Anda di halaman 1dari 146

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION


UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC

KARYA AKHIR

NI MADE ARI PUSPITA SARI


0906657905

FAKULTAS ILMU KOMPUTER


PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS INDONESIA
JULI 2013

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION


UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC

KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Teknologi Informasi

NI MADE ARI PUSPITA SARI


0906657905

FAKULTAS ILMU KOMPUTER


PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS INDONESIA
JULI 2013

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat
rahmat dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan karya akhir ini tepat pada
waktunya. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah
satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program
Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas
Indonesia. Dalam penulisan karya akhir ini, penulis mendapat bantuan dan
masukan dari banyak pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima
kasih kepada:
(1) Bapak Ir. Dana Indra Sensuse M.LIS., Ph.D. selaku dosen pembimbing
yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dalam membantu dan
membimbing penulis dalam melakukan penyusunan Karya Akhir ini.
(2) Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, S. Kom, M. Kom, selaku Ketua
Program Magister Teknologi Informasi
(3) Novi Kurniadi selaku VP dari PT ABC yang telah mengijinkan penulis
untuk melakukan penelitian dan bersedia meluangkan waktu untuk
berdiskusi dan menjadi nara sumber dan responden dari penelitian ini.
(4) Papa, mama dan saudara-saudara saya yang secara langsung maupun
tidak langsung telah memberikan doa dan dukungannya.
(5) Keluarga kecil saya, Edo dan Ilin yang selalu memberikan dukungan dan
berkat mereka saya dapat menyelesaikan penelitian ini.
(6) Bu Dewi, pak Ganda, pak Wiryo dan Seluruh staf pengajar dan
operasional di Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.
(7) Teman-teman angkatan 2009f MTI UI.
(8) Seluruh pihak lainnya yang telah membantu penulis dalam berbagai hal.
Akhir kata saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan untuk membalas segala
kebaikan semua pihak yang membantu baik yang tertulis maupun yang tidak
tertulis. Sebagai harapan, semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi
perkembangan ilmu dan teknologi teknologi informasi.
Jakarta, 7 Juli 2013
Penulis

v
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

ABSTRAK
Nama

Ni Made Ari Puspita Sari

Program Studi

Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir

Perancangan Knowledge Management Solution


Untuk Industri Plastik: Studi Kasus PT ABC

Saat ini setiap organisasi mulai menyadari bahwa organisasi juga bergantung
kepada pengetahuan. Jika pengelolaan pengetahuan tidak dilakukan dengan baik
maka pengetahuan dapat hilang dan tidak dapat dimanfaatkan dengan baik.
Dampak dari pengelolaan pengetahuan dapat dirasakan pada people, proses,
produk dan performa organisasi (Fernandez, 2010). Pengelolaan pengetahuan
dapat dilakukan dengan menerapkan Knowledge Management Solution.
Penelitian ini bertujuan untuk membuat Knowledge Management Solution yang
sesuai dengan industri plastik PT ABC yang mengalami masalah dengan
pengelolaan pengetahuan dan juga prototipe Knowledge Management System.
Penelitian ini akan menghasilkan proses-proses knowledge management apa saja
yang dapat diterpakan pada PT ABC. Dari penelitian ini diharapkan dapat
menyelesaikan masalah tidak terkelolanya pengetahuan pada PT ABC.
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode identifikasi yang dirancang
oleh Fernandez (2010) dan menggunakan metodologi throwaway prototyping
sebagai metodologi untuk mengembangkan prototipe KMS.

Kata Kunci: Knowledge Management System (KMS), Knowledge management


solution

vii

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

ABSTRACT
Name

Ni Made Ari Puspita Sari

Study Program

Master of Information Technology

Title

Designing Knowledge Management Solution for


Plastics Industry: Case Study PT ABC

Nowadays organization starts to realize that knowledge is an important asset for


them. If knowledge isnt properly managed then knowledge may be lost or not use
efficiently. The effect for not managing knowledge will impact to people, process,
product or organization performance (Fernandez, 2010). Knowledge management
can be implemented by creating a knowledge management solution.
This research is focus on creating a knowledge management solutionthat can be
used for plastic industry, PT ABC that has issue with knowledge management.To
support the knowledge management solution, a prototype of knowledge
management system is also implemented. Knowledge management process that
needed by PT ABC will be identified in this research.
This research is conducted by using the methodology of designing knowledge
management solution from Fernandez and also prototyping methodology to
design the knowledge management system.

Keyword: Knowledge Management System (KMS), Knowledge management


solution

viii

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

DAFTAR ISI
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................... ii
LEMBAR PERSETUJUAN .................................................................................. iii
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................. v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI..............................vi
DAFTAR ISI ...........................................................................................................ix
BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ................................................................................... 1
1.2. Perumusan Masalah ........................................................................... 2
1.3. Ruang Lingkup................................................................................... 3
1.4. Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 3
1.5. Sistematika Penulisan ........................................................................ 3
BAB 2 LANDASAN TEORI................................................................................... 5
2.1. Tinjauan Literatur .............................................................................. 5
2.1.1. Data, Informasi dan Knowledge .......................................... 5
2.1.2. Knowledge Management Solution ...................................... 8
2.1.3. Analisa Faktor Kontingensi .............................................. 11
2.1.4. Identifikasi Solusi KM ...................................................... 16
2.1.5. Arsitektur Knowledge Management ................................. 19
2.1.6. UML .................................................................................. 20
2.1.7. Metodologi Throwaway Prototyping ................................ 22
2.2. Penelitian Sejenis ............................................................................. 24
2.2.1. Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe
Knowledge Management System : Studi Kasus PT KSEI . 24
2.2.2. Pengembangan Model Knowledge Management System
Untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar
Perekayasa : Studi Kasus BPPT ........................................ 24
2.2.3. Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi
Operasional PT Visi Solusi Teknologi ............................. 25
2.2.4. Ringkasan Penelitian Sebelumnya .................................... 25

ix

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

2.3. Profil Organisasi .............................................................................. 27


2.4. Kerangka Pikir Penelitian ................................................................ 32
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ................................................................ 33
3.1. Menganalisa Faktor Kontingensi ..................................................... 34
3.2. Identifikasi Proses KM .................................................................... 34
3.3. Menilai Prioritas proses KM ............................................................ 35
3.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada ........................................... 36
3.5. Identifikasi Proses KM tambahan .................................................... 36
3.6. Analisa infrastruktur dan urutan proses KM .................................... 36
3.7. Pengembangan KM system, mechanism dan technology ................ 36
3.8. Analisis ............................................................................................ 37
3.9. Design .............................................................................................. 37
3.10. Implementasi Prototipe .................................................................... 37
3.11. Testing.............................................................................................. 38
3.12. Analisa KMS .................................................................................... 38
BAB 4 ANALISIS ................................................................................................. 39
4.1. Menganalisa Faktor Kontingensi ..................................................... 39
4.1.1. Analisa Karakteristik Tugas .............................................. 39
4.1.2. Analisa Karakteristik Pengetahuan ................................... 41
4.1.3. Analisa Karakteristik Organisasi dan Lingkungan ........... 43
4.2. Identifikasi Proses KM .................................................................... 44
4.3. Menilai Prioritas Proses KM ............................................................ 46
4.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada ........................................... 49
4.5. Identifikasi Proses KM tambahan .................................................... 50
4.6. Analisa Infrastruktur dan Urutan Proses KM .................................. 53
4.6.1. Kultur Organisasi .............................................................. 53
4.6.2. Struktur Organisasi ........................................................... 54
4.6.3. Infrastruktur Teknologi Informasi .................................... 54
4.6.4. Lingkungan Fisik .............................................................. 56
4.6.5. Pengetahuan Umum .......................................................... 57
4.7. Pengembangan KMS berdasarkan Mekanisme dan Teknologi ....... 59
4.7.1. Mekanisme Knowledge Management ............................... 60

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

4.8. Perencanaan Knowledge Management System ................................ 66


4.8.1. Kebutuhan KMS ............................................................... 66
4.9. Analisis ............................................................................................ 68
4.9.1. Analisis Kebutuhan KMS ................................................. 68
4.10. Design .............................................................................................. 74
4.11. Implementasi Prototipe KMS PT ABC............................................ 83
4.11.1. Halaman Login.................................................................. 83
4.11.2. Mengelola Artikel ............................................................. 84
4.11.3. Mengelola Dokumen ......................................................... 86
4.11.4. Mengelola Issue ................................................................ 88
4.11.5. Mengelola profil................................................................ 91
4.11.6. Mengelola Pengguna ......................................................... 92
4.12. Testing.............................................................................................. 92
4.12.1. Skenario penanganan issue ............................................... 92
4.12.2. Skenario pergantian karyawan .......................................... 93
4.12.3. Hasil Testing ..................................................................... 93
4.12.4. Implementasi hasil testing................................................. 94
4.12.5. Perbaikan prototipe KMS PT ABC................................... 95
4.13. Implikasi Penelitian ......................................................................... 99
4.13.1. Implikasi bagi Managerial ................................................ 99
4.13.2. Implikasi bagi KMS ........................................................ 100
4.13.3. Implikasi bagi penelitian selanjutnya.............................. 100
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 101
5.1. Kesimpulan .................................................................................... 101
5.2. Saran .............................................................................................. 101
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 103

xi

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kategori Knowledge Berdasarkan Kalpic B (2006) ............................ 7
Gambar 2.2 Proses Knowledge Management (Fernandez, 2010) ........................... 8
Gambar 2.3 Overview Knowledge Management Solution ................................... 11
Gambar 2.4 Hubungan Faktor Kontingensi dengan KM Solution (Fernandez,
2010) ..................................................................................................................... 11
Gambar 2.5 Hubungan Karakteristik tugas dengan proses KM (Fernandez, 2010)
............................................................................................................................... 13
Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge
management(Fernandez, 2010) ............................................................................. 15
Gambar 2.7 Throwaway prototyping .................................................................... 23
Gambar 2.8 Activity Diagram Product Developer ............................................... 29
Gambar 2.9 Struktur Organisasi ........................................................................... 31
Gambar 2.10 Struktur Divisi Produksi.................................................................. 31
Gambar 2.11 Kerangka Pikir ................................................................................ 32
Gambar 3.1 Metodologi penelitian ....................................................................... 33
Gambar 4.1 Topologi jaringan saat ini ................................................................. 54
Gambar 4.2 Topologi jarigan yang akan dikembangkan ...................................... 55
Gambar 4.3 Use Case ............................................................................................ 68
Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Dokumen ............................................ 69
Gambar 4.5 Activity Diagram Mengelola Artikel ................................................ 70
Gambar 4.6 Activity Diagram Mengelola Issue ................................................... 71
Gambar 4.7 Activity Diagram Mengelola Profil .................................................. 72
Gambar 4.8 Activity Diagram Mengelola Pengguna ............................................ 73
Gambar 4.9 Navigasi ............................................................................................ 75
Gambar 4.10 Wireframe Halaman Login ............................................................. 76
Gambar 4.11 Wireframe Halaman Home Page .................................................... 76
Gambar 4.12 Wireframe Mengelola Artikel ......................................................... 77
Gambar 4.13 Wireframe Detil Artikel .................................................................. 77
Gambar 4.14 Wireframe Menambah Artikel ........................................................ 78
Gambar 4.15 Wireframe Mengelola Dokumen .................................................... 78

xii

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Gambar 4.16 Wireframe Detil Dokumen.............................................................. 79


Gambar 4.17 Wireframe Menambah Dokumen.................................................... 79
Gambar 4.18 Wireframe Mengelola Issue ............................................................ 80
Gambar 4.19 Wireframe Detil Issue ..................................................................... 80
Gambar 4.20 Wireframe Menambah Issue ........................................................... 81
Gambar 4.22 Halaman Login ................................................................................ 83
Gambar 4.23 Halaman Home Page ....................................................................... 83
Gambar 4.24 Halaman Manajemen Artikel .......................................................... 84
Gambar 4.25 Halaman Detil Artikel ..................................................................... 85
Gambar 4.26 Halaman Edit Artikel ...................................................................... 85
Gambar 4.27 Halaman Tambah Artikel ................................................................ 86
Gambar 4.28 Halaman Manajemen Dokumen...................................................... 86
Gambar 4.29 Halaman Detil Dokumen ................................................................ 87
Gambar 4.30 Halaman Edit Dokumen .................................................................. 87
Gambar 4.31 Halaman Tambah Dokumen ........................................................... 88
Gambar 4.32 Halaman Manajemen Issue ............................................................. 89
Gambar 4.33 Halaman Detil Issue ........................................................................ 89
Gambar 4.34 Halaman Edit Issue ......................................................................... 90
Gambar 4.35 Halaman Tambah Issue ................................................................... 91
Gambar 4.36 Halaman Mengelola Profil .............................................................. 91
Gambar 4.37 Halaman Mengelola Pengguna ....................................................... 92
Gambar 4.38 Halaman Tambah Dokumen ........................................................... 95
Gambar 4.39 Halaman Manajemen Dokumen...................................................... 96
Gambar 4.40 Halaman Manajemen Artikel .......................................................... 96
Gambar 4.41 Halaman Tambah Artikel ................................................................ 97
Gambar 4.42 Halaman Manajemen Issue ............................................................. 97
Gambar 4.43 Halaman Tambah Issue ................................................................... 98
Gambar 4.44 Halaman Pencarian ......................................................................... 99

xiii

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Korelasi Faktor Kontingensi dengan proses KM(Fernandez, 2010) .... 12
Tabel 2.2 Karakteristik organisasi dan lingkungan(Fernandez, 2010) ................. 16
Tabel 2.3 12 steps Calabrese (Smuts, 2009) ......................................................... 19
Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram ....................................................................... 21
Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram ..................................................................... 22
Tabel 2.6 RIngkasan penelitian sebelumnya ........................................................ 26
Tabel 3.1 Proses KM............................................................................................. 35
Tabel 4.1 Task Uncertainty ................................................................................... 39
Tabel 4.2 Task Interdepemdence .......................................................................... 40
Tabel 4.3 Tacit vs Explicit .................................................................................... 42
Tabel 4.4 Procedural vs Declarative .................................................................... 42
Tabel 4.5 Analisa Faktor Kontingensi .................................................................. 45
Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Proses KM ............................................................ 47
Tabel 4.7 Portfolio Prioritas Kebutuhan KM ........................................................ 48
Tabel 4.8 Proses Knowledge Management ........................................................... 49
Tabel 4.9 Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM ............................................. 50
Tabel 4.10 Peringkat proses KM .......................................................................... 51
Tabel 4.11 Pemetaan klasifikasi KM .................................................................... 52
Tabel 4.12 Pemetaan kebutuhan proses KM......................................................... 53
Tabel 4.13 Tacit knowledge .................................................................................. 57
Tabel 4.14 Artifact ................................................................................................ 58
Tabel 4.15 Fitur KMS ........................................................................................... 59
Tabel 4.16 Rangkuman Fitur KMS ....................................................................... 60
Tabel 4.17 Mekanisme knowledge divisi product development .......................... 61
Tabel 4.18 Mekanisme knowledge divisi workshop............................................. 62
Tabel 4.19 Mekanisme knowledge divisi Engineer .............................................. 63
Tabel 4.20 Mekansme knowledge divisi raw material ......................................... 64
Tabel 4.21 Mekanisme knowledge divisi waste material ..................................... 64
Tabel 4.22 Mekanisme knowledge divisi QC ....................................................... 65
Tabel 4.23 Mekanisme knowledge divisi operator ............................................... 65

xiv

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Tabel 4.24 Mekanisme knowledge divisi packaging ............................................ 66


Tabel 4.25 Hasil Testing ....................................................................................... 94

xv

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang
Dunia perekonomian saat ini adalah era ekonomi berbasis pengetahuan,

dimana organisasi tidak hanya bergantung pada sumber daya alam, tenaga kerja
dan capital, tetapi juga bergantung kepada pengetahuan. Pengetahuan yang
dimiliki perusahaan antara lain adalah ide, pengalaman, dan keterampilan. Untuk
mengelola pengetahuan dibutuhkan knowledge management yang meliputi
knowledge capture, knowledge organizing, knowledge distribution dan knowledge
sharing.
PT ABC adalah perusahan manufaktur plastik yang berlokasi di Bandung.
Perusahaan ini telah berdiri sejak tahun 1970 dan memiliki jumlah karyawan
sebanyak 250 yang tersebar pada 2 kantor dan 1 pabrik. Saat ini, PT ABC sedang
dalam proses mendirikan pabrik ke 2 untuk menunjang kebutuhan produksi yang
semakin meningkat. PT ABC memproduksi beragam kebutuhan plastik seperti
kaleng cat plastik, tutup botol, kotak tissue basah, sendok obat dan lain
sebagainya.
Setiap hari PT ABC memproduksi kebutuhan plastik berdasarkan order dari
klien, setiap order memiliki spesifikasi tersendiri, seperti warna, bahan dan
bentuk. Terdapat banyak pengetahuan yang digunakan dalam proses produksi,
seperti teknik membuat cetakan barang, komposisi campuran warna, kriteria
quality control dan proses finishing untuk setiap produk.

Pengetahuan yang

digunakan dalam proses produksi ini dimiliki hanya oleh karyawan tertentu saja
dan tidak didokumentasikan dengan baik. Hal ini menyebabkan proses produksi
akan terhambat dan pengetahuan akan hilang ketika karyawan yang menguasai
pengetahuan dalam bidang produksi berhenti atau pensiun. Pegawai baru juga
mengalami kesulitan untuk mempelajari proses yang digunakan dalam produksi,
dikarenakan pegawai yang memiliki pengetahuan seringkali sibuk sehingga tidak

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

sempat melakukan transfer knowledge. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi


kesalahan yang disebabkan oleh pegawai baru yang dikarenakan kurang
memahami proses produksi.
PT ABC menyadari masalah ini dan mulai mencoba mengelola pengetahuan
yang ada dengan cara menyediakan komputer di setiap unit produksi, sehingga
setiap karyawan dapat mendokumentasikan pengetahuan yang dimilikinya. Tetapi
karena

tidak

adanya

peraturan

yang

mengharuskan

setiap

karyawan

mendokumentasikan pengetahuan yang dimilikinya, tidak banyak karyawan yang


menggunakan. Selain itu banyak pegawai yang sudah bekerja cukup lama dan
tidak familiar dengan penggunaan komputer. Pengetahuan dan pengalaman yang
dimiliki pegawai akan didokumentasikan dalam bentuk word dokumen dan hanya
disimpan pada lokal komputer tersebut, hal ini menyebabkan kesulitan ketika
divisi lain mencari dokumen tersebut.
Dengan semakin meningkatnya jumlah pabrik dan jumlah karyawan,
dibutuhkan pengolaan pengetahuan dengan baik sehingga pengetahuan dapat
dimanfaatkan secara optimal . Diperlukan suatu Knowledge Management Solution
untuk dapat menunjang hal ini. Dengan penerapan Knowledge Management
System (KMS) diharapkan setiap pegawai dapat berkomunikasi dan dapat saling
bertukar pengetahuan sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja
perusahaan.

1.2.

Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya ,

permasalahan yang dialami oleh PT ABC adalah:


1.

Pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh seorang pegawai


tidak didokumentasikan dengan baik sehingga menyulitkan
pegawai

lain

yang

mengalami

permasalahan

serupa

atau

menggantikan pegawai yang berhenti atau pindah ke bagian lain.


2.

Saat ini belum ada media bagi pegawai untuk belajar tentang
knowledge yang ada diperusahaan

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Dari permasalahan diatas dapat diambil pertanyaan penelitian yaitu


Bagaimana Knowledge Management Solution yang sesuai dengan PT ABC
1.3.

Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian ini terbatas pada perancangan knowledge

management solution pada divisi produksi PT ABC. Kemudian pengembangan


sistem hanya akan dilakukan sampai dengan tahap prototipe, tidak sampai dengan
tahap implementasi KMS pada PT ABC. Pada sub bab berikutnya akan dijelaskan
mengenai tujuan dan manfaat dari penelitian ini.
1.4.

Tujuan dan Manfaat


Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan knowledge

management solution yang dapat digunakan oleh PT ABC. Manfaat yang ingin
dicapai dari penelitian ini adalah knowledge management solution dan prototipe
knowledge management system yang dapat digunakan oleh divisi produksi pada
PT ABC.
1.5.

Sistematika Penulisan
Penelitian ini akan ditulis secara sistematis dalam lima bab, sebagai

berikut:

Bab 1. Pendahuluan
Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penelitian ini,
permasalahan yang ada, ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari
penelitian ini serta sistematika penulisan.

Bab 2. Landasan Teori


Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang
digunakan pada penelitian ini, seperti teori knowledge, knowledge
management solution, prototyping, UML. Selain itu akan dijelaskan
mengenai penelitian sejenis yang sudah pernah dilakukan sebelumnya,
profil organisasi PT ABC yang menjadi studi kasus serta kerangka
pikir penelitian yang menjadi acuan penelitian.

Bab 3. Metodologi Penelitian


Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Bab ini membahas metodologi penelitian yang digunakan pada


penelitian ini. Tahapan penelitian, metode pengambilan data dan
pengolahan data akan dibahas secara detail pada bab ini.

Bab 4. Perancangan Knowledge Management Solution


Pada bab ini akan membahas mengenai analisa dan perancangan
Knowledge Management Solution untuk PT ABC. Analisa mengenai
PT ABC seperti identifikasi faktor kontingensi, identifikasi proses
KM yang dibutuhkan, identifikasi proses KM yang sudah ada,
prioritasi proses KM, analisa infrastruktur dan mekanisme KM akan
dibahas pada bab ini. Selain itu juga akan dibahas perancangan
prototipe Knowledge Management System yang sesuai dengan analisa
sebelumnya. Perancangan KMS ini dimulai dari analisa kebutuhan
sistem, gambar UML yang sesuai dengan analisa kebutuhan sistem
dan rancangan antar muka.

Bab 5. Kesimpulan dan Saran


Bab ini berisi kesimpulan dan saran mengenai rancangan knowledge
management solution dan prototipe knowledge management system
untuk PT ABC.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

BAB 2
LANDASAN TEORI

Pada bab 2 ini akan dibahas mengenai teori yang digunakan pada
penelitian ini, penelitian yang sudah ada serta profil organisasi dari PT ABC.
Berikut ini akan dijelaskan mengenai teori yang digunakan pada penelitian.
2.1.

Tinjauan Literatur

2.1.1. Data, Informasi dan Knowledge


Data adalah representasi fakta dari suatu objek. Data comprise facts,
observations or perceptions (which may or may not be correct). Data represent
raw numbers or assertion and may therefore be dovoided of context, meaning or
intent. (Fernandez, 2010). Sedangkan informasi berdasarkan Tiwana (Tiwana,
2001) adalah Information is proceed data, formalized, captured, and replicated;
can easily be packaged into reusable form. Informasi berdasarkan Fernandes,
(Fernandez, 2010) Information is a subset of data, only including those data that
possess context, relevance and purpose. Information typically involves
manipulation of raw data to obtain more meaningful indication of trends or
pattern in the data. Dari kedua definisi ini informasi dapat diartikan sebagai data
yang telah diproses sehingga memiliki makna bagi pengguna. Terdapat lima cara
untuk

mentransformasi

data

menjadi

informasi,

yaitu

condensation,

contextualization, categorization, calculation dan correction. Sebuah fakta dapat


menjadi data dan dapat pula menjadi informasi, bergantung pada pengguna.
Knowledge berdasarkan Baker adalah kombinasi dari informasi, skill,
pengalaman dan kapabilitas seseorangatau berdasarkan formula,
Knowledge = information + [Skills + Experience + Personal Capability]
(Baker, 1997).
Sedangkan knowledge menurut Tiwana adalah informasi yang dapat
digunakan untuk mengambil keputusan, yang didapatkan melalui pengalaman
seseorang (Tiwana, 2001). Knowledge berdasarkan Fernandez knowledge refers to

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

information that enables action and decisions or information with direction


(Fernandez, 2010). Berdasarkan definisi ini dapat disimpulkan bahwa
pengetahuan adalah informasi yang bisa digunakan dalam pengambilan
keputusan. Selain itu knowledge dapat digunakan untuk merubah data menjadi
informasi.
Terdapat beberapa kategori knowledge, antara lain implicit/tacit
knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan personal
yang diperoleh perorangan berdasarkan pengalaman, tidak diformalisasikan dan
sulit untuk dibagi, seperti skill dan pemahaman. Explicit knowledge adalah
pengetahuan yang sudah didokumentasikan, seperti jurnal, buku, artikel, tulisan,
dokumen, database dan email. Selain itu knowledge dapat digolongkan menjadi
procedural dan declarative.
Kalpic

mengkategorikan

knowledge

berdasarkan

awareness,

internalized/externalized dan formal / non formal (Kalpic B, 2006). Awareness


berarti bahwa seseorang mengetahui bahwa ia memiki knowledge dan dapat
berbagi knowledge tersebut kepada orang lain dan juga dapat membuat konsep
knowledge tersebut. Internal knowledge berarti bahwa knowledge tersebut belum
didokumentasikan. Kategori formal dan non formal berlaku hanya untuk
knowledge eksternal, atau knowledge yang sudah didokumentasikan. Formal
berarti bahwa knowledge tersebut memiliki model yang baku dan konsisten atau
memiliki bentuk matematis / logika.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Gambar 2.1 Kategori Knowledge Berdasarkan Kalpic B (2006)

Awad dan Ghaziri mengklasifikasikan knowledge menjadi beberapa


kategori, yaitu shallow dan deep knowledge. Knowledge sebagai how-how,
reasoning dan heuristic, common sense yaitu procedural, declarative, semantic,
episodic, serta explicit dan tacit knowledge (Awad & Ghaziri 2003). Shallow dan
deep knowledge adalah klasifikasi berdasarkan kedalaman pemahaman. Shallow
adalah pemahaman yang tidak mendalam sedangkan deep adalah pemahaman
pengetahuan secara mendalam. Know how adalah knowledge yang didpatkan dari
pengalaman dan seringkali tidak didokumentasikan, sedangkan reasoning adalah
pengetahuan berdasarkan alasan manusia.
Pengetahuan pada perusahaan terletak pada beberapa lokasi (Fernandez,
2010), yaitu:

People
Pengetahuan ini bisa terdapat pada individu atau sebuah tim.
Pengetahuan ini akan hilang jika individu berhenti dari perusahaan.

Artifak
Contohnya pengetahuan yang terletak pada artifak adalah pengetahuan
yang terdapat dalam peraturan, sistem informasi, database, dokumen
dan lain sebagainya.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Organisasi
Contoh pengetahuan yang berada pada organisasi adalah hubungan
antar departemen, satu unit bisnis dan juga hubungan antar organisasi,
seperti kustomer dengan supplier.

2.1.2. Knowledge Management Solution


Knowledge Management berdasarkan Tiwana (2001) adalah proses
pengelolaan knowledge untuk menambah nilai bisnis dan daya saing melalui
pembentukan, komunikasi dan penggunaan pengetahuan. Efektifitas dari suatu
knowledge management bergantung pada align atau tidaknya proses KM terhadap
infrastruktur dan proses organisasi (Biloslavo).
Terdapat empat proses dalam knowledge management yaitu discovery,
capture, sharing dan application. Proses dalam KM didukung oleh 8 sub proses
(Fernandez, 2010).

Gambar 2.2 Proses Knowledge Management (Fernandez, 2010)

Proses dalam KM:

Discovery
Knowledge discovery adalah pembuatan suatu knowledge yang baru
baik eksplisit maupun tacit. Pengembangan knowledge ini dapat
dilakukan dengan menganalisa data dan informasi atau dengan

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

menggabungkan knowledge yang sudah ada. Sub proses dalam


knowledge discovery adalah:
o Combination
Combination adalah membuat suatu explicit knowledge
menggunakan knowledge yang sudah ada, data atau informasi
yang tersedia.
o Socialization
Socialization adalah pengembangan tacit knowledge yang
didapatkan dari individu lain.

Capture
Knowledge capture adalah proses untuk mendapatkan knowledge baik
tacit maupun explicit yang tersebar di berbagai lokasi knowledge.
Terdapat dua sub proses dalam knowledge capture, yaitu:
o Externalization
Externalization adalah proses untuk merubah tacit knowledge
menjadi explicit knowledge.
o Internalization
Internalization

adalah

proses

untuk

merubah

explicit

knowledge menjadi tacit knowledge, proses ini biasa disebut


dengan pembelajaran.

Sharing
Knowledge sharing adalah proses berbagi tacit dan explicit knowledge.
Sub proses dalam knowledge sharing adalah:
o Socialization for knowledge sharing
Socialization for knowledge sharing adalah proses berbagi tacit
knowledge.
o Exchange
Exchange adalah proses berbagi explicit knowledge.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

10

Application
Knowledge application adalah proses mengaplikasikan knowledge
sehingga dapat digunakan pada pengambilan keputusan. Sub proses
pada knowledge application adalah:
o Direction
Direction adalah proses dimana individu yang memiliki
knowledge memberikan arahan atau petunjuk pada individu
lain tanpa mentransfer knowledge yang menjadi dasar petunjuk
yang diberikan.
o Routines
Routines adalah penggunaan knowledge yang terdapat pada
prosedur atau peraturan.

Terdapat empat proses Knowlede Management berdasarkan Nonaka dan


Takeuchi, yaitu internalisasi, eksternalisasi, kombinasi dan sosialisasi. (Nonaka,
1995) Internalisasi adalah proses merubah explicit knowledge menjadi tacit.
Eksternalisasi adalah proses mernubah tacit knowledge menjadi explicit dengan
cara

melalui

dokumentasi

atau

verbalisasi.

Kombinasi

adalah

proses

menghasilkan knowledge baru dari eksplisit knowledge. Proses yang terakhir


adalah sosialisasi, yaitu proses transfer tacit knowledge melalui observasi.
Terdapat empat klasifikasi Knowledge Management System (KMS), yaitu
knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing
system dan knowledge application system (Fernandez, 2010). Penerapan
knowledge management dapat mempengaruhi process, people, product dan
performa dari suatu organisasi (Fernandez, 2010).
Knowledge management solutionadalah integrasi antara teknologi dan
mekanisme yang digunakan untuk mendukung proses knowledge management.
KM mechanism adalah cara yang digunakan untuk mempromosikan knowledge
management sedangkan KM technologies adalah teknologi yang digunakan untuk
memfasilitasi KM (Fernandez, 2010). KM teknologi dan mekanisme bergantung
kepada KM infrastruktur. KM infrastruktur meliputi budaya organisasi, struktur
organisasi, IT infrastruktur, common knowledge dan physical environment. KM

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

11

infrastruktur, KM technologies dan KM mechanism termasuk ke dalam KM


foundation. Knowledge Management Solution adalah bagaimana memenuhi dan
memfasilitasi empat aspek KM, yaitu discovery, capture, sharing dan application.

Gambar 2.3 Overview Knowledge Management Solution

2.1.3. Analisa Faktor Kontingensi


Analisa faktor kontingensi digunakan untuk mengetahui KM solution yang
dibutuhkan perusahaan. Faktor kontingensi akan mempengaruhi KM proses.
Setelah proses KM diketahui maka KM system yang dibutuhkan juga akan
teridentifikasi, hal ini berarti factor kontingensi juga mempengaruhi KM system
dan teknologi secara tidak langsung. Faktor kontingensi yang mempengaruhi KM
process adalah karakteristik tugas, karakteristik knowledge, karakteristik
perusahaan dan karakteristik lingkungan perusahaan.

Gambar 2.4 Hubungan Faktor Kontingensi dengan KM Solution (Fernandez, 2010)

Berikut ini adalah pemetaan proses KM dengan faktor kontingensi


(Fernandez, 2010)

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

High

Low

Externalization

Routines

Low

Exchange

High

Low

Socialization
for
Knowledge Sharing

Direction

High

for

Socializattion
Knowledge
Discovery

Low

High

Combination

Internalization

Environme
ntal
Uncertaint
y

Proses KM

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Universitas Indonesia

LC

LC

LC/D

LC/D

LC/D

LC/D

Bisnis
Strategi
(Differentiation
or Low Cost)

Large

Small

Small/Lar
ge

Large

Small

Small

Small

Small/Lar
ge

Ukuran
Organisas
i

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

Prosedura
l atau
deklaratif

T/E

T/E

Explicit atau
Tacit
Knoweldge

High/Low

High/Low

Low

Low

High

High

High

High

Task
Interdepe
nce

Low

High

Low

Low

Low

High

High

Low

Task
Uncertain
ty

12

Tabel 2.1 Korelasi Faktor Kontingensi dengan proses KM(Fernandez, 2010)

13

2.1.3.1.

Karakteristik Tugas

Faktor yang mempengaruhi karakteristik tugas adalah:


1. Ketidak pastian tugas
Jika masalah atau tugas cenderung berubah-ubah maka perusahaan
akan sulit untuk menerapkan internalization ataupun externalization.
Direction atau socialization adalah proses KM yang paling tepat ketika
ketidak pastian tugas tinggi, sedangkan jika ketidak pastian tugas
rendah makan routines adalah proses yang tepat.
2. Ketergantungan tugas
Ketergantungan tugas dilihat dari seberapa bergantung suatu unit
dengan unit yang lain. Ketergantungan tugas dikatakan tinggi jika
performa suatu unit bergantung pada unit lainnya. Proses KM yang
tepat untuk ketergantungan tugas yang tinggi adalah exchange,
combination dan socialization. Sedangkan proses KM yang tepat untuk
ketergantungan tugas yang rendah adalah internalization dan
externalization.

Gambar 2.5 Hubungan Karakteristik tugas dengan proses KM (Fernandez, 2010)

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

14

Tidak semua proses cocok untuk diterapkan pada setiap tipe knowledge.
Suatu proses bisa menjadi tidak efektif ketika diterapkan pada salah satu tipe
knowledge, bisa menjadi terlalu mahal, terlalu lambat dan lain sebagainya. Maka
dari itu harus diketahui knowledge karakteristik pada perusahaan untuk
menentukan proses knowledge yang tepat. Untuk mengetahui karakteristik
knowledge yang terdapat pada perusahaan maka akan dibandingkan beberapa tipe
knowledge, yaitu membandingkan explicit dengan tacit dan procedural dengan
declarative (Fernandez, 2010).

Tacit vs Explicit
Untuk knowledge discovery, combination lebih tepat digunakan jika
tipe knowledge adalah explicit knowledge. Sedangkan untuk tacit
knowledge, socialization lebih tepat. Untuk knowledge capture,
internalization tepat digunakan untuk explicitknowledge, sedangkan
externalization lebih tepat untuk tacit knowledge.
Untuk knowledge sharing, exchange digunakan untuk explicit
knowledge,

sedangkan

socialization

digunakan

untuk

tacit

knowledge.Untuk knowledge application, routines dan direction dapat


digunakan baik tacit maupun explicit knowledge.

Procedural vs Declarative
Proses yang tercakup dalam knowledge discovery, knowledge capture,
dan knowledge sharing dapat digunakan untuk procedural dan
declarative knowledge. Sementara untuk knowledge application hanya
tepat untuk digunakan oleh procedural knowledge.

Hubungan antara proses dengan tipe knowledge dapat digambarkan


sebagai berikut.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

15

Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge management(Fernandez,


2010)

2.1.3.2.

Karakteristik organisasi dan lingkungan


Terdapat dua faktor dalam karakteristik organisasi, yaitu ukuran organisasi

dan strategi bisnis. Dalam ukuran organisasi akan dilihat apakah perusahaan
berskala besar atau kecil. Untuk strategi bisnis akan dilihat apakah perusahaan
menerapkan strategi low cost atau differentiation. Strategi bisnis low cost adalah
strategi bisnis dimana perusahaan memfokuskan terhadap pasar tertentu untuk
menghindari saingan. Strategi bisnis differentiation adalah strategi bisnis dimana
perusahaan membuat produk yang berbeda atau unik dibandingkan dengan produk
sejenis dari pesaingnya, hal ini ditujukan untuk membentuk pasarnya sendiri.
Dalam faktor lingkungan akan dilihat tingkat ketidakpastian bisnis
perusahaan. Berikut ini adalah rekomendasi KM process yang digunakan untuk
karakteristik organisasi dan lingkungan.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

16

Tabel 2.2 Karakteristik organisasi dan lingkungan(Fernandez, 2010)

Karakteristik
Ukuran organisasi

Level / Tipe
Kecil

KM Proses yang direkomendasikan


Knowledge Sharing (application)
Knowledge Application (direction)
Knowledge Discovery (combination,
socialization)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Besar
Knowledge sharing (exchange)
Knowledge application (routines)
Knowledge discovery (combination)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Strategi bisnis
Low cost
Knowledge application (direction,
routines)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Knowledge sharing (socialization,
exchange)
Differentiation Knowledge discovery (combination,
socialization)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Knowledge sharing (socialization,
exchange)
Tingkat
ketidak Rendah
Knowledge sharing (socialization,
pastian lingkungan
exchange)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Tinggi
Knowledge discovery (combination,
socialization)
Knowledge application (direction,
routines)

2.1.4. Identifikasi Solusi KM


Terdapat beberapa metodologi dalam menerapkan solusi KM, antara lain
adalah roadmap dari amrit tiwana dan metodologi dari Fernandez. Berikut ini
akan dibahas mengenai metodologi yang digunakan untuk mengidentifikasi solusi
KM yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

17

2.1.4.1.

Fernandez

Tahapan pada metodologi berdasarkan Fernandez (Fernandez, 2010)


adalah:
1. Menganalisa faktor kontingensi
Pada tahapan ini faktor kontingensi yang mempengaruhi perusahaan
akan dianalisa. Faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi proses
KM telah dibahas pada sub bab sebelumnya.
2. Mengidentifikasi proses KM berdasarkan setiap faktor kontingensi
Proses KM yang mendukung faktor kontingensi akan dipilih pada
tahapan ini.
3. Memprioritaskan proses KM
Pada tahapan ini akan dilakukan scoring untuk setiap KM proses
berdasarkan faktor kontingensi. Nilai 1.0 akan diberikan jika proses
KM mendukung faktor kontingensi dan 0.0 jika tidak. Nilai 0.5 akan
diberikan jika proses KM mendukung setiap faktor kontingensi.
4. Mengidentifikasi proses KM yang telah diterapkan sebelumnya
Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi terhadap proses KM yang
ada diperusahaan.
5. Mengidentifikasi proses KM tambahan
Setelah mendapatkan hasil dari tahap 3 dan 4 maka akan dibandingkan
proses KM yang didapatkan pada tahap 4 dengan tahap 3, jika terdapat
perbedaan maka akan diidentifikasi apakah perlu ditambahkan atau
tidak proses KM tersebut.
6. Menganalisa infrastruktur KM dan mengidentifikasi urutan proses KM
Kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkungan akan
dinilai untuk mengetahui infrastruktur KM.
7. Mengembangkan sistem KM yang dibutuhkan
Di tahapan terakhir ini, sistem KM akan dikembangkan sesuai dengan
hasil yang didapatkan dari tahapan 1 sampai dengan 6.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

18

2.1.4.2.

Roadmap Amrit Tiwana

Terdapat 10 langkah dalam roadmap yang dikembangkan oleh Tiwana,


langkah-langkah ini dikelompokkan menjadi empat fase utama, yaitu:
A. Fase 1 adalah evaluasi infrastruktur, langkah didalamnya yaitu:
1. Analisa infrastruktur yang ada
2. Menyelaraskan KM dengan strategi bisnis.
B. Fase 2 adalah analisis perancangan dan pengembangan sistem KM,
langkah didalamnya yaitu:
3. Mendesain infrastruktur KM
4. Audit aset dan sistem knowledge yang ada
5. Menyusun tim KM
6. Membuat KM blue print
7. Mengembangkan sistem KM
C. Fase 3 adalah penyebaran sistem KM, langkah didalamnya yaitu:
8. Penyebaran

KM

sistem

menggunakan

Result

Driven

Incremental methodology
9. Mengelola perubahan, kultur dan struktur
D. Fase 4 adalah evaluasi performa, yang terdiri dari:
10. Mengevaluasi performa, menghitung ROI, dan meningkatkan
sistem KM

2.1.4.3.

Calabrese and Orlando 12 Step Process


Calabrese mengambil empat pilar, leadership, organization, technology

dan learning. Ke empat pilar ini berpotensial untuk terciptanya knowledge sharing
dan collaborative yang efektif (Smuts, 2009). Leadership mengacu pada adanya
nilai nilai knowledge creation dan knowledge sharing pada bisnis strategi
perusahaan. Organisasi akan mendukung terwujudnya nilai-nilai tersebut.
Teknologi menghubungkan knowledge dengan network sehingga dapat diakses
oleh seluruh perusahaan. Pilar yang terakhir adalah learning, yang berarti
menggunakan atau mempelajari knowledge dan berbagi hasil atau inovasi.Berikut

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

19

ini adalah 12 langkah untuk membuat knowledge management system berdasarkan


Calabrese.
Tabel 2.3 12 steps Calabrese (Smuts, 2009)
Pillar

Steps

Leadership

Organisation

Technology

Learning

12-Step Process

Identify knowledge critical to your business

Conduct work-centred analysis

Sell high-level plan of action to senior management

Engage key stakeholders

Develop Process Model

Identify critical knowledge gaps, opportunities, and risks

Establish and prioritise goals

Develop requirements and measurement programme

Plan high-level strategy approach

10

Implement strategy, build, and deploy

11

Monitor, measure, and report metrics

12

Learn from results

2.1.5. Arsitektur Knowledge Management


Knowledge management system yang dibuat tanpa arsitektur yang baik
hanya akan menuju kepada kehancuran (Tiwana, 2000). Berikut ini adalah tujuh
layer yang diperlukan pada arsitektur knowledge management system berdasarkan
Tiwana.

Interface layer
Layer ini adalah layer dimana pengguna berinteraksi dengan KMS.
Web based lebih disarankan untuk digunakan, karena akan
memudahkan pengguna untuk berinteraksi dengan KMS.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

20

Access and Authentication layer


Pada layer ini akan terdapat autentikasi pengguna. Fitur login
digunakan sebagai cara untuk melakukan autentikasi pengguna. Setiap
pengguna dapat memiliki hak akses yang berbeda-beda terhadap KMS.

Collaborative filtering and intelligence layer


Pada layer ini penambahan tag atau meta tag ke dalam setiap elemen
dilakukan. Penambahan tag dapat dilakukan secara manual maupun
otomatis.

Application layer
Application layer adalah layer dimana aplikasi-aplikasi yang terdapat
pada KMS diintegrasikan. Contoh aplikasinya adalah collaborative
tools.

Transport layer
Transposrt layer adalah layer yang memungkinkan terjadinya
perpindahan data melalui jaringan.

Middleware and legacy integration layer


Layer ini digunakan untuk menghubungkan antara sistem yang lama
dengan sistem yang baru.

Repository layer
Layer ini adalah layer penyimpanan, yang terdiri dari database, legacy
data, web forum archive.

2.1.6. UML
Terdapat 14 diagram pada UML v 2.0 yang terbagi menjadi dua kategori,
yaitu

structure

diagram

dan

behavioral

diagram.

Structure

diagram

menggambarkan data dan relasi static pada sistem informasi atau struktur dari
sistem. Sedangkan behavioral diagram merepresentasikan relasi antar objek yang
mendefinisikan bisnis proses dari sistem informasi. Terdapat 6 jenis structure
diagram, yaitu class diagram, object diagram, package diagram, deployment
diagram, component diagram dan composite structure diagram. Terdapat 8 jenis
behavioral diagram, yaitu activity diagram, sequence diagram, communication

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

21

diagram, interaction overview diagram, timing diagram, behavioral state


machine diagram, protocol state machine dan use case diagram.
2.1.6.1.

Activity Diagram

Activity diagram digunakan untuk memodelkan bisnis proses dan


menggambarkan aktifitas utama dan relasi antar setiap aktifitas dalam satu proses.
Penelitian ini akan menggunakan activity diagram untuk memodelkan bisnis
proses. Notasi yang digunakan pada activity diagram adalah:
Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram
Activity

Menggambarkan Action

Decision

Menggambarkan adanya alternative path

Merge

Menggabungkan beberapa alternate flow

Initial State

Menggambarkan awal dari diagram.

Final State

Menggambarkan akhir dari diagram.

Action flow

Menggambarkan hubungan antar activity

Object flow

Menggambarkan hubungan antara object

Action

dengan action. Jika panah berawal dari


activity menuju object, berarti bahwa action
mempengaruhi

atau

membuat

object.

Sedangkan jika panah berawal dari object


menuju

activity,

berarti

bahwa

action

tersebut menggunakan object.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

22

2.1.6.2.

Use Case Diagram

Use case diagram menggambarkan high level sistem, apa yang dapat dilakukan
sistem dan juga relasi antara sistem dengan user atau sistem lainnya. Notasi yang
digunakan dalam use case diagram antara lain adalah
Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram
System

Menggambarkan batasan dari suatu

System

sistem

Actor

Menggambarkan

entitas

yang

berinteraksi dengan sistem. Actor


digambarkan diluar sistem.

Use Case

Menggambarkan fungsionalitas dari

Use Case

sistem. Digambarkan dengan oval


yang
adalah

mempunyai
kata

merepresentasikan

label.
kerja

Label
yang

fungsionalitas

dari sistem tersebut.


Relationship

Menggambarkan hubungan antara


actor dan use case. Dinotasikan

uses
Use Case 1

Use Case 2

menggunakan anak panah dengan


label uses atau extends.

extends
Use Case 1

Use Case 2

2.1.7. Metodologi Throwaway Prototyping


Pada throwaway prototyping, prototype dibuat untuk mendapatkan
feedback dari pengguna. Feedback ini digunakan untuk menganalisa, mendesain

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

23

dan mengimplementasikan prototipe berikutnya. Prototipe ini akhirnya akan


dibuang dan tidak akan digunakan pada produk final.Tahapan pada throwaway
prototyping adalah:
a) Planning
Pada tahapan ini akan ditentukan cara pengembangan sistem
informasi dan akan menganalisa technical feasibility, economy
feasibility dan organizational feasibility. Project plan merupakan
salah satu output pada tahapan ini.
b) Analysis
Fase ini meliputi analisa strategi, yaitu menganalisa sistem yang
sudah ada dan masalah yang ada saati ini. Selanjutnya pada fase ini
adalah requirement gathering, yaitu menangkap kebutuhan user.
c) Design
Tahapan ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi,
perangkat lunak atau infrastruktur jaringan seperti apa yang
dibutuhkan. Selain itu juga memulai rancangan tampilan antar
muka, form dan laporan. Arsitektur dari sistem akan mulai
dikembangkan pada tahapan ini.
d) Implementation
Fase ini adalah fase terakhir dari software development life cycle.
Pada fase ini sistem akan dikembangkan. Testing dan deployment
akan dilakukan pada fase ini.

Gambar 2.7 Throwaway prototyping

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

24

2.2.

Penelitian Sejenis
Penelitian sejenis yang sudah ada sebelumnya akan dijelaskan pada sub

bab berikut.
2.2.1. Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge
Management System : Studi Kasus PT KSEI
Penelitian ini dilakukan oleh mahasiswa MTI-UI, Moh. Bayu Teguh
Santoso pada tahun 2011. Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah
PT Kustodian Sentral Efek Indonesia, lembaga ini memfasilitasi aktivitas pasar
modal di Indonesia. Pada penelitian ini, penulis merancang solusi KM yang dapat
diterapkan pada PT KSEI, serta membuat prototipe yang dapat menunjang solusi
KM tersebut.
Penulis mengadopsi metodologi Fernandez dalam melakukan penelitian
ini. Prioritas proses KM yang didapatkan menggunakan Fernandez adalah
externalization, combination, socialization, direction dan routine. Pembuatan
sistem KM yang dapat menunjang solusi KM dilakukan setelah penulis
mendapatkan proses KM yang menjadi prioritas untuk dikembangkan pada PT
KSEI. Penulis tidak mencantumkan secara detail mengenai metodologi yang akan
digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk sistem KM. Penulis
menggunakan CMS Joomla dalam mengembangkan KMS. Fitur-fitur yang
terdapat pada sistem KM harus mengakomodasi solusi KM. Fitur-fitur yang
didapatkan oleh penulis adalah chatting, forum diskusi, manajemen dokumen,
dokumentasi artikel, perpustakaan online, pencarian dokumen, pencarian artikel.
2.2.2. Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk
Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar Perekayasa :
Studi Kasus BPPT
Penelitian ini dilakukan pada 2012 oleh mahasiswi MTI UI, Sari
Andarwati Kunharyanto. Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi untuk jabatan fungsional Perekayasa.
Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan model knowledge management

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

25

system yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar perekayasa di


BPPT.
Penulis menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan prioritas
proses KM yang dibutuhkan perekayasa di BPPT. Prioritas KM yang didapatkan
pada penelitian ini adalah socialization for knowledge sharing, socialization for
knowledge discovery, direction, routine dan exchange. Kebutuhan fungsional
yang dibutuhkan untuk menunjang proses KM adalah pembuatan struktur
organisasi, forum diskusi, pencarian, upload dokumen dan download dokumen.
Untuk arsitektur KMS, penulis menggunakan model arsitektur dari Amrit
Tiwana yang terdiri dari tujuh layer. Pengembangan KM menggunakan software
engineering.
2.2.3. Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi
Operasional PT Visi Solusi Teknologi
Penelitian dengan judul perancangan Knowledge Management Solution
pada divisi Operasional PT VISITEK ini dilakukan pada tahun 2012 oleh
mahasiswa MTI UI oleh Dimas Setiawan. PT Visitek adalah perusahaan IT yang
menyediakan berbagai layanan TI kepada pelanggan. Penelitian ini bertujuan
untuk mendapatkan solusi knowledge management yang dapat diterapkan pada PT
Visitek.
Penulis menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan solusi
knowledge management dan menggunakan metodologi rapid prototyping dalam
membuat prototype knowledge management system. Proses yang diprioritaskan
pada KM di penelitian ini adalah socialization for knowledge discovery,
socialization for knowledge sharing, combination, externalization dan exchange.
Fitur yang diterapkan pada knowledge management system untuk menunjang
proses tersebut adalah chatting, forum discussion, management article,
management document, management issue dan customer helpdesk.
2.2.4. Ringkasan Penelitian Sebelumnya
Berikut ini adalah ringkasan dari penelitian-penelitian yang sudah pernah
dilakukan sebelumnya.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

26

Tabel 2.6 RIngkasan penelitian sebelumnya


Judul

Perancangan

Penelitian

Knowledge

Solusi

Management

Pengembangan Model

Perancangan Knowledge

Knowledge

Management

dan Management

Prototipe Knowledge Untuk

System

Mendukung

Management System : Resource Sharing dan


Studi Kasus PT KSEI

Kolaborasi
Perekayasa

Solution

Pada Divisi Operasional


PT

Visi

Solusi

Teknologi

Antar
:

Studi

Kasus BPPT
Tujuan

Rancangan

solusi Design model KMS

Penelitian

KM dan Prototipe

Metode

Fernandez

dan Prototipe
Fernandez

Penelitian

Rancangan solusi KM

&

Amrit

KM

yang

Fernandez

Tiwana

Hasil

Proses

KM

Penelitian

dikembangkan:

yang Proses

dikembangkan:
sharing,

socialization

socialization,
direction dan routine
Fitur

for

knowledge

combination,

yang

knowledge

for
discovery,

diskusi,

dokumentasi artikel,
perpustakaan online,
pencarian

dokumen,

pencarian artikel.

yang

socialization
knowledge

dikembangkan:
struktur

organisasi,

Forum

dan

exchange
Fitur

Pembuatan

for
sharing,

externalization
yang

for
discovery,

exchange

manajemen

dokumen,

knowledge

combination,

Fitur
forum

socialization

direction, routine dan


dikebangkan:
chatting,

KM

dikembangkan:

socialization

externalization,

Proses

yang

dikembangkan:
chatting,

forum

diskusi,

pencarian,

discussion, management

upload

dokumen,

article,

download dokumen

management

document, management
issue

dan

customer

helpdesk.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

27

Dari ketiga penelitian sebelumnya penulis mengadopsi metodologi


Fernandez. Selain itu penulis juga menggunakan tahapan penelitian yang
digunakan peneliti Dimas Setiawan yang menguraikan setiap tahapan dari input,
metode dan output.
2.3.

Profil Organisasi
PT ABC adalah perusahaan industri injection molding plastic yang berdiri

sejak 1970. Perusahaan ini berlokasi di bandung, dan saat ini sedang dalam proses
membangun pabrik ke dua yang terletak di cimahi. Jumlah karyawan yang
terdapat pada PT ABC adalah 250 orang, jumlah karyawan ini akan meningkat
seiring dengan dibukanya pabrik baru. Servis yang ditawarkan oleh PT ABC
adalah memproduksi plastik sesuai pesanan dari klien dan konsultasi design
produk. Untuk jasa konsultasi design produk adalah servis baru yang ditawarkan
sejak tahun 2011, servis ini bertujuan untuk memberikan jasa design terhadap
perusahaan yang tidak paham terhadap proses injection molding ketika membuat
design produk.
Terdapat beberapa divisi pada PT ABC, antara lain adalah finance &
accounting, sales & marketing, IT, Storage & Delivery, Plant maintenance dan
production. Divisi finance bertugas mengatur keuangan PT ABC. Divisi sales
bertugas untuk memasarkan dan mengatur penjualan. Divisi purchasing bertugas
untuk membeli bahan material yang dibutuhkan dalam proses produksi. Divisi IT
bertanggung jawab atas sistem informasi yang digunakan di PT ABC.
Divisi produksi adalah divisi terbesar yang terdapat pada PT ABC, divisi
ini terbagi menjadi beberapa sub divisi, yaitu Production Planning & Inventory
Control, Material Handling Department, Production Coordinator, Packaging &
labeling, Workshop & Maintenance dan Quality Assurance. Tugas dan fungsi dari
tiap divisi antara lain:
Product Developer memiliki tugas sebagai berikut:

Menyiapkan gambar teknis dan cetakan

Melakukan research warna dan material

Memberikan jasa konsultasi design produk

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

28

Operator memiliki tugas untuk melakukan visual check pada proses produksi dan
melaporkan jika muncul permasalahan pada mesin atau cetakan atau produk.
Raw Material memiliki tugas sebagai berikut:

Menyiapkan bijih plastik dan pewarna yang akan digunakan dalam proses
produksi.

Menyiapkan bahan dan komposisi bahan yang akan digunakan.

Waste Material memiliki tugas untuk merapihkan sisa bahan yang digunakan
dalam proses produksi.
Engineer memiliki tugas sebagai berikut:

Mengkoordinasi proses produksi

Melakukan setting mesin

Packaging memiliki tugas sebagai berikut:

Melakukan finishing terhadap produk

Melakukan proses pengemasan

Workshop & Maintenance memiliki tugas sebagai berikut:

Membuat cetakan

Melakukan perawatan terhadap cetakan

Divisi QC bertugas untuk melakukan visual check dan measurement check.


Kegiatan pada PT ABC adalah pelaksaan proyek baru dan proses produksi
rutin. Proses produksi rutin adalah proses produksi untuk proyek-proyek yang
sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Perbedaan proyek baru dengan proses
produksi rutin adalah pada awal tahapan produksi. Untuk proyek baru terdapat
masa research and development, pada proses ini divisi product development akan
menyiapkan design product atau menganalisa design yang dimiliki oleh client.
Berikut ini adalah kegiatan product development ketika menerima proyek
baru.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

29

Sales

Product Developer

Membuat order penjualan

Terdapat Design

Order
penjualan

Ya
Menganalisa design
Tidak
Membuat design produk

Design
produk

Menyerahkan design produk

Tidak disetujui

DIsetujui

Merevisi design produk

Membuat spesifikasi produk

Spesifikasi
produk

Proses Produksi Rutin

Gambar 2.8 Activity Diagram Product Developer

Rangkaian kegiatan pada proses proyek baru sejak diterimanya order


penjualan dari klien adalah :
1. Product Development menyiapkan design produk berdasarkan keingingan
klien, gambar teknis produk dan rancangan untuk cetakan injection. Proses ini
dilakukan apabila customer belum memiliki design sendiri. Jika customer
telah memiliki design sendiri maka product development akan melakukan
analisa terhadap design yg dimiliki customer dan menginformasikan kepada
customer masalah-masalah yang mungkin timbul dengan design produk yang
diajukan customer. Jika customer sudah menyetujui design maka akan dibuat
dokumen spesifikasi produk.
2. Workshop membuat cetakan injection berdasarkan rancangan dari product
development.
3. Pembuatan produk trial, jika produk trial ini disetujui oleh customer maka
proses berkutnya akan dilakukan, jika tidak maka revisi pada cetakan akan
dilakukan. Setelah customer menyetujui produk trial maka proses berikutnya
adalah proses produksi rutin.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

30

Rangkaian kegiatan pada proses produksi rutin adalah :


1. PPIC mengeluarkan perintah produksi kepada production coordinator.
2. Production coordinator membuat dokumen persiapan percetakan untuk
bagian workshop dan dokumen persiapan bahan untuk bagian raw material.
3. Raw material menyiapkan bahan yang akan digunakan pada tahap produksi,
seperti bijih plastik, pewarna dan bahan tambahan lainnya yang dibutuhkan
sesuai yang tertera pada dokumen persiapan bahan.
4. Workshop mempersiapkan cetakan yang sudah dibuat dan melakukan
pengecekan terhadap kondisi cetakan, seperti memeriksa besi baja dan sekrup.
5. Engineer akan melakukan setting terhadap setiap mesin yang digunakan pada
tahapan produksi.
6. Setelah tahap 3, 4, 5 dan 6 selesai, maka proses produksi akan mulai
dilaksanakan. Seorang engineer akan bertugas mengawasi kinerja mesin,
operator akan mengawasi produk yang keluar dari mesin dan melakukan
pensortiran awal.
7. Quality control melakukan visual check, measurement check dan memisahkan
produk yang tidak memiliki kualitas baik. Setelah melakukan pemeriksaan,
hasil pemeriksaan tersebut dicatat kedalam buku pemeriksaan barang.
8. Proses finishing seperti memasangkan segel, menghilangkan serabut secara
manual.
9. QC akan melakukan visual check kembali setelah dilakukan proses finishing
dan menyiapkan certificate of compliance menggunakan data yang terdapat
pada buku pemeriksaan barang.
10. Proses terakhir adalah proses packaging sebelum barang dikirimkan kepada
klien.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

31

Berikut ini adalah struktur organisasi pada PT ABC dan struktur pada divisi
Produksi
(President Director)
(Operational Consultant)

(Executive Manager)
(R&D Department Manager)

(Vice-President Director)

Finance
Department

Administrative
Department

(Tax
Consultant)

IT

Production
Department

Storage &
Delivery

Sales &
Marketing

Plant
Maintenance

(Purchasing Officer)

(Financial
Officer)

(Internal
Ekspedisi)

(Courier)

(Marketing
Officer)

(Security)

Gambar 2.9 Struktur Organisasi

(Production
Manager)
Production Planning &
Inventory Control
Officer)

(Material Handling
Department
Manager)

Product
Developer

(Raw
Material
Preparation)

Operator

(Waste
Material
Handling)

(Production
Coordinator)

(Production
Supervisor /
Engineer)

Packaging &
Labelling

(Packaging)

Workshop &
Maintenance

(Chief
Workshop
Operation)

Gambar 2.10 Struktur Divisi Produksi

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Quality
Assurance
Department

QC
Officers

2.4.

Kerangka Pikir Penelitian


Kerangka pikir penelitian ini dimulai dari adanya masalah mengenai

pengetahuan yang terdapat pada PT ABC, masalah ini diharapkan dapat


terselesaikan dengan adanya suatu Knowledge Management Solution. Untuk
membuat KMS dibutuhkan rancangan knowledge management solution yang
sesuai dengan PT ABC. Setelah rancangan knowleddge management solution
ditemukan, diperlukan suatu prototipe KMS untuk menguji rancangan tersebut
Scenario testing akan dilakukan user terhadap prototipe yang telah dikembangkan
untuk mengetahui apakah masalah yang ada pada PT ABC telah terpenuhi.
Feedback atau komentar dari tahapan testing akan digunakan untuk menganalisa
ulang rancangan knowledge management solution. Kerangka pikir penelitian ini
dapat digambarkan sebagai berikut.

Gambar 2.11 Kerangka Pikir

32

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

33

BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi yang digunakan pada penelitian ini adalah menggunakan


metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez untuk mendapatkan rancangan
knowledge management solution dan throwaway prototyping sebagai metodologi
untuk mengembangkan prototipe KMS. Metode penelitian dapat digambarkan
sebagai berikut.

Gambar 3.1 Metodologi penelitian

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

34

3.1.

Menganalisa Faktor Kontingensi


Untuk menganalisa faktor kontingensi dibutuhkan data mengenai

karakteristik task, knowledge yang terdapat pada perusahaan serta karakteristik


organisasi dan lingkungan. Faktor yang dipertimbangkan dalam karakteristik task
adalah task uncertainty dan task interdependence. Data mengenai karakteristik
task dan knowledge yang terdapat pada divisi produksi akan didapatkan melalui
wawancara pada setiap pimpinan atau karyawan senior di setiap divisi.
Karakteristik organisasi dan lingkungan dinilai berdasarkan ukuran
organisasi, strategi bisnis dan tingkat ketidakpastian lingkungan. Interview
terhadap pemilik akan dilakukan untuk mengetahui ukuran organisasi dan strategi
bisnis. Skala perusahaan untuk sektor industri terbagi menjadi usaha kecil dan
besar. Usaha kecil adalah apabila modal penyertaannya antara 0 1.000.000.000
tidak termasuk tanah dan bangunan. Sedangkan usaha besar adalah yang modal
penyertaannya lebih dari 1.000.000.000. Hasil dari kontingensi faktor ini akan
digunakan untuk mengidentifikasi proses KM yang dibutuhkan oleh PT ABC
pada tahapan selanjutnya.
3.2.

Identifikasi Proses KM
Berdasarkan hasil faktor kontingensi yang didapatkan pada tahapan

sebelumnya maka akan bisa didapatkan proses KM yang direkomendasikan


berdasarkan Fernandez. Proses KM digambarkan pada tabel berikut. Proses KM
yang direkomendasikan untuk PT ABC akan digunakan pada tahapan berikutnya.
Tahapan selanjutnya adalah melakukan skoring terhadap setiap proses KM untuk
mengetahui prioritas setiap proses.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

35

Tabel 3.1 Proses KM

Karakteristik
Ukuran organisasi

KM Proses yang direkomendasikan


Knowledge Sharing (application)
Knowledge Application (direction)
Knowledge Discovery (combination,
socialization)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Besar
Knowledge sharing (exchange)
Knowledge application (routines)
Knowledge discovery (combination)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Strategi bisnis
Low cost
Knowledge application (direction,
routines)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Knowledge sharing (socialization,
exchange)
Differentiation Knowledge discovery (combination,
socialization)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Knowledge sharing (socialization,
exchange)
Tingkat
ketidak Rendah
Knowledge sharing (socialization,
pastian lingkungan
exchange)
Knowledge capture (externalization,
internalization)
Tinggi
Knowledge discovery (combination,
socialization)
Knowledge application (direction,
routines)

3.3.

Level / Tipe
Kecil

Menilai Prioritas proses KM


Setiap proses KM akan diberikan scoring berdasarkan hasil dari analisa

faktor kontingensi. Terdapat 3 skor yang bisa didapatkan, yaitu 1, 0.5 dan 0. Nilai
1 diberikan jika proses KM mendukung faktor kontingensi, 0 jika proses KM
tidak mendukung faktor kontingensi dan 0.5 jika proses KM memungkinkan
untuk setiap kemungkinan dari faktor kontingensi. Sebagai contoh, jika ukuran
perusahaan kecil, maka untuk proses KM discovery akan mendapatkan nilai 1,

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

36

untuk proses KM exchange 0 dan untuk proses KM combination adalah 0.5,


karena proses KM combination cocok dengan skala perusahaan kecil dan besar.
Setelah melakukan skoring terhadap setiap proses KM, maka akan dihitung skor
kumulatif dari setiap proses KM. Proses KM yang memiliki skor lebih besar akan
lebih diprioritaskan dibandingkan dengan proses KM yang memiliki skor
kumulatif yang lebih rendah.
3.4.

Identifikasi Proses KM yang sudah ada


Untuk mengetahui identifikasi proses KM yang telah diterapkan pada PT

ABC, maka akan dilakukan wawancara dengan karyawan di divisi produksi,


wawancara akan dilakukan dengan karywan di setiap sub divisi. Selain itu akan
dilakukan observasi terhadap kegiatan produksi di PT ABC.
3.5.

Identifikasi Proses KM tambahan


Hasil yang didapatkan pada tahapan 3 akan dicocokkan dengan hasil yang

didapatkan pada tahap 4. Jika pada tahapan 4 terdapat proses KM yang tidak
terdapat pada tahapan 3 maka proses tersebut bisa diabaikan, sedangkan jika pada
tahapan 3 terdapat proses KM yang tidak ditemukan pada tahap 4, maka proses
tersebut dapat ditambahkan. Hasil dari tahapan ini adalah daftar proses KM yang
dibutuhkan oleh PT ABC
3.6.

Analisa infrastruktur dan urutan proses KM


Untuk mengetahui infrastruktur yang terdapat pada PT ABC, maka akan

dilakukan observasi dan interview untuk mengetahui tentang kultur organisasi,


struktur organisasi dan kondisi lingkusan dari PT ABC. Pada tahapan ini juga
akan dihasilkan siklus proses KM.
3.7.

Pengembangan KM system, mechanism dan technology


Pada tahapan ini akan dimulai pengembangan KM system, mekanisme dan

teknologi yang dapat menunjang proses KM yang telah ditentukan pada tahapan
sebelumnya.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

37

3.8.

Analisis
Pada tahapan ini akan dibuat requirement mengenai fitur yang dibutuhkan

untuk menunjang solusi KM, selain itu akan dibuat activity diagram untuk
memodelkan bisnis proses. Setelah itu akan dibuat use case diagram untuk
menggambarkan high level dari sistem ini. Langkah-langkah untuk membuat use
case diagram adalah:

Mengidentifikasi major use case


1.

Review activity diagram

2.

Menentukan subject boundaries

3.

Mengidentifikasi primary actor dan goals

4.

Mengidentifikasi major use case

5.

Mereview ulang use case

Membuat use case diagram


1. Gambarkan subject boundary
2. Masukkan use case pada diagram
3. Masukkan aktor
4. Gambarkan relasi

3.9.

Design
Arsitektur dari sistem akan mulai dikembangkan. Peta navigasi dan

tampilan antar muka akan mulai didesain pada tahapan ini. Axure akan digunakan
untuk membuat sketsa tampilan antar muka. Design database juga akan didesain
pada tahapan ini.

3.10.

Implementasi Prototipe
Prototipe

akan

dikembangkan

menggunakan

CMS

drupal

dan

menggunakan bahasa pemograman PHP.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

38

3.11.

Testing
Pada tahapan ini akan dilakukan skenario testing yang menggambarkan

permasalahan

yang

merepresentasikan

dihadapi

masalah

PT

tidak

ABC.

Skenario

yang

didokumentasikannya

dibuat

pengalaman

akan
dan

pengetahuan yang dimiliki karyawan sehingga menyulitkan pegawai baru atau


pegawai yang menggantikan. Skenario ke dua adalah tidak adanya media
pembelajaran bagi pegawai untuk belajar mengenai knowledge yang ada.
Feedback atau komentar dari pengguna akan digunakan untuk mereview ulang
model KMS yang didapatkan pada tahapan 7.
3.12.

Analisa KMS
Feedback yang didapatkan dari tahapan testing akan digunakan untuk

mereview rancangan knowledge management solution, jika rancangan knowledge


management solution telah dapat memenuhi permasalahan pada PT ABC, maka
rancangan tersebut tidak perlu diperbaharui. Sedangkan jika rancangan belum
menyelesaikan semua permasalahan pada PT ABC maka perlu direview dan
kemudian dibuat prototipe kembali

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

BAB 4
ANALISIS

4.1.

Menganalisa Faktor Kontingensi


Terdapat tiga faktor kontingensi yang harus dianalisa dalam menentukan

rancangan solusi knowledge management, yaitu analisa karakteristik tugas,


karakteristik pengetahuan dan analisa karakteristik organisasi dan lingkungan.
4.1.1. Analisa Karakteristik Tugas
Parameter yang digunakan dalam menganalisa karakterisitik tugas adalah
task uncertainty dan task interdependence.
4.1.1.1.

Task uncertainty
Berdasarkan pertanyaan pada wawancara di bagian task uncertainty

didapatkan kecenderungan task uncertainty pada setiap sub divisi. Kecenderungan


task uncertainty dinyatakan dengan high (H) jika tugas yang pada sub divisi tidak
terdefinisikan dengan baik atau ambigu, jika tugas pada sub devisi terdefinisikan
dengan baik atau tidak ambigu maka task uncertainty dinyatakan dengan low (L).
Berikut

ini

adalah

rangkuman

hasil

wawancara

untuk

kecenderungan

ketidaktentuan tugas pada tabel 4.1.


Tabel 4.1 Task Uncertainty

Sub Divisi

Divisi

Production Planning & Inventory Product Developer


Control

Material Handling

Task Uncertainty
L

Operator

Raw Material

Waste Material

39

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

40

Divisi

Sub Divisi

Task Uncertainty

Production Coordinator

Engineer

Packaging & Labelling

Packaging

Workshop & Maintenance

Workshop

Quality Assurance Department

QA officers

Dari 8 nara sumber 2 menjawab tingkat ketidaktentuan tugas tinggi


sedangkan 6 lainnya menjawab rendah. Berdasarkan ini maka dapat disimpulkan
bahwa tingkat ketidaktentuan tugas pada PT ABC rendah.
4.1.1.2.

Task interdependence
Berdasarkan pertanyaan pada wawancara di bagian task interdependence

didapatkan kecenderungan task interdependence pada setiap sub divisi.


Kecenderungan task interdependence dinyatakan dengan high (H) jika karyawan
merasa bahwa tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan bergantung pada
divisi lain tinggi. Jika karyawan merasa bahwa nilai tingkat ketergantungan
kesuksesan pekerjaan bergantung pada divisi lain adalah rendah, maka
dinotasikan dengan low (L). Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara untuk
kecenderungan ketergantungan tugas tugas pada tabel 4.2.
Tabel 4.2 Task Interdepemdence

Divisi

Sub DIvisi

Task
Interdependence

Production

Planning

Inventory Control

Material Handling

& Product Developer

Operator

Raw Material

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

41

Divisi

Sub DIvisi

Task
Interdependence

Waste Material

Production Coordinator

Engineer

Packaging & Labelling

Packaging

Workshop & Maintenance

Workshop

Quality Assurance Department

QA officers

Dari delapan nara sumber, lima menjawab tingkat ketergantungan tugas


tinggi, sedangkan tiga menjawab rendah. Dapat disimpulkan bahwa tingkat
ketergantungan tugas pada PT ABC tinggi.
4.1.2. Analisa Karakteristik Pengetahuan
Parameter yang digunakan dalam menganalisa karakterisitik pengetahuan
adalah kecenderungan pengetahuan berupa tacit atau explicit dan procedural atau
deklaratif.
4.1.2.1.

Tacit vs Explicit

Pada hasil wawancara untuk tingkat kecenderungan karakteristik


knowledge tacit atau explicit didapatkan karakteristik knowledge pada tiap sub
divisi. Jika karyawan merasa bahwa kecenderungan karakteristik knowledge
sudah terdokumentasikan atau explicit, maka pada tabel 4.3 akan dinotasikan
dengan E, sedangkan jika karyawan merasa bahwa kecenderungan karakteristik
adalah tacit knowledge, maka pada tabel 4.3 akan dinotasikan dengan T. Jika
karyawan merasa kedua knowledge banyak terdapat pada sub divisi, maka akan
dinotasikan dengan T & E, yang berarti tacit knowledge dan explicit knowledge
terdapat pada sub divisi tersebut. Hasil wawancara yang dilakukan pada tiap sub
divisi pada bagian produksi mengenai kecenderungan pengetahuan tacit atau
explicit adalah sebagai berikut.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

42

Tabel 4.3 Tacit vs Explicit

Divisi

Sub Divisi

Tacit vs Explicit

Production Planning &

Product Developer

T&E

Inventory Control

Operator

Material Handling

Raw Material

Waste Material

Production Coordinator

Engineer

Packaging & Labelling

Packaging

Workshop & Maintenance

Workshop

Quality Assurance

QA officers

T&E

Department

Dari delapan nara sumber, lima menjawab kecenderungan pengetahuan


adalah explicit sedangkan tiga menjawab explicit. Dapat disimpulkan bahwa
kecenderungan pengetahuan pada PT ABC adalah explicit.
4.1.2.2.

Procedural vs Declarative
Berdasarkan hasil wawancara pada bagian Procedural vs Declarative,

didapatkan kecenderungan knowledge pada tiap sub divisi. Jika karyawan


menjawab prosedural maka pada tabel 4.4 akan dinotasikan dengan P, sedangkan
jika karyawan merasa kecenderungan knowledge adalah deklaratif, maka akan
dinotasikan dengan D. Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara mengenai
kecenderungan karakteristik knowledge prosedural atau deklaratif.
Tabel 4.4 Procedural vs Declarative

Tugas

Divisi

Procedural vs
Declarative

Production Planning &

Product Developer

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

43

Tugas

Divisi

Procedural vs
Declarative

Inventory Control

Operator

Material Handling

Raw Material

Waste Material

Production Coordinator

Engineer

P&D

Packaging & Labelling

Packaging

Workshop & Maintenance

Workshop

Quality Assurance

QA officers

Department
Dari delapan nara sumber, 5 menjawab prosedural sedangkan 4 menjawab
deskriptif, maka dapat disimpulkan bahwa kecenderungan pengetahuan pada PT
ABC adalah Prosedural.
4.1.3. Analisa Karakteristik Organisasi dan Lingkungan
Terdapat beberapa klasifikasi industri seperti klasifikasi berdasarkan
jumlah tenaga kerja, klasifikasi menurut bahan mentahnya, klasifikasi menurut
bahan bakunya, klasifikasi berdasarkan modal dan lain sebagainya. Klasifikasi
industri berdasarkan jumlah tenaga kerja adalah:

Industri besar : Industri yang memiliki dari 100 orang atau lebih

Industri sedang: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja 20-99


orang

Industri kecil: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja 5-19 orang

Industri rumah tangga: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja 1- 4


orang

PT ABC adalah industri yang memiliki jumlah karyawan lebih dari 250
orang. Berdasarkan klasifikasi industri menurut jumlah tenaga kerja, maka PT
ABC termasuk dalam industri besar.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

44

Strategi bisnis yang diterapkan oleh PT ABC adalah low cost strategy.
Biaya produksi ditekan seminim mungkin sehingga dapat memberikan harga yang
lebih murah kepada kustomer.
Pesaing PT ABC paling banyak terdapat pada daerah Jakarta dan
Tangerang. Di daerah Bandung terdapat 5 perusahaan yang memiliki usaha sama
dengan PT ABC. Pelanggan PT ABC biasanya berasal dari daerah Bandung dan
Jakarta, terkadang ada juga beberapa dari daerah Jawa Timur. Perusahaan sejenis
juga banyak terdapat di Surabaya, hal ini menyebabkan sulitnya perusahaan untuk
menembus pasar di luar Jawa Barat dan jakarta.
4.2.

Identifikasi Proses KM
Dari faktor kontingensi yang didapat pada sub bab 4.1 dan 4.2, maka dapat

disimpulkan sebagai berikut:


a) Karakteristik Tugas
a. Task Uncertainty : Rendah
b. Task Interdependence : Tinggi
b) Karakteristik Pengetahuan
a. Tacit vs Explicit : Explicit
b. Deklaratif vs Prosedural : Prosedural
c) Karakteristik Organisasi
a. Ukuran Organisasi : Besar
b. Kecenderungan Strategi Bisnis : Low Cost
d) Karakteristik Lingkungan
a. Environmental Uncertainty : Rendah
Tabel analisa faktor kontingensi berdasarkan faktor kontingensi yang
didapatkan adalah sebagai berikut. Pada baris kedua adalah nilai faktor
kontingensi saat ini pada PT ABC. Baris-baris berikutnya adalah proses
berdasarkan Fernandez dan faktor kontingensi mana yang didukung oleh proses
tersebut.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

Low

High

High

Internalizatio
n

Direction

Routines

LC/D

Low

Low

LC/D

Low

Socializattion
for Knowledge
Discovery
Socialization
for Knowledge
Sharing
Exchange

Externalizatio
n

High

Combination

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

LC

LC

LC/D

LC/D

High

Value saat ini

Bisnis Strategi
(Differentiation
or Low Cost)
LC

Environm
ental
Uncertain
ty
Low

Proses KM

Large

Small

Small/Lar
ge

Small/Lar
ge

Large

Small

Small

Small/Lar
ge

Ukuran
Organisas
i
Large

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

Prosedura
l atau
deklaratif
P

T/E

T/E

Explicit
atau Tacit
Knoweldg
eE

High/Low

High/Low

Low

Low

High

High

High

High

Task
Interdepe
nce
High

Low

High

Low

Low

Low

High

High

Low

Task
Uncertain
ty
Low

45

Tabel 4.5 Analisa Faktor Kontingensi

Universitas Indonesia

46

4.3.

Menilai Prioritas Proses KM


Pada tahap ini akan dilakukan pembobotan pada faktor kontingensi untuk

menilai prioritas dari proses KM. Jika proses KM mendukung proses kontingensi
yang ada saat ini, maka berdasarkan Fernandez akan diberikan nilai Yes, dan
dikalikan faktor pengali 1. Jika tidak diberikan No dan dikalikan faktor pengali 0,
sedangkan jika proses mendukung kedua tipe faktor kontingensi maka akan
diberikan skor OK dan faktor pengali adalah 0.5.
Pada tabael 4.6 diberikan data mengenai proses mana yang mendukung
faktor kontingensi yang dimiliki oleh PT ABC (ditandai dengan kolom yang di
berikan highlight) dan juga total skor kumulatif berdasarkan formulasi fernandez.
Data ini akan digunakan pada sub bab berikutnya untuk menentukan mana proses
yang di prioritaskan berdasarkan Fernandez.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

OK
OK

Yes

Yes

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

No

No

Directi
on

Routin
es

Yes

OK

Yes

Intern
alizati
on

No

No

Sociali
zattion
for
Knowl
edge
Sociali
Discov
zation
ery
for
Knowl
Excha
edge
nge
Sharin
g
Extern
alizati
on

Yes

Yes

OK

No

No

Combi
nation

Bisni
s
Strat
egi

Environ
mental
Uncerta
inty

Proses
KM

Yes

No

OK

Yes

No

No

No

OK

Ukuran
Organis
asi

Yes

Yes

OK

OK

OK

OK

OK

OK

Prosedura
l
atau
deklaratif

OK

OK

Yes

No

Yes

No

No

Yes

Explicit
atau Tacit
Knoweldge

OK

OK

No

No

Yes

Yes

Yes

Yes

Task
Interde
pence

Yes

No

Yes

Yes

Yes

No

No

Yes

Task
Uncert
ainty

Juml
ah
Yes

Juml
ah
No

Juml
ah
OK

4.5

1.5

Skor
Kum
ulatif

47

Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Proses KM

Universitas Indonesia

48

Berdasarkan skor yang didapatkan oleh setiap proses KM pada tabel 4.6,
maka dapat dihasilkan prioritas kebutuhan proses KM pada tabel berikut.Kolom
skor kumulatif pada tabel berikut didapatkan dari tabel 4.6, yaitu perhitungan skor
kumulatif dari tiap proses, kemudian presentasi dihitung berdasarkan nilai skor
kumulatif dan maksimal skor setiap proses.
Tabel 4.7 Portfolio Prioritas Kebutuhan KM

Proses KM

Skor
Kumulatif

Maksimal
skor

Presentasi

Peringkat

Exchange

83.3%

Routines

83.3%

Internalization

4.5

5.5

81.8%

Externalization 4

5.5

72.7 %

Combination

66.7%

Socialization
3
for Knowledge
Sharing

50%

Direction

50%

6.5

23%

Socialization
1.5
for Knowledge
Discovery

Berdasarkan tabel 4.7, pada kolom peringkat merupakan prioritas proses


KM berdasarkan presentasi skor kumulatif terhadap maksimal skor. Berdasarkan
urutan ini makadapat disimpulkan bahwa proses KM yang paling dibutuhkan
berdasarkan

Fernandez

adalah

exchange,

routines,

internalization,dan

externalization. Sedangkan proses yang tidak terlalu dibutuhkan, dalam tabel ini
termasuk dalam empat terbawah, yaitu socialization for knowledge sharing,
combination, direction dan socialization for knowledge discovery.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

49

4.4.

Identifikasi Proses KM yang sudah ada


Berdasarkan hasil wawancara didapatkan kecenderungan proses KM di PT

ABC pada tabel 4.8. Jika karyawan pada sub divisi merasa bahwa proses KM
sudah diterapkan maka dinyatakan dengan yes (Y), jika tidak maka dinyatakan
dengan no (N).

Tabel 4.8 Proses Knowledge Management

Proses KM

Produ Operat Raw


ct
or
Mater
Devel
ial
oper

Wast
e
Mate
rial

Engin
eer

Packag
ing

Worksh QA
op

Combination

Socialization
for
knowledge
discovery

Externalizati
on

Internalizatio
n

Socialization
for
knowledge
sharing

Exchange

Direction

Routine

Berdasarkan tabel 4.8 maka dapat dihitung jumlah karyawan yang merasa
bahwa proses knowledge management telah diterapkan. Ringkasan perhitungan
total karyawan untuk setiap proses ditampilkan pada tabel 4.9. Tabel 4.9 di
urutkan berdasarkan proses yang memiliki jumlah karyawan terbanyak.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

50

Tabel 4.9 Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM

Proses KM

Total karyawan

Peringkat

Combination

Socialization for
knowledge discovery

Internalization

Externalization

Routine

Exchange

Direction

Socialization for
knowledge sharing

Berdasarkan tabel 4.9 dapat disimpulkan bahwa proses KM yang


cenderung dimanfaatkan oleh divisi produksi adalah combination, socialization
for knowledge discovery, internalization, externalization dan routine. Sedangkan
tiga proses KM yaitu exchange, direction dan socialization for knowledge sharing
termasuk dalam proses KM yang jarang digunakan.
4.5.

Identifikasi Proses KM tambahan


Berdasarkan dari 4.3 didapatkan prioritas proses-proses KM yang

dibutuhkan oleh PT ABC, sedangkan berdasarkan 4.4 didapatkan peringkat proses


KM yang sudah diterapkan saat ini. Rangkuman peringkat proses KM dari
tahapan 4.3 dan 4.4 adalah sebagai berikut.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

51

Tabel 4.10 Peringkat proses KM

KM
Activity

KM Process

Discovery

Combination

Socialization for
knowledge
discovery

Internalization

Externalization

Socialization for
knowledge
sharing

Exchange

Application Direction

Capture

Sharing

Routines

Peringkat
Kebutuhan

Peringkat
pemanfaatan saat
ini

Berdasarkan tabel diatas, terlihat bahwa beberapa proses KM yang


dibutuhkan, belum diterapkan dengan baik pada PT ABC, seperti routines dan
exchange. Sedangkan beberapa proses KM sudah mulai diterapkan, seperti
externalization dan internalization.
Untuk menentukan proses KM mana saja yang dibutuhkan oleh PT ABC,
digunakan aturan sebagai berikut [Santoso, 2011] :
a) Membagi proses KM pada prioritas kebutuhan proses KM dan prioritas proses
KM saat ini menjadi dua kategori, yaitu tinggi dan rendah. Proses KM
termasuk dalam kategori tinggi bila termasuk dalam lima peringkat teratas,
sedangkan proses KM yang termasuk dalam tiga peringkat terbawah akan
masuk ke dalam kategori rendah.
b) Pemetaan terhadap setiap proses KM akan dilakukan untuk menentukan
proses KM mana saja yang diprioritaskan untuk dikembangkan. Klasifikasi
pemetaan proses KM adalah:

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

52

Jika kebutuhan proses KM tinggi dan penggunaan proses KM saat ini juga
tinggi

maka

proses

tersebut

menjadi

prioritas

pertama

untuk

dikembangkan.

Jika kebutuhan proses KM tinggi dan penggunaan proses KM saat ini


rendah maka proses tersebut menjadi prioritas kedua untuk dikembangkan.

Jika kebutuhan proses KM rendah dan penggunaan proses KM saat ini


tinggi, maka proses tersebut menjadi prioritas ketiga untuk dikembangkan.

Jika kebutuhan proses KM rendah dan penggunaan proses KM saat ini


rendah

maka

proses

tersebut

menjadi

prioritas

terakhir

untuk

dikembangkan.
Pemetaan terhadap proses KM adalah sebagai berikut.
Tabel 4.11 Pemetaan klasifikasi KM

Kebutuhan
KM

Proses Proses KM saat Prioritas


ini
pengembangan

Tinggi

Tinggi

Tinggi

Rendah

Rendah

Tinggi

Rendah

Rendah

Dengan menggunakan pemetaan tersebut maka didapatkan pemetaan terhadap


kebutuhan proses KM dan proses KM saat ini sebagai berikut

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

53

Tabel 4.12 Pemetaan kebutuhan proses KM

KM
Activity

Kebutuhan
Proses KM

Proses KM saat ini

Tinggi

Tinggi

Socialization
Rendah
for knowledge
discovery

Tinggi

Internalization

Tinggi

Tinggi

Externalization Tinggi

Tinggi

Socialization
Rendah
for knowledge
sharing

Rendah

Exchange

Tinggi

Rendah

Direction

Rendah

Rendah

Routines

Tinggi

Tinggi

KM Process

Discovery

Combination

Capture

Sharing

Application

Prioritas

Berdasarkan hasil pemetaan, maka proses KM yang perlu dikembangkan


adalah combination untuk aktifitas KM discovery, internalization dan
externalization untuk aktifitas KM capture, exchange untuk aktifitas KM sharing
dan routines untuk aktifitas KM application.
4.6.

Analisa Infrastruktur dan Urutan Proses KM


Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menganalisa infrastruktur

KM adalah kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi


informasi, lingkungan fisik dan pengetahuan umum.
4.6.1. Kultur Organisasi
PT ABC mendukung adanya knowledge management, hal ini
diwujudkan dengan meletakkan komputer di setiap divisi produksi, hal ini
diharapkan dapat memfasilitasi setiap pegawai untuk memasukkan data dan
informasi mengenai permasalahan yang ada serta cara menyelesaikannya.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

54

Sehingga jika terdapat maslaah yang sama dihadapi oleh pegawai lain, dapat
dengan mudah diselesaikan.
4.6.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada PT ABC adalah function structure, yaitu
pembagian divisi bergantung pada function/role yang dimiliki pegawai
tersebut. Selain itu struktur organisasi juga termasukke dalam sentralisasi
dimana pengambilan keputusan bergantung pada pimpinan organisasi dan
kepala divisi.
4.6.3. Infrastruktur Teknologi Informasi
Topologi jaringan yang dimiliki PT ABC saat ini digambarkan pada
gambar berikut. Terdapat beberapa komputer yang berada pada divisi
production yang tidak terhubung dengan jaringan, hal ini menyulitkan ketika
dibutuhkan pertukaran informasi.

Production

Finance & Adm

Gambar 4.1 Topologi jaringan saat ini

Topologi jaringan yang akan dikembangkan PT ABC seiring dengan


pembangunan pabrik ke 2 adalah sebagai berikut. Semua perangkat disetiap
pabrik akan terhubung dengan jaringan, sehingga memudahkan pertukaran

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

55

informasi. Pengembangan KMS akan menggunakan topologi jaringan yang


baru.

Pabrik 1

Pabrik 2

Gambar 4.2 Topologi jarigan yang akan dikembangkan

Berikut ini akan dijelaskan mengenai empat aspek pada infrastruktur, yaitu
reach, depth, richness dan aggregation.
o Reach
Pada struktur jaringan yang lama, masih terdapat komputer yang
tidak termasuk dalam jaringan, hal ini menyebabkan sulitnya pertukaran
informasi. Struktur jaringan yang baru memungkinkan pertukaran
informasi dari satu perangkat ke perangkat lainnya karena semua
perangkat terhubung dengan jaringan. Selain itu, pertukaran informasi
antar pabrik juga dapat dengan mudah dilakukan karena terhubung dalam
satu jaringan.
o Depth
Bandwitdh yang disediakan oleh PT ABC untuk jaringan internet
sebesar 5 Mbps, hal ini dinilai cukup karena tidak terlalu banyak
pengguna. Sedangkan untuk jaringan intranet, bandwidth yang
disediakan sebesar 1GB Bandwidth ini cukup untuk melakukan
pertukaran informasi / dokumen.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

56

o Richness
Data dan informasi yang terdapat pada PT ABC sebagian besar
mengenai client dan produk. Selain itu masih terdapat data dan informasi
mengenai keuangan, supplier, manual, SOP dan karyawan.
o Aggregation
Saat ini terdapat dua jenis repository pada PT ABC, yaitu
repository elektronik dan non elektronik. Repositori elektronik yang
dimiliki PT ABC antara lain adalah database yang digunakan untuk
menyimpan data yang berasal dari system informasi yang dimiliki PT
ABC. Untuk menyimpan data non elektronik seperti dokumen dan datadata non elektronik, digunakan filling cabinet yang terdapat pada setiap
divisi.
4.6.4. Lingkungan Fisik
Kondisi lingkungan fisik pabrik yang terletak di bandung terdiri dari dua
bangunan. Satu bangunan digunakan sebagai tempat penyimpanan bahan baku
dan juga penyimpanan produk. Bangunan lainnya terdiri dari dua lantai, dimana
lantai pertama digunakan oleh bagian produksi sedangkan lantai dua digunakan
sebagai kantor untuk bagian administrasi, finance, marketing dan lain sebagainya.
Pada lantai dua ini terdapat 3 ruang meeting yang biasa digunakan untuk meeting
dengan client atau kebutuhan meeting lainnya.
Untuk pabrik ke dua yang sedang dibangun, kondisi lingkungan fisik
adalah, terbagi menjadi tiga gedung, dimana gedung pertama merupakan tempat
penyimpanan. Gedung kedua merupakan divisi produksi dan gedung terakhir
digunakan sebagai kantor.
Kedua pabrik ini memiliki bisnis proses yang sama, perbedaannya hanya
pada jenis client. Pada pabrik pertama akan digunakan untuk memproduksi
barang-barang yang berhubungan dengan kesehatan sedangkan pada pabrik ke
dua akan digunakan untuk memproduksi barang-barang non medis, seperti
kemasan air minum, produk kecantikan dan lain sebagainya.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

57

4.6.5. Pengetahuan Umum


Pengetahuan terbagi ke dalam tiga lokasi, yaitu people, artifact dan
organizational entities.

People
Pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan di PT ABC didapatkan dari
pelatihan dan seminar.

Selain itu juga terdapat pengetahuan yang

didapatkan dari pengalaman selama bekerja di PT ABC. Berikut ini


adalah detail dari tacit knowledge yang dimiliki karyawan.
Tabel 4.13 Tacit knowledge

Tacit Knowledge
Keahlian graphic software
Pengetahuan mengenai cetakan
dan injection molding
Keahlian menganalisa design
produk
Keahlian menggunakan mesin
bubut & mesin CNC
Keahlian
menganalisa
permasalahan
dalam
proses
produksi
Pengetahuan mengenai produk

Divisi
Product Development
Product development
Workshop
Product development
Workshop
Engineer
Operator
Product development
Operator
QC

Artifact
Pengetahuan yang terdapat dalam artifact antara lain adalah SOP yang
terdapat pada setiap divisi, guideline atau dokumen manual. Saat ini
dokumen-dokumen elektronik masih tersebar pada setiap lokal
komputer di setiap divisi. Sedangkan tempat penyimpanan untuk
dokumen non elektronik adalah di filing cabinet di setiap masingmasing divisi. Berikut ini adalah detail dari explicit knowledge yang
dimiliki PT ABC.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

58

Tabel 4.14 Artifact

Explicit Knowledge

Jenis Dokumen
Elektronik

Order Penjualan
Formulir
percetakan

Non Elektronik
X

persiapan

Formulir perintah produksi

Formulir persiapan bahan

Buku catatan produksi

Spesifikasi Produk

Dokumen cara mencampur


bahan dengan warna

Dokumen
panduan
komposisi bahan

Buku pemeriksaan barang


Dokumen certificate
compliance

of

X
X

SOP-Workshop

SOP-QC

SOP-Operator

SOP-Engineer

SOP-Finishing
Dokumen Info Produk

Dokumen
plastik

sifat

bahan

Dokumen food safety

Dokumen setting mesin

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

59

Explicit Knowledge

Jenis Dokumen
Elektronik

Dokumen setting
untuk produksi

Non Elektronik

mesin

Artikel food safety

Artikel bahan plastik

Organizational Entities

Pengetahuan organisasi tersebar di setiap divisi dari PT ABC.


Dokumen-dokumen mengenai SOP, guideline dan pengalaman
terdapat di masing-masing divisi.
4.7.

Pengembangan KMS berdasarkan Mekanisme dan Teknologi


Berdasarkan 4.5 didapatkan prioritas pengembangan proses KM yang

dibutuhkan oleh PT ABC. Berikut ini adalah KMS berdasarkan prioritas proses
KM dan fitur yang dibutuhkan.
Tabel 4.15 Fitur KMS

Proses KM

Deskripsi kebutuhan sistem KM

Fitur

Combination

Fitur
yang
memungkinkan
untuk
mengkolaborasi pengetahuan explicit menjadi
pengetahuan explicit yang baru.

Manajemen dokumen
Manajemen artikel

Internalization

Fitur
yang
memungkinkan
untuk Manajemen dokumen
mempelajari pengetahuan explicit yang ada. Manajemen artikel
Manajemen issue

Externalization Fitur yang memungkinkan untuk mengubah Manajemen dokumen


pengetahuan tacit yang dimiliki menjadi Manajemen issue
pengetahuan explicit.
Routines

Fitur yang memungkinkan untuk mengelola Manajemen dokumen


pengetahuan yang ada menjadi suatu Manajemen artikel
guideline.

Exchange

Fitur yang memungkinkan untuk pertukaran Manajemen dokumen


pengetahuan eksplisit.
Manajemen artikel
Manajemen issue
Pencarian

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

60

Dari tabel tersebut, fitur KMS yang akan dikembangkan pada divisi
produksi PT ABC adalah sebagai berikut:
Tabel 4.16 Rangkuman Fitur KMS

No

Fitur KMS

Manajemen dokumen

Manajemen artikel

Pencarian

Manajemen issue

4.7.1. Mekanisme Knowledge Management


Mekanisme knowledge management dibutuhkan untuk menunjang
knowledge management system. Mekanisme KM yang dapat diterapkan pada
divisi produksi PT ABC yang berhubungan dengan pihak manajemen dan
pengguna adalah.
1. Dukungan dari pihak management
Manajemen harus memberikan dukungan agar setiap karyawan mau
melakukan manajemen pengetahuan dengan cara memberlakukan aturan
mengenai manajemen pengetahuan atau dengan memberikan reward bagi agar
karyawan mau terlibat dalam manajemen pengetahuan.
Manajemen harus membuat team knowledge management tersendiri, tim
inilah yang akan membantu memasukkan data dan membantu pengguna untuk
mengoperasikan KMS.
2. Dukungan terhadap pengguna
Karena masih terdapat pengguna yang tidak mahir dalam menggunakan
komputer, maka akan ada seorang administrator yang bertugas untuk
membantu pengguna dalam menggunakan KMS. Selain itu perlu diadakan
training untuk pengguna yang tidak mahir menggunakan komputer.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

61

3. Perubahan Kultur
Baik pihak manajemen dan karyawan harus mulai merubah kultur yang ada
pada PT ABC, karena lebih banyak karyawan yang menyimpan knowledge
untuk dirinya sendiri dan tidak berbagi dengan karyawan lain. Kultur berbagi
knowledge harus mulai diterapkan dengan adanya SOP, mengadakan diskusi
dan manajemen harus mengawasi perubahan ini sehingga dapat tercipta
budaya knowledge sharing.. Berikut ini adalah mekanisme berdasarkan sub
divisi.
Sub divisi yang pertama adalah product development. Kegiatan yang ada
pada divisi ini adalah membuat design produk, membuat dokumen spesifikasi
produk,

membuat

dokumen

analisa

design

produk

dan

melakukan

troubleshooting.

Tabel 4.17 Mekanisme knowledge divisi product development

Kegiatan
Membuat
design produk

Fitur KM

Mekanisme KM

Manajemen
dokumen

Mencari artikel food safety

Manajemen
artikel

Mencari dokumen atau artikel dari

Mencari dokumen sifat bahan plastik

pengalaman sebelumnya
Sharing dokumen

Menyimpan dokumen design


Membuat
dokumen
spesifikasi
produk

Manajemen
dokumen

Mencari dokumen design produk atau


dokumen analisa design produk

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

62

Kegiatan

Fitur KM

Mekanisme KM

Membuat
Manajemen
dokumen
dokumen
analisa design
Manajemen
produk
artikel

Mencari artikel food safety


Mencari dokumen sifat bahan plastik
Mencari dokumen atau artikel dari
pengalaman sebelumnya
Menyimpan dokumen

Troubleshooting Manajemen
issue
dalam
issue
produksi
Manajemen
dokumen

Diskusi
Mencari dokumen dari pengalaman
sebelumnya
Membuat dokumen troubleshooting
Menyimpan dokumen

Sub divisi berikutnya adalah workshop, kegiatan yang dilakukan pada divisi ini
adalah membuat cetakan, melakukan perawatan pada cetakan dan melakukan
troubleshooting issue dalam produksi.

Tabel 4.18 Mekanisme knowledge divisi workshop


Kegiatan

Fitur KM

Melakukan
Manajemen
perawatan pada
dokumen
cetakan

Mekanisme KM
Mencari dokumen persiapan percetakan
Mencari

dokumen
sebelumnya

dari

pengalaman

SOP-workshop
Membuat
cetakan

Manajemen

dokumen

Mencari dokumen atau


pengalaman sebelumnya

artikel

dari

Mencari dokumen user manual mesin


CNC
Mencari dokumen persiapan percetakan
Mencari dokumen spesifikasi produk
Troubleshooting Manajemen
issue
dalam
issue
produksi
Manajemen

Diskusi
Mencari dokumen
sebelumnya

dari

pengalaman

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

63

Kegiatan

Fitur KM
dokumen

Mekanisme KM
Membuat dokumen troubleshooting
Mencari dokumen SOP-workshop
Sharing dokumen

Menyimpan dokumen

Sub divisi berikutnya adalah divisi engineer, kegiatan yang dilakukan pada divisi
ini adalah melakukan setting pada mesin produksi, membuat dokumen setting
mesin awal, troubleshooting issue dalam produksi dan melakukan update setting
mesin.
Tabel 4.19 Mekanisme knowledge divisi Engineer

Kegiatan

Fitur KM

Melakukan setting Manajemen


mesin produksi
dokumen

Mekanisme KM
Mencari dokumen manual setting mesin
Mencari dokumen record setting mesin
pada awal produksi
Mencari dokumen perintah produksi
Mencari dokumen dari pengalaman
sebelumnya

Membuat
Manajemen
dokumen record
dokumen
setting mesin awal
produksi (proyek
baru)
Troubleshooting
Manajemen
issue
dalam
issue
produksi
Manajemen
dokumen

Mencari dokumen manual setting mesin


Mencari dokumen perintah produksi
Mencatat setting mesin awal
Menyimpan dokumen
Diskusi
Mencari dokumen dari pengalaman
sebelumnya
Membuat dokumen troubleshooting
Mencari dokumen SOP-engineer
Sharing dokumen

Update dokumen Pencarian


setting mesin
Manajemen
dokumen

Mencari dokumen setting mesin awal


Mengupdate dokumen setting mesin

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

64

Sub divisi berikutnya adalah divisi raw material. Kegiatan yang dilakukan
pada divisi ini adalah menyiapkan bahan dan warna yang akan digunakan,
mencampur bahan untuk produksi dan melakukan troubleshooting untuk
produksi.
Tabel 4.20 Mekansme knowledge divisi raw material

Kegiatan

Fitur KM

Menyiapkan bahan
dan warna yang
akan digunakan
Mencampur bahan
untuk produksi

Mekanisme KM

Manajemen

Mencari dokumen persiapan bahan

Pencarian

Mencari dokumen panduan komposisi


bahan

Manajemen

Mencari dokumen pencampuran bahan

dokumen

dokumen

Pencarian

Troubleshooting
Manajemen
issue
dalam
issue
produksi
Manajemen
dokumen

Diskusi
Mencari dokumen dari pengalaman
sebelumnya
Membuat dokumen troubleshooting
Mencari dokumen SOP-raw material
Sharing dokumen
Menyimpan dokumen

Sub divisi berikutnya adalah divisi waste material. Divisi ini bertugas
untuk membereskan bahan sisa limbah produksi.
Tabel 4.21 Mekanisme knowledge divisi waste material

Kegiatan
Membereskan
bahan
sisa
&
limbah produksi

Fitur KM
Manajemen

dokumen

Mekanisme KM
SOP-waste material

Pencarian

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

65

Sub divisi berikutnya adalah divisi QC. Kegiatan pada divisi ini adalah
membuat dokumen COC, melakukan sampling hasil produksi dan melakukan
troubleshooting dalam produksi.

Tabel 4.22 Mekanisme knowledge divisi QC

Kegiatan

Fitur KM

Mekanisme KM

Membuat
dokumen COC

Manajemen
dokumen

Mencari buku pemeriksaan barang

Melakukan
sampling
produksi

Manajemen
dokumen

Mencari dokumen cara sampling

hasil

Menyimpan dokumen

Mencari dokumen spesifikasi produk

Mengisi buku pemeriksaan barang


Troubleshooting
Manajemen
issue
dalam
issue
produksi
Manajemen
dokumen

Diskusi
Mencari

dokumen dari pengalaman


sebelumnya

Menyimpan dokumen

Sub divisi berikutnya adalah divisi operator. Pada divisi ini, kegiatan yang
dilakukan adalah mengamati jika adad gejala produk yang bermasalah, melakukan
knowledge transfer dan membuat dokumentasi issue.
Tabel 4.23 Mekanisme knowledge divisi operator

Kegiatan

Fitur KM

Mengamati jika ada Manajemen


gejala
produk
dokumen
mengalami masalah Manajemen issue

Mekanisme KM
Mencari

dokumentasi

info

produk

Mencari dokumen issue yang


ada sebelumnya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

66

Kegiatan

Fitur KM

Mekanisme KM

Melakukan
Manajemen
knowledge transfer
dokumen
ketika terjadi rotasi
pegawai/ pergantian
shift

Diskusi

Membuat
dokumentasi issue
selama produksi

Menyimpan dokumen

Mencari SOP-operator

Mencari dokumen info produk

Manajemen

dokumen

Sharing dokumen

Sub divisi selanjutnya adalah divisi packaging, kegiatan utama yang


dilakukan pada divisi packaging adalah melakukan packaging terhadap produk.
Tabel 4.24 Mekanisme knowledge divisi packaging

Kegiatan
Melakukan
packaging
terhadap produk

4.8.

Fitur KM
Manajemen

dokumen

Mekanisme KM
Mencari dokumen info produk
Mencari dokumen SOP-packaging

Perencanaan Knowledge Management System

4.8.1. Kebutuhan KMS


Kebutuhan KMS PT ABC terbagi menjadi 2, yaitu kebutuhan fungsional
dan kebutuhuan non fungsional.
4.8.1.1.

Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan

fungsional

dari

Knowledge

Management

System

yangdibutuhkan divisi produksi PT ABC didapatkan pada sub bab sebelumnya.


Kebutuhan fungsionalnya adalah manajemen dokumen, manajemen artikel, dan
manajemen issue. Kebutuhan fungsional dijabarkan sebagai berikut.
1. Manajemen dokumen
Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk menyimpan dokumen yang
berhubungan dengan divisi produksi, seperti SOP, dokumen spesifikasi

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

67

produk, dokumen pelatihan, dokumen user manual dan design CAD.


Pengguna akan dapat melakukan upload dan download dokumen.
2. Manajemen artikel
Fitur ini akan memfasilitasi pengguna untuk berbagi artikel yang berhubungan
dengan divisi produksi, seperti artikel food safety, artikel sifat bahan plastik
dan lain sebagainya. Pengguna dapat membuat artikel baru, merubah artikel,
menghapus artikel.
3. Manajemen issue
Fitur ini digunakan untuk mencari solusi dari permasalahan yang terjadi pada
divisi produksi, seperti kesalahan bahan, setting mesin dan cetakan. Pengguna
akan dapat membuat issue baru, merubah issue yang sudah ada atau
menghapus issue
4. Pencarian
Fitur ini digunakan untuk mencari tipe content yang dibutuhkan pengguna.
Pengguna dapat mencari artikel atau dokumen atau issue sesuai dengan
kriteria pencarian.

4.8.1.2.

Kebutuhan non fungsional

Kebutuhan non fungsional dari KMS PT ABC akan terbagi menjadi tiga
kategori, yaitu accessibility, availability dan security.
1. Accesibility
KMS PT ABC harus dapat diakses dari kedua pabrik.
2. Availability
Sistem KM harus dapat diakses selama 24 jam seminggu.
3. Security
Autentikasi dibutuhkan untuk dapat mengakses sistem. Fitur login
digunakan untuk membatasi pengguna dan juga untuk melakukan tracking
mengenai siapa yang mengakses KMS. Akan terdapat dua jenis pengguna yaitu
administrator dan pengguna umum. Adiministrator akan memiliki akses untuk
mengelola pengguna sistem.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

68

4.9.

Analisis

4.9.1. Analisis Kebutuhan KMS


4.9.1.1.

Use Case diagram

Fitur utama KMS berdasarkan sub bab sebelumnya adalah mengelola


dokumen, mengelola artikel dan mengelola issue. Selain itu akan ditambahkan
dua fitur lagi yaitu mengelola profil pengguna dan mengelola pengguna. Terdapat
dua jenis pengguna sistem KM, yaitu administrator dan pengguna umum.
Administrator dapat mengakses semua menu yang terdapat pada KMS, sedangkan
pengguna hanya dapat mengakses fitur utama KMS dan mengelola

profil

pengguna. Fitur mengelola pengguna hanya dapat diakses oleh administrator.


Untuk dapat mengakses KMS, setiap pengguna harus melakukan login terlebih
dahulu. Kebutuhan fungsional dari KMS PT ABC dapat dimodelkan
menggunakan use case diagram pada gambar berikut

Gambar 4.3 Use Case

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

69

4.9.1.2.

Mengelola dokumen

Pengguna harus melakukan login sebelum dapat memasuki menu


mengelola dokumen. Dalam menu ini, pengguna dapat mencari dokumen,
mengupload

dokumen,

menghapus

dokumen,

mengganti

dokumen

dan

mendownload dokumen. Kegiatan ini dapat dilakukan oleh semua user. Dokumen
yang dapat diupload dapat berupa PDF, word document, excel document, ppt
document atau image. Setiap dokumen akan memiliki deskripsi dan juga tag
terhadap proyek dan divisi.

Login

Memasuki menu dokumen

Mengupload dokumen

Mencari dokumen

Mengganti dokumen

Menghapus dokumen

Mendownload dokumen

Menyimpan data

Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Dokumen

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

70

4.9.1.3.

Mengelola artikel

Pengguna harus melakukan login sebelum dapat memasuki menu artikel.


Dalam menu ini pengguna dapat membuat artikel baru, mencari artikel, merubah
artikel yang sudah ada atau menghapus artikel yang sudah ada.

Login

Memasuki menu artikel

Membuat artikel

Mencari artikel

Mengubah artikel

Menghapus artikel

Menyimpan artikel

Gambar 4.5 Activity Diagram Mengelola Artikel

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

71

4.9.1.4.

Mengelola issue

Setiap pengguna dapat mengakses menu mengelola issue setelah


melakukan login. Pada menu ini pengguna dapat membuat issue, mencari issue,
merubah issue, memberikan komentar pada issue dan dapat menghapus issue.
Fitur ini digunakan untuk menyimpan issue yang terjadi selama produksi dan cara
mengatasi issue tersebut, sehingga jika terjadi issue yang serupa maka dapat
memudahkan pencarian solusi.

Login

Memasuki menu issue

Membuat issue

Mencari issue

Mengganti issue

Menghapus issue

Menyimpan data

Gambar 4.6 Activity Diagram Mengelola Issue

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

72

4.9.1.5.

Mengelola profil pengguna

Setiap pengguna dapat mengakses menu ini setelah melakukan login. Pada
menu ini pengguna dapat merubah detail nama dan juga password.

Login

Memasuki menu profil

Mengganti password

Mengganti nama

Menyimpan data

Gambar 4.7 Activity Diagram Mengelola Profil

4.9.1.6.

Mengelola pengguna
Menu ini hanya dapat diakses oleh administrator, pada menu ini

administrator dapat menambahkan pengguna, menghapus pengguna, mencari


pengguna dan merubah profil pengguna.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

73

Login

Memasuki menu pengguna

Menambah pengguna

Mencari pengguna

Mengubah profil pengguna

Menghapus pengguna

Menyimpan data

Gambar 4.8 Activity Diagram Mengelola Pengguna

4.9.1.7.

Pencarian
Pada fitur pencarian ini pengguna dapat melakukan pencarian berdasarkan

keyword tertentu. Semua tipe konten yang termasuk dalam kriteria pencarian akan
ditampilkan pada halaman hasil pencarian. Pencarian ini akan dapat dilakukan
melalui menu navigasi. Dari hasil pencarian pengguna dapat diarahkan pada detail
konten.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

74

Login

Menggunakan fitur pencarian

Hasil pencarian

Gambar 4.1 Activity Diagram Pencarian

4.10.

Design
Berikut ini akan di identifikasi arsitektur knowledge management.

Terdapat tiga layer pada perancangan arsitektur ini, yaitu presentation layer,
business layer dan data layer.
4.10.1.1. Presentation layer
Pada layer ini akan menggunakan web based system sehingga KMS dapat
dengan mudah diakses dari mana saja dan juga tanpa harus melakukan instalasi
apapun. KMS dapat diakses dengan menggunakan browser seperti internet
explorer, firefox and chrome. Berikut ini adalah diagram navigasi KMS PT ABC.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

75

Gambar 4.9 Navigasi

Halaman login ditampilkan ketika pengguna membuka KMS PT ABC.


Setelah login dilakukan maka akan terdapat dua menu, yaitu menu utama dan
menu kiri. Pada menu utama pengguna dapat membuka halaman Mengeolola
dokumen, mengelola artikel dan mengelola issue. Sedangkan dari menu kiri
pengguna dapat langsung membuka halaman menambah dokumen, menambah
artikel dan menambah issue. Selain itu pengguna juga dapat langsung melakukan
pencarian dari menu kiri. Selanjutnya akan dijelaskan mengenai wireframe
mengenai user interface. Wireframe ini digunakan sebagai dasar pembuatan KMS.
Ketika pengguna membuka KMS, maka akan ditampilkan halaman login.
Pada halaman login pengguna harus memasukkan username dan password.
Setelah pengguna berhasil login akan diarahkan ke halaman Home.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

76

Gambar 4.10 Wireframe Halaman Login

Pada halaman home pengguna kemudian dapat memilih menu


menggunakan navigation yang ada. Menu yang ditampilkan pada navigation
adalah, Mengelola Dokumen, Mengelola Issue, Mengelola Artikel dan Mengelola
Profil. Pada left hand side navigation terdapat menu menambah dokumen,
menambah issue, menambah artikel. Hal ini dapat memudahkan pengguna untuk
dapat langsung menambahkan konten.

Gambar 4.11 Wireframe Halaman Home Page

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

77

Ketika pengguna memilih menu Mengelola artikel maka akan ditampilkan


seluruh artikel yang ada, dan juga fitur untuk mencari artikel.Jika pengguna
menggunakan fitur pencarian maka hasil pencarian akan ditampilkan pada tabel.

Gambar 4.12 Wireframe Mengelola Artikel

Pengguna dapat membuka artikel dengan menekan judul artikel. Maka


pengguna akan masuk kedalam tampilan detil artikel. Pada halaman ini pengguna
dapat melihat detil artikel, merubah detil artikel dan menghapus artikel.

Gambar 4.13 Wireframe Detil Artikel

Untuk menambahkan artikel, pengguna dapat memilih menu menambah


artikel dari menu di sebelah kiri. Halaman menambah artikel akan ditampilkan,
pada halaman ini pengguna dapat membuat artikel yang diinginkan, memberikan
tag terhadap proyek dan sub divisi.
Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

78

Gambar 4.14 Wireframe Menambah Artikel

Ketika pengguna memilih menu Mengelola dokumen maka akan


ditampilkan seluruh dokumen yang ada dan juga fitur mencari artikel diatas tabel
dokumen. Jika pengguna menggunakan fitur pencarian, maka tabel dokumen akan
menampilkan dokumen yang sesuai dengan kriteria pencarian.

Gambar 4.15 Wireframe Mengelola Dokumen

Untuk melihat detil dari dokumen, pengguna dapat menekan judul


dokumen dan pengguna akan diarahkan kepada halaman detil dokumen. Pada
halaman ini pengguna dapat melihat detil dokumen, mendownload dokumen,
merubah detil dokumen dan menghapus dokumen.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

79

Gambar 4.16 Wireframe Detil Dokumen

Untuk menambahkan dokumen, pengguna dapat menekan pilihan


Menambah dokumen pada navigasi sebelah kiri. Halaman membuat dokumen
akan ditampilkan, pada halaman ini pengguna dapat mengupload dokumen dan
memberikan detil pada dokumen.

Gambar 4.17 Wireframe Menambah Dokumen

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

80

Pengguna dapat mengelola issue dengan memilih menu mengelola issue


pada primary navigation. Pengguna akan diarahkan pada halaman mengelola
issue. Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh issue yang ada dan juga
melakukan pencarian terhadap issue tertentu.

Gambar 4.18 Wireframe Mengelola Issue

Untuk dapat melihat detil issue pengguna harus menekan link pada judul
issue. Pengguna akan diarahkan pada menu detil issue. Pada halaman ini
pengguna dapat melihat detil issue, merubah issue dan menghapus issue.

Gambar 4.19 Wireframe Detil Issue

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

81

Untuk menambahkan issue baru, pengguna dapat memilih menu


menambah issue pada navigasi sebelah ikiri. Pada halaman in pengguna dapat
memasukkan issue, memberikan solusi dan memberikan tag terhadap proyek dan
divisi.

Gambar 4.20 Wireframe Menambah Issue

4.10.1.2. Business Layer


Pada business layer, KMS PT ABC akan menggunakan web server tomcat
dan basis data yang digunakan adalah My SQL. Bahasa pemograman yang akan
digunakan adalah PHP dan container untuk sistem ini akan digunakan content
management system Drupal. CMS digunakan untuk memudahkan ketika PT ABC
ingin melakukan modifikasi pada KMS, seperti menambahkan tipe dokumen,
mengadaptasi workflow dan lain sebagainya.
4.10.1.3. Data Layer
KMS PT ABC akan menggunakan database my sql. Selain itu, KMS PT
ABC akan menggunakan CMS Drupal, maka dari itu database akan menggunakan
database bawaan ketika menginstalasi drupal. Berikut ini adalah erd dari database
drupal

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

82

Gambar 4.21 ERD CMS Drupal

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

83

4.11.

Implementasi Prototipe KMS PT ABC

4.11.1. Halaman Login

Gambar 4.22 Halaman Login

Pada halaman login ini pengguna diharuskan memasukkan username dan


password. Fitur login yang digunakan merupaan bawaan dari CMS Drupal. Pada
sisi kanan, administrator dapat menambahkan intro text. Setelah pengguna
berhasil login maka akan masuk ke dalam halaman home dari KMS PT ABC.
Pada halaman home ini pengguna akan dapan melihat content terbaru dari KMS
PT ABC. Content ini dibagi berdasarkan tipe content (issue, dokumen, artikel).

Gambar 4.23 Halaman Home Page

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

84

4.11.2. Mengelola Artikel


Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh artikel yang ada pada
KMS PT ABC. Pengguna dapat menggunakan fitur pencarian untuk mencari
artikel berdasarkan nama atau project atau divisi. Untuk melihat detil dari artikel,
maka pengguna dapat menekan link pada judul artikel.

Gambar 4.24 Halaman Manajemen Artikel

Pada halaman detil artikel, pengguna dapat melihat detil dari artikel,
berikut pula tag proyek dan sub divisi. Pengguna dapat melakukan perubahan atau
menghapus artikel dengan cara memilih tab edit yang terletak di atas konten.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

85

Gambar 4.25 Halaman Detil Artikel

Gambar 4.26 Halaman Edit Artikel

Untuk membuat artikel baru pengguna dapat memilih menu Menambah


artikel yang terletak di menu navigasi. Pada halaman ini pengguna dapat membuat

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

86

artikel dengan mengisi detil artikel pada field deskripsi. Pengguna juga dapat
memilih tag terhadap proyek dan sub divisi.

Gambar 4.27 Halaman Tambah Artikel

4.11.3. Mengelola Dokumen


Untuk masuk ke dalam fitur mengelola dokumen, pengguna harus memilih
menu Manajemen dokumen. Pada halaman ini pengguna akan melihat seluruh
dokumen yang terdapat pada KMS PT ABC. Pengguna dapat menggunakan fitur
pencarian untuk mencari dokumen sesuai dengan kriteria pencarian yang
diinginkan.

Gambar 4.28 Halaman Manajemen Dokumen

Pengguna dapat melihat detil dari dokumen dengan memilih judul dari
dokumen. Pada halaman detil dokumen pengguna dapat melihat deskripsi dari

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

87

dokumen yang diupload, mendownload dokumen, merubah deskripsi dokumen,


menghapus dokumen dan mengupload dokumen baru.

Gambar 4.29 Halaman Detil Dokumen

Untuk merubah detil dokumen, pengguna dapat memilih tab Edit. Pada
tab ini pengguna dapat merubah deskripsi, menghapus dokumen dan mengupload
dokumen baru.

Gambar 4.30 Halaman Edit Dokumen

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

88

Untuk membuat dokumen baru pengguna dapat memilih menu Tambah


Dokumen pada navigasi sebelah kiri. Pada halaman ini pengguna dapat
memberikan deskripsi dokumen yang akan diupload, member judul, mengupload
dokumen, memberikan tag terhadap proyek dan sub divisi.

Gambar 4.31 Halaman Tambah Dokumen

4.11.4. Mengelola Issue


Pengguna dapat masuk ke dalam fitur mengelola issue dengan memilih
menu Manajemen Issue. Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh issue
yang terdapat pada KMS PT ABC. Pengguna dapat pula mencari issue yang
diinginkan dengan menggunakan fitur pencarian.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

89

Gambar 4.32 Halaman Manajemen Issue

Untuk melihat detil issue pengguna dapat memilih judul issue, kemudian
pengguna akan diarahkan pada halaman detil issue. Pada halaman detil issue
pengguna dapat melihat deskripsi issue dan solusi issue.

Gambar 4.33 Halaman Detil Issue


Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

90

Untuk merubah detil issue, pengguna dapat memilih tab Edit. Pada tab ini
pengguna dapat merubah deskripsi issue, solusi, tag proyek dan tag sub divisi.
Selain itu, pengguna dapat pula menghapus issue dari halaman ini.

Gambar 4.34 Halaman Edit Issue

Untuk menambah issue, pengguna dapat memilih menu Tambah Issue


pada navigasi kiri. Pada halaman ini, pengguna dapat memberikan deskripsi issue,
solusi dan juga tag terhadap proyek dan sub divisi.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

91

Gambar 4.35 Halaman Tambah Issue

4.11.5. Mengelola profil


Pengelolaan profil akan menggunakan fitur bawaan dari drupal. Pada fitur
ini pengguna dapat merubah password, email dan foto.

Gambar 4.36 Halaman Mengelola Profil

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

92

4.11.6. Mengelola Pengguna


Menu ini menggunakan bawaan dari CMS drupal. Administrator dapat
menambahkan pengguna dan memberikan role pada pengguna tersebut.

Gambar 4.37 Halaman Mengelola Pengguna

4.12.

Testing
Testing yang dilakukan pada KMS PT ABC adalah scenario testing.

Skenario ini akan diambil berdasarkan permasalahan yang sering terjadi pada
divisi produksi PT ABC. Skenario yang akan di uji coba kan adalah penanganan
issue dan pergantian karyawan. Feedback yang didapatkan selama masa testing
akan digunakan untuk memperbaiki KMS PT ABC.
4.12.1. Skenario penanganan issue
Skenario ini berdasarkan kegiatan ketika terdapat masalah dalam proses
produksi. Contoh masalah yang dapat terjadi dalam produksi adalah, produk yang
dihasilkan tidak sesuai, misalnya ukuran yang dihasilkan salah, warna yang
digunakan salah. Ketika terjadi masalah maka QC, engineer, raw material dan
product developer akan berdikusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Tahapan
dalam menyelesaikan masalah tersebut adalah.

Mencari dokumen spesifikasi produk


Mencari masalah yang serupa dengan yang dihadapi
Face to face meeting untuk mencari penyebab issue
Membuat solusi dari permasalahan
Mencatat permasalahan dan solusinya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

93

Proses KM yang terlibat pada scenario ini adalah combination,


socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing,
exchange, externalization dan internalization.
4.12.2. Skenario pergantian karyawan
Skenario pada uji coba ini menggunakan kegiatan ketika terjadi pergantian
pegawai pada suatu proyek, baik untuk pegawai baru maupun karyawan lama
menggantikan karyawan lainnya. Ketika terjadi rotasi pegawai, pegawai yang
akan terlibat pada suatu proyek dapat melakukan proses pembelajaran
menggunakan dokumen-dokumen yang terdapat pada KMS PT ABC. Skenario
untuk pergantian karyawan adalah sebagai berikut.

Pegawai mencari dokumen/artikel/issue yang sesuai dengan divisi atau


proyeknya.

Pegawai dapat membuka artikel atau issue dan mendownload dokumen


yang dibutuhkan.

Transfer knowledge juga akan dilakukan dari karyawan yang menangani


proyek sebelumnya ke karyawan yang akan menangani proyek baru.

Untuk pegawai baru, transfer knowledge akan dilakukan dengan cara


pegawai barumelakukan pekerjaan dengan diawasi oleh pegawai senior
selama rentang waktu tertentu.
Proses KM yang terlibat pada skenario ini adalah socialization for

knowledge discovery, internalization, externalization, socialization for knowledge


sharing, exchange dan routines.
4.12.3. Hasil Testing
Selama masa testing pengguna memberikan beberapa feedback yang
dinilai mampu memperbaiki KMS PT ABC sehingga dapat berfungsi lebih baik.
Berikut ini adalah feedback yang didapatkan selama proses testing dilakukan.

Fitur advanced search, fitur ini untuk memudahkan pengguna untuk mencari
dokumen/artikel/issue sesuai dengan proyek atau sub divisi.

Pengguna menginginkan agar dapat melakukan tag pada lebih dari satu
proyek/divisi
Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

94

Sorting

berdasarkan

proyek/divisi

pada

halaman

manajemen

issue,

manajemen dokumen dan manajemen artikel.

Kolom tanggal pada tabel di halaman manajemen issue, manajemen dokumen


dan manajemen artikel.

Menambahkan file .jpg, .jpeg sebagai tipe file yang dapat diupload pada
manajenen dokumen.

4.12.4. Implementasi hasil testing


Pada tahapan ini, feedback yang diberikan oeh pengguna selama testing
akan dianalisa untuk mengetahui area mana saja yang memerlukan perbaikan.
Feedback yang didapatkan ini juga digunakan untuk melakukan perbaikan pada
design sistem KM.
Tabel 4.25 Hasil Testing
Feedback

Perbaikan

Modul

Advanced Search

Menambahkan
fitur
pencarian
dengan
menambahkan opsi untuk
mencari berdasarkan proyek
atau divisi.

Navigasi kiri

Tag lebih dari satu proyek


atau divisi

Mengganti dropdown list


dengan select list yang
memungkinkan pengguna
memilih lebih dari satu.

Manajemen
artikel,
manajemen
dokumen,
manajemen issue.

Sorting berdasarkan proyek


atau divisi.

Menambahkan fitur sorting


pada setiap tabel.

Manajemen
artikel,
manajemen
dokumen,
manajemen issue.

Kolom
terakhir

update

Menambahkan
kolom
tanggal dan fitur sorting
berdasarkan tanggal

Manajemen
artikel,
manajemen
dokumen,
manajemen issue.

Dapat mengupload tipe file


.jpg, .jpeg

Menambahkan tipe file


yang dapat diterima KMS
PT ABC.

Manajemen dokumen.

tanggal

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

95

4.12.5. Perbaikan prototipe KMS PT ABC


Berdasarkan subbab sebelumnya didapatkan area-area yang perlu
mengalami perbaikan. Berikut ini akan dijelaskan perbaikan pada setiap area.
4.12.5.1. Perbaikan Modul Manajemen Dokumen
Pada halaman menambah dokumen, pengguna dapat mengupload file
dengan tipe .jpg, .jpeg dan .tiff. Selain itu pengguna dapat melakukan tagging
pada lebih dari satu proyek dan divisi.

Gambar 4.38 Halaman Tambah Dokumen

Pada halaman manajemen dokumen, terdapat kolom tanggal update, dan


juga sorting berdasar proyek, divisi dan tanggal update.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

96

Gambar 4.39 Halaman Manajemen Dokumen

4.12.5.2. Perbaikan Modul Manajemen Artikel


Perbaikan pada modul manajemen artikel adalah menambahkan kolom
updated date pada, fitur sorting berdasarkan title, project, sub divisi dan updated
date. Selain itu pada halaman menambah artikel, pengguna dapat melakukan
tagging terhadap lebih dari satu proyek dan sub divisi.

Gambar 4.40 Halaman Manajemen Artikel

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

97

Gambar 4.41 Halaman Tambah Artikel

4.12.5.3. Perbaikan Modul Manajemen Issue


Perbaikan pada modul manajemen Issue adalah menambahkan kolom
updated date pada, fitur sorting berdasarkan title, project, sub divisi dan updated
date. Selain itu pada halaman menambah artikel, pengguna dapat melakukan
tagging terhadap lebih dari satu proyek dan sub divisi.

Gambar 4.42 Halaman Manajemen Issue

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

98

Gambar 4.43 Halaman Tambah Issue

4.12.5.4. Perbaikan Fitur Search


Fitur search pada navigasi sisi kiri telah diperbaiki dengan menambahkan
filter tipe konten, divisi dan proyek. Pengguna dapat dengan mudah mencari
semua tipe konten yang berhubungan pada divisi atau proyek tertentu. Pengguna
dapat memilih lebih dari satu tipe konten, lebih dari satu divisi dan lebih dari satu
proyek. Sebagai contoh, pengguna dapat mencari artikel yang terdapat pada
proyek danone dan pada divisi QA. Selain itu terdapat juga satu field yang
memungkinkan pengguna untuk mencari berdasarkan keyword.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

99

Gambar 4.44 Halaman Pencarian

4.13.

Implikasi Penelitian
Berikut ini akan dijelaskan dampak dari penelitian ini terhadap tiga aspek,

yaitu managerial, knowledge management system dan penelitian selanjutnya.


4.13.1. Implikasi bagi Managerial
Agar KMS bermanfaat maka diperlukan dukungan dari manajemen.
Manajamen harus menjadikan penggunaan KM sebagai bagian dari standar
operasional prosedur karyawan dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Selain itu
mengingat bahwa masih banyak karyawan yang tidak mampu mengoperasikan
komputer maka manajemen harus menyiapkan team knowledge managemen
untuk memberikan training dan mengoperasikan KMS untuk pengguna yang tidak
memahami komputer.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

100

4.13.2. Implikasi bagi KMS


Implikasi penelitian bagi KMS, penulis menyarankan agar PT ABC bisa
mengembangkan rancangan prototipe menjadi sistem yang lebih matang. Selain
itu agar KMS lebih memanfaatkan modul lainnya untuk memenuhi kebutuhan
seluruh divisi di PT ABC, bukan hanya pada divisi produksi.
4.13.3. Implikasi bagi penelitian selanjutnya
Implikasi penelitian ini bagi penelitian sejenis selanjutnya adalah untuk
memberikan gambaran dan masukan solusi KM untuk perusahaan yang bergerak
di bidang manufaktur. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan
sistem KM yang lebih beragam khususnya untuk perusahaan yang bergerak di
bidang manufaktur.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.

Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah solusi knowledge

management yang dapat diterapkan pada divisi produk PT ABC meliputi proses
combination, internalization, externalization, routines dan exchange. Proses ini
didapatkan berdasarkan prioritas yang dihitung menggunakan teori Fernandez.
Proses ini memperhitungkan aspek kebutuhan knowledge management dan proses
knowledge management yang ada saat ini.
Untuk mendukung proses yang akan diterapkan, maka diperlukan
knowedge management system dengan fitur antara lain manajemen artikel,
manajemen dokumen, manajemen issue dan fitur pencarian.
5.2.

Saran
Kesuksesan penerapan knowledge management sangat dipengaruhi oleh

dukungan dari manajemen. Maka dari itu penulis menyarankan agar pihak
manajemen dapat ikut berpartisipasi apabila solusi knowledge management akan
diterapkan. Partisipasi dari manajemen dapat berupa menyediakan team
knowledge management tersendiri untuk membantu pengguna, memberikan
training bagi karyawan yang tidak terbiasa menggunakan komputer. Selain itu
manajemen harus berusaha untuk merubah kultur yang ada di PT ABC sehingga
karyawan terbiasa dengan knowledge sharing. Perubahan ini dapat dilakukan
dengan melakukan meeting untuk membiasakan berbagi knowledge, memberikan
reward bagi karyawan yang mau untuk berbagi knowledge dan juga mengawasi
perkembangan knowledge sharing.
Berdasarkan implikasi penelitian terhadap knowledge management system,
penulis menyarankan agar proses pengembangan

dilakukan untuk seluruh

perusahaan, bukan hanya pada divisi produksi.

101

Universitas Indonesia

Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

102

Bagi peneliti selanjutnya, penulis menyarankan solusi knowledge


management ini menjadi dasar penelitian untuk solusi knowledge management di
bidang manufaktur. Tema yang dapat dijadikan penelitian selanjutnya adalah
mengenai dampak penerapan knowledge management system kepada performa
suatu perusahaan manufaktur.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

103

DAFTAR PUSTAKA

Awad, Elias M. & Ghaziri, Hasan M. Knowledge Management, New Jersey


,Person Education. Inc, . 2003
Baker and J. M. Sinkula, "Learning orientation, market orientation, and
innovation: integrating and extending models of or- ganizational performance,"
Journal of Market-Focused Management, vol. 4, pp. 295-308, 1999.
Biloslavo, Roberto. Zornada, Max. Development of a Knowledge Management
Framework Within The System Context.
Davenport, T.H. and L. Prusak, "Working Knowledge" Harvard Business School
Press, 1998.
Dennis, Alan. Wixom, Barbara Haley. Tegarden, David. System Analysis and
Design with UML An Object-Oriented Approach. Wiley. 2010.
Fernandez, Becerra, et al.Knowledge Management Systems and Process, Prentice
Hall. 2010.
Fischer, Uli. Stokic, Dragon. Organisational Knowledge Management in
Manufacturing Enterprises-Solutions and Open Issues. 2002.
Hou, Junming. Su, Chong. Su Yingying. Wang, Wanshan. A Methodology of
Knowledge Management Based on Ontology in Collaborative Design. 2008.
Jennex, Murray. Olfman, Lorne. Addo, Theopilus. The Need for an
Organizational Knowledge Management Strategy. Proceedings of the 36th Hawaii
International Conference on System Sciences (HICSS03). IEEE 2002.
Kunharyanto, Sari Andarwati. Pengembangan Model Knowledge Management
System Untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar Perekayasa :
Studi Kasus BPPT. 2012
Kusumasari,

Tien.

Pembangunan

Knowledge

Base

Menuju

Knowledge

Management Dengan Menggunakan Wiki Pada PT Pupuk Kaltim. ITB. 2008

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

104

Lytras, Miltiadis. Russ, Meir. Mayer, Ronald. Nave, Ambjorn. Knowledge


Management Strategies. A Handbook of Applied Technologies. IGI Publishing
2008.
Newman, Bo. Conrad, Kurt. A Framework for Characterizing Knowledge
Management Methods, Practices, and Technologies. 1999.
Nonaka, I. Takeuchi, H. The Knowledge-Creating Company: How Japanese
Companies Create the Dynamics of Innovation, Oxford University Press, Oxford.
1995.
Olaf Tergan, Sigmar. Digital Concept Maps for Managing Knowledge and
Information. Springer 2005.
Santoso, Moh. Bayu Teguh. Perancangan Solusi Knowledge Management dan
Prototipe Knowledge Management System Studi Kasus PT KSEI. MTI UI. 2011.
Schauer, Hanno. Schauer, Carola. Modeling techniques for Knowledge
Management. 2008.
Setiawan, Dimas. Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi
Operasional PT Visi Solusi Teknologi. 2012.
Smuts, Hanlie. Merwe, Alta. Loock, Marianne. Kotze, Paula. A Framework and
Methodology for Knowledge Management Implementation. 2009.
Tellioglu, Hilda. Approaching Knowledge Management in Organisations.
Tiwana, Amrit. The Knowledge Management Toolkit, New Jersey, Prentice Hall.
2000

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

105

Lampiran

Wawancara Penelitian
Sub Divisi : Product Developer
A. Task Characteristic
o Task Uncertainty

Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan
setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing
masing?
Jawaban:
Ya, tugas pada divisi ini adalah menyiapkan design produk berdasarkan
keingingan klien, gambar dan spesifikasi teknis produk (khususnya warna
dan ukuran produk; yang lain contohnya: cara pengemasan dan berbagai
macam test untuk QC pass), dan rancangan untuk cetakan injection.

Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan


karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?
Jawaban:
Tidak

o Task Interdependence

Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha


yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?
Jawaban:
Tinggi

B. Knowledge Characteristic
o Tacit vs Explicit

Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?


Pemahaman sifat-sifat bahan plastik, misalnya PP dan HDPE, masingmasing memiliki elastisitas yang berbeda. Peraturan-peraturan food safety,
biasa kita pakai FDA, ini berhubungan dengan pemilihan bahan dan
supplier yang akan digunakan. Pengetahuan mengenai kapasitas cetakan
dan proses injection molding agar produk yang dihasilkan dapat optimal
secara kualitas, kuantitas dan harga. Misal: Dalam proses injection

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

106

molding, penggunaan dua warna dalam satu produk yang sama harus
melalui proses finishing, yaitu pengecatan.

Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?


Dokumentasi mengenai sifat plastik didapatkan dari supplier, kita tidak
ada dokumentasi sendiri. Mengenai food safety biasa research dari
internet. Untuk proses dan cetakan tidak ada dokumentasi.

o Procedural vs Declarative

Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan


mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal
rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?
Jawaban:
Prosedur

C. Identifikasi proses KM
o Combination
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari
dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?
Jawaban:
Ada
o Socialization
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang
didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru
Jawaban:
Ada
o Externalization
o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke
dalam media (dokumen, rekaman, dsb)
Jawaban:
Tidak
o Internalization

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

107

o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan


training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan
yang dimiliki perusahaan
Jawaban:
Ada
o Socialization
o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara
langsung dengan rekan kerja
Jawaban:
Tidak
o Exchange
o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan
rekan kerja atau unit kerja yang lain
Jawaban:
Ada
o Direction
o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan
kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang
muncul
Jawaban:
Tidak
o Routine
o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur
dan peraturan kerja yang ada
Jawaban:
Ya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

108

Sub Divisi: Raw material


A. Task Characteristic
o Task Uncertainty

Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan
setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing
masing?
Jawaban:
Cukup jelas.

Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan


karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?
Jawaban:
Tidak

o Task Interdependence

Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha


yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?
Cukup tinggi, terkadang bahan yang digunakan sudah benar tetapi karena
setting mesin yang salah, maka produk yang dihasilkan salah.

B. Knowledge Characteristic
o Tacit vs Explicit

Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?


Jawaban:
Komposisi warna dan bahan.

Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?


Jawaban:
Sudah.

o Procedural vs Declarative

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

109

Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan


mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal
rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?
Jawaban:
Panduan.

C. Identifikasi proses KM
o Combination
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari
dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang
didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru
Jawaban:
Ya
o Externalization
o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke
dalam media (dokumen, rekaman, dsb)
Jawaban:
Ya
o Internalization
o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan
training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan
yang dimiliki perusahaan
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara
langsung dengan rekan kerja
Jawaban:
Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

110

Tidak
o Exchange
o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan
rekan kerja atau unit kerja yang lain
Jawaban:
Tidak
o Direction
o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan
kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang
muncul
Jawaban:
Tidak
o Routine
o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur
dan peraturan kerja yang ada
Jawaban:
Ya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

111

Sub Divisi : Workshop


A. Task Characteristic
o Task Uncertainty

Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan
setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing
masing?
Jawaban:
Setiap karyawan tahu tugasnya masing masing.

Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan


karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?
Jawaban:
Tidak ada, satu produk akan diurus oleh satu karyawan sehingga tidak ada
kebingungan dalam maintenance cetakan dengan karyawan lainnya.

o Task Interdependence

Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha


yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?
Jawaban:
Bisa dibilang tinggi karena bagus tidaknya cetakan baru akan terlihat
dalam tahap trial, disini juga bergantung pada bahan dan setting mesin.
Jika ada masalah maka cetakan akan diperbaiki.

B. Knowledge Characteristic
o Tacit vs Explicit

Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?


Jawaban:
Pengoperasian mesin CNC

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

112

Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?


Jawaban:
Dokumentasi tidak ada, lebih ke pengalaman setiap karyawan.

o Procedural vs Declarative

Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan


mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal
rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?
Jawaban:
Lebih berupa tahapan kerja

C. Identifikasi proses KM
o Combination
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari
dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?
Jawaban:
Tidak
o Socialization
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang
didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru
Jawaban:
Ada
o Externalization
o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke
dalam media (dokumen, rekaman, dsb)
Jawaban:
Tidak
o Internalization
o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan
training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan
yang dimiliki perusahaan
Jawaban:
Tidak

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

113

o Socialization
o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara
langsung dengan rekan kerja
Jawaban:
Tidak
o Exchange
o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan
rekan kerja atau unit kerja yang lain
Jawaban:
Tidak
o Direction
o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan
kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang
muncul
Jawaban:
Tidak
o Routine
o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur
dan peraturan kerja yang ada
Jawaban:
Tidak
Sub Divisi: Engineer
A. Task Characteristic
o Task Uncertainty

Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan
setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing
masing?
Jawaban:
Ya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

114

Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan


karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?
Jawaban:
Tidak ada, tugasnya melakukan setting mesin untuk produksi dan
kemudian mengawasi kinerja mesin.

o Task Interdependence

Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha


yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?
Jawaban:
Tinggi

B. Knowledge Characteristic
o Tacit vs Explicit

Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?


Jawaban:
Setting mesin agar dapat menghasilkan barang yang sesuai

Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?


Jawaban:
Sudah

o Procedural vs Declarative

Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan


mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal
rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?
Jawaban:
Keduanya, tapi lebih banyak panduan masalah teknikal.

C. Identifikasi proses KM
o Combination

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

115

o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari


dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang
didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru
Jawaban:
Ya
o Externalization
o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke
dalam media (dokumen, rekaman, dsb)
Jawaban:
Ya
o Internalization
o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan
training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan
yang dimiliki perusahaan
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara
langsung dengan rekan kerja
Jawaban:
Ya
o Exchange
o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan
rekan kerja atau unit kerja yang lain
Jawaban:
Ya
o Direction

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

116

o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan


kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang
muncul
Jawaban:
Ya
o Routine
o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur
dan peraturan kerja yang ada
Jawaban:
Tidak

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

117

Sub Divisi: Operator


A. Task Characteristic
o Task Uncertainty

Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan
setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing
masing?
Jawaban:
Tidak terlalu jelas, terkadang ada kebingungan antara tugas operator
dengan bagian gudang bahan.

Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan


karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?
Jawaban:
Ya itu tadi, seperti tidak jelas siapa yang harus membersihkan workspace
atau membersihkan bahan yang tersisa di sekitar mesin. Seharusnya itu
tugas operator, tapi terkadang operator menyerahkan kepada bagian
gudang. Selain itu juga tugas melakukan penyortiran awal, hal ini
dilakukan juga oleh bagian QC, sehingga seperti tumpang tindih.

o Task Interdependence

Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha


yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?
Jawaban:
Rendah.

B. Knowledge Characteristic
o Tacit vs Explicit

Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?


Jawaban:
Pengetahuan mengenai deskripsi atau bentuk produk yang acceptable.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

118

Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?


Jawaban:
Terdokumentasi, dan selalu di-update dengan masalah baru yang timbul.

o Procedural vs Declarative

Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan


mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal
rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?
Jawaban:
Prosedur.

C. Identifikasi proses KM
o Combination
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari
dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang
didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru
Jawaban:
Ya
o Externalization
o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke
dalam media (dokumen, rekaman, dsb)
Jawaban:
Ya
o Internalization
o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan
training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan
yang dimiliki perusahaan
Jawaban:
Ya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

119

o Socialization
o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara
langsung dengan rekan kerja
Jawaban:
Ya
o Exchange
o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan
rekan kerja atau unit kerja yang lain
Jawaban:
Ya
o Direction
o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan
kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang
muncul
Jawaban:
Ya
o Routine
o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur
dan peraturan kerja yang ada
Jawaban:
Ya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

120

Sub Divisi: Packaging


A. Task Characteristic
o Task Uncertainty

Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan
setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing
masing?
Jawaban:
Ya

Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan


karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?
Jawaban:
Tidak

o Task Interdependence

Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha


yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?
Jawaban:
Rendah

B. Knowledge Characteristic
o Tacit vs Explicit

Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?


Jawaban:
Explicit

Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?


Jawaban:
Terdokumentasi

o Procedural vs Declarative

Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan


mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal
rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?
Jawaban:

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

121

Panduan
C. Identifikasi proses KM
o Combination
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari
dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?
Jawaban:
Tidak
o Socialization
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang
didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru
Jawaban:
Tidak
o Externalization
o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke
dalam media (dokumen, rekaman, dsb)
Jawaban:
Tidak
o Internalization
o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan
training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan
yang dimiliki perusahaan
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara
langsung dengan rekan kerja
Jawaban:
Tidak
o Exchange
o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan
rekan kerja atau unit kerja yang lain
Jawaban:

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

122

Tidak
o Direction
o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan
kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang
muncul
Jawaban:
Tidak
o Routine
o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur
dan peraturan kerja yang ada
Jawaban:
Ya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

123

Sub Divisi: Waste Material


A. Task Characteristic
o Task Uncertainty

Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan
setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing
masing?
Jawaban:
Tidak terlalu

Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan


karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?
Jawaban:
Ya

o Task Interdependence

Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha


yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?
Jawaban:
Rendah

B. Knowledge Characteristic
o Tacit vs Explicit

Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?


Jawaban:
Cara penanganan waste

Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?


Jawaban:
Sudah

o Procedural vs Declarative

Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan


mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal
rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?
Jawaban:

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

124

Panduan
C. Identifikasi proses KM
o Combination
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari
dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang
didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru
Jawaban:
Tidak
o Externalization
o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke
dalam media (dokumen, rekaman, dsb)
Jawaban:
Ya
o Internalization
o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan
training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan
yang dimiliki perusahaan
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara
langsung dengan rekan kerja
Jawaban:
Tidak
o Exchange
o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan
rekan kerja atau unit kerja yang lain

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

125

Jawaban:
Tidak
o Direction
o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan
kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang
muncul
Jawaban:
Ya
o Routine
o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur
dan peraturan kerja yang ada
Jawaban:
Tidak

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

126

Sub Divisi: QA
A. Task Characteristic
o Task Uncertainty

Apakah di divisi ini tugas yang ada telah terdefinisikan dengan baik dan
setiap karyawan mengetahui tugas serta tanggung jawabnya masing
masing?
Jawaban:
Ya

Apakah masih ada tahapan tugas yang ambigu, yang menyebabkan


karyawan tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakannya?
Jawaban:
Ya

o Task Interdependence

Apakah tugas yang dikerjakan dapat dilakukan seorang diri atau


membutuhkan bantuan dari karyawan lain atau divisi lain?
Jawaban:
Ya

Bagaimana tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan Anda dari usaha


yang dilakukan oleh divisi lain, tinggi atau rendah ?
Jawaban:
Tinggi

B. Knowledge Characteristic
o Tacit vs Explicit

Knowledge apa saja yang dibutuhkan di divisi ini?


Jawaban:
Pengetahuan mengenai cetakan, plastik dan kebutuhan tiap produk

Apakah knowledge ini sudah terdokumentasi?


Jawaban:
Mengenai produk iya, yang lainnya tidak.

o Procedural vs Declarative

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

127

Apakah pekerjaan anda lebih banyak menggunakan rumus seperti panduan


mengenai permasalahan teknikal atau prosedur kerja yang ada (misal
rangkaian urutan kerja untuk melakukan suatu tugas yang diberikan)?
Jawaban:
Prosedur

C. Identifikasi proses KM
o Combination
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari
dokumen kerja yang lama untuk membuat dokumen baru ?
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses memanfaatkan informasi dan pengetahuan yang
didapat dari hasil diskusi untuk mendapatkan pengetahuan yang baru
Jawaban:
Ya
o Externalization
o Apakah ada proses menuangkan ide dan pengetahuan seputar kerja ke
dalam media (dokumen, rekaman, dsb)
Jawaban:
Ya
o Internalization
o Apakah ada proses menghasilkan pengetahuan dari membaca laporan
training, manual, berita, maupun dokumen-dokumen pengetahuan
yang dimiliki perusahaan
Jawaban:
Ya
o Socialization
o Apakah ada proses berdiskusi dan berbagi ide dan pengetahuan secara
langsung dengan rekan kerja
Jawaban:
Ya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

128

o Exchange
o Apakah ada proses bertukar dokumen, artikel, dan tulisan dengan
rekan kerja atau unit kerja yang lain
Jawaban:
Ya
o Direction
o Apakah ada proses memberikan bantuan dan arahan kepada rekan
kerja yang lain untuk menyelesaikan suatu permasalahan kerja yang
muncul
Jawaban:
Ya
o Routine
o Apakah pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan memahami prosedur
dan peraturan kerja yang ada
Jawaban:
Ya

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

129

Nama: Novi Kurniadi


Jabatan: Vice President Director

Berapa jumlah karyawan yang terdapat pada PT ABC?


Jawaban:
Kalau hanya divisi produksi kira-kira 250, ini hanya di pabrik ini saja,
mungkin akan menjadi 2x lipat jika pabrik berikutnya sudah mulai
beroperasi.

Bagaimana bisnis strategi yang diterapkan disini? Apakah mencoba


menekan harga sehingga biaya produksi menjadi minim atau lebih suka
membuat produk yang khusus dan ekslusif ?
Jawaban:
Menekan biaya seminim mungkin, karena kebanyakan client sudah tahu
mau mereka apa, jadi mereka mencari produsen yang bisa memberi harga
yang bersaing.

Bagaimana tingkat persaingan dan pasar ?


Jawaban:
Competitor di Bandung dengan kapasitas atau kemampuan seperti kita
(kualitas sama atau lebih baik, juga management dan keamanan produk
yang sama atau lebih baik), di Bandung kira-kira ada sekitar 5, tapi
competitor lain yang mengedepankan harga murah dengan kualitas
kurang, mungkin lebih banyak lagi biasa ini untuk barang-barang seperti
ember, tempat cat dan lain-lain yang diproduksi secara masal.
Tapi, saingan kita sendiri sebetulnya meliputi juga perusahaan-perusahaan
yang berpusat di Jakarta, Tangerang, dan daerah Jawa Barat lainnya, tidak
hanya perusahaan yang di Bandung, jadi kompetisi keseluruhannya sendiri
cukup besar.
Perusahaan-perusahaan sejenis juga banyak terdapat di daerah sekitar
Surabaya. Makanya, untuk saat ini, perusahaan kita susah menembus pasar
di luar Jawa Barat dan Jakarta.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

130

Apakah pasar yang ada stabil ?


Jawaban:
Market bisa dibilang cukup stabil. Pelanggan jarang berganti-ganti
produser biasanya, tapi resikonya juga, sekali pelanggan beralih, biasanya
susah untuk berpaling kembali.
Customer kebanyakan daerah Bandung, Jakarta dan sekitarnya. Ada 1 2
pelanggan dari Jawa Timur yang occasionally pesan.

Apakah knowledge merupakan asset yang penting:


Jawaban:
Iya penting, kesalahan dari dulu adalah tidak mengelola knowledge dengan
baik, sehingga mulai terasa ketika banyak pegawai yang resign atau
pensiun

Apakah knowledge yang ada mudah didapatkan / diakses ?


Jawaban:
Penyimpanan dokumen masih berantakan dan tidak ada standar penamaan
sehingga sering kesulitan. Selain itu knowledge yang ada kebanyakan
diketahui oleh orangnya sendiri, tidak didokumentasikan, dan sekarang
sudah mulai banyak yang akan pensiun, sehingga sulit ketika ada pegawai
baru.

Apa kesulitan mengelola knowledge pada divisi produksi?


Jawaban:
Kita mencoba meletakkan 1 komputer pada setiap sub divisi, tapi
kendalanya

adalah

kebanyakan

pegawai

tidak

mengerti

cara

mengoperasikan computer. Kebanyakan masih tidak pernah, tidak bisa,


bahkan takut untuk mencoba.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013

131

Apakah setiap orang pada organisasi mengetahui expert dari setiap


knowledge yang dibutuhkan?
Jawaban:
Dari setiap sub divisi terdapat orang yang sudah lama bekerja, orang itu
bias dibilang senior, sehingga jika terdapat masalah biasanya bertanya ke
mereka.

Universitas Indonesia
Perancangan knowledge., Ni Made Ari Puspita Sari, FASILKOM UI, 2013