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EL LIBRO CAJA Y BANCOS

1.

CONCEPTO:
De acuerdo al Cdigo de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliacin
doble. Segn las disposiciones legales vigentes.
EI LIBRO CAJA Y BANCOS tiene por objeto registrar mensualmente las
operaciones que significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores
representativos de dinero.
En otras palabras, se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma
diaria y cronolgica como consecuencia de sus variadas y mltiples operaciones
mercantiles que realiza, algunos autores le llaman tambin "libro de ingresos y
gastos".
Por qu es importante el libro caja y bancos?
Es importante porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la
Empresa, llmese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego
determinar su saldo disponible, ello le permite ser considerado como parte integrante
de la contabilidad completa, por lo tanto, es obligatorio su registro.

2.

ASPECTO LEGAL:
De acuerdo al Artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligadas a llevar
este libro todas las personas jurdicas para efectos del impuesto a la renta, as como
las personas naturales, bajo las siguientes caractersticas:
Las personas jurdicas:
Llevan contabilidad completa por lo tanto estn en la obligacin de llevar el Libro
Caja y Bancos.
1.

Las personas naturales:


Perceptoras de rentas de 3ra categora estn obligadas a llevar este libro en base a las
siguientes particularidades:
2.

Hasta

150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Registro de Ventas, Registro de


Compras, Libro de Inventarios y Balances y Libro Caja y Bancos.
Ms de 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Contabilidad Completa.
Debe ser legalizado ante un Juez de paz letrado o ante un Notario Pblico para
que tenga los efectos que la ley le confiere.

3.

ADMINISTRACIN DEL LIBRO CAJA Y BANCOS:


La administracin que se ejerce sobre el Libro de Caja y Bancos est supeditada al
buen control sobre el efectivo referente a lo que se da o recibe y la cuenta corriente
referente a pagos y cobros. Estos activos son para cubrir erogaciones previstas o
imprevistas, por lo que podramos decir entonces que caja y Bancos representa el
denominador comn al cual pueden reducirse todos los Activos Lquidos.
Qu es el efectivo?
Est compuesto por monedas (ya sea de metal o papel) de curso legal con los cuales
se pueden realizar pagos o depsitos de cuenta corriente o ahorros.
El efectivo representa el factor ms importante que tiene toda empresa para
consolidarse como ente de xito en el mercado.
Generalmente toda empresa a fin de proteger sus efectivos los transfiere a una cuenta
corriente de algn banco de sus preferencias y mediante la emisin de un cheque
poder cumplir son sus obligaciones.
Si es verdad que todo desembolso debe hacerse mediante la extensin de un cheque
existen tambin pagos menores que se realizan en base al sistema de fondos fijos, el
cual consiste en crear una Caja Chica para cumplir con ciertos pagos para compras
imprevistas de menor cuanta ya que sera poco prctico o demasiado costoso girar
un cheque. El fondo de caja chica se crea mediante el giro de un cheque contra las
cuentas de la empresa. El efectivo cobrado se coloca en una pequea caja controlada
por un empleado al que se le conoce como el supervisor del fondo. Una vez agotado
el mismo se volver a solicitar una suma menor o mayor que el anterior pedido, previa
entrega de los gastos realizados anteriormente sustentados con documentos
permitidos por ley. Dichas operaciones mercantiles posteriormente sern registradas
en el Libro Caja y Bancos.

4.

EL ESTADO DE CUENTA BANCARIA:


Las empresas suelen tomar varias cuentas bancarias. Cuando uno abre una cuenta
bancaria se firma unas tarjetas a fin de verificar la firma de los cheques remitidos
para su pago.
Qu es un Cheque?
Es un documento firmado por el depositante, que ordena al banco pagar una cantidad
de dinero a una persona o entidad. Los cheques deben ser enumerados previamente,
para que tanto el banco como quien los expide puedan darle seguimiento con
facilidad.
A travs del sistema de cuenta bancaria existe un doble registro de las transacciones
en efectivo, una por parte de la empresa y otro por parte del Banco, como veremos
ms adelante en el extracto Bancario

5.

EL LIBRO CAJA Y BANCOS: SU NATURALEZA Y USO COMO


CONTROL DE EFECTIVO:
El hecho de considerarse como un libro integrante de la contabilidad completa
significa que este es importante y obligatorio para todo contribuyente generador de
rentas de Tercera categora.
El registro de Libro Caja y Bancos le permite al contribuyente un mayor control sobre
los ingresos y egresos de su efectivo, tratando de cumplir con los objetivos
fundamentales:
Manejo eficiente del efectivo
Anticipacin a las necesidades de endeudamiento.
De igual forma a Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria podr
verificar que contribuyentes cumplen o no con las transacciones financieras a travs
del sistema financiero ya sea mediante la Bancarizacin o el Impuesto a las
Transacciones Financieras (ITF)

6.

EL LIBRO CAJA Y BANCOS Y REQUERIMIENTOS MNIMOS:


Como se dijo anteriormente es un libro principal y obligatorio para todo
contribuyente generador de rentas de 3ra categora. Es un libro de informacin
mensual a travs del registro de 2 formatos.
Formato 1.1 libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos del efectivo.
Formato 1.2 Libro Caja y bancos. Detalle de los movimientos de la Cuenta
Corriente (Equivalente a efectivo)
Cada uno de los formatos establecidos por Ley adems de os requisitos mnimos
deben contener como datos de cabecera:

a) Datos de Cabecera
Denominacin de Libro
Periodo y/o RUC ejercicio a que corresponde la informacin
registrada o Numero de RUC de la Empresa o Nombre o
Razn Social de la Empresa

b) Registro de las operaciones


El sujeto obligado debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
Anotar las operaciones en forma cronolgica
Registrar de manera legible, sin espacios, ni lneas en blanco,
interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido alteradas.
Utilizar el plan contable general vigente a nivel de dgitos establecidos en
dicho plan.
Anotar los valores en folios originales, no admitindose la adhesin de hojas
o folios.
Totalizar sus importes.

7.

LEGALIZACION:
El libro caja y bancos considerado como integrante de la contabilidad completa debe
ser legalizado por un Notario o, a falta de estos, por un Juez de Paz Letrado o Juez
de Paz, cuando corresponda de la provincia en la que se encuentra ubicado el
domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y
Callao en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de
cualquiera de dichas provincias.

8.

PLAZO MXIMO DE ATRASO:


Segn la resolucin de superintendencia N 234-2006 / SUNAT el libro Caja y
Bancos puede ser levado con un plazo mximo de atraso de 3 meses" desde el primer
da del mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones relacionadas con
el ingreso o salida del efectivo con equivalente de efectivo", de lo contrario ser
tipificada como una infraccin especificada en el numeral 5 del artculo 175 del
Cdigo Tributario.

9.

EXCEPTUADOS:
Estn exceptuados de llevar este libro los deudores tributarios que lleven su
contabilidad en hojas sueltas o continuas (computarizadas) en la medida en que dicha
informacin se encuentre contenida en el Libro Mayor o cuando la persona jurdica
con ingresos menores a 150 UIT hubiera optado por llevar el libro diario-Formato
simplificado.
Pero a pesar de dicha advertencia el contribuyente puede optar por llevarlo ya que no
afecta o invalida el desarrollo normal de los registros contables as como los
resultados finales de los Estados Financieros.
Bien, veamos cada uno de los formatos establecidos por la SUNAT mediante la R.S.
-234- 2006/SUNAT
FORMATO 1.1.
LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS EN
EFECTIVO:
En este formato se detalla todos los movimientos que realiza la empresa en efectivo
ya sea como pagos o cobros.
Requisitos Mnimos:
Numero correlativo del Registro o cdigo nico de operacin considerada como
una calificacin interna de la empresa especialmente asentada por aquellas
compras que llevan la contabilidad en forma computarizada (Hojas sueltas o
continuas)
Fecha de la operacin.
Descripcin de la operacin registrada que indique su naturaleza. De tratarse de
saldos, inicial o final, indicarlo en esta columna. En caso que las operaciones se
encuentren centralizadas en otro libro o registros vinculados a asuntos tributarios
ser necesario nicamente su referenciacin.
Cdigo y denominacin de las cuentas contables asociadas que son el origen o
destino de la operacin, segn el pian de cuentas utilizado, tratndose de libros
o registros llevados en forma manual.
Saldos y movimientos: Saldo deudor de ser el caso o Saldo acreedor de ser el
caso

EJEMPLO PRCTICO
En el mes de Dic-2011. La empresa Aquarium SA con RUC 20714672911 realiza as
siguientes operaciones en efectivo.
1. Al 01 de diciembre se tiene un saldo deudor de S/. 3 000
2. El 05 de diciembre, se paga en efectivo el pintado de una oficina por S/. 300 segn
recibo de Honorarios N 001-104, emitido por Juan Lpez Puma.
3.

El 15 de diciembre se vende en efectivo 30 metros de Tela Polpyma a S/. 10


c/u ms IGV. Segn factura N 001-72130 mt. Tela x SI. 10

= SI. 300

IGV 19% = 57
Monto a Registrar SI. 357
4.

El 20 de diciembre se paga en efectivo los servicios de Luz por SI. 400 ms IGV
segn recibo N A-356 emitido por la sociedad Elctrica del Sur SA

Servicio de luz SI. 400 IGV 19%= 76


Monto a Registrar SI. 476
5. El 26 de diciembre se vende en efectivo 1 Pantaln Marca Ranger a S/. 100 ms
IGV. Segn factura emitida N 001-722
Pantaln
S/. 100
IGV 19%=

19

Monto a Registrar

S/. 119

Registrar:
Dichos datos en el formato 1.1 Libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos
de Efectivo

SOLUCION:
FORMATO 1.1. - LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE EFECTIVO
PERIODO :

2011

RUC :

20714672911

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZON


SOCIAL " :
NUMERO
CORRELATIVO
O CODIGO
UNICO DE LA
OPERACIN

FECHA DE LA
OPERACIN

020
021

05 de die
15 de die

022

20 de die

023

26 de die

DESCRIPCIN
DE LA
OPERACION
Saldo Inicial
Pago por servicios
Cobro a clientes
Pago servicios de
luz
Cobro a clientes

Aquarium S.A.
CUENTA CONTABLE
ASOCIADA

COD

DENOMINACION

SALDOS Y
MOVIMIENTOS
DEUDOR ACREEDOR
3,000

424
121

Honorarios por pagar


Facturas por cobrar

421

Recibos por pagar

121

Facturas por cobrar


SALDO FINAL

476

TOTAL

300
357

119
2,700

3,476

3,476

FORMATO 1.2.LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA


CUENTA CORRIENTE.
En este formato se registran todos los movimientos que la empresa realiza en cuenta
corriente. Los requisitos mnimos que deben fijarse para su registro son:
Se deber incluir como datos de cabecera adicionales a los contemplados en el
nmero 6 del presente informe:
Nombre de la entidad financiera
Cdigo de la cuenta corriente
b. Nmero correlativo del Registro o Cdigo nico de la Operacin
c. Fecha de Operacin
a.

d.

Medio de Pago utilizado

e.

Descripcin de la operacin opcionalmente se podr consignaren esta columna,


en forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no ser necesario
utilizar la columna sealada para registrar la informacin que corresponde al
medio de pago.

f.

Apellidos y Nombres, denominacin o Razn Social del girador o beneficiario.


En esta columna se indicarn los saldos inicial o final y de tratarse de
operaciones mltiples se podr consignar como concepto el trmino "Varios"

Nmero de la transaccin bancaria, numero del documento sustenta torio o


nmero del control interno de la operacin.
h. Cdigo y denominacin de las cuentas contables asociadas que son el origen y
destino de la operacin, segn el plan de cuentas utilizado, tratndose de
contabilidad manual.
i. Saldos y movimientos
g.

Saldo deudor de ser el caso


Saldo acreedor de ser el caso.
Totales.

j.

EJEMPLO PRCTICO
La empresa Aquarium SA con RUC 20714672911 tiene depsitos en la cuenta corriente
N 4797214 perteneciente al Banco Universo SA, En el mes de Diciembre del 2011
realiza las siguientes operaciones:
1.
2.
3.

4.
5.

6.

Al 01 de diciembre tiene un saldo deudor en cuenta corriente de S/. 5,000


El 06 de diciembre se deposita en Cuenta Corriente del banco Universo SA S/.
2,700 en efectivo.
El 10 de diciembre se cobra al cliente Maravilla SA la letra N 0014 valorizada
en SA 1,904. el cliente paga con cheque N 005 el cual es depositado en cuenta
corriente de la empresa.
El 15 de diciembre mediante cheque N 476 se paga SA 2,380 al proveedor"
Comercial Raro SA" segn Fact. 001-9614
El 20 de diciembre el cliente Amrica SA cancela su deuda de S/. 1,500 segn
factura N 001-952. el mencionado cliente deposita su deuda directamente en la
Cuenta Corriente de la empresa.
El 27 de diciembre mediante tarjeta de Crdito se paga SI. 357 por consumo en
el Restaurante Campestre El Olivar SA segn Factura N 001-847.

FORMATO 1.2. - LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE
PERODO
RUC
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O
RAZON SOCIAL
ENTIDAD FINANCIERA
CDIGO DE LA CUENTA CORRIENTE

: 2011
: 20714672911
:Aquarium SA
: Banco Universo SA
: 47- 97214

OPERACIONES BANCARIAS
NUMERO
CORRELATI
VO DEL
MEDIO DE
REGISTRO FECHA
PAGO
O CODIGO
(TABLA1)

01
02
03
04
05

01-dic
06-dic
10-dic
15-dic
20-dic
27-dic

8
7
7
1
6

DESCRIPC
ION DE LA
OPERACI
N

Saldo Inicial
Deposito
Deposito
Pago
Deposito
Pago

CUENTA CONTABLE
ASOCIADA

APELLIDOS Y
NOMBRES
DENOMINACIO
N O RAZON
SOCIAL

NUMERO DE
TRANSACCION
BANCARIA DE
DOCUMENTO
SUSTENTATORIO
O DE CONTROL
INTERNO DE
OPERACIN

Universo SA
Maravilla SA
Comercial Rayo SA
Amrica SA
Rest. El Olivar SA

Vaucher 1
Cheque 005
Cheque 476
Factura 001952
Factura 001847

COD.

101
123
421
121
454

DENOMINACIO
N

Caja
Letras porcobrar
Facturas por Pagar
Fact. Por cobrar
Otros inst. finan,
por pag.
Saldo Final

TOTAL

SALDOS Y
MOVIMIENTOS

DEUDOR

ACREEDO
R

5,000
2,700
1,904
2,380
1,500
357
11,104

8367

9.5 PLAZO MXIMO DE ATRASO:

De acuerdo al Anexo N 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT,


el Libro Caja y Bancos puede ser llevado con un plazo mximo de atraso de:

LIBRO O REGISTRO
VINCULADO A ASUNTOS
TRIBUTARIOS

LIBRO
CAJA Y BANCOS

Mximo
atraso
permitido

Acto o circunstancia que determina el inicio


del plazo para el mximo atraso permitido

Tres (3)
meses

Desde el primer da del mes siguiente a aquel


en que se realizaron las operaciones
relacionadas con el ingreso o salida del
efectivo o equivalente del efectivo.

En todo caso, de llevarse con un atraso mayor al antes indicado, ser aplicable la
infraccin tipificada en el numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario la que seala
que constituye infraccin, el llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes,
los libros de contabilidad que se vinculen con la tributacin
8

2737

10.

OBLIGACIONES A TOMARSE EN CUENTA


De acuerdo a la sptima disposicin complementaria y final RS: N 234-2006 /
SUNAT ha establecido ciertas excepciones:
Obligacin al utilizar los formatos.
Es obligatorio utilizar el formato del libro caja y bancos siempre que sea llevado en
forma manual.
Obligacin de observar la informacin mnima.
En cuanto a la informacin mnima se ha sealado que los deudores tributarios no
obligados a incluir determinada informacin podrn optar por no incorporar en el
formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en
donde se debe consignar la referida informacin.

11.

PLAZO DE ATRASO:
De acuerdo al numeral 1 del anexo 2 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT tendr
el siguiente plazo de atraso:
a. Tres (3) meses desde el da hbil del mes siguiente en que se realizaron las
operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente de
efectivo.
De llevarse con atraso mayor al indicado no se aplicar la sancin tifiada en el
numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario.

12.

MODALIDADES DEL LIBRO CAJA Y BANCOS:


Las operaciones registradas en el Libro Caja y Bancos estn sujetas a ciertas
modalidades entre las principales tenemos:
a. RESUMEN DE CAJA:
Consiste en que al final de cada mes debe ser cerrado, para ello se suman las
cantidades del DEBE y HABER establecindose asi e saldo para el prximo mes.
Veamos el ejemplo correspondiente al Formato 1.2 Detalle de los movimientos de
Cuenta Corriente
SALDOS
Debe Haber
11,104

2,737

Saldo Final Deudor ---> 8,367


Sumas 11,104

11,104

As el saldo de S/. 8,367 se registra en el Haber a fin de que las columnas del Debe
y Haber resulten iguales en S/. 11,104 de sta forma los S/. 8,367 soles se fijan como
saldo Deudor para el prximo mes.

b. REAPERTURA DE CAJA
Una vez efectuado el cierre, al da siguiente se procede a efectuar la Reapertura de
Caja colocando en l Debe el saldo que queda del mes anterior que en este caso es
de SI. 8,367 el cual se convierte como saldo deudor inicial para el mes de enero y as
sucesivamente se cumple con el ciclo constante que se realiza cada mes.
El mismo procedimiento se puede realizar para el formato 1.1 Detalle de los
movimientos de efectivo.
9

13. CENTRALIZACIN EN EL LIBRO DIARIO:


Se procede tan igual que los registros de compras y ventas tomando en cuenta solo los
pagos y cobros del mes, se excepta de su registro en el libro diario los saldos inicial y
Final.
Centralizaremos en el Libro Diario los importes del formato 1.2 Detalle del
movimiento de cuenta corriente, perteneciente a la Empresa Acuarium S.A.
Para mejor entendimiento previamente registraremos sus importes en una especie de
Caja Tabular Columnas la cual se divide en 2 partes: En la parte izquierda se anotan
los cargos respecto al Debe y en la parte derecha se anotan los abonos respecto al
Haber. Bien anotemos los importes del Formato 1.2 Correspondiente a los
movimientos de Cuenta Corriente.
Debe
454

CAJA TABULAR
421

104

TOTAL

2,700
1904

2,700
1,904
2,380

2,380
1,500

1,500
357

357
357

2,380

6,104

Haber

DESCRIPCION DE LA
OPERACIN
Deposito Efectivo
Deposito de Letras
Pago a Comercial Rayo
SA
Deposito de Cobro Fact.
Pago Rest. Olivar SA

8,841

Total

101

104

121

123

2,700
1,904
2,380
1,500
357
2,700

2,737

1,500

1,904

De acuerdo a los resultados de Caja Tabular centralizamos sus importes en el Libro


Diario, bajo la siguiente modalidad:
1.
Las sub cuentas que se encuentran cargadas en el Debe pasan al Libro Diario en su
misma posicin, es decir tambin se cargan.
2.
Las sub cuentas que se encuentran abonadas en el Haber pasan al libro diario en su
misma posicin, es decir tambin se abonan
As tenemos:

053

FECHA

N ASIENTO

LIBRO DIARIO

31Dic

GLOSA

Centralizacin del

REFERENCIA DE LA
OPERACIN
COD
FOLIO
N
DEL
DOC
MAYOR
1

Libro Caja y bancos

CUENTA CONTABLE
ASOCIADA A LA OPERACIN
COD DENOMINACION

DEBE

104

CUENTAS CORRIENTES

6,104

421

FACTURAS POR PAGAR


OTROS INST.
FINANCIEROS
POR PAGAR
CAJA
CUENTAS CORRIENTES
FACTURAS POR
COBRAR
LETRAS POR COBRAR

2.380

454

101
104
121
123
TOTALES

MOVIMENTO

357
2,700
2,737
1,500
1.904
8,841

10

HABER

8,841

CONCLUSIONES

El libro caja y bancos tiene por objetivo registrar mensualmente las


operaciones que significan movimientos de dinero en efectivo,
cheques o valores representados de dinero.

En otras palabras, se registran los ingresos o egresos que la empresa


realiza en forma diaria y cronolgica como consecuencia de sus
variadas y mltiples operaciones mercantiles que realiza, algunos
autores le llaman tambin libro de ingresos y gastos

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BIOGRAFA

BLOG - Formalidades del Libro Caja y Bancos_files


(monografas.EDU)
Libro de carrera de contabilidad separata de procesos contables
(INSTITUTO DE FORMACION BANCARIA)
Libro de manual de Usuario sistema SIGESP
Libro de Llevado de los Libros y Registros Contables - Aplicacin
Prctica

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