Archivage Electronique

Rapport de stage septembre 2002
DESS Rseaux dinformation

et document lectronique
Mise en place d'un systme d'archivage

lectronique et tude d'un modle de GED
Ou comment amliorer la communication et la diffusion des informations au sein de
Transnergie S.A.
Christle BOUCHETAL
Sous la direction de Pascale Attar-Bayrou
Assistante de direction Transnergie S.A (Ecully 69)
Sommaire
HARPER .................................................................................................................4
INTRODUCTION ................................................................................................7
PARTIE 1 PRSENTATION DU PROJET DANS LE CADRE DE
LENTREPRISE ..................................................................................................8
1.
2.
PRSENTATION GNRALE : .........................................................................8

1.1.
Le personnel et les locaux : .................................................................8
1.2.
Lenvironnement informatique :...........................................................9
1.3.
Le fonds documentaire : ....................................................................10
LE CONTEXTE INFORMATIONNEL : ..............................................................12

2.1.
Une organisation complexe : .............................................................12
2.2.
Les objectifs de la mission : ...............................................................12
PARTIE 2 : LA RECHERCHE DUNE NOUVELLE ORGANISATION DU

SERVEUR : ........................................................................................................15
1.
LA MTHODOLOGIE SUIVIE : .......................................................................15
2.
LANALYSE DE LEXISTANT : ......................................................................16

2.1.
Lanalyse du systme dvelopp et la prise de connaissance de la
documentation :............................................................................................16
2.2.
3.
Lanalyse des besoins : ......................................................................17
LA RALISATION DES NOUVELLES ARBORESCENCES : ..................................18

3.1.
De nouvelles structures laborer : ..................................................18
3.2.
Lorganisation et larchivage des donnes : ......................................20
3.3.
planification et mise en place : .........................................................20
PARTIE 3 : ETUDE DE FAISABILIT DUN MODLE DE GED ...............24

1.
PRSENTATION DU PROJET : .......................................................................24

1.1.
2.
Principes gnraux :..........................................................................24
LE CHOIX DE LOUTIL DOCUMENTAIRE :

2.1.
LES SOLUTIONS ENVISAGES
..........27
Une base de donnes sous Access : ....................................................27
BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002
2.2.
3.
l'utilisation d'un logiciel documentaire :............................................30
L'APPORT D'UN INTRANET POUR UNE ENTREPRISE :......................................37

3.1.
Quest ce que lIntranet ? ..................................................................37
3.2.
Pourquoi un Intranet : .......................................................................40
CONCLUSION...................................................................................................46
BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................47
TABLE DES ANNEXES ...................................................................................... I
ANNEXE 1 : PRSENTATION DE LA SOCIT ...........................................II
ANNEXE 1-1 :
HISTORIQUE DE LA SOCIT
.........................................................III
ANNEXE 1-2 : TRANSNERGIE DANS LE MONDE ............................................... XIV

ANNEXE 1-3 : ORGANIGRAMME DE LA SOCIT : ............................................XVII
ANNEXE 2 : LORGANISATION DU SERVEUR .....................................XVIII
ANNEXE 2-1 : FICHE DE DFINITION DUNE ARBORESCENCE ............................ XIX
SOUS DOSSIERS ......................................................................................... XIX
ANNEXE 2-2 :
RECENSEMENT DES FICHIERS PAR TYPE DE DOCUMENTS
ANNEXE 2-3 :
EXEMPLE D ARBORESCENCE ( DOCUMENTATION COMMERCIALE
SECTEUR
.............. XX
/
FRANCE)...................................................................................... XXVII
Bien grer une entreprise, cest grer son avenir et grer son avenir, cest grer
son information.
HARPER 1
http://www. surfandbiz.com
Ces remerciements sadressent toutes les personnes de la socit

TRANSENERGIE :
A monsieur Bassam OUIADA, pdg de TRANSENERGIE, pour

mavoir permis dintgrer son entreprise dans le cadre de ce
stage.
A madame Pascale ATTAR-BAYROU, pour mavoir encadre tout

au long de mon stage.
A tout le personnel pour sa gentillesse et sa bonne humeur.
RESUME
La croissance exponentielle de linformation pose la fois le problme
de laccs cette information et de sa diffusion interne. Des projets de
gestion
documentaire
ont
dvelopps
au
sein
de
la
socit
Transnergie. Parmi eux la rorganisation des donnes du serveur et

peut-tre la future cration dun rseau intranet tentent de rpondre
aux besoins de partage et de gestion de linformation dans lentreprise.
Mots-cls :
Document
Intranet
Diffusion Information
Recherche Information
ABSTRACT
The increase of the volume of information (data) generates problem in
the management of access and internal distribution. Several projects
have been developped within the company Transnergie. Among these,
the reorganization of the server and the future creation of an intranet
server are part of an attempt to respond to the needs of the company in
the sharing and management of information (knowledge).
Keywords :
Document
Intranet
Information Dissemination
Research Information
Introduction
La
socit
Transnergie,
bureau
dtudes
spcialis
dans
les
nergies
renouvelables, est confronte au problme de la gestion et de la diffusion des

documents de nature diverse et provenant de diffrentes sources. Un fonds
important de documents lectroniques est stock sur le serveur. Un certain nombre
dlments amnent aujourdhui lentreprise rflchir et repenser son
infrastructure de gestion des donnes techniques, administratives et commerciales.
En effet, on assiste une inflation de documents dont une part non ngligeable est
soit mal intgre dans le systme existant soit largement inexploite. Le dfi actuel
consiste grer les phases de production du contenu, le flux des documents tout en
conservant une approche tourne vers lorganisation de la mmoire de lentreprise
et laccs cette mmoire.
Cest pourquoi ce stage sinscrit dans un projet de rorganisation et de gestion des
informations qui doivent tre un outil efficace au service de la stratgie et du
dveloppement de lentreprise.
Partie 1
Partie 1 Prsentation du projet

dans le cadre de lentreprise
1.
Prsentation gnrale :
Cette premire phase consiste tablir un tat des lieux des moyens de
communication et de lorganisation des informations.
1.1.
Le personnel et les locaux :
1.1.1
Le personnel :
Sans tenir compte du personnel employ dans les filiales de Transnergie,

Transnergie Ocan Indien, Transnergie Mditerrane et Transnergie Sngal, il
y a au sige social de lentreprise Ecully, une douzaine de personnes. Comme il
ny a pas proprement parler de structure documentaire au sein de lentreprise, par
consquent personne nest dsigne pour grer la documentation. Le traitement de
linformation est assur conjointement par les employs en fonction du secteur
dans lequel ils voluent. Par exemple, en ce qui concerne la documentation
commerciale, ce secteur est gr conjointement par lassistante de direction, pour
le dossier documentation commune et par trois chargs daffaire du bureau
dtudes pour les dossiers documentation France , documentation export
et documentation R&D . Le suivi de la documentation administrative comme
celui de la documentation technique est assur par plusieurs personnes.
En rgle gnrale, la documentation hberge sur le serveur est accessible, de tous
les postes, par tout le personnel sauf la documentation administrative en raison de
donnes comptables confidentielles.
1.1.2
Les locaux :
Aucun lieu spcifique nest ddi la documentation. Il ny a pas de bibliothque

dentreprise. La salle de runion fait office la fois de lieu pour les runions et
despace documentaire. Les ouvrages mis la disposition du personnel sont en
Partie 1
nombre restreint et le mobilier de la bibliothque se compose de trois tagres

comptant au total une douzaine de rayons dont la plupart sont inoccups.
Cependant, dans le bureau du directeur technique, deux armoires remplies de
botes archives contiennent une abondante documentation papier. La plupart des
chargs daffaires possdent eux aussi de la documentation technique sous forme
papier dans leurs bureaux. En fait, cette documentation papier est rpartie dans
lentreprise en plusieurs endroits par manque de place. Il serait possible et
intressant de raliser une bibliothque dentreprise compte-tenu du volume de
documents existants mais les locaux dans lesquels sont installs les bureaux sont
utiliss au maximum. Comme aucun agrandissement nest envisageable et aucun
dmnagement prvu, la documentation papier ne pourra pas tre runie en un seul
et mme lieu.
1.2.
Lenvironnement informatique :
1.2.1
Le matriel informatique :
Lentreprise est correctement dote de plusieurs postes PC puisque chaque

employ dispose de son propre poste. Chaque charg daffaire dispose dun
ordinateur portable. Tous les postes sont relis une imprimante laser, situe
laccueil, pour les impressions. Cette imprimante sert aussi de photocopieur, de
fax, de scanner pour documents en noir et blanc. Un autre scanner est, quant lui,
install sur un ordinateur Mac. Une autre imprimante laser permet dobtenir des
impressions de documents en couleur.
Le systme dexploitation en usage nest pas uniformis. Certains postes
fonctionnent sous un environnement Windows 95, dautres sous Windows 98.
Quant aux ordinateurs portables, certains sont quips de Windows 98 d'autres
Windows 2000. Les postes fixes et les ordinateurs portables bnficient en
principe de la mme configuration de base. Mais en fonction des besoins de
chacun, une solution adapte peut-tre mise en place par le biais dun certain
nombre doptions actives la demande.
Chaque poste est quip de logiciels bureautiques. Il y a aussi un certain nombre
de logiciels dinformatique industrielle ayant des applications spcifiques comme
Partie 1
le logiciel Sage, pour la comptabilit ou des logiciels pour la matrise de la

demande dlectricit
Le navigateur Netscape Communicator version 4.06 est install sur la plupart des
postes. De mme pour Internet explorer.
1.2.2
Le rseau informatique :
Larchitecture (simplifie) rseau local de Transnergie est la suivante :
o Architecture client-serveur
o Serveur administrateur : H.P Netserver E 40 fonctionnant sous
Windows NT 4.0
o Couche de communication physique : Ethernet
o Protocole de communication : TCP/IP
Un service de maintenance du matriel et des logiciels installs sur les postes est
fourni par la socit Agora2. Ladministrateur rseau a galement la charge de
toutes les oprations effectues sur le serveur comme lexploitation du systme du
serveur, le paramtrage du systme dexploitation et des applications fonctionnant
sur le rseau, linstallation de moteurs de bases de donnes
1.3.
Le fonds documentaire :
1.3.1
Le fonds papier :
Dans la salle de runion, il y a environ une centaine de documents disponibles,

tous en bon tat. Ce sont essentiellement des ouvrages portant sur des comptesrendus de confrences sur les nergies renouvelables tant au niveau europen que
mondial. La plupart sont rdigs en anglais. Il y a aussi un certain nombre de
revues : Systmes solaires, Renewable Energy WorldOn ne peut pas vraiment
dire quil sagit de collection puisquil ny a pas de suivi dans les numros.
Systmes Solaires est une revue mensuelle, or pour lanne 1991, il y a deux
numros ; 2 pour 1992 ; 2 pour 1993 ; 4 pour 1994, etc. cependant, en ce qui
concerne le droit, les numros de revues sont plus nombreux. La Revue fiduciaire
aborde des thmes varis tels leuro dans lentreprise ; les agents commerciaux ; le
2
http://www.agora-informatique.com
10
Partie 1
rgime fiscal des socitsCest le seul cas o lon peut parler de suivi de
collection.
A ce fonds papier, disponible dans la salle de runion, sajoute limportante
documentation technique qui comprend des documents aussi varis que des
rapports, des articles scientifiques, de la documentation de fournisseurs, des guides
mthodologiques, des documents relatifs aux normes de scurit, ceux relatifs la
protection des biens et des personnes, aux installations cette documentation nest
pas classe selon un plan rigoureux mais selon une nomenclature mise au point par
le directeur technique pour rpondre ses besoins.
Une tentative pour organiser la bibliothque a t faite lanne prcdente au cours
dun stage dt. La personne a cr une base de donnes sous Access et muni une
partie des documents dune cote. Ensuite, le nom du document, la cote et les
indications portant sur le contenu ont t enregistrs sous Access. Tous les
documents nont pas pu tre cots et enregistrs et depuis rien a t fait.
1.3.2
Le fonds informatis :
Cependant lessentiel de la documentation utilise par le personnel se trouve

hberge sur le serveur. Ce sont les employs qui ont contribu lenrichissement
de ce fonds informatis en utilisant des informations ncessaires pour raliser leurs
rapports dtudes. Comme toute la documentation dont ils avaient besoin ntait
pas toujours prsente sur le serveur, ils sont alls la chercher sur Internet, dans des
documents personnels quils ont numris, ou des documents fournis par la
Commission Europenne, lADEME3, des fournisseurs. Cest peu prs le mme
genre de documentation que celle disponible auprs du directeur technique sauf
quelle est moins importante (en volume) que sur le serveur.
Linconvnient cest que cette documentation est dissmine a et l sur le serveur
dans des rpertoires diffrents. Comme aucun plan de classement rigoureux na t
suivi par consquent on trouve des dossiers traitant du mme thme dans dautres
rpertoires. Parfois, un document traitant dun mme sujet peut-tre enregistr
dans un rpertoire sous un nom et dans un autre rpertoire sous un autre nom. Il y a
beaucoup de doublons.
Agence de lEnvironnement et de la Matrise de lEnergie
11
Partie 1
2.
Le contexte informationnel :
Cette phase permet de dfinir les besoins des utilisateurs et de prciser les objectifs
du stage.
2.1.
Une organisation complexe :
2.1.1
Une croissance exponentielle de linformation :
La documentation informatise est loutil de travail de tous les employs. Ce fonds

documentaire sagrandit progressivement : laccumulation de documents, supports
de travail (publications et guides mthodologiques, documentation commerciale,
documentation technique, photographies) et de documents produits (dossiers des
chargs daffaires) crot en rapport de lactivit de lentreprise. Actuellement le
nombre total de fichiers hbergs sur les diffrents lecteurs du serveur avoisine les
50000. Il sagit de fichiers Word, Excel, Jpeg, Pdf
2.1.2
Une recherche dinformation difficile :
Le fonds documentaire actuel stock sur les trois anciens lecteurs du serveur ne
rpond plus une organisation structure de linformation. Dans ces conditions, la
recherche pertinente de documents, relatifs aux projets en court peut savrer
longue et infructueuse. Lentreprise a donc dcid de mettre en place une nouvelle
organisation fonde sur une structure hirarchise des donnes permettant daller
du gnral vers le particulier. Cette nouvelle hirarchisation se matrialisera par
une arborescence faite de rpertoires et de sous-rpertoires contenant les fichiers.
Ainsi une fois les documents rpertoris et classs, les recherches devraient tre
plus faciles et plus efficaces.
2.2.
Les objectifs de la mission :
2.2.1
Dfinition de la mission :
La mission propose tait ainsi prsente :

o Prparation et assistance auprs des chargs daffaires pour le transfert
des donnes des dossiers de lancienne base vers la nouvelle :
-
Dossier Affaires-prospections
Dossier Documentation Commerciale / partie documentation

commune
12
Partie 1
o Rpertorier tous les documents existants pour une mise jour, un tri
puis un transfert.
-
Dossier Technique : tri physique et informatique des

documents avec le directeur technique pour dfinir la nouvelle
nomenclature du dossier
o Aide et assistance pour la mise en place de larchivage lectronique

o Conseil et aide la ralisation de la bibliothque de la socit
2.2.2
La prise en compte de la mission :
Le fait le plus marquant constat en arrivant est la disproportion entre le temps

prvu pour remplir la mission et le volume impressionnant de fichiers, papier ou
informatique, traiter. Ds le dpart, jai fait le choix daccorder le maximum de
mon temps la mise en uvre de larchivage lectronique parce quil sagissait
dune priorit pour lentreprise. Par consquent, la ralisation de la bibliothque
na t que succinctement aborde. Dune part, cette bibliothque existe dj sous
forme papier et sous forme informatique puisquelle a fait lobjet dun stage
lanne prcdente. Dautre part, lenregistrement des documents de cette
bibliothque
dans une base de donnes tablie sous Access, ne semble pas
satisfaire lensemble du personnel. Certains dentre eux auraient prfr que les
documents soient enregistrs par des mots-cls plutt que par une cte. La
recherche
documentaire
aurait
alors
facilite.
Ds
lors
poursuivre
lenregistrement de documents sous cette forme ne semble pas judicieux et

modifier la base prendrait trop de temps et surtout dpasserait le cadre du stage.
En outre, un document envoy par la socit Axemble4, fournisseur de logiciels de
gestion documentaire, ma t remis par le directeur me demandant de lui faire une
tude pour savoir sil serait intressant de doter lentreprise de tels outils. Cette
tude ne faisait pas partie des objectifs pralablement dfinis dans le cadre du
stage. Mais compte tenu de la richesse documentaire et des possibilits qui sont
offertes pour raliser un vritable systme dinformation dentreprise, jai dcid
dintgrer les rsultats de cette tude dans ce rapport. Cest pourquoi aprs une
seconde partie consacre larchivage lectronique, jaborderai en troisime
http://www.axemble.com
13
Partie 1
partie, la possibilit de mettre en place un systme de gestion lectronique de

document.
14
Partie 2
Partie 2 : La recherche dune

nouvelle organisation du serveur :
Aujourd'hui le support d'archivage du document n'est plus obligatoirement un
support papier mais aussi un support lectronique. C'est pourquoi, sensibiliss au
problme de la conservation des documents, les entreprises ont recours
l'archivage lectronique des documents.
La dfinition d'une politique d'archivage ncessite une dmarche pralable
d'analyse du patrimoine documentaire de l'entreprise (son origine, son utilisation et
sa destination dans l'entreprise). Ensuite, il s'agit de dterminer les modes
d'archivage puis les modalits de mise en uvre d'un archivage en interne, c'est-dire au sein de l'entreprise.
Les objets archiver sont constitus dans la prsente tude uniquement de fichiers
lectroniques. Un fichier lectronique doit tre compris comme un ensemble de
donnes comprenant tout type de forme : texte, tableau, graphique, image,
message, base de donnes
1.
La mthodologie suivie :
Il est ncessaire avant de poursuivre plus avant dans lexpos, dexpliquer quelle
dmarche jai adopte, cest--dire les grandes tapes ainsi que leur succession
dans le temps, pour mener bien la rorganisation du serveur.
Le premier travail a t un travail danalyse de lexistant avec deux niveaux de
lecture :
1. Lanalyse des anciens lecteurs : les informations quils contenaient, leur
structure, leur prsentation dterminer les points positifs et ngatifs.
2. Lanalyse des besoins : connatre lutilit des nouveaux lecteurs et les
informations ncessaires conserver.
A partir de ces informations, le deuxime point a consist penser les nouvelles
arborescences, cest--dire :
15
Partie 2
1. dterminer une organisation pertinente des informations

2. concevoir et transfrer les donnes
2.
2.1.
Lanalyse de lexistant :
Lanalyse du systme dvelopp et la prise de connaissance de la
documentation :
Le projet de rorganisation du serveur date de quelques mois. La mauvaise gestion

de linformation sur les anciens lecteurs, nomms Ancien 1 sur serveur NT4 ,
Ancien 2 sur serveur NT4 et Ancien 3 sur serveur NT4 est une perte de
temps pour les personnes qui ont besoin de documents. Par exemple, on retrouve
de la documentation administrative sur les trois lecteurs. De mme pour la
documentation technique. En ce qui concerne ce dernier exemple, il y a mme des
documents placs dans des rpertoires et sous-rpertoires qui sont dj installs sur
le nouveau lecteur rserv la documentation technique alors quaucune
arborescence na encore t dfinitivement approuve.
Avant de mettre en place la rorganisation, une enqute concernant lutilisation qui
est faite des diffrents dossiers a t diffuse via la messagerie auprs des
employs de lentreprise. Une fois le traitement de ces questionnaires effectu, une
nouvelle procdure de rorganisation a pu tre mise en place. De nouveaux
lecteurs ont t crs par ladministrateur rseau en vue dhberger la nouvelle
arborescence. Ces lecteurs sont au nombre de cinq et se nomment :
-
Affaires_Prospections sur serveur NT4 : qui traite de tous les

documents relatifs une affaire ou une prospection. Par
prospection, lentreprise entend toutes les activits entrant dans
la prparation des propositions depuis le premier contact jusqu
la clture de la ngociation, quel quen soit le rsultat.
Doc_Commerciale sur serveur NT4 qui regroupe lensemble

des documents disponibles en interne pour accompagner la
ralisation des propositions au plan commercial.
16
Partie 2
Doc_Technique sur serveur NT4 qui comprend lensemble

des documents et des outils disponibles pour lexcution dune
affaire.
Par nom sur serveur NT4 contient tout document utilis

titre individuel qui na pas tre partag. Chaque personne est
responsable de son dossier personnel.
Administration sur serveur NT4 qui est relatif lensemble

des documents traitant du fonctionnement interne de lentreprise.
A mon arrive en stage, larborescence des lecteurs Affaires_Prospection et

Doc_commerciale ayant t tablies et valides, une partie de la documentation
avait t transfre depuis les anciens lecteurs vers les nouveaux. Ma mission
consistait terminer le transfert du dossier affaire et achever lorganisation et le
transfert des rpertoires du secteur France. Ensuite, je devais penser les
arborescences pour la documentation administrative et pour la documentation
technique.
2.2.
Lanalyse des besoins :
Le serveur savre parfois source dinconvnients car certains documents ne sont

plus dactualit, dautres sont dupliqus en plusieurs exemplaires soit sous le
mme nom soit sous un nom diffrent. Par consquent, tous ces documents inutiles
occupent de ce fait plus de mmoire
A ce stade de mon travail, je pensais recourir un systme dentretiens avec
chaque charg daffaire pour savoir ce quil attendait de la nouvelle rorganisation.
Cependant cela na pas t fait de faon officielle , avec rendez-vous et temps
consacr, et cela pour plusieurs raisons. Dabord, jai du prendre le temps de faire
connaissance du contenu des anciens lecteurs. Dune part, pour faire un
recensement des fichiers installs sur le serveur. Dautre part, pour dfinir avec
prcision les arborescences manquantes ou inacheves. Puis jai termin le
transfert des donnes de certains dossiers. Ensuite, certains chargs daffaires
taient en dplacement. Enfin ce fut le moment des dparts en vacances. Jai donc
fond cette analyse sur des discussions informelles en allant de bureau en
bureau pour rcolter des informations quand jen avais besoin.
17
Partie 2
Cette tape a t essentielle car elle devait me permettre de modliser ce que serait
les futures arborescences quil restait crer. Quoi quil en soit, voici les deux
principaux objectifs :
-
permettre
une
classification
et
une
organisation
de
la
documentation en consquence.
-
Atteindre une facilit dutilisation en partageant les informations

entre utilisateurs par le biais dune organisation commune des
donnes
3.
3.1.
La ralisation des nouvelles arborescences :

De nouvelles structures laborer :
Jai commenc par ouvrir tous les rpertoires du secteur France situ sur lancien
lecteur o tait hberge cette documentation pour prendre connaissance du
contenu. Afin dtre certaine de ne rien oublier, aprs louverture dun dossier, je
faisais une capture dcran que je copiais dans un fichier word avant dimprimer le
document. Bien quun peu long, ce travail tait nanmoins ncessaire. Il mest
arriv davoir parfois plus de 150 pages imprimes du contenu dun seul rpertoire.
Ce travail dimpression a t trs utile pour reprer les doublons et les liminer.
Aprs avoir effac les fichiers en double, avoir cart ceux qui taient trop
anciens, avec les chargs daffaires concerns ce moment-l nous avons discut
pour savoir quels taient leurs besoins, ce quils souhaitaient voir transfr ou pas.
A partir des informations que javais recueillies jai pu terminer larborescence de
la documentation commerciale, partie secteur France . Je leur ai ensuite montr
mon projet darborescence pour savoir si cela leur convenait. Une fois leur accord
obtenu, jai pu crer les rpertoires sur le nouveau lecteur et procder au transfert
des fichiers de lancien lecteur vers le nouveau.
Jai agi de mme pour la documentation administrative. A lheure actuelle en ce
qui concerne ce secteur toute larborescence a t tablie et le transfert de la
plupart des fichiers effectu. Seuls, les dossiers du Pdg n'ont pas t transfrs
prfrant lui-mme s'acquitter de cette tche.
18
Partie 2
Jai laiss pour le mois de septembre le travail concernant la documentation

technique car je pense quil faudra tout ce temps pour dpouiller les dossiers
existants. Jai prvu 8 10 jours pour cela et autant pour btir un projet
darborescence. Dans la mesure du possible, jai essay dadopter un classement
qui puisse sappliquer autant la documentation technique sur le serveur qu la
documentation papier conserve chez le directeur technique et qui, elle aussi,
ncessite une rorganisation. Prcdemment jai parl de la documentation sous
forme papier quil y avait dans le bureau du directeur technique. Le dpouillement
des botes archives tait un travail presque journalier auquel nous avons accord
prs dune heure trente en moyenne par jour. Lors de ce dpouillement, le directeur
mexpliquait comment et pourquoi il avait dcid et mis en place son classement.
Cet exercice quotidien tait trs utile pour moi car il ma permis dapprendre des
termes techniques propre lnergie solaire, lnergie photovoltaque, termes qui
devaient me resservir pour larborescence. Jai appris connatre quels taient les
composants, les fournisseurs, les normes ncessaires ce genre dinstallation.
Mon projet darborescence construit, je lai prsent au directeur technique pour
avoir son opinion. En accord avec lui, jai dcid dappliquer ce nouveau modle
quelques dossiers de la documentation sur le serveur pour savoir si cela
fonctionnait. Jai appliqu cette organisation quelques dossiers pris au hasard
parmi la longue liste de dossiers existants. Comme ce schma fonctionnait, jen ai
fait plusieurs photocopies que jai remises aux chargs daffaires, leur demandant
de regarder cette arborescence et de me faire part de leur remarques, corrections,
suggestions Pour cette phase, il aurait t intressant que nous puissions tous
nous runir afin de mettre en commun les ides de chacun. Mais en fonction
demplois du temps surchargs, les chargs daffaires mont fait part
individuellement de leur opinion.
Une fois les corrections faites et la structure dfinitive adopte, je pourrai mettre
en place cette nouvelle arborescence et effectuer le transfert.
19
Partie 2
3.2.
Lorganisation et larchivage des donnes :
3.2.1
Dfinition de lorganisation des donnes :
Dans lorganisation des donnes, chaque nud de larborescence doit tre dfini de
manire claire et significative. Le but est que chaque personne au premier regard
sache ce que chaque branche renferme. Llaboration dune arborescence se fait
partir dun tableau qui doit mettre en vidence :
-
Le nom du dossier principal qui doit tre explicite.
Quelques lignes pour dcrire les donnes traites dans ce dossier.
La date la quelle le dossier a t cr.
Le nom de la personne responsable de la gestion de ce dossier.
La liste des sous-dossiers et leurs dfinitions
Larborescence dun dossier nest pas fige dans le temps. La structure voluera en
fonction du volume dinformation acquis par lentreprise. Il faut que la personne
responsable du dossier veille ce que cette structure soit dynamique et volutive
tout en tant matrise. De la sorte on pourra viter que la nouvelle organisation ne
devienne anarchique son tour.
3.2.2
Les objectifs de larchivage :
Larchivage de certaines donnes t mis en place pour viter que le serveur soit
satur par un surplus dinformation. Par consquent, il est conseill aux employs
de nenregistrer que les donnes indispensables dans leur travail quotidien. Quant
aux donnes juges trop anciennes et plus utiles, certaines seront effaces dautres
seront archives en vue dun usage ultrieur. Les donnes stockes prtes tre
archives sont ensuite enregistres sur des CD-Roms. Il existe aussi un archivage
journalier qui permet le cas chant de restaurer des donnes qui auraient
malencontreusement t effaces ou perdues. Cet archivage quotidien se fait
laide de cassettes qui sont releves chaque dbut de semaine. Sur ces cassettes, il
est possible de stocker jusqu trois semaines dinformation.
3.3.
planification et mise en place :
Le planning envisag au dbut de la mission consistait consacrer le moins de

temps possible au transfert des dossiers sur le lecteur Affaires_prospection et
20
Partie 2
la documentation commerciale puisque les arborescences avaient dj t

construites, valises et une partie du transfert organis.
En revanche les mois de juillet et aot ont t ddis un travail danalyse et
dtude des documents existants en vue de modliser les nouvelles arborescences
avant de les raliser le dernier mois.
Voici le droulement temporel plus dtaill de ma mission :
Juin : Transfert des donnes sur les lecteurs Affaires_prospection et
documentation commerciale
Fin juin/mi-juillet : Analyse de lexistant et dtermination des besoins du
secteur France . Conception, ralisation et transfert.
Juillet : Analyse de lexistant et des besoins pour la documentation
administrative. Conception, ralisation et transfert. Paralllement, cest ds
ce mois que jai commenc penser au projet d' Intranet.
Aot : prospection auprs de fournisseurs de logiciels documentaires.
Conception et ralisation dun modle possible d'Intranet.
Septembre : Analyse de lexistant et des besoins de
la documentation
technique. Conception, ralisation et mise en place.

Dans la pratique, jai souvent men plusieurs actions en parallle parce que je me
suis toujours efforce de respecter le calendrier que je mtais fix.
Je voudrais prsent dresser un petit bilan de cette rorganisation. Nayant pas
suffisamment de recul dans le temps pour juger de lefficacit de ce nouveau
systme mis en place, je ne suggrerai que quelques remarques. Tout dabord, je
pense que lobjectif de clart et de rapidit de recherche dinformation a t
partiellement atteint. En effet, certaines arborescences sont peut-tre un peu
charges avec parfois jusqu cinq niveaux de branches. La terminologie choisie
pour les dossiers nest peut-tre pas comprhensible par tous ds le premier regard.
Et dj sur les nouvelles arborescences mises en place apparaissent des
disfonctionnements. Par exemple sur le lecteur Affaires_prospections , il y a un
dossier appel Fichiers PRO Export . Sous cette appellation, le directeur du
dveloppement entendait les listings dadresses de personnes ou dorganismes qui
ont t contacts par les chargs daffaires en vue deffectuer leurs prospections.
Rappelons que par prospection, il sagit des tudes pralables faites en vue de
21
Partie 2
dboucher sur une affaires. Or dans ce dossier fichiers PRO Export , il y a un

sous-dossier des comptes-rendus sur les runions tenues par le secteur
international, un sous-dossiers sur de la veille technologique Cette dmarche de
faire de la veille est mon sens une bonne initiative mais malheureusement il ny a
aucun suivi dans cette action. Bref on trouve beaucoup de renseignements mais
aucun sur les listings dadresses.
En ce qui concerne la documentation administrative, je nai effectu que le
transfert des donnes comptables car la personne charge des finances tait absente
au moment du transfert. Mais propos des informations relatives au personnel et
la gestion, leur installation sur le nouveau lecteur diffre en partie de ce qui avait
t mis en place comme projet possible. En outre, il existe un sous-rpertoire
appel "divers ADM" dans laquelle on trouve la base de donnes tablie sous
Access par le prcdent stagiaire pour grer les enregistrements de la bibliothque.
On peut se demander si cette base de donnes est bien sa place dans la partie
administration?
Le grand nombre de fichiers dj en circulation sur les nouveaux lecteurs, les
arborescences parfois charges ressemblant au principe des poupes russes seront
autant de risques qui long terme peuvent entraner une dsorganisation de ce qui
vient dtre labor. En effet, il est tentant lorsque lon est press, que lon ne
retrouve pas les informations espres au bon endroit de crer un dossier qui peut
savrer tre un doublon par rapport un dossier dj existant et qui serait nomm
diffremment. Il faudra, pour que cette organisation se maintienne, que les
personnes dsignes comme gestionnaires dun lecteur veille ce que les chargs
daffaires rangent les fichiers dans les bon dossiers, au bon endroit dans
larborescence, sinon le danger de dsorganisation est lev.
Il y a un nombre importants de photographies prises par les chargs daffaires au
cours de leurs missions, sur les sites, les installations, les montages Toutes nont
pas la mme qualit et sur les 9000 (environ) fichiers .jpeg rpertoris, un tri
mriterait dtre fait. Aprs ce tri, il serait intressant de btir une base de donnes
dans laquelle ranger ces photos et les indexer de faon les retrouver plus
rapidement plutt que de les chercher sur les diffrents lecteurs. De mme le
nombre de fichier augmentant rapidement, il serait intressant dlaborer un
22
Partie 2
masque de saisie qui offrirait la possibilit dindexer les fichiers ce qui permettrait
de les retrouver beaucoup plus aisment.
Cest pourquoi, en troisime partie, jai envisag des possibilits dorganiser
diffremment toute cette information. Ce travail na rien dexhaustif. Il sagit de
diffrentes solutions envisages et possibles. Cependant aucune solution ntant
retenue ce jour par lentreprise, jai toutefois penche en faveur dun Intranet car,
mon sens, il offre un gain de temps et dargent et un Intranet sadapte
linnovation.
23
Partie 3
Partie 3 : Etude de faisabilit

dun modle de GED
Il sagit ici dtudier la possibilit de mettre en place un systme documentaire.

Pour cela, il est important de connatre les fonctions, les techniques et les produits
documentaires dans leur diversit.
1.
Prsentation du projet :
1.1.
Principes gnraux :
1.1.1
Les documents et leur cycle de vie :
Suite la signature dun accord-cadre entre EDF-GDF et la socit Axemble,

fournisseur de logiciels de gestion documentaire et de solutions portail web et
intranet, EDF-GDF souhaite quiper lensemble de lentreprise en progiciels
dpartementaux . Axemble, par cet accord, se voit confier la possibilit doffrir
aux filiales dEDF-GDF les mmes conditions tarifaires dans le cadre de projets
rpondant aux mmes obligations. Aprs avoir reu ce courrier, le directeur me la
remis en me demandant sil serait intressant dquiper lentreprise dun intranet.
Jai discut avec les membres du personnel pour savoir ce quils pensaient de cette
opportunit. La plupart dentre eux ne voyaient pas lintrt davoir un intranet
mais tous taient daccord pour me demander de chercher des solutions leur
permettant daccder plus rapidement linformation.
Jai dj mentionn que le systme actuel repose sur une production lectronique
de linformation et une dition papier notamment pour la documentation technique.
Cela pose diffrents problmes et contraintes. La diversit et les formats des
documents rassembls sur le serveur, font que lon trouve des :
-
documents bureautiques
documents de gestion (post-script)
24
Partie 3
documents fax
documents e-mail (messages et pices jointes)
documents externes
Lors de mon arrive en stage, face lnorme quantit de documents sur le

serveur, jai fait un rapide tat des lieux pour estimer de faon globale combien
slevait le nombre de documents et savoir quel type de documents tait le plus
souvent utilis. Jai recens le nombre de dossiers et de fichiers prsents sur tous
les lecteurs aussi bien ancien lecteurs que nouveaux. La majorit des documents se
trouvait sur les trois anciens lecteurs. Voici la liste plus dtaille :
Nom du lecteur
Nombre de
Nombre de fichiers Nombre de fichiers
dossiers
En juin
en aot
Ancien 1 sur serveur - 9 dossiers de
5583 fichiers
4667 fichiers
6420 fichiers
6387 fichiers
4072 fichiers
3151 fichiers
29245 fichiers
33572 fichiers
1280 fichiers
1004 fichiers
NT4 (L)
niveau 1
- 568 dossiers de
niveau 2 et plus
Ancien 2 sur serveur - 8 dossiers de

NT4 (M)
niveau 1
- 1072 dossiers de
niveau 2 et plus
Sur Ancien 3 sur
- 3 dossiers de
serveur NT4 (N)
niveau 1
- 661 dossiers de
niveau 2 et plus
Affaires_prospection - 6 dossiers de
sur serveur NT4 (P) niveau 1
- 4632 dossiers de
niveau 2 et plus
Doc_commerciale
- 4 dossiers de
sur serveur NT4
niveau 1
- 261 dossiers de
25
Partie 3
Doc_commerciale
niveau 2 et plus
sur serveur NT4

(Q)
Administration sur
serveur NT4 (T)
- 10 dossiers de
921 fichiers
niveau 1
- 127 dossiers de
niveau 2 et plus
Remarques : ce tableau ne tient pas compte de la documentation technique qui na

pas t transfre au moment de la rdaction de ce rapport. De plus au moment o
jai tabli ce tableau, javais dj fini de transfrer la documentation concernant les
affaires qui se trouvaient sur le lecteur 1.
Le nombre total de dossiers sur les anciens et les nouveaux lecteurs est de 7361
dossiers de niveaux 1 et plus dont 5040 sur les nouveaux lecteurs (ces chiffres ne
tiennent pas compte de la documentation technique).
Le nombre total de fichiers sur les anciens et nouveaux lecteurs slve 49978
dont 35773 sur les nouveaux lecteurs (moins la documentation technique qui na
pas t transfre). Il est difficile dans ces conditions de retrouver immdiatement
un dossier lcran.
1.1.2
Les utilisateurs et leurs besoins :
Les utilisateurs ont besoin dune information pertinente, cest--dire la bonne

information au bon moment, en fonctions de leurs activits et de leurs besoins
ponctuels. La mise disposition lectronique de linformation implique lvolution
de la dmarche de lutilisateur qui doit aller vers linformation. Cependant,
lutilisateur naccomplit pas toujours cette dmarche et ne voulant pas perdre de
temps rechercher dans les dossiers, il cre souvent un dossier parallle qui nest
la plupart du temps que le doublon dun dossier dj existant. La diffusion
lectronique offre la possibilit de rcuprer des informations et de les transformer
si ncessaire pour un usage personnel.
Linformation technique sous forme papier est aussi abondante que la diffusion
lectronique de documents et elle est archive en fonction dun classement propre
26
Partie 3
chaque personne. Autant de secteur autant de plan de classement diffrent. Il

serait intressant de rorganiser cette information papier soit en adoptant le plan de
classement mis en place pour la documentation technique lectronique soit en
important et en adaptant le thsaurus Gemet, ( General Multilingual Environmental
Thesaurus ) "mis au point par ETC-CDS ( European Topic Centre on Catalogue of
Data Sources ) sous couvert de l'Agence Europenne de l'Environnement de faon
permettre, terme de faire communiquer entre elle les diverses bases de donnes
existantes en Europe et lies aux problmatiques du dveloppement durable"5 .
Cela permettrait de crer un classement unique, structur et logique. De plus une
grande quantit dinformation technique mriterait dtre numrise et dtre
diffuse de faon lectronique. Dune part, cela enrichirait le fonds technique
informatis et dautre part cela viterait cette documentation dtre stocke dans
des cartons.
2.
Le choix de loutil documentaire : les solutions

envisages
2.1.
Une base de donnes sous Access :
2.1.1
Une base de donnes unique et homogne :
Une base de donnes contient un ensemble dlments relatifs un fait, un

vnement, aux fins de traitement de toute sorte. Chaque lment dinformation
sur un document doit faire lobjet dun champ o il est stock avec ses semblables,
de faon permettre ultrieurement une recherche et un tri consquents. Il
convient alors dlaborer et dorganiser un grand nombre de critres qui seront pris
en charge par le systme grant les donnes de la base. Par exemple, la capacit de
tri et de traitement statistique du systme devrait permettre au personnel de
lentreprise de raliser des extractions par anne, par type dactivit, par auteur
(puisque les affaires portent 5 chiffres, 2 pour lanne en cours et les 3 autres pour
le numro de laffaire, et les initiales de leur auteur), par type dactivit
(photovoltaque, olien, systmes hybrides), photos
http://www.planetecologie.org/thesaurus/thesaurus.htm
27
Partie 3
Les catgories de documents rpertorier sont nombreuses. On trouve :

-
des photos
des fichiers Word, Excel,
des guides mthodologiques de lADEME, de la Commission

Europenne, etc.
de la documentation de fournisseurs
des fiches de rfrence sur les diffrents domaines dactivit
des diaporamas crs sous PowerPoint et utiliss au cours de

sminaires ou de formations donns par Transnergie
des rapports de projets dtudes
cette liste est loin dtre exhaustive.

Parmi les champs souhaits, il pourrait y avoir :
-
lauteur
les mots-cls
le titre du document
lanne
le lieu (lorsquil sagit daffaires traitant de ltranger : Comores,

Sngal, Indonsie)
le type de support
le nombre de pages
Comme outil de requte, on pourrait utiliser outre les oprateurs boolens, la

troncature, le principe dune requte en multi-champs, des requtes multiples, un
croisement de requtes, etc.
Au del des caractristiques techniques et des fonctionnalits auxquelles devrait
rpondre le systme choisi, il faudrait prendre en compte dautres paramtres. Il
faudrait penser mettre en place une structure de la base paramtrable et
modifiable par lutilisateur. En ce qui concerne la saisie et la mise jour des
donnes, on devrait partir de documents existants faire des copier/coller, des
modifications, des reprises totales ou partielles des documents pour lindexation
et la puissance de recherche, il faudrait prvoir une capacit disque suffisante, des
troncatures, des oprateurs boolens et de proximit, lhistorique de la recherche,
la sauvegarde dune quation de recherche
28
Partie 3
Parmi les fonctions complmentaires, il faudrait prvoir un thsaurus. A propos de

la visualisation des donnes aprs avoir fait une interrogation, le systme pourrait
mettre en place un classement des rponses, une mmorisation des formats
ddition De plus, la clart des messages derreur, le dveloppement de modules
spcifiques sont trs importants.
2.1.2
Lutilisation dun systme de base de donnes :
On aurait pu envisager de raliser une base documentaire sous Access ce qui aurait
t une solution adapte lentreprise puisque ce logiciel fait partie du pack Office
largement rpandu dans les bureaux. Un point important souligner cest que ce
logiciel
tant
dj
dans
lentreprise,
cette
solution
ne
ncessitait
pas
dinvestissement. De plus, en installant la base de donnes sur le serveur tout le

monde pourrait linterroger depuis son poste de travail. Lutilisation en serait
dautant plus facile que le personnel est familiaris avec lenvironnement
Windows.
Mais trs vite il est apparu quindpendamment de la complexit dun systme
adquat sous Access, le SGBD savre tre dune utilisation difficile ds que la
base est importante. Sur le long terme avec la croissance des rfrences, la
recherche de documents risque de devenir trs lente. Parmi les dtails dutilisation,
si la modification des donnes, au fur et mesure des besoins, est un avantage en
revanche il est difficile de faire une recherche en plein texte. De plus comme il
nest pas possible de faire une indexation en plein texte ou automatique, il faudrait
donc indexer les documents manuellement.
Sachant que seule la documentation prsente sur les nouveaux lecteurs serait prise
en compte dans le cadre de ce projet de SGBD et que l'indexation serait manuelle,
je me suis livre quelques calculs pour estimer le temps ncessaire cette
opration. Il y a environ 35800 documents sur les nouveaux lecteurs. Supposons
que 6000, peu prs, sont des e-mail, des fax ou des documents de moindre
importance qu'il ne serait pas ncessaire d'indexer. Si on estime que 3 minutes
environ par document sont ncessaires pour tablir la liste de mots-cls permettant
de l'indexer, il faudrait 89400 minutes soit environ 1490 heures. Si on applique le
temps ncessaire pour indexer un document, c'est--dire 3 minutes, raison de 7
heures par jour, il faudrait prs de 213 jours de travail pour indexer les
29
Partie 3
documents6. Pour savoir combien de mois de travail cela reprsenterait, il faut

diviser ce nombre par 20 (en moyenne le nombre de jours travaills dans un mois)
et on obtient un rsultat de 10,65 mois soit un peu plus de 10 mois. Autrement dit
l'indexation manuelle ncessiterait prs d'une anne de travail condition de tenir
le rythme de 3 minutes par document, 7 heures par jour, 20 jours par mois. Ce
rythme tant difficilement tenable, il serait plus judicieux d'envisager une priode
comprise entre 12 et 15 mois. Dans ces conditions, il est peut-tre plus intressant
d'utiliser un logiciel documentaire qui propose des solutions d'indexation
automatique ainsi que la gestion de thsaurus.
2.2.
l'utilisation d'un logiciel documentaire :
2.2.1
Les amliorations attendues d'un logiciel de GED :
Un logiciel documentaire peut tre mieux adapt la gestion de la documentation

sur le long terme. Un des avantages d'un logiciel de GED c'est sa performance. Il
offre une meilleure gestion de l'existant, une simplification des procdures de mise
jour. De plus l'informatisation des traitements et de recherche permettent
d'optimiser la recherche d'information :
-
une interrogation de l'ensemble des documents
le dveloppement des modes de recherche : thmatique, par motscl, en texte intgral, par navigation hypertexte
une recherche slective de l'information adapte aux besoins des

utilisateurs
un accs direct aux documents dans un format modifiable et

imprimable
La diffusion en ligne permet de mettre disposition les documents sans dlai. La

diffusion lectronique permet galement une diffusion plus large. Il est ainsi
possible d'augmenter le nombre d'utilisateurs tout en observant les rgles de
scurit qui s'appliquent cette documentation.
Ce calcul est approximatif car je n'ai pris en compte que les documents que j'ai eu manipuler au cours des transferts et
je n'ai pas tenu compte des nouveaux documents crs depuis sur les nouveaux lecteurs.
30
Partie 3
2.2.2
Les choix possibles de logiciels documentaires :
J'ai cherch consulter des guides d'achat spcialiss dans les logiciels
documentaires, la gestion lectronique de documents via internet et sur le site
d'archimag7. J'ai trouv la rfrence d'un ouvrage de Michle Lnart8, du "cabinet
de conseil Tosca consultants, qui, plutt que de chercher dbusquer toutes les
socits prsentes sur le march, se concentre sur les fonctionnalits de dix
produits bien reconnus"9 cet ouvrage est un guide donnant des conseils pour
raliser un cahier des charges pralable tout achat. Malheureusement cet ouvrage
n'tant pas disponible en ligne, je n'ai pas pu le consulter. Cependant ayant assist
au mois d'avril aux journes organises par l'Enssib sur les logiciels
documentaires, je me suis servie de la documentation commerciale remise ce
moment l. Je disposais de la documentation de :
-
GB Concept pour le logiciel Alexandrie
JLB Informatique pour le logiciel JLB Doc
Cincom pour le logiciel Cindoc
Cadoc pour le logiciel ExLibris
J'ai galement fait quelques recherches sur internet. La fonction recherche

documentaire tait un important critre de choix. J'ai contact les personnes
appropries pour avoir de plus amples renseignements. Comme cette tape de
dmarchage auprs des fournisseurs de logiciels s'est faite durant le mois d'aot
peu taient prsents. De plus, lorsque j'ai laiss mes coordonnes tlphoniques ou
adresse de messagerie, deux seulement m'ont rpondu : JLB Informatique et GB
Concept. Plusieurs relances de ma part sont restes sans rponses. Pour l'ensemble
de leurs fonctionnalits, les logiciels compars taient relativement semblables.
J'ai rsum dans le tableau ci-dessous les caractristiques des logiciels tudis
comme solution possible pour Transnergie.
http://www.archimag.presse.fr
Michle Lnart. Les logiciels documentaires : description de dix systmes de gestion du march. Paris: ADBS, 2001.
163p.
9
voir sur le site d'Archimag
8
31
Partie 3
Logiciel
Saisie
Indexation et
Thsaurus
Recherche
Services
Prix
gestion de
documents
Alexandrie 5.5
-Champs de saisie
-Automatique,
de GB Concept
paramtrables
assiste ou manu- multilingue
Polyhirarchique, -Interrogation
multicritres
-Etudes de
6500 HT
besoins
(prix
elle et plein texte
-Maintien d'une
-Liste pour
-Analyse et
-Index pour
synonyme,
interrogation
mise en place du
chaque champ
association, notes
d'application
information d'une
ligne l'autre
-Gestion des mots

vides
texte
-Oprateurs
-Importation de
-Banque d'images informatique

autopostage
texte tabul, fichier
paramtrage
boolens
thsaurus
-Importation
d'information :
2001)
-Hirarchie,
-Listes pour saisie
de
-Reprise des
donnes
-Troncature,
masque,
-Installation sur
quivalence
le site
-Archivage de
-Formation
documents en
-Croisement
technique et
lien avec les
tape de
fonctionnelle
notices
recherche
32
Partie 3
Logiciel
Saisie
Indexation et
Thsaurus
Recherche
Services
Prix
gestion de
documents
Cindoc par
Cincom
-Acquisition par
-Indexation
-2 modes de
-Assitance,
env. 4500
saisie,numrisation structure via des
recherche :
conseils,
HT
intgration
champs
*recherche
installation
multivalus
mode assiste
-Reconnaissance
optique de
-Indexation en
caractres
texte intgral
*recherche
-Administration
mode expert
et inspection,
formation,
-2 modes
intervention
-Textes, images,
-Indexation
d'interrogation :
sons, vidos,
immdiate
*recherche
-Applications
fichiers HTML
diffre ou par lot
structure
spcifiques pour
(multicritres et la ralisation du
-Importations
-Stockage
multi-champs)
systme de
fiches descriptives automatique dans
*recherche full
gestion
paramtrables +
une structure
text
documentaire
documents
d'archivage
associs
scurise
33
Partie 3
Logiciel
Saisie
Indexation et
Thsaurus
Recherche
Services
Prix
gestion des
documents
Cindoc par
-Possibilits
-Documents
-Marquage
Cincom
d'archivage
conservs dans
rponses
(suite)
multiple
leur format natif
-Historisation
des
-Interrogation
multi-base
-Oprateurs
boolens,arithmtiques
-Troncature,
masque
-Interrogation
progressive par
croisement
d'tapes de
recherche
34
Partie 3
Logiciel
Saisie
Indexation et
Thsaurus
Recherche
Services
Prix
gestion de
documents
JLB Doc de JLB -Champ de saisie
Informatique
pararmtrable
-Manuelle ou
-Jusqu' 77
automatique
thsaurii dans une boolens
-Oprateurs
4600 HT
base
-Concepts
-Possibilit de
conversationnels
modifier
-Synonymie,
d'interroger sur
permettant de
l'indexation en
voisinage,
une date ou un
remplir une partie
conversationnel
hirarchie,
chiffre prcis
ou la totalit de la
notice
-Possibilit
EM/EP
-A 1 lexique peut
-Module DSI
correspondre 1 ou -Module
intgr
-Contrle
plusieurs fichiers Export/Import
systmatique
associs
-Confidentialit
garantissant la
qualit de la saisie
-Banque d'images
-Gestion de saisie
-Gestion texte
paramtrable
intgral
35
Partie 3
Logiciel
Saisie
Indexation et
Thsaurus
Recherche
Services
Prix
gestion de
documents
ExLibris V5
de Cadic
-Paramtrage
-Indexation de
complet des tables
-Gestion
-Recherche en
env. 6100
documents divers complte d'un
texte intgral
HT
et des crans de
: articles, images, thsaurus :
la fois sur les
saisie, de
pages HTML
cration,
notices
modification,
descriptives et
suppression de
sur le texte des
recherche et
d'affichage des
-Notices lies
listes de rsultats
des fichiers textes fiches,
fichiers
ou images
numriss lis
descripteurs ou
-Saisie gre
non descripteurs,
diffrents niveaux : -Combinaison de
relations
-Troncatures
masques adapts
donnes
hirarchiques et
multiples
aux utilisateurs,
structures et
smantiques entre
configurs en
donnes de type
les termes
fonction des types
texte intgral
de documents
-Oprateurs
boolens, de
comparaison, de
proximit
-Contrle de saisie
36
partie 3
Cette solution est l'une des plus adaptes mais elle prsente l'inconvnient d'tre
coteuse. Un autre inconvnient des logiciels documentaires c'est qu'ils ne
rpondent pas toujours aux besoins du classement des dossiers d'entreprise.
3.
L'apport d'un Intranet pour une entreprise :
Parmi les qualits indispensables d'un site Intranet, il y a la clart car le site doit
tre bien organis au niveau de la structure et de la prsentation ; une navigation
aise car l'utilisateur doit pouvoir naviguer d'une page l'autre sans avoir lire des
pages trop longues ; et la rapidit mais pour cela il faut viter les images et les
graphiques souvent trop encombrants.
L'information disponible sur un Intranet est un outil de travail et pour cela il faut
pouvoir la retrouver rapidement. Cette information doit tre fiable, par consquent
il faut l'actualiser rgulirement. Quant au confort de l'utilisateur, la prsentation
doit tre unifie.
3.1.
Quest ce que lIntranet ?
3.1.1
Terminologie :
Tout dabord par souci de clart, prcisons les termes utiliss :
LIntranet peut tre dfini comme un rseau dentreprise fond sur les
protocoles et applications de lInternet. A lchelle mondiale, lInternet
nest quune vaste fdration de rseaux (rgionaux ou privs), tous
btis autour de routeurs employant le protocole TCP/IP (Transport
Control protocol/Internet Protocol). LIntranet dsigne la mise en
uvre des mmes techniques dans le cadre dun site priv, au
primtre restreint une entreprise avec des objectifs de diffusion
dinformations, de coopration et de coordination spcifiques entre les
diffrents acteurs. Pour participer, les utilisateurs disposent dun nom
et dun mot de passe qui les identifient10.
Un vritable Intranet va cependant plus loin. Son composant essentiel
est un serveur http (HyperText Transfer Protocol), fournissant laccs
10
http://www.lotus.fr
37
partie 3
une collection de documents formats HTML (HyperText Markup

Language), accompagne ventuellement dautres objets informatiques,
le tout pouvant tre consult par des clients de visualisation appels
browsers, et situs derrire un firewall (parefeu, mur de scurit
lectronique empchant laccs de lextrieur de lentreprise). Un
Intranet peu aussi fonctionner en utilisant le principe du FTP (File
Transfer Protocol). Il sagit dun protocole qui permet de transfrer des
fichiers dun ordinateur lautre en passant par le rseau. Ces deux
ordinateurs peuvent tre des machines diffrentes (Mac, PC, Unix). Il
existe depuis plus longtemps que le http et est souvent utilis pour
rcuprer des fichiers volumineux (logiciels, documents) ou dans la
production sur les rseaux pour dposer des documents prpars en
local sur le serveur. La compression des fichiers permet dobtenir plus
despace sur le disque et un gain de temps lors du transfert. Une fois
connect au serveur FTP, on peut se dplacer dans les diffrents
rpertoires autoriss.
Sur un Intranet, diverses applications peuvent tre mises en uvre en fonction des
besoins et des groupes qui frquentent le site :
Le forum : ce type dapplication permet les changes entre les

participants, ces derniers peuvent intervenir sur les sujets en cours de
discussions ou en lancer eux-mmes. Lors des prochains passages ils
pourront voir les rponses apportes par dautres participants leurs
interventions et poursuivre la discussion.
Le
journal :
ce
type
dapplication est ddi la diffusion
dinformations. Un espace de ce type peut accueillir plusieurs auteurs

dfinis et un grand nombre de lecteurs. Le journal peut contenir des
documents de nature varie (vido, sons, images, textes, etc.).
Larmoire :
ce
type
dapplication
sert
grer
des
archives
documentaires. Une armoire peut tre partage entre un certain nombre

de participants pour y capitaliser la documentation sur un sujet qui les
concerne. Les participants peuvent tre auteurs dans larmoire pour
stocker et partager les documents quils dtiennent.
38
partie 3
Lannuaire : ce type dapplication permet de grer les coordonnes

(dont ladresse de messagerie Internet) dutilisateurs en ouvrant la
consultation un grand nombre de lecteurs.
La publication : la majorit des sites Web offrent ce service. Le site est

conu comme un ensemble de pages dinformations, souvent
arborescent, dans lequel les utilisateurs naviguent pour y lire ce qui les
intresse. Cest une logique dditeur qui prside. Comme un livre, le
site est construit puis publi pour accueillir un grand nombre de
lecteurs.
La messagerie : cest la gestion des courriers personnels. Chaque

utilisateur dun Intranet ou de lInternet dispose dune bote aux lettres
et dune adresse lectronique (e-mail) avec laquelle il adresse ou reoit
des messages personnels et confidentiels dautres utilisateurs.
3.1.2
Le groupware :
Un logiciel de groupware est une application intgrant plusieurs technologies

permettant daider les personnes et les groupes dans leurs trois activits
principales :
La communication : par la messagerie lectronique qui permet

dchanger des objets lectroniques entre les personnes.
La collaboration : les bases de donnes partages offrent un espace de

travail virtuel commun aux membres du groupe. Le principe de
fonctionnement de ces bases de donnes repose sur un modle de
consultation offrant la possibilit lutilisateur dextraire des
informations, ou de ne pas les extraire, selon ses besoins. Lutilisateur
est autonome grce lemploi doutils de conception simple pour lui
permettre de modifier et de personnaliser linformation. Mais les bases
de donnes partages ont des limites. Dune part, on peut dire quelles
sont passives par nature et, dautre part, elles forcent lutilisateur
venir chercher linformation.
La coordination : elle est par nature trs active, puisquelle automatise

le workflow. Il sagit dun processus de travail ncessitant la
coordination des individus en vue de raliser un ensemble de tches
39
partie 3
structures, dans un ordre prcis, dans un dlai imparti. Pour btir des
systmes
de
coordination,
il
faut
recourir
des
outils
de
dveloppement dapplications.
Sous un aspect plus technique, le groupware se caractrise par l'intgration de cinq
composants de base :
Une base d'objets multimdia rpartie qui abrite, capitalise et gre la

mmoire de l'entreprise : procdures, rapports, documents divers,
messages, applications, etc. Le document est l'unit de mmorisation.
La richesse des objets contenus dans les documents est un atout majeur
: textes, graphiques, images Ces documents sont hirarchises et
leurs diffrentes versions gres.
Un moteur de rplication des bases rparties qui permet de

synchroniser les changements apports plusieurs copies d'une mme
base.
Des outils d'accs l'information, de navigation dans les bases de

donnes et de diffusion permettant aux utilisateurs de localiser
rapidement et de consulter l'information qu'ils dsirent, ainsi que de la
diffuser rapidement.
Des outils puissants de dveloppement d'applications qui exploitent les

services des deux technologies prcdentes : communication et
collaboration.
3.2.
Pourquoi un Intranet :
L'Intranet parat la solution idale pour une entreprise parce qu'il permet un gain
de temps, une rduction des tches de saisies rptitives, un accs des
informations nouvelles
3.2.1
Une stratgie long terme
De par son impact sur la productivit, l'organisation du travail, les relations entre
les personnes, mais aussi sur la documentation, la communication, etc., l'Intranet
est certainement amen bouleverser les entreprises en les transformant en
organisation "en ligne".
40
partie 3
L'Intranet est le passage d'une simple informatique de traitement une

informatique de la relation. Un Intranet devient le systme nerveux de l'entreprise
dont l'information est la principale richesse : c'est une matire premire qu'elle
devra apprendre acqurir, transformer, diffuser, capitaliser, produire... Pour cela
l'entreprise devra modifier sa conception de l'informatique, pens jusqu'ici comme
un outil (le traitement de donnes) et penser en terme d'informatique de relation et
d'change (l'information est une donne "enrichie" par quelqu'un pour quelqu'un).
L'Intranet, une fois mis en place, ne sera pas un simple outil mais s'accompagnera
d'une modification des mthodes de communication et de travail entre les
personnes car il va permettre des changes plus rapides, plus prcis, plus efficaces
et donc plus conomiques. Les freins la conduite d'un tel changement seront
nombreux car pour le moment le personnel ne voit pas l'intrt d'un tel outil.
3.2.2
Un gain de temps et d'argent :
Quels bnfices attendre d'un Intranet?
Le gain de temps. Mettre disposition du personnel de Transnergie

toute l'information dont il peut avoir besoin dans son travail en un
minimum de temps permettrait l'entreprise d'tre plus efficace.
La prcision (temps rel) et la facilit d'utilisation (ergonomie)
La capitalisation (archivage, traitements statistiques)
La fiabilit et la simplification des tches du service informatique
La cration d'une mmoire collective
L'tablissement d'une meilleure communication entre les services
"Du point de vue du gestionnaire, l'aspect le plus intressant de l'Intranet est peuttre le fait qu'il ne ncessite pas de gros investissements au dpart. Les entreprises
disposant d'une informatique en rseau sont virtuellement quipes. Le seul cot
est celui de la personne charge de mettre en uvre les pages descriptives et les
liens ncessaires".11 Non seulement un Intranet ncessite peu de moyen financiers
mais il est possible d'en crer un en quelques heures, ou quelques jour et il pourrait
servir de centre d'information pour toute l'entreprise et sa filiale de SophiaAntipolis. Pour cela il faudra mettre en place une scurit accrue (Firewall, anti-
11
dclaration de Bill Gates Le magazine.1996. [on-line] Available from Internet : <URL :http://www.noviga.com>
41
partie 3
virus, cryptage, etc.). Si l'Intranet est bien conu, il permettra d'augmenter la

productivit des services de faon concrte. Pour cela, il faudra fixer des objectifs
prcis, cadrs dans le temps ; et vrifier que les objectifs soient atteints.
Sur un Intranet, les serveurs de fichiers sont souvent les serveurs de fichiers
classiques des systmes d'exploitation utiliss. Les fichiers sont donc disponibles
dans leur format d'origine. Cette solution a l'avantage de pouvoir mettre
rapidement en ligne une information sur le rseau sans remettre en cause le
processus de production des documents. On peut lutiliser lorsque lon veut mettre
disposition de longs documents. Cela aussi est un gain de temps et dargent pour
l'entreprise.
Pour que linformation soit consultable par tous, il faut quelle soit produite aux
bons formats et diffuse sur les serveurs adquats. Les mcanismes de production
de linformation sintgrent directement aux outils de bureautique (Word, Excel,
assistant HTML) ou sont des outils spcifiques (Frontpage ou Netscape
Composer). Ces outils sont souvent dj installs sur un ordinateur et les outils
bureautiques sont connus et utiliss quotidiennement. Par consquent cela
nentrane pas dinvestissement supplmentaire ni en moyens financiers pour
lacquisition de nouveaux outils ni en temps pour former du personnel ces
ventuels nouveaux outils. Dans tous les cas lobjectif est de permettre
lutilisateur dadapter ses documents aux standards de lIntranet avec un minimum
defforts et dautoriser la publication des informations sans surcharge importante.
Plus prcisment, un Intranet offre les caractristiques apprciatives suivantes :
-
Il peut facilement tre tendu (on peut commencer petit, et

l'agrandir selon ses besoins)
La navigation au sein des diffrentes pages est aise (une "home

page" contiendrait tous les liens dont le personnel a besoin)
Il peut tre rattach d'autres sources d'informations (bases de

donnes, documents existants) et tendu un grand nombre de
mdia (audio, vido)
Le Web et le langage HTML introduisent une nouvelle conception du document,

devenu document lectronique, multimdia et hypertexte. Le document dans sa
42
partie 3
forme traditionnelle explose au profit dune nouvelle conception du document et

de linformation.
3.2.3
La structure et le contenu du site :
Comme il ne sagissait pas de crer un Intranet au cours de mon stage mais

seulement de penser lventualit den crer un, les ides qui suivent ne sont que
des hypothses de travail et non des directives appliquer.
Une vaste et longue rflexion devra tre mene concernant la structure du nouvel
Intranet. En effet, la structure du site est un lment essentiel, et tout repose sur
celle-ci. Un site mal conu ne permet pas daccder aisment aux informations. Par
consquent, il perd toute son utilit.
Au moins deux tapes seront ncessaires pour dfinir la structure du site :
1. lorganisation des informations entre elles _ informations dj prsentes _
et dgager des thmes
2. enrichir et amliorer la structure
Il faudra prendre en compte la structure existante, mme si celle-ci est loin dtre
parfaite. Quant lindexation du fonds documentaire, elle sera ncessaire pour
permettre une recherche en texte intgral. Diffrents produits existent sur le
march pour raliser cette opration. Lindexation repose sur la cration dune
collection associe une classe de documents et une structure donne. Aprs une
analyse des documents constituant le fonds documentaire et des besoins des
utilisateurs en terme de recherche, le paramtrage des fichiers aboutira la
dfinition dune collection.
La pose de liens hypertexte12 sera utile pour lorganisation des documents en allant
dune structure arborescente simple des graphes plus complexes. La structure de
lhypertexte est construite partir dun ensemble de linarits locales et
structurantes. La structure la plus simple et la plus vidente est lorganisation
hirarchique allant du gnral au particulier, et qui permet un accs par menu. Il
faudrait penser mettre en place une solution qui permette lutilisateur daccder
au module dinformation final aprs une succession de menus. Pourquoi ne pas
prvoir une page daccueil avec les diffrents modes de recherche par requtes,
12
Lhypertexte est un systme dinformation informatis qui se prsente comme un ensemble de nuds connects par
des liens.
43
partie 3
par menus) ; une page prsentant les diffrents domaine (photovoltaque,

olien) ; une page pour une table des matires par rubriques
La convivialit et lergonomie du nouvel Intranet devront favoriser une circulation
aise travers larborescence en passant d'un cran lautre ; en revenant lcran
prcdent, permettant de rorienter une recherche sans avoir nouveau
larborescence depuis le dbut ; revenir au menu daccueil, premier cran, qui
permettra de parcourir une autre branche de larborescence. Il faudra envisager des
possibilits de parcours qui conserveront lusager toute sa libert de navigation.
Ce mode daccs nest pas trs compliqu raliser sur le plan technique. Le
risque encouru est celui dune consultation, certes facile, mais trop longue car il
faudra parcourir toute la hirarchie de larborescence pour accder linformation.
Par consquent, il faudrait envisager un autre mode de navigation.
Le dcoupage des documents en units dinformation autorisera llaboration
dune nouvelle conception de la recherche qui ne sera plus oriente vers le
document mais vers linformation. Deux modes de recherche sont envisageables :
la navigation qui permet lutilisateur de construire son propre parcours. Les
possibilits de parcours sont alors nombreuses. Et la recherche par requte. De
nombreux outils ont t dvelopps afin de proposer aux utilisateurs un mode de
recherche transparent. Le mode de recherche en texte intgral via Intranet permet
de retrouver l'information o qu'elle soit, en rpondant aux exigences d'une
recherche exhaustive et pertinente. L'utilisateur pourrait lui mme dfinir les
termes de sa requte en employant les oprateurs boolens, les oprateurs
arithmtiques ou de proximit
La diffusion et l'accs au document pourront se faire selon le type de recherche
ralise :
lors d'une recherche en texte intgral, l'utilisateur pourrait visualiser la

liste des rsultats selon une prsentation pr-dfinie (ex : auteur du
document, date, spcialit) et un classement par ordre de pertinence.
L'utilisateur accderait directement l'information qui l'intresse, c'est-dire la bonne page et la bonne information.
44
partie 3
Lors d'un accs par lien hypertexte, le lien pourrait tre li la page
dans sa totalit ou une partie du document contenant une information
spcifique.
Un dcoupage de l'information adapt et une bonne ergonomie de prsentation des

informations l'cran pourront rduire les problmes de visualisation de texte
l'cran. Il faudrait tenir compte de la possibilit d'imprimer soit la page visualise
l'cran soit tout le document. Il faudrait aussi que le fichier d'impression soit
facilement reprable par les utilisateurs en tant disponible, par exemple, au niveau
de tous les crans.
45
partie 3
Conclusion
S'il fallait dresser un bilan du droulement de mon stage au sein de Transnergie, il
serait positif. Cette exprience en milieu professionnel m'a permis, en effet, de
mettre en pratique l'acquisition de connaissances apprises durant mon anne de
formation l'Enssib.
J'ai eu la chance de pouvoir bnficier de la confiance de ma responsable de stage
qui m'a laisse libre de raliser le projet. Elle m'a laisse la libert de m'organiser
comme je le voulais. Toutefois, chaque tape dans le droulement de mes travaux
s'est faite avec son accord. cela m'a permis de vrifier que ce que je ralisais lui
convenait.
Toutefois la mise en place d'un systme performant n'tait pas vidente puisqu'il
n'y a pas de personne attitre pour les tches documentaires. L'absence de
pratiques documentaires Transnergie a parfois constitu un frein. Par ailleurs, le
fait qu'il n'y ait aucune personne prenant en charge compltement le systme aprs
mon dpart risque de compliquer le systme.
Nanmoins durant les dernires semaines de mon stage, l'arborescence de la
documentation technique sera mise en place. Ainsi j'aurai rempli ma mission en ce
qui concerne la rorganisation et l'archivage des donnes sur le serveur. En
revanche, tout un travail intressant concernant la bibliothque n'aura pas pu tre
ralis par manque de temps. Pourtant, il serait enrichissant et appropri de mettre
en place un thsaurus et un plan de classement valable pour tous.
46
Bibliographie
1
J.L PASCON, I. POTTIER. Archivage lectronique : aspects technique et

juridique. Paris : Afnor, 2000. 83p.
2 Cabinet Alain BENSOUSSAN (ed.). L'archivage lectronique de document.

Paris : Herms, 1992. 46p.
3 EDIFICAS & IALTA. Guide de l'archivage lectronique scuris.[on-line]
sans lieu : GuidArcv, juillet 2000 [21.06.2002] Available from internet :
<URL :http://www.cigref.fr >
4 Michle CONCHON. L'archivage des fichiers informatiques. Paris :
Direction des Archives de France, septembre 1999 [25.06.2002] available
from internet : <URL : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/ >
5
Frdric GRENIER. Intgration de la GED la gestion documentaire.

Mmoire de DESS : Enssib, Lyon I, 1999.
6 Grard DUPOIRIER. Technologie de la GED : techniques et management

des documents lectroniques. 2 ed. Paris : Herms, 1995. 302 p.
7
Martin ADER. Management collectif de l'information : gestion lectronique

de
l'information
(GED),
collectique
(groupware),
flux
de
travail
(workflow). Paris INSEP Editions, 1996. 181 p.

8 Imad SALEH. Les bases de donnes pour l'Internet et l'Intranet. Paris :
Herms science publications, 1999. 250 p.
9 Anglique SANCHEZ. Bilan et implmentation de l'Intranet de la
documentation scientifique du groupe Pierre Fabre. Mmoire de DESS :
Enssib, Lyon I, 2000. 63 p.
10 Philippe PEREZ. Conception de l'Intranet de la bibliothque du C.N.R.S de
Grenoble. Mmoire de DESS : Enssib, Lyon I, 1999. 51p.
47
Table des annexes

ANNEXE 1 : PRSENTATION DE LA SOCIT ...........................................II
ANNEXE 1-1 :
HISTORIQUE DE LA SOCIT
.........................................................III
ANNEXE 1-2 : TRANSNERGIE DANS LE MONDE ............................................... XIV

ANNEXE 1-3 : ORGANIGRAMME DE LA SOCIT : ............................................XVII
ANNEXE 2 : LORGANISATION DU SERVEUR .....................................XVIII
ANNEXE 2-1 : FICHE DE DFINITION DUNE ARBORESCENCE ............................ XIX
SOUS DOSSIERS ......................................................................................... XIX
ANNEXE 2-2 :
RECENSEMENT DES FICHIERS PAR TYPE DE DOCUMENTS
ANNEXE 2-3 :
EXEMPLE D ARBORESCENCE ( DOCUMENTATION COMMERCIALE
SECTEUR
.............. XX
/
FRANCE)...................................................................................... XXVII
Annexes
Annexe 1 : prsentation de
la socit
II
Annexes
Annexe 1-1 : historique de la socit
1.
1.1.
HISTORIQUE
Gnse
La cration de Transnergie remonte la fin de lanne 1991. A cette poque, le

march du photovoltaque est trs confidentiel13 et les seules entreprises prsentes
sont des fabricants et des ensembliers : il nexiste alors en France aucun bureau
dtudes spcialis dans le domaine.
Face cette situation, un groupe dindividus pour la plupart issus de lindustrie,
dcide de crer une socit dingnierie ddie au photovoltaque, en mettant en
commun leur exprience dans le domaine de la conception, la mise en uvre et le
financement de projets dlectrification solaire : Transnergie est ne.
De 1991 1995, la socit se dveloppe dabord comme participant du programme
Thermie de la commission europenne : le projet dlectrification de larrire-pays
niois (70 btiments quips) et le projet Transeuropo, dot dune enveloppe de 4
millions deuros, pour llectrification de sites isols en France, en Espagne et en
Italie en sont les exemples les plus emblmatiques.
En 1995, la socit obtient son premier contrat lexportation : il sagit de raliser,
pour le compte du gouvernement indonsien, ltude de faisabilit dun programme
de pompage solaire dans les zones dfavorises de larchipel ; dun montant de 3,2
millions de francs, ce contrat permet Transnergie de simplanter dans la rgion
(un bureau de reprsentation est cr Djakarta avec deux expatris).
Depuis lors, lentreprise a poursuivi son dveloppement dans un contexte de
croissance gnralise du march des nergies renouvelables. Elle a dvelopp des
comptences reconnues dans le domaine de llectrification dcentralise et dans
III
Annexes
les nergies renouvelables, y compris le solaire thermique, lolien et la matrise

de lnergie.
Transnergie compte aujourdhui parmi les principaux bureaux dtudes franais
du secteur.
1.2.
Positionnement
Transnergie a une activit de bureau dtudes ; elle propose des prestations

(tudes et montage de projets, ingnierie, conseils, audits, formation) dans le cadre
doprations mettant en uvre les nergies renouvelables, principalement :
llectrification rurale dcentralise
le pompage solaire
llectrification photovoltaque de sites isols
le photovoltaque connect au rseau
et dveloppe galement de nouvelles activits :
le solaire thermique
lolien de proximit
la matrise de lnergie
Transnergie se positionne sur la plupart des formes de gnration dnergie :

outre le solaire et lolien, elle intervient dans le domaine des micro-centrales
hydro-lectriques, des stations hybrides (couplage de sources ENR entre-elles ou
avec un groupe lectrogne) du gaz (applications aux zones rurales) et de la pile
combustibles.
13
Entre 1991 et 2000, les livraisons mondiales de modules photovoltaques sont passes de 50 plus de 250MW.
IV
Annexes
Son champ de comptences englobe la conception de solutions innovantes pour la

gnration dnergie, ainsi que les schmas de distribution et de gestion.
Les services proposs par Transnergie sont multiples. Ils vont de la recherche et
dveloppement (lentreprise dtient plusieurs brevets dans le domaine de la gestion
dnergie) au montage de projets dlectrification lchelle dune province ou
dun tat, en passant par des tudes de marchs, de faisabilit et lassistance
technique aux matres douvrage et la formation.
En 10 ans dexistence, la socit a acquis des rfrences dans le monde entier. Elle
est aujourdhui un interlocuteur reconnu dinstitutions telles que la Banque
Mondiale, la Commission Europenne, lAdeme, de grands groupes et de PME du
secteur des ENR.
Transnergie intervient en assistant la matrise douvrage (assistant technique,
matre d'uvre) ou comme conseil dentreprises ou de consortium privs. Il sagit
dengagement cas par cas, rsultant de la spcificit de son expertise, de sa
neutralit et de son professionnalisme : des valeurs qui lui valent aujourdhui une
reconnaissance largement partage.
Annexes
2.
2.1.
La socit
Organisation
Direction Gnrale
Direction Technique
Direction du Dveloppement
Service administratif et financier

Pole Technique
Pole Export
Pole Europe
Pole France
La socit est organise autour de 4 ples dactivit :
le ple Technique pour toutes les activit de recherche et

dveloppement
le ple Export pour les projets linternational
le ple Europe pour les programmes de coopration europens
le ple France pour le march national
Chaque ple possde sa propre logique de dveloppement, le tout sinscrivant dans

un plan stratgique moyen terme dont lobjectif est de faire de Transnergie un
centre dexpertise apportant des solutions nergtiques globales au service du
dveloppement durable.
Le pilotage de la socit est assure par la direction gnrale, la direction
technique et la direction du dveloppement avec lassistance dun service
administratif et financier.
VI
Annexes
2.2.
Moyens humains
2.2.1
Effectifs
La socit occupe en permanence 15 personnes pour la plupart cadres, bnficiant

dune formation de haut niveau et dune exprience tendue dans le domaines des
ENR et de llectrification.
En sus de cet effectif, Transnergie fait appel de manire ponctuelle un rseau de
consultants externes, en fonction de besoins plus spcifiques.
Profils de comptences
Transnergie rassemble les comptences suivantes :
Profils
CV
Electrification photovoltaque
Electrification dcentralise
Eolien
Solaire thermique
Matrise de lnergie
Pompage et traitement de leau
Marketing Industriel
Economique et financier
Institutionnel
Formation
Langues de travail disponibles

Franais
Anglais
Allemand
Espagnol
Arabe
VII
Annexes
Malgache
Wolof
Moyenne dge de la socit
La moyenne dge de leffectif permanent stabli 34 ans.
3.
Implantations gographiques
La vocation de la socit lamne dvelopper son offre de services directement

sur le terrain : partir de l, ltablissement dimplantations gographiques est un
impratif stratgique. Outre le sige social Lyon, la socit dispose aujourdhui
dune filiale Tunis, de deux agences Nice et Madagascar (tablissements
secondaires immatriculs) et d'un bureau de reprsentation.
Nom
Type
Responsable
Ville
Pays
Transnergie SA
sige
B. Ouaida
Ecully (Lyon)
France
Transnergie Mditerrane
agence
Ph. Feint
Valbonne
France
(Nice)
Transnergie Afrique de lOuest
bureau
C. Seye
Dakar
Sngal
Transnergie Ocan Indien
agence
H. Andriantavy Tananarive
Madagasca
Transnergie Maghreb
filiale
B. Ouaida
Tunisie
Tunis
Transnergie intervient dans plus de 40 pays :

Europe : France, Espagne, Italie, Allemagne, Slovnie, Pologne
Amrique Latine : Argentine, Brsil, Costa Rica, Honduras, El Salvador, Mexique
Afrique de l'Ouest : Nigeria, Sngal, Cte d'Ivoire, Mali, Burkina Faso, Tchad,
Bnin, Cap Vert
Afrique Australe :Afrique du sud, Lesotho, Botswana, Namibie, Tanzanie,
Zimbabwe
Maghreb : Tunisie, Algrie, Maroc
Moyen-Orient : Oman, Ymen, Liban, Syrie, Jordanie, Egypte
VIII
Annexes
Ocan Indien : Madagascar, Comores, Maurice

Pacifique Sud : Fidji, Marshall, Micronsie, Vanuatu
Asie : Indonsie, Malaisie, Birmanie, Cambodge, Philippines
Ainsi que dans les DOM-TOM : Guyane, Polynsie, Caldonie.
4.
4.1.
activits
Ingnierie et expertise technique
Transnergie anime un ple technique spcialis dans lingnierie et lexpertise de

systmes dlectrification dcentraliss : elle conoit des solutions originales
pouvant combiner plusieurs technologies de type ENR (centrales hybrides
photovoltaque / diesel, bus AC, centrales oliennes de proximit par ex.).
Transnergie est aussi lorigine de plusieurs brevets dans le domaine de
lacquisition et de la transmission de donnes, du tlcontrle, du pr-paiement et
de la protection anti-fraude.
Outre la conception des systmes de gnration, Transnergie est galement trs
implique dans les conditions de mise en uvre. Elle a dvelopp un rel savoirfaire dans le domaine de la protection contre la foudre des quipements par
exemple.
La socit propose enfin des schmas dexploitation durables incluant la
maintenance, le renouvellement et la collecte des redevances.
4.2.
4.2.1
tudes et conseils
Les programmes photovoltaques
En France mtropolitaine et dans les DOM-TOM, Transnergie opre dans le cadre

des programmes dlectrification gouvernementaux promus par lAdeme et EDF,
IX
Annexes
et financs dans le cadre du Fonds dAmortissement des Charges dElectrification

(FACE).
Elle intervient galement dans le contexte de programmes soutenus par la
Commission Europenne (programmes Thermie, Joule, Altener et 5ime PCRD de la
DG XVII). A ce titre, elle assiste les matres douvrage (syndicats dlectrification,
rgies, centres EDF, collectivits locales) au niveau du recensement des sites
isols, des tudes de faisabilit et de la matrise duvre des projets.
Dans le cadre du programme national pour le dveloppement du photovoltaque
raccord au rseau, Transnergie intervient dans le domaine des pr-tudes, de la
matrise duvre et du monitoring des installations. Elle est galement au centre
des discussions entre la profession et les autorits pour la mise au point des
nouvelles normes de raccordement.
4.2.2
Le solaire thermique
Dans le cadre du Plan Soleil de l'ADEME, Transnergie intervient dans la

ralisation d'tudes de pr-diagnostics dans le domaine de la production d'eau
chaude solaire collective. Ces prestations permettent de juger de la viabilit et de
la faisabilit du projet, et caractrisent donc de rels outils d'aide la dcision pour
le Matre d'ouvrage.
4.2.3
Lolien de proximit
Le dveloppement massif de lnergie olienne ne passera pas uniquement par la

construction de centrales multi-mgawataires. Il existe une place pour des
quipements de plus petites tailles (dans la gamme de 100kW 1MW environ)
pour de la production en zone rurale, en renforcement de rseau par exemple, ou
pour compte de coopratives agricoles. Cest la raison pour laquelle Transnergie a
engag un plan de dveloppement de ses comptences dans ce domaine spcifique,
en coopration avec lADEME et les collectivits locales.
4.2.4
La Matrise de la Demande Electrique
Transnergie a t lun des premiers bureaux dtudes sintresser la MDE,

une poque o le march tait peine mergent. Cette activit continue de se
Annexes
dvelopper et la socit est en mesure de proposer des conseils dorientation

nergtique et des audits nergtiques de btiments afin daider des collectivits
optimiser leur budget nergtique. Transnergie propose galement des actions de
MDE en alternative aux renforcements du rseau (MDE macro).
4.2.5
La planification nergtique
Transnergie intervient dans la mise en place de schma directeur nergtique. Son

exprience dans le domaine nergtique lui permet davoir une vision globale
lchelle dun territoire : analyser les flux nergtiques, dterminer les potentiels
locaux de fourniture dnergie, dfinir des programmes de MDE et de production
dcentralise dlectricit (PDE).
4.3.
Le montage de projets
La plupart des pays en dveloppement et mergents se sont dots de politique

dapprovisionnement en eau potable et dlectrification des populations rurales.
Compte tenu du contexte, ces programmes font une place de plus en plus
importante aux nergies renouvelables.
Dans le domaine de ladduction et du traitement deau, il sagit de recourir au
pompage solaire dans la plage dutilisation o il savre plus comptitif que le
diesel. Dans le domaine de llectrification rurale, les nergies renouvelables en
gnral et le photovoltaque en particulier permettent dapporter un service
lectrique fiable et de bonne qualit aux populations les plus isoles. Transnergie
dveloppe une offre de service spcifique destine aux autorits politiques et aux
institutions financires dune part, aux oprateurs privs de lautre.
Lentreprise collabore avec les pouvoirs publics et les oprateurs tous les stades
des projets :
tudes de march,
tudes de faisabilit,
XI
Annexes
laboration de schmas directeurs,
assistance technique,
montage financier.
Transnergie propose des comptences diversifies et complmentaires pour la

prparation et la ralisation de projets :
tudes socio-conomiques,
schmas dorganisation,
ingnierie technique,
modlisation conomique et financire,
cadrage institutionnel et juridique.
5.
La formation
Dans le domaine des nergies renouvelables et en particulier dans celui du

photovoltaque, la formation est un lment fondamental de la russite des projets ;
par ailleurs, quil sagisse des utilisateurs, des installateurs ou des exploitants, le
besoin est immense. De fait, Transnergie propose des sessions de formation sur
mesure
destine
dimensionnement,
renforcer
les
dinstallation,
comptences
de
locales
maintenance
mais
techniques
aussi
de
schmas
dexploitation et de gestion, utilisation des systmes de tl-contrle et de prpaiement.
5.1.
Promotion des EnR
Transnergie participe activement la promotion des Energies Renouvelables que

soit au travers de projets europens que des confrences ou la formation.
XII
Annexes
5.2.
Projets Europens :
Altener1 : Label PV, promotion de la labellisation dinstallations PV en site isol

Altener2 : SAHARA, dveloppement dune nouvelle filire silicium pour la
fabrication des modules PV
PV INGRID, promotion des EnR dans les rseaux lien, dveloppement dun site
Internet : www.PV-INGRID.org
PV FC SYS : dveloppement du PV dans les systmes hybrides de demain
intgrant une pile combustible
WTE ISLE : Valorisation des dchets dans la politique de dveloppement des EnR
dans les les
5.3.
Confrences :
Participation au lancement de la campagne de dcollage des EnR Bruxelles

Confrences PV de Glasgow (deux prsentations orales), AIX en Provence (une
prsentation orale), Munich (un poster), CRETE (un poster) ; venir, confrences
sur les EnR dans les les aux Aores et PV for Europe Rome
5.4.
Formation :
Animation dune douzaine de sessions sur les EnR pour des installateurs (France et
tranger)
Participation lanimation des stages PHOTON et COOPER de lADEME
Dveloppement doutils pdagogiques sur les EnR (mallettes et kits)
XIII
Annexes
Annexe 1-2 : Transnergie dans le monde
TRANSENERGIE DANS LE MONDE
TRANSENERGIE
3, alle Claude Debussy
69130 ECULLY (France)
Tl : 33 (0)4 72 86 04 04
Fax : 33 (0)4 72 86 04 00
E.mail : sun@transenergie.fr
Pascale ATTAR-BAYROU
Bouzid KHEBCHACHE
Bassam OUAIDA
Claire CHIGNOLI
Jean-Christian MARCEL
Jean-Marc PETROD
Jean-Franois COTTIN
Yves MAURENCE
Philippe VEYAN
Emmanuel HUARD
Grard MOINE
TRANSENERGIE Mditerrane
Espace Beethoven Bt 3
Route des Lucioles
06560 SOPHIA ANTIPOLIS (France)
Tl : 33 (0)4 93 00 42 65 / 04 93 00 42 66
Fax : 33 (0)4 92 96 08 18
E.mail : pfeint@transenergie.fr
Philippe FEINT
Nomie LEFEBVRE
XIV
Annexes
TRANSENERGIE Asie Pacifique

Kuningan Plaza
North Tower - 6th Floor
JI. H.R. Rasuna Said Kav C11-14
Po Box 1010 (KARDJO)
JAKARTA 10010
INDONESIA
Tl : (62) 21 523 1648 ou 21 523 1611 / Fax : (62) 21 252 0814
E.mail : treindoo@rad.net.id
Sukar YONO
TRANSENERGIE Ocan Indien

Lot II L 6 bis
80 Bis, rue Augustin Rajakoba
BelAir - Ankadivato
101 - Antananarivo
MADAGASCAR
Tl : (261) 20 22 605 57 / Fax : (261) 20 22 605 63
Mobile : (261) 32 07 723 59
E mail : treoisa@simicro.mg
Hary ANDRIANTAVY
XV
Annexes
TRANSENERGIE Sngal
Immeuble N'Gor
BP 22703
Dakar Ponty SENEGAL
Tl / Fax : (221) 820 77 01
Portable : (221) 637 05 76
E mail : cherif.seye@usa.net
Chrif SEYE
XVI
Annexes
Annexe 1-3 : Organigramme de la socit :
Organigramme
TRANSENERGIE 2002
Bassam OUAIDA
PRESIDENT DIRECTEUR GENERAL
Philippe VEYAN
DIRECTEUR DE DEVELOPPEMENT
Grard MOINE
DIRECTEUR TECHNIQUE
Pascale ATTAR-BAYROU
Assistante de direction
AGENCE
SECTEUR FRANCE
SECTEUR INTERNATIONAL
ADMINISTRATION
Chrif SEYE
Transnergie Afrique de l'Ouest
Bouzid KHEBCHACHE
Charg d'affaires
Dveloppement solaire thermique
Jean-Christian MARCEL
Charg d'affaires Europe
Dveloppement technique
Jean-Marc PETROD
Comptable
Hary ANDRIANTAVY
Transnergie Ocan Indien
Yves MAURENCE
Charg d'affaires
Dveloppement olien
Emmanuel HUARD
Charg d'affaires Pacifique,
Ocan Indien, Maghreb, Asie
Stphanie DUCHENE
Secrtaire
Philippe FEINT
Transnergie Mditerrane
Dveloppement raccord au rseau
Claire CHIGNOLI
Charg d'affaires
Dveloppement MDE
Jean-Franois COTTIN
Charg d'affaires Amrique latine
XVII
Annexes
Annexe 2 :
du serveur
Lorganisation
XVIII
Annexes
Annexe 2-1 : Fiche de dfinition dune arborescence

NOM DU DOSSIER PRINCIPAL:
DEFINITION :
EXEMPLES DE DOCUMENTS :
DATE DE CREATION :
GESTIONNAIRES SOUS-DOSSIERS :
STATUT :
SOUS DOSSIERS
Niv Nom des sous dossiers
Dfinition des sous dossiers
1
2
3
3
3
3
2
3
3
XIX
Annexes
Annexe 2-2 : recensement des fichiers par type de documents
Sur Ancien 1 :
anciens lecteurs
07 technique :
120.xls
178.pdf
275.doc
270.jpg
28.ppt
2.mdb
08 charte graphique :
1.xls
0.pdf
5.doc
13.jpg
1.ppt
0.mdb
09 sauvegarde :
42.xls
0.pdf
36.doc
0.jpg
2.ppt
0.mdb
10 archivage :
58.xls
0.pdf
0.doc
0.jpg
0.ppt
0.mdb
11 dimensionnement :
20.xls
0.pdf
5.doc
0.jpg
0.ppt
0.mdb
13 analytique :
5 fichiers sans extension
14 procdures Transnergie :
3.xls
0.pdf
41.doc
0.jpg
0.ppt
0.mdb
chrono :
3.xls
GEOcd :
1.xls
0.pdf
0.doc
0.jpg
0.ppt
20.mdb
Total des fichiers sur ancien 1 :
248.xls
178.pdf
362.doc
283.jpg
31.ppt
24.mdb
nom des dossiers

de niveau 1
Nouveaux lecteurs
XX
Annexes
Sur ancien 2 :
02 Pays :
176.xls
9.pdf
861.doc
35.jpg
28.ppt
0.mdb
03 documentation :
18.xls
25.pdf
56.doc
1435.jpg
43.ppt
0.mdb
14 Clients :
22.xls
0.pdf
74.doc
0.jpg
8.ppt
0.mdb
15 Fournisseurs :
26.xls
2.pdf
156.doc
0.jpg
0.ppt
3.mdb
16 Administration2 :
163.xls
0.pdf
71.doc
0.jpg
0.ppt
0.mdb
17 Communication :
8.xls
3.pdf
99.doc
26.jpg
28.ppt
0.mdb
19 Suivi International :
1.xls
0.pdf
12.doc
0.jpg
0.ppt
0.mdb
20 Suivi France :
60.xls
0.mdb
541.doc
6.pdf
4.ppt
95.jpg
Total des fichiers sur ancien 2:
474.xls
3.mdb
1870.doc
45.pdf
111.ppt
1591.jpg
XXI
Annexes
Sur Ancien 3 :
16 Administration :
345.xls
0.pdf
973.doc
0.jpg
0.ppt
0.mdb
18 RH Finance :
416.xls
0.mdb
893.doc
8.pdf
8.ppt
8.jpg
Sauvegarde modification affaire :
150201 au 220201
66.xls
3.pdf
135.doc
107.jpg
3.ppt
0.mdb
Total des fichiers sur ancien 3 :
822.xls
0.mdb
2001.doc
12.pdf
11.ppt
115.jpg
XXII
Annexes
Affaires -Prospection :
Affaires :
2854.xls
49.mdb
7922.doc
485.pdf
255.ppt
5794.jpg
Alphabtique :
131.xls
0.mdb
971.doc
39.pdf
28.ppt
104.jpg
Dept France :
24.xls
0.mdb
278.doc
30pdf
2.ppt
137.jpg
Dossiers PRO :
237.xls
4.mdb
1340.doc
135.pdf
20.ppt
147.jpg
Fichiers PRO :
65.xls
1.mdb
135.doc
0.pdf
0.ppt
0.jpg
Pays :
154.xls
0.mdb
387.doc
42.pdf
0.ppt
22.jpg
Total Affaires-prospections :
3468.xls
54.mdb
>10000.doc
731.pdf
316.ppt
6204.jpg
XXIII
Annexes
Documentation commerciale :
Documentation commune :
4.xls
0.mdb
141.doc
11.pdf
77.ppt
265.jpg
Documentation export :
2.xls
0.mdb
18.doc
31.pdf
40.ppt
0.jpg
Documentation France :
79.xls
0.mdb
98.doc
36.pdf
21.ppt
4.jpg
Documentation R&D :
0.xls
0.mdb
2.doc
0.jpg
0.ppt
0.pdf
Total documentation commerciale
85.xls
0.mdb
259.doc
78.pdf
138.ppt
269.jpg
XXIV
Annexes
Administration :
01 - Comptabilit/Finance :
61.xls
0.mdb
249.doc
0.jpg
0.ppt
2.pdf
02 - Personnel :
44.xls
0.mdb
8.doc
0.jpg
2.ppt
0.pdf
03 - Gestion :
83.xls
0.mdb
3.doc
0.jpg
0.ppt
0.pdf
04 - juridique :
0.xls
0.mdb
0.doc
0.jpg
0.ppt
0.pdf
05 - Chrono Administratif :
1.xls
0.mdb
0.doc
0.jpg
0.ppt
0.pdf
06 - Divers Adm :
12.xls
0.mdb
173.doc
0.jpg
2.ppt
0.pdf
07 - Administration Export :
4.xls
0.mdb
1.doc
0.jpg
0.ppt
0.pdf
08 - Administration France :
(dossier vide)
09 - Administration technique :
(dossier vide)
10 - Administration rseau :
(dossier vide)
Total administration :
205.xls
0.mdb
434.doc
0.jpg
4.ppt
13.pdf
(dossiers pas encore transfrs)
XXV
Annexes
Nombre total de dossiers sur tous les serveurs :

49978 fichiers
7361 dossiers
Sur Nouveau serveur : (sans partie technique)
35773 fichiers
5040 dossiers
Nbre de fichiers .xls
total :
5097
N.S :
3553
Nbre de fichiers .doc
total :
14492
N.S :
10259
Nbre de fichiers .ppt
total :
607
N.S :
454
Nbre de fichiers .pdf
total :
1044
N.S :
809
Nbre de fichiers .jpg
Total :
8462
N.S :
6473
Nbre de fichiers.mdb
Total :
81
N.S :
54
XXVI
Annexes
Annexe
2-3 :
exemple
darborescence
commerciale / secteur France)
(documentation
XXVII

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Judul Asli

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Rapport de stage septembre 2002

DESS Rseaux dinformation

Mise en place d'un systme d'archivage

Sous la direction de Pascale Attar-Bayrou

Assistante de direction Transnergie S.A (Ecully 69)

PRSENTATION GNRALE : .........................................................................8

Le personnel et les locaux : .................................................................8

Lenvironnement informatique :...........................................................9

Le fonds documentaire : ....................................................................10

LE CONTEXTE INFORMATIONNEL : ..............................................................12

Une organisation complexe : .............................................................12

Les objectifs de la mission : ...............................................................12

PARTIE 2 : LA RECHERCHE DUNE NOUVELLE ORGANISATION DU

LA MTHODOLOGIE SUIVIE : .......................................................................15

LANALYSE DE LEXISTANT : ......................................................................16

Lanalyse du systme dvelopp et la prise de connaissance de la

Lanalyse des besoins : ......................................................................17

LA RALISATION DES NOUVELLES ARBORESCENCES : ..................................18

De nouvelles structures laborer : ..................................................18

Lorganisation et larchivage des donnes : ......................................20

planification et mise en place : .........................................................20

PARTIE 3 : ETUDE DE FAISABILIT DUN MODLE DE GED ...............24

PRSENTATION DU PROJET : .......................................................................24

Principes gnraux :..........................................................................24

LE CHOIX DE LOUTIL DOCUMENTAIRE :

LES SOLUTIONS ENVISAGES

Une base de donnes sous Access : ....................................................27

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

l'utilisation d'un logiciel documentaire :............................................30

L'APPORT D'UN INTRANET POUR UNE ENTREPRISE :......................................37

Quest ce que lIntranet ? ..................................................................37

Pourquoi un Intranet : .......................................................................40

ANNEXE 1-2 : TRANSNERGIE DANS LE MONDE ............................................... XIV

RECENSEMENT DES FICHIERS PAR TYPE DE DOCUMENTS

EXEMPLE D ARBORESCENCE ( DOCUMENTATION COMMERCIALE

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

Ces remerciements sadressent toutes les personnes de la socit

A monsieur Bassam OUIADA, pdg de TRANSENERGIE, pour

A madame Pascale ATTAR-BAYROU, pour mavoir encadre tout

A tout le personnel pour sa gentillesse et sa bonne humeur.

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

Transnergie. Parmi eux la rorganisation des donnes du serveur et

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

renouvelables, est confronte au problme de la gestion et de la diffusion des

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

Partie 1 Prsentation du projet

Le personnel et les locaux :

Sans tenir compte du personnel employ dans les filiales de Transnergie,

Aucun lieu spcifique nest ddi la documentation. Il ny a pas de bibliothque

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

nombre restreint et le mobilier de la bibliothque se compose de trois tagres

Lentreprise est correctement dote de plusieurs postes PC puisque chaque

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

le logiciel Sage, pour la comptabilit ou des logiciels pour la matrise de la

Larchitecture (simplifie) rseau local de Transnergie est la suivante :

Dans la salle de runion, il y a environ une centaine de documents disponibles,

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

Cependant lessentiel de la documentation utilise par le personnel se trouve

Agence de lEnvironnement et de la Matrise de lEnergie

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002

Une organisation complexe :

Une croissance exponentielle de linformation :