Makalah:

Mata Kuliah Manajemen Unit Kerja 1

Mahasiswa Jurusan Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
Semester 3

Pengisian Jabatan atau Staffing

Dosen Pembimbing :
drg Rinawati Basuki M.Kes

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES MALANG

JURUSAN PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
PROGRAM STUDI DIII PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI
KESEHATAN
TAHUN 2016

Pengisian Jabatan atau Staffing

Dosen Pembimbing :
Drg Rinawati Basuki M.Kes

A. Tujuan
Setelah mempelajari tentang ruang lingkup Manajemen Unit Kerjamahasiswa
diharapkan mampu:
1. Mampu menjelaskan fungsi pengisian jabatan/ Staffing
2. Mengerti prinsip-prinsip Staffing
B. Landasan Teori
1. Pengertian Staffing
Staffing adalah proses pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara
mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut,
memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih orang yang
diperlukan.
Oleh sebab itu, pada saat ini fungsi Staffing sering disebut pula dengan
istilah Manajemen Sumber Daya Manusia, yang dibahas dalam mata kuliah tersendiri.
Maka dalam mata kuliah Pengantar Manajemen ini pembahasan mengenai pengisian
jabatan, dicukupkan tentang hal hal yang paling pokok.
Pengisian jabatan yang dapat memberi hasil yang objektif, mengharuskan
menempuh pendekatan system terbuka (open system approach), yakni terbuka dalam
lingkup perusahaan serta terbuka terhadap lingkungan luar perusahaan.
Faktor internal perusahaan yang harus diperhatikan seperti : kebijakan personalia,
system organisasi, system imbalan dan sebagainya. Dengan demikian dapat menempatkan
manajemen yang benar benar berkualitas.
Faktor eksternal perusahaan yang tidak dapat diabaikan, karena dari
lingkunganlah diharapkan mendapat calon calon manajer yang berpotensi untuk menjadi
manajer yang berpendidikan dan berketerampilan tinggi.

2. Persyaratan Posisi Jabatan dan Racangan Pekerjaan (Job Design)

Untuk memilih manajer secara efektif dibutuhkan pengetahuan yang jelas mengenai
sifat dan tujuan jabatan yang akan diisi, oleh karena itu harus dibuat analisis jabatan secara
objektif. Diantara keterampilan apa yang dibutuhkan untuk tingkat organisasi dan jabatan
yang berbeda. Secara rinci perlu di perhatikan langkah-langkah berikut :

Mengidentifikasi persyaratan pekerjaan

Ruang lingkup tugas harus tepat

Jabatan itu harus merupakan pekerjaan yang penuh (full-time) dan banyak tantangan.

Pekerjaan itu harus mencerminkan keterampilan manajer yang dibutuhkan.

Karena orang menghabiskan sebagian besar waktunya dalam pekerjaannya maka
penting untuk merancang pekerjaan, sehingga menjadi senang pada pekerjaannya. Ini
memerlukan kerangka pekerjaannya yang tepat, yang mencangkup isi, fungsi serta
hubungan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Rancangan pekerjaan ini bisa mengenai jabatan
perseorangan ataupun pada kelompok kerja. Perlu pula diperhatikan faktor-faktor yang
mempengaruhi rancangan pekerjaan, seperti perbedaan anatar para individu, teknologi,
yang digunakan biaya, struktur organisasi, dan iklim internal.

3. Keterampilan dan Sifat yang Diperlukan oleh Seorang Manajer

Untuk menjadi efektif, seorang manajer dituntut untuk memiliki keterampilan
tertentu, Robert L Katz mengemukakan tiga keterampilan bagi para administrator yaitu :

Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan manusiawi (human skill)

Keterampilan konseptual (conseptual skill)

Harold Koontz menambah dengan ketermpilan yang keempat yakni keterampilan
merancang. Sedangkan sifat-sifat perseorangan yang diperlukan oleh seorang manajer:

Keinginan untuk mengelola

Kemampuan berkomunikasi dengan tenggang rasa

Memiliki pengalaman dan prestasi sebagai manajer

Setelah jabatan dalam organisasi ditentukan, serta persyaratan posisi jabatan dan
persyaratan manajer ditetapkan, maka para manajer diperoleh melalui proses rekrut,
seleksi dan promosi.

Merekrut, berarti menarik calon manajer untuk keperluan memenuhi sasaran perusahaan.
Calon yang direkrut adalah mereka yang cocok dengan persyaratan jabatan yang
berhubungan langsung dengan tugasnya.

Seleksi, berarti memilih dengan cara objective dari antara calon calon, seorang yang
paling sesuai dengan persyaratan jabatan.

Penempatan, berarti menugaskan kepada seorang tertentu untuk memegang jabatan sesuai
dengan kekuatan dan kelemahan dari orang tersebut.

Promosi, berarti mengangkat orang dari dalam perusahaan untuk kedudukan yang lebih
tinggi.

4. Penilaian dan Pengembangan Manajer

Setelah para manajer ditempatkan dan menjalankan tugasnya maka dilakukan
penilaian secara terprogram. Menurut penelitian Conference Board pada 239 perusahaan,
Sasaran program penilaian manajer mencakup langkah langkah pokok sebagai berikut:
pengembangan manajer pengukuran prestasi, peningkatan prestasi, tata usaha imbal jasa,
penemuan mereka yang berpotensi, umpan balik, perencanaan tenaga kerja dan
komunikasi.
Adapun pengembangan manajer

merupakan upaya untuk memajukan manajer

dalam bagaiamana mengelola perusahaan supaya menjadi manajer aktif. Program

pengembangan manajer semestinya memperhatikan hal- hal berikut :

Pengembangan manajer terbuka bagi mereka yang terpilih (memenuhi syarat)

Manajer puncak harus secara aktif mendukung program ini.

Latihan dan pengembangan harus melibatkan manajer dari semua tingkatan.

Kebutuhan latihan dan pengembangan bermacam macam, disesuaikan dengan jabatan

pada jenjang yang berbeda dan kebutuhan khas masing masing orang.

Methoda latihan dan pengembangan ditentukan oleh kebutuhan.

Dalam latihan dan pengembangan, teori dan praktek harus berjalan bersama-sama.
Proses latihan dan pengembangan ini harus melalui langkah- langkah analisis
mengenai pekerjaan yang sekarang, pekerjaan berikutnya, dan kebutuhan masa depan.
Proses latihan diperkerjakan (on the job training) merupakan satu cara pendekatan pada
pengembangan manajer mencakup berbagai aktivitas yaitu :

Plannet progression (kemajuan yang terencana) yaitu program latibertahap, melalui

jenjang paling bawah menuju jenjang lebih tinggi.

Job Rotation (perputaran jabatan/pekerjaan), yaitu para manajer diberi kesempatan

mengenal dan memegang jabatan yang berbeda beda.

Penciptaan jabatan assisten pada, yaitu memberi kesempatan para trainee (peserta
latihan untuk bekerja secara dekat dengan manajer yang berpengalaman untuk memberi
tuntutan kepada trainee.

Promosi sementara, yaitu seseorang ditunjuk sebagai pejabat manajer (acting manajer)
pada saat misalnya manajer sedang cuti, sakit, dll.

Komite dan Dewan Yunior, yaitu para trainee diberi kesempatan memberi laporan dan
saran kepada komite atau dewan, untuk menunjukkan kemampuan analisis dan konseptial
mengenai bidang pekerjaan.

Pelatihan (coaching) yang efektif, yaitu pelaksanaan pelatihan yang benar benar sesuai
program dengan kerja sama yang baik antar atasan dan para trainee, serta partisipasi yang
bertanggung jawab dari semua pihak.

5. Konflik Organisasi
Konflik merupakan bagian dari kehidupan berorganisasi dan dapat terjadi didalam
diri perorangan, diantara perorangan, antara perorang dengan kelompok dan antara
kelompok, Walaupun konflik umumnya dianggap sebagai disfungsional, hal ini dapat pula
bermanfaat karena dapat mengungkapkan dan menyajikan suatu masalah dalam pandangan
yang berbeda.
1. Sumber Konflik
Konflik dalam organisasi dapat disebabkan berbagai hal :

Organisasi masa kini yang makin kompleks, dimana karena tingginya ketergantungan
antara tugas tugas, dapat menumbuhkan konflik.

Sasaran masing masing pihak seringkali tidak bersamaan, terutama kalau pihak pihak
itu saling bersaing merebutkan sumber daya yang terbatas.

Perbedaan tata nilai yang dianut orang orang, serta pandangan yang berbeda dapat pula
menimbulkan konflik.

Kedudukan atau jabatan yang berbeda (seperti jabatan lini dan jabatan staf), gaya
kepemimpinan, kurang komunikasi, latar belakang pendidikan dan sebagainya, dapat
menimbulkan konflik.

2. Mengelola Konflik
Pada umumnya mengelola konflik adalah sebagai berikut :
1. Memfokuskan pada hubungan antar pribadi, antara lain :

Penghindaran (aroidance), yaitu berupaya menghindarkan terbentuknya situasi yang dapat

menumbuhkan konflik.

Penghalusan (smoothing) menekankan pada persetujuan dan kesamaan sasaran dan

mengecilkan ketidak sesuaian.

Pemaksaan (forcing) memaksakan pandangan seseorang kepada orang lain.

Kompromi, menyetujui atau menerima sebagian pandangan atau tuntutan pihak lain.

2. Memfokuskan pendekatan struktural, yaitu :

Merubah dan memadukan sasaran kelompok yang berbeda

Merubah kerangka organisasi dan memperjelas hubungan tanggung jawab.

Meningkatkan koordinasi kegiatan kegiatan yang berbeda

5

Penataan kembali tugas dan lokasi kerja, supaya pihak yang terlibat konflik tidak
berhubungan.

Mengevaluasi proses kerja yang ada dari memilih proses yang lebih tepat.

6. Pengembangan Organisasi (Organization Development / OD)

OD adalah pendekatan yang sistematis, terencana, terpadu dan berkesinambungan
difokuskan pada perubahan untuk meningkatan efektivitas perusahaan.
OD dirancang untuk memecahkan masalah masalah yang menghambat efisiensi
kegiatan pada semua tingkatan, misalnya meliputi masalah masalah kurangnya
kerjasama, disentralisasi berlebihan, komunikasi yang buruk, dsb.
OD melibatkan berbagai teknik : latihan laboratorium, latihan kisi manajer
(managerial grid training) dan survai umpan balik (feed back dari konsumen). Selain itu
para praktisi menggunakan pula teknik : pembentukan tim (team building), konsultasi
proses (process consultation), pemerkayaan pekerjaan (job enrichment) modivikasi
perilaku organisasi (organitation behavior modification) dan manajemen demi sasaran
(manajemen by objective).
OD merupakan pendekatan yang bersifat melihat situasi (bersifat kontinjensi)
untuk meningkatkan efektivitas perusahaan.

Gambar 1.1 Model Proses OD HMF Rush

Pengembangan strategi perubahan penemuan masalah diagnosa organisasi umpan
balik, campur tangan, pengukuran penilaian. Selanjutnya berikut ini diuraikan salah satu
dari berbagai teknik OD, yakni manajerial grid training (kisi OD), yang terdiri dari 6
tahapan.
1. Tahap 1 adalah pengenalan pada konsep dasar kisi yang bertujuan mengembangkan
perhatian yang tinggi pada orang dan para produksi.
2. Tahap 2 meneruskan tahap 1, dengan focus pada orang sebagai tim, bukan orang sebagai
individu. Dalam tahap ini anggota kelompok menetapkan standar, menetapkan dan
mengembangkan cara mencapai sasaran dan menemukan hambatan- hambatan yang
menghalangi perusahaan dalam mencapai potensi yang penuh.
6

3. Tahap 3 Pengembangan dalam kelompok (intergroup development). Dalam tahap ini OD

benar benar dimulai. Fokusnya sekarang pada organisasi bukan perorangan. Tujuannya
untuk memperkecil konflik diantara kelompok yang bekerjasama.
4. Tahap 4 Penetapan sasaran organisasi. Dalam tahap ini manajemen puncak menetapkan
sasaran perusahaan dan merancang model strategi perusahaan yang ideal. Anggota tim
pembuat kebijakan ini para manajer dari semua fungsi perusahaan seperti produksi, teknik,
penjualan, keuangan, personalia.
5. Tahap 5 Penerapan model strategi, Para manajer dari semua tingkatan bertanggung jawab
atas pelaksana kegiatan untuk mencapai sasaran DO . Tahap ini dapat berlangsung
beberapa tahun.
6. Tahap 6 Merupakan kritik yang sistematis. Para manajer menilai prestasi maupun
kesalahan masalalu (tahap sebelumnya) dan membahas tantangan baru.
7. Ringkasan Prinsip-Prinsip Utama
Tidak ada prinsip pengisian jabatan yang diterima secara universal, namun
demikian yang dapat berguna sebagai pedoman untuk memahami bidang staffing ini.
Prinsip ini dikelompokkan menjadi maksud dan proses staffing.
1. Maksud Staffing
Prinsip staffing yang objektif adalah : menjamin agar jabatan organisasi dipegang
oleh mereka yang memenuhi syarat, yang mau dan mampu menjabatnya, yang dapat
diwujudkan dengan jelasnya definisi jabatan organisasi dan sumber daya manusia yang
dibutuhkan, ditunjang oleh teknik pelatihan dan teknik penilaian yang baik. Oleh sebab itu
maka prinsip staffing (mengenai maksud) dapat dijabarkan menjadi dua hal pokok :

Pertama

: menekankan pentingnya keinginan dan kemampuan untuk memikul

tanggung jawab manajemen

Kedua : Menekankan kepada bidang pengetahuan yang perlu dikuasai mengenai praktek
manajemen, dengan cara penerapan pendekatan system dalam pengisian jabatan sehingga
organisasi memiliki definisi kerja, penilaian yang efektif serta system latihan dan
pengembangan yang efektif.

2. Proses Staffing
Mengenai proses staffing yang efektif hendaknya diterapkan prinsip-prinsip sebagai
berikut:

Prinsip definisi jabatan : karena dalam organisasi perusahaan terdapat berbagai dimensi
dan jenis jabatan, maka masing masing jabatan harus didefinisikan secara jelas dan
kebutuhan mengenai SDM nya akan berbeda beda pula. Dengan demikian status,
kekuasaan, gaji dan kesempatan meraih prestasinya akan berbeda beda.

Prinsip penilaian manajer (managerial appraisal): sasaran dan kebutuhan kegiatan

manajer harus dirumuskan dengan jelas, supaya penilaian manajer dapat dilakukan secara
7

akurat. (ingat penilaian berdasarkan MBO) Pada pokoknya penilaian terhadap manajer
sebagai manajer, diukur dengan menimbang seberapa bai Planning, Organizing, Staffing,
Leading dan Controling dilaksanakan.

Prinsip persaingan : prinsip ini menekankan pentingnya kesempatan yang sama dan
terbuka bagi calon manajer yang berasal dari dalam perusahaan maupun dari luar
perusahaan. Begitu pula harus terdapat kesempatan yang sama dalam masalah latihan dan
pengembangan.

Prinsip latihan dan pengembangan : bahwa latihan dan pengembangan, hendaknya

dilaksanakan secara terencana, terpada dan berkesinambungan. Untuk itu maka latihan dan
pengembangan harus terpadu atau berhubungan erat dengan fungsi fungsi manajemen,
sasaran perusahaan dan kebutuhan professional para manajer tersebut.

Prinsip Sasaran Latihan : supaya latihan berjalan efektif dan nantinya berdampak
optimal terhadap pencapaian sasaran perusahaan, maka latihan harus direncanakan dan
dilaksanakan dengan berdasarkan kepada analisis kebutuhan latihan (latihan dalam bidang
apa yang benar benar dibutuhkan).

Prinsip pengembangan yang kontinyu : Bahwa setiap manajer dituntut untuk terus
menerus melakukan pengembangan diri, karena tuntutan kemanjuan perusahaan dan
persaingan selalu meningkat. Para manajer perlu menambah dan memperbaharui
pengetahuannya, keterampilannya serta sikap pribadinya.
C. Penugasan
Mencari materi tentang:

Pengisian Jabatan atau Staffing

D. Pertanyaan Pendahuluan
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pendahuluan berikut ini!
Pertanyaan:
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan staffing!
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
........................................................................................................................................

E. Pertanyaan setelah praktek/ penugasan

Setelah mengerjakan penugasan, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini.
Pertanyaan:
1. Jelaskan cara mengelola konfik dengan baik!
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
2. Jelaskan prinsip-prinsip staffing!
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
3. Jelaskan tahapan manajerial grid training (kisi OD) dalam HMF Rush!
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
........................................................................................................................................

F. Daftar Pustaka
1. http://www.rikiirmawan.com/2015/10/staffing-pengisian-jabatan.html
2. http://yannimargo.blogspot.co.id/2013/12/makalah-tentang-staffing_15.html
3. http://lnk996.blogspot.co.id/2015/04/makalah-tentang-staffing.html

Selamat Bekerja

10