Manual Pengoperasian

Sistem Informasi Akademik (SIAkad)

STIENU Jepara

Manual Pengoperasian
Sistem Informasi Akademik (SIAkad)
STIENU Jepara
Versi Mahasiswa

Versi Mahasiswa

Tim Penyusun
Penangung Jawab
Ketua Pelaksana
Anggota

: H. Setiyono, SE. MM.

: Suyatno, S.Kom.
: Tohir Diman, MA.
A.Khoirul Anam, SE.
Eko Nur Fuad, SE.
Moh. Khanif

TIM PENGEMBANGAN
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI

2010

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

ii

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Daftar Isi

Pengantar

Hal
Teknologi informasi dewasa ini telah menjadi bagian dari masyarakat dinamis
karena perannya yang mampu meningkatkan produktivitas serta mempercepat
pertukaran informasi. Bagi Perguruan Tinggi, teknologi informasi dapat digunakan
untuk mendukung fungsi manajemen seperti perencanaan, koordinasi dan
pengendalian serta pelaksanaan berbagai fungsi operasional secara optimal yang pada
akhirnya akan membentuk citra positif perguruan tinggi.
Berkaitan dengan hal tersebut STIENU Jepara mengembangkan Sistem
Informasi Akademik (SIAkad) dilandasi keinginan untuk menjadi sebuah perguruan
Tinggi yang kompetitif dan berbasis Teknologi Informasi sesuai amanat visi yang
tercantum dalam Rencana Strategis STIENU Jepara Tahun 2008-2013. Pengembangan
SIAkad diharapkan menjadi embrio terwujudnya sebuah system informasi akademik
terpadu di STIENU Jepara.
SIAkad ditujukan untuk mengelola data Akademik, menyatukan data dasar dan
system administrasinya. Menyatukan data dasar karena system ini dirancang
berdasarkan data dasar yang tunggal, baik digunakan untuk kegiatan akademik,
keuangan maupun dalam pengembangan system lainnya dan dikembangkan dengan
menggunakan system operasi yang berbasis open source.
Buku Manual Pengoperasian SIAkad ini disusun dengan harapan agar dapat
menjadi pegangan bagi pengguna mengenai cakupan dan cara mengakses SIAkad.
Sasaran utama buku ini adalah Mahasiswa, Dosen, Pegawai, Pimpinan dan Stakeholder.
Buku ini direncanakan diterbitkan dalam 3 versi, yaitu versi Mahasiswa, versi Dosen dan
versi Operator.
Semoga buku ini dapat bermanfaat, tercapainya STIENU Jepara berbasis
Teknologi Informasi.

Jepara, Agustus 2010

H. Setiyono, SE. MM.

Ketua STIENU Jepara

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

iii

Pengantar .................................................................................................................iii
Daftar Isi ...................................................................................................................iv
Daftar Gambar ..........................................................................................................vi
I. Mengenal SIAkad ............................................................................................. 1
A. Manfaat SIAkad untuk Mahasiswa.............................................................. 1
B. Group Modul dan Modul ............................................................................ 2
C. Mengakses SIAkad ...................................................................................... 3
II. Akademik .......................................................................................................... 5
A. Kalender Akademik ..................................................................................... 5
B. History Pembayaran Mahasiswa ................................................................. 6
C. Jadwal Kuliah Mahasiswa............................................................................ 7
D. Jadwal Ujian Mahasiswa ............................................................................. 8
III. Kartu Rencana Studi (KRS)................................................................................ 9
A. Regitrasi ....................................................................................................... 9
1. Registrasi Administratif ......................................................................... 9
2. Registrasi Akademik .............................................................................. 9
B. Pengisian KRS ............................................................................................ 10
C. Revisi KRS................................................................................................... 13
D. Lihat KRS .................................................................................................... 13
IV. Kartu Hasil Studi (KHS) ................................................................................... 14
A. Lihat KHS Mahasiswa ................................................................................ 14
B. Lihat KHS Total Mahasiswa ....................................................................... 15
V. Transkrip ......................................................................................................... 16
VI. Skripsi ............................................................................................................. 17
A. Pembimbing Skripsi .................................................................................. 17
B. Pendaftaran Ujian Skripsi .......................................................................... 18
C. Jadwal Ujian Skripsi................................................................................... 19
VII. Biodata............................................................................................................ 20
A. Lihat Biodata ............................................................................................. 20
B. Edit Biodata ............................................................................................... 21
C. Upload Foto............................................................................................... 21
VIII. Virtual Class .................................................................................................... 22
A. Download Silabus ..................................................................................... 22
B. Download Materi ...................................................................................... 22
C. Download Tugas ....................................................................................... 23
IX. Akun................................................................................................................ 24
A. Log Out ...................................................................................................... 24
B. Hal Depan .................................................................................................. 24
C. Preference ................................................................................................. 24
iv

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

X.

SMS Gateway .................................................................................................. 25

A. SMS BROADCAST ...................................................................................... 25
B. SMS REPLAY .............................................................................................. 25
C. Nomor SMS Gateway ................................................................................ 26
D. Ketentuan Pengiriman SMS ...................................................................... 27

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Daftar Gambar
Hal
Gambar 1.
Gambar 2.
Gambar 3.
Gambar 4.
Gambar 5.
Gambar 6.
Gambar 7.
Gambar 8.
Gambar 9.
Gambar 10.
Gambar 11.
Gambar 12.
Gambar 13.
Gambar 14.
Gambar 15.
Gambar 16.
Gambar 17.
Gambar 18.
Gambar 19.
Gambar 20.
Gambar 21.

vi

Group Modul dan Modul User Mahasiswa.................................................. 3

Halaman depan SIAkad...................................................................................... 4
Kalender Akademik ............................................................................................. 5
History Pembayaran ............................................................................................ 6
Jadwal Kuliah Mahasiswa .................................................................................. 7
Jadwal Ujian Mahasiswa .................................................................................... 8
Bagan Alur Registrasi ........................................................................................ 10
Input KRS, Pilih Sesi KRS ................................................................................... 10
Input KRS, Mata Kuliah Yang Bisa Diikuti ................................................... 11
Input KRS, Table Mata Kuliah Kena Prasyarat........................................... 12
Lihat KRS ................................................................................................................ 13
Lihat KHS ............................................................................................................... 14
Lihat KHS Total .................................................................................................... 15
Lihat Transkrip..................................................................................................... 16
Lihat Pembimbing Skripsi ............................................................................... 17
Pesan Kekurangan Prasyarat Pendaftaran Ujian Skripsi ...................... 18
Form Pendaftaran Ujian Skripsi..................................................................... 19
Jadwal Ujian Skripsi ........................................................................................... 19
Biodata Mahasiswa ............................................................................................ 20
Upload Foto Mahasiswa .................................................................................. 21
Edit Preference .................................................................................................... 24

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

B.

I.

Mengenal SIAkad

Sistem Informasi Akademik STIENU Jepara atau yang lebih dikenal dengan
nama SIAkad adalah sebuah system informasi berbasis web yang dibangun
dengan tujuan mengorganisasi data akademik di STIENU Jepara.
Pengorganisasian data yang dimaksud meliputi pengelolaan administrasi
akademik mulai dari pendaftaran mahasiswa baru, registrasi, perkuliahan, ujian,
wisuda dan alumni.
Berbagai fasilitas/menu yang tersedia dalam SIAkad didistribusikan dalam
berbagai user sesuai dengan hak dan kewenangannya. User SIAkad terbagi
dalam 16 tingkatan, yaitu: Superuser, Administrator, Admisi, Ka Admisi,
Administrasi Akademik, Info Mahasiswa & Alumni, Kepala Akademik,
Administrasi Keuangan, Kepala Keuangan, Administrasi Personalia, Kepala
Personalia, Dosen, Administrasi Dosen, Mahasiswa, Executive Information
System dan Rektor.
A.

Manfaat SIAkad untuk Mahasiswa

Manfaat SIAKad bagi mahasiswa, antara lain:
1. Melihat Kalender Akademik;
2. Memantau History pembayaran mahasiswa dan kekurangan
pembayaran;
3. Melihat jadwal kuliah, jadwal ujian UTS/UAS dan jadwal ujian Skripsi;
4. Memudahkan pemantauan nilai, baik melalui histori nilai, rekapitulasi
nilai, maupun laporan kemajuan akademik;
5. Memudahkan registrasi administrasi (keuangan) maupun registrasi
akademik;
6. Mengisi dan Revisi KRS secara mandiri;
7. Memudahkan dalam proses pendaftaran ujian skripsi;
8. Download Silabus, materi dan tugas-tugas yang diberikan oleh dosen;
9. Memudahkan pengelolaan biodata mahasiswa secara mandiri;
10. Memudahkan akses informasi akademik.
Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Group Modul dan Modul

Setiap modul dikelompokkan dalam beberapa group modul sesuai dengan

jenisnya, adapun group modul dan modul yang tampilkan dalam user
mahasiswa, adalah:
1. Group modul Akademik
- Modul Kalender Akademik
- Modul History Pembayaran Mahasiswa
- Modul Jadwal Kuliah Mahasiswa
- Modul Jadwal Ujian Mahasiswa
2. Group modul KRS
- Modul Input KRS Mahasiswa
- Lihat KRS Mahasiswa
3. Group modul KHS
- Modul Lihat KHS Mahasiswa
- Modul Lihat KHS Total Mahasiswa
4. Group modul Transkrip
- Modul Lihat Transkrip Mahasiswa
5. Group modul Skripsi
- Modul Pembimbing Skripsi
- Modul Pendaftaran Ujian Skripsi
- Modul Jadwal Ujian Skripsi
6. Group modul Biodata
- Modul Lihat Biodata
- Edit Biodata
- Upload Foto
7. Group modul Virtual Class
- Modul Download Silabus
- Modul Download Materi
- Modul Download Tugas
8. Group modul Akun
- Logout
- Halaman Depan
- Preference

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Gambar 1. Group Modul dan Modul User Mahasiswa

C.

Mengakses SIAkad

SIAkad merupakan Sistem Informasi Akademik berbasis web sehingga

untuk mengaksesnya diperlukan program aplikasi web browser seperti Internet
Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Netscape, dan lain-lain. Namun
direkomendasikan agar menggunakan Mozilla Firefox dalam menjalankan
SIAkad.
Langkah untuk mengakses SIAkad adalah sebagai berikut:
1. Ketik alamat SIAkad http://10.10.10.2/stienujepara pada address bar lalu
tekan Enter pada keyboard;
2. Tunggu hingga halaman depan SIAkad muncul (lihat gambar 2);
3. Untuk masuk sebagai user mahasiswa klik icon mahasiswa, tunggu
hingga muncul halaman login: Mahasiswa, kemudian masukkan NIM
dan password lalu klik login.
Pada kondisi awal, setiap mahasiswa mendapatkan kode login dan
password berupa NIM, selanjutnya password harus segera dirubah agar tidak
disalahgunakan orang lain. Untuk perubahan password lihat modul Akunt
preference pada pembahasan berikutnya.

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Gambar 2. Halaman depan SIAkad

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

B.

History Pembayaran Mahasiswa

Dalam modul history pembayaran ini, Anda dapat mengetahui jumlah

kewajiban pembayaran dan rincian pembayaran yang pernah Anda lakukan
(Lihat Gambar 4).
History pembayaran disajikan sebagai fungsi control mahasiswa atas
kesesuaian jumlah pembayaran yang menjadi kewajiban dan untuk mengecek
kesesuaian pembayaran yang telah dilakukan. Apabila terdapat ketidak sesuaian
mahasiswa dapat menghubungi bagian keuangan untuk konfirmasi.
II.

Akademik

A.

Kalender Akademik

Kalender akademik (Kaldik) ditampilkan per semester untuk tiap tahunnya,

Anda dapat melihat Kaldik (dalam format jpg) atau mendownload kaldik (dalam
format pdf), dengan cara sebagai berikut :
1. Sorot group menu Akademik, klik menu Kalender Akademik (lihat
Gambar 3), Kalender Akademik disajikan secara urut mulai dari
semester Gasal dan Semester Genap;
2. Untuk mendownload klik Download/lihat PDF di bawah gambar kaldik,
tunggu hingga muncul kaldik dengan format pdf, kemudian simpan
seperti menyimpan file pada komputer.

Gambar 4. History Pembayaran

Terdapat 2 informasi yang disajikan dalam modul history pembayaran
mahasiswa, yaitu :
1. Table Kekurangan Pembayaran
Disajikan jumlah kewajiban yang harus dibayarkan, jumlah pembayaran
yang telah dibayarkan dan kekurangan pembayaran yang masih harus
dibayarkan. Dalam table kekurangan pembayaran ini disajikan jumlah
kekurangan pembayaran untuk setiap semester yang masih memiliki
kekurangan pembayarannya.
Gambar 3. Kalender Akademik
Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

2. History Pembayaran
Disajikan secara terperinci untuk setiap pembayaran yang pernah
dilakukan oleh Mahasiswa.
Apabila tampil keterangan non Tunai berarti Anda membayar pada
bagian keuangan tidak dalam bentuk tunai melainkan berupa setor slip
pembayaran dari bank, sedangkan apabila bertuliskan tunai berarti
Anda membayar secara langsung dalam bentuk uang tunai kepada
Bagian Keuangan.
C.

Jadwal Kuliah Mahasiswa

Jadwal kuliah yang ditampilkan untuk kategori mahasiswa adalah jadwal

yang berdasarkan mata kuliah yang Anda ambil pada saat Anda mengisi KRS.
Jadi, jadwal tersebut adalah jadwal mahasiswa pemilik user itu sendiri, sehingga
ada kemungkinan tampilan untuk jadwal antara user mahasiswa satu dengan
lainnya berbeda.

D. Jadwal Ujian Mahasiswa

Jadwal ujian yang ditampilkan untuk kategori mahasiswa adalah jadwal
ujian mahasiswa pemilik user itu sendiri, sehingga ada kemungkinan tampilan
untuk jadwal antara user mahasiswa satu dengan lainnya berbeda.
Untuk melihat jadwal ujian sesuai dengan semester dan jenis ujian yang
dipilih, Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut :
1. Sorot group menu akademik, klik Jadwal Ujian Mhs;
2. Pilih sesi dan Ujian yang ingin dilihat, sorot dan klik pilihan (lihat
Gambar 6);
3. Tunggu hingga tampilan jadwal ujian muncul.

Untuk melihat jadwal kuliah yang berlaku untuk semester yang dipilih,
Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut :
1. Sorot group menu Akademik, klik Jadwal Kuliah Mhs;
2. Pilih sesi yang ingin dilihat pada daftar pilih sesi, sorot dan klik pilihan
(lihat Gambar 5);
3. Tunggu hingga tampilan jadwal kuliah muncul.

Gambar 6. Jadwal Ujian Mahasiswa

Dalam jadwal ujian ditampilkan informasi tanggal, jam, ruang & nomor
Kursi untuk tiap matakuliah, sehingga diperoleh informasi yang mendetal
tentang pelaksanaan ujian.
Gambar 5. Jadwal Kuliah Mahasiswa
Dalam jadwal kuliah ditampilkan hari, tanggal, jam & ruang untuk tiap mata
kuliah yang diambil, sehingga diperoleh informasi yang mendetail tentang
jadwal perkuliahan untuk setiap mahasiswa.

Pastikan! Tiap kali hendak melihat jadwal kuliah, sesi yang dipilih sesuai
dengan semester yang ingin dilihat jadwal kuliahnya.

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Pastikan! Tiap kali hendak melihat jadwal ujian semester dan jenis ujian yang
dipilih sesuai dengan semester dan jenis ujian yang ingin dilihat jadwal ujiannya.

PASTIKAN SEMUA MATA KULIAH SUDAH ADA JADWAL UJIANNYA, apabila Anda
menemukan MK yang belum ada jadwalnya segera konfirmasi pada Bag.
Administrasi Akademik.

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

III. Kartu Rencana Studi (KRS)

A.

Regitrasi
Sesuai dengan Peraturan STIENU Jepara Nomor: 160/PST/STIENU/X/2010
tentang registrasi mahasiswa STIENU Jepara. Registrasi mahasiswa merupakan
bagian penting dari tertib administrasi dan tertib akademik pada suatu
perguruan tinggi. Mahasiswa dinyatakan sah dan berstatus aktif pada suatu
semester jika dia telah selesai melakukan registrasi administrasi yaitu telah
melunasi kewajiban pembayaran sesuai dengan ketentuan Bagian Keuangan
STIENU Jepara dan selesai melakukan registrasi akademik yang dibuktikan
dengan Kartu Rencana Studi (KRS). Bagan alur registrasi dapat dilihat dalam
gambar 7.

Gambar 7. Bagan Alur Registrasi

B.

Pengisian KRS
Pengisian KRS hanya bisa dilakukan pada waktu yang telah ditentukan oleh
STIENU (Lihat Kalender Akademik), dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Sorot group menu KRS, klik input KRS mhs;
2. Tunggu beberapa saat hingga muncul halaman/kolom pilih sesi KRS
(lihat Gambar 8), kemudian klik button/lingkaran putih hingga muncul
form input KRS (lihat Gambar 9). Apabila yang muncul keterangan

Anda belum membayar, segera lekukan pembayaran atau konfirmasi

pada Bag. Keuangan, berarti anda belum melakukan registrasi

1.

Registrasi Administratif
Dalam registrasi Administratif, mahasiswa diwajibkan membayar biaya
pendidikan dengan besaran tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku di
STIENU Jepara. Pembayaran biaya pendidikan dapat dilakukan sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan dengan menggunakan sistem dan mekanisme
yang telah diatur oleh STIENU Jepara.
Pembayaran biaya pendidikan dapat disetorkan ke Bank yang ditunjuk
yaitu Bank MiCA STIENU Jepara. Agar mahasiswa dapat melakukan registrasi
Akademik, slip pembayaran dari bank harus segera diserahkan ke Bagian
Keuangan, dan pastikan bahwa Bagian Keuangan telah menginput pembayaran
Anda pada SIAkad (lihat modul history pembayaran). Dengan demikian,
mahasiswa tersebut akan dinyatakan lolos registrasi administratif untuk
semester berjalan, sehingga dapat melakukan registrasi akademik selanjutnya.

administratif atau kalau Anda sudah membayar namun masih juga

muncul keterangan tersebut kemungkinan slip pembayaran Anda
belum diinput oleh Bag. Keuangan segera konfirmasi pada Bag.
Keuangan.

2.

Registrasi Akademik
Proses registrasi Akademik dimulai dengan pengisian KRS, kemudian
perwalian kepada dosen pembimbing akademik (dosen wali), dan pencetakan
KRS. Yang perlu dilakukan oleh mahasiswa adalah mengisi KRS dan melakukan
perwalian kepada dosen pembimbing akademik.

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Gambar 8. Input KRS, Pilih Sesi KRS

10

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

7. Anda juga dibatasi jumlah SKS yang bisa diambil, dengan ketentuan:
IP semester
SKS yang bisa diambil
3.00
24 SKS
2.50 2.99
22 SKS
2.00 2.49
20 SKS
1.50 1.99
18 SKS
1.00 1.49
15 SKS
0.99
12 SKS
Prasyarat IP yang digunakan dalam penentuan jumlah SKS yang bisa
diambil yaitu IPS semester sebelumnya (lihat Prasyarat IPS dan jatah SKS
pada form input KRS). Mahasiswa yang pada semester sebelumnya
tidak aktif/cuti maka jatah SKS yang bisa diambil adalah 12 SKS.
8. Perhatikan pula Table Mata Kuliah Kena Prasyarat (lihat Gambar 10),
dalam table tersebut ditampilkan semua mata kuliah yang ditawarkan
akan tetapi terkena prasyarat, sehingga meskipun ditawarkan tidak bisa
diambil sebelum prasyaratnya terpenuhi. Prasyarat ditampilkan dalam
bentuk kode MK maupun kode skrip, untuk memahami kode MK bisa
dilihat pada kurikulum.

Gambar 9. Input KRS, Mata Kuliah Yang Bisa Diikuti

3. Sebelum Anda memilih mata kuliah, Anda disarankan untuk
mencermati daftar mata kuliah yang bisa diikuti, jatah SKS yang bisa
diambil dan daftar mata kuliah terkena prasyarat. Dengan demikian
Anda memiliki gambaran untuk memilih mata kuliah apa saja dan di
kelas mana harus dipilih.

9. Setelah melakukan input KRS, disarankan untuk melihat Jadwal Kuliah

dan KRS.

4. Dalam table Daftar Mata Kuliah Yang Bisa Diikuti (lihat Gambar 9),
disajikan semua mata kuliah yang bisa diambil pada semester berjalan.
Dalam tabel tesebut dibuat warna-warna yang berbeda dengan
pengertian:
- baris berwarna hijau berarti, mata kuliah tersebut belum pernah
diambil, pada kolom ke berisi kosong;
- baris berwarna merah muda berarti, mata kuliah tersebut sudah
pernah diambil dan telah ada nilainya, pada kolom ke ditunjukkan
jumlah pengembilannya (pengambilan ke berapanya);
- baris berwarna biru berarti mata kuliah tersebut telah Anda pilih.
5. Untuk memilih mata kuliah, berikan tanda centang pada kolom pilihan
mata kuliah yang Anda kehendaki, tanda berhasil apabila telah muncul
tanda centang pada kolom pilihan. Apabila muncul pesan pengambilan
mata kuliah bentrok berarti Anda harus mengganti dengan mata kuliah
atau kelas lainnya yang tidak bentrok.
6. Perhatikan dengan seksama jumlah peserta yang telah mengambil dan
daya tampungnya. Apabila jumlah peserta yang mengambil (kolom
nilai) telah sama dengan jumlah kapasitas (kolom Ke) maka system
akan mengirim pesan kelas penuh.
Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

11

Gambar 10. Input KRS, Table Mata Kuliah Kena Prasyarat

12

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

C.

Revisi KRS
1. Revisi KRS dapat dilakukan hanya pada waktu yang telah ditentukan
atau pada satu minggu awal perkuliahan (lihat Kalender Akademik).
2. Untuk melakukan revisi KRS pada prinsipnya sama seperti ketika input
KRS, pada mata kuliah yang ingin diganti dihilangkan tanda centangnya
terlebih dahulu dengan cara klik pada kolom pilih, tanda berhasil tanda
centang telah hilang, kemudian lakukan input KRS pada mata kuliah
yang dipilih.
3. Setelah melakukan revisi KRS, disarankan untuk melihat Jadwal Kuliah
dan KRS.

D. Lihat KRS
Modul lihat KRS digunakan untuk melihat hasil isian KRS yang telah
dilakukan oleh mahasiswa saat pengisian KRS. Untuk melihat KRS sesuai dengan
semester yang dipilih, Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut :
1. Sorot group menu KRS, klik menu Lihat KRS;
2. Pilih sesi, sesuai tahun akademik yang ingin dilihat, sorot dan klik;
3. Tunggu hingga muncul KRS (lihat Gambar 11).

IV. Kartu Hasil Studi (KHS)

A.

Lihat KHS Mahasiswa

Modul lihat KHS Mahasiswa ditampilkan KHS sesuai Tahun Akademik yang
dipilih. Untuk melihat KHS, Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai
berikut :
1. Sorot group menu KHS, klik menu Lihat KHS;
2. Pilih sesi, sesuai tahun akademik yang ingin dilihat, sorot dan klik;
3. Tunggu hingga muncul KHS (lihat Gambar 12).

Gambar 11. Lihat KRS

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Gambar 12. Lihat KHS

13

14

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

B.

Lihat KHS Total Mahasiswa

Modul lihat KHS Total ditampilkan KHS tiap semesternya yang telah diambil
dari semester satu sampai dengan semester dimana Tahun Akademik tersebut
dipilih. Untuk melihat KHS total, Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai
berikut :
1. Sorot group menu KHS, klik menu Lihat KHS Total;
2. Pilih sesi, sesuai dengan Tahun Akademik yang ingin dilihat, sorot dan
klik;
3. Tunggu hingga muncul KHS (lihat Gambar 13).
V.

Transkrip
Transkrip nilai adalah kumpulan nilai dari mata kuliah yang telah diambil
oleh mahasiswa yang disusun urut berdasarkan urutan semester. Transkrip nilai
disusun dari semester satu sampai dengan semester akhir (berdasarkan Tahun
Akademik yang dipilih dalam kolom pilih sesi).
Data ditampilkan hanya untuk mata kuliah yang telah diambil saja dan
besarnya indeks prestasi dihitung hanya untuk mata kuliah yang ada nilainya.
Untuk melihat transkrip, Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai
berikut:
1. Sorot group menu Transkrip, klik menu transkrip;
2. Pilih sesi, sesuai Tahun Akademik yang ingin dipilih, sorot dan klik;
Tunggu hingga muncul transkrip (lihat Gambar 14)

Gambar 13. Lihat KHS Total

Gambar 14. Lihat Transkrip

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

15

16

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

B.

VI. Skripsi
A.

Pembimbing Skripsi
Tiap mahasiswa yang telah mengambil skripsi akan mendapatkan
pembimbing skripsi, yang dapat dilihat dalam modul pembimbing skripsi.
Tanggal mulai skripsi diambil dari Surat Keputusan (SK) pembimbing skripsi,
yang nantinya akan digunakan oleh system untuk menghitung masa studi
Mahasiswa. Untuk pengambilan skripsi kedua dan seterusnya, tanggal mulai
skripsi diambil dari pengambilan skripsi yang pertama. Untuk melihat
pembimbing skripsi, Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut :
1. Sorot group modul Skripsi, klik modul Pembimbing Skripsi;
2. Tunggu beberapa saat hingga pembimbing skripsi muncul (lihat
Gambar 15).

Pendaftaran Ujian Skripsi

Pendaftaran ujian skripsi hanya dapat dilakukan pada waktu yang telah
ditentukan (lihat Kalender Akademik), untuk melakukan pendaftaran ujian
skripsi mengikuti alur sbb:
1. Membayar biaya ujian skripsi sesuai besaran biaya telah ditentukan
pada bank yang ditunjuk STIENU (Bank MiCA);
2. Menyerahkan slip pembayaran pada Bag. Keuangan (pastikan slip yang
Anda berikan langsung diinput);
3. Menyerahkan prasyarat pendaftaran ujian skripsi (sesuai ketentuan
yang berlaku) pada prodi, (pastikan prasyarat yang Anda berikan
langsung diinput);
4. Melakukan pendaftaran ujian Skripsi pada SIAkad;
Pastikan! Sebelum melakukan pendaftaran ujian skripsi, kewajiban keuangan
dan prasyarat harus lengkap dan telah diproses pada SIAkad, apabila terdapat
salah satu prasyarat yang tidak terpenuhi system akan memberikan pesan jenis
kekurang prasyarat yang harus dipenuhi (lihat Gambar 16);

Gambar 16. Pesan Kekurangan Prasyarat Pendaftaran Ujian Skripsi

Pendaftaran ujian skripsi, Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai
berikut :
1. Sorot group modul Skripsi, klik modul Pendaftaran Skripsi;
2. Tunggu beberapa saat hingga muncul form pendaftaran ujian skripsi
(lihat Gambar 17);
3. Input judul skripsi pada Form Judul Skripsi, judul skripsi harus ditulis
dengan benar karena akan digunakan sebagai acuan selanjutnya;
4. Kemudian klik button daftar.
5. Tanda berhasil akan muncul keterangan telah terdaftar dan judul skripsi
yang anda tuliskan ketika melakukan pendaftaran. Adapun jadwal
pelaksanaannya dapat dilihat pada Modul Jadwal Ujian Skripsi.

Gambar 15. Lihat Pembimbing Skripsi

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

17

18

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

VII. Biodata
A.
Gambar 17. Form Pendaftaran Ujian Skripsi
C.

Jadwal Ujian Skripsi

Untuk melihat jadwal Ujian Skripsi, dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :
1. Sorot group modul Skripsi, Klik modul Jadwal Ujian Skripsi;
2. Tunggu beberapa saat hingga muncul Jadwal Ujian Skripsi (lihat
Gambar 18).
Apabila jadwal ujian skripsi anda tidak muncul/kosong segera konfirmasikan
pada bagian administrasi akademik.

Lihat Biodata

Biodata mahasiswa diisikan oleh Petugas Pendaftaran (PMB) ketika

mahasiswa pertamakali mendaftar berdasarkan pada informasi yang tertulis
pada formulir pendaftaran. Untuk melihat biodata mahasiswa dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut :
1. Sorot group modul Biodata, klik modul Lihat Biodata;
2. Tunggu beberapa saat hingga keluar Biodata Mahasiswa (lihat
Gambar 19).

Gambar 18. Jadwal Ujian Skripsi

Gambar 19. Biodata Mahasiswa

Keterangan: Apabila terdapat kesalahan dalam penulisan judul skripsi,

konfirmasikan pada bagian administrasi akademik untuk melakukan perubahan.

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

19

20

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

B.

Edit Biodata
Informasi yang tertulis dalam biodata kemungkinan terdapat kesahan
penulisan oleh petugas, belum lengkap atau terjadi perubahan karena pindah
alamat dan sebagainya, Anda dapat merubah atau melengkapi Biodata dengan
cara sebagai berikut :
1. Sorot group menu Biodata, klik menu Edit Biodata;
2. Tunggu beberapa saat sampai Edit Biodata Mahasiswa muncul;
3. Anda dapat melakukan perubahan hanya pada kolom isian saja,
sedangkan data yang tidak ada kolom isiannya hanya bisa dirubah oleh
Bagian Akademik, bila diperlukan konfirmasikan perubahan pada Bag.
Akademik;
4. Klik button Ubah.

C.

Upload Foto
Foto mahasiswa digunakan sebagai tanda pengenal, cetakan pada kartu
peserta ujian dan sebagainya. Foto tersebut di upload oleh petugas dari foto
pengajuan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), apabila belum terdapat foto, terdapat
ketidaksesuaian foto, Anda dapat merubah atau melakukan upload foto melalui
Modul Upload Foto Mahasiswa, dengan cara sebagai berikut :
1. Sorot group modul Biodata, klik modul Upload Foto Mhs;
2. Tunggu beberapa saat hingga munful form Upload (lihat Gambar 20);
3. Klik button Browse, lalu cari file fotonya;
4. Klik Upload;
Setelah berhasil upload foto, lihatlah modul Lihat biodata, perhatikan
apabila belum berubah maka jalankan refresh/reload pada halaman Browser.

Gambar 20. Upload Foto Mahasiswa

Perhatian! File foto yang diupload harus sesuai dengan ketentuan yang telah

VIII. Virtual Class

Modul Virtual Class (VirtualCls) ini mensuport penuh kegiatan belajar
mengajar antara Dosen dangan Mahasiswa. Seorang Dosen dapat meletakkan
materi ajar, Tugas maupun Silabus pada modul ini sehingga mahasiswanya
dengan mudah dapat mengakses dan mendownload silabus, tugas dan materi
ajarnya. Dengan demikian mahasiswa akan terbiasa untuk proaktif
mengekplorasi materi ajar yang diberikan meskipun tidak didalam kelas.
Dalam group VirtualCls untuk user mahasiswa meliputi modul Download
Silabus, Download Materi dan Download Tugas.
A.

Download Silabus
Silabus ditampilkan untuk setiap semester dan mata kuliah sesuai dengan
pengambilan mahasiswa pada saat input KRS, sehingga bisa dimungkinkan
adanya perbedaan tampilan antara mahasiswa satu dengan mahasiswa yang
lainnya. Untuk melakukan download Silabus dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
1. Sorot group modul VirtualCls, klik modul Download Silabus;
2. Pilih sesi (Semester/Tahun Akademik) pada kolom pilihat, sorot dan klik;
3. Tunggu beberapa saat hingga muncul daftar mata kuliah beserta nama
dosennya;
4. Pilih salah satu mata kuliah yang ingin di download silabusnya, dengan
cara klik nama dosen (berwana merah);
5. Tunggu beberapa saat hingga muncul daftar nama silabus, untuk
mendownload klik nama file pada kolom download.

ditetapkan (foto resmi, memakai jas almamater & berdasi), bagi mahasiswa yang
melakukan upload foto tidak sesuai ketentuan maka akan mendapatkan sanksi
administrasi.

B.

21

22

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

Download Materi
Materi ditampilkan untuk setiap semester dan mata kuliah sesuai dengan
pengambilan mahasiswa pada saat input KRS, sehingga bisa dimungkinkan
adanya perbedaan tampilan antara mahasiswa satu dengan mahasiswa yang
lainnya. Untuk melakukan download Materi dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

1. Sorot group modul VirtualCls, klik modul Download Materi;

2. Pilih sesi (Semester/Tahun Akademik) pada kolom pilihat, sorot dan klik;
3. Tunggu beberapa saat hingga muncul daftar mata kuliah beserta nama
dosennya;
4. Pilih salah satu mata kuliah yang ingin di download materinya, dengan
cara klik nama dosen (berwana merah);
5. Tunggu beberapa saat hingga muncul daftar nama materi, untuk
mendownload klik nama file pada kolom download.
C.

Download Tugas
Tugas ditampilkan untuk setiap semester dan mata kuliah sesuai dengan
pengambilan mahasiswa pada saat input KRS, sehingga bisa dimungkinkan
adanya perbedaan tampilan antara mahasiswa satu dengan mahasiswa yang
lainnya. Untuk melakukan download Tugas dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
1. Sorot group modul VirtualCls, klik modul Download Tugas;
2. Pilih sesi (Semester/Tahun Akademik) pada kolom pilihat, sorot dan klik;
3. Tunggu beberapa saat hingga muncul daftar mata kuliah beserta nama
dosennya;
4. Pilih salah satu mata kuliah yang ingin di download tugasnya, dengan
cara klik nama dosen (berwana merah);
5. Tunggu beberapa saat hingga muncul daftar nama tugas, untuk
mendownload klik nama file pada kolom download.

IX. Akun
A.

Log Out
Modul LogOut digunakan apabila Anda ingin keluar dari SIAkad, proses
logout dapat dilakukan dengan cara sorot group modul Akunt lalu klik modul
logout, atau dapat dilakukan dengan cara klik logout pada keterangan login
setelah nama user.
B.

Hal Depan
Modul halaman depan digunakan untuk melihat halaman depan SIAkad
tanpa harus logout terlebih dahulu, dapat dilakukan dengan cara sorot group
modul Akunt lalu klik modul Hal. Depan, tunggu hingga halaman depan SIAkad
muncul pada layar.
C.

Preference
Modul Preference digunakan untuk merubah password, untuk user
mahasiswa perubahan password dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Sorot group modul Akun, klik modul preference;
2. Tunggu beberapa saat hingga muncul halaman Edit Preference (lihat
Gambar 21);
3. Lakukan perubahan password lalu klik button simpan (panjang
password minilai 6 karakter).

Gambar 21. Edit Preference

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

23

24

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

X.

SMS Gateway

SMS Gateway adalah sebuah perangkat lunak yang menggunakan bantuan

komputer dan memanfaatkan teknologi seluler yang diintegrasikan guna
mendistribusikan pesan-pesan yang di-generate lewat sistem informasi
akademik (SIAkad) yang telah dimiliki oleh STIENU Jepara, melalui media SMS
(Short Message Service) yang di-handle oleh jaringan seluler.

SMS Gateway selain dapat digunakan untuk mengirim pesan yang digenerate melalui SIAkad (SMS Broadcast), juga sebagai SMS center, membalas
SMS dari pengguna secara otomatis sesuai format yang ditentukan (SMS
Replay).
A.

SMS BROADCAST

STIENU Jepara akan mengirimkan informasi/pengumuman melalui SMS ke

nomor HP mahasiswa yang terdaftar dalam SIAkad, informasi tersebut meliputi:
1. Informasi Perkuliahan (jam kosong, perubahan jam, jam tambahan, dsb);
2. Informasi Akademik (kaldik, registrasi, kkl, skripsi, wisuda, beasiswa, dsb);
3. Informasi Keuangan (konfirmasi pembayaran, informasi kekurangan
pembayaran, dsb);
4. Informasi PMB (sosialisasi PMB, pendaftaran, registrasi, ujian
penjaringan, dsb).
B.

NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33

INFORMASI
Informasi seluruh format pengiriman SMS Gateway
Informasi format penulisan SESI
Nilai/KHS
KRS
Jadwal Kuliah
Jadwal UTS
Jadwal UAS
Kalender Akademik
Kaldik semeaster Gasal
Kaldik semester Genap
Kaldik semester Pendek
Informasi KKL
Informasi Skripsi
Kekurangan Keuangan
Dosen Pembimbing Akademik
Dosen Pembimbing Skripsi
Informasi PMB
Informasi Pendaftaran PMB
Informasi Pendaftaran Jalur Prestasi/PMDK
Informasi Pendaftaran Prog. Umum Gel.1 Kls. Reguler
Informasi Pendaftaran Prog. Umum Gel.2 Kls. Reguler
Informasi Pendaftaran Prog. Umum Gel.3 Kls.Reguler
Informasi Pendaftaran Prog. Umum Gel.1 Kls. Eksekutif
Informasi Pendaftaran Prog. Umum Gel.2 Kls. Eksekutif
Informasi Biaya awal PMB
Informasi Biaya Awal Jalur Prestasi/PMDK
Informasi Biaya Awal Prog. Umum Gel.1 Kls. Reguler
Informasi Biaya Awal Prog. Umum Gel.2 Kls. Reguler
Informasi Biaya Awal Prog. Umum Gel.3 Kls. Reguler
Informasi Biaya Awal Prog. Umum Gel.1 Kls. Eksekutif
Informasi Biaya Awal Prog. Umum Gel.2 Kls. Eksekutif
Persentase Kehadiran
Jadwal Mengajar Dosen

FORMAT
FORMAT
SESI
NILAI(spasi)NIM(spasi)SESI
KRS(spasi)NIM(spasi )SESI
JADKUL(spasi)NIM(spasi)SESI
JADUTS(spasi)NIM(spasi)SESI
JADUAS(spasi)NIM(spasi)SESI
KALDIK
GASAL(spasi)SESI
GENAP(spasi)SESI
PENDEK(spasi)SESI
KKL(spasi)SESI
SKRIPSI(spasi)SESI
KEU(spasi)NIM
PA(spasi)NIM
PS(spasi)NIM
PMB
DAFTAR
PRESTASI
PUG1R
PUG 2R
PUG3R
PUG1E
PUG2E
BIAYA
BAP
BAPUG1R
BAPUG2R
BAPUG3R
BAPUG1E
BAPUG2E
PERSENHADIR(spasi)NIM(spasi)SESI
JADNGAJAR(spasi)KODE DOSEN (spasi)SESI

Perhatian!

SMS REPLAY

Anda dapat mengirimkan SMS ke nomor SMS Gateway untuk mengetahui

informasi yang diinginkan mengikuti format yang telah ditentukan, system akan
menjawab secara otomatis sesuai format yang dikirim. Adapun informasi yang
bisa kita minta melalui SMS Gateway sebagai berikut:

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

25

Pastikan format penulisan sms yang anda kirim benar sesuai dengan ketentuan
yang ada. System hanya akan membalas sms sesuai format yang dikirimkan.
C.

Nomor SMS Gateway

Nomor SMS Gateway: 083 83833 2010, apabila ada perubahan nomor
maka STIENU akan memberikan pengumuman secara resmi penggunaan nomor
baru melalui SMS maupun media lainnya.

26

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

D. Ketentuan Pengiriman SMS

1. Setiap SMS yang dikirim dari program SMS Gateway selalui dimulai
dengan kata pembuka smsgtw-stienu (untuk SMS yang lebih dari satu
halaman kata pembuka hanya pada halaman pertama saja).
2. Sesi adalah gabungan Tahun Akademik dan Semester, contoh: 20091,
20092, 20094, 20095, dsb.
3. Tahun Akademik (TA), ditulis tahun pertamanya saja, TA.2009/2010,
cukup ditulis 2009.
4. Penulisan Semester mengikuti format dibawah ini:

Kelas Reguler-1

Semester Gasal
Semester Genap
Semester Pendek

Kode 1
Kode 2
Kode 3

Kelas Reguler-2

Semester Gasal
Semester Genap
Semester Pendek

Kode 4
Kode 5
Kode 6

5. Contoh penulisan sesi:

Kelas Reguler-1
- Semester Gasal TA. 2009/2010,
- Semester Genap TA. 2009/2010,
- Semester Pendek TA. 2009/2010,

penulisan sesi: 20091

penulisan sesi: 20092
penulisan sesi: 20093

Kelas Reguler-2
- Semester Gasal TA. 2009/2010,
- Semester Genap TA. 2009/2010,
- Semester Pendek TA. 2009/2010,

penulisan sesi: 20095

penulisan sesi: 20095
penulisan sesi: 20095

6. Contoh penulisan SMS : nilai 0710000917 20092

Manual SIAkad STIENU Jepara | Versi Mahasiswa

27