kebutuhan sistem informasi logistik adalah :
a. Pengenalan barang
b. Jumlah
c. Mutu dan kondisi
d. Nilai Kebutuhan sistem informasi logistik tersebut secara menyeluruh akan tercermin pada
kebutuhan proses-proses dalam fungsi pengendalian seperti dalam :
a. Pengendalian persediaan
b. Pengembangan tolak ukur dan variable
c. Penyajian data dan report untuk pertanggungjawaban dan pemeriksaan dalam rangka
pengawasan dan pengambilan keputusan

D. Pentahapan Penyelenggaraan fungsi Pengendalian

Penyelenggaraan fungsi pengendalian haruslah sesuai dengan perkembangan, kondisi dan
kebutuhannya.
E. Peranan Inventarisasi dalam Pengendalian
Inventarisasi digunakan sebagai sarana dan sumber informasi baik bagi pemimpin, staf dan
para pengawas.
Dalam inventarisasi kegiatan-kegiatan yang telah dapat kita identifikasi mencakup hal-hal
sebagai berikut :
a. Menyediakan data untuk menrencanakan kebutuhan peralatan dan perlengkapan
b. Memberikan informasi untuk dijadikan bahan pengarahan dalam pengadaan peralatan dan
perlengkapan
c. Memberikan pedoman dalam fungsi penyimpanan dan penyaluran
d. Memberikan petunjuk dalam rangka pemeliharaan peralatan dan perlengkapan
e. Menyediakan data atau informasi dalam menentukan barang lebih dan menghapus dari
pertanggungjawaban administratif
f. Dengan menerapkan dan mengembangkan klasifikasi dan kodefikasi untuk menuju sasaran
katalogisasi dan standardisasi dapat dicapai dalam waktu yang lebih singkat
F. Standardisasi
1. Suatu tingkat yang lebih tinggi dari inventarisasi dimana digunakannya sarana klasifikasi dan
kodefikasi ialah tingkat katalogisasi
2. Manfaat buku katalog bagi fungsi pengendalian
G. Expediting
Kata Expediting berasal dari kata to expedite yang berarti mempercepat atau
memperlancar. Pada perusahaan-perusahaan Amerika seperti Flour atau
Bechtel,Expediting diartikan Aggresively Expediting yang diartikan mempercepat dan
memperlancar secara agresif.
Tujuan utama daripada tindak lanjut expediting ini ialah optimasi monitoring secara agresif
dengan menggunakan sarana-sarananya agar dapat menunjang pelaksanaan operasi hingga
sasaran dapat tercapai dalam waktu yang tepat.
Bidang-bidang pada Expediting yaitu :
a. Bidang pembelian bertanggungjawab dalam jaminan pengedalian, konsistensinya dan
ekonomisnya pelaksanaan pembelian.
b. Bidang expediting
c. Bidang angkutan bertanggungjawab pelayanan kebutuhan dan peralatan maupun tenaga
d. Bidang pengawasan bertanggungjawab akan mutu barang yang dibeli apakah sesuai dengan
teknis yang diminta oleh pembeli.

MANAJEMEN PERLENGKAPAN ATAU LOGISTIK

A. Pengertian
Serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan
pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penggunaan
logistik guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan uraian dari pengertian manajemen dan pengertian logistik, bahwa
manajemen lebih menitik beratkan pada cara untuk mengelola barang melalui tindakantindakan perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran,

pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut
Subagya (1994), logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan
penyimpanan strategis barang, suku cadang dan barang dari para suplier, diantara fasilitasfasilitas perusahaan dan kepada para langganan.
Adapun manajemen logistik adalah sebagai berikut.
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh
orang lain, sedangkan logistik adalah bahan yang digunakan untuk kegiatan operasional.
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai
perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan
pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat,sehingga manajemen logistik mampu
menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik
setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif (Subagya, 1994).

B. Tujuan manajemen logistik

Tujuan umum
1. Tujuan operasional
Tujuan operasional agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang
memadai.
2. Tujuan keuangan
Tujuan keuangan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-serendahnya.
3. Tujuan pengamanan
Tujuan khusus
Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.
C. Implementasi manajemen logistik pada klinik bidan praktik swasta
Untuk melaksanakan praktik bidan terdapat sejumlah persyaratan minimal dan perlengkapan
pelayanan kebidanan yang diatur melalui peraturan pemerintah.
1. Peralatan (steril dan tidak steril)
2. Bahan habis pakai
3. Obat-obatan
4. Formulir dan kelengkapan adsministrasi
Sarana medis-non medis
1. Sarana non medis
a. Bangunan dan tata ruang sekurang-kurangnya terdiri dari :
Ruang tunggu :
kursi / bangku pasien
meja / majalah / surat kabar
meja dan kursi petugas pengantar
Ruang pemeriksaan :
Meja dan kursi provider
Lemari, meja obat
Tempat cuci tangan
Kamar kecil (WC)
Kenyamanan
Keamanan
Privacy
Kepuasan
Perlengkapan penunjang
Buku kas (bila perlu)
Buku resep
Blanko formulir rujukan
Blanko kwitansi
Blanko surat sakit
Blanko surat sehat
Blanko buku kesehatan pribadi
Kelengkapan rekam medis
Sederhana : kartu pasien dan rak penyimpanan
Canggih : komputer
2. Sarana medis kesehatan :

Meja bidan
Timbangan anak
Timbangan dewasa
Stetoskop
Lampu senter
Termometer
Plester
Pinset
Alkohol, kapas, kasa steril
Peralatan suntik

D. Fungsi manajemen perlengkapan

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut.
1. Fungsi perencanaan
Proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Secara khusus perencanan
logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua
calon pemakai atau user kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masingmasing organisasi. Menurut Subagya (1994), perencanaan adalah hasil rangkuman dari
kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang
merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan
pedoman tindakan.
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan
sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik.
Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang
memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisidevisi yang terjadi.
Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak. Rencana yang dipaksakan akan sulit
mendapatkan dukungan bahkan akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan
(sasaran) diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan, perencana, pelaksana
dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas
masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan untuk mencapai
sasaran organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (long range)
b. Rencana jangka menengah (mid range)
c. Rencana jangka pendek (short range)

a.
b.
c.
d.
e.

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
2.

Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
Rencana Pembelian
Rencana Rehabilitasi
Rencana Dislokasi
Rencana Sewa
Rencana Pembuatan
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan
pernyataan sebagai berikut:
Apakah yang dibutuhkan untuk menentukan jenis barang yang tepat (what)
Berapa yang dibutuhkan untuk menentukan jumlah yang tepat (how much, how many)
Kapan menentukan waktu yang tepat (when)
Dimana dibutuhkan untuk menentukan tempat yang tepat (where)
Siapa yang mengurus untuk menentukan orang atau unit yang tepat (who)
Bagaimana diselenggarakan untuk menentukan proses yang tepat (how)
Mengapa dibutuhkan pengecekan apakah keputusan yang diambil benar-benar tepat (why)
Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting) adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan
perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang
dan jumlah biaya (Subagya, 1994).

a.
b.
c.
d.

3.

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan

penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari danadana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji
secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang tepat.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan
diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka
penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.
Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain :
Peraturanperaturan terkait
Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan teknologi
Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
Pengaturan anggaran seperti sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam tergantung pada institusi yang
ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada rumah sakit pemerintah, sumber anggaran
dapat berasal dari dana subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit.
Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari danasubsidi (Yayasan dan
Donatur), penerimaan rumah sakit dan dana dari pihak ketiga.
Alokasi anggaran logistik rumah sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan
farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan
suku cadang.
Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi
kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu
yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap
mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi (Subagya, 1994).
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan
pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara
cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:
Pembelian
Penyewaan
Peminjaman
Pemberian ( hibah )
Penukaran
Pembuatan
Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan
tahapan sebagai berikut:
Perencanaan dan penentuan kebutuhan
Penyususnan dokumen tender
Pengiklanan/penyampaian undangan lelang
Pemasukan dan pembukuan penawaran
Evaluasi penawaran
Pengusulan dan penentuan pemenang
Masa sanggah
Penunjukan pemenang
Pengaturan kontrak

j.

a.
1.
2.
3.
b.

1.

2.
3.
4.
4.

a.

b.

c.

d.

e.
f.

Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis yang menyangkut pihak luar maka
pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan
dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur
tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap
tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan.
Tidak boleh ada keterangan orang dalam kepada siapapun.
Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika.
Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan
pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari perencana, pemikir pekerjaan
yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan,
penanggung jawab teknis.
Dilarang duduk sebagai anggota panitia sepert kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin
proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.
Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek.
Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.
Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang
persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan
yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya
dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan,
pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalahkualitas barang dapat
dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan
barang yang aman dari pencuri.
Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan,
keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
Barang (jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam :
Barang biasa: kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.
Barang khusus: obat-obatan, alat-alat medis dll.
Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien
dan pengawasan ruangan.
Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan
barang, pengawetan dll.
Penggunaan alat bantu
Pengamanan dan keselamatan

5.

a.
b.
c.
d.
e.
f.

6.

a.
b.

c.
d.
e.
a.

b.

1.
2.
3.
4.
5.

Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan

terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.
Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan
barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya, 1994). Faktor yang mempengaruhi
penyaluran barang antara lain:
Proses Administrasi
Proses penyampaian berita (data-data informasi)
Proses pengeluaran fisik barang
Proses angkutan
Proses pembongkaran dan pemuatan
Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur
yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban
sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya, 1994). Alasan
penghapusan barang antara lain:
Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah,
tercecer atau tidak ditemukan.
Teknis dan ekonomis
Nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya yang disebabkan beberapa faktor:
Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki
Kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang
ditetapkan
Aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling
Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
Surplus
Tidak bertuan yaitu barang-barang yang tidak diurus
Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi
peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang
dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
Aspek rencana pelaksana teknis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara-cara
penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:
Pemanfaatan langsung yaitu usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang
masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
Pemanfaatan kembali yaitu usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus
menjadi barang lain.
Pemindahan yaitu mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan
langsung.
Hibah yaitu pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar
instansi (pemerintah).
Penjualan/Pelelangan yaitu dijual baik di bawah tangan atau dilelang.

6. Pemusnahan yaitu menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan.

7. Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan
pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah
berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan
prosedur lain.
b. Melaksanakan pengamatan (monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran
dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana.
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka
pencapaian tujuan.
d. Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana
pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai