1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dengan semakin pesatnya perkembangan peranan ilmu pengetahuan dan teknologi
dewasa ini yang sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis, baik secara individual,
instansi pemerintah, ataupun swasta. Perkembangan informasi mempunyai peranan
yang sangat penting didalam suatu usaha menciptakan kemajuan di semua bidang yang
diperuntukan bagi kepentingan manusia pada umumnya. Sistem informasi juga
merupakan

salah

satu

bagian

penting bagi perusahaan dalam meningkatkan

produktifitas, baik dalam memperoleh informasi, mengolah, dan mengunakan informasi

tersebut terutama untuk kepentingan intern perusahaan.
PT TRISAPTA EKA MAJU sebagai perusahaan yang bergerak di bidang elektronik
memerlukan pengolahan sistem informasi yang baik, dimana kebijakan-kebijakan dan
keputusan yang diambil berdasarkan informasi yang diperoleh akan

berpengaruh

terhadap kelangsungan hidup perusahaan terutama untuk memperoleh keuntungan

semaksimal mungkin.
Sebagai perusahaaan yang bergerak dalam bidang elektrik khususnya kabel di
daerah Bandung, sistem penjualan dapat dilakukan secara langsung melalui toko-toko
ataupun melalui perusahaan baik luar maupun dalam kota Bandung, tanpa melalui
perantara atau agen-agen terlebih dahulu dan penjualan dapat dilakukan secara glosir
atau eceran. Proses yang dilakukan sekarang adalah melalui penjualan langsung
ataupun pemesanan langsung melalui fax atau telepon. Untuk persediaaan bahan baku
diperoleh melalui pemesanan secara langsung pada distributor atau supplier.
Mengingat pentingnya masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem informasi
pengolahan dan pengaturan terhadap persediaan barang dan penjualan barang.
Informasi barang di dalam gudang sangatlah berpengaruh terhadap perusahaan
terutama dalam menentukan aktifitas perusahaan baik transaksi pembelian ataupun

penjualan, dimana informasi mengenai stok minimium dan arus keluar masuk barang
yang mempengaruhi persediaan, karena pengendalian persediaan merupakan kegiatan
utama untuk mengontrol efektifitas dan efisiensi barang dan penjualan.
Informasi yang disajikan adalah untuk menunjang kegiatan perusahaan khususnya
untuk membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Dengan adanya
masalah ini, penulis bermaksud merancang suatu sistem pengolahan data persediaan
barang dan penjualan barang yang baik, guna tercapainya tujuan perusahaan.
Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk mengadakan suatu penelitian dan
menyusun permasalahan tersebut seperti dalam hal sistem penjualan dan sistem
persediaan barang pada PT TRISAPTA EKA MAJU. Sehingga penulis dapat mengangkat
topik tersebut dengan judul Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan
Persediaan Barang pada PT TRISAPTA EKA MAJU di Jalan Kembar I no 34
Bandung Jawa-Barat.

1.2 Identifikasi Masalah

Mengingat perkembangan teknologi semakin meningkat, akan mengakibatkan
semakin efektifnya suatu pekerjaan yang dikerjakan dengan salah satu fasilitas dari
perkembangan teknologi yang kian marak yaitu komputer. Selain akan membawa
dampak yang baik, pekerjaan yang dibantu dengan komputer prosesnya akan terasa
lebih efisien.
Berangkat

dari

keinginan

penulis

untuk

mewujudkan

ide

tersebut,

maka

diidentifikasikan pokok-pokok permasalahan sebagai berikut :

1. Pemantauan informasi persediaan masih dilakukan secara manual, sehingga terjadi
ketidakakuratan dalam pemrosesan informasi keadaan barang.
2. Proses penjualan masih dilakukan secara manual.
3. Kelemahan dalam proses pengolahan informasi yang ada, sehingga terjadi
ketidakakuratan informasi yang berpengaruh terhadap aktivitas perusahaan terutama
laporan untuk pihak manajemen perusahaan.

1.3 Pembatasan Masalah dan Rumusan Masalah

Dalam proses kerja PT TRISAPTA EKA MAJU ini terdapat banyak Sub-sub bagian,
sehingga dengan adanya pembagian sub bagian ini sangat dimungkinkan terjadi
kesibukan bagi karyawannya. Untuk itu, penulis menyadari bahwa penulis tidak dapat
menguraikan dan meneliti semua permasalahan secara keseluruhan mengingat waktu
dan kemampuan penulis yang sangat terbatas.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis akan membatasi masalah-masalah yang
ada dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
1.3.1 Ruang Lingkup Permasalahan
Ruang lingkup masalah yang dibahas adalah sistem informasi penjualan dengan
proses tunai ( proses kredit tidak dibahas secara penuh ) yang menunjang sistem
persediaan barang ( penjualan dan pembelian ) di perusahaan. Untuk penjelasan
masalah aktur dan retur baik penjualan dan pembelian tidak penulis bahas secara penuh.
Permasalahan dari proses penjualan dibatasi dengan memesan barang melalui telepon
atau fax ke Bagian Penjualan atau Pembelian tanpa melalui perantara terlebih dahulu.
Permasalahan proses persediaan hanya dibatasi dengan persediaan barang jadi.
1.3.2 Penyelesaian Masalah
Masalah yang dihadapi akan diselesaikan dengan cara menganalisis terhadap sistem
penjualan dan sistem persediaan barang yang ada yaitu :
1. Analisis sistem penjualan
Dimulai dari proses pemesanan barang, pemeriksaan barang, pembuatan faktur,
surat jalan, pembuatan laporan stok, hingga pembuatan laporan penjualan barang.
2. Analisis sistem persediaan
Dimulai dengan penerimaan barang jadi, pembuatan laporan stok, hingga
pembuatan laporan persediaan barang jadi.
1.3.3 Struktur Organisasi yang terlibat
Struktur organisasi yang terlibat di dalam perusahaan ini adalah terdiri dari :
1. Entitas Internal : Staff Gudang, Staff Administrasi Penjualan dan Pembelian, Staff
Marketing, Staff Accounting, dan Staff Finance.

2. Entitas External : Customer, Direktur, Supplier.

1.4 Maksud dan Tujuan
1.4.1 Maksud Penelitian
Secara umum maksud dan tujuan dari diadakannya kerja praktek yang dibebankan
pada penulis adalah merupakan suatu kewajiban prasyarat untuk dapat mengikti ujian
sidang kelulusan program Sarjana ( S1 ) Manajemen Informatika dan Komputer STMIK
LIKMI Bandung. Selain itu juga penelitian ini dilakukan dengan maksud :
1. Bagi perusahaan yang bersangkutan
Diharapkan hasil dari penelitian berguna untuk memperbaiki sistem informasi
penjualan dan persediaan barang yang diharapkan akan memberikan informasi yang
cepat dan akurat guna membantu tercapainya tujuan dari perusahaan yang
bersangkutan.
2. Bagi penulis
Penulis berharap hasil dari penelitian ini dapat memberikan sebuah pengalaman dan
pengetahuan dalam mempelajari dan menganalisis suatu penerapan dalam sistem
persediaan barang dan sistem penjualan pada perusahaan yang sesungguhnya.
1.4.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari diadakannya tugas praktek ini adalah untuk membekali
mahasiswa dengan pengalaman kerja yang sesuai dengan materi pengalaman yang
telah diberikan. Penulis juaga memperoleh wawasan mengenai dunia kerja nyata melalui
kerja praktek.
Dari latar belakang masalah yang telah ada, maka tujuan penelitian perancangan
sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Memperbaiki

sistem

informasi

persediaan

barang

menjadi

sistem

yang

terkomputerisasi untuk memaksimalkan tingkat produksi.

2. Mengubah sistem lama menjadi sistem yang terkomputerisasi dalam proses
penjualan, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memperoleh laba yang
maksimum.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

4. Membantu mengatasi masalah-masalah yang ada dalam perusahaan.

5. Merancang sistem informasi manajemen penjualan dan persediaan barang untuk
dimanfaatkan oleh perusahaan.

1.5 Metodologi Penelitian

Penulis berusaha memperoleh data-data yang lengkap dengan menggunakan
metode-metode yang digunakan dalam perusahaan untuk proses penelitian. Tugas Akhir
ini hanya membahas mengenai hal-hal yang berhubungan dengan penjualan kabel dan
persediaan kabel dari sistem informasi yang sudah ada.
Adapun data metodologi penelitian yang penulis gunakan, dalam menyelesaikan
Tugas Akhir ini melalui :
1. Observasi
Penulis melakukan survei dan pengamatan langsung melalui kerja praktek pada PT
TRISAPTA EKA MAJU untuk memperoleh data-data primer beserta informasinya.
2. Interview
Penulis memperoleh data melalui wawancara langsung dengan pimpinan PT
TRISAPTA EKA MAJU ataupun dengan pihak-pihak yang terkait dengan pokok
permasalahan yang diteliti agar kelengkapan data lebih baik.
3. Analisis Dokumen
Penulis menganalisis dokumen-dokumen yang dipakai pada sistem yang sedang
berjalan seperti mengumpulkan format-format data masukkan, data keluaran,
formulir-formulir laporan, serta brosur-brosur lainnya yang dianggap perlu sebagai
dasar untuk merancang yang lebih baik.
4. Metode Analisis Sistem
Penulis mengumpulkan, menyajikan, serta menganalisis sistem yang ada sehingga
dapat memberikan gambaran yang jelas terhadap objek yang akan diteliti.
5. Metode Perancangan
Penulis merancang suatu sistem yang terpadu dan terarah dari suatu objek baru
dimana penulis fokus pada metode perancangan terstruktur melalui tahap :

a. Pembuatan diagram prosedur kerja

b. Pembuatan diagram aliran data
c.

Pembuatan kamus data

d. Pembuatan deskripsi file

e. Pembuatan rancangan formulir dan laporan
f.

Pembuatan logika program

6. Penelitian Pustaka
Penulis menggunakan penelitian dengan mempelajari dan memahami catatancatatan kuliah, buku-buku, dan sumber-sumber kepustakaan lain yang berhubungan
dengan masalah yang diteliti untuk memperoleh bahan-bahan yang akan dijadikan
landasan pemikiran dalam melihat dan membahas kenyataan yang ditemui dalam
penelitian di lapangan.

1.6 Waktu dan Lokasi Penelitian

Untuk memperoleh data yang objektif dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis
melakukan penelitian langsung dari lokasi di PT TRISAPTA EKA MAJU, khususnya
dalam hal penjualan dan persediaan barang yang berlokasi di Jalan Kembar I no 34
Bandung. Penulis melaksanakan penelitian atau kerja praktek sekitar 40 jam lebih sesuai
dengan kesepakatan penulis dengan pimpinan dari pihak PT TRISAPTA EKA MAJU.
Penelitian ini dilakukan mulai dari bulan September 2003.

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam menyusun Tugas Akhir ini sebagai berikut :
BAB I

PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai latar belakang penelitian,
identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan masalah dari
pembuatan Tugas akhir ini, metodologi penelitian yang digunakan untuk
mendukung pembuatan suatu sistem, lokasi dan waktu penelitian dimana

penelitian dilakukan, serta sistematika penulisan yang berisi penjelasan penjelasan dari isi tiap bab dan sub bab yang ditulis dari Tugas Akhir ini.
BAB II

LANDASAN TEORI
Penulis menguraikan landasan-landasan teori dan konsep-konsep dasar
yang mendukung dan membantu memecahkan masalah yang dibahas
penulis, serta menjelaskan sistem komputerisasi beserta

penjelasan

mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan penulis

dalam penelitian Tugas Akhir ini.
BAB III

OBJEK PENELITIAN
Penulis menguraikan tentang gambaran dan objek perusahaan yaitu PT
TRISAPTA EKA MAJU yang akan diteliti dimulai dari sejarah singkat
perusahaan, struktur organisasinya, sampai fungsi organisasinya disertai
dengan peraturan-peraturan yang ada dan berlaku dalam perusahaan diikuti
oleh penjelasan mengenai prosedur dan dokumen yang digunakan, aliran
data dan informasi, deskrpsi data, dan seterusnya.

BAB IV

PEMECAHAN MASALAH
Penulis menjelaskan semua hasil dari perancangan sistem informasi dan
rencana penerapannya serta menguraikan usulan mengenai Analisis
Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PT
TRISAPTA EKA MAJU dengan fasilitas komputerisasi agar proses atau
prosedur pencatatan lebih cepat, efektif, dan efisien baik dalam perbaikan
dan perancangan perusahaan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis mencoba menjelaskan dan membuat kesimpulan
mengenai hasil penelitian yang telah dilaksanakan mulai dari proses
observasi ke lokasi sampai Tugas Akhir ini diselesaikan serta membuat
saran lebih lanjut dari topik Tugas Akhir ini yang diharapkan dapat berguna
bagi perusahaan yang bersangkutan.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1

Teori Sistem Informasi

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling terkait yang beroperasi
bersama-sama untuk mencapai suatu sasaran atau suatu maksud. Hal ini berarti
bahwa, sebuah sistem bukanlah seperangkat dari unsur yang tersusun secara tidak
terstruktur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang dapat dikenal dan saling
melengkapi karena mempunyai suatu tujuan, maksud, dan sasaran.
Model yang umum dari sebuah sistem adalah terdiri dari suatu masukan ( input ),
proses ( process ), dan keluaran ( output ). Hal ini terjadi setelah mengalami proses
penyederhanaan, karena sebuah sistem mungkin saja memiliki beberapa masukan (
input ) dan keluaran ( output ). Maka dari itu penulis menjabarkan beberapa pengertian
dari sistem dan informasi sebagai berikut dibawah ini.
2.1.1 Pengertian Sistem
Ahli-ahli

manajemen

sering

mengatakan

bahwa

seorang

manajer

harus

memandang organisasinya sebagai suatu sistem. Apa itu sistem ?

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Jerry Fitz Gerald, definisi sistem adalah :

Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan

untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
( Jogiyanto H.M., 1995 : 1 )
Sedangkan definisi lain dari sistem menurut Robert G. Murdek adalah :

Suatu kumpulan dari komponen-komponen yang bekerja sama untuk

mencapai tujuan tertentu.
( Jogiyanto H.M., 1995 : 4 )

Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem

adalah suatu kesatuan yang kompleks yang terdiri dari kumpulan elemen-elemen
yang berbeda yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran

tertentu. Suatu elemen dikatakan saling membangun jika elemen yang berbedabeda tersebut saling bekerja sama, dan jika elemen-elemen tersebut masih bekerja
secara individu tanpa mempengaruhi aktivitas lain, maka kumpulan elemen
tersebut masih belum dapat dikatakan sebagai suatu sistem.
2.1.2 Pengertian Informasi
Kelangsungan hidup suatu organisasi sangat bergantung pada kelancaran
informasi yang diperoleh. Semakin banyak informasi yang diperoleh, suatu organisasi
dapat semakin berkembang. Sebaliknya jika suatu organisasi tidak memperoleh
informasi, maka organisasi tersebut tidak dapat berkembang.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi penerimanya. Informasi menggambarkan suatu kejadian nyata
yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi adalah satu jenis utama
sumber daya yang tersedia bagi manager. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber
daya yang lain, yang bersumber pada pengaruh bisnis yang semakin kompleks dan
komputer yang semakin baik.
Menurut ahli informasi Jogiyanto mengemukakan bahwa informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk nyata bagi pemakainya ( user ).
Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
( Jogiyanto : 1993 )

Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manager.
Sebagian besar manager berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada
para manager tingkat tinggi. Para manager ini harus memperoleh informasi dari suatu
sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme
yang menghasilkan informasi ini dinamakan pengolah informasi.
Ada empat dimensi dasar informasi, yaitu :

1. Relevansi

10

Informasi memiliki relevasi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada,
sehingga manager harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca
seluruh informasi mengenai sujek-subjek lainnya.
2. Akurasi
Manager terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna karena
peningkatan ketelitian sistem menambah biaya.
3. Ketepatan Waktu
Manager harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan yang sedang
terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.
4. Kelengkapan
Manager harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap
dari suatu permasalahan atau suatu penyelesaian, manager harus mampu
menentukan jumlah rincian yang diperlukan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis yang telah dikutip dalam
buku Jogiyanto H. M., ( 1995 : 11 ) dalam bukunya menyebutkan :
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
bagi pihak luar berupa laporan-laporan yang diperlukan.

Sedangkan menurut John F. Nash dan Martin B Robert adalah :

Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi,
media prosedur dan pengendalian yang dimaksud menata jaringan komunikasi
yang penting, pengolahan atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu
manajemen, pemakai intern dan ekstern serta menyediakan dasar pengambilan
keputusan yang tepat.
( Jogiyanto H. M., 1995 : 8 )

Dari kedua pengertian diatas, maka diperoleh pengertian sistem informasi adalah
suatu sistem yang terdiri dari manusia, alat, fasilitas, media, dan prosedur yang
digunakan untuk membangun suatu jaringan yang bersifat rutin dan membantu
manajemen dalam melakukan pengambilan suatu keputusan dan menyediakan informasi
bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

11

2.1.4 Pembangunan Sistem Informasi

Merupakan pembuatan sistem informasi yang baru atau pemodifikasian sistem
yang ada. Pada dasarnya pengembangan sistem adalah berhubungan dengan proses
analisis dan design sistem.
Analisis Sistem adalah suatu proses untuk memahami sistem yang ada, termasuk
mendiagnosa

atau

mengidentifikasi

masalah

dan

memberikan

alternatif

solusi

penyelesaiannya.
Design Sistem adalah suatu proses pemecahan masalah dan proses kreativitas
yang bertujuan membuat sistem baru yang dapat memenuhi tujuan utama sistem.
2.1.4.1 Paradigma Tahapan Pengembangan Sistem Informasi

Merupakan kerangka berpikir atau cara yang ditempuh dalam menerapkan

pengembangan sistem. Metodologinya adalah :
1. Waterfall ( Air Terjun )
Setiap tahapan harus diselesaikan secara penuh sebelum melanjutkan ke
tahapan berikutnya.
Survey
Analisis
Design
Pembuatan
Implementasi
Pemeliharaan

Gambar 2.1 Metodologi Waterfall ( Air Terjun )

2. Iterasi ( Iterative )
Suatu proses yang dilaksanakan secara berulang sampai mendapatkan hasil
yang diinginkan.

12

Survey

Analisis

Desain

Pembuatan

Implementasi

Pemeliharaan

Gambar 2.2 Metodologi Iterative

3. Spiral
Beberapa proses dilaksanakan secara pararel dan berulang ulang, mula-mula
satu bagian, dua bagian, tiga bagian, dan seterusnya sehingga mirip dengan
spiral.

Analisis

Design

Survey

Pemeliharaan

Implementasi

Studi
S/W dan H/W

Gambar 2.3 Metodologi Spiral

2.1.4.2 Tujuan Pengembangan Sistem Informasi

13

Aspek penting dalam penyelesaian masalah proses pengembangan sistem,

yaitu mengumpulkan data tentang masalah-masalah yang ada saat ini, dan data
tentang kemungkinan penelesaian untuk masalah-masalah tersebut. Tujuan
pengembangan sistem berhubungan dengan sistem yang sedang disusun dan
berhubungan dengan proses penyusunan sistem, yaitu :
1. Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan
kebutuhan operasi organisasi.
2. Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif.
3. Meningkatkan kegiatan operasional yang berhubungan dengan : Performance (
Kinerja ), Information ( Informasi ), Economy ( Ekonomi ), Control ( Kontrol ),
Efficiency ( Efisiensi ), Service ( Pelayanan )
2.1.4.3 Metode Pendekatan Analisis Sistem Informasi
Dalam menganalisis suatu sistem informasi dapat dibantu dengan beberapa
pendekatan metodologi, diantaranya adalah :
1. Metodologi berorientasi Keluaran ( Konvensional )
Metode ini disebut juga dengan metodologi tradisional dengan fokus utamanya pada
sistem fisik yang ada dalam suatu organisasi dengan menelusuri keluaran atau
output yang digunakan seperti pada laporan penjualan, laporan pembelian, dan
sebagainya. Untuk memodelkan hasil analisis sistemnya digunakan simbol-simbol
flowchart atau flowmap ( diagram alir dokumen ) untuk prosedurlama ( manual ) dan
flowmap yang meliputi proses-proses komputer untuk prosedur usulan yang baru.
2. Metodologi berorientasi Aliran Data dan Informasi atau Proses
Disebut juga metodologi terstruktur, dengan fokus utamanya pada aspek fungsional
atau proses dan perilaku sistem. Untuk memodelkan hasil analisis sistemnya
digunakan alat pemodelan seperti Data Flow Diagram ( DFD ), Kamus Data, Entity
Relationship Diagram ( ERD ), State Transition Diagram ( STD ), dan Process
Specification.

3. Struktur Data Metodologi berorientasi

14

Metode ini berfokus pada struktur data yang menyatakan hirarki struktur data dengan
menggunakan perancangan diagram.
4. Metodologi berorientasi Objek
Metodologi ini memandang sistem yang akan dikembangkan sebagai suatu
kumpulan objek yang berkorespondensi dengan objek-objek dunia nyata, dimana
objek tersebut dapat digambarkan sebagai benda, orang, tempat, dan sebagainya
yang mempunyai atribut dan method. Contoh : tinjauan aktivitas kuliah pada suatu
sistem akademik, terdapat mahasiswa, dosen, materi kuliah, jadwal, dan nilai.
Dimana

dosen, mahasiswa, dan materi kuliah termasuk Objek Eksplisit, sedang

jadwal dan nilai termasuk Objek Implisit.

2.1.5 Komponen Fisik Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari beberapa buah komponen-komponen fisik sistem
informasi diantaranya adalah sebagai berikut ini :
1. Perangkat Keras ( Hardware )
Perangkat keras ( Hardware ) adalah peralatan dalam sistem komputer yang secara
fisik terlihat dan dapat disentuh, terdiri dari komponen mekanik maupun komponen
elektronik.
Secara fungsional sistem komputer terdiri dari :
a. Alat Input
Berfungsi sebagai pengubah sinyal data dari bahasa manusia menjadi sinyal
data bahasa komputer.
Contoh : keyboard.
b. Alat Proses
Alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang
sudah melewati alat input dan hasilnya akan ditampilkan di alat output.
Contoh : CPU, Main Memory.

c.

Alat Output

15

Alat keluaran yang berfungsi sebagai pengubah sinyal data dari bahasa
komputer menjadi sinyal data bahasa manusia.
Contoh : Printer ( Hard Copy Device ) dan Monitor ( Soft Copy Device ).
d. Alat Penyimpanan
Suatu tempat dimana hasil keluaran akan disimpan. Alat ini memungkinkan para
pemakai komputer untuk menyimpan data dan instruksi yang untuk sementara
waktu tidak siperlukan oleh CPU.
Contoh : Hardisk, Disket, Pita magnetik.
2. Perangkat Lunak ( Software )
Pada alat bantu ini sudah tersedia notasi-notasi perancangan database, sehingga
penyuntingan ataupun perubahan dapat dilakukan dengan mudah. Salah satu alat
tersebut adalah Power Designer yang diproduksi oleh Sybase Inc.
Power Designer Data Architect tediri dari :
a. Conceptual Data Model ( CDM = ERD ) :
1. Diambil dari data store pada DFD.
2. Mempunyai relevansi dengan ERD.
3. Tempat mendeskripsikan data item ( FIELD ) dari tiap entitas data.
4. Tempat membuat relasi antar ENTITAS DATA.
b. Physical Data Model ( PDM = Relation Model ) :
1. Merupakan model yang mendekati data-data pada aplikasi basis datanya.
2. Dapat dikonversi menjadi tabel dari beberapa macam pembuat DBMS SQL,
Interbase, MS Access, Visual Foxpro, dan lain-lain.
3. Menentukan struktur tabel seperti jenis data, lebar, dan sebagainya.
Perangkat Lunak ini pun terbagi atas tiga jenis utama, yaitu :
a. Sistem Perangkat Lunak Umum
Contoh

sistem

pengoperasian

dan

sistem

memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b. Aplikasi Perangkat Lunak Umum

manajemen

data

yang

16

Contoh : seperti model analisis dan keputusan.

c.

Aplikasi Perangkat Lunak yang terdiri dari program yang secara spesifik dibuat
untuk tiap aplikasi.

3. Basis Data
Merupakan kumpulan file data yang saling berhubungan atau berelasi digunakan
untuk banyak keperluan. Hubungan yang terjadi antara file data tersebut ditunjukan
dengan kunci dari setiap data yang ada. Komponen ini terdiri atas database,
hardware, software, user, pemogram, dan database administrator.
4. Prosedur
Prosedur yang disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi.
Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu :
a. Instruksi untuk pemakai
b. Instruksi untuk penyiapan masukan
c.

Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer

5. Personalia
Operator komputer, analis sistem, pembuat program, personalia penyiapan data, dan
pimpinan sistem informasi.

2.2

Sistem Informasi Manajemen

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di

dalam suatu organisasi yang mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan
oleh semua tingkat manajemen. Beberapa pendefinisian Sistem Informasi
Manajemen menurut para ahli adalah :
Sistem Informasi menurut John F, Nash dan Martin B. Robert ( 1974:55 )
adalah :
Kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur, dan
pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting,
pengolahan atas transaksi-transaksi tertentu atau rutin, membantu
manajemen, pemakai, intern dan ekstern serta menyediakan dasar
pengambilan keputusan yang tepat intelligent.

17

Dari pengertian Sistem Informasi Manajemen diatas dapat diambil

kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah :
1. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi
2. Sistem yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam Sistem Informasi
Manajemen yang kompleks yang dapat berfungsi tanpa melibatkan elemenelemen nonkomputer. Elemen komputer adalah sistem manusia, dan elemen mesin
adalah mesin itu sendiri.
2.2.2 Faktor Keandalan suatu Sistem

Keandalan dari suatu Sistem Informasi Manajemen ditentukan pula oleh

faktor-faktor seperti berikut ini :
1. Kegunaan
Sistem harus dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk
pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi dalam organisasi.
2. Ekonomis
Semua komponen sistem termasuk laporan, pengendalian, dan mesin harus dapat
memberikan nilai manfaat minimal sebesar biayanya.
3. Keandalan Ketelitian
Keluaran sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu harus
mampu beroperasi secara efektif pada saat komponen mesin tidak beroperasi secara
temporer.
4. Keandalan Pelayanan
Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik dan efisien pada para pengguna
sistem saat berhubungan dengan organisasi.
5. Kapasitas
Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk dapat di analisis agar
mendapat satu tujuan yang diinginkan.

18

6. Kesederhanaan
Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya dapat dengan
mudah dimengerti dan prosedurnya mudah untuk diikuti.
7. Fleksibilitas
Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan dalam proses
atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

2.3

Perangkat Lunak ( Software ) untuk Analisis

Perangkat Lunak Sistem ( System Software ) melaksanakan tugas-tugas dasar

tertentu yang diperlukan oleh semua user pada suatu komputer. Tugas-tugas ini
berhubungan dengan perangkat keras bukan dengan aplikasi yang dilaksanakan oleh
perusahaan. Komputer modern tidak mungkin digunakan tanpa perangkat lunak sistem.
Perangkat Lunak sistem digunakan oleh penulis adalah Microsoft visio 2000 dan Borland
Delphi 6.0.
2.3.1 Microsoft Visio 2000
Microsoft Visio 2000 adalah program berbentuk grafis untuk membuat aneka
bentuk gambar, diagram secara mudah, praktis, dan cepat. Microsoft Visio 2000
digunakan oleh banyak orang karena kemudahan penggunaannya. Tidak mengalami
kesulitan

dalam

mempelajarinya

karena

penggunaan

program

visio

semudah

penggunaan aplikasi Microsoft lainnya juga seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan
Microsoft Power Point. Lebih dari itu Microsoft Visio 2000 juga menyediakan banyak
sekali gambar master siap pakai yang dapat anda gunakan untuk membuat aneka bentuk
diagram.
Microsoft Visio 2000 merupakan suatu program aplikasi komputer untuk membantu
mendesain diagram seperti flow chart, data flow diagram, peta situs web, jaringan, dan
sebagainya. Selain itu dapat juga membantu pembuatan gambar teknik seperti desain
office, floor plan, desain elektrik, dan lain-lain. Adapun kelebihan dari Microsoft Visio
2000 adalah sebagai berikut :

19

1. Tersedia template gambar shape siap pakai sesuai dengan bentuk diagram yang
ingin anda buat. Anda hanya perlu mendragshape yang diinginkan ke dalam gambar
anda.
2. Lingkungan kerja visio seragam seperti produk-produk Microsoft Office lainnya, oleh
karena itu dalam mempelajarinya tidak dibutuhkan waktu yang lama.
3. Sebagai alat bantu untuk semua orang dalam berorganisasi, dalm bidang penjualan,
insinyur sampai dengan teknisi dapat membuat gambar suatu diagram dengan
menggunakan satu program.
2.3.2 Borland Delphi 5.0

Borland Delphi 5.0 merupakan kelanjutan dari bahasa pemograman Turbo

Pascal. Delphi pertama kali dikeluarkan oleh Borland yang berkedudukan di
Scotts Valley, California, yang kemudian meleburkan diri dengan perusahaan
Visigenic dan berganti nama menjadi Inprise Corporation pada pertengahan 1998.
Borland Delphi 5.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup
Microsoft Windows. Seperti program Microsoft Visual Basic 5.0, Borland Delphi 5.0 dapat
memanfaatkan Microsoft Windows secara optimal. Kemampuan dapat dipakai untuk
merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya yang
berbasis Microsoft Windows.
Kemampuan Borland Delphi 5.0 secara umum menyediakan komponen-komponen
yang memungkinkan anda untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan
tampilan dan cara kerja Microsoft Windows, diperkuat dengan bahasa pemograman
terstruktur yang sangat andal, yaitu struktur bahasa pemograman Object Pascal yang
sangat terkenal. Beberapa komponen dari Borland Delphi 5.0 adalah sebagai berikut :
1. Project
Sekumpulan form, unit dan beberapa hal lainnya. Singkatnya, project adalah program
aplikasi itu sendiri. File utama proyek disimpan dalam file berakhiran .dpr.

2. Form

20

Suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja program aplikasi. Form berbentuk
jendela dan dapat dibayangkan sebagai kertas atau meja kerja yang didalamnya
dapat dilukisi atau diletakan objek-objek lain.
3. Unit
Suatu modul kode program yang mungkin mempunyai satu atau lebih unit. Dalam
Borland Delphi 5.0, ada unit yang tidak terpisahkan dengan form. Setiap kali dibuat
satu form, maka otomatis pula dibuat satu unit. Unit yang berhubungan dengan form
ini biasanya dipakai untuk mengatur dan mengendalikan segala sesuatu yang
berhubungan dengan form. Selain unit jenis ini, dapat pula dibuat sebuah unit yang
sama sekali terpisah dengan form. Unit jenis ini dapat berisi kumpulan fungsi atau
prosedur yang dipakai program aplikasi.
4. Program
Program dibuat dari satu atau lebih unit. Sebuah program secara umum mempunyai
struktur sebagai berikut :
a) Heading program, yaitu bagian yang menunjukan nama program tersebut.
b) Pernyataan Uses, yaitu berisi daftar unit yang dipakai program. Bagian ini boleh
ada, boleh juga tidak.
c) Blok deklarasi dan pernyataan, yaitu bagian yang berisi deklarasi dan pernyataan
program yang dilaksanakan pada saat program dijalankan. Bagian ini harus
diakhiri dengan pernyataan end, diikuti tanda titik.
5. Properti
Digunakan untuk menentukan setting suatu objek. Suatu objek biasanya mempunyai
beberapa properti, yang dapat diatur langsung dari lembar properti pada jendela
Object Inspector maupun diatur lewat kode program. Setting properti akan
menentukan cara kerja dari objek yang bersangkutan saat program aplikasi
dijalankan, misalnya menentukan warna objek, bingkai objek, pengambilan data, dan
lain-lain.

6. Event

21

Peristiwa atau kejadian yang diterima oleh suatu objek, misalnya klik, drag, tunjuk,
dan lain-lain. Event yang diterima objek akan memicu Borland Delphi 5.0 untuk
menjalankan kode program yang ada di dalamnya.

2.4

Metode Pengembangan yang digunakan

Metode pengembangan yang digunakan oleh penulis didalam sistematika

penulisan

Tugas Akhir ini

adalah

dengan

menggunakan

Metode

Pendekatan

Konvensional. Fokus analisis sistem dengan pendekatan ini adalah pada sistem fisik
yang ada dalam suatu organisasi ( prosedur kerja ), dimana untuk memodelkan
sistemnya digunakan simbol-simbol flowchart, misalnya :
1. Prosedur lama ( manual ) digambarkan dengan menggunakan flowmap.
2. Prosedur usulan yang baru juga disampaikan dengan flowmap yang meliputi prosesproses komputer.

2.5

Teori dan Permasalahan yang dibahas

2.5.1 Teori Persediaan Barang

Sumber utama dari penerimaan suatu perusahaan dagang atau industri

adalah dilihat dari arus penjualan barang dagangannya. Untuk dapat melakukan
kegiatan tersebut perusahaan harus mempunyai barang dagangan yang akan
dijualnya terlebih dahulu. Perusahaan memiliki sejumlah persediaan barang
dagangan yang telah dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali ke customer baik
yang berupa koperasi, perusahaan, atau badan usaha lainnya.
2.5.1.1 Pengertian Persediaan Barang
Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan
dengan maksud untuk dijual dalam satu periode yang normal, disediakan untuk
memenuhi

permintaan

mengadakan

dari

perencanaan

konsumen.
dan

Persediaan dapat dioptimalkan dengan

pengorganisasian

yang lebih

efisien,

sehingga

produktifitas dari perusahaan tetap terjaga kesinambungannya.

Secara umum istilah persediaan barang digunakan untuk menunjukkan banyaknya
barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau untuk memproduksi barang yang akan

22

dijual. Persediaan barang dalam perusahaan dagang merupakan masalah yang sangat
penting karena jumlahnya akan mempengaruhi Neraca maupun Laporan Rugi Laba.
Untuk itu besarnya persediaan barang yang dimiliki selama satu periode harus dapat
dipisahkan mana yang sudah dapat dibebankan mana yang belum terjual, sehingga
dapat dilaporkan ke dalam harta dalam Neraca.
2.5.1.2 Sistem Persediaan Barang
Sistem persediaan barang adalah suatu struktur interaksi antara manusia,
peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang disusun untuk mencapai tujuantujuan seperti berikut ini :
1. Mendukung pekerjaan rutin dalam berbagai pengendalian persediaan barang.
2. Mendukung pembuatan keputusan untuk karyawan yang mengelola gudang dan
bagian pengendalian persediaan barang.
3. Mendukung persiapan persediaan barang.
Sistem persediaan barang berguna untuk mencatat data yang berhubungan dengan
persediaan barang, misalnya transaksi penerimaan dan pengeluaran barang, transaksi
penjualan, transaksi penyesuaian persediaan barang yang terdiri dari pengembalian,
penjualan, penurunan, dan penaikan harga persediaan barang.
Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya kebutuhan akan persediaan, antara
lain adalah :
1. Adanya fluktuasi volume penjualan dari periode ke periode.
2. Adanya Lead Time, yaitu selang waktu antara pemesanan dan diterimanya barang
yang dipesan.
3. Adanya kesempatan untuk memperoleh keuntungan apabila mendapat perubahan
jumlah permintaan seperti yang telah diperkirakan sebelumnya apabila terdapat
perubahan harga.
2.5.1.3 Jenis-jenis Persediaan
Jenis persediaan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu :
1. Raw Materials
2. Work In Process

23

3. Finished Goods
4. Supplies
Dari definisi di atas, dapat dijelaskan bahwa persediaan dapat diklasifikasikan
sebagai berikut :
1. Bahan Baku ( Raw Materials )
Merupakan bahan yang diperoleh untuk digunakan dalam proses. Bahan baku ini
dapat diperoleh langsung dari sumber alam ataupun melalui pembelian dari
perusahaan lain yang merupakan barang jadi.
2. Barang Dalam Proses ( Work In Process )
Merupakan barang yang masih memerlukan proses lebih lanjut sebelum menjadi
barang jadi yang dapat dijual.
3. Barang Jadi ( Finished Goods )
Merupakan barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan siap
untuk dijual.
4. Bahan Pembantu ( Supplies )
Bahan ini meliputi :
a. Bahan yang bukan merupakan bagian atau komponen dari barang jadi, tetapi
diperlukan untuk membantu berhasilnya suatu proses produksi.
b. Bahan yang merupakan bagian dari barang jadi, tetapi tidak ekonomis untuk
ditelusuri pemakaiannya pada setiap jenis proses produksi.
2.5.2 Teori Penjualan

Penjualan merupakan aktivitas yang penting dalam perusahaan. Perusahaan

dapat dikatakan berhasil bila produk yang ditawarkan dapat terjual kepada pihak
yang memerlukan. Penjualan baik secara kredit maupun tunai merupakan sumber
pendapatan perusahaan. Karena pendapatan perusahaan di dapat dari keuntungan
atau laba melalui volume penjualan.
Keberhasilan dari kegiatan bisnis tergantung dari perencanaan yang cermat
oleh manajemen. Perencanaan merupakan suatu keputusan sekarang tentang
langkah-langkah yang harus di ambil di masa yang akan datang. Pada umumnya

24

perusahaan mempunyai tujuan mendapatkan laba tertentu, dan mempertahankan

atau berusaha menaikan untuk jangka waktu yang lama.
Fungsi dari sistem informasi penjualan adalah meliputi perencanaan,
promosi, penjualan produk yang ada sekarang, pengembangan produk dari pasar
baru untuk melayani pelanggan secara lebih baik.
Tujuan umum perusahaan dalam melaksanakan penjualan yaitu :
1. Mendapatkan laba tertentu.
2. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
2.5.2.1 Pengertian Penjualan

Aktivitas penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting

dalam operasi perusahaan karena mempengaruhi jalannya perusahaan. Penjualan
ini merupakan sumber pendapatan yang diperlukan untuk menutup ongkosongkos untuk mendapatkan laba.
Penjualan barang dagangan merupakan sumber utama pendapatan dari suatu
perusahaan dagang. Dalam usaha melakukan kegiatan tersebut, perusahaan harus
menyediakan barang yang akan diperjual belikan.
Kadang-kadang orang salah mengerti tentang istilah penjualan yang
dianggap sama dengan istilah pemasaran. Kedua istilah tersebut mempunyai ruang
lingkup yang berbeda. Pemasaran meliputi kegiatan yang luas termasuk
didalamnya penjualan. Sedangkan penjualan hanyalah merupakan satu kegiatan
saja dalam pemasaran ( penjualan merupakan subsistem dari pemasaran ).
Beberapa ahli menyebutkan penjualan sebagai ilmu dan beberapa ahli yang lain
menyebutnya sebagai seni. Definisi lain tentang penjualan adalah :
Menjual adalah ilmu dalam seni yang mempengaruhi pribadi yang
dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli
barang atau jasa yang ditawarkannya.
( William. G. Nickles., 1992 )
Menurut William G. Nickles, 1992 menyatakan bahwa :
Penjualan tatap muka adalah interaksi antar individu, saling bertemu muka
yang ditujukan untuk menciptakan,memperbaiki, menguasai, dan
mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan
pihak lain.

25

Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan adalah :

1. Surat order pengiriman dan tembusannya
2. Faktur dan tembusannya
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan
4. Bukti memorial
2.5.2.2 Tujuan Penjualan

Tujuan penjualan pada hakikatnya adalah untuk mendapatkan uang atau laba
dengan suatu proses pertukaran barang atau jasa kepada konsumen. Didalam
perekonomian kita, seseorang yang menjual sesuatu akan mendapatkan imbalan
berupa uang. Dengan alat penukar uang, orang akan lebih mudah memenuhi
segala keinginannya.
2.5.2.3 Sistem Informasi Penjualan
Dalam praktek sehari-hari, sistem penjualan pada umumnya dikategorikan dalam 2
( dua ) jenis, yaitu :
1. Sistem Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli
melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan
kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang diserahkan kepada
pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
2. Sistem Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilakukan dengan cara perusahaan mengirimkan barang sesuai
dengan pesanan, tetapi perusahaan tidak menerima secara langsung pembayaran
dari konsumen. Pembayaran dibayar secara berangsur, ditagih kemudian sesuai
dengan perjanjian dan syarat yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Jadi dengan adanya kedua sistem ini, akan mempermudah proses transaksi jual beli
antara penjual dengan pembeli.
Drs. La Midjan mengklasifikasikan transaksi penjualan sebagai berikut :
1. Penjualan secara Tunai

26

Penjualan yang bersifat Cash and Cary pada umumnya terjadi secara kontan,
dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan yang dianggap kontan.
2. Penjualan secara Kredit
Penjualan dengan tenggang waktu pembayaran rata-rata diatas satu bulan.
3. Penjualan secara Tender
Penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan
pihak pembeli yang membuka tender.
( La Midjan,1991 )
2.5.2.4 Pelaporan Penjualan

Salah satu tugas atau aktivitas bagian penjualan adalah menyusun laporan
yang berhubungan dengan kegiatan penjualan. Ada beberapa laporan yang
dihasilkan diantaranya :
1. Laporan bulanan penjualan dan harga pokok penjualan berdasarkan kelompok
:
a. Menurut kelompok produk
b. Menurut daerah penjualan
2. Laporan harian, mingguan, bulanan berdasarkan penggunaannya :
a. Menurut jenis produk
b. Menurut jenis salesman
c. Menurut jenis langganan
d. Jumlah produk untuk tiap salesman dan langganan
2.5.3 Teori Penunjang

Analisis Return On Investment memerlukan dua komponen penting yaitu

komponen biaya dan komponen efektivitas.
2.5.3.1 Komponen Biaya

Biaya yang berhubungan dengan sistem pengembangan sistem informasi

diklasifikasikan ke dalam empat kategori utama, yaitu :
1. Biaya Pengadaan

27

Biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras, biasa

dikeluarkan pada tahun-tahun pertama sebelum sistem dioperasikan. Yang
termasuk didalamnya adalah :
a. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras
b. Biaya pembelian atau sewa beli perangkat keras
c. Biaya instalasi perangkat keras
d. Biaya ruang perangkat keras ( perbaikan ruangan dan pemasangan AC )
e. Biaya manajemen dan staff
2. Biaya Persiapan Operasi
Biaya yang berhubungan dengan semua biaya dalam membuat sistem yang
siap untuk dioperasikan. Biaya persiapan ini merupakan biaya yang terjadi di
awal tahun sebelum sistem dioperasikan. Yang termasuk biaya persiapan awal
adalah :
a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem
b. Biaya instalasi peralatan komunikasi
c. Biaya reorganisasi, manajemen, dan staff
3. Biaya Proyek
Biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk
didalamnya adalah :
a. Biaya tahap analisis sistem ( biaya rapat, dokumentasi, staff analis,
manajemen )
b. Biaya tahap desain sistem ( biaya rapat, dokumentasi, staff analis,
pembelian )
c. Biaya tahap penerapan sistem ( buat formulir baru, konversi data,
manajemen )
4. Biaya Operasi dan Biaya Perawatan

28

Biaya yang harus dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem, sedang biaya

perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem. Hal yang
berbeda dengan biaya lain adalah biaya lain terjadi sebelum operasi sistem
diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama
umur operasi sistem. Yang termasuk didalamnya adalah :
a. Biaya personil
b. Biaya overhead
c. Biaya perawatan perangkat keras
d. Biaya perawatan perangkat lunak, dll
2.5.3.2 Komponen Manfaat

Komponen manfaat tidak selalu dinyatakan dalam bentuk uang, bisa juga
dalam bentuk lain. Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan
sebagai berikut :
1. Manfaat mengurangi biaya
2. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan
3. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
4. Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen
2.5.3.3 Metode Analisis Biaya dan Manfaat

Analisis biaya dan manfaat perlu dilakukan agar dapat diketahui apakah
penerapan dari suatu proyek sistem informasi yang dirancang layak atau tidak.
Metode untuk melakukan analisis biaya atau manfaat diantaranya adalah sebagai
berikut ini :
1. Metode Periode Pengembalian ( Payback Period )
Metode yang menghitung biaya dan manfaat dengan mempertimbangkan
faktor waktu pengembalian modal investasi sebagai tolok ukur pengembalian
keputusan. Dengan metode ini faktor bunga tidak diperhitungkan. Metode ini
dirumuskan sebagai berikut :

Nilai Investasi

29

Payback Period =
Proceed
2. Metode Pengembalian Investasi ( Return On Investment )
Metode ini digunakan untuk mengukur persentase manfaat yang dihasilkan
oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. Return
On Investment ( ROI ) dapat dirumuskan sebagai berikut :

Total Manfaat Total Biaya

ROI =

X 100%
Total Biaya

2.6

Analisis dan Perancangan Sistem

Konsep dasar analisis dan perancangan diperlukan bagi seorang analis

terutama dalam proses pemecahan masalah yang dihadapi, sehingga dapat
diselesaikan dengan baik.
2.6.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah suatu proses yang memahami sistem yang ada
termasuk

diagnosa,

mengidentifikasi

masalah

dan

memberikan

solusi

penyelesaian yang digunakan untuk menentukan tujuan, kebutuhan sistem dan

prioritas pengembangan sistem.
Menurut Drs. Moekijat mendefinisikan Analisis ( 1996 ) adalah :
Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya untuk diri sendiri serta
hubungan antara bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan
pemahaman arti keseluruhan .
( Drs. Moekijat., 1996 )

Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh seorang analis sistem, yaitu sebagai berikut :
1. Identify, yaitu mengidentifikasikan permasalahan.
2. Understand, yaitu memahami kerja sistem yang sedang berjalan.

30

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis.
2.6.2 Perancangan Sistem

Perancangan Sistem adalah suatu penggambaran, perencanaan, dan

pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu
kesatuan yang utuh dan berfungsi. Serta merupakan pendefinisian dari kebutuhan
fungsional

dan

persiapan

untuk

rancang

bangun

implementasi

yang

menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Perancangan Sistem bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan
informasi,

tentang

apa

yang

akan

dikembangkan,

jangka

waktunya,

pelaksanaannya, dan sasarannya dalam memenuhi kebutuhan pemakai sistem (

user ) sehingga memberikan gambaran dan rancang bangun yang lengkap pada
program komputer dan ahli-ahli teknik lain yang terlibat.
Menurut John Burch dan Garry Grudnitski mengutip Perancanagan Sistem
adalah :
Perancangan ( Desain ) sistem dan didefinisikan sebagai gambaran,
perancangan dan pembuatan sketsa dan pengaturan dari beberapa elemen
yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi .
( Jogiyanto. H. M., 1993 )

Dalam Perancangan Sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh seorang analis sistem, yaitu sebagai berikut :
1. Mendefinisikan alternatif konfigurasi peralatan sistem.
2. Memilih konfigurasi terbaik.
3. Merancang deskripsi input-output dan file program sesuai hasil analisis.
4. Membuat dokumen sistem ( perancangan ).
2.6.3 Perangkat Analisis dan Perancangan Sistem
Untuk memudahkan dalam melakukan analisis dan perancangan sistem dapat
digunakan beberapa perangkat atau alat bantu, diantaranya adalah :
1. Diagram Sistem Prosedur Kerja ( Flow Map )

31

Diagram alir yang menunjukan arus dari dokumen yang melalui suatu prosedur kerja
tertentu.
2. Diagram Konteks ( Context Diagram )
Diagram aliran

data

yang

menunjukan

sisi

dalam satu

lingkungan

yang

menggambarkan keseluruhan proses dalam suatu sistem.

3. Diagram Aliran Data ( Data Flow Diagram )

Diagram yang merepresentasikan grafik dari suatu sistem yang menggambarkan
komponen-komponen sebuah sistem serta aliran data. Adapun komponen tersebut
merupakan simol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan modelnya.
4. Kamus Data ( Data Dictionary )
Merupakan katalog suatu fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu
sistem informasi.
5. Spesifikasi Proses ( Process Specification )
Mendeskripsikan atau menguraikan suatu aktivitas pada proses-proses yang ada
pada sistem.
6. Bagan Terstruktur ( Structure Chart )
Menggambarkan struktur atau arsitektur program yang berupa elemen data, elemen
kontrol dan keterhubungan antar modulnya.
2.6.3.1 Perancangan Database

Konsep dasar yang perlu diperhatikan dalam melakukan perancangan

database adalah :
1. Field key
Atribut yang dapat mengidentifikasikan atribut yang lain, field kunci biasanya
digunakan untuk melakukan pencarian.
2. Primary key
Merupakan atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu entitas
tetapi dapat mewakili setiap kejadian entitas tersebut.
3. Foreign key

32

Atribut kunci yang digunakan untuk merelasikan sdata ke file induknya.

4. Alternate key
Kunci

alternatif

yang

digunakan

sesuai dengan

kebutuhan

pemakai

tidak

berdasarkan aturan tertentu.

5. Concantinated key
Merupakan dua atau lebih atribut yang mengidentifiaksikan suatu entitas atau
kejadian.
2.6.3.2 Perancangan Model
Setelah diketahui konsep perancangan database maka kita dapat menetukan
perancangan modelnya :
1. Data Capturing
Suatu proses pengumpulan data yang dijadikan bahan untuk dilakukuannya proses
komputerisasi, data-data dikumpulkan bisa berupa formulir, nota, laporan, dan dokumendokumen lain yang relevan dengan permasalahan.
2. Normalisasi
Cara mengelompokan data item ( field ) atau atribut ke dalam record. Pada umumnya
satu baris data berubah ( dimodifikasi ) secara konstan. Harus diusahakan suatu cara
agar perubahan tersebut tidak menyebabkan keharusan perubahan pada program.
Normalisasi merupakan proses yang menggunakan pendekatan formal untuk
menelaah dan kemudian mengelompokan data item atau field ke bentuk yang lebih baik
dalam

menghadapi

perubahan-perubahan

dimasa

yang

akan

datang

serta

meminimumkan pengaruh perubahan terhadap program aplikasi.

3. ERD ( Entity Relationship Data )
Merupakan model relasi yang didasarkan pada presepsi dunia nyata yang berisi
sekumpulan objek dasar yang disebut entity dan hubungan antar entitas tersebut.
2.6.4 Analisis Sistem Informasi

33

Merupakan proses penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagianbagian

komponennya

dengan

maksud

untuk

mengidentifikasikan

dan

mengevaluasi permasalahan, kesempatan, dan hambatan yang terjadi dan

kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
2.6.5 Alat-alat Sistem Informasi

Analisis-analisis yang digunakan dalam melakukan suatu analisis sistem

umumnya adalah sebagai berikut :
1. Diagram Sistem Prosedur ( Flowmap )
Gambaran sistem mengenai prosedur secara grafk dengan menggunakan
simbol-simbol diagram alir.
2. Diagram Konteks ( Context Diagram )
Gambaran sistem tentang perintah antara sistem dengan lingkungannya (
entitas luar ) yang diharapkan mampu memperlihatkan tentang kehidupan
sistem secara global mengenai aliran data dan informasinya.
3. Diagram Aliran Data ( Data Flow Diagram )
Gambaran sistem secara logikal yang tidak tergantung pada perangkat keras,
perangkat lunak, struktur data, atau organisasi file.
4. Diagram Aliran Sistem Global
Gambaran mengenai representasi grafik dari sistem informasi proses-proses,
aliran-aliran data logik, masukan-masukan, keluaran-keluaran, dan file-file
yang berhubungan dalam sistem berbasis komputer.
5. Kamus Data ( Data Dictionary )
Gambaran yang menjelaskan secara tertulis mengenai data-data yang berada di
dalam database.
Kamus Data adalah suatu daftar organisasi dari semua elemen data yang ada
dalam sistem secara lengkap. Dengan definisi yang baku sehingga user dan
analisis sistem akan memiliki pengertian yang sama untuk input atau output,
komponen penyimpanan, dan perhitungannya.
Kamus Data dibutuhkan karena pada kebanyakan sistem yang nyata, data
elemen yang ada cukup kompleks sehingga perlu diperjelas agar berbeda
dengan data elemen lainnya.

34

Notasi yang digunakan pada Kamus Data :

Notasi

Keterangan

Terdiri dari

Dan

()

Optional / pilihan

{}

Iterasi / pengulangan

[]

Pilih salah satu dari beberapa

pilihan

**

Komentar

Identifier field kunci dari data store

Pemisah pilihan dari bentuk [ ]

2.6.6 Perangkat Analisis dan Perancangan Sistem

Untuk memudahkan dalam melakukan analisis dan perancangan sistem

maka dapat digunakan beberapa perangkat atau alat bantu, diantaranya adalah :
2.6.6.1 Perangkat Keras ( Hardware )
Merupakan komponen-komponen fisik dari suatu sistem komputer yang terdiri dari
beberapa alat yang berfungsi sebagai penerima data atau imput, proses, dan penampilan
hasil atau output. Secara fungsional sistem komputer terdiri dari :
1. Input ( Input Device )
Perangkat dalam komputer guna memasukkan data-data input ke dalam proses
komputer. Ada 5 cara dasar memasukkan data ke dalam komputer, yaitu :
a. Keyboard
Unit Input yang paling populer dari suatu terminal atau komputer mikro. Keyboard
memasukkan data dengan menekan tombol-tombol yang tepat. Mirip dengan
mesin tik, hanya sebagian besar keyboard komputer dilengkapi dengan tomboltombol tambahan.
b. Alat Penunjuk
Walaupun tombol-tombol suatu tanda panah memungkinkan memindahkan
kursor, banyak Perangkat Lunak modern yang dirancang untuk memanfaatkan

35

alat penunjuk. Alat seperti ini meliputi mouse, trackball, tuoch screen, light pen,
dan unit remote control.
c.

Alat Pembaca Otomatis

Alat input yan membaca data yng menyinari suatu sinar terang diatas data dan
kemudian merangkap citra yang terpantul pada suatu matriks.

d. Alat Pembaca Magnetis

Bentuk otomatisasi dari pertumbuhan yang berhasil yang diperkenalkan tahun
1950-an oleh American Banking Association ( ABA ) yaitu untuk setiap karakter
khusus dicetak di bawah cek dengan menggunakan tinta khusus yang berisi zat
yang dapat diberi muatan magnet segera ebelum data dibaca.
e. Alat Pengenal Suara
Memantulkan perintah atau data ke komputer, dilakukan hanya dengan berbicara
ke dalam sebuah mikrofon yang dihubungkan pada unit pengenal suara.
2. Control Processing Unit ( CPU )
Unit terpenting yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah
input menjadi output. CPU mencangkup suatu unit penyimpanan yan disebut
penyimpanan primer ( Primary Storage ), yang berisi data yang sudah diolah.
3. Memory ( Storage )
Alat pemroses yan dilengkapi dengan simpanan dengan kapasitas yang lebih besar
dari main memory. Jenis-jenis Memory :
a. Internal Memory : berhubungan langsung dengan CPU.
b. Eksternal Memory : magnetic type ( floppy disk atau diskette, harddisk ).
c.

Auxilary Memory : berfungsi membantu main memory, dengan daya tampung

yang lebih besar, letaknya diluar CPU dan cara kerja diatur sistem operasi.

4. Output ( Output Device )

Hasil dari semua proses komputer yang berbentuk output. Ada beberapa pilihan
dasar yaitu tampilan ( monitor, video display terminal ), cetakan ( printer ), suara (
audio response unit ).
2.6.6.2 Perangkat Lunak ( Software )

36

Komputer diarahkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu dengan mengikuti

instrusi-instrusi dalam program. Program tersebut berada didalam penyimpanan primer
sebelum CPU dapat melaksanakannya.
Perangkat Lunak komputer dapat dikategorikan menjadi sistem operasi, bahasa,
dan aplikasi, yaitu :
1. Perangkat Lunak Sistem Operasi ( Operating System )
Program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan dari
sistem komputer.
2. Perangkat Lunak Bahasa ( Language Software )
Program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam
bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin agar dapat dimengerti oleh komputer.
3. Perangkat Lunak Aplikasi ( Application Software )
Program

yang

ditulis

dan

diterjemahkan

oleh

Language

Software

untuk

menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.

2.6.6.3 Brainware

Istilah Brainware adalah manusia yang mengoperasikan hardware serta

menciptakan software. Hardware dan software yang baik tanpa ditunjang dengan
brainware yang baik tidaklah mempunyai arti.
Brainware dibagi menjadi beberapa golongan :
1. Information System Manager
2. Analisis Sistem ( System Analist )
3. Dtabase Administrator ( DBA )
4. Data Entry Operator
5. Pemrogram ( Programmer )

2.7

Metode Pengembangan yang digunakan

Barang dagang yang ada dalam suatu perusahaan mungkin tidak hanya satu
jenis, melainkan terdiri dari beberapa jenis yang dibeli dengan harga yang
berbeda-beda. Apabila hal ini terjadi, ada kemungkinan tidak diketahuinya barang

37

dengan harga berapakah atau barang yang sudah dibeli tinggal berapakah yang
masih tertinggal dalam gudang perusahaan tersebut dan barang manakah yang
telah terjual.
2.7.1 Metode Penilaian Barang Persediaan

Untuk itu ada beberapa metode yang digunakan untuk menetapkan nilai
persediaan barang dagangannya diantaranya : Metode FIFO, LIFO, Biaya RataRata dan Identifikasi Khusus.
1. Metode FIFO ( First-In First-Out )
Metode ini didasarkan atas asumsi bahwa barang yang sudah terjual dinilai
menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk. Dengan demikian
persediaan akhir dinilai menurut harga barang yang terakhir masuk.
2. Metode LIFO ( Last-In First-Out )
Metode ini didasarkan atas asumsi bahwa barang yang terjual dinilai menurut
harga pembelian barang yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang
masih ada atau stok, dinilai berdasarkan harga pembelian barang yang
terdahulu.
3. Metode Harga Rata-Rata ( Average )
Metode ini berbeda dengan metode yang telah dijelaskan sebelumnya karena
dasar atas harga rata-rata dimana harga tersebut dipengaruhi atas jumlah
barang yang diperoleh pada masing-masing harganya. Dengan demikian
pesediaanlah yang dinilai berdasarkan harga rata-rata.
Untuk menghitung harga pokok rata-rata per unit dapat digunakan 2 ( dua )
cara, yaitu :
a. Metode Rata-Rata Sederhana
Metode ini dihitung dengan membagi jumlah harga per unit barang yang
tersedia untuk dijual dengan jumlah frekuensi pembelian titambah dengan
persediaan awal.
b. Metode Rata-Rata Tertimbang
Metode ini dihitung dengan membagi harga barang yang tersedia untuk dijual
dengan jumlah unit barang yang tersedia untuk dijual.

38

4. Metode Identifikasi Khusus

Metode ini didasarkan atas asumsi bahwa arus barang akan sama dengan arus
biaya, sehingga biaya yang dikeluarkan dari masing-masing jenis barang dapat
diketahui.
2.7.2

Metode Pencatatan Persediaan

Dalam Metode Pencatatan Persediaan ini terdapat 2 sistem yang berbeda, yaitu :

1. Metode Periodik
Salah satu sistem pencatatan persediaan yang didasarkan pada pencatatan
persediaan fisik, dimana Harga Pokok Penjualan baru akan diketahui jika
disusun Laporan Keuangan dan setiap mutasi tidak dicatat dalam perkiraan
persediaan. Sehingga perkiraan persediaan tidak dapat menunjukkan saldo
persediaan sewaktu-waktu. Metode ini hanya digunakan oleh para pedagang
eceran dan glosir.
2. Metode Perpertual
Metode ini dilakukan dengan mengikuti mutasi persediaan, baik kualitasnya
maupun harga pokoknya. Sehingga dapat diketahui setiap saat berapa jumlah
barang yang ada dengan melihat pada perkiraan persediaan barang. Dengan
metode ini setiap jenis pesediaan dibuatkan perkiraan atau kartu sendirisendiri yang merupakan tambahan persediaan.
Dibandingkan dengan metode periodik maka metode perpertual ini merupakan
cara yang lebih baik untuk mencatat persediaan yaitu selain dapat membantu
memudahkan penyusunan Neraca dan Laporan Rugi-Laba, juga dapat digunakan
untuk mengawasi barang-barang dalam gudang.
2.7.3 Metode Persediaan dan Taksiran

Kadang-kadang diperlukan satu cara untuk menaksirkan nilai dari

persediaan akhir suatu periode. Metode yang biasa dipakai untuk tujuan tersebut
adalah Metode harga jual eceran dan Metode Laba Kotor.

39

1. Metode Harga Jual Eceran

Biasa dipakai oleh pedagang eceran, karena :
a. Manajemen biasanya meminta Laporan Keuangan paling sedikit satu
bulan sekali.
b. Sangat mudah untuk menentukan nilai persediaan akhir tanpa melakukan
perhitungan fisik.
2. Metode Laba Kotor ( Gross Profit Method )
Biasa digunakan jika tidak dapat menetapkan nilai persediaan awal dan
pembelian bersih pada harga eceran yang diperlukan dalam persediaan awal
dan pembelian bersih pada harga eceran yang diperlukan dalam metode harga
jual eceran dan jika laba kotor suatu perusahaan relatif stabil dari tahun ke
tahun. Metode ini juga berguna untuk menetapkan nilai persediaan yang
hilang atau rusak akibat dicuri, terbakar atau lain sebabnya.

40

ANALISIS PERANCANGAN APLIKASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT TRISAPTA

EKA MAJU

Gambaran Umum Perusahaan

Dalam pembahasan gambaran umum perusahaan ini, akan diuraikan

sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi serta uraian tugas dari
masing-masing bagian dan fungsinya.
A.1

Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan

PT TRISAPTA EKA MAJU merupakan suatu perusahaan swasta yang

bergerak di bidang usaha jual beli kabel dengan berbagai type kabel seperti NYY,
NYYHY, NYMHY, NYAF, NYA, NYM, NYFGbY, dll dengan berbagai macam
ukuran yang telah menunjang kegiatan usaha PT TRISAPTA EKA MAJU yang
berlokasi di Jl. Kembar I No. 34 Bandung.
Awal berdirinya perusahaan dimulai dari usaha kerja Bapak Henry Yusuf (
Direktur PT TRISAPTA EKA MAJU sekarang ) di tahun 1991 yang bekerja
sebagai Supplier di suatu perusahaan dengan nama PT INPARINTER KARYA
INTI yang berlokasi di Bandung, bergerak di bidang perkabelan juga sampai
tahun 1997. Ditahun itu pula ia berhenti bekerja dari perusahaan tersebut dan
melanjutkan dengan mengadakan suatu Kerja Sama bersama-sama temantemannya yang sebidang dengan mengubah nama perusahaan menjadi PT
TRISAPTA EKA MANDIRI.
Perusahaan ini berdiri dari tahun 1997 sampai tahun 2000. Tetapi dengan
berjalannya waktu, di tahun 2000 Bapak Henry pun merasa ingin mandiri, oleh
karena itu ia pun memutuskan untuk mendirikan perusahaan tunggal sendiri
dengan nama PT TRISAPTA EKA MAJU yang tengah berdiri sampai sekarang.
Dimana sekarang ini sedang dijadikan bahan penelitian Tugas Akhir penulis.
Perusahaan ini memiliki 11 orang karyawan tetap yang kontrak kerjanya
disesuaikan dengan pekerjaan masing-masing. Perusahaan ini adalah perusahaan
yang menerima pesanan dengan membeli atau menjual kabel tanpa mengalami
perubahan untuk memenuhi kebutuhan customer. Kegiatan utama perusahaan
adalah meliputi penanganan stok, penyimpanan ( gudang ), penyerahan kabel
listrik, telepon, ataupun accessories lainnya.

41

Penjualan perusahaan bersifat local dengan cangkupan penjualan meliputi

wilayah daerah Bandung dan sekitarnya ( Jawa Barat ). Perusahaan ini merupakan
perusahaan tunggal yang status pusatnya di Bandung.
Dari tahun ke tahun perusahaan terus berkembang dan meningkat sehingga
perusahaan mengalami perubahan terutama pada Struktur Organisasinya, hal ini
dikarenakan seiring dengan perkembangannya, perusahaan memulai dengan
penambahan SDM

untuk sub bagian perusahaan yang dapat memperlancar

hubungan antara perusahaan, customer dan supplier.

A.2

Sistem Organisasi dan Uraian Tugas

Perusahaan atau organisasi didirikan dikarenakan beberapa tujuan yang

dapat dicapai melalui tindakan yang dilakukan secara bersama-sama. Oleh sebab
itu perlu adanya suatu pendelegasian tugas dan tanggung jawab yang seimbang
dan sesuai dengan masing-masing anggota.
.A.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukan hubungan wewenang
dan tanggung jawab yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat diselesaikan.
Struktur organisasi pada suatu perusahaan belum tentu sesuai untuk diterapkan pada
perusahaan lain, bahkan pada perusahaan yang sama pada waktu yang berlainan.
Wewenang dan tanggung jawab pada PT TRISAPTA EKA MAJU ini digambarkan
pada skema struktur organisasi yang dicantumkan pada gambar 3.1. Dalam skema
tersebut terlihat pembagian wewenang dan tanggung jawab setiap bagian atau jabatan
dalam perusahaan tersebut.

Pemegang Saham

Consultan

42

Direktur

Marketing

Accounting

Finance

Staff

Administrasi
Penjualan

Gudang

Staff

Kolektor

Pembelian
Ekspedisi
Staff

Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT TRISAPTA EKA MAJU

.A.2.2 Uraian Tugas

Berdasarkan Struktur Organisasi pada pembahasan diatas, penulis mencoba
menerangkan uraian tugas dan kerja pada tiap bagian Struktur Organisasi, terutama
berhubungan dengan permasalahan yang dibahas.

43

Uraian tugas merupakan catatan yang sistematis mengenai tugas dan tanggung
jawab tertentu, berdasarkan fakta-fakta yang ada. Adapun manfaat dari uraian tugas
adalah sebagai berikut :
1. Dasar untuk penentu standar dan menilai performansi pekerjaan seseorang.
2. Dasar untuk mengevaluasi jabatan.
3. Dasar untuk penerimaan pegawai baru.
Adapun uraian tugas dari setiap posisi dalam struktur organisasi pada PT TRISAPTA
EKA MAJU adalah sebagai berikut :
1. Pemegang Saham
a. Menyusun

suatu

rencana

dan

menetapkan

strategi

untuk

menjamin

kesinambungan operasi perusahaan yang makin maju.

b. Mendelegasikan pelaksanaan rencana-rencana tersebut pada masing-masing
manajer.
c.

Melakukan suatu tindakan korektif terhadap penyimpangan-penyimpangan yang

terjadi.

d. Meninjau dan memperhatikan perkembangan perusahaan dan penamahan

modal perusahaan.
2. Direktur Utama
a. Memimpin dan mengendalikan perusahan sesuai dengan garis kebijakan yang
telah ditetapkan.
b. Secara

berkala

membuat

anggaran

perusahaan

dan

laporan

kegiatan

perusahaan.
c.

Mengawasi pekerjaan bawahannya, dan mengevaluasi hasil laporan kegiatan

dari masing-masing bagian perusahaan.

d. Menetapkan perencanaan strategis dalam menentukan aktivitas perusahaan.

e. Mengadakan rapat kerja guna untuk membahas masalah yang dihadapi oleh
perusahaan.

44

3. Consultan
b. Mengamati sistem yang sedang berjalan atau digunakan oleh perusahaan.
c.

Mengamati sistem tersebut dan melihat kelemajhan dan keunggulan dari sistem
tersebut.

d. Malihat masalah-masalah yang terjadi di dalam sistem tersebut.

e. Menawarkan

solusi

untuk

pemecahan

masalah-masalah

tersebut

pada

perusahaan.
f.

Merancang sistem baru untuk menggantikan sistem lama dan mengasosiasikan

sistem tersebut untuk diimplementasikan ke dalam perusahaan tersebut.

g. Mengontrol sistem baru yang telah dibuat apakah dapat berjalan sesuai dengan
prosedur.
4. Marketing
a. Bertanggung jawab kepada Direktur atas semua kegiatan atau transaksi
pembelian maupun penjualan .
b. Mengkoordinasi pelaksanaan penjualan agar mencapai target yang telah
ditetapkan.
c.

Menetapkan pedoman harga jual dengan persetujuan Direktur.

d. Melaksanakan

kebijaksanaan

perusahaan

dalam

bidang

penjualan

dan

pembelian.
e. Menjaga hubungan baik dangan para pelanggan dan supplier.
f.

Mencatat data customer dan mengarsipkannya.

g. Melakukan negosiasi dengan customer mengenai order yang dibutuhkan.

h. Menerima dan mengecek stok yang diberikan kepada Bagian Gudang.
i.

Menerima order dari customer dan mengeluarkan surat pesanan barang.

j.

Menjual barang dengan suatu target yang telah ditetapkan dan melayani para
Customer.

k.

Membuat faktur dan surat jalan pengiriman barang kepada Customer.

l.

Menerima surat jalan dan faktur yang telah ditandatangani oleh Customer.

45

5. Accounting
a. Menetapkan rencana dan kebijakan yang berhubungan dengan masalah
pendanaan, penggunakan modal perusahaan dan kebijakan lainnya.
b. Mengkoordinasikan, membimbing dan mengawasi pelaksanaan tugas bagianbagian yan dipimpinnya.
c.

Mengatur aktivitas keuangan perusahaan secara keseluruhan serat menganalisa,

merencanakan dan mengawasi arus kas yang terjadi dalam perusahaan.

d. Melakukan

perencanaan

dan

penganalisaan

seluruh

kegiatan

akutansi

perusahaan.
6. Bagian Administrasi ( penjualan / pembelian )
a. Bertanggung jawab kepada Kepala Marketing.
b. Bertanggung jawab atas semua kegiatan pembelian atau penjualan.
c.

Meghubungi langganan dan memberi pelayanan kepada para langganan.

d. Bersama dengan Kepala Marketing membuat program pemasaran produk

tahunan.
e. Secara berkala membuat laporan yang ditujukan kepada Kepala Marketing.
f.

Membuat order pesanan pembelian sesuai dengan yang diminta Customer.

g. Menjaga hubungan baik dengan Supplier.

7. Bagian Gudang
a. Bertanggung jawab pada Direktur.
b. Menerima dan mengirim barang sesuai dengan prosedur yang berlaku.
c.

Membuat laporan persediaan barang secara periodik.

d. Mengatur barang-barang yang siap dikirim baik menggunakan countainer atau

truk.
e. Menjaga dan menyimpan barang dengan baik.
f.

Bertanggung jawab atas semua keadaan barang dan sisa stok barang yang
tersimpan dalam gudang.

8. Bagian Finance ( Keuangan )

46

a. Bertanggung jawab pada Direktur.

b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan anggaran belanja bualnan atau tahunan
perusahaan.
c.

Melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang keuangan.

d. Mengkoordinasi dan mengarahkan semua kegiatan yang berhubungan dengan

akutansi dan keuangan.
e. Membuat laporan keuangan perusahaan untuk diajukan kepada Direktur.
f.

Mengatur dan mengawasi penggunaan dana perusahaan sesuai kebutuhan.

g. Membuat analisis mengenai keadaan keuangan perusahaan, sehingga dapat

membantu Direktur dalam menentukan langkah untuk masa yang akan datang.

Analisis Sistem dan Prosedur Kerja

Uraian Sistem dan Prosedur Kerja yang berjalan di PT TRISAPTA

EKA MAJU ini diuraikan dalam bentuk narasi yang dilengkapi dengan
unit-unit bagian yang terkait disertai dokumen-dokumen apa saja yang
digunakan oleh perusahaan yang bersangkutan.
B.1

Prosedur Penjualan

Pada bagian Prosedur Penjualan ini dijelaskan prosedur kerja dari

Perusahaan, yaitu sebagai berikut :
1. Bagian yang terkait :
a. Customer
b. Supplier
c.

Bagian Marketing

d. Bagian Gudang
e. Bagian Administrasi Penjualan
2. Dokumen yang dipakai :
a. Order Sheet ( OS )
b. Purchase Order ( PO )
c.

Delivery Order ( DO )

d. Laporan Stok ( LS )

47

e. Invoice ( I )
f.

Faktur Pajak ( FP )

3. Uraian Prosedur dalam bentuk narasi :

a. Proses penjualan dimulai dengan pemesanan yang dilakukan oleh customer ke
bagian Staff Marketing disertai Purcashe Order ( PO ) dan id customer. Bagian
Marketing akan membuat Order Sheet ( OS ) yang akan diserahkan pada
Administrasi Penjualan.
b. Order Sheet ( OS ) diserahkan Bagian Administrasi Penjualan ke Bagian
Gudang. Kartu stok akan diperiksa oleh Bagian Gudang, jika barang ada, Order
Sheet ( OS ) disetujui dan diserahkan pada Administrasi Penjualan. Jika tidak
ada, Order Sheet ( OS ) akan dikembalikan ke Bagian Administrasi Penjualan. (
Order Sheet ( OS ) yang disetujui atau tidak selalu dikembalikan ke Bagian
Administrasi Penjualan ).
c.

Untuk Order Sheet ( OS ) yang tidak disetujui, Bagian Administrasi Penjualan

akan memberi Order Sheet ( OS ) yang telah ditolak kepada Customer dan
melakukan proses pemesanan kepada Supplier dengan memberikan Purchase
Order ( PO ).

d. Order Sheet ( OS ) yang telah disetujui, oleh Administrasi Penjualan akan

dibuatkan Delivery Order ( DO ) sebanyak 4 lembar ( putih, hijau, merah, dan
kuning ), Invoice ( I ) sebanyak 3 lembar, dan Faktur Pajak ( FP ) sebanyak 2
lembar ( Pajak Sederhana ( FPSd ) dan Pajak Standar ( FPSt )).
e. Delivery Order ( DO ) putih diserahkan pada customer dengan jenis pembayaran
tunai.
f.

Delivery Order ( DO ) hijau diserahkan pada customer dengan jenis pembayaran

kredit.

g. Delivery Order ( DO ) merah diserahkan pada Accounting untuk diarsipkan.

h. Delivery Order ( DO ) kuning diserahkan pada Bagian Gudang untuk membuat
Laporan Persediaan Barang ( LPB ).
i.

Invoice ( I ) pertama yang asli untuk customer.

48

j.

Invoice ( I ) kedua berupa copyan diserahkan pada Accounting untuk dibuat

Laporan Penjualan ( LP ).

k.

Invoice ( I ) ketiga berupa copyan diserahkan pada Bagian Finance ( Keuangan )

untuk diarsipkan.

l.

Faktur Pajak Standar ( FPSt ) pertama yaitu yang asli akan diserahkan kepada
Customer.

m. Faktur Pajak Standar ( FPSt ) kedua yang berupa copyan dan Faktur Pajak
Sederhana ( FPSd ) yang asli akan diserahkan kepada Accounting untuk dibuat
Laporan Penjualan ( LP ).
B.2

Prosedur Pembuatan Laporan Persediaan Barang

Pada bagian Prosedur Pembuatan Laporan Persediaan ini dijelaskan

prosedur kerja dari Perusahaan, yaitu sebagai berikut :
1. Bagian yang terkait :
a. Bagian Accounting
b. Bagian Gudang
c.

Bagian Administrasi

2. Dokumen yang dipakai :

a. Delivery Order ( DO )
b. Laporan Stok ( LS )
3. Uraian Prosedur dalam bentuk narasi :
a. Bagian Gudang akan membuat Laporan Stok setiap bulan berdasarkan Delivery
Order dari customer dan dari arus keluar masuk barang.
b. Bagian Accounting menerima Laporan Stok dari Bagian Gudang. Bagian
Accounting akan membuat Buku Penjualan, dan setelah itu Accounting akan
membuat Laporan Persediaan Barang sebanyak dua lembar. Satu lembar untuk
direktur, dan satu lembar lagi untuk diarsipkan.
c.

Laporan Persediaan berisi nama barang, saldo awal, harga pokok, harga jual,
harga beli, laba jual, dan saldo akhir.

B.3

Prosedur Pembuatan Laporan Penjualan

49

Pada bagian Prosedur Pembuatan Laporan Penjualan ini dijelaskan prosedur

kerja dari Perusahaan, yaitu sebagai berikut :
1. Bagian yang terkait :
a. Bagian Accounting
b. Bagian Administrasi
2. Dokumen yang dipakai :
a. Invoice ( I )
b. Faktur Pajak Standar ( FPSt )
c.

Faktur Pajak Sederhana ( FPSd )

3. Uraian Prosedur dalam bentuk narasi :

a. Laporan Penjualan dibuat Bagian Accounting setiap bulan berdasarkan faktur
yang masuk untuk Direktur, dimana bagian Accounting menerima Invoice dan
Faktur Pajak dari Bagian Administrasi.
b. Bagian Accounting Laporan Penjualan sebanyak dua lembar ( untuk Direktur dan
untuk diarsipkan ) yang berisi tanggal dan nomor invoice, tanggal dan nomor
pajak, identitas customer, jenis barang, quantity barang, harga barang, jumlah
barang, DPP, PPN, dan total jumlah.

B.4

Flowmap Prosedur Sistem Lama

50

Marketing

Customer
id
cust

Adm Penj / Pemb

id
cust

Supplier

Direktur

I-3

PO
diacc

LP-1

FPSd
FPSt-2

OS
diacc
N

tolak
OS tolak
OS
cek &
buat
OS

Finance

I-2

cek
OS
& stok
id
cust

PO

Account
Kartu
stok

acc
OS

catat
id
cust

PO

Gudang
OS
diacc

OS

ada

catat
& buat
LP

buat
PO
BP

OS
PO

tolak
OS

LP-2
LP-1

PO
5

Do-k

acc
PO

OS
diacc
buat
DO,
I,FP

PO

4
buat
LS

Do-k
DO-m
DO-h

DO-m

DO-p
DO-h

LS

DO-p

LS

LS

I-1

buat
BP

I-3

I-1
I-2

2
BP

FPSt-1
6

FPSd
FPSt-2
FPSt-1

buat
LPB
3

LP-2

LPB
LPB

Gambar 3.2
Flowmap Prosedur Penjualan
Keterangan :

PO

: Purchese Order

LP

: Laporan Penjualan

DO

: Delivery Order

LS

: Laporan Stock

BPB

: Bukti Pengeluaran Barang

OS

: Order Sheet

FPSt

: Faktur Pajak Standar

: Invoice

FPSd

: Faktur Pajak Sederhana

BP

: Buku Penjualan

LPB

: Laporan Persediaan Barang

: Merah

: Hijau ( Kredit )

: Putih ( Tunai )

: Kuning

Analisis Sistem Informasi

LPB

51

C.1

Analisis Aliran Data dan Informasi

Entitas-entitas yang terlibat di dalam lalu lintas data dan informasi meliputi :
1. Customer
a. Mengajukan ID Customer beserta Purchase Order ( PO ) kepada Bagian
Marketing.
b. Menerima empat lembar Delivery Order ( DO ) untuk ditandatangani setelah
Bagian Ekspedisi mengantar pesanan.
c.

Menerima satu lembar Faktur Pajak Standar ( FPSt ) dari Bagian Administrasi.

d. Menerima satu lembar Invoice ( I ) dari Bagian Administrasi.

e. Menerima dua lembar Delivery Order ( DO ) Putih ( tunai ) dan Hijau ( kredit ) dari
Bagian Administrasi.
2. Marketing
a. Menerima Purchase Order ( PO ) dan ID Customer dari Customer.
b. Memeriksa Purchase Order ( PO ) untuk diacc sebagai pemesanan kepada
Supplier.
c.

Membuat Order Sheet ( OS ) customer untuk di acc oleh Administrasi Penjualan.

d. Menerima Laporan Penjualan dari Accounting.

3. Gudang
a. Menerima Order Sheet ( OS ) dari Bagian Administrasi.
b. Memeriksa stock Barang ada atau tidak untuk diberikan pada customer.
c.

Memberikan Order Sheet ( OS ) baik yang diterima atau tidak pada Bagian
Administrasi.

d. Menerima Delivery Order ( DO ) Kuning dari Bagian Administrasi.

e. Membuat Laporan Stok ( LS ) dua lembar, satu untuk diarsipkan satu lagi
diserahkan kepada Accounting.
4. Administrasi
a. Menerima Order Sheet ( OS ) dari Marketing untuk diacc dan diserahkan kepada
Gudang untuk di cek.

52

b. Menerima Order Sheet ( OS ) dari Bagian Gudang setelah di cek stock

barangnya.
c.

Membuat Delivery Order ( DO ), Invoice ( I ), Faktur Pajak Standar ( FPSt ),

Faktur Pajak Sederhana ( FPSd ).

5. Supplier
a. Menerima Purchase Order ( PO ) dari Customer.
6. Accounting
a. Menerima Delivery Order ( DO ) untuk diarsipkan.
b. Menerima Invoice ( I ), Faktur Pajak Standar ( FPSt ) dan Faktur Pajak
Sederhana ( FPSd ) dari Bagian Administrasi untuk membuat Laporan Penjualan
( LP ) dengan melihat ke Buku Penjualan.
c.

Menerima Laporan Stock ( LS ) baik Laporan Pengeluaran atau Penerimaan

Barang dari Bagian Gudang.

d. Membuat Laporan Persediaan Barang ( LPB ) dua lembar, satu untuk diarsipkan
satu lagi untuk Direktur.
7. Finance
a. Menerima Invoice ( I ) dari Bagian Administrasi untuk diarsipkan.
b. Menghitung

dan

menangani

masalah

hutang,

piutang, serta

perusahaan.
8. Direktur Utama
a. Menerima Laporan Penjualan ( LP ) dari Bagian Accounting.
b. Menerima Laporan Persediaan Barang ( LPB ) dari Bagian Accounting.

keuangan

53

C.2

Diagram Konteks Sistem

Sistem perencanaan persediaan dan penjualan yang sedang berjalan secara

ringkas dapat digambarkan dalam diagram konteks seperti pada gambar 3.3 berikut ini :

DO
h

Custom er

cc
dia
PO

PO
ID

Suppli er

Inv
o ic
e
FP

DO
p

St

Sistem
Inform asi
Penjualan &
Pers. Brg

LP
B

LP

Direktur

Gambar 3.3 Diagram Konteks yang sedang berjalan

Keterangan :
PO

: Purchase Order

OS

: Order Sheet

FPSt

: Faktur Pajak Standar

: Hijau

: Invoice

: Putih

DO

: Delivery Order

ID

: Identitas

LPB

: Laporan Persediaan Barang

LP

: Laporan Penjualan

54

Diagram Aliran Data Fisis tingkat-0 sistem yang berjalan

Custom er

ID

Suppli er

PO

Invoic
e

iacc
POd
1.0
M arketing

FP
S

LP

barang

DO
p
DOh

O
S

C.3

5.0
Finance

Invoice

4.0
Accounting

2.0
Adm inistrasi

is
Sd
O

cc
dia
OS
k
DO

LP
B

order
faktur

LP

ui
uj
et
DO
3.0
Gudang

Di rektur
stock

Gambar 3.4 Diagram fisis level-0

Keterangan :
PO

: Purchase Order

OS

: Order Sheet

FPSt

: Faktur Pajak Standar

LS

: Laporan Stok

FPSd

: Faktur Pajak Sederhana

: Invoice

DO

: Delivery Order

: Kuning

: Putih

: Hijau

LPB

: Laporan Persediaan Barang

LP

: Laporan Penjualan

55

Diagram Aliran Data Logis tingkat-0 sistem yang berjalan

Invoic
e

Custom er

Supplier
Order

Dop

PO
dia
cc

DOh
ID
PO
1.0
order
penjualan

FPSt

PO

iterim
a

Sd

OS
d

St

FP

FP

e
oic
Inv

ito

lak

OS

3.0
pemesanan

OS
d

C.4

k
DO

2.0
cek
stok

LPB

LP1

4.0
buat
laporan

Direktur

LP2

Stock
Faktur

Gambar 3.5 Diagram Logis level-0

Keterangan :
PO

: Purchase Order

OS

: Order Sheet

FPSt

: Faktur Pajak Standar

LS

: Laporan Stok

FPSd

: Faktur Pajak Sederhana

: Invoice

DO

: Delivery Order

: Kuning

: Putih

: Hijau

LPB

: Laporan Persediaan Barang

LP

: Laporan Penjualan

56

C.5

Analisis Dokumen
Point yang digunakan dalam menganalisis dokumen-dokumen yang ada adalah

sebagai berikut dibawah ini :

1. Sumber

: menjelaskan data berasal.

2. Fungsi

: menjelaskan kegunaan dari suatu dokumen.

3. Rangkap

: jumlah dokumen dibuat.

4. Distribusi

: menjelaskan bagian mana yang menerima atau menggunakan

dokumen.

5. Frekuensi

: periode dokumen dibuat atau diupdate.

6. Atribut

: item atau bagian dari suatu dokumen.

Order Sheet ( OS )
Sumber

Bagian Administrasi Penjualan

Fungsi

Untuk pengecekan barang

Rangkap

1 ( satu )

Distribusi

Bagian Gudang

Frekuensi

Perhari

Atribut

Nm_Customer + Alamat_Customer + Bayaran + Tgl_Pesan + No_OS

+ No_PO + Sales + Type_Barang + Merk_Barang + Jumlah_Barang
+ Harga_Beli + Harga_Jual + Discount + Total_Harga

Tabel 3.1 Analisis Order Sheet ( OS )

57

Invoice ( I )
Sumber

Bagian Adminisrasi Penjualan

Fungsi

Untuk bukti pembelian barang

Rangkap

3 ( tiga )

Distribusi

Customer, Accounting, Finance

Frekuensi

Perhari

Atribut

Nm_Customer + Alamat_Customer + No_Invoice + Tgl_Invoice

+ No_PO + Type_Barang + Jumlah_Barang + Harga_Satuan
+ Total_Harga

Tabel 3.2 Analisis Invoice ( I )

Purchase Order ( PO )
Sumber

Bagian Administrasi Penjualan

Fungsi

Untuk bukti pemesanan barang

Rangkap

1 ( satu )

Distribusi

Supplier

Frekuensi

Setiap persediaan barang kosong atau habis

Atribut

Nm_Supplier + Alamat_Supplier + No_PO + Tgl_Pesan + Waktu_Kirim

+ No_Fax + Type_Barang + Jumlah_Barang + Harga_Satuan
+ Total_Harga

Tabel 3.3 Analisis Purchase Order ( PO )

58

Delivery Order ( DO )
Sumber

Bagian Administrasi Penjualan

Fungsi

Untuk bukti pembelian barang

Rangkap

4 ( empat )

Distribusi

Customer, Bagian Gudang, dan Accounting

Frekuensi

Setiap ada pembelian barang dari customer

Atribut

Nm_Customer + Alamat_Customer + Tujuan_Pengiriman

+ Point_Pengiriman + No_Kirim + Tgl_Kirim + No_PO + Type_Barang
+ Jumlah_Barang + Ukuran_Barang + Keterangan

Tabel 3.4 Analisis Delivery Order ( DO )

Faktur Pajak ( FP )
Sumber

Bagian Administrasi Penjualan

Fungsi

Bukti pengeluaran barang

Rangkap

3 ( tiga )

Distribusi

Customer, Accounting

Frekuensi

Perhari

Atribut

Nm_Customer + Alamat_Customer + NPWP + Type_Barang

+ Jumlah_Barang + Harga_Satuan

Tabel 3.5 Analisis Faktur Pajak ( FP )

59

Laporan Penjualan ( LP )
Sumber

Bagian Administrasi Penjualan

Fungsi

Untuk laporan penjualan

Rangkap

2 ( dua )

Distribusi

Bagian Marketing, Direktur

Frekuensi

Perbulan

Atribut

Tanggal_Invoice + No_Invoice + Tanggal_faktur_Pajak

+ No_Faktur_Pajak + Id_Customer + Jns_Barang + Jumlah_Barang
+ Haraga_Barang + Jumalh_Harga + DPP + PPN + Total_Harga

Tabel 3.6 Analisis Laporan Penjualan ( LP )

Laporan Persediaan Barang ( LPB )

Sumber

Bagian Accounting

Fungsi

Untuk laporan persediaan barang

Rangkap

2 ( dua )

Distribusi

Accounting, Direktur

Frekuensi

Perbulan

Atribut

Nm_Barang + Jumlah_Saldo_Awal + Harga_Saldo_Awal

+ Jumlah_Beli + Harga_Beli + Jumlah_Jual
+ Harga_Jual + Harga_Pokok + Laba_jual + Jumlah_Saldo_Akhir
+ Harga_Saldo_Akhir

Tabel 3.7 Analisis Laporan Persediaan Barang ( LPB )

60

C.6

Tinjauan Sistem Komputer

PT TRISAPTA EKA MAJU memiliki 4 buah komputer yang dipergunakan untuk

membuat dokumen-dokumen dan proses-proses administrasi lainnya. Adapun sistem

spesifikasi perangkat komputernya adalah sebagai berikut :
Processor

: Intel Pentium 100 Mhz

Motherboard

: Triton

Memori

: 8 MB EDO RAM

Hard Disk

: 1,2 GB

Monitor

: SVGA 14 Inch

Disk Drive

: Floppy Disk 1.44

Analisis Data dan Evaluasi Sistem

Prosedur Penjualan
Evaluasi :
Pada proses penjualan terdapat beberapa kelemahan, yaitu :
1. Pengecekan barang masih dilakukan secara manual.
2. Proses penjualan masih dilakukan secara manual.
3. Laporan barang yang dilakukan secara manual.

Pemecahan Masalah :
1. Sistem pengecekan barang akan dirancang mempergunakan sistem komputerisasi
hingga proses pengecekan penjualan lebih akurat, baik pengecekan data barang
ataupun pengecekan data pelanggan.
2. Akan dirancang sistem komputerisasi pada proses penjualan.
3. Dirancangnya suatu sistem Laporan Persediaan dan Laporan Penjualan secara
komputerisasi.

61

Prosedur Persediaan
Evaluasi :
Pada proses persediaan terdapat beberapa kelemahan, yaitu :
1. Seluruh proses masih dilakukan secara manual, terutama pencatatan arus keluar
masuk barang pada persediaan.
2. Informasi data barang yang tidak akurat.

Pemecahan Masalah :
1. Dirancangnya struktur database persediaan yang lebih baik hingga kekurangan
persediaan dapat dihindari.
2. Dirancangnya database persediaan secara komputerisasi yang menyediakan dan
mengolah data tersebut sesuai kebutuhan yang diperlukan.

62

BAB IV
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

4.1

Kerangka Pemecahan Masalah

4.1.1 Tahap Pemecahan Masalah

Beberapa masalah yang dapat penulis temukan pada PT TRISAPTA EKE

MAJU diantaranya adalah :
Pertama, frekuensi terjadinya keterlambatan informasi stok ke bagian marketing.
Hal ini disebabkan karena penyediaan informasi serta laporan yang akurat pada bagian
gudang membutuhkan waktu yang relatif lama sehingga menghambat pelayanan
terhadap customer akan barang yang diinginkan. Penyebab utama yang menjadi kendala
diatas adalah kesalahan dari pencatatan data, meskipun kesalahan tersebut tidak terlalu
tinggitetapi mengakibatkan lambatnya penyediaan informasi serta laporan yang
diperlukan. Akibatnya, penyediaan informasi terpaksa ditanguhkan dan dilakukan
pencatatan ulang. Hal ini mengakibatkan tidak efektifnya penggunaan waktu.
Kedua, dengan tidak efektifnya sistem informasi yang menyebabkan kurangnya
penanganan terhadap penyediaan barang. Penyediaan informasi persediaan yang tidak
akurat menyebabkan bagian produksi tidak dapat memastikan saat yang tepat untuk
melakukan proses produksi. Proses produksi dan semua jenis kegiatan pengelolahan
persediaan merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu kegiatan perusahaan,
oleh karena itu terhambatnya bagian persediaan akan mempengaruhi kegiatan lainnya
dalam perusahaan.
Ketiga, masih belum efektifnya penanganan barang digudang dimana masih
terdapat kesalahan dalam penyimpanan stok yang tidak teratur dan penomoran barang
yang kurang efisien. Hal ini terjadi karena manajemen gudang belum dilaksanakan
secara optimal.
Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis telah mengamati prosedur persediaan
barang dan prosedur penjualan yang dilakukan secara kredit atau pun tunai, oleh karena

63

itu penulis mencoba mengemukakan usul untuk melakukan perubahan sistem dengan
menyederhanakan

prosedur

yang

sedang

berjalan.

Dengan

mengoptimalkan

pengguanaan komputer yang telah ada dapat menggantikan beberapa kegiatan

sebelumnya dilakukan secara manual, dapat menekan kesalahan pencatatan data,
penyediaan laporan dan informasi yang tepat, cepat, dan akurat serta dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari fungsi biaya, waktu, dan tenaga kerja.
Berdasarkan usul-usul tersebut diatas, penulis bertujuan untuk menata manajemen
perusahaan sehingga kegiatan-kegiatan yang ada dapat dilakukan dengan lebih efisien
dan lebih efektif.
4.1.1 Persyaratan dan Batasan Sistem Baru

Adapun persyaratan dan batasan-batasan yang akan dibahas dan yang harus
diperhatikan pada saat membuat sistem baru adalah :
1. Perancangan sistem semua proses dan prosedur yang berhubungan dengan sistem
informasi penjualan dan sistem informasi persediaan barang.
2. Input dan output data dilakukan secara komputerisasi.
3. Media penyimpanan data menggunakan sistem database dan struktur dtabase
sehingga mempermudah pengupdatean database jika terjadi perubahan.
4. Interface proses dan fungsi dapat dimengerti oleh pengguna ( User ).
5. Proses dan transfer data lebih cepat.
6. Back-up data lebih mudah dilakukan.
7. Laporan dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan berdasarkan bagian
yang membutuhkan.
8. Prosedur, proses yang ada dalam sistem tidak terlepas dari beberapa proses manual
yang harus dilakukan dan tidak bisa digantikan oleh proses komputer.

64

4.2

Perancangan Prosedur Kerja Sistem Baru

FLOWM AP PROSEDUR PENJUALAN
Customer

B.Administrasi

id
cust

B.Gudang

id
cust

B.Markt

Kartu
stok

OS

catat
id
cust

PO

id
cust

PO

B.Account

B.Finance

Direktur

PO

PO

cek
OS
& stok

Supplier

catt
buat
DO &
FPb

I-2

I-3

LP-1

PO
di
Acc
DO

ada

FPb

PO

FPb

cek &
buat
OS

OS
FPSd

FPSt-2

OS
tolak
OS

LP-2

buat
PO
4
PO
DO-m

OS

OS

buat
DO,
I,FP,
BP

DO-k

OS
di
Acc

buat
BPB & LS

OS

Do-k
DO-m
DO-h

I-1

DO-p
I-3
4

I-2
I-1
2
1

BP

LS

LS

DO-h

LS

DO-p

LS

BPB
buat
LP

FPSd
FPSt-2
FPSt-1

BP

BPB

LP-2
LP-1
FPSt-1

buat
LPB

3
6
FPb

LPB
LPB

FPb

DO

FPb
FPb
acc
FPb
&
buat
KB
FPb

FPb

cek
buat
LS

LS

LS

FPb
KB
KB

Gambar 4.1

Flowmap Prosedur Penjualan Sistem Baru

LPB

65

FLOWM AP PROSEDUR RETUR BARANG

Customer

SR

B. Adm

B. Gudang

SR

B. Markt

B. Account

B. Finance

SR

perik
sa

T olak
SR

layak
Y

buat
BPR

BPR

BPR
BPR
BPR

BPR

di
acc
buat
FR

BPR

FR

FR
FR
FR
FR

BPR

FR

FR

Gambar 4.2
Flowmap Prosedur Retur Barang
Keterangan :
SR

: Surat Retur

PO

: Purchese Order

FR

: Faktur Retur

DO

: Delivery Order

BPB

: Bukti Pengeluaran Barang

OS

: Order Sheet

FPSt

: Faktur Pajak Standar

: Invoice

FPSd

: Faktur Pajak Sederhana

BP

: Buku Penjualan

LP

: Laporan Penjualan

LS

: Laporan Stok

LPB

:Laporan Persediaan Barang

BPR

: Bukti Peneriaman Retur

: Merah

: Putih ( Tunai )

: Hijau ( Kredit )

: Kuning

66

4.3

Perancangan Dokumen

4.4

Perancangan Arsitektur Program

4.4.1 Diagram Sistem Global

4.4.1.1 Diagram Sistem Prosedur ( Flow Map ) Sistem Perencanaan Penjualan dan
Persediaan kabel
4.4.2 Deskripsi Program
4.4.3 Sistem Pengkodean
4.4.4 Algorithma Program
4.5

Perancangan File Data

4.5.1 Proses Normalisasi

4.5.2 Relasi Antar File

67

4.5.3 Deskripsi File

4.6

Perancangan Antar Muka

4.6.1 Struktur Menu

4.6.2 Tata Letak Layar Menu PT TRISAPTA EKA MAJU
4.6.3 Tata Letak Layar Masukan dan Keluaran PT TRISAPTA EKA MAJU
4.7

Implementasi Sistem

4.7.1 Konfigurasi Sistem Komputer

4.7.2 Pemilihan Perangkat Lunak
4.7.3 Analisis Kinerja Sistem Baru

68

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai persediaan barang dan

penjualan PT TRISAPTA EKA MAJU yang mana telah diuraikan penulis pada
bab bab sebelumnya, maka penulis menyimpulkan bahwa :
1. Dalam penyediaan informasi serta penyediaan laporan - laporan yang diperlukan
oleh perusahaan mengenai persediaan dan penjualan masih membutuhkan waktu
yang relatif lama. Penyebab utama dari kendala ini adalah adanya kesalahan dalam
pencatatan data. Meskipun frekuensi kesalahan yang dilakukan tidak terlalu tinggi,
tetapi dapat mengakibatkan lambatnya penyediaan informasi dan laporan. Akibatnya
penyediaan informasi terpaksa ditangguhkan dan perlu dilakukan pencatatan ulang
sehingga laporan yang dihasilkan kurang optimal. Hal tersebut menyebabkan tidak
efektifnya penggunaan waktu sehingga dapat memperlambat kinerja perusahaan
dalam proses pengambilan keputusan pada fungsi penjualan akan persediaan atau
stok yang ada di gudang.
2. Tidak akuratnya penyediaan informasi persediaan menyebabkan bagian marketing
tidak dapat memasikan saat yang tepat untuk melakukan proses penjualan kabel.
3. Dengan ketidakakuratan akan informasi persediaan kabel dalam gudang yang terus
berubah - ubah, sulit untuk mengetahui jumlah stok atau persediaan barang secara
pasti dan tepat, sehingga memperlambat proses pembuatan laporan.

5.2

Saran

Pada akhir penulisan Tugas Akhir ini, penulis mencoba untuk mengajukan
beberapa buah saran dengan harapan saran yang diberikan dapat
bermanfaat terutama bagi perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang
berhubungan dengan persediaan dan penjualan barang agar lebih efektif.
Saran tersebut adalah sebagai berikut :

69

1. Menerapkan sistem komputerisasi secara bertahap terhadap proses sistem informasi

persediaan dan penjualan kabel mengingat seluruh sistem yang lama dikerjakan
secara

semi

manual.

Sehingga

pada akhirnya

akan

memudahkan

dalam

menyederhanakan proses kerja serta memperkecil jumlah kesalahan yang dibuat

sehingga dapat mempercepat proses penyediaan informasi bagi perusahaan.
2. Mengembangkan

aplikasi

komputer

yang

disesuaikan

dengan

kebutuhan

perusahaan sehingga aplikasi tersebut menjadi lebih kompleks dan lebih sempurna.
3. Mengadakan program pelatihan atau trainning bagi karyawan yang akan bekerja
dalam perusahaan

terutama

bagi

yang

menggunakan

komputer,

sehingga

diharapkan dapat lebih menguasai aplikasi dengan baik.

4. Melakukan perbaikan dari berbagai sudut sistem informasi manajemen dengan
membuat sistem operasional dan sistem informasi pengolahan data yang baik,
seperti melakukan peningkatan terhadap sumber daya manusia.