Texto Completo de Guía de Auditoría Interna

GUA DE AUDITORA INTERNA
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ALCALDA MAYOR DE BOGOTA D.C.
VEEDURA
DISTRITAL SECRETARIA GENERAL

Alcaldesa
Mayor
Veedora Distrital
Clara Lpez Obregn
Consuelo del Ro Mantilla
(D)
Secretario
Viceveedor Distrital
Yuri
Chilln
Salvador Mendoza Surez
General
Mara
Reyes
Subsecretaria
General
Beatriz Helena Hincapi
Molina
Direccin Distrital de Desarrollo Institucional
Veedor
Delegado para la Eficiencia
Miguel
Castelblanco
Gordillo
Administrativa y Presupuestal
Jaime Armando Gil Tovar
EQUIPO DE
TRABAJO
Secretara General
Veedura Distrital de la Alcalda Mayor
Desarrollo
Institucional
Veedura Delegada para la Gerardo Duque
Gutirrez
Eficiencia Administrativa y Alexandra Arvalo Cuervo
Presupuestal
Nubia Paola Rueda
Martha
Luca Ortiz Penagos Juan Carlos Beltrn Jaramillo

Omar Tarcisio Caas Carrillo Norha Carrasco Rincn
Mara Eugenia Patio Jurado
Luis Arnulfo Delgado Zrate
Mercedes Guerrero Avellaneda
Daisy
Tatiana
Santos Yate De la Oficina de Control Interno
Olga Milena Corzo Estepa Ricardo Bogot Camargo
Jorge Rodrguez
Morales
Diseo
y
Diagramacin
Angela Camila Buitrago
Guzmn
Correccin de
estilo
Felipe
Solano
Fitzgerald
Hilda
CONTENIDO
UNIDAD I NORMATIVIDAD
11
1.1 CONTEXTO NORMATIVO

1.2 NORMATIVIDAD GENERAL
1.3 NORMATIVIDAD ESPECFICA
1.3.1 Sistema de Control Interno
1.3.2 Sistema de Desarrollo Administrativo
1.3.3 Sistema de Gestin de la Calidad
1.3.4 Sistema Obligatorio de Garanta de
Calidad en Salud
UNIDAD II GENERALIDADES DE LA AUDITORA
1
1
1
1
1
1
1
9
25
2.1
CONCEPTO DE AUDITORA
26
2.1.1
Sistema de control interno
27
2.1.2
Sistema de Gestin de la Calidad
29
2.1.3
Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en
Salud
2.2
CLASES DE AUDITORA
33
2.2.1
Auditora segn su enfoque
33
2.2.2
Auditora segn quien la solicita
34
2.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORA
35
2.3.1
Roles de la Auditora Interna
35
2.3.2
Responsabilidad en la Auditora
36
2.3.3
Perfil del Auditor Lder
38
2.3.4
Perfil del Auditor Interno
39
2.3.5
Entrenamiento de Auditores
42
2.3.6
Recomendaciones para los Auditores
44
2.4
PROCESO DE AUDITORA
45
2.4.1 Etapas de la Auditora
2.4.2 Preparacin de los Resultados de la
Auditora
45
45
UNIDAD III APLICACIN DEL PROCESO DE AUDITORA

53
3.1
PROCESO DE AUDITORA
55
3.1.1
Elaboracin del Programa de Auditora
55
3.1.2
Elaboracin del Plan de Auditora
58
3.1.3
Desarrollo de la Auditora
70
3.2 EJERCICIO DE AUDITORA APLICADO
87
3.2.1 Programa de Auditora
3.2.2 Plan de Auditora
3.2.3 Anlisis de Hallazgos
3.2.4 Elaboracin del Informe de Auditora
3.2.5 Seguimiento a las Acciones
Correctivas
87
92
104
105
109
ANEXO 1
113
BIBLIOGRAFA
119
GLOSARIO
121
7
PRESENTACIN
La actividad pblica da a da se complementa con nuevos mtodos y
herramientas
de gestin. Este constante
cambio conlleva
necesariamente el fortalecimiento
de instrumentos
de control,
seguimiento y evaluacin serios que propendan por una accin
transparente y efectiva.
El cumplimiento de los objetivos misionales y el adecuado desarrollo de
los procesos de gestin en las diferentes organizaciones hacen necesaria
la presencia de instrumentos de auditora mo- dernos que garanticen el
buen funcionamiento, la calidad de los productos y servicios y la satisfaccin de los clientes y consumidores.
Nos encontramos frente a un importante y amplio escenario para los
procesos de auditora, que en una nueva ptica deben abordar aspectos
relacionados con el gobierno corporativo y con los nuevos riesgos a los
que se enfrentan las organizaciones.
El proceso de auditaje no solo debe participar activamente en la
evaluacin del control interno, sino que adems debe actuar
proactivamente respecto de la implementacin de los distintos sistemas
existentes en un todo armnico que garantice la efectividad de la
organizacin.
Dentro de este nuevo contexto, la actividad de la auditora integral es
estratgica, cumple con un papel fundamental de proteger aspectos y
activos claves de una empresa u organizacin y, con ello, conducir no
solo a importantes ahorros sino tambin a generar y ser fuente de apoyo
para la comprobacin y vigilancia de la mejora continua de cada
proceso, rea, producto e indicador

De esta manera, la auditora est concebida como una actividad
independiente y objetiva de aseguramiento y consulta diseada para
agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin, con lo
cual fortalece el cumplimiento de sus objetivos a travs de un enfoque
sistemtico y disciplinado de evaluacin y medicin de los procesos de
gestin y control.
La auditora se convierte entonces en una importante herramienta de
verificacin, que se traduce en una mejora continua de la gestin y en el
perfeccionamiento de conocimientos y aptitudes.
Es por esto que en un trabajo conjunto, la Secretara General de la
Alcalda Mayor del Distrito
Capital y la Veedura Distrital elaboraron la Gua de Auditora que se
presenta a continuacin.
9
Sin duda este documento ser una importante herramienta orientadora
para los jefes y funcionarios de las Oficinas de Control Interno y las de
Planeacin de entidades y hospitales distritales, quienes son los llamados
a participar y colaborar en el desarrollo y sostenibilidad de sus sistemas
integrados de gestin en favor de los usuarios, comunidades y grupos de
inters.
La aplicacin prctica de esta gua orientar los procesos de auditora de
las entidades y hospitales distritales, la cual podr ser adaptada a su
estructura, equipo humano y competencias.
Entregamos este documento con la certeza de que contribuir de cabal
forma en la construccin de una gestin eficiente y transparente de cara
a quienes da a da quieren una gestin pblica y una ciudad mejor.
YURI CHILLAN REYES
DEL RO MANTILLA Secretario General
Veedora Distrital
MARA CONSUELO
1
0
CONVENCIONES
Og
Oe
Objetivos Generales
Objetivos Especficos
Recuerde
Ejercicio
Ee
10
11
UNIDAD I - NORMATIVIDAD
En el estudio de esta primera unidad se muestra el desarrollo

normativo que ha permitido convertir los sistemas de calidad y de
control interno en herramientas de gestin, y cmo desde el
ejercicio de auditora se puede verificar su cumplimiento de manera
integral.
Definir la estructura normativa que avala la implementacin

y verificacin del cumplimiento de los sistemas de gestin en las
entidades.
Mostrar los cambios y avances normativos establecidos desde

la Constitucin Na- cional hasta el mbito distrital en lo relacionado
con el Sistema de Control Interno, el Sis- tema de Gestin de Calidad
y el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en la Atencin en
Salud.
12
13
1.1
CONTEXTO
NORMATIVO
En esta gua se entiende como Sistema Integrado de Gestin la
armonizacin de los sistemas de Gestin de Calidad, Control Interno,
Desarrollo Administrativo y nico de Acreditacin para el Sector Salud,
en el entendido de que cuentan con un referente legal establecido.
Sin embargo, mediante Decreto Distrital 176 de 2010 se ha establecido
que el Sistema Integrado de Gestin del Distrito est conformado por
los sistemas antes mencionados y adicionalmente por los subsistemas de
Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad
Informtica y Seguridad de la Informacin, Gestin Documental y
Archivos, y Responsabilidad Social. En este sentido, tambin fue
expedido el Decreto Nacional 2623 de 2009, que establece la creacin
del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y cuyo artculo 2
plantea la necesidad de complementarlo con los sistemas de Control
Interno, Desarrollo Administrativo y Gestin de Calidad, as como con la
Ley 962 de 2005, relacionada con la Poltica de Racionalizacin de
Trmites.
Cabe anotar que con base en el referido Decreto Distrital y una vez se
operativice y reglamente el Sistema Integrado de Gestin Distrital, ser
necesario ajustar el presente documento de manera que incluya los
temas y aspectos ya mencionados.
1.2
NORMATIVIDAD
GENERAL
La Constitucin de 1991 fue de vital importancia para generar en los
servidores pblicos, en general, y en la Alta Direccin, en particular, un
14
mayor inters y compromiso en la gestin mediante un decidido

cambio de actitud para consolidar en las entidades del Estado una
verdadera cultura de autogestin y de mejoramiento continuo.
Ante la situacin poltica y socioeconmica que se viva en el pas antes
de la reforma constitucional de 1991, la Asamblea Nacional
Constituyente se propuso separar el control ejercido por los organismos
externos de control y el ejercido por la propia Administracin, y por esto
en el texto final la Constitucin Poltica establece:
Artculo 209 La funcin administrativa est al servicio de los
intereses generales y se desarrolla con los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y
publicidad, mediante la descentralizacin de funciones. Las
autoridades
15
administrativas deben coordinar sus actuaciones para el
adecuado cumplimiento
de los fines del Estado. La
administracin pblica, en todos sus rdenes, tendr un control
interno que se ejercer en los trminos que seale la ley.
Igualmente, el artculo 269 de la Constitucin
Poltica seala:
En las entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn
obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones,
mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad
con lo que disponga la ley, la cual podr establecer excepciones y
autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas
privadas colombianas.
En desarrollo de la anterior obligacin, se expidi la Ley 87 de 1993, que
fue reglamentada mediante el Decreto 1826 de 1994 e impulsada por
la Directiva Presidencial 02 de 1991.
Posteriormente, mediante el Decreto 1537 de 2001, se vuelve a
reglamentar parcialmente la Ley
87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos, para
seguir fortaleciendo el Sis- tema de Control Interno de las entidades y
organismos del Estado, y se precisa el rol que deben desempear las
oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las
organizaciones pblicas, el cual est enmarcado en cinco tpicos:
valoracin de riesgos, acompaamiento y asesora, evaluacin y
seguimiento, fomento de la cultura de autocontrol y relacin con entes
externos.
Paralelamente al marco normativo del Sistema de Control Interno, el
16
Congreso
de la Repblica, con el propsito de que las entidades

estatales obtuvieran bienes y servicios con calidad, y en cumplimiento
del artculo 78 de la Constitucin de 1991, expide la Ley 872 de 2003,
Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras del servicio
como una herramienta de gestin sistemtica y transparente para dirigir
y evaluar el desempeo institucional con calidad y satisfaccin social en
la prestacin de los servicios. Asimismo, en el pargrafo del Artculo 3
estable que este sistema es comple- mentario a los sistemas de Control
Interno y de Desarrollo Administrativo.
Esta norma es de obligatorio cumplimiento para los organismos y
entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios
de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden Nacional y en la
gestin administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones
propias de las dems ramas del Poder Pblico en el orden nacional. As
mismo para las Corporaciones Au- tnomas Regionales, las entidades
que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo
con lo definido en la Ley 100 de 1993
y, de modo general, para las
empresas y
15
entidades prestadoras de servicios pblicos domiciliarios y no
domiciliarios de naturaleza pblica o las privadas concesionarias del
Estado.
No obstante la obligatoriedad para las entidades del orden nacional, el
pargrafo 2 del artculo
2 de la Ley 872 de 2003 cre la posibilidad de que las asambleas y
concejos pudieran disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema
de Gestin de la Calidad en las entidades de la Ad- ministracin Central
y Descentralizada de los departamentos y municipios.
Por otra parte, el artculo 48 de la Constitucin Poltica de Colombia de
1991 define el derecho a la seguridad social para todo colombiano, el
cual es reglamentado a travs de la Ley 100 de
1993. Esta ley define el Sistema de Seguridad Social Integral y, en su
Artculo 173, establece como funcin del Ministerio de Salud (actual
Ministerio de la Proteccin Social):
Dictar las normas cientficas que regulan la calidad de los
servicios y el control de los factores de riesgo, que son de
obligatorio cumplimiento por todas las Entidades Pro- motoras
de Salud y por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
del Sistema General de Seguridad Social en Salud y por las
Direcciones Seccionales, Distritales y Locales de Salud.
Adicionalmente, de conformidad con los artculos 356 y 357 de la
Constitucin Poltica de Co- lombia, la Ley 715 de 2001 en el Ttulo III
dicta normas orgnicas en materia de recursos y competencias del
sector salud. Como competencias en salud por parte de la Nacin, se
establece entre otras las siguientes:
Definir en el primer ao de vigencia de la presente ley el Sistema

nico de Habilitacin, el Sistema de Garanta de la Calidad y el
Sistema nico de Acreditacin de Instituciones Prestadoras de
Salud, Entidades Promotoras de Salud y otras Instituciones que
manejan recursos del Sistema General de Seguridad Social en
Salud
La Constitucin de 1991 fue de vital importancia
para generar en los servidores pblicos, en general,
y en la Alta Direccin, en particular, el mayor
inters y compromiso en la gestin mediante un
decidido cambio de actitud para consolidar en
las entidades del Estado una verdadera cultura
de autocontrol, autorregulacin, autogestin y
de mejoramiento continuo.
Tomado de: Mdulo de
Auditora, Secretara General
Direccin Distrital de
Desarrollo Institucional
Oficina de Control Interno
de la Secretara General
16
Tabla 1. Resumen normativo de los sistemas de calidad y control a
nivel nacional y distrital
1.3
NORMATIVIDAD
ESPECFICA
Si bien la Constitucin Poltica de Colombia ha permitido establecer las

estructuras de los sistema de Control Interno, de Gestin de Calidad y el
Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud, se debe tener en cuenta
que mediante acuerdos, decretos, resoluciones, circulares y directivas,
en el interior de dichas estructuras se ha definido todo el marco
conceptual y metodolgico a seguir por parte de las entidades de los
rdenes nacional y distrital. A continuacin se presenta la normatividad
especfica que se ha desarrollado en cada uno de los tres sistemas.
17
18
1.3.1 Sistema de Control
Interno
En el 2004, es decir, 11 aos despus de la Ley 87 de 1993, el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP), en
convenio con Casals & Associates1 , realiz un diagnstico a las
entidades del Estado. Como consecuencia de este ejercicio y con el
propsito de mejorar el nivel de cumplimiento de los objetivos
institucionales del Sector Pblico, el DAFP se propuso fortalecer el
Sistema de Control Interno gubernamental mediante la formulacin de
normas y reglamentos que permitieran unificar para el Sector Pblico
Colombiano una estructura estndar de
Control
Interno
que
garantizara la implementacin uniforme, un lenguaje comn y la
armonizacin de metodologas y herramientas de evaluacin del
Sistema de Control Interno en las entidades pblicas. El resultado
final de esta iniciativa fue una norma tcnica para el sector pblico
colombiano, en el marco del Decreto 1599 de 2005, Por el cual se
adopta
el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano
MECI 1000:2005. Asimismo, el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica, mediante la Resolucin 142 de
2006, adopta en el Estado colombiano el Manual de Implementacin
del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005.
Posteriormente, la Contadura General de la Nacin expide la Resolucin
119 de 2006, mediante la cual se adopta el Modelo Estndar de
Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad
Pblica.
En desarrollo del mandato constitucional, la Ley 87 de 1993, la Ley 872
de 2003 y en especial el precitado Decreto 1599 de 2005, establece
17
en el numeral 5.5 los roles y responsabilidades de la Oficina de Control

Interno, en tanto seala que es responsable de realizar la evaluacin
independiente al Sistema de Control Interno y a la gestin de la
entidad pblica, as como del seguimiento al plan de mejoramiento
institucional, de tal manera que debe generar las recomendaciones
correspondientes y asesorar a la Alta Direccin para su puesta en
marcha.
En la Circular N. 3 de 2005, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional
en Materia de Control
Interno
seal:
La Oficina de Control Interno, asumiendo su rol evaluador
independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y
monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la
implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, conforme
al plan de accin previamente establecido por la misma.
1 Firma operadora para la USAID del programa Apoyo al
Fortalecimiento de la Eficiencia y la Transparencia en el Estado
Colombiano.
20
La Circular N. 6 de 2005 del DAFP, por la cual se definen las directrices
para la implementacin del SGC en la entidades estatales, establece en el
numeral 2 que para la verificacin y evaluacin permanente del
Sistema de Gestin de la Calidad ser necesario que se habiliten
auditores internos en la entidad, los cuales debern ser coordinados por
la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus
veces. Igualmente, en el numeral 3 dice que la Oficina de Control
Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, asumiendo su rol de
evaluador independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y
monitoreo
permanente al grado de avance y desarrollo en la
implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad conforme al plan
de accin que haya establecido previamente.
La fecha lmite para implementar el Modelo Estndar de Control Interno
se defini inicialmente en el Decreto 2621 de 2006, sin embargo
posteriormente fue modificado mediante el Decreto
2913 de 2007, estableciendo como fecha final el 8 de
diciembre de 2008.
1.3.2
Sistema de Desarrollo
Administrativo
La Ley 489 de 1998 dicta normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del orden nacional. El Sistema de
Desarrollo Administrativo fue reglamentado por el Decreto 910 de
2000 y complementado por el Decreto 3622 de 2005, mediante el cual
se adoptan las polticas de desarrollo administrativo.
1.3.3
Sistema de Gestin de
la Calidad
17
Con el Decreto 4110 de 2004 se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se

adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP:
1000:2004. Posteriormente, el Gobierno Nacional, mediante el
Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, actualiza la Norma Tcnica
de Calidad NTCGP 1000, la cual representa un avance significativo en la
integracin con el Modelo Estndar de Control Interno (MECI).
El Concejo de Bogot, D.C., decide entonces, con el Acuerdo 122 de
2004, adoptar en las entidades distritales el Sistema de Gestin de la
Calidad creado con la Ley 872 de 2003.
El alcalde mayor de Bogot, como suprema autoridad distrital y
cumpliendo su facultad de reglamentar los acuerdos expedidos por el
Concejo Distrital, expide el Decreto 387 de 2004,
19
Por el cual reglamenta el Acuerdo 122 de 2004, estableciendo que el
Sistema de Gestin de la Calidad se aplica a todas las entidades
distritales, sean stas del nivel central o descentralizado, a las entidades
que presten servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de
naturaleza pblica o las privadas concesionarias del Estado.
Con el objeto de adelantar procesos articulados y armnicos entre
las diferentes entidades distritales en la implementacin del Sistema
de Gestin de la Calidad, el alcalde de Bogot designa en el Artculo
4 del decreto como instancia coordinadora a la Direccin de
Desarrollo Institucional de la Secretara General de la Alcalda Mayor
de Bogot, la cual acompaar y asesorar el proceso de las entidades
obligadas a iniciarlo.
Como parte de su competencia en tanto orientador y coordinador de
la implementacin del sistema en el mbito distrital, la Direccin
Distrital de Desarrollo Institucional expidi la .Directiva
004 de 2005, en la cual se definieron directrices para la estructuracin
y puesta en marcha del Sistemas de Gestin de la Calidad, las cuales
fueron complementadas con el desarrollo de guas e instrumentos. As
mismo, la Direccin expidi la Directiva 03 de 2009, que orienta el Plan
de Accin del Sistema de Gestin de la Calidad 2009-2011, de
conformidad con lo planteado en la Carta Iberoamericana de la Calidad,
a la cual Bogot se adhiri en el 2008.
1.3.4
Sistema Obligatorio de Garanta de
Calidad en Salud
El Ministerio de la Proteccin Social, buscando garantizar la calidad
en la atencin de salud a la poblacin colombiana, estableci el
Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin de Salud
20
del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SOGCS) regido

por el Decreto 1011 de 2006, que aplica a los Prestadores de
Servicios de Salud, a las Entidades Promotoras de Salud, a las Entidades
Adaptadas, a las Empresas de Medicina Prepagada y a las Entidades
Departamentales, Distritales y Municipales de Salud. El Artculo 2 de
este decreto define el SOGCS como el conjunto de instituciones,
normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemticos
que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la
calidad de los servicios de salud en el pas.
Para operativizar el SOGCS, se definieron unos componentes que al
implementados adecuadamente por los actores del sistema,
articulan y complementan de tal manera
que garantizan
mejoramiento de los resultados de la atencin centrados en
usuario. Estos componentes son:
Sistema nico de Habilitacin: est regido por la
Resolucin 1043 de 2006.
ser
se
el
el
21
Este componente es de obligatorio cumplimiento por parte de los
Prestadores de Servicios de Salud, las EAPB (Entidades Administradoras
de Planes de Beneficios) y Direcciones Territoriales de Salud. Busca dar
seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la
prestacin de servicios, ya que define los estndares o requisitos mnimos
que deben ser cumplidos, lo cual es verificado por la Secretara Distrital
de Salud en el caso de Prestadores y por la Superintendencia Nacional
de Salud en el de EAPB.
Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en

Salud: tambin es regido por la Resolucin 1043 de 2006. Es
obligatorio para los actores del sistema, los cuales deben implementar
un mecanismo sistemtico y continuo de evaluacin y mejoramiento de
la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atencin de
salud que reciben los usuarios. Este componente tambin es verificado
por la Secretara Distrital de Salud y la Superintendencia Nacional de
Salud. Es operativizado a travs del Programa de Auditora para el
Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud (PAMEC).
Sistema de Informacin para la Calidad: es el tercer

componente
de
obligatorio cumplimiento.
Establecido por la
Resolucin 1446 de 2006, uno de sus objetivos es definir y establecer
las condiciones y procedimientos para disponer la informacin que
permita hacer seguimiento y evaluacin a la gestin de la calidad en
salud. Para todos los actores, este componente es verificado por la
Superintendencia Nacional de Salud.
Sistema nico de Acreditacin: est regido por la Resolucin 1445

de 2006. Se define como el conjunto de entidades, estndares,
22
actividades de apoyo y procedimiento de autoevaluacin, mejoramiento

y evaluacin externa, destinado a demostrar, evaluar y comprobar el
cumplimiento de estndares superiores de calidad por parte de los actores
del sistema. Esta norma fue modificada parcialmente por la Resolucin
3960 de 2008, en la que se incluy el Manual de Estndares para
Entes Territoriales de Salud. Por delegacin del Ministerio de Proteccin
Social, la entidad acreditadora es el Icontec.
Debido a que los actores del sector salud cuentan con el SOGCS, el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica reglament el
Decreto 4295 de 2007, el cual establece el SOGCS como Norma
Tcnica de Calidad para las entidades de salud de carcter pblico, en
cumplimiento de la Ley 872 de 2003.
21
Siendo consecuente con lo estipulado en el pargrafo del Artculo 1 de
esta norma, el Ministerio de la Proteccin Social elabor la Gua
Aplicativa del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin
de Salud para estas instituciones, la cual fue expedida a travs de la
Resolucin
2181
2008.
de
Uno de los lineamientos que se establecieron en el Artculo 2 de esta

resolucin y que deben tener en cuenta las instituciones prestadoras
de servicios de salud de carcter pblico es el siguiente:
Implementar el componente de acreditacin en salud para el
mejoramiento continuo de sus procesos con carcter obligatorio,
en lo relacionado
con el Ciclo de Preparacin para la
Acreditacin o Ciclo de Mejoramiento a que hace referencia el
Anexo Tcnico Nmero 2 de la Resolucin 1445 de 2006. La
implementacin de este componente exige que los procesos sean
descritos, documentados y estandarizados.
A la Secretara Distrital de Salud, como organismo de direccin del
Sistema General de Seguridad Social en el Distrito Capital, la
normatividad vigente le ha conferido entre otras funciones las de
coordinar, integrar, asesorar, vigilar y controlar los aspectos tcnicos,
cientficos, administrativos y financieros de la salud. Esto fue
establecido en el Artculo 2 del Acuerdo 20 de 1990 del Concejo de
Bogot, en el cual se organiz el Sistema Distrital de Salud de Bogot.
Adicionalmente, en el Decreto 1011 de 2006 se asignan a esta direccin
Territorial las siguientes funciones:
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas
en
22 esa
norma y en la reglamentacin que para el efecto expida el

Ministerio de la Proteccin Social, divulgar las disposiciones
contenidas en esta norma y brindar asistencia a los Prestadores
de Servicios de Salud y los definidos como tales para el cabal
cumplimiento de las normas relativas a la habilitacin de las
mismas.
Ten una tina frente a ti, llnala de agua, mrate

en ella, analiza tu reflejo y podrs ver quin
eres verdaderamente.
Proverbio
japons
23
Ee
A continuacin se presenta una serie de

enunciados relacionados con la
normatividad general y especfica
desarrollada en este captulo. Escriba en la
casilla de respuesta, al frente de cada
enunciado, la letra de la norma que
corresponda y que se encuentra en el
listado de la parte inferior:
24
24
25
UNIDAD II
GENERALIDADES DE LA AUDITORA
En esta segunda unidad se pretende que el lector clarifique los conceptos

asociados con
la auditora de los sistemas de gestin que las entidades han
incorporado a su gestin, as como su desarrollo y aplicacin.
Presentar conceptos asociados a la Auditora desde los diferentes

sistemas, las
clases, los roles y responsabilidades en el proceso de auditora.
Desarrollar de manera prctica la incorporacin de los conceptos

en la ejecucin
de las actividades propias de la auditora integrada.
26
La palabra auditora proviene del latn auditorios, que significa or.
Si bien en este orden de ideas se puede considerar que se trata de un
ejercicio de escucha, tambin es vlido decir que necesariamente
incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta estos dos
aspectos, es posible afirmar que la auditora es un ejercicio en el que se
combinan audicin y visin dentro de un marco de anlisis.
Se suele afirmar que la auditora proviene de tiempos antiqusimos, tanto
que algunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace
referencia a ella es la Biblia, en el Gnesis, en especial cuando Dios
terminaba una de sus magnficas obras y vea que era buena. Sin
embargo, entre los siglos XIII y XIV nace en Inglaterra la prctica
moderna de la auditora, centrada en ese momento en la evaluacin de
la gestin de fondos del Estado a cargo de los funcionarios pblicos.
Posteriormente, durante el siglo XIX, el gran desarrollo generado por
la Revolucin Industrial conllev el surgimiento de la auditora como
una prctica de control financiero y anlisis de la operacin de las
organizaciones. En este periodo se fund en Italia la primera asociacin
de auditores (1851), hacia 1860 se reconoci en Inglaterra la auditora
como profesin independiente y durante la misma poca en Francia
tuvieron lugar significativos avances en la materia, los cuales se centraron
inicialmente en el sector bancario. Igual sucedi en Estados Unidos, en
donde se definieron unas caractersticas bsicas en cuanto a formacin
y entrenamiento de los auditores, lo cual dio origen a los contadores.
La primera problemtica que afront la auditora en su desarrollo
como actividad profesional fue la ausencia de normas generales o
principios de contabilidad aceptados, lo cual gener en la primera parte
del siglo XX una tendencia a crear procedimientos que poco a poco iban
27
teniendo gran acogida.
En 1924 surge el concepto de supervisor de calidad como una

necesidad de garantizar las caractersticas de los productos durante su
fabricacin. Estos supervisores eran los encargados de evaluar el
comportamiento y la tendencia de los procesos de produccin mediante
el uso de cartas de control. Finalmente, se puede considerar que el
concepto de auditora actual surge de la inspeccin de su desarrollo a lo
largo de la historia.
2.1
CONCEPTO
AUDITORA
DE
Como parte de los sistemas de gestin establecidos por normatividad del

Estado Colombiano ha aparecido como piedra angular el concepto de
auditora, alrededor del cual se desarrollan todas las actividades del
Verificar dentro del ciclo PHVA.
27
A continuacin se presenta el desarrollo que ha tenido este concepto en

los sistemas de gestin.
2.1.1 Sistema de Control

Interno
Definido con base en el Modelo Estndar de Control Interno (MECI), el
Subsistema de Control de Evaluacin1 es concebido como el conjunto
de componentes de control que al actuar en conjunto permiten valorar
en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad; la
eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de
los planes y programas, y los resultados de la gestin. As mismo, detectar
desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para
orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin pblica.
Con el fin de que este subsistema pueda llevar a cabo su misin, fue
estructurado el componente de evaluacin independiente, el cual se
realiza a travs de los siguientes elementos:
28
2 elemento de control,
Esta evaluacin
Evaluacin
Sistema
de Control
toma comoalbase
el cumplimiento
de losInterno
objetivos, :principios
y fundamentos del
cuyo propsito es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de
efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la
entidad pblica.
1 Definicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo
Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
1000:2005, pg. 57.
Estndar de Control Interno para el Estado colombiano MECI
1000:2005, pg. 68.
29
Sistema de Control Interno, la existencia de los diferentes subsistemas,
componentes y elementos con el fin de comprobar la efectividad de
cada uno de ellos y su interaccin para apoyar el cumplimiento de los
objetivos de la entidad.
De acuerdo con lo anterior se encuentra que la evaluacin al sistema de
control interno posee las siguientes caractersticas bsicas:
Auditora interna1: elemento de control que permite hacer un

examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos,
actividades, operaciones y resultados de la entidad pblica. Asimismo,
hace posible emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos ms
importantes de la gestin, los resultados obtenidos y la satisfaccin de
los diferentes grupos de inters.
La auditora interna se constituye en una herramienta de
retroalimentacin del Sistema de Control Interno que analiza las
debilidades y fortalezas de control, as como el desvo de los avances de
las metas y objetivos trazados que influyen en los resultados y
operaciones propuestos en la entidad. Su objetivo es formular las
recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos y servir de
apoyo a los directivos en la toma de decisiones.
La auditora interna debe tener alcance en tres aspectos
bsicos de evaluacin2 :
30
Esta evaluacin toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del
Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas

constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulacin que le son
aplicables.
Estratgico: hace referencia al proceso mediante el cual se evala y
monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la entidad y el
cumplimiento de los objetivos misionales.
Gestin y resultados: verifica las actividades relativas al proceso
de gestin de la entidad
Estndar de Control Interno para el Estado colombiano MECI
1000:2005, pg. 70.
2 Rol de las oficinas de Control Interno, Auditora Interna o quien
haga sus veces. Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
2007, pg. 53.
31
con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el
manejo de los recursos y los controles; de los mtodos de medicin e
informacin sobre el impacto o efecto que producen los bienes y
servicios entregados a la ciudadana o partes interesadas. De acuerdo con
lo anterior se encuentra que la auditora interna posee las siguientes
caractersticas bsicas:
2.1.2 Sistema de Gestin de

la Calidad
La Norma tcnica de calidad en la gestin pblica establece en el numeral
8.2.2 que las entidades debern desarrollar de manera planificada
auditoras internas para determinar si el Sistema de Gestin:
Cumple con los requisitos establecidos tanto en la norma tcnica,

como en el Sistema de
Gestin de la
Calidad.
Es eficiente, eficaz y
efectivo.
La citada norma tambin establece que la auditora interna3 es
un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al ser evaluadas objetivamente, permiten determinar
el grado en que se cumplen los criterios definidos previamente para
el desarrollo de la auditora. De acuerdo con lo anterior se encuentra que
32
la
posee
siguientesdecaractersticas
bsicas:
Estaauditora
evaluacin interna
toma como
base ellas
cumplimiento
los objetivos, principios
y fundamentos del
3 Definicin tomada de la Norma Tcnica de Calidad en la

Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, Captulo 3 Definiciones,
pg. 9.
30
2.1.3
Sistema Obligatorio de Garanta de
Calidad en Salud
Este sistema define la auditora interna como la evaluacin sistemtica
realizada en la misma institucin por una instancia externa al proceso
que se audita. Su propsito es contribuir a que la institucin adquiera la
cultura del autocontrol1. De acuerdo con lo anterior se encuentra que la
auditora interna posee las siguientes caractersticas bsicas:
Al analizar cada una de las anteriores definiciones se identifican algunos

aspectos esenciales que debe poseer cualquier tipo de auditora que se
realice dentro de la entidad, segn los cuales esta debe ser:
Sistemtica2: quiere decir no aleatorio. Las auditoras

usualmente son una actividad planificada y programada.
Independiente3 : est definido en la norma ISO 19011 como

uno de los principios de la auditora, pues es considerada como la base
de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditora. Los
auditores son independientes de la actividad auditada, no estn
parcializados y no tienen conflictos de intereses. Los auditores
mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de
auditora para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarn
solamente en evidencias.
Evidenciada4: pretende que la auditora se desarrolle siguiendo el

enfoque basado en la evidencia, el cual est definido en la norma ISO
31
19011 como uno de sus principios y se considera el fundamento racional

para llegar a conclusiones confiables y reproducibles en un proceso de
auditora sistemtico. La evidencia de la auditora es verificable y se
basa en las muestras de informacin disponible, pues esta se desarrollar
durante un periodo de tiempo especfico y con recursos limitados. El uso
apropiado de la muestra est muy relacionado con la confianza que se
pueda tener en las conclusiones de las auditoras.
1 Definicin tomada del Decreto 1011 del 2006, Artculo 33.
2 Definicin tomada del Manual de habilidades para auditora,
numeral 1.2 pgina 8.
3 Definicin tomada de la ISO 19011, numeral 4 pgina 3.
4 Definicin tomada de la ISO 19011, numeral 4 pgina 3.
32
Objetiva5: se refiere al hecho de ejecutar un proceso de

evaluacin objetivo, el cual es definido como comparar la evidencia
con los criterios de auditora usando hechos antes que percepciones
subjetivas, opiniones y sentimientos.
Documentada: consiste en que debe existir un proceso escrito,

el cual ha de cumplir los pasos definidos por la entidad para su
elaboracin, revisin y aprobacin.
Emite juicio: se trata de la opinin tcnica y experta que se emite

sobre un hecho o una cosa a partir de la evidencia existente.
Con base en estos principios y en el anlisis de la relacin entre los
conceptos se estableci lo siguiente respecto a cada una de las
definiciones:
Tabla 2. Paralelo de los Sistemas de Gestin frente a las definiciones de

Auditora.
33
5
Definicin tomada del Manual de habilidades para auditora,
numeral 1.2 pgina 8.
34
En conclusin, las auditoras de los sistemas de gestin en el Estado
colombiano tienen las mismas caractersticas, salvo la auditora interna
MECI, que cuenta adems con la emisin de juicios.
Grfico 1. Auditora Interna Integrada.
Las auditoras internas tienen como

propsito evidenciar la eficacia, eficiencia,
efectividad y transparencia de la gestin de
los distintos procesos, actividades, planes,
proyectos, operaciones y dems resultados
de las entidades para lograr su mejora
continua, promoviendo el ejercicio de
autocontrol y autoevaluacin.
Tomado de: Mdulo de Auditora.

Secretara General, Direccin
Distrital de Desarrollo Institucional,
Oficina de Control Interno de la
Secretara General.
35
36
2.2
CLASES
AUDITORA
DE
De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las

entidades, a continuacin se presentan dos clases de auditora segn el
enfoque y el demandante de la revisin.
2.2.1 Auditora segn su
enfoque
Se dividen en tres grupos: auditora al sistema de gestin, auditora a los
procesos y auditora a los resultados del servicio.
a)
La auditora al sistema de gestin evala su efectividad tanto
para desarrollar la estrategia y las polticas, como para lograr los objetivos
y el desempeo esperado. Se realiza para verificar:
La concordancia entre la descripcin del sistema y su
documentacin con los
requisitos establecidos para ese Sistema Integrado de Gestin.
Las actividades relevantes del Sistema Integrado de Gestin, sus
resultados y el
cumplimiento de disposiciones establecidas.
Las disposiciones vigentes con el fin de establecer si son apropiadas
para alcanzar los
resultados esperados.
Las disposiciones vigentes para establecer si permiten eliminar, reducir
o atenuar los
riesgos asociados a la operacin del Sistema de Gestin.
Nota: Es importante destacar que cuando se habla de
sistema de gestin no solamente
se entiende
Calidad o Control Interno, sino tambin otros como

Desarrollo Administrativo, Ambiental, Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de la
Informacin,
Responsabilidad Social, Gestin
Documental y Archivos, entre otros que pueda
tener la entidad. Esto implica que la auditora puede
centrarse en uno o en varios de los sistemas que se
encuentren implementados.
37
b) La auditora a los procesos evala la efectividad de las

medidas de gestin en un determinado proceso:
Evala la efectividad del sistema de gestin tanto para desarrollar las
estrategias y las
polticas, como para cumplir los objetivos y el desempeo esperado.
38
Evala la adecuacin, la aptitud, la conveniencia y la

consistencia de la documentacin
que describe los
procesos.
Evala la forma como el proceso satisface los requisitos
del modelo de gestin
aplica
do.
Se verifica la concordancia de los procesos y de

procedimientos con los requisitos del cliente y con las prcticas,
los instructivos, las normas, adems de las especificaciones del
servicio.
c)
La auditora a los resultados del servicio evala la efectividad de
las medidas de gestin que se adoptan para garantizar el cumplimiento
de las caractersticas planeadas para un servicio. Se realiza evaluando la
concordancia de la calidad del servicio con los requisitos del cliente, las
especificaciones definidas en la legislacin y la documentacin que
precise la manera de prestar el servicio.
2.2.2 Auditora segn quin
la solicite
El criterio que define al segundo grupo de auditoras es el
tipo de solicitante.
a)
Auditoras de primera parte: se refiere a las auditoras
internas. Son llevadas a cabo por, o en nombre de, la propia
organizacin para fines internos. Puede construir la base para la
autodeclaracin de conformidad de una organizacin. Su objetivo es
determinar si el Sistema Integrado de Gestin es acorde con los
requisitos planificados y si se ha implementado y se mantiene de
39
manera eficaz.; es decir, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del

Sistema Integrado de Gestin e identificar oportunidades de
mejoramiento.
b)
Auditoras de segunda parte: consiste en una auditora
externa. Es realizada por las partes que tienen un inters en la
organizacin, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Su
objetivo es evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y
puede ser utilizada para evaluar y seleccionar proveedores, as como
para mantener relaciones cordiales, respetuosas y beneficiosas para las
partes.
c)
Auditora de tercera parte: es una auditora externa que hacen
organizaciones auditoras independientes, como aquellas que ofrecen
registro o certificaciones de conformidad de acuerdo con los requisitos
de las normas NTCGP: 1000: 2009, ISO 9001, ISO 14001 y SUA. Su
objetivo es evaluar la capacidad para cumplir los requisitos de NTCGP:
1000: 2009, y su propsito es la certificacin o reconocimiento por un
tercero.
36
Nota: Se debe aclarar que puede existir combinacin
en los tipos de auditora mencionados. Un ejemplo es
la auditora que realiza el Distrito dentro del Premio
Distrital a la Gestin, ya que utiliza los principios de
la auditora de primera parte pero es realizada por
entidades externas, lo cual la asemeja a la de segunda
y tercera parte.
De acuerdo con la diversidad, las exigencias y

las necesidades de las entidades existen dos
clases de auditora segn el enfoque y segn
quin la solicite.
2.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES

AUDITORA
EN LA
As como en cualquier actividad humana, en la auditora intervienen

una serie de actores que desarrollan actividades especficas, las cuales se
presentan a continuacin.
2.3.1
Roles
de
auditora interna
la
Son roles de la auditora interna el solicitante, el auditado y el auditor,

los cuales se relacionan entre s durante el proceso.
1.
El cliente o el solicitante de la auditora
puede ser la Alta Direccin, el representante

de la Direccin, las oficinas de Control
Interno o quien haga sus veces o los lderes de
los procesos.
35
36
2.
El auditado. Toda la organizacin es susceptible de ser auditada,
es decir, en todos los niveles jerrquicos e independientemente de la
vinculacin de sus servidores o colaboradores.
3.
El auditor es la persona de la
organizacin con la competencia para llevar a
cabo una auditora. En el caso de las entidades
distritales, se denomina auditor del Sistema
Integrado al jefe de control interno, auditora
interna o quien haga sus veces, servidores de la
misma rea y auditores internos formados de otras
reas.
2.3.2 Responsabilidad en la
auditora
Cada uno de los roles descritos anteriormente tiene una responsabilidad
claramente definida a lo largo del proceso de auditora, como se muestra
a continuacin:
Tabla 3. Responsabilidad en el proceso
de Auditora.
35
37
Nota: Con el propsito de mantener la integralidad
del proceso de auditora, ser la Oficina de Control
Interno, o quien haga sus veces, la encargada de
coordinar todo este proceso en la organizacin.
Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el

auditor lder como el equipo de auditora tienen las siguientes
responsabilidades:
Auditor lder:
Planear y gerenciar todos los pasos de la auditora.
Conducir la auditora.
Acompaar en la seleccin del equipo y en su instruccin.
Controlar los conflictos y propiciar la superacin de situaciones

difciles.
Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado.
Tomar decisiones en las cuestiones de auditora y en el SIG.
Comunicar los resultados de las auditoras sin atraso.
Comunicar los mayores obstculos encontrados.
Comunicar inmediatamente las no conformidades crticas.
Tener habilidades de comunicacin eficaces.
Equipo auditor:
Soportar al lder del equipo.

Estar preparado para el desarrollo de la auditora.
Participar en las reuniones de apertura y cierre.
Cumplir las tareas designadas.
Mantener la programacin y el objetivo de la auditora.
Documentar y apoyar todas las constataciones.
Mantener al auditado informado.
38
Proteger todos los documentos.

Mantener confidencialidad.
Ser objetivo y tico.
Acompaar las acciones correctivas.
39
2.3.3
Perfil
auditor lder
del
Los auditores de la Oficina de Control Interno deben acreditar ciertas

habilidades y competencias que le faciliten a dicho grupo humano el
cumplimiento de los objetivos propuestos. Las competencias requeridas
son:
Idoneidad para la funcin: es fundamental que se posean los

conocimientos necesarios en las reas misionales y de apoyo de la
entidad, de tal forma que se tenga el suficiente criterio y la diligencia
profesional para advertir oportunamente las situaciones significativas
que puedan afectar negativa o positivamente la gestin y los resultados
de la entidad, con el fin de potencializarlos o neutralizarlos segn el
caso.
tica profesional: la conducta que acompae a los integrantes de

la Oficina de Control Interno debe estar revestida de altos principios
morales y ticos, con base en valores fundamentales como la rectitud, la
honestidad, la integridad, la responsabilidad y la confidencialidad.
Capacidad de anlisis: debe poseer habilidades y aptitudes para

entender y descomponer en partes elementales un problema o situacin
para conocer sus principios fundamentales, de tal manera que identifique
las causas y los efectos que generan la gestin administrativa.
Amplia visin sistmica: poder observar la entidad como un

todo interrelacionado y no como una sumatoria de partes. La visin
sistemtica y su amplitud son esenciales en las actuales condiciones de
un mundo cambiante, donde las relaciones con el entorno representan
riesgos permanentes para una entidad.
Criterio de selectividad: tener la capacidad de distinguir entre

los muchos aspectos triviales de los pocos vitales que permiten que la
labor de las oficinas de Control Interno se focalice en factores crticos y
hacen que su funcin sea efectiva para la neutralizacin de acciones
nocivas para la entidad.
Comprensin y respeto por las ideas ajenas: entender y
40
tolerar las diferencias, de manera que en el proceso conversacional se

integren las ideas para crear compromisos que permitan relaciones
efectivas con los integrantes de la entidad, as como con terceros, adems
de generar una perspectiva amplia y variada de esta.
Independencia: debe existir una independencia tanto funcional

como crtica y profesional. Una actitud mental independiente permite
acciones objetivas, imparciales y alejadas de prejuicios que puedan
condicionar negativamente la actividad de esta dependencia.
Igualdad de razonamiento: es una condicin fundamental para

lograr el apoyo y el respaldo de la Alta Direccin. Significa poseer el
suficiente criterio para sustentar sus observaciones ante cualquier nivel
jerrquico, sin que esto implique presiones o condicionamientos a la
labor objetiva de este tipo de servidores.
Conviccin: creer en lo que se hace es una condicin

fundamental de cualquier tarea. La mejor forma de inducir al cambio
es el ejemplo, de ah que los servidores de la Oficina de
41
Control Interno, como parte de la entidad, deben estar siempre
comprometidos con la solucin de los problemas y deficiencias de esta.
Teniendo en cuenta lo anterior y como quiera que las Oficinas de
Control Interno
no estn exentas de aplicar los lineamientos
establecidos en la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de
Gestin de la Calidad para las entidades del Estado, el jefe de Control
Interno debe estar en capacidad de adoptar un proceso que supervise y
evale la eficacia general del programa de calidad en su propio proceso
de control interno.
2.3.4 Perfil del auditor
interno
A continuacin se describen las habilidades que deben tener quienes
compongan el equipo de auditora:
Comunicacin: es la capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar
conceptos e ideas en forma efectiva, y exponer aspectos positivos. La
habilidad de saber cundo y a quin preguntar para llevar a cabo un
propsito. Es la capacidad
de escuchar a otro y entenderlo,
comprender la dinmica de grupos y el diseo efectivo de reuniones;
incluye la capacidad de comunicar por escrito con concisin y claridad.
Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos:
Comparte informacin relevante con sus colaboradores y con otras

reas de la organizacin.
Comunica sus ideas en forma clara, eficiente y fluida, de tal

forma que logra impactar a su
audiencia del modo que desea y consigue que
entienda su mensaje.
Expresa claramente a sus colaboradores los objetivos y estrategias

organizacionales, cules
son sus responsabilidades y lo que se
espera de ellos.
Prepara sus instrucciones antes de
42
transmitirlas.
Maneja las reglas adecuadas del lenguaje, la gramtica y la

sintaxis al transmitir sus ideas,
tanto oralmente como por
escrito.
Ajusta el lenguaje a la terminologa, a las caractersticas y a las

necesidades de su interlocutor
o grupo con el cual est
interactuando.
Verifica que los dems hayan comprendido lo que

quiso manifestar.
Obtiene y conoce informacin proveniente de otros que es

necesaria en la toma de decisiones, la solucin de problemas, el
planteamiento de objetivos o en la definicin de estrategias para
alcanzar las metas.
Escucha atentamente a los dems esforzndose por

comprender el significado de la
informacin que
recibe.
Detecta los sentimientos subyacentes interpretando el

lenguaje verbal y no verbal.
40
Reconoce pblicamente sus

equivocaciones.
Retroalimenta para ayudar a sus empleados y pares a

actuar de forma exitosa.
Escucha a los dems con empata procurando entender sus

puntos de vista y evitando
ideas
preconcebidas.
Tiene influencia sobre los dems para cambiar sus ideas o

acciones con base en aportes
positivos
y
objetivos.
Pensamiento analtico: es la capacidad de entender y resolver un
problema
disgregando sistemticamente
sus partes, realizando
comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias
temporales y relaciones causales entre los componentes. Esta habilidad
se refleja a travs de los siguientes comportamientos:
Tiene capacidad de
anlisis.
Examina informacin y establece relaciones entre las diferentes

partes de un problema.
Comprende una situacin descomponindola en sus diversas

partes y establece relaciones
entre
ellas.
Comprende sistemas de mediana

complejidad.
Identifica las causas que llevaron a un problema y propone

acciones para resolverlo.
Efecta acciones preventivas en funcin del anlisis de la
informacin que posee.
41
Planificacin y organizacin del trabajo: implica tener amplios

conocimientos de los temas del rea que est bajo su responsabilidad.
Consiste en la capacidad de comprender la esencia de los aspectos
complejos de una materia y demostrar habilidad para trabajar con las
funciones de su mismo nivel y de niveles diferentes. Asimismo, tener
buena capacidad de discernimiento (juicio), compartir con los dems el
conocimiento profesional y experiencia, afirmarse en los hechos y en la
razn (equilibrio), as como demostrar constantemente inters por
aprender. Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes
comportamientos:
Conoce ampliamente los temas relacionados

con su especialidad.
Muestra inters por permanecer actualizado en los

conocimientos tcnicos requeridos
por
su
rea.
Comprende la interrelacin existente entre su rea y otros

sectores de la organizacin.
Tiende a tomar iniciativas propias para mejorar los procesos

inherentes al desempeo de
sus funciones y est dispuesto a escuchar otros puntos
de vista al respecto.
42
Realiza mejoras a los procesos de su rea con base en nuevos

conocimientos adquiridos.
Sus reportes, trabajos y proyectos son complejos, precisos y

siempre estn bien presentados.
Tiene los conocimientos

problemas dentro de su rea.
necesarios para resolver
Coopera con otras reas cuando sus conocimientos son

requeridos o si se lo solicitan.
Capacidad de redaccin y habilidad en la

preparacin de informes.
Responsabilidad: esta competencia est asociada al compromiso con el
cual las personas realizan las tareas encomendadas. Su preocupacin por
el cumplimiento de lo asignado est por encima de sus propios intereses,
es decir, la tarea asignada est primero. Esta habilidad se refleja a travs
de los siguientes comportamientos:
Puntualidad y buen manejo

del tiempo.
Identifica con claridad aquellas tareas que requieren de

mayor dedicacin y sabe
redistribuir sus tiempos para desarrollarlas
adecuadamente.
Propone modalidades alternativas de trabajo en pos del

cumplimiento del proyecto o
tarea asignados, sin necesidad de indicacin alguna por
parte de sus superiores.
Atiende gustosamente las tareas encomendadas, las toma

como desafos teniendo en
cuenta los objetivos propuestos y preocupndose por obtener
los mejores resultados.
Tiene una actitud comprometida con las tareas en las que est
involucrado y puede dar

cuenta de los resultados, que siempre procura cumplir
en tiempo y forma.
43
Critica su desempeo atinadamente y se autoerige mejoras

con el objetivo de dar lo
mejor de s en las tareas asignadas por
sus superiores.
Habilidad analtica: esta competencia tiene que ver con el tipo y el
alcance de razonamiento, as como con la forma en que un candidato
organiza cognitivamente el trabajo. Es la capacidad general que tiene
una persona para realizar un anlisis lgico e identificar los problemas.
Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos:
Recopilar y organizar informacin a travs de entrevistas,

escuchando, observando y
revisando documentos y
registros.
Comprende los procesos relacionados con su trabajo y con otras

reas de la organizacin.
Detecta a tiempo la existencia de

problemas en su rea.
Est atento a las

oportunidades.
Recopila informacin relevante, la organiza de forma sistemtica

y establece relaciones.
44
Identifica las relaciones de causa-efecto de los problemas

puestos a su consideracin.
Establece relaciones entre datos numricos y abstractos, que

permiten explicar o resolver
problemas
complejos.
Capacidad para concluir con base en

informacin fiable y exacta.
Adicionalmente a las habilidades mencionadas, es necesario que los
auditores mantengan la confidencialidad y garanticen la seguridad de
la informacin. Respecto a la experiencia, se recomienda que los
auditores cuenten con por lo menos 20 horas como auditor.
Nota: En el caso de las auditoras solicitadas por la Oficina de Control

que requieran recurso humano adicional al de personal de planta,
debern acreditar cursos de auditora interna certificados, con
mnimo 40 horas, adems de haber realizado mnimo 10 auditoras
(internas o externas) de calidad y tener conocimiento de la NTCGP
1000:2009 y MECI 1000:2005, as como de su aplicacin en el
Estado. De igual forma, en las auditoras internas que se realicen en
los hospitales se debe garantizar que la evaluacin al mejoramiento
de la calidad de la atencin en salud ser realizada por pares, es
decir, un profesional de la salud debe ser auditado por un profesional
de su disciplina.
2.3.5
Entrenamiento de
auditores
Las entidades distritales debern formar auditores internos del Sistema
Integrado de Gestin, como se menciona en la Circular 06 de 2005,
expedida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
En este sentido, es necesario realizar acciones de capacitacin y
entrenamiento, para lo cual se sugiere:
45
43
Capacitacin de auditor interno: El curso debe ser de 34 horas y tener
la siguiente estructura:
Capacitacin del auditor lder: el curso debe ser de 40

horas y tener la siguiente estructura:
Nota: En la capacitacin de auditores de servicios de salud, en el

mdulo de Fundamentos del
Sistema de Gestin deber
incluirse el SOGCS.
Dado que para el desarrollo de las auditoras se recurre a la
convocatoria y participacin de personas de toda la organizacin, es
recomendable generar una dinmica que permita desarrollar y fortalecer
las habilidades del auditor. En este sentido es pertinente:
Entrenar auditores observadores, es decir, aquellas personas que

tomaron el curso de auditor interno de 34 horas pero an no han hecho
auditoras. Antes de que pueda ser auditor acompaante deber haber
realizado mnimo cinco auditoras como observador.
Entrenar auditores acompaantes, es decir, aquellas personas

que tomaron el curso de auditor interno de 34 horas y han efectuado
44
auditoras como observador. En este rol el auditor tiene

una
participacin activa; se recomienda que antes de pasar como auditor
lder haya realizado mnimo ocho auditoras como acompaante.
Entrenar auditores lderes, es decir, aquellas personas que

tomaron el curso de auditor
lder de 40 horas y las respectivas como auditor
observador y acompaante.
Es necesario que la Oficina de Control Interno, o quien haga sus
veces, lleve un registro de cada auditor en cuanto a la capacitacin,
auditoras de entrenamiento y las evaluaciones que se
45
2.3.6
Recomendaciones para
los auditores
En el desarrollo de la auditora es necesario que tanto el lder como su
equipo auditor adopten comportamientos para planear y ejecutar
actividades que hagan exitoso el proceso. Con tal objetivo se
recomienda tener en cuenta lo siguiente:
Evitar llegar sin previo aviso a

realizar la auditora.
No emitir opiniones
personales.
No calificar ni
descalificar.
Basarse en hechos
y datos.
Ser claros en las

explicaciones.
Motivar a la mejora de las no

conformidades.
Escuchar
activamente.
Hacer preguntas consistentes

con el alcance.
Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son

manejados los asuntos.
Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para

identificar los elementos
del sistema en los que se encuentran
deficiencias.
46
Cumplir con el alcance de

la auditora.
Demostrar
paciencia.
Considerando que el papel del auditor es realizar el diagnstico del
estado en que se encuentra la entidad con respecto al Sistema Integrado
de Gestin (SIG), se debe:
Realizar una auditora independiente y

objetiva del SIG.
Estar libre de preconceptos e

influencias.
Verificar la efectividad
del SIG.
Determinar el grado de
implantacin.
Planear y gerenciar la
auditora.
Todas las partes involucradas en la auditora deben respetar la

integridad e independencia
de los
auditores.
47
Dado que para el desarrollo de las auditoras
se recurre a la convocatoria y participacin
de personas de toda la organizacin, es
recomendable generar una dinmica que
permita desarrollar y fortalecer las
habilidades del auditor.
2.4
PROCESO
AUDITORA
DE
El presente apartado tiene como propsito dar orientaciones bsicas y

generales para el desarrollo de una auditora integral. Para ello se toman
como referentes los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad basado
en la NTCGP 1000:2009, los elementos del Modelo Estndar de
Control Interno MECI 1000:2005, la Auditora para el Mejoramiento
de la Calidad de la Atencin en Salud y los estndares del Sistema
nico de Acreditacin (SUA), los dos ltimos para el sector salud. Es
decir que este modelo de auditora busca evaluar la conformidad y el
cumplimiento de los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del
MECI, la implementacin del Programa de Auditora para el
Mejoramiento de la Calidad (PAMEC) y los estndares del Sistema nico
de Acreditacin (SUA).
2.4.1 Etapas de la
auditora
Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras
dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la
organizacin. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos y pueden
incluir auditoras combinadas o conjuntas. Un programa de estos
tambin incluye todas las actividades necesarias para planificar y
organizar el tipo y nmero de auditoras, as como para proporcionar
48
los recursos que implica llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente

dentro de los plazos establecidos. Adems, debe tenerse presente que
una entidad puede establecer ms de un programa de auditora y que
la Alta Direccin de la organizacin bebe otorgar la autoridad para la
gestin del programa de auditora. Los responsables de la gestin del
programa de auditora deben:
Establecer los objetivos y la extensin del

programa de auditora.
Establecer las responsabilidades, los recursos y

los procedimientos.
Asegurarse de la implementacin del

Controlar, revisar y mejorar el

49
Es importante resaltar que para la gestin de un programa de auditora
se debe aplicar el ciclo
PHVA (Planear, Hacer Verificar y Actuar).
Grfico 2. Ciclo
PHVA.
Planear
Elaborar un programa de auditoras.
Iniciar la auditora.
Definir los objetivos, el alcance y los criterios.
Definir los recursos.
Revisar el procedimiento.
Designar el auditor lder.
50
Determinar la viabilidad.
51
Conformar el equipo auditor.
Revisar documentos.
Preparar la auditora de campo.
Preparar los documentos de trabajo: plan de auditora, lista de

verificacin y solicitud de
acciones correctivas.
Asignar trabajo al equipo auditor.
Hacer
Realizar la auditora de campo.
Efectuar la reunin de apertura.
Definir los canales de comunicacin.
Recolectar y verificar la informacin.
Generar los hallazgos de la auditora.
Preparar las conclusiones de la auditora.
Realizar la reunin de cierre.
Verificar
Preparar, aprobar y distribuir el informe.
Terminar la auditora.
Seguimiento y revisin.
Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes

de mejoramiento.
Identificar las oportunidades de mejora.
52
Actuar
Realizar actividades complementarias.
Realizar mejoras al programa de auditora.
53
En el caso de los hospitales, el proceso del PHVA se debe desarrollar de
acuerdo con lo que se presenta en el Anexo N. 1.
2.4.2 Preparacin de los resultados de
la auditora
La evidencia de la auditora debe ser evaluada con respecto a los
criterios de la auditora para generar los hallazgos. Es as que los
hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de auditora e identificar una oportunidad para la mejora.
El equipo auditor debe reunirse en momentos adecuados cuantas veces
sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora durante su
desarrollo. Las conformidades deben ser resumidas para indicar la
localizacin, las funciones, el proceso o los requisitos que fueron
auditados. Si estaba incluido en el plan de auditora, se deben registrar
los hallazgos de la auditora individuales de conformidad y sus
evidencias.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las soportan
tambin deben registrarse. Las no conformidades deben ser clasificadas
y posteriormente revisadas con los representantes apropiados del
auditado. El propsito de la revisin es obtener el reconocimiento de
que la evidencia de la auditora es precisa y de que las no conformidades
se han comprendido.
Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier
divergencia de opinin concerniente a las evidencias y/o los hallazgos
de la auditora y deben registrarse los puntos en los que no haya
acuerdo.
Antes de la reunin final, el equipo
auditor debe:
Contrastar los hallazgos de la auditora y de cualquier otra

informacin apropiada recabada
durante la auditora con los objetivos de esta.
54
Acordar las conclusiones de la auditora. Estas pueden

sealar cuestiones como:
a) La extensin del grado de conformidad del sistema de gestin
con los criterios de auditora.
b) La efectiva implementacin y mantenimiento del
sistema de gestin.
c) La capacidad del proceso de revisin del sistema para asegurar
la continuacin de la viabilidad, la adecuacin y la efectividad del
sistema de gestin.
d) Las conclusiones
de
la auditora
pueden llevar a
recomendaciones relativas a las mejoras, el negocio, las
relaciones, la certificacin o registro, o futuras actividades de
auditora.
55
Preparar recomendaciones si est especificado en los

objetivos de la auditora.
Discutir el seguimiento de la auditora

si es necesario.
De acuerdo con el tipo de auditora que se est desarrollando se generarn
una serie de resultados y determinaciones con rtulos especficos, los
cuales se presentan a continuacin:
Tabla 4. Paralelo de los tipos de Auditora en cuanto a resultados
y determinaciones.
Independientemente de la denominacin dada a los resultados de la

auditora, se puede establecer que como mnimo deben formar parte de
un informe de auditora los siguientes elementos:
Fortalezas, es decir, aquellos aspectos positivos que la

entidad tiene y debe continuar
desarrolla
ndo.
Oportunidades de mejora, que de acuerdo con el tipo de

auditora se pueden referir a las
debilidades, las recomendaciones o las no
conformidades.
Conclusiones, es decir, las proposiciones finales a las que se llega

despus de ejecutar la auditora y considerar la evidencia. En este
sentido y siguiendo el cuadro anterior, se puede incluir el nivel de
desarrollo y efectividad, as como el desvo en el cumplimento de
56
metas y objetivos.
Independientemente de la denominacin dada

a los resultados de la auditora, se puede
establecer que como mnimo deben formar
parte de un informe de auditora las
fortalezas, las oportunidades de mejora y las
conclusiones.
57
E
e
A continuacin se presentan una serie de

afirmaciones con cuatro opciones de
respuesta cada una. Seleccione y marque con
una equis (x) al frente de aquella que usted
considere correcta segn lo expuesto en esta
unidad.
58
E
e
A continuacin se presentan una serie de

enunciados relacionados con los
conceptos desarrollados en este captulo.
Escriba en la casilla de respuesta, al frente
de cada enunciado, la letra de la norma
que corresponda y que se encuentra en el
listado de la parte inferior:
52
53
UNIDAD III EJECUCIN DE LA AUDITORA
En esta tercera unidad se pretende que el lector identifique e

incorpore elementos esenciales en el desarrollo de auditoras
integradas en la organizacin que le permitan optimizar los recursos
y eliminar la duplicidad de actividades en la organizacin.
Presentar la metodologa para el desarrollo de la auditora

interna del Sistema
Integrado de Gestin.
Proporcionar instrumentos asociados a cada una de las

etapas del proceso de
auditora.
54
55
El proceso de auditora contempla desde la programacin, la
planificacin, la ejecucin y la documentacin, hasta el seguimiento a
las acciones correctivas y preventivas, los planes de mejoramiento y
las recomendaciones que resulten de las auditoras internas del Sistema
Integrado de Gestin.
3.1
PROCESO
AUDITORA
DE
Independientemente de las actividades especficas que cada entidad

decida implementar, es importante que tenga en cuenta las siguientes
fases, las cuales son indispensables en el desarrollo del proceso de
auditora y para cuyo desarrollo se sugiere la utilizacin de formatos.
3.1.1 Elaboracin del programa
de auditora
Anualmente se realiza el Programa de Auditoras Internas para la
verificacin de la conformidad del Sistema Integrado de Gestin, el
cual se elabora en el formato Programa de Auditoras Internas y
teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
Elementos del sistema con mayor dificultad de

implementacin.
Resultados de las revisiones efectuadas por la Alta Direccin

al Sistema Integrado de
Gesti
n.
Cambios organizacionales (retiro de personal, fusin, creacin

o eliminacin de cargos,
traslados frecuentes de personal o elevada
rotacin de personal).
Nuevos procesos administrativos
56
u operativos.
Resultados no satisfactorios de otras auditoras

(internas y externas).
Cambios
tecnolgicos.
Resultados de evaluaciones
de riesgos.
Resultados de la auditora a las secciones del manual de

calidad una vez al ao.
Manejo de auditoras no
programadas.
Cambios en la legislacin
aplicables.
Recursos disponibles (fsicos, financieros, tecnolgicos, de

informacin y humanos
equipo
auditor).
57
Cronograma de actividades claves de la organizacin que

determinan su operacin
(vacaciones, cierres de periodos fiscales, proyectos especiales, entre
otros).
Indicadores de eficiencia y eficacia del proceso de auditora.
Resultados de indicadores de gestin (satisfaccin de clientes,

ndices de quejas y reclamos,
etc.).
Cuando se realiza una auditora combinada es importante asegurarse
de que los objetivos, el alcance, los criterios de auditora y la
composicin del equipo auditor sean los apropiados.
Tabla 6. Formato del Programa de Evaluacin
Independiente.
58
Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo
para el uso del anterior formato.
59
Si en la organizacin que se va a auditar opera tanto un Sistema de
Gestin de la Calidad como un Sistema de Control Interno, entre otros,
pueden incluirse auditoras combinadas en el programa de auditora.
En este caso, debera prestarse especial atencin a la competencia
del equipo auditor.
Dos o ms entidades del Estado, en este caso del Distrito, pueden
cooperar como parte de sus programas de auditora para realizar una
auditora conjunta. En tal caso, deber prestarse especial atencin a la
divisin de las responsabilidades, a la provisin de cualquier recurso
adicional, a la competencia del equipo auditor y a los procedimientos
apropiados, y de ser necesario, llegar a acuerdos sobre estos aspectos
antes de que comience la auditora.
Este formato puede ser usado en la realizacin de cualquier tipo de
auditora combinada y conjunta para verificar el cumplimiento de los
requisitos de la NTCGP 1000; 2009, el MECI
1000: 2005 y otros sistemas que la entidad haya
implementado.
Un programa de auditora tambin incluye la planificacin, la provisin
de recursos y el establecimiento de procedimientos apropiados para su
realizacin dentro del programa. Por tal motivo deberan establecerse los
objetivos de un programa de auditora para dirigir la planificacin y la
realizacin de las auditoras. Adicionalmente, es importante tener claros
los objetivos de cada una de las auditoras programadas, es decir que lo
que debe impulsar la realizacin de estas es:
Prioridad de la
direccin.
Prioridad de satisfaccin de necesidades

expectativas de los usuarios.
Requisitos del Sistema Integrado de Gestin (Sistema de Gestin

de la Calidad y Sistema
de Control Interno), y todos aquellos con los que cuente la entidad.
60
Requisitos legales, reglamentarios y

contractuales.
Necesidades de evaluar a los

proveedores.
Requisitos del
cliente.
Necesidades de otras partes

interesadas.
Riesgos de la entidad que le impidan cumplir sus

objetivos organizacionales.
Una vez se ha definido el programa de auditora es necesario hacer
las siguientes acciones:
El jefe de Control Interno o quien haga sus veces convocar al

Comit de Calidad y/o
Comit de Coordinacin de Control Interno con el fin de presentar el
programa anual
de auditoras de la entidad por medio de un correo electrnico, oficio,
memorando, etc.
58
Aprobacin del programa anual de auditoras por parte del

Comit. En caso de que haya observaciones por parte del Comit se
incorporarn dichos cambios, de lo contrario se solicita el acta de
aprobacin al representante de la Alta Direccin y se procede a
socializar el programa entre los involucrados.
El jefe de Control Interno o quien haga sus veces convocar al

equipo auditor y designar el auditor lder. En los casos en que se
requieran servidores de otras dependencias para que apoyen el
proceso a auditar en temas especficos o tcnicos, el jefe de la Oficina
de Control Interno solicitar dichos servidores.
El perfil de los auditores lo define la entidad de acuerdo con sus
necesidades y ser requisito para la labor de las auditoras.
El jefe de la Oficina de Control Interno comunicar de manera

formal (memorando, oficio y correo electrnico) la realizacin de la
auditora a los integrantes del equipo auditor. La responsabilidad de la
gestin de un programa de auditora se ha asignado al jefe de Control
Interno en las entidades del Estado, as que es el encargado de asignar
una o ms personas con conocimientos generales sobre los principios de
la auditora, la competencia de los auditores y la aplicacin de tcnicas
de auditora. Estas personas deben tener habilidades para la gestin, as
como conocimientos tcnicos del aspecto que se va a auditar.
Aquellos a quienes se les ha asignado la
responsabilidad de gestio nar el programa de
auditora deben:
o
Establecer los objetivos y la amplitud del
o
Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse
de que se proporcionen los recursos.
o
Asegurarse de que el programa de auditora
sea implementado.
59
o
Asegurarse de que se mantengan los registros pertinentes del
programa de auditora. o
Realizar el seguimiento, revisar y
mejorar el programa de auditora.
3.1.2 Elaboracin del plan de

auditora
El encargado de hacer la planificacin de la auditora es el auditor
lder, en cuyas manos est coordinar todas las actividades referentes a la
preparacin y desarrollo de la auditora.
60
En los criterios globales de un programa de auditora se ha establecido
que esta debe basarse en objetivos, alcance y criterios documentados.
Los objetivos de la auditora definen qu es lo que se va a lograr con su
realizacin. Estos pueden incluir:
La determinacin del grado de conformidad del Sistema

Integrado de Gestin del
auditado, o de parte de l, con los criterios
de la auditora.
La evaluacin de la capacidad del Sistema Integrado de

Gestin para asegurarse el
cumplimiento
de
los requisitos
legales,
reglamentarios y contractuales.
La evaluacin de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema

Integrado de Gestin para
cumplir
los
objetivos
especificados.
La identificacin de los puntos de mejora potencial del

sistema de gestin (riesgos).
Para dar cumplimiento al programa de auditora, los integrantes del
equipo auditor procedern de la siguiente manera:
I) Defina el alcance de la auditora: es decir, describa la extensin y los
lmites de la auditora, tales como ubicacin, unidades de la
organizacin, actividades y procesos a ser auditados, as como el
periodo de tiempo cubierto por la auditora.
Los criterios de la auditora se utilizan como referencia para determinar la
conformidad y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y
reglamentos, requisitos del Sistema de Gestin Integral, requisitos
contractuales o cdigos de conducta aplicables de las entidades para
conseguir los objetivos organizacionales.
61
El cliente puede definir los objetivos de la auditora, en tanto que el

alcance y los criterios deben ser concertados por el cliente de la
auditora, el jefe de Control Interno y/o el lder del equipo auditor de
acuerdo con los procedimientos del programa de auditora. Cualquier
cambio de los objetivos, del alcance o de los criterios de auditora deben
ser acordados por las mismas partes.
Cuando se lleva a cabo una auditora combinada es importante que el
lder del equipo auditor se asegure de que los objetivos, el alcance y los
criterios de la auditora sean los apropiados a su naturaleza.
Para definir el alcance de la auditora se debe diligenciar el formato
Definicin del alcance de la auditora, en donde se establecen cules
sern los requisitos de las normas a verificar y se orienta sobre cmo
proceder en la preparacin de los documentos de trabajo y dems
documentacin requerida que sern aprobados por el auditor lder
para iniciar el proceso de auditora.
62
Tabla 6. Formato de definicin de Alcance.
DEFINICIN DEL
VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN
INDEPENDIENTE
AUDITORA
INTERNA (1): (2):
OBJETO DE AUDITORA
Y/O EVALUACIONES
AUDITOR Y/O EVALUADOR:

EXCLUSI
NES
NUMER
ESTRAT
TIPO DE
PROCES
OS A
AUDITA
R (5):
4.1
Requisitos
4.2
Gestin
4.2.1
4.2.2
Manual de
4.2.3
Control
4.2.4 de
Control de
5.1
Comprom
5.2
Enfoque
5.3
Poltica
de
5.4
5.4.1
Objetivo
FECHA
(3):
NOMBRE DEL NUMERAL QUE
MISIONA
AP
CONT
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
61
5.4.2
Planifica
5.5
Respons
abilidad,
5.5.1
Responsa
5.5.2
Represe
5.5.3
Comunica
5.6
Revisin
5.6.1
5.6.2
Informac
5.6.3
Resultado
6. GESTIN DE
6.1
Provisin
6.2
6.2.1
6.2.2
Compete
6.3
6.4
Ambiente 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN
7.1
Planifica
cin de
7.2
Procesos
7.2.1
Determin
acin de
7.2.2
Revisin
de los
62
7.3
Dise
7.3.1
Planifica
7.3.2.
Elemento
7.3.3
Resulta
7.3.4
Revisin
7.3.5
Verificac
7.3.6
Validaci
7.3.7
Control
7.4
Adquisici
7.4.1
Proceso
7.4.2
Informaci
n
para
7.4.3
Verificac
in
7.5 de
Medici
7.5.1
Control
de
la
7.5.2
Validacin
de los
7.5.3
Identifica
63
7.5.4
Propiedad
7.5.5
Preserva
7.6
Control
de los
8.1
8.2
Seguimien
8.2.1
Satisfacc
8.2.2
Auditora
8.2.3
Seguimi
8.2.4
Seguimi
ento
8.3 y
Control
del
8.4
Anlisis
8.5 Mejora
8.5.1
Mejora
8.5.2
Accin
8.5.3
Accin
8 Produccin y prestacin del servicio (6)
64
ESTRAT
MISIONAL
AP
CONTR
TIPO
DE
PROCE
SOS A
AUDIT
1.1.1.
Acuerdo
s,
1.1.2.
Desarrol
1.1.3.
Estilo de
1.2.1.
Planes
1.2.2. y
Model
1.2.3.
Estructu
1.3.1.
Context
1.3.2.
Identifi
1.3.3.
Anlisi
1.3.4.
Valoraci
1.3.5.
Poltica
s de
2.1.1.
Poltica
2.1.2.
Procedi
2.1.3.
1. SUBSISTEMA DE CONTROL
1.1. COMPONENTE
AMBIENTE DE
1.2. COMPONENTE
DIRECCIONAMIENT
1.3. COMPONENTE
ADMINISTRACIN
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

2.1. COMPONENTE
ACTIVIDADES DE
65
2.1.4.
Indica
2.1.5.
Manual
2.2.1.
Infor
2.2.2.
Infor
2.2.3.
Sistem
2.3.1.
Comuni
2.3.2.
Comun
2.3.3.
Medios
3.1.1.
Autoev
3.1.2.
Autoev
3.2.1.
Evalua
cin
3.2.2.
Auditor
3.3.1.
Plan
3.3.2.
Planes
3.3.3.
Planes
2.2.
COMPONENTE
2.3.
COMPONENTE
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE
3.1. COMPONENTE
DE
3.2 COMPONENTE DE
EVALUACIN
3.3. COMPONENTE
PLANES DE

66
II) Solicite documentacin
necesaria. Antes de desarrollar las
actividades de la auditora in situ, la documentacin del auditado debe
ser revisada para determinar la conformidad del sistema con los
criterios de auditora. La documentacin puede incluir textos y registros
pertinentes de los sistemas integrados de gestin e informes de
auditora previos. La revisin debe tener en cuenta el tamao, la
naturaleza y la complejidad de la organizacin, as como los objetivos y
el alcance de la auditora. En algunas situaciones, esta revisin puede
posponerse hasta el inicio de las actividades in situ si esto no perjudica
la efectividad de la realizacin de la auditora. En otras situaciones,
puede hacerse una visita preliminar al lugar para tener una visin general
apropiada de la informacin disponible.
Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, el lder del equipo
auditor debe informar al cliente y/o auditado, a quienes se les ha
asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditora. En tal
caso deber decidirse si se contina o se suspende la auditora hasta que
los problemas de documentacin se resuelvan.
Una vez se ha definido cules son los requisitos normativos a verificar, el
auditor procede a hacer una revisin de la documentacin previa al
desarrollo de la auditora in situ, estudiando y analizando informacin y
datos relacionados con: objetivos, funciones, propsito, entorno,
organizacin interna y recursos humanos; procesos y procedimientos;
productos
y servicios; infraestructura informtica,
sistemas de
informacin, informacin contable, presupuestal y financiera (donde
se requiera); resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno;
informes de auditora y de rendicin de la cuenta; evaluaciones
anteriores, indicadores de gestin, mapas de riesgos, etc. El propsito
de lo anterior es tener un mayor conocimiento de los procesos para
auditar y verificar la pertinencia de la auditora. Finalmente, es
necesario resaltar que la documentacin que se considere necesaria para
preparar la auditora se debe solicitar al responsable del proceso
mediante oficio, memorando, correo electrnico, etc.
Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su
uso, deben retenerse por lo menos hasta que finalice la auditora. La
retencin de los documentos despus de finalizada la auditora se
67
relaciona en la respectiva acta. Aquellos documentos que contengan

informacin confidencial o de propiedad privada deben ser guardados
con seguridad apropiada en todo momento por los miembros del
equipo auditor.
III) Prepare la lista de verificacin. Los miembros del equipo auditor
deben revisar la informacin pertinente a las tareas asignadas y preparar
los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y
registro del desarrollo de la auditora.
El uso de listas de verificacin y de formularios no debe restringir la

extensin de las actividades de auditora, ya que el resultado de la
informacin recopilada durante esta puede cambiar.
Se debe preparar simultneamente con el auditor lder la lista de
verificacin diligenciando el formato de Lista de Verificacin, donde
se deben registrar las normas, numerales y los dems requisitos
definidos en el formato Definicin Alcance de Auditora, adems
del cmo se verificar su cumplimiento (preguntas, pruebas de
cumplimiento, etc.).
67
Tabla 7. Formato Lista de
Verificacin.

V) Elabore el plan de auditora. El lder del equipo
auditor debe preparar un plan de auditora que
proporcione la base para cumplir el objetivo acordado
previamente respecto a la realizacin de esta.
Dicho plan debe facilitar el establecimiento de los
horarios y la coordinacin de las actividades de la
auditora.
El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditora debe reflejar el
alcance y la complejidad de esta. Los detalles pueden, por ejemplo,
diferir entre las auditoras iniciales y posteriores, as como tambin entre
auditoras internas y externas. El plan de auditora debe ser lo
suficientemente flexible para que sean posibles cambios tales como
algunas modificaciones en el alcance de la auditora, que pueden llegar
a ser necesarias a medida que se van desarrollando las actividades de
auditora in situ.
El plan de auditora debe ser revisado y aceptado por el cliente y/o
68
auditado, y presentado antes

de que comiencen las actividades de la
auditora in situ.
Las objeciones del auditado deben ser resueltas entre el lder del equipo
auditor y el auditado. Asimismo, cualquier revisin al plan de auditora
debe ser acordada entre las partes interesadas antes de continuar la
auditora.
Ahora bien, el plan de auditora
debe incluir:
69
Los criterios de la auditora.
El alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las

unidades de la organizacin,
de las unidades funcionales y de los procesos que van a auditarse.
Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la

auditora in situ.
La hora y la duracin estimada de las actividades de la

auditora in situ, incluyendo las
reuniones con cada uno de los auditados y las del equipo auditor.
Las funciones y responsabilidades de los miembros del

equipo auditor y de los
acompaantes.
La asignacin de recursos necesarios a las reas crticas de la

auditora.
Adems, cuando sea apropiado, el plan de auditora debe incluir:
La identificacin del representante del auditado en la

auditora y/o responsable del
proceso a auditar.
Los temas del informe de auditora.
Los preparativos logsticos como desplazamientos.
Asuntos relacionados con la confidencialidad.
Cualquier accin de seguimiento de la auditora.
Una vez definidos el alcance y la lista de verificacin, se debe diligenciar

el siguiente formato de
Plan de Evaluacin Independiente- Auditora Interna.
Tabla 8. Formato Plan de Evaluacin Independiente Auditora Interna.
68
PLAN DE EVALUACION INDEPENDIENTE
INTERNA
VIGENCIAAUDITORA
DEL PROGRAMA
DE EVALUACIN
INDEPENDIENTE- AUDITORA INTERNA (1)
GESTI
TIPO DE
CALIDA
N Y
EVALUA
D (2)
PROCESO
/
OBJETIVO:
ALCANCE:
INTE
RNA
71
CRITERIOS
:
FECHA
DE LA
AUDITOR
LDER
Y/O JEFE
FEC
HA
HOR
A
FECHA DE
FECHA DE LA EJECUCIN
EQUI
PO
ACTIVIDAD /
PROCESO/
AUDIT
ADO
AUDITORE
S
REQUERIMIENTOS LOGSTICOS:
AUDI
AUDIT
FIRMA AUDITOR LDER Y/O FIRMA DEL RESPONSABLE
DEL PROCESO:
JEFE DE OFICINA DE
CONTROL INTERNO:
FECHA (3):
FECHA (4):
(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Evaluaciones

Independientes y el origen de la AUDITORA y/o evaluacin
(Programa
Anual de Evaluacin Independiente o por
solicitud al Jefe de la Oficina de Control
Interno) (2) Marque con una equis X el
tipo de Evaluacin Independiente
(3) Fecha en la cual el Auditor y /o evaluador firma el Plan de
Evaluacin Independiente
(4) Fecha en la cual el responsable del Proceso a auditar y/o evaluar
recibe el Plan de de Evaluacin Independiente.
68
Nota: Al final de esta unidad encontrar un
ejemplo para el uso del anterior formato.
70
V) El auditor lder debe comunicar el Plan de Auditora.
Para ello es necesario:
Remitir el plan de auditora al responsable del proceso para

auditar por lo menos con
ocho (8) das hbiles de antelacin a la fecha de la reunin de
apertura de la auditora.
Despus de recibido el plan de auditora, en los siguientes cinco

das hbiles el auditado
manifestar su conformidad devolvindolo firmado a la Oficina
de Control Interno.
En el caso en que la auditora no se pueda realizar en las fechas
propuestas, el auditado se comunicar con el auditor lder con el fin de
acordar los posibles cambios.
3.1.3
Desarrollo de la
auditora
Se debe realizar una reunin de apertura con los responsables de los
procesos a auditar con el propsito de:
Confirmar el plan de
auditora.
Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las

actividades de auditora.
Confirmar los canales de

comunicacin.
Proporcionar al auditado la oportunidad de

hacer preguntas.
En algunos casos, como en las auditoras internas por ejemplo, de
acuerdo con la complejidad de la auditora la reunin de apertura
simplemente puede consistir en comunicar que se est realizando una
auditora y explicar su naturaleza. En otros casos, la reunin debe ser
formal y mantener registros de los asistentes.
71
El auditor lder coordinar la reunin de apertura con el fin de
presentar a los integrantes del equipo auditor y adems para:
Presentar el plan de
auditora.
Presentar un breve resumen de cmo se

harn las actividades.
Confirmar los canales de

comunicacin.
Brindar una oportunidad para que el auditado

haga preguntas.
Lo anterior quedar
acta respectiva.
registrado en el
I) Ejecucin de la auditora. Es necesario tener en cuenta que debe

recopilarse y verificarse, mediante
un muestreo apropiado,
la
informacin pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios
de la auditora, incluyendo la informacin relacionada con las
interrelaciones
72
entre funciones, actividades y procesos. Solo la informacin que es
verificable puede constituir evidencia de la auditora, la cual debe ser
registrada.
El siguiente esquema presenta una visin general del proceso desde
la recopilacin de la informacin hasta las conclusiones de la auditora.
Para ejecutar la auditora, los auditores procedern as:

a)
De acuerdo con la lista de verificacin, har las preguntas o
pruebas de cumplimiento para obtener informacin a travs de:
Entrevistas con servidores pblicos, contratistas y otras personas1.
1 Las entrevistas son uno de los medios ms importantes para
recopilar informacin, de manera que es importante considerar
que estas:
i. Deben ser realizadas a personas de niveles y funciones
adecuadas, que desempeen actividades o tareas dentro del
alcance de la auditora.
ii. Deben ser realizadas durante el horario habitual de trabajo

y, cuando sea prctico, en el lugar de trabajo del
entrevistado(a).
iii. Deben ser explicadas a las personas en cuanto al porqu se
hacen. Tambin se les debe dar cuenta de cualquier nota que se tome.
iv. Pueden iniciarse pidiendo a la
persona que describa su trabajo. v.
Deben evitar preguntas que induzcan
la respuesta.
vi. Conducen a resultados, los cuales deben ser resumidos y
revisados con la persona entrevistada.
vii. Deben finalizar con un agradecimiento a las personas
entrevistadas por su participacin y cooperacin.
73
74
Observacin de las actividades, de las condiciones y medios de
trabajo circundantes. Documentos tales como
la poltica,
objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, proyectos,
contratos, entre otros
Registros de inspeccin, supervisin, interventora, actas de
reuniones,
comits, reportes de auditoras, registros de
programas y seguimientos, informes de gestin y resultados, etc.
Resmenes de datos e indicadores de
desempeo.
Registros de las bases de datos y los
procedimientos.
Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentacin de la
ciudadana y dems
informacin externa pertinente, como la de
los proveedores.
Bases de datos computarizadas y
sitios de red.
b)
Registrar los hallazgos de la auditora siguiendo las instrucciones

del formato Notas de
Auditor.
Tabla 9. Formato Notas de
Auditor.
NOTAS DE
INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1):
Proceso / Procedimiento:
No.
(2)
1
NOT
AS
FOR OM. OBS N C PM

T. (3) (4) . (5) (6) (7)
REQU
ISITO
QUE
75
2
3
4
76
NOTAS DE AUDITOR
VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1):
Proceso / Procedimiento:
No. (2)
NOTAS
FORT. (3)
OM. (4)
OBS. (5)
N C (6)
PM (7)
REQUISITO
QUE
INCUMPLE
(8)
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS E INFORMACIN (9)

FECHA DE
LA PRUEBA:
FIRMA DEL AUDITOR:
(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Auditora y el origen

de la Auditora y/o evaluacin (Programa Anual de Evaluacin
Independiente - Auditora o por solicitud
al Jefe de la Oficina de Control Interno)
(2) Relacione el nmero de verificacin de acuerdo al resultado de la
prueba de cumplimiento del formato de Lista de verificacin.
(3) Marque con equis (X) si evidenci una Fortaleza de acuerdo al
resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de
verificacin.
(4) Marque con equis (X) si evidenci una Oportunidad de Mejora de
acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de
Lista de verificacin.
(5) Marque con equis (X) si evidenci una Observacin de acuerdo
al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de
verificacin.
(6) Marque con equis (X) si evidenci una No Conformidad,
relacionada con la pregunta formulada. (Aplica para Auditoras de
Calidad) (7) Marque con equis (X) si evidenci un hallazgo para
plan de mejoramiento (No aplica para Auditoras de Calidad)
(8) Si marco con equis (x) en No Conformidad (6), registre el requisito
que se incumple.
(9) Anexe la lista de asistentes con sus respectivas firmas.
c)
El auditor lder llevar a cabo reuniones de seguimiento al plan de
auditora, para lo cual convocar al equipo auditor.
II) Anlisis de hallazgos de la auditora. La evidencia de auditora debe
ser evaluada respecto a los criterios de auditora para generar los
hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no
77
conformidad con los criterios. Asimismo, cuando los objetivos de la

auditora as lo especifiquen, los hallazgos pueden identificar una
oportunidad de mejora.
El equipo auditor debe reunirse cuando sea necesario para revisar los
hallazgos de la auditora en etapas adecuadas durante su desarrollo.
Adems, la conformidad con los criterios de la auditora debe ser
resumida para indicar las ubicaciones, las funciones o los procesos que
fueron auditados.
Si estuviera incluido en el plan de auditora, se deben registrar los
hallazgos individuales de conformidad y sus evidencias de apoyo.
Ahora bien, mientras las no conformidades y las evidencias de auditora
que las apoyan deben registrarse, las no conformidades pueden ser
clasificadas. Estas deben ser revisadas con el auditado para obtener el
reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y de que
las no conformidades han sido comprendidas. Tambin se debe hacer
todo esfuerzo posible para resolver cualquier opinin divergente relativa
a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora, y es necesario registrar
los puntos en los que no haya acuerdo.
Las conclusiones de la auditora pueden tratar
aspectos tales como:
78
El grado de conformidad del Sistema Integrado de Gestin

(MECI 1000:2005 y NTCGP
1000:20
09).
La efectiva implementacin, mantenimiento y mejora del

Sistema Integrado de Gestin.
La capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar

la continua idoneidad, adecuacin, eficacia, eficiencia, efectividad y
mejora del sistema integrado de gestin. Si los objetivos de la auditora
as lo especifican, sus conclusiones pueden llevar a recomendaciones de
auditoras futuras.
Respecto al equipo auditor, antes de la reunin de cierre de auditora
debe encontrarse para:
Analizar los hallazgos de la auditora y cualquier otra

informacin recolectada. Los hallazgos pueden indicar conformidad o
no conformidad con los criterios de la auditora y/o identificar una
oportunidad de mejora.
Acordar las conclusiones de

la auditora.
Formular las recomendaciones

pertinentes.
Registrar las no conformidades evidenciadas en el formato

denominado Solicitud de
Accin
Correctiva.
Hacer otras observaciones y exponer oportunidades de mejora,

caso en el cual se puede
pedir
un plan de
mejoramiento.
Tabla 10. Formato Solicitud de Accin Correctiva-
79
Auditora Interna.
SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE (1):
Proceso / Procedimiento (2):
AUDITOR:
AUDITADO (3):
FECHA (4):
ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL
NO
REQUISITO QUE
CONFOR
INCUMPLE
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD
80
FIRMA DEL AUDITADO
FIRMA DEL AUDITOR LDER
(1) Escriba el ao de la vigencia del programa de evaluacin

Independiente y el origen de la auditora (Programa Anual de
auditora o por solicitud al Jefe de Control Interno)
(2) Registre el proceso o
procedimiento auditado.
(3) Registre el nombre
del responsable de
proceso.
(4) Registre la fecha de presentacin de la no conformidad
(Reunin de Cierre)
III) Elaboracin del informe de auditora. El lder del equipo auditor

deber ser responsable de la preparacin y del contenido del informe de
la auditora, el cual ha de proporcionar un registro completo, preciso,
conciso y claro, y deber incluir o hacer referencia a lo siguiente:
Los objetivos de la
auditora.
El alcance de la auditora, particularmente la identificacin

de las unidades de la organizacin y de las unidades funcionales o
los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto.
La identificacin del cliente de

la auditora.
La identificacin del lder y los miembros

del equipo auditor.
Las fechas y los lugares en los que se realizaron las actividades

de la auditora in situ.
81
Los criterios de la
auditora.
Los hallazgos de la
auditora.
Las conclusiones de la
auditora.
Adems, el informe de auditora tambin puede incluir o hacer
referencia a lo siguiente, segn sea apropiado:
El plan de
auditora.
Una lista de los representantes

del auditado.
Un resumen del proceso de auditora, incluyendo la

incertidumbre y/o los obstculos
encontrados que puedan disminuir la confianza en las
conclusiones de la auditora.
82
Las reas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance

de la auditora.
Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el

auditado.
Las recomendaciones para mejorar, si se especific en los

objetivos de la auditora.
Los planes de accin del seguimiento acordados, si los hubiese.
Una declaracin sobre la naturaleza de confidencialidad de los

contenidos.
La lista de distribucin del informe final.
Con base en la informacin registrada en el formato Notas de

Auditor se realiza el informe definitivo correspondiente y se plasma en
el formato Informe de Auditora.
Tabla 11. Evaluacin Independiente - Auditora Interna.
INFORME DE EVALUACIN INDEPENDIENTE

SIST
SISTE
FECHA TIPO:
GESTI
INTE
EMA
MA
:
N Y
RNA
CALIDAD
DE
DE
INFORME
RESPONS
ABLE
EQUIPO
AUDITOR
OBJETIVO
(2)
83
ALCANCE
PERSONAL
ENTREVIST
84
FECHA
DE
DOCUMEN
TACIN
ANALIZAD
FORTALEZAS :
OPORTUNIDADES DE MEJORA:
Nmero del
PLAN DE
Tem
OBSERVACIONES:
CONCLUSIN GENERAL:
Firma Jefe Oficina de Control Interno:

(1) Describa el informe a presentar.
(2) Describa el objetivo de la Auditora y/o evaluacin
(3) Relacione las personas entrevistadas .Cargos y nombres
85
IV) Reunin de Cierre. Presidida por el lder del equipo auditor, en ella
se presentan los hallazgos y las conclusiones de la auditora, de tal
manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y se
acuerda, si es necesario, un intervalo de tiempo para que el auditado
presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Entre los
participantes de la reunin de cierre debe incluirse al auditado y podra
tambin estar el cliente de la auditora y otras partes.
Si es necesario, el lder del equipo auditor debera prevenir al
auditado de las situaciones encontradas durante la auditora que
pudieran disminuir la confianza en las conclusiones de la auditora.
Finalmente, en muchos casos la reunin debera ser formal y las actas,
incluyendo los registros de asistencia, tendran que ser conservadas.
Ahora bien, cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de
la auditora y/o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado
deben ser discutidas, y si es posible, resolverse. Si esto no sucede, las dos
opiniones deben quedar registradas. Adems, si est especificado en los
objetivos de la auditora, se deberan presentar recomendaciones para
mejorar. Sin embargo, se debera enfatizar en que las recomendaciones
no son obligatorias.
El equipo auditor llevar a cabo la reunin de cierre con los
funcionarios que atendieron la auditora y el responsable del proceso
auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes aspectos:
Objeto de la
auditora.
Presentacin del informe

de auditora.
Conclusiones.
Presentacin de las solicitudes de accin correctiva y planes de

mejoramiento (si los hay),
los cuales deben ser firmados por el auditado en
seal de aceptacin.
86
Para concluir, como constancia de la reunin de cierre y los
compromisos adquiridos, se diligenciar el acta correspondiente
V) Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de
auditora. Debe emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si esto no
es posible, se debera comunicar al cliente y/o auditado las razones del
retraso y acordar una nueva fecha de emisin.
El informe de la auditora debe estar fechado, revisado y

aprobado de acuerdo con los
procedimientos del programa de
auditora.
El informe de auditora aprobado debe distribuirse entonces a los

receptores designados
por el cliente de la
auditora.
87
El informe de auditora es propiedad del cliente de la auditora.

Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe
deben respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.
La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el

plan de auditora se hayan
realizado y el informe aprobado se
haya distribuido.
Los documentos que pertenecen a la auditora deben conservarse

o distribuirse de comn acuerdo entre las partes participantes y siguiendo
los procedimientos del programa de auditora y los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables.
Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los

responsables de la gestin del programa de auditora no deben revelar
el contenido de los documentos, cualquier otra informacin obtenida
durante el proceso, ni el informe a ninguna otra parte sin la aprobacin
explcita del cliente de la auditora, adems de la del auditado cuando
sea apropiado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de
la auditora, el cliente y el auditado deberan ser informados tan pronto
sea posible.
VI) Realizar seguimiento. Las conclusiones de la auditora pueden
indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas de planes de
mejoramiento, o de mejora, segn sea aplicable. Tales acciones
generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un
intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditora. El
auditado debe mantener informado al cliente de la auditora sobre el
estado de estas acciones.
Debe verificarse si se implement la accin correctiva y su eficacia,
eficiencia y efectividad. Esta verificacin puede ser parte de una
auditora posterior.
Nota: El programa de auditora puede especificar
el seguimiento por parte de los miembros del
88
equipo auditor, que aportan valor al utilizar su

pericia. En estos casos, se debe tener cuidado
para mantenerla independencia en las
actividades de auditora posteriores.
a)
Trmino para presentacin de las acciones correctivas. Una vez
realizada la reunin de cierre donde se entregan las solicitudes de
accin correctiva, el auditado cuenta con cinco (5) das hbiles para
remitir las acciones correctivas en el formato Accin correctiva y/o
Plan de mejoramiento a la Oficina de Control Interno.
89
Tabla 12. Formato Accin Correctiva - Auditora de
Calidad.
ACCIN CORRECTIVA DE AUDITORA
PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE (1):
Proceso / Procedimiento (2):
NO
REQUISITO
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD
A
D
G
(3
(
(
CAUSAS
B
E
H
(
(
(
C
F
I
(3
(3
(3
FECHA PROPUESTA DE
FIRMA DEL AUDITADO:
CULMINACIN (5):
(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Auditora y el
origen de la Auditora (Programa Anual de Auditora o por
solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno).
(2) Registre el
proceso o
procedimiento
90
auditado. (3)
Describa las causas
de la no
conformidad.
(4) Describa las acciones correctivas propuestas y marque con (X)
en la casilla o casillas la causa o causas que elimina.
(5) Registre la fecha en la que se culminan la totalidad de las
acciones correctivas propuestas
b)
Realice el seguimiento a la accin correctiva. El auditor
lder y el equipo auditor realizarn el anlisis de las acciones
correctivas en el formato Seguimiento solicitud de accin correctiva
auditora de calidad. Vencido el trmino de presentacin, el auditor
verificar si el auditado dio respuesta a las solicitudes de acciones
correctivas y proceder as:
Una vez han sido recibidas las solicitudes por la Oficina de

Control Interno se procede as:
Anlisi
s
El auditor revisa si hay correlacin entre las causas establecidas y la no
conformidad, adems si efectivamente la accin correctiva propuesta
elimina las causas que la generaron. Esta informacin debe registrarla en
el formato Seguimiento solicitud de accin correctiva de la siguiente
manera:
Si no identifica la correlacin, se marca (X) en la casilla
respectiva del formato de Seguimiento solicitud de accin correctiva
y se le informa al auditado para que en un trmino definido replantee las
causas que generaron la no conformidad, se establezcan acciones
correctivas que las eliminen y se remitan nuevamente a la Oficina de
Control Interno.
Si identifica correlacin, informa al jefe de la Oficina de Control
Interno, quien designar el auditor que realizar la visita de seguimiento.
Establecer si las acciones correctivas fueron
efectivas
Realice una visita de seguimiento y registre los resultados en el formato
Seguimiento solicitud de accin correctiva de la siguiente manera:
El seguimiento se programar teniendo en cuenta la fecha
propuesta de culminacin de las acciones correctivas.
Se informar al auditado el da y la hora de la visita con tres (3)

das de antelacin a la fecha programada para el seguimiento por
memorando y correo electrnico con acuse de recibo.
El auditor designado evidenciar y registrar en el formato de
Seguimiento de solicitud de accin correctiva la implementacin de
las acciones correctivas propuestas y si las causas que originaron la no
conformidad fueron eliminadas. Si las acciones correctivas no se han
desarrollado, se registra en el formato de Seguimiento de solicitud de
accin correctiva y se solicitar un nuevo compromiso al auditado para
su cumplimiento.
Comunicar al jefe de la Oficina de Control Interno el
cumplimiento de las acciones implementadas y solicitar la firma de
aprobacin.
Tabla 13. Formato Seguimiento de Accin Correctiva - Auditora

de Calidad.
SEGUIMIENTO SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA

VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACION
INDEPENDIENTE
AUDITORA
INTERNA (1):
Proceso / Procedimiento
(2):
AUDIT
FEC
AUDIT
OR
HA
QUE ADO
DE
(3
FECHA LIMITE DE
ANLISIS
(4
REVISIN DE LA ACCIN CORRECTIVA

(5
Revisin
(6
Correl
No Conformidad
(7 acin
Correlacin de
Nmero
) de las
Causas (8)
DESCRIBA
A B C D E FGH I
LA NO
1
2
3
4
5
6
7
8
Revisi
OBSERVACIONES
FECHA PROPUESTA DE CULMINACIN (5):
FIRMA DEL AUDITADO:
(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Auditora y

el origen de la Auditora (Programa Anual de Auditora o por
solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno).
(2) Describa el proceso procedimiento etc.
(3) Registre la fecha de
recibo de la solicitud de
accin correctiva. (4)
Corresponde a 3 das hbiles
a partir de la fecha de recibo.
(5) Registre la Fecha de la primera revisin.
(6) Registre la fecha de la
segunda revisin. (Si se
solicito ajuste) (7) Registre el
nmero de la no conformidad
a analizar.
(8) Registre (si) (no) en las casillas, segn
anlisis de correlacin de las acciones

correctivas y las causas. (9) Se informar al
auditado con tres (3) das de antelacin a la
fecha programada para el seguimiento.
(10) Registre el nmero de radicacin del memorando de aviso de
la visita al auditado.
(11) la
Enfecha
casode
delanonueva
cumplirse
correctiva propuesta,
establezca
visitaladeaccin
seguimiento.

En el evento de solicitud de un plan de mejoramiento, el responsable

del proceso evaluado presentar a la Oficina de Control Interno el plan
de mejoramiento dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a la
solicitud.
Para la formulacin de las acciones correctivas y/o preventivas, el
responsable del proceso debe identificar las causas de los hallazgos
aplicando metodologas como lluvia de ideas, anlisis de causa-efecto,
anlisis de Pareto, entre otros.
Vencido el trmino de presentacin, el equipo auditor verificar si el
auditado present el plan de mejoramiento y proceder as:
Si el plan de mejoramiento fue presentado a la Oficina de

Control Interno, entonces se procede as: el equipo evaluador, dentro
de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo, verificar si hay
correlacin entre las causas establecidas y los hallazgos, y si
efectivamente la correccin, accin correctiva y/o preventiva propuesta
elimina las causas que lo generaron. Para ello proceder de la siguiente
manera:
a) Si no identifica la correlacin, se le informar al evaluado para
que en un trmino se replanteen las causas que generaron el
hallazgo, se establezcan acciones que las eliminen y se remitan
nuevamente a la Oficina de Control Interno.
b) Si identifica la correlacin, informa al jefe de la Oficina de
Control Interno, quien aprobar el plan y comunicar al
evaluado.
c) El jefe de la Oficina de Control Interno designar el evaluador
que desarrollar el seguimiento de acuerdo con las fechas
previstas por el responsable del proceso evaluado para ejecutar las
acciones.
Una vez aprobado el plan de mejoramiento
se procede as:
a)
El seguimiento se programar teniendo en cuenta la fecha
propuesta de culminacin del plan de mejoramiento.

b) Se informar al evaluado el da y la hora del seguimiento con
no menos de tres (3)
das de antelacin a la fecha programada por memorando y
correo electrnico.
c) El evaluador designado evidenciar y registrar en el formato
Plan de mejoramiento
el cumplimiento de las acciones correctivas y/o
preventivas propuestas.
d) Comunicar al jefe de la Oficina de Control Interno el
cumplimiento de las acciones implementadas.
En caso de incumplimiento, se registra en el formato Plan de
mejoramiento y se solicitar un nuevo compromiso al evaluado
para su ejecucin.
El resultado final del seguimiento quedar consignado en
el formato del acta.
VII) Informe final de cierre de la no conformidad y/o plan de

mejoramiento. El equipo auditor realizar el informe de seguimiento a
las no conformidades y al plan de mejoramiento definiendo el estado
de las acciones y su cierre, es decir, debe evidenciar que las acciones
ejecutadas eliminaron las causas.
El jefe de la Oficina de Control Interno remitir al representante legal,
al representante de la Alta Direccin y a quien considere pertinente un
informe del resultado de la ejecucin del(os) programa(s) que incluya
debilidades, fortalezas y recomendaciones.
VIII) Evaluacin de la auditora. Con el objeto de mejorar
continuamente el proceso de auditoras internas del Sistema Integrado de
Gestin y de conocer la percepcin de las personas auditadas, la Oficina
de Control Interno debe realizar una evaluacin del cumplimiento del
procesos de auditora con el propsito de conocer las opiniones de
los clientes y auditados respecto a la efectividad del proceso.
Para llevar a cabo esta evaluacin se recomienda planificar el proceso
evaluador aplicando, por ejemplo, la siguiente encuesta:
Tabla 14. Modelo de Encuesta Evaluacin Auditora Interna.
EVALUACIN AUDITORA INTERNA
FECHA:
NOMBRE DE QUIEN RESPONDE:
NOMBRE DE LOS AUDITORES

A EVALUAR:
A continuacin encontrar una serie de preguntas, las cuales debe
responder marcando con una equis (X), tomando como referencia
la siguiente escala: D = Deficiente, R = Regular, B = Bueno y E =
Excelente
CALIFICA
ASPECTOS A EVALUAR EN LA
Oportunidad en la notificacin del plan de auditora
Claridad en la notificacin del plan de auditora.
Coherencia entre la metodologa utilizada y el
Enfoque y orientacin de la auditora.
Horario de la Auditora.
Cmo calificara la auditora en general.
D R B E
CALIFICA
ASPECTOS A EVALUAR EN EL
D R B E
CumplimientoAUDITOR
del horario de las reuniones de
Claridad de las preguntas realizadas durante la
Orden y coherencia de las preguntas de la auditora.
Capacidad de anlisis y observacin de los procesos
Eficiencia en el uso de tiempo de auditora.
Ecuanimidad y respeto en el trato con los
OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS:
El proceso de auditora contempla desde la

programacin, planificacin, ejecucin y
documentacin, hasta el seguimiento a las
acciones correctivas, preventivas, planes de
mejoramiento y recomendaciones que
resulten de las auditoras internas del Sistema
Integrado de Gestin, lo cual contribuye al
mejoramiento continuo.
A continuacin se presenta un ejemplo con el objetivo de que los

lectores apliquen los instrumentos sealados en este captulo.
Ee
El ejercicio facilitar a quienes deseen

hacer auditoras internas de Sistemas
Integrados de Gestin la aplicacin de
instrumentos que ayuden a comprender de
manera ptima el procedimiento. Le guiar
a travs de las diferentes etapas y le
brindar informacin sobre cmo hacer

el proceso ms fcil desde la planeacin
hasta el seguimiento de los resultados en
pro del mejoramiento
de la gestin de las entidades.
3.2
EJERCICIO DE AUDITORA
APLICADO
A continuacin se presenta un ejemplo prctico para llevar a cabo
una auditora interna del Sistema Integrado de Gestin. Con este fin
ha sido tomada una entidad distrital en donde se aplican todas las
etapas del proceso. La informacin que se tuvo en cuenta para el
desarrollo de cada una de las fases fue: elementos de planificacin
estratgica, Manual de calidad, mapa de procesos (secuencia e
interaccin), caracterizaciones, procedimientos, planes de gestin,
sistemas de comunicacin e informacin, normatividad relacionada con
los procesos objeto de auditora, ciclos de mejora, entre otros criterios
de auditora.
3.2.1
Programa de
auditora
Tabla 15. Programa de Evaluacin Independiente - Auditora Interna
(1) 2009.
PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE ORIGEN (2): PROGRAMA ANUAL DE AUDITORA

PROCESO
AUDIT
AUDITO OBJETI ALCANC FEC
/
HA
ADO
RES
VO(3)
E (4)
Nombre
Auditor 1
Control
Disciplinario
Nombre
Auditado Nombre
Auditor 2
1
Nombre
Auditor 3
Nombre
Auditor 4
Seguimi
ento a
las no
conformi
dades
de la
ltima
auditora
y
verificar
la
sostenibi
1.
Gestin y
resultado
de los
productos
de los
procedimi
entos
verbal y
ordinario.
2.
Efectivid
ad del
proceso
de
mejoram
iento
continuo
11052009
al
09062009
88
PROCESO
/
Sistema de
Quejas y
Soluciones
AUDIT
ADO
Nombre
Auditad
o2
Nmina,
Nombre
Administraci Auditad
n de
o3
Carrera
Administrati
va
AUDITO OBJETI ALCAN FEC

HA
RES
VO(3) 1.CE
(4)
Gestin
del
resulta
do del
proces
o de
quejas
Seguimi
y
Nombre
ento a
solucio
11Auditor 1 las no
nes
05conform
Nombre
especfic 2009
idades
Auditor 2
os para al
de la
la
09Nombre
ltima
Auditor 3 auditor Secretar 06a
2009
a
y
Nombre
General.
verificac
Auditor 4
2.
in
Efectivid
de la
ad del
sosteni
proceso
1.
Requisi
tos de
Nombre
01Auditor 1 Auditor la
07a de
NTCG
Nombre
2009
efectivi P
Auditor 2 dad del 1000:200 al
31Sistem 9
Nombre
a
Y MECI 07Auditor 3
89
PROCESO
/
AUDIT
ADO
Nombre
Gestin
Documental Auditad
o4
Proceso
Nombre
Contable y Auditad
Presupuestal o 5
AUDITO OBJETI ALCAN

RES
VO(3) 1.CE (4)
Requisi
Nombre
tos de
Auditor 1 Auditor la
a de
NTCG
Nombre
efectivi P
Auditor 2 dad del
1000:200
Sistem 9
Nombre
Y MECI
Auditor 3 a
1.
Requisi
tos de
la
Nombre
Auditor 1 Auditor NTCG
a de
P
Nombre
efectivi 1000:200
Auditor 2 dad del 9
Sistem Y MECI
Nombre
1000:200
Auditor 3 a
Integra 5.
Nombre
FEC
HA
01072009
al
3107-
10082009
al
31082009
90
PROCESO
/
AUDIT
ADO
Nombre
Proceso
Contractual Auditad
o6
Control de
Nombre
Inventarios
Auditad
y
o7
Mantenimie
nto y
Administraci
n de
Trmites y
Recursos
AUDITO OBJETI ALCAN

RES
VO(3) 1.CE (4)
Requisi
tos de
la
NTCG
Nombre
Auditor 1 Auditor P
1000:200
a de
Nombre
efectivi 9
Auditor 2 dad del Y MECI
Sistem 1000:200
Nombre
5.
Auditor 3 a
Integra 2.
Nombre
Cumplimi
do de
Auditor 4 Gesti ento de
1.
Requisi
tos de
la
NTCG
P
Nombre
1000:200
Auditor
Auditor 1
9
a de
Y MECI
Nombre
efectivi 1000:200
Auditor 2 dad del
5.
Sistem 2.
Nombre
a
Cumplimi
Auditor 3
Integra ento de
Nombre
do de
objetivos
Auditor 4 Gesti , Metas y
n
normas
FEC
HA
10082009
al
31082009
07092009
al
30092009
91
PROCESO
/
AUDIT
ADO
Administrac Nombre
in de
Auditad
polticas en o 8
TIC en la
entidades
distritales
Comunicaci Nombre
n
Auditad
organizacion o 9
al
Firma Jefe Oficina de

Control Interno:
AUDITO OBJETI ALCAN

RES
VO(3) 1.CE (4)
Requisi
tos de
Nombre
a de
NTCG
Nombre
efectivi P
Auditor 2 dad del 1000:200
Sistem 9
Nombre
a
Y MECI
Auditor 3
1.
Requisi
tos de
Nombre
a de
NTCG
Nombre
efectivi P
Auditor 2 dad del 1000:200
Sistem 9
Nombre
a
Y MECI
Auditor 3
Fecha de
Aprobacin:
FEC
HA
17112008
al
1112-
17112008
al
1112-
No. del Acta

Aprobacin:
(1) Registre el ao de vigencia del programa de evaluaciones

independientes.
(2) Registre el origen de las auditoras y/o evaluaciones (Programa
Anual de Evaluaciones Independientes o por solicitud al jefe de la
Oficina de Control Interno).
(3) Describa brevemente el
propsito de las auditoras y/o
evaluaciones. (4) Indique extensin
y lmites de las auditoras y/o
evaluaciones.
(5) Registre la fecha de inicio y final.
3.2.2 Plan de auditora
Definicin del alcance:
Tabla 16. Definicin del Alcance.
DISCIPLINARIOCONTROL
NOMINA Y BIENESTAR CAPACITACIN,
ADMINISTRATIVA,
CARRERA
ADMINISTRACIN DE
DEFINICIN
INDEPENDIENTE
AUDITORA
INTERNA
(1): PROGRAMA
Objeto de auditora
y/o evaluaciones
(2): Seguimiento
a las no
4.2.1
4.2.2
Manual
4.2.3
Control
4.2.4
Control
X
X
X
4. SISTEMA DE GESTION DE LA
X X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
DOCUMENTALGESTIN
TECNOLOGAS DE APROPIACIN DE
4.1
4.2
PRESUPUESTOCONTRATACIN Y
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA, CONTROL
TIPO
DE
PROCE
SOS A
AUDITA
R (5):
SISTEMA DE QUEJAS Y
PROGRAMACIN,
SEGUIMIENTO Y
DISEO, DESARROLLO
EJECUCIN A LA
COORDINACIN
DE LA
GESTIN
GESTIN JURDICA EN
EL DISTRITO CAPITAL
conformidades de la ltima auditora y verificar la sostenibilidad

Auditor y/o evaluador: Nombre Auditor 1 Fecha (3):
Nombre Auditor 2 - Nombre Auditor
07-05-2008
NUME
NOMBRE
DEL
NUMERAL
QUE
EXCLUS
7.
Diseo y desarrollo
7.5
Validacin de los procesos de la produccin
IONES
ESTRAT
MISIONA
AP
CON
X
X
X
5.1
Compro
5.2
5.3
5.4
5.4.1
Objetivos
5.4.2
Planific
5.5
Respons
5.5.1
Respons
5.5.2
Represe
5.5.3
Comunic
5.6
Revisin
5.6.1
5.6.2
5.6.3
Resultad
6.1
Provisin
6.2
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
a, a,
X
d d
X X
e e e e
e e e e e
X
X
X
X
X
6. GESTIN DE
X X
6.2.1
6.2.2
X X
Compet
X
X X
b
6.3
6.4
X X
Ambiente 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O
7.1
X X
X
Planifica
cin de
7.2.1
Determi
7.2.2
Revisin
7.2.3
Comuni
7.4
Adquisi
7.4.1
Proces
7.4.2
Informa
7.4.3
Verificac
7.5
Medici
7.5.1
Control
7.5.3
Identifica
7.5.4
Propieda
7.5.5
Preserv
7.6
Control
8.1
8.2
8.2.1
Satisfa
8.2.2
Auditora
8.2.3
Segui
8.2.4
Seguimi
8.3
X
Control
8.4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
8 Produccin y prestacin del servicio

X
X
X
X
X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X X
X X X
TECNOLOGAS DE APROPIACIN
X
X
X
X
X
CONTRATACIN
MANTENIMIENT INVENTARIOS
CONTROL
VIGILANCIA,
SEGURIDAD
DE
,
Y
X
X
X
DESARROLLO E DISEO,
8.5
8.5.1
Mejora
8.5.2
Accin
8.5.3
Accin
X
X
Tabla 17. Tipos de Procesos a Auditar para el MECI.
AP
1. SUBSISTEMA DE CONTROL
1.1. COMPONENTE
AMBIENTE DE
x
x x
x
1.2. COMPONENTE
DIRECCIONAMIEN
CON
DOCUMENTALGESTIN
1.1.1.
Acuerd
1.1.2.
Desarrollo
1.1.3. Estilo
DISCIPLINARIOCONTROL
ADMINISTRACI
TIPO DE
PROCESO
SA
AUDITAR
PARA EL
MECI (5):
MISION
PROGRAMACI
SISTEMA DE
QUEJAS Y
COORDINACIN
SOLUCIONES SDQS
ESTRAT
x x x
1.2.1.
Planes
1.2.2. y
Modelo de
1.2.3.
Estructura
1.3.1.
Contexto
1.3.2.
Identificaci
1.3.3.
1.3.4.
Valoracin
1.3.5.
Polticas
x
x
x
x
x
x
2.1.1.
Polticas
de
2.1.2.
2.1.3.
2.1.4.
2.1.5.
Manual de
2.2.1.
Informacin
2.2.2.
Informacin
2.2.3.
Sistemas
2.3.1.
Comunicaci
2.3.2.
Comunicaci
2.3.3.
Medios de
x
x
x
x
x
3.1.1.
Autoevalua
3.1.2.
Autoevalua
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x x
x
x
x
x x x
x
x
x
1.3. COMPONENTE
x
x ADMINISTRACI
x x
x
x
x
x x x
x
x
x
x
x x x
x
x
x
x
x x x
x x x
x
x
x x x
x x x
x x x
x
x x x
x
x
x
x
2.1. COMPONENTE
x
x ACTIVIDADES
x x
x
x
x
x
x
x x x
x
x
x
x
x
x x x
x
x
x
x
x
x x x
x
x
x
x
x
2.2.
x
xCOMPONENTE
x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x
x x
x
2.3.
COMPONENTE
x
x
x
x
x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x x x
x x x
x x
x
x x
3.1. COMPONENTE
x
x x DE
x
x
x
x
x x x
x
x x x
x
x
x
x x x
3.2 COMPONENTE DE
EVALUACIN
97
3.2.1.
Evaluaci
3.2.2.
3.3.1.
Plan
3.3.2.
Planes
3.3.3.
Planes de
x
x
3.3. COMPONENTE
PLANES DE
x
x x x
x
x x x
x x
x x x
x x
x x x
Firma del Auditor Lder: Auditor Lder

Aprobacin:
27-052008
- Elaboracin de las listas de verificacin:
Tabla 18. Lista de
Verificacin
Fecha de
98
99
100
Elaboracin del plan de auditora:

Tabla 19. Pan de Evaluacin Independiente - Auditora
Interna.
PLAN DE EVALUACIN INDEPENDIENTE

INTERNA
Vigencia delAUDITORA
Programa de
Evaluacin IndependienteSISTE
SISTE
GESTI
INTER
TIPO
CALI X
MA DE
MA DE
N Y
NA
DE
DA
CONT
CONT
RESUL
CONT
PROCES Los procesos
misionales Control
Disciplinario
(Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo)

O/
OBJETIV Seguimiento a las no conformidades de la ltima
auditora
y verificar
sostenibilidad
dely Sistema
de
Los procesos
objetolade
esta auditora
los dems
que interactan.
1. Gestin y resultado de los productos de los
procesos misionales Control Disciplinario y Sistema
ALCANC
Distrital de Quejas y Soluciones.
E:
2. Efectividad del proceso de mejoramiento
continuo del Sistema Integrado de Gestin.
3. Interrelacin
procesos Disciplinario y SDQS
La NTCGPdel
1000:2009
Control Disciplinario - Cdigo
Atencin de Quejas y Soluciones - Cdigo
de Producto No Conforme - Cdigo
CRITERIO Control
Acciones Correctivas y/o Preventivas- Cdigo
Informes de auditora interna a los procesos
S:
Control Disciplinario y Atencin de Quejas y
FECHA
FECHA DE LA
DE LA
REUNIN DE
11-05-2009 al 02-06No
EQUI
Nombre Auditor 1 - Nombre
mbr
PO
AUDITO
Auditor 2 - Nombre Auditor 3 Auditores de
R LDER
Apoyo: Nombre
Y/O
Auditor de Apoyo 1
JEFE DE
- Nombre Auditor
101
FEC
HA
HOR
A
11- 8:30
05- a.m. 200 9:30
110511051105-
9:30
a.m. 9:30
a.m.
2:00
p.m. -
12- 2:00
05- p.m. 12- 2:00
05- p.m. 12- 2:00
05- p.m. 1305200
13051405-
8:00
a.m. 1:00
2:30
p.m. 8:00
a.m. -
ACTIVIDAD /
PROCESO/
PROCEDIMIEN
AUDIT
ADO
AUDITORES
Nombre Auditor
Lder - Nombre
Todo
Reunin de
Auditor 1 - Nombre
s
Apertura
Auditor 2 - Nombre
audit
Auditor 3Auditor
- Nombre
Nombre
Lder
Nombre - Nombre
Mejoramiento
de
Auditor 1 - Nombre
Continuo del
Seguridad y
Nombre Nombre Auditor 3 Nombre Auditor
de
Vigilancia
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
Programacin, de
Auditor 1 - Nombre
Mantenimiento
Nombre Nombre Auditor 3 y Servicios
Nombre Auditor
de
Generales
4
- Nombre
Nombre
Auditor Lder
Nombre
Gestin
- Nombre
de
Documental
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
de
Auditor 1 - Nombre
Apropiacin
Nombre Auditor Lder
de Tecnologas Nombre
- Nombre
de Informacin de
Auditor 1 - Nombre
y
Auditad
Nombre Auditor Lder
Seguimiento N.A.
- Nombre
del Equipo
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor 3 Nombre
Control
Nombre Auditor
de
Disciplinario
102
1805-
ACTIVIDAD /
HOR
PROCESO/
A
PROCEDIMIEN
2:00
Atencin de
p.m. - Quejas y
2:00
CD
p.m. - Procedimiento
Atencin
8:00
de Quejas y
a.m.
Reclamos
3:00
Seguimiento
p.m. - del Equipo
19051905190520052005-
8:00
a.m. 8:00
a.m. 8:00
a.m. 8:00
a.m.
8:00
a.m. -
Sede 1
Sede 2
Sede 3
Sede 4
Sede 5
20- 8:00
05- a.m. -
Sede 6
20- 3:00
05- p.m. -
Sede 7
21- 8:00
05- a.m. -
Sede 8
FEC
HA
140514051505-
AUDIT
AUDITORES
ADO
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
de
Auditor 1 - Nombre
de
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
de
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
N. A.
- Nombre
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
de
Auditor 1 - Nombre
de
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
de
Auditor 1 - Nombre
de
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
de
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
de
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
N. A.
- Nombre
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
Nombre - Nombre
de
Auditor 1 - Nombre
103
FEC
HA
210521052105220522052205220526,
27,
28 290501060306-
ACTIVIDAD /
HOR
AUDIT
AUDITORES
PROCESO/
A
PROCEDIMIEN ADO
8:00
Nombre Nombre Auditor 3 Sede 9
Nombre Auditor
a.m. de
Nombre Auditor Lder
8:00
Nombre
Sede 10
- Nombre
a.m. de
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
8:00
Nombre
Sede 11
- Nombre
a.m. de
Auditor 1 - Nombre
Administracin
Nombre Auditor Lder
8:00
Nombre
- Nombre
de Carrera
a.m. de
Auditor 1 - Nombre
Administrativa
Nombre Auditor Lder
8:00
Nombre
Contratacin
- Nombre
a.m. de
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
8:00
Nombre
Presupuesto
- Nombre
a.m. de
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
2:00
Nombre
Sede Principal
- Nombre
p.m. de
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
8:00
Anlisis de
N. A.
- Nombre
a.m. - Hallazgos y
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
8 a.m. Discusin
N. A.
- Nombre
del Informe
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
2:00
Presentacin Nombre - Nombre
p.m. Informe
de
Auditor 1 - Nombre
Nombre Auditor Lder
3:00
Reunin de
Todos - Nombre
p.m. - Cierre ( Saln
los
Auditor 1 - Nombre
104
AUDI
AUDIT
Firma Auditor Lder y/o Jefe de Firma del
Oficina de Control
Responsable del
Interno:
Proceso:
Fecha (3): 19-03-2009
Fecha (4): 08-04-2009
(1) Registre el ao de la vigencia del programa de
Evaluaciones Independientes y el origen de la auditora y/o
evaluacin (Programa Anual de Evaluacin Independiente o
por solicitud al jefe de la Oficina de Control Interno).
(2) Marque con una equis X el tipo de
evaluacin independiente.
(3) Fecha en la cual el auditor y /o evaluador firma
el Plan de Evaluacin Independiente.
(4) Fecha en la cual el responsable del proceso a auditar y/o
evaluar recibe el Plan de de Evaluacin
Indepen
diente.
3.2.3 Anlisis de hallazgos

Con base en las evidencias encontradas, el grupo auditor deber
identificar los hallazgos y clasificarlos como fortalezas, debilidades, no
conformidades y observaciones.
En el caso de las no conformidades se le comunicar al auditado la
necesidad de que identifique las acciones correctivas que permitan
eliminar las causas que las generaron.
Solicitud de acciones correctivas:

Tabla 20. Solicitud de Accin Correctiva - Auditora
Interna.
SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA Programa de Evaluacin Independiente (1): 2009
Proceso / Procedimiento (2): Control Disciplinario (Cdigo),
Auditor: Nombre
Auditor Lder - Nombre
Auditor 1 - Nombre
105
Auditado (3):
Nombre Auditado 7
Fecha (4):
Junio 9 de
ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL

No
3 Requisi
Numeral 4.2.3 Control de
to que
Descripcin de la No
Conformidad
106
3.2.4 Elaboracin del informe de auditora
Al verificar el cumplimiento del requisito control de
documentos en el proceso (Cdigo) se evidenci:
a) El Manual del Usuario del Sistema (Cdigo) presentado
en medio fsico y magntico (CD) al auditor difiere en su
contenido con el publicado en la intranet (Cdigo) versin 1.
Igualmente no se identifica si obedece a una copia
controlada o no controlada.
Firma del
Firma del Auditor Lder
Firma
Firma
(1) Escriba el ao de la vigencia del Programa de Evaluacin
Independiente y el origen de la auditora
(Programa Anual de Auditora o por
solicitud al jefe de Control Interno). (2)
Registre el proceso o procedimiento
auditado.
(3) Registre el nombre del responsable de proceso.
(4) Registre la fecha de presentacin de la no conformidad (reunin
de cierre).
Tabla 21. Informe de Evaluacin Independiente - Auditora

Interna.
Fecha:
Informe
Respon
sable
Equipo
Auditor
INFORME DE EVALUACIN INDEPENDIENTE

Siste
Siste
Gesti
Inter
ma
X
Tipo:
ma
n y
na
de
Calidad
de
Cont
Contr Result
Auditora interna a los proceso de Control
Nombre del Responsable del Proceso
Nombre del Auditor Lder, Nombre de Auditor 1,
Nombre de Auditor 2, Nombre de Auditor
107
Objetivo Seguimiento a las No Conformidades de la ltima
auditora
y verificar
la sostenibilidad
del y los dems
1. Los procesos
objeto
de esta auditora
que interactan
2. Gestin y resultado de los productos de los
Alcance procesos misionales Control Disciplinario y
Sistema Distrital de Quejas y Soluciones
3. Efectividad del proceso de mejoramiento continuo
del Sistema Integrado de Gestin
Nombre Auditado 1, Nombre Auditado 2, Nombre
Person Auditado 3, Nombre Auditado 4, Nombre
al
Auditado 5, Nombre Auditado 6, Nombre Auditado 7,
Entrevi Nombre Auditado 8, Nombre Auditado
Fecha de 11-05-2009 al 04-06-2009
Ejecuci
La NTCGP 1000:2009
Control Disciplinario (Cdigo)
Control de Producto No Conforme (Cdigo)
Acciones Correctivas y/o Preventivas (Cdigo)
Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo)
Informes de Auditora Interna a los procesos
Control Disciplinario y Atencin de
Fortalezas:
1. Se evidenci compromiso de la alta direccin con el
2. Para el desarrollo de los procesos de Control
Disciplinario y Atencin de Quejas y Reclamos se cuenta
3. Para la induccin de los servidores y contratistas nuevos
existe
y se
aplicade
la Control
Gua deDisciplinario
induccin al son
puesto
de trabajo
4. En el
proceso
importantes
los
Subcomits de Autocontrol, para el mejoramiento continuo,
Debilid
ades:
1. Los servidores y contratistas entrevistados en los
2. Poca cultura en los servidores y contratistas de los
procesos que interactan con los procesos certificados para
3. No se han consolidado y divulgado el plan estratgico ni
el
detiene
accin
de la entidad
acuerdo
los
4. plan
No se
claridad
sobre elde
trmino
de con
documento
externo, su aplicabilidad y registro en los procesos
107
5. No se tiene claridad respecto a los procesos que
interactan con los procesos certificados, cmo el cliente
interno y externo pueden interponer una queja contra la
prestacin de los servicios y productos.
NO
No
Requisito que Incumple
1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, NTCGP 1000:2004. Numerales 4.2.3
1, 5, 6, 7, 8, 9, 10, NTCGP 1000:2004. 4.2.4 Control de
Incumplimiento de los requisitos
establecidos en los procedimientos:
Control Disciplinario (Cdigo)
Atencin de Quejas y Reclamos
7, 8, 9, 12, 14, 15,
(Cdigo)
16 y 17
Control de Producto No Conforme
(Cdigo)
Acciones Correctivas y/o
NTCGP 1000:2004. Numeral 7.2.3.
2y
Comunicacin
con Numeral
el cliente,6.3
literal a) y
NTCGP 1000:2004.
1
Infraestructura,
literalNumeral
b) equipo
para
1
NTCGP 1000:2004.
5.5.3
14 y
NTCGP 1000:2004. Numeral 4.1 literal
1
NTCGP 1000:2004. Numeral 7.5.3
NTCGP 1000:2004. Numeral 8.3 Control
1
de
producto
y/o servicio
no conforme
1
NTCGP
1000:2004.
Numeral
8.5.2
1
NTCGP 1000:2004. Numeral 8.5.3
Observa
ciones:
1. Al verificar la secuencia e interaccin lgica de los procesos
estratgicos, misionales, apoyo y control, se evidencia que
estn documentados en el Mapa de Procesos, Manual de
Calidad y Caracterizacin de los Procesos. Sin embargo, al
indagar con los servidores del nivel directivo, profesional,
operativo, asistencial y contratistas que se interrelacionan o
forman parte de los procesos de Control Disciplinario (Cdigo),
Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) se observ:
a) Dificultad para comprender y describir la secuencia e
interaccin lgica de sus procesos con los dems b)
Desconocimiento de las fuentes donde se documenta la
descripcin, secuencia e interaccin lgica de los procesos
108
(Mapa de Procesos, Caracterizacin de los Procesos y Manual

de Calidad)
c) Desconocimiento del acceso a la documentacin
a travs de la intranet de la entidad
d) Desconocimiento del proceso o procedimiento documentado
frente a las actividades y tareas que desarrollan habitualmente
e) Desconocimiento para identificar y precisar cules son las
entradas (proveedores e insumos), procesos y salidas
(productos y clientes) en relacin con los procesos y
procedimientos que ejecutan en el da a da f) Dificultad para
identificar, precisar y diferenciar un proceso de un
procedimiento.
g) Dificultad para identificar qu productos se
entregan y se reciben de un proceso a otro.
h) Dificultad para identificar, comprender y aplicar los
procedimientos bsicos de la norma NTCGP 1000:2009.
(Elaboracin de Documentos, Control de Documentos, Control
de Registros, Control de Producto No Conforme, Acciones
Correctivas y Preventivas, Procedimiento de Auditoras)
109
2. Se observa que en los procesos de Control Disciplinario
(Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) y todos los
que se interrelacionan de acuerdo con el alcance cuentan con
el Listado Maestro de Documentos Externos (LMDE) y Listado
Maestro de Control de Registros (LMCR). Sin embargo, al
indagar con los servidores y contratistas entrevistados acerca
3. Considerando el procedimiento Inventario y Clasificacin de
Activos de Informacin y complementando la observacin
realizada en la auditora interna a los procesos de Control
Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos
(Cdigo) se observa:
a) En los formatos Listado Maestro de Control de Registro
(LMCR), Tablas de Retencin Documental (TRD) e Inventario
de Activos de Informacin (IAI) se solicita informacin similar,
lo cual genera duplicidad e inconsistencias de los registros.
Sobre
este aspecto,
la ha
entidad
viene adelantado
acciones de
4. La poltica
de calidad
sido divulgada
a todos los
servidores y contratistas de la entidad y publicada en el sitio
oficial de consulta, sin embargo se observa la necesidad de:
a) Fortalecer su identificacin, entendimiento y relacin con los
5. Al verificar la medicin de los objetivos estratgicos o de
calidad se observa en el reporte Matriz Cuadro de Mando
Integrado1.xls la estructura de los indicadores que miden la
eficacia de los productos identificados para lograr el
cumplimiento
cada
uno de alostravs
objetivos
o de
6. Se observde
que
la entidad,
de laestratgicos
Subdireccin
de
Talento Humano, realiz actividades de induccin y
reinduccin general a servidores y contratistas, sin embargo se
debe reforzar la induccin tcnica en los procesos certificados
y7. todos
los que
se interrelacionan
de acuerdo
el alcance,
En las
caracterizaciones
de los
procesosconestratgicos,
misionales, de apoyo y control, se describe el ciclo PHVA para
la prestacin del servicio y/o realizacin del producto. Sin
embargo, al indagar en algunos servidores del nivel directivo,
110
3.2.5 Seguimiento a las acciones correctivas
Este ser realizado por el equipo auditor designado por el jefe de
Control Interno o quien haga sus veces.
Tabla 20. Seguimiento Solicitud de Accin Correctiva - Auditora de

Calidad
Conclusin
General:
Conforme con lo evidenciado en la auditora a los procesos de
Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de
Quejas y Reclamos (Cdigo) y a todos los que se
interrelacionan de acuerdo con el alcance se concluye:
1.
El Sistema de Gestin de la Calidad se ha implementado
en cuanto a su documentacin y divulgacin.
2.
Se encuentra poca cultura para aplicar los
requerimientos, procesos, procedimientos, guas, manuales
y registros, establecidos y estandarizados, en el Sistema de
Gestin de la Calidad, lo cual denota la
necesidad de seguir trabajando en su optimizacin, articulacin y
consolidacin.
3.
Aunque existe disponibilidad de recursos asignados y
estrategias que promueven la continuidad del
Sistema de Gestin de la Calidad, es necesario para mantener su
sostenibilidad fortalecer:
La aplicacin de los procedimientos bsicos del
sistema y la administracin de riesgos
El conocimiento, comprensin, descripcin y aplicacin del
ciclo PHVA en el SGC
El principio de enfoque basado en procesos
La medicin de los objetivos estratgicos o de calidad
Dar tratamiento a las no conformidades establecidas
identificando las causas que las generaron y las
respectivas acciones correctivas que contribuyan a
eliminarlas en pro del mejoramiento continuo del
Sistema de Gestin de Calidad
En lo referente al seguimiento de las acciones correctivas

propuestas a las no conformidades 1, 2, 3 y 4 presentadas en
la auditora interna de 2008, se cerraron las N. 1, 2, y 4, en
tanto que la N. 3 se mantiene abierta con la no conformidad
N. 12 de esta auditora.
Firma Jefe Oficina de Control
Interno: Jefe Control
Inte
rno
(1)
Describa
el
informe a presentar.
(2) Describa el objetivo de la
auditora y/o evaluacin.
(3) Relacione las personas entrevistadas .Cargos y nombres.
SEGUIMIENTO SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA
Proceso / Procedimiento (2): Control Disciplinario(Cdigo),
Atencin
Reclamos
Auditor de Quejas y
Auditado Fecha de
Fecha lmite
que
Nombre
Nombre de
Junio 23 de
Junio 26 de
111
112
Revisin 1
REVISIN DE LA ACCIN CORRECTIVA

(6
(5
Revisin 2
A B C D E F GHI
Al
verificar
el
cumplimiento
del
requisito Control de
Documentos en el
proceso de Control
Disciplinario (Cdigo)
y Atencin de Quejas
a) El Manual del
Usuario del Sistema
(Cdigo) presentado
en medio fsico y
magntico (CD) al
auditor difiere en su
contenido
con
el
publicado
en
la
intranet
(Cdigo)
versin 1. Igualmente
no se identifica si
obedece a una copia
controlada
o
no
controlada.
S -
- -
- - - - -
- - - - -
- S -
- S -
- - - S
- - S S
- - S S
- - S -
- -
3
4
5
6
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - -
111
112
113
ANEXO N. 1
PROCESO DE AUDITORA DE SISTEMAS
INTEGRADOS DE GESTIN
EN EL SECTOR SALUD
114
115
La mejora continua no es un hecho aislado de la entidad que

pertenezca solo a las oficinas que lideran el proceso de calidad, sino
que
debe
articular e integrar todas las acciones de mejora
institucionales tanto de los procesos misionales como de apoyo con el fin
de cumplir los objetivos organizacionales.
Para impulsar el mejoramiento continuo en las organizaciones
pblicas del pas y con el fin de lograr los objetivos de cada entidad,
el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica estructur la
Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, la
cual fue complementada con el Modelo Estndar de Control Interno.
En nuestro pas est definido el Sistema Obligatorio de Garanta de la
Calidad de la Atencin en Salud (SOGCS) como norma tcnica de
calidad para las instituciones prestadoras del servicio de salud y las
administradoras de planes de beneficios de carcter pblico. Por tal
razn este anexo propone un esquema de integracin de las auditoras
internas de otros subsistemas con las definidas dentro del SOGCS.
Un elemento fundamental en estos tres sistemas de gestin es la
realizacin de evaluaciones que permitan evidenciar el mejoramiento
continuo y el cumplimiento de requisitos, procesos, actividades, entre
otros. El mecanismo estndar definido para realizar estas evaluaciones
en los tres sistemas es la auditora.
Sin embargo hay una gran diferencia entre las auditoras definidas para
la NTCGP y el MECI frente al componente de Auditora para el
Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud del SOGCS: esta
116
ltima no es solo un listado de auditoras por realizar, sino que abarca

todo el proceso de mejoramiento continuo de la calidad en la prestacin
de los servicios de salud.
Es por esto que la auditora para el mejoramiento continuo de la
calidad es la herramienta del SOGCS con la cual se pretende disminuir
las brechas entre la calidad esperada y la observada y el logro de los
resultados proyectados, lo cual se consigue a travs de la elaboracin e
implementacin del Programa de Auditora para el Mejoramiento de la
Calidad de la Atencin en Salud (PAMEC).
La metodologa para la elaboracin del Programa de Auditora es la
Ruta Crtica definida por el
Ministerio de la Proteccin Social, en la cual se establecen ciclos de
mejoramiento que inician
117
la identificacin, a travs de un diagnstico, de los problemas o fallas de
calidad y termina con la estandarizacin de procesos, toma de decisiones
y dems acciones que defina cada organizacin para prevenir que se
vuelva a presentar la brecha encontrada al inicio del ciclo.
Grfico 2. Ruta Crtica definida por el Ministerio de Proteccin

Social.
En esta ruta se encuentran nueve (9) fases, en cada una de las cuales
existen actividades de Planear, Hacer, Verificar Y Actuar. Las auditoras
internas son una actividad en la fase de Verificacin o en la de
Evaluacin del Mejoramiento de esta ruta.
Teniendo en cuenta que es obligatorio implementar en los hospitales
pblicos tanto el Modelo Estndar de Control Interno como el SOGCS, se
recomienda estructurar un Programa de Auditora para el Mejoramiento
de la Calidad Institucional cuyas caractersticas sean:
Est diseado con la metodologa
118
del PAMEC.
La responsabilidad de este programa es

de la Direccin.
Este programa debe incluir el de Auditora para el

Mejoramiento de la Calidad de la
Atencin en Salud y el de Auditoras Internas de la Oficina
de Control Interno.
119
Grfico 2. Componentes del Programa de Auditora para el
Mejoramiento Continuo de la Calidad
Institucional.
Tabla 21. Responsables de los programas.
118
Para articular el PAMEC con el Programa de Auditoras Internas de la
Oficina de Control Interno se recomiendan las siguientes actividades:
Definir el alcance de las actividades de la Oficina de Control

Interno (personal, perfiles, recursos) para establecer las auditoras por
realizar en el marco del proceso de mejoramiento institucional.
En la fase de Evaluacin del Mejoramiento definir el Programa

Anual de Auditoras Internas, de manera que incluya las actividades
planeadas de la Oficina de Control Interno as como las auditoras para
el mejoramiento de la calidad de la atencin en salud. Esto lograr la
articulacin del trabajo desarrollado en la Oficina de Control Interno y
la oficina que lidera el proceso de calidad con el fin de optimizar
recursos.
Finalmente, es importante tener claro que las actividades que realice
una oficina no exime a la otra de realizar las que son su responsabilidad.
Cada una por obligacin normativa debe realizar ejercicios de auditora.
119
BIBLIOGRAFA
GUA DE AUDITORES INTERNOS 2008.

Control Interno Secretara
General de la Alcalda Mayor de
Bogot, D. C.
VERSIN 3. Oficina de
GUA DE AUDITORES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Direccin

Distrital de Desarrollo
Institucional Secretara General de la Alcalda
Mayor de Bogot, D.C.
GUA DE IMPLEMENTACIN DEL MECI CON ENFOQUE
SISTMICO. Veedura Distrital - Universidad de Los Andes.
NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA NTCGP
1000:2009. ICONTEC. MANUAL DE IMPLEMENTACIN DEL
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECI
1000:2005. Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica (DAFP).
ROL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS
VECES. Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP) Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP).
ISO 19011:2002. DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE SISTEMAS DE
GESTIN DE CALIDAD
Y/O
AMBIENTAL.
ICONTEC.
MANUAL
DE
HABILIDADES
AUDITORA. ICONTEC.
PARA
GUAS BSICAS PARA LA IMPLEMENTACIN DE LAS PAUTAS DE
118
AUDITORA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

ATENCIN EN SALUD. Ministerio de la Proteccin Social.
DE LA
CURSO VIRTUAL DE AUDITORA. Secretara General de la Alcalda

Mayor de Bogot, D.C.
120
121
GLOSARIO
AUDITADO: Organizacin, dependencia o proceso que es objeto de la

auditora.
AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
AUDITOR LDER: Auditor designado para llevar a cabo una auditora
actuando como lder del equipo.
AUDITORA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y
documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera
objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los
criterios definidos para la auditora interna.
AUDITORA EXTERNA: Incluye las que se denominan de segunda y tercera
parte.
AUDITORA COMBINADA: Es aquella que se realiza a ms de un sistema,
por ejemplo a Control
Interno y de Calidad.
ACCIN CORRECTIVA: Intervencin que se emprende para
eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin
indeseable.
ACCIN PREVENTIVA: Intervencin que se emprende para
eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin
potencial indeseable.
CLIENTE DE LA AUDITORA: Organizacin, dependencia o personas
que solicitan una auditora. COMPETENCIA: Habilidad demostrada para
aplicar conocimientos y aptitudes. CONCLUSIONES DE LA
AUDITORA: Resultado que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos y todos los hallazgos de la auditora.
122
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
CORRECCIN: Accin realizada para eliminar una no conformidad.
CRITERIOS DE AUDITORA: Conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos utilizados como referencias.
EFICACIA: El grado de cumplimiento con el que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
123
EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los
resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.
EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los
recursos utilizados. EQUIPO AUDITOR: Uno o ms
auditores
que
llevan
cabo
una
auditora.
ESPECIFICACIN: Documento en el que se establecen

requisitos.
EVIDENCIA DE LA AUDITORA: Registros, declaraciones de hechos o
cualquier otra informacin que sea pertinente segn los criterios de
auditora y que sean verificables. La evidencia de la auditora puede
ser cualitativa o cuantitativa.
EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o
veracidad de algo.
EXPERTO TCNICO: Persona que aporta experiencia o conocimientos
especficos con respecto a la materia que se vaya a auditar.
HALLAZGOS DE LA AUDITORA: Resultados de la evaluacin de la
evidencia de la auditora recopilada de acuerdo con sus criterios.
Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de la auditora u oportunidades de mejora
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento
de un requisito.
LISTA DE VERIFICACIN: Es una herramienta que le permite al
auditor la conduccin de la auditora y le sirve como medio para
identificar los elementos de los procesos a auditar.
PROGRAMA DE AUDITORA: Conjunto de una o ms auditoras
planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia
124
un propsito especfico.
PLAN DE AUDITORA: Descripcin de las actividades in situ y los
preparativos de una auditora.
REGISTRO: Documento en el que se presentan los resultados
obtenidos o se proporciona evidencia de las actividades desarrolladas.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente
implcita u obligatoria.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: Es el conjunto articulado de
herramientas de gestin, tales como los sistema de Calidad, de Control
Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestin Ambiental, de
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, de Seguridad de la
Informacin, de Responsabilidad Social, de Gestin Documental y
Archivos, entre otros, que pueda tener la entidad y que le permiten el
logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines
esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y los servicios a su
cargo.
VERIFICACIN: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia
objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.

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Judul Asli

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GUA DE AUDITORA INTERNA

DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

ALCALDA MAYOR DE BOGOTA D.C.

DISTRITAL SECRETARIA GENERAL

Luca Ortiz Penagos Juan Carlos Beltrn Jaramillo

1.1 CONTEXTO NORMATIVO

UNIDAD III APLICACIN DEL PROCESO DE AUDITORA

proceso, rea, producto e indicador

En el estudio de esta primera unidad se muestra el desarrollo

Definir la estructura normativa que avala la implementacin

Mostrar los cambios y avances normativos establecidos desde

mayor inters y compromiso en la gestin me- diante un decidido

de la Repblica, con el propsito de que las entidades

Definir en el primer ao de vigencia de la presente ley el Sistema

Si bien la Constitucin Poltica de Colombia ha permitido establecer las

especfica que se ha desarrollado en cada uno de los tres sistemas.

en el numeral 5.5 los roles y responsabilidades de la Oficina de Control

Con el Decreto 4110 de 2004 se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se

del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SOGCS) regido

Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en

Sistema de Informacin para la Calidad: es el tercer

Sistema nico de Acreditacin: est regido por la Resolucin 1445

actividades de apoyo y procedimiento de autoevaluacin, mejoramiento

Uno de los lineamientos que se establecieron en el Artculo 2 de esta

norma y en la reglamentacin que para el efecto expida el

Ten una tina frente a ti, llnala de agua, mrate

A continuacin se presenta una serie de

En esta segunda unidad se pretende que el lector clarifique los conceptos

Presentar conceptos asociados a la Auditora desde los diferentes

Desarrollar de manera prctica la incorporacin de los conceptos

teniendo gran acogida.

En 1924 surge el concepto de supervisor de calidad como una

Como parte de los sistemas de gestin establecidos por normatividad del

A continuacin se presenta el desarrollo que ha tenido este concepto en

2.1.1 Sistema de Control

Auditora interna1: elemento de control que permite hacer un

Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas

2.1.2 Sistema de Gestin de

Cumple con los requisitos establecidos tanto en la norma tcnica,

3 Definicin tomada de la Norma Tcnica de Calidad en la

Al analizar cada una de las anteriores definiciones se identifican algunos

Sistemtica2: quiere decir no aleatorio. Las auditoras

Independiente3 : est definido en la norma ISO 19011 como

Evidenciada4: pretende que la auditora se desarrolle siguiendo el

19011 como uno de sus principios y se considera el fundamento racional

Objetiva5: se refiere al hecho de ejecutar un proceso de

Documentada: consiste en que debe existir un proceso escrito,

Emite juicio: se trata de la opinin tcnica y experta que se emite

Tabla 2. Paralelo de los Sistemas de Gestin frente a las definiciones de

Las auditoras internas tienen como

Tomado de: Mdulo de Auditora.

De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las

Calidad o Control Interno, sino tambin otros como

b) La auditora a los procesos evala la efectividad de las

Evala la adecuacin, la aptitud, la conveniencia y la

Se verifica la concordancia de los procesos y de

manera eficaz.; es decir, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del

De acuerdo con la diversidad, las exigencias y

2.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES

As como en cualquier actividad humana, en la auditora intervienen

Son roles de la auditora interna el solicitante, el auditado y el auditor,

El cliente o el solicitante de la auditora

puede ser la Alta Direccin, el representante