Anda di halaman 1dari 12

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas segala rahmat yang dilimpahkan-Nya
sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan laporan tugas kelompok ini dengan
judul Pendokumentasian Sistem. Penulisan laporan tugas kelompok ini merupakan salah
satu tugas yang diberikan dalam mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi 1 di STIE Perbanas
Surabaya.
Penulis menyadari bahwa penulisan laporan tugas kelompok ini tidak akan terwujud
apabila tidak ada bantuan dari berbagai pihak, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan
ucapan terima kasih kepada:
1. Ibu Triana Mayasari, SE., Ak., M.Si, CA, selaku dosen Sistem Informasi Akuntansi 1.
2. Orang tua dan saudara yang telah mendukung dan mendoakan penulis dalam
penyelesaian laporan tugas kelompok ini.
3. Teman-teman yang sudah mendukung dalam penyelesaian laporan tugas kelompok ini.
Semoga Tuhan yang Maha Esa melimpahkan rahmat-Nya dan membalas semua amal
kebaikan mereka. Penulis menyadari bahwa laporan tugas kelompok ini masih jauh dari
sempurna, karena terbatasnya kemampuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, kritik
dan saran yang bersifat membangun sangat diharapkan demi sempurnanya laporan tugas
kelompok ini.

Bab 5
Pendokumentasian Sistem (System Documentation)
A. Dokumentasi
Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan
sistem pengelolaan data yang disebut dengan proses dokumentasi. Tanpa adanya
dokumentasi, data tersebut tidak akan menjadi sebuah dokumen yang real.
Dan menurut para ahli, dokumentasi adalah proses yang dilakukan secara
sistematis mulai dari pengumpulan hingga pengelolaan data yang menghasilkan
kumpulan dokumen.
Dokumentasi itu sendiri tujuannya adalah untuk memperoleh dokumen yang
dibutuhkan berupa keterangan dan hal-hal yang membuktikan adanya suatu kegiatan
yang didokumentasikan.
Proses dokumentasi dilakukan melalui beberapa tahapan penting untuk
mendapatkan kumpulan data yang nantinya menjadi sebuah dokumen. Tahapan
dokumentasi tersebut diantaranya adalah:

Mencari dan mencatat data sebanyak-banyaknya,


Mengumpulkan data tersebut menjadi satu kesatuan,
Mengolah dan memproduksinya dalam bentuk dokumen,
Membagi dan menyebarluaskan dokumen hasil proses dokumentasi kepada pihak-

pihak yang diperkenankan dan mempunyai kepentingan tertentu,


Mengamankan dan menyimpan keseluruhan dokumen yang telah dibuat agar
terpelihara dengan baik bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

B. Teknik-Teknik Pendokumentasian
Pendokumentasian penting untuk dilakukan agara organisasi memiliki media
untuk menelaah dan mengevaluasi prosedur yang ada, serta media yang membantu
auditor serta pengguna lain (seperti karyawan baru) untuk memahami prosedur
organisasi.
Teknik dokumentasi dasar meliputi:
1. Data Flow Diagram(DFD)
2. Entity-Relationship (ER) Diagrams
3. Document Flowchart (Manual Flowchart)

C. Data Flow Diagram (DFD)


Menurut Jogiyanti H. M. Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data
(DAD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data tersebut mengalir atau
lingkungan fisik di mana data tersebut disimpan.
Menurut James A. Hall Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data
(DAD) adalah suatu diagram yang menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan
proses, sumber-sumber data, arus data dan entitas dalam sebuah sistem.
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data (DAD) menggambarkan
arusa data di dalam organisasi, bertujuan untuk mendokumentasikan sistem yang
sedang berjalan dan untuk merencanakan perbaikan atau desain yang baru.
Ada empat simbol yang digunakan dalam DFD:
Simbol

Nama
Sumber Data dan
Destinations
(Tujuan)

Penjelasan
Di dalam kotak tersebut, disebutkan
entitas (bisa kelompok, orang, divisi,
atau institusi) yang mengirim data
dan menerima data dari sistem
Menunjukkan arah arus data yang

Arus Data
(Data Flows)

masuk atau keluar dari proses. Tanda


panah ini bisa digambar lengkung
atau garis lurus
Simbol bubbles ini menggambarkan

Proses Transformasi

proses yang mengubah data dari input


menjadi output. Simbol diisi dengan
frasa kata kerja
Di dalam simbol (di antara dua garis

Penyimpanan Data

horizontal) diisi dengan nama buku


besar atau buku besar pembantu,
nama tabel, atau nama file

Panduan untuk menyusun DFD (Romney & Steinbart, 2011):


1. Pahami sistem, dengan cara mengamati arus informasi dan data di dala
organisasi. Lakukan wawancara pada individu-individu (sebagai informan) yang
menggunakan dan memproses data.
2. Abaikan aspek tertentu pada sistem. Tujuan utama DFD adalah menggambarkan
asal (origins) data/informasi, arus, transformasi, penyimpanan dan tujuan
ketibaan data. Oleh karena itu, semua proses pengendalian dan tindakan-tindakan
pengendalian harus diabaikan. Hanya apabila ada error pada jalur yang sangat
penting yang ditampilkan di DFD.
3. Menentukan batas-batas sistem. Tentukan apa yang masuk dan tidak dalam
sistem. Masukkan semua data elemen yang relevan di DFD. Bila anda merasa
ragu dengan pentingnya elemen tersebut, masukkan dalam DFD sampai dengan
diperoleh keputusan definitive yang dapat menentukan dikeluarkan atau dibiarkan
ada di dalam DFD berdasarkan hasil konfirmasi dengan informan.
4. Mengembangkan diagram konteks. Pusat diagram berbentuk lingkaran; di
dalamnya menggambarkan sistem yang akan dipertimbangkan. Gambarlah entitas
di dalam kotak, yang menggambarkan dengan siapa sistem tersebut sering
berinteraksi, kemudian hubungkan keduanya dengan simbol arus data, dan
sebutkan data apa yang tersampaikan.
5. Mengidentifikasi arus data. Mengidentifikasi semua arus data yang keluar dari
dan ke: proses transformasi atau tempat penyimpanan/file, atau data source and
data destination.
6. Mengelompokkan arus data. Elemen data yang mengalir bersama dikelompokkan
jadi satu. Jika ada elemen data yang tidak mengalir bersama, lebih baik
dipisahkan dan dibuat arus data yang berbeda.
7. Mengidentifikasi proses transformasi. Proses transformasi disimbolkan dengan
bubbles (lingkaran). Pada semua proses transformasi, harus memiliki arus data
masuk dan keluar.
8. Mengelompokkan proses transformasi. Sama halnya dengan pengelompokkan
arus data. Pada dasarnya, proses transformasi yang dilakukan dengan waktu dan
tempat yang sama dapt dijadikan satu dalam satu simbol, vice versa.
9. Mengidentifikasi semua file dan penyimpanan data. Data disimpan secara
temporer atau permanen. Data yang masuk dan keluar dari penyimpanan data
harus dapat teridentifikasi.
10. Identifikasi semua sumber data dan tujuan data.

11. Memberi nama seluruh elemen DFD. Pastikan semua elemen DFD telah diberi
nama dengan tepat. Gunakan kalimat atau frasa aktif dan mendeskripsikan nama
dengan jelas.
12. Membagi-bagi lagi DFD. Jika anda membuat lima sampai tujuh proses dalam satu
halaman, guakan higher-level dan lower-level DFD.
13. Beri nomor urut pada setiap proses.
14. Ulangi proses. Setiap pengembang DFD harus menggambarkan arus data di
organisasi beberapa kali. Setiap urutan proses dapat membutuhkan proses
memperhalus gambar DFD. Ketika memperhalus, organisasikan arus data dari
atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
15. Siapkan diagram final. Sebutkan nama pembuat DFD, tanggal pembuatan, nomor
halaman pada setiap halaman DFD.
DFD memiliki beberapa kelebihan, yaitu:
1. Dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.

menjadi level lebih rendah.


Dapat menunjukkan arus data di sistem.
Dapat menggambarkan proses paralel di sistem.
Dapat menunjukkan simpanan data.
Dapat menunjukkan kesatuan luar.
DFD memiliki beberapa kekurangan, yaitu:
DFD tidak menunjukkan faktor perulangan (Loop).
DFD tidak menunjukkan proses keputusan (Decision)
DFD tidak menunjukkan proses perhitungan

Contoh Gambar DFD Level 0

D. Entity-Relationship (ER) Diagrams


Menurut Brady dan Loonam (2010), Entity-Relationship (ER) Diagrams
merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu
organisasi, biasanya oleh System Analys dalam tahap analisis persyaratan proyek
pengembangan system.
Secara umum, ER Diagrams merupakan teknik pendokumentasian yang
menyajikan hubungan antar entitas. Entitas dapat berupa sumber daya fisik (seperti:
kendaraan, uang kas, persediaan), events/kejadian (seperti: memesan barang persediaan,
menerima uang, mengirim barang), dan agents (sales person, pelanggan dan vendor)
yang menciptakan data bagi organisasi.

Gambar Diagram ER

DFD dan Diagram ER dapat dihubungkan. DFD sebagai model proses sistem,
dan ER Diagram memodelkan data digunakan atau dipengaruhi oleh sistem.

Gambar Model Data (Penggabungan Antara DFD dan ER Diagram)

Ga,bar di atas menunjukkan hubungan antara Sales Order dan Log Pengiriman
(Shipping Log) dan seterusnya.

E. Document Flowchart
Document Flowchart atau Bagan Alir Dokumen atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Berikut panduan penyiapan flowchart (dikembangkan dari Romney and Steinbart,
2009):
1. Pahami sistem, dengan cara wawancara dengan auditor,pengguna sistem,
pengembang, manajemen, bisa menggunakan kuesioner, atau membaca narasi
deskripsi sistem, atau terlibat langsung dalam aktivitas organisasi.
2. Identifikasikan entitas yang akan dimasukkan dalam flowchart.
3. Identifikasi dokumen-dokumen dan data apa saja yang dipakai, dan output
informasi yang dihasilkan, serta aktivitas terhadap dokumen-dokumen atau data
(proses transformasi data menjadi informasi).
4. Departemen atau fungsi yang terlibat dalam sistem disajikan sebagai judul kolom.
5. Flowchart hanya menggambarkan arus aktivitas normal. Apabila ingin
menyampaikan adanya aktivitas tidak normal, gunakan simbol annotation.
6. Tentukan lingkup sistem, mulai dari mana dan berakhir di output berupa apa. Jika
sistem yang terkait dengan akuntansi, pada umunya berakhir pada update general
ledger akun tertentu.
7. Beri penjelasan yang jelas tentang mulai dan berakhir sistem.
8. Desainlah flowchart dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
9. Gunakan simbol flowcharting standar, bisa dengan template atau program
komputer.
10. Beri judul atau nama pada setiap simbol. Deskripsikan input, proses dan output di
dadlam simbol.
11. Ketika ada dokumen rangkap, tuliskan nomor dokumen di pojok kanan atas
simbol dokumen. Nomor dokumen yang tercantum itu konsisten dipakai saat ada
pergerakan dokumen.

12. Setiap simbol pemrosesan manual memiliki input dan output. Simbol pemrosesan
diisi dengan frasa kata kerja. Jangan menghubungan dua dokumen secara
langsung, kecuali menggambarkan perpindahan dari satu kolom ke kolom yang
lain. Bila ada perpindahan dokumen, lebih baik dokumen itu dimunculkan di dua
kolom.
13. Gunakan on-page connector dan off-page connector untuk menghindari garis
yang terlalu panjang atau simpang siur.
14. Gunakan tanda panah agar arus dokumen jelas arahnya.
15. Bila flowchart digambar pada lebih dari satu halaman, gunakan nomor halaman.
16. Sajikan semua data yang masuk atau diambil dari file komputer melalui simbol
processing operation (a computer program).
17. Gambarlah garis dari dokumen ke file untuk menunjukkan bahwa dokumen
tersebut disimpan dalam file. Proses manual seperti memasukkan dalam map,
atau rak, tidak perlu disajikan.
18. Gambarkan dalam sketsa dahulu. Tidak ada yang membuat flowchart sekali
langsung jadi. Fokuslah pada konten (capturing content).
19. Lakukan verifikasi keakuratan flowchart dengan orang yang familiar dengan
sistem yang anda gambarkan.
20. Sajikan flowchart final dengan membubuhkan tempat, tanggal dan pembuat.
Pastikan bahwa judul flowchart sudah tercantum.

Gambar Dokumen Flowchart

F. Sistem Database
Menurut Gordon C. Everest Database ialah koleksi atau kumpulan data yang
mekanis, terbagi (shared), terdefinisi secara formal dan juga dikontrol terpusat pada
suatu organisasi.

Menurut Toni Fabbri, Database ialah sebuah sistem file-file yang terintegrasi
yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.
Menurut S. Attre, Database ialah koleksi data-data yang saling berinteraksi
mengenai suatu organisasi atau enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.
Menurut Chou, Database ialah kumpulan informasi yang bermanfaat yang
diorganisasikan ke dalam tatacara yang khusus.
Sedangkan menurut Rogayah, sistem basis data merupakan suatu sistem yang
dapat menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
C. J. Date (dalam Muiz, 2007) mengatakan bahwa sistem basis data pada
dasarnya dapat dianggap sebagai tempat atau lokasi untuk sekumpulan berkas data yang
sudah terkomputerisasi dengan tujuan untuk memelihara informasi, dan juga memuat
informasi tersebut, terutama apabila informasi tersebut sedang dibutuhkan.

1. Logical View versus Physical View


Logical view adalah bagaimana

pengguna

atau

programmer

mengkonsepkan data agar dapat terorganisir dan dipahami. Sedangkan physical


view mengacu pada bagaimana dan di mana data secara fisik diatur dan disimpan
dalam sistem komputer.
LOGICAL VIEW
Laporan Kredit
Nomor Pelanggan
Batas Kredit
Saldo
Laporan Bulanan
Nama Pelanggan
Alamat
Saldo

DATA

Nomor pelanggan
Nama pelanggan
Alamat
Batas kredit
Saldo

PHYSICAL VIEW

Sistem
penyimpanan
data
dalam disk

Gambar Ilustrasi Logical View Versus Physical View

2. Flat-File versus Pendekatan Database


Pada flat-file, pengguna data menggunakan dataya sendiri, yang ia
kumpulkan sendiri. Masalahnya ketika ia berinteraksi dengan unit organisasi yang
lain, ia perlu bekerja kembali untuk mengintegrasikan data agar sesuai dengan
kebutuhan unit organisasi lain tersebut. Selain itu, flat-file mensyaratkan struktur
data yang unik, sesuai dengan kebutuhan unit pengguna sendiri. Dengan
pendekatan database, beberapa masalah yang terjadi ketika menggunakan
penyimpanan data dengan metode flat-file, akan terselesaikan seperti: tidak ada
redundancy data, single update, current values.
3. Database Management System (DBMS)
Menurut Connolly & Begg (2002) Database Management System (DBMS)
adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna mendefinisi,
membentuk dan mengatur basis data dan yang mengendalikan akses ke basis data.

Menurut Elmasri N. Database Management System (DBMS) merupakan


kumpulan program untuk membuat dan memaintain sebuah database oleh user.
Menurut Kadir (2003) Database Management System (DBMS) merupakan
suatu program komputer atau software komputer yang digunakan untuk
memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi dan juga memperoleh data
atau informasi dengan praktis dan juga efisien dari sebuah database atau basis
data.
Menurut Hall (2011) Database Management System (DBMS) adalah sistem
khusus menggunakan software yang diprogram untuk mengetahui elemen data
mana yang sah untuk diakses.
Fungsi Database Management System (DBMS), yaitu:
a) Penyimpanan, pengambilan dan perubahan data
b) Katalog yang dapat diakses pemakai
c) Mendukung Transaksi
d) Melayani kontrol concurrency
e) Melayani recovery
f) Melayani autorisasi
g) Mendukung komunikasi data
h) Melayani integrity
i) Melayani data independence
j) Melayani utility
Manfaat Database Management System (DBMS), yaitu:
a) Mengatasi kerangkaan (redundancy) data.
b) Menghindari terjadinya inkonsistensi data.
c) Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
d) Menyusun format yang standar dari sebuah data.
e) Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user).
f) Melakukan perlindungan dan pengamanan data (data security).
Keuntungan Database Management System (DBMS), yaitu:
a) Mengurangi Pengulangan Data
Apabila dibandingkan dengan file-file komputer yang disimpan
terpisah di setiap aplikasi computer, DBMS mengurangi jumlah total file
dengan menghapus data yang terduplikasi di berbagai file. Data terduplikasi
selebihnya dapat ditempatkan dalam satu file.
b) Mencapai Independensi Data
Spesifikasi data disimpan dalam skema pada tiap program aplikasi.
Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa memengaruhi program
yang mengakses data.
c) Mengintegrasikan Data Beberapa File
Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, maka
organisasi fisik bukan merupakan kendala. Organisasi logis, pandangan
pengguna, dan program aplikasi tidak harus tercermin pada media
penyimpanan fisik.

d) Mengambil Data dan Informasi Dengan Cepat


Hubungan-hubunga logis, bahasa manipulasi

data,

serta

bahasa query memungkinkan pengguna mengambil data dalam hitungan


detik atau menit.
e) Meningkatkan keamanan
DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat menyertakan
beberapa lapis keamanan seperti kata sandi (encryption) sehingga data yang
dikelola akan lebih aman.
Kerugian Database Management System (DBMS), yaitu:
a) Memperoleh Perangkat Lunak yang Mahal
DBMS masih sangat mahal. Walaupun harga DBMS berbasis
komputer mikro lebih murah, tetapi tetap merupakan pengeluaran besar
bagi suatu organisasi kecil.
b) Memperoleh Konfigurasi Perangkat Keras yang Besar
DBMS sering memerlukan kapasitas penyimpanan dan memori lebih
besar daripada program aplikasi lain.
c) Mempekerjakan dan Mempertahankan Staf DBA
DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan
kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini disediakan paling
baik oleh para pengelola basisdata (DBA).