MANUAL DE GESTIN
DOCUMENTAL
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1. OBJETO
Este Manual establece y divulga lineamientos y parmetros institucionales de aplicacin general
en la Gestin Documental que reglamenten, faciliten y simplifiquen la administracin de
documentos y el proceso de archivo en la Administracin Municipal, bajo un esquema de
lenguaje comn.
De igual forma proporcionar una herramienta integral y de fcil consulta en materia de gestin
de documentos para su uso en las dependencias productoras o receptoras de documentos de
la Entidad. Y con esto Estandarizar formas de produccin e identificacin documental,
unidades documentales y de conservacin.
2. ALCANCE
Este Manual es de aplicacin en todos los procesos del sistema de gestin de la calidad de la
Entidad que produzcan y recepcin en comunicaciones oficiales a los documentos producidos,
recibidos y utilizados en los diferentes procesos de la entidad.
3. DEFINICIONES:
Para efectos de esta norma interna se establecen las siguientes:
3.1 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la
gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
3.2 Archivo Pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
3.3 Archivo Privado de Inters Pblico: Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el
legislador.
3.4 Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
3.5 Archivos de Gestin: Son los documentos producidos por una oficina durante su gestin
administrativa, son documentos activos, en circulacin, resguardados y organizados por la
oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos.
3.6 Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos
de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
3.7 Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas de la vida de los documentos desde su
produccin, recepcin y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin al
Archivo Histrico.
3.8 Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de
valoracin documental, con miras a su conservacin total (CT), eliminacin ( E), seleccin
(S), microfilmacin (M).
3.9 Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad
pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
3.10. Comunicacin Oficial: Toda aquella recibida o producida en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
3.11. Funcin Archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
permanente.
3.12. Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin
y conservacin.
3.13. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.
3.14. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoro.
3.15. Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
Vital de los documentos.
3.16. Sistema de Gestin Documental: Herramienta de gestin sistemtica y transparente
que permita dirigir, administrar y evaluar el desempeo institucional en trminos del
acceso a la informacin y el buen manejo de los documentos y archivo.
3.17. Tipos documentales: Diversidad de documentos individuales producidos o tramitados
por una entidad.
3.18. Unidad documental: Es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias
para ser considerada como documento. La unidad documental puede ser simple cuando
est constituida por un solo documento, y compleja cuando le componen varios, dando
lugar al expediente.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
3.34. Transferencias Primarias: Son los traslados de documentos de los archivos de gestin
al central, sin alteracin de sus propiedades, para su conservacin y cuya frecuencia
de uso ha disminuido en el proceso de atencin de trmites; en estas transferencias se
tiene en cuenta las vigencias y valores primarios de los documentos.
3.35. Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y
detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las Series
documentales; puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar.
3.36. Formato nico De Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar
transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestin al Central),
transferencias secundarias (del Central al Histrico), valoracin de Fondos Acumulados,
fusin y supresin de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios
documentales.
DESARROLLO
4.1. Responsabilidad de los funcionarios
Los funcionarios de la entidad responden por la integridad, autenticidad, veracidad, privacidad y
fidelidad de la informacin a su cargo, incluyendo la organizacin, conservacin, consulta y
custodia del archivo de gestin as como la salvaguarda de los documentos que tengan reserva
legal, y garantizan la aplicacin de los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital
de los documentos y la normatividad archivstica y de gestin documental, sin perjuicio de las
responsabilidades sealadas en la Ley 734 de 2002 para los servidores pblicos.
Todo funcionario de la Entidad, al momento de vincularse, trasladarse o desvincularse de su
cargo, recibe o entrega, segn sea el caso, los documentos y archivos de su custodia en el
ejercicio de sus funciones, debidamente organizados e inventariados, conforme a lo sealado
en este documento. Igualmente realizar inventario documental al momento de transferir
archivos desde su oficina al archivo de gestin.
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Disposicin
Final
Procedimiento
Convenciones
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Firma
de Firma de Jefe de Archivo o quien haga sus veces
Aprobacin
Fecha de aprobacin por parte del Consejo Municipal de Archivos/o
Fecha
Comit de Archivos de la Alcalda de Bucaramanga si es actualizacin
de las TRD.
La Tabla de Retencin Documental, es un listado codificado de series, subseries y tipos
documentales, producido o recibido por las unidades administrativas de una entidad, en
cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada
fase del archivo.
Son un instrumento que facilita la organizacin y conservacin de los documentos, generados,
recibidos y tramitados, por la entidad a travs de criterios tcnicos.
La TRD es un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la Gestin Documental,
la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestin central e histrico.
Busca la adecuada administracin de los documentos, durante todo el ciclo de vida y en
especial cuando el periodo de gestin ha terminado y deben ser enviados para su conservacin
en el archivo central; es el tratamiento secuencial, ordenado y lgico que reciben los
documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son
eliminados o conservados en funcin de su valor histrico, cientfico o cultural, como fuente
para el conocimiento de la trayectoria de la entidad.
En virtud a la reglamentacin expedida por el Archivo General de la Nacin, las entidades
deben establecer un estricto control sobre la produccin, organizacin y utilizacin de los
documentos de los archivos de gestin, teniendo en cuenta que estos sern objeto de
transferencia al archivo central o histrico. Por tanto es importante la aplicacin de las Tablas
de Retencin Documental, a fin de que los archivos cumplan su propsito de racionalizar y
agilizar la gestin administrativa, establecer responsabilidades sobre el manejo de los
documentos.
Para Qu sirven las TRD:
Para identificar si las series que conforman la TRD son todas las que identifican las
funciones.
Si los tipos documentales de cada serie estn relacionados en su totalidad.
Si los tiempos de retencin para cada serie son los correctos
Si el procedimiento establecido para conservar el documento es e l idneo.
a. Logros con las TRD
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
A medida que el expediente circula a travs de los diversos pasos del proceso, cada uno
de los funcionarios que participan, debern agregar los documentos que generen y
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
g. Por regla general la entidad conservara nicamente el original del documento que se
produzca y har parte del expediente el cual ser dado en custodia del servidor, a
excepcin de los Actos administrativos, los cuales en todos los casos debern exigir
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
una copia que repose en la oficina productora la cual llevara sello de original firmado a
fin de identificar el documento original el cual si debe ser suscrito por quienes en el
intervienen.
h. Siempre, antes de archivar, debern removerse los ganchos de cosedora, clips, ganchos
legajadores y dems material abrasivo que acompae los documentos, as como lo
documentos en blanco o no relacionados.
i.
Las carpetas tipo fuelle de 250 folios son utilizadas para archivar, para su uso se elimina
el gancho legajador; de igual manera Tapas legajadoras que se utilizan con gancho
legajador plstico con capacidad de almacenar 200 folios
j.
Cuando por razones tcnicas y/o legales se requiera utilizar carpetas de marbete con
capacidad de almacenar 200 folios con gancho legajador, se introduce el gancho
plstico en la tapa izquierda de la carpeta, de afuera hacia dentro. Los documentos se
colocan con el recto del folio contra la tapa, de forma que el gancho legajador se cierra
sobre el verso del ltimo folio que se ha ingresado a la carpeta. Los folios sern
organizados a tamao oficio en el borde superior.
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Cuando existen estantes para la organizacin del archivo, estos deben ser metlicos, se
identifican de izquierda a derecha y las bandejas de arriba hacia abajo.
En un lugar visible, se debe colocar la relacin de las series, subseries y expedientes que
all se encuentran.
descripcin de las series y expedientes que all se encuentran, (esta medida evita la
continua manipulacin de los documentos).
4.6 Foliacin en los documentos de Archivo
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
De otra parte, la foliacin es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias
(archivo de gestin al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo
histrico).
Foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son trminos diferentes, sino tambin
conceptos distintos. Para efectos de numeracin en archivos este documento se refiere nica y
exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la ordenacin.
4.6.1 Requisitos.
1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada. La
de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD).
En fondos acumulados, se foliar la documentacin que por Tabla de Valoracin
Documental (TVD) sea objeto de conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico,
al igual que aquella que va hacer reproducida en otros soportes
2. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La
ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden
original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin.
El orden original ms comn es el orden cronolgico. El nmero uno (1) corresponde al
primer folio del documento que dio inicio al trmite en consecuencia corresponde a la
fecha ms antigua.
3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin
consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en
los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente
depuracin.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso
de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
4.6.2 Materiales
1. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. Otra
alternativa es el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este
elemento dificulta corregir una foliacin mal ejecutada.
2. Prohibicin: No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en
la mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.
4.6.3. Procedimiento
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.
3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en
el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte
papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo
que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado:
tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se
opta por separar este material se dejar constancia mediante un testigo de su lugar de
destino y en este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de
Referencia (Referencia Cruzada), deber seguirse lo especificado en este documento.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se
numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta
se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin
de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
19.No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales
CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia. (Referencia
Cruzada), deber seguirse lo especificado en este documento.
20. Las historias laborales se archivan y custodian de acuerdo a lo establecido en el Decreto
2842 de 2010 art. 12 guarda y custodia de las Hojas de Vida de la Presidencia de la
Republica del Departamento de la Funcin Pblica.
Cuadro Demostrativo
Proceso:
No. Consecutivo
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX
Subproceso:
Cdigo
Cdigo de la Serie /o- Subserie
XXXXXXXXX
General
(TRD)
XXXX
XXXX-XXX-XX
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
Cdigo
General
1000
No. Consecutivo
0125
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
b.
Los documentos que posean un consecutivo propio de identificacin como los Actos
Administrativos, contratos, formatos pre-impresos y/o generados por herramientas
informticas especialmente lo referente al rea financiera, presupuestal y de tesorera, los
formatos elaborados por otras entidades, llevar su propia codificacin.
En tamao oficio, otros formatos (carta y media carta) se emplean en aquellos documentos
que as lo requieran.
Para documentos nuevos o que corresponda a funciones nuevas de la entidad y que por
ende no estn clasificados en la Tabla de Retencin Documental deben estos tener una
estructura adecuada que facilite su estudio para la respectiva inclusin en la Tabla de
Retencin Documental con aprobacin del Comit de Archivo de la Alcalda de
Bucaramanga
Las comunicaciones tanto internas como externas debern dirigirse al destinatario siguiendo
el protocolo:
ESTILO: Bloque Extremo: Todas las lneas parten del margen Izquierdo
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
de
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
(13).Despedida seguido del signo coma (,), dejando un interlineado de dos espacios del 12
al 13.
(14). Se escribe los Nombres y Apellidos del remitente en maysculas y sin negrilla, dejando
un interlineado de cuatros espacios para la firma del 13 al 14.
(15).Cargo: Se escribe el nombre del cargo sin negrilla y solo las iniciales en mayscula,
dejando un interlineado sencillo del 14 al 15.
NOTA: Del Numeral 1 al 15 se escribe en letra Arial 11.
(16). Anexo o Anexos: EN CASO de anexar documentacin. Se escribe el nmero de folios
en letra y nmero, se utiliza letra Arial 8, dejando tres interlineados sencillos entre el 15 al
16.
(17). C.c. cuando van copias el NOMBRE COMPLETO DE LA PERSONA EN MAYUSCULA,
cargo (Las iniciales en Mayscula), se utiliza letra Arial 8, dejando dos interlineados
sencillos entre el 16 al 17.
(18). Proyect/ Nombre Completo y Apellido: En el evento de proyectar una comunicacin
para la firma de otro servidor pblico de la entidad, deber indicarse en letra Arial 8 la
palabra Proyect seguida de barra inclinada (/) nombre y apellido de quien proyect, en
Mayscula solo las iniciales, dejando un interlineado sencillo entre el 17 al 18.
(19). Revis/ Nombre Completo y Apellido: En el evento de revisar una comunicacin para
la firma de otro servidor de la entidad, deber indicarse, en letra Arial 8, la palabra Revis,
seguida de barra inclinada (/), nombre y apellido de quien revisa, en Mayscula solo las
iniciales, dejando un interlineado de dos espacios sencillos entre el 18 al 19.
(20). Espacio para datos informativos y otros de la entidad de acuerdo al pie de pgina
prediseado.
IMPORTANTE:
Quien suscribe el documento debe firmarlo con tinta negra, preferiblemente bolgrafo de
tinta insoluble.
Quienes proyectan y/o Revisan el documento deben firmarlo seguido del nombre y Apellido
preferiblemente bolgrafo de tinta negra insoluble.
Los actos administrativos son controlados y numerados consecutivamente por la oficina a
cargo, quien deber cumplir lo referente a la elaboracin de documentos y su respectivo
formato. La fecha y el nmero de estas se imprimen en tinta negra.
En el espacio superior derecho debe destinarse para el registro y radicacin del documento.
No utilizar negrillas de acuerdo a lo descrito en cada numeral del mencionado protocolo.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Se puede imprimir en escala de grises, si no se cuenta con equipos para impresin a color.
1. ESPACIO PARA EL MEMBRETE DE LA ENTIDAD (encabezado prediseado) Y 2
CUADRO DE CLASIFICACION.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Proceso:
DIRECCIONAMIENTO Y PROYECCION MUNICIPAL
Subproceso:
DESPACHO
Cdigo
General
1000
No. Consecutivo
0125
Eslogan
Doctor
CLEMENTE LEON OLAYA
Secretario de Infraestructura
Alcalda de Bucaramanga
CAM fase I piso 4
Bucaramanga
Asunto: Remisin Derecho de Peticin.
Rad: No.24575 de la ventanilla nica de correspondencia.
Con la presente me permito remitir derecho de peticin, para su respectivo trmite y gestin
por ser de su competencia; le solicito enviar copia de la respuesta a este despacho.
Atentamente,
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
SECRETARIA:
PROCESO:
SUBPROCESO:
TEMA:
CARPETA:
No. FOLIOS:
CAJA:
SERIE:
SUBSERIE:
OTROS MEDIOS DE
PRESERVACION: Indica si los documentos archivados en la carpeta estn preservados por
otro medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, sealar con X la opcin realizada).
CONTENIDO:
Seala si tiene reserva Legal, (marcar con una X en caso afirmativo)
FECHAS:
El contenido del Rotulo de carpeta, debe diligenciarse de acuerdo con las series o subseries de
las TRD de las diferentes dependencias segn lo estipulado en el ejemplo ilustrativo de Rtulo
de Carpeta.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: SUBSECRETARIA
SERIE: 8100-20
HISTORIAS
SUBSERIE: 8100-30-20
Historias Laborales
TEMA: Prez Ardila Rigoberto C.C. 91212521
CARPETA: 1/1
No. DE FOLIOS:195
CAJA: 25
RESERVA LEGAL ( )
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
ESCUDO:
CAJA No. :
SECRETARIA:
PROCESO:
SUBPROCESO:
CARPETA:
TEMA:
UBICACIN:
SERIE:
SUBSERIE:
OTRO MEDIO DE
PRESERVACION: Indica si los documentos almacenados en la Caja estn preservados por
Otro
medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, sealar con X la opcin realizada).
No. DE FOLIOS
TOTALES:
Nmero de folios totales contenidos en la Caja (sumar los folios de todas
las carpetas).
OTROS MEDIOS DE
PRESERVACION: Indica si los documentos archivados en la carpeta estn preservados por
otro medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, sealar con X la opcin realizada).
CONTENIDO:
Seala si tiene reserva Legal, (marcar con una X en caso afirmativo)
FECHAS:
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
CAJA No.
50
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: DESPACHO DE LA SECRETARIA / SUBSECRETARIA
SERIE: 8000-85
CONTRATOS Y CONVENIOS
SUBSERIE: 8000-85,09
Contratos de Prestacin de Servicios
CARPETAS:
TEMAS:
1/4
2/4
3/4
4/4
UBICACIN:(M5/E20/B4)
FECHAS:
2008/12/31 - 2008/12/31
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
ESCUDO:
SECRETARIA:
PROCESO:
SUBPROCESO:
TIPOLOGIA:
TEMA:
Nombre y/o descripcin corta del asunto del cual trata el expediente.
SERIE:
SUBSERIE:
No. FOLIOS:
OTROS MEDIOS DE
PRESERVACION: Indica si los documentos archivados en la carpeta estn preservados por
otro medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, sealar con X la opcin realizada).
CONTENIDO:
Seala si tiene reserva Legal, (marcar con una X en caso afirmativo)
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
CAJA:
CONTENIDO:
FECHAS:
REFERENCIA CRUZADA
SECRETARIA PLANEACION
PROCESO: PROYECCION Y DIRECCIONAMIENTO MUNICIPAL
SUBPROCESO: GRUPO DE ORDENAMIENTO TERRIOTORIAL
SERIE:
BANCO DE PROYECTOS
SUBSERIE:
Proyectos de Infraestructura
TIPOLOGIA: Planos
CARACTERISTICAS: Planos de tamao 70x100 en original de color verde y negro
TEMA: Proyecto de Vas Terciarias Barrio Campo Hermoso No Rad.000250
CARPETA: 1/3
No. DE FOLIOS: 5
ARCHIVO
DE
GESTIN
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
ARCHIVO
CENTRAL
Versin: 4.0
Revis:
ARCHIVO
HISTORICO
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Transferencias Primarias
Transferencias Secundarias
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Acta de
Entrega
Tabla
De
Retencin
Documental
Inventario de Series
Documentales por
Transferir
Cronograma de
Transferencias
Inventario Documental.
Para efectuar la transferencia primaria se realiza el respectivo inventario de documentos,
utilizando el formato de Inventario Documental (F-GAT-8600-238,37-007)
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Traslado
El traslado de la documentacin ir a cargo de la Oficina correspondiente. Esta se realizar
teniendo en cuenta el cronograma establecido por la entidad. No obstante, ser necesario
ponerse en contacto con el auxiliar del Archivo central con el fin de concretar el da y el lugar en
que se formalizar el traslado.
Cronograma de Transferencias
El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias de la
Administracin Central Municipal, indicar las fechas en que deben transferir los expedientes
que han cumplido su gestin administrativa y deben transferirse al Archivo Central.
Las polticas y procedimientos establecidos para la Transferencia documental, desde los
Archivos de Gestin de cada una de las dependencias al Archivo Central, son de obligatorio
cumplimiento, por parte de los servidores pblicos de todas las dependencias.
Transferencias Secundarias
Es el traslado de documentos del archivo central al histrico luego de cumplido el tiempo de
retencin de los documentos en la fase de archivo central.
Todos aquellos documentos que tienen valor histrico podrn ser objeto de transferencia
secundaria a un archivo permanente o definitivo, que bien puede estar ubicado en un depsito
de la misma dependencia del archivo central, o en casos especiales, en depsitos diseados
para la custodia y consulta del archivo histrico. Estas transferencias concluyen los procesos
de valoracin secundaria en las instituciones y tiene como fin garantizar la proteccin de los
documentos con valor social (cultural e histrico), ms all de las necesidades institucionales
de conservarlo.
Versin: 4.0
Revis:
Pgina 28 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.
La luz solar es admitida en muy baja cantidad para proteger los documentos contra los
rayos ultravioleta.
Luz artificial: mnimo 70 lux (reas de almacenamiento); 150 lux (reas de trabajo); 300 lux
(reas de dibujo).
Aislamiento: El rea de archivo central debe estar aislada del resto del edificio para
asegurarla contra incendio. Este aislamiento se puede realizar en un mismo plano o en
elevacin, y de ser posible, es aconsejable que los depsitos estn separados unos de otros
y de las dems partes del edificio por paredes, pisos y puertas contra fuego.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Las cajas, carpetas y separadores, sern elaborados en papel libre de acido o de baja
acidez o con recubrimiento interno de papel desacidificado.
Todas las unidades de conservacin sern etiquetadas segn las pautas de este
documento.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
Pgina 30 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.
archivos PDF, la necesidad de tener instalado el lector PDF en cada equipo de consulta y la
perdida de calidad cuando se aplica compresin. Para su adopcin debe revisarse el valor
del licenciamiento y la aplicacin corporativa del lector en todos los equipos de la entidad.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
7. CONFIDENCIALIDAD
Este documento es para uso exclusivo de la Administracin Municipal y debe ser considerado
como confidencial, no est permitida ni autorizada su reproduccin bien sea parcial o
totalmente, por ningn medio, sea electrnico o reprogrfico, sin la debida autorizacin escrita.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIN
0.0
1.0
2.0
3.0
4.0
DESCRIPCIN
Original
Cambia Cdigo segn Tabla de Retencin
Documental
Ajuste en las definiciones de los trminos,
cambios en la identificacin de documentos
individuales, en rtulos y descripcin de los
elementos correspondientes de cajas, carpetas y
referencia cruzada, para adaptarlos a los que
actualmente estn en uso, cambio en descripcin
de casillas faltantes en tablas de Retencin
Documental, cambio en los cdigos de los
procedimientos en la parte de anexos
Inclusin de transferencia documental, sus
requisitos previos, traslado, cronograma de
transferencias y normatividad aplicable
Ajuste e inclusin en definiciones de los trminos
Ajustes en el numeral de elaboracin y
actualizacin de TRD.
Ajustes en el numeral de enfoque basado en
procesos.
Ajustes en el numeral de almacenamiento y
manejo de documentos en el Archivo de Gestin.
Ajustes en el numeral de muebles de archivo
Ajustes en el numeral foliacin
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
FECHA
24 de Noviembre de 2008
20 de Septiembre de 2009
20 de Mayo de 2011
14 de Septiembre de 2011
19 de octubre de 2012
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Aprob: Equipo Meci Calidad.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa
Versin: 4.0
Revis:
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Aprob: Equipo Meci Calidad.